panduan pelupusan buku teks spbt
TRANSCRIPT
- 4" :
ti.it
,ir.d::
tt
BAHAGIAN BUKU TEKSKEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA
Cetakan Pertama
Hakcipta terpelihara. Tidak dibenarkan mengeluar ulang mana-mana bahagian daripadakandungan buku ini dalam apa jua bentuk dan dengan apa cara pun sama ada secara elektronillfotokopi, mekanikal, rakaman atau lain-lain sebelum mendapat izin bertulis daripada Pengarah,
Bahagian Buku Teks, Kementerian Pendidikan Malaysia.
Diterbitkan oleh:
Bahagian Buliu Teks, Kementerian Pendidikan Malaysia
Isfl
PERKARA
fawatankuasa fadual Pelupusan Rekod Bahagian Buku Teks, Kementerian Pendidikan Malaysia
fawatankuasa fadual Pelupusan Rekod Arkib Negara Malaysia
Kata Alu-aluan Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia, Kementerian Pendidikan Malaysia
Kata Alu-aluan Ketua Pengarah Arkib Negara Malaysia
Pengenalan fadual Pelupusan Rekod Buku Teks
Tujuan JadualSkop JadualKuasa fadualKuat Kuasa Penggunaan JPR Urusan Fungsian
Kajian Semula JadualDefinisi/ TafsiranFormat jadual
Permohonan Pemusnahan Rekod yang Dinyatakan Dalam fadual Pelupusan RekodPelupusan Rekod yang Tidak Dinyatakan Dalam Jadual Pelupusan Rekod Urusan
Fungsian Bahagian Buku Teks
Kaedah Pemusna,han Rekod AwamPertanyaan
JADUAL PELUPUSAN REKOD BUKU TEKS
1. Buku Teks- Skim Pinjaman Buku Teks (SPBT)
2. Buku Modul3. Buku Panduan Guru
LAMPIRAN
Lampiran 1
- Contoh Borang Arkib 2/08 - Borang Permohonan Bagi Pemusnahan Rekod Awam 10Lampiran 1 (a)- Penerangan Borang Permohonan Bagi Pemusnahan Rekod Awam - Arkib 2/08 lL-rzLampiran 2- Contoh Borang Arkib 72/08 - Borang Penentusahan Pemusnahan Rekod Awam 13Lampiran 2 (a)- Penerangan Borang Penentusahan Pemusnahan Rekod Awam - Arkib 12/08 14Lampiran 3
- Tatacara Pelupusan Buku Teks Oleh Sekolah Di Bawah Jabatan Pelajaran Negeri Seluruh Negara 15Lampiran 4- Proses Kerja Bagi Pengurusan Pelupusan Buku Teks Oleh Sekolah Di Bawah fabatan Pelajaran Seluruh Negara 16Lampiran 5- Gambarajah Pelupusan Rekod Awam Berdasarkan Jadual Pelupusan Rekod Buku Teks 17Lampiran 6- Kaedah Mengukur Terbitan Dalam Ukuran Meter Panjang 18
MUKASURAT
iv
v
vl
vii
7
7
7
1.
L
2
Z-J
45
5
6
6
7
7
B
B
1.
2.
3.
4.5.
6.
7.
L9.
10.
lL,12.
13.
JAWATANKUASA JADUAL PELUPUSAN REKOD BAHAGIAN BUKU TEKS,
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA
PENASIHAT
Tan Sri Abdul Ghafar bin MahmudKetua Pengarah Pelaiaran Malaysia
Datuk Dr. Amin bin SeninTimbalan Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia
[sektor Dasar dan Pembangunan Pendidikan)
PENGERUSI
En. Abdul Ghani bin Mohamad Niza plraBaup
PengarahBahagian Buku Teks
SETIAUSAHA
Pn. Hajah Zainap binti IbrahimKetua Penolong Pengarah
Sektor Skim Pinjaman Buku Teks
PENOLONG SETIAUSAHA
En. Safri bin Haji Bahari
AHII IAWATANKUASA
Tuan Haji Paridin bin faisTuan Haji Che Noh bin MudaHajah Khalidah binti Othman
Tuan Haji Salehhudin bin YusofEn. Krishnan a/l Ponnusamy
En. Harizan bin HamzahTuan Haji Ahmad Sabri bin Ibrahim
En. Sabari bin SukorEn. Abdul Razakbin Mohamad Yusof
En. Kamarudin bin IsmailPn. Mas Ayu binti DahlanCik Husziatini binti HusinPn. Noraida binti Ahmad
En. Ramlan bin Hi. Abu Talib
IAWATANKUASA JAD UAL PELUPUSAN REKO DARKIB NEGARA MALAYSIA
PENASIHAT
YBhg. Hajah Daresah binti Hj. IsmailKetua Pengarah
Arkib Negara Malaysia
PENGERUSI
Pn. Azimah binti Md. AliPengarah
Bahagian Pengurusan Rekod Kerajaan
SETIAUSAHA
En. faafar Sidek bin Abdul RahmanKetua Seksyen
Seksyen Pelupusan Rekod
AHLI IAWATANKUASA
Pn. Azizah binti Sapuan
Pn. Wan Nurul Asnidayu binti Wan Zawawi
Pn, Hafizah binti Othman
Cik Raabiatul Adawiyah binti Mat Tari
Hajah Rahimah binti Hj.lsmail
rcta Ailu=AfiuamKETUA PENGARAH PETAJARAN MALAYSIA
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MATAYSIA
ementerian Pendidikan Malaysia (KPM) ingin menzahirkan ucapan terima kasih atas kerjasama
yang diwujudkan dengan Arkib Negara Malaysia (ANM) untuk menghasilkan dokumen penting
dalam pelupusan rekod awam (buku teksJ iaitu Persetujuan Bersama |adual Pelupusan Rekod
Fungsian antara KPM dan ANM. Sesungguhnya usaha ini amat membantu dalam pengurusan
rekod-rekod awam (buku teks) terutamanya di sekolah-sekolah seluruh negara. Dengan
termeterainya persetujuan bersama ini maka pelaksanaan, proses dan prosedur pelupusan di fabatan
Pelajaran Negeri, Pejabat Pelajaran Daerah dan sekolah dapat diperjelaskan dengan lebih terperinci
mengikut kelulusan dan bidang kuasa masing-masing.
KPM melalui Bahagian Buku Teks telah diberikan tanggungjawab untuk melaksanakan
pemberian bantuan buku teks di bawah program Skim Pinjaman Buku Teks ISPBT) yang telah pun
bermula sejak tahun L975. Setiap tahun akan terdapat buku teks yang akan dilupuskan sama ada
disebabkanjangkahaya! kerosakan dan pertukaran sukatan pelajaran fkurikulum). Adalah dianggarkan
lebih daripada 100,000 naskhah buku teks akan dilupuskan setiap tahun. Dengan jumlah naskhah
pelupusan yang besar ini, maka KPM akan sentiasa memastikan pematuhan kepada jadual pelupusan
rekod bagi rekod awam di bawah kawalan dan jagaannya dan mengemukakan jadual tersebut kepada
Ketua Pengarah Arkib Negara Malaysia untuk kelulusan. KPM komited dan sedar bahawa kecekapan
jentera pentadbiran di sesebuah organisasi itu dapat diukur daripada keupayaan sesebuah organisasi
menguruskan maklumat dan rekod dengan efisien dan cekap.
Sayi sekali lagi mengambil kesempatan di sini untukmengucapkan tahniah dan syabas kepada
semua pihak yang terlibat dalam persetujuan bersama ini. Adalah diharapkan persetujuan bersama ini
akan dijadikan sebagai garis panduan di semua peringkat dalam KPM terutamanya di sekolah-sekolah
bagi memastikan pengurusan rekod yang cekap dan sistematik.
Sekian.
TAN SRI ABD GHAFAR BIN MAHMUD
Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia
Kementerian Fendidikan Malaysia
Kaffie Afiu-AfimamKETUA PENGARAH
ARKIB NEGARA MALAYSIA
aklumat yang direkodkan adalah teras kepada pelaksanaan fungsi sesebuah pejabat
awam. Kecekapan jentera pentadbiran di sesebuah organisasi itu dapat diukur daripada
keupayaan sesebuah organisasi menguruskan maklumat dan rekod dengan efisien dan
cekap. Namun begitu, masih terdapat pejabat awam yang tidak menguruskan rekod mereka
dengan baik terutamanya rekod yang tidak aktif bagi tujuan pemusnahan atau pemindahan ke
Arkib Negara Malaysia.
Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629] memberi tanggungjawab kepada Jabatan Arkib
Negara Malaysia bagi menyediakan garis panduan dan khidmat nasihat kepakaran dalam
bidang pengurusan rekod kepada pejabat awam. Seksyen 27 (1) Akta tersebut pula memberi
tanggungjawab kepada Ketua Pentadbir pejabat awam untuk menyediakan jadual pelupusan
rekod bagi rekod awam di bawah kawalan dan jagaannya dan mengemukakan iadual tersebut
kepada Ketua Pengarah Arkib Negara Malaysia untuk kelulusan. Jadual Pelupusan Rekod ialah
jadual yang menetapkan tempoh simpanan siri-siri rekod di sesebuah pejabat awam sebelum
dilupuskan bagi tujuan pemusnahan atau pemindahan ke Arkib Negara Malaysia.
]adual Pelupusan Rekod Buku Teks ini telah disediakan dengan kerjasama fabatan Arkib
Negara Malaysia akan diguna pakai bukan sahaja oleh Bahagian Buku Teks, Kementerian
Pendidikan Malaysia bahkan oleh sekolah-sekolah seluruh Malaysia.
Saya mengucapkan tahniah dan syabas kepada semua pihak yang terlibat dalam penyediaan
jadual ini. Penggunaan jadual ini diharapkan akan dapat meningkatkan kecekapan pengurusan
rekod di sekolah-sekolah serta mematuhi peraturan-peraturan pengurusan rekod kerajaan
khususnya bagi pelupusan buku teks. Pengurusan rekod yang cekap dan sistematik dapat
meningkatkan penyampaian perkhidmatan kepada rakyat dan negara.
Sekian.
HAJAH DARESAH BINTI HAJI ISMAIL
Ketua Penga
Arkib Negara Malaysia
t. PENGENALAN JADUAL PELUPUSAN REKOD BUKU TEKS
fadual Pelupusan Rekod (fPRJ Buku Teks ialah jadual yang menetapkan tempoh simpananbuku teks di sekolah-sekolah seluruh Malaysia sebelum dilupuskan bagi tujuan pemusnahanatau pemindahan ke Arkib Negara Malaysia (ANM). Ia mengandungi maklumat-maklumatringkas perihal isi kandungan rekod, kegunaannya dan tindakan pelupusan yang diambilselepas tempoh simpanannya dipatuhi.
Pengunaan jadual ini dapat memastikan rekod yang bernilai sementara dapat dimusnahkandengan segera manakala rekod yang bernilai kekal akan dipindahkan ke ANM untuksimpanan kekal. Tindakan ini akan meningkatkan kecekapan pengurusan dan pentadbiranmenerusi pelupusan rekod secara efisien dan sistematik, menjimatkan perbelanjaanpengurusan sesebuah pejabat awam, penggunaan ruang simpanan rekod secara lebihekonomik, mematuhi keperluan perundangan dengan mengenal pasti serta memisahkanbahan-bahan rekod yang berpotensi untuk dijadikan bahan rujukan dan penyelidikan padamasa akan datang.
TUJUAN IADUAL
(0 Bagi menetapkan tempoh simpanan rekod buku teks dan mewujudkan keseragamandalam pelupusan buku teks di sekolah.
(iiJ Sebagai alat untuk membolehkan pelupusan rekod dilaksanakan dengan lebih teraturdan cekap serta rekod bernilai kekal dapat dipelihara dengan selamat manakala rekodtidak bernilai dapat dimusnahkan segera.
SKOP JADUAL
Penggunaan jadual ini meliputi rekod buku teks yang terdapat di sekolah-sekolah seluruhMalaysia.
KUASA JADUAL
fadual ini disediakan oleh fawatankuasa IPR Bahagian Buku Teks, Kementerian PendidikanMalaysia dengan kerjasama daripada Jabatan Arkib Negara Malaysia dan diluluskan olehKetua Pengarah Arkib Negara di bawah Seksyen 27, Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629].Sekolah perlu mematuhi penggunaan borang-borang pelupusan seperti diwartakan dalamP.U, (A) 377 Peraturan-peraturan Arkib Negara [Penetapan Borang-borang Bagi PelupusanRekod Awam 2008J bertarikh 13 Oktober 2008. Bahagian Buku Teks, KementerianPendidikan Malaysia boleh mengambil tindakan untuk memusnahkan atau memindahkanrekod ke ANM dengan cara memohon dan mendapat kelulusan terlebih dahulu daripadaKetua Pengarah Arkib Negara,
KUAT KUASA PENGGUNAAN JPR URUSAN FUNGSIAN
fPR Buku Teks ini diluluskan penggunaannya mulai 1 Februari 2013 berikutan persetujuandan kelulusan oleh Ketua Pengarah Arkib Negara dan dikuatkuasakan penggunaannyamulai tarikh yang sama bagi Bahagian Buku Teks, Kementerian Pendidikan Malaysia dandi sekolah-sekolah seluruh Malaysia.
.,
3.
5.
6. KAJIAN SEMUTA JADUAL
Jadual Pelupusan Rekod ini boleh dikaji semula dan boleh dikemas kini dari semasa kesemasa apabila berlaku perkara-perkara berikut:
. Berlaku perubahan dalam fungsi yang menyebabkan penambahan atau pengurangansiri rekod.
. Berlaku perubahan perundangan dan polisi Bahagian Buku Teks, Kementerian PendidikanMalaysia yang memerlukan pindaan kepada tamat tindakan dan tindakan pelupusan.
. Berlaku perubahan tempoh pengekalan (simpanan) berdasarkan keperluan semasaBahagian Buku Teks, Kementerian Pendidikan Malaysia.
Bahagian Buku Teks, Kementerian Pendidikan Malaysia boleh memberi maklumat bagipenambahan siri rekod dalam fPR Buku Teks ini. Sebarang pindaan hanya boleh dilakukanoleh Ketua Pengarah Arkib Negara sahaja.
DEFINISI/ TAFSIRAN
7.1 |adual Pelupusan Rekod
fadual yang mengenal pasti rekod yang mempunyai nilai arkib untuk dipelihara danmembenarkan pemusnahan rekod yang tinggal selepas luput tempoh pengekalan
. yang ditentukan - Seksyen 27 (3), Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629].
7.2 PeiabatAwam
Pejabat Awam bererti sesuatu pejabat Kerajaan Persekutuan atau kerajaan mana-mana Negeri atau sesuatu pejabat mana-mana kerajaan tempatan, pihak berkuasaberkanun atau perusahaan Kerajaan - Seksyen 2, Akta Arkib Negara 2003 [Akta62e1.
7.3 Rekod:
Bahan dalam bentuk bertulis atau bentuk lain yang menyatakan fakta atauperistiwa atau selainnya merakamkan maklumat dan termasuklah kertas, dokumen,daftac bahan bercetah buku, peta, pelan, lukisan, gambar foto, mikrofilem, filemsinematograf, rakaman bunyi, rekod yang dihasilkan secara elektronik tanpamengira bentuk atau ciri-ciri fizikal atau apa-apa salinannya - Seksyen 2, Akta ArkibNegara 2003 fAkta 6291.
7.4 RekodAwam
Rekod yang diterima secara rasmi atau yang dikeluarkan oleh mana-mana pejabatawam bagi perjalanan hal ehwalnya atau oleh mana-mana perkhidmat awam ataupekerja pejabat awam dalam perjalanan tugas rasminya dan termasuk rekodmana-mana perusahaan Kerajaan dan juga termasuk segala rekod yang, padapermulaan kuat kuasa Akta ini, adalah dalam jagaan atau di bawah kawalan ArkibNegara Malaysia yang ditubuhkan dibawah Akta Arkib Negara \966 - Seksyen 2,
r Akta Arkib Negara2003 [Akta 629].
7.
7.5 Rekod Urusan Am
Rekod yang memberi sokongan kepada pelaksanaan aktiviti pengurusan danpentadbiran sesebuah pejabat awam yang terdiri daripada rekod mengenai urusanPentadbiran; Tanah, Bangunan dan Infrastruktur; Aset; Kewangan dan Perakaunan;dan Sumber manusia.
7.6 Rekod Urusan Fungsian
Rekod berkaitan dengan fungsi teras dan aktiviti khusus bagi sesebuah pejabat awamdan ia berbeza antara sesebuah pejabat awam yang lain. Rekod ini juga dikenalisebagai rekod opera si (op erationa[).
7.7 Rekod Terperingkat
Rekod awam yang dikelaskan sebagai rahsia rasmi mengikut pengertian Akta Rahsia
Rasmi 1972 fAkta BB],
7.8 Rekod TidakAktif
Rekod yang telah tamat tindakan atau tiada tindakan lanjut dan tidak dirujuk dalammasa 5 tahun. Rekod ini perlu dipindahkan ke tempat simpanan rekod tidak aktifbagi jangka waktu yang tertentu sebelum ia dimusnahkan atau dipindahkan.
7.9 Pelupusan Rekod
Cara menguruskan pengasingan rekod dengan tujuan pemusnahan, pemindahanatau selainnya (penangguhan pemindahan) - Seksyen 2, Akta Arkib Negara 2003
[Akta 629].
7.lO Pemusnahan Rekod
Perbuatan memusnahkan atau menghapuskan apa-apa jenis rekod mengikutprosedur yang ditetapkan - Seksyen 2, Akta Arkib Negara2003 lAkta 6291.
7.LL Pemindahan Rekod
Perbuatan memindahkan rekod awam kepada jagaan dan kawalan Arkib Negara -
Seksyen 28, Akta Arkib Negara2003 lAkta 6291.
8. FORMAT JADUAL
Arkib 1/08FORMAT
JADUAL PELUPUSAN REKOD
Bil. Tajuk Siri Perihal Rekod TamatTindakan Tindakan Pelupusan
8.1 Formatiadual adalah berdasarkan BorangArkib 1/08
. Bil.
Bilangan nombor seturut siri rekod.
. Taiuk Siri
Unit-unit fail yang diwujudkan dan disusun mengikut sistem fail atau berkaitandengan sesuatu perkara, fungsi, hasil daripada aktiviti yang sama, mempunyairupa bentukyang serupa atau kerana perhubungan dalam pewujudan penerimaandan penggunaannya.
. PerihalRekod
Keterangan ringkas mengenai kandungan, tujuan dan skop siri-siri rekod yangdikenal pasti dan dicatatkan dalam fPR.
. Tamat Tindakan
Penetapan yang menjelaskan rekod telah tamat tindakan atau tiada tindakan, lanjut dikehendaki diambil tentang rekod tersebut.
. TindakanPelupusan
Merujuk kepada tindakan yang akan diambil oleh pejabat awam sama ada untukmemusnahkan atau memindahkan rekod ke Arkib Negara berdasarkan tempohpengekalan yang dinyatakan dalam fPR.
9. PERMOHONAN PEMUSNAHAN REKOD YANG DINYATAKAN DALAM JADUATPELUPUSAN REKOD
9.1 Rekod Buku Teks yang dinyatakan dalam JPR hendaklah dibuat pemusnahanberdasarkan Tindakan Pelupusan yang telah dinyatakan dalam jadual tersebut.
9.2 Bahagian Buku Teks dan sekolah-sekolah hendaklah mengenal pasti siri rekod,rekod telah tamat tindakan dan telah mematuhi tempoh simpanan yang dinyatakandalam JPR.
9.3 Membuat pengasingan rekod-rekod yang telah ditetapkan untuk dimusnahkan.
9.4 Bagi rekod-rekod yang telah diputuskan musnah, Bahagian Buku Teks dan sekolah-sekolah dikehendaki mengisi borang seperti berikut:
9,5
9.6
9.7
9.8
9.9
Kemukakan satu [1J salinan Borang Permohonan Bagi pemusnahan Rekod Awamke ANM.
Terima Surat Kebenaran Pemusnahan daripada Ketua pengarah ANM.
Rekod-rekod berkenaan hendaklah dimusnahkan dalam tempoh tiga [3J bulandaripada tarikh Surat Kebenaran Pemusnahan.
Rekod-rekod yang diputuskan musnah hendaklah dilaksanakan pemusnahan secarafizikal.
Setelah rekod dimusnahkan secara fizikal, pengesahan bahawa rekod tersebut telahdimusnahkan hendaklah dimaklumkan kepada ANM dalam tempoh satu (1J bulandaripada tarikh pemusnahan dengan menggunakan borang berikut:
10. PETUPUSAN REKOD YANG TIDAK DINYATAKAN DALAM JADUAL PELUPUSANREKOD BUKU TEKS
Bagi pelupusan rekod yang tidak dinyatakan dalam jPR Urusan Fungsian, Bahagian BukuTeks dan sekolah-sekolah perlulah merujuk kepada (perkara 6.2J panduan pelupusanRekod Awam yang diterbitkan oleh ANM pada fun 2010.
LL. KAEDAH PEMUSNAHAN REKODAWAM
17.7 Rekod hendaklah dimusnahkan sama ada secara jualan melalui sebut harga, dibakaratau apa-apa cara yang bersesuaian berdasarkan Surat Kementerian Kewanganrujukan K8557 /97 /54 JId. 4 (47) bertarikh 3 November 1993 mengenai PelupusanBahan-Bahan Bercetak/ Kertas Terpakai Daripada Kementerian/labatan Kerajaan/Badan Berkanun. Walau bagaimanapun, jabatan boleh menggunakan cara-cara lainyang bersesuaian seperti dirincih, dikitar semula, dipadamkan atau ditanam bagipemusnahan rekod.
LL.2 Pemusnahan rekod elektronik hendaklah mengikut peraturan, arahan dan panduanyang ditetapkan oleh ANM.
11,3 Pemusnahan rekod terperingkat hendaklah mematuhi para 71-74 ArahanKeselamatan.
L2. PERTANYAAN
Sebarang pertanyaan dan penjelasan lanjut boleh diaiukan kepada:Bahagian Buku TeksKementerian Pendidikan MalaysiaAras 1-3, Blok E15, Kompleks E
Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan62604 Putrajaya03-BB84449B
JADUAL PELUPUSAN BUKU TEKS
I
)
1 Buku Teks -Skim PinjamanBuku Teks(sPBT)
. SekolahRendah
SekolahMenengah
Semua buku bagimata pelajaran yangdiperakukan olehKementerian PendidikanMalaysia:
. Pendidikan Khas
. Buku AktivitiTahap 1
. Tahun t hingga 6
. Peralihan
. Tingkatan t hingga 5
. Buku SijilTinggiAgama Malaysia(STAM)
. Cakera Padat (CD)
Buku usang/rosak
Rekoddimusnahkanselepas tamattindakan dan
tempoh simpanansatu (1) tahun disekolah dipatuhi
Perubahansukatan
Rekoddimusnahkanselepas tamattindakan dan
tempoh simpananenam (6) bulan disekolah dipatuhi
Ditarikpen9gunaan
Rekoddimusnahkanselepas tamattindakan dan
tempoh simpanantiga (3) bulan disekolah dipatuhi
Habispen99unaan
Rekoddimusnahkanselepas tamattindakan dan
tempoh simpanansatu (1) tahun disekolah dipatuhi
JADUAL PELUPUSAN BUKU TEKS
Buku Modul
. SekolahTeknik danVokasional
Semua buku bagimata pelajaran yangdiperakukan olehKementerian PendidikanMalaysia:
. Tingkatan 4 dan 5
Buku usang/rosak
Rekod dimusnahkanselepas tamattindakan dan
tempoh simpanansatu (1) tahun disekolah dipatuhi
Perubahansukatan
Rekod dimusnahkanselepas tamattindakan dan
tempoh simpananenam (6) bulan disekolah dipatuhi
Ditarikpenggunaan
Rekod dimusnahkanselepas tamattindakan dan
tempoh simpanantiga (3) bulan disekolah dipatuhi
Buku PanduanGuru
Rekod mengandungi:
. Panduan pengajarandan pembelajaran
. Panduan guru untukmengendalikan aktivitiatau eksperimen denganlebih berkesan
. Cadangan aktivititambahan kepada guruuntuk dilaksanakandalam kelas
. Bahan rujukan untuk9uru. Contohjawapan untuksoalan dalam bukuaktiviti
Buku usang/rosak
Rekod dimusnahkanselepas tamattindakan dan
tempoh simpanansatu (1) tahun disekolah dipatuhi
Perubahansukatan
Rekod dimusnahkanselepas tamattindakan dan
tempoh simpananenam (6) bulan disekolah dipatuhi
CONTOH
Lampiran 1
Arkib 2/08
BORANG PERMOHONAN BAGI PEMUSNAHAN REKOD AWAM
BUTIR-BUTIR JABATAN Untuk Kegunaan ArkibNegara
Tarikh Terima:
(1 ) Kementerian/Jabatan/Agensi:Sekolah Kebangsaan ABC
(2) Bahagian/Cawangan/Unit:Bahagian Pengurusan
(3) Pewujud Rekod pika tidak sama dengan (1)l: -
MAKLUMAT MENGENAI REKOD
(4) Nama dan No.Jadual Pelupusan Rekod:Jadual Pelupusan Rekod BukuTeks,KPM 2013
Bil.(s)
Tajuk Siri(6)
Tahun Diliputi(7)
TempohPengekalan
YangDitentukan
Dalam Jadual(8)
UnitRekod
(e)
MeterPanjangRekod
(10)
Daripada Kepada
1 ( 1 ) BukuTeks
- (Pendidikan Khas)
2004 2006 1 tahun 500 10 m.p
2. ( 1 ) BukuTeks- (Peralihan) 2005 2006 1 tahun 450 9 m.p
3. (2)BukuModul 2005 2007 6 bulan 300 6 m.p
4. ( 3 ) Buku Panduan Guru 2006 2007 1 tahun 100 3 m.p
JumlahUnit Rekod:
1 350
UkuranMeter
PanjangRekod:28 m.p
(1 1) Mengikut seksyen 25 dan 26, Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629],saya mengemukakan permohonan ini bagi pemusnahan rekod di atas:
Nama Pegawai: NurAtiqah Musliml
Jawatan: Pembantu Tadbir
Tandatangan dan Meterai/Cap
Tarikh: 2O Februari 201 3
Lampiran 1 (a)
PENERANGAN
BORANG pERMoHoNAN BAGI PEMUSNAHAN REKOD AWAM _ Arkib 2/08
i1) Kementerian/labatan/Asensi: Nama Kementerianf labatan/ Agensi/ organisasi yangmemohon.
(2) Bahagian/ cawangan/ unit: Bahagianf Cawangan/ Unit yang terdapat dalam sesuatujab atan / agensi yang memohon,
Nama fabatan/AgensiNama Bahagian/ Cawangan/ Unit
: Sekolah Kebangsaan ABC: Bahagian Pengurusan
(31 Pewuiud Rekod [fika tidak sama dengan (1)]: Kementerian/ labatan/ Agensi yangmewujudkan atau menguruskan rekod mengikut fungsi dan akwitinya tetapi fungsi/aktivitinya telah diberhentikan kerana 'jumud' atau fungsinya telah diambil alih olehjabatan lain. Rekod-rekod tersebut disimpan dan dijaga oleh lafatan yang menyenaraikanrekod tersebut.
Contoh: Suruhanjaya Keretapi Malaysia telah dijumudkan dan rekod-rekodnya disimpandan di bawah kawalan Suruhanjaya Perkhidmatan Awam. Oleh itu, iuruhanjayaPerkhidmatan Awam bertanggungjawab mengambil tindakan pelupusan bagirekod-rekod Suruhanjaya Keretapi Malaysia.
t4) Nama dan No. fadual Pelupusan Rekod: Nama dan Nombor fadual pelupusan Rekod yangdiberi oleh Arkib Negara Malaysia kepada jabatan/ agensi.
t5) Bil; Bilangan nombor seturut.
(6) Taiuk Siri: Tuliskan No. Bil. Perkara dan Tajuk Siri seperti yang terdapat dalam fadualPelupusan Rekod Urusan Am.
contoh: [2J Buku Modul
Kod Kumpulan Buku Modul
Tajuk Siri seperti dalam fpR - Buku Modul
(7) Tahun Diliputi (Daripada Kepada): Tahun terawal dan terakhir rekod dalam tajuk siriyang disenaraikan.
t8l Tempoh Pengekalan Yang Ditentukan Dalam fadual: Rujuktempoh masa dalam ruanganTindakan Pelupusan dalam fadual pelupusan Rekod.
i9) unit Rekod: Merujuk kepada bilangan unit buku dalam setiap siri.
(101 Meter Paniang Rekod:
i. |umlah Rekod - Bilangan unit buku dalam setiap siri.ii. Meter Panjang - Ukuran matrik meter panjang bagi rekod. Sila rujuk kaedah mengukur
rekod seperti di Lampiran 6.
(11) Ruangan ini hendaklah diisi oleh pegawai yang bertanggungjawab membuat permohonanpemusnahan rekod.
Catatan: Bagi tuiuan permohonan pelupusan berdasarkan fadual Pelupusan Rekod (lPR),tempoh pengekalan yang berdasarkan kiraan tahun hendaklah mengambil kira genap 12bulan dari tempoh rekod ditutup/ tamattindakan.
CONTOH
Lampiran 2
Arkib 12108
PENENTUSAHAN PEMUSNAHAN REKOD AWAM
(1 ) Kementerian/Jabatan/Agensi:Sekolah Kebangsaan ABC
(2) Bahagian/Cawangan/Unit:Bahagian pengurusan
(3) Surat Kebenaran pemusnahan:
3.'l No. Rujukan: ANM.6OO-1 6/t 4127 t3g 3.2 Tarikh:28 Februari 2013(4) Perihal Rekod: Berkenaan dengan buku teks
(5) Meter Panjang Rekod yang Dimusnahkan: 2g m.p
(6) Peringkat Keselamatan: Terbuka
(7) Kaedah Pemusnahan : No. Resit (Jika Dijual):
l-l oioat u', E dirincih i-l aimtu, semura l-l dipadamkan l-l oi;uarkaedah-kaedah lain: nyatakan......
(8) Tarikh Pemusnahan: 1.3.2013 (9) Tempat Pemusnahan:Pejabat Bahagian pentadbiran
PEGAWAI YANG MELAKSANAKAN PEMUSNAHAN
(10) Nama Pegawai: Norhanizah Mohd SallehTa ndata n gan: Norhaniza hJawatan: PT N17
(1 1) Nama Saksi: Norhamizah AliTandatangan: NorhamizahJawatan: pT N22
Tandatangan dan Meterai/Cap Ja
Tarikh:4.3.201 3
saya mengesahkan bahawa rekod diatas telah dimusnahkan dengan sewajarnya mengikutSeksyen 25 dan 26, Akta Arkib Negara 2003 lAkta 629]:
Nama Pegawai: Hasmah Zainol
Jawatan: Pen. peg. Tad bir
t1)
(2)
t3)
Lampiran 2 (a)
PENERANGAN
BORANG PENENTUSAHAN PEMUSNAHAN REKODAWAM -Arkib 12/OB
Kementerian/labatan/Agensi: Nama Kementerian/labatan/Agensi yang memohon.Contoh:
Nama Kementeria n / Jabatan / Agensi : Sekolah Kebangsaan ABC
Bahagian/Cawangan/Unit: Bahagian/cawangan/unit yang terdapat dalam sesuatuKementerian /labalan / Agensi yang memohon. Contoh:
Nama Bahagian/Cawangan/Unit: Bahagian Pengurusan
Surat Kebenaran Bagi Pemusnahan:
[3.1) No. Ruiukan: Merujuk kepada nombor rujukan surat kebenaran pemusnahan dariArkib Negara,
(3.2) Tarikh: Tarikh surat kebenaran pemusnahan dari Arkib Negara.
(4) Perihal Rekod: Merujuk kepada keterangan dan penjelasan ringkas mengenai isikandungan, jenis dan bentuk rekod yang telah dimusnahkan.
(51 Meter Paniang Rekod Yang Dimusnahkan: Merujuk kepada ukuran meter panjang(linear metre) rekod yang telah dimusnahkan (|abatan juga boleh menyatakan jumlah unitrekod/ fail).
(6) Peringkat Keselamatan: Merujuk kepada peringkat pengelasan rekod/ dokumen samaada Terbuka, Terhad, Sulit, Rahsia, dan Rahsia Besar.
t7) Kaedah Pemusnahan: Sila tandakan kaedah pemusnahan rekod dan nyatakan sekiranyaada kaedah lain yang digunakan.
(Bl Tarikh Pemusnahan: Merujuk kepada tarikh melaksanakan perbuatan memusnahkan.
i9) Tempat Pemusnahan: Merujuk kepada lokasi di mana rekod dimusnahkan.
[10] & [11) Pegawai Yang Menialankan Pemusnahan: Merujuk kepada pengesahanpemusnahan oleh pegawai dan saksi yang melaksanakan pemusnahan rekod.
(12) Penentusahan : Merujuk kepada pengesahan pemusnahan oleh pegawai penyelia.
Lampiran 3TATACARA PELUPUSAN BUKU TEKS OLEH SEKOLAH
DI BAWAH JABATAN PELAJARAN NEGERI SELURUH NEGARA
Sekolah menubuhkan Jawatankuasa pelupusan(dipengerusikan oleh pengetua/ Guru Besar)
Pengasingan buku teks yang akan dilupuskan oleh pihaksekolah
Sekolah melengkapkan Borang permohonan pemusnahanRekod Awam Arkib 2/08 dan menghantar ke JpN
JPN mengumpul dan menyemak borang permohonansecara berkelompok yang diterima daripada pihak sekolah.JPN boleh membuat pemantauan ke sekolah untukmemastikan sekolah melaksanakan prosedur yang betul
JPN mengemukakan Borang Arkib 2/0g kepada ArkibNegara mengikut kelompok dan salinan kepada pihakAudit Negara
JPN menerima kelulusan daripada Arkib Negara danmenghantar surat kelulusan kepada sekolah terlibat
Pelaksanaan pelupusan berdasarkan syor kaedah yangtelah diluluskan mengikut JpN masing-masing
Sekolah menghantar satu (1) salinan BorangPenentusahan Pemusnahan Rekod Awam Arkib 12l0g keJPN untuk dipanjangkan ke Arkib Negara
Sekolah mengemas kini buku stok
Lampiran 4
PROSES KERJA BAGI PENGURUSAN PELUPUSAN BUKU TEKS OLEH SEKOLAHDI BAWAH JABATAN PELAJARAN SELURUH NEGARA
mrucrnx PROSES KERJA
*,Pihak sekolah diminta untuk menubuhkan Lembaga Pemeriksa
Pelupusan. Lembaga Pemeriksa Pelupusan dipengerusikan oleh
Pengetua atau Guru Besar.
6)&Guru Penyelaras SPBT dikehendaki mengemas kini data buku teks SPBT
tahun semasa sebelum mengenal pasti dan membuat pengasingan
semua buku teks yang akan dilupuskan.
F)r€l
JPN menghantar surat arahan untuk melaksanakan pelupusan
ke sekolah. Sekolah perlu melengkapkan Borang Permohonan
Pemusnahan Rekod Awam Arkib 2/08 dan menghantar kepada JPN.
*,
JPN akan menyemak dan mengumpul semua borang permohonan
Arkib 2/08 daripada sekolah sebelum dihantar ke Arkib Negara.JPN
boleh membuat pemantauan ke sekolah untuk memastikan sekolah
melaksanakan prosedur yang betul.
lrtleI
JPN mengemukakan Borang Arkib 2/08 kepada Arkib Negara mengikut
kelompok dan salinan kepada pihak Audit Negara. Proses kelulusan
daripada Arkib Negara akan mengambil masa sekurang-kurangnya 14
haribekerja.
lA\,
JPN menerima kelulusan daripada Arkib Negara dan menghantar surat
kelulusan kepada sekolah yang memohon. Pihak sekolah akan merujukkepada JPN untuk mengambil tindakan seterusnya.
nIJPelaksanaan pelupusan berdasarkan syor kaedah yang telah diluluskan
mengikut JPN masing-masing sehingga buku yang perlu dilupuskan
dikeluarkan daripada simpanan sekolah.
(a(.t
Sekolah menghantar satu (1) salinan Borang Penentusahan
Pemusnahan Rekod Awam Arkib 12/08ke JPN untuk dipanjangkan ke
Arkib Negara.
f.lYJ. Sekolah mengemas kini buku stok.
Lampiran 5GAMBARAJAH PELUPUSAN REKOD AWAM BERDASARKAN
JADUAL PELUPUSAN REKOD BUKUTEKS
Lampiran 6
KAEDAH MENGUKURTERBITAN DALAM UKURAN METER PANJANG
52cm tinggi = 0.52 m. pjg.100