panduan pelupusan buku teks spbt

- 4" :

ti.it

,ir.d::

tt

BAHAGIAN BUKU TEKSKEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

Cetakan Pertama

Hakcipta terpelihara. Tidak dibenarkan mengeluar ulang mana-mana bahagian daripadakandungan buku ini dalam apa jua bentuk dan dengan apa cara pun sama ada secara elektronillfotokopi, mekanikal, rakaman atau lain-lain sebelum mendapat izin bertulis daripada Pengarah,Bahagian Buku Teks, Kementerian Pendidikan Malaysia.

Diterbitkan oleh:Bahagian Buliu Teks, Kementerian Pendidikan Malaysia

Isfl

PERKARA

fawatankuasa fadual Pelupusan Rekod Bahagian Buku Teks, Kementerian Pendidikan Malaysia

fawatankuasa fadual Pelupusan Rekod Arkib Negara Malaysia

Kata Alu-aluan Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia, Kementerian Pendidikan Malaysia

Kata Alu-aluan Ketua Pengarah Arkib Negara Malaysia

Pengenalan fadual Pelupusan Rekod Buku TeksTujuan JadualSkop JadualKuasa fadualKuat Kuasa Penggunaan JPR Urusan FungsianKajian Semula JadualDefinisi/ TafsiranFormat jadualPermohonan Pemusnahan Rekod yang Dinyatakan Dalam fadual Pelupusan RekodPelupusan Rekod yang Tidak Dinyatakan Dalam Jadual Pelupusan Rekod Urusan

Fungsian Bahagian Buku TeksKaedah Pemusna,han Rekod AwamPertanyaan

JADUAL PELUPUSAN REKOD BUKU TEKS

1. Buku Teks- Skim Pinjaman Buku Teks (SPBT)2. Buku Modul3. Buku Panduan Guru

LAMPIRAN

Lampiran 1- Contoh Borang Arkib 2/08

- Borang Permohonan Bagi Pemusnahan Rekod Awam 10

Lampiran 1 (a)- Penerangan Borang Permohonan Bagi Pemusnahan Rekod Awam - Arkib 2/08 lL-rzLampiran 2- Contoh Borang Arkib 72/08

- Borang Penentusahan Pemusnahan Rekod Awam 13

Lampiran 2 (a)- Penerangan Borang Penentusahan Pemusnahan Rekod Awam - Arkib 12/08 14Lampiran 3- Tatacara Pelupusan Buku Teks Oleh Sekolah Di Bawah Jabatan Pelajaran Negeri Seluruh Negara 15Lampiran 4- Proses Kerja Bagi Pengurusan Pelupusan Buku Teks Oleh Sekolah Di Bawah fabatan Pelajaran Seluruh Negara 16Lampiran 5- Gambarajah Pelupusan Rekod Awam Berdasarkan Jadual Pelupusan Rekod Buku Teks 17Lampiran 6- Kaedah Mengukur Terbitan Dalam Ukuran Meter Panjang 18

MUKASURAT

iv

v

vl

vii

7

7

7

1.

L

2Z-J455

66

7

7B

B

1.2.3.4.5.6.7.L9.

10.

lL,12.

13.

JAWATANKUASA JADUAL PELUPUSAN REKOD BAHAGIAN BUKU TEKS,KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

PENASIHAT

Tan Sri Abdul Ghafar bin MahmudKetua Pengarah Pelaiaran Malaysia

Datuk Dr. Amin bin SeninTimbalan Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia[sektor Dasar dan Pembangunan Pendidikan)

PENGERUSI

En. Abdul Ghani bin Mohamad Niza plraBaupPengarah

Bahagian Buku Teks

SETIAUSAHA

Pn. Hajah Zainap binti IbrahimKetua Penolong Pengarah

Sektor Skim Pinjaman Buku Teks

PENOLONG SETIAUSAHA

En. Safri bin Haji Bahari

AHII IAWATANKUASA

Tuan Haji Paridin bin faisTuan Haji Che Noh bin MudaHajah Khalidah binti Othman

Tuan Haji Salehhudin bin YusofEn. Krishnan a/l Ponnusamy

En. Harizan bin HamzahTuan Haji Ahmad Sabri bin Ibrahim

En. Sabari bin SukorEn. Abdul Razakbin Mohamad Yusof

En. Kamarudin bin IsmailPn. Mas Ayu binti DahlanCik Husziatini binti HusinPn. Noraida binti Ahmad

En. Ramlan bin Hi. Abu Talib

IAWATANKUASA JAD UAL PELUPUSAN REKO DARKIB NEGARA MALAYSIA

PENASIHAT

YBhg. Hajah Daresah binti Hj. IsmailKetua Pengarah

Arkib Negara Malaysia

PENGERUSI

Pn. Azimah binti Md. AliPengarah

Bahagian Pengurusan Rekod Kerajaan

SETIAUSAHA

En. faafar Sidek bin Abdul RahmanKetua Seksyen

Seksyen Pelupusan Rekod

AHLI IAWATANKUASA

Pn. Azizah binti Sapuan

Pn. Wan Nurul Asnidayu binti Wan Zawawi

Pn, Hafizah binti Othman

Cik Raabiatul Adawiyah binti Mat Tari

Hajah Rahimah binti Hj.lsmail

rcta Ailu=AfiuamKETUA PENGARAH PETAJARAN MALAYSIA

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MATAYSIA

ementerian Pendidikan Malaysia (KPM) ingin menzahirkan ucapan terima kasih atas kerjasamayang diwujudkan dengan Arkib Negara Malaysia (ANM) untuk menghasilkan dokumen pentingdalam pelupusan rekod awam (buku teksJ iaitu Persetujuan Bersama |adual Pelupusan Rekod

Fungsian antara KPM dan ANM. Sesungguhnya usaha ini amat membantu dalam pengurusanrekod-rekod awam (buku teks) terutamanya di sekolah-sekolah seluruh negara. Dengantermeterainya persetujuan bersama ini maka pelaksanaan, proses dan prosedur pelupusan di fabatanPelajaran Negeri, Pejabat Pelajaran Daerah dan sekolah dapat diperjelaskan dengan lebih terperincimengikut kelulusan dan bidang kuasa masing-masing.

KPM melalui Bahagian Buku Teks telah diberikan tanggungjawab untuk melaksanakanpemberian bantuan buku teks di bawah program Skim Pinjaman Buku Teks ISPBT) yang telah punbermula sejak tahun L975. Setiap tahun akan terdapat buku teks yang akan dilupuskan sama adadisebabkanjangkahaya! kerosakan dan pertukaran sukatan pelajaran fkurikulum). Adalah dianggarkanlebih daripada 100,000 naskhah buku teks akan dilupuskan setiap tahun. Dengan jumlah naskhahpelupusan yang besar ini, maka KPM akan sentiasa memastikan pematuhan kepada jadual pelupusanrekod bagi rekod awam di bawah kawalan dan jagaannya dan mengemukakan jadual tersebut kepadaKetua Pengarah Arkib Negara Malaysia untuk kelulusan. KPM komited dan sedar bahawa kecekapanjentera pentadbiran di sesebuah organisasi itu dapat diukur daripada keupayaan sesebuah organisasimenguruskan maklumat dan rekod dengan efisien dan cekap.

Sayi sekali lagi mengambil kesempatan di sini untukmengucapkan tahniah dan syabas kepadasemua pihak yang terlibat dalam persetujuan bersama ini. Adalah diharapkan persetujuan bersama iniakan dijadikan sebagai garis panduan di semua peringkat dalam KPM terutamanya di sekolah-sekolahbagi memastikan pengurusan rekod yang cekap dan sistematik.

Sekian.

TAN SRI ABD GHAFAR BIN MAHMUDKetua Pengarah Pelajaran MalaysiaKementerian Fendidikan Malaysia

Kaffie Afiu-AfimamKETUA PENGARAH

ARKIB NEGARA MALAYSIA

aklumat yang direkodkan adalah teras kepada pelaksanaan fungsi sesebuah pejabatawam. Kecekapan jentera pentadbiran di sesebuah organisasi itu dapat diukur daripadakeupayaan sesebuah organisasi menguruskan maklumat dan rekod dengan efisien dan

cekap. Namun begitu, masih terdapat pejabat awam yang tidak menguruskan rekod merekadengan baik terutamanya rekod yang tidak aktif bagi tujuan pemusnahan atau pemindahan keArkib Negara Malaysia.

Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629] memberi tanggungjawab kepada Jabatan ArkibNegara Malaysia bagi menyediakan garis panduan dan khidmat nasihat kepakaran dalambidang pengurusan rekod kepada pejabat awam. Seksyen 27 (1) Akta tersebut pula memberitanggungjawab kepada Ketua Pentadbir pejabat awam untuk menyediakan jadual pelupusanrekod bagi rekod awam di bawah kawalan dan jagaannya dan mengemukakan iadual tersebutkepada Ketua Pengarah Arkib Negara Malaysia untuk kelulusan. Jadual Pelupusan Rekod ialahjadual yang menetapkan tempoh simpanan siri-siri rekod di sesebuah pejabat awam sebelumdilupuskan bagi tujuan pemusnahan atau pemindahan ke Arkib Negara Malaysia.

]adual Pelupusan Rekod Buku Teks ini telah disediakan dengan kerjasama fabatan ArkibNegara Malaysia akan diguna pakai bukan sahaja oleh Bahagian Buku Teks, KementerianPendidikan Malaysia bahkan oleh sekolah-sekolah seluruh Malaysia.

Saya mengucapkan tahniah dan syabas kepada semua pihak yang terlibat dalam penyediaanjadual ini. Penggunaan jadual ini diharapkan akan dapat meningkatkan kecekapan pengurusanrekod di sekolah-sekolah serta mematuhi peraturan-peraturan pengurusan rekod kerajaankhususnya bagi pelupusan buku teks. Pengurusan rekod yang cekap dan sistematik dapatmeningkatkan penyampaian perkhidmatan kepada rakyat dan negara.

Sekian.

HAJAH DARESAH BINTI HAJI ISMAILKetua PengaArkib Negara Malaysia

t. PENGENALAN JADUAL PELUPUSAN REKOD BUKU TEKSfadual Pelupusan Rekod (fPRJ Buku Teks ialah jadual yang menetapkan tempoh simpananbuku teks di sekolah-sekolah seluruh Malaysia sebelum dilupuskan bagi tujuan pemusnahanatau pemindahan ke Arkib Negara Malaysia (ANM). Ia mengandungi maklumat-maklumatringkas perihal isi kandungan rekod, kegunaannya dan tindakan pelupusan yang diambilselepas tempoh simpanannya dipatuhi.

Pengunaan jadual ini dapat memastikan rekod yang bernilai sementara dapat dimusnahkandengan segera manakala rekod yang bernilai kekal akan dipindahkan ke ANM untuksimpanan kekal. Tindakan ini akan meningkatkan kecekapan pengurusan dan pentadbiranmenerusi pelupusan rekod secara efisien dan sistematik, menjimatkan perbelanjaanpengurusan sesebuah pejabat awam, penggunaan ruang simpanan rekod secara lebihekonomik, mematuhi keperluan perundangan dengan mengenal pasti serta memisahkanbahan-bahan rekod yang berpotensi untuk dijadikan bahan rujukan dan penyelidikan padamasa akan datang.

TUJUAN IADUAL(0 Bagi menetapkan tempoh simpanan rekod buku teks dan mewujudkan keseragaman

dalam pelupusan buku teks di sekolah.

(iiJ Sebagai alat untuk membolehkan pelupusan rekod dilaksanakan dengan lebih teraturdan cekap serta rekod bernilai kekal dapat dipelihara dengan selamat manakala rekodtidak bernilai dapat dimusnahkan segera.

SKOP JADUALPenggunaan jadual ini meliputi rekod buku teks yang terdapat di sekolah-sekolah seluruhMalaysia.

KUASA JADUAL

fadual ini disediakan oleh fawatankuasa IPR Bahagian Buku Teks, Kementerian PendidikanMalaysia dengan kerjasama daripada Jabatan Arkib Negara Malaysia dan diluluskan olehKetua Pengarah Arkib Negara di bawah Seksyen 27, Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629].Sekolah perlu mematuhi penggunaan borang-borang pelupusan seperti diwartakan dalamP.U, (A) 377 Peraturan-peraturan Arkib Negara [Penetapan Borang-borang Bagi PelupusanRekod Awam 2008J bertarikh 13 Oktober 2008. Bahagian Buku Teks, KementerianPendidikan Malaysia boleh mengambil tindakan untuk memusnahkan atau memindahkanrekod ke ANM dengan cara memohon dan mendapat kelulusan terlebih dahulu daripadaKetua Pengarah Arkib Negara,

KUAT KUASA PENGGUNAAN JPR URUSAN FUNGSIAN

fPR Buku Teks ini diluluskan penggunaannya mulai 1 Februari 2013 berikutan persetujuandan kelulusan oleh Ketua Pengarah Arkib Negara dan dikuatkuasakan penggunaannyamulai tarikh yang sama bagi Bahagian Buku Teks, Kementerian Pendidikan Malaysia dandi sekolah-sekolah seluruh Malaysia.

.,

3.

5.

6. KAJIAN SEMUTA JADUALJadual Pelupusan Rekod ini boleh dikaji semula dan boleh dikemas kini dari semasa kesemasa apabila berlaku perkara-perkara berikut:. Berlaku perubahan dalam fungsi yang menyebabkan penambahan atau pengurangan

siri rekod.. Berlaku perubahan perundangan dan polisi Bahagian Buku Teks, Kementerian Pendidikan

Malaysia yang memerlukan pindaan kepada tamat tindakan dan tindakan pelupusan.. Berlaku perubahan tempoh pengekalan (simpanan) berdasarkan keperluan semasa

Bahagian Buku Teks, Kementerian Pendidikan Malaysia.

Bahagian Buku Teks, Kementerian Pendidikan Malaysia boleh memberi maklumat bagipenambahan siri rekod dalam fPR Buku Teks ini. Sebarang pindaan hanya boleh dilakukanoleh Ketua Pengarah Arkib Negara sahaja.

DEFINISI/ TAFSIRAN7.1 |adual Pelupusan Rekod

fadual yang mengenal pasti rekod yang mempunyai nilai arkib untuk dipelihara danmembenarkan pemusnahan rekod yang tinggal selepas luput tempoh pengekalan

.

yang ditentukan - Seksyen 27 (3), Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629].

7.2 PeiabatAwamPejabat Awam bererti sesuatu pejabat Kerajaan Persekutuan atau kerajaan mana-mana Negeri atau sesuatu pejabat mana-mana kerajaan tempatan, pihak berkuasaberkanun atau perusahaan Kerajaan - Seksyen 2, Akta Arkib Negara 2003 [Akta62e1.

7.3 Rekod:

Bahan dalam bentuk bertulis atau bentuk lain yang menyatakan fakta atauperistiwa atau selainnya merakamkan maklumat dan termasuklah kertas, dokumen,daftac bahan bercetah buku, peta, pelan, lukisan, gambar foto, mikrofilem, filemsinematograf, rakaman bunyi, rekod yang dihasilkan secara elektronik tanpamengira bentuk atau ciri-ciri fizikal atau apa-apa salinannya

- Seksyen 2, Akta Arkib

Negara 2003 fAkta 6291.

7.4 RekodAwamRekod yang diterima secara rasmi atau yang dikeluarkan oleh mana-mana pejabatawam bagi perjalanan hal ehwalnya atau oleh mana-mana perkhidmat awam ataupekerja pejabat awam dalam perjalanan tugas rasminya dan termasuk rekodmana-mana perusahaan Kerajaan dan juga termasuk segala rekod yang, padapermulaan kuat kuasa Akta ini, adalah dalam jagaan atau di bawah kawalan ArkibNegara Malaysia yang ditubuhkan dibawah Akta Arkib Negara \966

- Seksyen 2,

r Akta Arkib Negara2003 [Akta 629].

7.

7.5 Rekod Urusan AmRekod yang memberi sokongan kepada pelaksanaan aktiviti pengurusan danpentadbiran sesebuah pejabat awam yang terdiri daripada rekod mengenai urusanPentadbiran; Tanah, Bangunan dan Infrastruktur; Aset; Kewangan dan Perakaunan;dan Sumber manusia.

7.6 Rekod Urusan FungsianRekod berkaitan dengan fungsi teras dan aktiviti khusus bagi sesebuah pejabat awamdan ia berbeza antara sesebuah pejabat awam yang lain. Rekod ini juga dikenalisebagai rekod opera si (op erationa[).

7.7 Rekod TerperingkatRekod awam yang dikelaskan sebagai rahsia rasmi mengikut pengertian Akta RahsiaRasmi 1972 fAkta BB],

7.8 Rekod TidakAktifRekod yang telah tamat tindakan atau tiada tindakan lanjut dan tidak dirujuk dalammasa 5 tahun. Rekod ini perlu dipindahkan ke tempat simpanan rekod tidak aktifbagi jangka waktu yang tertentu sebelum ia dimusnahkan atau dipindahkan.

7.9 Pelupusan RekodCara menguruskan pengasingan rekod dengan tujuan pemusnahan, pemindahanatau selainnya (penangguhan pemindahan) - Seksyen 2, Akta Arkib Negara 2003[Akta 629].

7.lO Pemusnahan RekodPerbuatan memusnahkan atau menghapuskan apa-apa jenis rekod mengikutprosedur yang ditetapkan

- Seksyen 2, Akta Arkib Negara2003 lAkta 6291.

7.LL Pemindahan RekodPerbuatan memindahkan rekod awam kepada jagaan dan kawalan Arkib Negara -Seksyen 28, Akta Arkib Negara2003 lAkta 6291.

8. FORMAT JADUALArkib 1/08

FORMATJADUAL PELUPUSAN REKOD

Bil. Tajuk Siri Perihal Rekod TamatTindakan Tindakan Pelupusan

8.1 Formatiadual adalah berdasarkan BorangArkib 1/08. Bil.

Bilangan nombor seturut siri rekod.

. Taiuk SiriUnit-unit fail yang diwujudkan dan disusun mengikut sistem fail atau berkaitandengan sesuatu perkara, fungsi, hasil daripada aktiviti yang sama, mempunyairupa bentukyang serupa atau kerana perhubungan dalam pewujudan penerimaandan penggunaannya.

. PerihalRekodKeterangan ringkas mengenai kandungan, tujuan dan skop siri-siri rekod yangdikenal pasti dan dicatatkan dalam fPR.

. Tamat TindakanPenetapan yang menjelaskan rekod telah tamat tindakan atau tiada tindakan

, lanjut dikehendaki diambil tentang rekod tersebut.. TindakanPelupusan

Merujuk kepada tindakan yang akan diambil oleh pejabat awam sama ada untukmemusnahkan atau memindahkan rekod ke Arkib Negara berdasarkan tempohpengekalan yang dinyatakan dalam fPR.

9. PERMOHONAN PEMUSNAHAN REKOD YANG DINYATAKAN DALAM JADUATPELUPUSAN REKOD

9.1 Rekod Buku Teks yang dinyatakan dalam JPR hendaklah dibuat pemusnahanberdasarkan Tindakan Pelupusan yang telah dinyatakan dalam jadual tersebut.

9.2 Bahagian Buku Teks dan sekolah-sekolah hendaklah mengenal pasti siri rekod,rekod telah tamat tindakan dan telah mematuhi tempoh simpanan yang dinyatakandalam JPR.

9.3 Membuat pengasingan rekod-rekod yang telah ditetapkan untuk dimusnahkan.9.4 Bagi rekod-rekod yang telah diputuskan musnah, Bahagian Buku Teks dan sekolah-

sekolah dikehendaki mengisi borang seperti berikut:

9,5

9.6

9.7

9.8

9.9

Kemukakan satu [1J salinan Borang Permohonan Bagi pemusnahan Rekod Awamke ANM.

Terima Surat Kebenaran Pemusnahan daripada Ketua pengarah ANM.

Rekod-rekod berkenaan hendaklah dimusnahkan dalam tempoh tiga [3J bulandaripada tarikh Surat Kebenaran Pemusnahan.

Rekod-rekod yang diputuskan musnah hendaklah dilaksanakan pemusnahan secarafizikal.

Setelah rekod dimusnahkan secara fizikal, pengesahan bahawa rekod tersebut telahdimusnahkan hendaklah dimaklumkan kepada ANM dalam tempoh satu (1J bulandaripada tarikh pemusnahan dengan menggunakan borang berikut:

10. PETUPUSAN REKOD YANG TIDAK DINYATAKAN DALAM JADUAL PELUPUSANREKOD BUKU TEKS

Bagi pelupusan rekod yang tidak dinyatakan dalam jPR Urusan Fungsian, Bahagian BukuTeks dan sekolah-sekolah perlulah merujuk kepada (perkara 6.2J panduan pelupusanRekod Awam yang diterbitkan oleh ANM pada fun 2010.

LL. KAEDAH PEMUSNAHAN REKODAWAM17.7 Rekod hendaklah dimusnahkan sama ada secara jualan melalui sebut harga, dibakar

atau apa-apa cara yang bersesuaian berdasarkan Surat Kementerian Kewanganrujukan K8557 /97 /54 JId. 4 (47) bertarikh 3 November 1993 mengenai PelupusanBahan-Bahan Bercetak/ Kertas Terpakai Daripada Kementerian/labatan Kerajaan/Badan Berkanun. Walau bagaimanapun, jabatan boleh menggunakan cara-cara lainyang bersesuaian seperti dirincih, dikitar semula, dipadamkan atau ditanam bagipemusnahan rekod.

LL.2 Pemusnahan rekod elektronik hendaklah mengikut peraturan, arahan dan panduanyang ditetapkan oleh ANM.

11,3 Pemusnahan rekod terperingkat hendaklah mematuhi para 71-74 ArahanKeselamatan.

L2. PERTANYAANSebarang pertanyaan dan penjelasan lanjut boleh diaiukan kepada:Bahagian Buku TeksKementerian Pendidikan MalaysiaAras 1-3, Blok E15, Kompleks EPusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan62604 Putrajaya03-BB84449B

JADUAL PELUPUSAN BUKU TEKS

I)

1 Buku Teks -

Skim PinjamanBuku Teks(sPBT)

. SekolahRendah

SekolahMenengah

Semua buku bagimata pelajaran yangdiperakukan olehKementerian PendidikanMalaysia:

. Pendidikan Khas

. Buku AktivitiTahap 1

. Tahun t hingga 6

. Peralihan

. Tingkatan t hingga 5

. Buku SijilTinggiAgama Malaysia(STAM)

. Cakera Padat (CD)

Buku usang/rosak

Rekoddimusnahkanselepas tamattindakan dan

tempoh simpanansatu (1) tahun disekolah dipatuhi

Perubahansukatan


tempoh simpananenam (6) bulan disekolah dipatuhi

Ditarikpen9gunaan


tempoh simpanantiga (3) bulan disekolah dipatuhi

Habispen99unaan



JADUAL PELUPUSAN BUKU TEKS

Buku Modul

. SekolahTeknik danVokasional

Semua buku bagimata pelajaran yangdiperakukan olehKementerian PendidikanMalaysia:

. Tingkatan 4 dan 5

Buku usang/rosak

Rekod dimusnahkanselepas tamattindakan dan


Perubahansukatan



Ditarikpenggunaan


tempoh simpanantiga (3) bulan disekolah dipatuhi

Buku PanduanGuru

Rekod mengandungi:

. Panduan pengajarandan pembelajaran

. Panduan guru untukmengendalikan aktivitiatau eksperimen denganlebih berkesan

. Cadangan aktivititambahan kepada guruuntuk dilaksanakandalam kelas

. Bahan rujukan untuk9uru

. Contohjawapan untuksoalan dalam bukuaktiviti

Buku usang/rosak



Perubahansukatan



CONTOH

Lampiran 1

Arkib 2/08

BORANG PERMOHONAN BAGI PEMUSNAHAN REKOD AWAM

BUTIR-BUTIR JABATAN Untuk Kegunaan ArkibNegara

Tarikh Terima:

(1 ) Kementerian/Jabatan/Agensi:Sekolah Kebangsaan ABC

(2) Bahagian/Cawangan/Unit:Bahagian Pengurusan

(3) Pewujud Rekod pika tidak sama dengan (1)l: -

MAKLUMAT MENGENAI REKOD

(4) Nama dan No.Jadual Pelupusan Rekod:Jadual Pelupusan Rekod BukuTeks,KPM 2013

Bil.(s)

Tajuk Siri(6)

Tahun Diliputi(7)

TempohPengekalan

YangDitentukan

Dalam Jadual(8)

UnitRekod

(e)

MeterPanjangRekod

(10)Daripada Kepada

1 ( 1 ) BukuTeks-

(Pendidikan Khas)2004 2006 1 tahun 500 10 m.p

2. ( 1 ) BukuTeks- (Peralihan) 2005 2006 1 tahun 450 9 m.p3. (2)BukuModul 2005 2007 6 bulan 300 6 m.p4. ( 3 ) Buku Panduan Guru 2006 2007 1 tahun 100 3 m.p

JumlahUnit Rekod:

1 350

UkuranMeter

PanjangRekod:28 m.p

(1 1) Mengikut seksyen 25 dan 26, Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629],saya mengemukakan permohonan ini bagi pemusnahan rekod di atas:

Nama Pegawai: NurAtiqah Musliml

Jawatan: Pembantu Tadbir

Tandatangan dan Meterai/Cap

Tarikh: 2O Februari 201 3

Lampiran 1 (a)PENERANGAN

BORANG pERMoHoNAN BAGI PEMUSNAHAN REKOD AWAM _ Arkib 2/08

i1) Kementerian/labatan/Asensi: Nama Kementerianf labatan/ Agensi/ organisasi yangmemohon.

(2) Bahagian/ cawangan/ unit: Bahagianf Cawangan/ Unit yang terdapat dalam sesuatujab atan / agensi yang memohon,Nama fabatan/AgensiNama Bahagian/ Cawangan/ Unit

: Sekolah Kebangsaan ABC: Bahagian Pengurusan

(31 Pewuiud Rekod [fika tidak sama dengan (1)]: Kementerian/ labatan/ Agensi yangmewujudkan atau menguruskan rekod mengikut fungsi dan akwitinya tetapi fungsi/aktivitinya telah diberhentikan kerana 'jumud' atau fungsinya telah diambil alih olehjabatan lain. Rekod-rekod tersebut disimpan dan dijaga oleh lafatan yang menyenaraikanrekod tersebut.

Contoh: Suruhanjaya Keretapi Malaysia telah dijumudkan dan rekod-rekodnya disimpandan di bawah kawalan Suruhanjaya Perkhidmatan Awam. Oleh itu, iuruhanjayaPerkhidmatan Awam bertanggungjawab mengambil tindakan pelupusan bagirekod-rekod Suruhanjaya Keretapi Malaysia.

t4) Nama dan No. fadual Pelupusan Rekod: Nama dan Nombor fadual pelupusan Rekod yangdiberi oleh Arkib Negara Malaysia kepada jabatan/ agensi.t5) Bil; Bilangan nombor seturut.(6) Taiuk Siri: Tuliskan No. Bil. Perkara dan Tajuk Siri seperti yang terdapat dalam fadualPelupusan Rekod Urusan Am.

contoh: [2J Buku ModulKod Kumpulan Buku Modul

Tajuk Siri seperti dalam fpR - Buku Modul(7) Tahun Diliputi (Daripada Kepada): Tahun terawal dan terakhir rekod dalam tajuk siriyang disenaraikan.t8l Tempoh Pengekalan Yang Ditentukan Dalam fadual: Rujuktempoh masa dalam ruanganTindakan Pelupusan dalam fadual pelupusan Rekod.i9) unit Rekod: Merujuk kepada bilangan unit buku dalam setiap siri.

(101 Meter Paniang Rekod:i. |umlah Rekod - Bilangan unit buku dalam setiap siri.ii. Meter Panjang

- Ukuran matrik meter panjang bagi rekod. Sila rujuk kaedah mengukur

rekod seperti di Lampiran 6.

(11) Ruangan ini hendaklah diisi oleh pegawai yang bertanggungjawab membuat permohonanpemusnahan rekod.

Catatan: Bagi tuiuan permohonan pelupusan berdasarkan fadual Pelupusan Rekod (lPR),tempoh pengekalan yang berdasarkan kiraan tahun hendaklah mengambil kira genap 12bulan dari tempoh rekod ditutup/ tamattindakan.

CONTOHLampiran 2

Arkib 12108PENENTUSAHAN PEMUSNAHAN REKOD AWAM

(1 ) Kementerian/Jabatan/Agensi:Sekolah Kebangsaan ABC

(2) Bahagian/Cawangan/Unit:Bahagian pengurusan

(3) Surat Kebenaran pemusnahan:

3.'l No. Rujukan: ANM.6OO-1 6/t 4127 t3g 3.2 Tarikh:28 Februari 2013(4) Perihal Rekod: Berkenaan dengan buku teks(5) Meter Panjang Rekod yang Dimusnahkan: 2g m.p(6) Peringkat Keselamatan: Terbuka(7) Kaedah Pemusnahan : No. Resit (Jika Dijual):

l-l oioat u', E dirincih i-l aimtu, semura l-l dipadamkan l-l oi;uarkaedah-kaedah lain: nyatakan......

(8) Tarikh Pemusnahan: 1.3.2013 (9) Tempat Pemusnahan:Pejabat Bahagian pentadbiran

PEGAWAI YANG MELAKSANAKAN PEMUSNAHAN

(10) Nama Pegawai: Norhanizah Mohd SallehTa ndata n gan: Norhaniza hJawatan: PT N17

(1 1) Nama Saksi: Norhamizah AliTandatangan: NorhamizahJawatan: pT N22

Tandatangan dan Meterai/Cap Ja

Tarikh:4.3.201 3

saya mengesahkan bahawa rekod diatas telah dimusnahkan dengan sewajarnya mengikutSeksyen 25 dan 26, Akta Arkib Negara 2003 lAkta 629]:

Nama Pegawai: Hasmah Zainol

Jawatan: Pen. peg. Tad bir

t1)

(2)

t3)

Lampiran 2 (a)

PENERANGAN

BORANG PENENTUSAHAN PEMUSNAHAN REKODAWAM -Arkib 12/OB

Kementerian/labatan/Agensi: Nama Kementerian/labatan/Agensi yang memohon.Contoh:

Nama Kementeria n / Jabatan / Agensi : Sekolah Kebangsaan ABC

Bahagian/Cawangan/Unit: Bahagian/cawangan/unit yang terdapat dalam sesuatuKementerian /labalan / Agensi yang memohon. Contoh:

Nama Bahagian/Cawangan/Unit: Bahagian Pengurusan

Surat Kebenaran Bagi Pemusnahan:

[3.1) No. Ruiukan: Merujuk kepada nombor rujukan surat kebenaran pemusnahan dariArkib Negara,

(3.2) Tarikh: Tarikh surat kebenaran pemusnahan dari Arkib Negara.(4) Perihal Rekod: Merujuk kepada keterangan dan penjelasan ringkas mengenai isi

kandungan, jenis dan bentuk rekod yang telah dimusnahkan.

(51 Meter Paniang Rekod Yang Dimusnahkan: Merujuk kepada ukuran meter panjang(linear metre) rekod yang telah dimusnahkan (|abatan juga boleh menyatakan jumlah unitrekod/ fail).

(6) Peringkat Keselamatan: Merujuk kepada peringkat pengelasan rekod/ dokumen samaada Terbuka, Terhad, Sulit, Rahsia, dan Rahsia Besar.

t7) Kaedah Pemusnahan: Sila tandakan kaedah pemusnahan rekod dan nyatakan sekiranyaada kaedah lain yang digunakan.

(Bl Tarikh Pemusnahan: Merujuk kepada tarikh melaksanakan perbuatan memusnahkan.i9) Tempat Pemusnahan: Merujuk kepada lokasi di mana rekod dimusnahkan.[10] & [11) Pegawai Yang Menialankan Pemusnahan: Merujuk kepada pengesahan

pemusnahan oleh pegawai dan saksi yang melaksanakan pemusnahan rekod.

(12) Penentusahan : Merujuk kepada pengesahan pemusnahan oleh pegawai penyelia.

Lampiran 3TATACARA PELUPUSAN BUKU TEKS OLEH SEKOLAH

DI BAWAH JABATAN PELAJARAN NEGERI SELURUH NEGARA

Sekolah menubuhkan Jawatankuasa pelupusan(dipengerusikan oleh pengetua/ Guru Besar)

Pengasingan buku teks yang akan dilupuskan oleh pihaksekolah

Sekolah melengkapkan Borang permohonan pemusnahanRekod Awam Arkib 2/08 dan menghantar ke JpN

JPN mengumpul dan menyemak borang permohonansecara berkelompok yang diterima daripada pihak sekolah.JPN boleh membuat pemantauan ke sekolah untukmemastikan sekolah melaksanakan prosedur yang betul

JPN mengemukakan Borang Arkib 2/0g kepada ArkibNegara mengikut kelompok dan salinan kepada pihakAudit Negara

JPN menerima kelulusan daripada Arkib Negara danmenghantar surat kelulusan kepada sekolah terlibat

Pelaksanaan pelupusan berdasarkan syor kaedah yangtelah diluluskan mengikut JpN masing-masing

Sekolah menghantar satu (1) salinan BorangPenentusahan Pemusnahan Rekod Awam Arkib 12l0g keJPN untuk dipanjangkan ke Arkib Negara

Sekolah mengemas kini buku stok

Lampiran 4PROSES KERJA BAGI PENGURUSAN PELUPUSAN BUKU TEKS OLEH SEKOLAH

DI BAWAH JABATAN PELAJARAN SELURUH NEGARA

mrucrnx PROSES KERJA

*,

Pihak sekolah diminta untuk menubuhkan Lembaga PemeriksaPelupusan. Lembaga Pemeriksa Pelupusan dipengerusikan olehPengetua atau Guru Besar.

6)&Guru Penyelaras SPBT dikehendaki mengemas kini data buku teks SPBTtahun semasa sebelum mengenal pasti dan membuat pengasingansemua buku teks yang akan dilupuskan.

F)rlJPN menghantar surat arahan untuk melaksanakan pelupusanke sekolah. Sekolah perlu melengkapkan Borang PermohonanPemusnahan Rekod Awam Arkib 2/08 dan menghantar kepada JPN.

*,

JPN akan menyemak dan mengumpul semua borang permohonanArkib 2/08 daripada sekolah sebelum dihantar ke Arkib Negara.JPNboleh membuat pemantauan ke sekolah untuk memastikan sekolahmelaksanakan prosedur yang betul.

lrtleI

JPN mengemukakan Borang Arkib 2/08 kepada Arkib Negara mengikutkelompok dan salinan kepada pihak Audit Negara. Proses kelulusandaripada Arkib Negara akan mengambil masa sekurang-kurangnya 14haribekerja.

lA\,JPN menerima kelulusan daripada Arkib Negara dan menghantar suratkelulusan kepada sekolah yang memohon. Pihak sekolah akan merujukkepada JPN untuk mengambil tindakan seterusnya.

nIJPelaksanaan pelupusan berdasarkan syor kaedah yang telah diluluskanmengikut JPN masing-masing sehingga buku yang perlu dilupuskandikeluarkan daripada simpanan sekolah.

(a(.tSekolah menghantar satu (1) salinan Borang PenentusahanPemusnahan Rekod Awam Arkib 12/08ke JPN untuk dipanjangkan keArkib Negara.

f.lYJ. Sekolah mengemas kini buku stok.

Lampiran 5GAMBARAJAH PELUPUSAN REKOD AWAM BERDASARKAN

JADUAL PELUPUSAN REKOD BUKUTEKS

Lampiran 6KAEDAH MENGUKURTERBITAN DALAM UKURAN METER PANJANG

52cm tinggi = 0.52 m. pjg.100

panduan pelupusan buku teks spbt

Documents