panduan agenda mesyuarat jpms

PANDUAN AGENDA MESYUARAT JPMS SEKOLAH

1

PANDUAN AGENDA MESYUARAT JPMS SEKOLAH (Data Berakhir Januari, April, Jun Dan Oktober)

Peringatan: JANGAN diada-adakan Minit Mesyuarat JPMS jika mesyuarat tidak dilaksanakan untuk elak Tindakan Tatatertib diambil kerana memalsukan maklumat.

1. Mesyuarat JPMS melibatkan perbincangan berkenaan dengan data sekolah yang

dimasukkan dalam EMIS Online. Data EMIS terbahagi kepada empat komponen utama : a. Sekolah

i. Profil am ii. Pengurusan sekolah

iii. Kedudukan sekolah iv. Kawasan v. Bangunan

vi. Bilik vii. Kuarters guru

viii. Peralatan ix. Kemudahan sukan x. Tandas

xi. Kenderaan xii. Tempat letak kenderaan

b. Maklumat Asrama (Sekolah Mempunyai Asrama)

i. Bangunan asrama ii. Bilik-bilik asrama

iii. Peralatan

c. Maklumat Staf (pengesahan dan verifikasi data dibuat sebelum mesyuarat dengan semua guru dan staf)

Cadangan pengesahan dan verifikasi data 1. Melalui edaran maklumat diri yang telah di cetak dari EMIS

Online kepada semua staf dan dipungut semula untuk proses semakan,pengemaskinian dan penyelarasan data EMIS.Guru Data sebagai S/U melaporkan guru/staf masih gagal hantar cetakan semakan dalam mesyuarat dn diminitkan senarai nama.

i. Guru 1. Peribadi 2. Perkhidmatan 3. Kelulusan akademik 4. Kelulusan ikhtisas 5. Latihan


2

6. Elaun 7. Mata pelajaran ajar 8. Sejarah perkhidmatan 9. Kokurikulum 10. Tugas khas

ii. Bukan Guru 1. Peribadi 2. Perkhidmatan 3. Kelulusan 4. Latihan 5. Elaun 6. Sejarah perkhidmatan

d. Enrolmen Dan Kelas

i. Enrolmen & kelas ii. Murid yatim

iii. Murid pemulihan iv. Murid asrama v. Murid inklusif

vi. Murid kelas elektif vii. Murid pol

viii. Murid ke tingkatan peralihan ix. Murid ke thn 1 dari / tanpa prasekolah x. Murid beragama islam

xi. Murid mengulang xii. Pemegang biasiswa

xiii. Penghuni asrama xiv. Murid mendaftar thn 1 xv. Murid cicir (berhenti sekolah)

xvi. Murid cicir (masuk sistem lain) xvii. Murid bukan warganegara

xviii. Kelas cantum Pengesahan dan verifikasi data Enrolmen

GK/PK HEMmembentang dan mengesahkan makumat enrolmen dalam mesyuarat. Satu salinan hendaklah diserahkan kepada S/U untuk dikemaskini dalam EMIS Online. Hanya data yang dikeluarkan oleh HEM diistilahkan sebagai “data rasmi”


3

2. Pengesahan data sekolah dalam mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Maklumat Sekolah (JPMS) adalah merupakan DATA RASMI EKOLAH dan hendaklah diguna dalam proses kemaskini data EMIS Online.

3. Elakkan dari Guru Data MENCARI data bersendirian di sekolah. Semua AJK mesti membekal dan melaporkan data masing-masing semasa mesyuarat.

Perlaksanaan JPMS dan EMIS Di Peringkat Sekolah

1. Setiap ahli Jawatankuasa Pengurusan Maklumat Sekolah memainkan peranan dalam mengesahkan dan membekalkan data yang terlibat secara langsung dengan bidang tugas masing-masing di peringkat sekolah. Guru data boleh memaparkan EMIS Online kepada AJK untuk pengesahan. Contohnya Unit HEM membekalkan enrolmen pelajar terkini kepada guru data untuk dikemaskini dalam EMIS.

2. Cadangan menyemak maklumat guru dan staf : a. Data maklumat guru dan staf boleh dicetak dan diedarkan untuk disahkan oleh

guru dan staf berkenaan serta dipungut kembali bagi tujuan pengemaskinian sekiranya terdapat sebarang perubahan maklumat. Sebarang perubahan maklumat yang hendak dilakukan mestilah dirujuk kesahihannya dengan pihak pentadbiran sekolah (melalui rujukan fail dan kerani sekolah ) .

b. Semakan maklumat guru/staf dengan merujuk fail peribadi guru atau BRP di pejabat dengan mendapat kebenaran dari pihak pengurusan sekolah.

3. Segala komponen maklumat data EMIS hendaklah dikemaskini mengikut data semasa sebelum tarikh akhir kutipan data EMIS atau APABILA BERLAKU PERUBAHAN.

4. Utiliti semakan data EMIS boleh dibentangkan dan ralat-ralat sepatutnya telah dibersihkan oleh guru data. (Penerangan ralat yang disemak hendaklah dijelaskan dengan sebaik-baiknya oleh guru data kepada AJK JPMS).

5. Lampiran pengesahan sekolah EMIS Online dipaparkan kepada AJK untuk semakan bersama.

6. Headcount/Bilangan guru dan staf mengikut gred dan perjawatan hendaklah disemak dan diselaraskan antara data EMIS dan Headcount semasa. PK Pentadbiran hendaklah membentangkan headcount semasa termasuklah melaporkan senarai guru/staf baru berkhidmat dan senarai berpindah (masuk atau keluar sekolah).


4

7. Dokumen yang perlu dihantar ke PPD selepas setiap berakhirnya kutipan data EMIS : a. Lampiran pengesahan data EMIS. b. Minit mesyuarat JPMS (Awal Bulan Januari, April, Jun dan Oktober) c. Cetakan Laporan Ralat Data EMIS sekolah JPN Perak versi semasa.

8. Tarikh akhir dokumen perlu dihantar ke PPD adalah 5 hari setelah berakhirnya tarikh

kutipan akhir data EMIS untuk memudahkan laporan di peringkat PPD dan JPN dibuat berkenaan dengan perlaksanaan mesyuarat JPMS sekolah. Bermaksud sekolah kena hantar cetakan semak ralat pada 25 Januari, 25 Mac, 25 Jun dan 25 Oktober setiap tahun ke PPD.

9. Segala dokumen berkaitan dengan semakan data EMIS yang dilaksanakan setiap kali kutipan hendaklah difailkan di peringkat sekolah untuk memudahkan semakan semula semasa pemantauan JPMS dan pengauditan data EMIS sekolah. Pastikan satu salinan perkara 7 di atas disimpan dalam Fail EMIS sekolah.

10. Oleh itu, adalah amat penting untuk sekolah-sekolah sentiasa mengemaskini data EMIS pada setiap bulan bagi memastikan data EMIS negeri adalah yang data yang terkini dan sahih agar dapat memenuhi permintaan data sekolah sama ada di peringkat KPM/JPN/PPD.

11. Manual Definisi Variabel EMIS Online boleh diperolehi dalam fungsi muat turun EMIS Online atau dari Portal JPN Perak (Rujuk Menu Muat Turun > Fail-Fail Guru Data).

12. Data EMIS Online sekolah hendaklah dimuat turun pada setiap 2 minggu sekali untuk simpanan pihak sekolah bagi rujukan data EMIS mengikut bulan. Data yang dimuat turun adalah dalam bentuk zip file (Lihat contoh cara simpananfail di bawah) dan disimpan dalam fail EMIS sekolah. Untuk memudahkan penyimpanan data, data EMIS boleh diburn dalam CD atau dalam apa jua bentuk storan data yang lain mengikut pihak pengurusan sekolah.

Cara menyimpan fail emis5.zip (Arkib)

1. 5 Januari 2012 – Muat turun emis5.zip. (Rename sebagai emis5_0501_2011.zip)

2. 15 Januari 2012 – Muat turun emis5.zip (Rename sebagai emis5_1501_2011.zip)

3. 1 Februari 2012– Muat turun emis5.zip (Rename sebagai emis5_0102_2011.zip)

4. 15 Februari 2012– Muat turun emis5.zip (Rename sebagai emis5_1502_2011.zip)


5

Ikut langkah di atas untuk fail seterusnya. Ini bermaksud kita mempunyai simpanan data (Arkib) untuk 2 fail sebulan. Namun sila muat turun setiap kali ada melakukan kemaskini data.

Unit Pengurusan Maklumat, Sektor Pengurusan Maklumat (ICT), JPN Perak

panduan agenda mesyuarat jpms

Documents