organisasi si sttgarut

Perkembangan Organisasi Teknologi Informasi SEKOLAH TINGGI TEKNOLOGI GARUT Definisi tahap perkembangan dan perubahan bentuk organisasi teknologi informasi di Sekolah Tinggi Teknologi Garut dari tahun 2004 sampai dengan 2008.

2008

UPT Perpustakaan Sekolah Tinggi Teknologi Garut

2008-01-01

1 | P e r k e m b a n g a n O r g a n i s a s i T I

Latar Belakang

PROFILE SEKOLAH TINGGI TEKNOLOGI GARUT (STT-GARUT)

Sekolah Tinggi Teknologi Garut diselenggarakan mulai tahun 1991 berdasarkan

keputusan Direktur Jendral Pendidikan Tinggi No. 0.167/0/1991 tanggal 28 Maret

1991 dan bernaung di bawah Yayasan Al-Musaddadiyah. Pada saat ini STT-Garut

menyelenggarakan empat jurusan/ program studi, yang terdiri dari 3 (tiga) jenjang

strata satu (S-1) yaitu Teknik Industri, Teknik Sipil dan Teknik Informatika, serta 1

(satu) studi jenjang diploma tiga (D-3) yaitu Teknik Komputer. [HILDA]

STT-Garut dalam pelaksanaan dan implementasinya, dikelola oleh seorang Ketua

yang dibantu oleh para Pembantu Ketua. Di bawah Ketua dan Pembantu Ketua,

terdapat unsur pimpinan jurusan yaitu Ketua dan Sekretaris Jurusan, serta pelaksana

yaitu Staf Akademik (Dosen) yang didukung oleh unit-unit kerja yang meliputi

Lembaga Pengabdian Masyarakat, Bagian Administrasi Keuangan, Bagian

Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan, Bagian Administrasi Umum dan Kepala

Unit Pelayanan Teknis. Selain itu, untuk menjamin mutu pendidikan maka dibentuk

Biro Penjaminan Mutu Pendidikan yang langsung bertanggung jawab kepada ketua.

[HILDA]

ORGANISASI TI DALAM STRUKTUR ORGANISASI STT-GARUT

Sistem Informasi sudah menjadi sasaran pengembangan dalam Rencana Strategis

STT-Garut tanun 2004 sampai dengan 2009 [RENSTRA: 23], namun organisasi TI

dalam bentuk Strategic Business Unit (SBU) Unit Pelaksana Teknis Sistem Informasi

mulai diberlakukan tanggal 3 Maret 2008 melalui SK Ketua STT-Garut Nomor:

170/STTG/A-1/III/2008 tentang Struktur Organisasi dan Tata Kerja Sekolah Tinggi

Teknologi Garut

U P T S y s t e m I n f o r m a s i | 2

Gambar 1: Struktur Organisasi STT-Garut sebelum tahun 2008.

YAYASAN AL-MUSADDADIYAH

PembantuKetua I

PembantuKetua II

PembantuKetua III

KETUA

Biro Penjaminan Mutu

SenatSekolah Tinggi

Biro Administrasi

Akademik

Biro Administrasi

Keuangan

Biro Umum

SenatMahasiswa

Program Studi KoordinatorLaboratorium

UPT Perpustakaan

UPT Sistem Informasi

Dosen Laboratorium

Keterangan:

: Jalur HIrarki

: Jalur Koordinasi

YAYASAN AL-MUSADDADIYAH

PembantuKetua I

PembantuKetua II

PembantuKetua III

KETUA

Biro Penjaminan Mutu

SenatSekolah Tinggi

Biro Administrasi

Akademik

Biro Administrasi

Keuangan

Biro Umum

SenatMahasiswa

Program Studi KoordinatorLaboratorium

UPT Perpustakaan

UPT Sistem Informasi

Dosen Laboratorium

Keterangan:

: Jalur HIrarki

: Jalur Koordinasi

Gambar 2: Struktur Organisasi Sekolah Tinggi Teknologi Garut tahun 2008.


TUJUAN PENELITIAN

Tulisan ini ditujukan untuk menjawab sejumlah pertanyaan berikut ini:

1. Bagaimana perkembangan organisasi TI di STT-Garut?

2. Bagaimana cara pandang organisasi terhadap Teknologi Informasi (TI) /

Sistem Informasi (SI) dan organisasinya di setiap periode perkembangannya?.

3. Sejauh mana STT-Garut memposisikan organisasi TI dalam bisnisnya?

Dan juga untuk memberikan sejumlah masukan kepada Manajemen Eksekutif STT-

Garut seputar manajemen organisasi TI yang sedang berjalan.

METODE PENELITIAN

Penelitian ditempuh dengan melakukan studi dokumen, observasi, dan wawancara.


Permasalahan Manajemen TI STT-Garut

Sekitar tahun 1997-an, sebagian besar pekerjaan di Sekolah Tinggi Teknologi Garut

(STT-Garut) dikerjakan dengan menggunakan perangkat komputer Pentium I yang

saling terhubung melalui jaringan coaxial. Perangkat lunak Sistem Informasi

Manajemen Akademik sudah dioperasikan untuk kepentingan pencatatan,

pemrosesan dan pencetakan dokumen akademik. Organisasi telah menunjuk Ahmad

Zaky sebagai staf yang bertanggung jawab atas instalasi, perawatan, dan

pengembangan TI/SI - meliputi perangkat keras komputer dan jaringannya, serta

perangkat lunak Sistem Informasi Manajemen Akademik.

KONTRIBUSI MAHASISWA

Mahasiswa Dan Kepengurusan Laboratorium Komputer

Sekitar tahun 2001-an, STT-Garut melalui Jurusan Teknik Informatika memutuskan

untuk melibatkan mahasiswa Teknik Informatika dalam mengelola Laboratorium

Komputer, sebagaimana tertulis dalam Laporan Pertanggung Jawaban mereka

tanggal 4 Januari 2002, “Dalam salah satu pertemuan berikutnya, bapak Syakur

(Sekretaris Jurusan Teknik Informatika saat itu, Red.) menegaskan bahwa kami

mengganti posisi rekan kami (kakak angkatan, Red.) yang sebelumnya telah ditunjuk

sebagai pengurus / kordinator laboratorium.” [LABKOM].

Di dalam laporan tersebut disebutkan bahwa kegiatan mereka meliputi :

1. Penjadwalan kegiatan praktikum komputer

2. Instalasi perangkat lunak komputer

3. Instalasi jaringan komputer

4. Inventarisasi komputer

5. Perakitan atau maintenance komputer


6. Penelitian untuk pengembangan teknologi informasi, dengan tujuan: “untuk

pengembangan dan pemberdayaan teknologi komputer di laboratorium

komputer STT-Garut.” [LABKOM]

Pengelolaan Laboratorium Komputer Oleh Mahasiswa

Di dalam laporan diceritakan bahwa, “Dalam pertemuan berikutnya, bapak Syakur

menyebutkan bahwa bapak Wahyudin adalah ketua Laboratorium dan kami berada

di bawahnya.” [LABKOM] Sekalipun Labkom telah terpetakan dalam struktur

organisasi STT-Garut, namun menurut mahasiswa kepengurusan Labkom STT-Garut

saat itu belum optimal karena ketua Labkom STT-Garut belum ditetapkan secara

formal melalui SK. Tidak adanya kordinasi antara ketua Labkom dengan mahasiswa

disebabkan karena penunjukan tersebut belum dikuatkan dengan Surat Keputusan

Ketua STT-Garut, sebagaimana tersebut dalam laporan, “Tiada SK yang menegaskan

beliau memiliki kapasitas tugas seperti itu. Inilah yang menyebabkan beliau tidak

membuat jalur kordinasi dengan kami.” [LABKOM]

Hal menarik pada isi laporan tersebut adalah bahwa pada tahun 2001 dan

sebelumnya, organisasi laboratorium komputer yang bertugas melayani kegiatan

praktikum semua Jurusan di STT-Garut dioperasikan sepenuhnya oleh mahasiswa

teknik Informatika yang diperbantukan oleh Jurusan Teknik Informatika di

Laboratorium Komputer. Dalam laporan tersirat bahwa sebelumnya organisasi

Labkom dikelola penuh oleh mahasiswa, ”Dengan ketidakjelasan tersebut (Tidak

adanya SK pengangkatan ketua Labkom, Red.), maka dipastikan kami akan

kewalahan menghadapi tugas-tugas Labkom yang jumlahnya banyak dan

seharusnya diurus di bawah kordinasi ketua Laboratorium.” [LABKOM]

Pusat Teknologi Komputer (PUSTEKOM)

Melalui laporan yang mereka tulis diketahui bahwa mahasiswa memiliki visi

pengembangan organisasi Labkom. Hal tersebut tersirat dalam harapan mereka yang

dituliskan pada bagian pendahuluan laporan, bahwa mereka berharap agar laporan


tersebut “menjadi pembuka bagi usaha perbaikan dan pengembangan organisasi

serta kegiatan laboratorium komputer.” [LABKOM]. Visi mereka kemudian

diwujudkan dengan membuat Bab khusus dalam laporan tentang pengembangan

organisasi yang dimaksud oleh mereka, yakni PUSTEKOM

Dalam Laporan tersebut diusulkan agar “Pengurus laboratorium komputer diberi

otoritas penuh atas pengelolaan laboratorium komputer, mulai dari pengelolaan

organisasi, pengelolaan dana, dan penyelenggaraan kegiatan laboratorium

komputer.” [LABKOM]. Mereka ingin STT-Garut memiliki unit dengan otonomi yang

luas yang mengampu otoritas tersebut yakni PUSTEKOM, yang kegiatannya antara

lain sebagai berikut: 1) Menyelenggarakan helpdesk, 2) Mengadakan dan merawat

perangkat komputer, 3) Mengembangkan perangkat teknologi komputer dalam

penelitian, dan 4) Pengabdian masyarakat dalam bentuk proyek implementasi

teknologi komputer untuk masyarakat. Secara tidak langsung, mahasiswa telah

memetakan kegiatan PUSTEKOM ke dalam tridarma perguruan tinggi, di mana

bagian darma akademiknya diwujudkan dalam bentuk dukungan terhadap kegiatan

akdemik (point 1 dan 2).

Dalam laporan tersebut, mahasiswa menggambarkan struktur organisasi Pustekom,

dipimpin oleh ketua yang ditunjuk oleh lembaga pendidikan, dibantu oleh satu atau

lebih staf yang diangkat oleh lembaga pendidikan dan mahasiswa yang diangkat oleh

kepengurusan. Mereka pun memetakan kegiatan PUSTEKOM secara spesifik

diselenggarakan di :

1. Ruang Praktikum

2. Perpustakaan khusus

3. Aula pertemuan (untuk forum diskusi)

4. Pusat informasi (untuk Helpdesk)

5. Balai Usaha


6. Laboratorium Riset dan Teknologi

7. Ruang Organisasi

Usulan tersebut kemudian direspon positif oleh ketua STT-Garut saat itu dan

meminta agar Ahmad Hazairin Ramli Dipl.Inf (Dosen Teknik Informatika) untuk

menjadi kepala Pustekom. Namun karena kesibukan di perusahaan konsultan TI yang

dipimpinnya, akhirnya Pustekom tidak terwujud.

PELEBARAN WILAYAH TUGAS LABKOM

Sebagai akibat dari layanan Labkom yang tidak hanya untuk jurusan Teknik

Informatika saja, tetapi juga bagi jurusan lain yang menggunakan Labkom, maka

jabatan kepala Labkom kemudian diubah menjadi Koordinator Labkom dan

mahasiswa yang diperbantukan disebut asisten kordinator Labkom.

Sekitar tahun 2002-an, seiring dengan penurunan kinerja staf TI sebagai akibat dari

kesibukan di perusahaan konsultan TI yang dipimpinnya, penanganan perangkat TI di

STT-Garut akhirnya dilakukan oleh staf lain yang fungsinya berada di luar TI. Begitu

pula dengan mahasiswa yang diangkat sebagai asisten kordinator Labkom, terkadang

mereka ikut menangani perangkat TI di luar Labkom. Dengan demikian maka

pelayanan Labkom saat itu tidak hanya bagi para pengguna Labkom semua jurusan

saja, tetapi juga untuk staf STT-Garut, apakah pelayananan tersebut karena diminta

pengguna atau inisiatif sendiri.

Pada tahun ini asisten telah melakukan pengembangan teknologi sebagai berikut:

1. File server untuk tujuan:

a. Mengakses sumber daya yang diperlukan asisten saat memasang

dan merawat perangkat komputer.

b. Pengamanan komputer terpusat dengan server anti virus.

c. Membagi koneksi internet.


2. Menghubungkan jaringan kantor dengan laboratorium melalui file server.

Wilayah layanan Labkom pada tahun ini hampir meliputi setiap bagian di STT-Garut.

Permasalahan timbul awal tahun 2003, yakni saat Kordinator Labkom terlalu

mempercayakan semua urusan Laboratorium Komputer kepada asistennya –

mungkin karena hingga tahun 2003 SK pengangkatan belum dikeluarkan. Sementara

itu, pekerjaan di luar Labkom menyebabkan asisten kehilangan banyak waktu untuk

menangani pekerjaan utamanya di Laboratorium Komputer. Dengan kata lain,

Labkom hampir telah ditinggalkan oleh pengurusnya. Sejumlah besar pengajuan

kebijakan seputar penggunaan Laboratorium Komputer dari para penggunanya tidak

dikeluarkan. Beberapa diantaranya kemudian menyebabkan terganggunya kegiatan

di Laboratorium Komputer sehingga menurunkan tingkat kepercayaan pengguna dan

berujung pada penggantian Koordinator Labkom. Kemudian jabatan kordinator

Labkom diserahkan kepada staf TI STT-Garut, dan alumni yang saat mahasiswa

mengajukan PUSTEKOM kemudian diangkat sebagai staf dan kepala Labkom STT-

Garut.

Tahun 2003 merupakan tahun di mana terjadi peningkatan penggunaan komputer di

Sekolah Tinggi Teknologi Garut. Sistem informasi kedua dikembangkan melalui

mekanisme outsourcing, yakni Sistem Pembayaran Uang Kuliah Mahasiswa. Pada

awalnya sistem ini dikembangkan dengan menggunakan arsitektur local database

sebagaimana Sistem Informasi Manajemen Akademik. Tetapi kebijakan manajemen

untuk melayani transaksi melalui lebih dari satu loket menyebabkan perombakan

arsitektur menjadi client server database. Perombakan tersebut menyebabkan

munculnya aristektur database baru, yakni Database Server dan pekerjaan baru yakni

administrasi Database Management Sistem - yang meliputi user dan maintenance

database. Lembaga tidak mengeluarkan kebijakan mengangkat staf TI khusus untuk

pekerjaan tersebut, melainkan membebankannya kepada kepala Laboratorium

Komputer.


Tahun 2004 sistem ketiga dikembangkan melalui mekanisme outsourcing, yakni

Sistem Pencatatan Kehadiran dan Pembayaran Honor Dosen. Karena

pengembangnya sama dengan sistem kedua, maka database-nya bersatu. Namun

integrasi database belum dianggap persoalan penting oleh Lembaga, sehingga pada

periode berikutnya SMS Center dikembangkan dengan database terpisah sekalipun

data nya bersumber dari database Sistem Informasi Manajemen Akademik dan dua

Sistem lainnya. Hal ini menyebabkan munculnya tugas baru bagi kepala

Laboratorium Komputer, yakni memperbaharui database SMS Center setiap

semester.

Tahun 2007, Sekolah Tinggi Teknologi Garut mulai hadir di internet. Pembuatan situs

kampus dilakukan melalui mekanisme outsourcing. Beberapa bulan kemudian, tugas

pengelolaan situs dilimpahkan kepada Laboratorium Komputer. Sehingga kini kepala

Laboratorium Komputer selain bertanggung jawab atas perangkat dan kegiatan di

Laboratorium Komputer, juga bertanggung jawab atas semua perangkat lunak yang

beroperasi di berbagai medium, seperti tampak pada model berikut ini:

Sistem InformasiManajemen Kampus

Berbasis Windows

Berbasis W E B

Jaringan Seluler

Jaringan Kompter Kabel dan Nirkabel

Local Area

Netw

ork

Wide Area Network


Berbasis Windows

Berbasis W E B

Jaringan Seluler


Local Area

Netw

ork

Wide Area Network


Berbasis Windows

Berbasis W E B

Jaringan Seluler


Local Area

Netw

ork

Wide Area Network

Gambar 3. Model Jalur Informasi STT-Garut.

Pada tahun yang sama, ketua STT-Garut menunjuk Laboratorium Komputer untuk

membangun internet hotspot di lingkungan kampus. Kesuksesan hotspot di STT-

Garut menyebabkan Yayasan al-Musaddadiyah menunjuk Laboratorium Komputer


STT-Garut untuk membangun jaringan kota dan bertanggung jawab atas distribusi

internet di seluruh lembaga yang berada di bawah naungannya.

Gambar 4 : Internet Hotspot Sekolah Tinggi Teknologi Garut

Gambar 5: Layout Jaringan MAN Yayasan al-Musaddadiyah


Wi-Fi

Wi-F

i

Gambar 6: Disribusi Internet al-Musaddadiyah melalui jaringan kota

Hingga akhir tahun 2007, tugas Laboratorium Komputer yang dijalankan oleh kepala

Laboratorium Komputer dan dua asisten mahasiswanya meliputi:

1. Perawatan dan instalasi perangkat komputer di lingkungan STT-Garut.

2. Pengelolaan data library, ftp server dan backup pada file server.

3. Pengelolaan Database Management Sistem pada database server.

4. Pengelolaan jaringan internet LAN dan MAN, berikut perangkat interkoneksi

terkait dan anjungan internet.

5. Pengelolaan situs kampus STT-Garut.

6. Penelitian dan Pengembangan perangkat lunak penunjang Sistem Informasi

yang harus dipublikasikan melalui Buletin Teknologi Informasi.

7. Pengelolaan kegiatan forum TI tahunan dalam bentuk Workshop.

Pembebanan tugas Laboratorium Komputer di luar fungsi dan kapasitasnya tersebut

menyebabkan dikeluarkannya sebuah keputusan internal oleh kepala Labkom, yakni


otomatisasi terhadap sejumlah pekerjaan Labkom. Dan dikeluarkan pula sebuah

usulan kepala Labkom kepada STT-Garut agar STT-Garut membentuk Unit Teknologi

Informasi yang bertanggung jawab untuk menjalankan tugas pekerjaan yang

sebagian besar telah dibebankan kepada Laboratorium Komputer.

Akhirnya, usulan pembentukan Unit Teknologi Informasi (UTI) sebagai organisasi TI

disetujui oleh ketua STT-Garut di dalam rapat senat pada tahun 2007. Namun karena

belum ada SK Ketua STT-Garut untuk UTI, maka selama masa menunggu itu

pekerjaan kepala Labkom pada domain organisasi TI hanya merancang struktur dan

fungsi organisasi berdasarkan ide PUSTEKOM, mensimulasikan fungsi tersebut

dengan bantuan mahasiswa, dan melaporkan sejumlah rancangan parsialnya kepada

ketua STT-Garut, di antaranya program jangka panjang, mekanisme pembinaan

kegiatan kemahasiswaan dalam organisasi TI, serta fungsi dan struktur organisasi TI.

Pada tanggal 3 Maret 2008, ketua STT-Garut kemudian menetapkan organisasi TI

dalam bentuk UPT Sistem Informasi.

Gambar 7: Model kegiatan UTI yang dikembangkan oleh Kepala Labkom STT-Garut tahun 2007

berkaitan dengan penjaringan pelajar sebagai potential market perguruan tinggi


Gambar 8: Perangkat Otomatisasi Ekspor Database

ANGGARAN PENGEMBANGAN TI

Pengelolaan keuangan UPT TI terkait dengan pengembangan TI masih dipegang oleh

biro keuangan STT-Garut. Mulai tahun 2003, rata-rata setiap satu tahun sekali STT-

Garut mengalokasikan dana pengembangan Sistem Informasi.

2003 : Sistem Pembayaran Uang Kuliah Mahasiswa

2004 : Sistem Pembayaran Honor Dosen

2005 : Pengadaan perangkat komputer sebagai terminal Sistem Informasi

2006 : SMS Center dan pengadaan server

2007 : Sistem Perpustakaan dan jaringan Wifi

2008 : Pengadaan Infrastruktur SI

Setiap bulan STT-Garut menganggarkan dana cadangan untuk pengadaan dan

perawatan perangkat, serta honor kepala UPT TI berikut asistennya.


Gambar 9: Ruang Unit Teknologi Informasi

TAHAP PERKEMBANGAN ORGANISASI TI STT-GARUT

Dengan demikian maka tahapan penting perkembangan organisasi TI di STT-Garut

dari tahun 1997 sampai dengan 2008 adalah sebagai berikut:

1. Tahap Awal. Pada awalnya pengelolaan TI di STT-Garut dilakukan oleh staf

TI.

2. Tahap Ide. Saat kinerja staf TI melemah, mahasiswa yang menjadi asisten

kordinator Labkom menggantikan fungsinya. Hal ini menyebabkan wilayah

tugas Labkom meluas dan menambah beban asisten. Beban ini menstimulus

asisten untuk mengusulkan PUSTEKOM sebagai organisasi TI yang

menjalankan fungsi pelayanan, pengelolaan dan pengembangan terhadap

teknologi komputer di wilayah tridarma perguruan tinggi.

3. Tahap Persiapan. Unit Teknologi Informasi yang diajukan oleh kepala

Laboratorium Komputer sekalipun telah disetujui oleh ketua STT-Garut

melalu rapat senat tapi belum ditentukan posisinya dalam struktur

organisasi.


4. Tahap Pembentukan. Organisasi TI ditetapkan kedudukannya dalam struktur

organisasi STT-Garut melalui SK Ketua STT-Garut , dalam bentuk SBU Unit

Pelaksana Teknis Sistem Informasi.

Gambar 10: Perkembangan kontribusi asisten kordinator Labkom dan senat Perguruan Tinggi STT-

Garut terhadap pembentukan organisasi TI STT-Garut


Analisis Kondisi Organisasi TI Terkini

PANDANGAN STT-GARUT TERHADAP ORGANISASI TI

Tujuan Strategis

Di dalam rencana strategisnya disebutkan bahwa tujuan kegiatan akademik STT-

Garut dalam lima tahun mendatang dirumuskan secara umum sebagai berikut:

1. Meningkatkan efisiensi pendidikan dan pengajaran.

2. Menghasilkan output lulusan yang berkualitas yang bukan saja dapat

menjawab tantangan pembangunan dan kebutuhan tenaga kerja bidang

rekayasa dan teknologi informasi tetapi juga mempunyai peluang dalam

bidang kewirausahaan.

3. Meningkatkan posisi STT-Garut sebagai perguruan tinggi yang dapat terus

mengikuti perkembangan teknologi dan informasi serta berupaya

menghasilkan lulusan yang berkualitas sehingga mampu bersaing secara global

[RENSTRA: 4].

Salah satu upaya yang ditempuh untuk meningkatkan posisi tersebut adalah dengan

menetapkan Sistem Informasi sebagai salah satu sasaran pengembangan [RENSTRA :

23]. STT-Garut menetapkan pengembangan Sistem Informasi merupakan bagian dari

rencana strategis untuk mencapai tujuan strategis nya [RENSTRA : 21].

Rencana Pengembangan Sistem Informasi

Sub bab ini dikutip seluruhnya dari Rencana Strategis 2004-2009 Sekolah Tinggi

Teknologi Garut.

Keberadaan sarana sistem informasi dalam sebuah lembaga pendidikan tinggi

merupakan suatu tuntutan dan keharusan. Pemenuhan kebutuhan sistem informasi

di STT-Garut dilakukan dengan mengimplementasikan sistem manajemen informasi.

Sistem informasi manajemen tidak hanya menghubungkan unit-unit yang berada


dalam lembaga juga antara lembaga dengan dunia luar. Sistem jaringan informasi

yang digunakan selain dengan menggunakan sistem LAN (Local Area Network), juga

telah dilengkapi dengan sistem jaringan internet.

Seiring dengan visi dan misi STT-Garut, maka sistem informasi manajemen ini

menggunakan sistem komputerisasi. Hal ini dimaksudkan untuk peningkatan

layanan dan efisiensi dan efektivitas pemanfaatan informasi. Selain itu juga sistem

informasi ini diharapkan dapat menunjang dan mendukung serta peningkatan proses

belajar mengajar yang ada di lingkungan STT-Garut (merupakan salah satu dari

tujuan strategis) yang senantiasa berkaitan dengan perkembangan ilmu pengetahuan

dan teknologi.

Pengembangan sistem informasi dilakukan dengan cara memperluas jaringan baik

lokal maupun global dengan jalan:

1. Menyediakan perangkat sistem informasi yang bisa dipergunakan oleh seluruh

komponen sivitas akademika.

2. Mengadakan program pelatihan untuk mengakses informasi dengan perangkat

yang telah ada kepada seluruh sivitas akademika.

3. Menyediakan akses tentang STTG secara on-line melalui internet sehingga

mempermudah masyarakat luas (khususnya civitas akademika) untuk

mendapatkan informasi yang lengkap mengenai STTG.


Tabel 1

Ringkasan Pengembangan Sistem Informasi

No Kegiatan Sasaran

Pelaksana t1 t2 t3 t4 t5

1 Up date web PI PI PI PI PI S

2 Hot Spot area PII PII PI PI PI S

3 Sistem Infomasi Akademik PI PI PI PI PI S

4 Sistem Informasi Keuangan PII PII PI PI PI S

5 Sistem Informasi Personalia PII PII PII PI PI S

6 Sistem Informasi Perpustakaan

PII PII PII PI PI S

7 Sistem Informasi Ruang/ Lahan

PII PII PII PII PI S

8 Integrasi informasi unit fungsional

PII PII PI PI PI S

9 Media Informasi elektronik PII PII PII PI PI S

P I : rencana harus dilakukan sepenuhnya

P II : rencana dilaksanakan sejauh memungkinkan

P III : rencana dilaksanakan sesuai dengan kemampuan sumberdaya yang tersedia


Tugas Unit Pelaksana Teknis Sistem Informasi (UPT SI)

Menurut SK Ketua STT-Garut Nomor: 170/STTG/A-1/III/2008, UPT Sistem informasi

adalah unsur pelaksana kegiatan di bidang pengolahan data dan sistem informasi

akademik pada STTG, yang berada di bawah dan bertanggungjawab kepada Ketua

STTG. UPT Sistem Informasi mempunyai tugas mengumpulkan, mengolah,

menyajikan, dan menyimpan data dan informasi serta memberikan pelayanan untuk

kebutuhan Administrasi Akademik, Umum, Keuangan, penelitian, dan pengabdian

kepada masyarakat, serta tugas-tugas lain yang diberikan oleh Ketua STTG. Untuk

menyelenggarakan tugasnya, UPT Sistem Informasi dibantu oleh Sub-Biro/ Staf:

1. Input dan Processing data yang bertugas mengumpulkan dan mengolah data

dan informasi;

2. Output dan Arsip data yang bertugas menyajikan, menyampaikan dan

menyimpan data dan informasi;

3. Administrasi yang bertugas melaksanakan urusan tata usaha UPT Sistem

Informasi;

LINGKUP TUGAS UPT SI DALAM MELAKSANAKAN RENSTRA PENGEMBANGAN SI

Berikut ini digambarkan tentang sejauh mana tugas UPT SI mengakomodasi renstra

pengembangan SI:


JALAN PENGEMBANGAN MAMPU

1. Menyediakan perangkat sistem informasi yang bisa

dipergunakan oleh seluruh komponen sivitas akademika X/√

2. Mengadakan program pelatihan untuk mengakses,

informasi dengan perangkat yang telah ada kepada seluruh

sivitas akademika

√

3. Menyediakan akses tentang STTG secara on-line melalui

internet sehingga mempermudah masyarakat luas

(khususnya civitas akademika) untuk mendapatkan

informasi yang lengkap mengenai STTG

X/√

Menyediakan perangkat untuk mengakses informasi di LAN ataupun Internet tidak

dapat dilakukan oleh UPT SI jika tugas staf 1 dan 2 hanya seputar penanganan data

atau informasi. Namun jika meliputi pengelolaan perangkat teknologinya, maka UPT

SI mampu untuk memenuhi jalan pengembangan. Jika memang UPT SI tidak dapat

menyediakan perangkat, maka pengelolaannya mungkin dilakukan oleh pihak ketiga

melalui mekanisme outsorcing.

ORGANISASI BERDASARKAN FUNGSI UPT SI TAHUN 2008

Fungsi UPT SI

UPT SI melanjutkan aktivitas yang selama ini dijalankan oleh Labkom. UPT SI

berusaha untuk mengambil sebagian besar tugas organisasi Labkom, kecuali

pengelolaan kegiatan di Labkom. Fungsi UPT SI STT-Garut antara lain sebagai berikut:

1. Perawatan dan instalasi perangkat komputer di lingkungan STT-Garut.

2. Pengelolaan file server untuk kepentingan data library dan backup data.

3. Pengelolaan database server.


4. Pengelolaan jaringan internet LAN dan MAN, berikut perangkat interkoneksi

terkait dan anjungan internet.

5. Pengelolaan situs kampus STT-Garut.

6. Riset Teknologi Informasi seputar pengembangan perangkat lunak

penunjang sistem informasi, perkuliahan, praktikum dan kegiatan bisnis

masyarakat yang dipublikasikan melalui Forum Diskusi TI, Workshop, atau

Buletin Teknologi Informasi.

7. Pengelolaan inventory

8. Pengelolaan Perpustakaan

9. Helpdesk

Fungsi tersebut kemudian dikelompokan berdasarkan wilayah tugas dan kelompok

fungsi sebagai berikut:

WILAYAH TUGAS / KELOMPOK FUNGSI

INFORMASI INFRASTRUKTUR RISTI

CORE FUNCTION 1) Perencanaan dan pengelolaan situs kampus

2) Perencanaan dan pengelolaan Anjungan Informasi

Perencanaan, Instalasi, pengawasan, dan perawatan infrastruktur TI di lingkungan STT-Garut.

1) RISTI seputar pengembangan perangkat lunak penunjang sistem informasi, perkuliahan, praktikum dan kegiatan bisnis masyarakat

2) Publikasi produk kegiatan RISTI dalam bentuk Workshop ataupun Buletin TI.

3) Pengelolaan Balai Latihan Kerja Mahasiswa (BLKM)

4) Pengelolaan kegiatan pelatihan dan sertifikasi.


SUPPORT FUNCTION

System Administration 1) Penanganan Database Management Sistem pada database server.

2) User Management dan Folder Security pada File Server

3) User & content management pada situs kampus.

1) Bandwidth Controller pada Router

2) Filter dan Internet Cache Management pada Firewall

3) Antivirus Client Server Management

Data Warehouse & Quality

1) Pengumpulan dan pengelolaan kualitas bahan baku informasi digital, seperti album foto, gambar, suara, video, dan sebagainya pada file server.

2) Data & informasi quality assurance

1) Pengumpulan dan pengelolaan kualitas sumber daya perangkat lunak pada file server

2) Software & Hardware Quality Assurance

3) Inventarisasi Aset Organisasi TI.

Pengumpulan dan pengelolaan kualitas referensi digital dan non digital terkait RISTI, misalnya e-Book dan Referensi Teknis lainnya pada file server.

Management 1) Pencatatan alamat kontak internet sivitas akademika

2) Pengembangan SOP layanan informasi pada web atau anjungan informasi

3) Multimedia processing

1) Standarisasi, pemetaan, dan pemantauan Jaringan.

2) Pengelolaan Registrasi Internet Hotspot

3) Pencatatan masalah perangkat TI

4) Pengembangan standard operational procedure penggunaan perangkat teknologi informasi.

1) Pencatatan risalah kegiatan forum TI.

2) Dokumentasi Administrasi BLKM

3) Pengelolaan registrasi pelatihan dan sertifikasi TI.

4) Pengembangan standard operational procedure dan kurikulum pelatihan atau sertifikasi TI.

Helpdesk Information Centre, menangani buku tamu online dan pertanyaan seputar kampus atau organisasi TI.

Support Centre, menangani persoalan seputar perangkat TI

Learning Centre, melayani informasi seputar pelatihan dan sertifikasi TI.


Organisasi UPT SI

Berdasarkan fungsi tersebut dan disesuaikan dengan sumber daya yang ada, kepala

UPT SI merancang struktur organisasi UPT TI sebagai berikut:

Gambar 11. Struktur Organisasi UPT SI

Deskripsi Tugas

Chief of Information

Organization

: Memimpin organisasi, merancang rencana strategis TI dan

mengambil keputusan berdasarkan kepada rencana

strategis STT-Garut untuk mewujudkan misi dan visi STT-

Garut.


INFORMATION CENTRE

Data Warehouse &

Quality Assurance

: 1. Mengelola data pada file server, meliputi:

pengumpulan, pengujian, pengelompokan, dan

penetapan hak akses atas data tersebut.

2. Melakukan pengukuran terhadap kualitas data

dan informasi yang tersimpan pada file server,

ataupun yang menjadi input atau yang diproduksi

oleh SI

Information

Engineering

: Merekayasa informasi sesuai dengan kebutuhan sub biro

lainnya. Rekayasa informasi dalam bentuk multimedia

processing dan lain sebagainya. Produk rekayasa informasi

misalnya, spot iklan yang dipublikasikan di Web, Anjungan

Informasi, Radio, dan lain sebagainya.

Data Base : Mengelola Data Base Management System meliputi hak

akses pengguna, maintenance data base dan server, dan

lain sebagainya.

WEB : Mengelola dan mengembangkan portal kampus di

internet yang meliputi situs kampus, berita, rumah

alumni, rumah mahasiswa, rumah dosen, forum, galeri

kegiatan, elearning, email, UPT, SIMAK Online, dan lain

sebagainya. Kegiatannya meliputi publikasi produk

rekayasa informasi, pengamanan portal, penentuan hak

user atau pengunjung, dan lain sebagainya.

Hep Desk : 1. Melayani kunjungan dan pertanyaan secara online

ataupun offline seputar kampus dan organisasi TI


khususnya berdasarkan data dan informasi.

2. Melakukan survei kepada customer yang

menunjang pengukuran layanan dan tingkat

kematangan organisasi TI.

TECHNICAL SUPPORT CENTRE

Inventory : Mengelola aset organisasi TI khususnya dan aset TI di STT-

Garut. Kegiatannya meliputi pendataan dan pengamanan

aset, serta pencatatan peminjaman dan perbaikannya.

Peripheral : Mengelola perangkat lunak dan keras komputer serta

piranti terkait (seperti printer dan lain sebagainya).

Kegiatannya meliputi instalasi, pengamanan dan

troubleshooting,

Network : Mengelola jaringan komputer, meliputi instalasi,

pengamanan, troubleshooting, pemetaan, dan

pengembangan jaringan.

Help Desk : Melayani kunjungan, pertanyaan seputar perangkat,

mengelola registrasi internet hotspot, dan permintaan

penanganan teknis.

LEARNING CENTRE

Research : 1. Melakukan penelitian terhadap perangkat TI

(khususnya Open Source) yang dapat diterapkan

dan menunjang bisnis strategis STT-Garut.

2. Mendiskusikan penelitian di dalam forum TI


3. Mempublikasikan hasil penelitian melalui Buletin

Teknologi Informasi.

Education : 1. Menyelenggarakan pelatihan seputar TI dari sisi

teknik ataupun managemen. Diharapkan dapat

bekerja sama dengan penyelenggara sertifikasi TI.

2. Memberi kesempatan kepada mahasiswa untuk

diperbantukan pada UPT SI dalam menjalankan

fungsinya.

Grounding Hall : Menyelenggarakan balai latihan kerja mahasiswa di

bidang TI, yang secara jangka panjang diharapkan dapat

menjadi sektor real yang memberikan keuntungan

pendidikan bagi mahasiswa, dan finansial (minimalnya

dapat menunjang operasional UPT SI) dan popularitas bagi

bagi UPT SI khususnya dan STT-Garut umumnya.

Help desk : Menginformasikan kegiatan kursus dan melayani

registrasinya.


Proses Bisnis

Relasi Penelitian dan Pelatihan dalam Proses Bisnis

Strategi Pengujian Organisasi dan Fungsinya

Setelah ditetapkan sebagai organisasi TI yang ada begitu struktur organisasi baru

ditetapkan tahun 2008, rencana strategis pun harus diimplementasikan. Termasuk di

dalamnya tugas UPT SI harus dijalankan, dan staf harus segera diadakan. Namun

hingga bulan Oktober ini, keputusan penambahan staf belum dikeluarkan oleh ketua

STT-Garut. Jabatan kepala UPT SI masih dirangkap dengan kepala Labkom. Padahal

semua fungsi tidak dapat dilakukan oleh kepala UPT SI seorang diri.


Untuk menguji organisasi UPT SI dan fungsinya, kepala UPT SI menunjuk empat

orang mahasiswa sebagai asisten untuk mengkoordinasikan mahasiswa yang

menjalankan fungsi pusat layanan UPT SI (Service Centre: Information, Technical

Support, & Learning), yakni satu orang dalam fungsi penanganan informasi, dua

orang dalam fungsi penanganan infrastruktur (untuk network dan peripheral), dan

satu orang untuk fungsi penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.

UPT SI menyertakan sejumlah mahasiswa untuk membantu tugas keempat asisten

tersebut. Mahasiswa yang membantu tersebut disebut workgroup, diseleksi

mengikuti mekanisme perekrutan yang telah ditetapkan UPT SI, dimana asisten

adalah mahasiswa tingkat III, dan pembantu mereka adalah mahasiswa tingkat II, dan

mereka telah mengikuti forum TI serta memenuhi syarat kompetensi yang diperoleh

dengan atau tanpa mengikuti diklat yang diselenggarakan oleh UPT SI. Semua

anggota workgroup wajib mengikuti kegiatan penelitian dan pengabdian UPT SI.

Fungsi hepdesk dijalankan secara bergantian oleh anggota workgroup. Kedudukan

asisten kepala UPT SI di dalam helpdesk sebagai support. Asisten memberikan

pelatihan kepada anggota workgroup-nya agar dapat menjalankan fungsi helpdesk.

Sementara asisten mempelajari berbagai tugas manajemen TI dan melakukan

penelitian dalam bimbingan kepala UPT TI. Kegiatan penelitian selain untuk

perkembangan TI STT-Garut juga dapat dijadikan kegiatan Kerja Praktek untuk

masing-masing asisten. Pengembangan TI juga dilakukan oleh mahasiswa yang

magang di UPT SI


Penutup

KESIMPULAN

Dalam perjalanan pengembangan TI, terjadi pergeseran dari organisasi Labkom

menjadi organisasi TI yang secara umum disebabkan karena :

1. Penurunan kinerja staf TI.

2. Penunjukan tugas tanpa kekuatan hukum (Surat Keputusan).

3. Munculnya ide PUSTEKOM dari mahasiswa yang menjadi asisten kordinator

Labkom.

4. Keleluasaan asisten kordinator Labkom dalam mengembangkan fungsi

Labkom.

STT-Garut kemudian menjadikan Sistem Informasi sebagai salah satu objek

pengembangan dalam RENSTRA tahun 2004-2009. Tahun 2008 STT-Garut

menetapkan organisasi TI dalam bentuk SBU, yakni UPT Sistem Informasi yang tugas

staf / sub biro dalam RENSTRA diragukan dapat menjalankan sejumlah fungsi yang

sementara ini sudah dijalankan oleh Labkom. Tugas UPT SI cenderung difokuskan

kepada pengelolaan informasi saja, dan tidak meliputi infrastruktur.

Pada kenyataannya UPT SI masih berada pada tahap persiapan, karena belum

ditunjang dengan ketersediaan staf serta kepala UPT yang bebas rangkap jabatan

dan ditunjuk dengan kekuatan hukum dan kontrak kerja yang mengikat (melalui

Surat Keputusan Ketua STT-Garut). Keikutsertaan mahasiswa dalam kepengurusan

UPT SI hanya merupakan strategi untuk meguji organisasi dan fungsi manajemen TI

dengan level layanan atau kegiatan yang minimal.


SARAN

1. Aktivitas manajemen TI yang dilaksanakan oleh Labkom dan dilanjutkan oleh

UPT SI adalah kebutuhan kritikal, yang dilakukan karena memang diperlukan.

Kebijakan dan dukungan STT-Garut terhadap organisasi TI akan

mempengaruhi banyak pekerjaan terkomputerisasi. Karenanya organisasi TI

akan mempengaruhi performa bisnis proses STT-Garut. STT-Garut harus

segera meningkatkan performa layanan organisasi TI, dengan cara

meningkatkan sumber daya.

2. Sebaiknya diperjelas dalam RENSTRA berikutnya, apakah tugas UPT SI

meliputi pengelolaan terhadap teknologi TI atau tidak?. Jika meliputi, maka

harus ada penjelasan atas rincian tugas UPT SI yang disebutkan dalam SK

Ketua STT-Garut Nomor: 170/STTG/A-1/III/2008 tentang Struktur Organisasi

dan Tata Kerja Sekolah Tinggi Teknologi Garut. Jika tidak meliputi, maka

harus dijelaskan pula apakah STT-Garut memiliki unsur penunjang khusus

yang menangani teknologi seperti misalnya UPT Teknologi Informasi yang

dipimpin oleh Chief of Techology Organization (CTO), atau diserahkan

pengelolaannya kepada pihak ketiga. Jika demikian maka harus dikeluarkan

surat ketetapan baru yang mencantumkan unsur penunjang khusus tersebut

atau penjelasan tentang pengelolaan infrastruktur TI. Bagaimanapun, harus

ada kejelasan siapakah pihak yang bertanggung jawab dalam pengelolaan

teknologi atau infrastruktur TI ini karena merupakan bagian yang tidak

terpisahkan dengan SI.

3. Dalam performanya yang sekarang ini, UPT TI harus tetap memperhatikan

kunci sukses yang didefinisikan oleh Treacy dan Wirsema: Operational

excellence, product leadership, dan customer intimacy.


Gambar 12 Advantage and disadvantage—dimensions of competency (source: M. Treacy and F. Wiersma, The Discipline of Market Leaders: Choose Your Customers, Narrow Your Focus, Dominate

Your Market, HarperCollins, London, 1995)

Operational excelence: UPT SI harus menyediakan produk atau layanan yang

murah, mudah, dan berkualitas.

Product leadership: UPT SI harus terus mengembangkan produk dan

layanannya agar lebih memenuhi kebutuhan customernya.

Customer Intimacy: UPT SI harus proaktif mencari tahu kebutuhan customer-

nya.

4. Kondisi permintaan layanan yang banyak dengan tingkat pelayanan yang

rendah menyebabkan UPT SI disebut ‘Wild cat’. Kesuksesan dicapai dengan

meningkatkan inovasi. Dalam posisi ini strategi TI/SI difokuskan pada tugas

dan pengembangan proses, mengidentifikasi pelanggan potensial, dan jenis

segmen pelanggan.


Gambar 13: Product portfolio (source: Boston Consulting Group)

Referensi

Hilda Ainis Syifa, 2008. Rencana Strategis Pengembangan Lembaga Pendidikan (Studi

Kasus pada Sekolah Tinggi Teknologi Garut). Program Pascasarjana Universitas

Negeri Sunan Gunung Djati Bandung.Indonesia.

John Ward dan Joe Pappard. 2002. Strategic Planning for Information System 3rd

Edition. John Wiley & Sons, Ltd. England.

Laporan Pertanggung Jawaban Periode Kepengurusan 2002/2003. Laboratorium

Komputer Sekolah Tinggi Teknologi Garut. Indonesia.

Panduan Akademik. 2001. Sekolah Tinggi Teknologi Garut. Indonesia.

Rencana Strategis 2004/2009 Sekolah Tinggi Teknologi Garut, 2004. Indonesia.

Rinda Cahyana, 2007. 10 Years Yamusa Network. Unit Teknologi Informasi Sekolah

Tinggi Teknologi Garut. Indonesia.


Tentang Penulis

Rinda Cahyana, lahir di Ciamis tanggal 17 Oktober 1979. Lepas

dari program IPA SMUN 1 Subang tahun 1997 sempat di

terima sebagai mahasiswa sarjana program studi teknik mesin

Sekolah Tinggi Teknologi Kutawaringin Subang, dan peserta

calon mahasiswa Sekolah Tinggi Pemerintahan Dalam Negeri

(STPDN). Namun pendidikan sarjananya diselesaikan pada

program studi Teknik Informatika Sekolah Tinggi Teknologi Garut. Pada tahun 2003

sempat diterima sebagai Staf TI di PT Pratita Prama Nugraha Jakarta Pusat, dan

hingga kini sebagai tenaga pengajar dan kepala Laboratorium Komputer di Sekolah

Tinggi Teknologi Garut. Tahun 2005 diangkat sebagai tenaga pengajar Pegawai

Negeri Sipil Departemen Pendidikan Nasional di lingkungan Kordinator Perguruan

Tinggi Swasta Wilayah IV Jawa Barat dan Banten yang diperbantukan di Sekolah

Tinggi Teknologi Garut. Tahun 2007 melanjutkan pendidikan pascasarjana program

studi Teknik Informatika spesialis Sisten Informasi di Sekolah Teknik Elektro dan

Informatika Institut Teknologi Bandung.

organisasi si sttgarut

Documents