no. semakan: 00 pejabat bendahari kod ... -...

OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN

PEJABAT BENDAHARI

Kod Dokumen: UPM/OPR/BEN/AK019/AKN

Halaman: 1/18

No. Semakan: 00

No. Isu: 02

ARAHAN KERJA AUTOMATIC FEES CHARGING (AFC) MELALUI STUDENT ACCOUNTING

SYSTEMS (SAS)

Tarikh: 03/01/2011

Tujuan : Arahan kerja ini menerangkan tatacara

I. AFC II. Student Debit Note III. Batch Debit Note IV. Batch Debit Note Upload V. Student Credit Note VI. Batch Credit Note VII. Batch Credit Note Upload

I. AUTOMATIC FEE CHARGES (AFC)

Automatic Fee Charges (AFC) dilakukan pada setiap pembukaan semester baru. Tindakan yang perlu dilakukan adalah seperti berikut:

1. Klik ikon Sas Client dan klik Process. Rujuk skrin 1.

Skrin 1

2. Masukkan User Name dan Password serta klik butang di Login To untuk memilih modul program yang

diingini. Rujuk skrin 2. Klik login untuk memasuki sistem.

DOKUMEN TIDAK TERKAW

AL


PEJABAT BENDAHARI


Halaman: 2/18

No. Semakan: 00

No. Isu: 02


SYSTEMS (SAS)

Tarikh: 03/01/2011

Skrin 2

3. Klik Process dan pilih Auto Fee Charge (AFC) seperti yang ditunjukkan pada skrin 3.

Skrin 3

4. Rujuk skrin 4.

a) Klik Selected Faculty dan masukkan kod fakulti di ruangan Faculty sekiranya ingin mengenakan caj yuran untuk pelajar di dalam satu fakulti sahaja atau klik All Faculty untuk caj yuran kepada semua pelajar yang aktif.


AL


PEJABAT BENDAHARI


Halaman: 3/18

No. Semakan: 00

No. Isu: 02


SYSTEMS (SAS)

Tarikh: 03/01/2011

b) Klik butang Scroll untuk memilih semester yang patut dicaj.

c) Klik All Semester untuk caj semua pelajar atau Individual Semester dan masukkan nombor semester

jika ingin mengenakan yuran kepada pelajar di dalam semester tertentu sahaja.

d) Klik Post Semester Fee.

Skrin 4

5. Rujuk skrin 5.

a) Klik Select All apabila senarai program beserta bilangan pelajar aktif yang belum dicaj muncul. b) Klik Preview & Post dan klik butang Yes apabila paparan pertanyaan muncul.

Skrin 5


AL


PEJABAT BENDAHARI


Halaman: 4/18

No. Semakan: 00

No. Isu: 02


SYSTEMS (SAS)

Tarikh: 03/01/2011

6. Laporan seperti yang dipaparkan pada skrin 6 akan muncul apabila sistem telah berjaya memproses data

yang diperlukan. Klik gambarajah ( ) untuk tujuan export laporan ke dalam bentuk fail yang diingini bagi tujuan cetakan dan semakan.

Skrin 6

7. Apabila semua data di dalam laporan didapati betul,klik tanda ( ) dan skrin seperti di skrin 7 akan terpapar.

Skrin 7

8. Klik butang Yes sekiranya tiada pembetulan yang ingin dibuat. Cetak AFC Summary Report dan jernal

hendaklah dicetak untuk tujuan pengesahan dan kelulusan.


AL


PEJABAT BENDAHARI


Halaman: 5/18

No. Semakan: 00

No. Isu: 02


SYSTEMS (SAS)

Tarikh: 03/01/2011

9. Sekiranya terdapat pembetulan caj yuran kepada pelajar, tindakan pembetulan boleh dilakukan seperti

berikut :

a) Terkurang Caj Yuran - Tindakan Debit Note dengan mengikuti mana-mana langkah di bawah tajuk B, C atau D yang mana sesuai.

b) Terlebih Caj Yuran - Tindakan Credit Note dengan mengikuti mana-mana langkah di bawah

tajuk E, F atau G yang mana sesuai. II. STUDENT DEBIT NOTE

Proses Student Debit Note dilakukan untuk menambah kadar yuran atau jenis yuran kepada pelajar secara individu.

1. Klik Process dan pilih Student Debit Note seperti yang ditunjukkan oleh skrin 8.

Skrin 8

2. Masukkan nombor matrik pelajar yang betul di ruangan Matric No dan tekan butang Tab. Maklumat

pelajar seperti yang ditunjukkan oleh skrin 9 akan terpapar.


AL


PEJABAT BENDAHARI


Halaman: 6/18

No. Semakan: 00

No. Isu: 02


SYSTEMS (SAS)

Tarikh: 03/01/2011

Skrin 9

3. Taipkan keterangan di ruangan Description dan isikan juga kod-kod yuran yang terlibat di ruangan Fee

Code, tekan Tab serta isikan jumlah yuran terkurang caj di ruangan Amount. Rujuk skrin 10.

Skrin 10

4. Setelah semua yuran yang berkaitan dimasukkan, tekan Save. Paparan pertanyaan untuk mengesahkan

tindakan akan muncul seperti yang ditunjukkan oleh skrin 11. Klik Yes.


AL


PEJABAT BENDAHARI


Halaman: 7/18

No. Semakan: 00

No. Isu: 02


SYSTEMS (SAS)

Tarikh: 03/01/2011

Skrin 11

5. Nombor Debit Note akan muncul di ruangan Debit No seperti di skrin 12. Klik Post Debit.

Skrin 12

6. Paparan pertanyaan untuk mengesahkan tindakan akan muncul sekali lagi seperti yang ditunjukkan oleh

skrin 13. Klik butang Yes.


AL


PEJABAT BENDAHARI


Halaman: 8/18

No. Semakan: 00

No. Isu: 02


SYSTEMS (SAS)

Tarikh: 03/01/2011

Skrin 13

7. Cetak laporan transaksi dan jernal yang berkaitan untuk tujuan semakan dan pengesahan. Failkan laporan. III. BATCH DEBIT NOTE

Proses Batch Debit Note dilakukan untuk mengenakan caj yuran mengikut program tertentu dan mengikut semester semasa pelajar.

1. Dari skrin utama, klik Process dan pilih Batch Debit Note seperti yang ditunjukkan oleh skrin 14.

Skrin 14


AL


PEJABAT BENDAHARI


Halaman: 9/18

No. Semakan: 00

No. Isu: 02


SYSTEMS (SAS)

Tarikh: 03/01/2011

2. Klik di tepi bahagian Faculty dan pilih fakulti yang berkenaan. Jenis program di bawah fakulti tersebut akan

terpapar beserta nama program dan bilangan pelajarnya. Rujuk skrin 15.

Skrin 15

3. Klik kotak di bahagian tepi kod program yang ingin dicaj. Taipkan keterangan di ruang Description. Klik All

Semester untuk caj semua pelajar di dalam program tersebut atau klik Individual Semester dan taipkan semester pelajar yang ingin dicaj di ruang Semester.

Skrin 16


AL


PEJABAT BENDAHARI


Halaman: 10/18

No. Semakan: 00

No. Isu: 02


SYSTEMS (SAS)

Tarikh: 03/01/2011

4. Klik Fee Info dan taipkan kod yuran diruangan Fee Code atau letakkan cursor di ruangan tersebut dan tekan

F10 untuk memilih jenis yuran yang berkaitan. Tekan Tab dan taipkan jumlah yuran yang ingin dikenakan. Rujuk skrin 17.

Skrin 17

5. Klik butang Save. Paparan pertanyaan untuk mengesahkan tindakan akan muncul seperti yang ditunjukkan

di skrin 18. Klik butang Yes.

Skrin 18


AL


PEJABAT BENDAHARI


Halaman: 11/18

No. Semakan: 00

No. Isu: 02


SYSTEMS (SAS)

Tarikh: 03/01/2011

6. Cetak laporan transaksi dan jernal yang berkaitan untuk tujuan semakan dan pengesahan. Failkan laporan.

IV. BATCH DEBIT NOTE UPLOAD

Batch Debit Note Upload digunakan untuk mengenakan caj yuran kepada sekumpulan pelajar berlainan program menggunakan fail yang mengandungi maklumat nombor matrik pelajar di dalam bentuk text.

1. Dari skrin utama, klik Process dan pilih Batch Debit Note Upload seperti yang ditunjukkan di skrin 19.

Skrin 19

2. Taipkan keterangan di ruangan Description seperti yang ditunjukkan di skrin 20.

Skrin 20


AL


PEJABAT BENDAHARI


Halaman: 12/18

No. Semakan: 00

No. Isu: 02


SYSTEMS (SAS)

Tarikh: 03/01/2011

3. Klik gambarajah ( ) seperti di skrin 21 dan pilih fail yang mengandungi senarai nombor matrik pelajar yang ingin dicaj. Pastikan fail adalah di dalam format text.

Skrin 21

4. Senarai pelajar daripada fail text tersebut akan terpapar.Rujuk skrin 22.

Skrin 22


AL


PEJABAT BENDAHARI


Halaman: 13/18

No. Semakan: 00

No. Isu: 02


SYSTEMS (SAS)

Tarikh: 03/01/2011

5. Klik Fee Info dan taipkan kod yuran di ruangan Fee Code atau letakkan cursor di ruangan tersebut dan

tekan F10 untuk memilih jenis yuran yang berkaitan. Tekan Tab dan taipkan jumlah yuran yang ingin dikenakan. Rujuk skrin 23.

Skrin 23

6. Klik butang Save. Paparan pertanyaan untuk mengesahkan tindakan akan muncul seperti yang ditunjukkan

di skrin 24. Klik butang Yes.

Skrin 24

7. Cetak laporan transaksi yang berkaitan untuk tujuan semakan dan pengesahan. Failkan laporan.


AL


PEJABAT BENDAHARI


Halaman: 14/18

No. Semakan: 00

No. Isu: 02


SYSTEMS (SAS)

Tarikh: 03/01/2011

V. STUDENT CREDIT NOTE

Proses Student Credit Note dilakukan untuk mengurangkan caj yuran pelajar tertentu secara individu.

1. Klik Process dan pilih Student Credit Note seperti yang ditunjukkan oleh skrin 25.

Skrin 25

2. Taipkan nombor matrik pelajar di ruangan Matric No dan tekan butang Tab. maklumat pelajar akan

ditunjukkan seperti di skrin 26.

Skrin 26


AL


PEJABAT BENDAHARI


Halaman: 15/18

No. Semakan: 00

No. Isu: 02


SYSTEMS (SAS)

Tarikh: 03/01/2011

3. Taipkan keterangan di ruangan Description. Taipkan kod yuran yang hendak dikurangkan di ruangan Fee

Code dan masukkan jumlah di ruangan Amount. Rujuk skrin 27.

Skrin 27

4. Klik butang Save dan paparan pertanyaan untuk mengesahkan tindakan akan terpapar seperti yang

ditunjukkan di skrin 28. Klik Yes.

Skrin 28


AL


PEJABAT BENDAHARI


Halaman: 16/18

No. Semakan: 00

No. Isu: 02


SYSTEMS (SAS)

Tarikh: 03/01/2011

5. Nombor Credit Note yang telah dihasilkan akan muncul di ruangan Credit No. Klik OK apabila paparan

seperti yang ditunjukkan di skrin 29 muncul.

Skrin 29

6. Cetak laporan transaksi yang berkaitan untuk tujuan semakan dan pengesahan. Failkan laporan. VI. BATCH CREDIT NOTE

Proses Batch Credit Note dilakukan untuk mengurangkan caj yuran mengikut program tertentu dan mengikut semester semasa pelajar.

1. Klik Process dan pilih Batch Credit Note seperti yang ditunjukkan di skrin 30.

Skrin 30


AL


PEJABAT BENDAHARI


Halaman: 17/18

No. Semakan: 00

No. Isu: 02


SYSTEMS (SAS)

Tarikh: 03/01/2011

2. Untuk langkah-langkah seterusnya rujuk langkah 2 hingga 6 bahagian III. VII. BATCH CREDIT NOTE UPLOAD

Batch Credit Note Upload digunakan untuk mengurangkan caj yuran kepada sekumpulan pelajar berlainan program menggunakan fail yang mengandungi maklumat nombor matrik pelajar di dalam bentuk text.

1. Klik Process dan pilih Batch Credit Note Upload seperti yang ditunjukkan di skrin 31.

Skrin 31

2. Untuk langkah-langkah seterusnya, rujuk langkah 2 hingga 7 bahagian IV.


AL


PEJABAT BENDAHARI


Halaman: 18/18

No. Semakan: 00

No. Isu: 02


SYSTEMS (SAS)

Tarikh: 03/01/2011


AL

no. semakan: 00 pejabat bendahari kod ... -...

Documents