pekeliling bendahari bil. 5 tahun 2019 penutupan …

PEKELILING BENDAHARI BIL. 5 TAHUN 2019

PENUTUPAN AKAUN TAHUN 2019

UNIVERSITI SAINS MALAYSIA

PEJABAT BENDAHARI


TARIKH DIKELUARKAN: 26 OGOS 2019

Diedarkan kepada:

Semua Ketua Pusat Tanggungjawab

KANDUNGAN 1. TUJUAN ............................................................................................................................ 3

2. LATAR BELAKANG .......................................................................................................... 3

3. PERANAN KETUA PTJ ..................................................................................................... 4

4. PERUNTUKAN TAHUN 2019 ............................................................................................ 4

5. PEROLEHAN TAHUN 2019 .............................................................................................. 5

6. PEMBAYARAN BEKALAN/ PERKHIDMATAN DAN KERJA TAHUN 2019 ..................... 5

7. PEMBAYARAN TUNTUTAN STAF/ BUKAN STAF/ KERJA SAMBILAN/ LEBIH MASA

TAHUN 2019 ..................................................................................................................... 6

8. KAD KORPORAT .............................................................................................................. 6

9. PENDAHULUAN DIRI DAN PELBAGAI............................................................................ 6

10. PEMBAYARAN KERJA-KERJA BINAAN DALAM KEMAJUAN (WORK IN PROGRESS)

TAHUN 2019 ..................................................................................................................... 7

11. PENGESAHAN PANJAR WANG RUNCIT DAN MESIN FRANGKI TAHUN 2019 ............ 7

12. PENERIMAAN/ KUTIPAN TAHUN 2019 ........................................................................... 7

13. RINGKASAN JADUAL PENUTUPAN AKAUN USM TAHUN 2019 .................................. 8

14. TARIKH KUAT KUASA ..................................................................................................... 8

15. PENUTUP .......................................................................................................................... 8

Lampiran 1 ....................................................................................................................................... 10

JB.PB.G.5/2019

Pekeliling Bendahari Bil. 5 Tahun 2019 Mukasurat 3

PEKELILING BENDAHARI BIL. 5 TAHUN 2019: PENUTUPAN AKAUN TAHUN 2019 UNIVERSITI SAINS MALAYSIA

1. TUJUAN

Pekeliling ini bertujuan memberi penjelasan mengenai aktiviti penutupan akaun tahunan Universiti Sains Malaysia (USM) bagi tahun 2019.

2. LATAR BELAKANG

2.1 Selaras dengan Surat Pekeliling Am Bil. 6 Tahun 2004 dan Pekeliling

Perbendaharaan PA3.1, USM dikehendaki mengemukakan laporan seperti berikut:

a) Laporan Ringkasan Kedudukan Kewangan dan Prestasi Tahunan kepada Jemaah Menteri selewat-lewatnya pada 9 Januari 2020 (Khamis);

b) Penyata Kewangan USM Tahun 2019 dapat disediakan oleh Jabatan Bendahari mengikut tarikh sasaran dan diserahkan kepada Jabatan Audit Negara untuk diaudit dan disahkan selewat-lewatnya pada 20 Mac 2020 (Jumaat); dan

c) Laporan Tahunan dan Penyata Kewangan yang telah diaudit dikemukakan kepada Jemaah Menteri selewat-lewatnya pada 31 Julai 2020 (Jumaat).

2.2 Ketua Audit Negara melalui surat rujukan AUDIT/IP/SAK/147/652(85) bertarikh 11 Julai 2018 telah memberikan arahan kepada semua Badan Berkanun Persekutuan (BBP) dan Agensi bahawa mulai tahun kewangan 2019, penyata kewangan yang dikemukakan kepada Jabatan Audit Negara oleh BBP dan Agensi hendaklah lengkap dan auditable. Antara perkara yang perlu disertakan bersama-sama dengan Penyata Kewangan tahunan adalah seperti berikut:

a) Penyata Pengerusi dan seorang Ahli Lembaga Pengarah lengkap

bertandatangan; b) Pengakuan dan Pegawai Utama yang bertanggungjawab ke atas

pengurusan kewangan yang bertandatangan; dan c) Dokumen sokongan yang lengkap.

Sekiranya USM tidak mengemukakan dokumen sokongan yang lengkap dan auditable, USM dianggap belum mengemukakan Penyata Kewangan dalam tempoh yang ditetapkan sekaligus menyebabkan USM tidak mematuhi Pekeliling Perbendaharaan PA3.1.

2.3 Sehubungan dengan perkara ini, adalah amat penting supaya semua tarikh sasaran yang dinyatakan dalam pekeliling ini dipatuhi dengan sepenuhnya oleh Ketua Pusat Tanggungjawab (PTJ). Selain dari tarikh sasaran, masa juga memainkan peranan penting. Oleh yang demikian, adalah ditetapkan bahawa penerimaan dokumen kewangan di kaunter-

JB.PB.G.5/2019


kaunter Jabatan Bendahari adalah dalam waktu kerja pejabat biasa sahaja.

2.4 Sekiranya PTJ tidak mematuhi aktiviti penutupan akaun tahunan ini, ianya

akan memberi impak berikut kepada USM:

a) Laporan Ringkasan Kedudukan Kewangan dan Prestasi Tahunan kepada Jemaah Menteri pada 9 Januari 2020 (Khamis) tidak dapat disediakan secara tepat;

b) Penyata Kewangan USM tidak menunjukkan kedudukan kewangan sebenar, lengkap dan auditable;

c) Prestasi hasil dan belanja tahun 2019 akan terkurang diambilkira; d) Prestasi perbelanjaan tahun 2019 akan menentukan nilai

penerimaan geran kerajaan pada tahun 2019; e) Penyata Kewangan USM Tahun 2019 tidak dapat disediakan oleh

Jabatan Bendahari mengikut tarikh sasaran dan diserahkan kepada Jabatan Audit Negara untuk diaudit dan disahkan pada 23 Mac 2020 (Jumaat); dan

f) Laporan Tahunan dan Penyata Kewangan yang telah diaudit tidak dapat dikemukakan kepada Jemaah Menteri pada 31 Julai 2020 (Jumaat).

3. PERANAN KETUA PTJ

3.1 Ketua PTJ hendaklah memastikan peraturan yang ditetapkan di dalam pekeliling ini dipatuhi dalam memastikan penutupan akaun USM tahun 2019 berjalan dengan lancar.

3.2 Ketua PTJ hendaklah memastikan permohonan pengumpulan cuti rehat

ke Award Wang Tunai (AWT) staf di bawah seliaan diluluskan selewat-lewatnya 30 November 2019 (Sabtu).

3.3 Ketua PTJ hendaklah memastikan dokumen kewangan tidak dikumpul

untuk mengelakkan lambakan dokumen pada hari terakhir penerimaan dokumen di Jabatan Bendahari.

4. PERUNTUKAN TAHUN 2019

4.1 Menurut Akta Perbekalan 2019, peruntukan mengurus tahunan akan luput pada akhir tahun dan tidak boleh dibawa ke hadapan walaupun komitmen telah dibuat melalui Pesanan Rasmi Universiti/ Pesanan Dalaman dalam tahun berkenaan.

4.2 Semua Ketua PTJ hendaklah memastikan peruntukan PTJ bagi

tahun 2019 adalah mencukupi untuk membayar semua perbelanjaan yang telah dibuat.

JB.PB.G.5/2019


4.3 Sekiranya peruntukan tidak mencukupi, maka bayaran bagi perbelanjaan yang berkenaan akan dikenakan kepada peruntukan tahun 2020. Perkara ini akan menjejaskan perancangan PTJ bagi tahun 2020. Tiada peruntukan tambahan akan dipertimbangkan.

4.4 Ketua PTJ diminta mengemukakan permohonan viremen akhir tahun

2019 kepada Jabatan Bendahari sebelum 30 September 2019 (Isnin).

5. PEROLEHAN TAHUN 2019

5.1 Semua PTJ diminta memastikan tarikh akhir tutup pelawaan Sebutharga 30 September 2019 (Isnin) dan Tender adalah pada 3 September 2019 (Selasa). Tarikh akhir penghantaran Laporan Penilaian Teknikal (LPT) Sebutharga dan Tender kepada Seksyen Perolehan mengikut kampus berkaitan ialah 1 Oktober 2019 (Selasa).

5.2 Tarikh akhir pengeluaran surat setuju terima kepada pembekal ialah 1 November 2019 (Jumaat). Kegagalan pematuhan tarikh yang ditetapkan akan mengakibatkan proses perolehan tergendala.

5.3 Semua PTJ diminta memastikan pengeluaran borang pesanan dan borang pesanan dalaman hendaklah dikeluarkan selewat-lewatnya pada 1 November 2019 (Jumaat) bagi memastikan bekalan dan perkhidmatan diterima/ disempurnakan serta penjanaan Nota Penerimaan Barangan (GRN) selewat-lewatnya pada 25 November 2019 (Isnin).

5.4 Jika terdapat keperluan di luar jangka, permohonan pengeluaran borang pesanan dan borang pesanan dalaman hendaklah dikemukakan kepada Jabatan Bendahari.

5.5 PTJ yang mengendalikan bil kontrak perkhidmatan tahunan/ telefon/

air dan elektrik hendaklah mengemukakan bil sebenar bulan Disember 2019 kepada Seksyen Bayaran, Jabatan Bendahari mengikut kampus masing-masing untuk dikemaskini ke dalam akaun Universiti selewat-lewatnya pada 2 Januari 2020 (Khamis).

6. PEMBAYARAN BEKALAN/ PERKHIDMATAN DAN KERJA TAHUN 2019

6.1 Adalah menjadi tanggungjawab semua PTJ untuk memastikan semua bil dan tuntutan yang diterima daripada pembekal dan kontraktor dibayar dalam tahun kewangan yang sama.

6.2 Pembayaran perolehan bekalan/ perkhidmatan dan kerja yang telah

dikeluarkan borang pesanan tetapi belum diterima/ disempurnakan dalam tahun semasa akan dikenakan kepada peruntukan tahun 2020.

JB.PB.G.5/2019


6.3 Semua dokumen kewangan yang telah lengkap hendaklah dikemukakan kepada Seksyen Bayaran Jabatan Bendahari untuk tindakan pembayaran selewat-lewatnya pada 2 Disember 2019 (Isnin).

6.4 Pembayaran perolehan bekalan/ perkhidmatan dan kerja yang telah

diterima/ disempurnakan dalam tahun semasa tetapi invois dan dokumen sokongan tidak dikemukakan kepada Seksyen Bayaran, Jabatan Bendahari selewat-lewatnya pada 2 Disember 2019 (Isnin) untuk tindakan pembayaran, akan dikenakan kepada peruntukan tahun 2020. Tiada peruntukan tambahan akan dipertimbangkan.

7. PEMBAYARAN TUNTUTAN STAF/ BUKAN STAF/ KERJA SAMBILAN/ LEBIH MASA TAHUN 2019

7.1 Semua tuntutan staf/ bukan staf/ kerja sambilan/ kerja lebih masa

sehingga bulan November 2019 perlu dikemukakan kepada Jabatan Bendahari selewat-lewatnya pada 2 Disember 2019 (Isnin).

7.2 Tuntutan staf/ bukan staf/ kerja sambilan/ kerja lebih masa bulan

Disember 2019 hendaklah dikemukakan kepada Jabatan Bendahari selewat-lewatnya pada 6 Januari 2020 (Isnin).

7.3 Tuntutan staf tahun 2019 yang diterima oleh Jabatan Bendahari selepas

6 Januari 2020 (Isnin) tidak akan dibayar.

8. KAD KORPORAT

8.1 Semua transaksi kad korporat sehingga bulan November 2019 perlu dikemukakan kepada Jabatan Bendahari selewat-lewatnya pada 2 Disember 2019 (Isnin).

8.2 Transaksi kad korporat bulan Disember 2019 hendaklah dikemukakan

kepada Jabatan Bendahari selewat-lewatnya pada 6 Januari 2020 (Isnin).

9. PENDAHULUAN DIRI DAN PELBAGAI

9.1 Penyata pendahuluan diri dan pelbagai sehingga bulan November 2019 perlu dikemukakan kepada Jabatan Bendahari selewat-lewatnya pada 2 Disember 2019 (Isnin).

9.2 Penyata pendahuluan diri dan pelbagai bulan Disember 2019

hendaklah dikemukakan kepada Jabatan Bendahari selewat-lewatnya pada 6 Januari 2020 (Isnin).

9.3 Permohonan pendahuluan diri dan pelbagai hendaklah dikemukakan

untuk kelulusan selewat-lewatnya pada 10 Disember 2019 (Selasa). Tiada pendahuluan akan diluluskan selepas tarikh tersebut.

JB.PB.G.5/2019


9.4 Permohonan pendahuluan diri dan pelbagai tahun 2020 tidak akan dipertimbangkan untuk kelulusan sehingga pendahuluan diri dan pelbagai tahun 2019 diselesaikan.

10. PEMBAYARAN KERJA-KERJA BINAAN DALAM KEMAJUAN (WORK IN PROGRESS) TAHUN 2019

10.1 Ketua PTJ yang mengawal kerja-kerja binaan hendaklah menyediakan/

mendapatkan penilaian kerja untuk semua kerja-kerja binaan dan mengemukakan kepada Jabatan Bendahari untuk dikemaskini dalam akaun Universiti selewat-lewatnya pada 23 Disember 2019 (Isnin).

11. PENGESAHAN PANJAR WANG RUNCIT DAN MESIN FRANGKI TAHUN 2019

11.1 Semua Sijil Perakuan Panjar Wang Runcit dan buku panjar wang runcit yang belum dibuat imbuhan atau telah dibuat imbuhan perlu ditutup dengan membuat perakuan menggunakan borang JB/2/BR/5003 dan mengemukakan kepada Jabatan Bendahari selewat-lewatnya pada 23 Disember 2019 (Isnin). PTJ diminta untuk mengemukakan sijil, buku dan baki tunai wang runcit di tangan ke Jabatan Bendahari mengikut zon dan kampus.

11.2 Sijil Perakuan Panjar Wang Runcit dan Buku Panjar Wang Runcit yang

diterima oleh Jabatan Bendahari selepas 23 Disember 2019 (Isnin) akan mengakibatkan kemudahan Panjar Wang Runcit dibatalkan mulai tahun 2020.

11.3 Semua mesin frangki yang belum dibuat imbuhan atau telah dibuat

imbuhan perlu ditutup dengan membuat pengesahan menggunakan borang JB/2/BR/5004 dan mengemukakan kepada Jabatan Bendahari selewat-lewatnya pada 23 Disember 2019 (Isnin).

12. PENERIMAAN/ KUTIPAN TAHUN 2019

12.1 Ketua PTJ yang telah diturunkan kuasa untuk menjalankan urusan kutipan melalui ePOS hendaklah mengemukakan Laporan Kutipan ePos kepada Jabatan Bendahari sebelum jam 2.30 petang pada 31 Disember 2019 (Selasa).

12.2 Ketua PTJ yang telah diturunkan kuasa untuk menjalankan urusan kutipan cek hendaklah menyerahkan semua kutipan cek yang diterima kepada Kaunter Kutipan Jabatan Bendahari sebelum jam 2.30 petang pada 30 Disember 2019 (Isnin).

12.3 Kaunter Hasil Jabatan Bendahari akan ditutup mulai jam

12.00 tengahari pada 31 Disember 2019 (Selasa) kecuali di Zon Bursary@HUSM dan Zon Bursary@IPPT.

JB.PB.G.5/2019


13. RINGKASAN JADUAL PENUTUPAN AKAUN USM TAHUN 2019

13.1 Ringkasan Jadual Penutupan Akaun USM Tahun 2019 adalah seperti di Lampiran 1.

14. TARIKH KUAT KUASA

14.1 Pekeliling ini berkuat kuasa serta merta pada tarikh ia dikeluarkan.

14.2 Dengan berkuat kuasanya pekeliling ini, maka Surat Pekeliling Bendahari Bil. 1 Tahun 2017 adalah dibatalkan.

15. PENUTUP

15.1 Semua Ketua PTJ diharap dapat mengambil inisiatif agar tidak menghantar dokumen kewangan pada hari terakhir penerimaan ke Jabatan Bendahari. Kerjasama juga dipohon supaya Ketua PTJ atau pegawai yang diberi kuasa menandatangani dokumen kewangan mengambilkira tarikh akhir penutupan akaun tahunan iaitu 6 Januari 2020 (Isnin).

15.2 Sehubungan dengan perkara ini, adalah amat penting supaya semua

tarikh sasaran yang dinyatakan dalam pekeliling ini dipatuhi dengan sepenuhnya oleh Ketua PTJ. Selain dari tarikh sasaran, masa juga memainkan peranan penting. Oleh yang demikian, adalah ditetapkan bahawa penerimaan dokumen kewangan di kaunter-kaunter Jabatan Bendahari adalah dalam waktu kerja pejabat biasa sahaja.

15.3 Kegagalan PTJ untuk mematuhi aktiviti penutupan akaun tahunan akan memberi impak berikut kepada USM seperti berikut:

a) Laporan Ringkasan Kedudukan Kewangan dan Prestasi Tahunan

kepada Jemaah Menteri pada 9 Januari 2020 (Khamis) tidak dapat disediakan secara tepat;

b) Penyata Kewangan USM tidak menunjukkan kedudukan kewangan sebenar, lengkap dan auditable;

c) Prestasi hasil dan belanja tahun 2019 akan terkurang

diambilkira;

d) Prestasi perbelanjaan tahun 2019 akan menentukan nilai penerimaan geran kerajaan kepada USM pada tahun 2019;

e) Penyata Kewangan USM Tahun 2019 tidak dapat disediakan

oleh Jabatan Bendahari mengikut tarikh sasaran dan diserahkan kepada Jabatan Audit Negara untuk diaudit dan disahkan pada 20 Mac 2020 (Jumaat); dan

JB.PB.G.5/2019


Lampiran 1

RINGKASAN JADUAL PENUTUPAN AKAUN


BERAKHIR PADA 31 DISEMBER 2019

PERANAN KETUA PUSAT TANGGUNGJAWAB (PTJ)

Semua Ketua PTJ diharap dapat mengambil inisiatif agar tidak mengumpul

dokumen kewangan dan menghantarnya pada hari terakhir penerimaan di

Jabatan Bendahari. Kerjasama juga dipohon supaya Ketua PTJ atau pegawai yang

diberi kuasa menandatangani dokumen kewangan merancang percutian dengan

mengambilkira tarikh akhir penutupan akaun tahunan iaitu 6 Januari 2020.

Ketua PTJ hendaklah memastikan peraturan yang ditetapkan di dalam pekeliling

ini dipatuhi dalam memastikan penutupan akaun USM tahun 2019 berjalan dengan

lancar.

Sekian, terima kasih.

Dr. Rohayati Mohd Isa

Bendahari

JB.PB.G.5/2019


JADUAL PENUTUPAN AKAUN TAHUN 2019 UNIVERSITI SAINS MALAYSIA

Bil. Perkara Tarikh Akhir

A AKTIVITI BAJET

1 Kemukakan permohonan viremen akhir tahun 2019 ke Jabatan Bendahari.

30.09.2019 (Isnin)

B AKTIVITI PEROLEHAN

2 Tarikh akhir pelawaan Tender. 03.09.2019 (Selasa)

3 Tarikh akhir tutup pelawaan Sebutharga. 30.09.2019 (Isnin)

4 Tarikh akhir terima Laporan Penilaian Teknikal (LPT) Sebutharga dan Tender untuk dikemuka kepada Jawatankuasa Sebutharga/Tender.

01.10.2019 (Selasa)

5 Tarikh akhir pengeluaran Surat Setuju Terima. 01.11.2019 (Jumaat)

6 Pengeluaran borang pesanan dan borang pesanan dalaman (PD).

01.11.2019 (Jumaat)

7 Penerimaan barangan atau perkhidmatan disempurnakan di PTJ.

25.11.2019 (Isnin)

8 Proses penjanaan Nota Penerimaan Barangan (GRN). 25.11.2019 (Isnin)

C AKTIVITI BAYARAN

Sila kemukakan dokumen lengkap ke Jabatan Bendahari:

9 Pesanan Rasmi Universiti termasuk Pesanan Dalaman, Delivery

Order, Completion Order dan Invois termasuk permohonan

bayaran ke Luar Negara.

Pesanan Rasmi Universiti, Delivery Order, Completion Order dan Invois tahun 2019 yang diterima lewat akan dikenakan ke peruntukan tahun 2020. Tiada peruntukan tambahan akan dipertimbangkan.

02.12.2019 (Isnin)

10 Bil sebenar Disember 2019 Kontrak Perkhidmatan Tahunan / Telefon / Telefaks / Air dan Elektrik.

02.01.2020 (Khamis)

11 Tuntutan staf/bukan staf, transaksi kad korporat dan penyata pendahuluan diri/pelbagai

11.1. Transaksi bagi bulan November 2019 02.12.2019 (Isnin)

11.2. Permohonan pendahuluan diri dan pelbagai 10.12.2019 (Selasa)

JB.PB.G.5/2019




11.3. Transaksi bagi bulan Disember 2019 06.01.2020 (Isnin)

Kegagalan mematuhi tarikh-tarikh ini akan menyebabkan:-

a. Tiada permohonan pendahuluan diri dan pelbagai baru akan diluluskan.

b. Potongan gaji akan dibuat ke atas penyata yang tidak dikemukakan.

c. Tuntutan melangkaui tahun perjalanan rasmi tidak akan diproses.

12 Bayaran Kerja Sambilan/Kerja Lebih Masa

12.1. Tuntutan bagi bulan November 2019 Jadual Pembayaran Gaji Tahun

2019

12.2. Tuntutan bagi bulan Disember 2019 06.01.2020

(Isnin)

D AKTIVITI HASIL DAN KUTIPAN

13 Sila kemukakan kutipan/terimaan tunai/cek dan maklumat terimaan kepada Jabatan Bendahari

Operasi Kaunter Hasil PTJ 31.12.2019 (Selasa)

12.00 tengahari

Operasi kaunter Hasil Jabatan Bendahari kecuali di Zon Bursary@HUSM dan Zon Bursary@IPPT.

PTJ kemuka Laporan Kutipan 31.12.2019 (Selasa)

2.30 petang

E LAIN-LAIN AKTIVITI

14 Penutupan Buku Panjar Wang Runcit tahun 2019 oleh PTJ dengan mengemukakan Wang Tunai, Buku Panjar Wang Runcit serta Sijil Perakuan Panjar Wang Runcit (berserta baucer bayaran) ke Jabatan Bendahari walaupun tiada rekupan diperlukan/ dibuat.

Penerimaan melepasi tarikh ditetapkan mengakibatkan:

Kemudahan Panjar Wang Runcit dibatalkan mulai tahun 2020.

Baki Panjar Wang Runcit akan dituntut sekaligus melalui potongan gaji Januari 2020 ke atas Ketua Jabatan/ Ketua Projek/ Penyelaras.

23.12.2019 (Isnin)

JB.PB.G.5/2019




15 Penutupan mesin frangki tahun 2019 oleh PTJ dan mengemukakan surat permintaan imbuhan serta Sijil Perakuan Mesin Frangki ke Jabatan Bendahari.

23.12.2019 (Isnin)

16 Kemukakan sijil penilaian kerja binaan ke Jabatan Bendahari. 23.12.2019 (Isnin)

pekeliling bendahari bil. 5 tahun 2019 penutupan …

Documents