No. Rujukan

Dokumen

PSP – 03

No. Mukasurat

01/06

Edisi 3

No. Semakan 0

Tarikh Efektif 02/03/10

Nama

Dokumen

PROSEDUR PEMILIHAN MAJLIS

PERWAKILAN PELAJAR

Tarikh Pindaan 01/03/10

KANDUNGAN

CARTA ALIR

1.0 Objektif

2.0 Skop

3.0 Terminologi/Definisi

4.0 Tanggungjawab

5.0 Prosedur Terperinci

6.0 Rujukan

7.0 Rekod Kualiti

No. Rujukan

Dokumen

PSP - 03

No. Mukasurat

02/06

Edisi 3

No. Semakan 0

Tarikh Efektif 02/03/10

Nama

Dokumen

PROSEDUR PEMILIHAN MAJLIS

PERWAKILAN PELAJAR

Tarikh Pindaan 01/03/10

Carta Alir Pemilihan Majlis Perwakilan Pelajar

Mula

Universiti menerima arahan tarikh

pemilihan dari KPT

Pejabat HEP menyediakan kertas

kerja pemilihan

Mesyuarat Jawatankuasa

Induk Pemilihan

Lantikan Petugas Pemilihan

oleh Urusetia

Pengisytiharan Pemilihan

oleh TNC (HEP&A)

Memohon senarai pelajar berdaftar

dari PTM

Cetakan dan agihan borang pencalonan

dan peraturan pemilihan oleh Urusetia

(HEP)

Taklimat kepada Petugas

Hari Penamaan Calon dan

Pengumuman Calon

A

No. Rujukan

Dokumen

PSP – 03

No. Mukasurat

03/06

Edisi 3

No. Semakan 0

Tarikh Efektif 02/03/10

Nama

Dokumen

PROSEDUR PEMILIHAN MAJLIS

PERWAKILAN PELAJAR

Tarikh Pindaan 01/03/10

A

Taklimat HEP Bersama

Calon Bertanding

Selesai

Persiapan Teknikal

Pemilihan oleh Urusetia

Hari Mengundi

Pengiraan Undi

Keputusan Diumumkan

Pelantikan Exco MPP

No. Rujukan

Dokumen

PSP - 03

No. Mukasurat

04/06

Edisi 3

No. Semakan 0

Tarikh Efektif 02/03/10

Nama

Dokumen

PROSEDUR PEMILIHAN MAJLIS

PERWAKILAN PELAJAR

Tarikh Pindaan 01/03/10

1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini disediakan untuk menerangkan proses pengurusan mengadakan Pemilihan Majlis

Perwakilan Pelajar.

2.0 SKOP

Prosedur ini digunapakai oleh Pejabat Hal Ehwal Pelajar bagi menguruskan proses Pemilihan

Majlis Perwakilan Pelajar.

3.0 TERMINOLOGI/DEFINISI

3.1 HEP - Pejabat Hal Ehwal Pelajar

3.2 PPH - Pejabat Pembangunan & Pengurusan Hartabina

3.3 TNC(HEP&A)

- Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar & Alumni)

3.4 TP(HEP) - Timbalan Pendaftar (Pejabat Hal Ehwal Pelajar)

3.5 PP(HEP) - Penolong Pendaftar (Pejabat Hal Ehwal Pelajar)

3.6 PT(P/O) - Pembantu Tadbir (Perkeranian / Operasi)

3.7 PAB - Pembantu Am Pejabat

3.8 MPP - Majlis Perwakilan Pelajar

3.9 PTM - Pusat Teknologi Maklumat

4.0 TANGGUNGJAWAB

4.1 Timbalan Pendaftar (HEP) bertanggungjawab untuk:-

- Mengadakan Mesyuarat Jawatankuasa Induk Pemilihan MPP. - Melantik petugas untuk membantu perjalanan pilihanraya.

- Mengadakan taklimat untuk petugas.

- Mengadakan taklimat untuk calon yang bertanding.

- Memantau calon berkempen.

- Memantau perjalanan proses pengiraan undi.

- Mengumumkan senarai pemenang pemilihan melalui notis.

4.2 Penolong Pendaftar (HEP) bertanggungjawab untuk:-

- Menyediakan kertas kerja.

- Mendapatkan senarai pelajar yang mendaftar.

- Menguruskan kemudahan tempat dan kelengkapan.

No. Rujukan

Dokumen

PSP – 03

No. Mukasurat

05/06

Edisi 3

No. Semakan 0

Tarikh Efektif 02/03/10

Nama

Dokumen

PROSEDUR PEMILIHAN MAJLIS

PERWAKILAN PELAJAR

Tarikh Pindaan 01/03/10

4.3 PT(P/O) bertanggungjawab untuk:-

- Mencetak dan mempamer notis pengisytiharan pemilihan MPP.

- Mengagihkan Borang Pencalonan dan Peraturan Pemilihan MPP.

- Mencetak borang keputusan undi.

4.4 PAP bertanggungjawab untuk:-

- Mencetak dan mempamer notis pengisytiharan pemilihan MPP.

- Mencetak borang keputusan undi.

5.0 PROSEDUR TERPERINCI

Bil Tindakan Pelaksana

5.1 Menerima arahan tarikh pemilihan dari KPT. TNC(HEP&A)

5.2 Menyediakan kertas kerja pemilihan. PP(HEP)

5.3 Mengadakan mesyuarat Jawatankuasa Induk Pemilihan MPP. TP(HEP)

5.4 Mengeluarkan surat pelantikan staf sebagai petugas melalui

Dekan / Pusat / Unit / Pejabat di UTHM.

TP(HEP)

PT(P/O)

5.5 Mencetak notis pengisytiharan, borang pencalonan dan

peraturan pemilihan.

PT(P/O)

PAP

5.6 Mempamerkan notis pengisytiharan pemilihan dan peraturan pemilihan di papan kenyataan.

PT(P/O) PAP

5.7 Memohon senarai pelajar yang berdaftar daripada PTM

mengikut format yang ditetapkan.

PP(HEP)

5.8 Mengagihkan borang pencalonan dan Peraturan Pemilihan

kepada pelajar yang bertanding.

PT(P/O)

5.9 Mengadakan Taklimat Pemilihan untuk Petugas. TP(HEP) /

PP(HEP)

5.10 Hari penamaan calon. PP(HEP)

Petugas

Calon

5.11 Mengadakan taklimat pemilihan untuk calon-calon yang

bertanding.

TP(HEP) /

PP(HEP)

Calon

5.12 Memasukkan nama-nama calon ke dalam sistem e-voting

mengikut kawasan pemilihan.

PTM

TP(HEP)

No. Rujukan

Dokumen

PSP – 03

No. Mukasurat

06/06

Edisi 3

No. Semakan 0

Tarikh Efektif 02/03/10

Nama

Dokumen

PROSEDUR PEMILIHAN MAJLIS

PERWAKILAN PELAJAR

Tarikh Pindaan 01/03/10

Bil Tindakan Pelaksana

5.13 Mencetak borang keputusan undi untuk persiapan teknikal

pemilihan.

PT(P/O)

PAP

5.14 Menyediakan susun atur tempat pembuangan undi. PPH

HEP 5.15 Memantau calon berkempen. TP(HEP)

PP(HEP)

5.16 Memastikan kemudahan tempat membuang undi dan sediakan

segala keperluan pemilihan secara e-voting secukupnya.

PP(HEP)

PT(P/O)

5.17 Hari mengundi. HEP

Petugas

Calon

Pelajar

5.18 Menyemak dan sahkan keputusan jumlah undi setiap calon. HEP

Petugas

5.19 Membuat pengisytiharan keputusan pemilihan.

TNC(HEP&A)

5.20 Mengumumkan senarai pemenang pemilihan melalui notis.

TP(HEP)

5.21 Menyediakan dan hantar laporan kepada Y.Bhg. Naib Canselor,

UTHM.

TP(HEP)

6.0 RUJUKAN

6.1 Prosedur proses mengundi.

6.2 AUKU 1971(Pindaan 1975).

6.3 Kertas kerja.

6.4 Peraturan pemilihan MPP.

7.0 REKOD KUALITI

7.1 Borang Penamaan Calon (satu set).

7.2 Borang Pembayaran Wang Cagaran.

7.3 Borang Permohonan Pemulangan Wang Cagaran.

7.4 Notis Pengisytiharan Pemilihan MPP.

7.5 Rekod bantahan calon yang bertanding.

7.6 Notis senarai pemenang pemilihan MPP.