mk.ppas.05 sistem pengurusan kualiti (ppas) ms iso

D/A Perpustakaan Raja Tun Uda Persiaran Bandaraya

40572 Shah Alam

MK.PPAS.05

PENGURUSAN BAGI PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN BERKAITAN PERPUSTAKAAN

DAN PENYEDIAAN BAHAN-BAHAN PERPUSTAKAAN

NAMA T/TANGAN TARIKH

DISEDIAKAN OLEH: SUZLIANA ABD HAMID Wakil Pengurusan

01 Februari 2010

DILULUSKAN OLEH: MASTURA HJ MUHAMAD Pengarah PPAS

01 Februari 2010

SISTEM PENGURUSAN KUALITI (PPAS) MS ISO 9001:2008

MANUAL

KUALITI

NO. RUJUKAN

: MK.PPAS.05

NO. KELUARAN

: 01

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKA SURAT : i/ viii

DAFTAR PEMEGANG SALINAN DOKUMEN TERKAWAL

Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan

dokumen ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan yang

dinyatakan di dalam Rekod Pindaan.

Dokumen ini diedarkan kepada pegawai yang terlibat dalam Penyediaan Koleksi

Perpustakaan dan Pengurusan Perkhidmatan Perpustakaan Berkaitan Dengan

Bahan-bahan Perpustakaan atau mana-mana pegawai perpustakaan yang diberi

kebenaran oleh Pengarah PPAS dengan tanggungjawab berikut:

i. Mengaku terima dokumen ini dan menyimpannya dengan selamat.

ii. Memasukkan halaman-halaman terkini atau pindaan-pindaan seperti yang

diarahkan supaya dokumen ini sentiasa berada dalam keadaan terkini.

iii. Mengembalikan dokumen ini kepada Wakil Pengurusan PPAS, sekiranya berlaku

pertukaran jawatan atau perpindahan.

MANUAL

KUALITI

NO. RUJUKAN

: MK.PPAS.05

NO. KELUARAN

: 01

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKA SURAT : ii/ viii

DAFTAR PEMEGANG SALINAN DOKUMEN TERKAWAL

BIL

PEMEGANG

JAWATAN

TANDA- TANGAN

TARIKH EDARAN

TARIKH DITARIK BALIK

STATUS SEMAKAN CATATAN

01 MASTURA HJ MUHAMAD

PENGARAH PPAS

02 KAMALAM SUGUMAR TIMBALAN PENGARAH

03 SUZLIANA ABD HAMID

WAKIL PENGURUSAN/ PUSTAKAWAN KANAN

04

NORHAFIDAH EHAWAN TIMBALAN WAKIL PENGURUSAN/ PUSTAKAWAN KANAN

05 NIHAYAH EBNI HAJAR

PENGURUS DOKUMEN/ PUSTAKAWAN KANAN

06 SARWANI ABD JALAL PUSTAKAWAN

07 SABARIAH SAYUTI PUSTAKAWAN

08 MOHAMED FADZLI MOHD FAUZI

PUSTAKAWAN

09 NORKHAIRUL NIZAM M. SADON

PUSTAKAWAN

10 NORAZHAN SAHLAN PUSTAKAWAN

11

ZAINUDDIN TASIMAN PEGAWAI TADBIR

12

HAIZIAH ABU PEGAWAI TEKNOLOGI MAKLUMAT

13

MARTINI ABD WAHAB AKAUNTAN

MANUAL

KUALITI

NO. RUJUKAN

: MK.PPAS.05

NO. KELUARAN

: 01

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKA SURAT : iii/ viii

BIL

PEMEGANG

JAWATAN

TANDA- TANGAN

TARIKH EDARAN

TARIKH DITARIK BALIK

STATUS SEMAKAN CATATAN

14 SHARIFAH NORASHIKIN SYED MOHD PISAL

PENOLONG PEGAWAI PERPUSTAKAAN KANAN

15 HARUN MOHAMAD PENOLONG PEGAWAI PERPUSTAKAAN

16 NOR CHEMPAWAN MAT ABU

PENOLONG PEGAWAI PERPUSTAKAAN

17 SITI YUSRINA MOHD JAINUDDIN

PENOLONG PEGAWAI PERPUSTAKAAN

18 ZAHIR YAHAYA PENOLONG PEGAWAI PERPUSTAKAAN

19 MUSTAMAM MD JONAN

PEMBANTU PERPUSTAKAAN KANAN

20 MARIYANI YASSEE PEMBANTU PERPUSTAKAAN

21 ZAMILAH SAMINGAN PEMBANTU TADBIR

22 NORAFIDAH MUHAMAD WIRSAT

PENOLONG PEGAWAI PERPUSTAKAAN KANAN

23 HIKMAH HASSAN PENOLONG PEGAWAI PERPUSTAKAAN

MANUAL

KUALITI

NO. RUJUKAN

: MK.PPAS.05

NO. KELUARAN

: 01

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKA SURAT : iv/ viii

KAWALAN DOKUMEN

Dokumen Kualiti yang terkandung di dalam manual ini disediakan bagi memastikan

pelaksanaan Penyediaan Koleksi Perpustakaan dan Pengurusan Perkhidmatan

Perpustakaan Berkaitan Dengan Bahan-bahan Perpustakaan di Perpustakaan Raja

Tun Uda, Perpustakaan Daerah Sabak Bernam dan Perpustakaan Daerah Hulu Langat,

memenuhi keperluan Standard MS ISO 9001 : 2008.

Dokumen ini adalah TERKAWAL dan tertakluk kepada peraturan-peraturan berikut :

i. Diberi nombor kawalan tertentu/ khusus dan dikemaskini apabila ada pindaan.

ii. Dipinda mana-mana bahagian atau keseluruhannya oleh Wakil Pengurusan

dengan kelulusan Pengarah PPAS atau seperti yang diputuskan di dalam

Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan.

iii. Dicop dengan perkataan DOKUMEN INDUK dengan dakwat HIJAU di setiap muka

surat bagi naskhah induk.

Salinan-salinan fotostat DOKUMEN INDUK tidak akan membawa perkataan

DOKUMEN INDUK dalam dakwat HIJAU. Salinan-salinan tersebut dicop sebagai

SALINAN DOKUMEN TERKAWAL dengan dakwat BIRU dan diedarkan kepada semua

pegawai PPAS seperti mana dalam SENARAI EDARAN DOKUMEN yang ditetapkan

oleh Pengarah PPAS.

MANUAL

KUALITI

NO. RUJUKAN

: MK.PPAS.05

NO. KELUARAN

: 01

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKA SURAT : v/ viii

SINGKATAN DAN PENGISTILAHAN

Singkatan/ Peristilahan

Maksud Singkatan

ADUN

Ahli Dewan Undangan Negeri

OPAC

On-line Public Access Catalog

PPAS

Perbadanan Perpustakaan Awam Selangor

Bahan

Perpustakaan

Merujuk Akta Penyerahan Bahan Perpustakaan 1986 adalah seperti berikut: “Apa-apa bentuk cetakan, grafik, audio, elektronik atau media lain, di atas atau di mana maklumat ditulis, direkod, disimpan, dipamer atau dikeluar dan dikategorikan bagi maksud akta ini ke dalam:

a) bahan perpustakaan yang bercetak termasuk buku, terbitan bersiri, peta, carta dan poster

b) bahan perpustakaan yang tidak bercetak termasuk filem sinematograf, mikroform, piring hitam, rakaman video dan audio dan media elektronik yang lain”

MANUAL

KUALITI

NO. RUJUKAN

: MK.PPAS.05

NO. KELUARAN

: 01

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKA SURAT : vi/ viii

BAHAGIAN-BAHAGIAN DI

PERBADANAN PERPUSTAKAAN AWAM SELANGOR

BERMULA 2008 SEBELUM 2008

Pentadbiran dan Sumber Manusia Pentadbiran/ Kewangan

Kewangan dan Penyelenggaraan Pentadbiran/ Kewangan

Perancangan dan Pembangunan Pembangunan

Teknologi Maklumat Komputer/ Multimedia

Knowledge Management Knowledge Management

Pembangunan dan Pengurusan Koleksi Perolehan

Pendokumentasian Katalog dan Klasifikasi

Perkhidmatan Perpustakaan Raja Tun

Uda

Edaran

Maklumat/ Penyelidikan Rujukan

Perkhidmatan Daerah Zon 1 Perkhidmatan Daerah Zon 1

Perkhidmatan Daerah Zon 2 Perkhidmatan Daerah Zon 2

MANUAL

KUALITI

NO. RUJUKAN

: MK.PPAS.05

NO. KELUARAN

: 01

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKA SURAT : vii/ viii

KANDUNGAN MUKASURAT

1. Matriks Dokumen Kualiti

i-viii

2. Bahagian 1 - Pengenalan Kepada Manual Kualiti

1-4

3. Bahagian 2 - Maklumat Organisasi

5-10

4. Bahagian 3 - Sistem Pengurusan Kualiti

11

5. Bahagian 4 - Keperluan Dokumentasi Sistem Pengurusan Kualiti

12-20

6. Bahagian 5 - Tanggungjawab Pengurusan

21-33

7. Bahagian 6 - Pengurusan Sumber

34-38

8. Bahagian 7 - Penghasilan Produk

39-58

9. Bahagian 8 - Pengukuran, Analisis dan Penambahbaikan Sistem Pengurusan Kualiti

59-69

MANUAL

KUALITI

NO. RUJUKAN

: MK.PPAS.05

NO. KELUARAN

: 01

NO. PINDAAN

: 06

TARIKH KUATKUASA

: 09/09/2015

MUKA SURAT : viii/ viii

REKOD PINDAAN

Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan

salinan dokumen ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan-

pindaan yang dinyatakan di dalamnya

HALAMAN DIPINDA

Tarikh No. Para Muka Surat Bentuk Pindaan Diluluskan

01/07/2010 7.6 58 Penambahan ayat Pengarah

02/07/2010 5.4.1.9 28 Penambahbaikan Pengarah

02/07/2010 6.4 38 Cadangan baru Pengarah

01/09/2011 2.1, 2.2 5,6 Pertukaran alamat Pengarah

01/09/2011 2.6 9 Penambahbaikan Pengarah

01/09/2011 5.4.1.3 – 5.4.1.10

26 - 28 Perubahan Objektif Kualiti Pengarah

03/03/2014 2.6 8 - 10 Perubahan Aktiviti PPAS Pengarah

03/03/2014 Lampiran Lampiran 1, 3 & 5 Pengarah

01/04/2014 5.4 25-28 Perubahan Objektif Kualiti Pengarah

08/01/2015 Lampiran Lampiran 5 Pengarah

09/09/2015 5.4.1.3 (v) & 5.4.1.10 (xxi)

26 & 28 Perubahan Objektif Kualiti Perkhidmatan Pelanggan

Pengarah

MANUAL

KUALITI

NO. RUJUKAN : MK.PPAS.05

NO. KELUARAN : 01

NO. PINDAAN : 00

TARIKH KUATKUASA : 01/02/2010

MUKA SURAT : 1/ 69

BAHAGIAN 1 – PENGENALAN KEPADA MANUAL KUALITI

1.1 Am

Manual Kualiti ini adalah berdasarkan kepada keperluan MS ISO

9001:2008. Manual ini mengandungi Maklumat Organisasi, Dasar

Kualiti, Objektif Kualiti, Prinsip-prinsip Asas Sistem Pengurusan

Kualiti dan batasan (exclusion) yang terpakai serta penerangan

ringkas mengenai Penyediaan Koleksi Perpustakaan dan

Pengurusan Perkhidmatan Perpustakaan Berkaitan Dengan

Bahan-bahan Perpustakaan bagi memandu ke arah memenuhi

keperluan Standard MS ISO 9001 : 2008.

Sistem Pengurusan Kualiti ini diperlengkapkan lagi dengan dokumen

Prosedur Kualiti, Arahan Kerja dan dokumen-dokumen sokongan

yang berkaitan dengannya seperti pekeliling rasmi kerajaan, akta,

ordinan dan lain-lain.

1.2 Tujuan Manual Ini Adalah Untuk:

i. Menerangkan maklumat am tentang Perbadanan Perpustakaan

Awam Selangor (PPAS).

ii. Menjelaskan secara ringkas Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:

2008 yang dilaksanakan.

MANUAL

KUALITI


NO. KELUARAN : 01

NO. PINDAAN : 00


MUKA SURAT : 2/ 69

iii. Menjelaskan batasan (exclusion) dalam mengaplikasi keperluan-

keperluan Sistem Pengurusan Kualiti ISO MS 9001:2008; dan

iv. Menggariskan dasar dan prinsip-prinsip asas bagi setiap aktiviti yang

dilaksanakan dalam pembinaan koleksi perpustakaan untuk

perkhidmatan maklumat kepada pelanggan bagi memenuhi keperluan

Piawaian MS ISO 9001:2008.

1.3 Kandungan Manual Kualiti

Manual ini mengandungi 8 (lapan) bahagian meliputi perkara-perkara

berikut:

Bahagian 1 – Pengenalan Kepada Manual Kualiti

Bahagian 2 - Maklumat Organisasi

Bahagian 3 - Penerangan Mengenai Sistem Pengurusan

Kualiti

Bahagian 4 - Penerangan Mengenai Keperluan Dokumentasi

Sistem Pengurusan Kualiti

Bahagian 5 - Tanggungjawab Pengurusan

Bahagian 6 - Pengurusan Sumber

Bahagian 7 - Penghasilan Produk/ Penyampaian

Perkhidmatan

Bahagian 8 - Pengukuran, Analisis dan Penambahbaikan

Sistem Pengurusan Kualiti

MANUAL

KUALITI


NO. KELUARAN : 01

NO. PINDAAN : 00


MUKA SURAT : 3/ 69

1.4 Kuatkuasa Manual Kualiti

Manual Kualiti ini hanya berkuatkuasa setelah diluluskan oleh

Pengarah Perbadanan Perpustakaan Awam Selangor. Manual ini

adalah dokumen terkawal dan hanya diedarkan kepada pegawai-

pegawai seperti dalam Daftar Pemegang Salinan Dokumen Terkawal

di muka surat (ii-iii/ viii) Manual Kualiti. Pegawai-pegawai berkenaan

bertanggungjawab menyimpan dengan selamat dan mengemaskini

Manual Kualiti ini mengikut arahan mengemaskini yang dikeluarkan

dari masa ke semasa.

Pengurus Dokumen yang dilantik oleh Pengurusan PPAS hendaklah

menyelaraskan pindaan terbaru yang telah diluluskan dari masa ke

semasa ke atas manual ini.

1.5 Penyelarasan Pindaan

Mana-mana bahagian daripada dokumen ini tidak boleh dikeluarkan

atau dipinda tanpa kebenaran dari Pengarah PPAS terlebih dahulu.

Pengurus Dokumen akan menyelaras pindaan ke atas manual ini

seperti mana maksud perkara 4.2.3 Kawalan Dokumen.

MANUAL

KUALITI


NO. KELUARAN : 01

NO. PINDAAN : 00


MUKA SURAT : 4/ 69

1.6 Pernyataan Kerahsiaan

Manual Kualiti, Prosedur Kualiti dan Arahan Kerja yang terkandung

dalam Dokumentasi Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2008

PPAS, kekal sebagai hak milik Perbadanan Perpustakaan Awam

Selangor.

Pemegang dokumen hendaklah memelihara kerahsiaan ke semua

maklumat yang terkandung di dalam Manual Kualiti ini.

Pemegang dokumen tidak dibenarkan menyalin, meniru kesemua

atau sebahagian, atau mengedarkan apa juga bahan atau maklumat

dari dokumen ini kepada sesiapa kecuali setelah mendapat keizinan

dan kebenaran bertulis dari Pengarah, Perbadanan Perpustakaan

Awam Selangor.

MANUAL

KUALITI


NO. KELUARAN : 01

NO. PINDAAN : 01


MUKA SURAT : 5/ 69

BAHAGIAN 2 – MAKLUMAT ORGANISASI

2.1 Sejarah dan Latarbelakang PPAS

Perbadanan Perpustakaan Awam Selangor (PPAS) telah ditubuhkan

melalui Enakmen Perbadanan Perpustakaan Awam Selangor dan

telah diwartakan di dalam Warta Kerajaan No. 5 bertarikh 27 Mac

1969 serta Warta Kerajaan No 7, 1975 (pindaan).

Perpustakaan Raja Tun Uda, Jalan Kelab Golf 13/ 6, 40100 Shah

Alam adalah perpustakaan pusat PPAS dan mula beroperasi pada 22

Julai 2011.

Pengurusan PPAS juga mempunyai beberapa perkhidmatan

perpustakaan daerah, cawangan, pekan, desa dan bergerak. Senarai

pusat-pusat perkhidmatan adalah seperti di Lampiran 5.

MANUAL

KUALITI


NO. KELUARAN : 01

NO. PINDAAN : 01


MUKA SURAT : 6/ 69

2.2 Struktur Organisasi Perbadanan Perpustakaan

Awam Selangor

Struktur Organisasi PPAS adalah seperti di Lampiran 1, Lampiran 2

dan Lampiran 3.

Pengurusan PPAS diketuai oleh Pengarah Perbadanan

Perpustakaan Awam Selangor.

Ia bertempat di Perbadanan Perpustakaan Awam Selangor, d/a

Perpustakaan Raja Tun Uda, Jalan Kelab Golf 13/ 6, 40100 Shah

Alam.

Perbadanan Perpustakaan Awam Selangor dikelolakan oleh sebuah

Lembaga Pengarah yang dilantik oleh Raja dalam Majlis Mesyuarat

Kerajaan Negeri Selangor.

Anggota-anggota Lembaga ini mempunyai 12 orang ahli yang terdiri

daripada Pengerusi, Timbalan Pengerusi, seorang wakil Persatuan

Pustakawan Malaysia, seorang wakil Perpustakaan Negara,

Setiausaha Kerajaan atau wakilnya, Pengarah Jabatan Pendidikan

atau wakilnya, dan 6 orang ahli-ahli lain yang dilantik.

MANUAL

KUALITI


NO. KELUARAN : 01

NO. PINDAAN : 00


MUKA SURAT : 7/ 69

2.3 Fungsi PPAS

Fungsi utama PPAS adalah seperti berikut:

i. Menyampaikan perkhidmatan perpustakaan kepada semua lapisan

masyarakat di Negeri Selangor.

ii. Menyokong pendidikan awam, perkembangan kebudayaan dan seni

serta pemeliharaan warisan Negeri Selangor.

iii. Membudayakan teknologi maklumat dan merapatkan jurang digital.

iv. Menggalakkan tabiat membaca kepada rakyat Negeri Selangor.

v. Mengenalpasti keperluan tambahan pusat perkhidmatan

perpustakaan di peringkat daerah, cawangan, pekan dan desa.

MANUAL

KUALITI


NO. KELUARAN : 01

NO. PINDAAN : 01


MUKA SURAT : 8/ 69

2.4 Visi

Menjadi pusat pembelajaran sepanjang hayat yang dapat membina

kekuatan spiritual, emosi dan intelektual.

2.5 Misi Strategik PPAS

• Memperkaya dan memperkasa masyarakat melalui

perkhidmatan perpustakaan yang relevan, mudah capai dan

berkualiti tinggi.

• Membangunkan prasarana perpustakaan yang lengkap,

selesa, kondusif serta terkini bagi memenuhi keperluan

masyarakat.

• Merealisasikan sebuah pusat pengumpulan koleksi negeri.

• Membantu Kerajaan Negeri menurunkan kadar jenayah dan

gejala sosial.

2.6 Aktiviti - Aktiviti Perbadanan Perpustakaan Awam Selangor

Perbadanan Perpustakaan Awam Selangor dibahagikan kepada tiga

(3) Seksyen utama:

MANUAL

KUALITI


NO. KELUARAN : 01

NO. PINDAAN : 02


MUKA SURAT : 9/ 69

i Aktiviti Pengurusan

i. Bahagian Pentadbiran dan Pengurusan

a. Unit Pembangunan Sumber Manusia

b. Unit Kewangan

ii. Bahagian Perancangan Pembangunan

iii. Bahagian Korporat

iv. Bahagian Teknologi Maklumat

Unit Pengurusan Ilmu

ii Aktiviti Pembangunan Koleksi

i. Bahagian Pengurusan Koleksi

ii. Bahagian Pendokumentasian

iii Aktiviti Perkhidmatan

i. Bahagian Perkhidmatan Perpustakaan Raja Tun Uda

a. Unit Perkhidmatan RATU

Unit Kanak-kanak

Unit Remaja

Unit Dewasa 1

Unit Dewasa 2

Unit Khidmat Pelanggan

ii. Bahagian Rangkaian Perpustakaan

a. Unit Perkhidmatan Daerah

Unit Gerakan Membaca

iii. Bahagian Rujukan dan Penyelidikan

MANUAL

KUALITI


NO. KELUARAN : 01

NO. PINDAAN : 01


MUKA SURAT : 10/ 69

2.7 Strategi Operasi

i. Membangunkan modal insan yang berintegriti

ii. Meningkatkan kemahiran kakitangan melalui latihan yang berterusan.

iii. Mendokumentasi bahan-bahan perpustakaan dengan betul, cekap

dan sistematik

iv. Menyediakan bahan-bahan perpustakaan yang relevan, menarik dan

bermanfaat mengikut keperluan semasa.

v. Menyediakan sistem bagi akses maklumat yang mesra pelanggan.

vi. Mempakejkan maklumat sebagai bahan penyelidikan.

vii. Menjalankan aktiviti promosi.

2.8 Pelanggan Perbadanan Perpustakaan Awam Selangor

Pelanggan Perbadanan Perpustakaan Awam Selangor terdiri

daripada:

i

Pelanggan Luaran

Orang awam (dewasa, remaja dan kanak-kanak) yang mendapat

perkhidmatan secara langsung daripada PPAS.

ii.

Pelanggan Dalaman

Warga PPAS dan pihak-pihak atasan yang berkepentingan (stake

holder) secara langsung ke atas Perbadanan Perpustakaan Awam

Selangor.

MANUAL

KUALITI


NO. KELUARAN : 01

NO. PINDAAN : 00


MUKA SURAT : 11/ 69

BAHAGIAN 3 – SISTEM PENGURUSAN KUALITI

3.1 Skop Pelaksanaan

PPAS melaksanakan Sistem Pengurusan Kualiti bagi urusan

“Pengurusan Bagi Penyampaian Perkhidmatan Berkaitan

Perpustakaan Dan Penyediaan Bahan-bahan Perpustakaan”

berasaskan Piawaian MS ISO 9001:2008

Sistem Pengurusan Kualiti ini dilaksanakan di Perpustakaan Raja Tun

Uda, Shah Alam, Perpustakaan Daerah Sabak Bernam dan

Perpustakaan Daerah Hulu Langat.

3.2 Batasan Aplikasi (Exclusion)

Pengurusan PPAS tidak menuntut pematuhan kepada keperluan-

keperluan MS ISO 9001:2008 yang berikut:

i. Perkara 7.3: Rekabentuk dan Pembangunan;

Pengecualian ini kerana Pengurusan PPAS tidak tertakluk dengan

aktiviti-aktiviti rekabentuk (Perkara 7.3) secara langsung.

MANUAL

KUALITI


NO. KELUARAN : 01

NO. PINDAAN : 00


MUKA SURAT : 12/ 69

BAHAGIAN 4 – KEPERLUAN DOKUMENTASI SISTEM

PENGURUSAN KUALITI

4.1 Keperluan Am

Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2008 PPAS diwujudkan bagi

memastikan “Penyediaan Koleksi Perpustakaan dan Pengurusan

Perkhidmatan Perpustakaan Berkaitan Dengan Bahan-bahan

Perpustakaan” adalah memenuhi kehendak pelanggan.

Pengurusan PPAS hendaklah mendokumenkan dan menyelenggara

Sistem Pengurusan Kualiti sebagai satu cara bagi memastikan

perkhidmatan yang diberikan kepada pelanggan sentiasa memenuhi

keperluan MS ISO 9001:2008.

Sistem Pengurusan Kualiti ini dinyatakan dalam 4 peringkat

dokumentasi iaitu :

i. Manual Kualiti

ii. Prosedur Kualiti (Wajib, Sokongan dan Operasi)

iii. Arahan Kerja; dan

iv. Dokumen Sokongan (Luaran dan Dalaman)

Struktur Dokumentasi Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2008

PPAS adalah diringkaskan seperti di mukasurat 13/69.

MANUAL

KUALITI


NO. KELUARAN : 01

NO. PINDAAN : 00


MUKA SURAT : 13/ 69

TANGGUNGJAWAB PENERANGAN

Pengarah / Wakil MANUAL Dokumen Dasar dan Pengurusan/ KUALITI Perancangan

Timb. WP (PERINGKAT 1)

Wakil Pengurusan / PROSEDUR Dokumen berkaitan Ketua Seksyen / KUALITI Aktiviti Pengurusan / Ketua Bahagian (WAJIB, SOKONGAN, OPERASI) Operasi

(PERINGKAT 2) Dokumen Terperinci

Ketua Bahagian ARAHAN KERJA DAN FAIL MEJA Mengenai (PERINGKAT 3) Tugasan / Aktiviti

DOKUMEN SOKONGAN

(PERINGKAT 4)

RAJAH I

STRUKTUR DOKUMENTASI SISTEM PENGURUSAN KUALITI

MS ISO 9001:2008 PPAS

Dokumen Lain yang menjadi Sokongan Kepada Sistem Pengurusan Kualiti

Semua Pegawai dan Kakitangan yang berkaitan

MANUAL

KUALITI


NO. KELUARAN : 01

NO. PINDAAN : 00


MUKA SURAT : 14/ 69

4.1.1 Penjelasan Kepada Hirarki Dokumentasi Sistem Pengurusan

Kualiti

Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2008 PPAS diwujudkan bagi

memastikan Sistem Pengurusan Kualiti yang diasaskan akan

dilaksanakan dengan cekap dan berkesan.

a) Manual Kualiti

Manual Kualiti adalah dokumen utama yang menjelaskan

perancangan dan dasar Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO

9001:2008. Manual ini merupakan sumber rujukan utama bagi Sistem

Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2008 PPAS.

b)

Prosedur Kualiti

Prosedur Kualiti adalah dokumen yang menjelaskan segala aktiviti

pengurusan dan operasi. Ketua Bahagian diberi tanggungjawab untuk

menyedia dan melaksanakan semua prosedur-prosedur kualiti PPAS.

Proses-proses akan dikenalpasti melalui perancangan kualiti (Rujuk

Lampiran 4) yang disediakan oleh PPAS.

c) Arahan Kerja

Arahan Kerja adalah dokumen terperinci mengenai sesuatu tugasan

atau aktiviti. Arahan kerja akan diwujudkan di mana ada keperluan.

MANUAL

KUALITI


NO. KELUARAN : 01

NO. PINDAAN : 00


MUKA SURAT : 15/ 69

d) Dokumen Sokongan / Luaran

PPAS akan memastikan dokumen sokongan seperti Enakmen

Perbadanan Perpustakaan Awam Selangor 1969, Pekeliling-

pekeliling Kerajaan dan lain-lain yang menyokong kepada Sistem

Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2008 PPAS.

4.1.2 Perancangan Kualiti

Pengurusan PPAS akan menyediakan pelan kualiti bagi perancangan

pembelian, pemerosesan sehingga penyampaian maklumat kepada

pelanggan di dalam Sistem Pengurusan Kualiti yang dilaksanakan.

Perancangan Kualiti bagi proses-proses yang dikenalpasti adalah

seperti di Lampiran 4.

4.2 Keperluan Dokumentasi Sistem Pengurusan Kualiti

4.2.1 Am

PPAS hendaklah menyelenggara satu Sistem Pengurusan Kualiti

yang didokumenkan bagi memastikan urusan penyediaan koleksi

perpustakaan dan pengurusan perkhidmatan perpustakaan berkaitan

dengan bahan-bahan perpustakaan dapat dilaksanakan dengan

cekap, tepat dan terkini berpandukan kepada Dasar Kualiti dan

Objektif Kualiti serta keperluan di bawah Piawaian MS ISO

9001:2008.

MANUAL

KUALITI


NO. KELUARAN : 01

NO. PINDAAN : 00


MUKA SURAT : 16/ 69

4.2.2 Manual Kualiti

PPAS hendaklah mewujud dan menyelenggara Manual Kualiti bagi

memenuhi keperluan MS ISO 9001:2008 PPAS. Manual ini akan

meliputi:

i. Skop pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti

ii. Dasar Kualiti dan Objektif Kualiti PPAS

iii. Batasan aplikasi (exclusion) kepada keperluan MS ISO 9001:2008.

iv. Rujukan kepada Prosedur Kualiti dan lain-lain dokumen sokongan

v. Rangkaian antara proses (process map) Sistem Pengurusan Kualiti

vi. Huraian tentang prinsip-prinsip asas dalam merancang, melaksana

dan memantau Sistem Pengurusan Kualiti.

4.2.3 Kawalan Dokumen

PPAS hendaklah mengadakan kawalan ke atas semua dokumen

kualiti yang diwujudkan. Ini meliputi perkara-perkara berikut:-

(a) Dokumen Kualiti yang perlu dikawal ialah Manual Kualiti,

Prosedur Kualiti, Arahan Kerja dan Dokumen-Dokumen

Sokongan Luaran / Dalaman;

(b) Wakil Pengurusan adalah bertanggungjawab untuk

memastikan dokumen-dokumen kualiti yang dirujuk dalam

Sistem Pengurusan Kualiti adalah terkini dan ditempatkan di

lokasi yang selamat dan mudah untuk dirujuk oleh pegawai /

kakitangan yang memerlukannya. Dokumen kualiti yang

disimpan secara elektronik perlu dikosongkan oleh sistem

“Back-up”;

MANUAL

KUALITI


NO. KELUARAN : 01

NO. PINDAAN : 00


MUKA SURAT : 17/ 69

(c) Setiap keluaran Dokumen Kualiti yang baru hendaklah

diberikan nombor rujukan identifikasi dan dicatat nombor

keluaran, tarikh kuatkuasa baru dan nombor pindaan.

Pemegang dokumen dan nombor salinan dokumen

dikenalpasti melalui senarai edaran yang disenggara oleh

Pegawai Dokumen (PD);

(d) Wakil Pengurusan hendaklah menentukan dan memastikan

semua dokumen yang dirujuk oleh pegawai / kakitangan

adalah yang terkini dan dicop “SALINAN DOKUMEN

TERKAWAL” dengan dakwat warna biru, di setiap helaian

pertama setiap prosedur atau arahan kerja yang diwujudkan;

(e) Dokumen Kualiti yang perlu diedarkan kepada pihak lain selain

daripada pemegang di dalam senarai edaran adalah

diklasifikasikan semula sebagai Dokumen Tidak Terkawal

dengan dakwat warna biru. Dokumen tersebut akan dicop di

kulit luar dan setiap helaian pertama sebagai “SALINAN

DOKUMEN TIDAK TERKAWAL” setelah kelulusan diberi oleh

Wakil Pengurusan. Dokumen tersebut tidak akan terlibat dalam

sebarang pindaan untuk dikemaskini;

(f) Satu senarai induk yang mengandungi semua Dokumen

Kualiti yang digunakan dalam Sistem Pengurusan Kualiti

PPAS hendaklah disediakan. Senarai ini dikemaskini dari

semasa ke semasa apabila berlaku perubahan;

(g) PPAS hendaklah menentukan semua dokumen-dokumen

luaran dikawal, dikemaskini dan dicop sebagai DILULUSKAN

UNTUK RUJUKAN mengikut keperluan semasa;

(h) Seorang Pegawai Dokumen hendaklah dilantik oleh Wakil

Pengurusan bagi menyenggara naskhah dokumen induk,

MANUAL

KUALITI


NO. KELUARAN : 01

NO. PINDAAN : 00


MUKA SURAT : 18/ 69

menyelaras pindaan dokumen dan senarai edaran dokumen;

(i) Dokumen Kualiti PPAS hendaklah disediakan dalam bentuk

‘hard copy’. Jika ada keperluan untuk menyediakan dalam

bentuk ‘soft copy’, sistem ‘back up’ hendaklah diwujudkan;

dan

(j) PPAS juga akan menentukan dan mengawas dokumen luaran

yang memberi impak terhadap proses perancangan dan

pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti PPAS.

Pindaan Dokumen

(a) Pegawai PPAS boleh memberikan cadangan pindaan kepada

dokumen kualiti. Cadangan pindaan hendaklah dikemukakan

kepada Wakil Pengurusan dengan menggunakan Borang

Cadangan Pindaan (Rujuk PK.PPAS(W)01);

(b) Sebarang pindaan berkaitan dokumen kualiti mesti mendapat

kelulusan Pengarah PPAS sebelum sebarang tindakan

diambil;

(c) Semua pindaan yang dibuat perlu dicatat dalam Rekod

Pindaan. Seterusnya, salinan dokumen kualiti berkenaan akan

dikemas kini sepenuhnya oleh Pegawai Dokumen;

(d) Sebarang pindaan Manual Kualiti, Prosedur Kualiti dan Arahan

Kerja yang telah diluluskan akan menggantikan dokumen yang

sedia ada. Pegawai Dokumen akan menggantikan halaman

yang terlibat dengan pindaan, menukar Nombor Pindaan, serta

mencatat Tarikh Baru Pindaan Untuk Berkuatkuasa;

MANUAL

KUALITI


NO. KELUARAN : 01

NO. PINDAAN : 00


MUKA SURAT : 19/ 69

(e) Tindakan seterusnya Pegawai Dokumen mengedarkan semua

pindaan yang dilakukan kepada Pemegang Dokumen

Terkawal;

(f) Pegawai Dokumen juga bertanggungjawab mendapatkan

semua dokumen yang dibatalkan daripada Pemegang

Dokumen berkaitan serta melupuskannya mengikut kaedah

yang ditetapkan oleh Pengurusan;

(g) Jika keseluruhan dokumen dipinda, dokumen terkawal akan

ditarik balik daripada Pemegang Dokumen Terkawal dan

diganti dengan dokumen terkawal yang telah dipinda atau

dokumen terkini yang berkuatkuasa;

(h) Satu salinan dokumen terkawal asal (tidak dipinda) yang

ditanda sebagai ‘BATAL’ akan disimpan oleh Pegawai

Dokumen sebagai rujukan;

(i) Pegawai Dokumen juga bertanggungjawab mengemaskini

Senarai Pindaan yang berkaitan; dan

(j) Dokumen sokongan dalaman dan luaran akan dikenalpasti

serta kaedah kawalan yang diperlukan ditentukan bagi

memastikan dokumen yang terlibat adalah terkini.

Dokumen berkaitan:

PK.PPAS(W)01 - Prosedur Kawalan Dokumen

MANUAL

KUALITI


NO. KELUARAN : 01

NO. PINDAAN : 00


MUKA SURAT : 20/ 69

4.2.4 Kawalan Rekod

PPAS hendaklah mewujud dan menentukan satu prosedur

berhubung Kawalan Rekod Kualiti. Senarai induk bagi rekod kualiti

diwujudkan untuk kemudahan pengendalian dan pengesanan rekod.

Had masa penyimpanan ditentukan dan rekod kualiti disimpan

dengan selamat dalam fail-fail atau folder atau buku tertentu yang

mudah dibaca dan dirujuk semula. Rekod kualiti akan dikenalpasti

dalam setiap prosedur yang diwujudkan jika rekod disimpan secara

elektronik, satu sistem sokongan (back up) bagi rekod berkenaan

hendaklah diwujudkan. Rekod kualiti berkenaan hendaklah disimpan

secara sistematik untuk rujukan jika diperlukan.

Dokumen berkaitan:

PK.PPAS(W)01 - Prosedur Kawalan Dokumen

PK.PPAS(W)02 - Prosedur Kawalan Rekod

MANUAL

KUALITI


NO. KELUARAN : 01

NO. PINDAAN : 00


MUKA SURAT : 21/ 69

BAHAGIAN 5 – TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN

5.1 Komitmen Pengurusan

i. Pengurusan atasan PPAS hendaklah sentiasa komited kepada

pembangunan, pelaksanaan, pemantauan dan penambahbaikan

Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2008 dan akan sentiasa

berusaha meningkatkan keberkesanannya dengan kaedah berikut:

ii. Memastikan semua warga kerja PPAS memahami dan menghayati

akan pentingnya kehendak pelanggan dan peraturan-peraturan

dipatuhi.

iii. Mewujud dan meluluskan Dasar Kualiti dan Objektif Kualiti PPAS

(rujuk perkara 5.3 dan 5.4).

iv. Memastikan semua warga kerja PPAS memahami dan menghayati

Dasar Kualiti dan Objektif Kualiti PPAS.

v. Memastikan sumber-sumber yang perlu adalah mencukupi.

5.2 Keutamaan Pelanggan

Pengurusan PPAS hendaklah menentukan dan memastikan

keperluan-keperluan pelanggan dikenalpasti, difahami dan dipenuhi

dengan tujuan mempertingkatkan lagi kepuasan pelanggan, dengan:

MANUAL

KUALITI


NO. KELUARAN : 01

NO. PINDAAN : 00


MUKA SURAT : 22/ 69

i. Menyediakan dan menyelenggara Piagam Pelanggan

ii. Mewujudkan kaedah maklumbalas pelanggan berhubung dengan

perkhidmatan yang diberikan

iii. Sebarang pindaan kepada peraturan-peraturan dan dasar-dasar baru

yang dilaksanakan oleh Pengurusan PPAS akan disebarkan,

mengikut keperluan dari masa ke semasa

iv. Mengkaji semula keperluan-keperluan baru pelanggan dan

memastikan keperluan itu dipenuhi mengikut keupayaan semasa

PPAS berasaskan perundangan dan peraturan yang berkuatkuasa

v. Perkhidmatan yang sedang diberikan kepada pelanggan-pelanggan

PPAS yang sedia ada hendaklah tidak terjejas sekiranya dasar dan

peraturan baru diperkenalkan dari masa ke semasa; dan

vi. Memastikan keperluan pelanggan masa hadapan berkaitan

perkhidmatan yang diberikan akan sentiasa diutamakan bagi

memberi kepuasan yang berterusan kepada pelanggannya

Dokumen Berkaitan

PK.PPAS(O)06 – Pendaftaran Keahlian Perpustakaan dan Keahlian Perkhidmatan

BPD

PK.PPAS(O)07 – Perkhidmatan Pelanggan

PK.PPAS(S)11 - Pengendalian Maklumbalas Pelanggan

MANUAL

KUALITI


NO. KELUARAN : 01

NO. PINDAAN : 00


MUKA SURAT : 23/ 69

5.3 Dasar Kualiti PPAS

5.3.1 Pengurusan atasan PPAS menggubal Dasar Kualiti seperti berikut:

DASAR KUALITI

Pengurusan PPAS sentiasa beriltizam untuk menyampaikan

perkhidmatan perpustakaan yang cemerlang dan bertaraf dunia

bagi memenuhi keperluan pelanggannya berdasarkan Sistem

Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2008.

Pengurusan PPAS sentiasa komited dalam pembinaan koleksi

dan kemudahan perpustakaan yang lengkap bagi memenuhi

kehendak pelanggannya secara konsisten dan professional.

Pengurusan PPAS hendaklah berusaha melaksanakan

penambahbaikan berterusan bagi memastikan keberkesanan

Sistem Pengurusan Kualitinya.

MANUAL

KUALITI


NO. KELUARAN : 01

NO. PINDAAN : 00


MUKA SURAT : 24/ 69

Pengurusan atasan PPAS hendaklah memastikan Dasar Kualiti

adalah sentiasa:

i. Bersesuaian dengan hala tuju Pengurusan PPAS.

ii. Dihayati dan difahami oleh warga kerja PPAS.

iii. Dibincangkan dan dikaji semula dalam mesyuarat Kajian

Semula Pengurusan untuk memastikan kepuasan pelanggan

tercapai secara berterusan; dan

iv. Melaksanakan penambahbaikan bagi meningkatkan

keberkesanan sistem pengurusan kualiti secara berterusan

sejajar dengan keperluan semasa MS ISO 9001:2008 PPAS.

v. Memastikan Sistem Pengurusan Kualiti dikawal dan dikaji

semula bagi menjamin kesesuaiannya yang berterusan.

vi. Memastikan Dasar Kualiti yang diwujudkan digunapakai

sebagai asas untuk merangka Objektif Kualiti.

Dasar Kualiti PPAS ini akan dikaji semula dalam setiap Mesyuarat

Kajian Semula Pengurusan bagi menentukan keberkesanannya

sejajar dengan keperluan semasa Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO

9001:2008 PPAS.

Pengurusan PPAS adalah bertanggungjawab bagi memastikan

semua kakitangan Perbadanan memahami Dasar Kualiti serta

membuktikan komitmen bagi pematuhan ke atasnya.

MANUAL

KUALITI


NO. KELUARAN : 01

NO. PINDAAN : 01


MUKA SURAT : 25/ 69

5.4 Perancangan

5.4.1 Objektif Kualiti PPAS

Pengurusan atasan PPAS hendaklah menggubal dan mengkaji

semula Objektif Kualiti sekurang-kurangnya sekali setahun

berasaskan Perancangan Strategik Organisasi. Objektif-Objektif

Kualiti PPAS adalah seperti berikut:

5.4.1.1 Pembangunan Koleksi

i. Memperolehi sekurang-kurangnya 2% naskhah bahan baru, di

PPAS setiap tahun.

ii. Memastikan pesanan bahan terbitan dalam negeri dibekalkan

dalam tempoh sebulan.

5.4.1.2 Dokumentasi

iii. Mengkatalog, mengklas dan memproses bahan perpustakaan

yang diterima, dan mengedarkan ke Perpustakaan Raja Tun Uda,

Shah Alam dalam jangkamasa 18 hari.

iv Memastikan tidak lebih dari 4% kesalahan di dalam rekod

bibliografi bagi setiap semakan secara rawak.

MANUAL

KUALITI


NO. KELUARAN : 01

NO. PINDAAN : 02


MUKA SURAT : 26/ 69

5.4.1.3 Perkhidmatan Pelanggan Shah Alam

v Memastikan pendaftaran keahlian PPAS diproses dalam tempoh

satu (1) jam.

vi Melaksanakan 10 ujilari dari OPAC setiap minggu dan

memastikan bahan yang dicari dapat dikesan sekurang-kurangnya

85%.

5.4.1.4 Perkhidmatan Maklumat & Penyelidikan

vii Memastikan setiap pengesanan bahan atau maklumat diperolehi

tidak lebih daripada satu hari.

viii Mengesan tambahan sekurang-kurangnya 100 bahan baru untuk

Koleksi Selangor bagi setahun.

ix Melaksanakan 10 ujilari dari OPAC setiap minggu dan

memastikan bahan yang dicari dapat dikesan sekurang-kurangnya

85%.

5.4.1.5 Knowledge Management

x Mendigitalkan bahan-bahan perpustakaan sekurang-kurangnya

500 mukasurat sebulan.

xi Menjalankan sekurang-kurangnya sepuluh (10) aktiviti

perkongsian ilmu di kalangan warga dan pelanggan PPAS.

MANUAL

KUALITI


NO. KELUARAN : 01

NO. PINDAAN : 01


MUKA SURAT : 27/ 69

5.4.1.6 Teknologi Maklumat

xii Melaksanakan satu inisiatif IT setahun sekali.

xiii Mengambil tindakan pembaikan kerosakan minor dalam

tempoh dua (2) hari dan bagi kerosakan major dalam tempoh

tujuh (7) hari.

5.4.1.7 Pentadbiran/ Sumber Manusia

xiv Menjawab surat dalam masa dua (2) minggu.

xv

Melaksanakan latihan tujuh (7) hari setahun bagi setiap

kakitangan.

5.4.1.8 Kewangan/ Penyelenggaraan

xvi Membuat pembayaran kepada pembekal dalam tempoh empat

belas (14) hari dari tarikh penerimaan inbois dan dokumen

berkaitan lengkap diterima.

xvii Memberi maklum balas tindakan terhadap sebarang aduan

kerosakan, dalam tempoh empat belas (14) hari kepada

pengadu, selepas mendapat kelulusan dari pengurusan.

MANUAL

KUALITI


NO. KELUARAN : 01

NO. PINDAAN : 02


MUKA SURAT : 28/ 69

5.4.1.9 Perancangan dan Pembangunan

xviii Mensasarkan 100% peruntukan yang diperuntukan di bawah

Pembangunan dibelanjakan.

xix Memastikan laporan perangkaan bulanan perpustakaan

disediakan sebelum 15 haribulan pada setiap bulan.

xx

Memperolehi sejumlah 1% tambahan ahli baru PPAS dari

populasi negeri Selangor.

5.4.1.10 Perkhidmatan Pelanggan Daerah

xxi Memastikan pendaftaran keahlian PPAS diproses dalam

tempoh satu (1) jam.

xxii Melaksanakan 10 ujilari dari OPAC setiap minggu dan

memastikan bahan yang dicari dapat dikesan sekurang-

kurangnya 85%.

xxiii Mengesan tambahan sekurang-kurangnya 10 judul bahan baru

untuk Koleksi Tempatan bagi setiap tahun.

5.4.1.11 Korporat

xxiv Mencapai tahap kepuasan pelanggan pada tahap 3

berdasarkan Indeks Kepuasan Pelanggan.

xxv Memberi maklumbalas kepada aduan yang lengkap kepada

pengadu dalam tempoh empat belas (14) hari bekerja.

MANUAL

KUALITI


NO. KELUARAN : 01

NO. PINDAAN : 00


MUKA SURAT : 29/ 69

5.4.2 Perancangan Sistem Pengurusan Kualiti

Pengurusan PPAS hendaklah memastikan:

i. Perancangan Sistem Pengurusan Kualiti diwujudkan dan

dilaksana bagi mencapai Objektif Kualiti;

ii. Integriti Sistem Pengurusan Kualiti adalah dipelihara walaupun

berlaku perubahan ke atas perancangan dan pelaksanaan di

dalam Sistem Pengurusan Kualiti.

iii. Perancangan kualiti yang dibangunkan adalah berasaskan

pemetaan proses utama di Lampiran 4.

5.5 Tanggungjawab, Kuasa dan Komunikasi

5.5.1 Tanggungjawab dan Kuasa

Pengurusan Atasan PPAS hendaklah menentukan

tanggungjawab dan kuasa Pegawai PPAS. Tanggungjawab dan

kuasa ini dijelaskan melalui Carta Organisasi, Senarai Tugas,

Fail Meja dan Piagam Pelanggan bahagian.

Pengurusan atasan PPAS hendaklah mengenalpasti

tanggungjawab dan kuasa semua pegawai dan kakitangan

melalui Carta Organisasi, Senarai Tugas, Fail Meja dan Sasaran

Kerja Tahunan (SKT) yang ditetapkan.

MANUAL

KUALITI


NO. KELUARAN : 01

NO. PINDAAN : 00


MUKA SURAT : 30/ 69

5.5.2 Wakil Pengurusan

Pengurusan atasan PPAS hendaklah melantik seorang Wakil

Pengurusan (WP) di kalangan pegawai PPAS yang terkanan. Tugas

dan tanggungjawab WP adalah seperti berikut:

i. Memastikan proses-proses yang diperlukan bagi Sistem

Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2008 diwujudkan,

dilaksana dan sentiasa ditambahbaik;

ii. Melapor kepada pihak pengurusan atasan PPAS

mengenai Pencapaian Objektif Kualiti yang ditetapkan;

iii. Memastikan program kesedaran bagi penambahbaikan

berterusan diberikan kepada semua warga kerja PPAS,

dan

iv. Berurusan dengan semua pihak luar mengenai perkara

yang berkaitan dengan Sistem Pengurusan Kualiti PPAS.

Pengurusan atasan PPAS hendaklah melantik Timbalan Wakil

Pengurusan (TWP) untuk membantu Wakil Pengurusan dalam

melaksanakan Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2008.

5.5.3 Komunikasi Dalaman

Pengurusan atasan PPAS hendaklah memastikan sistem

komunikasi dalaman meliputi perkara-perkara berikut:

MANUAL

KUALITI


NO. KELUARAN : 01

NO. PINDAAN : 00


MUKA SURAT : 31/ 69

i. Mesyuarat Pengurusan dan Mesyuarat Bahagian

ii. Sesi taklimat/ Perbincangan/ Perhimpunan Bulanan

iii. Pekeliling Dalaman PPAS/ Berita PPAS

iv. Papan kenyataan

v. Borang Maklumbalas Pelanggan; dan

vi. Laman web dan intranet

Dokumen Berkaitan

PK.PPAS(S)01 – Prosedur Kajian Semula Pengurusan

PK.PPAS(S)11 – Prosedur Pengendalian Maklumbalas Pelanggan

Dokumen Rujukan

Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil 2 1992 – Pelaksanaan Pengurusan

Kualiti Menyeluruh (TQM)

Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil 4 1992 – Pengendalian Pengaduan

Awam

Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil 1 2005 – Garis Panduan bagi

Mewujudkan Pejabat Perkhidmatan Pelanggan

Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil 3 1993 – Panduan Mengenai Piagam

Pelanggan.

MANUAL

KUALITI


NO. KELUARAN : 01

NO. PINDAAN : 00


MUKA SURAT : 32/ 69

5.6 Kajian Semula Pengurusan

5.6.1 Am

Pengurusan atasan PPAS hendaklah menentukan kajian semula ke

atas Sistem Pengurusan Kualiti PPAS (management review) dikaji

sekurang-kurangnya sekali setahun bagi memastikan

keberkesanan, kecekapan dan kesesuaian Sistem yang berterusan.

5.6.2 Input Kajian Semula Pengurusan

Kajian semula Pengurusan hendaklah meliputi:

i. Laporan Hasil Audit;

ii. Maklumbalas pelanggan;

iii. Laporan Penilaian dan Pencapaian Objektif Kualiti

iv. Perubahan-perubahan yang memberi kesan kepada Sistem

Pengurusan Kualiti; dan

v. Cadangan untuk penambahbaikan

5.6.3 Output Kajian Semula Pengurusan

Hasil Kajian semula ini hendaklah meliputi keputusan dan tindakan

yang merangkumi perkara-perkara berikut:

i. Penambahbaikan Sistem Pengurusan Kualiti PPAS ke atas

proses yang terlibat;

ii. Penambahbaikan perkhidmatan berkaitan dengan keperluan

pelanggan;

MANUAL

KUALITI


NO. KELUARAN : 01

NO. PINDAAN : 00


MUKA SURAT : 33/ 69

iii. Keperluan sumber-sumber yang dikehendaki.

iv. Pelan tindakan pencegahan terhadap risiko-risiko yang

dikenalpasti.

Dokumen Berkaitan

PK.PPAS(S)01 - Prosedur Kajian Semula Pengurusan

PK.PPAS(S)11 - Prosedur Pengendalian Maklumbalas Pelanggan

MANUAL

KUALITI


NO. KELUARAN : 01

NO. PINDAAN : 00


MUKA SURAT : 34/ 69

BAHAGIAN 6 – PENGURUSAN SUMBER

6.1 Peruntukan dan Penyediaan Sumber

Pengurusan PPAS hendaklah mengenalpasti sumber-sumber yang

diperlukan bagi mencapai objektif-objektif berikut:

i. Melaksana dan menyelenggara Sistem pengurusan Kualiti di

samping meningkatkan keberkesanannya secara berterusan.

ii. Meningkatkan tahap kepuasan pelanggan dengan sentiasa

peka untuk memenuhi keperluan pelanggan.

Dokumen Berkaitan

PK.PPAS(S)02 – Prosedur Anggaran Belanjawan

MANUAL

KUALITI


NO. KELUARAN : 01

NO. PINDAAN : 00


MUKA SURAT : 35/ 69

6.2 Pengurusan Sumber Manusia

6.2.1 Am

Pengurusan PPAS hendaklah menentukan semua kakitangannya

mempunyai kelayakan, pengalaman dan latihan yang sesuai.

Semua keperluan sumber manusia hendaklah dirancang selaras

dengan Objektif Kualiti PPAS.

Dokumen Berkaitan

PK.PPAS(S)07 – Prosedur Pewujudan Jawatan Baru

PK.PPAS(S)08 – Prosedur Pengambilan Kakitangan Baru

6.2.2 Kompetensi, Latihan dan Kesedaran

Pengurusan PPAS hendaklah:

i. Memastikan perlantikan semua anggota PPAS berasaskan

kelayakan dan kompetensi yang diperlukan.

ii. Mengenal pasti anggota PPAS yang terlibat dalam proses

perkhidmatan perpustakaan mempunyai kemahiran asas

dan diberi latihan dalam bidang berkaitan.

iii. Menilai keberkesanan latihan yang telah dihadiri oleh

anggota yang terlibat, dan

iv. Menyimpan dan menyelenggara rekod latihan yang terlibat.

MANUAL

KUALITI


NO. KELUARAN : 01

NO. PINDAAN : 00


MUKA SURAT : 36/ 69

Dokumen Berkaitan

PK.PPAS(S)08 – Prosedur Pengambilan Kakitangan Baru

PK.PPAS(S)10 – Prosedur Latihan

Dokumen Rujukan

Pekeliling Perkhidmatan Bil 6/2005

Dasar Latihan Sumber Manusia Sektor Awam

MANUAL

KUALITI


NO. KELUARAN : 01

NO. PINDAAN : 00


MUKA SURAT : 37/ 69

6.3 Infrastruktur

PPAS komited dalam menyediakan kemudahan infrastruktur bagi Sistem

Pengurusan Kualiti yang dilaksanakan. Kemudahan infrastruktur dan

penyenggaraan hendaklah meliputi perkara-perkara berikut:-

Bangunan, ruang pejabat staf, ruang pembaca, stor, bilik komputer, surau, bilik

fail, bilik rehat, dan ruang tamu.

Peralatan proses seperti perkakasan dan perisian komputer.

Kemudahan dan perkhidmatan sokongan yang diperlukan:

• Kemudahan komunikasi

• Perkhidmatan pengangkutan

• Bilik/ makmal komputer

Dokumen berkaitan:

PK.PPAS(S)06 - Prosedur Penyelenggaraan Bangunan, Kemudahan dan

Peralatan Pejabat

PK.PPAS(S)13 - Prosedur Pengemaskinian Laman Web/ Portal

PK.PPAS(S)14 - Prosedur Pengendalian & Penyelenggaraan ICT/ Digital

PK.PPAS(O)10 - Prosedur Pemantauan Projek ICT/ Digital

MANUAL

KUALITI


NO. KELUARAN : 01

NO. PINDAAN : 01


MUKA SURAT : 38/ 69

6.4 Persekitaran Kerja

PPAS hendaklah menentukan dan menyediakan persekitaran kerja

yang kondusif, selesa dan selamat. PPAS hendaklah memastikan

penyenggaraan ruang kerja dan kemudahan berkaitan dilaksanakan

mengikut Peraturan Keselamatan JPM di tempat kerja.

Untuk menjamin bacaan persekitaran kerja dalam kadar yang terbaik,

PPAS akan membuat satu pengukuran suhu/ kelembapan/

pencahayaan diruang-ruang bacaan yang terpilih. Pengukuran akan

dibuat dua kali setahun. Laporan akan dibentang di dalam Mesyuarat

Kajian Semula Pengurusan.

Dokumen berkaitan:

PK.PPAS(S)06 – Prosedur Penyelenggaraan Bangunan,

Kemudahan dan Peralatan Pejabat

PK.PPAS(S)15 – Prosedur Keselamatan Harta Benda dan

Kakitangan di PPAS

MANUAL

KUALITI


NO. KELUARAN : 01

NO. PINDAAN : 00


MUKA SURAT : 39/ 69

BAHAGIAN 7 – PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN

7.1 Perancangan Bagi Penyampaian Perkhidmatan

Pengurusan PPAS hendaklah mengadakan perancangan bagi

membangunkan proses-proses yang perlukan di dalam Sistem

Pengurusan Kualiti.

Bagi penyampaian perkhidmatan yang diperlukan oleh pelanggan,

pengurusan PPAS hendaklah mengambil kira aspek-aspek seperti

berikut:-

i. Objektif kualiti PPAS yang berteraskan keutamaan

pelanggan.

ii. Mengenal pasti proses-proses, memastikan dokumen dan

sumber yang perlu bagi perlaksanaan Sistem Pengurusan

Kualiti.

iii. Memastikan proses-proses penyampaian perkhidmatan

dikawal melalui peringkat pembelian, pemilihan pembekal,

pemantauan dan pengukuran ke atas semua perkhidmatan

yang terlibat.

iv. Menyelenggarakan rekod-rekod berkaitan dengan pemilihan

pembekal, pemantauan dan pengukuran produk/ proses

dalam memenuhi keperluan pelanggan.

MANUAL

KUALITI


NO. KELUARAN : 01

NO. PINDAAN : 00


MUKA SURAT : 40/ 69

Dokumen Rujukan

Lampiran 4 – Proses Bagi Penghasilan Produk

7.2

Proses Berkaitan Pelanggan

7.2.1 Penentuan Keperluan-Keperluan Berkaitan Dengan

Penyediaan Perkhidmatan Perpustakaan.

Pengurusan PPAS hendaklah menentukan dan mendokumenkan

prosedur yang perlu dilaksanakan bagi penyediaan dan

perkhidmatan perpustakaan di Perbadanan Perpustakaan Awam

Selangor.

Penyediaan perkhidmatan yang perlu dikawal hendaklah meliputi

perkara-perkara berikut:

i. Keperluan yang dinyatakan oleh pelanggan samada dari

segi persediaan bahan-bahan perpustakaan atau

perkhidmatan yang terlibat.

ii. Keperluan yang tidak dinyatakan oleh pelanggan tetapi

keperluan tersebut merupakan dalam pengetahuan

Pengurusan PPAS.

MANUAL

KUALITI


NO. KELUARAN : 01

NO. PINDAAN : 00


MUKA SURAT : 41/ 69

iii. Memenuhi keperluan peraturan dan perundangan yang

berkaitan dengan perkhidmatan perpustakaan.

iv. Mengambil kira peraturan tambahan yang akan ditentukan

oleh Pengurusan PPAS dari masa ke semasa.

v. Kualiti pembekal yang memberikan perkhidmatannya

kepada PPAS.

vi. Latihan berterusan kepada warga PPAS.

vii. Penyelenggaraan peralatan yang terlibat.

7.2.2 Kajian Semula Keperluan Berkaitan Produk/Perkhidmatan

i. Pengurusan PPAS hendaklah mengkaji semua maklum

balas dan cadangan diterima daripada pelanggan yang

terdiri dari pengguna perpustakaan yang berdaftar dan

orang-orang awam yang berkepentingan dalam

mendapatkan perkhidmatan perpustakaan.

ii. Kajian semula keperluan perkhidmatan perpustakaan

hendaklah mengambil kira cadangan-cadangan baru

daripada pihak pelanggan dalaman/ stakeholder ataupun

pelanggan luaran selagi ianya tidak bercanggah dengan

Enakmen PPAS dan undang-undang kecil yang berkaitan.

MANUAL

KUALITI


NO. KELUARAN : 01

NO. PINDAAN : 00


MUKA SURAT : 42/ 69

iii. Sekiranya berlaku sebarang perubahan kepada keperluan

– keperluan produk/ perkhidmatan, Pengurusan PPAS

hendaklah memastikan semua dokumen yang terlibat

diselaraskan melalui prosedur kualiti yang terlibat.

Sebarang perubahan yang berlaku akan dimaklumkan

kepada kakitangan terlibat dan latihan tambahan akan

diberikan mengikut keperluan semasa.

iv. Pengurusan PPAS hendaklah mengambilkira semua

keperluan-keperluan baru yang ditetapkan oleh Lembaga

Pengarah PPAS dan keperluan-keperluan terkini yang

dikeluarkan oleh kerajaan negeri.

Dokumen Berkaitan

PK.PPAS(O)06 – Prosedur Pendaftaran Keahlian Perpustakaan dan Keahlian

Perkhidmatan BPD

PK.PPAS(O)07 – Prosedur Perkhidmatan Pelanggan

PK.PPAS(O)08 – Prosedur Pinjaman Antara Perpustakaan

MANUAL

KUALITI


NO. KELUARAN : 01

NO. PINDAAN : 00


MUKA SURAT : 43/ 69

7.2.3 Komunikasi Dengan Pelanggan

Pengurusan PPAS hendaklah menyediakan kemudahan berkaitan

komunikasi/ perhubungan dengan pelanggan secara cekap dan

berkesan. Kemudahan komunikasi dengan pelanggan hendaklah

mengambil kira perkara-perkara berikut :

i. Piagam pelanggan PPAS

ii. Surat menyurat/notis awam

iii. E-mel dan laman web

iv. Borang Maklum balas Pelanggan

v. Peti Cadangan

vi. Komunikasi melalui telefon – perlu dijawab segera serta

layanan mesra dan berhemah

vii. Brosur, pamflet dan poster

viii. Perkhidmatan Kaunter

ix. Kempen-kempen mesra pelanggan yang diadakan dari

masa ke semasa seperti:

� Galak Guna Perpustakaan

� Kempen Gerakan Membaca

� Klip Video yang menunjukkan perkhidmatan-

perkhidmatan yang ditawarkan oleh PPAS

� Pameran Hari Terbuka

� Hari Bertemu Pelanggan

ix. Melalui media elektronik dan media cetak

x. Papan Kenyataan Awam

Dokumen Berkaitan

PK.PPAS(S)11 – Prosedur Pengendalian Maklum balas Pelanggan

PK.PPAS(O)08 – Prosedur Pinjaman Antara Perpustakaan

MANUAL

KUALITI


NO. KELUARAN : 01

NO. PINDAAN : 00


MUKA SURAT : 44/ 69

7.3 Rekabentuk dan Pembangunan

PPAS tidak menggunapakai keperluan klausa 7.3 kerana skop

Sistem Pengurusan Kualiti yang dilaksanakan oleh PPAS tidak

melibatkan sebarang aktiviti rekabentuk.

Bahagian Pembangunan di PPAS tidak terlibat dengan rekabentuk

bangunan memandangkan tanggungjawab ini diletakan di bawah

penyeliaan JKR.

PPAS tidak mempunyai personel yang arif dalam bidang rekabentuk

bangunan dan personel sedia ada hanya menyediakan aktiviti

penyelarasan dengan pihak JKR atau pihak perunding.

7.4 Perolehan

7.4.1 Proses Perolehan

Pengurusan PPAS hendaklah melaksanakan proses perolehan

berdasarkan Pekeliling Perbendaharaan yang berkuatkuasa melaui

kaedah berikut :

i. Pembelian Terus

ii. Sebutharga (jika berkaitan); dan

iii. Panjar Wang Runcit (Petty Cash)

iv. Perolehan di bawah kebenaran khas (jika berkaitan)

MANUAL

KUALITI


NO. KELUARAN : 01

NO. PINDAAN : 00


MUKA SURAT : 45/ 69

PPAS hendaklah membuat penilaian dan pemilihan terhadap

pembekal yang berwibawa. Kriteria pembekal hendaklah diwujudkan.

Setiap keputusan yang diambil hendaklah direkod, disimpan dan

diselenggara.

7.4.2 Maklumat Perolehan

Spesifikasi bekalan dan perkhidmatan yang diperolehi hendaklah

dinyatakan dengan jelas dalam dokumen perolehan berikut:

i. Pesanan pembelian tempatan

ii. Spesifikasi Kerja

iii. Dokumen Sebut harga; dan

iv. Surat Lantikan

Dokumen perolehan hendaklah diluluskan oleh pegawai yang diberi

kuasa sebelum diserahkan kepada pembekal.

7.4.3 Verifikasi Bekalan Dan Perkhidmatan

Bekalan dan perkhidmatan yang diterima oleh Pengurusan PPAS

hendaklah diperiksa bagi mempastikan ianya memenuhi spesifikasi

dan keperluan yang dinyatakan dalam dokumen perolehan.

MANUAL

KUALITI


NO. KELUARAN : 01

NO. PINDAAN : 00


MUKA SURAT : 46/ 69

Dokumen Berkaitan

PK.PPAS(O)01 – Prosedur Perancangan & Pembelian Bahan Perpustakaan

PK.PPAS(O)02 – Prosedur Penerimaan & Pemeriksaan Bahan Perpustakaan

PK.PPAS(O)03 – Prosedur Memproses Bahan Perpustakaan di Bahagian

Perancangan dan Pengurusan Koleksi

PK.PPAS(O)04 – Prosedur Pengkatalogan, Pengklasan dan Penghantaran Bahan

Perpustakaan

PK.PPAS(O)09 – Prosedur Pengendalian Projek-projek Kecil Pembangunan

PK.PPAS(O)10 – Prosedur Pemantauan Projek ICT/Digital

7.4.4 Perlantikan Pembekal Berwibawa

PPAS hendaklah melantik pembekal berasaskan keupayaan kerja

dan mutu perkhidmatan. Pembekal yang dilantik mestilah berdaftar

dengan Perbendaharaan Malaysia. Pembekal tersebut hendaklah

dipantau dan dinilai dari masa ke semasa tertakluk kepada prestasi

yang telah ditunjukkannya. Pembekal yang prestasinya tidak

memuaskan akan dikeluarkan daripada senarai pembekal yang

berwibawa.

7.4.5 Perkhidmatan Yang Disumberluarkan (Outsourced Services)

PPAS hendaklah menentukan semua perkhidmatan yang

disumberluar secara perolehan dikawal dan pemantauan berterusan

ke atas pembekal dilakukan.

MANUAL

KUALITI


NO. KELUARAN : 01

NO. PINDAAN : 00


MUKA SURAT : 47/ 69

Dokumen Berkaitan

PK.PPAS(S)03 - Prosedur Perolehan

PK.PPAS(O)01 - Prosedur Perancangan & Pembelian Bahan Perpustakaan

PK.PPAS(O)09 - Prosedur Pengendalian Projek-projek Kecil Pembangunan

PK.PPAS(O)10 - Prosedur Pemantauan Projek ICT/Digital

7.5

Proses-proses Penyampaian Perkhidmatan

7.5.1 Kawalan Proses Penyampaian Perkhidmatan

Pengurusan PPAS hendaklah melaksanakan semua Proses

Penyampaian Perkhidmatan dalam keadaan terkawal. Keadaan

terkawal hendaklah mengambil kira perkara-perkara berikut :

i. Prosedur yang didokumenkan menetapkan cara-cara

pelaksanaan sesuatu aktiviti atau penyampaian

perkhidmatan.

ii. Mematuhi standard/ kod rujukan dan prosedur-prosedur yang

telah didokumenkan.

iii. Penggunaan peralatan yang sesuai.

MANUAL

KUALITI


NO. KELUARAN : 01

NO. PINDAAN : 00


MUKA SURAT : 48/ 69

iv. Mengesan dan mengawal parameter proses dan ciri-ciri

perkhidmatan yang sesuai

v. Kelulusan bagi proses dan peralatan mengikut keperluan.

vi. Mempastikan kakitangan yang terlibat dalam perkhidmatan

PPAS adalah terlatih, mahir dan berkualiti serta mempastikan

kakitangan yang terlibat sentiasa memenuhi keperluan kualiti

yang ditetapkan oleh Pengurusan PPAS.

vii. Penyelenggaraan ke atas peralatan yang digunakan adalah

sesuai bagi mempastikan keupayaan proses yang konsisten

dan berterusan.

viii. Menyediakan maklumat mengenai produk dan perkhidmatan

untuk keperluan pelanggan.

ix. Pemantauan ke atas setiap proses yang terlibat bagi

mempastikan setiap perkhidmatan dan produk yang terlibat

memenuhi spesifikasi.

MANUAL

KUALITI


NO. KELUARAN : 01

NO. PINDAAN : 00


MUKA SURAT : 49/ 69

Dokumen Berkaitan


PK.PPAS(O)02 - Prosedur Penerimaan & Pemeriksaan Bahan Perpustakaan

PK.PPAS(O)03 - Prosedur Memprosesan Bahan Perpustakaan di Bahagian

Perancangan & Pengurusan Koleksi

PK.PPAS(O)04 - Prosedur Pengkatalogan, Pengklasan & Penghantaran Bahan

Perpustakaan

PK.PPAS(O)05 - Prosedur Penyusunan Bahan Perpustakaan

PK.PPAS(O)06 - Prosedur Pendaftaran Keahlian Perpustakaan dan Perkhidmatan

BPD

PK.PPAS(O)07 - Prosedur Perkhidmatan Pelanggan

PK.PPAS(O)08 - Prosedur Pinjaman Antara Perpustakaan



PK.PPAS(W)05 - Prosedur Kawalan Produk Yang Tidak Memenuhi Spesifikasi


PK.PPAS(S)04 - Prosedur Urusan Pembayaran

PK.PPAS(S)13 - Prosedur Pengemaskinian Laman Web / Portal

PK.PPAS(S)14 - Prosedur Pengendalian dan Penyelenggaraan ICT/Digital

PK.PPAS(S)16 - Prosedur Promosi dan Pemasaran Perkhidmatan

Dokumen Rujukan

Anglo American Cataloging Rules, 2nd ed. 2002 Revision (2005 Update)

Dewey Decimal Classification, 22nd ed. 2003

Library of Congress Subject Heading, 26th ed. 2003

MANUAL

KUALITI


NO. KELUARAN : 01

NO. PINDAAN : 00


MUKA SURAT : 50/ 69

7.5.2 Validasi Proses Pengeluaran Bahan Dan Penyediaan

Perkhidmatan Perpustakaan

Pengurusan PPAS hendaklah memastikan proses validasi

dilaksanakan untuk mencapai objektif kualiti yang ditetapkan. Ini

meliputi proses-proses mengesan kelemahan setelah perkhidmatan

disedia dan disampaikan kepada pelanggan.

Validasi ini bertujuan untuk mencapai objektif kualiti PPAS yang

sistematik, cekap dan berkesan.

PPAS hendaklah menentukan proses validasi mengambilkira

perkara-perkara berikut :

i. Membuat kajian semula ke atas sistem dan keperluan

kemahiran kerja terkini.

ii. Meningkatkan pengetahuan dan kemahiran pegawai /

kakitangan sesuai dengan keperluan semasa dan

iii. Melaksana dan memantau semua Prosedur Kualiti Operasi

yang ditetapkan oleh PPAS.

Dokumen Berkaitan

PK.PPAS(S)13 – Prosedur Pengemaskinian Laman Web / Portal

PK.PPAS(O)07 – Prosedur Perkhidmatan Pelanggan


PK.PPAS(O)10 – Prosedur Pemantauan Projek ICT/Digital

MANUAL

KUALITI


NO. KELUARAN : 01

NO. PINDAAN : 00


MUKA SURAT : 51/ 69

7.5.3 Identifikasi dan Kemudahkesanan Produk

Pengurusan PPAS hendaklah menyedia dan menyelenggara

prosedur-prosedur yang didokumenkan bagi mengenalpasti

kemudahkesanan semua produk / perkhidmatan dari peringkat

penerimaan hingga ke peringkat penyampaian. Prosedur-prosedur

yang didokumenkan hendaklah disediakan dan diselenggara bagi

memberi identifikasi yang unik bagi sesuatu produk. Identifikasi dan

kemudahkesanan produk adalah seperti berikut :

i. Penerimaan Bahan:

Di peringkat ini nombor perolehan diberi oleh Bahagian

Perancangan & Pengurusan Koleksi melalui sistem

elektronik.

ii. Pemprosesan:

Nombor panggilan, kod bar, label keselamatan diproses di

Bahagian Perancangan & Pengurusan Koleksi.

iii. Peralatan Pejabat:

Nombor inventori ditentukan oleh Bahagian Kewangan &

Penyelenggaraan.

iv. Penyusunan Bahan:

Bahan di atas rak dikesan melalui nombor panggilan.

MANUAL

KUALITI


NO. KELUARAN : 01

NO. PINDAAN : 00


MUKA SURAT : 52/ 69

Proses ini membolehkan kemudahkesanan bagi pengesanan bahan-

bahan koleksi PPAS.

Dokumen Berkaitan


PK.PPAS(S)05 - Prosedur Pengurusan Aset



PK.PPAS(O)03 - Prosedur Memproses Bahan Perpustakaan Di Bahagian



Perpustakaan



Dokumen Rujukan

Anglo American Cataloging Rules, 2nd ed. 2002 Revision (2005 Update)

Dewey Decimal Classification, 22nd ed. 2003

Library of Congress Subject Heading, 26th ed. 2003

MANUAL

KUALITI


NO. KELUARAN : 01

NO. PINDAAN : 00


MUKA SURAT : 53/ 69

7.5.4 Harta Hak Milik Pelanggan

PPAS ada menerima harta pelanggan dalam bentuk salinan kad

pengenalan pemohon/ pengguna perpustakaan.

PPAS tidak tertakluk untuk mengembalikan salinan kad pengenalan

pengguna, ia sekadar memenuhi keperluan mengesahkan butir-butir

pelanggan di peringkat permohonan bagi mendaftar sebagai ahli

perpustakaan.

PPAS hendaklah menyimpan dengan selamat butir-butir maklumat

pengguna/ ahli perpustakaan dan tidak akan melepaskan maklumat-

maklumat atau salinan dokumen tersebut kepada pihak-pihak lain

tanpa sebarang persetujuan dari pengguna/ ahli perpustakaan.

Dokumen berkaitan:

PK.PPAS(O)06 - Prosedur Pendaftaran Keahlian Perpustakaan &

Keahlian Perkhidmatan BPD

PK.PPAS(S)14 - Prosedur Pengendalian dan Penyelenggaraan

ICT/ Digital

MANUAL

KUALITI


NO. KELUARAN : 01

NO. PINDAAN : 00


MUKA SURAT : 54/ 69

7.5.5 Pemuliharaan Produk

Pengurusan PPAS hendaklah menentukan semua produk termasuk

dokumen-dokumen penting disenggara bagi memastikan ianya tidak

rosak atau hilang semasa di bawah penyimpanan PPAS. PPAS

hendaklah mewujudkan kaedah-kaedah bagi pengendalian produk-

produk PPAS agar ia sentiasa disimpan selamat secara sistematik

dan berkesan bagi menjamin kualiti produk perpustakaan.

Dokumen berkaitan:

PK.PPAS(W)05– Prosedur Kawalan Produk Yang Tidak

Memenuhi Spesifikasi

MANUAL

KUALITI


NO. KELUARAN : 01

NO. PINDAAN : 00


MUKA SURAT : 55/ 69

7.5.6 Pemuliharaan Produk

Pengurusan PPAS bertanggungjawab menyediakan prosedur -

prosedur pengendalian, penyimpanan, pemuliharaan dan

penghantaran semua produk PPAS agar disimpan selamat secara

sistematik dan berkesan bagi menjamin kualiti bahan - bahan

perpustakaan.

i Pengendalian

Pengurusan PPAS hendaklah mengendalikan sesuatu produk

mengikut prosedur yang dikuatkuasakan untuk tujuan meningkatkan

pengurusan pengendalian bahan, dokumen dan rekod.

ii Penyimpanan

Produk-produk yang dihasilkan / disimpan di pejabat PPAS adalah

seperti berikut:

a) Keputusan–keputusan Mesyuarat, Arahan Keselamatan,

Arahan Perkhidmatan serta Garis Panduan disimpan di dalam

infrastruktur-infrastuktur keselamatan dan stor yang telah

dikenalpasti mengikut kriteria-kriteria yang ditetapkan.

b) Maklumat-maklumat yang dibekalkan oleh pelanggan disimpan

mengikut Garis Panduan Keselamatan yang telah ditetapkan.

MANUAL

KUALITI


NO. KELUARAN : 01

NO. PINDAAN : 00


MUKA SURAT : 56/ 69

c) Produk-produk lain juga hendaklah disimpan di tempat

penyimpanan yang sesuai mengikut garis panduan dan ciri-ciri

keselamatan yang ditetapkan.

d) Penilaian stor hendaklah dilaksanakan mengikut keperluan yang

ditetapkan dari semasa ke semasa. Verifikasi stok dilakukan dua

kali setahun untuk mengesan kemungkinan kesusutan barang

dan tarikh luput produk yang tidak selari dengan yang telah

didokumenkan.

e) Penilaian stor hendaklah dilaksanakan mengikut keperluan yang

ditetapkan dari semasa ke semasa. Verifikasi stok dilakukan dua

kali setahun untuk mengesan kemungkinan kesusutan barang

dan tarikh luput produk yang tidak selari dengan yang telah

didokumenkan.

iii Pembungkusan

Proses pembungkusan dikawal dan dilabelkan dengan butir-butir

yang lengkap adalah bagi memastikan ianya memenuhi keperluan

yang telah ditetapkan.

MANUAL

KUALITI


NO. KELUARAN : 01

NO. PINDAAN : 00


MUKA SURAT : 57/ 69

iv Pemuliharaan

PPAS mengenalpasti bahan-bahan yang perlu disimpan dan yang

boleh dilupuskan. Setiap barang perlu dilabelkan dan produk yang

tidak memenuhi spesifikasi diasingkan untuk dilupuskan. Proses

pelupusan perlu mengikut garis panduan yang telah ditetapkan.

v Penyerahan

PPAS hendaklah mematuhi garis panduan yang telah ditetapkan

bagi penyimpanan produk/ perkhidmatan yang dihasilkan sebelum

dihantar kepada pelanggan. Penyampaian produk atau

perkhidmatan dilakukan oleh pegawai menerusi kaunter

perkhidmatan PPAS.

vi Penghantaran

Pengurusan PPAS akan menyediakan perkhidmatan secara terus

kepada pelanggan perpustakaan.

Dokumen Berkaitan


Perpustakaan



MANUAL

KUALITI


NO. KELUARAN : 01

NO. PINDAAN : 01


MUKA SURAT : 58/ 69

7.6

Kawalan Bagi Pemantauan Penentukuran Peralatan

Keperluan diguna pakai oleh pengurusan PPAS untuk mengukur

kadar pencahayaan dan kelembapan lokasi ruang bacaan dua kali

setahun.

Peralatan pemantauan dan penyelenggaraan yang digunakan

dikenalpasti melalui kalibrasi yang akan dilaksanakan dua tahun

sekali mengikut keperluan.

Peralatan yang telah dikalibrasi akan dikawal bagi menghindarkannya

daripada pengubahsuaian yang akan menjejas kesahihan hasil

pengukuran.

Kawalan dapat mengelakkan kerosakan semasa pengendalian,

penyelenggaraan dan penyimpanan peralatan.

Dokumen Berkaitan

PK.PPAS(S)06 - Prosedur Penyelenggaraan Bangunan, Kemudahan dan

Peralatan Pejabat

MANUAL

KUALITI


NO. KELUARAN : 01

NO. PINDAAN : 00


MUKA SURAT : 59/ 69

BAHAGIAN 8 – PENGUKURAN, ANALISIS DAN

PENAMBAHBAIKAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI

8.1 Am

Pengurusan PPAS hendaklah merancang dan melaksanakan proses

pemantauan bagi pengukuran, analisis dan penambahbaikan proses

dalam Sistem Pengurusan Kualiti seperti berikut:-

(a) PPAS hendaklah menentukan bagi merancang, mewujud dan

melaksanakan proses pemantauan bagi pengukuran, analisis dan

penambahbaikan ke atas Sistem Pengurusan Kualiti.

(b) PPAS hendaklah menentukan kaedah pemantauan bagi

memastikan proses-proses dilaksanakan sentiasa menghasilkan

perkhidmatan yang diperlukan dan berkesan.

8.2 Pemantauan Dan Pengukuran

8.2.1 Kepuasan Pelanggan

PPAS hendaklah menyediakan kaedah untuk mengukur kepuasan

pelanggan terhadap perkhidmatan yang diberikan. Kepuasan

Pelanggan hendaklah diukur melalui:-

(a) Maklumbalas /aduan pelanggan;

(b) Laporan Audit Dalaman;

(c) Laporan Media Massa / Elektronik;

MANUAL

KUALITI


NO. KELUARAN : 01

NO. PINDAAN : 00


MUKA SURAT : 60/ 69

(d) Kaunter Khidmat Pelanggan;

(e) Majlis Bersama Jabatan;

(f) Sesi Dialog.

Dokumen Berkaitan

PK.PPAS(S)11 - Prosedur Pengendalian Maklum balas Pelanggan


PK.PPAS(W)03 - Prosedur Tindakan Pembetulan dan Pencegahan

PK.PPAS(W)04 - Prosedur Audit Dalaman

8.2.2 Audit Dalaman

PPAS hendaklah menentukan dan melaksanakan audit dalaman

sekurang-kurangnya satu (1) kali dalam setiap enam (6) bulan (2 kali

setahun). Tujuan audit dalaman adalah untuk menilai keberkesanan

pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti. Pelaksanaan Audit Dalaman

hendaklah memenuhi perkara-perkara berikut:-

(a) Selaras dengan perancangan kualiti dan objektif kulaliti PPAS;

(b) Sistem Pengurusan Kualiti dilaksana dan disenggara dengan

berkesan selaras dengan kehendak MS ISO 9001 : 2008.

(c) Mengesan kelemahan dalam Sistem Pengurusan Kualiti.

(d) Penemuan audit terdahulu diambil tindakan pembetulan yang

berkesan.

(e) Tindakan pembetulan dan pencegahan serta penambahbaikan

dilaksanakan hasil dari penemuan Audit Dalaman.

MANUAL

KUALITI


NO. KELUARAN : 01

NO. PINDAAN : 00


MUKA SURAT : 61/ 69

Audit Dalaman hendaklah dijadual dan dijalankan oleh pegawai

agensi yang terlatih dan laporan Audit Dalaman dibentangkan dalam

Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan PPAS. Hasil Audit Dalaman

hendaklah direkod dan dipantau dengan berkesan oleh Ketua Audit

Dalaman. Anggota yang bertanggungjawab ke atas bidang yang

ditegur (Auditee) dalam laporan audit dalaman hendaklah bertindak

membetulkan kelemahan yang dikesan. Audit Susulan hendaklah

dilaksanakan untuk memastikan dan mengesan keberkesanan

Tindakan Pembetulan. Laporan susulan hendaklah disediakan bagi

makluman Pengurusan Atasan PPAS.

Dokumen Berkaitan

PK.PPAS(W)03 – Prosedur Tindakan Pembetulan dan Pencegahan

PK.PPAS(W)04 – Prosedur Audit Dalaman

8.2.3 Pemantauan dan Pengukuran Proses

Pengurusan PPAS hendaklah menjalankan pemantauan dan

pengukuran ke atas Sistem Pengurusan Kualiti bagi semua proses

dan aktiviti kualiti yang terlibat mengikut perancangan.

Pengurusan PPAS mengenalpasti keperluan untuk menggunakan

teknik statistik bagi mewujudkan dan mengesahkan keupayaan

perkhidmatan yang diberikan.

Data-data akan dikumpulkan bagi aktiviti dan perkhidmatan yang

diberikan. Data-data akan meliputi perkara-perkara berikut :

MANUAL

KUALITI


NO. KELUARAN : 01

NO. PINDAAN : 00


MUKA SURAT : 62/ 69

i. Pencapaian Objektif Kualiti

ii. Maklum balas pelanggan

iii. Produk yang tidak memenuhi spesifikasi

iv. Audit Dalaman

v. Kepincangan yang dikenalpasti di dalam Sistem Pengurusan

Kualiti

vi. Data-data lain yang berkaitan dalam pelaksanaan Sistem

Pengurusan Kualiti

Dokumen Berkaitan

PK.PPAS(W)04 - Prosedur Audit Dalaman

PK.PPAS(W)05 - Prosedur Kawalan Produk yang Tidak Memenuhi Spesifikasi

PK.PPAS(S)01 - Prosedur Kajian Semula Pengurusan

PK.PPAS(S)11 - Prosedur Pengendalian Maklum balas Pelanggan

PK. PPAS(S)12 - Prosedur Pengendalian Analisa Data



8.2.4 Pemantauan Dan Pengukuran Produk

Pengurusan PPAS hendaklah memastikan produk dan perkhidmatan

yang disediakan sentiasa memenuhi keperluan yang ditetapkan.

Pemeriksaan dan pengujian dijalankan di tiga peringkat utama :

i. Pemeriksaan di peringkat penerimaan

Pemeriksaan di peringkat ini dilakukan oleh Bahagian

Perancangan & Pengurusan Koleksi. Pemeriksaan akan

MANUAL

KUALITI


NO. KELUARAN : 01

NO. PINDAAN : 00


MUKA SURAT : 63/ 69

dilakukan mengikut spesifikasi yang telah ditetapkan oleh

Pengurusan PPAS.

ii. Pemeriksaan di peringkat pemerosesan

Pemeriksaan di peringkat ini dilakukan oleh Bahagian

Pendokumentasian. Peringkat pemeriksaan ini bertujuan

mengesahkan butiran identifikasi bahan selaras dengan

polisi pengkatalogan sebelum bahan dikatalog. Peringkat ini

juga akan mengesan bahan yang tidak memenuhi

spesifikasi PPAS sekiranya terdapat di dalam edaran.

iii. Pemeriksaan peringkat akhir

Pemeriksaan di peringkat akhir dilakukan oleh Bahagian

Pendokumentasian, Perkhidmatan Perpustakaan Raja Tun

Uda dan Maklumat/ Penyelidikan bagi memastikan segala

spesifikasi yang ditetapkan oleh Pengurusan PPAS telah

dipatuhi.

MANUAL

KUALITI


NO. KELUARAN : 01

NO. PINDAAN : 00


MUKA SURAT : 64/ 69

Dokumen Berkaitan



PK.PPAS(O)03 - Prosedur Memproses Bahan Perpustakaan Di Bahagian



Perpustakaan



8.3 Kawalan Produk Yang Tidak Memenuhi Spesifikasi

Pengurusan PPAS hendaklah mengenalpasti dan mengawal bahan

yang tidak memenuhi spesifikasi yang telah ditetapkan. Bahan yang

tidak memenuhi spesifikasi adalah seperti muka surat yang tidak

mencukupi, bilangan bahan yang kurang dari jumlah pesanan, invois

yang tidak lengkap, bahan yang rosak dan lain-lain lagi. Bahan

terlibat akan diasingkan dan direkodkan.

Bahan yang tidak memenuhi spesifikasi perlu diasingkan dan

dipulangkan semula kepada pembekal (jika perlu) bagi mencegah

penggunaannya.

MANUAL

KUALITI


NO. KELUARAN : 01

NO. PINDAAN : 00


MUKA SURAT : 65/ 69

Dokumen Berkaitan

PK.PPAS(W)05 – Prosedur Kawalan Produk Yang Tidak Memenuhi Spesifikasi

PK.PPAS(O)02 – Prosedur Penerimaan & Pemeriksaan Bahan Perpustakaan

PK.PPAS(O)03 – Prosedur Memproses Bahan Perpustakaan di Bahagian


PK.PPAS(O)04 – Prosedur Pengkatalogan, Pengklasan & Penghantaran Bahan

Perpustakaan


8.4 Analisis Data

Pengurusan PPAS hendaklah mengenalpasti penggunaan analisis

data yang sesuai bagi mengumpul, menganalisis data-data bagi

menentukan kesesuaian serta keberkesanan di dalam Sistem

Pengurusan Kualitinya. Pengurusan PPAS akan menggunakan asas-

asas fakta dan data yang tepat serta konkrit untuk membuat

keputusan.

Ini merangkumi data yang terhasil dari keputusan pemantauan dan

pengukuran. Data akan dianalisis bagi mempastikan tindakan

penambahbaikan yang berterusan dan berkesan ke atas Sistem

Pengurusan Kualiti PPAS.

Analisis data akan mengambil kira maklumat-maklumat berikut:

i. Pencapaian Objektif Kualiti

ii. Maklum balas pelanggan

iii. Produk yang tidak memenuhi spesifikasi

MANUAL

KUALITI


NO. KELUARAN : 01

NO. PINDAAN : 00


MUKA SURAT : 66/ 69

iv. Audit Dalaman

v. Kepincangan yang dikenalpasti di dalam Sistem Pengurusan

Kualiti

vi. Data-data lain yang berkaitan dalam pelaksanaan Sistem

Pengurusan Kualiti

Dokumen Berkaitan

PK.PPAS(S)11- Prosedur Pengendalian Maklum balas Pelanggan

PK.PPAS(S)12 - Prosedur Pengendalian Analisa Data

8.5 Penambahbaikan

8.5.1 Penambahbaikan Berterusan

Pengurusan PPAS hendaklah sentiasa menambah baik keberkesanan

Sistem Pengurusan Kualitinya dengan berasaskan kepada :

i. Dasar Kualiti

ii. Objektif Kualiti

iii. Laporan Audit Dalaman

iv. Analisis Data

v. Pemantauan dan Pengukuran

vi. Tindakan Pembetulan

vii. Tindakan Pencegahan

viii. Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan

Fokus aktiviti penambahbaikan akan dikenalpasti oleh Pengurusan PPAS

dari masa ke semasa.

MANUAL

KUALITI


NO. KELUARAN : 01

NO. PINDAAN : 00


MUKA SURAT : 67/ 69

Dokumen berkaitan:

PK.PPAS(W)03 – Prosedur Tindakan Pembetulan & Pencegahan

PK.PPAS(W)04 – Prosedur Audit Dalaman

PK.PPAS(W)05 – Prosedur Kawalan Produk Yang Tidak Mengikut

Spesifikasi

PK.PPAS(S)10 – Prosedur Latihan

PK.PPAS(S)11 – Prosedur Pengendalian Maklum Balas

Pelanggan

8.5.2 Tindakan Pembetulan

Pengurusan PPAS hendaklah melaksanakan tindakan pembetulan ke

atas sesuatu kepincangan atau ketidakpatuhan yang dikenalpasti dari

semasa ke semasa. Tindakan Pembetulan perlu mengenalpasti punca

sebenar sesuatu ketidakpatuhan yang dikesan dan tindakan ini perlu

dilaksnakan dengan segera dan berkesan. Tindakan Pembetulan akan

dilaksanakan berdasarkan perkara-perkara berikut:-

i. Mengkaji semula ketidakpatuhan yang dikesan.

ii. Menentukan punca-punca sebenar sesuatu ketidakpatuhan.

iii. Membuat penilaian ke atas tindakan-tindakan bagi mencegah

sesuatu ketidakpatuhan dari berulang.

iv. Mengenalpasti dan melaksanakan tindakan-tindakan yang

diperlukan.

v. Rekod-rekod berkaitan tindakan pembetulan yang telah diambil,

diwujud dan disenggarakan.

vi. Mengkaji semula tindakan pembetulan yang diambil.

MANUAL

KUALITI


NO. KELUARAN : 01

NO. PINDAAN : 00


MUKA SURAT : 68/ 69

Dokumen berkaitan:

PK.PPAS(W)01 – Prosedur Kawalan Dokumen

PK.PPAS(W)03 – Prosedur Tindakan Pembetulan & Pencegahan

PK.PPAS(S)11 – Prosedur Pengendalian Maklumbalas

Pelanggan

8.5.3 Tindakan Pencegahan

Pengurusan PPAS hendaklah mendokumenkan prosedur bagi tindakan

Pencegahan. Pelan Pencegahan dikenalpasti bagi mencegah

kepincangan dari berlaku atau berulang.

Tindakan pencegahan akan dilaksanakan berpandukan kepada trend ke

atas tindakan pembetulan yang dilaksanakan hasil penilaian dan

pemerhatian Audit Dalaman, Analisa Aduan Pelanggan, Kaedah

Pengurusan Risiko, dan maklumbalas pelanggan. Tindakan-tindakan

pencegahan dilaksanakan berdasarkan kepada perkara-perkara berikut:

i. Menentukan potensi sesuatu ketidakpatuhan/ kepincangan yang

mungkin berlaku dan mengenalpasti mekanisma pencegahan;

ii. Mengkaji pelan pencegahan untuk mengelakkan ketidakpatuhan

atau kepincangan dari berlaku;

iii. Mengenalpasti strategi dan kaedah tindakan pencegahan yang

diperlukan;

MANUAL

KUALITI


NO. KELUARAN : 01

NO. PINDAAN : 00


MUKA SURAT : 69/ 69

iv. Merekod semula keputusan berkaitan dengan tindakan

pencegahan yang diambil dari masa ke semasa; dan

v. Mengkaji keberkesanan tindakan pencegahan yang telah diambil

terdahulu.

Dokumen Berkaitan

PK.PPAS(S)11 - Prosedur Pengendalian Maklumbalas Pelanggan

PK.PPAS(W)03 - Prosedur Tindakan Pembetulan dan Pencegahan

PK.PPAS(W)05 - Prosedur Kawalan Produk Yang Tidak Memenuhi Spesifikasi

mk.ppas.05 sistem pengurusan kualiti (ppas) ms iso

Documents