minit mesyuarat jawatankuasa pemandu ict...

m/s 1

MINIT MESYUARAT JAWATANKUASA PEMANDU ICT BIL 3/2009

Tarikh : 22 Oktober 2009 (Khamis) Masa : 9:00 pagi Tempat : Bilik Mesyuarat Utama, Ibu Pejabat Laut.

Kehadiran : 1. En. Baharin Bin Dato’ Abdul Hamid Timbalan Ketua Pengarah Laut (Pengerusi) 2. En. Muhammad Razif bin Ahmad Pengarah Bahagian HEPP 3. En. Zulkurnain bin Ayub Pengarah ILPPPL 4. En. Khairudin bin Abbas Pengarah Bahagian Khidmat Pengurusan 5. En. Roslee Bin Mat Yusof Pengarah Laut Wilayah Utara 6. Tn. Hj. Rossid Bin Musa Pengarah Laut Wilayah Timur 7. En. Hazman Bin Hussein Pengarah Laut Wilayah Tengah 8. Kapt. Abdul Samad bin Shaik Osman Wakil Pengarah Bahagian Kawalan Industri 9. Kapt. Saat Bin Sanusir Wakil Pengarah Jabatan Laut Wilayah Selatan 10. Tn. Hj. Abdul Aziz bin Muhamud Pengarah Laut Sabah 11. Tn. Hj. Wan Enduk bin Wan Salleh Pengarah Laut Sarawak 12. En. Hassan Bin Mohd Din Ketua Penolong Pengarah UTMKE 13. En. Mohammad Rosli bin Ahmad Ketua Penolong Pengarah Unit Kewangan 14. Tn. Hj. Mohd. Hafiz bin Abdul Majid Ketua Penolong Pengarah Unit Pembangunan 15. En. Chrysostom Abah Jabatan Laut Sabah 16. Cik Aziyati Binti Azmily Jabatan Laut Wilayah Tengah 17. Cik Dorahasra Binti Ramli Pegawai Teknologi Maklumat 18. Pn. Fazleen Binti Said ILPPPL 19. Pn. Derwina Asen Jabatan Laut Sarawak 20. Pn. Yusniza Binti Zakaria Penolong Pegawai Teknologi Maklumat 21. En. Mohamad Nashrol Aswat bin Hamid Penolong Pegawai Teknologi Maklumat 22. En.Farid Bin Musleh Penolong Pegawai Teknologi Maklumat 23. Pn. Sharina Binti Mohd Said Penolong Pegawai Teknologi Maklumat (Setiausaha) Tidak Hadir Dengan Maaf : 1. En. Benjamin Bernard Bijion Pengarah Laut Wilayah Persekutuan Labuan 2. En. Valerian Shem Donggot Pegawai Teknologi Maklumat 3. En. Zainal Fitri bin Zainal Penolong Pegawai Teknologi Maklumat

m/s 2

AGENDA KETERANGAN TINDAKAN

1.0

PERUTUSAN PENGERUSI 1.1 Pengerusi mengucapkan salam dan selamat hari raya Aidilfitri kepada

yang beragama Islam dan Selamat Deepavali kepada yang beragama Hindu.

1.2 Penggunaan Jaringan Sosial dalam Internet

1.2.1 Pengerusi seterusnya mengingatkan kepada mesyuarat tentang penggunaan internet untuk jaringan sosial seperti Facebook, Twitter, Friendster dan sebagainya dilarang kerana membuang masa dan boleh menyebabkan gangguan pelaksanaan tugasan harian.

1.2.2 Mesyuarat juga dimaklumkan bahawa pihak MAMPU telah mengedarkan peringatan tentang penggunaan jaringan sosial lanjutan daripada aduan kepada KSN tentang ”tabiat kakitangan kerajaan menggunakan Facebook semasa waktu pejabat dan seterusnya mengganggu pelaksanaan tugas”. Kakitangan kerajaan perlu patuh kepada PKPA Bil 1 Tahun 2003 : Tatacara penggunaan Internet berkaitan ” kakitangan tidak boleh menyalahgunakan kemudahan awam untuk tujuan peribadi dan semasa waktu pejabat”. Mesyuarat JITIK walaubagaimanapun tidak menghalang penggunaan jaringan sosial selagi tidak menyalahi peraturan sedia ada dan tidak melibatkan penyebaran dokumen terperingkat.

1.2.3 Pengerusi seterusnya menyeru supaya Pengarah Bahagian dan Wilayah untuk mengingatkan pegawai dan kakitangan untuk mematuhi peraturan serta tidak menyalahi peraturan sedia ada semasa sesi perhimpunan pagi dan edaran surat pekeliling.

1.2.4 Mesyuarat seterusnya meminta supaya sekatan capaian dibuat terhadap jaringan sosial yang tidak memberikan manfaat.

1.3 Pengerusi mengingatkan mesyuarat supaya melaksanakan proses perolehan perkakasan dan perisian mengikut peraturan perolehan sedia ada seperti melaksanakan perolehan secara tender atau sebutharga agar dapat mengelakkan berlaku sebarang ketidakpatuhan dan kontrevasi.

Makluman Makluman Makluman Pengarah Bahagian dan Wilayah UTMKE Semua Pengarah Bahagian dan Wilayah

2.0

PENETAPAN AGENDA MESYUARAT BIL 3/2009 Mesyuarat bersetuju dan mengesahkan cadangan agenda yang dibentangkan.

Makluman

3.0

PENGESAHAN MINIT MESYUARAT BIL 2/2009 Mesyuarat meluluskan minit mesyuarat JPICT Bil 2/2009 bertarikh 9 Julai 2009 dengan pindaan di senarai kehadiran mesyuarat iaitu tambahan nama Tn. Hj. Mohd Hafiz bin Abdul Majid, Ketua Penolong Pengarah Unit Perancangan dan Pembangunan yang tidak direkodkan.

Makluman

m/s 3


4.0

PERKARA BERBANGKIT 4.1 Garispanduan Portal 4.1.1 Mesyuarat dimaklumkan bahawa portal jabatan telah dilancarkan pada

20 Oktober 2009 dan pembangunan portal tersebut adalah mengikut garispanduan dan kriteria-kriteria yang telah ditetapkan oleh pihak MAMPU.

4.1.2 Mesyuarat seterusnya meminta supaya semua pihak melawat portal

jabatan dan seterusnya menyalurkan komen dan cadangan penambahbaikan kepada Jawatankuasa Kerja Pengurusan Portal yang dipengerusikan oleh En. Khairudin bin Abbas. Mesyuarat juga meminta supaya Pengarah Bahagian supaya memberikan maklumat statistik terkini dan pekeliling bagi tujuan pengemaskinian portal jabatan.

4.1.3 Mesyuarat dimaklumkan juga setiap bahagian telah memberikan

maklumat pencapaian piagam pelanggan dan telahpun dipaparkan di portal jabatan. Mesyuarat juga mencadangkan piagam pelanggan ditambahkan maklumat berkenaan perkhidmatan pengurusan dan kewangan dan seterusnya memaparkan pencapaian di dalam portal jabatan.

Makluman Pengarah Bahagian dan Wilayah Makluman

4.2 Pembayaran melalui kaedah Internet Banking ( CIMB Click,

Maybank2U dan Maybank2e) 4.2.1 Mesyuarat dimaklumkan bahawa pihak jabatan telah menghantar

kontrak penjanjian yang telah disemak oleh PUU jabatan kepada pihak Maybank pada bulan Februari. Jabatan masih menunggu maklumbalas dari pihak Maybank kerana kontrak perjanjian tersebut masih lagi dalam proses semakan pihak bank.

4.2.2 Mesyuarat dimaklumkan bahawa sistem akan siap sepenuhnya dan

akan mula beroperasi setelah kedua-dua pihak menandatangani kontrak perjanjian yang berkenaan.

4.2.3 Pengerusi seterusnya mencadangkan supaya jabatan berhubung terus

dengan pegawai yang bertanggungjawab di bank berkenaan ( CIMB dan Maybank) dan seterusnya mendapatkan keputusan dari pihak bank jika kontrak perjanjian tersebut masih lagi di status yang sama.

Makluman Makluman Pengarah Bahagian Khidmat Pengurusan dan KPP Unit Kewangan

4.3 Pembentangan Kertas Cadangan Pembangunan Sistem Campus

Management System (CMS) dan Sistem Virtual Library (V-LIB), ILPPPL

4.3.1 Mesyuarat dimaklumkan bahawa sebutharga tersebut kini dalam proses

menunggu kelulusan dari Jawatankuasa Sebutharga yang dipengerusikan oleh Y. Bhg Dato’ Ketua Pengarah Laut.

Makluman

m/s 4


4.4 Keperluan Perkakasan ICT 4.3.1 Mesyuarat dimaklumkan bahawa perolehan keperluan perkakasan ICT

seluruh Jabatan laut Malaysia termasuk keperluan perkakasan Sistem SDPX dianggarkan berjumlah RM 1.4 juta. Mesyuarat dimaklumkan bahawa jabatan telah mengemukakan permohonan kepada pihak EPU berkenaan pindahan peruntukkan syiling dari projek lain berjumlah RM 1.5 juta.

Makluman

4.5 Peningkatan Sistem Emel Jabatan 4.5.1 Mesyuarat dimaklumkan bahawa sistem emel jabatan yang baru telah

mula beroperasi sepenuhnya mulai 25 Julai 2009. 4.5.2 Mesyuarat juga dimaklumkan bahawa pembayaran masih belum

dilaksanakan berikutan peruntukkan Belanja Mengurus tidak mencukupi. Mesyuarat seterusnya mencadangkan supaya bayaran dibuat menggunakan peruntukkan pembangunan ICT di bawah projek Peningkatan dan Integrasi Sistem Baru.

Makluman UTMKE, Unit Pembangunan dan Unit Kewangan

5.0

STATUS PERLAKSANAAN PROJEK ICT RMK9 5.1 Peningkatan dan Perluasan SDP 5.1.1 Mesyuarat dimaklumkan SDPX kini telah mula beroperasi di dua puluh

(20) buah pejabat pelabuhan termasuk di Sabah dan Sarawak dan tidak dapat dilaksanakan di empat (4) buah pelabuhan disebabkan disebabkan oleh perkakasan yang tidak lengkap dan juga bandwidth talian yang tidak memenuhi spesifikasi yang ditetapkan. Pejabat Pelabuhan yang terlibat adalah:

a. Pejabat Pelabuhan Johor Bharu (1Mbps - Streamyx) b. Pejabat Pelabuhan Port Dickson (128 kbps) c. Pejabat Pelabuhan Kuala Perlis (256 kbps) d. Pejabat Pelabuhan Tanjung Gelang (128 kbps)

5.1.2 Mesyuarat dimaklumkan bahawa pihak UTMKE telah mendapatkan maklumbalas dari setiap wilayah berkenaan keperluan perkakasan dan bekalan ICT untuk pelaksanaan SDPX dan kertas permohonan perolehan yang berkenaan akan dihantar ke JPICT Kementerian Pengangkutan untuk kelulusan.

a. Senarai keperluan perkakasan SDPX :

i Pencetak Laser Warna 20 unit

Ii Pengimbas Dokumen 12 unit

Iii Pengecas Digital Camera 6 unit

Iv Pembaca kad Pintar 2 unit V Pencetak Kad Pintar ( with laminator) 10 unit vi Pencetak Passbook Warna 2 unit

Makluman UTMKE

m/s 5


5.1.3 Mesyuarat juga dimaklumkan bahawa Bahagian HEPP mempunyai

peruntukkan berjumlah RM 60,000.00 untuk tujuan perolehan untuk bekalan ICT dan cetakan output Sistem SDPX namun peruntukkan tersebut tidak termasuk bekalan untuk JL Sabah dan JL Sarawak. Mesyuarat juga dimaklumkan bahawa JL Sarawak mempunyai peruntukkan sebanyak RM 100 ribu dan akan melaksanakan pindahan peruntukkan tersebut kepada Bahagian HEPP, Ibu Pejabat Laut bagi tujuan perolehan bekalan yang berkenaan.

5.1.4 Mesyuarat dimaklumkan oleh JL Sarawak bercadang untuk

melaksanakan Sistem SDPX di Pejabat Pelabuhan Limbang dan meminta supaya jabatan melaksanakan tindakan yang berkenaan seperti membekalkan perkakasan yang lengkap bagi tujuan tersebut. Mesyuarat seterusnya meminta supaya keperluan untuk Pejabat Pelabuhan Limbang diambilkira semasa melaksanakan tender perolehan perkakaksan ICT kelak.

5.1.5 Mesyuarat juga mencadangkan supaya disediakan satu set perkakasan ICT gantian yang lengkap di Jabatan Laut Sabah dan JL Sarawak bagi melancarkan perjalanan sistem SDPX. Mesyuarat juga meminta supaya cetakan boleh dilakukan di pejabat pelabuhan yang lain sekiranya perkakasan di pejabat pelabuhan asal mengalami kerosakan.

5.1.6 Mesyuarat juga mencadangkan supaya melaksanakan kontrak penyelenggaraan di dalam Rancangan Malaysia Kesepuluh (RMk10) bagi memastikan penyelenggaraan perkakasan dapat dilaksanakan dengan teratur dan sistematik seterusnya melancarkan lagi pelaksanaan sistem SDPX.

UTMKE Bahagian HEPP dan UTMKE Bahagian HEPP, dan UTMKE, Pejabat Pelabuhan SDPX Bahagian HEPP dan UTMKE

5.2 Peningkatan Keselamatan Rangkaian dan Data 5.2.1 Mesyuarat dimaklumkan bahawa lanjutan daripada mesyuarat dengan

pihak pembekal pada 11 September 2009 telah memutuskan supaya Disaster Recovery Center dibangunkan di premis Jabatan Laut di ILPPPL.

5.2.2 Mesyuarat dimaklumkan juga bahawa perkakasan-perkakasan dan

sistem aplikasi yang kritikal telah dikenalpasti dan diselenggara seterusnya dipanjangkan kepada pembekal bagi tujuan pembangunan Disaster Recovery Center dan perbincangan selanjutnya akan diadakan pada 23 Oktober 2009 dengan pihak pembekal.

Makluman Penyelia Projek

5.3 Peningkatan dan Integrasi Sistem Baru

5.3.1 Mesyuarat mengambil maklum bahawa jabatan telah melaksanakan

migrasi pangkalan data sistem-sistem BKI dari Sybase ke MSSQL dan Migration of all Crystal Report to New Crystal Report Server 2008 for five databases merangkumi peningkatan perisian dan migrasi laporan-laporan output sistem jabatan ke versi yang baru.

5.3.2 Mesyuarat dimaklumkan juga bahawa jabatan bercadang untuk

melaksanakan integrasi sistem-sistem jabatan secara menyeluruh di dalam Rancangan Malaysia Kesepuluh (RMk10).

Makluman Makluman

m/s 6

5.4 Jabatan Laut Sarawak

5.4.1 Mesyuarat dimaklumkan juga bahawa projek bahagian II iaitu Migrasi

COINS kepada IPVPN telah siap sepenuhya. 5.4.2 Mesyuarat membangkitkan isu berkaitan dokumen kontrak dimana

pihak TM telah mengemukakan dokumen kontrak tetapi mengambil masa yang lama untuk semakan PUU jabatan . Pihak JL Sarawak seterusnya mencadangkan supaya kontrak Rangkaian IPVPN JLSM sedia ada digunapakai tetapi mesyuarat tidak bersetuju kerana kontrak sedia ada tidak mempunyai klausa Service Level Guarantee.

5.4.3 Mesyuarat seterusnya dimaklumkan bahawa kontrak Rangkaian IPVPN

AIS telah tamat pada 31 Julai 2009 dan tempoh pelanjutan juga telah tamat pada 21 Oktober 2009. Pihak TM telah memohon semula pelanjutan tempoh sehingga hujung tahun 2009 kerana beberapa lokasi tidak dapat disiapkan disebabkan masalah infrastruktur di beberapa lokasi ’base station’. Pihak Jabatan sedang dalam proses perbincangan berkenaan pindaan untuk memasukkan klausa penalti di dalam dokumen kontrak tersebut. Pengerusi seterusnya meminta JL Sarawak memberikan contoh dokumen kontrak dan maklumat pegawai TM yang berkaitan kepada Bahagian Pengurusan bagi tujuan pindaan dokumen kontrak Rangkaian IPVPN AIS.

Makluman Makluman JL Sarawak dan Bahagian Khidmat Pengurusan

6.0

PORTAL JABATAN LAUT 6.1 Mesyuarat dimaklumkan bahawa portal jabatan yang baru telah

dilancarkan mulai 20 Oktober 2009 dan pengemaskinian dan penambahbaikan laman web telah mengambilkira input-input daripada pihak pengurusan dan juga kriteria-kriteria yang telah ditetapkan oleh pihak MAMPU.

6.2 Mesyuarat seterusnya mengingatkan semua Pengarah Bahagian dan

Wilayah supaya sentiasa menyemak maklumat di dalam portal agar tepat dan terkini kerana Ketua Setiausaha Negara sentiasa memantau portal dan laman web agensi-agensi kerajaan.

Makluman Pengarah Bahagian dan Wilayah

7.0

Pembentangan Kertas Kerja 7.1 Pemasalahan Rangkaian LAN di Wilayah Tengah (Blok A dan

Blok B, Blok VTS dan Blok LDA) 7.1.1 Mesyuarat dimaklumkan bahawa sistem rangkaian (structured cabling)

di Jabatan Laut Wilayah Tengah sering mengalami masalah disebabkan kebanyakkan perkakasan rangkaian seperti Network Switches, UTP cabling telah usang dan tidak berfungi dengan baik.

7.1.2 Mesyuarat seterusnya dimaklumkan bahawa jabatan bercadang untuk

menggantikan dan menaiktaraf sistem rangkaian setempat (LAN) di Wilayah Tengah dan kos yang terlibat dianggarkan adalah RM200 ribu.

7.1.3 Mesyuarat secara dasarnya bersetuju dengan cadangan tersebut dan

dilaksanakan secara sebutharga dengan menggunakan peruntukkan LDA kerana melibatkan bangunan LDA dan Wilayah Tengah sebagai pejabat pemungut hasil LDA. Mesyuarat seterusnya meminta supaya kertas permohonan tersebut dikemaskini dan dimajukan kepada pihak pengurusan LDA untuk kelulusan peruntukkan yang berkenaan.

Makluman Makluman UTMKE

m/s 7

7.2 Status Dan Isu Sistem Aplikasi Jabatan 7.2.1 Pihak UTMKE membentangkan tentang status penggunaan sistem-

sistem aplikasi jabatan mengikut iaitu sebanyak 25 sistem semuanya. 7.2.2 Mesyuarat seterusnya membangkitnya isu berkenaan status

penggunaan Sistem LIYR dan Sistem Online Payment seperti berikut :

i) Sistem LIYR

Sistem LIYR(2) dibangunkan semula dan melibatkan 3 fasa pembangunan bagi memudahkan Unit Pendaftaran Kapal memantau pembangunan sistem agar mencapai objektif dan memenuhi keperluan pengguna. Pembangunan Sistem LIYR(2) fasa pertama melibatkan skop bagi permohonan mendapatkan sijil pendaftaran telahpun siap dibangunkan pertengahan tahun 2008 namun didapati tiada rekod terkini di dalam pangkalan data bagi sistem tersebut.

ii) Sistem Pembayaran Dius Api Online

Sistem telah siap dan mula diterimapakai oleh Unit Kewangan pada Disember 2008 namun pihak UTMKE mendapati sistem ini masih belum ada maklumat atau data di dalam pangkalan. Notis Makluman dan Panduan Merin (NMPM 1/2009) juga telah dikeluarkan dan dipaparkan di dalam portal Jabatan semenjak Januari 2009 untuk memaklumkan kepada semua pemilik kapal dan agensi perkapalan mengenai perkhidmatan ini.

7.2.3 Mesyuarat dimaklumkan bahawa lebih 120 kapal layar yang berdaftar

secara manual di Langkawi dan pengguna lebih selesa berurusan terus di kaunter kerana melibatkan pengesahan dokumen dan proses bayaran sebaliknya modul tersebut tidak disediakan di dalam sistem. Mesyuarat seterusnya mencadangkan dan bersetuju Sistem LIYR dilaksanakan setelah sistem tersebut siap sepenuhnya dengan melibatkan pihak pelanggan jabatan seperti pemilik kapal dan agensi perkapalan di dalam mendapatkan input dan maklumbalas yang berguna di dalam membangunkan sistem tersebut.

7.2.4 Mesyuarat juga mencadangkan supaya Sistem Online Payment

dikembangkan menjadi Sistem Pembayaran Jabatan Laut Malaysia dan dapat digunakan untuk membuat pembayaran sistem-sistem lain.

Makluman Makluman Makluman Makluman BKI, UTMKE Bahagian Khidmat Pengurusan

7.3 Integrasi Rangkaian AIS dan JALIN termasuk JL Sabah dan JL

Sarawak 7.3.1 Mesyuarat dimaklumkan bahawa pihak UTMKE telah membuat

perbincangan dengan beberapa pembekal rangkaian berkenaan cadangan Integrasi Rangkain IAS dan JALIN dan masih dalam proses mendapatkan konsep yang terbaik dengan kos yang paling sesuai dengan kedudukan peruntukka jabatan sedia ada.

7.3.2 Mesyuarat juga mengambil maklum bahawa tempoh yang diambil

adalah dari 4 ke 5 bulan dari tarikh persetujuan diperolehi.

Makluman Makluman

m/s 8

7.4 Pautan agensi negeri di Portal Jabatan 7.4.1 Mesyuarat dimaklumkan oleh Jabatan Laut Sarawak berkenaan

permohonan Lembaga Sungai-Sungai Sarawak untuk mewujudkan pautan di laman web Jabatan Laut Sarawak yang kini telah disatukan di portal JLM.

7.4.2 Mesyuarat meminta supaya pihak JL Sarawak memanjangkan

permohonan tersebut kepada Pengerusi Jawatankuasa Kerja Pengurusan Porta di Ibu Pejabat Laut iaitu En. Khairudin bin Abbas dan seterusnya menyemak dengan agensi yang berkaitan seperti pihak MAMPU berkenaan polisi untuk memaparkan pautan ke laman web agensi-agensi di peringkat negeri di dalam portal agensi/jabatan persekutuan.

Makluman JL Sarawak dan JK Pengurusan Portal

8.0 Taklimat Ferry Ticketing and Passanger Management System 8.1 Pihak Logic Eight Sdn. Bhd. telah memberikan taklimat berkenaan Ferry

Ticketing and Passanger Management System dan telah mengambil Terminal Feri Kuah dan Kuala Kedah sebagai model pelaksanaan konsep sistem tersebut.

8.2 Mesyuarat seterusnya meminta Wilayah Utara dan Bahagian Kawalan

Industri menguruskan perjumpaan melibatkan pihak jabatan, Logic Eight Sdn Bhd dan pengusaha feri bagi tujuan melaksanakan kajian secara menyeluruh dengan mengambilkira perubahan di dalam pengurusan feri, pengurusan bagasi penumpang, pengurusan tiket oleh pengusaha feri dan sistem pas berlepas ( boarding pass).

8.3 Mesyuarat seterusnya meminta pihak Logic Eight Sdn Bhd untuk

membentangkan semula cadangan kepada jabatan setelah mengambilkira hasil yang diperolehi daripada kajian seperti kriteria dan keperluan yang dinyatakan oleh semua pihak yang berkaitan.

Makluman Wilayah Utara dan BKI Logic Eight Sdn Bhd

PENUTUP Mesyuarat ditangguhkan pada jam 12.30 tengahari .Pengerusi seterusnya mengucapkan salam dan terima kasih kepada semua yang hadir dan mengingatkan supaya melaksanakan tindakan yang telah ditetapkan di dalam mesyuarat.

minit mesyuarat jawatankuasa pemandu ict...

Documents