lampiran laporan status tindakan susulan minit …reg.upm.edu.my/eiso/portal/mksp iso/mksp2017/mksp...

Laporan Status Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM 2016 - 1 -

LAMPIRAN LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN (MKSP) ISO UPM TAHUN 2016(QMS ISO 9001 KALI KEENAM, ISMS ISO/IEC 27001 KALI KELIMA DAN EMS ISO 14001 KALI KETIGA)

UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA

BIL. MINIT PERINCIAN TINDAKAN TANGGUNGJAWAB/TINDAKAN

STATUSPELAKSANAAN/PENCAPAIAN

Tindakan Susulan MKSP ISO UPM Tahun 2016(QMS ISO 9001 Kali Keenam, ISMS ISO/IEC 27001 Kali Kelima dan EMS ISO 14001 Kali Ketiga) seperti berikut :

1. 6.4.1 Penemuan Audit dan Penilaian Kepatuhan

6.4.1.1 Penemuan Audit QMS - Audit Badan PensijilanSIRIM Tahun 2015

Mesyuarat dimaklumkan berhubung laporan Audit PensijilanSemula oleh SIRIM menerusi pembentangan, danmengambil makluman bahawa:(d) pemantauan tindakan dan kecukupan dokumen

sokongan yang perlu disediakan dipantau secaraberkala dan status tindakan akan dibentang padaMesyuarat Jawatankuasa Kualiti yang akan diadakanpada 14 Julai 2016;

Tindakan: PusatJaminan Kualiti

Maklum balas Pusat JaminanKualiti :

Dibentangkan pada MesyuaratJawatankuasa Kualiti Kali Ke-28(Khas) pada 14 Julai 2016.




2. 6.4.1.2 Audit Dalaman QMS 2016

(e) Mesyuarat meminta mengambil tindakan penutupanLaporan Ketakakuran (NCR) Audit Dalaman QMSsebagaimana tarikh penutupan yang dicadangkan.

Ketua PTJ / TWPberkaitan

Maklum balas Ketua PTJ /TWP:

Fakulti Perubatan VeterinarSemua NCR Audit Dalaman QMS telahditutup mengikut tarikh yangditetapkan.

Fakulti KejuruteraanTelah ditutup mengikut tarikh yangditetapkan dan dipersetujui Juruaudit(laporan telah dikemukakan kepadaPAD).

Fakulti Bahasa Moden&KomunikasiTelah ditutup mengikut tarikh yangditetapkan (laporan telahdikemukakan kepada PAD).

Fakulti SainsTelah ditutup mengikut tarikh yangditetapkan (laporan telahdikemukakan kepada PAD).

Fakulti Perubatan dan SainsKesihatanTelah ditutup mengikut tarikh yangditetapkan (laporan telah

94

3

3

Peratus (%) NCR Tutup:

Peratus (%) NCR Belum TutupMelebihi Tempoh:Peratus (%) NCR Belum Tutup ikutPusingan

96

1

1




dikemukakan kepada PAD).

Fakulti Sains Komputer danTeknologi Maklumat (FSKTM)

Tiga (3) NCR Audit Dalam ditutup danbukti telah dimajukan kpd CQAseperti berikut:

Bil.

Proses

TarikhSebenarTindakan

Pembetulandiambil

Tarikhditutup

1. PY 7 Disember2016

8 Disember2016

2. OSH 11 May 2016 13 Julai2016

3. PS 18 Ogos2016

26 Ogos2016

Taman Pertanian Universiti(TPU)Semua NCR telah ditutup dan buktitindakan telah dimajukan kepadapihak CQA.

Kolej-Kolej KediamanSemua NCR Audit Dalaman QMS telahditutup.




NCR KMR-01 dan NCR KTP-01 telahditutup mengikut tarikh yangditetapkan

NCR K15-01 dan NCR K10-01 ditutupmelebihi tempoh. Bukti tindakanmelalui e-mail kepada CQA bertarikh14/12/2016.

3. 6.4.3.3 Penilaian Kepatuhan dengan KeperluanPerundangan dan Keperluan Lain(c) Mesyuarat meminta supaya membetulkan terminologi

bagi pelepasan udara kepada pelepasan asap.

Kesimpulan:

Manakala berdasarkan laporan penilaian kepatuhan SistemPengurusan Alam Sekitar, mesyuarat memutuskan pihakUPM perlu meneliti dan mengambil perhatian justifikasiketidakpatuhan sepenuhnya terhadap undang-undang yangdilaporkan adalah berkaitan perancangan keseluruhanmelibatkan keputusan universiti termasuk isu kewangandan kelulusan peruntukan.

Tindakan:Urus Setia JKPK

Tindakan: WakilPengurusan / TimbalanWakil Pengurusan EMS

Maklum balas Urus Setia JKPK:Pertukaran terminologi ‘PelepasanUdara’ kepada ‘Pelepasan PencemarUdara’ telah diputuskan dalamMesyuarat JKPK EMS Bil.2/2016 dandigunapakai dalam penetapan fasapenilaian tahun 2017.

Maklum balas Wakil Pengurusan/ TWP EMS:Implikasi kewangan dalampematuhan terhadap undang-undangdilaporkan dalam Laporan PenilaianKepatuhan EMS yang akandibentangkan oleh PengerusiJawatankuasa Penilaian KepatuhanUPM.




4. 6.5.2 Kajian Kepuasan Pelanggan

(b) Mesyuarat mengambil perhatian cadanganpenambahbaikan Sistem Maklum Balas Pelanggan(u-respon) dinaik taraf kepada friendly mobilebagi memastikan maklum balas pelangganmudah dicapai melalui telefon;

Tindakan: PenyelarasKepuasan PelangganUniversiti/ Pengarah

iDEC

Maklum balas PKP UPM/Pengarah iDEC :Masih dalam proses pelaksanaan.

5. 6.6 Maklum Balas Pemegang Taruh (ISMS)

(b) Mesyuarat meminta supaya soalan kaji selidik bagipelajar baharu prasiswazah yang mendaftar diUniversiti Putra Malaysia bagi sesi kemasukan2016/2017 diteliti semula bagi memastikanmaklumbalas yang diperolehi dapat memenuhikeperluan standard MS ISO/IEC 27001:2013.

Tindakan:Timbalan Wakil

Pengurusan ISMS

Maklum balas TWP ISMS :Soalan kajiselidik telah diteliti semula& kaji selidik berkenaan telahdilaksanakan secara atas taliansemasa pendaftaran pelajar baharuprasiswazah sesi kemasukan2016/2017.

6. 6.7.2 Laporan Pencapaian Objektif dan SasaranKeselamatan Maklumat

(b) Mesyuarat turut bersetuju supaya pernyataan bagiobjektif keselamatan maklumat keempat ISMS dibawah peneraju proses Bahagian Hal Ehwal Pelajarditambahbaik sepertimana cadangan berikut:

Tindakan:Timbalan Wakil

Pengurusan ISMS

Maklum balas TWP ISMS :Semakan objektif ISMS telahdilaksanakan pada tahun 2017 dantelah mula digunapakai pada 26 Mei2017. Perincian mengenai ObjektifISMS 2017 yang baharu adalahseperti pada Agenda 5.2.2.




Asal Cadangan perubahanMemastikan 100%pelajar yang berdaftaradalah pelajar yangmendapat tawaran

Memastikan 100% pelajaryang mendaftarmengemukakan tawaranyang sah/ Memastikan 100%pelajar yang telah mendapattawaran dan berjayamendaftar sebagai pelajarmengemukakan tawaranyang sah.

Maklum balas Tambahan olehBahagian Hal Ehwal Pelajar:

Telah melaksanakan verifikasi pelajaryang mendaftar menggunakan kadpengenalan pelajar di kauntersemakan (Kaunter 1) semasaProgram Minggu Perkasa PutraSemester Pertama Sesi 2016/2017(Ambilan Kedua) pada 19 September2016.

Maklum balas TambahanolehTWP Kolej :

Pihak BHEP telah mengambil langkahmemeriksa MyKad pelajar yangdatang mendaftar di pusat mendaftarkolej kediaman.

7. 6.8

6.8.1

Status Tindakan Pencegahan dan TindakanPembetulan (QMS dan EMS)

Status Tindakan Pencegahan

Mesyuarat meneliti dan mengambil perhatian statustindakan pencegahan yang direkodkan adalahsebanyak satu (1) laporan bagi Sistem PengurusanKualiti (QMS) bagi tempoh 1 April 2015 hingga 30Mei 2016 sebagaimana Lampiran 1.

Tindakan:Bursar danTWP Pejabat

Bursar

Maklum balas Bursar / TWPPejabat Bursar :Berdasarkan Laporan PencapaianPelan Tindakan Fungsian bagi Tahun2016, jumlah penjimatan yangdirekodkan adalah sebanyakRM2.26juta iaitu mencapai sasaranRM2 juta yang telah ditetapkan.




6.8.2 Status Tindakan Pembetulan

8.

Mesyuarat meneliti dan mengambil perhatianstatus tindakan pembetulan QMS dan EMS yangdirekodkan. Mesyuarat dimaklumkan laporantindakan pembetulan ini adalah daripada sumberPetunjuk Prestasi Utama (KPI) UPM, Pelan Tndakanperingkat Fungsian dan Aras, dan objektif alamsekitar, iaitu:

i. 11 (Sebelas) bagi Sistem Pengurusan Kualiti(QMS) bagi tempoh 1 April 2015 hingga 30 Mei2016 sebagaimana Lampiran 2; dan

Tindakan: Ketua PTJ &TWP PTJ berkaitan

sebagaimana lampiran

Maklum balas Ketua PTJ /TWPPTJ (Pejabat Bursar) :

Rujuk Lampiran 2.

Maklum balas TWP PTJ (PejabatBursar) :

(/)Berdasarkan Laporan KPI 2016,terdapat peningkatan penjanaansumber dalaman sebanyak RM16.62juta untuk tahun 2016 iatu RM139.62juta berbanding tahun 2015 sebanyakRM123 juta. Walaubagaimanapunsasaran penjanaan sumber dalamanuntuk tahun 2016 terpaksaditingkatkan kepada RM150 jutaberbanding RM135 juta pada tahun2015. Ini disebabkan Universiti perlumempertingkatkan sumber dalaman




9. ii. lima (5) tindakan pembetulan EMS bagi tempoh1 April 2015 hingga 30 Mei 2016 sebagaimanaLampiran 3.



disebabkan penurunan pemberiangeran kerajaan.

Mesyuarat Jawatankuasa PengurusanUniversiti telah bersetujumenubuhkan Jawatankuasa KhasPenjanaan Pendapatan Universiti(JKPPU) yang bertanggungjawabmengenal pasti dan mengemukakancadangan aktiviti penjanaanpendapatan universiti, bagimemenuhi jurang keperluanpendapatan dengan keupayaansemasa universiti.

Maklum balas Ketua PTJ /TWPPTJ :Rujuk Lampiran 3.

10. 6.9 Ketakakuran dan Tindakan Pembetulan (ISMS)

Mesyuarat meneliti dan mengambil maklum terdapat satu(1) laporan ketakakuran Sistem Pengurusan KeselamatanMaklumat bagi tahun 2016 sepertimana dinyatakan diLampiran 4.

Tindakan: Pengarah &TWP iDEC

Maklum balas Pengarah & TWPiDEC :Tindakan dan keberkesanan tindakansebagaimana pada Lampiran 4.




11.

12.

6.10.2 Perubahan yang Memberi Kesan kepada SistemPengurusan Kualiti

Mesyuarat :

(a) mengambil perhatian empat (4) perubahanyang memberi kesan kepada SistemPengurusan Kualiti yang dilaporkan masihdalam proses tindakan pelaksanaan, iaitu:

i. pembangunan Hospital Pengajaran UPM;

ii. membangunkan sebuah Children’s Gardenand Sensory Garden iaitu persekitarantaman yang direka bertujuan merangsangderia penglihatan, bau, sentuhan, rasa,dan bunyi melalui tumbuhan danpenggunaan tanaman bersesuaian;

Tindakan: PengarahPejabat Pembangunandan Pengurusan Aset

Tindakan: Dekan FakultiPertanian dan Dekan

Fakulti Rekabentuk danSenibina

Maklum balas Pengarah PPPA:Kemajuan Fizikal Yang Dirancang:24%Kemajuan Fizikal Sebenar: 31%Peratus Awal: 7%

Maklum balas Dekan FakultiPertanian & Dekan FakultiRekabentuk dan Senibina:

Maklum balas Dekan FakultiPertanianProjek dalam proses sebutharga iaituMesyuarat JKSH dijangka pada 8September 2017 dan jadualpenyerahan tapak dijangka pada 18September 2017.




13. 6.10.2 iii. menubuhkan Institut Sekuriti Makanan(ISM) yang akan menerajui agendaSekuriti Makanan Negara ini melaluikerjasama dengan entiti yang terlibatsecara langsung dalam sektor pertaniandan makanan negara, seperti pelabur,pusat penyelidikan, dan institusipendidikan tinggi; dan

Tindakan: Timbalan NaibCanselori (Penyelidikan

dan Inovasi)

Maklum balas Dekan FakultiRekabentuk dan Senibina:Proses reka bentuk “Children’sGarden and Sensory Garden” telahdilaksanakan dan telah mendapatkelulusan untuk pembinaan mengikutfasa yang telah ditetapkan dandiuruskan oleh pihak Fakulti Pertaniandan PPPA.

Maklum balas Timbalan NaibCanselori (Penyelidikan danInovasi):

i) Institut Pertanian Tropika (ITA)dijenamakan semula sebagaiInstitut Pertanian Tropika danSekuriti Makanan (ITAFoS)selaras dengan agenda untukmeningkatkan sekuriti makanandalam negara dan serantau;

ii) ITAFoS telah diiktiraf sebagai‘Higher Institution Centre ofExcellence’ (HICoE) olehKementerian Pendidikan Tinggi(KPT) di dalam bidang nic‘Tropical Agrifood’ bermula1 Januari 2017; dan




14. iv. penawaran program 2u2i iaituPembelajaran Berasaskan Kerja (Work-Based Learning). Pelajar yang mengikutiprogram ini akan menyempurnakanpengajian selama dua tahun di universitidan dua tahun di industri.

Tindakan : Timbalan NaibCanselori (Akademik dan

Antarabangsa)

iii) penambahan bidang SekuritiMakanan dan Perubahan Iklim(‘Food Security and ClimateChange’) untuk program siswazahMaster Sains dan PhD bagimeningkatkan penghasilan modalinsan berprestasi tinggi.

Maklum balas Timbalan NaibCanselori (Akademik danAntarabangsa):Program Bacelor Sains PengurusanPerladangan telah ditawarkan mulaiSemester Pertama 2016/2017.

Seramai 26 pelajar baharu telahmendaftar sebagai pelajar BacelorSains Pengurusan Perladangan.

15. 6.10.3 Perubahan Isu Dalaman dan Luaran yang MemberiKesan kepada Pengurusan Keselamatan Maklumat

Mesyuarat mengambil maklum laporan perubahan isudalaman dan luaran yang memberi kesan kepadapengurusan keselamatan maklumat adalah seperti diLampiran 5. Sepanjang tahun 2015 dan 2016, terdapat



Maklumbalas Ketua PTJ/ TWPPTJ (Bahagian Keselamatan &Pusat Kesihatan Universiti)




sebanyak enam (6) perubahan melibatkan isu dalamanyang mana tiga (3) daripadanya telah dilaksanakanmanakala baki tiga (3) lagi isu yang sedang dalam prosespelaksanaan (rujuk Lampiran 5).

Tindakan bagi baki 3 isu dalaman danluaran telah diambil tindakan olehpeneraju proses ISMS yang terlibat.Rujuk Lampiran 5.

16. 6.10.4 Daftar Undang-undang yang Memberi Kesan kepadaPengurusan Alam Sekitar

(c) Mesyuarat mengambil perhatian semakan danperubahan Senarai Daftar Undang-undang danKeperluan lain yang berkaitan sedang dibuat bagimenghasilkan rujukan undang-undang adalah terkinidan relevan. Perincian laporan perubahan DaftarUndang-undang yang memberi kesan kepada SistemPengurusan Alam Sekitar adalah seperti Lampiran 6.

Tindakan: TWP PejabatPenasihat Undang-

Undang

Maklum balas TWP PejabatPenasihat Undang-Undang:Daftar Undang-undang adalah kekaldan tiada perubahan.

Rujuk Lampiran 6.

17. 6.10.5 Penilaian Aspek Impak yang Memberi Kesan kepadaPengurusan Alam Sekitar

(c) Mesyuarat mengambil perhatian semakan dan penilaiansemula aspek impak alam sekitar UPM sedangdilaksanakan bagi menghasilkan Objektif EMS yangterkini dan relevan. Laporan perubahan penilaianaspek impak yang memberi kesan kepada SistemPengurusan Alam Sekitar adalah seperti padaLampiran 7.

Tindakan: TimbalanWakil Pengurusan EMS

Maklum balas TWP EMS:Semakan telah dilaksana dan satudaftar aspek impak baharu edisi 3diguna. Terdapat 54 aspekpersekitaran mengikut kategori, danboleh dirujuk di eISO.




18.

19.

6.12 Peluang Penambahbaikan

Mesyuarat:

(b) meneliti dan mengambil perhatian peluangpenambahbaikan QMS dan ISMS yang direkodkan,iaitu:

i. enam (6) peluang penambahbaikan (OFI) yangtelah direkodkan di bawah Sistem PengurusanKualiti (QMS) bagi tempoh 1 April 2015 hingga 30Mei 2016 (Rujuk Lampiran 8); dan

ii. dua (2) OFI di bawah Sistem PengurusanKeselamatan Maklumat (ISMS) bagi tempoh bagitempoh 28 Disember 2015 hingga 30 Mei 2016(Rujuk Lampiran 9).

Tindakan: PTJ berkaitansebagaimana lampiran

Tindakan: PTJ berkaitansebagaimana lampiran

Maklumbalas TWP PTJ (PejabatTimbalan Naib CanselorPenyelidikan dan Inovasi,Penerbit UPM & Pejabat Bursar,UPM) :

Rujuk Lampiran 8

Maklumbalas TWP PTJ Berkaitan(Bahagian Keselamatan & PusatKesihatan Universiti)) :

Tindakan telah dilaksanakan.Rujuk Lampiran 9

1

MKSP ISO UPM 2016 | LAMPIRAN 1STATUS TINDAKAN PENCEGAHAN

(Tandakan √ pada ruangan yang berkaitan)

QMS EMS

BilProses Perkhidmatan yang

Dijangka BerlakuKetidakpatuhan/ Kecacatan

Punca PenyebabKemungkinan Berlaku

ketidakpatuhan/Kecacatan

Tindakan Pencegahan Tanggungjawab

Status/Catatan

KeberkesananTindakan

Ya (/)Tidak (x) &

Status1. Didapati laporan pencapaian

Pelan Tindakan Fungsianberpotensi tidak mencapaisasaran yang ditetapkan.

Sasaran : RM2 JutaPencapaian : RM1.5 Juta (75%)

Pelaksanaan GST bermulaApril 2015 menyebabkansasaran penjimatan tidakdapat dicapai.

Mengenalpasti beberapatambahan portfolio yangberkaitan.

1. PerkhidmatanPembersihan2. Kos Sewaan Komputer3. Mesin Fotostat4. Keselamatan

Pejabat Bursar Sumbermaklumat:PencapaianPelan FungsianQ2 2016

Ya (/)

BerdasarkanLaporanPencapaianPelan TindakanFungsian bagiTahun 2016,jumlahpenjimatan yangdirekodkanadalah sebanyakRM2.26 jutaiaitu mencapaisasaran RM2juta yang telahditetapkan.

Lampiran Perincian Laporan MKSP 2016 : Lampiran 1

STATUS TINDAKAN PENCEGAHAN – kemaskini 16.8.2017

1

MKSP ISO UPM 2016 | LAMPIRAN 2STATUS TINDAKAN PEMBETULAN QMS


QMS EMS

Bil Proses Perkhidmatanyang Tidak Patuh/Cacat

Punca PenyebabBerlaku


Tindakan Pembetulan Tarikhtindakan Catatan


Ya (/)Tidak (x) & Status

1. Didapati Petunjuk PrestasiUtama (KPI) JINM UPM tahun2015 tidak mencapai sasaraniaitu:

“Bil 1 (ii) Bilangan JaringanIndustri Berimpak Tinggi (5Bintang)”

Pencapaian prestasi KPItersebut adalah 21 jaringan(38.18%) daripada 55(Jaringan Industri) jaringanindustri berimpak tinggi (5bintang) yang disasarkanpada 2015.

(Pejabat TNC (JaringanIndustri dan Masyarakat)

Pegawai akademikUPM masih kurangfaham dan mahirdengan sistempanarafan projekJINM.

Mengadakan sesipenerangan kepada PTJuntuk memberikefahaman berterusantentang pelaporan ICRISdan strategi jaringanIndustri berimpak tinggisupaya projekjaringan Industri 3 dan 4bintang bolehditingkatkan ke tahap 5bintang

31/12/2016Sumber maklumat: LaporanPencapaian PetunjukPrestasi Utama (KPI)Universiti Putra Malaysia -Suku Tahun Keempat (Q4)2015.Terdapat peningkatanBilangan Jaringan IndustriBerimpak Tinggi (5Bintang)” pada 2016 sepertiberikut :

KPI 2016Bilangan Jaringan

Industri Berimpak Tinggi(5 Bintang) [sasaran 55]

Q1 2 (3.6%)Q2 21 (38.18%)

Jumlah 23 (41.82%

[Dilapor pada Mesyuarat JKKualiti UPM Kali Ke-29 pada25 Ogos 2016]

/


TINDAKAN PEMBETULAN – kemaskini 16.8.2017

2








2. Didapati pencapaian PetunjukPrestasi Utama (KPI) UPMtahun 2015 tidak mencapaisasaran iaitu:

“Sumbangan Alumni (KerusiProfesor”

Pencapaian prestasi KPItersebut adalah RM7,700daripada RM200,000.00 yangdisasarkan pada 2015.

(Pejabat Timbalan NaibCanselor Hal EhwalPelajar dan Alumni)

Di luar skop KPITimbalan NaibCanselor (HalEhwal Pelajar danAlumni)

Menggugurkan KPI inidan mewujudkan KPIbaharu iaituendowment alumni

Januari 2016 Sumber maklumat: LaporanPencapaian PetunjukPrestasi Utama (KPI)Universiti Putra Malaysia -Suku Tahun Keempat (Q4)2015

KPI Q3 2016Sasaran : 100Pencapaian 133

3. Didapati pencapaian PetunjukPrestasi Utama (KPI) UPMtahun 2015 tidak mencapaisasaran iaitu:

“Mobiliti staf bukan akademik(outbound)”

Pencapaian prestasi KPItersebut adalah 5.33%daripada 20% yangdisasarkan pada 2015.

(Pejabat Pendaftar)

Peruntukan latihandikurangkandaripada RM4 jutakepada RM2 juta

Menggugurkan daripadaKPI UPM

Januari 2016 Sumber maklumat: LaporanPencapaian PetunjukPrestasi Utama (KPI)Universiti Putra Malaysia -Suku Tahun Keempat (Q4)2015

Telah digugurkan daripadaKPI UPM.


/

3








4. Didapati Petunjuk PrestasiUtama (KPI) iaitumengekalkan kedudukanlaman web UPM padakedudukan tiga teratas diMalaysia tidak tercapai bagitempoh penilaian Jan-Jun2015 dan Julai-Disember2015.

(Perpustakaan SultanAbdul Samad)

a) Markah kriteriaimpact (50%)masih rendahpadakedudukan1693 (Jan-Jun2015) dan1453 (Jul-Dis2015)disebabkankekuranganbacklink/inlinkdari organisasidan institusiluar.

a) Mengadakanpersefahaman untukmembuat pautansemula (backlink)denganperpustakaan dibawah PERPUN danagensi kerajaan diMalaysia.

13 April 2016 Laman Web baharu UPMakan dibina selewat-lewatnya Disember 2016dan dilancarkan secararasmi pada Majlis PerutusanTahun Baharu NaibCanselor 2017.

Menambah jumlah HTMLdalam Laman Web UPMdengan memasukkanformat HTML dan PDF bagisetiap rekod artikel dalamejurnal terbitan UPM.


XKedudukan lamanweb UPM bagitempoh Januari-Jun2016 adalah ke-4teratas di Malaysia Sukar mendapat

kerjasama dariorganisasi daninstitusi luaruntuk membuatpautan semula(backlink).

Kurang mendapatkerjasama darisemua PTJ diUPM untukmenyediakankandungan lamanweb yangmenarik minatorang awam daninstitusi luaruntuk membuatpautan semula(backlink) .

MencadangkansupayamenggugurkanKPI ini kerana diluar bidang kuasa

4








UPM/PSAS danmewujudkan KPIbaharu untuktahun 2017.

5. Didapati tesis dan laporanprojek diproses melebihitempoh 50 hari bekerja.


a) Pemantauantidak berkesan

b) Pegawaiterlibatdengan tugaspenanggungankerja mulaiSeptember2015.

c) Pegawai yangmengambilalih tugasbelummempunyaikemahiranmengkatalogmengikutstandard NLMdan MESH.

a) Menyediakan‘template’pemantauantempoh proseskerja.

b) Memperbanyakkanpengkataloganbahan yangmenggunapakaistandard tersebutbagi peningkatankemahiran.

14 Januari 2016 Ditutup dengan berkesanpada 9 Jun 2016.


/

Ditutup denganberkesan pada 9 Jun

2016.

5








6. Didapati proses membaikpulih bahan jilid dalamtempoh yang ditetapkan,jurnal 35 hari dan buku 30hari tidak mencapai sasaran100%.


a) Pemantauankurangberkesan

a) MeletakkanseorangPustakawan yangakan membuatpemantauan keatas prosespenjilidan.

Mac 2016 Ditutup dengan berkesanpada 9 Jun 2016.

[Dilapor pada Mesyuarat JKKualiti UPM Kali Ke-29 pada

25 Ogos 2016]

/Ditutup dengan

berkesan pada 9 Jun2016.

7. Didapati MesyuaratPenyediaan Jadual WaktuKuliah dan Amali dilaksanatidak mengikut tempohsebagaimana yang dinyatakandalam Prosedur PengurusanJadual Waktu Kuliah danAmali (UPM/PU/PS/P005).

(Bahagian Kemasukandan Bahagian Urus TadbirAkademik)

Mesyuarat telahditetapkan tarikhlebih awal tetapiterpaksa ditundakerana adatugasan/programUniversiti yangperlu diutamakan

Cadangan pindaan padalangkah 6.3 b) dalamProsedur PengurusanJadual Waktu Kuliah danAmali(UPM/PU/PS/P005)dengan tambahan ayatseperti berikut:

“Mesyuarat PenyediaanJadual Waktu Kuliah danAmali pada minggu ke 3(melainkan dalamkeadaan khas akandiadakan mengikuttarikh yang akanditetapkan tanpamenjejaskan kualitiproses)”

1 Julai 2016 Tindakan pembetulandipindah kepada:Mesyuarat Jadual WaktuKuliah dan Amali (JWKA)tidak dilaksanakan keranaianya telah digantikandengan notis penyediaanJWKA. Penyataan tentangnotis ini telah dimasukkanke dalam item 6.3 ProsedurPengurusan Jadual WaktuKuliah dan Amali(UPM/PU/PS/P005)

[Dilapor pada Mesyuarat JKKualiti UPM Kali Ke-29 pada

25 Ogos 2016]

/

6








8. Didapati Mesyuarat JadualWaktu Kuliah dan Amali(JWKA) dan JawatankuasaWaktu Peperiksaan (JWP)dilaksana tidak mengikuttempoh (Mesyuarat padaminggu ke-10 ditunda keminggu ke-11) sebagaimanayang dinyatakan dalamProsedur Pengurusan JadualWaktu Kuliah dan Amali(UPM/PU/PS/P005).


Mesyuarat telahditetapkan tarikhlebih awal tetapiterpaksa ditundakerana adatugasan lain yangperlu didahulukan(AuditSwaakreditasi)

Cadangan pindaan padalangkah 6.6 b) dengantambahan ayat sepertiberikut:

“Mesyuarat JadualWaktu Kuliah dan Amali(JWKA) danJawatankuasa WaktuPeperiksaan (JWP) padaminggu ke 10(melainkan dalamkeadaan khas akandiadakan mengikuttarikh yang akanditetapkan tanpamenjejaskan kualitiproses)”

1 Julai 2016 Cadangan pindaandokumen (CPD) masihbelum dilaksanakan untukmelihat pelaksanaan prosesasal pada minggu ke-10pada semester pertama2016/2017 iaitu minggu ke-3 November 2016.Sekiranya masih belumberkesan CPD seperti didalam cadangan tindakanpembetulan akandilaksanakan untukpenguatkuasaan CPD yangakan datang.

Keberkesanan masihbelum boleh dinilaikerana belum cukuptempoh.

[Dilapor padaMesyuarat JK KualitiUPM Kali Ke-29 pada

25 Ogos 2016]

/

MesyuaratJawatankuasa JadualWaktu Kuliah Amali(JWKA) telah diakanpada 16 November2016 untukmembincangkanjadual waktu bagiSemester 2,2016/2017

Proses penyediaanjadual waktuberjalan lancar.

7








9. Didapati laporan PelanTindakan Fungsian dan ArasTahun 2015 (Jan-Dis 2015)bagi proses utamaPengambilan Pelajar BaharuPrasiswazah tidak mencapaisasaran.

KPI yang tidak tercapaiadalah tiga (3) daripadaempat (4) KPI:

i) Peratusan calon pelajaryang memohon programpengajian bacelor UPM

ii) Peratusan pelajar yangmemilih program UPMsebagai pilihan pertamaberdasarkan PNGK ≥ 3.0

iii) Peratusan pendaftaranpelajar baharu denganPNGK 3.5 ke programpengajian bacelor yangditawarkan


i) PerubahanPolisi UPUTahun 2015pelajar diarahmemilih 12pilihan bagisemua UAberbanding 4pilihansebelum ini

ii) Sama sepertidi (i)

iii) Tahun 2015UM telahmelaksanakan pemilihansendiri yangmengakibatkanpenawaran 3pusattawaran UPU,USM dan UM.Calon terbaikdengan CGPA3.50 ke atastelahditawarkan 3tempatprogram

Semakan semula Pelanfungsian berdasarkanperubahan dasar UPUdan Kementerian

25 Ogos 2016 Sumber Maklumat:Laporan Pencapaian PelanTindakan PeringkatFungsian dan Aras tahun2015.

XStatus :i) KPI berkenaan

peratusan calonpelajar yangmemohonprogrampengajian bacelorUPM tidak sesuaidikekalkan.Bilangan pelajarmemohon lebihsesuai diukurmengikutprogramberbandinguniversiti keranaada universitiyangmenawarkansedikit bidangdan ada pulayang banyak disamping bidangyang berbeza-beza---------------------

X

ii) Pencapaian 2016:54.43% calon

8








memilih UPMsebagai PilihanPertamamerupakanpelajar denganCGPA minimum3.5 dan ke atasberbandingsasaran 55%.Walaupunpencapaiansedikit tersasar,penerajubersetujumengekalkansasaran 55%untuk 2017 disamping akanmeneruskanprogram promosi.______________

/iii) 68.24% pelajar

baharumendaftar diUPM untuk 2016merupakanpelajar denganCGPA minimum3.000 berbandingsasaran 55%

9








(2016). Sebanyak32.71% pelajarbaharumendaftarmerupakanpelajar denganCGPA 3.5 dan keatas.Memandangkankenaikan yangmendadak ini,peneraju prosesbersetuju untukmenaikkansasaran kepada60% sahajadenganmengambil kiradengan prosespemusatansemulakemasukanpelajar yangmelibatkansemua UA padatahun 2017.

10








10. Didapati terdapat 18 daripada74 program pengajianprasiswazah daripada 4 fakultitelah tamat pusingan 5 tahunpada Semester 1 Sesi2014/2015 merujuk ketetapanSenat (Minit 492 pada 9November 20016) danProsedur UPM/PU/PS/P001.


a) Prosessemakan yangpanjang dan‘complicated’lanjutandaripadaketetapanberkaitandengannomenklaturbaharu melaluiDasar JaminanKualiti olehKementerianPengajianTinggi danAgensiKelayakanMalaysia (MQA)Bil 1/2012 – Bil3 2013.

b) Banyakprogram yangperlu disemaksepanjangtahun 2015-2016.

4 fakulti berkaitan telahdiminta oleh JKKUmelalui mesyuaratnya ke248 (20/11/2016) untukmerancang semakanserta memastikanprogram berkaitan dapatditawarkan/digunapakaipada September 2016untuk Bacelor dan Jun2016 untuk Diploma

Semester 1 Sesi2016/2017(September2016/ Jun 2016)

Semakan semula kurikulumbagi 4 program daripada 2fakulti telah diluluskan olehSenat melaluimesyuaratnya yang ke 622(21 Julai 2016) dan ke-623(18 Ogos 2016). Manakala5 lagi program daripada 2fakulti dalam prosessemakan di peringkatJawatankuasa KurikulumKecil Universiti danJawatankuasa KurikulumUniversiti dan dijangkaakan dibentangkan dalamSenat sebelum tahun 2016berakhir.


/

11








11. Laporan pencapaian KPI UPM(Bursar) 2015 tidak mencapaisasaran yang ditetapkan.

Sasaran : RM135 JutaPencapaian : RM123 Juta(91%)

(Pejabat Bursar)

Pendapatan dariyuran, dividen darianak syarikat, danpelbagai hasil tidakmencapai sasaranyang ditetapkan.

Penyediaan PelanPendanaan UniversitiPutra Malaysia 2016-2020 yang lebihkomprehensif bagimeningkatkan sumberpendapatan dalaman.

2016 Pelan Pendanaan UniversitiPutra Malaysia 2016-2020telah dibentangkan kedalam Meyuarat LembagaPengarah Universiti kali ke111, Petikan Minit 111/20pada 25 April 2016.


(/)BerdasarkanLaporan KPI 2016,terdapatpeningkatanpenjanaan sumberdalaman sebanyakRM16.62 juta untuktahun 2016 iatuRM139.62 jutaberbanding tahun2015 sebanyakRM123 juta.Walaubagaimanapunsasaran penjanaansumber dalamanuntuk tahun 2016terpaksaditingkatkan kepadaRM150 jutaberbanding RM135juta pada tahun2015. Ini disebabkanUniversiti perlumempertingkatkansumber dalamandisebabkanpenurunanpemberian gerankerajaan.

12







Ya (/)Tidak (x) & StatusMesyuaratJawatankuasaPengurusanUniversiti telahbersetujumenubuhkanJawatankuasa KhasPenjanaanPendapatanUniversiti (JKPPU)yangbertanggungjawabmengenal pasti danmengemukakancadangan aktivitipenjanaanpendapatanuniversiti, bagimemenuhi jurangkeperluanpendapatan dengankeupayaan semasauniversiti

1

MKSP ISO UPM 2016 | LAMPIRAN 3STATUS TINDAKAN PEMBETULAN EMS


QMS √ EMS

Bil Proses Perkhidmatan yangTidak Patuh/Cacat

Punca Penyebab Berlakuketidakpatuhan/

Kecacatan

TindakanPembetulan

TarikhTindakan Catatan

Keberkesanan TindakanYa (/) Tidak (x) & Status

1. Pengukuran Objektif EMS bagipenjimatan elektrik tidakmencapai sasaran.

(Pejabat Pembangunandan Pengurusan Aset)

Nilai pencapaian objektifadalah bacaan keseluruhanPTJ (meter pukal) dan ianyatidak melambangkanpencapaian sebenarpenjimatan elektrik di bawahskop pembelajaran.

Membuatsemakan semulaobjektif bagimenggambarkannilai di bawahskop.

30Disember

2016

Sumber maklumat:Pencapaian ObjektifEMS UPM tahun2015

PPPA mengesyormengurangkan sasaranObjektif dari 10% kepada6% supaya lebih realistikdan selari dengan laporanke Suruhanjaya Tenaga dimana sasaran UPM adalah5%.

2. Pengukuran Objektif EMS bagiPengendalian bahan kimiamengikut amalan terbaik untukmencapai 100% (rekod stokinventori bahan kimiadisediakan dan stokdikemaskini setiap 6 bulansekali) tidak mencapai sasaran

(Pejabat PengurusanKeselamatan danKesihatan Pekerjaan)

Pengisian inventori secaramanual dan pembelian tidakterkawal.

Membangunkansistem inventoriatas talian secaraberpusat bagimemudahkanperekodan dankawalan(pembelian,pendaftaran).

30Disember

2017


Sedang dilaksanakan.Sistem e-stok kimia sedang

berada peringkat akhirpenilaian urusetia untukdigunapakai pada awal2017. Sistem ini adalahdibangunkan dengankerjasama Pejabat Bursar.


TINDAKAN PEMBETULAN – kemaskini 16.8.2017

2




Kecacatan

TindakanPembetulan



3. Pengukuran Objektif EMS bagiPengendalian bahan kimiamengikut amalan terbaik untukmencapai 100% bahan kimiadisimpan mengikut peraturan(dari segi pengasingan danpelabelan di makmal) tidakmencapai sasaran


Kurang pengetahuan dantidak melakukan susun aturdalam makmal dengan baikdan pengemaskinian.

Memastikanpengguna danpekerjamengikuti latihanasaspengendaliandalam tempoh 2tahun sekali

30Disember

2016


Sedang dilaksanakan

Pelaksanaan kursusberkaitan secaraberterusan. 2 kursusdisediakan bagi setiappekerja makmal kimia untukdiikuti:

1) ChemicalManagement

2) Safe in Use Chemical

4. Pengukuran Objektif EMS bagipengendalian sisa buanganterjadual mengikut peraturandan perundangan yangditetapkan tidak mencapaisasaran


1. Penyelaras tidakmemohon untukpelupusan

2. Masalah Kontraktoryang dilantik (MedivestSdn. Bhd)

1. MelantikPembantuPenyelarasbagi PTJ(populasibesar/kedudukanyang jauh)danmenghantarlatihansekurang-kurang 2tahun sekali

2. MelantikKontraktorbaharu danmembuat

30Disember

2016


Ya.Telah dilaksanakan

1)kursus secara berkalasekurangnya 1 kali dalamsetahun setiap kelas sisa(kimia/klinikal/e-waste) dantelah melantik pembantupenyelaras bagi PTJ yangdikenalpasti.

2)telah melantik kontraktorbaharu bagi pelupusan sisaterjadual (klinikal): SyarikatKualiti Alam Sdn. Bhd

3




Kecacatan

TindakanPembetulan



semakan keatasdokumenperjanjian

5. Pengukuran Objektif EMS bagiPengendalian bahan beracunmengikut peraturan danperundangan yang yangditetapkan tidak mencapaisasaran

(Taman PertanianUniversiti)

Fakulti Pengajian Pendidikanmenyimpan bahan beracun didalam kabin sementara danini tidak mematuhi peraturandan perundangan bagipengudaraan danpencahayaan.

Menyediakantempat simpananbahan beracunyang memenuhispesifikasi yangditetapkan.

(Storpenyimpananbahan beracunmasih dalamprosespembinaan)

20 Julai2016


Tindakan : Berkesan.

Stor penyimpanan bahanberacun di Fakulti PengajianPendidikan telah siap dibinadan digunakan.

1

MKSP ISO UPM 2016 | LAMPIRAN 4STATUS KETAKAKURAN DAN TINDAKAN PEMBETULAN ISMS

BilProses Perkhidmatan

yang TidakPatuh/Cacat



TindakanPembetulan Tarikh tindakan Catatan


1. Didapati berlakugangguan elektrik dipusat pemulihanbencana.

(Pusat PembangunanMaklumat danKomunikasi)

i. Pendawaian elektriksambungan servertidak mencukupi

ii. Kapasiti UPS tidakmencukupi

i. Naik tarafpendawaian elektrikke rack servermenggunakanteknologi redundantPDU

ii. Penambahankapasiti UPSdaripada 160KVAkepada 300KVAyang membolehkanUPM bertahanselama 10 jam.

Disember 2015 Telahdilaksanakan

Ya

1. Sambungan elektrikkepada server telahmencukupi.

ii. Penambahan kapasitiUPS daripada160KVA kepada300KVA yangmembolehkan UPMbertahan selama 10jam.


KETAKAKURAN DAN TINDAKAN PEMBETULAN ISMS - kemaskini 16.8.2017

1

PERUBAHAN MEMBERI KESAN | LAMPIRAN 5PERUBAHAN MEMBERI KESAN

Bil Isu Perubahan yang TelahDibuat Kesan

Status(Tandakan √ pada ruangan yang berkenaan)

Catatan


TelahDilaksanakan

SedangDilaksanakan

1. Dalaman Mewujudkan Garis PanduanMedia Sosial dan pegawaikhas bertanggungjawabdalam pengurusan MediaSosial di setiap PTJ(Pejabat StrategiKorporat danKomunikasi)

Penggunaan terkawal danteratur yang boleh memacupenggunaan media sosialsebagai keterlihatan UPM.

√ - Telah dilaksanakanpada April 2016

Ya (/)

Status:Garis Panduan Media Sosialtelah dibangunkan dandimaklumkan kepadasemua pegawai PTJ.

2. Dalaman Tempoh pengeluaran kadpelajar dipendekkandaripada 6 bulan kepada 2bulan(Bahagian Keselamatan)

Pelajar dapat menggunakankad untuk tujuan akseskepada perkhidmatan diUPM dengan cepat selepasberdaftar.

√ - Telah dilaksanakanpada September2015

Ya (/)

Status:Penambahan MesinPencetak kad dan aplikasiSistem pendaftaran atastalian (eDaftar)mempercepatkan lagiproses pengeluaran kadpelajar.


PERUBAHAN ISU DALAMAN DAN LUARAN YANG MEMBERI KESAN KEPADA SISTEMPENGURUSAN KESELAMATAN MAKLUMAT (ISMS) – kemaskini 21.8.2017

2




Catatan


TelahDilaksanakan

SedangDilaksanakan

3. Dalaman Menaiktaraf tempatsimpanan filem x-ray dariaspek pengurusanpentadbiran(Pusat KesihatanUniversiti)

Kawalan kepada filem x-raypelajar lebih selamat danterkawal.

√ - Telah dilaksanakanpada Oktober 2015

Ya (/)

Status:Bilik Stor khas telahdisediakan.

4. Dalaman Menambahbaik programpemeriksaan kesihatanuntuk semua pelajar baharuprasiswazah (termasukAsasi Pertanian) di KampusSerdang(Pusat KesihatanUniversiti)

Tahap ketelusan laporankesihatan pelajar lebihterjamin dan maklumatkesihatan pelajar dapatdicapai dengan mudah.

√ - Telah dilaksanapada Mei 2016(Pelajar Asasi)

Akan dilaksanapada Sesikemasukan2016/2017

*Ya (/)

Status:Diwajibkan semuapemeriksaan kesihatanuntuk semua pelajar baharudilakukan di PKU.

3




Catatan


TelahDilaksanakan

SedangDilaksanakan

5. Dalaman Pentadbir Sistem bolehmengakses ke sistemmelalui workstation masing-masing menggunakankawalan yang telahditetapkan (Teleworking)(Pusat PembangunanMaklumat danKomunikasi)

i. Kebenaran kepadaPentadbir Sistemuntuk mengaksessistem dari luarUPMNET.

ii. Pentadbir sistem bolehmelaksanakan tugaspenting dariworkstation tanpaperlu berada di dalamPusat Data dan akanmempercepatkantugasan.

iii. Walaupun diaksessecara remote aspekkeselamatan tetapterpelihara.

√ - Penambahbaikanpada GarisPanduanPemantauanCapaian Ke Sistem(UPM/ISMS/OPR/GP06/PEMANTAUAN CAPAIAN)melibatkankawalan capaianpentadbir sistemsecara remote kePusat Data.

*Ya (/)

Status:Capaian Pentadbir Sistemkepada Server Pusat Datalebih terkawal dan selamatdimana ianya hanya bolehdilaksanakan daripadaworkstation PentadbirSistem yang dibenarkansahaja.

6. Dalaman Pelaksanaan UPM IDsebagai ID tunggal untuksemua staf dan pelajar UPMmencapai sistem aplikasionline UPM(Pusat PembangunanMaklumat danKomunikasi)

i. Pengawalan kepada IDstaf dan pelajar dapatdilaksanakan denganlebih baik.

ii. Kemaskini capaiansetiap staf dan pelajardapat dilaksanakandengan berkesan.

√ - Pelaksanaan secaraberterusanmelibatkan aplikasiyang barudilancarkan.

*Ya (/)

Status:Semua aplikasi yangmenggunakan UPM IDsebagai ID capaian bolehdiakses melalui Portal Putra(portal.upm.edu.my)

Nota: * Semasa MKSP 2016, perubahan yang terlibat sedang dalam proses tindakan

1

MKSP ISO UPM 2016 | LAMPIRAN 6DAFTAR UNDANG-UNDANG YANG MEMBERI KESAN KEPADA PENGURUSAN ALAM SEKITAR

Bil Perubahan yang TelahDibuat Kesan

Status(Tandakan √ pada ruangan

yang berkenaan) Catatan


Ya (/) Tidak (x)& StatusTelah

DilaksanakanSedang

Dilaksanakan1. Pindaan Daftar Undang-

Undang

Menggugurkani. Akta Racunii. Peraturan-Peraturan

Kawalan HasilTembakau

Menambahi. Akta Pelesenan

Tenaga Atomii. syarat-syarat lesen

rumah sembelihandalam Keperluan Laindalam Daftar Undang-Undang

iii. syarat-syarat leseninsinerator dalamKeperluan Lain dalamDaftar Undang-Undang

Rujukan terkini senarai daftar undang-undang dan keperluan lain yangberkaitan selaras dengan keperluan skopalam sekitar UPM

- √ Semakan dibuatberdasarkan peluangpenambahbaikanaudit badanpensijilan

Kekal – sedangdilaksanakan


DAFTAR UNDANG-UNDANG YANG MEMBERI KESAN KEPADA PENGURUSAN ALAM SEKITAR –kemaskini 16.8.2017

2

MKSP ISO UPM 2016 | LAMPIRAN 6DAFTAR UNDANG-UNDANG YANG MEMBERI KESAN KEPADA PENGURUSAN ALAM SEKITAR


Status(Tandakan √ pada ruangan

yang berkenaan) Catatan



DilaksanakanSedang

DilaksanakanMeminda danMengemaskini DaftarUndang-undang sedia adahasil dari semakan yangdibuat.

(Pejabat PenasihatUndang-Undang)

Kekal – sedangdilaksanakan

1

MKSP ISO UPM 2016 | LAMPIRAN 7PENILAIAN ASPEK IMPAK YANG MEMBERI KESAN KEPADA PENGURUSAN ALAM SEKITAR



Catatan



DilaksanakanSedang

Dilaksanakan

1. Menambah aspek ‘input’dalam senarai daftarAspek dan ImpakPersekitaran iaitu:

Barangan elektronik(Komputer, mesin cetak,peti sejuk, penyamanudara, LCD projektor,mesin faks, mesin rincih,vacuum Cleaner, CCTV):

‘Input’ – Plastik, logam ‘Output’ – Barangan

elektronik ‘Aspek’ – Penghasilan

sisa ‘Unsur persekitaran’ –

Sumber asli

Ketepatan/kerapian ‘aspek-aspek’yang dikenalpasti dan impak yangdinilai lebih menggambarkaninteraksi penerima akibat(receptor) alam sekitar

-√ Semakan menyeluruh

dibuat berdasarkanpeluangpenambahbaikan auditbadan pensijilan


PENILAIAN ASPEK IMPAK YANG MEMBERI KESAN KEPADA PENGURUSAN ALAM SEKITAR–kemaskini 16.8.2017

1

MKSP ISO UPM 2016 | LAMPIRAN 8PELUANG PENAMBAHBAIKAN QMS


√ QMS EMS ISMS

Bil Keterangan Peluang Penambahbaikan (OFI) Pelaksanaan TindakanCadangan

TarikhPelaksanaan

Catatan


Ya (/) Tidak (x)&

Status

1. Dicadang aktiviti kesukarelawan digerakkan secarakolektif dan diselaraskan di bawah satu koordinasiyang kukuh.

Menyediakan programkesukarelawanan universiti dibawah satu bumbung yangdijenamakan semula sebagaiPUTRA BAKTI

(Pejabat Strategi Korporat danKomunikasi)

2016 Sumber maklumat:Perutusan 100 HariNaib Canselor

Status:

Telahdilaksanakan.

KeberkesananTindakan:

Ya. Berkesan


PELUANG PENAMBAHBAIKAN – kemaskini 22.8.2017

2



TarikhPelaksanaan

Catatan


Ya (/) Tidak (x)&

Status

2. Dicadang menyediakan skim yang membolehkan stafUPM yang telah bersara (pegawai akademik danbukan akademik) untuk terus menyumbang bakti ilmudan tenaga kepada UPM.

Melaksanakan Skim lantikan khasperingkat universiti yang dapatmemberikan staf peluang dankepuasan untuk berbakti danmembawa manfaat kepadauniversiti melalui program SkimAmal Soleh (SAS)

(Pejabat Pendaftar)


Ya (/) Kertas kerjaSkim Amal Solehakan dibawa kemesyuaratLembaga PengarahUniversiti (LPU)pada 8/12/2016.

3. Dicadang menyuburkan aktiviti kesarjanaan dalamusaha memperkukuh citra UPM sebagai “Taman Ilmudan pemikiran”.

(a) Melaksanakan “Siri PemikiranPUTRA” iaitu siri wacanaintelektual di peringkatuniversiti yang mengundangahli akademik UPM untukmembentangkan pemikiranserta penemuan baharudaripada projek penyelidikanyang mencakupi semua bidangilmu.

(Pejabat Timbalan NaibCanselor Penyelidikan danInovasi)


Ya (/)

Special talk to UPMStudents by Prof.Omar Yaghi. The2015 Mustafa PrizeWinner(in Nanoscienceand Technology).Tarikh: 22Disember 2016Tempat:Auditorium PutraUPM

(b) Menerbitkan monograf ilmiah.

(Penerbit UPM)


Telahdilaksanakan.

3



TarikhPelaksanaan

Catatan


Ya (/) Tidak (x)&

Status

KeberkesananTindakan: Ya

Hasil dialog telahditerbitkan sebagaisiri wacana/bukuterbitan PenerbitUPM. Contohnya:

TransformasiKepemimpinan

Institusi PendidikanTinggi di Malaysia

4. Dicadang mengenalpasti dan menonjolkan kekuatan,kelebihan serta keistimewaan UPM untukmemperteguh citra universiti sebagai “Taman Ilmudan pemikiran”.

(a) Membentuk branding teamyang akan melaksanakankajian persepsi terkini,manambahbaik manualkorporat dan penjenamaanyang melibatkan seluruhwarga UPM.

(Pejabat Strategi Korporat danKomunikasi)


Status:Kajian persepsitelah dilaksanakandi bawah seliaanFelo bersekutuyang dilantik.Siri bengkelpenjenamaan telahdilaksanakan.Manual IdentitiKorporat sedangdibangunkan

KeberkesananTindakan:Belum bolehdiukur.

4



TarikhPelaksanaan

Catatan


Ya (/) Tidak (x)&

Status

(b) Mempertingkatkan kualitilaman web UPM agar lebihinformatif, interaktif dan mesrapengguna supayameningkatkan keternampakan(visibility) UPM

(Chief Information Officer(CIO) dan Pusat PembangunanMaklumat dan Komunikasi)

2016 Sumber maklumat:Perutusan 100 hariNaib Canselor

/dalam tindakan.Akan muladilancarkan padaFeb 2017

5. Dicadang menyediakan Pelan Pendanaan UniversitiPutra Malaysia yang lebih komprehensif bagimeningkatkan sumber pendapatan dalaman danmengukuhkan kedudukan kewangan UPM selarasdengan Pelan Pembangunan Pendidikan Malaysia(pengajian Tinggi) PPPM (PT) 2015-2020.

Membangunkan Pelan PendanaanUniversiti Putra Malaysia 2016-2020.

(Pejabat Bursar)

2016 MesyuaratJawatankuasaPengurusanUniversiti telahbersetujumenubuhkanJawatankuasaKhas PenjanaanPendapatanUniversiti (JKPPU)yangbertanggungjawabmengenal pastidanmengemukakancadangan aktivitipenjanaanpendapatanuniversiti, bagi

Ya (/)Terdapatpeningkatanpenjanaan sumberdalaman sebanyakRM16.62 jutauntuk tahun 2016iaitu RM139.62 jutaberbanding tahun2015 sebanyakRM123 juta.Walaubagaimanapun sasaranpenjanaan sumberdalaman untuktahun 2016 perluditingkatkankepada RM150 jutaberbanding RM135

5



TarikhPelaksanaan

Catatan


Ya (/) Tidak (x)&

Status

memenuhi jurangkeperluanpendapatandengan keupayaansemasa universiti.

juta pada tahun2015. InidisebabkanUniversiti perlumempertingkatkansumber dalamandisebabkanpenurunanpemberian gerankerajaan.

6. Dicadang melaksanakan pindaan kod dan nama failbagi Rekod Kualiti dokumen Prasiswazah berdasarkanklasifikasi Fail Am dan Fungsian UPM sepertimanayang dimaklumkan oleh Pejabat Pendaftar.

Membuat pindaan dokumen ISOPrasiswazah merujuk klasifikasi FailAm dan Fungsian UPM.

(Bahagian Kemasukan danBahagian Urus TadbirAkademik)

1 Julai 2016 - /

Pindaan kod dannama fail telahdilaksanakan pada18 Ogos 2016.

1

MKSP ISO UPM 2016 | LAMPIRAN 9PELUANG PENAMBAHBAIKAN


QMS EMS √ ISMS

Bil Keterangan Peluang Penambahbaikan (OFI) Pelaksanaan Tindakan Cadangan TarikhPelaksanaan Catatan


Ya (/) Tidak (x)&

Status

1. Dicadangkan menambahbaik kaedah proses serahanfilem x-ray oleh pelajar baharu

(Pusat Kesihatan Universiti)

Memperkenalkanpenggunaan x-ray digitalyang diuruskan oleh PusatKesihatan Universiti.

September 2016

(Kemasukan PelajarBaharu Sesi2016/2017)

Proses penyerahanlaporanpemeriksaankesihatan pelajardikeluarkandaripada skop ISMS(pelajar baharuhanya perlumelaksanakanpemeriksaankesihatan selepasMinggu PerkasaPutra).

Ya (/)

Status:Pelaksanaan Sistembaharu eDaftar.


PELUANG PENAMBAHBAIKAN – kemaskini 21.8.2017

2

MKSP ISO UPM 2016 | LAMPIRAN 9PELUANG PENAMBAHBAIKAN

Bil Keterangan Peluang Penambahbaikan (OFI) Pelaksanaan Tindakan Cadangan TarikhPelaksanaan Catatan


Ya (/) Tidak (x)&

Status

2. Memendekkan tempoh pengeluaran kad pelajarbaharu daripada 2 bulan kepada 2 minggu

(Bahagian Keselamatan Universiti)

Menambah 2 lagi unit mesinpencetak kad pelajar danmelaksanakan prosesmuatturun gambar pelajarbaharu (yang telahdimuatnaik oleh pelajar)terus daripada aplikasiSistem Maklumat Pelajar(SMP).

September 2017

(Kemasukan PelajarBaharu Sesi2017/2018)

Proses pengeluarankad pelajar dapatdisiapkan denganlebih cepat denganaplikasi Sistempendaftaran atastalian (eDaftar) dangambar pelajarbaharu terus dimuatnaik keaplikasi SistemMaklumat Pelajar(SMP) melaluiproses yang telahdilengkapkan dalamaplikasi SistemPendaftaran AtasTalian (eDaftar).

Ya (/)

Status:Sistem pendaftaranatas talian (eDaftar)telah beroperasisepenuhnya untukmodul prosespengeluaran kadpelajar.

lampiran laporan status tindakan susulan minit …reg.upm.edu.my/eiso/portal/mksp iso/mksp2017/mksp...

Documents