mengenalpasti masalah
TRANSCRIPT
Mengenalpasti Masalah / Projek Pembaikan
Cadangan dan PenyelesaianProjek
i. Cawangan Audit– Data Masalah Kelewatan Pengeluaran Laporan
Dan Penyata Kewangan Beraudit Melebihi Tempoh 30 hari
ii. Cawangan Pembangunan– Tahap Kecekapan Proses Kerja Pelupusan Aset
Projek Pembangunan Yang Boleh Ditingkatkan
Cadangan dan PenyelesaianProjek
iii. Cawangan Urusan Pendaftar– Audit Pengurusan
iv. Cawangan Pentadbiran & Kewangan– Penganjuran Kursus Asas Pengurusan Projek
Perlu Memenuhi Kehendak Pelanggan
v. Cawangan Teknologi Maklumat– Tiada Cadangan
Penjelasan Projek
i. Data Masalah Kelewatan Pengeluaran Laporan Dan Penyata Kewangan Beraudit Melebihi Tempoh 30 hari
5
( WHAT ) APA MAKSUD KELEWATAN?
KELEWATAN PENGELUARAN LAPORAN DAN PENYATA KEWANGAN BERAUDIT MELEBIHI TEMPOH PIAGAM PELANGGAN IAITU 30 HARI YANG DITETAPKAN
( WHY ) MENGAPA BERLAKU? BEBAN KERJA BANYAKKERTAS KERJA AUDIT TIDAK LENGKAPDERAF LAPORAN TIDAK SERAGAMKEKERAPAN PINDAAN
( WHEN ) BILAKAH BERLAKU? WAKTU BEBAN PUNCAK IAITU DARI BULAN MAC HINGGA JULAI IAITU TEMPOH PP MENJALANKAN MESYUARAT AGUNG TAHUNAN
( WHO ) SIAPA YANG MENERIMA KESAN ISU INI?
PEGAWAI AUDIT, PEMBANTU AUDIT, PEMBANTU TADBIR DAN PEMBANTU TADBIR RENDAH
( WHERE ) DIMANAKAH KEADAAN INI DITEMUI?
CAWANGAN AUDIT PERTUBUHAN LPP NEGERI JOHOR
( HOW ) BAGAIMANAKAH IANYA BERLAKU
FAKTOR MANUSIA, KAEDAH DAN BAHAN MENJADI PUNCA KEPADA MASALAH BERLAKU
ANALISIS CADANGAN ISU 1 ( KAEDAH 5W + H )
-5
5
15
25
35
45
MAC MEI JULAI
KELEWATANLAPORANAUDIT
DATA MASALAH KELEWATAN PENGELUARAN LAPORAN DAN PENYATA KEWANGAN BERAUDIT MELEBIHI TEMPOH 30HARI
(KAJIAN 5 BULAN/TAHUN 2011)
MAC APRIL
MEI JUN JULAI JUMLAH
BIL PP YANG DIKELUARKA
N
33 47 61 49 29 219
KELEWATAN 9 19 42 18 9 97
LEWAT44%
Sumber: Buku Daftar Rekod dan Pencapaian Objektif Kualiti
Penjelasan Projek
ii. Proses Kerja Pelupusan Aset Projek Pembangunan Yang Boleh Ditingkatkan
8
( WHAT ) APAKAH ISU YANG DIKENALPASTI?
TAHAP 54% KECEKAPAN PROSES KERJA PELUPUSAN ASET PROJEK-PROJEK PEMBANGUNAN YANG BOLEH DITINGKATKAN
( WHY ) MENGAPA PERKARA INI DIPILIH SEBAGAI ISU?
MELIBATKAN KEPENTINGAN KERAJAAN DAN RAKYAT, DI MANA PENAMBAH-BAIKANNYA AKAN MENINGKATKAN KEYAKINAN KERAJAAN DAN RAKYAT TERHADAP PENGURUSAN PELAKSANAAN DAN PEMANTAUAN PROJEK OLEH LPP.
( WHEN ) BILAKAH BERLAKU? SEPANJANG MASA KETIKA MELAKSANAKAN PROSES PELUPUSAN ASET PROJEK.
( WHO ) SIAPA YANG MENERIMA KESAN ISU INI?
AHLI PPK (PELADANG / PENTERNAK / USAHAWAN), PPK, LPP DAN NEGARA.
( WHERE ) DIMANAKAH KEADAAN INI DITEMUI?
DI PERINGKAT PEMEROSESAN PER-MOHONAN PELUPUSAN ASET PROJEK.
( HOW ) BAGAIMANAKAH ISU INI BOLEH MEMBERI KESAN KEPADA PROSES PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN JABATAN KEPADA PELANGGAN.
NORMA PROSES KERJA PELUPUSAN ASET PROJEK SEDIA ADA MELIBATKAN 45% MASA TIADA TAMBAHNILAI MENJADIKAN KECEKAPAN KERJA BERADA PADA TAHAP 54%
ANALISIS CADANGAN ISU 2 ( KAEDAH 5W + H )
9
BIL
AKTIVITI MTN MS MT MP
1 Penerimaan permohonan dari PPK oleh Desk Officer
5
2 Semakan awal (Lengkap/Tidak Lengkap) mengikut Pekeliling Ketua Pengarah Bil. 1 Tahun 2006.
0.13
3 Permohonan tidak lengkap, dihantar balik kepada PPK.
0.06
4 Memproses permohonan yang lengkap. 105 Lawatan penyiasatan oleh AJK Pelupusan LPP
Negeri.2
6 Penyediaan laporan penyiasatan oleh AJK. 37 Mesyuarat Pelupusan Peringkat LPP Negeri. 0.868 Bagi nilai aset RM50,000 ke bawah, kelulusan di
peringkat LPP Negeri. Kelulusan dihantar kepada PPK untuk melaksanakan tindakan pelupusan.
1
9 Tindakan pelupusan 1: Serahan kepada PPK 1010 Tindakan pelupusan 2: Bakar/Tanam/Buang 1111 Tindakan pelupusan 3: Di jual/Lelong 1612 Memproses sijil pelupusan dan dihantar ke LPP
Kuala Lumpur untuk tujuan rekod dan penutupan fail projek.
0.15
13 Terima surat penutupan fail projek dari LPP K/Lumpur.
12.7
NORMA MASA PROSES KERJA BAGI SATU PERMOHONAN PELUPUSAN ASET PROJEK PEMBANGUNAN ( HARI )
MTN : Masa Tambah Nilai MS : Masa Semak MT : Masa Tunggu MP : Masa Proses
10
BIL AKTIVITI MTN MS MT MP14 Bagi nilai aset RM50,001 ke atas, laporan
akan dihantar ke LPP K/Lumpur untuk kelulusan.
1
15 Terima kelulusan dari LPP Kuala Lumpur. 25.416 Kelulusan dihantar kepada PPK untuk
melaksanakan tindakan pelupusan.15
17 Tindakan pelupusan 1: Serahan kepada PPK
10
18 Tindakan pelupusan 2: Bakar/Tanam/Buang
11
19 Tindakan pelupusan 3: Di jual/lelong 1620 Memproses sijil pelupusan, hantar ke LPP
K/Lumpur untuk tujuan rekod dan penutupan fail projek.
1
21 Terima surat penutupan fail projek dari LPP K/Lumpur, dan proses pelupusan selesai
12.7
JUMLAH HARI 88.86
0.19 50.80
25.15
PERATUS 53.85
0.12 30.79
15.24
MTN : Masa Tambah Nilai MS : Masa Semak MT : Masa Tunggu MP : Masa Proses
Jadual 07 : NORMA MASA PROSES KERJA BAGI SATU PERMOHONAN PELUPUSAN ASET PROJEK PEMBANGUNAN ( HARI )
11
88.86
0.19
50.80
25.15
0.0010.0020.0030.0040.0050.0060.0070.0080.0090.00
Hari
MTN MS MT MP
MTN MS MT MP
Semakan Ke Atas Norma Masa Dan Peratus Masa Proses Kerja Bagi Satu Permohonan Pelupusan Aset Projek Pembangunan ( Hari )
MTN : MASA TAMBAH NILAIMT : MASA MENUNGGUMP : MASA PINDAHMS : MASA SEMAK
15.24%53.85%
0.12%
30.79%
Sumber: MANUAL PROSEDUR KERJA CAWANGAN PEMBANGUNAN
Penjelasan Projek
iii. Penganjuran Kursus Asas Pengurusan Projek Perlu Memenuhi Kehendak Pelanggan
13
( WHAT ) APAKAH ISU YANG DIKENALPASTI? 92% PENGANJURAN KURSUS YANG
MEMENUHI KEHENDAK PELANGGAN
( WHY ) MENGAPA PERLU MEMENUHI KEHENDAK PELANGGAN ?
BAGI MEMASTIKAN OBJEKTIF JABATAN UNTUK MELAHIRKAN GOLONGAN PELADANG KOMERSIAL YANG BERDAYA SAING TERCAPAI
( WHEN ) BILAKAH PENGANJURAN KURSUS INI DIBUAT?
DI SEPANJANG TAHUN
( WHO ) SIAPA YANG BERTANGGUNGJAWAB?
UNIT LATIHAN, SEMUA UNIT DI CAWANGAN PEMBANGUNAN & IPP
( WHERE ) DIMANAKAH MAKLUMAT BAGI MENGETAHUI KEHENDAK PELANGGAN DAPAT DIKETAHUI?
SEMASA SETIAP KALI KURSUS DIANJURKAN
( HOW ) BAGAIMANA MAKLUMAT DIPEROLEHI?
MELALUI BORANG SOALSELIDIK BAGI MENILAI KEBERKESANAN KURSUS YANG DIEDAR KEPADA SETIAP PESERTA
ANALISIS CADANGAN ISU 3 ( KAEDAH 5W + H )
14
JADUAL KEKERAPAN TAHAP KEPUASAN HATI PESERTA KURSUS
ANJURAN JABATAN (MAC – JULAI 2011)
268
23
0
50
100
150
200
250
300
Puashati Tidak Puashati
JENIS KURSUS Jum. Pesert
a
Bil. Peserta
puas hati
% berpuas hati
Pengurusan Perakaunan Projek
35 35 100.0
Teknologi Penanaman Padi
50 40 80
Amalan Pertanian Baik (GAP)
34 25 73.5
Usahawan IKS 33 29 87.8Pengurusan Ladang
50 50 100.0
Persijilan Halal
30 30 100.0
Penanaman Cili
24 24 100.0
Pengurusan Projek Ternakan Ayam
35 35 100.0
JUMLAH 291 268 92.1Sumber : Soalselidik Pelanggan Oleh Unit Latihan & IPP Johor
Graf Turus Kekerapan dan Carta Pie Peratus Peserta Yang Berpuas Hati Dengan Kandungan Kursus (Mac - Julai 2011)
Puashati Tidak puashati
7.9 %
92.1 %
Penjelasan Projek
iv. Audit Pengurusan
Pemilihan Projek
TAJUK MASALAH SPESIFIC MEASURAB
LEACHIEVAB
LEREALISTIC TIME
Kelewatan Pengeluaran Laporan Dan Penyata Kewangan Beraudit Melebihi Tempoh 30 Hari
Terlibat Dlm Proses Utama
Bhg Dan Peruntukan
Akta
Data Dari Borang
Tindakan Kerja, Daftar Rekod Dan
Laporan Objektif Kualiti
Melibatkan Pembantu
Tadbir Rendah & Pegawai
Audit
Penyediaan Laporan Secara
Elektronik
Boleh Diselesaika
n Dalam Tempoh
Masa
Proses Kerja Pelupusan Aset Projek Pembangunan Yang Boleh Ditingkatkan
Melibatkan Prestasi
Pelupusan Peringkat
Negeri
Data Peruntukan
Projek Pembangunan & Ushawan
Melibatkan Usahawan & Kakitangan
PP
Melibatkan Infa Struktur
& Harta Modal
Kerajaan
Boleh Diselesaika
n Dalam Tempoh
MasaPenganjuran Kursus Asas Pengurusan Projek Perlu Memenuhi Kehendak Pelanggan
Melibatkan Peserta Ahli & Kakitangan PP
Data Soal Selidik Unit Latihan LPP Negeri Johor
Melibatkan Perancangan Latihan
Yang Ditetapkan
Melibatkan Peruntukan Yang Diberi
Boleh Diselesaika
n Dalam Tempoh
Masa
Audit Pengurusan Melibatkan PP dan LPP
Negeri Johor
Boleh Diselesaika
n Dalam Tempoh
Masa
Pemilihan Masalah Mengikut Keutamaan
Isu/Masalah Kos Kekerapan Tenaga Masa Jumlah
1 8
2 6
3 10
4 12
Masalah:
WAJARAN - 1 (Kurang) - 2(Sederhana) - 3 (Banyak)
Bil Isu / Masalah1 Kelewatan Pengeluaran Laporan Dan Penyata Kewangan Beraudit Melebihi
Tempoh 30 Hari2 Proses Kerja Pelupusan Aset Projek Pembangunan Yang Boleh Ditingkatkan3 Penganjuran Kursus Asas Pengurusan Projek Perlu Memenuhi Kehendak Pelanggan4 Audit Pengurusan