MENGAGIHKAN TUGAS UNTUK MENDAPATKAN

KEPUTUSAN

CARA TUGAS DILAKSANAKAN DALAM ORGANISASI.

Pengurusan merupakan usaha yang bercorak kepimpinan untuk menyatukan dan menggunakan pelbagai sumber secara berkesan untuk mencapai sesuatu objektif. Proses ini meliputi semua organisasi itu adalah badan perniagaan, hospital, atau pertubuhan politik. Pengurus perlu diingatkan bahawa tidak ada cara yang terbaik dalam merancang, mengurus, member motivasi, atau mengawal. Setiap pengurus hendaklah meningkatkan pengetahuan tentang konsep pengurusan secara berterusan dan mengamalkan pengetahuan itu sehingga sesuatu kombinasi terbaik dapat diperoleh yang bukan sahaja bersesuaian dengan dirinya, malahan untuk individu yang diselia olehnya, kerja yang terrlibat.

Namun demikian, terdapat satu faktor yang merupakan teras untuk semua tugas pengurusan. Faktor ini ialah PENGAGIHAN TUGAS. Pengurus hendaklah tahu apa yang diharafkan daripada unitnya, bila hal itu diharapkan, dan cara mengagihkan sumber manusia untuk memperoleh keputusan atau kejayaan yang diingini. Ini bermakna menetapkan orang tertentu untuk menjalankan sesuatu tugas dengan cara yang terancang dan difikirkan dengan teliti sebelum bertindak.

Antara semua kemahiran dan aktiviti seseorang pengurus, pengagihan tugas adalah satu daripada yang penting.

Pengagihan tugas bermaksud member tugas kepada individu tertentu untuk dilaksanakan. Pengurusan pula ialah pencapaian matlamat yang dirancang dengan kerjasama individu dan kumpulan. Kedua-duanya berhubung rapat . oleh itu adalah nyata bahawa seseorang pengurus yang tidak mengagihkan tugas, tidak melaksanakan tugasnya.

Kajian kes membekalakan pemahaman dan pengetahuan yang belum anda miliki. Beberapa kes masalah dikemukakan dalam buku ini. Diharafkan anda member perhatian yang teliti terhadap setiap kes.

Kes pertama (pada halaman berikut) membantu anda memahami betapa pentingnya mempelajari dan mengamalkan konsep yang diberi dalam nota ini.

KAJIAN KES 1

Pengurus yang Menguruskan Segalanya.Sejak dahulu lagi Joanne ialah seorang profesioanal yang berkebolehan dan bersemangat gigih. Dia telah dinaikkan pangkat untuk menguruskan satu kumpulan professional yang daripada lima orang. Kumpulan professional ini dipertanggungjawabkan untuk melaksanakan kerja yang sama dengan tugas yang pernah dikendalikan oleh Joanne pada masa dulu.

Setelah memulakan jawatan baru ini, Joanne berfikir, “Aku dinaikkan panggkat kerana prestasi aku yang cemerlang dalam mengendalikan tugas sejak dulu lagi. Justeru itu, kepakaran yang aku miliki itu mestilah lebih tinggi daripada mereka yang berada di bawah jagaanku, dan mungkin aku dapat melakukan kebanyakan kerja dengan lebih baik dan lebih cepat daripada mereka. Aku akan melatih mereka sekitarnya aku ada masa , tetapi sekarang lebih baik jika aku tumpukan perhatian untuk melakukan kerja ini”

Jonne tidak mengerahkan kakitangannya untuk mengendalikan tugas yangutama. Dia melakukan semua kerja dengan sendiri. Lama-kelamaan, jumlah jam bekerja untuk Joanne semakain bertambah dan dia seolah-olah tiada masa untuk bersama-sama rakan sekerjanya – malahan tiada masa untuk penyelianya walaupun penyelarasnya kerja dengan penyelia adalah penting. Kakitangan Joanne hanya diberi kerja yang bercorak rutin, tidak diberi apa-apa latihan, dan mempunyai pengetahuan yang sedikit tentang projek utama yang sedang dilancarkan. Seorang daripada kakitangannya telah meletakkanjawatan kerana cabaran dan perkembangan diri yangh kurang. Joanne pula terlau sibuk untuk menggantikannya.

Akhirnya, selepas enam puluih hari, penyelia Joanne berjumpa dengannya untuk membincangkan prestasinya. Sekiranya anda ialah penyelia Joanne, apakah nasihat yang patut anda sampaikan? Sila ringkaskan dan tulis komen anda dibawah.

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________

KEMAHIRAN TEKNIKAL KEMANUSIAAN, DAN KONSEPSIKebanyakan penyelia dan pengurus baru menggunakan pendekatan yang lebih kurang sama dengan Joanne dalam menghadapi tugas mereka. Mereka tidak membeza-bezakan kemahiran teknikal, kemanusiaan, dan konsepsi serta bagaiman kemahiran ini diaplikasikan dalam kedudukan mereka.

DEFINISIKemahiran Teknikal Kemahiaran Kemanusiaan Kemahiran konsepsi

Kebolehan menggunakan

pengetahuan, kaedah, dan

peralatan untuk melakukan

tugas khas yang diperoleh

melalui pengalaman dan

latihan

Kebolehan dan

pertimbanagan yang

ditunjukkan semasa

bekerjasama dengan orang

lain, termasuk memahami

motivasi dan kepimpinan.

Kebolehan memahami

betapa kompleksnya

organisasi secara

keseluruhan dan

bagaimana setiap unit

serasi dengan kesemua

jentera pentadbiran.

Para penyelia pada peringkat yang lebih rendah hendaklah mempunyai kemahiran teknikal yang mencukupi kerana mereka sering diperlukan untuk melatih dan memajukan kakitangan serta juruteknik baru. Pengurus kanan pula tidak perlu mengetahui cara melakukan semua tugas spesifik pada peringkat pengeluaran. Akan tetapi mereka perlu memahami bagaimana semua fungsi itu saling berkaitan antara satu sama lain. Walau bagaimanapun, faktor penentu utama pada semua peringkat ialah kemahiran kemanusiaan.

Apabila penyelia semakin memperbaiki kedudukan mereka dalam pengurusan, mereka hendaklah belajar bentuk mengagihkan tugas yang memerlukan kemahiran teknikal kepada pekerja di bawah supaya mereka mempunyai masa untuk mempelajari kemahiran kemanusiaan dan konsepsi.

Teknikal Kemanusiaan KonsepsiPengurusan AtasanPengurusan Pertengahan

Pengurusan Bercorak Penyeliaan

BAGAIMANA USAHA MENGAGIHKAN TUGAS DAPAT MEMBERI FAEDAH KEPADA SAYA?

Pengurus baru seperti Joanne sering tidak memberi keutamaan terhadap pengagihan tugas kerana merfeka tidak pasti bagaimana untuk melakukannya dan tidak sedar tentang kebaikan yang akan dipedroleh. Malah, sesetengahnya berpendapat bahawa pengagihan tugas menimbulkan lebih banyak masalah daripada kebaikan. Beberapa kelebihan pengagihan tugas disenaraikan di bawah. Tandakan kelebihan yang ingin anda capai.

1. Lebih banyak kerja dapat disempurnakan dan menepati tarikh akhir yang

ditetapkan.

2. Kakitangan melibatkan diri dan menjadi lebih bertanggungjawab .

3. Penetapan tanggungjawab dan kuasa yang khusus menyebabkan kawalan

menjadi lebih mudah.

4. Kakitangan dapaty membangunkan dan memajukan diri mereka.

5. Sumber manusia digunakan dengan sepenuhnya dan produktiviti meningkat.

6. Prestasi individu dapat diukur dengan lebih tepat lagi.

7. Bayaran pampasan, termasuk peningkatan kecermelangan dapat

dihubungkan secara langsung dengan prestasi individu.

8. Kepelbagaian hasil keluaran, operasi, dan sumber manusia dapat diuruskan

dengan lebih berkesan.

9. Operasi yang terletak di tempat yang jauh dapat diurus tanpa membuang

masa atau mengalami tekanan.

10. Kepuasan dan pengiktirafan kakitangan dapat diperluaskan.

11. Pengurus mempunyai masa untuk merancang, mengurus, member motivasi,

dan mengawal.

12. Pengurus dapat melaksanakan tugas yang hanya boleh dilakukannya.

Sila tambah kelebihan lain dalam ruangan kosong dibawah di bawah :-

13. _____________________________________________________________

_____________________________________________________________

14. _____________________________________________________________

_____________________________________________________________

15. _____________________________________________________________

_____________________________________________________________

Menganalisis Kemahiaran Pengagihan Tugas Peribadi

SEBAIK MANA SAYA DAPAT MENGAGIHKAN TUGAS?

Ini adalah peluang untuk anda mempelajari sebaik mana anda dapat mengagihkan tugas. Skala berikut dapat membantu anda mengenal pasti kekuatan anda dan menentukan aspek yang perlu diperbaiki untuk memanfaatkan diri anda. Bulatkan nombor yang paling tepat menggambarkan keadaan diri anda. Nombor yang lebih besar menunjukkan bahawa pernyataan yang berkenaan menggambarkan keadaan diri anda dengan lebih tepat. Setelah selesai , jumlahkan nombor yang dibulatkandalam ruangan yang diberikan.

1. Setiap kakitangan saya mengetahui harapan saya terhadap mereka

7 , 6 , 5 ,4 , 3 , 2 , 1

2. Saya melibatkan kakitangan saya dalam menetapkan matlamat, menyelesaikan masalah, dan aktiviti untuk meningkatkan produktiviti.

7 , 6 , 5 ,4 , 3 , 2 , 1

3. Saya memberi keutamaan kepada tindakan seperti merancang, mengurus, member motivasi, mengawal,dan bukannyamelakukan tugas yang boleh dilakukan oleh orang lain.

7 , 6 , 5 ,4 , 3 , 2 , 1

4. Saya memilih calon yang layak dengan teliti sebelum mempertanggungjawabkan kerja kepada individu tertentu

7 , 6 , 5 ,4 , 3 , 2 , 1

5. Apabila masalah timbul dalam sesuatu projek yang saya agihkan, saya member peluang kepada kakitangan saya untuk mencari penyelesaian.

7 , 6 , 5 ,4 , 3 , 2 , 1

6. Apabila saya mengagihkan kerja kepada kakitangan saya, saya akan member taklimat yang lengkap tentang butir lanjut yang saya ketahui.

7 , 6 , 5 ,4 , 3 , 2 , 1

7. Saya menganggap pengagihan tugas sebagai satu cara untuk membantu kakitangan memajukan kemahiran mereka, dan saya mempertanggungjawabkan kerja mengikut kebolehan pekerja.

7 , 6 , 5 ,4 , 3 , 2 , 1

8. Saya member sokongan dan membantu kakitangan saya semasa kecemasan, tetapi saya tidak membenarkan mereka meninggalkan kerja supaya saya dapat menyelesaikan.

7 , 6 , 5 ,4 , 3 , 2 , 1

9. Apabila saya mempertanggungjawabkan sesuatu tugas, saya member penekanan kepada hasil yang diingini dan bukannya cara untuk memperolehnya.

7 , 6 , 5 ,4 , 3 , 2 , 1

10.

Apabila saya mengagihkan sesuatu projek, saya memastikan setiap individu yang terlibat tahu siapa yang berkuasa.

7 , 6 , 5 ,4 , 3 , 2 , 1

11.

Apabila mengagihkan kerja, saya mengimbangi kuasa dengan keperluasan dan pengalaman.

7 , 6 , 5 ,4 , 3 , 2 , 1

12.

Saya memastikan kakitangan saya bertanggungjawab terhadap hasil yang diperoleh.

7 , 6 , 5 ,4 , 3 , 2 , 1

JU\MLAH :______________

Jumlah mata antara 72 dengan 84 menunjukkan bahawa anda suddah berada pada sasaran. Jumlah mata antara 48 dengan 71 menunjukkan anda melepasi halangan tetapi boleh diperbaiki. Jumlah mata di bawah 48 bermaksud anda perlu melakukan perubahan.

TANDA PENGAGIHAN TUGAS YANG LEMAH.

Terdapat banyak tanda pengagihan tugas yang lemah. Tanda ini dapat dilihat sikap kerja pengurus, sikap kakitangan, atau produktiviti kumpulan itu. Berpandukan senarai di bawah, tandakan tanda yang terdapat dalam organisasi anda.

Sering melewati tarikh akhir.

Sesetengah kakitangan lebih sibuk daripada yang lain.

Penyelia (iaitu diri saya) selalu terlalu sibuk untuk berunding dengan kakitangan.

Kakitangan tidak pasti tentang kuasa mereka.

Tidak seorang pun di bahagian tersebut yang bersedia untuk kenaikan pangkat.

Pendapatkakitangan sering tidak diberi perhatian.

Tiada seorang pun yang mengetahui siapa yang dipertanggungjawabkan untuk

mengetuaisesuatu projek.

Kemajuan organisasi dihalang oleh tindakan menbuat keputusan yang lambat.

Penyelia (iaitu diri saya) tidak pernah mempunyai masa untuk melawat

kakitangan di tempat kerja.

Perubahan rancangan atau objektif tidak dimaklumkan kepada kakitangan yang

terlibat.

Kakitangan dipertanggungjawabkan dengan tugas yang tidak dapat dikendalikan

oleh mereka tanpa latihan.

Kadang kala penyelia (iaitu diri saya) campur tangan dalam sesuatu projek tanpa

memaklumkan orang yang dipertanggungjawabkan.

Kakitangan sering meminta ditukarkan ke unit lain.

Aliran komunikasi tidak jelas, tidak lengkap, dan sering lewat.

Penyelaia (iaitu diri saya) sering membawa balik kerja untuk disiapkan dik rumah

dan kadang kala menagguhkan cuti keran beban kerja.

Kakitangan yang berbakat bersa jemu.

Penyelia (iaitu diri saya) memastikan semua surat-menyurat hendaklah

melaluinya terlebih dahulu.

Sekiranya anda menandakan satu atau dua pernyataan di atas, anda haruslah member perhatian yang teliti terhadap amalan pengagihan tugas dan bertanya kepada diri anda mengapa keadaan sedemikian wujud.

HALANGAN YANG SERING DIHADAPI APABILA MENGAGIHKAN TUGAS.

Individu yang mengagihkan tugas dengan tidak cekap sering member beberapa alas an untuk menjelaskan kelemahan mereka. Mereka sering bercakap tentang rintangan yang terdapat pada diri mereka sama adasemula jadi atau buatan sendiri, atau sifat kakitangan mereka, atau situasi itu sendiri. Dalam senarai sikap di bawah tandakan “ya” bagi sikap yang mempengaruhi amalan pengagihan tugas anda. Sekiranya tidak, silatandakan “tidak” dalam ruangan yang disediakan. Setiap pernyataan hendaklah dibaca dengan teliti sebelum anda mengambil tindakan.

Ya Tidak RINTANGAN YANG DIAKIBATKAN OLEH DIRI ANDASaya lebih suka melakukan tugas yang berhubung dengan operasi dan bukan tugas pengurusan kerana saya memahami tugas itu dan tahu selok-beloknya berbanding dengan orang lain.Saya boleh melakukan kerja dalam unit saya dengan lebih baik berbanding dengan orang lain.Saya tidak tahu cara untuk mengagihkan tugas.Kakitangan saya tidak akan sukakan saya sekiranya harapan saya terhadap mereka tinggi.Saya tidak pasti siapa yang patut saya agihkan tugas.Adalah lebih mudah dan cepat sekiranya saya membuat kerja itu sendiri.Kami sama sekali tidak membenarkan apa-apa kesilapan daripada berlaku.

Ya Tidak RINTANGAN YANG DIAKIBATKAN OLEH KAKITANGANKakitangan saya kurang pengalaman dan keterampilan.Kaitangan saya terlalu dibebankan.Kakitangan saya membantah sekiranya diberi tanggungjawab.Kakitangan saya takut sekiranya dikritik dan menghindarkan diri daripada risiko.

Ya Tidak RINTANGAN YANG DIAKIBATKAN OLEH SITUASIPihak pengurusan mengharapkan saya dapat mengendalikan semua tugas yang dianggap amat penting itu dengan usaha saya sendiri.Kakitangan saya tidak boleh dipercayai sekiranya dibiarkan bekerja sendiri.Kami amat kekurangan kakitangan. Tiada seorang pun yang boleh saya agihkan tugas.Kebanyakan keputusan kami dibuat dalam keadaan yang genting.

Sekiranya anda menandakan “Ya” untuk mana-mana pernyataan di atas, anda akan dapati nota ini amat berguna untuk diri anda.

FAKTA LAWAN KHAYALAN

Pernyataan yang anda tandakan “ya” pada halaman sebelah perlu dikaji dengan teliti. Pernyataan ini sering diabaikan dan seterusnya menghalang penyelia mengamalkan pengagihan tugas. Beberapa pernyataan itu hendaklah diberi perhatian yang teliti.

Salah Anggapan Kuasa Mutlak

Ini berhubung dengan tanda “Aku boleh melakukannya dengan lebih baik lagi”. Sungguhpun perkara ini benar, pilihan sebenarnya terletak antara kebaikan yang diperoleh sekiranya pennyelia itu menumpukan masanya untuk merancang, mengurus, member moptivasi, mengawal, dan membangunkan satu pasukan yang cekap. Pasukan itu pastiakan mempunyai prestasi yang lebih baik daripada pengurus dan seterusnya berkembang maju.

Takut Tidak Disukai

Sungguhpun tidak ramai pengurus mengakui kelemahan ini, ramai di kalangan mereka agak peka terhadap reaksi kakitanagan mereka sekiranyamereka diberi beban kerja yang berat. Besar kemungkinan begini akan mengalami ketandusan tenaga pada diri mereka sendiri lebih daripada membawa kesulitan kepada kakitangan mereka.

Sebaliknya , kakitangan menganggap seseorang penyelia itu baik atau Berjaya sekiranya dia dapat mengagihkan tugas dengan sepenuhnya. Individu yang mengagihkan tugas dengan lemah diberi penilaian yang rendah.

Tidak Yakin Terhadap Kakitangan

Pengurus yang tidak mempunyai keyakinan terhadap kakitangan mereka sepatutnya bertanya kepada diri mereka untuk mendapat jawapan.merekalah yang sepatutnya mengawal situasi itu.

Sekiranya kakitangan tidak dapat mengendalikan tugas yang dipertanggungjawabkan, besar kemungkinan pengurus telah mengupah orang yang tidak cekap, gagal member latihan yang sesuai kepada mereka , atau tidak berusaha untuk memastikan sejauh mana kebolehan mereka. Penyelesaiannya: mengenal pasti kekuatan dan kelemahan mereka , beri latihan, atau sekiranya mereka masih tidak dapat memenuhi syarat yang ditetapkan, pekerja berkenaan hendaklah digantikan dengan orang lain.

Kakitangan Mengharapkan Jawapan daripada Saya

Ini sering ddijadikan alasan oleh pengurus yang secara langsung merampas peluang kakitangannya untuk menyelesaikan masalah atau membuat keputusan sendiri. Hal ini berlaku apabila seorang kakitangan membawa masalah kepada penyeliahnya. Akan tetapi penyelia itu berkata, “ Biarlah saya selesaikan masalah ini, saya akan memberitahu jawapannya kemudian”.apabila kakitangan itu kembali untuk berjumpa dengan pengurus itu, dia sudah mendapatkan penyelesaiannya. Sebenarnya kakitangan itu hanya mahu bebrbincang tentang masalah itu, bukan untuk mendapatkan penmyelesaian daripada pengurus itu.

FAKTA LAWAN KHAYALAN

Sekiranya penyelia memberi alasan ini supaya dia dapat melakukan tugas yang berhubung dengan operasi untuk mengelakkan pembaziran masa daripada member tunjuk ajar kepada kakitanganny, dia telah melakukansatu kesilapan yang serius. Ini kerana dia akan melakukkan tugas itu buat selama-lamanya sekiranya dia tidak meluangkan sedikit masa untukmemberi tunjuk ajar kepada kakitangannya. Justeru itu, masa dan tyenaga yang sepatutnya digunakan untuk menjalankan tugas yang hanya boleh dilakukan oleh penyelia berkenaan tidak digunakan dengan penuh berfaedah.

Kadang kala seorang penyelia tidak dapat mengagihkan tugas. Walau bagaimanapun, carta di bawah menunjukkan bahawa semakin tinggi sesuatu jawatan, semakin banyak pengagihan tugas yang diperlukan dan melakukan kerja sendiri semakin berkurangan.

Pengurus Eksekutif.

PengurusPertengahan

Penyelia

90 % 10%

MENGURUS (MENGAGIHKAN MENGOPERASI (MEMBUAT)TUGAS)

30 % 70%

PeringkatPertama

Bersedia untuk Mengagihkan Tugas

MENGANALISIS TUGAS ANDA Untuk menjadi seorang pengagih tugas yang cekap ,anda hendaklah menguasai selok-belok tugas anda. Ini bermakna dari masa ke masa, anda:

Menyemak semula tugas dan tanggungjawab anda sebagai seorang pengburus. Bagaimana tugas dan tanggungjawab itu berubah? Apakah perkara baru yang perlu anda pelajari? Bagaimana perkara itu mempengaruhi unit anda? Apakah cabaran baru?apakah amalan lama yang patut dihentikan?

Memninjau semula objektif utama unit anda. Apakah berlaku apa-apa perubahan yang mempengaruhi keutamaan atau perlu disampaikan kepada kakitangan anda?

Menonjolkan bidang yang menentukan kejayaan. Apakah faktor yang akan menjayakan atau menggagalkan tugas anda? Apakah bidang yang memerlukan hasil khusus untuk memperoleh kejayaan?

Mengkaji semula beban kerja anda untuk mengenal pasti beberapa tugas yang anda boleh lakukan.

MENGANALISIS TUGAS ANDA

ingat bahawa aanda seorang pengurus, bukan individu yang memberi sumbanagan. Adalah menjadi tanggungjawab anda untuk menggunakan sumber tenaga manusia dengan berkesan supaya dapat mencapai objektif yang ditetapkan dalam organisasi anda. Anda hendaklah menentukan perkara yang penting serta meneruskan usaha anda dengan berpandukan keutamaan yang ditetapkan. Semakin kerap anda memajukan kakitangan anda dan semakin banyak anda mengagihkan tugas,bermakna lebih ramai pekerja dapat membantu anda mengenal pasti bidangutama yang menentukan kejayaan serta seterusnya mencapai objektif anda. Agihkan tugas yang sepatutnya dilakukan oleh kakitangan anda. Ini termasuk membetulkan keadaan atau

Tugas dantanggungjawab

Bidang UtamaYang menetukan

Kejayaan

Objektif Kerja Pengurusan

menyelesaiakan masalah yang terangkum dalam bidang mereka. Pastikan mereka diberi latihan yang sesuai dan anda hanya memberi bantuan kepada mereka sekiranya diperlukan. Berilah peluang kepada mereka untuk melakukan tugas yang telah dipertanggungjawabkan kepada mereka.

MEMBUAT KEPUTUSAN TENTANG APAKAH TUGAS YANG PERLU DIAGIHKAN

Pengurus biasanya mengagihkan tugas supaya mereka mempunyai lebih banyak masa untuk mengendalikan tugas pengurusan yang lebih kompleks, meningkatkan produktiviti, atau untuk memajukkan kaitangan mereka. Beberapa kerja yang patut anda pertimbangkan untuk diagihkan kepada kakitangan anda adalah seperti.

KEPUTUSAN YANG ANDA SELALU BUAT

Senaraikan dua (2) kemungkinan :

1. ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

2. ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

APABILA ANDA MELAKUKAN TUGAS YANG BOLEH DILAKUKAN OLEH ORANG LAIN, ANDA SEDANG MENJAUHKAN DIRI DARIPADA TUGAS YANG HANYA DAPAT ANDA LAKUKAN.

keputusan yang kurang penting dan dilakukan berulang kali sering menggunakan sebahagian besar daripada Masa anda dalam sehari. Kebanyakan keputusan Tersebut boleh dilakukan oleh kakitangan anda sekiranya anda memberi tunjuk ajar kepada mereka tentang polisi dan prosedur yang boleh diamalkan. Kemungkinan mereka lebih arif tentang butir lanjutan yang berkaitan berbandingdengan diri anda.

FUNGSI YANG MERUPAKANPENGKHUSUSAN ATAUFUNGSIAN ANDA

Senaraikan dua(2) kemungkinan:

1. ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

2. ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

TUGAS DAN PROJEK YANGANDA TIDAK LAYAKUNTUKMELAKSANAKANNYA

Senaraikan dua(2) kemungkinan:

1. ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

2. ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Ini biasanya fungsi daripada tugas operasi dan bukannya fungsi pengurusan. Anda boleh mengajar orang lain untuk melakukannya. Sebenarnya, sebagai pengurus, cabaran anda adalah memberi motivasi kepada orang lain untuk mencapai hasil yang lebih baik daripada anda.sebahagian daripada masa yang anda jimatkan itu boleh digunakan untuk mempelajari fungsi lain dibawah penyeliaan anda supaya anda dfapat menguruskan fungsi itu dengan lebih baik.

Jelaskan bahawa sesetengah kakitangan anda lebih layak dan boleh mengendalikan sebahagian daripada tugas itu dengan lebih baik berbanding dengan anda. Biarlah mereka melaksanakan tugas tersebut.

PERKARA YANG ANDATIDAK GEMARI.

Senaraikan dua(2) kemungkinan:

1. ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

2. ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

TUGAS YANG DAPATMEMBERI PENGALAMANKEPADA PEKERJA

Senaraikan dua(2) kemungkinan:

1. ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

2. ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Sekiranya kita melakukan sesuatu yang kita tidak gemari, biasanya kita akan berasa jemu dan sering mencuba untuk menolaknya atau tidak melakukannya dengan baik. Kaji minat kakitangan anda (perkara yang mereka gemari dan tidak gemari) dan juga bakat mereka. Kemungkinan besar anda akan mendapat individu tertentu yang minat dengan kerja itu dan boleh melakukannya dengan baik. Sekiranya mereka memerlukan latihan,bekalkan latihan yang secukupnya kepada mereka.

Ini membolehkan tugas yang dilakukan sekarang dimajukan dan memastikan kakitangan selalu bermotivasi atau bersedia untuk menerima cabaran.

TUGAS YANG DAPATMENAMBAHKANKEPELBAGAIAN KEPADAKERJA RUTIN

Senaraikan dua(2) kemungkinan:

1. ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

2. ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

AKTIVITI YANGMENJADIKAN SESUATUJAWATAN ITU LENGKAP

Senaraikan dua(2) kemungkinan:

1. ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

2. ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

TUGAS YANG BOLEHMENAMBAHBAIKAN BILANGANORANG YANG DAPATMELAKUKAN TUGASANYANG PENTING

Senaraiakan dua(2) kemungkinan:

Perubahan dalam tempoh kerja selalu dialu-alukan dan sering merupakan pendorong kepada seseorang kakitangan, sekiranya dia merasakan tugasnya sekarang semakin menjemukan.

Maksimumkan kekuatan kumpulan dengan membantu mereka yang terlibat pada masa kecemasan atau ketika terlalu banyak kerja.

Maksimumkan kekuatan kumpulan dengan membantu mereka yang terlibat pada masa kecemasan atau ketika terlalu banyak kerja.

1. ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

2. ________________________________________________________________________________________________________________________________

PELUANG UNTUK MENGGUNAKAN ATAUMENGUKUHKAN BAKATDAYA CIPTA

Senaraikan dua(2) kemungkinan :

1. ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

2. ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Orang lain yang mesti melakukannya.Orang lain patut melakukannya, tetapi Anda boleh membantu sekiranya perlu.Anda boleh melakukannya,tetatpiOrang lain patut diberi peluang.Anda harus melakukannya,tetapiOrang lain boleh membantu.Hanya anda seorang yang bolehMelakukannya.

PENGAGIHAN TUGAS BERSASARAN

Kakitangan tidak akan kreatif dalam suasana yang kaku. Berikan rangsangan kepada mereka dengan member mereka masalah atau projek untuk diselesaikan. Ganjaran harus diberikan sekiranya berjaya.

TERKELIRU DENGAN BELANJAWAN

KAJIAN KES 2

KAJIAN KE 2

Terkeliru Dengan Belanjawan

Jack pengurus sektor pembuatan yang berjaya. Akan tetapi, dia baru mengkaji suatu

ulasan prestasi yang menyatakan bahawa dia mungkin mempunyai suaatu kelemahan

yang agak serius. Dia selalu berbelanja melebihi jumlah yang ditetapkan dan

penerangannya selalu tidak konkrit serta lewat. Ini berlaku sungguhpun dia sendiri yang

menyediakan belanjawanitu, dan dia sendiri yang membuat kawalan . sekarang

penyeliahnya telah member kata dua kepadanya: “kawallah perbelanjaan anda, jika

tidak saya terpaksa menurunkan pangkat anda.”

Pembantu pentadbiran Jack ialah seorang yang mempunyai latar belakang perakuanan

yang cemerlang. Dia juga mahir menggunakan computer dan mempunyai sedikit

pengalaman tentang belanjawan. Dia bersedia membantu Jack. Ketua bahagian juga

bersedia membantu dan percaya bahawa belanjawan itu dapat menggambarkan

keadaan yang sebenar sekiranya mereka mendapat beberapa input maklumat. Walau

bagaimanapun, Jack berpendapat bahawa ini merupakan tanggungjawab dan dia

hendaklah melaksanakannya tanpa pertolongan orang lain.

Dalam ruangan di bawah, terangkan secara ringkas bagaimana anda dapat memberi

cadangan kepada Jack supaya dia dapat mengatasi masalahnya yang agak serius itu.

CADANGAN SAYA :

______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

MERANCANG PENGAGIHAN TUGAS

Membuat keputusan tentang apakah tugas yang hendak diagihkan hanya merupakan langkah pertama dalam proses pengagihan tugas. Seperti kebanyakan tugas pengurusan yang lain, pengagihan tugas dianggap paling Berjaya jika proses ini dirancangkan. Prose ini mungkin mengambil masa beberapa minit sahaja, sekiranya sesuatu tugas itu mudah; atau mengambil masa beberapa jam, sekiranya sesuatu projek itu agak kompleks. Perancangan anda haruslah mengambil kira pertimbangan berikut. Dalam senarai semak di bawah, tandakan “Ya” jika anda menjadikannya sebagai satu daripada perkara dalam perancangan anda. Sekiranya tidak, sila tandakan “Tidak”.

Ya / Tidak

Apakah objektif yang ingin dicapai?Apakah tarikh persiapan yang kritikal?Apakah tahap yang hendak dicapai?Apakah keputusan yang hendak dibuat?Berapa banyak kuasa yang boleh saya agihkan?Berapa banyak kuasa yang akan saya agihkan?Apakah arahan atau perintah yang dapat dikeluarakan olehseseorang individu jika diberi kuasa untuk berbuat demikian?Adakah sesuatu belanjawan itu perlu dikembangkan atau diikut sebagaimana yang ditetapkan?Siapakah individu yang perlu saya adakan penyelarasan dalam unit saya? Bagaimana dengan unit lain?Apakah maklumat yang perlu saya beri?Sejauh manakah saya mahu melibatkan diri?Apakah maklum balas yang saya perlukan dan bilakah maklum balas itu diperlukan?Siapakah yang perlu saya maklumkan tentang perkembangan selanjutnya?Perlukah saya memberitahu orang lain yang terlibat, siapa yang menjadi ketua?Siapakah yang patut saya agihkan tugas tersebut?

Sekiranya anada menandakan “Tidak” untuk mana-mana perkara di atas, cuba rancang untuk mengubah perlakuan pengagihan tugas anda supaya anda boleh menandakannya “Ya” pada masa akan dating.

Memilih Individu yang Layak