manual proses perhubungan pementoran
TRANSCRIPT
MANUAL PROSES PERHUBUNGAN PEMENTORAN
(FASA 1 HINGGA 5)
PROGRAM PEMENTORAN DALAM PERKHIDMATAN AWAM
JABATAN PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA
FASA 1 MEMBINA KEPERCAYAAN
Sesi Pertama
Masa 1 jam
Objektif
a. Membantu menti mengeratkan hubungan, saling faham
memahami, kemesraan hubungan dengan rakan sekerja dan pegawai atasan.
b. Menjelaskan kepada menti tentang skop dan peranan kedua-dua belah pihak dalam pementoran.
Aktiviti
a. Mentor menjalankan sesi taa’ruf (berkenalan-kenalan)/
menggunakan boring biodata mentor dan menti.
b. Menandatangani borang persetujuan menjalani program program pementoran jabatan (Lampiran 1a dan 1b).
c. Perbincangan skop peranan mentor dan menti
(Lampiran 1c).
d. Membincangkan struktur pementoran dan nilai-nilai murni tonggak 12.
e. Mentor membuat penilaian dan pemerhatian awal
terhadap menti. f. Pemerhatian dan maklumbalas dicatat dengan
berpandukan lampiran buku log yang disediakan (Lampiran 1d).
Nilai
Menghargai Masa
LAMPIRAN 1a
PERSETUJUAN MELAKSANAKAN PROGRAM PEMENTORAN
Saya ________________________________________________________________
(K/P) ________________________________________________________________
bersetuju untuk melaksanakan Program Pementoran Dalam Perkhidmatan Awam ini
dalam masa ______ bulan untuk membantu organisasi saya menuju ke arah yang
lebih cemerlang.
Saya juga bersetuju untuk membantu _________________________________
(nama dan k/p) supaya dapat menjadi seorang warga organisasi yang berprestasi
tinggi, berimej positif serta berketrampilan dalam melaksanakan tugas.
Saya berbangga terpilih sebagai seorang mentor dan berjanji untuk memberikan
komitmen terhadap tugas saya dan mampu menjadi contoh teladan yang baik. Saya
sesungguhnya dengan sedaya upaya akan mematuhi segala etika dan peraturan
pementoran yang ditetapkan dalam program ini.
Bagi saya, penglibatan saya dalam Program Pementoran Dalam Perkhidmatan Awam
ini adalah :
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Apa yang ingin saya capai sebagai seorang mentor ialah :
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Ikhlas membantu; Fasilitator; ................................................... ................................................. (Nama : ) (Nama : ) Mentor Pegawai Psikologi/ Pegawai Sumber Manusia
LAMPIRAN 1b
PERSETUJUAN MENTOR MENTI
Mentor : _____________________________________________________________ Menti : _____________________________________________________________ Perjumpaan : 1 jam setiap sesi Tempat : _____________________________________________________________ Saya, _______________________________________________________________
(K/P) ______________________________________________ menti kepada
____________________________________________________, akan mengadakan
perbincangan berterusan sepanjang Program Pementoran Dalam Perkhidmatan
Awam ini dilaksanakan.
Saya akan memberikan komitmen terhadap mentor saya serta akan bersama-sama
membantu organisasi ke arah yang lebih cemerlang.
Saya tahu bahawa program ini adalah untuk kebaikan saya, mentor saya dan juga
semua pegawai/ kakitangan dalam mempertingkatkan kecemerlangan kerjaya.
Semoga penglibatan saya ini dapat membantu saya dan organisasi agar lebih
berprestij dan berprestasi tinggi.
Menti : Mentor : ................................................... ................................................... (Nama : ) (Nama : ) Tarikh : Tarikh :
LAMPIRAN 1c
PERBINCANGAN PERANAN DAN SKOP MENTOR DAN MENTI (Panduan Untuk Mentor)
Pementoran ialah proses memberi bimbingan, sokongan dan bantuan secara
profesional (terlatih dan beretika, berkemahiran dan bersistematik) dalam menghadapi
krisis hidup dan pembangunan diri individu.
Mentor pula bermaksud seorang individu yang dilantik untuk membimbing dalam
perkembangan kerjaya seseorang pegawai. Biasanya mentor adalah seorang yang
lebih kanan atau berpengalaman yang boleh dijadikan contoh teladan atau role model
kepada rakan sekerja yang lain.
Menti membawa erti individu yang dibantu oleh mentor dalam proses pementoran
dan biasanya merupakan seseorang yang memerlukan bantuan dalam
perkembangan diri, kerjaya dan penyesuaian dalam kehidupan.
Tuliskan kebaikan yang ada dalam diri anda:
1. _______________________________________________________________
2. _______________________________________________________________
3. _______________________________________________________________
4. _______________________________________________________________
5. _______________________________________________________________
Pementoran memberi fokus kepada dua aspek :
a) Kemajuan Kerjaya ;
i. Memberi bantuan dan sokongan untuk perkembangan kerjaya.
ii. Memberi pendedahan dan menggalakkan individu berpandangan jauh.
iii. Membantu pencapaian tinggi dalam kerja.
iv. Memberi perlindungan.
v. Memenuhi cabaran kepada tanggungjawab dan tugas.
b) Kemajuan Psikososial
i. Menjadi contoh teladan atau role model.
ii. Memberi dan menerima sokongan peribadi.
iii. Menjadikan elemen kaunseling sebagai sokongan untuk berhadapan
dengan cabaran atau masalah peribadi sama ada berkaitan dengan
kerjaya atau sebaliknya.
iv. Menjadikan persahabatan sebagai landasan dan tujuan membangunkan
dimensi personel dalam organisasi.
OBJEKTIF PEMENTORAN
1. Menggabung jalinkan ilmu pengetahuan dan kemahiran dalam situasi
pekerjaan yang sebenar di pejabat.
2. Menangani masalah pengurusan diri di pejabat untuk menghasilkan kualiti
kerja yang tinggi.
3. Menggunakan kemahiran berfikir dan pengurusan diri untuk menyelesaikan
masalah serta membuat keputusan yang rasional di pejabat.
4. Menjalankan tanggungjawab di dalam dan luar pejabat dengan penuh yakin.
5. Menggalakkan budaya pembelajaran sepanjang hayat.
Sebagai mentor, anda sebenarnya mengembangkan potensi diri, serta meningkatkan
kemahiran dan kekuatan yang ada dalam diri anda. Pada masa yang sama anda
membimbing rakan anda untuk bersama-sama menonjolkan potensi yang ada dalam
diri. Program pementoran ini adalah satu bonus untuk anda menambah saham dunia
dan akhirat.
Apakah perasaan pertama anda apabila menerima surat perlantikan sebagai mentor?
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
IMPLIKASI PERLAKSANAAN PEMENTORAN
ORGANISASI
1. Meningkatkan keberkesanan dalam mengendalikan latihan personel.
2. Meningkatkan persefahaman dan komunikasi dalam organisasi.
3. Meningkatkan produktiviti.
4. Menggerakkan organisasi ke arah pembelajaran berterusan.
5. Membawa perspektif baru dalam kerjaya.
6. Mengubah keperluan dalam pembangunan profesional.
7. Mengurangkan kos, masa dan kapasiti kakitangan dalam mengendalikan
latihan personel.
8. Mengurangkan tekanan kepada pihak pengurusan.
MENTOR
1. Mempertingkat dan memantapkan kemahiran kerja yang ada.
2. Mewujudkan keselesaan komunikasi dalam organisasi.
3. Membina perancangan kerjaya yang lebih bermakna.
4. Mengubah cara gaya kepimpinan.
5. Memberi kepuasan kepada diri.
6. Memberi penjelasan mengenai visi dan kerja yang dilaksanakan.
7. Memahami individu lain.
MENTI
1. Meningkatkan keyakinan diri.
2. Mendapatkan sokongan.
3. Membantu dalam menghadapi sesuatu isu.
4. Berkongsi pengalaman dalam perancangan kerjaya.
5. Meningkatkan kefahaman terhadap diri dan orang lain.
6. Mendapatkan penghargaan dan meningkatkan nilai diri yang positif.
7. Meningkatkan motivasi dan kemahiran berkomunikasi.
8. Menti melihat mentor sebagai rakan dalam persekitaran yang berbeza dari
pekerjaan.
BIODATA MENTOR DAN MENTI KU
DIRI KU MENTOR / MENTI T.T
1. TAHUN LAHIR
2. HOBI
3. ADIK BERADIK
4. MAKANAN POPULAR
5. DAERAH KELAHIRAN
6. PRINSIP HIDUP
7. WARNA KESUKAAN
8. SIKAP YANG DISUKAI
9. SIKAP YANG DIBENCI
10. SAIZ KASUT
LAMPIRAN 1d
MAKLUMAT PROGRAM PEMENTORAN
BIODATA MENTOR
1. NAMA PENUH :
2. NO. K/P (BARU) :
3. JAWATAN SEKARANG :
4. NAMA SKIM PERKHIDMATAN :
5. ALAMAT JABATAN :
Telefon (P) :
No. Faks :
E-mel :
BIODATA MENTI
1. NAMA PENUH :
2. NO. K/P (BARU) :
3. JAWATAN SEKARANG :
4. NAMA SKIM PERKHIDMATAN :
5. ALAMAT JABATAN :
Telefon (P) :
No. Faks :
E-mel :
PROGRAM PEMENTORAN DALAM PERKHIDMATAN AWAM (BUKU LOG)
Bil. Pertemuan :- ...................................... Tarikh :- ....................................... Masa Mula :- ........................................ Masa Tamat :- ........................................
Isu/ Perbincangan
Aktiviti
Maklum Balas
Disediakan Oleh : ......................................... ........................................... ( Mentor ) ( Menti )
FASA 2 MENGENAL PASTI KOMPETENSI
Sesi Kedua
Masa 1 jam
Objektif
a. Mendapatkan isu-isu kemahiran dan pengetahuan kerja
menti dalam jabatan.
b. Menggalakkan perhubungan kerjasama.
Aktiviti
a. Berbincang dengan menti berkenaan isu-isu peribadi dan
kerjaya bagi tujuan perkembangan potensi diri menti. Mengisi Borang Penilaian Perhubungan Pementoran Pra-Menti.
b. Menti melukis graf kehidupan dan senarai semak perkembangan menti dengan bimbingan mentor.
c. Perbincangan tentang nilai. Mentor dan menti membuat
ulasan perbincangan dan maklum balas positif untuk menggalakkan menti terus aktif dalam program ini (Lampiran 2a i dan 2a ii).
d. Menulis buku log.
Nilai
Ketekunan Membawa Kejayaan
Lampiran B
SULIT
BORANG PENILAIAN PERHUBUNGAN PEMENTORAN (PRE-MENTI, POST-MENTOR/ MENTI)
(KESELURUHAN)
SIRI / TAHUN
NAMA MENTOR JAWATAN
: :
NAMA MENTI JAWATAN
: :
JABATAN NO. RUJUKAN FAIL
: :
/
PANDUAN PENGISIAN BORANG
PANDUAN KEPADA MENTOR DAN MENTI
Menti perlu mengisi borang ini pada permulaan sesi pertemuan dengan bimbingan mentor. Manakala mentor bersama menti perlu mengisi borang yang sama setelah tamat perhubungan pementoran. Borang ini perlu dikemukakan kepada Urus setia Program Pengupayaan Kendiri (Pementoran) di peringkat Jabatan masing-masing. Bagi menghasilkan penilaian yang berkesan mentor dan menti perlu memberikan perhatian terhadap perkara-perkara berikut:- i.
Menti perlu mengisi borang dengan sejujur yang mungkin dan penilaian mestilah berdasarkan kompetensi semasa yang dimiliki sementara mentor perlu mengisi borang berdasarkan perkembangan menti dalam pementoran hasil pemerhatian yang berterusan.
ii.
Mentor dan menti perlu memastikan borang dihantar kepada penyelaras program pementoran mengikut tempoh-tempoh yang ditetapkan iaitu pada proses taaruf bagi menti dan proses penamatan bagi mentor. Laporan ini akan dijadikan sebagai alat pengukur keberkesanan program pementoran ke atas pegawai berkenaan.
iii.
Untuk mengisi borang laporan ini, mentor dan menti perlu menentukan pencapaian kompetensi semasa berdasarkan kedudukan tahap kompetensi profesional, budaya, peribadi dan sosial dengan menandakan ( √ ) di petak skala yang disenaraikan di bawah, yang difikirkan bersesuaian untuk menggambarkan kedudukan sebenar pegawai pada masa laporan disediakan.
iv. Kadar skala penilaian pementoran kompetensi menti yang ditetapkan adalah seperti berikut:-
CEMERLANG
BAIK
SEDERHANA
2/5
BAHAGIAN I Laporan ini hendaklah diisi dengan menandakan ( √ ) di skala ruangan yang disediakan. Mentor dan menti juga perlu memberikan ulasan mengenai keadaan semasa sama ada pencapaian pegawai tersebut berada di tahap yang dinyatakan di bawah. 1. KOMPETENSI PROFESIONAL – KEMAHIRAN YANG DI MENTORKAN
Dinilai dari segi pencapaian, inisiatif dan kreatif dalam menjalankan dan menyelesaikan tugas serta
tanggungjawab yang diberikan.
SEDERHANA BAIK CEMERLANG
Pre Post Pre Post Pre Post
1.1.
Keupayaan memastikan kemahiran ________________ tercapai.
1.2. Daya usaha untuk memperbaiki/ meningkatkan kemahiran bekerja.
1.3. Daya usaha untuk menyelesaikan masalah.
1.4. Ketekunan yang ditunjukkan dalam menjalankan kemahiran baru yang dimentorkan.
Ulasan .....................................................................................................................................................................................
.....................................................................................................................................................................................
.....................................................................................................................................................................................
.....................................................................................................................................................................................
2. KOMPETENSI BUDAYA KERJA KELAS PERTAMA ORGANISASI
Dinilai dari segi amalan dan penghayatan budaya kerja kelas pertama.
SEDERHANA BAIK CEMERLANG
Pre Post Pre Post Pre Post
2.1. Melakukan kerja dengan pantas dan responsif.
2.2. Berkebolehan memberi empati dan memberi perkhidmatan terbaik.
2.3. Memiliki kebijaksanaan, keunikan dan berdaya saing.
2.4. Mengamalkan pembelajaran berterusan.
2.5. Memiliki sikap positif dan inovatif.
Ulasan .....................................................................................................................................................................................
.....................................................................................................................................................................................
.....................................................................................................................................................................................
.....................................................................................................................................................................................
3/5
3. KOMPETENSI PERIBADI
Dinilai dari segi cara berpakaian, keterampilan diri, kesopanan dan perilaku.
SEDERHANA BAIK CEMERLANG
Pre Post Pre Post Pre Post
3.1.
Kekemasan berpakaian dan hias diri.
3.2. Budi bahasa dan kesopanan.
3.3. Bekerjasama dalam satu pasukan.
3.4. Kesediaan menerima teguran/ nasihat.
3.5. Kepimpinan diri yang ditunjukkan.
Ulasan .....................................................................................................................................................................................
.....................................................................................................................................................................................
.....................................................................................................................................................................................
.....................................................................................................................................................................................
4. KOMPETENSI SOSIAL
Dinilai dari segi usaha pegawai untuk mematuhi peraturan, arahan dan kebolehan berinteraksi.
SEDERHANA BAIK CEMERLANG
Pre Post Pre Post Pre Post
4.1.
Mematuhi arahan penyelia atau pegawai atasan.
4.2. Perhubungan dengan pegawai atasan.
4.3. Perhubungan dengan rakan sekerja.
4.4. Perhubungan dengan pelanggan.
Ulasan .....................................................................................................................................................................................
.....................................................................................................................................................................................
.....................................................................................................................................................................................
.....................................................................................................................................................................................
4/5
BAHAGIAN II 1. Ulasan Pegawai Pelapor ( Mentor ) Secara Keseluruhan
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
Tandatangan Pegawai Pelapor (Mentor)
: ..........................................................
Nama : ..........................................................
Jawatan : ..........................................................
Tarikh : ..........................................................
2. Ulasan Urus setia PPK (Secara Keseluruhan)
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
Tandatangan Pegawai
: ..........................................................
Nama : ..........................................................
Jawatan : ..........................................................
Tarikh : ..........................................................
5/5
LAMPIRAN 2a (i)
GRAF KEHIDUPAN
Tandakan insiden penting dalam kehidupan/kerjaya anda
I I I I I I I I I I I
Gembira
Sedih
Tahun dalam
jangkauan 5
LAMPIRAN 2a (ii)
INVENTORI SENARAI SEMAK PERKEMBANGAN POTENSI MENTI/ MENTOR
Arahan : Tandakan ( √ ) yang berkaitan dengan anda ditempat yang sesuai.
No Pernyataan Tidak Sangat Setuju Setuju
1 2 3 4 5
1 Saya lebih suka memberikan perkhidmatan kepada orang lain daripada memberi fokus kepada matlamat saya sendiri.
2 Saya selesa memberi tugasan penting kepada orang lain.
3 Saya mengizinkan, malah menggalakkan rakan kerja atau pekerja saya mengambil risiko.
4 Saya menghargai individu yang membawa saya kepada kejayaan sekarang.
5 Saya bersikap terbuka pada pandangan orang lain.
6 Saya suka belajar sesuatu yang baru.
7 Saya boleh melakukan kesalahan.
8 Saya patuh kepada janji dan akan melaksanakan janji-janji saya.
9 Saya mampu melihat orang lain yang kecewa, beremosi dan gembira.
10 Saya mengambil masa untuk membaca walaupun di luar bidang saya.
11 Saya menggalakkan kejayaan orang lain dan gembira apabila melihat orang lain mendapat kejayaan yang lebih baik.
12 Saya tidak membuat andaian yang saya tahu tentang maksud yang tersirat pada sesuatu perbuatan.
13 Saya tidak akan menahan inisiatif orang lain.
14 Saya selesa dalam memperbaiki kelemahan atau kesalahan yang saya lakukan.
15 Saya selesa untuk mengaku setiap kesalahan yang saya lakukan.
16 Saya selesa untuk bertanya soalan tentang andaian-andaian yang dibuat termasuklah andaian saya sendiri.
17 Saya menghormati orang lain tidak kira dimana jua.
18 Saya tidak memberitahu orang lain apa yang mereka hendak dengar.
19 Saya memahami dan menghargai bagaimana emosi mempengaruhi kerja.
20 Saya mudah menseimbangkan antara tanggungjawab kerja dan keluarga.
21 Saya berusaha untuk memberi dorongan dan meraikan kejayaan orang lain.
22 Saya tidak perlu memberi tumpuan kepada pengurusan mikro
23 Saya memberitahu rakan kerja / pekerja saya bahawa kegagalan adalah peluang untuk berjaya.
24 Saya selesa apabila pandangan/pendapat saya dicabar.
25 Saya belajar dan menyesuaikan diri dengan pandangan rakan kerja/pekerja saya.
26 Saya berminat memberi motivasi pada orang lain.
27 Saya bersedia untuk mempertahankan rakan kerja saya /pekerja saya.
28 Apa yang saya harapkan dari orang lain, sama dengan harapan saya pada diri saya.
29 Saya mengubah cara gaya komunikasi saya untuk menyesuaikan dengan pelbagai budaya.
30 Saya menghargai nilai rekreasi walaupun dalam pekerjaan.
JUMLAH NILAI KESELURUHAN
Pemarkahan Dan Intepretasi:
30-60 Anda mungkin tidak sesuai untuk menjadi mentor/ menti.
61-90 Anda mungkin mempunyai nilai sebagai seorang mentor/ menti dan harus memberi komitmen dalam program pementoran.
91-120 Anda mempunyai potensi untuk menjadi mentor/ menti/ penyelia yang baik.
121-150 Anda mempunyai nilai seorang mentor/ menti yang cemerlang. Anda mungkin boleh meningkatkan kemahiran tertentu.
Sesi Ketiga
Masa 1 jam
Objektif
a. Mentor mengenal pasti kekuatan dan kelemahan menti
dalam aspek pembangunan diri dan kerjaya.
b. Membentuk matlamat sesi perhubungan pementoran melalui kemahiran yang dimentorkan.
Aktiviti
a. Kenal pasti kekuatan dan kelemahan menti (Lampiran
2b).
b. Perbincangan mengenai matlamat perhubungan mentor dan menti yang dipersetujui bersama dan dapatkan perbincangan dengan penyelia (Lampiran 2c).
c. Mengisi Borang Perancangan Peningkatan Kendiri
(Lampiran 2d).
d. Membuat rumusan ringkas dan perbincangan nilai keseronokan bekerja.
e. Menulis buku log.
Nilai
Keseronokan Bekerja
Sesi Keempat
Masa 1 jam
Objektif
a. Mentor membantu menti melihat skop isu dengan lebih
menyeluruh dan mengenal pasti isu pokok.
b. Meneliti manual prosedur kerja (SOP) dan kaitannya dengan kehendak jabatan dan pelanggan.
Aktiviti
a. Perbincangan mentor untuk mengenal pasti fokus utama
bagi pengembangan diri menti dan penambahbaikkan yang boleh dilakukan dalam program pementoran ini.
b. Meneliti manual kerja dan perbincangan dengan menti amalan dan keperluan semasa menjalankan tugas.
c. Perbincangan tentang nilai-nilai murni ketinggian
peribadi, kaitannya dengan imej dan kerjaya. d. Membuat rumusan fasa 2 dan mencatatkan dalam buku
log.
Nilai
Ketinggian Peribadi
LAMPIRAN 2b
SENARAI SEMAK KEKUATAN DAN KELEMAHAN POTENSI DIRI
Nyatakan kekuatan dan kelemahan mengikut aspek personaliti, kemahiran khusus dan generik :-
Bil.
Aspek
Kekuatan
Kelemahan
1. Personaliti (mengikut ujian personaliti)
2. Kemahiran Khusus (berdasarkan kemahiran khusus mengikut skim perkhidmatan/ senarai tugas seperti fail meja)
3. Kemahiran Generik (berdasarkan kompetensi umum mengikut skim perkhidmatan/ tacit knowledge)
LAMPIRAN 2c
PENETAPAN MATLAMAT
Matlamat Utama Menti
Situasi menti sekarang
Mentor: “Apa yang anda telah lakukan untuk mencapai matlamat tersebut.”
“Apakah yang anda telah lakukan sebelum ini?”
LAMPIRAN 2d
Borang Perancangan Peningkatan Kendiri
Bagaimanakah pementoran ini dapat membantu saya? Tandakan mana-mana pernyataan yang berkaitan dengan anda.
Membina keyakinan dan keupayaan diri.
Meningkatkan kemahiran dan pengetahuan kerja hakiki.
Membantu meningkatkan kepercayaan dan ekspektasi organisasi
terhadap saya.
Menghargai budaya dan tatakerja kerja dalam organisasi.
Menjadi penyokong kepada kejayaan organisasi dan kelemahan yang boleh
ditingkatkan.
Memberi peluang untuk meningkatkan kompetensi dan pengalaman
profesional.
Memberi peluang kenaikan pangkat.
Memberi peluang untuk bekerjasama dengan contoh model yang baik.
Memberi peluang jaringan sosial.
Memberi peluang jelas untuk meningkatkan kompetensi.
Apabila terlibat dalam pementoran, saya rasa....
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Saya berharap dengan pementoran ini, dapat membantu saya...
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
FASA 3 STRATEGI MEMBINA KOMPETENSI
Sesi Kelima
Masa 1 jam
Objektif
a. Mentor dan menti melihat apakah aktiviti-aktiviti atau
alternative-alternatif yang boleh dilakukan untuk mencapai skop dan isu yang perlu dicapai dalam program ini mengikut keperluan menti.
b. Menti membuat pemerhatian melalui video atau kerja-kerja dilapangan.
Aktiviti
a. Perbincangan cara-cara mencapai matlamat
perhubungan pementoran contohnya membentuk strategi meningkatkan prestasi kerja cemerlang (Lampiran 3a).
b. Mentor melakukan tunjukcara/ simulasi sesuai mengikut pelan pembelajaran dan matlamat pementoran menti.
c. Perbincangan tentang nilai kemuliaan dan
kesederhanaan. d. Menulis buku log.
Nilai
Kemuliaan Kesederhanaan
Sesi Keenam
Masa 1 jam
Objektif
a. Mentor dan menti berbincang untuk merancang aktiviti
dan alternatif yang akan diambil untuk tujuan penambahbaikkan serta pengembangan potensi diri menti.
Aktiviti
a. Perbincangan mengambil beberapa strategi yang
melibatkan pilihan-pilihan latihan dan sesi pembelajaran.
b. Skop perbincangan: Jangka masa, jenis latihan dan tempat latihan.
c. Menilai kualiti pementoran pada tahap tersebut
(Lampiran 3b).
d. Membuat penilaian dan pemerhatian fasa 3 dan perbincangan nilai kewajipan menjalankan tugas.
e. Mengisi buku log.
Nilai
Kewajipan Menjalankan Tugas
LAMPIRAN 3a
PERBINCANGAN MENTOR-MENTI TENTANG PRESTASI KERJA CEMERLANG
Faktor Tempat Kerja
Faktor Individu
Cth: Hubungan penyelia dan
kakitangan yang positif.
_________________________________
_________________________________
_________________________________
_________________________________
_________________________________
_________________________________
_________________________________
_________________________________
_________________________________
_________________________________
_________________________________
_________________________________
_________________________________
_________________________________
_________________________________
Cth: Menerima perbezaan personaliti
Individu.
_________________________________
_________________________________
_________________________________
_________________________________
_________________________________
_________________________________
_________________________________
_________________________________
_________________________________
_________________________________
_________________________________
_________________________________
_________________________________
_________________________________
_________________________________
Berdasarkan faktor-faktor di atas, saya berpeluang meningkatkan prestasi melalui :
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
LAMPIRAN 3b
PENILAIAN KUALITI PEMENTORAN
a) Arahan : Lengkapkan senarai semak berikut untuk menilai hubungan di antara
mentor dan menti.
Bil.
Pernyataan
Ya
Tidak
1 Interaksi dalam perhubungan ini adalah baik.
2 Banyak perkara telah dipelajari melalui perhubungan ini.
3 Matlamat pembentukan perhubungan ini telah tercapai.
4 Adakah jumlah sesi dan masa yang diperuntukan mencukupi?
b) Nyatakan 3 perkara utama yang boleh diperbaiki:- i) _______________________________________________________________ ii) _______________________________________________________________ iii) _________________________________________________________________ c) Apakah yang dipelajari dari perkara tersebut? i) _______________________________________________________________ ii) _______________________________________________________________ iii) _________________________________________________________________ d) Apa yang telah anda pelajari dengan jayanya melalui perhubungan pementoran ini?
i) _______________________________________________________________ ii) _______________________________________________________________ iii) _________________________________________________________________
FASA 4 MEMBINA KOMPETENSI DAN PENGUKUHAN
Sesi Ketujuh
Masa 1 jam
Objektif
a. Mentor dan menti sama-sama melaksanakan tindakan
ke atas aktiviti atau alternatif yang diambil untuk diimplementasikan.
Aktiviti
a. Menghadiri sesi demo oleh menti tentang kemahiran
kerja yang menjadi matlamat pementoran.
b. Perbincangan berhubung pengurusan kerja dalam organisasi seperti pengendalian mesyuarat, pengurusan kewangan, penyediaan kertas kerja dan lain-lain (sekiranya berkaitan).
c. Perbincangan tentang penyerapan nilai-nilai pengaruh
teladan. d. Penilaian atas pengurusan prestasi organisasi
(Lampiran 4a). e. Rumusan dan pengisian buku log.
Nilai
Pengaruh Teladan
Sesi Kelapan
Masa 1 jam
Objektif
a. Mentor memantau perkembangan perlaksanaan aktiviti
atau alternatif yang dilaksanakan.
Aktiviti
a. Aktiviti role play (main peranan) dibuat oleh menti dan
dinilai oleh mentor (Lampiran 4b).
b. Mentor memberikan maklumbalas positif. c. Perbincangan tentang penyerapan nilai-nilai.
d. Mentor dan menti menulis refleksi pembelajaran. e. Menulis buku log.
Nilai
Peningkatan Bakat
Sesi Kesembilan
Masa 1 jam
Objektif
a. Mentor memantau perkembangan perlaksanaan aktiviti
atau alternatif yang dilaksanakan.
Aktiviti
a. Mentor mendapatkan maklum balas daripada penyelia
menti tentang tingkah laku pembelajaran baru yang dipelajari.
b. Perbincangan tacit knowledge yang dipelajari.
c. Sesi maklumbalas dan perbincangan nilai-nilai murni bersama menti.
d. Membuat pemerhatian dan penilaian fasa 4. e. Menulis buku log.
Nilai
Nikmat Mencipta
LAMPIRAN 4a
PENILAIAN DIRI BERKENAAN CARA MENYOKONG PENGURUSAN
PRESTASI ORGANISASI Sebagai seorang menti, bagaimana saya menyokong pengurusan prestasi pada masa sekarang?
Bil Pernyataan Ya Kadang-kadang
Jarang-Jarang
1
Saya faham dengan jelas misi organisasi saya, keutamaan strategi dan nilai pendorong.
2
Saya faham objektif prestasi saya dan tingkah laku yang akan menggugat kerjaya serta bagaimana mereka melaksanakannya mengikut keutamaan kumpulan saya dan nilai pendorong.
3
Saya telah menulis pelan/ rangka prestasi yang menjelaskan objektif prestasi dan tindakan utama yang perlu ada untuk mencapainya.
4
Saya mengemaskinikan rangka / pelan prestasi saya apabila berlaku perubahan pada objektif atau keutamaan organisasi atau kumpulan saya.
5
Saya menasihatkan setiap ahli kumpulan saya mengenai matlamat prestasi untuk mereka menyediakan objektif prestasi mereka dan mengenalpasti tingkah laku yang akan menggugat kejayaan mereka.
6
Saya secara aktif memudahkan proses pelan prestasi dengan ahli kumpulan saya, memastikan mereka menyelesaikan serta mengguna pakai pelan prestasi.
7
Saya menyelaraskan proses pelan pembangunan dengan ahli kumpulan saya.
8
Saya memberikan maklum balas yang konstruktif kepada setiap ahli kumpulan saya disepanjang tahun.
9
Saya melaksanakan sesi maklum balas dengan setiap ahli kumpulan untuk membincangkan objektif dan tingkah laku di tempat kerja.
10
Saya memahami cara pengukuran kejayaan seseorang individu adalah berdasarkan pencapaian objektif prestasi dan tingkah laku mereka di tempat kerja.
11
Saya memberikan penghargaan yang bersesuaian kepada ahli kumpulan saya apabila mereka mencapai objektif prestasi dan menunjukkan tingkah laku yang bersesuaian dalam aktiviti harian.
Jika anda menjawab ’Ya’ pada semua soalan, anda telah berada di landasan yang betul untuk mengurus prestasi diri dengan jayanya dan memberi sokongan kepada ahli organisasi untuk mengurus prestasi mereka.
LAMPIRAN 4b
BORANG PERKEMBANGAN MENTI
Bulatkan tahap kejelasan mengikut nombor yang telah disediakan.
Bil Pernyataan Tidak Jelas Sangat Jelas
1 Komitmen terhadap tugas. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
2 Komitmen terhadap organisasi. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
3 Bertolak ansur dengan orang lain. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
4 Bekerjasama. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
5 Memulakan sesuatu tugas. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
6 Keinginan untuk berjaya. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
7 Keinginan untuk belajar. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
8 Menerima kritikan. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
9 Keterbukaan dengan tugas-tugas baru. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Jumlahkan kesemua skor yang telah ditanda : ________________ PEMARKAHAN DAN INTERPRETASI
Skor 27 dan kurang Anda memerlukan bimbingan dan sesi kaunseling dalam sesetengah bidang.
Skor 53 dan kurang Bimbingan dalam pencapaian sesuatu bidang.
Skor 63 ke atas Satu petunjuk yang baik untuk menglibatkan diri dalam program pementoran.
Borang ini juga boleh digunakan sebagai alat temu bual semasa membuat penilaian kemahiran dan kekuatan dalaman menti.
FASA 5 PENILAIAN
Sesi Kesepuluh
Masa 1 jam
Objektif
a. Mentor membuat penilaian terhadap pelaksanaan aktiviti
dan alternatif yang dilaksanakan.
b. Penilaian hendaklah dilihat dari sudut pencapaian pelaksanaan aktiviti atau alternatif sama ada perkembangan tersebut memberi impak yang positif atau negatif kepada klien.
Aktiviti
a. Perbincangan mentor mengenal pasti apakah kekuatan
dan refleksi sewaktu melaksanakan aktiviti atau alternatif yang dilaksanakan (Lampiran 5a).
Nilai
Kebijaksanaan Berhemat
Sesi Sebelas
Masa 1 jam
Objektif
a. Mentor mengenal pasti kekuatan dan refleksi semasa
melalui proses perhubungan pementoran.
b. Jika aktiviti atau alternatif yang dijalankan berjalan lancar maka perlaksanannya diteruskan. Sebaliknya jika terdapat halangan atau kekurangan di dalam pelaksanaan maka aktiviti penambahbaikan perlu dilakukan.
Aktiviti
a. Perbincangan mentor menti (Lampiran 5b i).
b. Refleksi mentor menti (Lampiran 5b ii).
c. Memberikan maklum balas.
c. Pemerhatian fasa 5.
Nilai
Keutamaan Kesabaran
Sesi Kedua belas
Masa 1 jam
Objektif
a. Mentor membuat penamatan sesi.
b. Pada peringkat ini mentor akan merumuskan hasil
perjumpaan sesi serta penilaian terhadap prestasi menti untuk penambahbaikan atau pengukuhan supaya hasil dapatan yang positif yang diperolehi daripada program ini dapat dimanfaatkan.
Aktiviti
a. Mentor membuat penilaian terakhir terhadap menti
menggunakan Borang Laporan Kemajuan Mentor Menti (Lampiran 5c).
b. Mentor membuat laporan program keseluruhan. Laporan ini hendaklah diserahkan kepada penyelaras program pementoran kementerian/ jabatan/ agensi masing-masing (Lampiran B).
c. Perbincangan nilai kekuatan sifat baik hati. d. Mentor dan menti membuat sesi penamat dengan
menghargai satu sama lain.
Nilai
Kekuatan Sifat Baik Hati
RUMUSAN: Aktiviti-aktiviti bagi setiap sesi yang dinyatakan di atas adalah sebagai panduan sahaja. Mentor boleh merancang aktiviti-aktiviti yang bersesuaian yang difikirkan sesuai asalkan tidak terkeluar daripada skop pementoran perkhidmatan awam. Selain itu, mentor juga boleh merancang keperluan aktiviti berdasarkan kepada permintaan dan keperluan perkembangan kerjaya menti.
LAMPIRAN 5a
BORANG PENILAIAN KERJA
Bulatkan tahap kejelasan mengikut nombor yang telah disediakan.
Bil Pernyataan Tidak Jelas Sangat Jelas
1 Keyakinan dalam kerja. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
2 Menguruskan tekanan. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
3 Tahap kecemerlangan. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
4 Ketelitian. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
5 Inovasi. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
6 Fleksibeliti/keterbukaan untuk berubah. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
7 Kebolehan mengajar. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
8 Menjadi role model/contoh. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
9 Penerimaan oleh rakan sekerja. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
10 Penerimaan pegawai atasan. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
11 Kepantasan. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Jumlahkan kesemua skor yang telah ditanda : ________________ SKOR INTERPRETASI
Skor 27 dan kurang Anda memerlukan bimbingan dan sesi kaunseling dalam sesetengan bidang.
Skor 53 dan kurang Bimbingan dalam pencapaian sesuatu bidang.
Skor 63 ke atas Satu petunjuk yang baik untuk mellibatkan diri dalam program pementoran.
Borang ini juga boleh digunakan sebagai alat untuk membuat penilaian kerja menti.
LAMPIRAN 5b (i)
REFLEKSI MENTI TERHADAP PEMENTORAN
Bil. Pernyataan Mentor telah lakukan ini pada
saya
Saya lakukan ini pada orang lain
1 Memberi ekspektasi tinggi pada prestasi atau perubahan.
2 Memberi idea-idea yang mencabar.
3 Membantu meningkatkan keyakinan diri.
4 Memberi dorongan ke arah tingkah laku profesional.
5 Mengeratkan hubungan interpersonal.
6 Mencabar tingkah laku negatif.
7 Mendengar kepada masalah peribadi.
8 Menunjukkan contoh yang baik.
9 Berkongsi pengalaman yang membina.
10 Melakukan aktiviti / program bersama mentor.
11 Menerangkan bagaimana sesebuah organisasi berfungsi.
12 Membantu dalam situasi kritikal.
13 Memberi galakan.
14 Membantu dalam perkembangan kerjaya.
*Gunakan maklumat ini untuk berbincang antara mentor-menti.
LAMPIRAN 5b (ii)
Contoh : Lihat berapa banyakkah anda terlibat dalam pementoran. Bincang bersama (mentor-menti) bagaimana maklumat ini boleh membantu.
Perbincangan bersama menti
Tinggi
Keperluan Menti
Rendah
Sumber Mentor
Tinggi
-Mentor perlu tingkatkan Ilmu. -Menti perlu mentor yang profesional.
-Mentor-menti boleh bertemu mengikut keperluan
-Hubungan yang produktif
-Mentor mempunyai masa membantu orang lain.
Tinggi
Keperluan Menti
Rendah
Sumber Mentor
Tinggi
LAMPIRAN 5c
LAPORAN KEMAJUAN MENTOR-MENTI
Tugasan : ________________________________ Tajuk : ______________________________ Tarikh mula : ___________________________ Tarikh akhir : ____________________________ Jabatan/ Kementerian : ____________________________________________________________
1. Pemerhatian tugasan
Tahap Kompetensi
Keperluan Pembangunan
Diri
Catatan
Memuaskan Baik Sangat Baik
2. Penglibatan dalam tugasan/ projek
Tahap Kompetensi
Keperluan Pembangunan
Diri
Catatan
Memuaskan Baik Sangat Baik
3. Pelaksanaan tugas/projek
Tahap Kompetensi
Keperluan Pembangunan
Diri
Catatan
Memuaskan Baik Sangat Baik
Lampiran C
BORANG PENILAIAN PERKEMBANGAN
PEMENTORAN BERKALA
bulan/ TAHUN
NAMA MENTOR JAWATAN
: :
NAMA MENTI JAWATAN
: :
JABATAN NO. RUJUKAN FAIL
: :
/
LAPORAN BERKALA PROGRAM PEMENTORAN Laporan ini hendaklah disediakan oleh mentor yang terlibat dan dihantar kepada
urusetia program dua (2) bulan sekali.
PERKEMBANGAN MENTI
STRATEGI TINDAKAN
ULASAN MENTOR
Tandatangan Mentor : ___________________________________ Nama : ___________________________________ Tarikh : ___________________________________