6.7 PENGURUSAN TUGAS-TUGAS LAIN

6.7.1 Penerbitan Majalah Sekolah

6.7.1.1 Proses Kerja

JAWATAN PROSES KERJA

Pengetua 1. Menubuhkan Jawatankuasa Majalah Sekolah

2. Menjadualkan aktiviti/mesyuarat Jawatankuasa Majalah Sekolah dalam Takwim Sekolah

Guru Tingkatan/ Bendahari Koperasi

3. Mengutip bayaran untuk majalah sekolah dan menyerahkan kepada Bendahari Koperasi.

Penolong Kanan (P) 4. Mempengerusikan Jawatankuasa Majalah Sekolah dan mengagih tugas-tugas

Penyelaras 5. Melantik Sidang Redaksi di kalangan pelajar. Menghantar surat kepada Pengarah, Pegawai Pelajaran

Bahagian dan YDP PIBG untuk mendapat Perutusan

J/K Majalah 6. Mengurus tugas masing-masing:

Jurugambar 7. Mengambil gambar aktiviti sepanjang tahun sukan dan permainan, kelab dan persatuan dan unit beruniform Kelas/Sidang Redaksi/Lembaga Pengawas/staf akademik/staf

sokongan

JK Majalah 8. Menerima artikel dan laporan daripada pelajar dan Guru Penasihat.Memilih artikel untuk dimuatkan dalam majalah.

PK (P)/JK Majalah 9. Mesyuarat terakhir untuk mengubah suai “dummy” majalah.

Pengetua/Penyelaras 10. Penyelaras menyerahkan “dummy” untuk mendapat pandangan pengetua.

Penyelaras 11 Menghantar “dummy” majalah yang sudah lengkap untuk dicetak oleh syarikat percetakan.

Pengetua Menerima majalah daripada syarikat percetakan dan menyerahkan kepada Guru Tingkatan untuk diedarkan kepada pelajar.

Zakari/smkpj 116

6.7.1.2 Carta Aliran

Menubuhkan Jawatankuasa Majalah Sekolah.

Aktiviti/mesyuarat ditetapkan dalam Takwim Sekolah

Mengutip bayaran untuk majalah sekolah dan menyerahkan kepada Bendahari Koperasi

PK(P) Mempengerusikan Jawatankuasa Majalah Sekolah dan mengagih tugas-tugas

Melantik Sidang Redaksi di kalangan pelajar. Menghantar surat kepada Pengarah, Pegawai

Pelajaran Bahagian dan YDP PIBG untuk mendapat Perutusan

Mengurus tugas masing-masing: Mengambil gambar

Menerima artikel dan laporan daripada pelajar dan Guru Penasihat. Memilih artikel untuk dimuatkan dalam majalah

Mesyuarat terakhir untuk mengubah suai “dummy” majalah.

Penyelaras menyerahkan “dummy” untuk mendapat pandangan pengetua.

Menghantar “dummy” majalah yang sudah lengkap untuk dicetak oleh syarikat percetakan.

Menerima majalah daripada syarikat percetakan dan menyerahkan kepada Guru Tingkatan untuk diedarkan kepada pelajar.

Tamat

Zakari/smkpj 117

Ya

Tidak

6.7.1.3 Senarai Semak

Bil. Tindakan Tandakan( √ ) Catatan

1. JK Majalah Sekolah ditubuhkan

2. Pengagihan tugas JK Majalah Sekolah

3. Kutipan tempahan majalah

4. Pelantikan Sidang Redaksi

5. Pelaksanaan tugas dengan sempurna oleh setiap AJK

6. Perutusan/Pesanan:6.1 Pengarah Pelajaran, Pegawai Pelajaran Bahagian

6.2 YDP PIBG

6.3 Pengetua

6.4 Ketua Pengawas/Sidang Redaksi

7. Gambar:7.1 Aktiviti sepanjang tahun

7.2 Sukan/Permainan,Kelab/Persatuan &U. beruniform

7.3 Kelas/Sidang Redaksi/Lembaga Pengawas/ Guru/Staf Sokongan

8. Menerima artikel dan laporan aktiviti kokurikulum

9. Iklan

10. Mesyuarat terakhir.

11. Hantar “dummy” majalah untuk dicetak

12. Guru Tingkatan serahkan majalah kepada pelajar

Zakari/smkpj 118

6.7.2 Urusan Keceriaan dan Pembangunan Fizikal

6.7.2.1 Proses Kerja

JAWATAN PROSES KERJA

Pengetua 1. Menubuhkan Jawatankuasa Keceriaan dan Pembangunan Fizikal.

Pengetua/PK(P) 2. Memanggil mesyuarat jawatankuasa.

Jawatankuasa 3. Merancang program keceriaan dan pembangunan fizikal

4. Melulus perbelanjaan

Pengetua/KPT 5 Membeli keperluan/memanggil kontraktor

6. Membuat sebut harga pembaikan/penyenggaraan bangunan

Jawatankuasa/PAR/ PRA/ Pekerja Swasta/kontraktor

7. Menjalankan tugas yang ditetapkan

Pengetua/PK(P)/KPT 8. Menyelia kerja yang dilakukan

6.7.2.2 Carta Aliran

Menubuhkan Jawatankuasa Keceriaan dan Pembangunan Fizikal

.

Memanggil mesyuarat jawatankuasa.

Merancang program keceriaan dan pembangunan fizikal

Melulus perbelanjaan

Zakari/smkpj 119

Membeli KeperluanMemanggil Kontraktor

Buat Sebut Harga

Menjalankan tugas yang ditetapkan

Menyelia kerja yang dilakukan

Tamat

6.7.2.3 Senarai Semak

Bil. Tindakan Tandakan( √ ) Catatan

1. JK Keceriaan dan Pembangunan Fizikal ditubuhkan

3. Merancang kerja dan pembaikan

3. Melulus perbelanjaan

4. Sebut harga

5. Surat tawaran kerja kepada kontraktor

6. Menyelia kerja yang dilakukan

6.7.2.4 Borang Digunakan

Zakari/smkpj 120

Ya

Tidak

i. Borang Sebut Harga

7.0. SENARAI UNDANG – UNDANG DAN PERATURAN YANG DIPERLUKAN OLEH PENGOLONG KANAN (HAL-EHWAL MURID)

7.1 Pekeliling dan Surat Arahan Berkaitan Dengan Urusan Kurikulum7.1.1 Akta Pelajaran 19527.1.2 Surat Pekeliling Ikhtisas 1/75, 11/68, 6/77, 12/777.1.3 Peraturan kursus pengajian 19797.1.4 SPI Bil 5/1998 – Akta Pendidikan 1996 dan Peraturan-peraturan di Bawah

Akta Pendidikan 19967.1.5 .SPI Bil 3/1999 – Penyediaan Rekod Pengajaran dan Pembelajaran7.1.6 SPI Bil 2/2000 – Peruntukan Waktu Untuk Mata Pelajaran Sains Dalam

Kumpulan Teras Peringkat Menengah Atas7.1.7 SPI Bil 23/1998 – Kebenaran Bagi Murid-murid Menduduki Peperiksaan

Awam7.1.8 Pekeliling Lembaga Peperiksaan7.1.9 Pekeliling Pusat Perkembangan Kurikulum7.1.10 Pekeliling/Surat Arah – Jemaah Nazir (KPM)7.1.11 Pekeliling/Surat Arahan – PSPN (KPM)

7.2 Pekeliling dan Surat Arahan Berkaitan Dengan Urusan Hal Ehwl Murid7.2.1 SPI Bil 10/1998 – Panduan Tentang Umur Masuk Sekolah Rendah & Sekolah

Menengah Serta Umur Menduduki Peperiksaan Bagi Sekolah Kerajaan, Sekolah Bantuan Kerajaan dan Sekolah Swasta

7.2.2 Buku Panduan Pelaksanaan Dan Pengurusan SPBT 19917.2.3 SPI Bil 4/99 – Pindaan Syarat Kelayakan Meminjam Buku Teks (SPBT) KPM 7.2.4 SPBT 1999 Borang Kelayakan Murid SPBT 1(Pin. 4/98)7.2.5 Pelupuasan Buku Teks SPBT (Ruj. 1/JP/395/SP(2) bertarikh 16 Sept. 1994)7.2.6 Pakaian Seragam Sekolah (Bil.6/1993)7.2.7 Skim Bantuan Pakaian Seragam 1998 (RUJ. 29/JP/882/25 tarikh 5/3/98)7.2.8 Buku Panduan Pentadbiran dan Pengurusan Biasiswa BKP/BKPU, 19877.2.9 Surat Tawaran Baru Permohonan BKP II/KP.PIN.1/867.2.10 SPI Bil 3/1995 – Pelaksanaan Skim Takaful Kemalangan Diri Berkelompok

Bagi Semua Pelajar Sekolah Kerajaan dan Bantuan Kerajaan.7.2.11 Pelaksanaan Takaful Pelajar Sekolah Malaysia –

Ruj. KP/29/(BS/HEP)8614/069/E(84)7.2.12 Surat Pek. Ikhtisas Bil 6/1995 –Menangani Masalah Ponteng Di Sekolah7.2.13 Panduan Bagi Mengatasi Masalah Ponteng di Sekolah Tahun 19947.2.14 SPI Bil 6/68 – Pembuangan Murid Dpd Sekolah Kerana Kelakuan Curang7.2.15 SPI Bil 8/198 –Penyalahgunaan Inhalan 7.2.16 SPI Bil 2/1979 – Laporan Murid-murid Dlm Keadaan Risiko Penyalahgunaan

Dadah Yang Memerlukan Pertolongan7.2.17 SPI Bil 16/1998- Menangani Kegiatan Ganster Di Sekolah7.2.18 SPI 18/1998 – Penggunaan Budi Bicara Ketika Mengambil Tindakan7.2.19 Garis Panduan Berhubung Dgn Tindakan Disiplin Di Sekolah7.2.20 SPI Bil 8/1988 – Keselamatan Diri Pelajar Di Sekolah7.2.21 SPI Bil 3/1995 – Mencegah Kebakaran Di Sekolah7.2.22 SPI 4/2002 – Pelaksanaan Program Sekolah Selamat7.2.23 SPI Bil 6/1998 – Menjaga Kesihatan Pelajar Sekolah7.1.24 Rancangan Kesihatan Sekolah (Bil 2/1989)

Zakari/smkpj 121

8.0 SENARAI BORANG YANG DIGUNAKAN

8.1 Urusan Pendaftaran dan Perpindahan Pelajar8.1.1 Borang Maklumat Pelajar8.1.2 Resit Bayaran8.1.3 Borang Permohonan Perpindahan Keluar8.1.4 Borang Maklumat Sijil Berhenti Sekolah

8.2 Urusan Skim Pinjaman Buku Teks8.2.1 Borang SPBT 4 8.2.2 Borang SPBT8.2.3 Borang Komputer BTBTR 1908.2.4 Borang BTBTR 4608.2.5 Invois/SAP8.2.6 Borang Kew 300 - V8.2.7 Borang Kew 300 - X

8.3 Urusan Biasiswa dan Kebajikan Pelajar8.3.1 Borang Permohonan Biasiswa BKP/KP/Pin. 1/868.3.2 Borang Permohonan Biasiswa daripada agensi lain8.3.3 Borang Rumusan (Borang A) – Biasiswa BKP II8.3.4 Format PB BKP II (Baru)8.3.5 Borang WS-15 (0492)8.3.6 Borang daripada agensi biasiswa yang lain8.3.7 Borang Pengeluaran Wang Biasiswa8.3.8 Borang Tuntutan Asal8.3.9 Borang JP/BPS/A(SM)8.3.10 Borang JP/BPS/B(SM)8.3.11 Borang JPS/28.3.12 Borang JPS/2(SM)8.3.13 Borang Sebut Harga8.3.14 Borang Pencalonan Anggota Lembaga8.3.15 Borang Jawatankuasa Audit Dalaman

8.4 Urusan Disiplin Pelajar8.4.1 Borang Ponteng8.4.2 Borang Rumusan Salah Laku 8.4.3 Borang Laporan Jawatankuasa Disiplin Pelajar8.4.4 Borang UAK 18.4.5 Borang PTDI 8.4.6 Borang Salah Laku Pelajar8.4.7 Borang Perjanjian Berkelakuan Baik 8.4.8 Borang Kebenaran Keluar8.4.9 Surat Kebenaran Balik 8.4.10 Buku Laporan Aduan Pelajar8.4.11 Borang Laporan Kerosakan8.4.12 Borang Pemantauan Tugas Pengawas8.4.13 Borang Penilaian Tugas Pengawas

Zakari/smkpj 122

8.5 Urusan Keselamatan dan Kebajikan Pelajar8.5.1 Senarai Nama Pelajar Mengikut Tingkatan8.5.2 Borang Rawatan8.5.3 Borang Kebenaran Balik, jika perlu8.5.4 Surat Akuan Rawatan Hospital8.5.5 Buku Rekod Laporan Kesihatan Harian Pelajar8.5.6 Borang Pesanan Pembelian Ubat/Peralatan8.5.7 Buku Stok Ubat-ubatan8.5.8 Rekod Pembersihan Bilik Rawatan8.5.9 Borang Pemeriksaan/Penilaian Pertandingan 3K8.5.10 Senarai Nama Pelajar bagi kelas yang bertugas8.5.11 Borang Laporan Bertugas Harian8.4.12 Buku Rekod Pelawat8.4.13 Pas Kebenaran Masuk

8.6 Urusan Perhubungan Luar8.6.1 Buku Daftar Pelawat (Lampiran A)8.6.2 Laporan Program Hari Bersama Pelanggan (Lampiran B)8.6.3 Borang Kedatangan Ibu Bapa/Penjaga8.6.4 Borang Laporan Analisis Kedatangan Ibu bapa/Penjaga

9.0. SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI

9.1 Pengerusi Jawatankuasa Kesihatan dan Rawatan9.2 Pengerusi Jawatankuasa Lembaga Pengawas Sekolah9.3 Naib Pengerusi Jawatankuasa Skim Pinjaman Buku Teks9.4 Naib Pengerusi Lembaga Disiplin Pelajar9.5 Naib Pengerusi Jawatankuasa Biasiswa dan Kebajikan Pelajar9.6 Naib Pengerusi Jawatankuasa Majalah Sekolah9.7 Naib Pengerusi Jawatankuasa Program Sekolah Selamat9.8 Ahli Jawatankuasa Induk Pusat Sumber Sekolah9.9 Ahli Jawatankuasa Peperiksaan9.10 Ahli Jawatankuasa Kualiti/SKPM9.11 Ahli Jawatankuasa Pengurusan dan Kewangan Sekolah9.12 Ahli Jawatankuasa Keceriaan dan Pembangunan Fizikal9.13 Ahli Jawatankuasa Kurikulum9.14 Ahli Jawatankuasa Kokurikulum9.15 Juruaudit Dalam Koperasi SMK Petra Jaya Bhd9.16 Pemegang Amanah PIBG SMK Petra Jaya

Zakari/smkpj 123

10. NORMA - NORMA KERJA BAGI TUGAS –TUGAS YANG DIJALANKAN OLEH PENOLONG KANAN (HAL-EHWAL MURID)

Bil. Jenis KerjaMasa Yang

Diambil

Jumlah Unit Yang Boleh Dijalankan Dlm Seminggu

1 URUSAN KURIKULUM

1.1 Mengajarkan mata pelajaran tertentu

1.2 Mengatur penjadualan waktu Induk, kelas persendirian dan gantian serta memastikan perlaksanaannya berjalan dengan baik dan sempurna

2 URUSAN PENDAFTARAN DAN PERPINDAHAN PELAJAR

2.1 Memantau dan mengurus Pendaftaran Pelajar Tingkatan Satu dan Peralihan.

2.2 Mengurus penerimaan perpindahan masuk pelajar dari sekolah lain.

2.3 Mengurus borang perpindahan keluar pelajar dalam bahagian/ negeri/antara negeri.

3 URUSAN SKIM PINJAMAN BUKU TEKS3.1 Memantau dan menyelia urusan

Tinjauan Kelayakan Pinjaman Buku Teks.

3.2 Menyelia urusan penerimaan buku teks baru.

3.2 Mengurus pelupusan buku yeks yang sudah koyak/rosak/ yang lama (perubahan )

4 URUSAN BIASISWA DAN KEBAJIKAN PELAJAR

4.1 Mengurus permohonan Biasiswa/ Bantuan Kewangan

4.2 Menyelia pembayaran Biasiswa/ Bantuan Kewangan

4.3 Menyelia pengeluaran Biasiswa/

Zakari/smkpj 124

Bantuan Kewangan

Bil. Jenis KerjaMasa Yang

Diambil

Jumlah Unit Yang Boleh Dijalankan Dlm Seminggu

4.4 Memantau pengurusan tuntutan Skim Takaful Pelajar (STPM)

4.5 Menyelia pengurusan Bantuan Pakaian Seragam

5 URUSAN DISIPLIN PELAJAR

5.1 Mengurus disiplin dan mengambil tindakan terhadap pelajar ponteng sekolah berkala atau/dan berterusan

5.2 Mengurus disiplin dan mengambil tindakan pembuangan pelajar yang melakukan kesalahan serius dan berulang kali.

5.3 Mengambil tindakan terhadap penyalahgunaan dadah

5.4 Mengurus disiplin dan memantau perlakuan pelajar serta mengambil tindakan terhadap salah laku pelajar.

5.5 Urusan kebenaran keluar dari kawasan sekolah/balik

5.6 Mengurus pengaduan pelajar

5.6 Memantau dan menasihati Pengurusan Lembaga Pengawas

6 URUSAN KESELAMATAN DAN KEBAJIKAN PELAJAR

6.1 Mengambil tindakan ketika berlaku kebakaran

6.2 Memantau urusan rawatan dan kesihatan pelajar

6.3 Menyelia kebersihan Bilik Rawatan dan alatan serta ubat-ubatan

6.4 Pengurusan Kebersihan dan Keceriaan Kawasan dan Bilik Darjah

6.5 Menerima dan melayani pelawat yang berurusan dengan pihak sekolah

Zakari/smkpj 125

Bil. Jenis KerjaMasa Yang

Diambil

Jumlah Unit Yang Boleh Dijalankan Dlm Seminggu

7 PENGURUSAN PERHUBUNGAN LUAR

7.1 Mengurus Program Hari Bersama Pelanggan.

7.2 Menyelia perlaksanaan program PIBG.

7.3 Pengurusan kerjasama komuniti luar dalam perlaksanaan program sekolah.

7.4 Mengurus Hari Permuafakatan Ibu Bapa Guru

8 TUGAS-TUGAS LAIN

8.1 Urusan menerbit Majalah Sekolah

8.2 Urusan Keceriaan dan Pembangunan Fizikal

Zakari/smkpj 126

11. SENARAI TUGAS HARIAN

JAWATAN : PENOLONG KANAN (HAL-EHWAL MURID)

NAMA : ZAKARI BIN ABDULLAH

JAWATAN : PENOLONG KANAN HAL-EHWAL MURID

TARIKH :

BIL. TUGAS SAYA HARI INI CATATAN

Zakari/smkpj 127

12. PENUTUP

Fail Meja ini dihasilkan untuk memudahkan Penolong Kanan (HEM)

menguruskan aktiviti seharian. Semoga semua urusan dapat dilaksanakan

dengan lancar dan teratur serta dapat mewujudkan pengurusan yang cekap

dan berkualiti demi meningkatkan profesionalisme keguruan dan

kecemerlangan sekolah.

Fail Meja ini disesuaikan daripada Manual Prosedur Kerja dan sumber-

sumber lain yang dibekalkan oleh Kementerian Pelajaran Malaysia.

Zakari/smkpj 128