manual prosedur kerja btmk

MANUAL PROSIDUR KERJA (MPK)

BAHAGIAN TEKNOLOGI MAKLUMAT DAN KOMUNIKASI

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

Nama Agensi : Kementerian Pendidikan MalaysiaAlamat : Paras 3, Blok J(Utara),

Pusat Bandar Damansara, 50604, Kuala Lumpur.

No. Telefon : 603 2098 3577No. Fax : 603 2095 4944E.mail : [email protected] Web : http://www.moe.gov.my

FALSAFAH PENDIDIKAN NEGARA

“Pendidikan di Malaysia adalah suatu usaha berterusan kearah memperkembangkan lagi potensi

individu secara menyeluruh dan bersepadu untuk mewujudkan insan yang seimbang dan harmonis dari segi intelek, rohani, emosi dan jasmani berdasarkan kepercayaan dan kepatuhan kepada tuhan. Usaha ini adalah bagi melahirkan rakyat Malaysia yang berilmu,

bertanggungjawab dan berkeupayaan mencapai kesejahteraan diri serta memberi sumbangan

terhadap keharmonian dan kemakmuran negara.”

MISI KEMENTERIAN

Membangunkan sistem pendidikan yang berkualiti bertaraf dunia bagi memperkembangkan potensi

individu sepenuhnya dan memnuhi aspirasi negara Malaysia.

PIAGAM PELANGGANKEMENTERIAN PENDIDIKAN

MALAYSIA

KAMI WARGA KEMENTERIAN PENDIDIKAN DENGAN PENUH TEKAD DAN ILTIZAM

BERIKRAR DAN BERJANJI AKAN MENUMPUKAN SELURUH TENAGA DAN USAHA KAMI UNTUK:

1. Menyediakan sistem pendidikan yang terbaik berasaskan budaya ilmu bagi memenuhi kehendak individu, masyarakat dan negara serta memenuhi matlamat perpaduan negara;

2. Menentukan keluaran sistem pendidikan mempunyai nilai-nilai teras yang ditetapkan dan ciri-ciri yang selaras dengan Falsafah Pendidikan Negara;

3. Memberi peluang yang sama kepada setiap kanak-kanak tanpa mengira latar belakang, agama dan keturunan untuk mendapat pendidikan yang sebaik-baiknya;

4. Mewujudkan jentera dan sistem pengurusan pendidikan yang cekap, berkesan, canggih, dinamik dan berteraskan kepada pembaharuan yang berterusan;

5. Menguruskan kerja dengan cekap, pantas dan bijaksana;

6. Menyediakan staf yang mencukupi serta berdedikasi, komited, terlatih, berdisiplin, bertanggungjawab dan produktif;

7. Menyediakan kemudahan-kemudahan pendidikan yang selesa, lengkap dan mencukupi berteraskan piawaian-piawaian tertentu selaras dengan pengamalan perkhidmatan penyayang;

8. Memastikan Kementerian sentiasa peka dan responsif kepada kehendak-kehendak dan keperluan-keperluan pelanggan - murid, guru, masyarakat dan negara/Kerajaan; dan

9. Meningkatkan kegemilangan dan martabat profesion keguruan untuk menarik individu-individu yang terbaik menyertai perkhidmatan pendidikan.

2.1 LATARBELAKANG

Dalam bidang pendidikan peranan maklumat adalah kritikal. Sokongan komputer dipercayai dapat menambah keberkesanan proses pembelajaran disamping meningkatkan kepercayaan jentera pentadbiran Kementerian.

Bahagian Teknologi Maklumat Dan Komunikasi (BTMK) telah ditubuhkan untuk memberi sokongan kepada aspek pentadbiran seperti yang dinyatakan di atas, dengan tujuan “memberi kemudahan penggunaan teknologi moden bagi meringankan beban pengendalian data di seluruh Bahagian/Jabatan di Kementerian Pendidikan Malaysia”. Komputer telah lama digunakan di Kementerian, iaitu sejak tahun 1967 di Lembaga Peperiksaan Malaysia. Pada masa itu pengendalian komputer adalah tanggungjawab Unit Prosesan Data Elektronik (UPDE) yang dianggotai oleh beberapa pegawai teknikal dan bukan teknikal. Kategori pegawai berubah mengikut perkembangan teknologi komputer dan bilangannya bertambah untuk menampung sistem baru. Mulai tahun tujuh puluhan kemasukan Juruanalisa Sistem dan Pengatur Program Komputer dibuat secara besar-besaran oleh pihak Jabatan Perkhidmatan Awam. UPDE ini membantu mempercepatkan pemprosesan peperiksaan seperti LCE, SRP, MCE, SPM dan SPVM.

Proses-proses utama yang dijalankan ialah pengendalian kemasukan data, proses pemarkahan, percetakan sijil dan penganalisisan keputusan.

Perkhidmatan pengkomputeran ini berkembang ke beberapa bahagian lain di Kementerian mulai 1974, diantaranya Bahagian Kewangan, Bahagian Buku Teks, Bahagian Pendidikan Teknikal dan Vokasional, Bahagian Pendidikan Tinggi, Bahagian Perancangan dan Penyelidikan Dasar Pendidikan dan Bahagian Sekolah.

Dengan meluasnya khidmat ke Bahagian-Bahagian lain, satu langkah telah diambil untuk menubuhkan satu Bahagian Komputer untuk Kementeiran. Pada 1 Januari 1982 , Bahagian Sistem Maklumat telah diwujudkan di mana UPDE di Lembaga Peperiksaan telah diserapkan menjadi sebahagian daripada Bahagian Sistem Maklumat. Walau bagaimanapun dari segi tugas, ia masih mengendalikan sistem-sistem peperiksaan. Selaras dengan Perkembangan ICT yang digalakkan oleh Kerajaan Malaysia dan bagi menyelaraskan Fungsi BSM, Nama Bahagian Sistem Maklumat telah ditukarkan kepada Bahagian Teknologi Maklumat Dan Komunikasi (BTMK) pada bulan September, 2002.

Pada keseluruhannya, dengan wujudnya Bahagian Teknologi Maklumat Dan Komunikasi, perlaksanaan program pengkomputeran di Kementerian Pendidikan berkembang dengan pesatnya dan seterusnya akan memberi khidmat kepada Semua agensi termasuk Bahagian/Jabatan di Kementeiran Pendidikan , Jabatan Pendidikan Negeri dan Pejabat Pendidikan Daerah di Seluruh Negara.

OBJEKTIF BAHAGIAN TEKNOLOGI MAKLUMAT DAN KOMUNIKASI

Mempertingkatkan kecekapan dan keberkesanan jentera pentadbiran pengurusan Kementerian Pendidikan Malaysia melalui penggunaan Teknologi Maklumat.

2.3 PIAGAM PELANGGAN BAHAGIAN

KAMI WARGA BTMK DENGAN PENUH TEKAD DAN ILTIZAM BERIKRAR DAN BERJANJI AKAN

• Menyediakan dan menyenggara system aplikasi yang dipersetujui bersama dalam tempoh yang dikehendaki mengikut kaedah standard dengan menggunakan teknologi bersesuaian

• Memberi khidmat pemprosesan berkomputer mengikut jadual dipersetujui

• Memperolehi dan menyediakan peralatan komputer untuk keperluan pengurusan apabila dipersetujui

• Memastikan warga Kementerian Pendidikan Malaysia akan mendapat respon dalam masa sejam untuk setiap laporan yang dibuat melalui Meja Bantuan

• Memberi khidmat dan nasihat teknikal kepada warga Kementerian Pendidikan Malaysia apabila diperlukan

• Memproses permohonan peralatan komputer untuk kelulusan Jawatankuasa Maklumat dan Pengkomputeran Kementerian (JMPK) dalam tempoh sebulan

2.4 CARTA ORGANISASI BAHAGIAN TEKNOLOGI MAKLUMAT DAN KOMUNIKASI (BTMK)

Pengarah Bahagian

(JUSA ‘C’ Khas)

Unit Pengurusan Teknikal

(PSM F2)

Unit Pengurusan Pusat Data Dan

Khidmat Sokongan(PSM F2)

Unit Aplikasi Peperiksaan

(PSM Gred F2)

Unit Pentadbiran & Kewangan

(PPT Gred N6)

Unit Pengurusan Rangkaian Dan

Komunikasi

(PSM F2)

Unit Aplikasi Pengurusan Pentadbiran

(PSM Gred F2)

Unit Aplikasi Pengurusan Pendidikan

(PSM Gred F2)

2.5 (i) CARTA ORGANISASI UNIT APLIKASI PENGURUSAN PENTADBIRAN (UAPT)

* PPSM – Penolong Pegawai Sistem Maklumat

Ketua Penolong Pengarah

JAMALUDIN MOHD SYED

Pegawai Sistem Maklumat (F3)

IBRIZA BT IBRAHIM


JUNAIDAH BT ABD. HASHIM


NOR HAYANI BT. SALAM


ASMAH BT ALI


MOHD ZAMRI SELAMAT

PPSM F4

MOHD NORDIN MOHD YUSOFF

PPSM F4

CHE MURAT B. MAT

PPSM F4

EILEEN FOO AH MOAY

PPSM F4

HAMIDAH BT ISMAIL

PPSM F5

NORLILI BT KASSIM

PPSM F5

MAHFUZAH BT MD.SAHAT

PPSM F5

AINON BT JUSOH

PPSM F5

NOOR AZLINA BT ZAMAN

PPSM F5

LOKMAN HAKIM MOHD JAID

PPSM F5

SITI BT MUSTAFA

PPSM F5

MOHD AMIR MOHD ZALI

PPSM F5

NOR LAILA BT MOHD

2.1 (ii) CARTA ORGANISASI UNIT APLIKASI PENGURUSAN PENDIDIKAN (UAPP)



FAUDZIAH MOHD AMIN


SITI NOORASMAH HASHIM


ZAMZURI ABDULLAH


MOHD SEDEK ABD.RAHMAN


HARTINI BANI


NUR AZURA IBRAHIM

PPSM F4PPSM F4PPSM F4PPSM F4

PPSM F5PPSM F5PPSM F5PPSM F5PPSM F5

PPSM F5PPSM F5PPSM F5

2.5 (iii) CARTA ORGANISASI UNIT APLIKASI PEPERIKSAAN (UAP)

2.5 (iv) CARTA ORGANISASI UNIT PENGURUSAN TEKNIKAL


JAMALUDIN B. MOHD SHED

Ketua Pembantu Tadbir N22

ZAINAB OTHMAN


ROSNITA ISMAIL


SHABBIRUL AIN ABD. RAHMAN


NOREHAN ABDUL AZIZWAN MUNIRAH W.MOHDWAN ROSNI W. MAHMUDYUHASLIZA MOHD YUSOHMOHD ZULKIFLI MOHD NAWIAZLINA AWANG AHMADHAIRUL BARRIAH MOHSIN

Juruteknik

ZAINOR AZMAN ZULKIFLIMOHD SHAHRIZAL NASIR

PPSM F32

(Kosong)ROSIMAH MOHAMMADFAREDAH IDRISNORZILA ZULKIFLI

Pembantu Tadbir Rendah N11

ISHAK ALIASSULIANA ISMAIL

OK F22

1 ORANG

PPSM F32

HASSAN YAHAYA

OK F17

2 ORANG

PPSM F29

(Kosong)WELLY WELSON SOMINDINGAZNI ALIRAMNAH JAISMAIZUN MOHD SHAFFIEIIRNITA REDUANAZMAN ISMAILMAZLI SAFFAWI HUSSINMAZLAN MANSORNAZILA CHE JAAFARNIK NORHAYATI NIK LEHSITI HAJARHANI DAHALAN OMPD F14/F11

F14 – 3 ORANGF11 – 21 ORANG

2.5 (v) CARTA ORGANISASI UNIT PENGURUSAN RANGKAIAN DAN KOMUNIKASI


SABRI OMAR

Pegawai Tadbir (N9)

ZAHIRAH HAMID


KAMARUL ARIF YUSOF


SALMIAH SUDIN


MAZIAH MAHMOOD


HAFIZAH YAHAYA

2.5 (vi) CARTA ORGANISASI UNIT PENGURUSAN PUSAT DATA DAN KHIDMAT SOKONGAN


KAMARUDZAMAN HASSAN


KHAIRUL AZMI


NOORHISHAM SHAHBUDIN


MOHD ZAMRI MAMAT


MOHD ZUKI MOHD ZAIN


2.5 (vii) CARTA ORGANISASI UNIT PENTADBIRAN DAN KEWANGAN


NGAINI YUSOFF


YEE FONG LENG


ROZITA ISMAIL


MOHD RADZI MOHD AMIN


MOHD FAIZAL NIZAM RAMLI


DZULHUSNI ANJANG ABD. RAHMAN

Pengarah

Syed Mohamed B. Syed Hussin

2.6 FUNGSI-FUNGSI UTAMA BAHAGIAN

1. Pembangunan dan penyenggaraan sistem aplikasi berkomputer yang berteraskan,

i. Pengurusan Pentadbiranii. Pengurusan Pendidikaniii. Pengurusan Peperiksaan

Penolong Akauntan

Azlina Bt. Ibrahim

Pegawai Eksekutif

Abdul Razak B. Ahmad Zaki

Pembantu Khas

Rahemah Bt. Tan

Ketua Pembantu Tadbir

Zainab Othman

Ketua Pembantu Tadbir

Rusli B. Hassan

Pem.Tadbir Rendah

Pem.Tadbir Rendah

Pem.Tadbir Rendah

Pem.Tadbir Rendah

Pem.Tadbir Rendah

Pem.Am Rendah

Pem.Am Rendah

Pem.Am Rendah

Pem.Am Rendah

Pem.Am Rendah

Pemandu Pemandu

Pem.Tadbir Pem.Tadbir Pem.Tadbir Pem.Tadbir Pem.Tadbir Pem.Tadbir

2. Pusat Data dan khidmat sokongan.

3. Rangkaian dan komunikasi.

4. Perancangan dan perolehan ICT.

5. Pengurusan pejabat

2.7 AKTIVITI-AKTIVITI BAGI FUNGSI-FUNGSI UTAMA

1. Pembangunan dan penyenggaraan sistem aplikasi berkomputer yang berteraskan,

Pengurusan Pentadbiran Pengurusan Pendidikan Pengurusan Peperiksaan

a. Kajian Penggunab. Kajian Kemungkinan

c. Analisis sistemd. Rekabentuk sisteme. Pemprogramanf. Pengujian dan penerimaan sistemg. Pelaksanaan Sistemh. Kajian Impak / System Review

2. Pusat Data dan khidmat sokongan.

a. Pusat Datab. Penyenggaraan peralatan ICTc. Meja Bantuan (Help Desk)d. Keselamatan Peralatan ICTe. Khidmat Kemasukan Data

3. Rangkaian dan komunikasi.

a. Rangkaian komunikasi data KPM*netb. Penyenggaraan peralatan komunikasic. Keselamatan rangkaian komunikasi

4. Pengurusan Perancangan dan perolehan ICT.

a. Dasar ICT Kementerian meliputi, Perancangan dan penyelarasan peruntukan kewangan

keperluan ICT Pelaksanaan perolehan dan perbekalan ICT Pengurusan pelupusan ICT

b. Urusetia Jawatankuasa Maklumat Pengkomputeran Kementerianc. Latihan dan kemajuan staf bahagian.

5. Pengurusan pejabat

a. Perkhidmatanb. Pentadbiran pejabatc. Kewangan

2.8 PROSES KERJA AKTIVITI-AKTIVITI UTAMA

A. Pembangunan dan Penyenggaraan Sistem

Aktiviti 2.8.1(a)(i)

Kajian Pengguna

SubAktiviti -

Muka Surat 1/2

Jawatan Proses Kerja


1. Terima arahan untuk membuat kajian sistem aplikasi baru.

2. Buat perbincangan dengan pengguna/pemohon bagi mendapatkan kepastian kesediaan dan kesungguhan pengguna serta maklumat-maklumat tambahan.

3. Melakukan “fact finding” yang merangkumi maklumat berikut,

i. Kesediaan peruntukan kewanganii. Kesediaan tenaga kerjaiii. Kesediaan disetiap peringkat penggunaiv. Kemudahan infrastruktur ICT masakiniv. Kos terlibatvi. Jadual perancangan

4. Sediakan laporan ‘Project Brief”.

5. Kemukakan kepada Pengarah untuk kelulusan.

6. Jika projek tidak diluluskan, maklumkan kepada pengguna.

7. Jika projek diluluskan, tubuhkan pasukan projek yang dianggotai oleh,

i. Pegawai Sistem Maklumat - ketua projekii. Pen. Pegawai sistem Maklumatiii. Pegawai dari Bahagian Pemohon.

8. Serahkan ‘Project Brief’ kepada ketua projek untuk memulakan kajian kemungkinan.

Aktiviti 2.8.1(a) (ii)

Kajian Pengguna

SubAktiviti -

Muka Surat 1/2

Carta Aliran Kerja

Aktiviti 2.8.1(a) (ii)

Kajian Pengguna

SubAktiviti -

Muka Surat 2/2

Carta Aliran Kerja

Mula

Sediakan Laporan

Lakukan ‘fact finding’

Bincang dengan pengguna / pemohon

Terima Arahan

A

Tidak Ya

Aktiviti 2.8.1(a) (iii)

Kajian Pengguna

SubAktiviti -

Muka Surat 1/1

Senarai Borang-Borang Yang Digunakan

A

Kemukakan Laporan kepada Pengarah

Serah Laporan kepada ketua projek

Tubuh pasukan projek

Lulus ?

Tamat

Maklum kepada pengguna/pemohon

Tamat

Tiada

Aktiviti 2.8.1(b)(i)

Kajian Kemungkinan

SubAktiviti -

Muka Surat 1/2


Pegawai Sistem Maklumat

1. Terima dokumen ‘Project brief’.

2. Bincang dengan kumpulan projek dan pengguna tentang skop sistem.

3. Tentukan objektif, terma rujukan (TOR), metodologi kajian dan jadual kerja.

4. Lakukan kajian kemungkinan dengan mengambil kira secara terperinci butiran seperti,

i. Kesediaan peruntukan kewanganii. Kesediaan tenaga kerjaiii. Kesediaan disetiap peringkat penggunaiv. Kemudahan infrastruktur ICT masakiniv. Kos terlibatvi. Jumlah tenaga kerja terlibat.vii. Jangkaan masa yang diperlukan.viii. Tahap keutamaan projek.ix. Cadangan sistem aplikasix. Cadangan samada diteruskan atau tidak.

5. Sediakan laporan lengkap.

6. Bentangkan di mesyuarat Pemandu ICT Bahagian untuk persetujuan.

7. Jika diluluskan, kemaskini Jadual Perancangan sistem dan laksanakan aktiviti analisa Sistem.

Aktiviti 2.8.1(b) (ii)

Kajian Kemungkinan

SubAktiviti -

Muka Surat 1/2

Carta Aliran Kerja

Aktiviti 2.8.1(b) (ii)

Kajian Kemungkinan

SubAktiviti -

Muka Surat 2/2

Carta Aliran Kerja

Mula

Terima dokumen ‘project brief’

Bincang dengan kumpulan projek dan

pengguna

Tentukan Objektif, TOR, metodologi kajian dan jadual

kerja

Lakukan kajian kemungkinan dan sediakan laporan

A

Tidak Ya

Aktiviti 2.8.1(b) (iii)

Kajian Kemungkinan

SubAktiviti -

Muka Surat 1/1


A

Bentangkan di mesyuarat

penyelarasan dengan Pengguna

Kemaskini Jadual Perancangan Sistem

Setuju

Buat pembetulan / pindaan.

Tamat

Laksana aktiviti Analisa Sistem

Tiada

Aktiviti 2.8.1(c)(i)

Analisis Sistem

SubAktiviti

Muka Surat 1/2


Pegawai sistem Maklumat

1. Dapatkan maklumat awal dari laporan kajian kemungkinan seperti berikut,

i. Masalah sistem semasaii. Sempadan/skop sistemiii. Kos terlibat

2. Tubuhkan pasukan projek dan buat persediaan bagi perkara-perkara berikut untuk permulaan,

i. Definasi skop sistemii. Anggaran masa pelaksanaan projekiii. Definasi bidang tugas ahli-ahliiv. Pemilihan ‘development tools’, pangkalan data

dan support tools.v. Menyediakan kaedah temuduga

3. Buat kajian terhadap sistem semasa dengan menggunakan kaedah ‘work flow diagram’ merangkumi aspek-aspek berikut,

i. Aliran dokumenii. Aliran kerjaiii. Senarai dokumen iv. Sumber dokumenv. Struktur organisasivi. Proses sistem masakini

4. Kaji dan rangka ‘logical data structure’ untuk sistem yang dicadangkan.

5. Sediakan dokumentasi dan bentangkan dalam mesyuarat pemandu ICT pengguna.

6. Jika bersetuju, mulakan aktiviti Reka Bentuk Sistem.

Aktiviti 2.8.1(c) (ii)

Analisis sistem

SubAktiviti -

Muka Surat 1/2

Carta Aliran Kerja

Aktiviti 2.8.1(c) (ii)

Analisis Sistem

SubAktiviti

Muka Surat 2/2

Carta Aliran Kerja

Mula

Sediakan laporan analisa sistem serta

cadangan sistem

Buat kajian sistem semasa

Tubuhkan pasukan projek

Dapatkan maklumat awal dari kajian kemungkinan

A

Tidak Ya

Aktiviti 2.8.1(c) (iii)

Analisis Sistem

SubAktiviti -

Muka Surat 1/1


A


Mulakan aktiviti Rekabentuk Sistem

Setuju


Tamat

Tiada

Aktiviti 2.8.1(d)(i)

Rekabentuk Sistem

SubAktiviti

Muka Surat 1/2


Pegawai Sistem Maklumat

1. Bincang dengan pengguna dan pilih landasan sistem yang paling sesuai samada berasaskan,

i. Kerangka Utamaii. Server basediii. Stand-alone (komputer mikro)iv. Web based

2. Dapatkan maklumat berikut berasaskan landasan yang dipilih,

i. Kosii. Jangkamasaiii. Masalah fizikaliv. Kemudahan infrastrukturv. Kesan ke atas organisasivi. Prosidur operasivii. ‘system sizing’

3. Sediakan spesifikasi sistem dan rekabentuk data dalam bentuk,

i. Rational data analysisii. Logical data designiii. rekabentuk proses (process design)

4. Kaji dan bincang semula rekabentuk untuk mendapatkan yang paling optima.

5. Alihkan rekabentuk logikal kepada rekabentuk fizikal khusus kepada pangkalan data yang dipilih.

6. Sediakan dan lakukan perkara berikut,i. Wujudkan fail/databaseii. Spesifikasi programiii. System test planiv. Operational and manual proceduresv. Implementation plan

7. Mulakan aktiviti pemprograman.

Aktiviti 2.8.1(d) (ii)

Rekabentuk Sistem

SubAktiviti

Muka Surat 1/2

Carta Aliran Kerja

Aktiviti 2.8.1(d) (ii)

Rekabentuk Sistem

SubAktiviti

Muka Surat 2/2

Carta Aliran Kerja

Mula

Sediakan dokumentasi

rekabentuk sistem

Kaji dan bincang untuk mendapat

sistem yang optima

Sediakan spesifikasi sistem

Bincang dan kaji untuk memilih

landasan sistem

A

Ya Tidak

Aktiviti 2.8.1(d) (iii)

Rekabentuk Sistem

SubAktiviti -

Muka Surat 1/1


A

Kemukakan kepada KPP

Bangunkan rekabentuk fizikal

Pindaan


Tamat

Mulakan Aktiviti Pemprograman

Tiada

Aktiviti 2.8.1(e)(i)

Pemprograman

SubAktiviti -

Muka Surat 1/2


Penolong Pegawai Sistem Maklumat

1. Terima spesifikasi program dari PSM.

2. Semak spesifikasi program mengenai perkara-perkara berikut,

i. Tujuanii. Definasi failiii. Prosesiv. Inputv. Outputvi. Cartalir

3. Bangunkan program mengikut spesifikasi.

4. Uji program yang dibangunkan bersama-sama ketua projek / Pegawai Sistem Maklumat.

5. Buat pembetulan jika ada ralat atau perubahan spesifikasi.

6. Kemaskinikan dokumentasi spesifikasi program.

7. Serahkan dokumentasi kepada ketua projek / Pegawai sistem Maklumat.

Aktiviti 2.8.1(e) (ii)

Pemprograman

SubAktiviti -

Muka Surat 1/2

Carta Aliran Kerja

Aktiviti 2.8.1(e) (ii)

Pemprograman

SubAktiviti -

Muka Surat 2/2

Carta Aliran Kerja

Mula

Terima spesifikasi program

Semak spesifikasi program

Bangunkan program

Uji program

A

Ya Tidak

Aktiviti 2.8.1(e) (iii)

Pemprograman

SubAktiviti -

Muka Surat 1/1


A

Pindaan

Kemaskini dokumentasi

spesifikasi program

Tamat


Serahkan dokumentasi kepada

ketua projek

Tiada

Aktiviti 2.8.1(f)(i)

Pengujian dan Penerimaan Sistem

SubAktiviti -

Muka Surat 1/2


Ketua Projek/Pegawai Sistem Maklumat

1. Semak status aktiviti pemprograman telah lulus ujian.

2. Pastikan pemasangan sistem aplikasi baru selesai.

3. Sediakan ‘system test plan’ dan perkara berikut,i. Data ujian ( test data )ii. Keputusan ujian yang dijangkakan

4. Lakukan pengujian sistem secara berperingkat.

5. Terima keputusan ujian.

6. Jika berlainan keputusan dengan yang dirancangkan, adakan perbincangan bagi mengenalpasti kesilapan.

7. Buat pembetulan dari segi pemprograman atau data.

8. Lakukan ujian sehingga mendapat keputusan yang dijangkakan / dirancangkan.

9. Kemaskini semua dokumentasi yang terlibat.

10. Aturkan mesyuarat penerimaan sistem oleh pengguna.

Aktiviti 2.8.1(f) (ii)


SubAktiviti -

Muka Surat 1/2

Carta Aliran Kerja

Aktiviti 2.8.1(f) (ii)


SubAktiviti -

Muka Surat 2/2

Carta Aliran Kerja

Mula

Semak status aktivit programan

Pastikan pemasangan sistem

baru selesai

Sediakan ‘system test plan’

A

Tidak Ya

Aktiviti 2.8.1(f) (iii)


SubAktiviti -

Muka Surat 1/1


A

Lakukan ujian sistem

Kemaskini dokumentasi

o.k. ?


Tamat

Aturkan penerimaan sistem

Tiada

Aktiviti 2.8.1(g)(i)

Pelaksanaan Sistem

SubAktiviti-

Muka Surat 1/2


Ketua Projek / Pegawai Sistem Maklumat

1. Pastikan perkara berikut telah dibuat,

i. Pemasangan sistem baruii. Peralihan data ke format sistem baruiii. Perbekalan dan pemasangan infrastrukturiv. Kesediaan infrastruktur

2. Siapkan pelan tindakan peralihan sistem.

3. Uji dan larikan sistem dengan data sebenar.

4. Sediakan program latihan untuk pengguna.

5. Sediakan jadual operasi sistem.

6. Laksanakan operasi selari / parallel operation bagi tempoh yang dipersetujui bersama.

7. Serah sistem baru secara resmi.

Aktiviti 2.8.1(g) (ii)

Pelaksanaan Sistem

SubAktiviti -

Muka Surat 1/2

Carta Aliran Kerja

Aktiviti 2.8.1(g) (ii)

Pelaksanaan Sistem

SubAktiviti

Muka Surat 2/2

Carta Aliran Kerja

Mula

Pastikan infrastruktur sistem

siap

Siapkan pelan tindakan peralihan

sistem

Uji sistem dengan data sebenar

Sediakan program latihan dan jadual

operasi

A

Tidak Ya

Aktiviti 2.8.1(g) (iii)

Pelaksanaan Sistem

SubAktiviti -

Muka Surat 1/1


A

Laksanakan ujian selari / parallel

running

Serahkan sistem kepada pengguna

secara resmi

Berjaya


Tamat

Tiada

Aktiviti 2.8.1(h)(i)

Kajian Impak / System review

SubAktiviti

Muka Surat 1/2



1. Kenalpasti sistem aplikasi yang perlu dibuat kajian impak berasaskan keperluan pengguna atau masalah/isu yang timbul darinya.

2. Sedia kertas kerja ringkas kajian impak mengandungi perkara berikut,

i. Kesan ke atas organisasi.ii. Kepuasan pengguna.iii. Faedah-faedah.iv. Masalah dan isu yang timbulv. Tahap pencapaian

3. Bentang kertas kerja di dalam mesyuarat Pemandu ICT Bahagian.

4. Jika bersetuju, jalankan kajian impak secara terperinci mengandungi maklumat berikut,

i. Objektifii. Kesan ke atas organisasi.iii. Kepuasan pengguna.iv. Faedah-faedah.v. Masalah dan isu yang timbul.vi. Tahap pencapaian.vii. Cadangan ( kajian semula / perubahan sistem ).

5. Sediakan laporan kajian impak.

6. Bentang cadangan di dalam mesyuarat Pemandu ICT Bahagian dan terima keputusan mengenainya.

7. Laksanakan keputusan mesyuarat.

Aktiviti 2.8.1(h) (ii)


SubAktiviti

Muka Surat 1/2

Carta Aliran Kerja

Aktiviti 2.8.1(h) (ii)


SubAktiviti

Muka Surat 2/2

Carta Aliran Kerja

Mula

Kenalpasti sistem aplikasi yang

memerlukan kajian impak

Sediakan kertas kerja

Bentangkan dalam mesyuarat

Lakukan kajian impak secara terperinci dan

sediakan laporan

A

Tidak Ya

Aktiviti 2.8.1(h) (iii)


SubAktiviti -

Muka Surat 1/1


A


Laksanakan keputusan mesyuarat

setuju


Tamat

Tiada

2.8 PROSES KERJA AKTIVITI-AKTIVITI UTAMA

B. Pusat Data dan Khidmat Sokongan

5. AKTIVITI-AKTIVITI BAGI FUNGSI PENGURUSAN PEJABAT

1. Perkhidmatan/Perjawatan

(a) Urusan Pengesahan Dalam Jawatan(b) Urusan Pengisian Jawatan

(c) Urusan Kemasukan Dalam Jawatan Berpencen

(d) Urusan Penanggungan Kerja(e) Urusan Cuti Separuh Gaji(f) Urusan Cuti Tanpa Gaji(g) Urusan Cuti Tanpa Rekod(h) Urusan Peperiksaan Jabatan(i) Urusan Kursus Perkhidmatan(j) Urusan Peperiksaan Dalam

Perkhidmatan(k) Urusan Pengesahan Perlantikan(l) Urusan Penanggungan Kerja(m) Urusan Hal Ehwal Perkhidmatan

Pegawai(n) Urusan Pengemaskinian Buku

Perkhidmatan(o) Urusan Hal Ehwal Pencen(p) Urusan Pergerakan Gaji(q) Urusan Penyata Perjawatan Suku

Tahunan

2. Pentadbiran

(a) Urusan Surat Menyurat(b) Urusan Penggunaan Kad Perakam

Waktu(c) Urusan Keselamatan Pejabat(d) Urusan Kebersihan Pejabat(e) Urusan Pengawalan Pengedaran Fail(f) Urusan Penghantaran Surat(g) Urusan Pengurusan Masa

Berkomputer(SPMS)(h) Urusan Cuti Rehat(i) Urusan Permohonan Lawatan

Rasmi/Persendirian Luar Negeri(j) Urusan Pengemaskinian Carta

Organisasi BTMK

(k) Urusan Surat Pengenalan/Akuan Sakit

3. Kewangan

(a) Urusan Penyediaan Belanjawan Tahunan

(b) Urusan Pembayaran(c) Urusan Penyata Penyesuaian Akaun(d) Urusan Pindah/Tambah Peruntukan(e) Urusan Menyemak Dan

Menandatangani Baucer Pembayaran Gaji

(f) Urusan Menyemak Dan Menandatangani Baucer Bayaran

(g) Urusan Menyemak Dan Menandatangani Semua Baucer Jurnal Dan Waran Peruntukan

(h) Urusan Menyemak Dan Menguruskan Pinjaman Kenderaan, Perumahan Dan Komputer

(i) Urusan Tempahan Tiket-Tiket Perjalanan

(j) Urusan Anggaran Belanjawan(k) Urusan Menyemak Panjar Wang

Runcit(l) Urusan Menyemak Resit(m) Urusan Menyemak Dan

Menandatangani Semua Perubahan Gaji Kakitangan Bahagian

(n) Urusan Penyediaan Pesanan Tempatan

(o) Urusan Pesanan Tempatan(p) Urusan Semakan Buku Vot

Aktiviti 5.1.(a)(i)

Urusan Pengesahan Dalam Jawatan

SubAktiviti-

Muka Surat 1/2


Pembantu TadbirPerkhidmatan

Pegawai Eksekutif

Ketua Jabatan /Pengarah Bahagian

Pegawai Eksekutif

Pembantu Tadbir Perkhidmatan

Pegawai Eksekutif

Pembantu Tadbir Perkhidmatan

1. Semak daftar perkhidmatan setiap bulan dan pastikan pegawai-pegawai yang belum disahkan dalam jawatan

2. Semak fail peribadi dan Buku Perkhidmatan pegawai-pegawai berkenaan dan kemukakan fail-fail peribadi pegawai-pegawai yang layak mengikut tempoh perkhidmatannya kepada Pegawai Eksekutif (BTMK)

3. Jika pegawai tidak memenuhi syarat mengikut skim Perkhidmatan arah Pembantu Tadbir Perkhidmatan mengambil tindakan melanjutkan tempoh percubaan jika tempoh percubaan telah tamat.

4. Jika pegawai telah memenuhi syarat, rujuk(minit) dalam fail peribadi dan nyatakan semua syarat-syarat telah dipenuhi untuk perakuan pegesahan dalam jawatan.

5. Catat perakuan dalam fail peribadi pegawai berkenaan dan kembalikan fail kepada Pegawai Eksekutif.

6. Minit dalam fail peribadi dan arah Pembantu Tadbir Perkhidmatan memproses urusan pengesahan dalam jawatan.

7. Sediakan dokumen-dokumen untuk tandatangan Pegawai Eksekutif seperti berikut:-

(i) Borang perakuan Pengesahan Dalam Jawatan (Perintah Am 36);

(ii) Kenyataan Lulus Peperiksaan; dan(iii) Kenyataan Perkhidmatan(iv) Surat Sokongan

8. Kemukakan semua dokumen di atas (para 7) kepada Suruhanjaya Perkhidmatan Awam (SPA).

9. Terima surat pengesahan dalam jawatan dari SPA dan kemukakan kepada Pembantu Tadbir untuk tindakan dokumentasi.

10. Ambil tindakan-tindakan berikut:

(i) Serahkan surat asal kepada

pegawai berkenaan(ii) Sediakan Penyata Perubahan

(Kew.8) dalam (4) salinan dan (iii) Edarkan kepada Pembantu Tadbir

Kewangan, SPA,JPA dan Fail Peribadi.

Aktiviti 5.1.(a) (ii)


SubAktiviti -

Muka Surat 1/2

Carta Aliran Kerja

Semak daftar perkhidmatan Pegawai belum sah Jawatan

Semak fail peribadi dalam Buku Rekod Perkhidmatan,

Tidak Ya

Arah PT Perkhidmatan ambil Tindakan lanjut tempoh percubaan

Minit dalam fail peribadi dan Nyatakan semua syarat telah dipenuhi Catat perakuan dalam fail peribadi Kembalikan fail kepada Pegawai Perkhidmatan

Aktiviti 5.1. (a) (ii)


SubAktiviti

Muka Surat 2/2

Carta Aliran Kerja

Mula

A

Minit dalam fail , arah PT Perkhidmatan Proses dan sediakan dokumen untuk Tandatangan Pegawai

Pegawai terima surat pengesahan dalam Jawatan dari Pembantu Tadbir

Pembantu Tadbir Proses dan Edar

Aktiviti 2.8.1(g) (iii)

Pelaksanaan Sistem

SubAktiviti -

Muka Surat 1/1

A

Tamat


Tiada

Aktiviti 2.8.1(h)(i)


SubAktiviti

Muka Surat 1/2



8. Kenalpasti sistem aplikasi yang perlu dibuat kajian impak berasaskan keperluan pengguna atau masalah/isu yang timbul darinya.

9. Sedia kertas kerja ringkas kajian impak mengandungi perkara berikut,

vi. Kesan ke atas organisasi.vii. Kepuasan pengguna.viii. Faedah-faedah.ix. Masalah dan isu yang timbulx. Tahap pencapaian

10.Bentang kertas kerja di dalam mesyuarat Pemandu ICT Bahagian.

11.Jika bersetuju, jalankan kajian impak secara terperinci mengandungi maklumat berikut,

viii. Objektifix. Kesan ke atas organisasi.x. Kepuasan pengguna.xi. Faedah-faedah.xii. Masalah dan isu yang timbul.xiii. Tahap pencapaian.xiv. Cadangan ( kajian semula / perubahan sistem ).

12.Sediakan laporan kajian impak.

13.Bentang cadangan di dalam mesyuarat Pemandu ICT Bahagian dan terima keputusan mengenainya.

14.Laksanakan keputusan mesyuarat.

manual prosedur kerja btmk

Documents