manual kualiti - pejabat kesihatan daerah kota tinggipkdkt.com/attachments/article/10/mk01- manual...

KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA PEJABAT KESIHATAN KOTA TINGGI, JOHOR

MANUAL KUALITI NO KELUARAN : 04

NO RUJUKAN : JOH-PKKT-PK-MK01 NO PINDAAN : 03

TARIKH KUATKUASA : 1 OGOS 2015

MANUAL KUALITI

NAMA TANDATANGAN

DISEDIAKAN OLEH

Dr Rahayu bt M. Yusof Pegawai Perubatan UD54

Cetakkan komputer

DISEMAK OLEH Dr Fazilahton Binti Rajulin Pegawai Perubatan UD54 Ketua Pengawal Dokumen

Cetakkan komputer

DILULUSKAN OLEH

Dr Hjh Norhamimah bt Hj Abdullah Pegawai Kesihatan Daerah UD54 Pejabat Kesihatan Kota Tinggi

Cetakkan komputer

NO RUJUKAN : JOH-PKKT-PK-MK01

Page | 2 MS ISO 9001:2008

Manual Kualiti

KANDUNGAN

Bil. Kandungan Muka

surat 1.0 Pengenalan

1.1 Umum 4 1.2 Objektif Manual Kualiti 4 1.3 Kandungan Manual Kualiti 5 1.4 Kelulusan Manual Kualiti 5 1.5 Dokumen terkawal 5 1.6 Rujukan & Definasi 5-6

2.0 Maklumat Pejabat Kesihatan Daerah Kota Tinggi 2.1 Latar belakang organisasi 6 2.2 Objektif organisasi 8 2.3 Tanggungjawab organisasi 8 2.4 Carta organisasi 8-9 2.5 Visi, Misi, Dasar Kualiti, Objektif kualiti 8-10 2.6 Aktiviti Utama organisasi 11 2.7 Pemegang amanah dan pelanggan organisasi 11

3.0 Sistem Pengurusan Kualiti Organisasi 3.1 Skop pelaksanaan 12-14

4.0 Sistem Pengurusan Kualiti 14 Klausa yang berkaitan 14 4.1 Keperluan Am 14 4.2 Keperluan dokumentasi 4.2.1 : Am 15&16 4.2.2 : Manual Kualiti 17-20 4.2.3 : Kawalan Dokumen 20 4.2.4 : Kawalan Rekod Kualiti

21

5.0 Tanggungjawab pengurusan 21 5.1 Iltizam Pengurusan 22 5.2 Tumpuan kepada pelanggan 22 5.3 Dasar Kualiti 22 5.4 Perancangan 22 5.4.1 : Objektif kualiti 22 5.4.2 : Perancangan system pengurusan kualiti 22-23 5.5 Tanggungjawab kuasa dan komunikasi 23 5.5.1 : Tanggungjawab dan kuasa 23-24 5.5.2 : Wakil Pengurusan 24


Page | 3 MS ISO 9001:2008

Manual Kualiti

5.5.3 : Komunikasi dalam organisasi 24 5.6 Kajian semula pengurusan 25 5.6.1 : Am 25 5.6.2 : Input Kajian semula 25 5.6.3 : Output Kajian semula

25-26

6.0 Pengurusan sumber 26 6.1 Bekalan sumber 26 6.2 Sumber manusia 27 6.2.1 : Am 27 6.2.2 : Keupayaan (Kompeten), kesedaran dan latihan 27-28 6.3 Infrastruktur 28 6.4 Persekitaran kerja

28

7.0 Proses penyampaian perkhidmatan 29 7.1 Perancangan bagi penyampaian perkhidmatan kepada pelanggan 29-30 7.2 Proses-proses yang berkaitan dengan pelanggan 30 7.2.1 : Menentukan keperluan-keperluan perkhidmatan yang hendak disampaikan

30

7.2.2 : Semakan semula ke atas keperluan-keperluan perkhidmatan yang hendak disampaikan

31

7.2.3 : Komunikasi dengan pelanggan 31-32 7.3 Rekabentuk dan pembangunan proses 32 7.4 Perolehan 32 7.4.1 : Proses perolehan 32 7.4.2 : Maklumat perolehan 33 7.4.3 : Verifikasi ke atas bahan yang diperolehi 34 7.5 Proses penyediaan pemberian perkhidmatan 34-35 7.5.1 : Kawalan ke atas proses penyediaan pemberian perkhidmatan

35

7.5.2 : Pengesahan (validasi) proses penyediaan dan penyampaian perkhidmatan kepada pelanggan

35

7.5.3 : Identifikasi dan kemudahkesanan 36 7.5.4 : Harta hak milik pelanggan 37 7.5.5 : Pemuliharaan 37 7.6 Kawalan ke atas peralatan pengukuran dan pemantauan

37

7.7 Pengukuran, penganalisisan dan penambahbaikan 37-38 7.8 Am 38 7.9 Pemantauan dan pengukuran 39-40 8.2.1 : Kepuasan pelanggan 40 8.2.2 : Audit kualiti dalaman 40 8.2.3 : Pemantauan dan pengukuran proses-proses 40 8.2.4 : Pemantauan dan pengukuran perkhidmatan 41


Page | 4 MS ISO 9001:2008

Manual Kualiti

8.0 Kawalan perkhidmatan yang tidak memenuhi keperluan yang ditetapkan

41

8.1 Analisa data 42 8.2 Penambahbaikan 42 8.2.1 : Penambahbaikan berterusan 42 8.2.2 : Tindakan pembetulan 43 8.2.3 : Tindakan pencegahan 43


Page | 5 MS ISO 9001:2008

Manual Kualiti

1.0 PENGENALAN KEPADA MANUAL

1.1 UMUM Manual kualiti Pejabat Kesihatan Daerah (PKD) Kota Tinggi disediakan berasaskan keperluan MS ISO 9001:2008. Ia merupakan dokumen utama yang menerangkan tentang proses-proses utama perkhidmatan, struktur organisasi, dasar kualiti dan objektif kualiti yang diamalkan secara berterusan bagi memenuhi keperluan pelanggan. Sistem kualiti Pejabat Kesihatan Daerah Kota Tinggi diperlengkapkan lagi dengan mengwujudkan dokumen prosedur kualiti, arahan kerja dan rekod-rekod kualiti yang merupakan dokumen sokongan yang berkaitan dengannya seperti format, borang, garispanduan, pekeliling dan akta-akta tertentu.

1.2 OBJEKTIF MANUAL KUALITI

1.2.1 Menggariskan proses utama kualiti yang terlibat dalam pemberian perkhidmatan berkualiti kepada masyarakat. Proses utama ini terdiri daripada proses teras am dan proses khusus. Ia disokong oleh prosedur sokongan dan prosedur penambahbaikan kualiti

1.2.2 Menjelaskan pertalian atau hubungkait antara keseluruhan pelbagai aktiviti yang membentuk proses utama.

1.2.3 Menjelaskan tentang kaitan proses-proses utama PKD Kota Tinggi dengan keperluan MS ISO 9001:2008.

1.2.4 Memaklumkan dengan jelas komitmen PKD Kota Tinggi terhadap penambahbaikan berterusan bagi perkhidmatan teras secara bertulis dan menggunakan pendekatan yang boleh difahami oleh semua anggota PKD Kota Tinggi.

1.3 KANDUNGAN MANUAL KUALITI

Manual ini dibahagikan kepada 8 bahagian seperti yang tercatat di muka surat 1.

1.4 KELULUSAN MANUAL KUALITI Manual Kualiti PKD Kota Tinggi disediakan oleh Jawatankuasa Pemandu MS ISO 9001:2008 dan diluluskan oleh Pegawai Kesihatan Daerah Kota Tinggi.

1.5 DOKUMEN TERKAWAL

Manual Kualiti PKD Kota Tinggi adalah dokumen terkawal dan semua peraturan dalam pengendaliannya adalah tertakluk kepada peraturan yang tertera dalam Prosedur

Kualiti JOH-PKKT-PK-Q-06 Prosedur Kawalan Dokumen dan Data


Page | 6 MS ISO 9001:2008

Manual Kualiti

1.6 RUJUKAN DAN DEFINASI

RUJUKAN 1.6.1 Malaysian Standard (MS ISO 9001:2008): Quality Management System Requirements Department of Standards Malaysia 1.6.2 Akta-akta dan peraturan berkaitan dengan Kesihatan Awam 1.6.3 Perintah Am 1.6.4 Arahan Perbendaharaan 1.6.5 Pekeliling-pekeliling kemajuan perkhidmatan awam 1.6.6 Pekeliling-pekeliling / surat-surat pekeliling perbendaharaan 1.6.7 Pekeliling-pekeliling Ketua Pengarah Kesihatan Malaysia 1.6.8 Pekeliling-pekeliling/Surat-surat Pekeliling Jabatan Perkhidmatan Awam 1.6.9 Arahan-arahan Jabatan Kesihatan Negeri 1.6.10 Clinical Practice Guideline / Standard Operating Procedure DEFINASI Beberapa singkatan dan terminologi digunakan dalam manual ini dan dijelaskan dalam kandungan setiap dokumen. 2.0 MAKLUMAT MENGENAI ORGANISASI

2.1 LATARBELAKANG ORGANISASI

Pejabat Kesihatan Kota Tinggi mula ditubuhkan dan beroperasi pada 1952 dengan bertempat di bahagian stor Hospital Kota Tinggi (yang sekarang ini) dengan diketuai oleh seorang Pegawai Kesihatan Kanan, seorang Inspektor Kesihatan Kanan dan 13 orang kakitangan sokongan. Perkhidmatan yang di sediakan adalah Pengurusan Kesihatan Awam, Klinik Pesakit Luar yang berganding dengan Kesihatan Ibu dan Anak serta pentadbiran. Pada tahun 1961 Pusat Kesihatan Besar (PKB) ditubuhkan di kawasan KKIA sekarang ini yang memberikan perkhidmatan Pesakit Luar dan ibu hamil serta kanak-kanak. Pada tahun 1968 Pejabat Kesihatan Kota Tinggi yang semakin berkembang telah berpindah daripada Stor ke wad kelas ke dua sekarang ini di Hospital Kota Tinggi dan jumlah kakitangan bertambah seiring dengan pertambahan skop perkhidmatan yang diberikan. Lewat tahun 60an dan awal tahun 70an perkhidmatan Kesihatan semakin berkembang dengan penubuhan Klinik Kesihatan Bukit Besar dan diikuti KK Tg. Sedili. Pertambahan penduduk yang cepat ini berlaku kerana Pembukaan Rancangan Felda yang membawa masuk ramai warga luar ke Kota Tinggi.Perkhidmatan pasukan bergerak bermula pada awal tahun 1970an. Pejabat Kesihatan Kota Tinggi berpindah ke tempat sekarang di Jalan Tun Habab pada tahun 1976. Terletak 3 km dari Bandar dan 2 km dari Hospital Kota Tinggi. Pejabat Kesihatan Daerah Kota Tinggi dirasmikan penubuhannya pada tanggal 28hb Januari 1978 beralamat di Jalan Tun Habab ,81900 Kota Tinggi Johor. Upacara pembukaannya dirasmikan oleh YB Tan Sri Chong Hon Nyan PSM. JMN selaku Menteri Kesihatan


Page | 7 MS ISO 9001:2008

Manual Kualiti

Malaysia pada waktu itu. Pejabat Kesihatan Kota Tinggi sekarang ini diketuai oleh seorang Pegawai Kesihatan Daerah UD 1-6 dengan keanggotaan seramai 350 hingga 400 orang kakitangan. Perkhidmatan Kesihatan di daerah Kota Tinggi bermula dengan Program Jagaan Ibu dan Anak yang berkembang dari tahun ke tahun sejajar dengan keperluan masyarakat setempat dan kawasan yang amat pesat membangun. Mulai tahun 1997, program-program `expanded scope‟ di bawah saranan Kementerian Kesihatan Malaysia telah dilaksanakan, iaitu Program Kesihatan Warga Emas, Program Kesihatan Mental, Program Kesihatan Remaja dan Pemulihan Dalam Komuniti (PDK). Pada masa kini, terdapat tiga unit utama di Pejabat Kesihatan Kota Tinggi iaitu Unit Kesihatan Keluarga (termasuk Kesihatan Primer dan Pemakanan), Unit Kawalan Penyakit (terdiri daripada Unit Kawalan Penyakit Berjangkit, Unit Kawalan HIV/AIDS, Unit Kawalan TB/Kusta, Unit Kawalan Penyakit Bawaan Vektor, Unit Kawalan Penyakit Tidak Berjangkit, Unit Kesihatan Pekerja dan Alam Sekitar, Unit Keselamatan dan Kualiti Makanan , Unit Inspektorat dan Perundangan serta Unit Pengurusan. Di bawah pentadbiran Pembangunan Kesihatan Keluarga terdapat 13 buah Klinik Kesihatan (KK) , sebuah Klinik Kesihatan Ibu dan Kanak- kanak (KKIA) dan tiga puluh (30) buah Klinik Desa (KD). Pada pertengahan tahun 2007 Pejabat Kesihatan Kota Tinggi menuju satu lagi langkah ke hadapan iaitu ke arah mendapatkan persijilan MS ISO 9001:2008. Pejabat Kesihatan Daerah Kota Tinggi sentiasa berusaha meningkatkan kualiti perkhidmatan dari semasa ke semasa bagi memenuhi kehendak pelanggan melalui sistem kualiti MS ISO 9001 : 2008.

2.2 OBJEKTIF ORGANISASI Meningkatkan taraf kesihatan penduduk daerah Kota Tinggi supaya mereka dapat menjalani kehidupan yang lebih produktif dari segi ekonomi dan sosial melalui :

Promosi gaya hidup sihat Pencegahan dan pengawalan penyakit berjangkit dan penyakit tidak

berjangkit Serta aktiviti perkhidmatan penjagaan kesihatan asas yang meliputi

pencegahan dan rawatan yang cekap, berkesan serta komprehensif dengan memberikan tumpuan khas kepada penduduk luar bandar

2.3 TANGGUNGJAWAB ORGANISASI

Pejabat Kesihatan Daerah Kota Tinggi telah dipertanggungjawabkan oleh Kementerian Kesihatan Malaysia untuk memberi perkhidmatan kesihatan secara holistik kepada masyarakat Daerah Kota Tinggi melalui kerjasama rapat antara Pejabat Kesihatan, agensi kerajaan dan bukan kerajaan serta penglibatan masyarakat yang aktif.


Page | 8 MS ISO 9001:2008

Manual Kualiti

2.4 CARTA ORGANISASI

Pejabat Kesihatan Daerah Kota Tinggi diketuai oleh seorang Pegawai Kesihatan Daerah .

Semasa ketiadaan seseorang personel atau pun jika berlaku kekosongan jawatan dalam organisasi, beban kerjanya akan ditanggung oleh personel sejawatan atau pun diturunkan kepada individu yang berikutan di dalam struktur organisasi berdasarkan kepada kecekapan dan kemahiran.

2.4.1 Carta organisasi Pejabat Kesihatan Daerah Kota Tinggi seperti di Lampiran 1-MK01.

Lampiran ini menunjukkan perkhidmatan yang diberikan oleh Pejabat Kesihatan Daerah Kota Tinggi di mana tiga perkhidmatan utama diberikan iaitu Bahagian Pentadbiran, Pembangunan Kesihatan Keluarga, dan Kawalan Penyakit dan Kesihatan Persekitaran. Perkhidmatan Kesihatan Keluarga dilaksanakan oleh tiga belas (13) buah Klinik Kesihatan dan 30 Klinik Desa.

Bahagian Pembangunan Kesihatan Keluarga diketuai oleh Pegawai Kesihatan Daerah yang dibantu oleh Pakar Perubatan Keluarga dan Pegawai Perubatan & Kesihatan yang ditempatkan di klinik- klinik kesihatan .Selain daripada itu beliau juga dibantu oleh pegawai profesional lain seperti Pegawai Farmasi dan Pegawai Sains Pemakanan.Bagi melancarkan urusan dan penyampaian perkhidmatan kepada anggota dalaman dan juga klien, golongan profesional ini juga dibantu oleh kumpulan pelaksana yang diketuai oleh Penyelia Jururawat bagi unit kejururawatan,Penolong Pegawai Perubatan bagi unit kesihatan primer dan Juruteknologi Makmal bagi perkhidmatan makmal .

Bahagian Kawalan Penyakit dan Kesihatan Persekitaran diketuai oleh Pegawai Kesihatan Daerah dan dibantu oleh Penolong Pegawai Kesihatan Persekitaran kanan bagi menjalankan aktiviti-aktiviti Kawalan Mutu Makanan, Kawalan Mutu Air Minum, Kawalan Penyakit Berjangkit, Kawalan Penyakit Tidak Berjangkit, Kawalan Penyakit Bawaan Vektor, Kesihatan Alam Sekitar , Kesihatan Pelabuhan dan Kesihatan Am. Selain daripada itu bahagian ini diperkuatkan lagi oleh Pembantu Kesihatan Awam ,Pekerja Awam dan Pembantu Operasi.

Bahagian Pentadbiran/ Pengurusan diketuai oleh Pegawai Kesihatan Daerah dan dibantu oleh Penolong Pegawai Tadbir bagi menguruskan unit Kewangan, Pentadbiran dan Perkhidmatan.


Page | 9 MS ISO 9001:2008

Manual Kualiti

2.5 VISI, MISI, DASAR KUALITI DAN OBJEKTIF KUALITI

2.5.1 VISI Negara menggembleng tenaga kearah kesihatan yang lebih baik. 2.5.2 MISI

Misi KKM adalah untuk menerajui dan berusaha bersama-sama :

Untuk memudahkan dan membolehkan rakyat

• Mencapai sepenuhnya potensi mereka dalam kesihatan

• Menghargai kesihatan sebagai aset paling berharga

• Mengambil tanggungjawab dan tindakan positif demi kesihatan mereka untuk

memastikan sistem kesihatan berkualiti tinggi, iaitu

• Saksama

• Tidak Membebankan

• Cekap

• Wajar mengikut teknologi

• Boleh disesuaikan mengikut persekitaran

• Mengutamakan pelanggan

• Inovatif

2.5.3 DASAR KUALITI

Pejabat Kesihatan Daerah Kota Tinggi, adalah komited untuk meningkatkan tahap kesihatan masyarakat daerah ini dengan memberikan perkhidmatan kesihatan yang terbaik di Daerah Kota Tinggi, melalui pengujudan sistem pengurusan kualiti (berdasarkan standard MS ISO 9001:2008), amalan budaya kerja cemerlang, cepat, tepat serta mengutamakan kepuasan pelanggan yang berterusan. 2.5.4 OBJEKTIF KUALITI

i. Objektif kualiti diwujudkan di PKD Kota Tinggi ini untuk mengukur

pencapaian matlamat yang ditetapkan dalam dasar kualiti bagi memenuhi keperluan produk dan proses serta meningkatkan sistem kualiti dan pencapaian kualiti.

ii. Objektif kualiti digunapakai sebagai arah tuju dan keutamaan untuk

kemajuan yang berterusan. Kegunaan Objektif Kualiti adalah untuk memudahkan kemajuan yang berterusan dijelaskan dalam prosedur kerja.

Objektif Kualiti bagi setiap aktiviti yang dijalankan adalah dinyatakan di dalam setiap prosedur kualiti yang berkaitan. Kesemua Objektif keseluruhan dan Objektif Subproses di setiap bahagian menjurus kepada Objektif Organisasi iaitu :


Page | 10 MS ISO 9001:2008

Manual Kualiti

1. Memastikan kepuasan pelanggan yang optima dicapai iaitu sekurang-kurangnya 60% dari pelanggan yang datang berpuashati dengan perkhidmatan yang diberikan oleh Pejabat Kesihatan Daerah Kota Tinggi berdasarkan jumlah sampel yang di tetapkan.Berdasarkan borang soalselidik Klinik Kawanku seperti dalam Lampiran 1-PK-MK01.

2. Memastikan sasaran tahunan yang di tetapkan bagi setiap aktiviti

dinilai dan dipantau.

3. Setiap kelemahan / ketidakakuran yang dikesan dan aduan / maklumbalas yang diterima diambil tindakan pembetulan.

Objektif Kualiti bagi setiap perkhidmatan yang disampaikan adalah seperti berikut : A. Pembangunan Kesihatan Keluarga:

i. Sekurang-kurangnya 90% ibu mengandung yang hadir ke Klinik Kesihatan akan diberi perkhidmatan dalam masa 90 minit bagi kes baru dan 60minit bagi kes ulangan tidak termasuk kes yang dirujuk doktor. (Berdasarkan sampel 100 pelanggan sebulan/semua pesakit untuk klinik yang kurang 100 pelanggan sebulan)

ii. Sekurang-kurangnya 90% ibu mengandung yang hadir ke Klinik Desa akan diberi perkhidmatan dalam masa 60 minit bagi kes baru dan 45 minit bagi kes ulangan . (Berdasarkan sampel 100 pelanggan sebulan/semua pesakit untuk klinik yang kurang 100 pelanggan sebulan)

iii. Sekurang-kurangnya 90% Kanak-kanak yang hadir di Klinik

Kesihatan/Klinik Desa akan di beri perkhidmatan dalam masa 45 minit .(Berdasarkan sampel 100 pelanggan sebulan/semua pesakit untuk klinik yang kurang 100 pelanggan sebulan)

iv. 70% pesakit yang datang untuk konsultasi di unit pesakit luar akan dilihat

dalam masa 90 minit selepas proses pendaftaran bagi klinik kesihatan

dengan kemudahan TPC

v. 100% ubat-ubatan akan didispens dalam tempoh 20 minit selepas penyerahan slip preskripsi oleh pelanggan (berdasarkan data QMS atau semua preskripsi pada minggu kedua setiap bulan)

B. Kawalan Penyakit Berjangkit dan Kesihatan Persekitaran

i- Memastikan sekurang-kurangnya 95% persampelan air minum

diambil setiap bulan berbanding sasaran yang ditetapkan

ii- Memastikan 100% aktiviti persampelan makanan dilakukan mengikut sasaran yang ditetapkan oleh JKNJ dengan


Page | 11 MS ISO 9001:2008

Manual Kualiti

berpandukan Akta Makanan 1983 dan Peraturan Makanan 1985

iii- Memastikan setiap PPKP mengeluarkan sekurang-kurangnya 40 kompaun rokok dalam masa setahun

C. Perkhidmatan Pengurusan

i. Semua aduan dapat diambil tindakan segera dan diselesaikan dalam

masa 5 hari bekerja. ii. Semua aduan yang diterima melalui media massa hendaklah diambil

tindakan dalam masa 24 jam dan laporan awal diserahkan kepada Pegawai Kesihatan Daerah sebelum pukul 10 pagi keesokan harinya.

2.6 AKTIVITI UTAMA ORGANISASI

2.6.1 Perkhidmatan Kesihatan Keluarga dan Kesihatan Primer Perkhidmatan ini dijalankan di semua klinik kesihatan Daerah Kota Tinggi yang merangkumi aktiviti jagaan kesihatan ibu, kesihatan perinatal dan kanak-kanak, kesihatan wanita, pesakit luar, kesihatan sekolah, pemakanan, perluasan skop (Expanded scope), promosi kesihatan dan perkhidmatan sokongan (makmal, farmasi dan pengimejan diagnostik). Manakala di klinik desa pula perkhidmatan yang dilaksanakan adalah aktiviti jagaan kesihatan ibu, kesihatan perinatal dan kanak-kanak, kesihatan wanita, pesakit luar (rawatan ringan sahaja).

2.6.2 Perkhidmatan Inspektorat Perkhidmatan ini terdiri daripada aktiviti Kawalan Penyakit Berjangkit, Kawalan Penyakit Tidak Berjangkit, Kawalan Penyakit Bawaan Vektor, Bekalan Air dan Kesihatan Alam Sekitar (BAKAS) , Kawalan Mutu Air Minum, Kawalan Mutu Makanan, Kesihatan Pekerja dan Alam Sekitar serta promosi kesihatan. Perkhidmatan ini berpusat di Pejabat Kesihatan Kota Tinggi dan perlaksanaan aktivitinya meliputi keseluruhan Klinik Kesihatan dan Klinik Desa serta masyarakat Daerah Kota Tinggi.

2.6.3 Perkhidmatan Pentadbiran

Ini merupakan perkhidmatan sokongan kepada perkhidmatan-perkhidmatan di atas. Ia merangkumi pengurusan kewangan, perkhidmatan anggota dan pentadbiran am dan dilaksanakan di Unit Pentadbiran, Pejabat Kesihatan Kota Tinggi .

2.6.4 Promosi Kesihatan Perkhidmatan ini merangkumi aktiviti-aktiviti promosi kesihatan dan pendidikan kesihatan seperti ceramah, pameran, kempen-kempen dan sebagainya. Perkhidmatan ini diberikan di semua peringkat perkhidmatan dan dikoordinasi oleh Unit Promosi Kesihatan Pejabat Kesihatan Kota Tinggi.Beberapa arahan kerja telah dibangunkan bagi mewujudkan sistem pengurusan promosi kesihatan yang lebih berkesan.(Rujuk Lampiran UPK.)


Page | 12 MS ISO 9001:2008

Manual Kualiti

2.7 PEMEGANG AMANAH DAN PELANGGAN ORGANISASI

Pemegang amanah kepada Pejabat Kesihatan Daerah Kota Tinggi secara amnya ialah Kementerian Kesihatan Malaysia dan Kerajaan Malaysia. Pelanggan Pejabat Kesihatan Daerah Kota Tinggi terdiri daripada pelanggan luaran dan pelanggan dalaman. Pelanggan luaran adalah semua orang awam yang datang mendapatkan perkhidmatan di PKD Kota Tinggi dan semua klinik-klinik di bawah pentadbirannya. Pelanggan dalaman adalah anggota PKD Kota Tinggi yang berurusan di Unit Pentadbiran, Unit Kesihatan Persekitaran, Unit Pembangunan Kesihatan Keluarga & Kesihatan Primer serta Unit Promosi Kesihatan


Page | 13 MS ISO 9001:2008

Manual Kualiti

3.0 SISTEM PENGURUSAN KUALITI ORGANISASI

3.1 SKOP PERLAKSANAAN Skop perlaksanaan sistem pengurusan kualiti PKD Kota Tinggi adalah seperti berikut : Perkhidmatan Kesihatan Awam yang merangkumi Perkhidmatan Kesihatan Keluarga dan Kesihatan Primer, Perkhidmatan Inspektorat, Perkhidmatan Pentadbiran adalah seperti di bawah :

Bil Bahagian / Unit

Prosedur yang terlibat

1 Pembangunan Kesihatan Keluarga

JOH-PKKT-PK-AKK-01 JOH-PKKT-PK-AKK-02 JOH-PKKT-PK-AKK-03

Prosedur Pengendalian Ibu hamil di KK dan KD Prosedur Pengendalian Klinik Perancang Keluarga Prosedur Pengendalian Pemeriksaan Kanak-kanak.

2 Pesakit Luar JOH-PKKT-PK-AKK-04 JOH-PKKT-PK-AKK-05

Prosedur Pengendalian Pesakit luar di Klinik Kesihatan Prosedur Panggilan Ambulan di Klinik Kesihatan

3 Farmasi JOH-PKKT-PK-SKK-01 Prosedur Pendispensan ubat-ubatan di famasi Klinik Kesihatan

4 Makmal JOH-PKKT-PK-SKK-02 Prosedur Pengendalian ujian makmal di KK

5 Pengimejan & Diagnostik

JOH-PKKT-PK-SKK-03 Prosedur Perkhidmatan Pengimejan Radiografi am

5 Inspektorat Kawalan Penyakit Berjangkit

JOH-PKKT-PK-AKE-03 JOH-PKKT-PK-AKE-04

Prosedur Pengurusan Kes Wabak Prosedur Penyiasatan Kes

Kawalan Mutu Makanan

JOH-PKKT-PK-AKE-02 JOH-PKKT-PK-AKE-05

Prosedur Pengambilan Sampel Makanan (kimia) Prosedur pemeriksaan Premis,Penutupan Premis Tak Suci dan Ingkar Perintah Penutupan


Page | 14 MS ISO 9001:2008

Manual Kualiti

Kawalan Mutu Air Minuman

JOH-PKKT-PK-AKE-01 Prosedur Persampelan Air Minuman

Penyiasatan & Pendakwaan

JOH-PKKT-PK-AKE-06 Prosedur Penyiasatan & Pendakwaan

6 Sokongan

JOH-PKKT-PK-Q-01 JOH-PKKT-PK-Q-02 JOH-PKKT-PK-Q-03 JOH-PKKT-PK-Q-04 JOH-PKKT-PK-Q-05 JOH-PKKT-PK-Q-06 JOH-PKKT-PK-Q-07 JOH-PKKT-PK-Q-08 JOH-PKKT-PK-S-01 JOH-PKKT-PK-S-02 JOH-PKKT-PK-S-03 JOH-PKKT-PK-S-04 JOH-PKKT-PK-S-05 JOH-PKKT-PK-S-06 JOH-PKKT-PK-S-07

Prosedur Pengurusan Latihan Prosedur Audit dalaman Prosedur Tindakan Pembetulan Prosedur Tindakan Pencegahan Prosedur Kawalan Perkhidmatan Yang Tidak Mematuhi Keperluan Prosedur Kawalan Dokumen kualiti dan Data Prosedur Mesyuarat Kajian semula Pengurusan Prosedur Pengaduan Awam Prosedur Varifikasi dan Kalibrasi Prosedur Penyelenggaran Aset Alih Kerajaan Prosedur Perolehan Prosedur Kawalan Rekod Kualiti Prosedur Penyelenggaraan Kenderaan Prosedur Perkhidmatan Prosedur Urusan Pembayaran Gaji

Klinik Kesihatan Yang terlibat

1- KK Bandar Mas 2- KK Ibu dan Anak Kota Tinggi 3- KK Bandar Tenggara 4- KK Sening 5- KK Tanjung Sedili 6- KK Air Tawar 2 7- KK Lok Heng 8- KK Bukit Besar 9- KK Waha

Klinik Desa Yang terlibat 1- KD Air Tawar 4 2- KD Batu 4 3- KD Sibol/Pengeli 4- KD Air Tawar 3 5- KD Pasir Raja 6- KD Aping Barat

* Prosedur dipilih berdasarkan kepada keutamaan perkhidmatan yang diberikan oleh jabatan dan mengikut keperluan pelanggan * Setiap prosedur yang dibangunkan mematuhi keperluan MS ISO 9001:2008

pengecualian pada klausa 7.3 iaitu(rekabentuk dan pembangunan proses)


Page | 15 MS ISO 9001:2008

Manual Kualiti

4.0 Sistem Pengurusan Kualiti dan Klausa Yang Berkaitan

4.1 KEPERLUAN AM. Pejabat Kesihatan Daerah Kota Tinggi adalah komited untuk mewujudkan, mendokumentasi, melaksanakan, memantau, menilai dan mengekalkan sistem pengurusan kualiti seterusnya meningkatkan keberkesanan yang berterusan dengan mematuhi kehendak-kehendak piawaian MS ISO 9001:2008.

Langkah-langkah yang perlu diambil :

a) Mendokumenkan Sistem Pengurusan Kualiti. b) Mengenalpasti proses-proses kerja teras (utama) Sistem Pengurusan

Kualiti (SPK), yang perlu dalam perancangan, perlaksanaan, pemantauan dan penilaian mengikut keperluan organisasi.

c) Menentukan urutan dan hubungkait antara proses-proses kerja adalah jelas, mudah difahami dan boleh digunapakai oleh semua anggota serta menepati piawaian kualiti yang ditetapkan.

d) Mengujudkan sistem pemantauan pelaksanaan dan menilai proses dalam SPK, mengambil tindakan pembetulan, pencegahan di mana perlu dan penambahbaikan berterusan bagi memastikan kesesuaian dan keberkesanan sistem kualiti.

e) Memastikan sumber-sumber dan informasi yang perlu dalam melaksanakan proses kerja adalah mencukupi untuk menyokong operasi dan pemantauan proses-proses.

Sekiranya Pejabat Kesihatan Kota Tinggi memilih untuk mendapatkan bekalan /perkhidmatan dari luar, jabatan akan memastikan kawalan dilakukan terhadap proses-proses kerjanya. Contoh proses-proses ini adalah seperti aktiviti pembangunan, pembaikan fizikal, penyelenggaraan kenderaan, pembersihan klinik dan keselamatan. Ini dapat dipantau melalui : Prosedur Perolehan (JOH-PKKT-PK-S-03) Bagi memastikan aktiviti pencegahan penyakit berjangkit untuk mengelakan berlakunya wabak penyakit berjalan dengan lancar dan mematuhi standard yang ditetapkan ia dapat dipantau melalui Prosedur Pengurusan Wabak (JOH-PKKT-PK-AKE03) dan Prosedur Penyiasatan Kes((JOH-PKKT-PK-AKE04) Bagi aktiviti kawalan mutu makanan,pemeriksaan premis dilakukan oleh Unit inspektorat mengikut jadual yang telah ditetapkan untuk memastikan semua premis makanan sekitar Daerah Kota Tinggi mematuhi standarad yang ditetapkan. Semua sampel makanan bagi analisa kimia dihantar ke Jabatan Kimia Johor Bahru.Proses ini dipantau melalui Prosedur pemeriksaan Premis,Penutupan Premis Tak Suci dan Ingkar Perintah Penutupan( JOH-PKKT-PK-AKE05).Bagi aktiviti kawalan mutu air minum, sampel untuk ujian bakteria dan analisa kimia dihantar ke Jabatan Kimia Johor Baharu. Proses ini dipantau melalui Prosedur Persampelan Air Minuman.( JOH-PKKT-PK-AKE-01 )

Jika terdapat pelanggaran di dalam sampel makanan,akta penyakit

berjangkit atau ujian yang dilakukan tidak menepati piawaian yang sepatutnya


Page | 16 MS ISO 9001:2008

Manual Kualiti

tindakan seterusnya boleh dilakukan oleh Unit Penyiasatan dan pendakwaan yang dipantau melalui Prosedur Penyiasatan & Pendakwaan(JOH-PKKT-PK-AKE-06.)

Bagi sampel ujian darah yang tidak dapat dijalankan di makmal Klinik Kesihatan ianya akan dihantar ke Makmal Kesihatan Awam Johor Baharu dan juga IMR (Institute Medical Research). Untuk sampel ujian darah/ urin dan lain-lain yang boleh dibuat di Makmal Klinik Kesihatan, prosedur ini di pantau melalui Prosedur Pengendalian Ujian Makmal. (JOH-PKKT-PK-SKK-02 )

KEPERLUAN-KEPERLUAN DOKUMENTASI

4.2.1 Am

Sistem Pengurusan Kualiti Pejabat Kesihatan Daerah Kota Tinggi diwujudkan berdasarkan misi, wawasan dan objektif jabatan. Pendekatan yang diambil adalah selaras dengan kehendak MS ISO 9001:2008melalui pengujudan dokumen. Sistem ini mempunyai empat tahap dokumen iaitu manual kualiti, prosedur kualiti, arahan kerja dan dokumen sokongan, seperti rajah 1. Semua Dokumen SPK PKD Kota Tinggi mempunyai system pengkodan yang tersendiri dan setiap kod mewakili prosedur berkaitan serta mempunyai makna khusus. Kod-kod adalah seperti berikut:

JOH : Johor PKKT : Pejabat Kesihatan Daerah Kota Tinggi MK : Manual Kualiti PK : Prosedur Kualiti AK : Arahan Kerja

A : Prosedur Utama S : Prosedur Sokongan Bahagian Pengurusan

Q : Prosedur Penambahbaikan Kualiti KK : Kesihatan Keluarga KE : Kesihatan Persekitaran SKK : Prosedur Sokongan Khusus ( Farmasi, Pengimejan, Makmal, Pencegahan Universal,Sisa-sisa Klinikal)


Page | 17 MS ISO 9001:2008

Manual Kualiti

Rajah 1. Hiraki dokumentasi MS ISO 9001:2008

Tanggungjawab Penerangan

Pegawai Kesihatan Daerah Kota Tinggi

Manual Kualiti (dokumen Polisi)

Dokumen menerangkan dasar-dasar Sistem Kualiti

Ketua Bahagian/ Jawatankuasa MS ISO 9001:2000

Prosedur-prosedur

Kualiti

Menerangkan siapa, bila, kenapa dan bagaimana dasar-dasar dilaksanakan

Semua anggota berkaitan

Arahan Kerja

Menerangkan bagaimana sesuatu kerja dijalankan dengan terperinci

Semua anggota berkaitan

Rekod kualiti

Bukti pelaksanaan

Dokumentasi Sistem Pengurusan Kualiti mengandungi:

a. Kenyataan dasar kualiti dan objektif kualiti b. Manual Kualiti c. Prosedur-prosedur kualiti yang diperlukan mengikut piawaian MS ISO

9001:2008 d. Dokumen-dokumen arahan kerja yang diperlukan oleh jabatan untuk

mempastikan perancangan, pelaksanaan, pemantauan dan penilaian proses serta kawalan proses adalah berkesan.

e. Rekod-rekod kualiti yang diperlukan oleh ISO 9001:2008


Page | 18 MS ISO 9001:2008

Manual Kualiti

4.2.2 Manual Kualiti PKD Kota Tinggi menyediakan dan mengekalkan Manual Kualiti. Manual Kualiti adalah dokumen tahap tertinggi yang menerangkan sistem Pengurusan Kualiti secara menyeluruh. Ianya meliputi:

a) Skop sistem pengurusan kualiti, termasuk justifikasi terhadap pengecualian.

b) Dasar kualiti dan objektif kualiti. c) Penjelasan urutan dan hubungkait di antara proses-proses yang

ada dalam sistem kualiti. Rujuk Rajah 2 di mukasurat sebelah dan penjelasannya diterangkan di mukasurat berikutnya.

d) Rujukan-rujukan kepada prosedur-prosedur yang didokumenkan.


Page | 19 MS ISO 9001:2008

Manual Kualiti

RAJAH 2: PROSES URUSAN PEJABAT KESIHATAN KOTA TINGGI

Utama Sokongan

Pem. Kesihatan Keluarga

Kl. Ibu Mengandung

Kl. Kanak-kanak

Kl./ Perancang keluarga

Kl. Pesakit Luar

Kaw. Penyakit

Pendaftaran

Ped. Kesihatan

Penilaian/ Pemeriksaan

Rawatan

Lawat Rumah

makmal

pengimejan

farmasi

tentukuran peralatan

Kebersihan Alam Sekitar

- Notifikasi kes - Penyiasatan kes - Kawalan penyalit - Pengawasan wabak - Pasukan kawalan - Kajian sanitasi - Penguatkuasaan

undang-undang

`

Aliran Maklumat

Aktiviti Tambah Nilai

INTERAKSI ANTARA PROSES-PROSES PEJABAT KESIHATAN KOTA TINGGI

TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN

Mesyuarat Jawatankuasa Pemandu Kualiti

Perancangan Program Kesihatan Awam

Mesyurata Kajian Semula Pengurusan

Keperluan Dokumentasi SPK -Manual Kualiti

-Prosedur Kualiti

PENGURUSAN SUMBER

Penyedian Belanjawan Tahunan

Perolehan bekalan perkhidmatan & kerja

Penyelenggaraan dan Pembaikan

PENGUKURAN ANALISA DAN

PENAMBAHBAIKAN

Audit Kualiti Dalaman

Tindakan Pembetulan dan Pencegahan

Kajian kepuasan pelanggan

Kajian rekod kualiti

Kawalan dokumen

Kawalan perkhidmatan yang tidak mematuhi keperluan

PENGHASILAN PERKHIDMATAN

K

E

P

U

A

S

A

N

P

E

L

A

N

G

G

A

N

K

E

P

E

R

L

U

A

N

P

E

L

A

N

G

G

A

N

PERKHIDMATAN

BERTERUSAN

DALAM SISTEM

KUALITI

S P K

KONTRAK REVIEW

INPUT PERKHIDMATAN

OUTPUT

KEPERLUAN & JANGKAAN

PIHAK BERKEPENTINGAN

KONTEKSA ORGANISASI


Page | 20 MS ISO 9001:2008

Manual Kualiti

Pejabat Kesihatan Kota Tinggi sentiasa mengutamakan pelanggan di dalam melaksanakan Sistem Pengurusan Kualiti ( SPK ). Rajah 2 mengambarkan bagaimana Pejabat Kesihatan Kota Tinggi mengawal proses dalam organisasi supaya dapat menepati kehendak pelanggan, membuat penilaian dan penambahbaikan secara berterusan ke atas proses-proses berkenaan supaya dapat membekalkan perkhidmatan yang berkualiti, memenuhi kehendak dan pengharapan pelanggan serta pihak yang berkepentingan. Aduan pelanggan dan keperluan pelanggan yang diterima akan disemak samada memenuhi kriteria perkhidmatan. Ini bagi memastikan organisasi mempunyai keupayaan untuk memenuhi keperluan-keperluan pelanggan ini dan memberi perkhidmatan kesihatan. Sekiranya perkhidmatan yang diminta tidak dapat diberi oleh organisasi, petugas perlu berhubung dengan pihak pengurusan atau merujuk pelanggan ke agensi yang berkaitan yang memberi perkhidmatan mengikut keperluan pelanggan. Apabila pelanggan telah memasuki SPK organisasi PKD Kota Tinggi, keperluan mereka dikenalpasti oleh anggota dan perkhidmatan kesihatan ditawarkan kepada pelanggan mengikut keperluan dan permintaan mereka. Sebagai contoh seorang pelanggan ibu hamil yang datang ke klinik kesihatan, mereka akan menjalani proses pendaftaran, pemeriksaan fizikal, pemeriksaan makmal, menerima pendidikan kesihatan, diberi suntikan imunisasi dan seterusnya diberi rawatan farmakologikal jika perlu. Sebelum pulang, ibu akan diberi tarikh temujanji. Sekiranya ibu tersebut mengalami masalah penyakit berjangkit seperti contohnya denggi/keracunan makanan, ibu akan dirujuk ke Unit Pesakit Luar. Di Unit Pesakit Luar, rawatan yang sepatutnya diberikan. Petugas Unit Pesakit Luar akan membuat notifikasi ke unit Kawalan Penyakit di Bahagian Kesihatan Persekitaran. Siasatan kes dan konteks dijalankan terhadap keluarga di tempat kediaman. Tindakan kawalan dan pencegahan bagi mengelakkan rebakan penyakit diambil. Promosi kesihatan diberi kepada keluarga dan masyarakat setempat. Lain-lain perkhidmatan yang diperlukan oleh pelanggan ditentukan dan dilaksanakan sebagaimana prosedur-prosedur kualiti yang telah diwujudkan. Pemantauan ke atas aktiviti perkhidmatan kesihatan tersebut dijalankan oleh ketua-ketua bahagian/unit melalui pencapaian sebenar sasaran yang telah ditetapkan atau objektif kualiti berbanding sasaran yang telah ditetapkan dan memastikan kerja dilaksanakan mengikut prosedur-prosedur kualiti yang telah diujudkan/keperluan standard MS ISO 9001:2008/ akta/perundangan/peraturan yang terpakai. Pengukuran, analisa dan penambahbaikan berterusan akan dibuat oleh anggota tertentu di unit-unit melalui analisa data yang berkala, aduan pelanggan dan hasil kajian kepuasan pelanggan. Aktiviti pembetulan dan pencegahan dijalankan mengikut prosedur-prosedur yang telah diujudkan. Audit Kualiti Dalaman dilaksanakan untuk memastikan kepatuhan SPK PKD Kota Tinggi dengan keperluan-keperluan MS ISO 9001:2008 dan menentukan samada sistem ini


Page | 21 MS ISO 9001:2008

Manual Kualiti

dapat dilaksanakan dan disenggara dengan berkesan. Pihak pengurusan akan membuat semakan berterusan terhadap kesesuaian adequacy (kecukupan) dan keberkesanan SPK dalam Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan mengikut kekerapan yang dirancang bagi membuktikan komitmen pihak pengurusan terhadap pembangunan perlaksanaan SPK dan tindakan mengekalkannya. Semakan ini akan mengenalpasti peluang-peluang penambahbaikan dan keperluan untuk menggubal SPK termasuk polisi dan objektif kualiti. Hasilnya sumber-sumber yang diperlukan akan dikenalpasti, dibekalkan dan dikekalkan. Untuk memastikan kepatuhan terhadap keperluan standard, bahagian pengurusan bersama dengan ketua-ketua unit bertanggungjawab untuk memastikan keperluan sumber tenaga, kemahiran dan latihan diberi kepada anggota yang melaksanakan aktiviti-aktiviti yang membabitkan kualiti perkhidmatan. Tindakan pembetulan dan pencegahan akan dilakukan secara sistematik mengikut infrastruktur organisasi. Persekitaran kerja juga akan dikenalpasti dan diurus mengikut kesesuaian bagi memastikan keselamatan dan kesihatan pekerja dijaga. Ini boleh dilakukan dengan membekalkan alat-alat perlindungan dan latihan-latihan kesedaran Interaksi dan pengurusan proses di atas adalah sebagai pendekatan proses dan metodologi PDCA ( Plan, Do, Check, Action ) digunapakai untuk melaksana dan mengekalkan SPK bagi penambahbaikan berterusan yang berkesan dan memastikan kepuasan pelanggan dengan memenuhi keperluan-keperluan pelanggan diambilkira dan di utamakan.

4.2.3 Kawalan Dokumen Prosedur-prosedur yang diwajibkan oleh piawaian MS ISO 9001:2008 dan prosedur kualiti urusan jabatan didokumenkan. Pejabat ini mewujudkan dan menyelenggara prosedur khas untuk mengawal semua dokumen-dokumen yang berkaitan dengan sistem pengurusan kualiti termasuk dokumen luar yang digunakan sebagai rujukan. Penerangan menganai kawalan dokumen ini adalah sebagaimana dalam dokumen berkaitan:- JOH-PKKT-PK-Q-06 Prosedur Kawalan Dokumen dan Data.


Page | 22 MS ISO 9001:2008

Manual Kualiti

4.2.4 Kawalan Rekod Kualiti Pejabat Kesihatan Daerah Kota Tinggi mewujudkan dan menyelenggarakan rekod yang telah didokumenkan bagi membuktikan bahawa SPK PKD Kota Tinggi yang telah dilaksanakan berkesan, memenuhi keperluan MS ISO 9001:2008 dan memenuhi keperluan dan kepuasan pelanggan serta peraturan dan undang-undang. Rekod kualiti juga digunakan untuk semakan/kajian semula aktiviti kualiti di jabatan ini. Keputusan tersebut akan digunapakai untuk tindakan pembetulan, pencegahan dan penambahbaikan. Pejabat Kesihatan Daerah Kota Tinggi memastikan semua rekod-rekod kualiti diselenggara dan dikawal melalui kaedah kaedah berikut:

a. cara penyimpanan b. tempoh simpanan c. lokasi rekod d. identifikasi rekod e. kemudahkesanan f. boleh dibaca

Di mana berkenaan rekod-rekod akan dibuat indeks dan dikelompokkan bagi memudahkan pencarian semula (retrievable). Kabinet fail, fail-fail, disket- disket dan lain-lain tempat penyimpanan rekod ditandakan dengan jelas. Rekod akan disimpan di tempat yang sesuai dan selamat. Bagi rekod-rekod yang disimpan dalam cakera keras (harddisk) atau disket, “back up” disediakan. Tempoh penyimpanan rekod-rekod kualiti ditentukan untuk setiap rekod seperti yang tercatit pada setiap prosedur kualiti.

Dokumen berkaitan: JOH-PKKT-PK-S-04 Prosedur Pengurusan Rekod Kualiti.

5. TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN. 5.1 ILTIZAM PENGURUSAN Pengurusan Pejabat Kesihatan Daerah Kota Tinggi menunjukkan iltizam mereka dalam pelaksanaan SPK dengan memastikan aktivti yang berikut dilakukan seperti yang dirancang;

a. Menggubal dan menghebahkan Polisi dan Objektif Kualiti Pejabat Kesihatan Daerah Kota Tinggi kepada semua ahli organisasi dari masa ke semasa.

b. Berkomunikasi dengan semua anggota organisasi tentang kepentingan mengenalpasti dan memenuhi kehendak pelanggan serta mematuhi keperluan perundangan dan peraturan.

c. Memantau prestasi pelaksanaan semua proses dengan Objektif Kualiti yang ditentukan untuk aktiviti utama.

d. Mengadakan audit dalaman.


Page | 23 MS ISO 9001:2008

Manual Kualiti

e. Melaksanakan kajian semula pengurusan. f. Memastikan sumber yang mencukupi dikekalkan untuk melaksanakan semua proses aktiviti.

5.2 TUMPUAN KEPADA PELANGGAN Pejabat Kesihatan Daerah Kota Tinggi adalah prihatin terhadap keperluan dan ekspektasi pelanggannya dan akan sentiasa memberi perhatian ke atas semua aduan, cadangan dan maklumbalas daripada pelanggan. Satu prosedur kualiti iaitu Prosedur Pengendalian Aduan Awam(JOH-PKKT-PK-Q-08 ) disediakan bagi mempastikan proses maklumbalas berjalan dengan lancar. Maklumbalas dari pelanggan mengenai perkhidmatan yang diberi juga boleh diperolehi daripada kajian kepuasan pelanggan.

5.3 DASAR KUALITI Pejabat Kesihatan Daerah Kota Tinggi telah menggubal Dasar Kualiti Pejabat Kesihatan Daerah seperti di bahagian 2.5.3 Bagi memastikan Dasar Kualiti direalisasikan dasar ini akan dihebahkan kepada semua lapisan anggota dalam organisasi. Sekiranya perlu Dasar Kualiti ini akan dikaji semula dari masa ke semasa mengikut kesesuaian.

5.4 PERANCANGAN

5.4.1 OBJEKTIF KUALITI

Rujuk bahagian 2.5.4 Pengurusan PKD Kota Tinggi memastikan prosedur kualiti yang terlibat dalam proses perancangan, pelaksanaan, pemantauan dan penilaian perkhidmatan kesihatan mempunyai objektif kualiti yang boleh diukur dan pencapaiannya dipantau 5.4.2 PERANCANGAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI

Pengurusan atasan Pejabat Kesihatan Daerah Kota Tinggi merancang dan mengawal sistem pengurusan kualiti dengan menyediakan dokumen sistem kualiti yang diluluskan oleh Pegawai Kesihatan Daerah Kota Tinggi seperti Manual Kualiti, prosedur kualiti dan arahan kerja serta semua dokumen rujukan. Pengurusan atasan juga mengenalpasti, merancang dan mengawal sumber-sumber yang diperlukan bagi perlaksanaan perkhidmatan seperti keupayaan ahli anggota, sumber kewangan dan infrastruktur. Pada masa yang sama setiap peringkat pengurusan PKD Kota Tinggi turut terlibat dalam perancangan pengurusan SPK melaui saluran seperti mesyuarat unit/bahagian.


Page | 24 MS ISO 9001:2008

Manual Kualiti

Pengurusan PKD Kota Tinggi memastikan perancangan tersebut dijalankan hingga ke akhir perlaksanaan melalui pemantauan rekod-rekod kualiti yang sentiasa disenggara. Sekiranya terdapat perubahan di dalam SPK , kekukuhan SPK di kekalkan dan ini dirujuk di dalam Prosedur Kawalan Dokumen dibawah Dokumen berkaitan: JOH-PKKT-PK-Q-07 : Prosedur Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan JOH-PKKT-PK-Q-02 : Prosedur Audit kualiti Dalaman JOH-PKKT-PK-Q-01 : Prosedur Pengurusan Latihan

5.5 TANGGUNGJAWAB, KUASA & KOMUNIKASI. 5.5.1 Tanggungjawab dan Kuasa.

Tugas, tanggungjawab dan kuasa anggota ditunjukkan di dalam carta organisasi, senarai tugas, surat lantikan, fail meja dan arahan kerja. Tanggungjawab dan kuasa ini dimaklumkan kepada semua anggota berkaitan.

5.5.2 Wakil Pengurusan.

Pegawai Kesihatan Daerah Kota Tinggi melantik Pegawai Perubatan & Kesihatan UD54 sebagai Wakil Pengurusan yang mempunyai tanggungjawab dan bidang kuasa untuk:

Memastikan sistem pengurusan kualiti yang diujudkan, diurus, dilaksana, diselaras, dipantau dan dinilai serta ditambahbaikkan secara berterusan.

Merancang dan melaksana program latihan/kesedaran tentang keperluan pelanggan di kalangan semua anggota organisasi secara menyeluruh.

Melaporkan kepada pengurusan atasan (yang meliputi Pegawai Kesihatan Daerah, Ketua bahagian/ketua unit) tentang prestasi perlaksanaan sistem kualiti dari aspek pencapaian semua objektif kualiti, penemuan audit kualiti dalaman dan keperluan penambahbaikan.

Menyelaras mesyuarat kajian semula pengurusan secara berkala.

Mengkoordinasikan perhubungan dengan pihak luar dalam hal berkaitan dengan sistem kualiti dan pendaftaran MS ISO 9001:2008.

Dalam ketiadaan Wakil Pengurusan ,AJK ISO tertinggi yang lain akan

membantu Wakil Pengurusan dalam memastikan keberkesanan perlaksanaan SPK jabatan.


Page | 25 MS ISO 9001:2008

Manual Kualiti

5.5.3 Komunikasi Dalam Organisasi Pihak pengurusan mementingkan komunikasi dalaman yang berkesan bagi menyebarkan maklumat kepada semua lapisan ahli anggota di dalam organisasi berkaitan dengan misi, visi, piagam pelanggan, objektif organisasi, nilai-nilai murni organisasi, dasar kualiti, objektif kualiti, keperluan mengetahui dan memenuhi kepuasan pelanggan, keperluan mematuhi peraturan dan undang-undang, pencapaian dan pengiktirafan kejayaan jabatan dan lain-lain perkara berkaitan pengendalian sistem pengurusan kualiti melalui salah satu atau lebih cara di bawah akan digunapakai:

dialog, taklimat dan perjumpaan dengan ahli anggota

peti cadangan

maklumbalas dari ahli angota

majlis sambutan hari-hari khas jabatan seperti sambutan hari raya, hari keluarga dan sebagainya.

papan kenyataan

surat pekeliling atau memo

buletin jabatan

mesyuarat pagi, mesyuarat bulanan

perhimpunan pagi

Mesyuarat kajian semula pengurusan Setiap unit/bahagian di Pejabat Kesihatan Daerah Kota Tinggi adalah saling berinteraksi secara berterusan dan berkala agar objektif-objektif yang telah ditetapkan dapat dicapai dengan lebih berkesan.

5.6 KAJIAN SEMULA PENGURUSAN

5.6.1.1 Am Pengurusan atasan akan mengkaji semula Sistem Pengurusan Kualiti secara berkala. Tujuannya adalah untuk memastikan kesesuaian yang berterusan , kecukupan ( adequacy ) dan keberkesanan Sistem Pengurusan Kualiti. Kajian Semula termasuk menilai : i. Peluang untuk penambahbaikan ii. Keperluan untuk perubahan kepada Sistem Pengurusan Kualiti Dokumen berkaitan:

JOH-PKKT-PK-Q-07 Prosedur Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan

5.6.1.2 Input Kajian Semula Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan PKD Kota Tinggi dilakukan sekali setahun ( antara suku tahun pertama dan suku tahun ketiga ) untuk menilai keberkesanan Pengurusan Sistem Kualiti. Mesyuarat ini dipengerusikan oleh Pegawai Kesihatan Daerah Kota Tinggi atau Wakil Pengurusan dan dihadiri oleh kesemua ahli jawatankuasa Pengurusan Kualiti Pejabat Kesihatan Daerah Kota Tinggi.


Page | 26 MS ISO 9001:2008

Manual Kualiti

Mesyuarat ini membincangkan agenda-agenda berikut :

i. Penemuan audit ii. Maklumbalas aduan pelanggan iii. Kajian kepuasan Pelanggan iv. Prestasi perkhidmatan dan kawalan perkhidmatan yang tidak mematuhi

keperluan. v. Status tindakan pembetulan / penambahbaikan. vi. Status tindakan pencegahan. vii. Perubahan yang boleh membawa kesan kepada Sistem Pengurusan

Kualiti. Viii Tindakan susulan daripada Kajian Semula Pengurusan yang terdahulu ix. Pencapaian objektif kualiti.

Keputusan yang dibuat di dalam mesyuarat ini diminitkan dan Wakil Pengurusan bertanggungjawab untuk memastikan tindakan susulan ke atas keputusan ini dilaksanakan sewajarnya.

Dokumen berkaitan ; JOH-PKKT-PK-Q-07 : Prosedur Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan JOH-PKKT-PK-Q-08 : Prosedur Pengurusan Aduan Awam JOH-PKKT-PK-Q-03 : Prosedur Tindakan Pembetulan JOH-PKKT-PK-Q-04 : Prosedur Tindakan Pencegahan

5.6.2 5.6.3 Output Kajian Semula.

Kajian Semula Pengurusan merumuskan tindakan-tindakan berkaitan dengan peningkatan proses sistem pengurusan kualiti seperti:

Dasar kualiti (sama/dikaji semula/tukar baru)

Objektif kualiti (sama/dikaji semula/tukar baru)

Perancangan untuk meningkatkan keberkesanan SPK dan proses teras (utama)

Perancangan pihak pengurusan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan, termasuk tindakan pembetulan, pencegahan dan penambahbaikan.

Kajian Semula juga mengenalpasti sumber yang diperlukan untuk melaksanakan tindakan-tindakan ini. Keputusan daripada Kajian Semula Pengurusan akan didokumentasikan dalam minit mesyuarat . Dokumen berkaitan:

JOH-PKKT-PK-Q-07 : Prosedur Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan JOH-PKKT-PK-Q-08 : Prosedur Pengaduan Awam


Page | 27 MS ISO 9001:2008

Manual Kualiti

JOH-PKKT-PK-Q-03 : Prosedur Tindakan pembetulan JOH-PKKT-PK-Q-04 : Prosedur Tindakan Pencegahan

6. PENGURUSAN SUMBER

6.1 Bekalan Sumber

PKD Kota Tinggi menentukan dan menyediakan sumber-sumber yang diperlukan mencukupi untuk penyelenggaraan dan penambahbaikan SPK secara berterusan erta memenuhi keperluan pelanggan. Bagi meningkatkan kepuasan hati pelanggan, sistem kualiti yang dibangunkan diselaras dan dikemaskini untuk memastikan semua keperluan pelanggan dipenuhi. Sumber tersebut termasuk:- a) Sumber manusia :

PKD Kota Tinggi menempatkan kakitangan yang berkebolehan dan terlatih dalam bidang yang sesuai untuk mengurus, menyelia, mengawas dan menjalankan tugas supaya kualiti perkhidmatan terpelihara. Kelayakkan dan latihan bagi kakitangan adalah mengikut keperluan tugas dan dasar kerajaan yang masih berkuatkuasa.

b) Belanja mengurus c) Kemudahan fizikal, peralatan dan persekitaran kerja d) Maklumat

Pejabat Kesihatan Kota Tinggi mengemukakan permohononan sumber tenaga manusia, kewangan dan peralatan melalui prosedur yang ditetapkan dalam Rancangan Malaysia, Anggaran Belanja Mengurus, projek khas dan keperluan perkhidmatan semasa. Permohonan adalah mengikut kehendak peratruran, surat pekeliling dan dokumen berkaitan: 6.2 Sumber Manusia Pihak pengurusan PKD Kota Tinggi memastikan semua anggota dalam organisasi mempunyai kompetensi (pengetahuan, kemahiran dan menunjukkan prestasi kerja) yang sesuai dengan tugas-tugasnya bagi mencapai hasil yang ditetapkan bagi sesuatu kerja itu. 6.2.1 Am Pihak pengurusan Pejabat Kesihatan Kota Tinggi memastikan ahli anggotanya mempunyai kepakaran melalui pendidikan, latihan, kemahiran dan pengalaman yang sesuai bagi menjalankan sesuatu kerja. Pejabat Kesihatan Kota Tinggi mempunyai anggota pelbagai kategori jawatan seperti Pengurusan dan Professional iaitu Pegawai Kesihatan Daerah, Pakar Perubatan Keluarga, Pegawai Perubatan, dan Kesihatan dan Kumpulan Pelaksana seperti


Page | 28 MS ISO 9001:2008

Manual Kualiti

Penolong Pegawai Perubatan, Jururawat Kesihatan, Pembantu Farmasi, Juruteknologi Makmal, Penolong Pegawai Kesihatan Persekitaran , Jururawat Masyarakat, Pembantu Perawatan Kesihatan, Pembantu Kesihatan Awam, Pembantu Tadbir, Pekerja Rendah Awam dan Pembantu Operasi. 6.2.2 Keupayaan (Kompeten),Kesedaran dan Latihan Pihak pengurusan Pejabat Kesihatan Kota Tinggi bertanggungjawab mengenalpasti kepakaran setiap anggota dan menempatkan anggota yang sesuai dengan kepakaran masing-masing berdasarkan kepada kemahiran, kelayakan dan pengalaman. a) Semua keperluan kompentesi anggota setiap perjawatan adalah mengikut Sistem

Saraan Malaysia. Keupayaan anggota dimanfaatkan secara optimum melalui amalan kerja berpasukan. Latihan yang bersesuaian akan diberi kepada anggota Pejabat Kesihatan Kota Tinggi untuk membantu meningkatkan pengetahuan, kemahiran dan kerjaya mereka mengikut tugas masing-masing. Semua anggota perlu memberi maklumbalas kepada ketua unit/penyelia mengenai latihan yang telah dijalani.

b) Penilaian kebolehan anggota setelah latihan diberikan akan dinilai oleh

Penyelia/Ketua Unit/Ketua Bahagian melalui borang penilaian latihan. Pihak pengurusan menilai prestasi anggota melalui penilaian prestasi mengikut sasaran kerja tahunan/ laporan penyelia/ laporan ketua unit untuk mengenalpasti kemahiran anggota. Ahli anggota yang menunjukkan prestasi yang baik diberikan pengiktirafan. Jika prestasi tidak memuaskan, tindakan mempertingkatkan prestasi akan diambil.Jika anggota masih lagi tidak dapat mencapai tahap prestasi seperti yang ditetapkan beliau boleh disingkirkan daripada perkhidmatan awam. Pihak pengurusan memastikan ahli anggota diberi kesedaran mengenai kepentingan tugas-tugasnya dalam menyumbang kepada pencapaian objektif kualiti melalui kaedah formal /tak formal seperti perhimpunan pagi, Hari Q, gotong royong, surat edaran dan lain-lain aktiviti jabatan. Semua rekod-rekod akademik, kelayakan, latihan, kemahiran dan pengalaman dan penilaian diselenggara dan disimpan dengan baik dan selamat. Dokumen berkaitan: JOH-PKKT-PK-Q-01 Prosedur Pengurusan Latihan 6.3 Infrastruktur Pihak pengurusan Pejabat Kesihatan Kota Tinggi menyediakan kemudahan fizikal (tempat, ruang kerja dan kemudahan lain yang berkaitan) yang berpatutan disenggara dan memastikan infrastruktur tersebut dalam keadaan baik, selamat dan sesuai bagi angota menjalankan tugas. Keselamatan, keselesaan dan keharmonian anggota jabatan juga diambil berat. Pihak pengurusan Pejabat Kesihatan Kota Tinggi(PKDKT) memastikan bangunan pejabat, semua klinik kesihatan dan klinik desa disediakan perabut, peralatan pejabat,


Page | 29 MS ISO 9001:2008

Manual Kualiti

(software dan hardware) juga kemudahan sokongan seperti pengangkutan dan komunikasi dengan mencukupi dan bersesuaian melalui proses perolehan yang mengikut prosedur dan peraturan yang telah ditetapkan. Perabut dan peralatan akan disenggara dengan terancang dan secara berkala. Dokumen berkaitan:- JOH-PKKT-PK-S-03: Prosedur Perolehan JOH-PKKT-PK-S-05: Prosedur Penyelenggaraan Kenderaan JOH-PKKT-PK-S-02: Prosedur Penyelenggaraan Aset Alih Kerajaan 6.4 Persekitaran Kerja

Pihak pengurusan PKDKT mewujudkan suasana kerja sesuai bagi memenuhi keperluan kualiti perkhidmatan seperti ruang pejabat, ruang menunggu dan sebagainya serta menggalakkan pengujudan suasana harnoni, saling bantu membantu antara satu sama lain dengan cara menerapkan dan menggalakkan kerja berpasukan, mengamalkan sikap penyayang dan profesionalisma seperti yang ditekankan dalam budaya korporat Kementerian Kesihatan Malaysia.Mulai bulan September 2013 pihak pengurusan PKDKT telah memulakan langkah untuk pensijilan 5S. Polisi dan Dasar 5s bagi Pejabat Kesihatan Kota Tinggi telah dibangunkan untuk panduan semua anggota. (Rujuk Lampiran Dasar 5S) . Selain itu pihak pengurusan juga menerapkan nilai-nilai murni kepada semua anggota melalui taklimat, perhimpunan, kursus, mesyuarat, memo, surat pekeliling dan sebagainya. Anggota yang telah menunjukkan prestasi kerja yang baik, diiktiraf dan diberi penghargaan melalui pujian secara terbuka dalam mesyuarat, majlis-majlis jabatan, Anugerah Khidmat Cemerlang, diberi peluang mengikuti kursus dan seminar dan sijil-sijil penghargaan. Pada masa yang sama, tindakan pembetulan dan pencegahan serta penambahbaikan akan dilaksanakan jika ada sebarang gangguan kepada persekitaran kerja (contohnya aduan, maklumbalas atau cadangan penambahbaikan). Dokumen berkaitan: JOH-PKKT-PK-Q-08 : Prosedur Pengaduan Awam JOH-PKKT-PK-Q-03 : Prosedur Tindakan pembetulan 7. PROSES PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN

7.1 Perancangan Bagi Penyampaian Perkhidmatan Kepada Pelanggan

Pihak pengurusan dan anggota-anggota Pejabat Kesihatan Kota Tinggi mengenalpasti proses yang diperlukan untuk menyampaikan perkhidmatan kepada pelanggan selaras dengan keperluan proses sistem pengurusan kualiti jabatan. Dalam merancang bagi menyampaikan perkhidmatan melalui proses utama, semua anggota terlibat menentukan:


Page | 30 MS ISO 9001:2008

Manual Kualiti

Objektif kualiti dan keperluan perkhidmatan

Keperluan dokumen, prosedur dan sumber untuk sesuatu perkhidmatan

Rekod yang berkaitan dengan penyampaian perkhidmatan diselenggara dan disimpan.

Pihak pengurusan merancang penyampaian perkhidmatan Kesihatan Awam di PKD Kota Tinggi berdasarkan pengenalpastian keperluan iaitu :-

Berdasarkan pencapaian prestasi organisasi tahun sebelumnya berbanding sasaran yang diberikan oleh Kementerian Kesihatan/Pejabat Pengarah Kesihatan Negeri Johor (JKNJ) sejajar dengan agihan kewangan yang diberikan. Ini dikenali sebagai perjanjian program tahunan. Pada masa-masa tertentu, permohonan tambahan dipohon jika diperlukan. Selain dari kewangan, sumber tenaga manusia juga dijadikan asas bagi perancangan.

Berdasarkan analisa situasi perkhidmatan kesihatan di kawasan operasi yang berasaskan keperluan dan kehendak masyarakat .

Pelaksanaan aktiviti kesihatan awam juga perlu mematuhi Arahan Perbendaharaan, Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam, manual kualiti prosedur kerja, arahan kerja dan lain-lain garispanduan yang telah ditetapkan.

Pelan tindakan bagi aktiviti-aktiviti utama kesihatan awam disediakan dan diselaraskan. Pihak pengurusan memantau perkhidmatan yang dijalankan melalui penganalisaan data dan maklumat serta lawatan ke lokasi. Langkah ini dilaksanakan secara berkala. Penilaian pencapaian aktiviti kesihatan awam dilakukan secara berterusan. Kelemahan-kelemahan atau punca masaalah akan dikenalpasti dan dibuat penyiasatan sekiranya tidak mencapai sasaran. Tindakan pembetulan, pencegahan dan penambahbaikan dilaksanakan dan keberkesanannya dinilai. Rekod yang berkaitan dengan penghasilan penyampaian perkhidmatan kesihatan disenggara dan disimpan dengan baik. Output dari perancangan tersebut adalah dalam prosedur kualiti yang berkaitan.


Page | 31 MS ISO 9001:2008

Manual Kualiti

7.2 Proses – Proses Yang Berkaitan Dengan Pelanggan.

7.2.1 Organisasi akan menentukan keperluan perkhidmatan yang hendak

disampaikan : a. Keperluan pelanggan dikenalpasti melalui pertanyaan secara terus, kajian kepuasan pelanggan, aduan pelanggan, peti cadangan dan maklumbalas pelanggan. Borang-borang sebut harga disediakan secukupnya dan dihebahkan. Di mana perlu lawatan susulan / lawatan rumah perlu dijalankan di setiap unit. b. Kajian Piagam Pelanggan akan disediakan oleh organisasi. c. Keperluan yang tidak dinyatakan oleh pelanggan tetapi di fikirkan perlu akan diberikan. Contohnya jadual klinik, Piagam Pelanggan, pelan lakar dan tunjuk arah disediakan.

d. Perkhidmatan yang perlu mematuhi undang-undang / peraturan / akta dikenalpasti dan diberitahu kepada pelanggan sekiranya perlu. Ianya dijadikan rujukan dari masa ke masa.

7.2.2 Semakan Semula Ke Atas Keperluan-keperluan Perkhidmatan Yang

Hendak Disampaikan. Pihak pengurusan Pejabat Kesihatan Kota Tinggi menyemak semula perkhidmatan yang akan diberikan jika terdapat sebarang perubahan kepada keperluan pelanggan dan akan diselesaikan mengikut keupayaan unit/bahagian yang terlibat. Keperluan berkaitan dengan perkhidmatan akan disemak sebelum perkhidmatan diberikan. Ini adalah untuk memastikan:- a. Keperluan perkhidmatan dijelaskan dengan terperinci. b. Sebarang perbezaan terhadap sesuatu ketetapan yang dilaksanakan

akan dimaklumkan kepada pelanggan samada secara bertulis atau lisan mengikut kesesuaian:

Pihak pengurusan Pejabat Kesihatan Daerah Kota Tinggi mendokumenkan semua prosedur yang melibatkan semakan kontrak terhadap kehendak pelanggan.

Setiap permohonan yang diterima disemak terlebih dahulu dan hanya permohonan yang dapat dipenuhi sahaja diproses. Bagi Program Kesihatan Awam Daerah, semakan kontrak ini dilakukan dengan meneliti kehendak-kehendak orang awam melalui Kementerian Kesihatan Malaysia sebelum perkhidmatan ini diberikan. Perancangan dibuat untuk memastikan keperluan pelanggan dapat dipenuhi. Sekiranya perkhidmatan yang diminta tidak dapat dipenuhi, rujukan akan dibuat


Page | 32 MS ISO 9001:2008

Manual Kualiti

kepada pihak atasan yang bertanggungjawab untuk tindakan selanjutnya.

Dalam menjalankan aktiviti Pembangunan Kesihatan Keluarga, Kawalan Penyakit & Kesihatan Environmen dan Promosi Kesihatan, semakan kontrak dijalankan dengan meneliti butir-butir pelanggan dan bertanyakan secara terus akan keperluan pelanggan untuk memastikan kehendak mereka dapat dipenuhi oleh perkhidmatan yang disediakan. Sekiranya perkhidmatan yang diminta tidak dapat dipenuhi, penjelasan akan diberikan. Pihak atasan yang bertanggungjawab akan dirujuk untuk tindakan selanjutnya. Semakan atau penerimaan sesuatu permohonan dibuktikan dengan cop / tandatangan anggota yang bertanggungjawab.

Sebarang pindaan terhadap sesuatu perjanjian yang dilakukan, akan dimaklumkan kepada pelanggan samada secara bertulis atau lisan mengikut kesesuaian.

Rekod berkenaan dengan semua pindaan dan cadangan akan disimpan. c. Organisasi mampu memenuhi setiap keperluan perkhidmatan yang

dikenalpasti Rekod berkenaan dengan semua pindaan dan tindakan yang diambil diselenggara dan disimpan.

7.2.3 Komunikasi Dengan Pelanggan. Pihak pengurusan Pejabat Kesihatan Kota Tinggi memastikan saluran komunikasi yang berterusan diwujudkan antara pelanggan dan anggota jabatan. Maklumat mengenai proses utama, maklumat perkhidmatan, pertanyaan, pengendalian kontrak dan tempahan atau penyelenggaran pesanan termasuk pindaan serta maklumbalas/aduan pelanggan dilaksanakan melalui: a. Maklumat perkhidmatan melalui papan iklan, piagam pelanggan dan

poster. b. Pertanyaan pelanggan melalui kaunter pertanyaan/telefon c. Maklumbalas pelanggan melalui kajian kepuasan pelanggan dan peti

cadangan. 7.3 Rekabentuk dan Pembangunan Proses.

Klausa ini tidak berkaitan kerana: a. Organisasi tidak terlibat dalam rancangan rekabentuk dan

perkembangan yang berkaitan dengannya. b. Jabatan ini hanya terlibat dalam melaksanakan polisi-polisi yang telah

ditetapkan oleh Kementerian Kesihatan Malaysia.


Page | 33 MS ISO 9001:2008

Manual Kualiti

7.4 Perolehan.

7.4.1 Proses Perolehan Pihak pengurusan Pejabat Kesihatan Daerah Kota Tinggi mewujudkan dan menyelenggara prosedur yang telah didokumenkan untuk memastikan produk dan perkhidmatan yang diperolehi dari pembekal adalah memenuhi kehendak perolehan sebagaimana yang ditetapkan. Semua dasar pembelian dan perolehan adalah mengikut arahan Perbendaharaan dan Pekeliling-pekeliling serta Surat-surat Pekeliling Perbendaharaan yang terkini. Pihak pengurusan Pejabat Kesihatan Daerah Kota Tinggi menilai dan memilih pembekal berdasarkan kepada keperluan organisasi. Kriteria pemilihan, penilaian dan penilaian semula diujudkan dan ditetapkan serta rekod-rekod berkaitan disenggara dan disimpan. Pembekal yang dipilih adalah berdasarkan kepada senarai pembekal yang diluluskan dan berdaftar dengan Kementerian Kewangan. Prestasi pembekal ini dipantau supaya mutu barangan serta perkhidmatan mereka sentiasa konsisten dan menepati keperluan perolehan. Penilaian pembekal dilakukan sebelum sesuatu kerja ditawarkan. Penilaian dibuat berdasarkan rekod prestasi lama kontraktor yang menawarkan perkhidmatan yang sama. Pejabat Kesihatan Daerah Kota Tinggi sentiasa menilai prestasi pembekalnya dari masa ke semasa. Pembekal yang dapat membekalkan peralatan atau perkhidmatan yang baik dengan harga yang berpatutan akan dikekalkan.

Dokumen berkaitan : JOH-PKKT-PK-S-03: Prosedur Perolehan

7.4.2 Maklumat Perolehan

Pihak pengurusan Pejabat Kesihatan Kota Tinggi memastikan maklumat perolehan disediakan lengkap dan jelas terlebih dahulu sebelum perolehan dibuat. Ini meliputi:- a) keperluan pembelian yang diluluskan b) diuruskan oleh personel yang berkelayakan dan dilantik. c) menepati sistem pengurusan kualiti (Arahan Perbendaharaan) Data-data yang terkandung didalam dokumen-dokumen di atas merangkumi kehendak-kehendak pejabat Kesihatan Daerah, kriteria kelayakan, harga dan tempoh penyerahan. Semua dokumen yang berkaitan dengan proses perolehan diluluskan oleh Pegawai Kesihatan Daerah atau pegawai yang diberikuasa sebelum diserahkan kepada pembekal.


Page | 34 MS ISO 9001:2008

Manual Kualiti

Spesifikasi bekalan dan perkhidmatan yang dikehendaki dijelaskan dalam dokumen berikut: a) Pesanan tempatan / inden kerja b) Spesifikasi kerja. c) Dokumen sebutharga. d) Dokumen tender. e) Letter of indent.

Rekod perolehan disimpan dan disenggara. Dokumen yang berkaitan: JOH-PKKT-PK-S-03: Prosedur Perolehan 7.4.3 Verifikasi ke atas bahan yang diperolehi

Anggota Pejabat Kesihatan Daerah Kota Tinggi sentiasa memastikan setiap bekalan atau perkhidmatan yang dibekalkan oleh pembekal akan disahkan sempurna dan memenuhi spesifikasi yang ditetapkan semasa penerimaan. Pengesahan penerimaan ini akan dicatat diborang pesanan tempatan atau didalam borang penilaian yang disediakan. Sekiranya barangan tidak memenuhi spesifikasi yang telah ditetapkan, tindakan yang sewajarnya diambil dengan pihak pembekal. Di mana perlu, anggota Pejabat Kesihatan Daerah Kota Tinggi akan melakukan pemeriksaan di premis pembekal untuk memastikan bekalan yang dibekalkan memenuhi spesifikasi dan rekod-rekod disimpan. Kaedah verifikasi di premis pembekal oleh anggota yang dipertanggungjawabkan dinyatakan di dalam maklumat perolehan. Dokumen yang berkaitan: JOH-PKKT-PK-S-03 :Prosedur Perolehan

7.5 Proses penyediaan pemberian perkhidmatan

7.5.1 Kawalan ke atas Proses penyediaan pemberian perkhidmatan Pejabat Kesihatan Daerah Kota Tinggi memastikan bahawa semua aktiviti di bawah proses utama dirancang dan dijalankan di dalam keadaan yang terkawal untuk menjamin kualiti. Kaedah kawalan proses merangkumi satu atau lebih dari perkara dibawah:-

a) Menyediakan maklumat tentang ciri-ciri perkhidmatan yang disediakan melalui prosedur-prosedur yang didokumenkan. Pelaksanaan proses dipastikan mematuhi dasar, peraturan atau undang-undang yang berkaitan dan berpandukan kepada prosedur-prosedur kualiti berkaitan yang telah diluluskan.


Page | 35 MS ISO 9001:2008

Manual Kualiti

b) Mewujudkan arahan-arahan kerja yang mencukupi

c) Aktiviti-aktiviti bagi setiap proses utama dijalankan dengan menggunakan

peralatan-peralatan yang sesuai.

d) Menyediakan kaedah atau alat untuk memantau dan menilai

e) Melaksanakan kaedah pemantauan dan pengukuran yang disediakan

f) Menyediakan khidmat susulan selepas perkhidmatan diberi

Aktiviti-aktiviti bagi setiap proses utama dilaksanakan oleh anggota terlatih mengikut kepakaran yang diperlukan dan latihan diberi dari masa ke semasa mengikut keperluan. Dokumen yang berkaitan: JOH-PKKT-PK-AKK-01 JOH-PKKT-PK-AKK-02 JOH-PKKT-PK-AKK-03

Prosedur Pengendalian Ibu hamil di KK dan KD Prosedur Pengendalian Klinik Perancang Keluarga Prosedur Pengendalian Pemeriksaan Kanak-kanak.

JOH-PKKT-PK-AKK-04 JOH-PKKT-PK-AKK-05

Prosedur Pengendalian Pesakit luar di Klinik Kesihatan Prosedur Panggilan Ambulan di Klinik Kesihatan

JOH-PKKT-PK-SKK-01 Prosedur Pendispensan ubat-ubatan di famasi Klinik Kesihatan

JOH-PKKT-PK-SKK-02 Prosedur Pengendalian ujian makmal di KK

JOH-PKKT-PK-SKK-03 Prosedur Pengimejan dan Diagnostik di KK


Page | 36 MS ISO 9001:2008

Manual Kualiti

7.5.2 Pengesahan (Validasi) proses penyediaan dan penyampaian perkhidmatan kepada pelanggan.

Pejabat Kesihatan Daerah Kota Tinggi akan mengesahkan mana-mana proses perkhidmatan dimana hasilnya hanya akan diketahui selepas perkhidmatan diberi contohnya pemberian ubat Penicillin, pemberian vaksin campak di mana komplikasi alahan hanya akan diketahui selepas ubat/vaksin diberikan.

Pengesahan yang dilaksanakan perlu menunjukkan keupayaan proses-proses tersebut mencapai keputusan sebagaimana dirancang. Pejabat Kesihatan Daerah Kota Tinggi mengujudkan prosedur-prosedur termasuk (di mana perlu):-

a) mengenalpasti kriteria minima untuk mengkaji dan menerima proses-

proses tersebut. Contohnya Suhu badan bayi tidak melebihi 37.5 C sebelum pelalian diberi.

b) Personel adalah terlatih dan peralatan yang digunakan telah diluluskan. c) Menggunakan kaedah dan prosedur khusus d) Rekod-rekod disimpan dan

e) Memberi arahan untuk memberi maklumbalas selepas perkhidmatan

dilaksanakan – contoh: setelah memberi suntikan, pelanggan diminta untuk datang semula ke klinik sekiranya timbul masalah.

7.5.3 Identifikasi dan Kemudahkesanan Pihak pengurusan PKD Kota Tinggi memastikan:-

a. Semua aktiviti yang dijalankan dalam pemberian perkhidmatan diberi nama sebagai identifikasi dan kemudahkesanan seperti aktiviti pendaftaran, pemeriksaan, pemeriksaan makmal, rawatan serta pemberian ubat (bagi aktiviti Pembangunan Kesihatan Keluarga) dan aktiviti kawalan penyakit berjangkit, kawalan mutu makanan, kawalan mutu air minum, penguatkuasaan dan sebagainya ( bagi aktiviti Kesihatan Environmen).

b. Setiap spesimen makmal yang diambil dari pelanggan untuk dijalankan ujian akan dilabelkan.

c. Semua ubat-ubatan dilabel, diberi nombor batch dan dikenalpasti tarikh luput.

d. Semua pelanggan yang datang mendapat rawatan atau perkhidmatan di klinik didaftarkan mengikut nombor kad pengenalan mereka. Setiap rawatan yang diberikan, keputusan akan dicatitkan di dalam kad rawatan.

e. Bagi aktiviti kesihatan Environmen, setiap tindakan yang dilaksanakan dicatiitkan di dalam borang, atau laporan yang ditetapkan dan disimpan di dalam fail.

f. Semua asset yang diperolehi diberi kod dan didaftarkan sebagaimana arahan dalam Arahan Perbendaharaan terkini.

g. Semua dokumen SPK PKD Kota Tinggi diberi kod dan nombor dokumen serta disediakan senarai edaran untuk identifikasi dan kemudahkesanan.


Page | 37 MS ISO 9001:2008

Manual Kualiti

h. Semua fail didaftarkan dan diberi nombor fail. i. Infrastruktur yang digunakan diberikan nama yang tertentu.

Dokumen berkaitan:- JOH-PKKT-PK-SKK-02 : Prosedur pengendalian ujian makmal JOH-PKKT-PK-S-04 : Prosedur Pengurusan Rekod Kualiti. JOH-PKKT-PK-Q-06 ; Prosedur kawalan dokumen dan data

7.5.4 Harta hakmilik Pelanggan.

Pihak pengurusan Pejabat Kesihatan Daerah Kota Tinggi memastikan anggotanya menjaga harta hakmilik pelanggan yang diterima dan dibawah tanggungjawabnya. Produk/barangan/sample/dokumen yang dibekalkan oleh pelanggan akan dikenalpasti, direkod, dijaga dan dan dipastikan selamat sewaktu dibawah kawalan atau digunakan oleh jabatan. Kerahsiaannya dijamin jika perlu. Jika harta hakmilik pelanggan ini hilang, rosak atau tidak boleh digunakan lagi, ia akan dilaporkan kepada pelanggan. Contoh harta hakmilik pelanggan ini adalah seperti sampel darah, sampel kahak, urin yang akan dikembalikan semula kepada pelanggan dalam bentuk keputusan hasil ujian makmal. Rekod berkaitan dengan ini diselenggara dan disimpan. Dokumen berkaitan: JOH-PKKT-PK-SKK-02 : Prosedur pengendalian ujian makmal

7.5.5 Pemuliharaan Pihak pengurusan Pejabat Kesihatan Daerah Kota Tinggi berusaha memastikan perkhidmatan yang diberikan kepada pelanggan dipelihara dari sebarang kecacatan atau ketidakpatuhan terhadap keperluan melalui pengendalian yang cermat, teliti serta mematuhi kawalan yang ditetapkan. Ini dilakukan dengan memastikan proses penyediaan dan pemberian perkhidmatan kepada pelanggan mematuhi keperluan identifikasi, pengendalian, pembungkusan, penyimpanan, dan kawalan yang ditetapkan termasuk pemeliharaan dan penghantaran seperti contohnya pemeliharaan dalam perkhidmatan ubat-ubatan, bahan-bahan ujian makmal dan vaksin. Pemeliharaan ini termasuk bahagian-bahagian atau bahan tambahan sesuatu produk contohnya bahan pelarut vaksin dan larutan buffer di makmal. Dokumen berkaitan: JOH-PKKT-PK-SKK-01 : Prosedur Pendispensan Ubat-Ubatan JOH-PKKT-PK-SKK-02 : Prosedur Pengendalian Ujian Makmal


Page | 38 MS ISO 9001:2008

Manual Kualiti

7.6 Kawalan ke atas Peralatan Pengukuran dan Pemantauan

Pihak pengurusan Pejabat Kesihatan Daerah Kota Tinggi mengenalpasti kaedah atau peralatan yang digunakan untuk proses pemantauan dan penilaian perkhidmatan yang diberikan. Kaedah kalibrasi perlu memenuhi keperluan peralatan berkaitan. Di mana perlu, bagi menentukan kesahihan keputusan, peralatan tentukuran mestilah :-

a) Dikalibrasi dan diverifikasi dalam jangkamasa tertentu atau sebelum digunakan berdasarkan standard pengukuran yang berkaitan. Jika standard tidak ujud, asas untuk kalibrasi dan verifikasi perlu direkod. b) Jika ada masalah, penyesuaian dilakukan. c) Di kenalpasti untuk membolehkan status kalibrasi dinyatakan.

d) Dijaga dari gangguan yang menyebabkan keputusan tidak sah/menyimpang.

e) Dijaga daripada kerosakan sewaktu penggunaan, penyenggaraan dan penyimpanan.

Jika peralatan memberi bacaan yang tidak menepati keperluan, Pejabat Kesihatan Daerah Kota Tinggi akan menyemak keputusan tentukuran terdahulu. Tindakan sewajarnya diambil. Rekod-rekod keputusan kalibrasi disenggara dan disimpan. Sebelum sistem komputer digunakan, „software‟ yang digunakan dipastikan berfungsi. Dokumen berkaitan: JOH-PKKT-PK-S-02: Prosedur Penyelenggaraan Kenderaan JOH-PKKT-PK-S-01: Prosedur Verifikasi dan Kalibrasi

8. PENGUKURAN, PENGANALISISAN DAN PENAMBAHBAIKAN

8.1 Am

Pejabat Kesihatan Daerah Kota Tinggi sentiasa memastikan data-data

yang diperlukan dikumpul dan dianalisa untuk digunakan sebagai kaedah pemantauan bagi memastikan perkhidmatan yang diberikan mencapai sasaran yang ditetapkan dan memenuhi kehendak pelanggan. Sekiranya terdapat perkhidmatan yang tidak mencapai sasaran dan tidak memenuhi kehendak pelanggan Pejabat Kesihatan Daerah Kota Tinggi akan mengambil tindakan pembetulan dan penambahbaikan serta pencegahan. Ini akan menjadi input kepada Kajian Semula Pengurusan.

Kepatuhan sistem kualiti akan diukur melalui audit kualiti dalaman dengan

mengukur pencapaian kualiti dan kepuasan pelanggan. Hasil pemantauan dan pengukuran akan dilaporkan kepada pihak pengurusan bagi menilai tahap kualiti yang dicapai dan digunakan untuk penambahbaikan segala kelemahan yang dikenalpasti.

Dokumen berkaitan:


Page | 39 MS ISO 9001:2008

Manual Kualiti

JOH-PKKT-PK-Q-02: Prosedur Audit Kualiti Dalaman JOH-PKKT-PK-Q-07: Prosedur Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan

8.2 Pemantauan dan Pengukuran

8.2.1 Kepuasan Pelanggan Kepuasan pelanggan merupakan objektif utama Sistem Pengurusan Kualiti Pejabat Kesihatan Daerah Kota Tinggi. Kepuasan pelanggan ini dinilai melalui Kajian Kepuasan Pelanggan yang dijalankan sekurang-kurangnya sekali setahun. Kajian Kepuasan Pelanggan ini juga boleh dijalankan pada bila-bila masa mengikut keperluan sekiranya terdapat ketidakakuran dalam perkhidmatan samada melalui maklumbalas, aduan pelanggan, lapuran audit serta lapuran media. Hasil Kajian Kepuasan Pelanggan akan menjadi input kepada Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan. Dokumen berkaitan:- JOH-PKKT-PK-Q-07: Prosedur Kajian Semula Pengurusan

8.2.2 Audit Kualiti Dalaman:

Pejabat Kesihatan Kota Tinggi menjalankan audit kualiti dalaman sekurang-kurangnya setahun sekali atau pada bila-bila masa sekiranya berlaku :

Terdapat perubahan besar pada prosedur-prosedur yang digunakan

Terdapat aduan serius daripada pelanggan

Ketidakakuran kritikal di dalam sistem Tujuan audit dalaman ini dilaksanakan adalah bagi menentukan a. Pematuhan kepada kehendak-kehendak MS ISO 9001:2008 dan kehendak-

kehendak lain yang ditetapkan oleh Pejabat Kesihatan Kota Tinggi dan b. Keberkesanan perlaksanaan sistem kualiti. Program audit dirancang oleh Wakil Pengurusan/ Ketua Audit Dalaman dan diluluskan oleh Ketua Jabatan dengan mengambil kira status dan kepentingan proses-proses yang perlu diaudit dan juga keputusan audit terdahulu. Sebelum sesuatu audit dijalankan kriteria audit, skop, kekerapan dan kaedah pengauditan di tentukan terlebih dahulu. Juruaudit yang mengaudit dipastikan bebas dari bidang kerja mereka sendiri. Semua juruaudit yang melaksanakan pengauditan adalah di kalangan mereka yang dilantik oleh Pegawai Kesihatan Daerah setelah mendapat latihan dari agensi yang diiktiraf. Wakil Pengurusan / Ketua Audit memastikan anggota yang bertanggungjawab mengambil tindakan segera keatas sebarang ketidakakuran yang dibangkitkan dan mengenalpasti punca ketidakakuran tersebut. Tindakan pembetulan yang diambil di verifikasi melalui audit susulan dan hasil audit dalaman dibentangkan dalam Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan. Segala rekod-rekod berkaitan disimpan dan disenggara.


Page | 40 MS ISO 9001:2008

Manual Kualiti

Tanggungjawab bagi merancang, melaksana, menyediakan laporan audit dan mengemaskini rekod pengauditan dinyatakan secara jelas dalam prosedur audit kualiti dalaman Pejabat Kesihatan Daerah Kota Tinggi. Dokumen berkaitan : JOH-PKKT-PK-Q-02 : Prosedur Audit Kualiti Dalaman JOH-PKKT-PK-Q-07 : Prosedur Kajian Semula Pengurusan 8.2.3 Pemantauan dan Pengukuran Proses-proses Pejabat Kesihatan Kota Tinggi memantau dan mengukur proses-proses sistem pengurusan kualiti melalui:-

Laporan audit kualiti dalaman

Penyeliaan secara berterusan

Laporan aktiviti setiap tiga bulan

Laporan pencapaian aktiviti tahunan

Laporan aduan pelanggan. Jika pencapaian tidak memuaskan , tindakan pembetulan diambil. Dokumen berkaitan:- JOH-PKKT-PK-Q-07 : Prosedur Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan JOH-PKKT-PK-Q-02 : Prosedur Audit Kualiti Dalaman JOH-PKKT-PK-Q-08 : Prosedur Pengaduan Awam 8.2.4 Pemantauan dan Pengukuran perkhidmatan Pejabat Kesihatan Kota Tinggi memantau dan mengukur ciri-ciri perkhidmatan bagi mengesahkan keperluan perkhidmatan dicapai. Proses ini dilakukan pada peringkat-peringkat tertentu selaras dengan perancangan yang telah ditetapkan. Di peringkat penerimaan, pelangan dipastikan mempunyai pengenalan diri dan mematuhi kehendak perkhidmatan yang ditawarkan. Sekiranya pelanggan memohon perkhidmatan yang tidak disediakan, pelanggan akan dirujuk ke institusi yeng berkaitan. Setiap proses perkhidmatan yang diberikan dan setiap tindakan yang dilakukan ke atas pelanggan dipastikan mematuhi keperluan MS ISO 9001:2008 / prosedur kualiti / garis panduan / pekeliling / akta-akta berkaitan. Setiap pemeriksaan atau keputusan yang diperolehi akan dicatatkan di kad rawatan pelanggan dan disahkan dengan cara dicop nama / tandatangan / jawatan oleh anggota yang melaksanakannya.


Page | 41 MS ISO 9001:2008

Manual Kualiti

8.3 Kawalan Perkhidmatan Yang Tidak mematuhi Keperluan Yang Ditetapkan Pejabat Kesihatan Daerah Kota Tinggi memastikan perkhidmatan yang tidak mematuhi keperluan yang ditetapkan dikenalpasti dan dikawal bagi mengelak penggunaan atau penyerahan kepada pelanggan. Mana-mana hasil / bahan pengujian yang tidak mematuhi standard yang ditetapkan contohnya spesimen yang rosak / filem x-ray yang diambil tidak berkualiti, pelanggan akan diberitahu dan ujian semula akan dilakukan setelah persetujuan pelanggan diperolehi. Ubat-ubatan / vaksin yang rosak atau melangkau tarikh luput akan dilupuskan mengikut prosedur yang ditetapkan.

Sekiranya perkhidmatan yang tidak mematuhi keperluan berlaku, ianya akan diberitahu kepada pelanggan dan diketahui contohnya tersalah pemberian ubat, tindakan sewajarnya akan diambil bagi memastikan ianya tidak akan berulang.

Rekod-rekod berkaitan disimpan dan disenggara.

Dokumen berkaitan:- JOH-PKKT-PK-Q-03 : Prosedur tindakan pembetulan JOH-PKKT-PK-Q-05 : Prosedur Kawalan Perkhidmatan Yang Tidak Mematuhi Keperluan 8.4 Analisa Data

Pejabat Kesihatan Daerah Kota Tinggi sentiasa mengenalpasti, mengumpul dan menganalisis data yang sesuai bagi menentukan kesesuaian dan keberkesanan sistem pengurusan kualiti dan menilai dimana penambahbaikan berterusan dapat dilaksanakan. Ini termasuklah data yang diperolehi hasil daripada pemantauan dan pengukuran serta daripada sumber-sumber berkaitan. Teknik-teknik statistik yang sesuai digunapakai untuk menganalisa data seperti peratusan, bar chart dan lain-lain.

Analisis data menyediakan maklumat-maklumat berhubung:- a. Kepuasan hati pelanggan

Analisis kepada kepuasan hati pelanggan adalah berdasarkan borang soal selidik ( BSS ) yang dihantar setahun sekali kepada pelanggan. Analisis dibuat kepada semua aspek dan dinilai dalam bentuk peratusan.

b. Pematuhan kepada keperluan perkhidmatan adalah berpandukan kepada

analisa aduan dan maklumbalas pelanggan yang diperolehi samada melalui peti cadangan atau aduan pelanggan.


Page | 42 MS ISO 9001:2008

Manual Kualiti

c. Ciri-ciri dan trend proses perkhidmatan dinilai melalui analisa pencapaian aktiviti setiap tiga bulan, enam bulan dan tahunan (termasuk pencapaian QAP, UCI dan DSA ).

d. Prestasi pembekal dianalisa berpandukan criteria seperti kualiti, kos dan

jangkamasa penghantaran menggunakan borang prestasi pembekal. Dokumen berkaitan : JOH-PKKT-PK-S-03: Prosedur Perolehan JOH-PKKT-PK-Q-07-: Prosedur Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan

8.5 Penambahbaikan 8.5.1 Penambahbaikan Berterusan

Pejabat Kesihatan Daerah Kota Tinggi sentiasa menjalankan penambahbaikan ke atas sistem pengurusan kualiti. Penambahbaikan ini diambil samada melalui hasil analisa kajian kepuasan pelanggan, audit kualiti dalaman, pencapaian objektif kualiti serta daripada keputusan Kajian Semula Pengurusan. Tindakan penambahbaikan ini diambil setelah mengkaji punca-punca ketidakpatuhan serta tindakan pembetulan dan pencegahan yang di jalankan. Tindakan penambahbaikan ini juga diambil hasil daripada laporan pemerhatian.

8.5.2 Tindakan Pembetulan Pejabat Kesihatan Kota Tinggi mengambil tindakan pembetulan ke atas punca-punca ketidakakuran yang ditemui semasa menganalisa kepuasan pelanggan, audit kualiti dalaman, pencapaian objektif kualiti, analisa data pencapaian aktiviti serta daripada keputusan Kajian Semula Pengurusan. Tindakan pembetulan diambil bagi menghalang ketakakuran daripada berulang. Dokumen berkaitan:-

JOH-PKKT-PK-Q-03:Prosedur Tindakan Pembetulan 8.5.3 Tindakan Pencegahan

Pejabat Kesihatan Kota Tinggi mengenalpasti ketidakakuran yang berulang-ulang. Punca-punca ketakakuran yang berulang-ulang ini diambil tindakan pencegahan dengan segera. Tindakan pencegahan ini sentiasa dipantau supaya tidak berulang. Rekod berkaitan tindakan pencegahan yang diambil di simpan dan disenggara. Dokumen berkaitan:- JOH-PKKT-PK-Q-04: Prosedur Tindakan Pencegahan


Page | 43 MS ISO 9001:2008

Manual Kualiti

REKOD PINDAAN

Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen terkawal ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan yang dinyatakan di dalam Rekod Pindaan

TARIKH

HALAMAN DIPINDAAN

BUTIR-BUTIR PINDAAN DILULUSKAN NO KELUARAN

NO PINDAAN

M/S

01.03.2012

Keluaran 03

Pindaan 00

Keseluruhan

Perubahan keseluruhan muka surat berdasarkan keperluan pengawal dokumen.

20.09.2013

Keluaran 03

Pindaan 01

Ms 9 A(ii)

Sekurang-kurangnya 90% ibu mengandung yang hadir ke Klinik Desa akan diberi perkhidmatan dalam masa 60 minit bagi kes baru dan 45 minit bagi kes ulangan . (Berdasarkan sampel 100 pelanggan sebulan/semua pesakit untuk klinik yang kurang 100

01.03.2014

04

00

Keseluruhan

Perubahan /

Penambahbaikan format

Dokumen mengikut

keperluan yang lebih

mudah

Terdapat 50% pemegang

prosedur telah bertukar

dan terdapat cadangan

pindaan dilakukan


Page | 44 MS ISO 9001:2008

Manual Kualiti

Terdapat perubahan sasaran dan KPI yang ditetapkan oleh JKNJ / KKM.

REKOD PINDAAN

Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen terkawal ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan yang dinyatakan di dalam Rekod Pindaan

TARIKH

HALAMAN DIPINDAAN BUTIR-BUTIR

PINDAAN DILULUSKAN NO

KELUARAN NO

PINDAAN M/S

14.08.2014

04

01

10 / 11

Memastikan 100% aktiviti persampelan makanan dilakukan mengikut sasaran yang ditetapkan oleh JKNJ dengan berpandukan Akta Makanan 1983 dan Peraturan Makanan 1985 Memastikan setiap PPKP mengeluarkan sekurang-kurangnya 40 kompaun rokok dalam masa setahun

15.03.2015 04

02 10

13

70% kes baru mendapatkan rawatan dalam masa 60 minit, manakal kes ulangan 90 minit tidak termasuk kes kecemasan dan prosedur (seperti pengambilan darah, dressing dll) Penambahan Lokaliti Pengauditan dan Prosedur untuk kumpulan sokongan


Page | 45 MS ISO 9001:2008

Manual Kualiti

01.08.2015 04 03 10 9 25 39

Penambahan objektif subproses berikutan perubahan KPI BPKK KKM 70% pesakit yang datang untuk konsultasi di unit pesakit luar akan dilihat dalam masa 90 minit selepas proses pendaftaran bagi klinik kesihatan dengan kemudahan TPC Perubahan Misi & Visi mengikut KKM

Perubahan MKSP dilakukan sekali setahun Perubahan Audit Dalaman dilakukan sekali setahun

manual kualiti - pejabat kesihatan daerah kota tinggipkdkt.com/attachments/article/10/mk01- manual...

Documents