f01 - pentabiran am pelajar · unit pengurusan kebajikan pelajar uitm shah alam manual prosedur...

MANUAL PROSEDUR KERJA Unit Pengurusan Kebajikan Pelajar

ii/ii

KANDUNGAN Senarai Kandungan BAHAGIAN A : Kawalan Dokumen BAHAGIAN B : Rekod Pindaan BAHAGIAN C : Latar Belakang Jabatan/Pejabat/Unit

C1 - Latar Belakang Jabatan/Pejabat/Unit

C2 - Objektif Jabatan/Pejabat/Unit

C3 - Piagam Pelanggan Jabatan/Pejabat/Unit

BAHAGIAN D : Carta Organisasi Fungsi

D1 - Carta Organisasi Bahagian Hal Ehwal Pelajar

D2 - Carta Fungsi Bahagian Hal Ehwal Pelajar

D3 - Carta Organanisasi Unit Pengurusan Kebajikan Pelajar

D4 - Carta Fungsi Unit Pengurusan Kebajikan Pelajar

BAHAGIAN E : Senarai Fungsi Utama Dan Aktiviti – Altiviti Fungsi Utama BAHAGIAN F : Proses Kerja Bagi Aktiviti Utama F01 - Pentabiran Am F02 - Pengurusan Tabung Kebajikan Pelajar F03 - Pengurusan Tabung Kecemasan Pelajar (Kes Kecederaan) F04 - Pengurusan Tabung Kecemasan Pelajar (Kes Kematian) F05 - Pengurusan Pengurangan /Pengecualian Yuran Pengajian Pelajar F06 - Pengurusan Bantuan Pelajaran (Bantuan Kewangan OKU, Pinjaman Pelajaran, Biasiswa Dan Dermasiswa) Senarai Proses Kerja Aktiviti Utama BAHAGIAN G : Senarai Borang Yang Digunakan

UNIT PENGURUSAN KEBAJIKAN

PELAJAR UiTM SHAH ALAM


No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/UPKP/A

Keluaran : 01 Pindaan : 00 Tarikh : 02/04/2018


1 daripada 01

BAHAGIAN A: KAWALAN DOKUMEN Manual Prosedur Kerja ini disediakan untuk panduan Jabatan bagi memastikan pelaksanaan aktiviti dan proses-proses Jabatan adalah menepati perundangan, dasar dan peraturan yang berkuatkuasa di Universiti Teknologi MARA selaras dengan sistem pengurusan kualiti supaya penyampaian perkhidmatannya memenuhi keperluan dan memuaskan hati pelanggan serta mematuhi piawaian MS ISO 9001:2000.

Dokumen ini adalah dokumen kualiti dan senggaraan dokumen adalah tertakluk kepada Klausa 7.5.3 ISO 9000:2015.

Manual Prosedur Kerja ini adalah hak terpelihara Jabatan. Sebarang bahagian dokumen ini tidak boleh dicetak atau disimpan dalam cara yang boleh dipergunakan lagi, ataupun dipindahkan, dalam sebarang bentuk, tanpa izin daripada Ketua Jabatan. Unit Pengurusan Kebajikan Pelajar Bahagian Hal Ehwal Pelajar Tingkat 3, Banguan Budisiswa UiTM Shah Alam Tel: 03 - 5544 3542/3545




No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/UPKP/B



1 daripada 01

BAHAGIAN B: REKOD PINDAAN

Bil Bahagian/ Mukasurat

Ringkasan

Kelulusan

Tarikh Tandatangan




No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/UPKP/C



1 daripada 01

BAHAGIAN C: LATAR BELAKANG JABATAN/BAHAGIAN C.1 Latarbelakang Jabatan/Pejabat

Unit Pengurusan Kebajikan Pelajar adalah unit yang membantu pelajar menyelaras biasiswa, pinjaman dan dermasiswa kepada pelajar – pelajar melalui Agensi Kerajaan atau Agensi Swasta yang terlibat. Selain itu juga membantu pelajar yang mengalami kemalangan atau kecederaan melalui Tabung Kecemasan Pelajar serta membantu pelajar yang mengalami masalah berkaitan kewangan melalui bantuan Tabung Kebajikan Pelajar. C.2 Objektif Jabatan/Pejabat 85% pelajar berpuashati dengan perkhidmatan dan kemudahan yang disediakan. C.3 Piagam Pelanggan Jabatan/Pejabat

Memberi perkhidmtan yang professional, beretika dan mesra kepada pelajar. Memberi perkhidmatan tabung kebajikan, tabung kecemasan kepada pelajar yang layak dengan tempoh masa kurang daripada 14 hari. Menyelaras bantuan pelajaran yang ditawakan daripada agensi kerjaan atau agensi swasta mengikut tempoh masa yang telah ditetapkan. Membantu pelajar yang mengalami masalah tajaan terus kepada pihak penaja.

UNIT PENGURUSAN KEBAJIKAN PELAJAR

UiTM SHAH ALAM

MANUAL PROSEDUR KERJA

Unit Pengurusan Kebajikan Pelajar

No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/UPKP/D



1 daripada 02

D1. Carta Organisasi Bahagian Hal Ehwal Pelajar Lampiran D1


UiTM SHAH ALAM






1 daripada 02

D2. Carta Fungsi Bahagian Hal Ehwal Pelajar

Lampiran D2


UiTM SHAH ALAM






1 daripada 02

D3. Carta Organanisasi Unit Pengurusan Kebajikan Pelajar

Lampiran D3


UiTM SHAH ALAM






1 daripada 02

D4. Carta Fungsi Unit Pengurusan Kebajikan Pelajar Lampiran D4

Penggalakan & Pembangunan Sukan

Program Kecemerlangan Sukan

CARTA ORGANISASIBAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA

LEMBAGA PENGARAH UNIVERSITI

J/K KEWANGAN DAN PEMBANGUNAN

J/K PELABURAN

NAIB CANSELOR

TIMBALAN NAIB CANSELOR (HEP)

J/K EKSEKUTIFSENAT

Ketua Audit Dalam

JAWATANKUASA KEBAJIKAN & KESEJAHTERAAN PELAJARJAWATANKUASA EKSEKUTIF HEP

Strategik

Mengubal dasar, matlamat dan memantau prestasi dan terlibat dengan membuat keputusan penting (peruntukan Seksyen 14, 15, & 16 Akta UiTM 1976.

Eksekutif

Bertanggungjawab dalam keseluruhan perancangan, pemantauan, pelaksanaan keputusan, arahan dan keputusan Lembaga Pengarah Universiti dan mencapai matlamat organisasi.

Operasi dan Pengurusan

Memikul tanggungjawab melaksana aktiviti teras dan terpilih.

JAWATANKUASA KUALITI HEP

25 Timbalan Dekan (HEP)Fakulti UiTM Shah Alam

13 Timbalan Rektor (HEP)UiTM Kampus Negeri

21 Kolej Bersekutu(Kokurikulum & Pro-KI)

Pengurusan dan Pentadbiran

Memikul tanggungjawab melaksana aktiviti teras dan terpilih dengan 2 fungsi utama HEP iaitu menjalankan aktiviti pembangunan dan kepimpinan pelajar serta menyediakan kemudahan dan memberi perkhidmatan serta menjaga kebajikan pelajar UiTM

MENTERI PENGAJIAN TINGGI

PengarahPembangunanPelajar

Pusat Kebudayaan

Pusat Kegiatan Pelajar

Pengarah Pusat Kokurikulum

PengurusanAkademikKokurikulum

PengurusanAktivitiKokurikulum

Pengarah InstitutKepimpinan Pelajar

Kualiti, Latihan dan Perhubungan Luar

Program Kemahiran Insaniah (KI) Pelajar UiTM

PEMBANGUNAN DAN KEPIMPINAN PELAJAR PENTADBIRAN, PERKHIDMATAN DAN KEBAJIKAN PELAJAR

Timbalan PendaftarKanan

Pej. Pentadbiran HEP - [Pentadbiran Am, Pengurusan Kewangan, Pengurusan dan Pembangunan Sumber Manusia serta SekretariatKualiti HEP]

Unit Kenderaan


JAWATANKUASA AKAUN AMANAH (HEP)

Unit Kewangan Zon (3/1/23/16)

Unit Korporat & Tugas-TugasKhas [Sekretariat Majlis Perwakilan Pelajar - MPP]

Ketua Pusat Kerjaya & Kaunseling

Pengarah Pusat Kesihatan

Kesihatan Awam

Kesihatan Mulut

Perubatan

Diagnostik dan Perkembangan Perubatan

PembangunanKerjaya

PembangunanKaunseling danKomuniti

PenempatanPekerjaan dan Perhubungan Majikan

PerkhidmatanKaunseling danPsikologi

Pengetua-Pengetua Kolej Kediaman/ NR

Kolej Mawar

Kolej Melati

Kolej Perindu

Kolej Seroja

Kolej Teratai

Kolej Anggerik

Kolej Delima

Kolej Meranti

UnitPengurusan NR

Penasihat Undang- Undang

Unit Debat

Pengarah Pusat Sukan

Unit OperasiUnit OperasiPentadbiran danOperasi

Unit Pengurusan Ruang Niaga

J/K HAL EHWAL KAKITANGAN

J/K AUDIT

Pejabat Pusat/Institut KolejStatus Jabatan :

Unit

Pejabat Pengarah - [Pembangunan Pelajar, Kepimpinan Pelajar, Peralatan Teknikal serta Pengurusan Akaun Amanah HEP]

Unit Kemudahan Kolej

Pengarah Akademi Kepolisian UiTM – PDRM

Pengurusan AkademiKepolisian

Pengurusan Ko SUKSIS

Unit ICT

PENTADBIRAN HEP- Pentadbiran Am, Dasar dan Perluasan Skop HEP- Menguruskan perkhidmatan, perjawatan dan kebajikan staf HEP- Pengurusan dan Pembangunan Sumber Manusia- Penyediaan bajet mengurus, agihan bajet dan pengurusan

kewangan- Penyediaan bajet perjawatan dan pengurusan penempatan staf- Merancang, menyemak dan memantau perancangan strategik

HEP- Skim Khidmat Pelajar- Perolehan Peralatan dan Keperluan Pejabat- Inventori dan verifikasi harta- Pencapaian dan penilaian sasaran tahunan HEP- Menguruskan Hal Ehwal Khidmat Pelanggan HEP

Urusetia Kualiti HEP- Sekretariat kepada Jawatankuasa Kualiti HEP- Menyelenggara Sistem Pengurusan Kualiti di Peringkat HEP- Menjalankan aktiviti kualiti dan pengauditan- Perluasan skop pengurusan Kualiti / ISO HEP

Unit Korporat dan Tugas-Tugas Khas- Menguruskan Hal Ehwal Korporat HEP- Menyelaras hubungan antara HEP dengan komuniti, IPT, KPT,

fakulti dan kampus negeri- Menjaga kebajikan dan kemudahan MPP- Menyelaraskan program yang diadakan oleh / untuk MPP- Urusetia Pendaftaran Pelajar Baru & Minggu Mesra Siswa- Sekretariat Pilihanraya MPP

UNIT KEMUDAHAN KOLEJ- Menyelaras dan menyemak dasar kemudahan kolej dan

dasar pemberian elaun makan- Merancang keperluan kemudahan kolej seluruh sistem UiTM

(pembelian peralatan/sewa dan naik taraf kolej)- Menyelaras permohonan dan rayuan kolej- Melaksanakan sistem e-kolej, e-rayuan kolej dan e-insentif

UNIT PENGURUSAN KEBAJIKAN PELAJAR- Menyelaras dan memberi perkhidmatan berkaitan dengan

kebajikan pelajar UiTM- Menyelaras serta menguruskan bantuan kewangan

pelajar/Biasiswa, PTPTN, Tabung Dermasiswa dan TabungKecemasan Pelajar

Perkhidmatan Kaunter Setempat- Menyediakan maklumat berkaitan UiTM- Memberi perkhidmatan di kaunter- Membantu pusat/unit/kolej menyebarkan maklumat berkaitan

dengan kemudahan dan perkhidmatan

PUSAT KERJAYA DAN KAUNSELINGKerjaya- Merancang dan melaksana program dan pembangunan

kerjaya- Bimbingan dan informasi kerjaya- Menjalin hubungan dengan industri dan majikan- Pendaftaran, temuduga dan penempatan pekerjaan- Merancang dan melaksana program finishing school- Menyediakan pengkalan data dan maklumat kerjaya

Kaunseling- Mengendali perkhidmatasn psikologi dan kaunseling

termasuk perkhidmatan kaunseling individu dan berkelompokserta kaunseling kerjaya dan akademik

- Menjalankan aktiviti dan program peningkatan kemahiranpelajar

- Mengurus dan mengumpul maklumat berkaitan dengankaunseling, psikologi dan penyelidikan perundingan

PUSAT KOKURIKULUM

PEJABAT PENGARAH PEMBANGUNAN PELAJAR- Pentadbiran kepada Pejabat Pengarah Pembangunan Pelajar- Mengurus dan menyelaras aktiviti dan program

Pembangunan pelajar bagi seluruh sistem UiTM- Merancang dan mengawalselia aktiviti dan program

kepimpinan pelajar seluruh sistem UiTM

TIMBALAN NAIB CANSELOR (HEP)

PEMBANGUNAN DAN KEPIMPINAN PELAJAR

TIMB. PENDAFTAR KANANPENG. PEMB. PELAJAR

PUSAT KEGIATAN PELAJAR- Merancang Keperluan Aktiviti dan Program Pembangunan

Pelajar- Menyelaras dan memantau aktiviti pelajar di peringkat

Pusat/Unit/Kolej/Fakulti/UiTM- Menyelaras Aktiviti dan pertandingan di dalam negara dan

antarabangsa- Menyedia dan menyelenggara pangkalan data persatuan pelajar

/ kelab pelajar- Sekretariat tabung amanah

PUSAT KEBUDAYAAN- Merancang dan menyelaras aktiviti kebudayaan dan kesenian

pelajar- Menyediakan prasarana bagi mengembangkan bakat pelajar

dalam bidang kesenian dan kebudayaan- Memberi latihan melalui penganjuran aktiviti kebudayaan

UNIT DEBAT- Merancang dan menyelaras aktiviti kebudayaan dan kesenian

pelajar- Menyediakan kemudahan dan latihan bagi mengembangkan

bakat pelajar dalam bidang pengucapan awam dan debat- Menyertai pertandingan debat di peringkat UiTM, Kebangsaan

dan Antarabangsa

Memikul tanggungjawab melaksana aktiviti teras dan terpilihdengan 2 fungsi utama HEP iaitu menjalankan aktivitipembangunan dan Kepimpinan pelajar serta menyediakankemudahan dan memberi perkhidmatan kepada pelajar

PUSAT SUKAN- Merancang dan melaksana Dasar Pembangunan Sukan UiTM- Menyediakan prasarana dan kemudahan sukan yang kondusif

dan perkhidmatan yang berkualiti kepada pelajar, staf danpelanggan

- Meningkatkan kemudahan sukan bertaraf antarabangsa danmengurus, mengawal serta menyelenggara kemudahan sukan

- Menganjurkan aktiviti dan program pembangunan sukan kepadapelajar dan staf UiTM

- Menyertai pertandingan sukan di peringkat Komuniti, IPT, KPT,Kebangsaan dan Antarabangsa

- Menyelaras dan melaksanakan kokurikulum Sukan- Meningkatkan imej UiTM melalui pencapaian sukan dalam dan

luar negara

INSTITUT KEPIMPINAN PELAJAR

PUSAT KESIHATAN- Menyediakan perkhidmatan pesakit luar dan farmasi kepada

warga UiTM- Menyediakan perkhidmatan kesihatan awam yang meliputi

perkhidmatan kawalan penyakit berjangkit, kawalan mutumakanan dan promosi kesihatan

- Menyediakan perkhidmatan pergigian- Merancang dan melaksanakan dasar perkhidmatan perubatan

dan kesihatan UiTM di kampus induk dan kampus cawangan

PERKHIDMATAN DAN KEBAJIKAN PELAJAR

UNIT KENDERAAN- Mengendalikan / Merancang kemudahan dan keperluan

kenderaan serta permohonan kenderaan UiTM- Merancang keperluan dan menyediakan penjadualan

kenderaan UiTM- Menyelaras perolehan, pembaikan penyelenggaraan

kenderaan UiTM Shah Alam- Jadual kenderaan UiTM Shah Alam

KOLEJ KEDIAMAN- Menyediakan kemudahan penginapan kepada pelajar yang

layak- Merancang dan menyediakan kemudahan dan perkhidmatan

di kolej- Mengurus dan memantau perkhidmatan perkhidmatan

pemberian elaun makan- Mengendalikan aktiviti pelajar di Kolej- Melaksanakan program pembangunan pelajar di Kolej

UNIT PENGURUSAN NR- Menyelaras permohonan pelajar NR mendapatkan tempat

tinggal dan insentif makanan- Menyediakan NR Direktori untuk memudahkan pelajar

mendapatkan rumah sewa- Membantu persatuan NR menjalankan aktiviti dengan pihak

yang berkaitan- Memantau dan menjaga keselamtan pelajar NR

AKADEMI KEPOLISAN UiTM-PDRM‒ Bekerjasama dengan fakulti berkaitan untuk mengendalikan

penawaran program akademik di peringkat Sarjanamuda danDiploma secara mod pengajian luar kampus kepada pegawaidan anggota PDRM.

‒ Menggubal dan melaksanakan kursus-kursus jangka pendekmenggunakan kepakaran UiTM kepada pegawai dan anggotapolis.

‒ Menguruskan pelaksanaan latihan kepolisan KorSukarelawan Simpanan Polis Siswa di seluruh kampusUniversiti Teknologi MARA.

‒ Merancang dan menyelaras pelaksanaan Program Gap Year Khidmat Negara yang melibatkan seluruh pelajar Universiti Awambersama Angkatan Tentera Malaysia dan Angkatan Pertahanan Awam Malysia

.

Kemudahan ICT- Merancang, mengurus dan mengawalselia alatan dan

kemudahan ICT di HEP.- Menyelaras, menyelenggara dan menaiktaraf 17 sistem

elektronik (sistem e) dan portal web HEP- Menyedia dan mengawal perolehan dan peminjaman peralatan

dan kemudahan ICT di HEP

Kemudahan Teknikal- Merancang, mengurus dan mengawalselia alatan dan

kemudahan dan peralatan teknikal HEP

Menyedia dan mengawal perolehan dan peminjaman peralatandan kemudahan teknikal di HEP

-

Unit Pengurusan Ruang Niaga- Menyelaras aktiviti penggunaan ruang oleh pihak dalaman dan luar- Menjalankan kerja-kerja pembaikan dan naik taraf yang perlu bagi

memastikan fasiliti yang disediakan adalah sesuai dan berada dalam keadaan baik serta selamat

- Menjalankan pemantauan terhadap semua aktiviti penggunaan ruang danaktiviti perniagaan yang melibatkan penyediaan kemudahan dan perkhidmatankepada pelajar dan pelanggan UiTM mengikut prosedur dan peraturan UiTM

- Menguruskan ruang niaga melalui sebutharga rasmi UiTM bagi ruang yang melibatkan syarikat luar yang diuruskan dibawah Jawatankuasa Ruang Niaga UiTMmanakal bagi tawaran perniagaan kepada usahawanan UiTM, ianya diuruskan melalui Mesyuarat Pengurusan Perniagaan UiTM (Keusahawanan) - JawatankuasaKeusahawanan UiTM.

- Platform bagi melatih lebih ramai Persatuan / Kelab Usahawan dan peserta Tunas Mekar secara praktikal dalam bidang keusahawanan.

- Menyediakan kemudahan penting kepada warga UiTM melalui perkhidmatanbank, perkhidmatan pos, perkhidmatan telekomunikasi (prepaid card) dan sebagainya.

- Merancang dan melaksana Dasar Kokurikulum UiTM.- Melantik, melatih, memantau dan menilai jurulatih kokurikulum.- Merancang dan melaksana program pengukuhan Kemahiran Insaniah kepada kepada pelajar kokurikulum.- Merancang dan melaksana program Kesukarelawanan dalam kalangan pelajar dan staf UiTM.- Merancang dan melaksanakan program University Community Engagement (UCE) kepada pelajar kokurikulum.- Membuat kajian impak terhadap pelaksanaan kursus kokurikulum UiTM.

Program Kepimpinan Pewaris BangsaMenyedia, melaksana dan memantau modul Program Kepimpinan Pewaris Bangsa-

- Membuat penilaian dan laporan pelaksanaan modul- Melaksanakan TOT PKPB untuk pensyarah dan kakitangan- Menggubal, menyemak semula kandungan modul mengikut keperluan semasa.

Menyelaras program Kepimpinan Profesional (jangka pendek)-Melaksanakan latihan- latihan (jangka pendek) -

Pembangunan Kerjaya--Menyelaras peruntukan pelaksanaan program Pembangunan Kerjaya di fakultiMenyelaras pelaporan Modul Finishing School

CARTA ORGANISASI UNIT PENGURUSAN KEBAJIKAN PELAJAR

TIMBALAN NAIB CANSELOR

Prof. Dato’ Dr. Abdullah Mohamad Said

TIMBALAN PENDAFTAR KANAN (N52)

En. Khairul Anuar Haji A Rahim

PEMBANTU TADBIR (N17) PEGAWAI KHIDMAT PELANGGAN

(N17)

PEMBANTU TADBIR (N17)

Pn. Norhasliani Zakaria

PEGAWAI KHIDMAT PELANGGAN

(N17)

Pn. Nurul Akma Abdul Rahim

PEMBANTU OPERASI KANAN (N14)

En. Ahmad Azrin Bin Ahmad Anwal

PEGAWAI EKSEKUTIF KANAN (N32)

Pn. Faradewi Bee Binti A. Rahman

D.4 Carta Fungsi Unit Pengurusan Kebajikan Pelajar

PENGURUSAN TABUNG

KEBAJIKAN PELAJAR

PENGURUSAN TABUNG KECEMASAN PELAJAR

(KES KECEDERAAN)

PENGURUSAN TABUNG

KECEMASAN PELAJAR

(KES KEMATIAN)

Menguruskan permohonan tabung kebajikan pelajar melalui e-kebajikan.

Menguruskan permohonan bagi proses kelulusan dari Jawatankuasa Kebajikan Pelajar UiTM Shah Alam.

Menyediakan arahan bayaran kepada bendahari setelah mendapat kelulusan dari Jawatankuasa.

Menyediakan laporan penuh tabung kebajikan pelajar mengikut sesi kemasukan.

Menguruskan mesyuarat bersama Jawatankuasa Kebajikan Pelajar di Peringkat UiTM Shah Alam, 2 kali setahun.

Menguruskan tututan tabung kecemasan pelajar (Kes Kecederaan) melalui e-kebajikan.

Menguruskan wang pendahuluan RM 3,000 bagi jenazah yang masih belum dikebumikan.

Menguruskan tuntutan baki bayaran RM 7,000 bagi tututan tabung kecemasan pelajar.

Membuat hebahan pelajar yang meninggal dunia kepada warga UiTM melalui email, laman portal pelajar dan laman web HEP serta laman web rasmi UiTM

Menghantar laporan punca kematian pelajar ke bahagian Governace UiTM.

Menyediakan laporan penuh tabung kecemasan pelajar mengikut sesi kemasukan.

Menguruskan mesyuarat bersama Jawatankuasa Kecemasan Pelajar di Peringkat UiTM Shah Alam, 2 kali setahun.

Menguruskan permohonan tabung kecemasan pelajar (Kes Kecederaan) melalui e-kebajikan.

Menguruskan permohonan bagi proses kelulusan dari Jawatankuasa Kebajikan Pelajar UiTM Shah Alam.



Menyediakan laporan penuh tabung kecemasan pelajar mengikut sesi kemasukan.

Menguruskan mesyuarat bersama Jawatankuasa Kebajikan Pelajar di Peringkat UiTM Shah Alam, 2 kali setahun.

PENGURUSAN PENGURANGAN

/PENGECUALIAN YURAN PENGAJIAN

Pelajar.

Menguruskan permohonan pengurangan/pengecualian yuran pengajian

Mengadakan mesyuarat/Fail Edaran bagi kelulusan jawatankuasa

Menyediakan surat kelulusan kepada para pelajar

Menjadi setiausaha bagi Jawatankuasa Pengurangan dan Pengecualian yuran pengajian.

PENTADBIRAN AM

Mengambil tindakan surat-surat/ laporan yang berkaitan Unit Pengurusan Kebajikan Pelajar seperti yang diarahkan.

Mengurus Prestasi Staf melalui sisterm HR2U.

Mengurus Tuntutan lebihan kerja masa Unit Pengurusan Kebajikan Pelajar.

Merancang dan menguruskan peruntukan Unit Pengurusan Kebajikan Pelajar.

Memberi taklimat kebajikan pelajar semasa Minggu Destini Siswa.

PENGURUSAN BANTUAN PELAJARAN

(BANTUAN KEWANGAN OKU,

PINJAMAN PELAJARAN,

BIASISWA DAN DERMASISWA)

Menguruskan hebahan tawaran kepada pelajar melalui FB Page UPKP dan Website HEP.

Menyelaraskan penghantaran borang permohonan bagi permohonan yang perlu melalui Universiti.

Menguruskan sesi serahan atau temuduga bagi angesi yang terbabit.

Menguruskan serta mengesahkan status pelajar bagi pelajar yang tidak menerima bayaran atau pelajar yang menghadapi masalah tajaan.




Tajuk : Senarai Fungsi Utama dan Aktiviti-aktiviti Fungsi Utama

No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/UPKP/E


Fungsi Utama Aktiviti Fungsi Utama

MANUAL PROSEDUR KERJA Unit Pengurusan Kebajikan Pelajar 1 daripada 06

1. Pentadbiran Am 1. Mengambil tindakan surat-surat/ laporan yang berkaitan

Unit Pengurusan Kebajikan Pelajar seperti yang diarahkan.

2. Mengurus Prestasi Staf melalui sisterm HR2U.

3. Mengurus Tuntutan lebihan kerja masa Unit Pengurusan

Kebajikan Pelajar.

4. Merancang dan menguruskan peruntukan Unit Pengurusan

Kebajikan Pelajar.

5. Memberi taklimat kebajikan pelajar semasa Minggu Destini

Siswa.

……









2. Pengurusan Tabung Kebajikan Pelajar 1. Menguruskan permohonan tabung kebajikan pelajar

melalui e-kebajikan.

2. Menguruskan permohonan bagi proses kelulusan dari

Jawatankuasa Kebajikan Pelajar UiTM Shah Alam.

3. Menyediakan arahan bayaran kepada bendahari setelah

mendapat kelulusan dari Jawatankuasa.

4. Menyediakan laporan penuh tabung kebajikan pelajar

mengikut sesi kemasukan.

5. Menguruskan mesyuarat bersama Jawatankuasa

Kebajikan Pelajar di Peringkat UiTM Shah Alam, 2 kali

setahun.

……









3. Pengurusan Tabung Kecemasan Pelajar (Kes Kecederaan)

1. Menguruskan permohonan tabung kecemasan pelajar

(Kes Kecederaan) melalui e-kebajikan.

2. Menguruskan permohonan bagi proses kelulusan dari Jawatankuasa Kebajikan Pelajar UiTM Shah Alam.

3. Menyediakan arahan bayaran kepada bendahari setelah

mendapat kelulusan dari Jawatankuasa. 4. Menyediakan arahan bayaran kepada bendahari setelah

mendapat kelulusan dari Jawatankuasa. 5. Menyediakan laporan penuh tabung kecemasan pelajar

mengikut sesi kemasukan. 6. Menguruskan mesyuarat bersama Jawatankuasa

Kebajikan Pelajar di Peringkat UiTM Shah Alam, 2 kali setahun.









4. Pengurusan Tabung Kecemasan Pelajar (Kes Kematian)

1. Menguruskan tututan tabung kecemasan pelajar (Kes

Kecederaan) melalui e-kebajikan.

2. Menguruskan wang pendahuluan RM 3,000 bagi jenazah

yang masih belum dikebumikan.

3. Menguruskan tuntutan baki bayaran RM 7,000 bagi

tututan tabung kecemasan pelajar.

4. Membuat hebahan pelajar yang meninggal dunia kepada

warga UiTM melalui email, laman portal pelajar dan laman

web HEP serta laman web rasmi UiTM.…

5. Menghantar laporan punca kematian pelajar ke bahagian

Governace UiTM.

6. Menyediakan laporan penuh tabung kecemasan pelajar

mengikut sesi kemasukan.

7. Menguruskan mesyuarat bersama Jawatankuasa

Kecemasan Pelajar di Peringkat UiTM Shah Alam, 2 kali

setahun.









5. Pengurusan Pengurangan /Pengecualian Yuran Pengajian Pelajar.

1. Menguruskan permohonan pengurangan/pengecualian

yuran pengajian

2. Mengadakan mesyuarat/Fail Edaran bagi kelulusan

jawatankuasa

3. Menyediakan surat kelulusan kepada para pelajar

4. Menjadi setiausaha bagi Jawatankuasa Pengurangan dan

Pengecualian yuran pengajian.……









6. Pengurusan Bantuan Pelajaran (Bantuan Kewangan OKU, Pinjaman Pelajaran, Biasiswa Dan Dermasiswa)

1. Menguruskan hebahan tawaran kepada pelajar melalui FB

Page UPKP dan Website HEP.

2. Menyelaraskan penghantaran borang permohonan bagi

permohonan yang perlu melalui Universiti.

3. Menguruskan sesi serahan atau temuduga bagi angesi

yang terbabit.

4. Menguruskan serta mengesahkan status pelajar bagi

pelajar yang tidak menerima bayaran atau pelajar yang

menghadapi masalah tajaan.

……





Tajuk : Senarai Proses Kerja Aktiviti Utama

No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/UPKP/F

No. Proses Kerja

Tajuk Proses Kerja (Pemunya Proses)

Input Output Petunjuk Prestasi

Proses Kerja

Kawalan Sumber Risiko

Muka surat 1 daripada 2

F 01 Pentabiran Am Surat masuk Surat

kelulusan/ laporan

Jangkamasa Hubungan yang baik dengan rakan sekerja setiap jabatan/unit yang terlibat Tarikh penghantaran dokumen yang jelas.

Surat arahan Fail pentadbiran Punca kuasa terlibat

Arahan kerja sedia ada bertindih dengan kerja hakiki dan Tarikh akhir penghantaran adakala terlalu singkat

F 02 Pengurusan Tabung Kebajikan Pelajar

Permohonan online e-Kebajikan

Bayaran mengikut skop bantuan

Jangkamasa Permohonan atas

talian

Data tidak hilang

kerana maklumat

tersimpan.

Sistem e-kebajikan

Permohonan layak tetapi dokumen tidak lengkap tidak dapat diproses.

F 03 Pengurusan Tabung Kecemansan Pelajar (Kes Kecederaan)



Jangkamasa Permohonan atas talian. Data tidak hilang kerana maklumat tersimpan

Sistem e-kebajikan

Intranet bagi Jawatankuasa





Tajuk : Senarai Proses Kerja Aktiviti Utama

No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/UPKP/F

No. Proses Kerja

Tajuk Proses Kerja (Pemunya Proses)

Input Output Petunjuk Prestasi

Proses Kerja

Kawalan Sumber Risiko

Muka surat 2 daripada 2

F 04 Pengurusan Tabung Kecemansan Pelajar (Kes Kematian)



Jangkamasa Permohonan atas talian. Data tidak hilang kerana maklumat tersimpan.

Sistem e-kebajikan

Perebutan bayaran dari waris

F 05 Pengurusan Pengurangan /Pengecualian Yuran Pengajian Pelajar

Permohonan Borang Pengurusan Pengurangan /Pengecualian Yuran Pengajian Pelajar

Edaran kelulusan

Jangkamasa Dokumen sokongan yang diperlukan

Pemohonan Pelajar

Permohonan masih dibuat secara manual

F 06 Pengurusan Bantuan Pelajaran (Bantuan Kewangan OKU, Pinjaman Pelajaran, Biasiswa Dan Dermasiswa)

Infomasi Bantuan

Surat Edaran Makluman

Jangkamasa Jaringan Industri yang baik

Agensi Swasta /Kerajaan Terlibat

Maklumat pelajar mengikut tajaan tidak relevan




Tajuk : Pentabiran Am

No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/UPKP/F.01

Mula surat 1 daripada 04

STATUS DOKUMEN

Petunjuk

01 daripada 04

01 00

02/04/2018

01 02 03 04 05 06

01 00

02/04/2018

1.0 TUJUAN

Prosedur ini diwujudkan bagi proses kerja berkaitan dengan pentadbiran Am di Unit Pengurusan Kebajikan Pelajar.

2.0 SKOP

Proses kerja ini meliputi aktiviti pentadbiran Unit Pengurusan Kebajikan Pelajar.

3.0 DEFINISI 3.1

HEP - Hal Ehwal Pelajar PEK - Pegawai Eksekutif Kanan PT - Pembantu Tadbir POK - Pembantu Operasi Kanan

4.0 RUJUKAN

Tiada







5.0 PROSES KERJA

Bil Proses Kerja Pegawai Yang

Melulus/Dirujuk

Seksyen Undang – Undang

/Peraturan

1. Menerima surat/dokumen rasmi bersama arahan (lisan/bertulis) yang perlu di ambil tindakan dari ketua bahagian.

PEK

2. Meneliti arahan dan membuat perancangan bagi tindakan yang perlu di ambil.

PEK

3. Mendapatkan fail yang berkaitan sebagai rujukan bagi surat yang berkaitan.

PEK/PT

4. Menghubungi pegawai yang berkaitan jika perlu bagi urusan perbincangan dan pengesahan.

PEK

5. Menyediakan surat bagi tindakan susulan.

PT

6. Mendapatkan kelulusan/tandatangan ketua bahagian.

POK

7. Rekod

POK







6.0 CARTA ALIR

Pegawai Yang

Bertanggung Jawab

Aliran Kerja Proses Kerja

Rekod Kualiti

Jangka Masa

Mula

Fail Am 100,200,300,400, 500&600 (yang berkaitan) Pejabat Pentadbiran HEP

PEK Menerima surat/dokumen rasmi bersama arahan (lisan/bertulis) yang perlu di ambil tindakan dari ketua bahagian.

1 – 2 hari

PEK Meneliti arahan dan membuat perancangan bagi tindakan yang perlu di ambil.

PEK/PT Mendapatkan fail yang berkaitan sebagai rujukan bagi surat yang berkaitan.

PEK Menghubungi pegawai yang berkaitan jika perlu bagi urusan perbincangan dan pengesahan.

PT Menyediakan surat bagi tindakan susulan.

3 - 5 hari

POK Mendapatkan kelulusan/tandatangan ketua bahagian.

1 – 2 hari

PEK/PT/POK

Rekod

Tamat

Lulus

Tidak

Lulus







7.0 PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN

Bil

Tajuk Rekod Tempoh Simpanan Lokasi

1. Fail Am 100,200,300,400, 500&600 (yang berkaitan) Pejabat Pentadbiran HEP

5 Tahun Unit Pengurusan Kebajikan Pelajar

8.0 BORANG TINDAKAN KERJA

Tiada

9.0 BORANG SENARAI SEMAKAN

Tiada




Tajuk : Pengurusan Tabung Kebajikan Pelajar



STATUS DOKUMEN

Petunjuk

01 daripada 07

01 00

02/04/2018

01 02 03 04 05 06

01 00

02/04/2018

1.0 TUJUAN

Prosedur ini diwujudkan bagi proses kerja berkaitan dengan Tabung Kebajikan Pelajar yang terdiri daripada skop bantuan kewangan:

1. Bantuan Pinjaman : Bantuan pinjaman diberikan kepada pelajar -pelajar yang memerlukan bantuan kewangan pinjaman sepanjang tempoh pembelajaran di UiTM. Kadar pinjaman adalah RM 500.

2. Bantuan Sara Diri : Bantuan sara diri diberikan kepada pelajar - pelajar yang memerlukan bantuan kewangan sepanjang tempoh pembelajaran di UiTM. Kadar bantuan adalah antara RM 250 - RM 500 diberikan secara one-off sepanjang tempoh pengajian

3. Bantuan Bencana Alam:

Bantuan bencana alam diberikan keatas kepada pelajar - pelajar yang ditimpa bencana alam seperti banjir, kebakaran, dipanah petir dan lain - lain. Kadar bantuan adalah antara RM 100 – RM 3000 berdasarkan kerugian harta benda pelajar sahaja. Bayaran saguhati akan diberikan kepada setiap mangsa sebanyak RM 50 seorang jika tiada sebarang kerugian.







4. Bantuan Bantuan Kes Kecurian/

Kehilangan:

Bantuan kes kecurian atau kehilangan duit dalam akaun, dompet. . (Kehilangan dokumen rasmi peribadi seperti kad pengenalan, lesen memandu, kad ATM dan sebagainya). Kadar bantuan adalah antara RM 50 - RM 500.

5. Bantuan tambang perjalanan kematian ibu/bapa kandung

Bantuan bayaran tambang perjalanan kematian ibu bapa kandung. Kadar sumbangan adalah mengikut jadual sumbangan yang telah ditetapkan oleh Jawatankuasa. Kadar sumbangan antara antara RM 100 - RM 400.

2.0 SKOP

Proses kerja ini meliputi proses pengurusan permohonan Tabung Kebajikan Pelajar sebelum dan selepas sesi permohonan dilaksanakan.

3.0 DEFINISI

UKZ3 - Unit Kewangan Zon 3 HEP - Hal Ehwal Pelajar TNC - Timbalan Naib Canselor PBK - Penolong Bendahari Kanan TPK - Timbalan Pendaftar Kanan PEK - Pegawai Eksekutif Kanan PT - Pembantu Tadbir







4.0 RUJUKAN 1. Keputusan Mesyuarat Lembaga Pengarah Universiti (LPU) ke-161 pada 22 Januari 2009 meluluskan Agenda D 3115 – Cadangan Perluasan Skop Tabung Kebajikan Pelajar Unit Biasiswa Dan Bantuan Kewangan, Bahagian Hal Ehwal Pelajar Dan Alumni. Berkuatkuasa mulai semester Julai 2009. 2. Keputusan Mesyuarat Jawatankuasa Kewangan & Pembangunan (JKP) ke-163 pada 29 Jun 2009 meluluskan Agenda D 3200 – Cadangan Memindahkan Kadar Bayaran Tambang Perjalanan Kematian Ibu/Bapa Dan Bantuan Bencana Dari Tabung Kecemasan Pelajar Ke Tabung Kebajikan Pelajar Berkuatkuasa mulai Semester Julai 2009. 3. Keputusan Mesyuarat Jawatankuasa Kewangan & Pembangunan (JKP) ke-176 pada 07 Mac 2012 meluluskan Agenda D 3706 – Cadangan Penetapan Kadar Bantuan Bagi Kes Kecurian dan Bencana Alam Tabung Kebajikan Pelajar Berkuatkuasa mulai 01 Mac 2012.







5.0 PROSES KERJA


Melulus/Dirujuk


/Peraturan

1. Pelajar mohon bantuan Tabung Kebajikan Pelajar melalui portal pelajar. .

PELAJAR

2. Semakan status kelayakan permohonan. PEK

3. Pelajar perlu menghantar dokumen sokongan bagi pelajar yang layak.

PELAJAR

4. Unit Pengurusan Kebajikan Pelajar mengemaskini permohonan pelajar dan menghantar permohonan kepada Ahli Jawatankuasa Kebajikan Pelajar secara talian bagi proses Kelulusan.

PEK

5. Ahli Jawatankuasa membuat kelulusan secara atas talian.

PBK, TPK, Pendaftar , TNC

HEP

6. Permohonan telah diluluskan diberi status berjaya.

PEK

7. Permohonan dan dokumen sokongan dihantar ke UKZ3 bagi proses bayaran ke akaun pelajar.

PT,PBK

8.

Pelajar dihubungi bagi memaklumkan bahawa bayaran akan ke akaun pelajar.

PT

9. Rekod

PT







6.0 CARTA ALIR

PEGAWAI YANG BERTANGGUNG

JAWAB ALIRAN KERJA PROSES KERJA

REKOD

KUALITI

JANGKA

MASA

MULA

PELAJAR

Pelajar mohon bantuan Tabung Kebajikan Pelajar melalui portal pelajar.

400–HEP (UPKP.5/2/2/1)

PEK

Semakan status kelayakan permohonan

1 – 2 hari

PELAJAR

Pelajar perlu menghantar dokumen sokongan bagi pelajar yang layak.

1 – 14 hari

PEK

Unit Pengurusan Kebajikan Pelajar mengemaskini permohonan pelajar dan menghantar permohonan kepada Ahli Jawatankuasa Kebajikan Pelajar secara talian bagi proses Kelulusan.

1 – 2 hari

PBK, TPK, Pendaftar , TNC HEP

Ahli Jawatankuasa membuat kelulusan secara atas talian.

1 – 7 hari

PEK

Permohonan telah diluluskan diberi status berjaya.

1 – 2 hari

PT,PBK

Permohonan dan dokumen sokongan dihantar ke UKZ3 bagi proses bayaran ke akaun pelajar.

1 hari

PT

1 – 14 hari

Layak

Tidak

Layak

A B








PT Rekod 1 hari

Tamat

A B








Bil


1. 400–HEP (UPKP.5/2/2/1) 5 Tahun Unit Pengurusan Kebajikan Pelajar


Tiada


Tiada

UNIT PENGURUSAN

KEBAJIKAN PELAJAR

UiTM SHAH ALAM


Tajuk : Pengurusan Tabung Kecemasan Pelajar (Kes Kecederaan)



STATUS DOKUMEN

Petunjuk

01 daripada 06

01 00

02/04/2018

01 02 03 04 05 06

01 00

02/04/2018

1.0 TUJUAN

Prosedur ini diwujudkan bagi proses kerja berkaitan dengan Tabung Kecemasan Pelajar bagi kes kecederaan yang bukan membawa kes kematian.

2.0 SKOP Proses kerja ini meliputi proses pengurusan permohonan Tabung Kecemasan Pelajar sebelum dan selepas sesi permohonan dilaksanakan.

3.0 DEFINISI

UKZ3 - Unit Kewangan Zon 3 HEP - Hal Ehwal Pelajar TNC - Timbalan Naib Canselor PPKU - Pengarah Pusat Kesihatan Universiti PBK - Penolong Bendahari Kanan TPK - Timbalan Pendaftar Kanan PEK - Pegawai Eksekutif Kanan PT - Pembantu Tadbir

UNIT PENGURUSAN

KEBAJIKAN PELAJAR

UiTM SHAH ALAM





4.0 RUJUKAN

1. Keputusan Mesyuarat Jawatankuasa Kewangan Dan Pembangunan (JKP) ke-125 pada 29 Mac 2001 meluluskan Agenda C 1884 – Cadangan Memperluaskan Skop Dan Jumlah Bantuan Tabung Kecemasan Pelajar. Berkuatkuasa mulai semester 01 Julai 2000. 2. Keputusan Mesyuarat Lembaga Pengarah Universiti (LPU) ke-142 pada 24 Februari 2005 meluluskan Agenda C 2433 – Permohonan Untuk Menaikkan Kadar Yuran Tabung Kecemasan Dan Menaikkan Kadar Bantuan Kewangan Mengikut Kecederaan. Berkuatkuasa mulai semester Jun 2005. 3.. Keputusan Mesyuarat Jawatankuasa Kewangan Dan Pembangunan (JKP) ke-181 pada 17 Oktober 2012 meluluskan Agenda D 3840 – Permohonan Cadangan Pindaan Bagi Tabung Kecemasan Pelajar Universiti Teknologi MARA Berkuatkuasa mulai 01 Januari 2013.

UNIT PENGURUSAN

KEBAJIKAN PELAJAR

UiTM SHAH ALAM





5.0 PROSES KERJA


Melulus/Dirujuk


/Peraturan

1. Pelajar mohon bantuan Tabung Kecemasan Pelajar melalui portal pelajar

PELAJAR

2. Semakan status kelayakan permohonan

PEK

3. Pelajar diminta menghantar dokumen sokongan bagi pelajar yang layak.

PELAJAR

4. Unit Pengurusan Kebajikan Pelajar mengemaskini permohonan pelajar dan menghantar permohonan kepada Ahli Jawatankuasa Kebajikan Pelajar secara talian bagi proses Kelulusan.

PEK


PPKU, PBK Pendaftar , TNC

HEP


PEK

7. Permohonan dan dokumen sokongan dihantar ke UKZ3 bagi proses bayaran ke akaun pelajar.

PT,PBK

8.


PT

9. Rekod

PT

UNIT PENGURUSAN

KEBAJIKAN PELAJAR

UiTM SHAH ALAM





6.0 CARTA ALIR



REKOD

KUALITI

JANGKA

MASA

Mula

PELAJAR

Pelajar mohon bantuan Tabung Kecemasan Pelajar melalui portal pelajar

400–HEP (UPKP.5/2/1/2)

PEK


1 – 2 hari

PELAJAR

Pelajar diminta menghantar dokumen sokongan bagi pelajar yang layak.

1 – 14 hari

PEK


1 – 2 hari

PPKU, PBK Pendaftar , TNC HEP


1 – 7 hari

PEK


1 – 2 hari

PT,PBK


1 hari

Layak

Tidak

Layak

A B

UNIT PENGURUSAN

KEBAJIKAN PELAJAR

UiTM SHAH ALAM





PT Pelajar dihubungi bagi

memaklumkan bahawa bayaran akan ke akaun pelajar.

1-14 hari

PT Rekod 1 hari

Tamat

A B

UNIT PENGURUSAN

KEBAJIKAN PELAJAR

UiTM SHAH ALAM






Bil




Tiada


Tiada




Tajuk : Pengurusan Tabung Kecemasan Pelajar (Kes Kematian)



STATUS DOKUMEN

Petunjuk

01 daripada 06

01 00

02/04/2018

01 02 03 04 05 06

01 00

02/04/2018

1.0 TUJUAN

Prosedur ini diwujudkan bagi proses kerja berkaitan dengan Tabung Kecemasan Pelajar bagi kes kecederaan yang membawa kes kematian.

2.0 SKOP

Proses kerja ini meliputi proses pengurusan permohonan Tabung Kecemasan Pelajar sebelum dan selepas sesi permohonan dilaksanakan.

Kadar bantuan kepada waris pelajar adalah RM 10,000.

3.0 DEFINISI

UKZ3 - Unit Kewangan Zon 3 HEP - Hal Ehwal Pelajar TNC - Timbalan Naib Canselor PBK - Penolong Bendahari Kanan TPK - Timbalan Pendaftar Kanan PEK - Pegawai Eksekutif Kanan PT - Pembantu Tadbir POK - Pembantu Operasi Kanan SRK - Staf Residen Kolej NR - Unit Non Residen







4.0 RUJUKAN

1. Keputusan Mesyuarat Jawatankuasa Kewangan Dan Pembangunan (JKP) ke-125 pada 29 Mac 2001 meluluskan Agenda C 1884 – Cadangan Memperluaskan Skop Dan Jumlah Bantuan Tabung Kecemasan Pelajar. Berkuatkuasa mulai semester 01 Julai 2000.

2. Keputusan Mesyuarat Lembaga Pengarah Universiti (LPU) ke-142 pada 24 Februari 2005 meluluskan Agenda C 2433 – Permohonan Untuk Menaikkan Kadar Yuran Tabung Kecemasan Dan Menaikkan Kadar Bantuan Kewangan Mengikut Kecederaan. Berkuatkuasa mulai semester Jun 2005. 3. Keputusan Mesyuarat Jawatankuasa Kewangan Dan Pembangunan (JKP) ke-181 pada 17 Oktober 2012 meluluskan Agenda D 3840 – Permohonan Cadangan Pindaan Bagi Tabung Kecemasan Pelajar Universiti Teknologi MARA Berkuatkuasa mulai 01 Januari 2013. 4. Keputusan Mesyuarat Jawatankuasa Kewangan dan Pembangunan ke- 201 pada 7 Disember 2016 meluluskan Agenda D 4680 – Permohonan Cadangan Kenaikan Kadar Dan Penyediaan Wang Pendahuluan Tabung Kecemasan (Kematian) Pelajar Universiti Teknologi Mara Berkuatkuasa mulai 01 Januari 2017.







5.0 PROSES KERJA


Melulus/Dirujuk


/Peraturan

1. Maklumat kematian pelajar diterima. PEK

2. Sekiranya jenazah masih belum dikebumikan bayaran pendahuluan RM 3,000 diberikan kepada waris. Sekiranya telah dikebumikan bayaran penuh akan diproses.

SRK/NR/HEP Fakulti

3. Wang Pendahuluan diberikan kepada waris bersama borang penerimaan pendahuluan

SRK/NR/HEP Fakulti

4. Borang penerimaan diserahkan kepada Unit Pengurusan Kebajikan Pelajar bagi urusan bayaran baki.

SRK/NR/HEP Fakulti

5. Permohonan Tabung Kecemasan melalui sistem online setelah sijil kematian diterima daripada waris.

PT


PPKU, PBK, Pendaftar , TNC

HEP


PEK

8.

Permohonan dan dokumen sokongan dihantar ke UKZ3 bagi proses bayaran ke akaun waris.

PT/PBK

9. Surat takziah dikeluarkan dan waris dihubungi bagi memaklumkan bahawa bayaran akan ke akaun waris.

PT, POK

10. Rekod

PT







6.0 CARTA ALIR



REKOD

KUALITI

JANGKA

MASA

Mula

PEK

Maklumat kematian pelajar diterima.

400–HEP (UPKP.5/2/1/4)

SRK/NR/HEP Fakulti

Sekiranya jenazah masih belum dikebumikan bayaran pendahuluan RM 3,000 diberikan kepada waris. Sekiranya telah dikebumikan bayaran penuh akan diproses.

1 – 2 hari

SRK/NR/HEP Fakulti

Wang Pendahuluan diberikan kepada waris bersama borang penerimaan pendahuluan

SRK/NR/HEP Fakulti

Borang penerimaan diserahkan kepada Unit Pengurusan Kebajikan Pelajar bagi urusan bayaran baki

PT

Permohonan Tabung Kecemasan melalui sistem online setelah sijil kematian diterima daripada waris.

1 – 14 hari

PPKU, PBK, Pendaftar , TNC HEP


1 – 7 hari

A B

Telah

Belum







PEK


1 – 2 hari

PT/PBK


1 hari

PT, POK

Surat takziah dikeluarkan dan waris dihubungi bagi memaklumkan bahawa bayaran akan ke akaun waris.

1- 14 hari

PT Rekod 1 hari

Tamat

A B








Bil




Tiada


Tiada




Tajuk : Pengurusan Pengurangan /Pengecualian Yuran Pengajian Pelajar



STATUS DOKUMEN

Petunjuk

01 daripada 05

01 00

02/04/2018

01 02 03 04 05 06

01 00

02/04/2018

1.0 TUJUAN

Prosedur ini diwujudkan bagi proses kerja berkaitan dengan Pengurangan /Pengecualian Yuran Pengajian Pelajar.

2.0 SKOP Proses kerja ini meliputi proses bantuan pengurangan/Pengecualian bayaran yuran pengajian UiTM kepada pelajar yang menghadapi masalah kewangan untuk membayar yuran pengajian di UiTM. Kadar pengurangan RM 50 – RM 200.

3.0 DEFINISI

UKZ3 - Unit Kewangan Zon 3 HEA - Hal Ehwal Akademik PPP - Pengarah Pembangunan Pelajar KPK&K - Ketua Pusat Kerjaya & Kaunseling PP - Penolong Pendaftar PBK - Penolong Bendahari Kanan PEK - Pegawai Eksekutif Kanan PT - Pembantu Tadbir POK - Pembantu Operasi Kanan







4.0 RUJUKAN

1. Keputusan Mesyuarat Jawatankuasa Kewangan dan Pembangunan (JKP) ke -117 pada 8 Mac 1999 meluluskan Agenda C 1589 – Cadangan Penyerangaman Kadar Permohonan Pengurangan Bayaran Wang Sumbangan/Yuran Pengajian Bagi Semester di ITM Berkuatkuasa mulai 01 Januari 1999.







5.0 PROSES KERJA


Melulus/Dirujuk


/Peraturan

1. Pelajar membuat permohonan secara manual dan menghantar permohonan bersama dokumen sokongan ke Unit Pergurusan Kebajikan Pelajar

Pelajar

2. Dokumen sokongan dan permohonan diterima.

PT/PEK

3. Edaran kelulusan dibuat kepada Jawatankuasa bagi kelulusan.

PT/POK

4. Jawatankuasa meluluskan permohonan secara edaran.

PPP,Pendaftar,

PBK,KPK&K

Dan PP HEA

5. Pelajar dihubungi bagi memaklumkan status kelulusan

PT

6. Permohonan dan dokumen sokongan yang lulus dihantar ke UKZ3 bagi proses bayaran ke akaun pelajar.

PT

7. Rekod PT







6.0 CARTA ALIR



REKOD

KUALITI

JANGKA

MASA

Mula

400–HEP (UPKP.35/8)

Pelajar Pelajar membuat permohonan secara manual dan menghantar permohonan bersama dokumen sokongan ke Unit Pergurusan Kebajikan Pelajar.

1 hari

PT/PEK Dokumen sokongan dan permohonan diterima.

PT/POK Edaran kelulusan dibuat kepada Jawatankuasa bagi kelulusan.

1 hari

PPP,Pendaftar,

PBK,KPK&K

Dan PP HEA

Jawatankuasa meluluskan permohonan secara edaran.

1- 14 hari

PT Pelajar dihubungi bagi memaklumkan status kelulusan.

1 – 2 hari

PT Permohonan dan dokumen sokongan yang lulus dihantar ke UKZ3 bagi proses bayaran ke akaun pelajar.

PT Rekod

Tamat

Layak

Tidak

Layak








Bil


1. 400–HEP (UPKP.38/8) 5 Tahun Unit Pengurusan Kebajikan Pelajar

8.0 BORANG TINDAKAN KERJA Tiada


1. Borang Permohonan Pengurangan /Pengecualian Yuran Pengajian Pelajar.




Tajuk : Pengurusan Bantuan Pelajaran (Bantuan Kewangan OKU, Pinjaman Pelajaran, Biasiswa Dan Dermasiswa)



STATUS DOKUMEN

Petunjuk

01 daripada 06

01 00

02/04/2018

01 02 03 04 05 06

01 00

02/04/2018

1.0 TUJUAN

Prosedur ini diwujudkan bagi proses kerja berkaitan dengan Pengurusan Bantuan Pelajaran (Bantuan Kewangan OKU, Pinjaman Pelajaran, Biasiswa Dan Dermasiswa).

2.0 SKOP

Proses kerja ini meliputi aktiviti Bantuan Kewangan Pelajaran atau elaun yang ditawarkan kepada Pelajar UiTM daripada Agensi Kerajaan atau Agensi Swasta.

Ia adalah tertakluk kepada dasar yang dikeluarkan oleh pihak penaja atau pihak yang memberikan pinjaman dan dermasiswa.

3.0 DEFINISI

PEK - Pegawai Eksekutif Kanan PT - Pembantu Tadbir POK - Pembantu Operasi Kanan







4.0 RUJUKAN

Tiada

5.0 PROSES KERJA


Melulus/Dirujuk


/Peraturan

1. Terima maklumat dari agensi terlibat PEK

2. Hebahan diemail kepada Kampus Cawangan. Hebahan dalam dibuat edaran kepada Fakulti, Pejabat NR dan Kolej Kediaman. Hebahan dimuat naik di FB Page UPKP dan Website HEP.

PEK

3. Pelajar akan menghantar permohonan terus kepada agensi sekiranya permohonan adalah secara online atau tanpa melalui Universiti. Sekiranya permohonan melalui Universiti dokumen permohonan akan dikumpul dan disahkan mengikut syarat pegawai pengesah yang diperlukan.

Pelajar/PT

4. Mendapat pengesahan dari pegawai pengesah terlibat.

Pelajar/PT/POK








Melulus/Dirujuk


/Peraturan

6. Dokumen dihantar kepada agensi terlibat.

POK/Pelajar

7. Menguruskan sesi serahan atau temuduga sekiranya agensi yang terbabit memerlukan perkara tersebut.

PEK

8. Sesi Serahan Atau Temuduga.

PEK

9. Rekod PT







6.0 CARTA ALIR



REKOD

KUALITI

JANGKA

MASA

Mula.

500–HEP (UPKP.14/3/3/15)

PEK Terima maklumat dari agensi terlibat.

1 – 5 hari

PEK Hebahan diemail kepada Kampus Cawangan. Hebahan dalam dibuat edaran kepada Fakulti, Pejabat NR dan Kolej Kediaman. Hebahan dimuat naik di FB Page UPKP dan Website HEP.

Pelajar/PT

Pelajar akan menghantar permohonan terus kepada agensi sekiranya permohonan adalah secara online atau tanpa melalui Universiti. Sekiranya permohonan melalui Universiti dokumen permohonan akan dikumpul dan disahkan mengikut syarat pegawai pengesah yang diperlukan.

Mengikut tarikh akhir yang ditetapkan

A B

Terus Ke Agensi

Melalui

Universiti







Pelajar/PT/POK

Mendapat pengesahan dari pegawai pengesah terlibat.

1- 2 hari

POK/Pelajar Dokumen dihantar kepada agensi terlibat.

1 – 3 hari

PEK Menguruskan sesi serahan atau temuduga sekiranya agensi yang terbabit memerlukan perkara tersebut.

1- 5 hari

PEK Sesi Serahan Atau Temuduga.

Mengikut tarikh Angensi terbabit

PT Rekod

1-2 hari

Tamat

A B

Ada Temuduga/ Serahan

Tiada Temuduga/

Serahan








Bil




Tiada


Tiada




No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/UPKP/G


MANUAL PROSEDUR KERJA Nama Jabatan/Pejabat

1 daripada 01

BAHAGIAN G: SENARAI BORANG-BORANG YANG DIGUNA

Nama/No. Borang Tajuk Borang

- Borang Permohonan Pengurangan/Pengecualian Yuran Pengajian Pelajar.

- Borang Edaran Bagi Permohonan Permohonan Pengurangan/Pengecualian Yuran Pengajian Pelajar.

- Borang Kaji Selidik Kepuasan Hati Pelajar Yang Memohon Bantuan Kewangan Terhadap Perkhidmatan Yang Diberikan.

1

CARTA ALIR PROSES PENTADBIRAN AM – F01



REKOD

KUALITI

JANGKA

MASA

Mula

Fail Am 100,200,300, 400,500 & 600 (yang berkaitan) Pejabat Pentadbiran HEP

PEK Menerima surat/dokumen rasmi bersama arahan (lisan/bertulis) yang perlu di ambil tindakan dari ketua bahagian.

1 – 2 hari

PEK Meneliti arahan dan membuat perancangan bagi tindakan yang perlu di ambil.

PEK/PT Mendapatkan fail yang berkaitan sebagai rujukan bagi surat yang berkaitan.

PEK Menghubungi pegawai yang berkaitan jika perlu bagi urusan perbincangan dan pengesahan.

PT Menyediakan surat bagi tindakan susulan.

3 - 5 hari

POK Mendapatkan kelulusan/tandatangan ketua bahagian.

1 – 2 hari

PEK/PT/POK

Rekod

Tamat

Lulus

Tidak

Lulus

2

CARTA ALIR PROSES PENGURUSAN TABUNG KEBAJIKAN PELAJAR – F02



REKOD

KUALITI

JANGKA

MASA

Mula

PELAJAR

Pelajar mohon bantuan Tabung Kebajikan Pelajar melalui portal pelajar. .

400–HEP (UPKP.5/2/2/1)

PEK

Semakan status kelayakan permohonan.

1 – 2 hari

PELAJAR

Pelajar perlu menghantar dokumen sokongan bagi pelajar yang layak.

1 – 14 hari

PEK

Unit Pengurusan Kebajikan Pelajar mengemaskini permohonan pelajar dan menghantar permohonan kepada Ahli Jawatankuasa Kebajikan Pelajar secara talian bagi proses kelulusan.

1 – 2 hari

PBK, TPK, Pendaftar , TNC HEP


1 – 7 hari

PEK


1 – 2 hari

PT,PBK


1 hari



1 – 14 hari

PT Rekod 1 hari

Tamat

Layak

Tidak Layak

3

CARTA ALIR PROSES PENGURUSAN TABUNG KECEMASAN PELAJAR

(KES KECEDERAAN) – F03



REKOD

KUALITI

JANGKA

MASA

Mula

PELAJAR

Pelajar mohon bantuan Tabung Kecemasan Pelajar melalui portal pelajar

400–HEP (UPKP.5/2/1/2)

PEK


1 – 2 hari

PELAJAR

Pelajar diminta menghantar dokumen sokongan bagi pelajar yang layak.

1 – 14 hari

PEK


1 – 2 hari

PPKU, PBK Pendaftar , TNC HEP


1 – 7 hari

PEK


1 – 2 hari

PT,PBK


1 hari



1-14 hari

PT Rekod 1 hari

Tamat

Layak

Tidak

Layak

4

CARTA ALIR PROSES PENGURUSAN TABUNG KECEMASAN PELAJAR (KES KEMATIAN) – F04



REKOD

KUALITI

JANGKA

MASA

Mula

PEK

Maklumat kematian pelajar diterima.

400–HEP (UPKP.5/2/1/4)

SRK/NR/HEP Fakulti

Sekiranya jenazah masih belum dikebumikan bayaran pendahuluan RM 3,000 diberikan kepada waris. Sekiranya telah dikebumikan bayaran penuh akan diproses.

1 – 2 hari

SRK/NR/HEP Fakulti

Wang Pendahuluan diberikan kepada waris bersama borang penerimaan pendahuluan

SRK/NR/HEP Fakulti

Borang penerimaan diserahkan kepada Unit Pengurusan Kebajikan Pelajar bagi urusan bayaran baki.

PT

Permohonan Tabung Kecemasan melalui sistem online setelah sijil kematian diterima daripada waris.

1 – 14 hari

PPKU, PBK, Pendaftar , TNC HEP


1 – 7 hari

PEK


1 – 2 hari

PT/PBK


1 hari

A B

Telah

Belum

5

PT, POK

Surat takziah dikeluarkan dan waris dihubungi bagi memaklumkan bahawa bayaran akan ke akaun waris.

1- 14 hari

PT Rekod 1 hari

Tamat

A B

6

CARTA ALIR PROSES PENGURUSAN PENGURANGAN /PENGECUALIAN

YURAN PENGAJIAN PELAJAR – F05



REKOD

KUALITI

JANGKA

MASA

Mula

400–HEP (UPKP.35/8)

Pelajar

Pelajar membuat permohonan secara manual dan menghantar permohonan bersama dokumen sokongan ke Unit Pergurusan Kebajikan Pelajar.

1 hari

PT/PEK Dokumen sokongan dan permohonan diterima.

PT/POK Edaran kelulusan dibuat kepada Jawatankuasa bagi kelulusan.

1 hari

PPP,Pendaftar,

PBK,KPK&K

Dan PP HEA

Jawatankuasa meluluskan permohonan secara edaran.

1- 14 hari

PT Pelajar dihubungi bagi memaklumkan status kelulusan

1 – 2 hari

PT Permohonan dan dokumen sokongan yang lulus dihantar ke UKZ3 bagi proses bayaran ke akaun pelajar.

PT Rekod

Tamat

Layak

Tidak

Layak

7

CARTA ALIR PROSES PENGURUSAN BANTUAN PELAJARAN (BANTUAN KEWANGAN OKU, PINJAMAN PELAJARAN, BIASISWA DAN

DERMASISWA) – F06



REKOD

KUALITI

JANGKA

MASA

Mula.

500–HEP (UPKP.14/3/3/15)

PEK Terima maklumat dari agensi terlibat.

1 – 5 hari

PEK Hebahan diemail kepada Kampus Cawangan. Hebahan dalam dibuat edaran kepada Fakulti, Pejabat NR dan Kolej Kediaman. Hebahan dimuat naik di FB Page UPKP dan Website HEP.

Pelajar/PT Pelajar akan menghantar permohonan terus kepada agensi sekiranya permohonan adalah secara online atau tanpa melalui Universiti. Sekiranya permohonan melalui Universiti dokumen permohonan akan dikumpul dan disahkan mengikut syarat pegawai pengesah yang diperlukan.

Mengikut tarikh akhir yang ditetapkan

Pelajar/PT/POK Mendapat pengesahan dari pegawai pengesah terlibat.

1- 2 hari

POK/Pelajar Dokumen dihantar kepada agensi terlibat.

1 – 3 hari

PEK Menguruskan sesi serahan atau temuduga sekiranya agensi yang terbabit memerlukan perkara tersebut.

1- 5 hari

PEK Sesi Serahan Atau Temuduga

Mengikut tarikh Angensi terbabit

PT Rekod 1 – 2 hari

Tamat

Terus Ke Agensi

Melalui Universiti

Ada Temuduga/ Serahan

Tiada Temuduga/ Serahan

ANALISIS SWOT DAN TOWS ANALISIS SWOT PROSES PENTADBIRAN AM – F01

DALAMAN

LUARAN

STRENGHTS (S)

Hubungan yang baik dengan rakan sekerja setiap jabatan/unit yang terlibat (S1).

Tarikh penghantaran dokumen yang jelas (S2).

WEAKNESS (W)

Maklumat atau data yang diperlukan mengambil masa kerana kesibukan pegawai terlibat. (W1)

OPPORTUNITIES (O)

Makluman serta arahan diterima jelas (O1).

Strategi SO

Memudahkan tugas disempurnakan

(S1-O1).

Arahan tugas disempurnakan mengikut masa yang ditetapkan (S2-O1).

Strategi WO

Perbincangan dengan pegawai terlibat agar dapat memberi nama pegawai kedua bagi membantu (W1-O1).

THREATS (T)

Arahan kerja sedia ada bertindih dengan kerja hakiki dan Tarikh akhir penghantaran adakala terlalu singkat (T1).

Strategi ST

Berbincang dengan pegawai terlibat bagi memanjangkan masa penyedian

(S1-T1).

Pengagihan tugas hakiki (S1-T2).

Strategi WT

Pengagihan tugas mengikut kepentingan serta tarikh yang terhampir (W1-T1).

ANALISIS SWOT DAN TOWS PROSES PENGURUSAN TABUNG KEBAJIKAN PELAJAR – F02

DALAMAN

LUARAN

STRENGHTS (S)

Permohonan atas talian (S1).

Data tidak hilang kerana maklumat tersimpan (S2).

WEAKNESS (W)

Intranet bagi Jawatankuasa (W1).

Dokumen sokongan tidak boleh dimuat naik oleh pelajar (W2).

Pengesahan syarat disemak secara manual disetiap sistem terlibat (W3).

Stastik permohonan tidak membaca dapat menarik data secara keseluruhan , hanya data undergraduate ditarik (W4).

OPPORTUNITIES (O)

Satu sistem yang boleh yang mantap (O1).

Strategi SO

Mempeluaskan skop seluruh kampus (S1-O1).

Keselamatan data pelajar tersimpan S2-O1).

Strategi WO

Menjadikan sistem bukan intranet (W1-O1).

Sistem di upgrade (W2-O1).

Sistem di upgrade penyemak dibuat dalam satu laman (W3 - O1).

Sistem di upgrade mengikut status permohonan (W4-O1).

THREATS (T)

Permohonan layak tetapi dokumen tidak lengkap tidak dapat diproses (T1).

Strategi ST

Pelajar berkelayakan dihubungi (S1-T1).

Sekiranya dokumen sokongan tidak dapat diperolehi pelajar, dipanjangkan kepada Unit Zakat, Sedekah wakaf UiTM (S2-T1).

Strategi WT

Menjadikan sistem bukan intranet (W1-T1).

Sistem di upgrade (W2-T1).

Sistem di upgrade penyemak dibuat dalam satu laman (W3 - T1).

Sistem di upgrade mengikut status permohonan (W4-T1).

ANALISIS SWOT DAN TOWS PROSES PENGURUSAN TABUNG KECEMASAN

PELAJAR

(KES KECEDERAAN) – F03

DALAMAN

LUARAN

STRENGHTS (S)



WEAKNESS (W)





OPPORTUNITIES (O)


Strategi SO



Strategi WO





THREATS (T)

Permohonan layak tetapi dokumen tidak lengkap tidak dapat diproses (T1).

Strategi ST

Pelajar berkelayakan dihubungi (S1-T1).

Sekiranya dokumen sokongan tidak dapat diperolehi pelajar, dipanjangkan kepada Unit Zakat, Sedekah wakaf UiTM (S2-T1).

Strategi WT





ANALISIS SWOT DAN TOWS PROSES PENTA PENGURUSAN TABUNG KECEMASAN

PELAJAR (KES KEMATIAN) – F04

DALAMAN

LUARAN

STRENGHTS (S)



WEAKNESS (W)





OPPORTUNITIES (O)


Strategi SO



Strategi WO





THREATS (T)

Perebutan bayaran dari waris (T1).

Strategi ST

Waris berkelayakan dihubungi dan penyiasatan serta dokumen pengesahan perlu dihantar (S1-T1).

Waris akan dihubungi bagi bantuan khairat kematian (S2-T1).

Strategi WT





ANALISIS SWOT DAN TOWS PROSES PENGURUSAN PENGURANGAN

/PENGECUALIAN YURAN PENGAJIAN PELAJAR – F05

DALAMAN

LUARAN

STRENGHTS (S)

Dokumen sokongan yang diperlukan (S1)

WEAKNESS (W)

Permohonan masih dibuat secara manual (W1).

OPPORTUNITIES (O)

Permohonan boleh dibuat secara online (O1)

Strategi SO

Tapisan serta satu sistem online boleh direka dimasa akan datang (S1-O1).

Strategi WO

Satu sistem yang mantap secara online direka (W1-O1).

THREATS (T)

Permohonan selepas 3 minggu pendaftaran (T1)

Strategi ST

Pelajar dimaklum sebelum terima permohonan dan dipanjangkan kepada Unit Zakat, Sedekah Dan Wakaf (S1-T1).

Strategi WT

Informasi bantuan dan syarat dibuat secara edaran (W1-T1).

ANALISIS SWOT DAN TOWS PROSES PENGURUSAN BANTUAN PELAJARAN (BANTUAN KEWANGAN OKU, PINJAMAN PELAJARAN, BIASISWA DAN DERMASISWA) – F06

DALAMAN

LUARAN

STRENGHTS (S)

Jaringan Industri yang baik (S1).

WEAKNESS (W)

Maklumat pelajar mengikut tajaan tidak relevan (W1).

OPPORTUNITIES (O)

Masalah dapat diselesai dengan segera (O1).

Strategi SO

Aduan dan maklumat segera diperolehi

(S1-O1).

Strategi WO

Pelajar perlu mengemaskini maklumat tajaan melalui Fakulti masing-masing (W1-O1).

THREATS (T)

Tajaan bertindih (T1).

Strategi ST

Dapat status tajaan pelajar yang baru mohon (S1-T1).

Strategi WT

Pelajar dihubungi bagi tajaan yang kurang pasti dan dapatkan pengesahan dari penaja terlibat (W1-T1).

PIHAK KEPETINGAN YANG BERKAITAN DENGAN

UNIT PENGURUSAN KEBAJIKAN PELAJAR, HEP

DALAMAN

BIL PIHAK BERKEPENTINGAN

KEPERLUAN JANGKAAN

1. Pelajar

Pengurusan Tabung Kebajikan Pelajar Pengurusan Tabung Kecemasan (Kes Kecederaan). Pengurusan Pengurangan/Pengecualian Yuran Pengajian Pelajar. Pengurusan Bantuan Pelajaran (Bantuan Kewangan OKU, Pinjaman Pelajaran, Biasiswa Dan Dermasiswa. Pentadbiran Am.

Skop bantuan dan perkhidmatan diselaraskan serta diberikan mengikut jangkamasa serta peraturan yang telah ditetapkan pelanggan berpuas hati.

2. Unit/Jabatan Dalaman

3. Fakulti

LUARAN

BIL PIHAK BERKEPENTINGAN

KEPERLUAN JANGKAAN

1. Ibubapa pelajar Pengurusan Tabung Kecemasan (Kes Kecederaan dan Kes Kematian). Pengurusan Bantuan Pelajaran (Bantuan Kewangan OKU, Pinjaman Pelajaran, Biasiswa Dan Dermasiswa. Pentadbiran Am

Skop bantuan dan perkhidmatan diselaraskan serta diberikan mengikut jangkamasa serta peraturan yang telah ditetapkan dan pelanggan berpuas hati.

2. Waris terdekat

3. Agensi Kerajaan

4. Agensi Swasta

5. Pembekal

f01 - pentabiran am pelajar · unit pengurusan kebajikan pelajar uitm shah alam manual prosedur...

Documents