latihan it admin - 1govuc.gov.my · terhadkepada pasukan projek 1govuc. langkah-langkah instalasi...

Terhad kepada Pasukan Projek 1GovUC

LATIHAN IT ADMIN

MICROSOFT OUTLOOK 2010

Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia 1


ISI KANDUNGAN

M. EL ARKIB• Membuat E-mel Arkib bagi Outlook 2003/2007/2010• Mengembalikan fail arkib (.pst) pada Outlook 2010

MENAIK TARAF OUTLOOK 2003 DAN 2007 KEPADA OUTLOOK 2010

INSTALASI CERTIFICATES• Langkah-Langkah Instalasi Enterprise Trust Certificates• Langkah-Langkah Instalasi Root CA from TM

KONFIGURASI E-MEL AKAUN BARU• Langkah-langkah bagi konfigurasi E-mel akaun baru

CAPAIAN OUTLOOK & OWA 1GovUC• Langkah-Langkah Memasuki Outlook 1GovUC• Langkah-Langkah Memasuki OWA 1GovUC



ISI KANDUNGAN

PENERANGAN KOMPONEN-KOMPONEN BERKAIT SISTEM EMEL• Komponen-komponen utama 1GovUC

TUGASAN & TANGGUNGJAWAB PASUKAN ADMIN

• Masalah-masalah Pengguna• Aliran Bantuan Teknikal Pengguna• Pasukan Admin Agensi• Senarai Tugasan Pasukan Admin• Tugasan Pasukan Admin

• Pengurusan• Akses• Aliran Emel• Aplikasi Outlook



CARTA ALIR PROSES MIGRASI BAGI MICROSOFT OUTLOOK

Arkib E-mel

Menaik taraf Microsoft Outlook

Sebelum Migrasi Selepas Migrasi

Instalasi Certificates

Konfigurasi E-mel

1

2

3

4

5

Mengembalikan Fail .pst



MENAIK TARAF OUTLOOK 2003 DAN 2007 KEPADA OUTLOOK 2010



MENAIK TARAF OUTLOOK 2003 DAN 2007 KE OUTLOOK 2010

Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia

1. Masukkan CD / softwareMicrosoft Outlook 2010kedalam Disc Room atauUSB Port.

2. Klik pada kotak ‘I accept the terms of this agreement’ dan kemudian klik butang Continue.

Outlook 2010

6




3. Klik butang Customize.

Outlook 2010

7


4. Biarkan Installation Options dalam keadaan asal atau Default dan pastikan ruangan cakera keras mencukupi untuk pemasangan Outlook.

5. Klik Install Now untuk memulakan proses pemasangan.

Outlook 2010

MENAIK TARAF OUTLOOK 2003DAN 2007 KE OUTLOOK 2010



1. Klik butang Close setalah selesai proses pemasangan Microsoft Outlook 2010.

2. Pastikan aplikasi Microsoft Outlook 2010 ada diruangan Microsoft Office.

Outlook 2010




Outlook 2010



Microsoft Office 2007

Microsoft Office 2003

10


E-MEL ARKIB


1. Arkib direka untuk menyimpan semua data dalam satutempoh masa yang panjang.

2. Apabila proses arkib dilakukan, e-mel akan dikeluarkan dari e-mel sever dan arkib fail yang diarkib akan disimpan di dalam cakera keras komputer anda.

3. Proses arkib adalah penting untuk mengekalkankelajuan optimum dalam aplikasi Outlook.

4. Saiz akaun Outlook yang lebih besar, akan melambatkanprestasi aplikasi Outlook.


MEMBUAT E-MEL ARKIB BAGI OUTLOOK 2003/2007/2010


Arkib secara manual

1. Buka aplikasi Outlook 2003/2007/2010.

2. Cari tetingkap Archive.3. Bagi Outlook 2003/2007:

– Klik pada tab File dan kemudian pilih Archive.

Outlook 2003/2007

12


Bagi Outlook 2010:

– Klik pada tab File. Di bahagian tab Cleanup Tools, klik pada Archive.

Outlook 2010




1. Pilih butang radio Archive thisfolder and all subfolders.

2. Pilih folder yang ingin diarkibkan.3. Klik kotak Include items with ‘Do

not AutoArchive’ checked.

Outlook 2003/2007/2010

MEMBUAT E-MEL ARKIB BAGI OUTLOOK2003/2007/2010



1. Di bahagian Archive items older than, pilih tarikh pada sebelum berlakunya arkib.

2. Klik Browse dan pilih lokasi untuk penyimpanan fail arkib.– Pada bahagian File Name, isikan

nama bagi fail yang diarkib.– Kemudian klik OK.

Outlook 2003/2007/2010




INSTALASI CERTIFICATES



LANGKAH-LANGKAH INSTALASI CERTIFICATES


• Terdapat dua certificate yang perlu dilakukan sebelum memulakan sebarang aktiviti menghantar serta menerima pesanan mesej melalui penggunaan Outlook 1GovUC.

• Certificate tersebut adalah EnterpriseTrust dan Root CA from TM.

Enterprise Trust1. Klik dua kali pada certificate

Enterprise Trust.2. Pada paparan Certificate Import

Wizard,klik butang Next.




3. Klik Browse untuk memilih fail certificate dan kemudian klik butang Next.




4. Masukkan kata laluan padapaparan Certificate ImportWizard bagi Password.

5. Kata laluan adalah : 12345678

6. Setelah memasukkan katalaluan klik butang Next.




7. Pada paparan Certificate Store, pilih Automatically select certificate store on the type of certificate.

8. Kemudian klik butangNext.




9. Klik butang Finish setelahmelengkapkan CertificateImport Wizard.




10.Klik butang Yes untuk instalasi Certificate.11.Kemudian klik butang OK.




Root CA from TM

1. Klik dua kali pada Certificate Root CA from TM

2. Klik pada butang Install Certificates.




3. Pada paparan Certificate Import Wizard, klik butang Next.




4. Pada paparan Certificate Store, pilih Automatically select certificate store on the type of certificate.

5. Kemudian klik butang Next.




6. Klik butang Finish setelah melengkapkan Certificate Import Wizard.

7. Kemudian klik butangOK.


KONFIGURASI E-MEL AKAUN BARU



LANGKAH-LANGKAH BAGI KONFIGURASI E-MEL PROFIL BARU


1. Klik Start dan pilih Control Panel.2. Klik pada ikon Mail dan paparan Mail Setup akan dipaparkan.


3. Klik Show Profiles dan klik pada butang Add. Kemudian tuliskan nama Profile bagi e-mel akaun tersebut dan klik OK. Sekiranya terdapat profil akaun yang lain, pastikan kotak Prompt for a profile to be used dipilih.

LANGKAH-LANGKAH BAGIKONFIGURASI E-MEL PROFIL BARU





4. Seterusnya pilih E-mail Account dan masukkan maklumat yang diperlukan seperti:i. Namaii. Alamat E-meliii. Kata Laluan

5. Kemudian klik butang Next untuk proses konfigurasi E-mel profil baru bagi sistem 1GovUC.

Nota: Jika Alamat E-mel dikesan secara automatik kepada [email protected], sila tukar kepada [email protected]

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]




6. Satu paparan akan dipaparkan menunjukkan proses konfigurasi sedang dilakukan.




7. Sekiranya tiada konfigurasi bagi Outlook Anywhere, klik butang Finish setelah proses konfigurasi telah berjaya dilakukan.




• Setelah selesai konfigurasi serverpastikan butang radio Always usethis profile dipilih untuk 1GOVUC.

• Kemudian klik butang Apply dan seterusnya klik OK.

CAPAIAN OUTLOOK & OWA1GOVUC



LANGKAH-LANGKAH MEMASUKI OUTLOOK 1GOVUC


1. Klik pada ikon aplikasiMicrosoft Outlook.

2. Satu paparan sekuriti akan dipaparkan untuk pengguna memasukkan maklumat berkenaan User Name (contoh: 1govuc\hidayah.mampu) dan Password.

3. Kemudian klik butang OKuntuk memasuki capaianOutlook 1GovUC.


LANGKAH-LANGKAH MEMASUKI OUTLOOK 1GOVUC

• pengguna keluar dan memasuki kembali capaian Outlook. Inimenandakan emel pengguna telah berjaya dimigrasi ke1GovUC.

• 5. Klik OK. Pengguna diminta menutup dan memasuki kembali capaian Outlook.


4. Satu paparan Microsoft Outlook akan kelihatan meminta


LANGKAH-LANGKAH MEMASUKI OWA 1GOVUC


1. Jika menggunakan alamat URL Outlook Web App (OWA) yang lama, satu paparan akan kelihatan menunjukkan alamat URL sudah tidak dapat digunakan.

1. Pengguna diminta menghubungi meja bantuan untuk mendapatkan URL bagi memasuki capaian Outlook Web App (OWA) 1GovUC.




3. Klik mana-mana capaian Internet dan tuliskan URL bagi memasuki capaian Outlook Web App (OWA) 1GovUC (https://webmail.1govuc.gov.my/owa)

4. Satu paparan sekuriti akan dipaparkan untuk pengguna memasukkan maklumat berkenaan User Name (contoh: 1govuc\hidayah.mampu) dan Password.

5. Kemudian klik butang Sign in untuk memasuki capaian OWA 1GovUC.




6. Pilih bahasa untuk menggunakan Outlook Web App (OWA).- English (United States)

7. Pilih waktu kawasan bagi penggunaan Outlook Web App (OWA).- (UTC+08:00) Kuala Lumpur, Singapore

8. Klik butang OK untuk memulakan penggunaan OWA.


MENGEMBALIKAN FAIL .PST



MENGEMBALIKAN FAIL BACKUP / ARKIB (.PST) PADA

OUTLOOK 2010


1. Buka aplikasi Outlook 2010.2. Klik pada tab File. Pilih Open dan kemudian klik pada Open Outlook Data File.3. Pilih fail backup / arkib untuk dimasukkan dan klik Open.4. Pastikan fail backup / arkib yang dimasukkan berada pada senarai Navigation

Pane.

Outlook 2010


Fail Back Up Fail Arkib

MENGEMBALIKAN FAIL BACKUP / ARKIB (.PST) PADA

OUTLOOK 2010



PENERANGAN KOMPONEN-KOMPONEN BERKAIT SISTEM EMEL



KOMPONEN-KOMPONEN UTAMA 1GOVUC


OUTLOOK WEBACCESS (OWA)

MS OUTLOOK 2010 CLIENT

IPMS 1GovUC• Provisioning/De-provisioning• Update

AGENCY AD• Active Directory• Provisioning Users

WEBSENSEGateway Filtering

1GovUC

EXCHANGE SERVER 20101GovUC

ACTIVESYNC MOBILE DEVICE

FIM• Password

Synchronization


TUGASAN & TANGGUNGJAWAB PASUKAN ADMIN



MASALAH-MASALAH PENGGUNA


PENGGUNA

Tidak Dapat Akses ke Emel

Permintaan untuk dimasukkan ke grup emel

Karakter-karakter pelik di dalam kandungan emel

Emel Tidak Diterima atau Tidak Dapat Dihantar


ALIRAN BANTUAN TEKNIKAL PENGGUNA

Customer

1MOCC03 - 8000 8000(Immediate)

1GovUC Service Desk 03 – 7711 4646

TelePresenceMessaging &

Unified Communication IPMS, Social Media, LP Fax & SMS andSecurity

Nota:Pengguna agensi boleh mendapatkan bantuan awal di IT Admin atau Migration Team (MT) masing-masing untuk bantuan pre-liminary



BANTUAN TEKNIKAL PENGGUNA

HELPDESKAgency

PASUKANADMINAgency

HELPDESK TM-VADS

PASUKANADMIN1GovUC

PENGGUNA

PENGGUNAPenyelesaian



PASUKAN ADMIN AGENSIPASUKANADMINAgensi

PASUKANDesktop

PASUKANEmel

PASUKANPusat Data

PASUKANSekuriti

PASUKANRangkaianNetwork



PASUKAN ADMIN AGENSIPASUKAN ADMINAgensi

• Desktop• Emel• Pusat Data• Rangkaian Network• Sekuriti



SENARAI TUGASAN PASUKAN ADMIN


1govuc\azhar.mampu

Kategori Tugasan Agensi 1GovUC

Pengurusan Pewujudan/Pemadaman Akaun Emel √Pembetulan/Penambahan Maklumat Pengguna √Pembetulan Katalaluan √Pengurusan berkaitan Grup Email (DL) √

Akses Pemeriksaan Akses Pengguna- Masalah aplikasi pengguna, network, sekuriti, sistem √ √

Aliran Emel Penghantaran & Penerimaan diantara pengguna 1GovUC

√ √Penghantaran keluar emel ke Internet emel √ √Penerimaan masuk emel dari Internet emel √ √

Aplikasi Outlook Masalah akses dan aliran keluar masuk emel berkait denganmasalah aplikasi Outlook pengguna atau desktop pengguna

√

Masalah certifkasi pengguna √Karakter-karakter pelik didalam kandungan emel √

√ Tugas Rasmi Bantuan


TUGASAN PASUKAN ADMIN -PENGURUSAN


PENGURUSAN BERKAITAN AKAUN PENGGUNA BOLEH DIKENDALIKAN MELALUI APLIKASI IPMS

• Pewujudan atau Pemadaman Akaun Emelo Akaun Emel 1GovUC melalui IPMSo Tugasan harus dijalankan oleh pihak Admin

• Pembetulan dan Penambahan Maklumat Penggunao Maklumat boleh ditukar melalui IPMSo Boleh dikendalikan oleh pihak Admin atau pengguna sendiri

• Pembetulan Katalaluan (Password)o Password mesti ditukar melalui IPMSo Boleh dikendalikan oleh pihak Admin atau pengguna sendiri

• Pengurusan berkaitan Distribution List (DL)o Sebarang permintaan berkaitan DL seperti pewujudan kumpulan emel atau

penambahan ahli kumpulan harus dilakukan oleh pihak Admin melalui IPMS


• MENGESAN PERMASALAHAN BERKAITAN AKSES AGAK SUBJEKTIF DAN BANYAK KEMUNGKINAN PUNCA-PUNCA MASALAH

o Masalah Sistem – perlu dirujuk kepada pasukan admin 1GovUC Kebiasaan melibatkan bilangan pengguna yang ramai

o Masalah Akaun – perlu dirujuk kepada pasukan admin 1GovUC Akaun tamat tempoh, akaun tidak aktif, dll

o Masalah Desktop – perlu dirujuk kepada pasukan admin Desktop Hanya melibatkan seorang atau segelintir pengguna Cubaan menggunakan akaun pengguna di desktop berlainan berjaya

o Masalah Rangkaian Network – perlu dirujuk kepada pasukan admin Network/Pusat Data Masalah network perlahan atau tidak boleh dicapai Kebiasaan melibatkan rangkaian network sesuatu lokasi, kawasan, cawangan

o Masalah Akses Sekuriti Sekuriti port berkaitan aplikasi dihalang Contoh: Akses ke emel melalui webmail.1govuc.gov.my menerusi port 443 Buka Command Prompt dan taip ping webmail.1govuc.gov.my. Ambil perhatian IP address yang diterima. Samada 103.8.161.106 atau 10.17.237.12 Melalui Command Prompt, taip telnet 103.8.161.106 443 atau telnet 10.17.237.12 Boleh akses sekiranya tiada masalah berkaitan sekuriti

TUGASAN PASUKAN ADMIN - AKSES



• LANGKAH-LANGKAH MENGENALPASTI PERMASALAHANAKSES

o Buka MS OutlookPastikan dibahagian bawah aplikasi menunjukkan

“Connected to Microsoft Exchange”

PASUKAN ADMIN – MENGENALPASTI MASALAH AKSES (1)



o Buka Program Command Prompt Taip seperti berikut

Ping webmail.1govuc.gov.my Jika akses melalui network dalaman, akan mendapat respon dari 10.17.237.12 Jika akses melalui network luaran (internet), akan mendapat respon dari

103.8.161.106




• LANGKAH-LANGKAH MENGENALPASTI PERMASALAHAN AKSES

o Buka Program Command Prompt Taip seperti berikut

telnet 10.17.237.12 443 jika akses dari Network Dalaman telner 103.8.161.106 443 jika akses dari Network Luaran (Internet)

Seharusnya boleh telnet ke IP tersebut




• LANGKAH-LANGKAH MENGENALPASTI PERMASALAHAN AKSES (Dalaman)o Buka Aplikasi MS Outlooko Buka Program Command Prompt

Taip seperti berikut netstat -an

Seharusnya mendapat keputusan seperti berikut 10.17.237.12:443 ESTABLISHED jika akses dari Network Dalaman

erancangan Pengurusan Malaysia5

7


Unit Pemodenan Tadbiran dan P


• LANGKAH-LANGKAH MENGENALPASTI PERMASALAHAN AKSES (Luaran)o Buka Aplikasi MS Outlooko Buka Program Command Prompt

Taip seperti berikut netstat -an

Seharusnya mendapat keputusan seperti berikut 103.8.161.106:443 ESTABLISHED jika akses dari Network Luaran (Internet)


Perancangan Pengurusan MalaysiaUnit Pemodenan Tadbiran dan 58


• MEMAHAMI ALIRAN EMEL

o Penghantaran dan Penerimaan Emel diantara pengguna AGENCY Emel akan dihantar melalui aplikasi EMEL AGENCY Emel akan diterima di peti emel (mailbox) pengguna

o Penghantaran keluar ke pengguna Internet Emel akan dihantar melalui aplikasi EMEL AGENCY Emel dari aplikasi EMEL AGENCY akan dihantar ke aplikasi EMEL GATEWAY FILTERING Emel dari aplikasi EMEL GATEWAY FILTERING akan dihantar ke aplikasi emel pengguna Internet

o Penerimaan masuk emel dari pengguna Internet (sekarang) MX record masih merujuk kepada aplikasi EMEL GATEWAY FILTERING AGENCY Emel dari pengguna Internet akan dihantar ke aplikasi EMEL GATEWAY FILTERING AGENCY Emel dari aplikasi EMEL GATEWAY FILTERING AGENCY akan dihantar ke aplikasi EMEL AGENCY Emel akan diterima di peti emel (mailbox) pengguna

TUGASAN PASUKAN ADMIN –ALIRAN EMEL



TUGASAN PASUKAN ADMIN –APLIKASI OUTLOOK


• MENGESAN PERMASALAHAN YANG BERKEMUNGKINANDISEBABKAN OLEH APLIKASI OUTLOOK

o Antara masalah-masalah lazimEmel tidak diterima atau lambat diterima di aplikasi OutlookEmel tidak boleh diaksesKarakter-karakter pelik di dalam kandungan emelTidak dapat membuka aplikasi Outlook


TUGASAN PASUKAN ADMIN –APLIKASI OUTLOOK


o Mengenalpasti punca permasalahanEmel tidak diterima atau lambat diterima di aplikasi Outlook

Buka Outlook Web Access (OWA) https://webmail.1govuc.gov.my/owa Pastikan samada masalah yang sama di OWA

Emel tidak boleh diakses melalui Outlook Buka Outlook Web Access (OWA) https://webmail.1govuc.gov.my/owa

Buka di desktop yang sama Jika OK, mungkin masalah Outlook Jika tidak OK cuba akaun berlainan dan jika OK mungkin masalah akaun

Buka di desktop yang berlainan Jika OK, masalah Outlook, certifikasi,dll Jika tidak OK, mungkin masalah akaun

Karakter-karakter pelik di dalam kandungan emel Buka Outlook Web Access (OWA) https://webmail.1govuc.gov.my/owa

Pastikan karakter-karakter pelik tidak didapati di OWA Kemungkinan masalah language pack atau regional setting

https://webmail.1govuc.gov.my/owa



SEKIANTERIMA KASIH


62

latihan it admin - 1govuc.gov.my · terhadkepada pasukan projek 1govuc. langkah-langkah instalasi...

Documents