7. Perisian Aplikasi – Hamparan Elektronik

7.1 PENGERTIAN HAMPARAN ELEKTRONIK

Aturcara hamparan elektronik menyusun, memanipulasi dan menggraf maklumat numerik. Suatu ketika dahulu, hamparan digunakan secara eksklusif oleh akauntan, tetapi sekarang digunakan secara meluas oleh orang ramai dalam setiap bidang. Di persekitaran sekolah, guru boleh menggunakan hamparan elektronik untuk merekodkan dan menganalisis pencapaian pelajarnya. Di pejabat sekolah, kerani sekolah boleh menguruskan kewangan dengan hamparan elektronik. Tiga aturcara hamparan yang meluas digunakan ialah Microsoft Excel, Corel Quattro dan Lotus 1-2-3.

Modul ini akan memberi tumpuan kepada penggunaan hamparan elektronik Microsoft Excel 2007.

EXCEL ialah program hamparan yang membolehkan anda menguruskan data, menyelesaikan pengiraan, membuat keputusan, menyediakan graf dan menyediakan laporan profesional. Program EXCEL terdiri daripada TIGA bahagian utama.

Lembaran kerja - Lembaran kerja membolehkan anda memasukkan, mengira, memanipulasi dan menganalisis data berbentuk nombor dan teks.

Graf – Carta boleh digunakan untuk mempamerkan data. Excel boleh menghasilkan graf 2D dan 3D seperti graf lajur carta pai dan lain-lain bentuk graf.

Rajah 1

Modul 2

Pangkalan Data – Excel dapat digunakan untuk menguruskan rekod. Excel boleh digunakan untuk menyisih, mencari data dengan tepat dan memilih data mengikut kriteria.

7.2 Kemahiran Asas

Dengan menggunakan satu set komputer yang mempunyai perisian Microsoft Office 2007, anda diminta membuka aplikasi Excel. Sila ikut langkah seperti di bawah :

1. Klik Start pada Taskbar2. Klik Program3. Klik Microsoft Excel

Apabila Excel dimulakan ia akan membina buku kerja (workbook) baru yang kosong – dipanggil Book 1. Setiap buku kerja mengandungi helaian yang dipanggil worksheet. Dalam setiap helai kerja, anda boleh memasukkan sebarang teks dan nombor sebagai data. Setiap helaian kerja wujud di atas tab helaian (sheet tab) di bawah buku kerja.

M2-2

Modul 2

Microsoft Excel memaparkan buku kerja yang kosong seperti Rajah 1 di bawah:

Rajah 2

Butang Office : Buka menu Office. Dari sini, kita boleh buka, simpan, cetak dan mulakan buku kerja baru.

Quick Access Toolbar : Suatu Toolbar kecil di kanan butang Office. Ia mengandungi shortcuts untuk arahan-arahan yang lazim digunakan. Ribbon : Suatu kombinasi menu bar dan toolbar yang berbentuk muka surat bertab dan ia mengandungi butang, senarai pilihan dan arahan.

Kotak Nama : Memaparkan alamat sel aktif semasa. Formula bar : Menginput data atau memaparkan kandungan sel yang aktif. Tab Helaian : Secara default, buku kerja Excel mengandungi 3 helaian

kosong. Untuk melihat mana-mana helaian, klik pada tab helaian tersebut. Bar Status : Mempamerkan informasi tentang helaian kerja. Pada bar ini,

terdapat shortcut untuk pelbagai paparan dan zoom. Kawalan Zoom : Digunakan untuk membesar atau mengecilkan paparan

Excel dengan mengheret slider ke kanan atau ke kiri.

M2-3

Ikon MenuLabel Lajur

Nombor Baris

Butang Office

Quick Access toolbar

Kotak Nama Formula Bar Reben

Tab lembaran Kawalan ZoomBar Status

Modul 2

Persilangan setiap baris dengan lajur di panggil sel. Setiap sel mempunyai alamatnya yang unik.

7.2 Tab Home dan Rebennya.

Rajah

1. Reben Tab Home mengandungi Quick Access Toolbar seperti Clipboard, Font, Paragraph, Styles dan Editing. Setiap Quick Access Toollbar mengandungi ikon-ikon yang diskriptif.

M2-4

1. Bolehkan anda menyediakan lebih daripada satu lembaran dalam satu fail?

2. Bagaimana anda boleh mengubah nama setiap lembaran?

Modul 2

2. Jika anak panah di penjuru sebelah kanan bawah setiap Quick Access Toolbar diklik, suatu tetingkap baru akan jelma. Contohnya :

Nama Quick Access Toolbar Nama TetingkapClipboard ClipboardFont Format Cells, Tab FontAlignment Format Cells, Tab AlignmentNumber Format Cells, Tab Number

3. MEMBINA LEMBARAN KERJA

Langkah 1

Memasukkan tajuk helaian kerja

Pilih sel A1. Sel A1 akan menjadi sel yang aktif dan dikelilingi bingkai hitam tebal.

M2-5

Modul 2

Langkah 2

Menaipkan tajuk jadual

Untuk tajuk jadual, taipkan Keputusan Peperiksaan Akhir Tahun 2007Tahun : 3 Melor

Apabila anda menaip karekter yang pertama, mod indikator Excel memaparkan dua kotak

iaitu cancel box ( )dan Enter box ( )dalam bar formula

Lengkapkan kemasukkan data

dengan klik atau tekan kekunci Enter pada papan kekunci.

Langkah 3

M2-6

Modul 2

Memasukkan Tajuk Kolum Pada Jadual

Taipkan teks-teks lain seperti yang terdapat dalam paparan di bawah.

Langkah 4

Menyelitkan kesan jajaran bagi setiap sel

Setkan jajaran (alignment) bagi setiap sel seperti paparan di bawah. Bagi meletakkan tajuk matapelajaran (iaitu : BM, BI dll ) di tengah-tengah tajuk Mar

dan Gred, kita akan menggunakan ikon Merge and Center, yang berada dalam kumpulan Alignment.

Letakkan kursor pada sel C3. Klik dan heret sehingga sel D3. Tekan ikon .

Lakukan langkah sama untuk semua tajuk matapelajaran yang lain.

M2-7

Modul 2

Melukis Sempadan (Border) Untuk Jadual (Table)

Untuk mengenakan sempadan pada suatu julat sel, julat sel tersebut harus

dihighlightkan. Kemudian klik anak panah pada ikon dalam kumpulan Font dan pilih yang terdapat pada senarai.

M2-8

Modul 2

Langkah 5

Memasukkan teks nama dan markah

Masukkan nama dan markah bagi setiap mata pelajaran di setiap sel seperti

M2-9

Modul 2

dalam paparan. Tambahkan nama dan markah setiap mata pelajaran untuk 5 pelajar baru.

Kemudian jajarkan tajuk jadual seperti dalam Rajah ??

FUNGSI ASAS DAN PENGGUNAAN FORMULA

Langkah 6

Mengira Jumlah Kita mesti mengenal pasti sel di mana nilai jumlah ingin disimpan. Pastikan kursor berada pada sel berkenaan. Terdapat pelbagai cara untuk melaksanakannya pengiraan jumlah.

a) Penggunaan Autosum

Klik sel M5. Klik ikon yang berada dalam kumpulan Editing yang terdapat dalam tab Home. Highlight sel C5 hingga L5 dan tekan Enter.

M2-10

Modul 2

b) Penggunaan Rumus Secara Manual

Hasil dari bahagian (a) di atas boleh diperolehi dengan memasukkan rumus secara manual. Setiap rumus mesti dimulakan dengan tanda =. Contohnya dalam sel M5, rumus = C5 + E5 + G5 + I5 + K5 boleh juga digunakan.

Langkah 7

ii) Menyalin formula dari sel M5

Menyalin formula di sel M5 ke julat sel M6 hingga M14.Klik sel M5 dan gerakkan kursor ke penjuru kiri bawah sel M5 (handle). Penunjuk

tetikus akan bertukar kepada simbol + . Seret tetikus sehingga kawasan M5:M14 dipilih. Lepaskan butang kiri tetikus. Excel akan menyalin fungsi AutoSum dalam sel M5 kepada julat sel (range) M6:M14.

Mengisih Data

Excel boleh mengisihkan data mengikut ururtan menaik (Ascending) atau menurun (Descending). Data juga boleh diisih mengikut beberapa peringkat.

Mengisih Markah Pelajar Mengikut Urutan Menaik. Isihan dibuat berdasarkan Jumlah Markah.

Highlight julat sel B4 hingga N14. Klik ikon dalam kumpulan Editing yang berada dalam tab Home untuk mendapatkan senarai arahan. Pilih arahan

untuk mendapatkan kotak dialog Sort.

M2-11

Modul 2

Langkah 8

b) Penggunaan Formula Average, Max, Min

i) Mengira purata dengan menggunakan arahan = Average(_ : _ )

Klik pada sel N5 dan taipkan = Average( . Excel akan memaparkan permulaan fungsi Average pada formula bar.

M2-12

Modul 2

Pilih sel C5 dan seretkan tetikus sehingga K5 dan taipkan simbol ) dan tekan kekunci Enter.

Kirakan nilai purata bagi sel N6, N7, N8 dan seterusnya dengan mengheretkan fill handle sehingga N14 dan lepaskan butang kiri tetikus.

Langkah 9

ii) Mencari nilai tertinggi bagi sekumpulan nilai dengan arahan =Max(

Klik pada sel C16 dan taipkan arahan =Max( . Klik pada C5 dan heret tetikus sehingga C14. Taipkan ) dan tekan kekunci Enter.

M2-13

Modul 2

Sekarang kirakan nilai tertinggi bagi mata pelajaran BI, SAINS, SEJ dan MAT dengan menggunakan pendekatan yang telah dibincangkan untuk mata pelajaran BM di atas.

Langkah 10

iii) Mengira nilai terendah dengan fungsi Min dengan menggunakan Butang Wizard

Klik pada sel C17. Klik ikon fungsi wizard yang berada dalam kumpulan Function Library pada tab Formulas. Pilih MIN dalam senarai nama fungsi dan klik butang OK.

M2-14

Modul 2

Kotak dialog Function Arguments akan terpapar. Klik sel C5 dan heret tetikus sehingga ke sel C14. Klik butang OK untuk menamatkan operasi.

Sekarang kirakan nilai terendah bagi mata pelajaran BI, SAINS, SEJ dan MAT dengan menggunakan pendekatan yang telah dibincangkan untuk mata pelajaran BM di atas.

Langkah 11

M2-15

Modul 2

c) Penggunaan Formula Vlookup untuk mencari Gred

i) Menaip julat Markah dan Gred

Pada julat sel M19:N25, taipkan julat markah dan gred yang akan menjadi rujukan untuk mencari Gred. Pada julat sel M12:N18 taipkan julat markah dan gred yang akan menjadi rujukan untuk mencari Gred.

Sebenarnya julat markah dan Gred boleh berubah-ubah mengikut penggredan yang dibuat di sekolah masing-masing. Yang penting ia mesti bermula dengan markah 0 di atas atau dalam susunan menaik.

LATIHAN

M2-16

1. Bolehkah pengredan seperti A+, A-, B+ dan seterusnya digunakan?

2. Sekiranya markah gagal adalah 39 ke bawah, bolehkan teks markah ini disetkan supaya berwarna merah?

Julat Markah dan Gred

Modul 2

Langakh 12

ii) Memulakan formula Vlookup

Letakkan kursur di sel D5 dan klik ikon . Pada Select a category, pilih All. Pada Select a function, pilih VLOOKUP dan klik OK.

Langkah 13

iii) Mengisi maklumat dalam kotak dialog Vlookup

Pada ruang Lookup_value taipkan C5 iaitu sel markah yang hendak di cari gred.

Pada ruang Table_array, letak kursur di sel pepenjuru kiri atas julat markah dan gred dan seret sehingg sel pepenjuru kanan bawah iaitu julat sel M12:N16. Tekan kekunci F4.

Pada ruang Col_index_num taipkan 2 iaitu jalur gred pada julat markah dan gred.

Klik ok.

M2-17

Modul 2

LATIHAN

Langkah 14

iv) Menyalin formula VLOOKUP pada sel lain

Pilih sel D5 dan klik butang kiri tetikus pada fill handle. Penunjuk tetikus akan

bertukar kepada simbol + . Seret tetikus sehingga memilih kawasan D6:D9. Lepaskan butang kiri tetikus. Excel akan menyalin Fungsi VLookup dalam sel D5 kepada julat (range) D6:D9.

Lakukan yang sama untuk mengisi nilai gred bagi markah-markah yang lain

M2-18

1. Perhatikan apa yang berlaku sekiranya kekunci F4 tidak di tekan.

Modul 2

Pilih sel D5 dan klik butang kiri tetikus pada fill handle. Penunjuk tetikus akan bertukar

kepada simbol + . Seret tetikus sehingga memilih kawasan D6:D9. Lepaskan butang kiri tetikus. Excel akan menyalin Fungsi VLookup dalam sel D5 kepada julat (range) D6:D9.

Lakukan yang sama untuk mengisi nilai gred bagi markah-markah yang lain

d) Penggunaan formula COUNT, COUNT A dan COUNTIF

M2-19

1. Nyatakan perbezaan yang wujud apabila kekunci F4 tidak ditekan tetapi formula VLOOKUP disalin ke sel lain.

Modul 2

Langkah 15

i) Penggunaan formula COUNT

Formula COUNT digunakan untuk mengira bilangan sel dalam sesuatu julat sel yang mengandungi data numerik sahaja.

Letakkan kursur pada sel di mana nilai bilangan sel dengan data numerik perlu di isi.Klik pada butang Function dan pilih fungsi COUNT.Klik dan highlight julat sel untuk mengira sel dengan data numerik.Tekan ok.

Langkah 16

ii) Penggunaan formula COUNTA

Formula COUNTA digunakan untuk mengira bilangan sel yang tidak kosong dalam sesuatu sel.

Letakkan kursur pada sel di mana nilai bilangan sel yang tidak kosong perlu di isi.Klik pada butang Function dan pilih fungsi COUNTA.Klik dan highlight julat sel untuk mengira sel dengan data numerik.Tekan ok.

Langkah 17

iii) Pengunaan Formula COUNTIF

M2-20

Formula COUNTIF digunakan untuk mengira bilangan sel yang memenuhi sesuatu kriteria dalam sesuatu julat sel yang dipilh.

Modul 2

Letakkan kursur pada sel C21. Klik pada butang

dan pilih fungsi COUNTIF.Pada ruang Range taipkan julat sel yang mewakili gred BM bagi semua pelajar (D5:D9)Pada ruang Criteria taipkan “A”Klik ok.Lakukan yang sama untuk mencari jumlah gred-gred yang lain bagi setiap matapelajaran.Jangan lupa untuk menukar kriteria mengikut gred.

M2-21

1. Adakah cara lain yang lebih mudah untuk mengisi nilai gred dalam setiap sel?

Modul 2

2.2.5 Melukis Carta

Langkah 18

a) Memilih jenis carta

Highlight maklumat pada jadual seperti di sebelah. Pada tab Insert, klik pada ikon

dan graf seperti di bawah akan terpapar.

M2-22

1. Nyatakan jenis-jenis carta selain daripada carta kolum yang sesuai untuk jadual markah di atas.

Modul 2

Langkah 19

b) Menetapkan lajur, baris dan tajuk bagi carta

Klik pada graf dan pilih tab Layout. Pada Group Labels, terdapat ikon-ikon yang dapat digunakan untuk mengenakan tajuk graf, tajuk paksi-x dan paksi-y, serta petunjuk graf. Klik setiap satu ikon tersebut dan masukkan teks yang sesuai.

M2-23

Modul 2

Langkah 21

d) Menyelitkan carta dalam lembaran kerja (sheet)

Pilih graf dan pilih tab Design. Dalam tab Design. Pada

ribennya, pilih ikon

Pilih samada anda ingin menyelitkan carta sebagai satu object dalam lembaran sheet 1 ataupun sebagai satu lembaran baru.

Dalam latihan ini, pilih As object in.

Klik butan Finish

M2-24

1. Apa yang berlaku sekiranya anda menyelitkan carta sebagai As new Sheet?