laporan pencapaian bahagian pentadbiran … bpp2016.pdf · mewujudkan sistem pentadbiran yang...

LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN 2016

1

LAPORAN PENCAPAIAN BAHAGIAN PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN 2016 JABATAN PERKHIDMATAN KOMPUTER NEGERI SABAH

1. Pengenalan Bahagian BPP

A. Latar Belakang Bahagian Pentadbiran dan Pengurusan (BPP) berperanan dalam menyediakan Perkhidmatan Pengurusan Sumber Manusia dan Perkhidmatan Pentadbiran di Jabatan perkhidmatan Komputer Negeri. Disamping itu, bahagian ini juga menjalankan tugas-tugas pengurusan dan pentadbiran perakaunan jabatan. BPP merupakan antara komponen utama yang menyokong dan membantu dalam penyampaian perkhidmatan ICT negeri Sabah.

B. Visi Menjadi bahagian yang cemerlang dalam memberi perkhidmatan pentadbiran dan pengurusan sumber manusia.

C. Misi Memberi perkhidmatan yang terbaik dalam pengurusan pentadbiran dengan produktif dan teratur.

D. Objektif Mewujudkan Sistem Pentadbiran yang mantap dan unggul dengan mewujudkan kakitangan yang berkualiti dalam bidang pengetahuan pelaksanaan pentadbiran dan kemahiran penggunaan IT.

E. Piagam Pelanggan BPP

a. Kami memberi layanan yang saksama kepada semua pegawai / Kakitangan dalam urusan Pentadbiran;

b. Akan memastikan bahawa urusan pelantikan seperti berikut di proses:

i. Memangku : Tiga (3) bulan sebelum tamat tempoh Memangku

ii. Kontrak : Enam (6) bulan sebelum tamat tempoh Kontrak

iii. Pengesahan Jawatan : Setelah genap tempoh percubaan atau mengikut syarat-syarat yang ditetapkan dalam surat perlantikan yang dikeluarkan oleh pihak berkuasa.

iv. Pengesahan Taraf Berpencen : Setelah disahkan dalam jawatan tetap dan mencapai tidak kurang daripada (3) tahun perkhidmatan bagi pegawai yang memilih Opsyen Pencen sahaja.

c. Proses Penilaian Prestasi dan Pergerakan Gaji akan diurus mengikut jangkamasa yang ditentukan;

d. Memastikan semua perjalanan fail serta surat-surat sampai tepat pada masanya dan selamat;

e. Memberi jaminan semua permintaan/permohonan seperti kelengkapan pejabat eg. alat-alat tulis yang diperluka dapat diurus dengan seberapa segera.


2

f. Memproses gaji kakitangan dalam tempoh yang ditetapkan.

g. Tunggakan elaun memangku,elaun perjalanan dan hitung batu, elaun lebih masa dan gaji kakitangan baru akan siap diproses dalam masa seminggu jika semua dokuman lengkap.

h. Ganjaran akan diproses setelah tamat tempoh kontrak perkhidmatan dan setelah menerima surat pelepasan cukai daripada JHDN jangkamasa proses 1 hari.

i. Pendahuluan kenderaan dan microcomputer akan diproses dalam masa 2 hari jika dokumen diperlukan diserahkan

j. Bayaran balik KWSP yang terlebih bayar kepada pegawai yang telah diberi taraf berpencen akan diproses dalam masa seminggu.

k. Memproses baucar bil-bil invois yang diterima daripada pelanggan dihantar kepada bendahari negeri dalam masa seminggu.

F. Fungsi Bahagian BPP Bahagian Pentadbiran dan Pengurusan berfungsi sebagai pengendali dan pelaksana semua urusan pentadbiran kakitangan dan jabatan. Fungsi-fungsi bahagian ini merangkumi pengurusan pentadbiran pejabat, pengurusan perjawatan & personel termasuk pengurusan perakaunan JPKN.


3

2. Senarai Perkhidmatan

A. 1. Pengurusan Pejabat - Pengurusan Surat-menyurat - Pengurusan Fail - Pengurusan Aset Alih Kerajaan - Penyelenggaraan Peralatan dan Kelengkapan Pejabat - Penyelarasan Penyelenggaraan Bangunan - Pengurusan Perkhidmatan Perubatan (Klinik Panel/Hospital) - Pengurusan Penyimpanan Dokumen - Pengurusan Logistik (Kenderaan, Bilik Mesyuarat/Dewan)

2. Pengurusan Perkhidmatan dan Organisasi - Pengisian Jawatan - Pengesahan dalam Perkhidmatan - Penempatan kakitangan - Persaraan - Perletakan Jawatan/Pelepasan dengan Izin - Perlaksanaan Pekeliling - Mengendali Buku Perkhidmatan dan SM2 - Pengurusan Cuti

3. Pembangunan Modal Insan - Kenaikan Pangkat - Penilaian Prestasi - Pengurusan Prestasi - Pengurusan Tatatertib - Perisytiharan Harta

4. Pengurusan Aset (Alih) - Penerimaan - Pendaftaran - Penggunaan, Penyimpanan dan Pemeriksaan - Penyelenggaraan - Pelupusan - Kehilangan dan Hapuskira - Pengurusan Stor

5. Pengurusan Perbelanjaan dan Penyediaan Penyata Kewangan (AKAUN) - Penyata Kewangan - Pembayaran Bil-Bil - Pembayaran Gaji

6. Pengurusan Kewangan Umum KEWANGAN) - Pengurusan Bajet - Pengurusan Pengeluaran Peruntukan - Pengurusan Perolehan - Pengurusan Pinjaman Perumahan - Pengurusan Pinjaman Kenderaan - Pengurusan Pinjaman Komputer - Penyediaan Pesanan Kerajaan


4

3. Kakitangan BPP-2015

Nama : Fiona Joseph Sandi

Nama : Mariah Dollah

Jawatan : Pegawai Tadbir Gred N41 Jawatan : Penolong Pegawai Tadbir Gred N27

Nama : Nazila Mawar Nuati

Nama : Rosleh Taip

Jawatan : Penolong Akauntan Gred W27 Jawatan : Pembantu Tadbir Gred N22

:

:

Nama : Emilda Edmund

Nama : Sarzi Kaur

Jawatan : Pembantu Tadbir Gred N22 Jawatan : Pembantu Tadbir Gred N22

Nama : Syariffah Huddin

Nama : Irene Hamad

Jawatan : Pembantu Tadbir Gred N22 Jawatan : Pembantu Tadbir Gred N22

Nama : Kassim Bin Hassan

Nama : Buati Awang

Jawatan : Pembantu Tadbir Gred N22 Jawatan : Pembantu Setiausah Pejabat/Setiausaha Pejabat Gred N22

:

Nama : Sukieh Salleh

Nama : Mariah Ansip

Jawatan : Pembantu Tadbir Gred N17 Jawatan : Pegawai Khidmat Pelanggan Gred N17

Nama : Holin @ Nondu Padis

Nama : Norain Ramli

Jawatan : Pembantu Am Rendah Gred N1 Jawatan : Pekerja Awam Gred R1

Nama : Rozita Lin

Nama : Rosnie Sipanus

Jawatan : Pembantu Am Rendah Gred N1 Jawatan : Pekerja Awam Gred R1

Nama : Azrena Kasmijan

Nama : Mohamad Tahir Shekh Mohamad

Jawatan : Pekerja Awam Gred R1 Jawatan : Pemandu Kenderaan GredR6

Nama : Fazli Matnin

Nama : Seni Sibun

Jawatan : Pemandu Kenderaan Bermotor Gred R6 Jawatan : Pemandu Kenderaan Bermotor Gred R6


5

4. Laporan Aktiviti Sepanjang Tahun 2016 4.1 Senarai Tatatertib JPKN mulai dari 2016 Jadual 1 adalah mengenai tindakan tatatertib Jabatan Perkhidmatan Komputer Negeri. Pada tahun 2016 rekod menunjukkan Jenis kesalahan di jabatan adalah satu kes ketidakhadir ke pejabat dan satu kes tidak menjalankan tugas Kedua-sua kes masih lagi di peringkat Jabatan dan dalam status pemerhatian pihak Jawatankuasa tatatertib Jabatan.

Rekod 2016 menunjukkan penurunan dalam kes ketidakhadir dan tidak menjalankan tugas berbanding dengan tahun 2015. Ketua Bahagian, Ketua cawangan dan Ketua KSIT memainkan peranan penting dalam memantau staf dibawah selian masing-masing. Perkara ini sering di peringatkan dalam mesyuarat ketua-ketua bahagian. Berikut adalah perbandingan kes tatatertib jabatan mulai dari 2015 dan 2016. Jenis-jenis hukuman adalah seperti berikut

i. Peringkat SPAN – Surcaj, Buang Kerja dan Tidak diberi kenaikan sebulan

ii. Peringkat Jabatan *– Surat tunjuk sebab dan gaji keluar daripada payroll.

Tahun Jenis kesalahan

2015 2016 Jumlah Keseluruhan

Kes ketidakhadir 6 1* 7 Kes Kehilangan 0 0 0 Kes kecuaian dalam Tugas 0 0 0 Tidak menjalankan tugas 1 1* 2 Jumlah 7 2 9

Jadual 1

4.2 Senarai kenaikan pangkat/ Rekrutmen/Meninggalkan Perkhidmatan 2015-2016 Pada tahun 2016 mengikut rekod jabatan. Limabelas (15) pegawai yang telah dinaikkan pangkat, lima (5) rekrumen dan seramai Sembilan (9 )pegawai yang telah berpencen seperti senarai berikut: Senarai Kenaikan pangkat 2016

Bil Nama Pegawai Jawatan/ Gred

1. Tuan Hj. Abdul Wahid Mohd Ali Gred F 52

2. Pn Ernywati Dewi Abas Gred F48

3. En.Daniel Ng Chai Cheong Gred F 48

4. Pn. Nancy Majangil @ Siani Gred F 44

5. Pn. Hjh. Kamariah Abas Gred F 44

6. Pn Syra G. Mokunjil Gred F 41

7. En. Adrian Sikajat Gred F 41

8. En. Edi Abdul Majid Gred F 41

9. Pn Zarinah Nawawi Gred F 41

10. Pn. Dayang Rosnah Ag. Bahar Gred F 41

11. En. Kamarulzaman Bin Abas Gred F 41

12. Pn. Rafidah Ali Hassan Gred F 32

13. Pn. Azawana Ag. Salleh Gred F 32

14. Pn. Dorothy Polus Gred F 32

15. Pn. Zuraidah Jamil Gred F 32 Jadual 2


6

Senarai Rekrumen 2016

Bil Nama Pegawai Jawatan/ Gred Tarikh Lapor Diri

1. Pn. Aziema Binti Abdurahman Gred F 29 23 Ogos 2016

2. En. Ag. Aizamuddin Bin Ag. Damit Gred F 29 30 Disember 2016

3. Pn. Aqeela Faseha Binti Kasmuni Gred F 19 04 Oktober 2016

4. En. Ahmad Akbar bin Mohd Djaini Gred F 19 13 September 2016

5. Pn. Nurul Aima Binti Kaim Gred F 29 13 Jun 2016 Jadual 3

Senarai Pegawai Pencen

Bil Nama Pegawai Jawatan/ Gred Tarikh Pencen

1. Pn. Leong Shau Kham Gred FT 22 07 Ogos 2016

2. Pn. Ha Shew Pin @ Margaret Ha Siew Ping Gred FM 27 09 Ogos 2016

3. Pn. Arijah Binti Ahmad Gred FT 22 25 September 2016

4. Pn. Chua Kim Moi @ Monica Chua Gred FM 27 03 Oktober 2016

5. Pn. Yong Ket Ping Gred FT 22 19 Februari 2016

6. Pn Maureen Mosigil Gred FT 22 22 Oktober 2016

7. Pn Sukieh Bte Salleh Gred NA 17 15 Oktober 2016

8. Pn Junaina Binti Salleh Gred FA 32 13 April 2016

9. Pn. Padidah Bte Salam Gred FT 22 01 Oktober 2016 Jadual 4

4.3 Penempatan - 2016

No Nama Penempatan Dahulu Ditempatkan/ Pertukaran ke

Jawatan /tugas sekarang

1. Pn. Aziema Binti Abdurahman

Penempatan kali pertama Cawangan Tawau Gred F 29

2. En. Ag. Aizamuddin Bin Ag. Damit

Penempatan kali pertama Bahagian Latihan & Kompentensi

Gred F 29

3. Pn. Aqeela Faseha Binti Kasmuni


4. En. Ahmad Akbar bin Mohd Djaini


5. Pn. Nurul Aima Binti Kaim

Penempatan kali pertama Bahagian Pembangunan Gred F 29

6. Tuan Hj. Abdul Wahid Bin Mohd Ali

Pej KSIT Kementerian Pertanian dan Industri makanan

Ibu Pejabat Menyandang jawatan Timbalan Pengarah Gred

52

7. Pn. Erwati Busu Pej KSIT Kementerian Pertanian dan Industri makanan


Ketua KSIT

8. Zuridah Binti Jamil KSIT Kem. Kerajaan Tempatan dan Perumahan, Wisma Tun Fuad Stephen


Gred F29

9. Karen Sigawal Pej. KSIT Jab. Perkhidmatan Kebajikan Am

Bahagian latihan & Penyelidikan

Gred F29


7

4.5 Laporan Pegurusan Aset Alih Kerajaan-2016

Laporan Perbendaharaan Jabatan Perkhidmatan Komputer Negeri

Tahun semasa 2016

Latarbelakang Pengurusan Aset Alih dan Stor Jabatan Perkhidmatan Komputer Negeri dikendalikan Unit Pengurusan Aset (UPA) yang mana ahlinya terdiri daripada dua Bahagian berlainan iaitu Bahagian Pentadbiran & Pengurusan (BPP)dan Bahagian Perancangan(BRN). BPP- mengendali harta modal & Inventori (umum) manakala BRN mengendalikan harta modal & inventori mengenai peralatan ICT. Berikut adalah laporan yang diterima :

Laporan Diterima Catatan

BPP BRN

KEW.PS -13 - Laporan Kedudukan Stor

√ √ Lampiran disertakan

KEW.PS-14- Laporan Pemeriksaan /Verifikasi Stok


KEW.PS-15- Laporan Tahunan Keseluruhan Pengurusan Stor


KEW.PS-16- Laporan Tahunan Verifikasi Stor


KEW-PS-20 -Laporan Tahunan Pelupusan Stok

√ √ Tidak ada perlupusan stok dilakukan untuk BPP dan BRN

KEW-PS-22-Laporan Tahunan Kehilangan dan Hapuskira Stok

√ √ Tidak ada Perlupusan stok dilakukan untuk BPP dan BRN

Laporan tahun semasa

Laporan Diterima Catatan

BPP BRN

KEW.PA-8- Laporan Tahunan Harta Modal dan Inventori


KEW.PA-12- Sijil tahunan pemeriksaan harta modal dan inventori


KEW.PA-20- Laporan tahunan pelupusan Aset Alih

√ √ Tidak ada Laporan tahunan pelupusan Aset Alih untuk BPP dan BRN

KEW.PA-32- Laporan Tindakan Surcaj/Tatatertib Aset Alih Kerajaan

√ √ Tidak ada Laporan Tindakan Surcaj/Tatatertib Aset Alih Kerajaan untuk BPP dan BRN

Adalah dimaklumkan bahawa jabatan tidak ada melakukan pelupusan stok dan aset alih untuk tahun ini.Jabatan juga tidak ada kes kehilangan, hapuskira stok dan tindakan surcaj atau tatatertib aset alih kerajaan untuk tahun 2016. Laporan telah dikemukakan kepada MoF pada 15 Mac 2017.


8

. 4.5.1 Ahli UPA dilantik untuk tahuna 2016 (Peringkat Ibu Pejabat) Pegawai Aset Fiona Joseph Sandi Chrysostom Abah(ICT) Penolong Pegawai Aset & Stor Emilda Edmund Asmah Din Kassim Leong Shau Kham Matsin Rasian Peg.Pemeriksa Aset (Peralatan Pejabat & ICT ) En. Yazid Yuzairie Yunos (Ketua) En. Yussop Andoyot En Denisius Linus Peg.Pemverifikasi Stor (BPP & BRN) Rosleh Taip (Peralatan Pejabat) (Ketua) Irene Hj. Hamad (Peralatan ICT) Holin Padis (Peralatan ICT) Peg. Pemeriksa Stor (BPP & BRN) Rose George (Peralatan ICT) Winifred Jouny (Peralatan Pejabat) 4.6 PENERIMA ANUGERAH 2015 Pada tahun 2015 seramai sembilan (8) orang telah terpilih menerima APC, berdasarkan 4% daripada 212 jumlah anggota kakitangan JPKN yang telah mengisi borang E –prestasi dan beberapa anugerah baru telah diperkenalkan bagi memperbanyakkan peluang untuk menghargai kakitangan seperti berikut:-

2015 Penghargaan kepada kakitangan yang tidak termasuk dalam kuota APC, namun memperolehi markah 85% keatas.

Anugerah Jawatankuasa Terbaik

Anugerah Inovasi Pengurusan Sumber Manusia Bajet APC untuk tahun 2015 naik sebanyak 0.07% daripada tahun 2014 iaitu RM 25,638.00.

ANUGERAH CATATAN

Nama Kategori

a. Anugerah Perkhidmatan Cemerlang 2015 1. Norainie Matali 2. Erwati Busu

Pengurusan & Professional Gred F41-F52

3. Mohd Shukri Kasim 4. Ha Shew Pin @

Margaret Ha Siew Ping

Sokongan Pertama Gred F29-F38

5. Kipli Moksin 6. Chan Nyit Wan

Sokongan Kedua gred F17-F22

7. Sukieh Salleh

Kategori Bukan –IT Gred N,W & S

8. Mariana Jupining Kuota APC Bakal


9

Pesara

b. Anugerah E-Majalah Terbaik Tidak ada pemenang untuk tahun 2015

c. Anugerah Laman Web Terbaik (Rozitah Rah) Tidak ada pemenang untuk tahun 2015

d. Anugerah Inovasi (Erny)

i. Anugerah Inovasi ICT Sistem Permohonan Pembelian Penerima : Ajman Jumadai

ii. Anugerah Inovasi Pengurusan Sumber Manusia

KSIT-MAFI

iii. Anugerah Jk. Terbaik JK Pemandu 5S

iv. Anugerah Khas Inovasi Pengarah

Sistem Pengesahan Perkahwinan Penerima : Ernywati Dewi Abas

e. Penerima Anugerah Perkhidmatan selama 35 Tahun ke Atas

1. Asmah @ Junainah Binti Din Kassim 2. Julia Binti Solungkod 3. Pang Nyuk Howa 4. Chin Shuk Mei 5. Salmah Binti Abd Sani 6. Dorothy Chin Fui Len 7. Asiah Binti Ag. Mindar 8. Rosni Bte Naming 9. Yohya @ Yahya Bin Ibrahim

f. Anugerah Khas Pengarah Nama Kategori

1. Hjh Hasimah Kassim Pengurusan & Professional Gred F41-F52

2. Elizabeth Tai Vui Khuin Sokongan Pertama Gred F29-F38

3. Rose George Sokongan Kedua gred F17-F22

4. Jamree@ Jeffrie Johnny Kategori Bukan –IT Gred N,W & S

h. Anugerah Pemandu Cemerlang Rahim Hj. Shadon

i. Penghargaan kepada kakitangan yang Bersara Wajib pada tahun 2015

1. Leong Shau Kham 2. Ha Shew Pin @ Margaret Ha Siew Ping 3. Arijah Binti Ahmad 4. Chua Kim Moi @ Monica Chua 5. Yong Ket Ping 6. Maureen Mosigil 7. Sukieh Bte Salleh 8. Junaina Binti Salleh

j. Penghargaan kepada Kakitangan yang bersara Pilihan

1.Padidah Salam

k. Pemberian sijil penghargaan kepada kakitangan yang tidak termasuk dalam kuota APC, yang memperolehi markah 85 keatas

Disediakan oleh Pn. Julita Mujim –Senarai penerima akan disediakan oleh Pn mariah Dollah. (Sijil diberi selepas APC)


10

l. Kakitangan Aktif

a. Kakitangan aktif -PERKIS i.En. Ajman Jumadai ii. Cik Salia Stong

b. kakitangan aktif -KESITER i. En. Voo Chau Lun ii. Pn.Azrena Kasmijan

4.7 Laporan Mesyuarat Penting BPP 1. Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK)

No Minit Tarikh Mesy. JKPAK Skop laporan Tarikh Mesyuarat

Bil 1/2015 April 2015 Jan-Mac 2015 19 Januari 2016

Bil 2/2015 Julai 2015 April - Jun 2015 15 April 2016

Bil 3/2015 Oktober 2015 Julai - Sep-2015 19 Julai 2016

Bil 4/2015 Januari 2016 Okt - Dis 2015 19 Okt 2016

Pekeliling yang perlu dirujuk bagi pengurusan Aset Alih Kerajaan di peringkat persekutuan adalah Pekeliling Penbedaharaan Bil 5. Tahun 2007 bertarikh 02 Mac 2007 dan pekeliling ini diendos oleh Surat pekeliling Kementerian Kewangan Negeri Bil 9/2010 bertarikh 26 Oktober 2010.

2. Mesyuarat Jawatankuasa Keutuhan Tadbir Urus (JKTU) Jabatan telah dimaklumkan melalui satu taklimat yang diadakan pada 08 April 2015 oleh Pihak Jabatan Perkhidmatan Awam Negeri Sabah mengenai dengan pertukaran nama baharu iaitu Jawatankuasa Integriti dan Tadbir Urus (JITU) perkara ini selari dengan Arahan YAB Perdana Menteri No1 tahun 2014 bagi pemantapkan Keutuhan Sistem Pengurusan Pentadbiran Kerajaan Malaysia. Selain daripada perubahan nama jawatankuasa terdapat juga perubahan dari segi format pelaporan. Objektif JITU adalah seperti berikut:

1. Mewujudkan pentadbiran Kerajaan dan perkhidmatan awam yang cekap, berdisiplin serta mempunyai integriti yang tinggi melalui pembudayaan dan pengamalan nilai-nilai murni dan etika;

2. Merancang dan melaksanakan tindakan-tindakan pencegahan dan pemulihan bagi mengatasi masalah-masalah dan kelemahan-kelemahan terutamanya dalam pengurusan kewangan Kerajaan, pentadbiran awam, pengendalian kes-kes tatatertib, rasuah, penyalahgunaan kuasa dan penyelewengan yang ditegah oleh agama serta perundangan dan peraturan; dan

3. Mengenal pasti dan menyelesaikan isu-isu semasa berimpak tinggi yang merentasi agensi secara proaktif

melalui mekanisme musyawarah, permuafakatan dan tindakan segera untuk rakyat.


11

4.7.2 Berikut adalah laporan perlaksanaan mesyuarat JITU di JPKN:

Laporan Mesy JKTU Jabatan Hantar Laporan ke Pej SKN ( Minggu kedua bulan Jan Mei & Sep)

Laporan Suku Pertama (laporan merangkumi Sep-Dis- 2014)

02 Mac 2015

Jan 08 Jan 2016

Laporan Suku Kedua (laporan merangkumi Jan- April-2015)

24/04/2015

April 09 Mei 2016

Laporan Suku Ketiga (laporan merangkumi Mei - Ogos)

September 08 September 2016

4.7.3 Terma Rujukan JITU a. DASAR DAN PERUNDANGAN Mengenal pasti, mengkaji dan memperaku pindaan dan/atau cadangan penambahbaikan kepada mana-mana dasar, perundangan dan peraturanperaturan kementerian, jabatan dan agensi. mempertingkatkan kawalan dalaman terhadap ruang perlakuan rasuah serta mengatasi kelemahan pengurusan, kerenah birokrasi, penyelewengan, salah guna kuasa dan kelemahan sistem penyampaian perkhidmatan. b. SISTEM DAN PROSEDUR PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN Mempermudah, memperkemas serta merekayasa sistem dan prosedur penyampaian perkhidmatan bagi mengatasi langkah-langkah yang tidak cekap, proses dan prosedur kerja yang bertindih dan berulang supaya menepati konsep nilai untuk wang dan seterusnya menutup ruang dan peluang berlakunya rasuah. c. TINDAKAN PENGESANAN, PUNITIF DAN PEMULIHAN Mengesan sebarang bentuk pelanggaran undang-undang dan peraturan, sistem dan prosedur kerja atau kod etika kerja. Mengambil tindakan pencegahan dan pembetulan dengan segera berdasarkan peruntukan undang-undang atau peraturan sedia ada. Bekerjasama atau melaporkan kepada agensi penguatkuasaan mengenai sebarang bentuk kesalahan atau salah laku jenayah dan mengambil tindakan susulan berdasarkan saranan agensi penguatkuasaan tersebut. d. PEMBUDAYAAN NILAI-NILAI MURNI DAN KOD ETIKA Melaksanakan kegiatan penggalakan, penerapan dan penghayatan serta pembudayaan nilai-nilai murni dan kod etika untuk membangunkan anggota perkhidmatan awam yang mempunyai daya tahan yang tinggi, beretika dan berintegriti. Pembudayaan dan penerapan nilai-nilai murni dan kod etika perlu disepadukan dalam pelaksanaan dasar, perundangan, peraturan serta sistem dan prosedur penyampaian perkhidmatan untuk mengekang warga kerja daripada melakukan sebarang bentuk perlakuan negatif. Penghargaan dan pengiktirafan bagi warga kerja yang menzahirkan perlakuan nilai-nilai murni boleh dipertimbangkan sebagai salah satu inisiatif untuk membudayakan pengamalan nilai-nilai murni dan kod etika. e. PENGURUSAN PELANGGAN Menyampaikan maklumat dan inisiatif-inisiatif secara telus berkaitan dengan dasar, keputusan, tindakan dan menyebarluaskan pencapaian dan perkhidmatan yang disediakan oleh Kerajaan kepada rakyat melalui pelbagai forum dan medium komunikasi. Tindakan ini merupakan sebahagian dari usaha mempromosikan peranan dan tanggungjawab Kerajaan serta mendidik masyarakat mengenai tanggungjawab bersama. f. MEMBINA PERMUAFAKATAN DENGAN PIHAK BERKEPENTINGAN Menjalin rangkaian kerjasama yang padu dan secara profesional dengan pihak berkepentingan dalam usaha untuk menentukan, merangka, mencadang serta melaksanakan penambahbaikan dasar, program dan kegiatan di bawah skop tadbir urus dan integriti. Libat urus dengan pihak berkepentingan secara permuafakatan membolehkan agensi awam memperoleh perspektif yang luas dan membawa kepada cadangan penyelesaian yang lebih tepat ke arah memperbaiki kualiti dan keberkesanan pembangunan dan pelaksanaan sesuatu dasar, program, kegiatan dan pembuatan keputusan, selain memastikan penyediaan dan penyampaian perkhidmatan yang terbaik kepada rakyat dan membawa kepada pembentukan situasi menang-menang antara Kerajaan dengan pihak berkepentingan untuk rakyat.


12

4.7.4 Mesyuarat Jawatankuasa Majlis Bersama Jabatan ( Pengurusan)

Mesyuarat dimaklumkan bahawa mesyuarat MBJ pekerja dan Pengurusan adalah seperti berikut:-

Mesyuarat No MBJ Pekerja MBJ Pengurusan

Suku-1 -Bil1/2016 19 Jan 2016 29 Jan 2016

Suku-2 -Bil2/2016 19 Mei 2016 27 Mei 2016

Suku-3 -Bil3/2016 19 Ogos 2016 26 Ogos 2016

Suku-4- Bil4/2016 19 November 2016 28 November 2016

4.7.5 Mesyuarat Pagi (Ketua Bahagian) Matlamat Mesyuarat Pagi ialah untuk menyelesaikan secara On the spot masalah-masalah yang timbul mengenai pelaksanaan program dan projek pembangunan JPKN. Cara ini dapat mengesan segala halangan dan membole-hkan tindakan penyelesaian dilakukan dengan segera. Ini akan dapat memantapkan proses pengesanan dan pengawasan yang berterusan untuk mempastikan projek-projek pembangunan berjalan mengikut jaduai. Di samping itu, masalah-masalah yang dihadapi dapat diberi perhatian yang sewajarnya di mana Mesyuarat Pagi ini merupakan satu forum yang dapat membuat keputusan dengan kadar yang segera. Cara ini akan dapat menge-lakkan berlakunya tunggakan kerja di kalangan bahagian yang terlibat. Seterusnya ia akan dapat mewujud dan memupuk penyelarasan di kalangan Bahagia, cawangan dan KSIT yang berkaitan supaya bergerak sehaluan untuk mencapai matlamat pembangunan negeri. Berikut adalah senarai minit yang telah dilaksanakan pada tahuna 2016.

Bil Minit Tarikh

Bil 1/2016 19 Januari 2016

Bil 2/2016 01 Februari 2016

Bil 3/2016 01 Mac 2016

Bil 4/2016 15 April 2016

Bil 5/2016 26 April 2016

Bil 6/2016 16 Mei 2016

Bil 7/2016 13 Jun 2016

Bil 8/2016 27 Jun 2016

Bil 9/2016 26 Ogos 2016

Bil10/2016 24 Oktober 2017

Bil11/2016 07 November 2017

Bil12/2016 19 November 2016

4.7.6 Mesyuarat Jawatankuasa Tatatertib JPKN telah mengadakan 3 kali Mesyuarat Jawatankuasa tatatertib tahun 2016 mesyuarat telah diadakan pada 10 April 2016, 09 Oktober 2016 dan 28 Disember 2016. Kes-kes yang dibincangkan adalah mengenai dengan ketidakhadir kakitangan ke pejabat dan kes tidak melaksanakan tugas yang diberikan. 4.7.7 Mesyuarat Jawatankuasa Pelupusan Rekod Ketetapan mesyuarat untuk pelupusan rekod adalah mengikut keperluan tahun semasa . Bagi tahun 2016 tidak ada pelupusan rekod dilaksanakan.


13

4.8 Aktiviti 5S-2016

Pada tahun ini hanya dua sahaja pertandingan yang dijalankan. Pertandingan tersebut adalah Pertandingan Ruang Persekitaran 5s Terbaik JPKN dan Pertandingan Pengumpulan Hasil Dana Bahan Kitar Semula. Aktiviti ini berjaya dilaksanakan dengan jayanya seperti yang telah dirancang. Perbelanjaan bagi pertandingan tersebut adalah sebanyak RM2500.

Berikut adalah keputusan pertandingan tersebut.

Pertandingan Pengumpulan Hasil Dana Bahan Kitar Semula

ZON KEMPEN 1 (25 Mei 2016)

KEMPEN 2 (27 Julai 2016)

KEMPEN 3 (05 Sept 2016)

JUMLAH KEPUTUSAN

Arora RM10.90 RM24.10 RM32.10 RM67.10 1

Maxthon RM8.10 RM7.20 RM32.20 RM47.50 2

Flock RM3.10 RM2.10 RM30.70 RM35.90 3

Opera RM2.40 RM5.70 Rm15.30 Rm23.40 4

Firefox RM10.10 RM6.00 RM2.40 RM18.50 5

Avant RM4.50 RM0.40 RM0.20 RM5.10 6

Safari RM2.00 RM0.90 RM2.90 7

Chrome

Objektif

1. Menyemai semangat kitar semula serta memberi kesedaran tentang kepentingan menjaga alam sekitar dan dapat membudayakan amalan 5S.

2. Mengumpul hasil jualan daripada bahan kitar semula untuk dijadikan sumber kewangan setiap zon. 3. Memupuk sifat kerjasama antara ahli dalam setiap zon.

Pertandingan Ruang Persekitaran 5s Terbaik JPKN

KEPUTUSAN ZON

1 Opera

2 Maxthon

3 Arora

4 Flock

5 Avant

6 Firefox

7 Safari

8 Chrome

Objektif 1. Untuk meningkatkan kesedaran amalan 5S dikalangan kakitangan. 2. Memastikan amalan 5S terus menjadi amalan dan persekitaran ruang pejabat yang kondusif bagi

memberi keselesaan bekerja.


14

4.9 Kajian Kepuasan Bekerja Kakitangan JPKN 2015-2016 Kajian kepuasan bekerja warga JPKN 2015-2016 masih lagi belum siap analisa. Ini adalah kerana kelewatan dalam mdapatkan maklum balas daripada warga JPKN dan kekangan dalam menganalisa kajian akibat kurangnya kepakaran.

5.0 Laporan Akaun Berikut adalah laporan Kewangan untuk tahun 2016,

Objek Peruntukan Peratus Perbelanjaan

A. Pentadbiran Am dan Pengurusan Sumber Pentadbiran Emolumen Personel- Program Aktiviti : 010100

RM12,430.000.00 81.00%

B.Pentabiran Sumber Manusia. Program Aktiviti : 010200

RM374,309.00 60%

C. Pentabiran Sumber Manusia. Program Aktiviti : 010300

RM320,000.00 88%

D. Pentadbiran Pejabat Program Aktiviti 010400

RM236,000.00 74%

E. Pentadbiran Pejabat Program Aktiviti 010400

RM80,000.00 61%

F. Pentadbiran Pejabat Program Aktiviti 010400

RM50,000.00 73%

G.Pengendalian dan Penyelenggaraan Kenderaan Program Aktiviti: 010500

RM90,000.00 39%

H. Urussetia CIO Agensi Kerajaan Negeri Program Aktiviti: 020100

RM100,000.00 52%

I.Latihan ICT Sektor Awam Program Aktiviti: 020200

RM100,000.00 67%

J. Perkhidmatan Multimedia Program Aktiviti 020300

RM70,000.00 68%

K. Urussetia Keselamatan ICT Sektor Awam negeri Program Aktiviti 020400

RM69,000.00 25%

L. Penyelenggaraan dan Pemeliharaan Perkakasan ICT Program Aktiviti 020500

RM1,265,600.00 15%

M. Pengurusan Peningkatan Kualiti dan Akreditasi ISO Program Aktiviti 020600

RM34,000.00 67%

N. Pengurusan Perkhidmatan Percetakan Borang Komputer Program Aktiviti :020700

RM60,000.00 48%

O. Penerangan dan Promosi Perkhidmatan Kerajaan Elektronik Program Aktiviti ; 020800

RM30,000.00 51%


15

P. Perolehan Perkakasan computer Program Aktiviti 030100

RM660,000.00 56%

Q. perolehan Perisisan dan manual Program Aktiviti 030200

RM635,000.00 5%

R. Perolehan Rangkaian Komputer Program Aktiviti 030300

RM120,000.00 31%

S. Perolehan Perobot Program Aktiviti 030400

RM10.00 0

T. Penyewaan computer Program Aktiviti 030500

RM318,000.00 70%

U. Pelaksanaan EDMS Program Aktiviti 030600

RM95,000.00 0

V. Pengurusan Keselamatan ICT Sektor awam Program Aktiviti 030700

RM633,000.00 11%

W. Pengurusan Pusat Data Negeri dan Pusat pemulihan Program Aktiviti 030800

RM783,000.00 57%

Jumlah Keseluruhan RM6,122,919.00 67%

5.1 AP58-9 Baucar- 2016 Dalam Mesyuarat Ketua Bahagian Bil 1/ 2017 bertarikh 09 Januari 2017 dimaklumkan bahawa tahun 2016 untuk pertama kalinya jabatan tidak dikenakan AP58.

-------------------End-----------------

laporan pencapaian bahagian pentadbiran … bpp2016.pdf · mewujudkan sistem pentadbiran yang...

Documents