LAPORAN HHHC9301

PENGURUSAN MAKLUMAT DAN PEMBELAJARAN SEPANJANG HAYAT

NAMA:

QAMARINA ZETTIE IWANA BINTI KAMARUL ANUAR

A146078SET 9

NAMA PENSYARAH :

PROF. MADYA DR. SITI AMINAH BT. OSMAN

SINOPSIS

Program Hari Keluarga PPSM 2013 telah diadakan pada 14 Disember 2013 bertempat di Padang UKM dan Dataran Canselori. Pada mulanya, program ini dijadualkan berlangsung pada 7 Disember 2013 tetapi terpaksa ditunda pada 14 Disember 2013 kerana pertindihan tarikh dengan SUKEM. Penukaran tarikh ini telah mendapat kelulusan daripada pihak JPPel. Hari Keluarga PPSM 2013 telah berlangsung dengan jayanya dan bertemakan “Keluarga PPSM Pemangkin Inovasi”.

Objektif program Hari Keluarga PPSM 2013 dilangsungkan adalah untuk mengeratkan hubungan silaturrahim antara warga pusat pengajian sains matematik itu sendiri. Melalui program ini, pelajar tahun satu, tahun dua, tahun tiga dan juga Persama akan berkumpul. Dari situlah hubungan erat antara warga ppsm dapat dibentuk. Seterusnya, dengan menyertai program seperti ini, ahli jawatankuasa dapat mempelajari cara-cara untuk mengendalikan sesebuah organisasi. Mereka akan menjadi lebih proaktif dan mesra dengan orang sekeliling. Sikap bekerjasama, semangat berpasukan yang tinggi, kemahiran berkomunikasi dan keyakinan diri dapat diasah dan menjadi seseorang yang lebih baik.

Hari Keluarga PPSM 2013 dibahagikan kepada dua acara iaitu sukaneka pada sebelah pagi dan majlis makan malam pada sebelah petang. Dalam acara sukaneka yang bertempat di Padang UKM, terdapat empat rumah sukan yang telah dibahagikan iaitu rumah kuning, merah, hijau dan biru. Pelajar tahun satu, tahun dua, tahun tiga dan alumni telah digabungkan dalam setiap rumah sukan tersebut. Pelbagai acara yang telah dilakukan sepanjang berlangsungnya aktiviti sukaneka ini dan para peserta kelihatan amat seronok dengan permainan yang disediakan.

Pada sebelah malam, telah berlangsungnya Majlis Makan Malam Hari Keluarga PPSM 2013 yang bertempat di Dataran Canselori. Majlis makan malam ini telah dirasmikan oleh Dr Eddie Shahril Bin Ismail. Majlis ini menghidangkan barbeku sebagai menu hidangan utama. Montaj daripada gambar-gambar sukaneka telah ditayangkan sepanjang majlis ini berlangsung dan adiah untuk para pemenang acara sukaneka juga disampaikan di majlis makan malam ini.

Secara keseluruhannya, program Hari Keluarga PPSM 2013 telah berlangsung dengan jayanya dan dapat mengeratkan hubungan silaturrahim antara warga PPSM. Program seperti ini seharusnya dilakukan dengan lebih kerap agar jurang hubungan antara warga PPSM dapat dihapuskan.

1

ISI KANDUNGAN

PERKARA HALAMANSINOPSIS 1

PENGENALAN 3

PERNYATAAN MASALAH 4-6

KAEDAH 7-8

ANALISIS DATA 9-17

PERBINCANGAN 18-19

HASIL DAN IMPLIKASI 20

KESIMPULAN 21

RUJUKAN 22

LAMPIRAN 23-64

2

PENGENALAN

Sepanjang menyertai program Hari Keluarga PPSM 2013, saya telah bertugas selaku ahli jawatankuasa (AJK) Pendaftaran. AJK Pendaftaran mempunyai seramai tiga orang ahli untuk melakukan gerak kerja bersam-sama.

Skop tugasan AJK Pendaftaran adalah menguruskan senarai pendaftaran peserta dengan menyediakan borang pendaftaran yang mengandungi nama, nombor matrik, kolej, saiz baju, program pengajian dan pengangkutan. AJK Pendaftaran juga ditugaskan untuk mengutip yuran dari semua pelajar pusat pengajian sains matematik (PPSM) yang ingin menyertai program Hari Keluarga PPSM 2013.

Selain itu, AJK pendaftaran juga telah menyediakan dan mengedarkan flyers kepada seluruh warga PPSM termasuklah para pelajar dan pensyarah untuk menghebahkan program yang bakal dilaksanakan. Melalui hebahan yang dilakukan, para pelajar mula membayar yuran sebanyak rm20 seorang untuk menyertai acara ini. Seterusnya, AJK Pendaftaran turut terlibat dalam jualan amal donat bagi meningkatkan lagi dana dalam program ini. Setelah beberapa minggu mengutip yuran daripada para peserta, senarai nama lengkap disediakan dan pembahagian rumah sukan mula dibuat. Pengagihan baju para peserta mengikut rumah sukan masing-masing turut dilakukan.

Semasa berlangsungnya acara sukaneka, AJK Pendaftaran perlu memeriksa kehadiran para peserta dan memberikan baju bagi peserta yang belum mendapat baju sukanekanya lagi. Seterusnya, semasa majlis makan malam berlangsung, AJK Pendaftaran ditugaskan untuk memberi cenderahati untuk setiap tetamu yang hadir. Tetamu yang hadir diberikan sebiji “button badge” sebagai kenang-kenangan dari program ini. AJK Pendaftaran juga perlu mengiring tetamu VIP yang hadir ke meja mereka.

Secara keseluruhannya, melalui kerja-kerja yang dilakukan, pelbagai perkara baru yang telah saya pelajari. Cara-cara untuk berurusan dengan orang ramai dan berurusan dengan organisasi adalah satu perkara yang amat penting yang dapat saya pelajari. Secara tidak langsung, program ini sedikit sebanyak telah membantu saya untuk menjadi lebih baik dari aspek pengurusan maklumat.

3

PERNYATAAN MASALAH

Saya selaku ahli jawatankuasa (AJK) Pendaftaran telah menimba banyak ilmu dan pengalaman baru semasa menjalankan program ini.Terdapat banyak perkara yang perlu diperbaiki agar program ini dapat berjalan dengan lancar dan untuk iktibar para ahli jawatankuasa.

Sebelum berlangsungnya Hari Keluarga PPSM 2013, banyak mesyuarat yang telah diadakan untuk mengetahui perkembangan daripada setiap jawatankuasa. Tetapi, apa yang berlaku pada hari kejadian kebanyakannya bercanggah dengan apa yang dibincangkan di dalam mesyuarat. Terdapat jawatankuasa yang membuat keputusan mereka tanpa berbincang terlebih dahulu dengan jawatankuasa yang berkaitan. Sebagai contoh, AJK Tempat telah meletakkan khemah di padang terlebih dahulu sebelum berbincang dengan AJK Pendaftaran. Ini membuat AJK Pendaftaran agak kelam-kabut pada hari kejadian kerana kedudukan khemah yang tidak strategik untuk pendaftaran peserta dan ramai peserta yang berkeliaran kerana tidak tahu tempat untuk mendaftarkan diri. Oleh itu, sekiranya terdapat jawatankuasa yang ingin membuat sesuatu keputusan ianya lebih baik jika dibincangkan terlebih dahulu bersama dengan jawatankuasa lain supaya segala perkara dapat di atur dengan baik dan berjalan dengan lancar. Setiap jawatankuasa juga perlu sedar dan peka dengan jawatankuasa yang mereka berkait rapat dari awal projek bukannya di penghujung projek.

Semasa pendaftaran peserta untuk acara sukaneka dilakukan, terdapat sedikit masalah yang timbul. Ini kerana pelajar tahun tiga kebanyakkannya datang lewat dari tentatif sepatutnya dan menjadikan AJK Pendaftaran agak kelam-kabut untuk menguruskan hal baju mereka dan hal pendaftaran pelajar tahun lain. Baju yang disediakan sudah seminggu diedarkan sebelum berlangsungnya hari kejadian tetapi kebanyakan pelajar tahun tiga dan alumni mengambil baju tersebut pada hari kejadian. AJK pendaftaran terpaksa dibahagikan kepada dua kumpulan untuk menguruskan hal tersebut. Ini menyebabkan jumlah kehadiran peserta tidak dapat dilakukan dengan betul. Cadangan saya, setiap peserta perlulah memberi kerjasama apabila diperlukan. Satu tempoh masa perlu dilakukan untuk para peserta mengambil baju mereka dan AJK-AJK lain yang mengenali peserta-peserta tahun dua dan tiga yang belum mengambil baju, sepatutnya membantu AJK Pendaftaran mengedarkan baju tersebut kepada mereka demi kelancaran hari kejadian.

Program Hari Keluarga PPSM 2013 mendapat pendaftaran daripada 184 pelajar, tetapi yang hadir kurang dari 100 orang pelajar. Pada pendapat saya, perkara ini terjadi kerana hebahan tentang program ini tidak dilakukan dengan bersungguh-sungguh. Banner Hari Keluarga PPSM 2013 sepatutnya digantung sebulan sebelum berlangsungnya program ini dan di gantung di merata tempat di sekitar PPSM. Lebihan flyers pula diletakkan di pejabat PPSM untuk sesiapa yang belum mengambil flyers

4

tersebut. Jadi, para pelajar dan pensyarah akan lebih tertarik jika mereka melihat promosi yang dilakukan secara besar-besaran dan mereka dapat mengetahui serba-sedikit info tentang Hari Keluarga PPSM 2013 untuk menghadiri program ini.

Selain itu, berkaitan dengan dengan hal yuran para peserta, yuran yang dikenakan untuk setiap peserta adalah rm20. Rm20 yang dikenakan merangkumi baju t-shirt, makan malam dan juga acara sukaneka. Yuran tersebut kemudian ditambahkan lagi dengan jualan amal donat kepada para pensyarah PPSM seperti yang diarahkan oleh Ketua Projek. Jualan amal donat ini kurang disukai oleh salah seorang pensyarah PPSM kerana jualan amal ini dilihat sebagai meminta derma. Selain daripada derma oleh para pensyarah, program ini berjaya mendapatkan dana dari pihak PPSM sendiri tetapi tidak daripada syarikat luar. Walaupun begitu, jumlah kutipan dana yang terkumpul mampu untuk menjadikan Hari Keluarga PPSM 2013 ini meriah dengan pelbagai acara dan makan malam yang meriah, tetapi makan malam tersebut agak hambar dari yang dijangka. Majlis makan malam tersebut kelihatan kurang meriah dan dekorasi tempatnya agak kurang menarik kerana bajet yang tidak mencukupi. Pada pendapat saya, dana yang diperolehi mencukupi untuk menjadikan makan malam itu meriah. Sekiranya yuran peserta perlu dinaikkan, itu agak tidak munasabah dan berkemungkinan hanya sedikit sahaja peserta yang mahu mendaftar. Jadi, perbelanjaan dikalangan jawatankuasa perlu dikurangkan dan AJK Dana perlu tingkatkan lagi usaha mereka untuk mengumpul dana dari syarikat luar seperti yang telah dilakukan oleh AJK Pendaftaran yang melakukan jualan amal donat. Setiap jawatankuasa juga perlu tahu bajet mereka secara terperinci supaya mereka tidak terlebih bajet dan tahu apa yang seharusnya dibeli atau disewa dan tahu apa yang tidak diperlukan.

Dari segi pengurusan untuk makan malam pula, juadah makan malam yang dihidangkan tidak seperti yang dibincangkan di dalam mesyuarat. Malah, hidangan tersebut kurang dari jumlah yang ditempah. Kesannya, majlis makan malam tersebut agak kekurangan makanan dan hanya cukup untuk sekali ambil setiap orang. Ini menimbulkan ketidakpuasan hati para peserta. Oleh itu, jika terdapat salah faham antara mana-mana pihak, perkara tersebut perlulah dibincangkan dan diselesaikan dengan segera. Jika rancangan tersebut tidak menjadi, gunakanlah rancangan yang lain. Plan B dalam setiap gerak kerja amat mustahak walaupun tidak digunakan tetapi sebagai persediaan untuk masalah-masalah yang tidak dapat dijangka.

Dari segi pengurusan masa pula, tentatif yang disediakan memaklumkan bahawa majlis makan malam sepatutnya bermula pada 8.00 malam, tetapi majlis tersebut bermula lewat 45 minit. Para pensyarah yang hadir tepat pada masanya terpaksa menunggu sehingga majlis tersebut bermula. Ini menampakkan sikap tidak profesional dikalangan penganjur program ini walaupun perkara ini terjadi disebabkan oleh para peserta yang hadir lewat dari waktu yang sepatutnya. Selain itu, semasa ketibaan para pensyarah, tiada usher yang menyambut ketibaan mereka. Jadi, AJK Pendaftaran terpaksa menyambut ketibaan para pensyarah tanpa seberang persediaan terlebih dahulu. Bagi pendapat saya, AJK protokol amat perlu menyediakan strategi baru sekiranya majlis bermula lewat. Mereka perlu sedar

5

yang kemungkinan besar majlis akan bermula lewat dari waktu yang ditetapkan dan mereka perlu menyediakan program khas untuk mengisi kekosong waktu tersebut untuk tetamu yang sudah hadir. AJK Protokol juga perlu mencari usher untuk menyambut ketibaan para tetamu dan yang paling penting sebelum berlangsungnya majlis makan malam, satu latihan (rehersal) wajib dilakukan terlebih dahulu supaya dapat tahu apa yang perlu diubah dan apa yang perlu ditambah dalam majlis tersebut. Dengan latihan yang dilakukan, tentatif program dapat dirancang dengan baik kerana jarak masa setiap acara dapat dianggarkan dengan betul.

Secara keseluruhannya, setiap program yang dijalankan perlu ada kerjasama dari semua AJK. Perancangan yang dilakukan perlulah ada strategi dan banyak. Jika perancangan yang pertama tidak menjadi, perancangan yang seterusnya sudah ada untuk digunakan. Persefahaman antara AJK juga amat penting. Jika ada sebarang masalah yang berlaku, seharusnya masalah itu disampaikan terus bukannya tunggu sehingga waktu terakhir. Ini akan melambatkan semua kerja dan akan mengganggu kelancaran program. Selain itu, perbincangan di dalam setiap mesyuarat mestilah mencapai kata putus dan jika ada sebarang pembaharuan mestilah diberitahu kepada semua AJK dengan kadar segara. Banyak perkara baharu yang saya dapat pelajari dengan menyertai program seperti ini. Dengan pengalaman yang diperolehi, program akan datang dapat dijalankan dengan lebih baik dan lancar.

6

KAEDAH

Melalui kajian yang telah dilakukan, pelbagai cara yang dapat diketengahkan supaya program Hari Keluarga PPSM dapat dilangsungkan dengan lebih meriah dan mendapat sambutan daripada orang ramai. Sememangnya program pertama kali yang dibuat seperti ini mempunyai sedikit kelemahan dan memerlukan rujukan daripada banyak pihak untuk menjayakannya.

University of Texas at Dallas telah melangsungkan Hari Keluarga dengan menjemput seisi keluarga pelajar untuk memeriahkan program mereka. Mereka juga turut menawarkan harga untuk satu keluarga sebanyak $25. Manakala, pelajar universiti tersebut serta kanak-kanak tidak dikenakan sebarang bayaran. Strategi yang digunakan amat bagus untuk menarik minat para peserta melibatkan diri dalam program ini. Secara tidak langsung hubungan antara pelajar dengan keluargda serta hubungan pihak ibu bapa dengan universiti akan bertambah baik. Ibu bapa yang turut serta akan mengetahui dengan lebih lanjut tentang unversiti yang dihadiri oleh anak mereka.

Selain itu, University of Alabama pula menglangsungkan program Hari Keluarga selama tiga hari berturut-turut. Ini amat bagus untuk sesebuah keluarga yang mempunyai ibu bapa yang sibuk dengan tugasan kerja mereka. Dengan berlangsungnya Hari Keluarga selama tiga hari, ibu bapa yang sibuk akan tetap dapat meluangkan masa bersama-sama anak mereka untuk menghadiri program tersebut. Jika mereka sibuk pada tarikh berkenaan, mereka masih ada lagi dua tarikh yang boleh dipilih. Ini akan menggalakkan lagi sambutan daripada orang ramai. University of Alabama turut menawarkan hadiah yang amat diperlukan oleh setiap pelajar, iaitu biasiswa. Melalui biasiswa yang ditawarkan, sambutan daripada para pelajar itu sendiri akan meningkat dengan lebih banyak kerana hadiah yang ditawarkan amat lumayan.

Seterusnya, dari rujukan yang dibuat melalui Hari Keluarga CASAColumbia, pihak CASAColumbia menawarkan banyak aktiviti yang amat menarik untuk disertai oleh orang ramai. Aktiviti yang ditawarkan lebih bertumpu kepasa sifat kekeluargaan. Sebagai contoh, “Activity Mat”, “Family Favourite”, “Family Interviews”, “Family Fun Checkboard Challenge”, “Family Fill-In-The-Blank Stories”, “Word Scrambles”, “Family Fairy Tales”, “Family Silly Stories” dan banyak lagi. Aktiviti-aktiviti ini amat menarik untuk dilakukan bersama-sama. Jadi, dari idea yang diperolehi, program Hari Keluarga PPSM 2013 mungkin dapat mengubah sedikit acara yang dirancang untuk menjadi lebih menarik dan membuatkan orang ramai ingin menyertai aktiviti tersebut. Acara-acara tersebut boleh dirujuk daripada aktiviti yang telah dilakukan oleh Hari Keluarga CASAColumbia.

7

Di samping itu, Universiti of Wisconsin pula melakukan Hari Keluarga pada hari pertama pendaftaran pelajar. Cara ini amat berbeza daripada yang lain. Maklumat-maklumat yang diberikan juga amat lengkap dan ini memudahkan para peserta untuk mengetahui tentatif program yang akan dijalankan. Tentatif program yang diberikan amat terperinci dan setiap peserta boleh merujuk tentatif tersebut di laman web Universiti of Wisconsin. Sistem online yang dilakukan amat berguna sekali kerana pada zaman sekarang internet adalah penghubung kepada semua perkara. Pendafataran yang perlu dibuat juga perlu dibuat secara online. Dengan cara ini, maklumat para peserta akan tersimpan kemas dalam sistem dan tiada peserta yang keciciran.

Akhir sekali, University of Lethbridge pula telah melangsungkan program Hari Keluarga dengan bertemakan “Circus”. Tema yang dipilih sememangnya amat sesuai untuk sesuatu program seperti Hari Keluarga ini. Hari Keluarga perlulah bertemakan deang sesuatu yang menyeronokkan kerana dari program inilah kebanyakkan peserta mengambil peluang untuk menghilangkan stress dan bersantai bersama keluarga serta sahabat handai. Walaupun tema yang dilakukan tidak kelihatan seperti akademik, pengisiannya tetap perlu padat dengan perkara yang berfaedah. Program Hari Keluarga University of Lethbridge menekankan aspek pertumbuhan mental dan fizikal, intelektual serta kemahiran komunikasi dan sosial. Walaupun tema yang diberi kelihatan santai tetapi banyak faedah yang dapat diperolehi dengan menghadiri program seperti ini.

Kesimpulannya, banyak aktiviti-aktiviti Hari Keluarga yang telah dilakukan di seluruh dunia. Pelbagai rujukan yang dapat dilakukan supaya tahap program yang dianjurkan akan menjadi lebih baik dan mendapat sambutan orang ramai. Banyak pengisian berfaedah yang dapat dimasukkan di dalam setiap acara. Rujukan daripada pihak lain amat membantu dalam menambahbaik mutu program Hari Keluarga PPSM 2013.

8

ANALISIS DATA

Berikut adalah data-data yang diperolehi sepanjang bertugas sebagai ahli jawatankuasa Pendaftaran:

Pelajar Tahun Satu:

Kumpulan 1 (BIRU)

NAMA SAIZ KOLEJLEE YIN YEE S KUOMOHAMMAD ARIF BIN JEFFRIDIN M KUONUR AIDA HANANI BINTI MOHAMAD ALIAS M KKMTAN JIA LI M KPZYON AI MEI XL KABAIDA NURAINI BT ADNAN M KKMAMIRAH IZZATI BINTI KAMIL RAFZAN M KUONUR AMIRA BINTI MANAN S KUOSITI NOREHAN BINTI SOBRI S KBHSITI MURNI BINTI ABDUL HALIM M KIYCHIN LAI YAN S KDOFATIN NABILAH BINTI NAIM JEMALI M KIYMUHAMMAD HA MIM BIN MOHD RASID M KPZNOR SYAZWANE BINTI ZAINURHUDDA S KUOTEOH HUI YING M KPZ

Kumpulan 2 (MERAH)NAMA SAIZ KOLEJ

DANIEL DAVID CHUA S KBHNURUL AZUAH BT ABD AZIZ S KPZNURUL HUDA KAMALIAH BNTI HARIS M KDOAZRA SYARINA BT MOHAMMAD HISAM S KPZSOH CHIN LIP M KIYLIN XIN YING S KKMNUR HAZYYAH BINTI ZAHRI M KPZSITI NAZIRAH BINTI MAZLAN XXL KUOCHIAH KA HUI M KPZNUR SYAHIRAH BINTI YUSOF M KPZNURUL AIMI RAIHANA BINTI MUDZAKIR S KPZNUUR HUSNA BINTI KHALID XL KPZRASHDAM AMIRUL ASHRAF BIN ROSLAN M KPZUMMU AMIRAH BINTI MUHAMAD L KUONURUL AMALINA BINTI NORZET M KDOINESA MIRANTINA S KPZ

9

Kumpulan 3 (KUNING)NAMA SAIZ KOLEJ

HEAN KAI YEE M KBHNURUL HUSNA BT MOHD NASIR XL KIZSYAHIDATUL ZULAIKHA BINTI JONI L KBHAIMUNI MASTURA BT ZAINAL ABIDDIN M KKMLEE LIAU SHIH M KKMNUR SHAFEERA BT KAMARUZZAMAN L KUOONG EE SHENG M KRKRAZIK RIDZUAN BIN MOHD TAJUDDIN L KUOWENDY GOH XIN PEI M KRKFATIN NABILA BINTI YAACOB XL KIYKHAW WEI CHUN M KDONOR AQILAH BINTI ZULKEFLI M KKMNORATHIRAH NABILA BT ABD MUTALIB L KTHONUR HANA NABILAH BT MOHAMMAD SABRI M KUONURUL HAZMIDA BINTI AZMI S KIYANIS AMIRAH BINTI ZAINAL ABIDDIN M KIY

Kumpulan 4 (HIJAU)NAMA SAIZ KOLEJ

MEO CHING HUI S KPZAKID ATHIRAH BINTI KAMARUZZAMAN M KIZLEE TIAN NI L KBHMOHD LUTHFI BIN ABD RAHIM L KRKNUR ANISA BINTI NAZIR M KBHNUR AQILAH BINTI MOHD FUAD L KUONUR FARAHANA BINTI SAMSUDIN S KDONURUL AMIRA KAMA BT MOSKAYA KAMA M KIYKHOO CHONG YEE S KIYTEOH JYN CHYUAN M KABYEO HUI XIN S KABNUR AMIRA BINTI YUSAINI M KABSITI HAJAR BINTI SALIHUDDIN M KIZWAN NURUL AMIRAH BINTI WAN MOHD NOR L KKMZAWIATUL RAHIMAH BT MOHAMMAD HALIL L KIYAMIRUL ASYRAF BIN NGAIDIN S KIY

10

AJK NAMA SAIZ KOLEJ

AHMAD ASYRAF BIN BURHANI L KRKERIEN BINTI LAHATA M KKMHANI NAZRINA BINTI HANIZAR L KUOMUHAMMAD IHSAN HILMI BIN MOHAMAD SOBRI L KUONABIHAH BINTI MORIZAM S KPZNUR AMIRA BINTI MOHD NOH S KPZRAMAKRISHNAN A/L RAMACHANDRAN XL KIZTHANESH A/L VADIWIL XL KKMABDUL SYUKOR BIN HAZRAM M KIYAIREEN SHAIRRA BINTI AZUAR M KPZCHE SUHAIDA BINTI CHE RAHIM L KKMHASYVINI A/P SELVAM S KRKMOHAMAD NOR HAKKIM BIN NOR AZLAN M KIYNIK AHMAD FARIS BIN NIK NORHISHAM M KPZNORMA NIATI BINTI NORDIN S KTHONUR ATIKAH BINTI MOHD KHAIRUDDIN L KKMNUR ERNADILLA BINTI SULAIMAN S KPZNUR HAFIZAH BINTI NOR AZLAN S KPZNUR SYAFIAH ZAHIRAH BINTI NOR AZHAM S KPZSITI AISHYAH BINTI SULAIMAN L KABHANISAH BINTI ZANUDDIN XXL KABINTAN FARAH AINI BINTI MAT NORDIN M KABIZMA EMIRA FARHANIE BINTI OTHMAN M KTHOLYSANDRA LIN SANG L KIYMOHAMAD NIZAMUDDIN BIN MOHAMAD NORDIN S KPZMOHD IMRAN BIN AZMAN S KPZNOR SAKINAH BINTI NORDIN S KTHONORHAZIRAH BINTI HARIF XL KKMNUR ADLIN MUNIRAH BINTI MISROL XXL KKMNORAZRAAI BIN NORDIN S KKMNURULAIN FATIN BINTI MUHAMMAD RADZI M KKMNUUR SALEHA BINTI ABDULLAH S KRKQAMARINA ZETTIE IWANA BINTI KAMARUL ANUAR XL KPZSYAQILA ATHIRAH BINTI TAHIR L KKM

11

Pelajar Tahun Dua :

BIL. NAMA SAIZ PANJANG(PJ)/PENDEK(PD)1. Maria M PJ2. Farah M PJ3. Dilah M PJ4. Amy M PJ5. Imran S PD6. Aidel S PD7. Farhan M PD8. Afif S PD9. Ideen XL PD10. Haikal L PD11. Fisol L PD12. Zafree L PJ13. Faez M PD14. Fahmi S PD15. Nadia L PJ16. Ejat S PD17. Abul S PD18. Diana L PJ19. Zihah L PJ20. Noorel L PJ21. Ije M PJ22. Piekah M PJ23. Azyan M PJ24. Athirah M PJ25. Epah M PJ26. Fawwas XL PD27. Ameer S PD28. Haziq Fuad S PD29. Danial M PD30. Shafey XL PJ31. Fatin L PJ32. Ayong L PJ33. Raes XXL PD34. Haziq Ezwan S PJ35. Afifah M PJ36. Afif Amirah XL PD37. Anis UO M PJ

12

Pelajar Tahun Tiga :

1. BUKHARI BIN SAID/ A136988/ 013-5053032 / MATH / 3/S2. Nor Amin Bin Abu Naim /A137718/013-4902158/ Stats/3/L3. NOR SHAIDA BINTI SAHARUDIN / A137288/ MATHS/3/M4. NUR AKMA SHARINA BINTI MOHD YAHYA/A137455/3/STATS/L 5. SITI FARIDAH BINTI ROSNAN / A139033 /STATS / 3/ XL 6. Adleen Amira Binti Suhaimi/ A13962/MATH/3/M 7. Nurul Ellianis Azman/ A136814/Stat/3/M 8. NOR HASHIMAH BINTI ZAMHAWARI /A139029/ STATS/3/L 9. Noorkhaleeda Binti Bdul Hadi / A137159 / Stats / 3 / M 10. Wan Nur Ain Binti Wan Ahamad / A137263 / Math / 3 / M11. Siti farah binti mohd alui / a137329/ math / 3 / L 12. rahimah binti taib / a136854 / math /3 / M 13. wan nor laila binti wan hamzah / a136231 / math / 3 / S 14. Mardhiah bt Baharin / A137806 / Stat / 3 / S 15. Mira Syahirah bt Kamil / A137535 / Stat / 3 / L 16. Akmalia Bt. Hanifah / A137756 / Stat / 3 / M 17. Afiqah Bahirah Binti Ayoub / A128620 / Stats / 3 / XL 18. Mohd Muhsin Bin Roslan / A137279 / Math / 3 / M 19. Sufi Abidin Bin Mislan / A136449 / Math / 3 / S 20. Rasyidah Binti Mahmood / A137107 /Math /3 / L 21. Nur Ain Sarhana Bt Derahim / A137068 / Math / 3 / XL 22. Atikah binti Abd Razak / A135894 / Act / 3 / L 23. Wan Amirah Balqis binti Wan Abdul Aziz / A136425 / Act / 3 / M 24. Nur Alya Afiqah bt Mohd Khairuddin / A136336 / Act / 3 / M 25. Najwa Sakinah binti Mohd Nasir / A139189 / 014-3297316 / Stat / 3 / S26. Norhafiza binti Harif / A137625 / Stat / 3 / L 27. Dini Naziha bt. Mohamad / A136075 / Act / 3 / L 28. Noor Fasihah bt Baharom / A139197 / Math / 3 / m 29. Ku Isma Syahirah bt Ku Idris / A137930/ stat/ 3/ l 30. Wan Nur Ameera Wan Othman / A137495/ stat/ xl 31. Robiaatul Adawiah Edrus 32. Nurul Atiqah Maizurah Binti Adalan / A137871 / Stat / 3 / M 33. Siti Aisyah binti Abdullah / A136294 / Act / 3 / S

13

Setelah senarai nama pelajar tahun satu, tahun dua dan tahun tiga lengkap dibuat, pembahagian kumpulan rumah sukan untuk acara sukaneka pula dilakukan. Setiap pembahagian rumah sukan, pelajar tahun satu, tahun dua, tahun tiga dan alumni dicampurkan di dalam satu rumah sukan agar hubungan silaturrahim dapat dieratkan. Berikut adalah senarai nama pembahagian rumah sukan :

Senarai Pembahagian KumpulanBiru

GROUP A 1. Lee Yin Yee2. Mohamad Ariff Bin Jeffridin3. Nur Aida Hanani Binti Mohamad Alias4. Tan Jia Li5. Ejat6. Bukhari Bin Said7. Nor Shaida Binti Saharudin8. Ellianis9. Azraie

GROUP B 1. Yon Ai Mei2. Aida Nuraini Binti Adnan3. Amirah Izzati Binti Kamil Rafzan4. Nur Amira Binti Manan5. Abul6. Mira Syahira7. Najwa8. Siti Farah9. Radhi

GROUP C 1. Siti Norehan Binti Sobri2. Siti Murni Binti Abdul Halim3. Chin Lai Yan4. Fatin Nabilah Binti Naim Jemali5. Noreel6. Isma7. Siti Aisyah8. Khaluf Elya

GROUP D

14

1. Muhammad Ha Mim Bin Mohd Rasid2. Nor Syazwane Binti Zainorhudda3. Teoh Hui Ying4. Nurul Asyiqin5. Maria6. Diana7. Annur Syafiqa8. Nor Khalida

MERAH GROUP A 1. Daniel David Chua2. Nurul Azuah Binti Abd Aziz3. Nurul Huda Kamaliah Binti Haris4. Azra Syarina Binti Mohammad Hisam5. Amin6. Akma7. Hashimah8. Imran9. Luqman

GROUP B 1. Soh Chin Lip2. Lin Xin Ying3. Nur Hazyyah Binti Zahri4. Siti Nazirah Binti Mazlan5. Zafree6. Naz 7. Rahimah8. Akmalia

GROUP C 1. Chiah Ka Hui2. Nor Syahirah Binti Yusof3. Nurul Aimi Raihana Binti Mudzakir4. Nuur Husna Binti Khalid5. Nadia6. Hafizah7. Wan Nur Amira8. Haikal

GROUP D 1. Rashdam Amirul Ashraf Bin Roslan2. Ummu Amirah Binti Muhamad3. Nurul Amalina Binti Norzet4. Inesa Mirantina5. Afif

15

6. Izwani7. Zubaidah8. Atikah9. Amy

KUNING GROUP A 1. Hean Kai Yee2. Nurul Husna Bt Mohd Nasir3. Syahidatul Zulaikha Binti Joni4. Aimuni Mastura Binti Salleh5. Ije6. Fawwaz7. Muhsin8. Faridah

GROUP B 1. Lee Liau Shih2. Nur Shafeera Binti Kamaruzzaman3. Ong Ee Sheng4. Razik Ridzuan Bin Mohd Tajuddin5. Ameer6. Nor Khaleeda7. Wan Nor Laila8. Aslam

GROUP C 1. Wendy Goh Xin Pei2. Fatin Nabila Binti Yaacob3. Khaw Wei Chun4. Nor Aqilah Binti Zulkefli5. Zihah6. Athirah7. Amirah Balqis8. Dini Nazihah

GROUP D 1. Norathirah Nabila Binti Abd Mutalib2. Nur Hana Nabihah Binti Mohammad Sabri3. Nurul Hasmida Binti Azmi4. Anis Amirah Binti Zainal Abiddin5. Epan6. Robiatul7. Mohammad Farhan8. Fariz

16

HIJAU GROUP A 1. Meo Ching Hui2. Akid Athirah Binti Kamaruzzaman3. Lee Tian Ni4. Mohd Luthfi Bin Abd Rahim5. Haziq Fuad6. Sufi7. Adleen8. Nor Shakira

GROUP B 1. Nur Anisa Binti Nazir2. Nur Aqilah Binti Mohd Fuad3. Nur Farahana Binti Samsudin4. Nurul Amira Kama Binti Moskaya Kama5. Ayong6. Raes7. Ahmad Faisal8. Wan Nor Ain9. Mardhiah

GROUP C 1. Khoo Chong Yee2. Teoh Jyn Chyuan3. Yeo Hui Xin4. Nur Amira Binti Yusaini5. Shafey6. Rashidah7. Aira Afiqah

GROUP D 1. Siti Hajar Binti Salihuddin2. Wan Nurul Amirah Binti Wan Mohd Nor3. Zawiatul Rahimah Binti Mohammad Halil4. Amirul Asyraf Bin Ngaidin5. Fatin6. Anis UO7. Fasihah8. Atiqah Maizurah

17

PERBINCANGAN

CADANGAN PENAMBAHBAIKAN YANG BOLEH DILAKUKAN

Dengan pengalaman yang telah diperolehi daripada Program Hari Keluarga PPSM 2013 yang lepas, pelbagai cara dapat dilakukan untuk menambahbaik kelancaran dan kemeriah program. Berikut adalah beberapa cadangan penambahbaikan yang dapat dilakukan pada program akan datang:

1) SISTEM PENDAFTARAN ONLINEPada pendapat saya, sistem pendaftaran online dapat membantu AJK Pendaftaran dengan baik sekali. Melalui sistem ini, peserta akan memaklumkan tentang kehadiran mereka pada Hari Keluarga PPSM 2013. Jadi, AJK Pendaftaran dapat mengetahui secara tepat jumlah peserta yang akan hadir pada hari tersebut dan pembahagian kumpulan dapat dilakukan dengan seimbang. Selain itu, para peserta akan memberi maklum balas tentang agihan baju sukaneka sekiranya mereka sudah mendapatkan baju tersebut atau pun belum. Dengan cara ini, baju sukaneka tersebut tidak akan hilang ditangan orang lain dan nama peserta yang belum mengambil baju tersebut akan direkodkan.

2) HEBAHAN HARI KELUARGA PPSM 2013Hari Keluarga PPSM 2013 kurang mendapat sambutan oleh sebab hebahan yang dibuat tidak cukup kuat. Pihak UKM menyediakan banyak medium yang boleh digunakan oleh AJK Publisiti untuk menarik minat para peserta bagi menyertai program ini. Hebahan tersebut dapat dilakukan melalui E-Warga, laman web Fakulti Sains & Teknologi (FST) dan radio kampus. Pengiklanan tentang program ini juga perlu dibuat secara besar-besaran seperti penggantungan banting di sekeliling FST dan di laman-laman sosial. Dengan hebahan gah yang dilakukan, sedikit sebanyak dapat mempengaruhi orang ramai untuk turut serta di dalam Hari Keluarga PPSM 2013.

3) GERAK KERJA DILAKUKAN DENGAN LEBIH AWAL UNTUK MENDAPATKAN SPONSORSHIPSponsorship adalah antara perkara penting di dalam program ini. Program seperti ini memerlukan dana yang banyak kerana ia dibahagikan kepada dua acara iaitu sukaneka dan juga majlis makan malam. Jadi, setiap minggu jawatankuasa yang berkaitan perlu untuk keluar untuk mencari sponsor dari syarikat luar. Untuk mendapatkan sponsor dari syarikat luar, kertas kerja yang dilakukan perlulah kuat dan menampakkan ia adalah sesuatu yang berbaloi untuk syarikat tersebut melabur. Syarikat tersebut akan ditawarkan untuk mempromosi barangan mereka kepada para pelajar dan para pensyarah yang hadir. Mungkin dengan cara ini dapat menarik minat ramai pihak sponsor luar untuk memberi dana kepada program ini. Gerak kerja perlulah

18

dilakukan dari minggu pertama supaya banyak sponsorship dapat dimohon dan meningkat peluang yang ada untuk menambahkan dana.

4) STREET-MARKETING PERLU DILAKUKAN OLEH SETIAP AHLI JAWATANKUASAApa yang dimaksudkan adalah, setiap ahli jawatankuasa perlu melakukan jualan secara kecil-kecilan untuk menyumbang dana kepada program. Sebagai contoh, setiap ahli perlu mendapatkan sebanyak rm200 dan perlu diserahkan kepada Bendahari empat minggu sebelum berlangsungnya hari kejadian. Dengan cara ini, dengan jumlah ahli yang ada didarabkan dengan RM200, secara tidak langsung dapat meningkatkan dana program dengan banyak. Tetapi, jualan yang dilakukan perlulah memberi pulangan modal.

5) STRATEGI YANG BAIKRangka gerak kerja perlu dilakukan terlebih dahulu sebelum memulakan tugasan setiap jawatan kuasa. Dengan rangka yang dilakukan, pengurusan masa akan menjadi lebih efisien. Setiap kerja yang perlu dilakukan akan disenaraikan dan diberikan had masa tertentu supaya kerja tersebut dapat diselesaikan dalam waktu yang sepatutnya. Jika terdapat pertambahan kerja, ia tidak akan menjadi masalah kerana kerja-kerja yang lain sudah diselesaikan terlebih dahulu. Ini dapat menlacarkan program Hari Keluarga ketika ia berlangsung.

6) TEMPAT UNTUK MENJALANKAN HARI KELUARGA PPSM 2013 PERLULAH MENARIKDari segi tempat, saya mencadangkan untuk melaksanakan program seperti ini kawasan yang menenangkan seperti di tepi pantai, di kawasan berhampiran sungai atau air terjun. Secara tidak langsung, para peserta yang menyertai program ini dapat menikmati pemandangan indah alam semula jadi dan jauh dari kesibukan kerja untuk sementara waktu. Mereka juga dapat menenangkan diri dan meluangkan masa dengan perasaan yang gembira.

7) MENJEMPUT SELEBRITI YANG DIKENALI RAMAI Kehadiran daripada selebriti yang dikenali ramai memberi impak yang besar dalam menjayakan sesebuah program. Dengan adanya selebriti tersebut, aturcara program seperti sesi bersama selebriti undangan, bermain bersama selebriti undangan semasa sukaneka dan peserta yang bertuah dapat makan bersama selebriti undangan semasa majlis makan malam. Dengan cara ini, ia meningkatkan lagi penyertaan daripada ramai peserta dan menjadikan program Hari Keluarga PPSM 2013 bertambah meriah.

Kesimpulannya, setiap program yang dilaksanakan perlulah ada persefahaman antara ahli jawatankuasa dan kerjasama yang teguh. Dua perkara tersebut adalah perkara yang paling penting dalam sesebuah organisasi. Kelemahan yang terdapat dalam organisasi tersebut dapat diperbaiki dari semasa ke semasa dengan adanya pengalaman daripada program yang lepas.

19

HASIL DAN IMPLIKASI

Sepanjang menjalankan tugas-tugas yang diberi, pelbagai perkara baru yang telah saya pelajari. Antaranya adalah cara berurusan dengan orang ramai dengan lebih efisien dan mesra. Sebagai salah seorang AJK Pendaftaran, berurusan dengan orang ramai adalah perkara utama dalam melaksanakan tugas. Dari situlah sifat sabar yang tinggi dapat diterap berikutan perlu melayani kerenah orang ramai yang berlainan.

Selain itu, skop kerja yang diberikan memberi impak yang besar dalam mengasah bakat dalam menguruskan sesuatu maklumat. Senarai nama peserta yang ingin menyertai program ini bukanlah diperoleh dengan sekali pengutipan yuran sahaja. Tetapi, disebabkan PPSM mempunyai pelajar yang ramai, kebanyakkan pelajar tidak membayar yuran pada masa yang sama. Jadi, AJK Pendaftaran perlu sentiasa peka akan pelajar yang mencari yang mahu membayar yuran dan perlu sentiasa memperbaharui senarai nama para peserta yang telah membayar yuran.

Di samping menajamkan kebolehan mengurus sesuatu maklumat, pembelajaran sepanjang hayat juga dapat diterapkan semasa menjalankan tugas. Pelbagai nilai-nilai murni dapat diterapkan dalam diri individu sepanjang melakukan tugas. Antaranya adalah semangat berkerjasama yang kuat dapat dibentuk. Semangat kerjasama adalah perkara yang paling penting dalam sesebuah organisasi. Tanpa kerjsama yang kukuh, sesuatu program itu tidak akan dapat dilangsungkan. Sepanjang menjalankan tugas ini, saya selaku AJK Pendaftaran sentiasa bekerjasama dengan ahli yang lain dalam menjalankan tugas. Kami akan meluangkan masa bersama-sama dalam mengedarkan flyers, mengutip yuran, melakukan jualan amal donat dan membalut hadiah. Secara tidak langsung, ia juga menguatkan semangat berpasukan kami.

Skop kerja ini juga melatih diri untuk menjadi seorang yang bertanggungjawab. Yuran yang dikutip daripada para peserta bukan satu jumlah yang sedikit. Tanggungjawab dan sifat amanah yang tinggi amat diperlukan supaya wang para peserta selamat disimpan dan diberi kepada bendahari untuk kegunaan program. Tanggungjawab juga memainkan peranan yang penting. Tanpa rasa tanggungjawab, sesuatu kerja itu tidak akan dapat diselesaikan dengan baik dan juga tidak ikhlas.

Oleh itu, dengan menyertai sesebuah organisasi, kita dapat mengetahui kekurangan dan kelebihan yang ada dalam diri. Dari situ, segala kekurangan yang terdapat dalam diri dapat diperbaiki untuk menjadi seseorang yang lebih baik dan segala kelebihan dalam diri dapat diasah dan menjadikan ia sebagai satu tahap yang membezakan diri kita dan orang lain.

20

KESIMPULAN

Kesimpulannya, penyertaan dalam sesebuah organisasi seperti organisasi program Hari Keluarga PPSM 2013 memberi peluang kepada diri sendiri untuk mengasah bakat yang terpendam. Pengurusan maklumat dengan lebih teratur dan pembelajaran sepanjang hayat sememangnya dapat diperolehi dengan banyak melalui program-program seperti ini.

Maklumat yang pada mulanya diperoleh sedikit demi sedikit menjadi daripada pelbagai agak merumitkan kerja yang sedia ada. Hal ini kerana maklumat tersebut perlu diuruskan dan diperbaharui dari semasa ke semasa. Pengrusan maklumat yang baik akan dapat mengelakkan keciciran maklumat para peserta yang mengikuti program ini. Maklumat yang terurus rapi juga amat membantu dalam memudahkan pergerakan kerja dalam setiap jawatankuasa.

Selain itu, pembelajaran sepanjang hayat juga dapat diperolehi melalui tugasan yang diberikan. Sebagai contoh, tugasan yang diberikan amat memerlukan persediaan diri dalam menghadapi orang ramai. Sifat sabar yang tinggi perlu dipupuk supaya kerja yang dilakukan dapat diselesaikan dengan baik dan sabar dalam menghadapi karenah orang ramai. Tanggungjawab yang besar juga terpaksa dipikul apabila perlu mengutip yuran dari seluruh pelajar ppsm. Hasil kutipan yuran yang dibuat bukanlah sedikit tetapi hampir melangkau ribuan ringgit. Tanpa sifat amanah dan tanggungjawab, tidak mungkin wang hasil kutipan yuran tersebut selamat disimpan oleh bendahari projek.

Untuk memperolehi mencaai kejayaan dalam sesuatu projek kerjasama dan disiplin setiap ahli jawatankuasa adalah tonggak utama dalam sesebuah organisasi. Jadi, setiap ahli jawatankuasa perlulah mempunyai semangat berpasukan yang tinggi agar program yang dirancang dapat dilangsungkan dengan jayanya.

21

RUJUKAN

Family Activity Kit 2014. 2013. New York: CASAColumbia.

Family Day 2013 Schedule of Events. 2013. River Falls WI: University of Wisconsin.

Food, Music, Fun! Family Day. 2013. Texas: The University of Texas at Dallas.

Play Day 2013 Celebrate Family Day at University of Lethbridge. 2012. University of Lethbridge

Upcoming Events from the Office of Parent Program. 2010. Alabama: University of Alabama.

22

LAMPIRAN

MINIT MESYUARAT

PERLANTIKAN JAWATAN

23

LAPORAN MINIT MESYUARAT PERTAMAPROGRAM HARI KELUARGA PPSM 2013

Tarikh : 24/9/2013Hari : SelasaTempat : PM FST

Agenda : -

1) Pembukaan Majlis

2) Ucapan alu-aluan oleh pengarah projek

3)4) Setiap ahli yang hadir memperkenalkan diri masing-masing

5) Perlantikan Ahli Jawatankuasa Program

Struktur Organisasi Hari Keluarga PPSM 2013

Ketua Program : MOHAMAD HAZIQ EZWAN BIN BAHARUDINTimbalan Ketua Program : MOHAMAD NOR HAKKIM BIN NOR AZLANSetiausaha 1 : AFIF AMIRAH BINTI ABU FITRISetiausaha 2 : AFIFAH BINTI ABU BAKARBendahari : NURUL AZYAN BINTI KAMARUDDINTimbalan Bendahari : LYSANDRA LIN SANG

AJK Program : 1) Nik Ahmad Faris Bin Nik Norhisham2) Abdul Syukor Bin Hazram3) Erien Binti Lahata4) Nor Syafiqa Binti Hamzah5) Ahmad Asyraf Bin Burhani6) Muhammad Ihsan Hilmi Bin Mohamad Sobri

AJK Jamuan : 1) Muhammad Faez Bin Zulcefli Muhammad2) Norlianis Binti Mohamed Salleh3) Nur Atikah Binti Mohd Kharuddin

AJK Teknikal : 1) Nur Hafizah Binti Nor Azlan2) Syaqila Athirah Binti Tahir3) Nur Syafiah Zahirah Binti Nor Azham

24

AJK Pendaftaran : 1) Intan Farah Aini Binti Mat Nordin2) Nur Amira Binti Mohd Noh3) Qamarina Zettie Iwana Binti Kamarul Anuar

AJK Cenderamata : 1) Nabihah Binti Norizam2) Aireen Shahirra Binti Azuar3) Nur Ernadilla Binti Sulaiman

AJK Pemasaran : 1) Muhammad Fisol Bin Harun

AJK Kebajikan : 1) Norhazirah Binti Harif2) Che Suhaida Binti Che Rahim3) Nuur Saleha Binti Abdullah

AJK Tugas-tugas Khas : 1) Muhamad Danial Bin Zainudin2) Nur Adlin Munirah Binti Misrol3) Nurulain Fatin Binti Muhammad Radzi

AJK Pengangkutan : 1) Ramakrishnan A/L Ramachandran2) Thanesh A/L Vadiwil3) Norma Niati Binti Nordin4) Izmaemira Farhanie Binti Othman5) Nor Sakinah Binti Nordin

AJK Publisiti : -

AJK Tempat : 1) Ahmad Farhan Binti Shagul Hamed2) Muhammad Aidel Bin Salleh

AJK Protokol : 1) Hanisah Binti Zainuddin

2) Aminatul Husna Binti Mahadzir

7) Penerangan kertas projek oleh ketua program

8) Penutup

25

MINIT MESYUARAT

MINGGUAN

26

LAPORAN MINIT MESYUARAT KEDUAPROGRAM HARI KELUARGA PPSM 2013

Tarikh : 9/10/2013Hari : RabuTempat : PM FSTKehadiran :

1) Muhammad Haziq Ezwan bin Baharudin2) Nurul Azyan binti Kamarudin3) Noor Syafiqa binti Hamzah4) Norfarahanim binti Omar5) Norfadilah bt Osman6) Muhammad Aidel bin Salleh7) Muhammad Fisol bin Harun8) Muhammad Danial bin Zainudin9) Muhammad Izzudeen bin Rahmad10) Nur Adlin Muhirah binti Misrol11) Nurulain Fatin binti Muhammad Radzi12) Che Suhaida bt Che Rahim13) Norhazirah binti Harif14) Nuur Saleha binti Abdullah15) Intan Farah Aini binti Mat Nordin16) Hanisah binti Zainuddin17) Lysandra Lin Sang18) Siti Aishyah binti Sulaiman19) Syaqila Athirah binti Tahid20) Hasvyini A/P Selvam21) Abdul Syukor bin Hazram22) Nik Ahmad Faris bin Nik Norhisham23) Ahmad Asyraf bin Burhani24) Muhammad Ihsam Hilmi bin Mohamad Sobri25) Nur Syafiah Zahirah binti Nor Azham26) Qamarina Zettie Iwana binti Kamarul Anuar27) Nur Amira binti Mohd Noh28) Nabihah binti Norizam29) Aireen Shahirra binti Azuar30) Nur Ernadilla binti Sulaiman31) Nur Hafizah binti Nor Azlan32) Mohamad Nor Hakkim bin Nor Azlan33) Afif Amirah binti Abu Fitri

Agenda : -

6) Pembukaan Majlis

7) Perbentangan dari setiap jawatankuasa

27

PERBINCANGAN TINDAKANProgram :- 3 acara serentak – explorace, sukaneka, futsal- 5 kumpulan setiap acara- 10 orang setiap kumpulan- 30-40 minit setiap acara- Fahmi Zaharuddin termasuk AJK program-Explorace :-pecah kepada 5 kumpulan, setiap stesen akan ada setiap kumpulan, masa 3 minit sahaja- Sukaneka : lepas explorace

- Sediakan aturcara terperinci program- Acara dan pembahagian masa setiap acara-Acara mestilah bersesuai dengan tempat dan masa

Publisiti :- reka bentuk banner dan button badge- T-shirt untuk AJK (tulis nama)- Tag nama untuk AJK (jika terdapat lebihan dana)

Protokol : belum ada perancangan - perlu mencari pengacara untuk mengetuai senamrobik dan bacaan doa,- perlu mencari wakil untuk melakukan persembahan ketika majlis makan malam

Cenderamata : Hamper (tidak pastu berapa bilangan yang diperlukan)– mengikut acara- anggaran dalam 15 hamper-cenderamata sebagai kenangan untuk setiap peserta-cabutan bertuah- hadiah untuk persembangan semasa dinner

- perlu bekerjasama dengan AJK Program- Sediakan bajet untuk hadiah

Kebajikan : - buat surat rasmi dan kepil bersama surat kelulusan program untuk memohon perkhidmatan BSMM dan sediakan peti kecemasan

- tinjau pasukan BSMM untuk pantau semasa kejadian-peka tentang keselamatan AJK sepanjang perbincangan mengenai program

Pendaftaran :- bekerjasama dengan AJK publisiti untuk mencari peserta dan kutip yuranTempat :- belum menempah mana-mana tempat tetapi sudah melakukan tinjauan- pergi ke pejabat pendaftaran, tanya mengenai cara tempah tempat program- peruntukan untuk peralatan catering, water dispenser, kerusi meja, system PA, pinggan mangkuk – JPP

- tempah tempat untuk program- Peralatan : bincang dengan TTK dan teknikal

Jamuan :- perlukan barang-barang basah untuk - Kira bajet dan rancangan menu

28

BBQ (ayam, daging, dll)- Merangkumi dari pagi sampai malam- Kuih dan air kotak untuk minum pagi, mee-hoon untuk makan tengahari

-sediakan surat untuk mohon peruntukan air mineral dan air kotak dari pasaraya sekitar bangi

Dana :- yuran dari pelajar (rm15 seorang)- kemungkinan setiap orang akan bayar sebanyak rm30-35-Lecturer :- tunjuk surat kelulusan dan surat permohonan program -mintak peruntukan untuk air mineral dan roti dari mana-mana pasaraya. Jumpa manager dan serah surat

-ubah kertas kerja untuk submit kepada syarikat luar untuk apply dana-Jumpa pensyarah untuk minta sumbangan

Pengangkutan :(tiada wakil yang hadir)

- Mohon untuk pengangkutan-Cadangan 2 bas – satu ke Za’ba satu ke KKM

3) Hal hal Berbangkit

* Bajet : -FST, Persama, Lecturer, Pelajar, sime darby, IM4U, MISC, TNB, yayasan* nama program perlu ditukar untuk hantar permohonanan bagi mendapatkan dana * perlu letak logo syarikat yang beri sumbangan di banner tersebut

* Cadangan bukak gerai jualan :- tak setuju * Boleh pinjam peralatan BBQ dari fst* Cadangan untuk bukak gerai semasa pesta konvokesyan : cadangan ditolak sebab bayaran sewa tapak terlalu tinggi* Untuk banner, kene tunggu tarikh pengesahan (lepas raya haji)* Dinner :- tema BBQ, makan nasi goreng (4 dulang), air bancuh sendiri, pencucui mulut- AJK jamuan, hiasan AJK tempat

4) Ucapan dari Fahmi :- Jawatan yang xperlu contohnya pendaftaran boleh masuk under TTK- Jelas mengenai skop tugasan setiap jawatankuasa - Semasa mesyuarat bincang laporan sahaja iaitu perbentangan dari ketua JK dan hal-hal

berbangkit- Bukan masa mesyuarat baru bincang gerak kerja, bimbang memakan masa yang lama - Kene ade pos keselamatan untuk perjalanan program sebelum dan semasa program- “saya nak jumpa ketua setiap JK selepas mesyuarat selesai”

5) Ucapan dari Haziq : - mintak komitmen dari semua untuk hadir mesyuarat dan beri kerjasama- Gerak kerja dan perkara berbangkit perlu dibincangkan dalam mesyuarat, gerak kerja perlu

dibincangkan sebelum mesyuarat- Sapa yang datang, sila tulis laporan kepada Pengarah Program (untuk markah HC first year

student) sebab penyelia nak tengok sebagai pembuktian6) Penutup

29

LAPORAN MINIT MESYUARAT KETIGAPROGRAM HARI KELUARGA PPSM 2013

Tarikh : 29/10/2013Hari : SelasaTempat : PM FST (Bilik Perbincangan)Kehadiran :

34) Muhammad Haziq Ezwan bin Baharudin35) Noor Syafiqa binti Hamzah36) Nur Diana Binti Ab Aziz37) Norfadilah bt Osman38) Muhammad Aidel bin Salleh39) Muhammad Fisol bin Harun40) Muhammad Danial bin Zainudin41) Muhammad Izzudeen bin Rahmad42) Nuur Saleha binti Abdullah43) Intan Farah Aini binti Mat Nordin44) Hanisah binti Zainuddin45) Siti Aishyah binti Sulaiman46) Hasvyini A/P Selvam47) Abdul Syukor bin Hazram48) Nik Ahmad Faris bin Nik Norhisham49) Muhammad Ihsam Hilmi bin Mohamad Sobri50) Nur Syafiah Zahirah binti Nor Azham51) Qamarina Zettie Iwana binti Kamarul Anuar52) Nur Amira binti Mohd Noh53) Nabihah binti Norizam54) Aireen Shahirra binti Azuar55) Nur Ernadilla binti Sulaiman56) Nur Hafizah binti Nor Azlan57) Mohamad Nor Hakkim bin Nor Azlan58) Afif Amirah binti Abu Fitri59) Ahmad Farhan bin Shagul Hamed60) Mohamad Nizamuddin bin Mohamad Nordin61) Mohd Imran bin Azman62) Muhammad Faez bin Zulcefli Muhammad63) Afifah binti Abu Bakar64) Norlianis binti Mohamed Salleh65) Mohamad Fauzan bin Yaacob66) Ramakrishwan A/K Ramachandran67) Hani Nazrina binti Hanizar68) Norma Niati binti Nordin69) Nor Sakinah binti Nordin

Agenda : -

30

8) Pembukaan Majlis – bacaan doa

9) Ucapan aluan dari Pengarah Program- Sumbangan dari Prof Najib (RM 50)- Semua AJK buat laporan dan gambar - PPSM akan sponsor jamuan dan cenderamata

PERBINCANGAN TINDAKANPendaftaran :- senarai nama untuk pendaftaran sudah siap dicetak- masalah untuk hubungi pelajar tahun 3- update pendaftaran dari than 1, 2 dan 3. Kelonggaran untuk dapatkan feedback dari tahun 3 selepas cuti pertengahan semesterProgram :- sukan mula 9 pagi – 1 tengahari- bahagikan peserta kepada 4 kumpulan, setiap kumpulan akan dibahagikan kepada 4 kumpulan- 4 kumpulan mewakili warna baju yang berbeza- aktiviti sukan akan dibehagikan kepada 4 ‘stesen’. Semua orang akan terlibat sepanjang tempoh sukaneka.-Setiap stesen akan mengendalikan ‘game’ dan tema berbeza. Setiap stesen akan habiskan masa 50 minit. 10 minit tempoh sebelum masuk ke stesen seterusnya-setiap kumpulan akan menghantar beberapa wakil untuk bermain di setiap stesen sepanjang tempoh .- 16 hamper (setiap stesen akan mempunyai 3 pemenang. Pemenang keseluruhan akan dikira mengikut rumah sehingga tempat ke-4)- Aktiviti :1) explorace – baling bola dalam cawan, baling baju kat ampaian, maths game2) grouping – dimana kumpulan anda?, yes no, oh som!3) sukaneka 1 – penyu bertelur, baling belon air, beruk belon, bowling kasut4) sukaneka 2 – sepak bola kena kerusi, pancing botol, terowong ping pong@ tenis, tiup belonJamuan :- pagi : teh susu dan teh ‘o’ dengan roti dan kuih- tengahari : sirap dan oren, nasi tomato @ nasi

-prof zaidi nak sponsor dinner (sponsor makanan-ada caterer)- nak pinjam peralatan BBQ kat mana

31

ayam- petang (bungkus) : teh susu dan teh o, mee-hoonBBQ : hotdog, burger, ayam, spaghetti, ice-cream, buah (tembikai, oren), air sarsi @ bandung

- BBQ sendiri

Tempat : - dah tempah tempat untuk BBQ- belum hantar surat

-hantar surat- isi borang penyelenggaran (kerjasama dengan AJK teknikal)

Teknikal :- kamera berapa banyak yang diperlukan? ( 2 kamera)

- amik gambar mase program-buat slide (masa rehat), then present masa dinner

Publisiti:- banner dah siap tunggu untuk printPengangkutan :- belum hantar surat untuk pinda tarikh- 2 bas, bas 1 ke za’ba, bas 2 ke keris masCenderamata :- PPSM sponsor berapa?-RM 660 anggaran belanjawanKeselamatan :- surat untuk diberi kepada

TTK :-Dah hantar surat kepada pasaraya ‘giant’ dan ‘econsave’-Nak tambah acara ‘tarik tali’Dana :- terkini : RM 300- pensyarah : RM 500 anggaran- esok hantar ke MISC

3) Hal hal Berbangkit

* Ada ahli baru (4 orang dari tahun 1) – seorang teknikal, 3 orang program* Poster * Iklan di papan iklan UKM dah ada* Pengarah akan jumpa AJK Teknikal* TTK update dengan AJK Program

4) Penutup

32

LAPORAN MINIT MESYUARAT KEEMPATPROGRAM HARI KELUARGA PPSM 2013

Tarikh : 19/11/2013Hari : SelasaTempat : PM FST (Bilik Perbincangan)Kehadiran :

1) Nur Amira Binti Mohd Noh2) Qamarina Zettie Iwana Binti Kamarul Anuar3) Hanisah Binti Zainuddin4) Norlianis Binti Mohamed Salleh5) Nuur Saleha Binti Abdullah6) Nik Ahmad Faris Bin Nik Nor hisham7) Mohamad Nizamuddin Bin Mohamad Nordin8) Mohd Imran Bin Azman9) Nur Adlin Munirah Binti Misrol10) Lysandra Lin Sang11) Nur Atikah Binti Mohd Khairuddin12) Norhazirah Binti Harif13) Hasvyini A/P Selvam14) Che Suhaida Binti Che Rahim15) Nabihah Binti Norizam16) Hani Nazrina Binti Hanizar17) Izma Emira Farhanie Binti Othman18) Norma Niati Binti Nordin19) Mohamad Haziq Ezwan Bin Baharudin20) Mohamad Nor Hakkim Bin Nor Azlan21) Muhammad Ihsan Hilmi Bin Mohamad Sobri22) Noor Syafiqa Binti Hamzah23) Abdul Syukor Bin Hazram24) Muhammad Faez Bin Zulcefli Muhammad25) Afifah Binti Abu Bakar26) Muhammad Izzudeen Bin Rahmad27) Mohamad Fauzan Bin Yaacob28) Afif Amirah Binti Abu Fitri

Agenda : -

10) Pembukaan Majlis – bacaan doa

11) Laporan setiap jawatankuasa (JK)

PERBINCANGAN TINDAKANPengarah :

- Kehadiran keseluruhan peserta 184 orang

33

- 86 – first year35 – second year33 – third year10 – alumni20 – lecturer

- PPSM akan sponsor jamuan dan kita boleh dapatkan rm2,500 dari FST

Timbalan Bendahari :- Bayaran yuran ahli

1) First year – RM17802) Second year – RM6403) Third year – RM20

- Hasil jualan – RM330- Sumbangan dari lecturer – RM425- Akan ada yuran dari peserta senior

Program : - rm 700 untuk hamper sahaja – 16 buah

-sila kemaskini barang dengan AJK tugas-tugas khas-cari pemudah cara untuk mengacara hari kejadian-tugas-tugas khas akan tempah baju-buat ‘back-up’ plan, sebab berkemungkinan SUKEM belum tamat-perlu minimumkan kosBuat bajet barang keperluan sukan

Tugas-tugas Khas: -cari kedai tempeh baju yang paling murah-kemaskini surat untuk meminjam barang dari pusat sukan-kemaskini mengenai ‘button badge’ dengan AJK cenderamata-sentiasa berhubung dengan kedai-buat laporan bajet – tempah baju untuk 160 orang

Protokol : -pelajar tahun 2 akan membuat persembahan-cari orang untuk mengetuai senamrobik-sila ambil perhatian mengenai persembahan dan acara penyampaian hadiah-sila kemaskini aturcara majlis semasa majlis makan malam-sila ambil perhatian mengenai perlaksanaan majlis secara keseluruhan

Tempat :- cadangan untuk menggunakan Dewan Gemilang sebagai tempat ‘back-up’ sekiranya

- ruang legar canselori boleh digunakan-perlu memastikan tempat yang akan digunakan berada dalam keadaan baik dan sedia untuk

34

hujan pada hari kejadian digunakan-menyediakan senarai bahan dan ‘floor plan’ untuk hias tempat kejadian – senarai bahan termasuk ‘soft board’-kemaskini mengenai kondisi tempat (padang dan ruang legar canselori)

Kebajikan:- BSMM dari KKM tak dapat memberi komitmen

- cari pasukan BSMM ( 3 orang) untuk bertugas pada hari kejadian

Pendaftaran :- akan ade penyertaan dari tahun 3 seramai 33 orang

-tolong AJK tugas-tugas khas-buat pembahagian kumpulan-campur tahun 1-3, campur lelaki perempuan-senarai nama untuk kehadiran

Pengangkutan :-bas 3U ade program-bas zon 6 akan beroperasi sehingga 11 malam sahaja- cadangan : sewa 2 buah kereta, setiap kolej ade PIC @ guna AJK yang ade kereta

-bincang semula

Teknikal : -cari software untuk edit video (durasi 13-14 minit)-alat muzik sudah ada pembekal-kemaskini senarai barang untuk dipinjam-persembahan

Publisiti : -banner perlu ditempah minggu ni-bagi perincian bajet

Cenderamata :-cenderamata tidak lebih daripada RM14-cenderahati mesti ada untuk setiap peserta

-senaraikan bajet untuk semua cenderamata-buatkan sesuatu (contoh: bunga/tag) ntuk bezakan peserta dgn ajk masa majlis makan malam

Jamuan :-sediakan bajet untuk bagi ppsm sponsor dinner-senarai menu untuk makan pagi dan tengah hari adalah sendiri (tidak akan disponsor)-Buat surat laporan

- senaraikan menu untuk yang perlu di sponsor dan menu yang sediakan sendiri.

3) Hal hal Berbangkit- Ada masalah pengangkutan (bas ganti kereta)-corak untuk semua benda perlu disiapkan awal.- cadangan susunan barang semasa majlis makan malam – barang murah tapi perlu kelihatan cantik- agenda/susun atur majlis dan aktiviti perlu jelas- ada banyak duit lebih cadangan untuk (1)raikan ajk atau (2)habiskan utk cenderamata dan peserta.

35

4) Penutup

LAPORAN MINIT MESYUARAT KELIMAPROGRAM HARI KELUARGA PPSM 2013

Tarikh : 28/11/2013Hari : KhamisTempat : PM FST (Bilik Perbincangan)Kehadiran :

1) Nur Amira Binti Mohd Noh2) Qamarina Zettie Iwana Binti Kamarul Anuar3) Aireen Shahirra Binti Azuar4) Nur Syafiah Zahirah Binti Nor Azham5) Nur Hafizah Binti Nor Azlan6) Nabihah Binti Norizan7) Nik Ahmad Faris Bin Nik Norhisham8) Mohamad Nizamuddin Bin Mohamad Nordin9) Muhammad Aidel Bin Salleh10) Norfadilah Binti Osman11) Norfarahanim Binti Omar12) Muhammad Izzudeen Bin Rahmad13) Mohamad Danial Bin Zainudin14) Mohd Imran Bin Azman15) Nurul Azyan Binti Kamarudin16) Lysandra Lin Sang17) Erien Binti Lahata18) Nur Atikah Binti Mohd Khairuddin19) Hasvyini A/P Selvam20) Hanisah Binti Zainuddin21) Intan Farah Aini Binti Mat Nordin22) Nur Adlin Munirah Binti Misrol23) Nurulain Fatin Binti Muhammad Radzi24) Syaqila Athirah Binti Tahir25) Mohamad Haziq Ezwan Bin Baharudin26) Mohamad Nor Hakkim Bin Nor Azlan27) Ahmad Farhan Bin Saghul Hamed28) Muhammad Faez Bin Zulcefli Muhammad29) Afif Amirah Binti Abu Fitri

Agenda : -

12) Pembukaan Majlis – bacaan doa

13) Laporan setiap jawatankuasa (JK)

PERBINCANGAN TINDAKAN

36

Pengarah :- PPSM akan sponsor makan tengah hari

dan majlis makan malam- Air mineral dan kos BBQ – duit program- Prof Zaidi datang untuk majlis penutup

sahajaTimbalan Bendahari :

- Jumlah terkini duit : RM4405Cenderamata :-bilangan peserta 174 tidak termasuk pensyarah dan alumni- hadiah rumah dan hadiah ketiga (potong harga) - button – rm 1.80 x 210 unit- tuala peserta – rm 1 x 190 unit- tuala pensyarah – rm 4.90 x 15 unit- buku nota pensyarah (potong daripada list) – tukar dengan button- tali kunci (cancel) – tukar dengan penanda buku (rm 2 x 210) + ribbon ( rm 3 x 3 )- jumlah = rm 1412, jumlah sebelum ini rm 2155- dapat potong perbelanjaan sebanyak rm 743

- kira peruntukan yang diperlukan untuk seorang pensyarah dan seorang peserta-peserta = rm 4.80-pensyarah = rm 8.80

Tugas-tugas Khas: - baju (lengan pendek) – rm 8.90- baju (lengan panjang) – rm 13- cadangan = seragamkan baju lengan pendek untuk semua setuju!- rm 8.90 x 182 = rm 1620-bola ping-pong dan bola tenis tidak dapat dipanjam– peril beli-corak baju untuk bahagian depan sahaja

- cari dulu bola ping-pong dan bola tenis- kirakan peruntukan untuk setiap peserta- rm 8.90 seorang

Tempat:- lukis pelan untuk tempat majlis makan malam – ruang legar cancelori- AJK teknikal pinjam ‘photo booth’, pintu gerbang, karpet merah- belon ( rm 10 untuk 100 unit), reben (rm 3 x 5), lilin (rm 2 x 15), kertas warna ( rm 2 x 3), tanglung(rm 25), lampu kelip-kelip(rm 20 x 1), gabus (rm 3.50)-karpet merah, pintu gerbang- terkini = rm 110.00, sebelum ni rm 211.50

Program :- rm 120, tak boleh dikurangkan

37

Pengangkutan:- tiada wakilPublisiti :- hutang = rm 45 (flyers) – duit program- banner (rm 55 x 1 )- total = rm 100.00Jamuan:- Air mineral – minta dengan kolej- Roti – rm 126.00- BBQ – rm 550.00

Protokol :- untuk persembahan – band ( 5 lagu ) 30 minit , - nyanyian dari first year- takde detail untuk durasi masa untuk setiap aktiviti- perasmian di sebelah pagi tiada- pengacara untuk waktu pagi : AJK Program- Senamrobik akan diketua oleh 2 kumpulan student first year- pengacara dinner : student first year (baru sorang)-Pembaca doa : tiada wakil- Idea untuk gimik : tiada idea- Montaj : multimedia ( 15 minit ) – semasa makan, akan diikuti dengan persembahan- pukul 11.00 malam : VIP bersuraiPendaftaran : - Sila buat surat jemputan untuk para pensyarah

yang memberi sumbangan untuk program ini- Minggu depan edarkan surat jemputan kepada para pensyarah

Kebajikan :- tiada wakilTeknikal :- borang pinjam barang sudah dihantar-jppel akan hantar barang ke canselori hari jumaat

3) Hal hal Berbangkit

* Esok minta kepada bendahari program duit untuk beli barang*Semua urusan tempahan perlu dilakukan bermula esok*jumlah belanjawan = rm 4042.00* Ada lebihan = rm 363.00 (untuk kecemasan) + rm 200 ( dari alumni) * Jumlah lebihan = rm 563.00

38

4) Penutup

LAPORAN MINIT MESYUARAT KE-ENAMPROGRAM HARI KELUARGA PPSM 2013

Tarikh : 9/12/2013Hari : IsninTempat : PM FST (Bilik Perbincangan)Kehadiran :

29) Qamarina Zettie Iwana Binti Kamarul Anuar30) Norlianis Binti Mohamed Salleh31) Nik Ahmad Faris Bin Nik Nor hisham32) Nur Adlin Munirah Binti Misrol33) Lysandra Lin Sang34) Hasvyini A/P Selvam35) Nabihah Binti Norizam36) Hani Nazrina Binti Hanizar37) Intan Farah Aini bt. Mat Nordin38) Mohamad Haziq Ezwan Bin Baharudin39) Mohamad Nor Hakkim Bin Nor Azlan40) Nurulain Fatin bt. Muhammad Radzi41) Noor Syafiqa Binti Hamzah42) Muhammad Faez Bin Zulcefli Muhammad43) Afifah bt. Abu Bakar44) Siti Aishyah bt. Sulaiman45) Aireen Shahirra bt. Azuar46) Nur Ernadilla bt. Sulaiman47) Syaqila Athirah bt. Tahir48) Nur Hafizah bt. Nur Azlan49) Nur Syafiah Zahirah bt. Nor Azham50) Erien Lahata51) Tanesh A/L Vadiwil52) Ramakrishnan A/L Ramachandran53) Norfarahanim bt. Omar54) Norfadilah bt. Osman55) Muhammad Aidel bin Salleh56) Muhammad Fisol b. Harun57) Muhammad Danial b. Zainuddin58) Muhammad Izzudeen Bin Rahmad

Agenda : -

14) Pembukaan Majlis – bacaan doa- Ucapan Hakim (penolong ketua program)

15) Laporan setiap JK

39

PERBINCANGAN TINDAKANPengarah :-Tentang meeting seterusnya-Persediaan untuk hari kejadian

-bantu dgn hadiah pensyarah dan bookmark

Dana :-Penaja air mineral dah dapatPengangkutan :- ada 5 kenderaan, kereta pelajar 2nd year- lantik seorang ketua drpd ajk untuk setiap kolej uruskan pengangkutan

- cuba dapatkan 6 kereta-duit minyak akan dibayar

Protokol: -ubah sikit tentatif persembahan (band, cabutan bertuah)-senam robik selesai

- tentukan kedudukan vip

Pendaftaran :-Ajk program dan teknikal terkecuali drpd main sukaneka.

- 16 jemputan kepada pensyarah dah hantar, pastikan untuk yang selebihnya.-update tentang kehadiran pensyarah termasuk ahli keluarga

Program :- Water station- Air mineral untuk ajk-Masalah hadiah, yang sedia ada tak cukup-Minta sukarelawan untuk bantu ajk program

- dapatkan sendiri hamper, berurusan dgn ajk cenderamata- briefing untuk sukarelawan di fb

Cenderamata :-ada 8 hamper-button dah siap-baki RM 803.80-pengangukatan awal untuk cenderamata

-ambik RM100 drpd baki utk hamper tempat ke-3-tambahan RM200 untuk tambahan hadiah dengan cabutan bertuah

Publisiti :-banner dgn design bookmark dah siap

-

Tempat :-tema warna purple dan hitam-barang dah beli tapi ada masalah kewangan, tambahan duit (RM80)-tapak dinner dah ditempah-persoalan meja kerusi

- bantuan drpd ajk lain untuk susun atur tempat dengan hiasan selepas tengah hari.

Teknikal :-dah follow-up dgn saiful, meja kn 20, kerusi 200, kerusi vip 4, bufe 6, pentas dapat minta 4, khemah 2 (untuk pagi)-x dapat alas meja-Microphone, pintu gerbang belum selesai

-akan follow-up tentang pintu gerbang dan projektor.-tetapkan susunan alatan atas pentas.-minta banyak bunga

40

Tugas-tugas Khas :-baju dah siap-Baju sukan 10 helai yang dipinjam nak jersey-alatan sukan x dpt dr pusat sukan- dapat 3 buah water dispenser-hailer dah dapat 3

Jamuan-hanya sediakan makan pagi dgn BBQ-Bajet BBQ RM558 tak termasuk arang, makan pagi RM160

-pengiraan semula bajet untuk bahan-bahan BBQ-sukarelawan untuk urus bahan BBQ dengan bakar-bakar

3) Hal-hal Berbangkit- gimik penutupan diuruskan ajk protocol kerjasama dgn ajk teknikal atau publisiti.- semua ajk akan dapat sijil penyertaan.

4) Penutup

41

LAPORAN MINIT MESYUARAT POSTMOTERMPROGRAM HARI KELUARGA PPSM 2013

Tarikh : 18/12/2013Hari : IsninTempat : Foyer PPSMKehadiran :

1. Muhammad Aidel bin Salleh2. Mohamad Nizamuddin bin Mohamad Nordin3. Mohd. Imran bin Azman4. Nik Ahmad Faris Bin Nik Nor Hisham5. Mohamad Haziq Ezwan Baharudin6. Norazraai bin Nordin7. Hasvyini a/p Selvam8. Hanisah bt. Zainuddin9. Mohamad Fauzan bin Yaacob10. Nor Sakinah bt. Nordin11. Erien Lahata12. Izma Emira Farhanie bt. Othman13. Norma Niati bt. Nordin14. Qamarina Zettie Iwana bt. Kamarul Anuar15. Noor Syafiqa binti Hamzah16. Nur Syafiah Zahirah bt. Nor Azham17. Nur Hafizah bt. Nor Azlan18. Aireen Shahirra bt. Azuar19. Nur Ernadilla bt. Azuar20. Abdul Syukor bin Hazram21. Mohamad Nor Hakkim Bin Nor Azlan22. Afifah bt. Abu Bakar23. Thanesh A/L Vadiwil24. Ahmad Asyraf bin Burhani25. Muhammad Ihsan Hilmi bin Mohamad Sobri26. Nur Adlin Minurah bt. Misrol27. Norhazirah bt. Harif28. Syaqila Athirah Tahir29. Che Suhaida Che Rahim30. Nurulain Fatin bt. Muhammad Radzi

Agenda : -

42

16) Pembukaan Majlis –bacaan doa -Ucapan pengarah program

17) Laporan masalah & kelemahan setiap jawatankuasa (JK)

PERBINCANGAN TINDAKANPengarah :-penghargaan kepada semua ajk-ulas serba sedikit tentang pengisian lc-pengurusan masa-semua jk perlu ada ‘back-up’ plan-semasa awal perancangan program kebanyakan ajk baru berkenal-kenalan-jadikan program ni sebagai pengalaman

Program :-pelajar komen semasa sukaneka ajk program terlalu tegas-sebelum hari kejadian tidak sedar kaitan kerjasama antara ajk-masalah pengangkutan semasa kerja-kerja dilakukan-semasa senam robik ada masalah teknikal-sikit masalah dalam perhubungan dengan senior-program terlalu padat, tidak cukup masa-terpaksa tukar agenda sbb kehadiran peserta kurang-Pengurusan masa dengan ‘back-up’ plan

Pengangkutan :-kelam-kabut s-dapat bantuan dari ajk lain

Protokol:-penghargaan-gimik sudah ada perancangan tapi tiada ‘rehearsal’-semasa perbincangan gerak kerja respon kurang, banyak gurauan-tentatif protokol semasa majlis makan malam berterabur-jemputan semasa majlis makan malam kurang-pensyarah yang berucap sepatutnya ada cenderahati

Cenderamata :- belanja cenderamata dapat jimat dengan banyak-ada salah faham maklumat

43

Publisiti :

Tempat :-masalah alas meja daripada katering-tiada masalah walaupun kerja masalah-bantuan daripada semua ajk lain-dapat pujian peserta tentang hiasan dan bajet

Teknikal :-dapat bantuan drpd banyak ajk lain-orang luar program pun bagi bantuan-kerja masa akan datang akan dibaiki-kerjasama ajk lain perlu semasa siapkan kerja-kerja

Tugas-tugas Khas :-Jamuan:-makanan cukup-cukup dengan kehadiran jemputan yang kurang-

3) Hal-hal Berbangkit- Kebaikan program yang merapatkan silaturahim antara pelajar-pelajar ppsm.- Pengalaman dan pengajaran yang berguna.

4) Penutup

44

KERTAS KERJA

PROJEK

45

Rujukan : UKM3.3/14/PPSM1314/ (01) Tarikh : SEP 2013

Cik Najwa Ahmad ZawawiUnit Pembangunan SahsiahJabatan Perkhidmatan PelajarAras 5, Bangunan PusanikaUniversiti Kebangsaan Malaysia43600 Bangi, Selangor.

Melalui:

Dr. Eddie Shahril Bin IsmailPenasihat Kelab Matematik,Pusat Pengajian Sains Matematik,Fakulti Sains dan Teknologi, Universiti Kebangsaan Malaysia,43600 UKM Bangi,Selangor Darul Ehsan.

Tuan/Puan/Cik, MEMOHON KELULUSAN MENJALANKAN AKTIVITI DAN BANTUAN KEWANGAN PROGRAM HARI KELUARGA PPSM 2013

Adalah dengan segala hormatnya saya merujuk kepada perkara di atas.

2. Sukacita di maklumkan bahawa Kelab Matematik, Universiti Kebangsaan Malaysia bercadang untuk mengadakan satu program tahunan iaitu program “Hari Keluarga PPSM 2013” yang akan diadakan seperti mana berikut:

Tarikh : 7 Disember 2013Tempat : Padang Utama, Universiti Kebangsaan MalaysiaNama Program : Hari Keluarga PPSM 2013Tema : “Keluarga PPSM Pemangkin Inovasi”

3. Sehubungan dengan itu, pihak kelab Matematik ingin memohon bantuan kewangan daripada pihak Jppel sebanyak RM4000 (Ringgit Malaysia : Empat Ribu Ringgit Sahaja) bagi membantu

46

Pusat Pengajian Sains Matematik Universiti Kebangsaan Malaysia

menjayakan program ini. Pihak kami amat berbesar hati sekiranya pihak tuan dapat memberikan kerjasama diatas permohonan ini. Bersama-sama ini dilampirkan kertas kerja program tersebut untuk rujukan pihak tuan.

4. Jika pihak Jppel mempunyai sebarang pertanyaan berhubung perkara di atas, bolehlah berhubung dengan saudari Nurul Azyan bt Kamarudin (Bendahari Program) di talian 017-2739093/019-7411107.Kami amat mengharapkan jasa baik pihak Jppel untuk meluluskan permohonan ini untuk membolehkan kami memulakan gerak kerja awal dan seterusnya memastikan program ini dapat berlangsung dengan jayanya. Keprihatinan dan perhatian pihak tuan didahulukan dengan jutaan terima kasih.

Sekian.

Yang Benar,

Mohamad Haziq Ezwan b. BaharudinPengarah ProgramProgram Hari Keluarga PPSM 2013,Pusat Pengajian Sains MatematikUniversiti Kebangsaan Malaysia

s.k - Penasihat - Fail s/u program

47

KERTAS KERJAHARI KELUARGA PPSM 2013

TARIKH7 DISEMBER 2013

TEMPATPADANG UKM

ANJURANKELAB MATEMATIK PPSM UKM

TEMA“KELUARGA PPSM PEMANGKIN INOVASI”

48

KERTAS KERJA HARI KELUARGA PPSM 2013KELAB MATEMATIK

PUSAT PENGAJIAN SAINS MATEMATIKUNIVERSITI KEBANGSAAN MALAYSIA

1.0 TUJUAN_________________________________________________________________________

Kertas cadangan ini disediakan untuk memohon pertimbangan dan kelulusan serta

bantuan kewangan dari Jabatan Perkhidmatan Pelajar (JPPeL) untuk mengadakan Program

Hari Keluarga PPSM 2013 yang akan diadakan pada 7 Disember 2013 bertempat di Padang

Universiti Kebangsaan Malaysia.

2.0 PENGENALAN_________________________________________________________________________

2.1 Pengenalan

Semua pelajar PPSM dipersiapkan dengan pengetahuan tentang selok-

belok berkenaan teknik pemodelan, perhitungan, serta hukum-hukum kualitatif dan kuantitatif

berkenaan matematik. Bagi membolehkan mereka cukup lentur dalam menerokai pelbagai

kerjaya apabila tamat pengajian, pelajar haruslah menerapkan unsur silaturrahim sesama

mereka.

2.2 Sejarah

Pengajian sains matematik telah bermula seawall penubuhan UKM. Pengajian yang

ditawarkan sentiasa dinilai oleh pihak industri dan para ilmuwan dalam bidang sains matematik

supaya sesuai dengan tuntutan semasa dalam kehidupan.

2.3 Bagaimana lahirnya idea

Pusat Pengajian terus berusaha untuk memastikan setiap siswazahnya menguasai

49

pengetahuan asas dan tidak dilupakan, keperibadian yang mantap boleh bekerjasama.

Program ini bertujuan untuk memupuk semangat kerjasama dalam kalangan pelajar tahun 1,

tahun 2, dan tahun 3 selain mengeratkan hubungan antara satu dengan yang lain.

3.0 MISI_________________________________________________________________________

Program ini diadakan dengan misi untuk mengeratkan lagi hubungan antara pelajar tahun1,tahun 2, dan tahun 3 Pusat Pengajian Sains Matematik termasuklah dengan para pensyarahPusat Pengajian Sains Matematik UKM.

4.0 MATLAMAT_________________________________________________________________________

4.1 Mengeratkan hubungan silaturrahim antara lapisan pelajar Pusat PengajianSains Matematik UKM.

4.2 Melahirkan semangat kerjasama antara pelajar-pelajar Pusat Pengajian Sains Matematik UKM.

5.0 OBJEKTIF_________________________________________________________________________

5.1 Mengeratkan hubungan silaturrahim serta semangat kerjasama antara pelajar tahun 1,2 dan 3 dengan Persama.

5.2 Memberi pengalaman dan pendedahan mengenai cara berorganisasi serta lebih proaktif dan mesra apabila berdepan dengan masyarakat sekeliling.

5.3 Memupuk nilai-nilai murni seperti semangat berpasukan, kemahiran komunikasi dan kerjasama, keyakinan diri serta adab pergaulan yang sihat dalam kalangan mahasiswa Pusat Pengajian Sains Matematik UKM.

6.0 TEMA_________________________________________________________________________

Tema program ini adalah “ Keluarga PPSM Pemangkin Inovasi”.

7.0 ANJURAN_________________________________________________________________________

Kelab MatematikPusat Pengajian Sains MatematikFakulti Sains TeknologiUniversiti Kebangsaan Malaysia

50

8.0 TARIKH DAN MASA

_________________________________________________________________________

Program ini dicadangkan untuk diadakan pada :

Tarikh : 7 Disember 2013 (Sabtu)Masa : 8.00 pagi hingga 11.00 malam

9.0 TEMPAT PROGRAM_________________________________________________________________________

Tempat program yang dicadangkan ialah di Padang UKM.

10.0 PUBLISITI_________________________________________________________________________

Kawasan liputan publisiti adalah di sekitar Pusat Pengajian Sains Matematik Universiti Kebangsaan Malaysia merangkumi notis pemberitahuan pada paparan papan kenyataan, hebahan melalui khidmat pesanan ringkas serta pameran banner berdekatan tempat di mana program ini berlansung.11.0 CADANGAN PERASMIAN_________________________________________________________________________

Majlis perasmian Program Hari Keluarga PPSM 2013 ini dijangka akan disempurnakan oleh Prof. Dr. Zaidi bin Isa, Ketua Pusat Pengajian Sains Matematik, UKM.

12.0 PENGLIBATAN AHLI-AHLI PROGRAM_________________________________________________________________________

Jumlah keseluruhan adalah seramai 300 orang pelajar, perinciannya adalah seperti berikut :

Ahli Jawatankuasa = 40 orangPensyarah = 20 orangPeserta = 240 orang

Jumlah = 300 orang

13.0 STRUKTUR ORGANISASI_________________________________________________________________________

Rujuk LAMPIRAN A.

51

14.0 TENTATIF PROGRAM_________________________________________________________________________Rujuk LAMPIRAN B15.0 PERINCIAN PROGRAM_________________________________________________________________________

15.1 Perasmian dan Aktiviti Senamrobik

Prof. Dr. Zaidi bin Isa akan merasmikan Program Hari Keluarga PPSM 2013 di Padang UKM. Kemuadian, para peserta akan berkumpul untuk aktiviti senamrobik yang akan diketuai oleh Ahli Jawatankuasa Permainan. Aktiviti ini dijangkakan akan berlangsung selama 1 jam 30 minit.

15.2 Pembahagian Kumpulan dan Acara

Peserta akan dibahagikan kepada 3 kumpulan dan setiap kumpulan akan dibahagikan kepada 3 acara utama. Antara acara yang akan diadakan adalah :

“Tarik Tali”. “Lari Dalam Guni”. “Explorace Mini”. “Tiup Belon Berirama”.

Acara-acara ini juga akan diketuai oleh Ahli Jawatankuasa Permainan dan Acara. Acara ini dijangkakan mengambil masa 4 jam 30 minit.

15.3 Makan Malam Bertemakan ‘barbeque’

Majlis ini akan diadakan di ruang legar berhadapan Café Fakulti Pengajian Islam dan dianggarkan kesemua pensyarah, staff dan para pelajar yang dijemput dapat hadir untuk memeriahkan majlis ini. Penyampaian hadiah kepada para pemenang juga akan berlansung pada malam kejadian dan dijangkakan majlis berakhir selepas 3 jam.

16.0 BELANJAWAN________________________________________________________________________

Rujuk LAMPIRAN C.

17.0 PEJABAT URUSAN_________________________________________________________________________

Sebarang maklumat lanjut, penerangan, pertanyaan dan urusan surat menyurat,Sila hubungi

Pengarah Program Hari Keluarga PPSM 2013Kelab MatematikPusat Pengajian Sains MatematikFakulti Sains dan TeknologiUniversiti Kebangsaan Malaysia

52

(u/p : Mohamad Haziq Ezwan bin Baharudin | 019-7411107) Mel-e :haziqezwan@yahoo.com18.0 SYOR/PENUTUP_________________________________________________________________________

Diharap pihak Jabatan Perkhidmatan Pelajar UKM dapat mempertimbangkan dan meluluskan kertas cadangan untuk program Hari Keluarga PPSM 2013 ini seterusnya memberi bantuan kewangan bagi menjayakan program ini. Program ini akan mendapat sambutan yang menggalakkan daripada semua warga PPSM. Disamping itu juga, diharapkan program ini akan mencapai sasaran, matlamat dan objektifnya iaitu yang utama ialah untuk memupuk semangat kerjasama antara semua warga Pusat Pengajian Sains Matematik 2013. Setinggi-tinggi penghargaan diucapkan kepada Pihak Jabatan Perkhidmatan Pelajar UKM.

53

Disediakan Oleh,

(AFIF AMIRAH BINTI ABU FITRI)Setiausaha,Program Hari Keluarga PPSM 2013Fakulti Sains dan Teknologi UKM.

Disahkan Oleh,

(Dr. EDDIE SHAHRIL BINTI ISMAIL)PenasihatKelab StatistikPusat Pengajian Sains MatematikFakulti Sains dan Teknologi.

Diluluskan Oleh,

(Prof Dr. ZAIDI BIN ISA)PengerusiPusat Pengajian Sains MatematikFakulti Sains dan Teknologi.

54

LAMPIRAN A____________________________________________________________________________

STRUKTUR ORGANISASIPROGRAM HARI KELUARGA PPSM 2013

PenaungYbhg. Prof. Tan Sri Dato’ Wira Dr. Sharifah Hapsah Syed Hasan Shahabudin

Naib Canselor, UKM

PengerusiProf. Ir. Dr. Othman Bin A. Karim

Timbalan Canselor (Hal Ehwal Pelajar & Alumni), UKM

PenyelarasTuan Hj. Musa Zainal Abidin

Timbalan PendaftarJabatan Perkhidmatan Pelajar

PenasihatDr Eddie Shahril Bin IsmailPenasihat Kelab Matematik

Pengarah ProgramMohamad Haziq Ezwan Bin Baharudin

A137927 | FST/2 | 019-7411107

Timbalan Pengarah ProgramMohamad Nor Hakkim Bin Nor Azlan

A146029 | FST/1 | 010-4616529

Setiausaha IAfif Amirah Binti Abu Fitri

A140802 | FST/2 | 012-6776422

Setiausaha IIAfifah Binti Abu Bakar

A140376 | FST/2 | 013-4842043

BendahariNurul Azyan Binti Kamarudin

A136549 | FST/2 | 017-2739093Timbalan Bendahari

Lysandra Lin Sang

55

A146063 | FST/1 | 019-8626497

AJK ProgramNik Ahmad Faris Bin Nik Norhisham

A142812 | FST/1Abdul Syukor Bin Hazram

A146701 | FST/1Erien Binti LahataA145986 | FST/1

Nor Syafiqa Binti Hamzah A142035 | FST/2

Ahmad Asyraf Bin Burhani A146712 | FST/1

Muhammad Ihsan Hilmi Bin Mohamad SobriA146696 | FSt/1

AJK ProtokolHanisah Binti Zainuddin

A140658 | FST/1Aminatul Husna Binti Mahadzir

A146049 | FST/1

AJK PendaftaranIntan Farah Aini Binti Mat Nordin

A146072 | FST/1Nur Amira Binti Mohd Noh

A145987 | FST/1Qamarina Zettie Iwana Binti Kamarul Anuar

A146078 | FST/1Hasvyini A/P Selvam

A146031 | FST/1

AJK PublisitiMuhammad Izzudeen Bin Rahmad

A140392 | FST/2Norfarahanim Binti Omar

A140368 | FST/2Norfadilah Binti Sulaiman

A140156 | FST/2

AJK Media dan TeknikalNur Hafizah Binti Nor Azlan

A146044 | FST/1Syaqila Athirah Binti Tahir

A146076 | FST/1

AJK Tugas-tugas KhasMuhamad Danial Bin Zainudin

A139815 | FST/2Nur Adlin Munirah Binti Misrol

A146071 | FST/1Nurulain Fatin Binti Muhammad Radzi

A146086 | FST/1

AJK Cenderamata dan HadiahNabihah Binti Norizam

56

A145982 | FST/1Aireen Shahirra Binti Azuar

A146038 | FST/1Nur Ernadilla Binti Sulaiman

A146030 | FST/1

AJK Pengangkutan Ramakrishnan A/L Ramachandran

A145994 | FST/1Thanesh A/L Vadiwil

A146006 | FST/1Norma Niati Binti Nordin

A146028 | FST/1Izmaemira Farhanie Binti Othman

A146059 | FST/1Nor Sakinah Binti Nordin

A146075 | FST/1

AJK PemasaranMuhammad Fisol Bin Harun

A140085 | FST/1Ahmad Farhan Binti Shagul Hamed

A140679 | FST/1Muhammad Aidel Bin Salleh

A140139 | FST/1

AJK JamuanMuhammad Faez Bin Zulcefli Muhammad

A141288 | FST/2Norlianis Binti Mohamed Salleh

A141572 | FST/1Nur Atikah Binti Mohd Kharuddin

A146045 | FST/1

AJK Kebajikan dan KeselamatanNorhazirah Binti Harif

A146090 | FST/1Che Suhaida Binti Che Rahim

A146050 | FST/1Nuur Saleha Binti Abdullah

A146066 | FST/1

AJK Logistik dan Tempat Siti Aisyah Binti Sulaiman

A146011 | FST/1Hani Nazrina Binti Hanizar

A146721 | FST/1Nur Syafiah Zahirah Binti Nor Azham

A146014 | FST/1

57

LAMPIRAN B____________________________________________________________________________

TENTATIF PROGRAMPROGRAM HARI KELUARGA PPSM 2013

KELAB MATEMATIK, UKM

TARIKH/MASA ACARA TEMPAT

17 Disember 2013

8.00 pagi

9.00 pagi

10.00 pagi

11.00 pagi

11.30 pagi

1.30 tengahari

2.00 petang

4.00 petang

8.00 malam

- Pendaftaran peserta / sarapan- Kehadiran para jemputan

- Ucapan alu-aluan

- Majlis Perasmian Program Hari Keluarga PPSM 2013

( dirasmi oleh : Prof. Dr. Zaidi Bin Isa)

- Aktiviti Senamrobik

- Minum pagi

- Pembahagian kumpulan dan persediaan tempat acara

- Acara sukaneka hari keluarga ppsm

- Makan tengahari

- Solat

- Acara sesi petang

- Minum petang

- Istirehat (pelajar dibenarkan pulang ke kolej kediaman masing-masing)

- Majlis makan malam dan penyampaian hadiah

Padang, UKM

Ruang Legar Berhadapan Cafe FPI,

UKM

58

11.00 malam - Penutup- Majlis bersurai

LAMPIRAN C____________________________________________________________________________

BELANJAWAN

A Anggaran Pendapatan

BIL PERKARA RM1. Sumbangan

Jabatan Perkhidmatan Pelajar Fakulti Sains dan Teknologi Persatuan Sains Matematik ( PERSAMA )

4 000.001 000.00

340.00

JUMLAH PENDAPATAN KESELURUHAN 5 340.00

B Anggaran Perbelanjaan

BIL PERKARA RM1.

2.

3.

4.

5.

Jamuan Pensyarah ( RM 15 x 40 orang ) Kakitangan ( RM 15 x 40 orang ) AJK ( RM 10 x 40 orang ) Pelajar ( RM 10 x 200 orang )

Cenderamata program Hamper ( RM 10 x 40 orang ) Perasmi ( RM 100 x 1 orang )

Publisiti Poster Program ( RM 50 x 1 helai ) Poster Jamuan (RM50 x 1 helai )

Pengurusan dan Sekretariat Tag Nama :

AJK (RM 1 x 40 orang )Peserta ( RM 1 x 300 orang )

Lain-lain

Aktiviti Sukan

600.00600.00400.00

2 000.00

400.00100.00

50.0050.00

40.00300.00300.00

500.00

59

JUMLAH PENDAPATAN KESELURUHAN 5 340.00

60

61

62

FLOW CHART

63

MILESTONE

AKTIVITI/BULAN 9 10

11

12

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3MESYUARAT MINGGUANPENYEDIAAN DAN PENGAGIHAN FLYERS KEPADA SEMUA PELAJAR PPSMMENGUTIP YURANPENGEDARAN FLYERS KEPADA PENSYARAHJUALAN AMAL DONUT KEPADA PENSYARAHPENYEDIAAN SURAT JEMPUTAN KEPADA PENSYARAHPENGAGIHAN SURAT JEMPUTAN KEPADA PENSYARAHSENARAI NAMA LENGKAP DIPERBAHARUIPENGAGIHAN KUMPULAN BERDASARKAN SENARAI NAMAPENYEDIAAN HADIAH UNTUK PARA PEMENANGPENGAGIHAN BAJU UNTUK SUKANEKASUSUN ATUR TEMPAT MAJLIS MAKAN MALAMPENDAFTARAN UNTUK AKTIVITI SUKANEKAPENGAGIHAN SARAPAN KEPADA PARA PESERTAMEMBANTU AJK PROGRAMMENGHIAS TEMPAT UNTUK MAKAN MALAMMENGEDARKAN CENDERAMATA KEPADA PESERTA DAN PENSYARAHPOST MORTEM

64

GAMBAR

65

66