laporan audit dalaman eksa bil.1 2017 - mahkamah...

LAPORAN AUDIT DALAMAN EKSA BIL.1

2017

KOMPONEN A

A1 (6) : Pusat Informasi EKSA secara maya di zon ini disediakan tetapi

tidak mengandungi kesemua perkara yang diperlukan.

A1 (7) Kesemua maklumat dan bahan tidak dikemas kini dengan informasi

terkini yang disediakan di portal EKSA jabatan.

A2 (16) Aktiviti EKSA yang dibentang dalam mesyuarat pengurusan zon ini

tidak dilaporkan secara maya dalam Pusat Informasi EKSA di zon ini.

A11 (46) Inovasi/ Best practice yang meningkatkan produktiviti dan

kualiti kerja dilaksanakan oleh Pembantu Tadbir /Perkeranian Operasi

(PT/PO) di zon ini tetapi tidak dilaporkan secara maya dalam Pusat

Informasi EKSA di zon ini.

A12 (48) Program penjimatan tenaga/sumber tidak dilaksanakan secara

menyeluruh dan tidak dilaporkan dalam Pusat Informasi EKSA di zon ini.

ZON MRS SERI ISKANDAR

KOMPONEN B

Susun atur peralatan

B 4 (8) Cop getah aktif tidak disenaraikan dan tidak dilabelkan

B 4 (10) Sebahagian peralatan teratur dan kemas – terdapat beberapa

peralatan tidak berada pada tempat yang sepatutnya seperti tray

keluar/masuk

Keadaan peralatan

B 5 (11) sebahagian alat tulis didalam laci pegawai tidak disusun kemas dan

tidak teratur

B 5 (13) sebahagian barang yang disimpan bertanda/berlabel

B 5 (14) sebahagian peralatan berdebu tidak bersih dan kemas

B 5 (18) Tiada arahan notis bagi memastikan peralatan disusun kemas

dipamerkan

Keperluan Umum

B 8 (25) KEW.PA 7 tidak dipaparkan

B 8 (28) PIC tidak dilantik bagi setiap ruang/bilik

Stor peralatan pejabat

B 11 (34) tidak menyediakan system rekod iventori stor peralatan

pejabat

B 11(35) sebahagian ruang letak/bahan berlabel

B 11 (36) tiada etika penggunaan pengambilan barang

B 11 (39) penanda aras minimum disediakan pada sebahagian barang

sahaja

Bilik Fail

B12 (40) rak bilik fail berdebu

B 12 (43) senarai indeks pada rak fail tidak dikemaskini

B 12 (44) sebahagian sahaja fail berlabel

B 12 (45) sistem kawalan dan pergerakan fail disediakan tetapi tidak

dikemaskini

KOMPONEN C

C6 (16, 17, 18) lokasi perpustakaan disediakan tetapi tidak

berfungsi

C7 (19) sebahagian peralatan dalam keadaan baik dan memenuhi

criteria yang disyorkan

C7 (20) Tanda arah kiblat tidak ditampal di surau perempuan

C7 (21) Al-Quran/bahan bacaan tidak kemas dan tidak dalam

keadaan baik

C7(22) surau lelaki tidak kemas surau perempuan ruang almari

tidak kemas dan teratur

C7(23) bau tidak menyenangkan di dalam almari surau lelaki

C9(30) menyediakan hanya 1 tong sampah sahaja di pantry (tiada

tagging)

C10(35) tiada peraturan penggunaan tandas di tandas awam

KOMPONEN D

D2 (3) Sebahagian pendawaian elektrik /telefon / kabel computer /

mesin /peralatan dalam keadaan kemas dan teratur

D 2 (3) (4) plug tidak dilabelkan (mesin fotostat dan lain-lain)

D3 (6) Hos bomba di tingkat atas tiada lantai dan merbahayakan

keselamatan kakitangan dan orang awam

D 7 (20) Semua pegawai dan anggota tidak memakai kad pekerja

D 8 (23) Ketua Insiden tidak dilantik

D 8 (24) pasukan bertindak kecemasan tidak diwujudkan dan dilantik

oleh penyelaras zon

D 8 (25) Carta Organisasi pasukan bertindak kecemasan tidak

diwujudkan dan dipaparkan

KOMPONEN F F3 (7) tiada bahan bacaan disediakan

F3(10) tiada papan kenyataan diwujudkan

F4(12) Etika tidak sesuai dan tidak dipamerkan peraturan penggunaan

(bilik saksi)

F5(15) Proses rundingcara tidak disediakan

F6(16) Tiada KEWPA 7

F6(17) Bilik sebutan wujud tetapi tidak ditampal “BILIK SEBUTAN”

pada bilik tersebut

KOMPONEN E

E1 (7) Sebahagian lampu persekitaran berfungsi dan dalam keadaan

baik

E 1 (17) Pintu pagar utama tidak berkeadaan baik dan selamat ( roda

pagar pecah disebabkan landasan pagar tenggelam dalam tanah)

Gambar Penemuan Audit

Pagar rosak Plag tidak dilabel Tidak kemas

Wayar berserabut Lantai berlubang Indeks tidak dikemaskini

Cop getah tidak dilabel Alat tulis tidak kemas Tiada etika dan peraturan

pengambilan barang stor

peralatan

Tiada label dan penanda aras minimum

KOMPONEN D

D1(1) Tiada latihan kebakaran dilaksanakan Plan tindakan

kecemasan kecil

D1(2) Hanya sebahagian lampu kecemasan berfungsi

D2 (4)Kebanyakan plug tidak dilabelkan

KOMPONEN E

E1(5) Hanya sebahagian kenderaan yang diparkir secara

mengundur

ZON MRS MANJUNG

KOMPONEN F

F3(10) Tiada papan kenyataan diwujudkan

F5 (12) Tombol Pintu tida dan Maklumat Pelanggan yang dilekatkan di

pitu telah lusuh.

F5 (13) Tiada etika dan peraturan yang perlu dipatuhi penyewa

ditampal pada premis BAKMAS

Penemuan Audit

Sebahagian lampu tak berfungsi Tombol pintu rosak

Tiada indeks fail Kebanyakan kenderaan tidak parkir secara

mengundur

KOMPONEN C

C9 (30) Menyediakan hanya 1 tong sampah sahaja, tiada ditampal

“larangan penggunaan Polisterin” dan terdapat polisterin di dalam

kabinet di bawah singki.

C10 (35) hanya sebahagian tandas yang memaparkan jadual tugas, etika

dan peraturan penggunaan tandas.

ZON MRS IPOH

KOMPONEN E

D2 (2) Ada terdapat lampu kecemasan tidak berfungsi

D2 (2) Ada terdapat wayar/kabel yang pecah /rosak

D2(4) Terdapat plag tidak dilabel

D3 (8) Ada siling yang rosak di dalam bilik gelung hos bomba

D6 (16) tiada logo/tanda kawasan larangan dilaluan bilik hakim

D6 (17) l tiada logo/ tanda kawasan larangan di laluan bilik pegawai

Sulh ditingkat 2

KOMPONEN F

F5 (15) Proses Runding Cara tidak disediakan

F7 (19) tiada Etika di pamerkan


Lampu kecemasan

tidak berfungsi Terdapat barang dan peralatan pembersihan

dipantri tidak disimpandan dikemas

Tiada logo atau tanda dilarang masuk dilaluan

bilik pegawai Wayar pecah

KOMPONEN A

A1(06) Pusat Informasi EKSA zon ini tidak mempunyai gambar aktiviti sebelum

dan slelepas serta carta perbatuan terkini

A6(30), A9 (40) Audit dalam zon ini hanya dilakukan sekali bagi tahun 2017

KOMPONEN D

D1 (03) Kabel elektrik di televisyen pada ruang pejabat Pentadbiran tidak

kemas

D1 (04) Sebahagian besar plug di ruang pejabat pentadbiran tidak dilabelkan

D1 (05) Terdapat sebahagian tempat alat pemadam api tidak diletakkan

tatacara penggunaan

D7 (22) Rekod keluar masuk pejabat selepas waktu berkerja direkodkan

pergerakan keluar/masuk dalam tempoh waktu bekerja

ZON MRS TAPAH

D1 (05) Terdapat sebahagian tempat alat pemadam api tidak diletakkan

tatacara penggunaan

D7 (22) Rekod keluar masuk pejabat selepas waktu berkerja direkodkan

pergerakan keluar/masuk dalam tempoh waktu bekerja

KOMPONEN F

Premis perniagaan

F5(13) Tiada etika dan peraturan yang perlu dipatuhi oleh penyewa

premis.


Terdapat lubang dan bersawang Wayar tidak kemas dan plag tidak dilabel

Tiada tatacara penggunaan pada alat

pemadam api Longkang kotor

Samb… Terdapat barang diletakkan ditaman

Polisterin dan barang di bilik mesyuarat

KOMPONEN A

A1(06) Pusat Informasi EKSA zon ini tidak mempunyai gambar aktiviti sebelum dan selepas serta carta perbatuan terkini

A6(30) , A9 (40) Audit dalam zon ini hanya dilakukan sekali bagi tahun 2017

A12 (50) Tiada analisis penjimatan disediakan bagi tahun 2017

KOMPONEN D

D1 (03) Kabel elektrik di kawasan kaunter utama tidak kemas dan berbahaya

D1 (04) Plug di label tetapi tidak kemas di kawasan kaunter utama

D7 (22) Rekod keluar masuk pejabat selepas waktu berkerja disediakan tetapi tidak direkodkan

ZON MRS TELUK INTAN

ZON MRS GERIK

KOMPONEN A

A1) No. 4 : Fail Dokumentasi perlu dikemaskini.

A1) No. 6 : Hanya ada tiga hingga empat perkara sahaja.

A1) No. 7 : Maklumat perlu yang terkini.

A4) No. 22 : tiada Program Latihan.

A6) No. 30 : Audit tidak dilaksanakan.

A8) No. 36 : Hanya sebahagian aktiviti tidak direkodkan.

A8) No. 37 : Sebahagian aktiviti direkodkan dalam maya.

A8) No. 38 : Sebahagian rekod dikemaskini.

A8) No. 39 : Sebahagian sahaja mudah dicapai dan dikemaskini.

A11) No. 46 : Tiada program inovasi/best practice.

A12) No. 50 : Tiada analisis penjimatan disediakan.

KOMPONEN B

B1) No. 2 : Tiada jadual pembersihan.

B2) No. 3 : Dinding dan syiling tidak bersih.

B4) No. 9 : Sebahagian yang seragam.

B4) No. 10 : Sebahagian sahaja teratur dan kemas.

B5) No. 13 : Hanya sebahagian sahaja berlabel / bertanda.

B5) No. 15 : Tiada tatacara penggunaan disediakan.

B6) No. 19 : Sebahagian sahaja ada tanda nama.

B6) No. 20 : Tidak seragam.

B6) No. 22 : Sebahagian sahaja strategik dan mudah dilihat.

B9) No. 32 : Hiasan perlu selaras dengan imej korporat dan kemas.

B11) No. 36 : Hanya ada dua criteria sahaja.

B11) No. 38 : Sebahagian sahaja ada label.

B11) No. 41 : Terdapat barang lain disimpan.

B11) No. 42 : Sebahagian sahaja ada penanda aras.

KOMPONEN C

C7) No. 23 : Bau tidak menyenangkan di surau lelaki.

C7) No. 24 : tempat wuduk tidak bersih.

C9) No. 30 : Tiada tong sampah disediakan.

C10) No. 31 : Persekitaran tidak bersih.

C10) No. 32 : Bau tandas tidak menyenangkan.

C10) No. 33 : Sebahagian sahaja berfungsi dengan baik.

C10) No. 35 : Sebahagian maklumat dipaparkan.

KOMPONEN D

D2) No.3 : Sebahagian pendawaian tidak kemas.

D3) No.6 : Tiada gelung hos disediakan.

D7) No.22 : Tiada buku disediakan.

D8) No.23 : Tiada lantikan.

KOMPONEN E1

No.2 : tiada tanda arah parkir OKU dari pondok jaga.

No.5 : Sebahagian sahaja parkir mengundur (kereta awam).

No. 13 : Terdapat lalang yang tidak dipotong ( sebelah rumah hakim).


Longkang tidak bersih Air longkang tidak mengalir

Barang dibawah tangga Barang dibilik depan tandas

lelaki

Barang ditepi bangunan

Tiada gambar KHS

Lantai tandas kotor Keadaan wayar tidak kemas Banyak najis siput

Cermin rosak Bilik PABX tidak kemas

Tiada sop alat gunasama

Tidak seragam

KOMPONEN B

B1) No.2 : Jadual pembersihan di ruang tempat kerja tidak disediakan.

B5) No.15 : Mempamerkan pada sebahagian peralatan guna sama.

B5) No. 18 : Tiada arahan / notis memastikan peralatan disusun kemas.

B7) No. 28 : Sebahagian menyediakan KEW-PA-7.

B7) No. 30 : Sebahagian etika / tatacara bilik disediakan.

B10) No. 33 : Sebahagian kemas.

B11) No.39 : Etika tidak disediakan.

B11) No 42 : Sebahagian sahaja yang disediakan penanda aras.

ZON BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN

KOMPONEN C

C5) No.15 : Barang-barang di dalam kabinet tidak tersusun dengan

kemas, label pada pintu kabinet tidak sama dengan isi kandungan

di dalam.

C8) No.26 : tidak dipamerkan maklumat pegawai untuk dihubungi

jika berlaku kecemasan

C8) No. 28 : Sijil Perakuan Keselamatan Mesin Angkat telah tamat

tempoh

C10) No. 35 : sebahagian maklumat dipaparkan – tiada etika dan

peraturan penggunaan tandas di aras G

KOMPONEN D

D1) No.2 : lampu kecemasan ada yang tidak berfungsi.

D1) No.4 : plug tidak dilabelkan dan wayar tidak kemas.

D7) No. 19 : Tiada pas pelawat disediakan.

D8) No. 23 : Ketua Insiden tidak ada surat lantikan.

D8) No. 24 : Tiada surat lantikan.

D8) No. 25 : Carta tidak dipamerkan

KOMPONEN F ( UMUM )

F4) No.11 : terdapat garisan parker yang tidak jelas.

F5) No.13 : etika dan peraturan tidak disediakan


Tidak parkir ikut arahan Plag tidak dilabelkan

Terdapat barang yang

tidak berkaitan

Terdapat barang diletakkan

ditangga kecemasan

ZON MTS IPOH

Penemuan Audit

KOMPONEN A


A3) No. 19 : Aktiviti tidak ikut perancangan.

A4) No. 22 : Program Latihan kurang dari dua program dalam setahun.

A6) No. 30 : Audit dilaksanakan hanya sekali sahaja.

A9) No. 40 : Audit dalam sekali dalam setahun.


A11) No. 47 : Tiada program kreativiti dan inovasi dilaksanakan.

A12) N0. 49 : Tiada program kitar semula disediakan.

A12) No. 50 : Tiada analisis penjimatan disediakan

KOMPONEN B

B1) No. 2 : tiada jadual pembersihan di ruang pejabat.

B3) No. 5 : cahaya lampu dalam bilik mesyuarat kurang terang.

B4) No. 9 : sebahagiannya tidak seragam.

B4) No. 10 : sebahagian tidak teratur dan kemas.

B5) No. 11 : sebahagian tidak teratur dan kemas.

B5) No. 13 : sebahagian sahaja berlabel/bertanda.

B5) No. 18 : tiada arahan/notis disediakan.

B9) No. 31 : sebahagian meja didapati tidak kemas.

B9) No. 32 : perhiasan mesti selaras dengan imej korporat dan

kemas.

B11) No. 36, 37, 38, 39, 40 dan 42 : perlu disediakan ikut kriteria.

B12) No. 45 : fail perlu disusun kemas dan teratur.

KOMPONEN D

D2) No. 3 : terdapat pendawaian yang tidak kemas.

D2) No. 4 : ada plug yang tidak dilabel.

D8) No. 23 : tiada lantikan.

KOMPONEN F

F3) No. 5 : perlu ada bahan bacaan.

KOMPONEN C

C9) No. 30 : hanya 1 tong sampah disediakan. Tiada larangan

penggunaan polisterin.

KOMPONEN A

A1) No. 4 : Fail Dokumentasi perlu dikemas kini. Cth ; Surat panggil

mesyuarat EKSA tiada difail.

A3) No. 21 : Sebahagian sahaja dilantik. Cth ; Ketua Insiden masih

belum ada surat perlantikan.

A3) No. 22 : Program Latihan tidak cukup dua kali dalam setahun.

A5) No. 25 : Sebahagian sahaja dilantik. Kakitangan baru masih

tiada surat perlantikan.

A6) No. 30 : Audit perlu dua kali setahun.

A11) No. 46 : Tiada program inovasi / best practice dilaksanakan.

A12) No. 50 : Perlu sediakan analisis penjimatan.

ZON MRS PARIT BUNTAR

KOMPONEN B

B1) No. 2 : Jadual pembersihan tidak

disediakan di pentadbiran pejabat.

B8) No. 25 : Kew-Pa 7 tidak dikemaskini.

KOMPONEN TEMPAT UMUM ( KOMPONEN C)

No. 2 : Sebahagian maklumat yang dipaparkan terkini – Tiada gambar

Ketua Hakim dan Hakim

No. 17 : Sistem susunan /capaian tidak disediakan

No. 18 : Tiada system rekod kawalan / indeks buku

No. 32 : Bau tandas tidak menyenangkan

No. 33 : Sinki di tandas rosak / siling tandas awam wanita ditingkat 2

berlubang / pintu tandas kakitangan di Dewan MRS kunci rosak.

No. 36 : Tisu tidak ndisediakan hanya terdapat di tandas awam

tingkat 1 sahaja.

KOMPONEN D

D4) No. 10 : Tanda arah keluar dipaparkan tetapi tidak berfungsi.

D8) No. : 23 : Ketua Insiden tiada surat perlantikan dari Ketua Hakim

Syarie.

KOMPONEN F

F3) No. 8 : Informasi di papan kenyataan perlu dikemaskini dan

terkini.

Gambar Penemuan Audit MRS Parit Buntar

KOMPONEN A

A1) No. 1 : Perlu disediakan garis panduan EKSA.

A1) No. 2 : Dasar dan garis panduan perlu disebarkan.


A3) No. 19 : Aktiviti tidak ikut perancangan.

A4) No. 22 : Program Latihan kurang dari dua program dalam setahun.

A6) No. 30 : Audit dilaksanakan hanya sekali sahaja.

A8) No. 36 : sebahagian aktiviti tidak direkodkan.

A8) No. 37 : sebahagian aktiviti tidak direkodkan secara maya.


ZON MRS KUALA KANGSAR

KOMPONEN B

B1) No. 2 : Perlu sediakan jadual pembersihan.

B4) No. 9 : Sebahagiannya tidak seragam.

B4) No. 10 : Sebahagian tidak teratur dan kemas.

B11) No. 36 : Tiada kaedah “fifo”

B11) No. 37 : Sistem kurang jelas.

B11) No. 38 : Sebahagian sahaja yang ada label.

B11) No. 39 : Perlu ada peraturan dan etika di bilik stok.

B11) No. 42 : Penanda aras perlu diwujudkan.

B12) No. 46 : Senarai indeks perlu disediakan.

KOMPONEN D

D1) No. 2 : banyak lampu kecemasan tidak berfungsi.

D2) No. 3 : sebahagian pendawaian sahaja kemas.

D4) No. 10 : Tanda KELUAR tidak berfungsi.

KOMPONEN E1

No. 2 : petunjuk arah tempat parkir OKU perlu diadakan.

No. 3 : garisan antara lot parkir perlu dibuat.

No. 5 : terdapat kenderaan diparkir tidak secara mengundur.

No. 7 : terdapat lampu yang tidak berfungsi.

KOMPONEN F - Khas

F2) No. 6 : Tandas tidak bersih


Bilik telefon bercampur barang pencucian Cermin retak

Engsel auto pintu perlu diganti Lampu kecemasan tidak berfungsi

Lampu keluar tidak berfungsi Lampu tiada penutup

Siling rosak

LAPORAN PENAMBAHBAIKAN ZON

BIL.1 2017

REKOD

PENAMBAHBAIKAN ZON

MRS PARIT BUNTAR

REKOD

PENAMBAHBAIKAN ZON

MTS IPOH

KOMPONEN A

KOMPONEN B

KOMPONEN C

KOMPONEN D

KOMPONEN F

REKOD

PENAMBAHBAIKAN ZON

MRS TAPAH

REKOD

PENAMBAHBAIKAN ZON

MRS TELUK INTAN

REKOD

PENAMBAHBAIKAN ZON

MRS IPOH

REKOD

PENAMBAHBAIKAN ZON

MRS MANJUNG

REKOD

PENAMBAHBAIKAN ZON

BAHAGIAN KHIDMAT

PENGURUSAN

Tiada penambahbaikan

1) ZON MRS SERI ISKANDAR

2) ZON MRS GERIK

3) ZON MRS TAIPING

laporan audit dalaman eksa bil.1 2017 - mahkamah...

Documents