TERASUL …TERASUL …KPPA @ Bicara 45KPPA @ Bicara 45

OlehISMAIL ADAM

Surat

Batu Bersurat

Surat Khabar

• Berita Harian• Borneo Post• Daily Express• Harian Metro• Malay Mail• Malaysia Today• Nanban Tamil• Nanyang• New Sabah Times

• NSTP• Sin Chew Daily• Sunday Mail• Tamil Nesan• The Edge• The Star• The Sun• Utusan Malaysia• Vanakham Malaysia

Surat Rasmi• Bertulis atau bercetak untuk dihantar kepada

penerima yang tidak terbatas sifat & saiznya

• Ditulis dalam urusan-urusan rasmi

• Dikirim oleh orang ramai/ firma kepada Kerajaan & sebaliknya

• Di antara kementerian/ jabatan Kerajaan

• Di antara negeri/ negara dengan negeri/ negara lain

Fungsi

• Menyelenggara satu saluran komunikasi di antara dua pihak

• Memelihara satu rekod tetap atau kekal mengenai komunikasi

Surat

Pembawamaksud/ mesej

PENGIRIM MAKSUD/MESEJ

IMPAK/OUTCOME PENERIMA

Tujuan

• Menyampai maklumat

• Mengaju pertanyaan

• Memohon sesuatu perkara

Format Surat Rasmi

• Logo (kepala surat)

• Nama dan alamat pengirim

• Nombor telefon, teleks, faksimili, e-mel

• Rujukan fail

• Tarikh

Format

• Hendaklah menarik perhatian

• Susunan berbeza mengikut jenis surat

• Mengandungi alamat pengirim, gantinama diri, isi surat, penutup & tandatangan

• Saiz kertas hendaklah sesuai agar tidak sesak atau renggang

Isi Surat • Tentukan maksud menulis surat itu

• Hendaklah meliputi segala perkara yang hendak disampaikan

• Jika menjawab, mestilah menumpukan jawapan kepada perkara yang dimaksudkan sahaja

• Jangan ada ulasan kepada perkara yang tiada kena mengena dengan surat itu

Bahasa

• Gunakan bahasa/ perkataan yang mudah difahami

• Terus menuju maksud yang hendak disampaikan (direct to the point)

• Haruslah bersopan santun & menunjukkan sifat hormat

Butiran

• Hendaklah disusun rapi mengikut tujuan surat

• Susunan butiran hendaklah ringkas tetapi padat

• Lazimnya dibahagi & dijelaskan dalam perenggan yang berlainan

• Setiap perenggan memperkatakan tentang perkara atau tajuk yang hendak disampaikan

Perenggan

• Jika mengandungi banyak perenggan, hendaklah catat nombor perenggan, dimulakan pada perenggan kedua

• Jika perlu, setiap perenggan boleh disusuli dengan tajuk kecil

• Tujuan memberi nombor perenggan & tajuk kecil adalah bagi memudahkan penerima melihat perkembangan surat/ membezakan bahan-bahannya dengan jelas

Gaya• Merupakan satu aspek linguistik yang

menekankan kepelbagaian penggunaan bahasa

• Juga dihubungkan dengan sifat penggunaan bahasa yang baik, berkesan & menarik

• Gaya yang sesuai akan membantu/ memudahkan pemahaman kandungan sesuatu surat

• Gaya yang sesuai akan melebihkan lagi keberkesanan penulisan sesuatu surat

Gaya• Hendaklah mudah tetapi berkesan

• Jangan gunakan terlalu banyak perkataan untuk menyatakan perkara yang mudah

• Jangan gunakan perkataan terlalu ringkas hingga boleh membawa pelbagai makna

• Jangan gunakan ayat terlalu panjang hingga sukar untuk memahaminya

• Gunakan ayat yang tidak mengelirukan dari segi maksudnya

Ejaan

• Teliti dengan ejaan

• kesalahan ejaan akan membangkitkan perasaan kurang senang di pihak penerima

• Kalau ragu-ragu tentang ejaan, rujuk KAMUS atau hubungi DBP

Tanda Baca

Tanda-tanda baca yang salah boleh membawa maksud yang berlainan dan mengelirukan (boleh mengubah maksud sesuatu ayat)

Bersikap Adil

• Cuba bersikap adil semasa menulis surat itu

• Walaupun kita perlu bersikap simpati tetapi jangan terlalu merendah diri

• Jangan sekali-kali menunjukkan sikap memerintah

Jangan Kasar

• Cara sebaiknya apabila menulis itu ialah tidak bersikap terlalu kasar & bersikap tidak terlalu berlemah-lembut

• Jika tidak bersetuju sekalipun, jangan sekali bertindak di luar perikemanusiaan

• Bahasa yang lemah-lembut membayangkan peribadi & budi pekerti pengirim

Puji-pujian

• Mestilah sesuai kepada siapa surat ditujukan

• Penutup surat hendaklah sejajar dengan gantinama diri dalam surat itu

• Penerima surat itu tidak wajar disebut nama batang tubuhnya; hendaklah sebut pangkat atau jawatan sahaja

Bentuk-Bentuk Kesalahan Dalam

Surat Rasmi

Kesalahan Lazim

• Ejaan

• Gaya

• Panggilan Hormat

Ejaan• Salah satu bentuk kesalahan yang

utama di dalam surat-surat rasmi

• Jangan gunakan ejaan lama atau mencampuradukkan ejaan baru & lama

Ejaan• Kesalahan yang menyalahi keselarasan vokal

• Kesalahan yang menyalahi peraturan-peraturan kekecualian keselarasan vokal

• Kesalahan-yang menyalahi peraturan-peraturan menulis “di” dan “ke”

• Kesalahan yang menyalahi peraturan penggunaan tanda bacaan

Contoh Kesalahan Menyalahi Keselarasan

Vokal Mesti Kampung Boleh Kecenderungan Tempoh Penuh Ketul Tolong Nombor Masuk Atur Musuh Kedudukan Boleh Oleh

MistiKampongBolihKecenderonganTempuhPenohKetolTulongNumborMasokAtorMusohKedudokanBolihOlih

Contoh Kesalahan Menyalahi Kekecualian

Keselarasan Vokal

Aneh LaporCalon LaporanPamerBinaKilang

AnihLapurCalunLapuranPamirBenaKelang

Contoh Kesalahan Berhubung Aspek

Rangkap Konsonan

KontrakKompleksSkopSkim

KonterekKomplekSekopSekim

Kesalahan Berhubung Penulisan “di” dan “ke”

• Penulisan kedua-dua morfem ini menimbulkan masalah kerana “di” dan “ke” boleh berfungsi sebagai awalan (kata kerja) dan juga sebagai kata depan

• Cara penulisannya telah ditetapkan iaitu “di” dan “ke” ditulis terpisah jika ia berfungsi sebagai kata depan. Contoh: “ke pasar”

Kesalahan Berhubung Penulisan “di” dan “ke”

DitandatanganiDinasihatkanDi sebuah kampungDi atas

Di-tanda-tanganiDi nasihatkanDisabuah kampongDiatas

Partikel

• Semua kata partikel (kah, tah & lah) dan juga kata ganti yang menunjukkan kepunyaan perlu digabungkan kepada kata sebelumnya. Contoh: “apatah”; “rumahmu”

Penggunaan Tanda BacaanTanda baca yang diberi perhatian: tanda titik (.) tanda koma bertitik (;) tanda titik bertindih (:) tanda sempang (-) tanda ellipsis (…) tanda tanya (?) tanda seruan (!) tanda petik (“…”) tanda petik tunggal (‘…’) tanda garis miring (/)

Contoh-ContohSurat

ContohSurat Tahniah

ContohSurat Tahniah

ContohSurat Tahniah

ContohSurat Terima Kasih

ContohSurat Terima Kasih

ContohSurat Penghargaan

ContohSurat Penghargaan

ContohSurat Takziah

ContohSurat Dukacita

ContohSurat Tidak DapatMemenuhi Undangan

ContohSurat Makluman

ContohSurat MaklumanArahan Pentadbiran

ContohSurat MenjawabAduan, CadanganDan Keterkilanan

ContohSurat MenjawabAduan, CadanganDan Keterkilanan

ContohSurat MenjawabAduan, CadanganDan Keterkilanan

ContohSurat MenjawabAduan, CadanganDan Keterkilanan

ContohWarkah Istana

ContohWarkah Istana

ContohWarkah Istana

ContohWarkah Istana

SekianSekianismail@jpa.gov.my