Pendekatan Ilmiah

Pendekatan ilmiah sangat diperlukan dalam penerapan TQM, terutama

untuk mendesain pekerjaan dan dalam proses pengambilan keputusan dan

pemecahan masalah yang berkaitan dengan pekerjaan yang didesain tersebut.

Dengan demikian, data diperlukan dan dipergunakan dalam menyusun

benchmarking, memantau prestasi dan melaksanakan perbaikan.

Komitmen Jangka Panjang

TQM merupakan suatu paradigma baru dalam melaksanakan bisnis. Untuk

itu, dibutuhkan budaya perusahaan yang baru pula. Oleh karena itu, komitmen

jangka panjang sangat penting guna mengadakan perubahan budaya agar

penerapan TQM dapat berjalan dengan sukses.

Pemahaman Budaya Kualitas

Budaya mengandung berbagai aspek pokok (Bounds, 1994: 101) seperti

berikut.

1. Budaya merupakan konstruksi sosial, unsur-unsur budaya, seperti nilai-nilai,

keyakinan, dan pemahaman yang dianut oleh semua anggota kelompok

2. Budaya memberikan tuntunan bagi para anggotanya dalam memahami suatu

kejadian

3. Budaya berisi kebiasaan atau tradisi

4. Dalam suatu budaya, pola nilai-nilai, keyakinan, harapan, pemahaman, dan

perilaku timbul dan berkembang sepanjang waktu

5. Budaya mengarahkan perilaku: kebiasaan atau tradisi merupakan perekat yang

mempersatukan suatu organisasi dan menjamin bahwa para anggotanya

berperilaku sesuai dengan norma

6. Budaya masing-masing organisasi bersifat unik

Budaya organisasi adalah perwujudan sehari-hari dari nilai-nilai dan

tradisi yang mendasari organisasi tersebut. Budaya kualitas adalah sistem nilai

organisasi yang menghasilkan suatu lingkungan yang kondusif bagi pembentukan

dan perbaikan kualitas secara terus-menerus. Budaya kualitas terdiri dari filosofi,

keyakinan, sikap, norma, nilai, tradisi, prosedur, dan harapan untuk meningkatkan

kualitas. Karakteristik umum organisasi yang memiliki budaya kualitas adalah

sebagai berikut.

1. Perilaku sesuai dengan slogan

2. Masukan dari pelanggan secara aktif diminta dan digunakan untuk

meningkatkan kualitas secara terus-menerus

3. Para karyawan dilibatkan dan diberdayakan

4. Pekerjaan dilakukan dalam suatu tim

5. Manajer tingkat eksekutif diikutsertakan dan dilibatkan; tanggungjawab

kualitas tidak didelegasikan

6. Sumber daya yang memadai

7. Pendidikan dan pelatihan diadakan agar para karyawan pada semua tingkat

memiliki pengetahuan dan keterampilan yang dibutuhkan untuk

meningkatkan kualitas secara terus-menerus

8. Sistem penghargaan dan promosi

9. Rekan kerja dipandang sebagai pelanggan internal

10. Pemasok diperlakukan sebagai mitra kerja

Mekanisme Perubahan Budaya

Berikut merupakan mekanisme perubahan budaya dari budaya tradisional ke

arah budaya kualitas.

No. Fokus Dari Budaya Tradisional Manajemen Budaya Kualitas1 Rencana Anggaran jangka pendek Isu-isu strategik masa depan2 Organisasi Hirarki berdasarkan rantai komando Partisipasi dan pemberdayaan

karyawan3 Pengendalian Laporan varians Ukuran dan informasi kualitas

untuk self-control top-down dan bottom-up

4 Komunikasi Top-down top-down dan bottom-up5 Keputusan Ad hoc atau manajemen krisis Perubahan yanng terencana6 Manajemen fungsional Parochial, kompetitif Cross-function, Integratif7 Manajemen kualitas Fixing atau one-shot manufacturing Preventif dan berkelanjutan,

semua fungsi dan kualitasAda beberapa hal yang perlu dipahami dalam melakukan perubahan budaya,

yaitu sebagai berikut.

1. Pahamilah sejarah terciptanya budaya yang sudah ada

Budaya organisasi diciptakan oleh manajemen lama untuk mengatasi suatu

permasalahan yang timbul saat itu. Sehingga, jika ingin melakukan

perubahan budaya, maka alangkah baiknya memahami sejarah terciptanya

budaya yang sudah ada sebelumnya.

2. Jangan memusuhi sistem yang sudah ada, tetapi perbaikilah

Memusuhi sistem yang sudah ada tidak sama dengan memperbaikinya.

Memusuhi sistem terjadi apabila perubahan dilakukan tanpa memahami

mengapa sistem yang sudah ada berjalan seperti sekarang dan tanpa

memahami secara sungguh-sungguh apa yang perlu diubah dan penyebab

perubahan tersebut. Sebelum melakukan perbaikan sesuatu, sebaiknya

terlebih dahulu dipahami apa yang salah, penyebabnya, dan bagaimana

melakukan perubahan agar dapat lebih baik.

3. Bersiaplah untuk mendengarkan dan mengamati

Faktor penghambat utama terjadinya perubahan dalam setiap organisasi

adalah manusia. Keberadaan organisasi atau perusahaan terdiri dari berbagai

karakter manusia. Sehingga, bersiap untuk mendengar dan mengamati setiap

pendapat karyawan, karena biasanya karyawan yang didengarkan

pendapatnya lebih bersedia berpartisipasi dalam perubahan daripada mereka

yang tidak didengarkan.

4. Libatkanlah setiap orang yang dipengaruhi oleh perubahan

Cara yang paling efektif untuk mengajak karyawan mengikuti perubahan

adalah melibatkan mereka dalam perncanaan dan pelaksanaan perubahan.

Selain itu, juga memberikan mereka kesempatan untuk mengungkapkan

persoalan dan kekhawatirannya.