KORESPONDENSI

Jenis-Jenis Surat DinasSurat UndanganSurat PengantarSurat PemberitahuanSurat Permohonan BantuanSurat KeteranganSurat TugasSurat EdaranSurat PernyataanSurat PengumumanSurat PeringatanSurat Ucapan Terima KasihSurat Permohonan IzinSurat Pemberian IzinSurat Perintah Kerja

Surat Perjanjian KerjaSurat KeputusanSurat PengusulanSurat SusulanSurat KuasaSurat PanggilanSurat Berita AcaraSurat LaporanSurat RekomendasiSurat PenunjukanSurat Pemberi Bantuan

Macam Bahasa VerbalBahasa Lisan 1. Unsur suprasegmental (aksen, nada, tekanan) dan paralingual (gerak-gerik tangan, mata, kepala) berpengaruh terhadap keberhasilan komunikasi 2. Jika pembicara salah, kesalahan dapat didengar dan dikoreksi lawan bicara 3. Struktur kalimat yg kurang baik tidak menghambat komunikasi,yg penting dimengerti komunikan 4. Bahasa tergantung konteks, ruang, waktu B. Bahasa Tulisan 1. Bahasa harus jelas dan hati-hati dalam menyusun kalimat 2. Jangan sampai salah tulis, salah ejaan atau salah informasi 3. Struktur kalimat harus baik, ada subjek, predikat, objek 4. Bahasa harus dimengerti oleh siapapun, kapanpun, dimanapun, situasi apapun

Masalah Surat DinasMasalah Kebahasaan 1. Kesalahan Ejaan: pemakaian huruf (senen, aktip), huruf kapital, penulisan kata, tanda baca 2. Kesalahan pemilihan kata (non baku, boros, tak halus) 3. Kesalahan Penyusunan Kalimat (anak dan induk kalimat) 4. Makna Kata maupun makna kalimat dalam alinea 5. Dasar-dasar Komposisi (S, P, O, K) B. Masalah Non Kebahasaan 1. Bentuk Surat 2. Bagian-Bagian Surat 3. Amplop yang digunakan 4. Kertas Surat 5. Penyimpanan Arsip

Ejaan yang digunakan didalam surat dinas adalah Ejaan Bahasa Indonesia yang Disempurnakan (EYD) yang ditetapkan dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 0196/U/1975 tanggal 27 Agustus 1975.

Format Surat Dinas biasanya lebih menekankan pada masalah non kebahasaan dan kurang memperhatikan masalah kebahasaanMasalah kebahasaan Surat Dinas banyak dibahas oleh seorang peneliti pada pusat bahasa di Yogakarta, yakni Drs. Dirgo Sabariyanto. 1998. Bahasa Surat Dinas. Mitra Gama Widya, Yogyakarta.

KEPALA SURATKepala surat sebaiknya ditulis lengkap (lambang, nama instansi, alamat, nomor telepon, nomor kotak pos, nomor faksimile, alamat kawatNama instansi ditulis dengan huruf kapitalHuruf awal alamat, kotak pos, faksimile dst ditulis dengan huruf kapital, kecuali kata tugas, misalnya dan, dalam, atauJangan ada yang disingkat, misalnya telp., faks, jlnJangan digunakan po box atau post office box atau cable adress. Gunakan kotak pos dan alamat kawatBeri garis horizontal pada bagian paling bawah Kop SuratHal-hal yang perlu diperhatikan

KOP SURAT

SimbolDINAS PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAANSMA NEGERI 1 Jalan Setiabudi 23, Semarang 55281, Telepon (024) 7473124PEMERINTAH KOTA SEMARANG

HAL SURATHuruf awal kata hal atau perihal ditulis dg huruf kapitalKalimat satuan ditulis dengan huruf kapital hanya pada bagian awal sajaSatuannya diusahakan sesingkat mungkin, tetapi jelas (panjangnya jangan melebihi separo kertas)Kalimat satuan berkategori nominal, jangan berbentuk kata kerjaKata perihal diikuti dengan (:), setelah itu harus diberi spasi dulu Tidak perlu ada tanda titik (.) pada akhir kalimatJuga tidak perlu digaris bawah atau ditebalkanSpasinya jangan dijarang-jarangkan

Hal-hal yang perlu diperhatikan

HAL SURAT

Nomor : 056/F/2007Lampiran: Satu berkasPerihal : Pengusulan kenaikan pangkat Contoh

Nomor : 056/F/2007Lampiran: -Perihal : Undangan rapat

ALAMAT SURATKata yang terhormat disingkat Yth.Kata kepada tidak perlu dicantumkanKata jalan jangan disingkat, misalnya jln.Kata sapaan Ibu, Bapak, Saudara dapat digunakan jika diikuti nama orang Jika jabatan atau gelar seseorang dicantumkan, Kata Sapaan tidak digunakanKata nomor , tidak usah dicantumkan, misalnya : Jalan Setiabudi 201, Semarang 55281Akhir dari baris-baris alamat tidak perlu diberi titik krn fraseSpasi baris-baris jangan ada yang dijarang-jarangkanUntuk kalimat dalam surat, modelnya persis dengan alamat luar. Khusus alamat dalam, nama jalan dan nomor kantor tidak dicantumkanHal-hal yang perlu diperhatikan

Alamat TujuanLazimnya

Kepada Yth.Kepala Dinas Pertanian Prov. Jatengd/a Kabag Tata Usahadi U N G A R A N

HarusnyaKepada Yth. Kepala Dinas Pertanian Prov. Jatengd/a Kabag Tata Usahadi- Ungaran

Yth.Kepala Dinas Pertanian Prov. Jatengu.p. Kabag Tata Usahadi Ungaran

Bagian Awal SuratLazimnyaMenyusuli surat kami No. 076/F.8/2007, tanggal 24 Maret 2007, dengan ini kami beri tahukan bahwa penyuluhan kebahasaan dilaksanakan padatanggal 1-20 April 2007.HarusnyaBerkenaan dengan surat kami No. 076/F.8/2007, tanggal 24 Maret 2007, dengan ini kami beri tahukan bahwa penyuluhan kebahasaan dilaksanakan pada tanggal 1-20 April 2007.

Bagian Awal SuratLazimnyaMenjawab surat Saudara No. 076/F.8/2007, tanggal 24 Maret 2007, dengan ini kami beritahukan bahwa kami belum dapat memanfaatkan kesempatanyang Saudara tawarkan.

Memenuhi surat Saudara No. 076/F.8/2007, tanggal 24 Maret 2007, dengan ini kami memberitahu bahwa kami belum dapat memanfaatkan kesempatanyang Saudara tawarkan.HarusnyaBerkenaan dengan surat Saudara nomor 076/F.8/2007, tanggal 24 Maret 2007, dengan ini kami beri tahukan bahwa kami belum dapat memanfaatkan kesempatanyang Saudara tawarkan.

Contoh lain Bagian Awal SuratUntuk menindaklanjuti pembicaraan per telepon antara staf Dinas Perindustrian dan Perdagangan Provinsi Jawa Tengah dengan pegawai BRI bagian kredit pada hari Selasa, tanggal 22 April 2009, pukul 08.00 WIB, bersama ini kami kirimkan blangko permohonan kredit secara kolektif pegawai Disperindag sebanyak dua puluh lembar.

Berdasarkan surat Kepala Badan Diklat Provinsi Jawa Tengah tanggal 5 April 2009, perihal Diklat Prajabatan, kami kirimkan nama calon peserta diklat tersebut.

Bertalian dengan surat kami nomor 20/s/2009, 27 Maret 2007, perihal penugasan juri, yang semula Drs. Sarjito digantikan oleh Drs. Budi Waluyo.

LazimnyaMengharap kehadiran Bapak dalam rapat yang akan dilaksanakan besok pada :Hari : KamisTanggal : 4 april 2007Jam : 09.00Tempat : Ruang Data Badan Diklat Provinsi Jawa TengahAcara : Pembentukan Panitia Diklat Prajabatan Golongan III HarusnyaKami mengharap kehadiran Bapak dalam rapat yang dilaksanakan besok pada hari : Kamis,tanggal : 4 April 2007,pukul : 09.00 WIB,acara : Pembentukan Panitia Diklat Prajabatan Golongan III, bertempat di ruang data Badan Diklat Provinsi Jawa Tengah, Semarang.Dengan hormat, kami mengharap kehadiran Bapak dalam rapat yang dilaksanakan besok pada hari Kamis, tanggal 4 April 2007, pukul 09.00 WIB, acara pembentukan panitia Diklat Prajabatan Golongan III, bertempat di ruang data Badan Diklat Provinsi Jawa Tengah, Semarang.

Bagian Awal SuratLazimnyaMemperhatikan surat edaran Kepala Lembaga Administrasi Negara Nomor: 127/LAN/2007, hal persiapan pelaksanaan Diklat Kepemimpinan Tingkat II, dengan ini kami laporkan bahwa jumlah calon peserta diklattelah mencapai 96 orang.HarusnyaBerkaitan dengan surat edaran Kepala Lembaga Administrasi Negara nomor 127/LAN/2007, hal persiapan pelaksanaan Diklat Kepemimpinan Tingkat II, dengan ini kami laporkan bahwa jumlah calon peserta diklattelah mencapai 96 orang.

Bagian Awal SuratLazimnyaBersama ini saya beritahukan bahwa Diklat Prajabatan Golongan III akandilaksanakan pada tanggal 4-17 April 2007

Dengan ini kami kirimkan berkas STTP Diklat Prajabatan Golongan IIIdi Kabupaten Rembang.HarusnyaDengan ini kami beri tahukan bahwa Diklat Prajabatan Golongan III akandilaksanakan pada tanggal 4 s.d. 17 April 2007

Bersama ini kami kirimkan berkas STTP Diklat Prajabatan Golongan IIIdi Kabupaten Rembang.

Bagian Tengah SuratLazimnyaDengan surat ini kami beritahukan bahwa pada tanggal 2-15 April 2007 diadakan Diklat Prajabatan Golongan III. Diklat itu diikuti oleh empat puluhpeserta yang berasal dari berbagai Instansi di lingkungan Jawa Tengah.Sehubungan dengan hal tersebut, kami mengharapkan kesediaan Saudara mengirimkan satu orang peserta untuk mengikuti diklat tersebut.HarusnyaDengan surat ini kami beri tahukan bahwa pada tanggal 2-15 April 2007 diadakan Diklat Prajabatan Golongan III. Diklat itu diikuti oleh empat puluhpeserta yang berasal dari berbagai Instansi di lingkungan Jawa Tengah.Berhubungan dengan hal tersebut, kami mengharapkan kesediaan Saudara mengirimkan satu orang peserta untuk mengikuti diklat tersebut.

Bagian Tengah SuratLazimnyaKami belum dapat menyelesaikan permintaan Anda dalam waktu dekat.Oleh karena itu kami akan memberi tahu Anda jika pesanan Anda telahselesai.Kami belum dapat menyelesaikan permintaan Anda dalam waktu dekat.Disamping itu ada hambatan teknis mengganggu percetakan pesanan Anda.

HarusnyaKami belum dapat menyelesaikan permintaan Anda dalam waktu dekat.Oleh karena itu, kami akan memberi tahu Anda jika pesanan Anda telahselesai.Kami belum dapat menyelesaikan permintaan Anda dalam waktu dekat.Di samping itu, ada hambatan teknis mengganggu percetakan pesanan Anda.

Bagian Penutup SuratLazimnya

Demikian untuk menjadikan maklum.Demikian untuk menjadikan periksa.Demikian harap maklum dan perhatiannya.Demikian atas perhatian Bapak, kami mengucapkan terima kasihAtas perhatian Anda, diucapkan terima kasihAtas perhatiannya, kami ucapkan terima kasihDemikian agar dapat dipakai sebagaimana mestinyaSurat tugas ini harap dilaksanakan dengan baik.HarusnyaAtas perhatian Bapak, kami ucapkan terima kasihAtas perhatian Sri Paduka, kami mengucapkan terima kasihTerima kasih kami ucapkan atas perhatian AndaSemoga surat keterangan ini dapat dipakai sebagaimana mestinya

Contoh lain Bagian Penutup SuratKami mengucapkan terima kasih atas perhatian Saudara.Atas bantuan dan kerja sama Anda, kami ucapkan terima kasih.Atas perhatian dan partisipasi Saudara, kami mengucapkan terima kasih.Tugas itu harap dilaksanakan dengan sebaik-baiknya!Tugas tersebut harap dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab.Surat keterangan ini dibuat untuk pencairan kredit.Surat keterangan ini dibuat untuk dapat digunakan seperlunya.Surat pernyataan ini dibuat dengan sejujur-jujurnya.Saya mengharap Saudara agar Saudara memperhatikan permasalahan ini.Semoga informasi itu bermanfaat.Atas perhatian dan perkenan Bapak, kami mengucapkan terima kasih.Atas perhatian dan bantuan Ibu, kami ucapkan terima kasih.

BAGIAN PENGIRIM SURATPengirim surat sebaiknya dilengkapi dengan jati diri kedinasan, yaitu jabatan, nomor induk pegawai, dan cap dinas/cap jabatanHuruf awal setiap unsur nama ditulis dengan huruf kapitalNama pengirim tidak usah digaris bawah, tidak dikurung, tidak ditebalkanPada akhir baris tidak dibubuhi tanda titik krn fraseSingkatan NIP tak bertanda titik NIP tidak berspasi setiap tiga angkaUntuk tanda tangan yang diwakilkan dapat menggunakan a.n. (atas nama), anb. (atas nama beliau), u.b. (untuk beliau)Hal-hal yang perlu diperhatikan

Bagian Pengirim SuratLazimnya

Kepala Bagian Tata Usaha

ttdDrs. Budi Santosa, M.SiNIP. 500 056 071

HarusnyaKEPALA BAGIAN TATA USAHA

ttdDRS. BUDI SANTOSA, M.SINIP. 500 056 071

Kepala Bagian Tata Usaha

ttd

Drs. Budi Santosa, M.Si.NIP 500056071

TEMBUSANHuruf awal kata tembusan ditulis dengan huruf kapitalTanda titik dua (:) mengikuti kata tembusan jika tembusannya lebih dari satuBentuk kepada Yth. Tidak perlu dicantumkanYang ditembusi adalah pejabat atau orangnya, jangan kantornyaDi belakang nama yang ditembusi tidak perlu dibubuhkan ungkapan yang tidak berfungsi, misalnya sebagai laporanJika yang ditembusi lebih dari satu, pengurutannya dimulai dari pejabat yang eselonnya tinggi

Hal-hal yang perlu diperhatikan

TEMBUSANLazimnya

Tembusan Kepada Yth.Kepala Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah (sebagai laporan);Kepala Bagian Tata Usaha;Sdr. Budi Sudarsono;Pertinggal.

HarusnyaTembusan:Kepala Dinas Peternakan Provinsi Jawa TengahKepala Bagian Tata UsahaSdr. Budi Sudarsono