kit pembekal - kone.com · apabila mengikuti arahan ini, kone akan menerima invois dalam format...

PANDUAN UNTUK 1 PEMBEKAL

Basware Corporation © Copyright Basware Corporation All rights reserved

KONE meningkatkan

kitaran pembelian

kepada pembayaran dan

kecekapan proses.

Invois dibayar tepat pada

masa, menjimatkan masa

dan wang.

Pembekal mengikut Kit Pembekal.

KIT PEMBEKAL

CARA MEMASUKKAN

E-INVOIS DALAM PORTAL

SEPTEMBER 2018


Content

A. KONE beralih kepada penginvoisan elektronik ........................................................................................................ 3

B. Cara untuk mencipta invois ...................................................................................................................................... 5

Langkah 1: Di halaman dokumen, klik Cipta > Invois Bar. Basware membuka pandangan untuk menukar Invois

dan mencipta Draf Invois. ......................................................................................................................................... 5

Langkah 2: Pilih penghantar ..................................................................................................................................... 6

Langkah 3: Pilih penerima ........................................................................................................................................ 6

Langkah 4: Masukkan butiran invois ........................................................................................................................ 7

Langkah 5: Masukkan data baris. ............................................................................................................................. 8

Langkah 6 : Tambahkan lampiran Invois................................................................................................................ 10

Langkah 7: Sila Klik Hantar Invois untuk anda menghantar invois kepada pelanggan anda ................................ 10

C. Cipta nota kredit ..................................................................................................................................................... 11

D. Lampiran ................................................................................................................................................................. 11

Keperluan kandungan invois .................................................................................................................................. 11

Muat turun fail invois ............................................................................................................................................... 15

Cara untuk mencari invois ...................................................................................................................................... 16


A. KONE beralih kepada penginvoisan elektronik

Di Kone, kami berusaha untuk memberikan perkhidmatan yang terbaik kepada Rakan Kongsi dan

pelanggan kami. Untuk mencapai matlamat ini, KONE telah mengambil inisiatif untuk menyokong Objektif

ini, iaitu memacu piawaian dan kawalan yang lebih besar pada proses kewangan kami, berusaha

meningkatkan kitaran pembelian kepada pembayaran, kecekapan proses serta meningkatkan pembayaran

tepat pada masanya.

Panduan ini mengandungi arahan terperinci tentang cara memasukkan invois pada portal Basware yang

akan dihantar ke KONE. Apabila mengikuti arahan ini, KONE akan menerima invois dalam format

elektronik, secara langsung dalam sistem mereka. Untuk pembekal, perkhidmatan ini adalah percuma.

Terdapat 3 langkah mudah untuk diikuti untuk menggunakan perkhidmatan Key-In:

• Daftar ke perkhidmatan dan cipta akaun

• Aktifkan akaun anda

• Cipta invois dan hantarkannya. - lihat butiran di bawah dalam bab B

Cipta akaun:

Buka pautan pendaftaran: https://portal.basware.com/open/koneportal

Di laman sesawang ini, sila masukkan alamat e-mel anda dan klik daftar. Sila ingat alamat e-mel

anda kerana alamat e-mel itu akan digunakan sebagai nama pengguna semasa anda log masuk

ke portal.

Pilih kata laluan yang selamat dan cipta akaun.

o Portal ini akan menghantar mesej pengesahan ke alamat e-mel anda apabila akaun sudah

didaftarkan. E-mel pengesahan akan diterima daripada [email protected] dan

mungkin e-mel akan terus dihantar ke penapis spam anda. Anda dinasihatkan untuk

memeriksa Folder Spam dan Sarap anda.

Buka mesej pengesahan dan aktifkan akaun anda dalam masa 7 hari (168 jam), jika tidak e-mel

pengesahan anda akan tamat tempoh.

https://portal.basware.com/open/koneportal

mailto:[email protected]


Selepas menyelesaikan langkah-langkah di atas, anda telah berjaya mencipta akaun dan anda

kini boleh log masuk dengan menggunakan nama pengguna anda dan kata laluan anda dalam

portal.

Aktifkan akaun anda

Sekarang, anda mesti mengisi beberapa maklumat tentang organisasi anda untuk mengaktifkan

perkhidmatan pemasukan invois Basware.

a. Isikan butiran syarikat anda

Di ruang “My Organisasi”, anda perlu mengisi butiran organisasi anda seperti Nama pertama dan

nama terakhir, Negara, dan Nama Syarikat.

o Untuk menambahkan pengenalan perniagaan anda, ia bergantung kepada undang-

undang serta peraturan setiap negara untuk memilih pengenalan perniagaan anda.

Seperti contoh ( TIN untuk Amerika Syarikat). Sebagai contoh untuk negara UK anda

dikehendaki memasukkan nombor VAT anda dan boleh dilakukan dengan memilih

“tambah pengenal organisasi” daripada bawah sila pilih VAT dan masukkan nombor

perniagaan anda seperti gambar di bawah.

Di ruang, “Maklumat Hubungan Organisasi”, anda dikehendaki mengisi nama kenalan syarikat

anda, alamat e-mel yang berkaitan dan nombor telefon anda. Sila ambil perhatian bahawa ini

ialah alamat e-mel penting yang akan menerima pemberitahuan penting sepert penolakan invois

dan anda dinasihatkan supaya mengelak daripada menggunakan peti mel yang generik, tidak

dipantau atau dikongsi.


Jika anda mempunyai soalan untuk menghantar Invois kepada KONE, sila hubungi kami seperti di

bawah:

KONE Soalan berkenan

kandungan Invois (cth. Entiti

KONE yang harus diinvois)

Malaysia: [email protected]

Untuk lebih banyak orang yang boleh dihubungi sila lihat

here

Basware

Soalan berkaitan aspek

teknikal yang berkaitan

dengan portal Basware (cth.

isu pendaftaran, cara

mencipta invois di portal)

Contact Form (in English)

B. Cara untuk mencipta invois

Selepas anda memasuki portal, anda akan diarahkan ke skrin dengan pilihan yang anda ada sebagai

pengguna.

Langkah 1: Di halaman dokumen, klik Cipta > Invois Bar. Basware membuka pandangan

untuk menukar Invois dan mencipta Draf Invois.

http://services.basware.com/KoneContacts

http://services.basware.com/KoneContacts

https://basware.service-now.com/bw?id=bw_sc_cat_item_public




Langkah 2: Pilih penghantar.

Perkhidmatan memilih organisasi kegemaran anda sebagai penghantar boleh dibuat secara tetap.

Jika perlu, anda boleh menukar penghantar secara manual.

a. Untuk menukar penghantar, sila tukar d ibawah penghantar

b. Pilih syarikat yang anda ingin pilih sebagai penghantar dan klik Pilih.

Klik Ikon yang berada di sebelah nama syarikat untuk anda menjadikan

syarikat itu sebagai kegemaran anda. Senarai syarikat yang telah dipilih

sebagai kegemaran anda akan sentiasa dipaparkan di bahagian atas.

Langkah 3: Pilih penerima.

a. Klik Pilih Penerima.

b. Pilih syarikat yang anda hendak pilih sebagai penerima.


Sila Klik pada pencarian untuk mengetahui senarai nama syarikat yang ada.

Jika penerima yang anda pilih mempunyai beberapa cukai pendaftaran, jadi anda diminta memilih cukai pendaftaran yang hendak digunakan untuk Invois ini.

Langkah 4: Masukkan butiran invois.

Perkhidmatan ini mengesahkan kandungan medan maklumat dan memaklumkan kepada anda jika

bidang maklumat yang diberi tidak melepasi ujian pengesahan. Maklumat yang ditandakan biru wajib diisi

untuk meneruskan penyerahan Invois. Untuk menghantar Invois anda dikehendaki mematuhi senarai

maklumat yang perlu diisi dan huraian yang disediakan di bahagian Jadual 1- Keperluan kandungan invois.


Langkah 5: Masukkan data baris.

a. Di tab, Data Pengecaman, klik tambah baris untuk anda menambah baris Invois.

b. Masukkan Butir garisan.

Maklumat wajib yang ditandakan biru.

Jika anda tidak memasukan rate VAT, sistem akan automatik buat ia kepada 0%..

Untuk anda menyokong penerima anda perlu memilih jenis-jenis garisan yang

boleh didapati di Jadual 2 dan anda boleh mendapatkan penerangan lanjut

mengenai jenis-jenis garisan di Jadual 2.

Perpuluhan yang digunakan pada garisan yang berbeza dan ia

berdasarkan pemilihan bahasa yang anda pilih semasa mendaftar

dengan maklumat syarikat anda di Portal Basware. Jika anda

menggunakan perpuluhan yang tidak betul ia akan menyebabkan

rangkaian Basware anda untuk menyimpan Nombor anda tidak betul?


Untuk mengetahui perpuluhan yang menyokong setiap bahasa, sila lihat

Jadual 3– Seksyen keperluan Invois. Jika bahasa tempatan anda tidak

berada dalam senarai Basware maka anda perlu memilih Bahasa Inggeris

sebagai Bahasa Invois anda

Sebaik sahaja anda memasuki data talian, sistem akan secara automatik menunjukkan keseluruhan

jumlah cukai dan keseluruhan jumlah invois anda.

Sila semak jumlah ini untuk memastikan jumlah yang betul mengikut kepada data yang anda

masukkan.

Jika anda terlupa untuk menambah jumlah cukai % dan keseluruhan jumlah tidak akan sama.

c. Jika perlu, klik untuk tambah garis untuk menambah maklumat .

Jika pengirim organisasi tidak mempunyai akaun bank anda boleh

menambah akaun bank di bahagian butiran pengirim. Akaun bank yang telah

ditambah tidak akan dapat disimpan di organisasi profil.


Sila ambil perhatian yang akaun bank adalah diwajibkan untuk anda isi.

Jika anda tidak menambahkan di organisasi profil anda, anda perlu memasukkan maklumat yang

perlu pada peringkat ini.

Jika anda telah menambah Butiran bank dalam profil anda dan anda ingin menambahkan akaun

bank lain di peringkat Invois, sila ambil perhatian bahawa kedua-dua maklumat akan dipaparkan di

dalam Invois dan anda hendaklah membuat semakan dengan maklumat yang terdapat dalam

sistem induk KONE sebelum anda membuat pembayaran.

Langkah 6 : Tambahkan lampiran Invois.

a. Klik fail untuk membuka tab fail.

b. Sila klik pada teks yang hendak dilampirkan atau sila masukkan fail secara

langsung terus ke folder yang ingin dimasukkan.

Jika anda ingin menambah lampiran Invois dan ia juga mestilah dipersetujui oleh pelanggan anda.

Invois Imej automatik akan dicipta apabila Invois telah dihantar

Sila ambil perhatian bahawa dokumen-dokumen yang tidak berkaitan dengan Invois (contohnya:

Akaun penyata, peringatan dan sebagainya) ia tidak boleh dihantar melalui laluan ini. Perlu diingatkan

bahawa setiap Invois yang dihantar perlu ada lampiran untuk menyokong Invois ini (Contohnya: nota

penghantaran, helaian masa yang lebih terperinci bagi situasi projek).

Langkah 7: Sila Klik Hantar Invois untuk anda menghantar invois kepada pelanggan anda

Basware Sistem tidak menyimpan data Invois untuk selamanya dan sila untuk memuat turun satu

Salinan dokumen melalui fail tab dan menyimpannya dalam folder anda. Untuk memuat turun lampiran sila

ikuti pautan berikut: Muat turun lampiran


• Untuk maklumat lanjut tentang cara anda boleh membuat invois anda boleh akses daripada link di

bawah untuk video demo:

http://youtu.be/Qs7dqoLe7BQ

C. Cipta nota kredit

Terdapat dua pilihan untuk anda membuat Nota Kredit:

Anda perlu menukar Invois yang sedia ada kepada Nota Kredit dan dengan cara ini anda tidak

perlu mengisi kesemua maklumat seperti anda mengisi Invois sebelum ini dan untuk ini anda Cuma

perlu membuka Invois dan klik pada “Menukar kepada Nota kredit”

Cipta nota kredit daripada awal.

Pada halaman dokumen, anda boleh memilih untuk “mencipta Nota Kredit” dan diikuti arahan yang

sama seperti diatas (Lihat bagaimana untuk membuat satu bab Invois )

D. Lampiran

Keperluan kandungan invois

Rangkaian Basware, mengesahkan yang kandungan Invois mestilah mempunyai peraturan tempatan dan

antarabangsa di sesetengah negara. Anda boleh menghantar Invois jika Invois itu pas untuk pengesahan

ini. Untuk pengetahuan anda, Basware tidak menjamin kesahihan Invois yang telah dihantar dengan

menggunakan Basware dan ia adalah tanggungjawab pengirim Invois untuk memastikan bahawa Invois

yang dihantar mematuhi undang-undang berkaitan

Ambil perhatian!:- Untuk Invois yang ingin dihantar perlu mematuhi kriteria di bawah

Jadual 1: Medan pengepala invois

X (=boleh didapati) M (=wajib) O (=pilihan) C (=bersyarat)

R (=baca sahaja atau dikira atau dihuni daripada data organisasi)

L (=imej undang-undang sahaja) *(= tersembunyi)

http://youtu.be/Qs7dqoLe7BQ


General Information (EN) Penerangan MY

Nombor Invois Nombor pengenalan yang unik bagi Invois M

(Jenis dokumen dalam tajuk)

Invois Cukai/ Nota kredit cukai (menandakan sama ada invois debit atau kredit) R

Tarikh Invois Tarikh Invois Dikeluarkan M

Tarikh Luput Tarikh Invois yang perlu dibayar O

Tarikh Penghantaran Tarikh untuk barang-barang yang akan dihantar O

Terma Pembayaran Syarat yang berkaitan dengan tempahan yang dibuat O

Kadar faedah Kadar faedah -

Matawang Senarai Matawang. Sila pilih mata wang untuk Invois yang anda buat M

Nombor pesanan pembelian Nombor pesanan pembelian adalah berdasarkan Invois. Pastikan anda mendapatkan maklumat ini

terlebih dahulu sebelum anda mengisi ruang ini. Ini dapat membantu KONE untuk mengenal pasti

siapa yang telah membuat tempahan untuk barang serta perkhidmatan itu semasa Invois diproses.

O

Nombor Kontrak Orang yang boleh dihubungi oleh KONE Entiti O

Nombor Rujukan Pembekal

Nombor rujukan yang disediakan oleh pembekal. Ia boleh seperti : Nombor kos pusat, Nombor

projek, Nombor Rangkaian. Pastikan anda mendapatkan maklumat ini terlebih dahulu sebelum

anda mengisi ruang ini. Ini dapat membantu KONE untuk mengenal pasti siapa yang telah

membuat tempahan untuk barang serta perkhidmatan itu semasa Invois diproses.

O

Pengangkutan Caj pengangkutan barang yang telah ditempah *

Yuran Pengendalian Kos pengeposan dan pembungkusan yang ditempah *

Kadar Pertukaran

Jika Matawang Kod anda berbeza daripada mata wang tempatan (Sebagai contoh, jika pembekal

daripada United Kingdom mengeluarkan Invois dalam Eur) ruangan penukaran dipaparkan. Dalam

kes ini, ia adalah ruangan wajib bagi penghantar untuk mengisi ruangan ini. Apabila ruangan ini telah diisi ia akan secara automatik mengira cukai jualan dalam mata wang tempatan.

*

Komen Pembekal boleh meninggalkan mesej kepada pembeli di ruang ini. O

Cukai Penghantaran dan Pengendalian %

Cukai Penghantaran dan Pengendalian % *

Sender Information Maklumat Penghantar

Nama penghantar Nama penuh penghantar M

No. Organisasi Id penghantar, lalai O

Bandar,Poskod,Alamat jalan,Kod negara

Alamat penuh pembekal O

Jumlah Cukai/VAT Fiskal Organisasi & Nombor Cukai pengenalan (VAT bagi syarikat Eropah, Cukai Nombor AS) R

No. Organisasi: Nombor organisasi pembekal R

Pembekal yang boleh dihubungi

Orang yang boleh dihubungi oleh KONE Entiti O

Wakil Cukai Pembekal (jika

berkaitan) Wakil Cukai Pembekal (jika berkaitan) -

No. Akaun Akaun Bank Penghantar (format tempatan) MC

Akaun Bank Pada Dokumen Akaun Bank M


IBAN IBAN (akaun bank dalam format IBAN) MC

SWIFT/BIC SWIFT (BIC) O

Alamat e-invois penghantar Alamat e-invois penghantar -

Rujukan Bayaran Nombor rujukan pembayaran *

Organisasjonsnummer (Norway)

Organisasjonsnummer (Norway)

Rujukan penerima Rujukan penerima -

Cukai Tertunda Cukai Tertunda *

Fields Populated from

Organisation And to be filled In Organisation

Medan Diisikan daripada Organisasi dan untuk diisikan Dalam Organisasi

Modal Saham Modal Saham *

Tempat Pendaftaran Tempat Pendaftaran *

Status Undang-undang Status Undang-undang *

Siren Siren *

Nombor Pengenalan Cukai Nombor Pengenalan Cukai *

Pengarah Urusan Pengarah Urusan *

ytunnus ytunnus *

STEUERNUMMER: STEUERNUMMER *

Customer Information Maklumat Pelanggan

Nama penerima Nama penuh pelanggan M

Nombor pelanggan Nombor pelanggan -

Bandar,Poskod,Alamat jalan,Kod negara

Alamat penuh pelanggan M

Nombor Cukai Jualan,

(Pengepala) Nombor VAT penerima (Negara Pendaftaran Cukai dan ID) O

Alamat e-penginvoisan

penerima Alamat e-invois penerima M

Bandar,Poskod,Alamat

Jalan,Negara (Alamat

penghantaran)

Alamat penghantaran O

Nombor organisasi penerima

Nombor organisasi penerima -

Wakil Cukai pelanggan (jika

berkaitan) Wakil Cukai pelanggan (jika berkaitan) -

Penerima yang dihubungi Orang yang boleh dihubungi oleh KONE Entiti O

Penerima alamat email Alamat E-mel daripada Syarikat KONE untuk menerima Invois ini O

Rujukan Pembeli

Nombor rujukan yang disediakan oleh pembekal. Ia boleh seperti : Nombor kos pusat, Nombor

projek, Nombor Rangkaian. Pastikan anda mendapatkan maklumat ini terlebih dahulu sebelum

anda mengisi ruang ini. Ini dapat membantu KONE untuk mengenal pasti siapa yang telah membuat tempahan untuk barang serta perkhidmatan itu semasa Invois diproses.

O

Summary Sales Tax Detail Butiran Cukai Jualan Ringkasan

Jumlah Bersih Amaun bersih (VAT dikecualikan) R

JUMLAH BERSIH Amaun kasar (Termasuk VAT) R


Cukai Jualan % Kadar VAT/GST dikenakan R

Jumlah Bersih Pecahan amaun yang boleh dicukai (kecuali VAT) mengikut kadar VAT/GST atau pengecualian R

Butiran Cukai Jualan - Amaun

Pecahan amaun VAT mengikut kadar VAT/GST atau pengecualian R

Cukai Jualan Jumlah amaun VAT/GST yang boleh dibayar (jumlah amaun VAT) R

Amaun bulat Amaun bulat -

Jadual 2 : Invois Line Item

X (=boleh didapati) M (=wajib) O (=pilihan) C (=bersyarat)

R (=baca sahaja atau dikira atau dihuni daripada data organisasi)

L (=imej undang-undang sahaja) *(= tersembunyi)

Line item Line Data Penerangan

ID Baris Nombor Baris R

Alamat Penghantaran Alamat Penghantaran -

Perkhidmatan kod/Bahan Kod Item Invois O

Nama Item Nama Item Invois O

Kuantiti Menentukan Bilangan Item yang mempunyai Invois M

Nombor pesanan pembelian Nombor pesanan pembelian berkaitan dengan Invois *

Harga seunit Kos Invois per item M

Jumlah Bersih Harga Barang sebelum cukai R

Cukai % Peratusan Cukai untuk Item ini O

Cukai Jualan Amaun vat *

Cukai Jualan dalam <mata wang tempatan>

Amaun vat dalam mata wang tempatan *

Jumlah Kasar Jumlah (Kasar) L

Diskaun % Diskaun amaun untuk mata wang yang terpilih. Dikemaskini secara automatik berdasarkan

pada kuantiti, unit harga dan diskaun. -

Amaun Diskaun Peratusan diskaun untuk item ini -

Unit Ukuran Unit ukuran yang mentakrifkan barang-barang Invois yang hendak diukur M

Nombor Nota Penghantaran Nombor Nota Penghantaran -

Kod Produk Pelanggan Kod Produk Pelanggan -

Penjelasan Penjelasan Invois barangan O


Jadual 3: Perpuluhan pemisah

Bahasa Perpuluhan pemisah

Czech, Danish, Dutch (Semua versi),

selesai, perancis (semua versi),

Jerman,Bahasa Greek, Bahasa Hungary,

Itali, Norway, Poland, Portugis, Sepanyol

dan sweden

, (Koma)

Bahasa Inggeris (Semua Versi), Bahasa

Arab

. (dot)

Muat turun fail invois

Anda boleh memuat turun fail Invois yang telah dibuat atau diciptakan dengan menggunakan

Basware ataupun lampiran Invois yang telah dengan menggunakan tab fail pada mana mana

halaman Invois.

Selepas anda Log masuk serta memasukkan kata laluan anda, anda boleh mengikuti langkah-

langkah di bawah:

1. Klik Dokumen.

2. Navigasi invois yang anda ingin muat turun dan klik pada tajuk invois. Anda boleh

membuka Invois daripada semua laman, peti masuk tab, dihantar atau Invois.

3. Buka tab Fail di halaman invois.

4. Klik ikon lampiran untuk memuat turun.


Cara untuk mencari invois

Selepas anda log masuk di halaman Basware Portal anda boleh mengakses dokumen tab untuk melihat

senarai Invois yang telah anda hantar atau buat menggunakan Basware portal.

Anda boleh melihat status terakhir masa dikemaskini dan jika anda ingin mencari dokumen tertentu anda

boleh menaip nombor/ kata kunci diruang carian.

kit pembekal - kone.com · apabila mengikuti arahan ini, kone akan menerima invois dalam format...

Documents