file · web viewkata pengantar. assalamu alaikum, wr. wb. puji syukur kita panjatkan...

Laporan Kerja PraktekTeknik Industri Jurusan Mesin Fakultas Teknik

Universitas Hasanuddin

KATA PENGANTAR

Assalamu alaikum, wr. wb.

Puji Syukur kita panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya, serta senantiasa memberikan kesehatan, kemampuan dan kekuatan kepada penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan penyusunan laporan ini dengan tepat waktu.

Penulisan laporan ini “Peranan Audit Internal Terhadap Penerapan Integrated Management System pada PT Semen Tonasa” bertujuan untuk mengetahui pentingnya proses audit internal dalam rangka penerapan Integrated Management System pada PT Semen Tonasa. Selain itu, penyusunan laporan ini merupakan salah satu dari mata kuliah yang mengharuskan penulis mengaplikasikan ilmunya di dunia kerja sebagai syarat menyelesaikan studi di Universitas hasanuddin.

Penulis menyadari bahwa dalam penulisan laporan ini tidak terlepas dari bantuan berbagai pihak mulai dari tahap persiapan, pelaksanaan, dan penyusunan laporan ini. Oleh karena itu, penulis ingin mengucapkan banyak terima kasih kepada pihal-pihak berikut :

1. Kedua orang tua kami2. Sebagai Dekan Fakultas Teknik Universitas Hasanuddin.3. Bapak Amrin Rapi, ST. MT sebagai Ketua Jurusan Mesin Fakultas Teknik

Universitas Hasanuddin.4. Retnari Dian Mudiastuti, ST.Msi sebagai Ketua Program Studi Industri Jurusan

Mesin Fakultas Teknik Universitas Hasanuddin.5. Ibu Nilda, ST.MIT sebagai pembimbing kerja praktek kami.6. Ibu Surya dan seluruh staf Jurusan Mesin Fakultas Teknik Universitas Hasanuddin7. Karyawan Tonasa di bagian Pendidikan dan Pelatihan (DIKLAT) khususnya Ibu Ir.

Hj. Susi Sudarsih, Bapak Anwar Palindungi, S.Sos dan Bapak Nababan, terima kasih

atas bantuannya dalam pengeluaran surat permohonan unit kerja.

8. Ibu Ir.Magdalena Samule, MM sebagai Karo. Sisperman

9. Bapak Ir. Rustam sebagai Kasi. Improv. Sistem sekaligus sebagai pembimbing kami

di perusahaan

10. Bapak Andi Rahmat (Kasi. Evaluasi KPI), Bapak Tio, Bapak Ahmad, Bapak Zakkir11. Bapak Ridwan Effendi, Bapak Syaifullah, Bapak Yamin, Bapak Hardoyo, Bapak

Anwar, Bapak Tomo serta seluruh karyawan di Dept. Produksi Bahan Baku12. Bapak Yos, Bapak Ashari serta segenap karyawan di Dept. Produksi Terak dan

Produksi Semen

Iqbal Ismail (D22107031) Iqrimah Nawalsari (D22107025)



13. Ibu Debora yang membantu kami dalam proses peminjaman buku di perpustakaan umum Semen Tonasa

14. Tman-teman kami khususnya angkatan 2007 Fakultas Teknik Jurusan Teknik Mesin

Universitas Hasanuddin.Terima kasih atas dukungan dan doanya.

15. Serta semua pihak yang tidak disebutkan satu-satu pada lampiran ucapan terima

kasih dalam laporan ini.

Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan laporan ini masih ada kekurangan di

dalamnya sebab sebagai manusia biasa tentu saja tidak luput dari kesalahan. Oleh karena

itu, kami mengharapkan kritik dan saran yang membangun dari berbagai pihak yang

dapat digunakan untuk menyempurnakan laporan selanjutnya.

Wassalamu alaikum wr. wb.

Tonasa, 2010

Penulis

BAB I




PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Dunia usaha yang semakin berkembang dengan pesatnya pada setiap

perusahaan, baik yang bergerak dibidang jasa, perdagangan maupun manufaktur

selalu berhadapan dengan masalah-masalah pengelolaan perusahaan. Agar

perusahaan dapat bertahan dan berkembang dengan baik, diperlukan upaya

penyelamatan dan penyempurnaan yang meliputi produktivitas, efisiensi serta

efektifitas pencapaian tujuan perusahaan.

Seiring dengan semakin berkembangnya perusahaan, maka kegiatan dan

masalah yang dihadapi perusahaan akan semakin kompleks sehingga semakin sulit

untuk mengawasi seluruh kegiatan dan operasi perusahaan, dimana semakin besar

kemungkinan untuk terjadinya penyimpangan-penyimpangan, kecurangan dan

ketidakpatuhan. Masalah-masalah internal yang muncul dalam organisasi sebagian

merupakan tanda bahwa fungsi di dalam lembaga tidak dilaksanakan secara sehat.

Mengatasi hal ini, salah satu fungsi yang harus diberdayakan secara konsisten adalah

fungsi pengawasan yang dapat memicu terlaksananya pengendalian resiko

manajemen, sistem pengendalian dan penataatan manajemen yang sehat untuk

mendorong kesinambungan dan kelangsungan hidup usaha.

Dalam pelaksanaan pengendalian dapat dilakukan secara langsung oleh

anggota perusahaan dan dapat pula dilakukan oleh suatu departemen audit internal.

Pihak manajemen dapat membentuk suatu departemen audit internal yang diberi

wewenang untuk melakukan pengawasan dan penilaian terhadap pengendalian intern

perusahaan. Struktur pengendalian intern dimaksudkan untuk melindungi harta milik

perusahaan, meningkatkan efisiensi usaha dan mendorong terjadinya kebijaksanaan

manajemen yang telah digariskan.

Proses audit internal tersebut juga terjadi pada perusahaan semen terbesar di

Kawasan Timur Indonesia, PT Semen Tonasa. Proses audit internal, khususnya audit

internal sistem manajemen perusahaan PT Semen Tonasa diharapkan dapat

membantu perusahaan untuk meningkatkan efisiensi sesuai dengan kebijakan sistem

manajemen perusahaan yang terintegrasi (Integrated Management System.)




Uraian singkat di atas menjadi dasar dari penulis untu mengkaji lebih jauh

mengenai “Peranan Audit Internal Terhadap Penerapan Integrated

Management System pada PT Semen Tonasa”.

1.2 Rumusan Masalah

Adapun rumusan masalah pada Kerja Praktek ini adalah Peranan Audit

Internal Terhadap Penerapan Integrated Management System pada PT Semen

Tonasa.

1.3 Tujuan

1.3.1 Tujuan Umum

1. Mewujudkan kerja sama yang baik dalam bidang pengembangan teknologi

antara pihak perusahaan PT. Semen Tonasa dengan pihak lembaga

pendidikan dalam hal ini Universitas Hasanuddin Makassar.

2. Mahasiswa dapat menerapkan pengetahuan yang telah didapatkannya

dengan kegiatan yang ada diperusahaan.

3. Mahasiswa dapat memperoleh pengetahuan tambahan dengan aplikasi

langsung di lapangan.

4. Mahasiswa dapat membandingkan teori yang diterima di perguruan tinggi

dengan kenyataan di perusahaan.

5. Memperoleh nilai tambah dan pengetahuan dalam teknologi industri.

1.3.2 Tujuan Khusus

1. Mengetahui Sistem Manajemen yang diterapkan PT SEMEN TONASA

2. Mengetahui proses produksi

3. Mengetahui upaya-upaya yang dilakukan PT Semen Tonasa dalam

perbaikan Sistem Manajemen Semen Tonasa (SMST)

4. Memenuhi salah satu kurikulum Jurusan Mesin Fakultas Teknik Universitas

Hasanuddin.




1.4 Metodologi Analisa

Agar tercapainya sistematika dari analisis maka metode kerja praktek yang

dilakukan yaitu sebagai berikut:

1. Studi literatur, yakni pengumpulan data dan keterangan yang diperoleh melalui

buku-buku, tulisan-tulisan lain, data-data di departemen Produksi, Litbang

Manajemen, dan hal-hal lain yang berhubungan dengan kerja praktek

2. Studi lapangan, yakni pengumpulan data dan keterangan yang diperoleh di

lapangan kerja.

3. Wawancara (interview), yakni pengumpulan data dan keterangan melalui tanya

jawab dengan pihak yang mengetahui mengenai sistem manajemen khususnya

pada biro Sistem dan Manajemen Perusahaan dan Departemen Produksi Semen.

1.5 Waktu Pelaksanaan

Kerja praktek ini dilaksanakan mulai dari tanggal 02 Agustus 2010 s.d 31

Agustus 2010 pada Departemen Litbang Manajemen dan Departemen Produksi

Semen.

1.6 Bidang Bahasan Kegiatan

Bidang bahasan kegiatan kerja praktek yang dilakukan pada PT. Semen

Tonasa adalah bidang bahasan mengenai Peranan Audit Internal Terhadap

Penerapan Integrated Management System pada PT Semen Tonasa

1.7 Sistematika Penulisan

Dalam penulisan laporan dibutuhkan sistematika penulisan yang benar agar

pihak yang membacanya dapat memahami isi dari laporan ini. Adapun sistematika

penyusunan laporan yang dimaksud adalah sebagai berikut :

Bab I Pendahuluan




Membahas mengenai latar belakang masalah, maksud dan tujuan penulisan, batasan

masalah, metode pelaksanaan Kerja Praktek dan sistematika penulisan.

Bab II Tinjauan Umum Perusahaan

Membahas tentang sejarah PT. Semen Tonasa.fasilitas produksi PT Semen

Tonasa,status perusahaan visi dan misi PT. Semen Tonasa, sistem manajemen

Semen Tonasa sasaran perusahaan,struktur organisasi perusahaan.

Bab III Tinjauan Pustaka

Membahas tentang sistem manajemen secara umum

Bab IV Peranan Audit Internal Terhadap Penerapan Integrated Management

System pada PT Semen Tonasa

Membahas tentang proses audit internal yang terinetgrasi yang dilakukan oleh PT

Semen Tonasa

Bab V Penutup

Membahas mengenai kesimpulan dan saran.




BAB II

TINJAUAN UMUM PERUSAHAAN

2.1 Sejarah

PT. Semen Tonasa (Persero) mulai didirikan berdasarkan Tap MPRS RI

No.II/MPRS/1960, tanggal 05 Desember 1960 tentang pola pembangunan Nasional

Semesta berencana tahapan 1961-1969.

Di dalam Tap MPRS tersebut membahas mengenai pola proyek bidang

produksi industri golongan AI 1953 No. 54 yang mencantumkan rencana untuk

mendirikan pabrik semen di Sulawesi Selatan dengan hasil produksi 375.000

ton/tahun. Tujuan mendirikan pabrik semen tersebut dimaksudkan untuk mensuplai

semen untuk pembangunan Kawasan

1. Pabrik Semen Tonasa I

Pabrik Semen Tonasa I berlokasi di desa Tonasa Kecamatan Balocci

Kabupaten Pangkajene Kepulauan Propinsi Sulawesi Selatan. Letaknya kurang

lebih 60 km sebelah utara Kota Makassar dan didirikan berdasarkan Tap. MPRS

RI No.II/MPRS/1960 tanggal 5 Desember 1960.

Survei bahan baku untuk keperluan pabrik dilaksanakan oleh tim

Technoexport Cekoslowakia berdasarkan kontrak yang ditandatangani di Jakarta

pada tanggal 13 Juni 1960. Pada survei ini, Team Technoexport Cekoslowakia

dibantu oleh Lembaga Geologi Bandung dalam hal pengeboran dan pengambilan

sampel bahan baku yang berlangsung antara tanggal 8 Agustus 1960 sampai 5

Mei 1961. Sedang analisa sampel bahan baku tersebut dilakukan oleh Balai

Penelitian Kimia Ujung Pandang.

Berdasarkan hasil survei bahan baku tersebut, Bank Industri Negara

Jakarta, Bakit Jakarta dan Biro Industrial Departemen Perindustrian Dasar

Pertambangan, menyusun studi kelayakan pendirian pabrik PT. Semen Tonasa.

Dalam studi kelayakan tersebut disimpulkan bahwa kapasitas produksi Semen

Tonasa adalah 350 ton terak per hari atau 110.000 ton semen Portland type I per

tahun. Proses yang digunakan adalah proses basah dengan bahan bakar Bunker-C

oil. Penyusunan studi kelayakan selesai pada tahun 1962.




Jumlah investasi proyek adalah sebesar Rp. 3,1 milyar atau USD 10,098

juta (1 USD = Rp. 307) yang terdiri dari valuta asing sebesar USD = 6,515 juta,

dan biaya lokal sebesar Rp. 1,1 milyar.

Adapun biaya valuta asing diperoleh dari bantuan pemerintah

Cekoslowakia. Bantuan ini disampaikan kepada pemerintah Indonesia berupa

mesin-mesin pabrik, alat-alat kerja, alat-alat berat, serta perangkat lunak berupa

perencanaan/design dan supervisi untuk konstruksi, pemasangan mesin/ listrik

sampai mesin masa operasi percobaan.

Pelaksanaan pembangunan yang dimulai bulan Juni 1962, sepenuhnya

dilaksanakan oleh Proyek Semen Tonasa dan dibantu oleh kontraktor lokal untuk

semua jenis pekerjaan. Pada tanggal 2 November 1968, pembangunan pabrik

selesai dilaksanakan dan pabrik diresmikan oleh Menteri Perindustrian, M. Yusuf.

Sesudah operasi selama 16 tahun, ternyata pabrik Semen Tonasa I yang

menggunakan proses basah tidak lagi mampu untuk diteruskan beroperasi secara

ekonomis akibat terjadinya beberapa kali kenaikan bahan bakar minyak. Di

samping itu, adanya pabrik Semen Tonasa II dan mulai beroperasinya pabrik

Semen Tonasa III pada tahun 1984, menyebabkan kebutuhan semen di wilayah

pemasaran PT Semen Tonasa masih dapat disuplai oleh pabrik Semen Tonasa II

dan Tonasa III tersebut.

Oleh karena itu, pada bulan November 1984 diputuskan untuk

menghentikan sementara Semen Tonasa I sambil meneliti kemungkinan

pemanfaatan lebih lanjut.

2. Pabrik Semen Tonasa II

Pabrik Semen Tonasa II yang berlokasi di Desa Mangilu, Kecamatan

Bungoro, Kabupaten Pangkep, Propinsi Sulawesi Selatan, 25 Km di Sebelah

Utara Pabrik Semen Tonasa I, yang didirikan berdasarkan persetujuan Bappenas

No.023/XL-LC/B.V/76 dan No.285/D.I/IX/76 tanggal 2 September 1976.

Survei bahan baku dilakukan Dyckerhoff Engineering dari Jerman Barat,

dibantu oleh kontraktor dalam negeri yang bekerja sama dengna Direktorat

geologi Bandung. Berdasrakan hasil survei Dyckerhoff Engineering maka

disusunlah studi kelayakan pendirian Pabrik Semen Tonasa II. Dalam studi




kelayakan tersebut disimpulkan bahwa kapasitas produksi Semen Tonasa II

adalah 1.650 ton terak/hari atau 510.000 ton semen Portland tipe I/tahun dengan

kemungkinan perluasan lebih lanjut. Peroses yang digunakan adalah proses kering

dengan bahan bakar minyak buncker-C oil. Pelaksanaan akhir tahun 1976-1979.

Jumlah investasi yang digunakan untuk membiayai pembangunan pabrik

Semen Tonasa II adalah sebesar Rp. 53,18 milyar terdiri dari Can$ 127.525 (1

Can$=Rp.417), terdiri dari valuta asing sebesar Can$ 83,6 juta dan biaya lokal

sebesar 18,307 milyar. Adapun biaya valuta asing tersebut diperoleh dari bantuan

kredit ekspor pemerintah Canada.

Proyek pembangunan pabrik Semen Tonasa II secara resmi dimulai

tanggal 20 Oktober 1976. Perencanaan dan pembangunan pabrik dilakukan oleh

Countinho Caro & Co dari Jerman Barat bersama Swan Wooster Canada, secara

Fized Fee, berdasarkan perencanaan dasar yang dibuka oleh Dyckerhoff

Engineering. Mesin-mesin utama pabrik dan sebagian besar bahan konstruksi

untuk pekerjaan sipil didatangkan dari Canada. Dalam pengawasan seluruh

proyek, baik dalam pemasangan mesin-mesin utama maupun dalam pelaksanaan

konstruksi sipil, PT. Semen Tonasa dibantu oleh Dyckerhoff Engineering.

Sedangkan yang menyangkut masalah hukum, PT. Semen Tonasa dibantu oleh

Konsultan Hukum Delson dan Gordon dari Amerika Serikat.

Pada tanggal 15 Desember 1979, pembangunan Pabrik Semen Tonasa II

selesai dan diresmikan oleh Bapak Presiden Soeharto pada tanggal 28 Februari

1980.

3. Pabrik Semen Tonasa III

Pabrik Semen Tonasa III yang berlokasi di tempat yang sama dengan

Pabrik Semen Tonasa II, dibangun berdasarkan persetujuan Bappenas:

No.32/EXC-LC/B.V/1981 dan No.2177/WK/10/1981 tanggal 30 Oktober 1981.

Survei bahan baku tidak dilaksanakan lagi karena lokasi yang sama dan

telah dilakukan pada saat survei bahan baku Semen Tonasa II, sedangkan studi

kelayakan masih tetap dilakukan Dyckerhoff Engineering.

Dalam studi tersebut disimpulkan bahwa kapasitas produksi pabrik Semen

Tonasa III adalah 1900 ton terak/hari atau 590000 ton Semen Portland Tipe




I/tahun. Proses yang digunakan adalah proses kering dengan bahan bakar minyak

buncker-C pada tahap uji dan saat operasi komersial menggunakan batu bara.

Jumlah investasi sebesar Rp. 98.807 milyar atau DM.343 juta (1 DM

=Rp.288), terdiri dari biaya valuta asing sebesar DM.204 juta dan biaya lokal

sebesar Rp.40.055 milyar. Adapun biaya valuta asing tersebut sebagian besar

bantuan kredit ekspor Pemerintah Jerman Barat. Proyek pembangunan pabrik

Semen Tonasa III dimulai pada tanggal 9 Januari 1082. Perencanaan dan

Pembangunan dilakukan oleh Countinho Caro & Co, Jerman Barat secara Lump

Sum Contrct Price (Turn Key).

Mesin-mesin pabrik seluruhnya didatangkan dari Jerman. Dalam

pengawasan seluruh proyek baik pemasangan mesin-mesin utama maupun

pelaksanaan konstruksi sipil, PT. Semen Tonasa dibantu oleh Dyckerhoff

Engineering. Sedangkan menyangkut masalah hukum, dibantu oleh Konsultan

Hukum Delson dan Gordon dari Amerika Serikat.

Pada tanggal 3 April 1985 Pabrik Semen Tonasa III selesai dan

diresmikan oleh Bapak Presiden Soeharto didampingi Perdana Menteri LeeKwan

Yew dari Singapura.

4. Pabrik Semen Tonasa IV

Perluasan Pabrik Semen Tonasa tidak berhenti hanya pada Semen Tonasa

II dan III yang telah berkapasitas total 1.180.000 ton/tahun. Untuk menunjang laju

pembangunan nasional, Semen Tonasa yang memiliki bahan baku yang cukup

serta dukungan pemerintah kepada perusahaan milik negara ini, maka

didirikanlah pabrik Semen Tonasa IV berdasarkan SK. Menteri Perindustrian

No.82/MPP.IX/1990 tanggal 2 Oktober 1990, dan SK. Menteri Keuangan RI

No.9.1549/MK.013/1990 tanggal 29 November 1990.

Pabrik Semen Tonasa Unit IV dibangun pada lokasi sama dengan Tonasa

II dan III, dengan kapasitas yang lebih besar yaitu 2.300.000 ton/tahun dengan

menggunakan teknologi canggih yaitu Digital Control System (DCS) dalam

proses pengendalian operasional.




Dengan demikian PT. Semen Tonasa memiliki pabrik semen dengan total

kapasitas terpasang sebesar 3.480.000 ton/tahun. Pabrik Tonasa Unit IV

diresmikan oleh Presiden Soeharto pada tanggal 10 September 1996.

Tonasa Unit IV dikerjakan secara Swakelola oleh PT Semen Tonasa

dibantu oleh PT Rekayasa Industri sebagai konsultan.

2.1.1 Konsolidasi Dengan PT. Semen Gresik (Persero) Tbk

Sebelum konsolidasi dengan PT. Semen Gresik (Persero) Tbk,

pemegang saham PT. Semen Tonasa adalah Pemerintah Republik Indonesia.

Konsolidasi dengan Semen Gresik (Persero) Tbk dilaksanakan pada tanggal 15

September 1995 dan kemudian sesuai dengan keputusan RUPSLB pada

tanggal 13 Mei 1997, 500 lembar saham portepel dijual kepada koperasi

Karyawan Semen Tonasa (KKST), sehingga pemegang saham PT. Semen

Tonasa saat ini adalah PT. Semen Gresik (Persero) Tbk yaitu sebesar 99,9998

% dan Koperasi Karyawan Semen Tonasa yaitu sebesar 0,0002%.

2.1.2 Pembangunan Sarana Penunjang

Untuk membantu kelancaran operasi produksi dan pemasaran Semen

Tonasa di Kawasan Timur Indonesia, maka pada tahun 1995 PT. Semen

Tonasa mulai membangun unit pengantongan semen atau terminal Packing

Plant di beberapa daerah pelabuhan di Indonesia Bagian Tengah dan Indonesia

Bagian Timur, antara lain:

1. Packing Plant Bitung (Sulawesi Utara)

2. Packing Plant Makassar (Sulawesi Selatan)

3. Packing Plant Ambon (Maluku)

4. Packing Plant Celukang Bawang (Bali)

5. Packing Plant Samarinda (Kalimantan Timur)

6. Packing Plant Banjamasin (Kalimantan Selatan)

7. Packing Plant Palu (Sulawesi Tengah)





P.Plant BitungKapasitas 300.000 ton/thn

P.Plant MakassarKapasitas 600.000 ton/thn

P.Plant BaliKapasitas 600.000 ton/thn

P.Plant AmbonKapasitas 300.000 ton/thn

P.Plant BanjarmasinKapasitas 300.000 ton/thn

P.Plant PaluKapasitas 150.000 ton/thn

P.Plant BanjarmasinKapasitas 300.000 ton/thn



Dengan adanya unit pengantongan semen di daerah, hambatan

pemasaran PT Semen Tonasa seperti keterlambatan pengiriman semen dapat

diatasi dengan baik. Di samping itu, PT Semen Tonasa juga membangun

pembangkit listrik tenaga uap atau Boiler Turbine Generator (BTG) di

Pelabuhan Biringkassi dengan kapasitas 2x25 MW yang dikerjakan oleh

Chenda Chemical Engineering Corporation of China (CC E CC).

2.1.3 Pelabuhan Khusus Biringkassi

Pelabuhan Khusus Biringkassi yang berjarak 17 km dari lokasi pabrik

dibangun sendiri oleh PT Semen Tonasa. Pelabuhan ini berfungsi sebagai

jaringan distribusi antar pulau maupun ekspor dan dapat disandari kapal

dengan muatan di atas 17.500 ton. Pelabuhan ini juga digunakan untuk

bongkar muat barang-barang kebutuhan pabrik seperti : batu bara, gypsum,

slag, kertas kraf, suku cadang, dan lain-lain. Untuk kelancaran operasi,

pelabuhan ini dilengkapi dengan rambu-rambu laut dan moringbuoy.

Pelabuhan Biringkassi dilengkapi 5 (lima) unit packer dengan kapasitas

masing-masing 100 ton per jam serta 7 unit shop loader, 4 unit digunakan

untuk pengisian semen zak dengan kapasitas masing-masing 100-200 ton per

jam, atau sekitar 4000 ton per hari, 3 unit lainnya digunakan untuk pengisian

semen curah dengan kapasitas masing-masing 500 ton perjam atau 6000 ton

per hari.

Panjang dermaga Pelabuhan sekitar 2 kilometer diukur dari garis pantai

ke laut sedangkan panjang dermaga untuk standar kapal adalah : Dermaga I

sebelah utara 429 kilometer dengan kedalaman 10,5 meter (LWL), sebelah

selatan 445,50 meter dengan kedalaman 7,5 meter (LWL). Dermaga II adalah

65 meter dengan kedalaman 5 meter (LWL).




2.1.4 Status Perusahaan

Pada awal dimulainya konstruksi perusahaan ini masih dalam status

“proyek” di lingkungan Departemen Perindustrian Dasar dan Pertambangan

yang berlangsung dari tahun 1963 hingga tahun 1968. Dan dengan selesainya

pembangunan dan mulai beroperasinya Pabrik Semen Tonasa I status proyek

ditingkatkan menjadi “pabrik”. Status pabrik ini berlangsung hingga tahun

1971.

Setelah menunjukkan hasil yang dicapai baik, maka status pabrik

ditingkatkan menjadi “Perusahaan Umum (Perum)” berdasarkan peraturan

pemerintah No.54 tahun 1969 dan berlangsung hingga tahun 1976.

Kemudian berubah menjadi PT Persero berdasarkan Peraturan

Pemerintah No. 1 tahun 1975 dan berlangsung hingga sekarang. Untuk

menunjukkan Effisiensi dan Effektivitas perusahaan perseroan serta

memberikan kesempatan kepada masyarakat untuk turut serta dalam

kepemilikan saham-saham perusahaan, maka PT Semen Tonasa telah

menjajaki keikutsertaannya dalam peraturan pemerintah RI No. 55 tahun 1990

tentang perusahaan perseroan yang menjual sahamnya kepada masyarakat

melalui pasar modal (Go Public).

2.2 Sistem Manajemen Semen Tonasa

Dalam upaya mewujudkan visi dan misi, sistem manajemen perusahaan yang

terintegrasi dan terpadu menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001, Sistem

Manajemen Lingkungan ISO 14001 dan Sistem Manajemen Keselamatan dan

Kesehatan Kerja (SMK3/OHSAS) yang disebut sebagai Sistem Manajemen Semen

Tonasa.

Sistem Manajemen Mutu

Lebih dari satu dekade, perusahaan menerapkan Sistem Manajemen Mutu

baru ISO 9001:2008. Jaminan mutu dan kepuasan konsumen merupakan komitmen

manajemen dalam menghadapi persaingan yang ketat dengan produsen semen

lainnya. Pemenuhan komitmen tersebut terwujud dalam upaya pemenuhan kualitas




produk sesuai permintaan konsumen dan penyerahan produk yang tepat waktu

dengan harga yang bersaing.

Upaya tersebut diwujudkan dengan penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO

9001:2000 yang selanjutnya di upgrade menjadi ISO 9001:2008.

Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja

Perseroan menyadari bahwa tenaga kerja merupakan bagian dari stakeholders

yang tidak dapat dipisahkan keberadaannya dalam suatu perusahaan. Megingat

pentingnya tenaga kerja dalam kelangsungan usaha, maka kondisi keselamatan

karyawan harus dijamin. Hal ini sudah menjadi komitmen Manajemen Perseroan

untuk menciptakan lingkungan kerja yang aman, sehat, sejahterah bebas dari

kecelakaan dan pencemaran lingkungan serta penyakit akibat kerja.

Untuk mewujudkan komitmen tersebut, sejak tahun 2000 Perseroan telah

menetapkan bagian dari penerapan sistem manajemen keselamatan kerja. Penerapan

sistem manajemen ini diwujudkan melalui pemberian sertifikat audit dari

Kementrian Tenaga Kerja Republik Indonesi dengan predikat tertinggi “Bendera

Emas” sejak Januari 2004.

Sistem Manajeman Lingkungan

Perlindungan lingkungan merupakan kebijakan manajemen dalam upaya

menjamin pembangunan yang berlanjutan. Pengelolaan dan pemantauan lingkungan

secara terus menerus dilaksanakan oleh Perseroan bekerjasama dengan institusi luar

yang terkait.

Kesadaran akan pentingnya pengelolaan lingkungan telah dimulai sejak

berdirinya Pabrik Perseroan dan senantiasa dikembangkan dan disempurnakan. Salah

satu upaya pengelolaan lingkungan adalah dilakukannya “update” penerapan sistem

manajemen lingkungan ISO 14001 dari versi 2004 dan dinyatakan sesuai oleh Badan

Sertfikasi Internasional.

Komitmen manajemen Lingkungan adalah “Menjadi produsen yang ramah

lingkungan” yang diwujudkan melalui pemenuhan persyaratan peraturan yang

berlaku; meminasi dampak negatif dari produsen dan produk yang dihasilkan;

pelaksanaan program efisinsi pemakaian sumber daya alam dan energi;




melaksanakan kehiatan konservasi lahan bekas tambang; serta membina hubungan

harmonis dengan masyarakat sekitar dan pemerintah daerah. Keberhasilan ini

dibuktikan dengan diperolehnya penghargaan dari pemerintah pada program

“PROPER” dengan predikat baik “BIRU”.

2.3 Tanggung Jawab Sosial (CSR)

Sebagai koperasi yang beroperasi dan berkembang di tengah masyarakat,

Perseroan turut bertanggungjawab dalam upaya memajukan usaha masyarakat

sekitar terutama bagi yang belum cukup modal dan keahlian. Upaya yang dilakukan

diantaranya adalah memberikan pelatihan teknis dan bantuan kemitraan bagi

koperasi dan pengusaha kecil agar mereka dapat menjalankan usahanya secara lebih

baik dan profesional. Hingga tahun 2005, Perseroan telah menjadi mitra sekitar

2.975 usaha kecil dan 315 koperasi di Sulawesi Selatan.

Kepedulian sosial diwujudkan melalui pemberian beasiswa kepada anak

didik SD, SMP, SMU dan mahasiswa yang berprestasi dari keluarga yang kurang

mampu, palatihan untuk peningkatan keterampilan atau kualitas SDM, perbaikan

sarana umum berupa sarana pendidikan, pembangunan rumah ibadah, dan sarana

sosial lainnya, pengobatan massal secara periodik, bantuan kepada masyarakat yang

tertimpa bancana alam, dan lain-lain. Perseroan juga melakukan kegiatan donor

darah dari karyawan, pemberian hewan kurban kepada kaum dhuafa.

Dengan upaya-upaya ini, perseroan berkeinginan untuk membentuk sumber

daya manusia yang berkualitas dan memilikin rasa tanggung jawab sosial dan

kepedulian yang tinggi.

Program Kemitraan

Program kemitraan telah dilaksanakan sejak tahun 1287, dengan

menyalurkan dana hasil penyertaan pemerintah berupa pinjaman modal/investasi

kepada pengusaha kecil dan koperasi di wilayah kabupaten Pangkep dan sekitarnya

di wilayah Sulawesi Selatan.Melalui program kemitraan, perseroan memberikan

bantuan kredit lunak kepada pengusaha kecil dan koperasi sebagai modal usaha dan

investasi serta bantuan hibah untuk meningkatkan keterampilan, pengetahuan

manajerial dan promosi pemasaran/pameran perusahaan. Dengan program kemitraan




ini diharapkan pengusaha kecil dan koperasi dapat hidup secara mandiri dan

tangguh. Sampai dengan tahun 2007 telah dikucurkan dana pinjaman mitra binaan

sebesar Rp. 24,7 milyar, hibah sebesar Rp. 2,8 milyar dan penyertaan Rp. 1,6

milyar kepada 3.961 mitra binaan.

Program Bina Lingkungan

Program Bina Lingkungan juga dilakukan dengan tujuan pemberdayaan

kondisi sosial masyarakat di sekitar pabrik (kabupaten Pangkep dan di luar

kabupaten pangkep) terutama yang bersentuhan langsung dengan dampak

lingkungan fisik yang timbul dari operasional perseroan. Obyek bantuan bina

lingkungan meliputi pengingkatan kualitas kesehatan masyarakat, pengembangan

prasarana dan sarana masyarakat seperti jalan, sarana ibadah serta bantuan pompa air

untuk pengairan sawah disekitar pabrik serta kegiatan melelestarikan lingkungan.

Selama tahun 2007 perseroan mengeluarkan Rp. 1,1 milyar untuk berbagai

program pemberdayaan kondisi sosial masyarakat yang antara lain meliputi bantuan

dana untuk :

Korban musibah bencana alam (4,8%)

Peningkatan pendidikan dan pelatihan (27,7%

Pelayanan Kesehatan (25,4%)

Pengembangan sarana dan prasarana (12,4%

Sarana ibadah (23,1%)

Pelestarian lingkungan (6,6%)

2.4 Produk

Produk yang dihasilkan PT. Semen Tonasa antara lain:

1. Semen Portland Type 1

a. Semen Portland jenis I adalah semen hidrolis yang dibuat dengan menggiling

klinker semen dan gypsum. Semen Portland Jenis I produksi perseroan

memenuhi persyaratan SNI No. 15-2049-2004 Jenis I dan ASTM C150-2004

tipe I.




b. Semen jenis ini digunakan untuk bangunan umum dengan kekuatan tekanan

yang tinggi (tidak memerlukan persyaratan khusus) seperti: bangunan

bertingkat tinggi, perumahan, jembatan dan jalan raya, landasan bandar udara,

beton pratekan, bendungan/ saluran irigasi, elemen bangunan seperti genteng,

hollow, brick/batako, paving block, buis beton, roster dan lain-lain.

(Gambar : semen Portland Type 1)

2. Semen Portland Komposit

a. Semen Portland Komposit produksi PT Semen Tonasa memenuhi persyaratan

SNI 15-7064-2004. Kegunaan semen jenis ini diperuntukkan untuk konstruksi

beton umum, pasangan batu bata, plesteran dan acian, selokan, jalan, pagar

dinding, pembuatan elemen bangunan khusus seperti beton pracetak, beton

pratekan, panel beton, bata beton (paving block) dan sebagainya.

b. Semen Portland Komposit adalah bahan pengikat hidrolis hasil penggilingan

bersama terak semen Portland dan gypsum dengan satu atau lebih bahan

anorganik, atau hasil pencampuran bubuk semen Portland dengan bubuk bahan

anorganik, atau hasil pencampuran bubuk Semen Portland dengan bubuk

bahan anorganik lain.

(Gambar : Semen Portland Komposit)




3. Semen Portland Pozzolan

Semen Portland Pozzolan adalah semen hidrolis yang terdiri dari

campuran homogen antara semen Portland dan Pozzoland halus yang diproduksi

dengan menggiling klinker semen Portland dan Pozoland bersama-sama atau

mencampur secara rata bubuk semen Portland dan Pozzoland atau gabungan

antara meng-giling dan men-campur, dimana kadar pozzoland 15% - 40% massa

Semen Portland Pozzolan.

Semen Potland Pozzolan produksi perseroan memenuhi persyaratan SNI

15-0302-2004 type IP-U. Kegunaan: bangunan bertingkat (2-3 lantai), konstruksi

beton umum, konstruksi beton massa seperti pondasi plat penuh dan ben-dungan,

konstruksi bangunan di daerah pantai, tanah berair (rawa) dan bangunan di

lingkungan garam sulfat yang agresif, serta konstruksi bangunan yang

memerlukan kekedapan tinggi seperti bangunan sanitasi, bangunan perairan, dan

penampungan air.

2.5 Visi, Misi, dan Sasaran Perusahaan

1. Visi PT. Semen Tonasa

Menjadi perusahaan persemenan terkemuka di Asia dengan tingkat efisiensi

tinggi.

2. Misi PT. Semen Tonasa

a. Meningkatkan nilai perusahaan sesuai keinginan stakeholder.

b. Memproduksi semen untuk memenuhi kebutuhan konsumen dengan kualitas

dan harga bersaing serta penyerahan tepat waktu.

c. Senantiasa berupaya melakukan improvement di segala bidang guna

meningkatkan daya saing di pasar dan EBITDA MARGIN perusahaan.

d. Membangun lingkungan kerja yang mampu membangkitkan motivasi

karyawan untuk bekerja secara professional.




3. Sasaran Perusahaan

Untuk mencapai misi tersebut, maka perusahaan mengadakan analisa dan

menetapan sasaran-sasaran antara lain:

1. Sasaran Jangka Pendek

a. Peningkatan kualitas Sumber Daya Manusia serta kondisi teknis dan

keuangan perusahaan.

b. Stabilitas pasokan harga semen dalam menjung pembangunan pada unit

pemasaran, produksi serta peningkatan pelayanan kepada konsumen.

c. Berpartisipasi dalam program eksport non migas dengan mengeksport hasil

produksi semen pada setiap konsumen luar negeri.

d. Membantu pengembangan usaha keterkaitan dalam rangka peningkatan

penggunaan hasil produksi dalam negeri dalam negeri untuk pertumbuhan

sektor industri hulu dan hilir khususnya industri kecil, golongan ekonomi

lemah dn pertumbuhan ekonomi lainnya.

2. Sasaran Jangka Panjang

a. Peningkatan secara terus-menerus kemampuan Sumber Daya Manusia,

kemampuan teknik dan keuangan perusahaan.

b. Peningkatan kapasitas produksi secara ekonomis untuk mengikuti

perkembangan kebutuhan semen khususnya di wilayah pemasaran baik

dalam maupun luar negeri.

c. Peningkatan usaha keterkaitan yang lebih luas untuk pengembangan

industri dan ekonomi lainnya.


DIREKTUR UTAMA

DIREKTUR LITBANG & OPERASIONAL

DEPARTEMEN LITBANGMEN/MR

DEPARTEMEN LITBANGTEK

DEPARTEMEN PP PERSEDIAAN

PROYEK TONASA V

DIREKTUR PEMASARAN

DEPARTEMEN PEMASARAN

DEPARTEMEN DISTRIBUSI

DEPARTEMEN SKAI

DIREKTUR KEUANGAN

DEPARTEMEN TREASURY

DEPARTEMEN AKUNTANSI

DEPARTEMEN SDM

DEPARTEMEN SEKPER

DIREKTUR PRODUKSI

DEPARTEMEN PRODUKSI BHN BAKU

DEPARTEMEN PRODUKSI TERAK

DEPARTEMEN TEKNIK & UTILITAS

DEPARTEMEN PRODUKSI SEMEN

STAF DIREKTUR UTAMA

STAF DIREKTUR LITBANG&OPR

STAF DIREKTUR PEMASARAN

BIRO SISTEM INFORMASI

STAF DIREKTUR PRODUKSI



2.5 Struktur Organisasi

2.5.1 Struktur Organisasi PT. Semen Tonasa




Adanya struktur organisasi yang baik merupakan salah satu syarat yang penting

agar perusahaan dapat berjalan baik. Suatu perusahaan akan berhasil mencapai prestasi

kerja yang efektif dari karyawan apabila terdapat sistem kerjasama yang baik, di mana

fungsi-fungsi dalam organisasi tersebut mempunyai tugas, wewenang, dan tanggung

jawab yang telah dinyatakan dan diuraikan secara jelas.

Stukur organisai perusahaan PT. Semen Tonasa mengikuti metode atau prinsip

organisasi dimana fungsi-fungsi di dalamnya telah dinyatakan dan diuraikan dengan

menekankan pada pembagian tugas, wewenang dan tanggung jawab secara jelas dan

tegas. Untuk lebih memahami kesatuan oarganisasi perusahaan sebaimana terlampir.

Sesuai dengan Anggaran Dasar perusahaan, PT.Semen Tonasa diurus dan

dipimpin oleh direksi yang terdiri dari seorang direktur utama dan tiga orang direktur.

Dalam melakukan tugasnya direksi diawasi oleh dewan komisaris dan direksi diangkat

oleh Rapat Umum Pemegang Saham. (RUPS), yang masing-masing untuk Jangka waktu

3 tahun bagi Dewan Komisaris dan 5 tahun bagi Direksi. Tugas dan wewenag dewan

komisaris dan direksi diatur dalam Anggaran Dasar Perusahaan. Manajemen PT.Semen

Tonasa menyusun unit organisasi sebagai berikut:

1. Dewan Direksi

Bertanggung jawab kepada dewan komisaris sebagai wakil pemegang saham.

Dewan Direksi terdiri atas:

a. Direktur Produksi

Di dalam menjaga kestabilan produk, tugas direktur produksi setiap harinya

meliputi:

1. Terselenggaranya kelancaran operasi Pabrik Unit I, Pabrik Unit II, Pabrik Unit

III, dan Pabrik Unit IV, yang meliputi pencapaian target produksi, pencapaian

mutu/kualitas produksi dan terlaksananya pemeliharaan masing-masing.

2. Terselengaranya pemeliharaan fasilitas yang meliputi perumahan karyawan,

gedung pabrik, gedung lainnya, pelabuhan khusus Biringkassi, dan lingkungan

hidup.




b. Direktur Penelitian Pengembangan (Litbang)

Dalam pengembangan perusahaan, tugas direktur litbang melaksanakan

kegiatan untuk merealisir tujuan perusahaan dengan baik. Tugas-tugas tersebut

meliputi:

a. Terselenggaranya semua aktifitas perencanaan dan pelaksanaan proyek-proyek

perluasan termasuk di dalamnya pengurusan sumber dana utuk pembiayaan

proyek-proyak dimaksud.

b. Penelitian terhadap efisiensi semua peralatan unit produksi yang ada dan yang

akan digunakan baik dalam unit-unit yang telah ada maupu dalam proyek-

proyek perluasan.

c. Direktur Pemasaran

Direktur Pemasaran bertugas membantu Direktur Utama dalam mengawasi

secara langsung pada dua departemen, yaitu:

1. Departemen Pemasaran

Departemen ini membawahi Biro Pemasaran Wilayah I, Biro Pemasaran

Wilayah II, Biro Pemasaran Wilayah III, dan Biro Perencanaan dan

Administrasi Pemasaran (PAP), yang dibantu oleh beberapa seksi.

2. Departemen Distribusi

Departemen ini membawahi Biro Distribusi I, Biro Distribusi II, dan

Biro Perencanaan dan Pengendalian Semen dan Kantong, serta Biro unit

Pengantongan dan dibantu oleh beberapa seksi.

d. Direktur Keuangan dan Komersil

Betanggung jawab atas semua aktivitas perusahaan. Tugas direktur

keuangan dan komersil adalah:

a. Pembuatan anggaran pendapatan oleh belanja perusahaan serta mengadakan

pengawasan atas pelaksanaan anggaran pendapatan dan belanja perusahaan

tersebut.




b. Menyusun pendistribusian hasil produksi semen dengan jalan menyusun srategi

pemasaran di seluruh daerah pemasaran termasuk pengangkutannya.

c. Merencanakan kegiatan pengadaan suku cadang bahan baku, bahan pembantu

dan mesin-mesin lainnya sebagai kelengakapan dalam kegiatan produksi.

e. Kepala Departemen/ Bidang

Tanggung jawab dan tugas dari masing-masing Kepala Departemen

(Kadep) yang terdapat dalam struktur organisasi PT. Semen Tonasa adalah:

a. Kadep Umum

Bertanggung jawab kepada Direktur Utama. Tugasnya mengelola dan

mengkoordinir bidang pelayanan umum, keamanan dan hukum.

b. Kadep Sumber Daya Manusia

Bertanggung jawab kepada Direktur Utama. Tugasnya mengelola dan

mengkoordinir bidang pengawasan finansial dan pengawasan operasional .

c. Kadep Satuan Pengawasan Intern

Bertanggung jawab kepada Direktur Utama. Tugasnya mengelolah dan

mengkoordinir bidang pengawasan finansial dan pengawasan operasional.

d. Kadep Administrasi Keuangan

Bertanggung jawab kepada direktur keuangan dan komersil. Tugasnya

mengelolah dan mengkoordinir bidang adminisrasi keuangan dan pengelolaan

data elektronik.

e. Kadep Niaga

Bertanggung jawab kepada direktur keuangan dan komersil. Tugasnya

mengelolah dan mengkoordinir bidang pemasaran, pengadaan dan gudang.

f. Kadep Operasi

Bertnggung jawab kepada direktur produkksi. Tugasnya mengelolah dan

mengkoordinir bidang produksi,penambanagn, pelabuhan, dan kendali mutu.

g. Kadep Pemeliharaan

Bertanggung jawab kepada direktur produksi. Tugasnya mengelolah dan

mengkoordinir bidang pemeliharaan mesin dan listrik, workshop, dan tonasa I.




h. Kadep Litbang Sistem Manajemen dan Pengendalian Mutu dan Pengendalian

Mutu Terpadu dan Lingkungan


mengkoordinir bidang sistem manajemen dan pengendalian mutu terpadu,

lingkungan hidup dan keterkaitannya.

i. Kadep litbang teknis dan ekonomis


mengkoordinir bidang rancang bangun dan perekayasaan dan pelaksanaan

konstruksi.

f. Kepala Biro

Sebagai pembantu utama kepala departemen dan kepala bidang dalam

menangani pekerjaan setiap harinya, para kepala departemen tersebut dilengkapi

pula dengan staf, yang dalam struktur organisasi levelnya disebut sebagai kepala

biro. Adapun penentuan kepala biro ini didasarkan pada jenis pekerjaan yang akan

ditangani oleh masing-masing bidang.

g. Kepala Seksi

Selanjutnya sebagai pendamping, kepala biro setiap harinya dalam

melaksanakan tugas yang dibebankan kepadanya,para kepala biro dibantu oleh

kepala seksi jabatan kepala seksi ini didasarkan pada jenis dan volume pekerjaan

yang akan dilaksakan agar informasi yang terkumpul dapat memenuhi standar

alternative yang akan diambil pimpinan perusahaan dalam menentukaan garis

kebijaksanaan yang akan dilalui.

Guna memenuhi kebutuhan tenaga kerja dalam menangani jenis pekerjaan

yang dihadapi setiap harinya, para kepala seksi dibantu oleh tenaga kerja lainnya

yang pengangkatan/ penempatannya didasarkan pada jumlah pekerjaan yang

dihadapi dan disesuaikan dengan tingkat pendidikan, pengalaman kerja, serta

keterampilan tenaga kerja tersebut.




2.7 Gambaran Umum Proses Produksi Semen

Penjelasan Aliran proses pembuatan semen

1. Mining

Penambangan merupakan proses pengambilan batu kapur dan tanah liat yang diperlukan

dalam memproduksi semen. Dimana telah dibuat perencanaan lokasi penambangan untuk

kebutuhan setiap harinya. Langkah-langkah dalam melakukan penambangan adalah

pengupasan dan pembersihan topsoil, pengeboran, peledakan , penggalian dan pemuatan

serta yang terahkir adalah pengangkutan ke ROM storage atau happer crusher.




2. Crusher

Bahan mentah yang berasal dari tambang, biasanya masih berukuran besar. Bahan

mentah tersebut perlu dipecah untuk memperkecil ukurannya (size reduction) dengan

menggunakan crusher. Size reduction disini dimaksudkan untuk menyiapkan ukuran

bahan sesuai dengan ukuran umpan raw mill, untuk mempermudah pencampuran dan

pengeringan

3. Storage

Bahan baku harus disesuaikan dengan bentuk gudang dan cara pengambilan bahan

tersebut. Storage ini berfungsi untuk prehomogenisasi atau biasa disebut

keseragaman.

4. Raw Mill

Pada tahap ini terjadi proses pencampuran bahan baku yaitu batu kapur (lime stone),

dan tanah liat (clay), pada proses ini dilakukan suatu pengoreksian menggunakan

pasir silica dan pasir besi (iron sand) dengan perbandingan tertentu, sehingga hasil

produksinya disebut raw meal.

5. Blending Silo

Proses pencampuran ulang produk raw mill

6. Preheater (pemansan awal)

Proses ini berfungsi untuk mereduksi kadar air atau H2O

7. Calcasiner

Pada tahap ini terjadi proses calcinasi (penguraian) dimana menghilang carbon

dioksiada yang terkandung dalam bahan baku sehingga dihasilkan kalsium dengan

reaksi :

CaCo3 CaO + Co2




8. Kiln

Pada tahap ini terjadi reaksi besar – besaran hasil produknya disebut klinker yang

memiliki suhu 1400’C.

9. Cooler

Tahap ini dilakukan proses pendingan pada klinker yang berbentuk batu-batuan

untuk proses selanjutnya .

10. Silo

Tempat ini adalah wadah untuk hasil proses cooler.

11. Finish Mill

Pada tahap ini dilakukan proses penambahan gypsum terhadap terak, berfungsi untuk

retarder atau pengatur waktu pengerasan semsn. sehingga hasil semen nanti tidak

cepat keras atau lama bila dicampurkan air pada saat proses penggunaan semen.

12. Silo

Sama halnya dengan silo yang pertama tetapi silo ini adalah wadah terakhir untuk

semen yang nantinya akan di pakcing.




BAB III

TINJAUAN PUSTAKA

3.1 Sistem Manajemen

3.1.1 Definisi

Beberapa ahli mempunyai pendapat yang berbeda-beda mengenai pengertian

sistem. Ada yang berpendapat bahwa sistem adalah prosedur logis dan rasional

untuk merancang suatu rangkaian komponen yang berhubungan satu dengan yang

lainnya dengan maksud untuk berfungsi sebagai suatu kesatuan dalam usaha

mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan (L. James Havery).

Selain itu ada pula yang berpendapat sistem adalah sebuah struktur

konseptual yang tersusun dari fungsi-fungsi yang saling berhubungan yang bekerja

sebagai suatu kesatuan organik untuk mencapai suatu hasil yang diinginkan secara

efektif dan efesien (John Mc Manama). Sistem adalah seperangkat bagian-bagian

yang dikoordinasikan untuk melaksanakan seperangkat tujuan (C.W. Churchman).

Ada juga pendapat yang serupa yang mengatakan bahwa sistem adalah

seperangkat bagian-bagian yang saling berhubungan( J.C. Hinggins). Ada juga

yang mendefinisikannya sebagai suatu seri atau rangkaian bagian-bagian yang

saling berhubungan dan bergantung sedemikian rupa sehingga interaksi dan saling

pengaruh dari satu bagian akan mempengaruhi keseluruhan (Edgar F Huse dan

James L. Bowdict).

Sementara itu, Terdapat berbagai pendapat tentang pengertian manajemen,

walaupun pada dasarnya mempunyai makna yang sama.Terdapat pendapat yang

menyatakan bahwa manajemen adalah sebagai suatu seni untuk mendapatkan

segala sesuatu yang dilakukan oleh orang lain. Pendapat ini berkembang berdasar

kenyataan bahwa pemimpin mencapai tujuan oraganisasi dengan cara mengatur

orang lain untuk melakukan pekerjaan yang diperlukan, tanpa harus melakukan

pekerjaan sendiri. Manajemen merupakan praktik spesifik yang mengubah

sekumpulan orang menjadi kelompok yang efektif, berorientasi pada tujuan dan

produktif.

Pendapat lain berpandangan bahwa manajemen merupakan suatu proses

menggunakan sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan organisasi melalui




fungsi planning dan decision making, organizing, leading dan controlling.

Manajemen juga dikatakan sebagai suatu proses perencanaan, pengorganisasian,

memimpin dan mengawasi pekerjaan anggota organisasi dan menggunakan semua

sumber daya organisasi yang tersedia untuk mencapai tujuan organisasi yang

dinyatakan dengan jelas ( Stoner dan Foreman, 1992 ).

Terdapat pula pendapat yang menyatakan manajemen sebagai suatu proses

untuk membuat aktivitas terselesaikan secara efektif dan efisien dengan melalui

orang lain. Efisiensi menunjukkan hubungan antara input dan output dengan

mencari biaya sumber daya minimum, sedangkan efektif menunjukkan makna

pencapaian tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya ( Robbins dan Coultar, 1996).

Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa sistem manajemen adalah satu

kesatuan yang saling berhubungan dalam organisasi yang digunakan dalam

mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efisien.

3.1.2 Macam-Macam Sistem Manajemen

Dalam dunia industri, ada beberapa sistem manajemen yang sering

digunakan dalam mencapai tujuan organisasi yaitu sistem manajemen lingkungan,

sistem manajemen mutu, sistem manajemen keselamatan kerja, dll

1. Sistem Manajemen Mutu

Untuk memimpin dan mengoperasikan organisasi dengan berhasil, perlu

mengarahkan dan mengendalikannya secara sistematis dan transparan.

Keberhasilan organisasi dapat dicapai melalui penerapan sistem manajemen yang

didesain untuk selalu memperbaiki kinerja dan menanggapi kebutuhan

pelanggan/semua stakeholder.

Berkaitan dengan hal di atas, delapan prinsip manajemen mutu dapat

dipakai oleh pimpinan puncak untuk memimpin organisasi ke arah perbaikan

kinerja yaitu :

a. Fokus pada pelanggan: Organisasi bergantung pada pelanggannya, karenanya

harus memahami kebutuhan kini dan mendatang dari pelanggannya, memenuhi

dan berusaha melebihi harapan pelanggan.

b. Kepemimpinan : Pemimpin menetapkan kesatujuan tujuan dan arah organisasi.

Mereka hendaknya menciptakan dan memelihara lingkungan internal tempat




orang dapat melibatkan dirinya secara penuh dalam pencapaian sasaran

organisasi.

c. Pelibatan orang: Orang pada semua tingkatan adalah inti sebuah organisasi dan

pelibatan penuh mereka memungkinkan kemampuannya dipakai untuk manfaat

organisasi.

d. Pendekatan proses : Hasil yang dikehendaki tercapai lebih efisien bila kegiatan

dan sumber daya terkait dikelola sebagai suatu proses.

e. Pendekatan sistem pada manajemen: Mengidentifikasi, memahami dan

mengelola prose yang saling terkait sebagai sistem memberi sumbangan untuk

keefektifan dan efisiensi organisasi dalam mencapai sasaannya.

f. Perbaikan berkesinambungan : Perbaikan berkesinambungan organisasi secara

menyeluruh hendaknya dijadikan sasaran tetap dari organisasi.

g. Pendekatan fakta pada pengambilan keputusan: Keputusan yang efektif

didasarkan pada analisis data dan informasi.

h. Hubungan yang saling menguntungkan dengan pemasok: Sebuah organisasi dan

pemasoknya saling bergantung dan suatu hubungan yang saling menguntungkan

meningkatkan kemampuan keduanya untuk menciptakan nilai.

Sistem manajemen mutu seri ISO 9001 yang ditawarkan oleh International

Organization for Standardization (ISO) dapat dijadikan sebagai salah satu acuan

dan keputusan strategis oleh dunia usaha untuk mengarahkan dan mengendalikan

organisasinya secara sistematis dan transparan. Penerapan Model Sistem

Manajemen Mutu versi 2008 dengan prinsip-prinsip manajemen mutunya dapat

mendorong dunia usaha untuk selalu melakukan Continual Improvement secara

dinamis sehingga lebih dapat menjawab perkembangan dan perubahan yang begitu

cepat.

New QMS Model for Sustainable Growth memacu organisasi untuk

memberikan produk/jasa, output organisasi atau sumber keuntungan yang lebih

baik dari pesaingnya dalam penyediaan produk/jasa., mendengarkan suara

pelanggan dan memahami perubahan lingkungan bisnis, perubahan nilai dan sosial.

Organisasi diminta untuk melakukan self-awareness atas kompetenesi inti,

kemampuan kompetitif organisasi dan mutu organisasi. Selain itu, Sumber daya

manusia merupakan suatu aset sumber daya organisasi.




Dengan demikian, penerapan sistem manajemen mutu ini dapat mendukung

dunia usaha untuk bertahan dalam lingkungan bisnis dan mendorong pertumbuhan

berkelanjutan organisasi yang berdaya saing.

2. Sistem Manajemen Lingkungan

Sistem manajemen Lingkungan menururt ISO 14001 didefinisikan sebagai

bagian dari sistem manajemen secara keseluruhan yang termasuk di dalamnya

struktur organisasi, aktivitas perencanaan, pertanggungjawababn, pelaksanaan

(practice), prosedur, proses dan sumber daya untuk pengembangan,

implementasi, pencapaian, reviewing, serta mempertahankan penetapan

kebijakan lingkungan.

Keperluan (requirement) dalam SML (menurut ISO 14001) termasuk

diantaranya adanya kebijakan lingkungan (environmental policy), perencanaan,

implementasi serta operasional, pengecekan (checking) serta tindakan perbaikan

(corective action), serta management review dalam pencapaian perbaikan

berkelanjutan (continual improvement).

Mr Morrison (1999) menyatakan dalam sistem Manajemen Lingkungan

Environmental Management System (EMS,) 80% mengatur/menata

permasalahan aspek non-regulated environmental seperti energi dan konsumsi

bahan baku raw material consumption, green house gas emissions, sampah

padat solid waste, dan titik sumber polusi non-point sources of pollution, 20%

sisanya adalah aspek peraturan atau kebijakan.

Beberapa kendala yang umumnya dijumpai setiap perusahaan dalam

implementasi sistem manajemen lingkungan adalah sebagai berikut :

1. Sasaran lingkungan tidak/belum dimengerti oleh setiap orang di perusahaan

2. Kebijakkan lingkungan tidak seiring-sejalan dengan tujuan bisnis perusahaan

3. Kegiatan peningkatan mutu lingkungan hanya melibatkan sebagian kecil

karyawan

4. Manajemen lingkungan tidak diidentifikasi/tidak diberikan secara memadai

5. Terbatas Sumber Daya-Dana

6. Kurangnya kepentingan dan dukungan yang konsisten dari manajemen

7. Jadwal Peningkatan Mutu Lingkungan tidak tepat dan lemahnya penguasaan

metodologi.




3. Sistem Manajemen K3

Penerapan Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja di

Indonesia masih jauh dibandingkan sistem manajemen lainnya, seperti sistem

manajemen mutu dan lingkungan. Banyak perusahaan yang masih

mengabaikan sistem ini, di samping itu pengetahuan dan kepedulian

masyarakat pada umumnya dan kalangan industri pada khususnya masih

rendah tentang pentingnya penerapan Sistem Manajemen K3, walau ketentuan

dan persyaratannya sebenarnya telah ditetapkan beberapa tahun lalu.

Penerapan peraturan perundang-undangan dan pengawasan serta perlindungan

para pekerja sangat memerlukan sistem manajemen industri yang baik dengan

menerapkan K3 secara optimal. Sebab, faktor kesehatan dan keselamatan kerja

sangat mempengaruhi terbentuknya SDM yang terampil, profesional dan

berkualitas dari tenaga kerja itu sendiri. K3 tampil sebagai upaya pencegahan

dan pemberantasan penyakit dan kecelakaan-kecelakaan akibat kerja,

pemeliharaan dan peningkatan kesehatan dan gizi tenaga kerja, perawatan dan

mempertinggi efisiensi dan daya produktivitas tenaga manusia, pemberantasan

kelelahan kerja dan penglipat ganda kegairahan serta kenikmatan kerja.

Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja adalah penerapan

peraturan/stadar K3 secara terpadu dalam sistem manajemen perusahaan.

Prinsip-prinsip penerapan SMK3 mengacu kepada 5 prinsip dasar SMK3

sebagaimana dimaksud dalam Peraturan Menteri Tenaga Kerja Republik

Indonesia No. PER 05/MEN/1996 tentang Sistem Manajemen Keselamatan

dan Kesehatan Kerja BAB III ayat (1) yaitu :

1. Menetapkan kebijakan keselamatan dan kesehatan kerja dan menjamin

komitmen terhadap penerapan Sistem Manajemen K3.

2. Merencanakan pemenuhan kebijakan, tujuan dan sasaran penerapan

keselamatan dan kesehatan kerja.

3. Menerapkan kebijakan keselamatan dan kesehatan kerja secara efektif

dengan mengembangkan kemampuan dan mekanisme pendukung yang

diperlukan untuk mencapai kebijakan, tujuan, serta sasaran keselamatan dan

kesehatan kerja.




4. Mengukur, memantau dan mengevaluasi kinerja keselamatan dan kesehatan

kerja serta melakukan tindakan perbaikan dan pencegahan.

5. Meninjau secara teratur dan meningkatkan pelaksanaan sistem manajemen

K3 secara berkesinambungan dengan tujuan meningkatkan kinerja

keselamatan dan kesehatan kerja.

Langkah-langkah dalam mengembangkan Sistem Manajemen

Keselamatan dan Kesehatan Kerja dapat diuraikan sebagai berikut :

1. Peraturan perundang-undangan dan standar

Sebelum implementasi harus diidentifikasi semua peraturan

perundang-undangan dan standar K3 yang berlaku dalam perusahaan yang

bersangkutan. Sebaiknya dibentuk tim untuk mendokumentasikan

peraturan perundang-undangan dan standar dibidang K3. Dari hasil

identifikasi ini kemudian disusun Peraturan K3 perusahaan dan Pedoman

pelaksanaan K3. Praktek pada banyak perusahaan, peraturan keselamatan

dan kesehatan kerja dicetak dalam bentuk buku saku yang selalu dibawa

oleh tenaga kerja, agar setiap pekerja memahami peraturan tersebut harus

menjelaskan peraturan perundangan dan persyaratan lainnya kepada setiap

tenaga kerja

2. Menetapkan kebijakan K3 Perusahaan

Pernyataan mengenai komitmen dari organisasi untuk

melaksanakan K3 yang menegaskan keterikatan perusahaan terhadap

pelaksanaan K3 dengan melaksanakan semua ketentuan K3 yang berlaku

sesuai dengan operasi perusahaan, melindungi keselamatan dan kesehatan

semua pekerja termasuk kontraktor dan stakeholder lainnya seperti

pelanggan dan pemasok.

3. Mengorganisasikan Kebijakan K3

Merupakan langkah dimana seorang top manajemen melaksanakan

kebijakan K3 dengan efektif dengan peran serta semua tingkatan

manajemen dan pekerja.




4. Merencanakan SMK 3

Perusahaan harus membuat perencanaan yang efektif guna

mencapai keberhasilan penerapan dan kegiatan Sistem Manajemen K3

dengan sasaran yang jelas dan dapat diukur.

5. Penerapan SMK 3

Perusahaan harus menyediakan personil yang memiliki kualifikasi,

sarana yang memadai sesuai sistem Manajemen K3 yang diterapkan

dengan membuat prosedur yang dapat memantau manfaat yang akan

didapat maupun biaya yang harus dikeluarkan.

6. Measurement

Mengukur dan memantau hasil pelaksanaan, dengan menggunakan

standar yang telah ditetapkan terlebih dahulu. Ada dua macam ukuran

yang dapat digunakan yaitu ukuran yang bersifat reaktif yang didasarkan

pada kejadian kecelakaan dan ukuran yang bersifat proaktif, karena

didasarkan kepada upaya dari keseluruhan sistem.

7. Audit

Dengan melaksanakan audit K3, manajemen dapat memeriksa sejauh

mana organisasi telah melaksanakan komitmen yang telah disepakati

bersama, mendeteksi berbagai kelemahan yang masih ada, yang mungkin

terletak pada perumusan komitmen dan kebijakan K3, atau pada

pengorganisasian, atau pada perencanaan dan pelaksanaannya.

3.2 Sistem Manajemen Terintegrasi ( Integrated Management System )

3.2.1 Definisi

Integrated management System adalah sistem manajemen yang

mengakomodir keseluruhan proses secara simultan dengan memasukkan semua

aspek mutu, lingkungan, dan K3 dengan prosedur dan proses yang sama.

Integrated Management System merupakan kombinasi dari proses, prosedur dan

penerapannya yang digunakan oleh organisasi untuk menerapkan kebijakan

organisasi yang diharapkan lebih efisien untuk mencapai tujuan organisasi.

Integrasi sistem manajemen yang pada umumnya ditemukan adalah kombinasi




antara Sistem Manajemen Mutu (ISO 9001), Sistem Manajemen Lingkungan (ISO

14001, Sistem Manajemen K3 ( SMK3/OHSAS 18001).

Perusahaan yang menjalankan Sistem Manajemen Mutu (ISO 9001), Sistem

Manajemen lingkungan (ISO 14001), dan Sistem Manajemen Kesehatan &

Keselamatan Kerja (SMK3/OHSAS) secara sendiri atau terpisah artinya

perusahaan ini menganut sistem manajemen yang belum terintegrasi. Namun,

karena dorongan internal berupa keinginan perusahaan untuk melakukan

improvement terhadap pengendalian dan dokumentasi, arah dan misi perusahaan

yang lebih jelas, efisiensi dan produktivitas yang lebih baik, keselamatan dan

kesehatan kerja pegawai yang terjamin bahkan budaya kerja yang lebih baik, maka

perusahaan akan menerapkan sistem manajemen yang terintegrasi. Selain itu,

penyebab lainnya karena sistem manajemen yang terpisah dianggap kurang efektif

dan efisien apalagi dengan sistem manajemen, penanggungjawab, tim pelaksana

dan MR yang terpisah.

Manfaat internal yang diperoleh oleh perusahaan adalah peningkatan

efisiensi dan sinergi bila dibandingkan dengan jika dijalankan secara terpisah. Jadi,

Integrated Management System bukan menjalankan ketiga sistem tersebut secara

bersama-sama dengan prosedur berbeda, penanggung jawab yang berbeda serta

dalam kerangka kerja yang berbeda.

Integarasi sistem manajemen yang baik tidak menggunakan salah satu

sistem manajemen yang ada sebagai dasar, tetapi berdasarkan proses bisnis yang

ada, kemudian ketiga sistem tersebut dimasukkan sebagai bagian dari proses bisnis

tersebut.

Penerapan Integrated Management System tentunya harus berasal dari

Keputusan Strategis Manajemen. Dengan demikian top manajemen yang harus

menjadi penggerak yang mengendalikan sistem sehinnga seluruh elemen

perusahaan ikut melibatkan diri dalam penerapan dan peningkatan sistem yang

dijalankan. Sistem manajemen terintegrasi umumnya mengacu pada Siklus PDCA

(Plan-Do-Check-Action).


Level 1

Level 2

Level 3



3.2.2 Struktur Tipikal Integrated Management System

Source : Manual Book SMST

Berdasarkan gambar di atas dapat dilihat adanya penyempurnaan dari

sistem manajemen yang terpisah. Dengan penerapan sistem manajemen yang

terintegrasi dapat membuat proses pencapaian tujuan dan sasaran perusahaan

berjalan dengan efektif.

Bagan di atas menjelaskan kondisi pengendalian dokumen suatu perusahaan

sebelum dan sesudah menerapkan Integrated Management System.

Sistem Manajemen Terpisah Sistem Manajemen Terintegrasi


1 Manual Mutu1 Manual Lingkungan1 Manual Kebijakan K3

30 Prosedur Mutu15 Prosedur Lingkungan15 Prosedur K3

- Instruksi Kerja- Formulir Isian

- Instruksi Kerja- Formulir Isian

Tanpa Duplikasi

15-20 Prosedur Manajemen Terintegrasi

1 Manual Manajemen Terintegrasi



Manual Mutu, Manual Lingkungan, dan

Manual Kebijakan K3 dengan dokumen

yang terpisah.

Manual mutu, lingkungan, dan

kebijakan K3 terintegrasi dalam satu

dokumen.

Prosedur kerja sangat banyak karena

prosedur mutu, lingkungan, dan

kebijakan K3 memiliki prosedur

masing-masing.

Prosedur kerja menjadi lebih sedikit.

Prosedur mutu lingkungan, dan

kebijakan K3 berada dalam satu

prosedur kerja.

Adanya penduplikasian instruksi kerja

dan formulir isian

Tidak adanya duplikasi

3.2.2 Manfaat

Secara umum, manfaat Integrated Management System dapat digambarkan

berdasarkan 4 elemen :

Dokumentasi

- Dokumentasi lebih sedikit

- Dapat dikurangi

- Dapat lebih akrab bagi pengguna

- Fokus pda bagian kritis

Efektifitas

- Investigasi akar penyebab lebih

baik

- Mencegah perulangan masalah

yang sama

- Review ( input, output, proses)

- Penggunaan data pada target

perbaikan

- Fokus pada perbaikan terus




menerus

Pengerjaan

- Taggung jawab semua orang

- Memberikan kejelasan pemilik

proses

- Meningkatkan pengetahuan pada

sistem

- Memperbaiki pengguna sistem

- Mengerti interaksi sistem

Efisiensi

- Pengkajian resiko terintegrasi

- Merampingkan program audit

- Memelihara sistem

- Penggunaan sumber daya

Source :Integrated Management System-SUCOFINDO

3.3 Audit Internal

3.3.1 Definisi

Audit internal merupakan pengawasan manajerial yang fungsinya

mengukur dan mengevaluasi sistem pengendalian dengan tujuan membantu semua

anggota manajemen dalam mengelola secara efektif pertanggungjawabannya

dengan cara menyediakan analisis, penilaian, dan komentar-komentar yang

berhubungan dengan kegiatan-kegiatan yang ditelaah. Ikatan Auditor Internal

(Institute of Internal Auditors –IIA) dikutip oleh Messier (2005:514),

mendefinisikan audit internal sebagai berikut :

Audit intern adalah aktivitas independen, keyakinan objektif,

dan konsultasi yang dirancang untuk menambah nilai dan

meningkatkan operasi organisasi. Audit intern ini membantu

organisasi mencapai tujuannya dengan melakukan pendekatan

sistematis dan disiplin untuk mengevaluasi dan meningkatkan

efektifitas manajemen resiko, pengendalian, dan proses tata

kelola.

Dari definisi tersebut dapat dilihat beberapa lingkup tugas auditor internal

dalam perusahaan yang bertujuan untuk menilai efisiensi dan efektivitas kegiatan




usaha dan juga pengendalian internal yang telah dijalankan. Selanjutnya Agoes

(2004:221) memberikan pendapatnya tentang audit internal sebagai berikut :

Internal audit (pemerikasaan intern) adalah pemeriksaan yang

dilakukan oleh bagian internal audit perusahaan, baik terhadap

laporan keuangan, dan catatan akuntansi perusahaan, maupun

ketaatan terhadap kebijakan manajemen puncak yang telah

ditentukan dan ketaatan terhadap peraturan pemerintah dan

ketentuan-ketentuan dari ikatan profesi yang berlaku.

Peraturan pemerintah misalnya peraturan dibidang perpajakan,

pasar modal, lingkungan hidup, perbankan, perindustrian,

investasi, dll. Ketentuan dari ikatan profesi misalnya standar

akuntansi keuangan.

Di dalam perusahaan, audit internal yang merupakan fungsi staf, tidak

memiliki wewenang untuk langsung memberi perintah kepada pegawai, juga tidak

dibenarkan untuk melakukan tugas-tugas operasional dalam perusahaan yang

sifatnya diluar kegiatan pemeriksaan.

3.3.2 Audit Internal yang Efektif

Untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas dari kegiatan usaha suatu

perusahaan, adanya suatu departemen audit internal yang efektif sangat diperlukan.

Berikut adalah beberapa hal yang harus diperhatikan agar suatu perusahaan dapat

memiliki departemen audit internal yang efektif dalam membantu manajemen

dengan memberikan analisa, penilaian, dan saran mengenai kegiatan yang

diperiksanya.Sawyers (2005:52) :

1. Departemen audit internal harus mempunyai kedudukan independen dalam

organisasi perusahaan, yaitu tidak terlibat dalam kegiatan operasional yang

diperiksanya




2. Departemen audit internal harus mempunyai uraian tugas tertulis yang jelas

sehingga dapat mengetahui tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.

Departemen audit internal harus pula memiliki internal audit manual yang

berguna untuk :

a. Mencegah terjadinya penyimpangan dalam pelaksanaan tugas

b. Menentukan standar untuk mengukur dan meningkatkan performance

c. Memberi keyakinan bahwa hasil akhir departemen audit internal telah sesuai

dengan requirement kepala audit internal

3. Departemen audit internal harus memiliki dukungan yang kuat dari top

management. Dukungan yang kuat dari top management tersebut dapat berupa :

a. Penempatan departemen audit internal dalam posisi yang independen

b. Penempatan staf audit dengan gaji yang rationable

c. Penyediaan waktu yang cukup dari top management untuk membaca,

mendengarkan dan mempelajari laporan-laporan yang dibuat oleh

departemen audit internal dan tanggapan yang cepat dan tegas terhadap

saran-saran yang diajukan.

4. Departemen audit internal harus memiliki sumber daya yang profesioanl,

berkemampuan, dapat bersikap objektif dan mempunyai integritas dan loyalitas

yang tinggi

5. Departemen audit internal harus bersifat koperatif dengan akuntan publik

6. Harus diadakannya rotasi dan kewajiban mengambil cuti bagi pegawai

departemen audit internal

7. Pemberian sanksi yang tegas kepada pegawai yang melakukan kecurangan dan

memberikan penghargaan kepada mereka yang berprestasi

8. Menetapkan kebijakan yang tegas mengenai pemberian-pemberian dari luar

9. Mengadakan program pendidikan dan pelatihan untuk meningkatkan

kemampuan pegawai dalam melaksanakan fungsi dan tugasnya sebagai auditor

internal.

3.3.3 Tujuan Audit Internal

Direksi harus menyusun dan melaksanakan sistem pengendalian internal

perusahaan yang handal dalam rangka menjaga kekayaan dan kinerja perusahaan




serta mematuhi peraturan perundang-undangan. Satuan kerja atau fungsi

pengawasan internal bertugas membantu direksi dalam memastikan pencapaian

tujuan dan keberlangsungan usaha dengan:

1. Melakukan evaluasi terhadap pelaksanaan program perusahaan

2. Memberikan saran dalam upaya memperbaiki efektifitas proses pengendalian

resiko

3. Melakukan evaluasi kepatuhan perusahaan terhadap peraturan perusahaan

4. Memfasilitasi kelancaran pelaksanaan audit oleh audit eksternal

Tujuan audit internal adalah untuk membantu anggota organisasi untuk

melaksanakan tanggung jawabnya secara efektif. Untuk mencapai tujuan ini, staf

audit internal diharapkan dapat dengan analisis, penilaian, rekomendasi, konsultasi

dan informasi tentang kegiatan yang ditelaah. Untuk mencapai tujuan tersebut,

auditor internal harus melakukan kegiatan-kegiatan sebagai berikut :

a. Menelaah dan menilai kebaikan, memadai tidaknya penerapan dari sistem

pengendalian internal dan pengendalian operasional lainnya, serta

mengembangkan pengendalian yang efektif dengan biaya yang tidak terlalu

mahal.

b. Memastikan ketaatan terhadap kebijakan, rencana dan prosedur-prosedur yang

telah ditetapkan oleh manajemen

c. Memastikan seberapa jauh harta perusahaan dipertanggungjawabkan dan

dilindungi dari kemungkinan terjadinya segala bentuk pencurian, kecurangan,

dan penyalahgunaan

d. Memastikan bahwa pengolahan data yang dikembangkan dalam organisasi

dapat dipercaya

e. Menilai mutu pekerjaan setiap bagian dalam melaksanakan tugas yang diberikan

oleh manajemen

f. Menyarankan perbaikan-perbaikan operasional dalam rangka meningkatkan

efisiensi dan efektifitas

3.3.4 Fungsi dan Ruang Lingkup Audit Internal




Fungsi audit internal merupakan kegiatan yang bebas, yang terdapat dalam

organisasi, yang dilakukan dengan cara memeriksa akuntansi, keuangan, dan

kegiatan lain untuk memberikan jasa bagi manajemen dalkam melaksanakan

tanggung jawab mereka dengan cara menyajikan analisis, penilaian, rekomendasi

dan komentar-komentar penting terhadap kegiatan manajemen. Untuk mencapai

tujuan tersebut, auditor internal melaksanakan kegiatan-kegiatan berikut :

a. Pemeriksaan dan penilaian terhadap efektifitas struktur pengendalian internal

dan mendorong penggunaan struktur pengendalian internal yang efektif dengan

biaya yang minimum

b. Menentukan sampai seberapa jauh pelaksanaan kebijakan manajemen puncak

dipatuhi

c. Menentukan sampai seberapa jauh kekayaan perusahaan

dipertanggungjawabkan

d. Menentukan keandalan informasi yang dihasilkan oleh berbagai bagian dalam

perusahaan

e. Memberikan rekomendasi perbaikan kegiatan-kegiatan perusahaan

Audit internal yang modern tidak lagi terbatas fungsinya dalam bidang

pemeriksaan keuangan tetapi sudah meluas kebidang lainnya seperti audit

manajemen, audit lingkungan hidup, audit kepatuhan dan sudah mencakup

konsultasi yang didesain untuk menambah nilai dan meningkatkan kegiatan

produksi suatu organisasi.

Fungsi audit internal manjadi semakin penting sejalan dengan semakin

kompleksnya operasional perusahaan. Manajemen tidak mungkin dapat mengawasi

seluruh kegiatan operasioanl perusahaan, karena itu manajemen sangat terbantu

oleh fungsi audit internal untuk menjaga efisiensi dan efektifitas kegiatan.

Menurut Guy (2002:410), “ruang lingkup audit internal pemeriksaan dan

evaluasi yang memadai serta efektifitas sistem pengendalian internal organisasi

kualitas kinerja dalam melaksanakan tanggung jawab yang dibebankan”. Berikut

ini adalah ruang lingkup audit internal yang meliputi tugas-tugasnya:




a. Menelaah reliabilitas dan integritas informasi keuangan dan operasi serta

perangkat yang digunakan untuk mengidentifikasi, mengukur, mengklarifikasi

serta melaporkan informasi semacam itu

b. Menelaah sistem yang ditetapkan untuk memastikan ketaatan terhadap

kebijakan, perencanaan, prosedur, hukum, dan peraturan yang dapat memiliki

pengaruh signifikan terhadap operasi dan laporan serta menentukan apakah

organisasi telah mematuhinya

c. Menelaah perangkat perlindungan aktiva dan secara tepat memverifikasi

keberadaan aktiva tersebut

d. Menilai keekonomisan dan efisiensi sumber daya yang dipergunakan

e. Menelaah informasi atau program untuk memastikan apakah hasilnya konsisten

dengan tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan, serta apakah operasi atau

program itu telah dilaksanakan sesuai dengan yang direncanakan.

Ruang lingkup penugasan fungsi audit internal yang terdapat dalam

Standard Profesi Audit Internal yang dikeluarkan oleh Konsorium Organisasi

Profesi Audit Internal (2004:20) yaitu “fungsi audit internal melakukan evaluasi

dan memberikan kontribusi terhadap peningkatan proses pengelolaan resiko,

pengendalian, dan governance, dengan pendekatan yang sistematis, teratur dan

menyeluruh”.

Maksud dari pernyataan tersebut adalah audit internal membantu organisasi

dengan cara mengidentifikasi dan mengevaluasi resiko signifikan dan memberikan

kontribusi terhadap peningkatan pengelolaan resiko dan sistem pengendalian

intern. Berdasarkan hasil penilaian resiko tersebut, fungsi audit internal

mengevaluasi kecukupan dan efektifitas sistem pengendalian internal, yang

mencakup governance, kegiatan operasi, dan sistem informasi organisasi.

3.3.5 Kedudukan dan Peran Audit Internal

Hal yang harus diperhatikan dalam suatu perusahaan agar dapat memiliki

departemen audit internal yang efektif adalah departemen audit internal tersebut

harus memiliki kedudukan audit internal yang independen dalam organisasi

perusahaan. Independensi audit internal antara lain tergantung pada :




1. Kedudukan departemen audit internal tersebut dalam organisasi perusahaan,

maksudnya kepada siapa departemen tersebut bertanggung jawab

2. Apakah departemen audit internal dilibatkan dalam kegiatan operasional. Jika

ingin independen, departemen audit internal tidak boleh terlibat dalam kegiatan

operasioanl perusahaan. Misalnya tidak boleh ikut serta dalam kegiatan

penjualan dan pemasaran, penyusunan sistem akuntansi, proses pencatatan

transaksi, dan penyusunan laporan keuangan perusahaan.

Kedudukan departemen audit internal dalam perusahaan akan menentukan

tingkat kebebasannya dalam menjalankan tugas sebagai auditor. Kedudukan

ataupun status departemen audit internal dalam suatu perusahaan mempunyai

pengaruh terhadap luasnya kegiatan serta tingkat independensinya dalam

menjalankan tugasnya sebagai pemeriksa. Jadi, status organisasi dari departemen

audit internal harus ditegaskan untuk dapat menyelesaikan tanggung jawab audit.

Departemen audit internal akan efektif seperti yang diinginkan manajemen,

jika departemen audit internal tersebut bebas dari aktifitas-aktifitas yang

diauditnya. Hal ini akan tercapai jika departemen audit internal mempunyai

kedudukan yang memungkinkan bagusnya untuk mengembangkan sikap

independensi terhadap bagian-bagian yang harus diperiksa. Untuk mencapai

keadaan tersebut, maka departemen audit internal harus memperoleh dukungan

dari pihak manajemen dan dewan komisaris.

Terdapat tiga alternatif kedudukan departemen audit internal dalam

perusahaan, yaitu :

1. Departemen audit internal berada di bawah Direktur Keuangan

2. Departemen audit internal berada di bawah Direktur Utama

3. Departemen audit internal merupakan staf dari dewan komisaris

Kedudukan seorang auditor juga tidak memiliki wewenang langsung

terhadap tingkatan manajemen dalan organisasi perusahaan, kecuali pihak yang

memang berada di bawahnya dalam departemen audit internal itu sendiri.




Sebagai penilai independen tentang kecukupan pengendalian perusahaan,

departemen audit internal hanya menempatkan diri sebagai narasumber dalam

pembuatan konsep pengendalian perusahaan. Pihak yang bertanggung jawab penuh

dalam perancangan dan implementasi pengendalian adalah manajemen dan direksi.

Dengan demikian, penilaian departemen audit internal terhadap pengendalian tetap

independen dan objektif, tanpa terlibat langsung dalam perencanaan pengendalian.

Dalam perkembangannya, peran yang dijalankan auditor internal dapat

digolongkan dalam tiga jenis, yaitu sebagai watchlog, konsultan dan katalis

1. Watchlog

Watchlog adalah peran tertua dari auditor internal yang mencakup

pekerjaan menginspeksi, observasi, menghitung, cek dan ricek. Adapun

tujuannya adalah memastikan ketaatan terhadap hukum, peraturan dan kebijakan

organisasi. Proses audit yang dilakukan adalah audit kepatuhan. Fokus

pemeriksaannya adalah adanya variasi atau penyimpangan dalam sistem

pengendalian internal. Audit kepatuhan mengidentifikasi penyimpangan

sehingga dapat dilakukan koreksi terhadap sistem pengendalian internal. Oleh

karena sifat pekerjaannya, peran watchlog biasanya akan menghasilkan

rekomendasi yang mempunyai dampak jangka pendek.

2. Konsultan

Melalui peran ini, manajemen akan melihat bahwa selain sebagai

watchlog, auditor internal dapat memberikan manfaat lain berupa saran dalam

pengelolaan sumber daya organisasi yang dapat membantu tugas para manajer.

Peran konsultan membawa auditor internal untuk selalu meningkatkan

pengetahuan baik tentang profesi auditor maupun aspek bisnis, sehingga dapat

membantu manajemen dalam memecahkan masalah.

3. Katalis

Katalis adalah zat yang berfungsi untuk mempercepat reaksi namun

tidak ikut bereaksi. Peran auditor internal sebagai katalisator yaitu memberikan

jasa kepada manajemen melalui saran-saran konstriktif dan dapat diaplikasikan

bagi kemajuan perusahaan namun tidak ikut dalam aktivitas operasional

perusahaan.




3.3.6 Wewenang dan Tanggung Jawab Auditor Internal

Wewenang dan tanggung jawab auditor internal dalam perusahaan

tergantung pada status dan kedudukannya dalam struktur organisasi. Wewenang

yang berhubungan dengan tanggung jawab tersebut harus memberikan akses penuh

kepada auditor internal tersebut untuk berurusan dengan kekayaan dan karyawan

perusahaan yang relevan dengan pokok masalah yang dihadapi. Tanggung jawab

auditor internal adalah :

1. Memberikan informasi dan nasehat kepada manajemen dan menjalankan

tanggung jawab ini dengan cara yang konsisten dengan kode etik auditor

internal.

2. Mengkoordinasikan kegiatan dengan orang lain agar berhasil mencapai sasaran

audit dan sasaran perusahaan

Pada umumnya, auditor internal lebih berfungsi sebagai staf. Oleh karena

itu, auditor internal tidak dapat memerintahkan secara langsung untuk menjalankan

tindakan perbaikan karena hal tersebut bukanlah wewenang. Auditor internal hanya

berkewajiban menyampaikan hasil pemeriksaan dan penilaiannya kepada

manajemen.

Untuk menjaga objektivitas, sebaiknya auditor internal tidak terlibat secara

langsung pada proses pencatatandan penyajian data keuangan serta tidak terlibat

secara langsung maupun tidak langsung dalam suatu aktivitas operasional yang

dapat mempengaruhii jika dilakukan pemeriksaan. Auditor internal harus bebas

membahas dan menilai kebijakan, rencana dan prosedur tetapi tidak berarti dapat

mengambil alih tanggung jawab bagian lain yang ditugaskan.

Kedudukan departemen audit internal menggambarkan bagian-bagian mana

saja yang dapat menjadi objek pemeriksaannya atau dengan kata lain menunjukkan

sampai dimana wewenang auditor internal.

3.3.7 Kode Etik

Selain standar, profesi internal auditing juga memiliki kode etik profesi

yang harus ditaati dan dijalankan oleh segenap auditor. Kode etik memuat standar




perilaku sebagai pedoman bagi seluruh auditor internal. Standar perilaku tersebut

membentuk prinsip-prinsip dasar dalam menjalankan praktik auditor internal.

Konsorsium Organisasi Profesi Auditor Internal (2004) telah menetapkan kode etik

bagi para auditor internal yang terdiri dari :

1. Auditor internal harus menunjukkan kejujuran, obyektifitas, dan kesanggupan

dalam melaksanakan tugas dan memenuhi tanggung jawab profesinya.

2. Auditor internal harus menunjukkan loyalitas terhadap organisasinya atau

terhadap pihak yang dilayani. Namun demikian auditor internal tidak boleh

secara sadar terlibat dalam kegiatan-kegiatan yang menyimpang atau melanggar

hukum.

3. Auditor internal tidak boleh secara sadar terlibat dalam tindakan atau kegiatan

yang dapat mendiskreditkan profesi audit internal atau mendiskreditkan

organisasinya.

4. Auditor internal harus menahan diri dari kegiatan-kegiatan yang dapat

menimbulkan konflik dengan kepentingan organisasinya atau kegiatan-kegiatan

yang dapat menimbulkan prasangka, yang meragukan kemampuannya untuk

dapat melaksanakan tugas dan memenuhi tanggungjawab profesinya secara

obyektif.

5. Auditor internal tidak boleh menerima sesuatu dalam bentuk apapun dari

karyawan, klien, pelanggan, pemasok ataupun mitra bisnis organisasinya yang

dapat atau patut diduga dapat mempengaruhi pertimbangan profesionalnya.

6. Hanya melakukan jasa-jasa yang dapat diselesaikan dengan menggunakan

kompetensi profesional yang dimilikinya.

7. Harus mengusahakan berbagai upaya agar senantiasa memenuhi Standar Profesi

Audit Internal

8. Harus bersikap hati-hati dan bijaksana dalam menggunakan informasi yang

diperoleh dalam pelaksanaan tugasnya. Auditor internal tidak boleh

menggunakan informasi rahasia (i) untuk mendapatkan keuntungan pribadi, (ii)

sengaja melanggar hukum, (iii) yang dapat menimbulkan kerugian terhadap

organisasinya.

9. Dalam melaporkan hasil pekerjaannya, auditor internal harus mengungkapkan

semua fakta-fakta penting yang diketahuionya, yaitu fakta-fakta yang jika tidak




diungkap dapat (i) mendistorsi laporan atas kegiatan yang direview, atau (ii)

menutupi adanya praktik-praktik yang melanggar hukum.

10. Harus senantiasa meningkatkan kompetensi serta efektivitas dan kualitas

pelaksanaan tugasnya. Auditor internal wajib mengikuti pendidikan profesional

berkelanjutan.

3.3.8 Laporan Audit Internal

Hasil akhir dari pelaksanaan audit internal dituangkan dalam suatu bentuk

laporan tertulis melalui proses penyusunan yang baik. Laporan hasil audit internal

merupakan suatu alat penting untuk menyampaikan pertanggungjawaban hasil

kerja kepada manajemen, yaitu sebagai media informasi untuk menilai sejauh mana

tugas-tugas yang dibebankan dapat dilaksanakan. Adapun isi atau materi laporan

audit internal menurut Boynton (2003:494) adalah :

1. Suatu laporan tertulis yang ditandatangani harus dikeluarkan setelah

pemeriksaan selesai

2. Auditor internal harus membahas kesimpulan dan rekomendasi pada tingkatan

manajemen yang tepat sebelum mengeluarkan laporan tertulis yang final

3. Laporan haruslah objektif, jelas, ringkas, konstruktif, dan tepat waktu

4. Laporan harus menyatakan tujuan, ruang lingkup dan hasil audit juga pendapat

auditor

5. Laporan harus mencakup rekomendasi untuk perbaikan yang potensial dan

mengakui kinerja serta tindakan korektif yang memuaskan

6. Pandangan auditee tentang kesimpulan dan rekomendasi audit dapat disertakan

dalam laporan audit

7. Direktur audit internal atau designee harus me-review dan menyetujui laporan

audit final sebelum diterbitkan serta harus memutuskan kepada siapa laporan itu

akan dibagikan

Laporan dari bagian audit internal merupakan suatu alat komunikasi yang

didalamnya terdapat tujuan yang dimulai dari penugasan, luas pemeriksaan,

batasan, yang dibuat dan juga saran atau rekomendasi kepada pimpinan

perusahaan. Tujuan laporan audit internal adalah sebagai berikut :




1. Laporan auditor merupakan kesimpulan hasil pemeriksaan

2. Menyajikan temuan-temuan dari hasil pemeriksaan yang dilakukan

3. Sebagai dasar untuk kemudian diambil tindakan oleh manajemen terhadap

penyimpangan yang terjadi.

Untuk mencapai hal tersebut, maka laporan yang disampaikan haruslah

memiliki unsur-unsur objektif, clear (jelas), ringkas, konstruktif dan tepat waktu.

1. Objektif

Laporan yang disusun harus mengungkapkan fakta dengan teliti berdasarkan

data yang dapat diuji kebenarannya. Menyampaikan dengan jelas tentang pokok

pemeriksaan yang telah dilakukan sehingga dapat diyakini kebenarannya.

2. Clear (Jelas)

Laporan disusun dengan menggunakan bahasa yang jelas, tidak menimbulkan

kesalahpahaman bagi penggunanya. Menerangkan dengan jelas dan lengkap

agar dapat dimengerti oleh pihak-pihak yang menggunakannya.

3. Ringkas

Struktur laporan yang baik melaporkan dengan ringkas pelaksanakan

operasional, pengendalian dan hasil kerja. Laporan tersebut harus terhindar dari

hal-hal yang tidak relevan, material seperti gagasan, temuan, kalimat dan

sebagainya yang tidak menunjang tema pokok laporan, namun tetap menjaga

kualitas informasi yang disampaikan melalui laporan tersebut sehingga dapat

memenuhi kebutuhan pemakainya.

4. Konstruktif

Laporan yang bersifat membangun adalah laporan yang sedapat mungkin

memaparkan rekomendasi tindakan perbaikan yang dapat dilakukan untuk

mengupayakan peningkatan operasi.

5. Tepat waktu

Laporan audit hanya dapat bermanfaat dengan maksimal bila laporan tersebut

disajikan pada saat dibutuhkan. Sehingga auditor harus mampu menyajikan

laporan dengan tepat waktu.




Sebelum disampaikan pada pengguna laporan, peninjauan kembali atas

laporan (review) perlu dilakukan. Review adalah tindakan bijak yang dapat

dilakukan audit internal. Hal ini bertujuan untuk lebih memastikan kebenaran dan

kelengkapannya. Laporan audit akan efektif bila terdapat pelaksanaan tindak lanjut

agar proses audit yang berjalan benar-benar memberikan manfaat bagi perusahaan.

Untuk itu, departemen audit internal bertugas untuk memantau pelaksanaan tindak

lanjut, menganalisis kecukupan tindak lanjut disertai identifikasi hambatan

pelaksanaanya dan memberikan laporan atas tindak lanjut tersebut.

3.4 Kaitan Audit Internal dengan Integrated Management System

Salah satu maksud implementasi Integrated Management System sesuai dengan

pedoman yang dikeluarkan oleh Lembaga Sertifikasi Internasional yaitu untuk

mengefektifkan dan mengefisiensikan seluruh kebijakan perusahaan secara terpadu

dalam pencapaian tujuan perusahaan.

Salah satu elemen yang cukup signifikan dalam proses implementasi Integrated

Management System adalah fungsi pengawasan internal yang baik yang dilakukan oleh

auditor internal. Dengan demikian eksistensi audit internal itu sendiri merupakan salah

satu wujud implementasi dari Integrated management System. Selain itu, audit internal

berperan sangat strategis dalam membantu manajemen dalam upaya mewujudkan

Integrated Management System ke dalam praktek-praktek bisnis manajemen.

Kelebihan proses audit internal yang dijalankan berdasarkan implementasi

Intergrated Management System adalah sebagai berikut :

1. Proses audit dilakukan oleh tim auditor yang kompeten, independent dan teregistrasi

sebagai lead auditor serta multi kompetensi sehingga permasalahan dalam suatu unit

kerja dapat diidentifikasi dengan mudah.

2. Proses audit dilakukan tidak hanya untuk mencari kesalahan pada suatu unit, namun

memberikan solusi-solusi perbaikan sehingga proses continous improvement dapat

berjalan dengan baik.

3. Proses audit dilakukan dengan objektif, profesional, detail dan mencakup keseluruhan

proses.




4. Audit dilakukan secara terintegrasi dengan beberapa manajemen system ( ISO 9001,

ISO 14001, SMK3/OHSAS 18001) sehingga lebih efisien.

BAB IV

Peranan Audit Internal Terhadap Penerapan Integrated Management System pada PT

Semen Tonasa

4.1 Integrated Management System PT Semen Tonasa ( ISO 9001, ISO 14001,

SMK3/OHSAS 18001)

Sejak dulu, PT Semen Tonasa mempunyai dan menerapkan Sistem manajemen

Mutu, Lingkungan, dan juga Sistem Manajemen Keselamatan Kerja. Sistem ini telah




berlangsung selama bertahun-tahun dan diimplementasikan pada tiap-tiap unit kerja.

Akan tetapi, seiring berjalannya waktu, perusahaan merasa dan memandang penting dan

perlu untuk meningkatkan efisiensi dalam pengaplikasiannya. Hal ini dikarenakan sistem

manajemen tersebut kurang efektif dimana skenario isi standar, sistem audit internal dan

juga pengembangan sistem dalam organisasi belum terpadu menjadi satu dalam

pelaksanaannya sehingga hal ini tidak berjalan secara efektif dan efisien . Sebagai

akibatnya, manajemen tidak memperoleh informasi yang maksimal terkait dengan

penerapan sistem manajemen.

Untuk itu, perusahaan berusaha menerapkan Sistem Manajemen yang terintegrasi

sehingga terjadi perpaduan antara sistem manajemen mutu ( ISO 9001), lingkungan (ISO

14001) dan juga sistem manajemen kesehatan & keselamatan kerja (SMK3/OHSAS

18001). Pada saat ini, PT Semen Tonasa telah mengaplikasikan sistem manajemen yang

terintegrasi. Sistem manajemen terintegrasi ( Integrated Management System ) yang

diterapkan oleh PT Semen Tonasa telah mendapat pengakuan secara Internasioanal. Hal

ini dibuktikan dengan diperolehnya sertifikasi Integrated Management System ( IMS

00037 ) sejak tanggal 29 November 2009 oleh badan sertifikasi internasional. Adapun

beberapa alasan Semen Tonasa ingin menggunakan Integrated Management System

adalah sebagai berikut :

1. PT Semen Tonasa ingin mendapatkan akses yang lebih baik ke pasar

internasional

2. Keinginan untuk menciptakan citra dan reputasi yang lebih baik

3. Adanya peluang dalam penghematan biaya

4. Tekanan publik (Stakeholder)

5. Meningkatkan kinerja mutu, lingkungan, kesehatan dan keselamatan

kerja secara berkesinambungan.

6. Ingin menciptakan strategi pencegahan secara institusi

Berbagai model telah dikembangkan oleh PT Semen Tonasa dalam menerapkan

Sistem manajemen terintegrasi yang secara umum mengacu pada siklus Plan, Do, Check,

dan Action (PDCA) dan dapat dijelaskan dalam gambar berikut :


Review




Pada tahap awal, PT Semen Tonasa melakukan review dengan mengidentifikasi

semua proses bisnis berupa input dan output semua proses dalam produksi. Proses

review dilakukan dengan interaksi fungsi dalam organisasi dan pendekatan proses

sehingga dapat membentuk dasar identifikasi aspek mutu, lingkungan, dan kesehatan &

keselamatan kerja. Hal ini dimaksudkan agar kecukupan, kesesuaian, dan keefektifan

sistem yang telah berjalan sebelumnya dapat diperbaiki untuk kemudian dilakukan

perencanaan selanjutnya.

Terdapat banyak hal yang harus diperhatikan dalam mengidentifikasi peluang

perbaikan. Dalam hal ini, PT Semen Tonasa mempertimbangkan banyak hal berdasar

pada pengalaman-pengalaman sebelumnya. Berikut adalah hal-hal yang dilakukan oleh

PT Semen Tonasa dalam mengidentifikasi peluang perbaikan setiap tahunnya :

1. Kebijakan Manajemen dan Prosedur

2. Tanggung jawab, peran, dan kewenangan setiap karyawan

3. Penganggaran keuangan dan manajemen resiko

4. Mengintegrasikan elemen-elemen umum kedalam proses manajemen tunggal


Identifikasi Peluang

Perencanaan

Penerapan

Periksa / Check

Aksi Korektif

Keinginan Pemangku Kepentingan



Pada PT Semen Tonasa, perencanaan dilakukan sekali dalam setahun. Pada

perencanaan ini ditetapkan tujuan dan sasaran yang realistis yang ingin dicapai

berdasarkan hasil pencapaian target tahun sebelumnya. Secara spesifik, pada tahap ini

ditentukan adanya Key Performance Indikator (KPI) pada tiap-tiap unit kerja beserta

target pencapaiaannya yang kemudian akan direalisasikan oleh tiap-tiap unit kerja

tersebut.

Setelah menetapkan tujuan dan sasaran, tindak lanjut yang dilakukan oleh PT

Semen Tonasa adalah mengkomunikasikan kebijakan, tujuan, dan sasaran perusahaan

kepada seluruh karyawan yang selanjutnya dimengerti dan diaplikasikan dalam

pelaksanaan proses. Dalam tahapan penerapan (Do) ini, dilakukan pengawasan kerja

terhadap implementasi sistem (prosedur, instruksi kerja) sehingga proses pemutakhiran

sistem juga berjalan pada proses ini.

Langkah selanjutnya adalah melakukan pemeriksaan (Check) terhadap sistem

yang telah diterapkan. Proses pengecekan dilakukan dengan cara melakukan audit dari

sistem yang sedang diterapkan dan kualitas produk /jasa yang dihasilkan apakah sudah

sesuai dengan standar yang telah ditetapkan atau tidak. Audit diharapkan dapat membuat

suatu perbaikan dari sistem yang ada. Selain melakukan audit, perbaikan sistem kerja

juga dapat dilakukan dengan mangumpulkan dan mereview data kinerja (data kecelakaan

dan insiden) dan menampung keluhan pelanggan untuk kemudian menjadi dasar

melakukan suatu perbaikan.

Tahap terakhir adalah aksi korektif dilakukan dengan menerapkan usulan

perbaikan terhadap masalah yang ditemukan kemudian mengevaluasi hasilnya. Pada

tahap ini juga dilakukan analisa terhadap penyebab masalah yang timbul karena adanya

ketidaksesuaian antara sistem yang terjadi dengan kebijakan yang telah ditetapkan

tersebut agar dapat digunakan untuk perencanaan selanjutnya yang lebih baik.

Selain itu, kita juga dapat mengidentifikasi partisipasi stakeholders dalam

Integrated Management System dan dapat digambarkan sebagai berikut :


External Customer

Shareholeders/Owners




4.2 Audit Internal Sistem Manajemen PT Semen Tonasa

Pada awalanya, seluruh proses audit internal perusahaan (audit ketaatan, audit

operasioanal, audit keuangan) dilaksanakan oleh Satuan Kerja Audit Internal (SKAI) PT

Semen Tonasa. Namun, berdasarkan piagam SKAI yang telah diterima oleh Departemen

Satuan Kerja Audit Internal, terdapat wewenang dalam proses audit yang seharusnya

dilimpahkan ke unit kerja lain. Proses audit tersebut adalah proses audit ketaatan (audit

complience) terhadap sistem manajemen PT Semen Tonasa yang selanjutnya

dilimpahkan ke biro Sistem Perusahaan dan Manajemen, Departemen Litbang

Manajemen.

4.2.1 Proses Audit

Proses audit internal sistem manajemen yang dijalankan oleh PT Semen

Tonasa adalah sebagai upaya dalam pemantauan tindakan-tindakan yang dilakukan

oleh unit-unit kerja dalam menjalankan sistem manajemen di unit kerjanya. Dalam

hal ini tipe audit yang dilaksanakan adalah audit ketaatan (audit compliance)

terhadap sistem manajemen yang telah diterapkan.

Pada PT Semen Tonasa, proses audit internal sistem manajemen perusahaan

dilaksanakan secara periodik tiap 6 bulan. Proses audit internal ini dilaksanakan


Stakeholders Nedds

Employees Community

Reliable/on-time serviceValue for money

Profitable businessLegal complianceGood business imageGrowth

Safe working environmentJob satisfactionInvolvement & participation

Minimum environmentalImpactEmployment opportunity



secara menyeluruh pada setiap unit-unit kerja dengan melibatkan perwakilan dari

tiap-tiap unit kerja sebagai auditor dan dibantu oleh Dept. SKAI yang lebih

berkompeten dalam proses audit.

Pola proses pelaksanaan audit internal sistem manajemen PT semen Tonasa

yang berlangsung saat ini pada umumnya mengadopsi pola audit internal yang

dilaksanakan oleh departemen SKAI ( Satuan Kerja Audit Internal ) dimana

terdapat empat tahapan yaitu, rapat pembukaan, mengumpulkan bukti,

dokumentasi dan temuan hasil audit, rapat penutupan.

Pada tahap awal, lead auditor memperkenalkan anggota tim audit kepada

seluruh unit kerja yang kemudian dilanjutkan dengan menjelaskan lingkup, tujuan,

metode, prosedur dan rencana audit kepada seluruh anggota tim audit. Untuk

memastikan bahwa unit kerja yang akan diaudit telah bersedia untuk diaudit,

auditor mengkonfirmasi kunjungannya sehingga unit kerja yang akan diaudit

mempersiapkan semua dokumen dan sumber daya yang dibutuhkan.

Tahapan selanjutnya adalah dengan mengumpulkan bukti yang dilakukan

dengan cara menguji dokumen ( ISO 9001, ISO 14001, SMK3/OHSAS 18001),

wawancara, dan pengamatan kegiatan dan kondisi tiap-tiap unit kerja.

Setelah pengumpulan bukti dari tiap-tiap unit kerja, auditor

mendokumentasikan hasil temuan audit yang berupa penyimpangan-penyimpangan

dari implementasi Sistem Manajemen Semen Tonasa (SMST) kedalam form yang

telah dibuat. Pada tahap ini, penyimpangan-penyimpangan yang teridentifikasi

diklasifikasikan menjadi tiga golongan yaitu Mayor, Minor, dan Observasi.

Penggolongan ini didasarkan atas seberapa besar tingkat penyimpangan yang

teridentifikasi berdasarkan kebijakan Sistem Manajemen Semen Tonasa (SMST).

Selanjutnya, terhadap temuan hasil audit ini dilakukan evaluasi sehingga semua

penyimpangan yang ditemukan oleh auditor segera diperbaiki oleh unit kerja yang

bersangkutan.

Berdasarkan hasil temuan audit yang telah didokumentasikan, tim auditor

menyajikan dan mendiskusikan semua temuan-temuan yang signifikan dengan

unit-unit kerja yang bersangkutan. Apabila ada temuan auditor yang tidak sesuai

dengan apa yang dirasakan unit kerja yang bersangkutan, unit kerja tersebut dapat

melakukan protes dengan menunjukkan bukti konkritnya.




Oleh karena PT Semen Tonasa telah memperoleh sertifikasi standar

Integrated Management System , maka pada perusahaan juga akan dilakukan audit

eksternal oleh pihak lembaga sertifikasi sebagai bentuk pengawasan lembaga

tersebut kepada perusahaan. Output dari proses audit eksternal ini sama dengan

audit internal yaitu berupa temuan yang mengalami penyimpangan dengan standar

yang telah ditetapkan, beserta klasifikasi penggolongan temuan tersebut. Apabila

temuan yang didapatkan tersebut tergolong minimal dan dengan penyimpangan

yang tidak terlalu besar berarti proses audit internal berjalan dengan efektif.

Temuan yang digolongkan mayor dan minor akan dilakukan perbaikan dimana

pihak lembaga sertifikasi memberikan batasan waktu kepada perusahaan untuk

melakukan tindakan perbaikan dimana dalam setiap tahapnya dipantau oleh

lembaga sertifikasi. Dalam batasan waktu yang diberikan tersebut, perusahaan akan

mengirimkan dokumentasi berupa gambar kepada pihak lembaga sertifikasi

sebagai bukti bahwa penyimpangan tersebut telah dilakukan perbaikan. Apabila

pihak lembaga sertifikasi sudah puas dengan hasil-hasil dokumentasi, maka proses

audit pun selesai. Namun, jika tidak maka lembaga ini akan mengadakan

pengecekan ulang ke perusahaan.

Proses inilah yang akan menghasilkan improvement dari sistem manajemen

perusahaan yang karena dilakukan secara terus-menerus diharapkan dapat

mancapai Continual Improvement.

Secara umum, proses pelaksanaan audit internal Sistem Manajemen PT

Semen Tonasa dapat digambarkan sebagai berikut :


Rapat Penutupan

Dokumentasikan Dan Evaluasi Temuan Audit

- Menyajikan temuan audit dan pengamatan audit- Mendiskusikan temuan-temuan yang signifikan




4.2.2 Masalah

Merupakan suatu hal yang wajar apabila dalam sebuah perusahaan terdapat

masalah-masalah dalam pengelolaan sistem manajemen. Berikut adalah beberapa

masalah yang dihadapi PT Semen Tonasa dalam melaksanakan proses audit

internal sistem manajemen perusahaan :

1. Jumlah auditor masih sangat minim

2. Belum adanya regulasi yang jelas dalam pelaksanaan audit internal sistem

manajemen perusahaan

3. Intensitas training auditor yang minim dimana, pelaksanaan training audit

internal hanya dilaksanakan satu kali dalam setahun

4. Komunikasi antar auditor sangat sulit. Hal ini dikarenakan setiap auditor bekerja

di unit kerja yang berbeda-beda dengan intensitas kesibukan yang berbeda pula.

5. Kurangnya kesadaran dari auditor dalam menjalankan proses audit internal. Hal

ini dikarenakan perwakilan auditor dari tiap-tiap unit kerja mempunyai

tanggung jawab sendiri terhadap pekerjaan yang harus diselesaikan di unit

kerjanya.

6. Kurangnya penghargaan terhadap auditor dimana tidak adanya pemberian honor

selama pelaksanaan audit.


Mengumpulkan Bukti

Rapat Pembukaan

- Uji dokumen, data dan catatan- Wawancara- Pengamatan kegiatan dan kondisi

- Memperkenalkan anggota tim audit- Menjelaskan lingkup, tujuan dan rencana audit- Menjelaskan metoda dan prosedur audit- Mengkonfirmasi ketersediaan dokumen dan sumber daya- Mengkonfirmasi kunjungan dan wawancara



BAB V

PENUTUP

1.4 Kesimpulan

1. Integrated management System pada PT Semen Tonasa merupakan perpaduan

antara Sistem Manajemen Mutu ( ISO 9001:2008), Sistem Manajemen Lingkungan

(ISO 14001: 2005) dan juga Sistem Manajemen Kesehatan & Keselamatan Kerja

(SMK3/OHSAS 18001:2007).




2. Faktor yang mendorong PT Semen Tonasa menerapkan Integrated Management

System adalah sebagai berikut :

a. PT Semen Tonasa ingin mendapatkan akses yang lebih baik ke pasar

internasional

b. Keinginan untuk menciptakan citra dan reputasi yang lebih baik

c. Adanya peluang dalam penghematan biaya

d. Tekanan publik (Stake holder)

e. Meningkatkan kinerja mutu, lingkungan, kesehatan dan keselamatan kerja secara

berkesinambungan.

f. Ingin menciptakan strategi pencegahan secara institusi

3. Model implementasi Integrated Management System pada PT Semen Tonasa

mengacu pada siklus PDCA

4. Proses audit internal yang dilakukan PT Semen Tonasa terbagi 2 yaitu Audit

Operasional dan Audit Sistem Manajemen. Audit operasional dilakukan oleh Dept.

SKAI sedangkan Audit Sistem Manajemen dilakukan oleh Biro Sistem perusahaan

& Manajemen, Dept. Litbang Manajemen

5. Proses pelaksanaan audit internal PT Semen Tonasa terdiri dari beberapa tahap,

yaitu :

a. Rapat Pembukaan

b. Mengumpulkan bukti

c. Dokumentasikan dan evaluasi temuan audit

d. Rapat penutupan

1.5 Saran

1. PT Semen Tonasa sebaiknya membentuk unit kerja yang bertanggung jawab penuh

dalam pelaksanaan audit internal sistem manajemen perusahaan

2. PT Semen Tonasa sebaiknya mengadakan pelatihan auditor yang lebih intens

sehingga pengetahuan auditor tentang proses audit menjadi lebih baik.




DAFTAR PUSTAKA

Wibowo. 2009. Manajemen Kinerja Edisi II. Jakarta: PT Raja Grafindo Persada

Guy, Dan M.C Way Alderman, dan Alan J.Winter, 2002. Auditing, Edisi 5, Penerjemah Sugiyarto, Elangga, Jilid II, Jakarta

Konsorsium Organisasi Profesi Audit Internal, 2004. Standar Profesi Audit Internal, yayasan Pendidikan Internal Audit, Jakarta

PT Semen Tonasa, 2009. Manual Book Integrated management System

http://www.ittelkom.ac.id

http://id.wikipedia.org/wiki/Kaizen

http://roufique.wordpress.com/2010/02/09/internal-audit-tangan-kanan-top-manajemen/


http://roufique.wordpress.com/2010/02/09/internal-audit-tangan-kanan-top-manajemen/

http://id.wikipedia.org/wiki/Kaizen

http://www.ittelkom.ac.id/

file · web viewkata pengantar. assalamu alaikum, wr. wb. puji syukur kita panjatkan...

Documents