DOKUMEN INDUK

PROSEDUR SOKONGAN

NO. RUJ. DOKUMEN : KEJ/S/002 NO. KELUARAN : 04

PENYEDIAAN ANGGARAN DAN

KAWALAN BAJET TAHUNAN

TARIKH : 21 MAC 2019 MUKA SURAT : 1/12

1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini adalah bertujuan untuk memastikan proses penyediaan Anggaran Bajet Mengurus Tahunan KEJORA dilaksanakan dengan teratur dan mengikut tempoh yang telah ditetapkan dan mengawal perbelanjaan pembangunan supaya tidak melebihi daripada peruntukan yang diluluskan.

2.0 SKOP

Prosedur ini akan digunakan untuk semua bahagian/unit di KEJORA dalam urusan penyediaan cadangan Anggaran Bajet Mengurus serta pengawalan bajet khususnya bajet pembangunan tahunan KEJORA yang telah diluluskan.

3.0 RUJUKAN

- Manual Kualiti - Arahan Perbendaharaan - Arahan Kewangan & Perakaunan LKW 2010 - Portal Pekeliling Perbendaharaan (PPP) - Surat Pekeliling Kewangan KEJORA yang masih berkuatkuasa - Pengawalan Bajet Pembangunan KEJORA Melalui Sistem SAP 4

HANA

DOKUMEN INDUK

PROSEDUR SOKONGAN

NO. RUJ. DOKUMEN : KEJ/S/002 NO. KELUARAN : 04

PENYEDIAAN ANGGARAN DAN

KAWALAN BAJET TAHUNAN

TARIKH : 21 MAC 2019 MUKA SURAT : 2/12

4.0 DEFINISI 4.1 Bajet

Bajet yang membabitkan anggaran perbelanjaan mengurus dan pembangunan tahun semasa KEJORA

4.2 Kawalan Bajet

Meliputi kawalan perbelanjaan belanja pembangunan bermula proses permohonan kebenaran belanja sehingga projek ditawarkan kepada pembekal/kontraktor supaya tidak melebihi daripada peruntukan yang diluluskan.

4.3 Mesyuarat Pemeriksaan Bajet Peringkat Agensi

Mesyuarat yang dipengerusikan sama ada oleh Perbendaharaan Malaysia atau Unit Perancang Ekonomi (EPU) serta dihadiri wakil bahagian KPLB dan Pengurusan KEJORA.

DOKUMEN INDUK

PROSEDUR SOKONGAN

NO. RUJ. DOKUMEN : KEJ/S/002 NO. KELUARAN : 04

PENYEDIAAN ANGGARAN DAN

KAWALAN BAJET TAHUNAN

TARIKH : 21 MAC 2019 MUKA SURAT : 3/12

5.0 SINGKATAN

5.1 PK Pengurus Kewangan

5.2 P.BHGN Pengurus-Pengurus Bahagian KEJORA

5.3 PBV

Pengurus Bahagian Yang Memegang Vot Projek-projek Pembangunan

5.4 P.PENG

Penolong Pengurus 5.5 KPLB

Kementerian Pembangunan Luar Bandar

5.6 AK Akauntan Kanan

5.7 PAC Penolong Akauntan

5.8 WAKIL

Pegawai Gred 29 ke atas

5.9 JPBPK Jawatankuasa Penyelarasan Bajet Peringkat KEJORA

DOKUMEN INDUK

PROSEDUR SOKONGAN

NO. RUJ. DOKUMEN : KEJ/S/002 NO. KELUARAN : 04

PENYEDIAAN ANGGARAN DAN

KAWALAN BAJET TAHUNAN

TARIKH : 21 MAC 2019 MUKA SURAT : 4/12

6.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN

PK/AK

PK/AK/PAC

PK/AK/PAC

P.BHGN/WAKIL

PK/AK/PAC

6.1 PENYEDIAAN ANGGARAN BAJET TAHUNAN 1. Surat arahan penyediaan Bajet Mengurus dikeluarkan

kepada bahagian-bahagian selewat-lewatnya pada minggu kedua bulan Disember setiap bulan.

2. Menerima maklumbalas permohonan Bajet

Mengurus daripada bahagian-bahagian dalam tempoh 3 minggu selepas tarikh surat arahan penyediaan bajet.

3. Menyediakan Anggaran Bajet Mengurus berdasarkan

anggaran batas yang telah diberikan oleh Kementerian.

4. Mesyuarat Pra Pemeriksaan Bajet Mengurus

Peringkat KEJORA.

5. Mengunci masuk Anggaran Bajet Mengurus

berdasarkan anggaran batas ke dalam Sistem My result.

DOKUMEN INDUK

PROSEDUR SOKONGAN

NO. RUJ. DOKUMEN : KEJ/S/002 NO. KELUARAN : 04

PENYEDIAAN ANGGARAN DAN

KAWALAN BAJET TAHUNAN

TARIKH : 21 MAC 2019 MUKA SURAT : 5/12

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN

PK/AK/PAC

KPLB

PK/AK/PAC

PK/AK

PK/AK/PAC

PS

6. Mengemukakan Anggaran Bajet Mengurus kepada

Kementerian selewat-lewatnya pada tarikh yang ditetapkan.

7. Pemeriksaan Bajet Agensi Peringkat Kementerian.

8. Menghantar maklumbalas atau dokumen tambahan

sekiranya terdapat pindaan kepada kementerian dalam tempoh satu (1) minggu atau mengikut keputusan mesyuarat selepas pemeriksaan bajet mengurus peringkat kementerian diadakan.

9. Menerima keputusan/waran peruntukan bajet dari

Kementerian. 10. Edaran jumlah kelulusan bajet mengurus

pembangunan KEJORA kepada semua bahagian selewat-lewatnya 3 hari dari kelulusan diterima.

11. Menerima senarai sub projek/program daripada

Bahagian Perancangan Strategik bagi projek Pembangunan setelah Bahagian Kewangan mengedarkan surat kelulusan bajet.

DOKUMEN INDUK

PROSEDUR SOKONGAN

NO. RUJ. DOKUMEN : KEJ/S/002 NO. KELUARAN : 04

PENYEDIAAN ANGGARAN DAN

KAWALAN BAJET TAHUNAN

TARIKH : 21 MAC 2019 MUKA SURAT : 6/12

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN

AK /PAC

PBV

PK/AK/PAC

12. Memasukkan Kod bajet SAP bagi projek-projek

pembangunan yang telah diterima daripada bahagian-bahagian.

13. Sekiranya berlaku pindaan skop projek, pindaan

perlu diangkat kepada Pegawai Pengawal untuk kelulusan.

14. Memasukkan semula Kod bajet SAP baru bagi sub-

projek baru yang telah mendapat kelulusan Pegawai Pengawal.

DOKUMEN INDUK

PROSEDUR SOKONGAN

NO. RUJ. DOKUMEN : KEJ/S/002 NO. KELUARAN : 04

PENYEDIAAN ANGGARAN DAN

KAWALAN BAJET TAHUNAN

TARIKH : 21 MAC 2019 MUKA SURAT : 7/12

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN

P.PBHGN/WAKIL

AK/PAC

P.PBHGN/WAKIL

PK/AK

6.2 PENYEDIAAN KAWALAN BAJET

1. Borang Kebenaran Belanja perlu mendapatkan kelulusan daripada Bahagian Kewangan sebelum sesuatu ‘commitment’/tanggungan dibuat bagi Bajet Pembangunan/Pembangunan KPLB/Wang Rezab sebagaimana format borang KEJ/KEW/004/06.

2. Maklum status permohonan kepada pemohon.

3. Bagi Bajet Mengurus, Borang Kebenaran Belanja

hanya perlu diisi bagi kes dimana bahagian pelaksana bukan pemegang vot sebagaimana format borang KEJ/KEW/004/06.

4. Sekiranya terdapat kekurangan semasa perlaksanaan peruntukan dan memerlukan pindah peruntukan, Bahagian Kewangan akan menyelaras tertakluk pada peruntukan tahun semasa.

DOKUMEN INDUK

PROSEDUR SOKONGAN

NO. RUJ. DOKUMEN : KEJ/S/002 NO. KELUARAN : 04

PENYEDIAAN ANGGARAN DAN

KAWALAN BAJET TAHUNAN

TARIKH : 21 MAC 2019 MUKA SURAT : 8/12

7.0 REKOD KUALITI

BIL

JENIS REKOD

LOKASI

TEMPOH

SIMPANAN

NO. RUJUKAN

REKOD

1.

Borang Kebenaran Belanja

Bahagian

Kewangan

5 Tahun

KEJ/KEW/ 004/06

DOKUMEN INDUK

PROSEDUR SOKONGAN

NO. RUJ. DOKUMEN : KEJ/S/002 NO. KELUARAN : 04

PENYEDIAAN ANGGARAN DAN

KAWALAN BAJET TAHUNAN

TARIKH : 21 MAC 2019 MUKA SURAT : 9/12

8.0 CARTA ALIRAN

8.1 Proses Kerja Penyediaan Anggaran Bajet Mengurus

Menerima arahan dan menyelaras penyediaan belanjawan tahunan.

Menerima arahan untuk penyediaan bajet mengurus dari KPLB dan mengerahkan pengeluaran surat arahan kepada semua bahagian dan unit bagi penyediaan bajet tahunan.

MULA

Menyiapkan anggaran bajet mengurus berdasarkan anggaran batas dari KPLB

A

Mengeluarkan surat arahan kepada semua bahagian dan unit bagi penyediaan belanjawan tahunan

Menerima maklum balas permohonan bajet mengurus dari bahagian dan unit.

Mesyuarat pra pemeriksaan bajet mengurus peringkat KEJORA

Mengunci masuk bajet mengurus ke dalam sistem Myresult .

Menyediakan buku bajet mengurus dan dikemukakan kepada KPLB

DOKUMEN INDUK

PROSEDUR SOKONGAN

NO. RUJ. DOKUMEN : KEJ/S/002 NO. KELUARAN : 04

PENYEDIAAN ANGGARAN DAN

KAWALAN BAJET TAHUNAN

TARIKH : 21 MAC 2019 MUKA SURAT : 10/12

B A

Mesyuarat Pemeriksaan Bajet Mengurus Agensi peringkat Kementerian

Menerima waran/keputusan peruntukan dari KPLB

Menyediakan buku bajet mengurus berdasarkan kelulusan dan di hantar ke KPLB

Mengedarkan kelulusan bajet mengurus kepada semua bahagian dan unit.

Mengunci masuk kod bajet dan peruntukan pembangunan ke dalam sistem SAP yang telah diluluskan

Mengunci masuk kod bajet dan peruntukkan mengurus ke dalam sistem SAP yang telah diluluskan

B

Ada

Tiada

Menghantar maklumbalas atau dokumen tambahan sekiranya terdapat pindaan kepada kementerian dalam tempoh satu (1) minggu atau mengikut keputusan mesyuarat selepas pemeriksaan bajet mengurus peringkat kementerian diadakan.

DOKUMEN INDUK

PROSEDUR SOKONGAN

NO. RUJ. DOKUMEN : KEJ/S/002 NO. KELUARAN : 04

PENYEDIAAN ANGGARAN DAN

KAWALAN BAJET TAHUNAN

TARIKH : 21 MAC 2019 MUKA SURAT : 11/12

B

( Sekiranya berlaku pindaan skop projek bagi projek pembangunan) – perlu diangkat kepada Pegawai Pengawal untuk kelulusan.

Ada

TAMAT

Tiada

Maklum kelulusan kepada pemohon

Mengunci masuk kod bajet dan peruntukan pembangunan yang baru ke dalam sistem SAP yang telah diluluskan oleh Pegawai pengawal.

Menyelaras kelulusan kebenaran belanja sebagaimana format borang KEJ/KEW/004/06 bagi sesuatu bajet sebelum sesuatu tanggungan dibuat.

DOKUMEN INDUK

PROSEDUR SOKONGAN

NO. RUJ. DOKUMEN : KEJ/S/002 NO. KELUARAN : 04

PENYEDIAAN ANGGARAN DAN

KAWALAN BAJET TAHUNAN

TARIKH : 21 MAC 2019 MUKA SURAT : 12/12

8.2 Proses Kerja Penyediaan Kawalan Bajet

Borang kebenaran belanja sebagaimana rekod format borang KEJ/KEW/004/06 perlu mendapat kelulusan daripada Bahagian Kewangan.

Maklum status permohonan kepada pemohon.

MULA

Bagi Bajet Mengurus, Borang Kebenaran Belanja hanya perlu diisi bagi kes dimana bahagian pelaksana bukan pemegang vot. Sekiranya terdapat kekurangan semasa perlaksanaan peruntukan dan memerlukan pindah peruntukan, Bahagian Kewangan akan menyelaras tertakluk kepada peruntukan tahun semasa.

TAMAT