s 002 penyediaan anggaran belanjawan mengurus …iso.kejora.gov.my/iso/manual_kualiti/s...
TRANSCRIPT
DOKUMEN ASAL
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJ. DOKUMEN : KEJ/S/002
NO. KELUARAN : 02 PENYEDIAAN
ANGGARAN DAN KAWALAN BAJET
TAHUNAN
TARIKH : 1 JANUARI 2013
MUKA SURAT : 1/12
1.0 OBJEKTIF Prosedur ini adalah bertujuan untuk memastikan proses penyediaan Anggaran Bajet Mengurus dan Pembangunan Tahunan KEJORA dilaksanakan dengan teratur dan mengikut tempoh yang telah ditetapkan dan mengawal perbelanjaan pembangunan supaya tidak melebihi daripada peruntukan yang diluluskan.
2.0 SKOP
Prosedur ini akan digunakan untuk semua bahagian di KEJORA dalam urusan penyediaan cadangan Anggaran Bajet Mengurus dan Pembangunan serta pengawalan bajet khususnya bajet pembangunan tahunan KEJORA yang telah diluluskan.
3.0 RUJUKAN
- Manual Kualiti - Arahan Perbendaharaan - Pekeliling Perbendaharaan - Surat Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam - Pengawalan Bajet Pembangunan KEJORA Melalui Sistem SAGA
DOKUMEN ASAL
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJ. DOKUMEN : KEJ/S/002
NO. KELUARAN : 02 PENYEDIAAN
ANGGARAN DAN KAWALAN BAJET
TAHUNAN
TARIKH : 1 JANUARI 2013
MUKA SURAT : 2/12
4.0 DEFINISI 4.1 Bajet
Bajet yang membabitkan anggaran perbelanjaan mengurus dan pembangunan tahun semasa KEJORA
4.2 Kawalan Bajet
Meliputi kawalan perbelanjaan belanja pembangunan bermula proses permohonan kebenaran belanja sehingga projek ditawarkan kepada pembekal/kontraktor supaya tidak melebihi daripada peruntukan yang diluluskan.
4.3 Mesyuarat Pemeriksaan Bajet Peringkat Agensi
Mesyuarat yang dipengerusikan sama ada oleh Perbendaharaan Malaysia atau Unit Perancang Ekonomi (EPU) serta dihadiri wakil bahagian KKLW dan Pengurusan KEJORA.
DOKUMEN ASAL
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJ. DOKUMEN : KEJ/S/002
NO. KELUARAN : 02 PENYEDIAAN
ANGGARAN DAN KAWALAN BAJET
TAHUNAN
TARIKH : 1 JANUARI 2013
MUKA SURAT : 3/12
5.0 SINGKATAN
5.1 PK Pengurus Kewangan
5.2 P.BHGN Pengurus-Pengurus Bahagian KEJORA
5.3 PBV
Pengurus Bahagian Yang Memegang Vot Projek-projek Pembangunan
5.4 AK
Akauntan
5.5 KKLW Kementerian Kemajuan Luar Bandar dan Wilayah
5.6 PAC
Penolong Akauntan
5.7 WAKIL Pegawai Gred 27 ke atas
5.8 JPBPK
Jawatankuasa Penyelarasan Bajet Peringkat KEJORA
DOKUMEN ASAL
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJ. DOKUMEN : KEJ/S/002
NO. KELUARAN : 02 PENYEDIAAN
ANGGARAN DAN KAWALAN BAJET
TAHUNAN
TARIKH : 1 JANUARI 2013
MUKA SURAT : 4/12
6.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN
TANGGUNGJAWAB
TINDAKAN
PK/ AK
PK/ AK
PK/ AK
P.BHGN/WAKIL
PK/ AK
6.1 PENYEDIAAN ANGGARAN BAJET TAHUNAN 1. Surat arahan penyediaan Bajet Mengurus &
Pembangunan akan dikeluarkan kepada bahagian-bahagian selewat-lewatnya pada minggu kedua bulan Disember setiap tahun.
2. Menerima maklumbalas permohonan Bajet
Mengurus & Pembangunan daripada bahagian-bahagian dalam tempoh 3 minggu selepas tarikh surat arahan penyediaan bajet.
3. Menyediakan Anggaran Bajet Mengurus &
Pembangunan (draf 1) 1 minggu sebelum Mesyuarat Bajet Peringkat KEJORA.
4. Mesyuarat Bajet Mengurus & Pembangunan
Peringkat KEJORA. 5. Mengemaskini Buku Anggaran Bajet Mengurus &
Pembangunan (draf 2) berdasarkan keputusan dalam Mesyuarat Bajet seminggu sebelum tarikh penghantaran ke kementerian.
DOKUMEN ASAL
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJ. DOKUMEN : KEJ/S/002
NO. KELUARAN : 02 PENYEDIAAN
ANGGARAN DAN KAWALAN BAJET
TAHUNAN
TARIKH : 1 JANUARI 2013
MUKA SURAT : 5/12
TANGGUNGJAWAB
TINDAKAN
PK/AK
P.BHGN/WAKIL
KKLW
PK/ AK
PK/ AK
PK/ AK
PS
6. Mengemukakan Anggaran Bajet Mengurus &
Pembangunan kepada Kementerian selewat-lewatnya pada tarikh yang ditetapkan.
7. Mesyuarat Pra-Pemeriksaan Bajet Mengurus & Pembangunan Peringkat KEJORA.
8. Pemeriksaan Bajet Agensi Peringkat Kementerian. 9. Menghantar maklumbalas atau dokumen tambahan
sekiranya terdapat pindaan kepada kementerian dalam tempoh dua (2) minggu atau mengikut keputusan mesyuarat selepas pemeriksaan bajet mengurus dan pembangunan peringkat kementerian diadakan.
10. Menerima keputusan/waran peruntukan bajet dari
Kementerian. 11. Edaran jumlah kelulusan Bajet Mengurus dan
Pembangunan KEJORA kepada semua bahagian selewat-lewatnya 6 hari dari kelulusan diterima.
12. Menerima senarai sub projek/program daripada
Bahagian Perancangan Strategik bagi projek Pembangunan setelah Bahagian Kewangan mengedarkan surat kelulusan bajet.
DOKUMEN ASAL
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJ. DOKUMEN : KEJ/S/002
NO. KELUARAN : 02 PENYEDIAAN
ANGGARAN DAN KAWALAN BAJET
TAHUNAN
TARIKH : 1 JANUARI 2013
MUKA SURAT : 6/12
TANGGUNGJAWAB
TINDAKAN
AK /PAC
PBV
AK /PAC
13. Memasukkan Kod SAGA bagi projek-projek
pembangunan yang telah diterima daripada Perancangan Strategik.
14. Sekiranya berlaku pindaan skop projek, pindaan
perlu diangkat kepada Pegawai Pengawal untuk kelulusan sebagaimana format dokumen KEJ/KEW/001/05.
15. Memasukkan semula Kod SAGA baru bagi sub-
projek baru yang telah mendapat kelulusan Pegawai Pengawal.
DOKUMEN ASAL
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJ. DOKUMEN : KEJ/S/002
NO. KELUARAN : 02 PENYEDIAAN
ANGGARAN DAN KAWALAN BAJET
TAHUNAN
TARIKH : 1 JANUARI 2013
MUKA SURAT : 7/12
TANGGUNGJAWAB
TINDAKAN
P.BHGN/WAKIL
AK /PAC
P.BHGN/WAKIL
PK/ AK
6.2 PENYEDIAAN KAWALAN BAJET 1. Borang Kebenaran Perbelanjaan perlu mendapatkan
kelulusan daripada Bahagian Kewangan sebelum sesuatu ‘commitment’/tanggungan dibuat bagi Bajet Pembangunan/Pembangunan KKLW/Wang Rezab.
2. Maklum status permohonan kepada pemohon. 3. Bagi Bajet Mengurus, Borang Kebenaran Belanja
hanya perlu diisi bagi kes dimana bahagian pelaksana bukan pemegang vot.
4. Sekiranya terdapat kekurangan semasa perlaksanaan
peruntukan dan memerlukan pindah peruntukan, Bahagian Kewangan akan menyelaras tertakluk pada peruntukan tahun semasa.
DOKUMEN ASAL
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJ. DOKUMEN : KEJ/S/002
NO. KELUARAN : 02 PENYEDIAAN
ANGGARAN DAN KAWALAN BAJET
TAHUNAN
TARIKH : 1 JANUARI 2013
MUKA SURAT : 8/12
7.0 REKOD KUALITI
BIL
JENIS REKOD
LOKASI
TEMPOH
SIMPANAN
NO. RUJUKAN
REKOD
1.
Borang Permohonan Kelulusan Pindaan Skop Projek
Bilik Fail
5 Tahun
KEJ/KEW/ 001/05
2.
Borang Permohonan Pindah Peruntukan Wang Pembangunan
Bilik Fail
5 Tahun
KEJ/KEW/ 002/06
3.
Borang Permohonan Pindah Peruntukan Wang Mengurus
Bilik Fail
5 Tahun
KEJ/KEW/ 003/06
DOKUMEN ASAL
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJ. DOKUMEN : KEJ/S/002
NO. KELUARAN : 02 PENYEDIAAN
ANGGARAN DAN KAWALAN BAJET
TAHUNAN
TARIKH : 1 JANUARI 2013
MUKA SURAT : 9/12
8.0 CARTA ALIRAN
8.1 Proses Kerja Penyediaan Anggaran Bajet Tahunan
Surat arahan penyediaan Bajet Mengurus dan Pembangunan akan dikeluarkan kepada bahagian.
Tiada
Mengemaskini Buku Anggaran Bajet Mengurus & Pembangunan (draf 2) berdasarkan keputusan dalam Mesyuarat Bajet seminggu sebelum tarikh penghantaran ke kementerian.
Ada
MULA
Mesyuarat bajet mengurus dan pembangunan peringkat KEJORA.
A
Terima maklumbalas permohonan bajet mengurus dan pembangunan daripada bahagian-bahagian
Menyiapkan anggaran bajet mengurus dan pembangunan (draf 1) 1 minggu sebelum mesyuarat bajet peringkat KEJORA
Kemukakan anggaran bajet mengurus dan pembangunan kepada Kementerian
Pindaan
DOKUMEN ASAL
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJ. DOKUMEN : KEJ/S/002
NO. KELUARAN : 02 PENYEDIAAN
ANGGARAN DAN KAWALAN BAJET
TAHUNAN
TARIKH : 1 JANUARI 2013
MUKA SURAT : 10/12
Hantar maklumbalas atau dokumen tambahan kepada kementerian dalam tempoh dua (2) minggu atau mengikut keputusan mesyuarat selepas pemeriksaan bajet mengurus dan pembangunan peringkat kementerian diadakan
Mesyuarat Pemeriksaan Bajet Mengurus dan Pembangunan Agensi Peringkat Kementerian
Ada
Tiada
B A
Mesyuarat Pra-Pemeriksaan Bajet Mengurus & Pembangunan Peringkat KEJORA
Terima keputusan/waran peruntukan dari kementerian
B
Pindaan
DOKUMEN ASAL
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJ. DOKUMEN : KEJ/S/002
NO. KELUARAN : 02 PENYEDIAAN
ANGGARAN DAN KAWALAN BAJET
TAHUNAN
TARIKH : 1 JANUARI 2013
MUKA SURAT : 11/12
B
Hantar semula buku bajet ( draf 3 ) yang telah dipinda selepas tarikh yang ditetapkan oleh kementerian
Edar kelulusan bajet mengurus dan pembangunan KEJORA kepada semua bahagian .
Memasukkan Kod SAGA bagi projek-projek pembangunan yang telah diterima dan diluluskan daripada bahagian Perancangan Strategik
(Sekiranya berlaku pindaan skop projek) – perlu diangkat kepada Pegawai Pengawal untuk kelulusan sebagaimana format borang KEJ/KEW/OO1/05
Ada
TAMAT
TAMAT
Menerima senarai sub projek/program daripada Bahagian Perancangan Strategik bagi projek pembangunan
Kelulusan Kebenaran Perbelanjaan daripada Bahagian Kewangan sebelum susuatu ‘commitment’ tanggungan dibuat.
Pindaan
Tiada
Penentuan sub-projek pembangunan dan agihan peruntukan oleh Jawatankuasa Penyelarasan Bajet Peringkat KEJORA
DOKUMEN ASAL
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJ. DOKUMEN : KEJ/S/002
NO. KELUARAN : 02 PENYEDIAAN
ANGGARAN DAN KAWALAN BAJET
TAHUNAN
TARIKH : 1 JANUARI 2013
MUKA SURAT : 12/12
8.2 Proses Kerja Penyediaan Kawalan Bajet
Borang kebenaran Perbelanjaan perlu mendapat kelulusan dariapda Bahagian Kewangan
MULA
Sekiranya terdapat kekurangan semasa perlaksanaan peruntukan dan memerlukan pindah peruntukan, Bahagian Kewangan akan menyelaras tertakluk kepada peruntuakan tahun semasa
Maklum status permohonan kepada pemohon Bagi Bajet Mengurus, Borang Kebenaran Belanja hanya perlu diisi bagi kes dimana bahagian pelaksanan bukan pemegang vot.
TAMAT