kandungan - dasar.mampu.gov.my

i

KANDUNGAN

PERKARA MUKA SURAT

Tujuan 1

Latar Belakang 1

Keperluan Rasionalisasi 2

Tindakan yang Perlu Dilaksanakan 9

Kesimpulan 17

Pemakaian 17

Tarikh Berkuat Kuasa 17

Pertanyaan 17

Senarai Lampiran 19

1

ARAHAN PENTADBIRAN KETUA PENGARAH MAMPU BIL. 2 TAHUN 2016

PANDUAN RASIONALISASI PEKELILING MAMPU

TUJUAN

1. Panduan ini bertujuan untuk memaklumkan dan melaksanakan

keputusan Panel Merakyatkan Perkhidmatan Awam (MPA) bil. 1 tahun 2016

mengenai rasionalisasi pekeliling MAMPU yang meliputi keperluan dan

tindakan yang perlu dilaksanakan agar penyediaan pekeliling yang bakal

dikeluarkan oleh MAMPU menjadi lebih teratur, seragam, terkini, tersusun dan

relevan.

LATAR BELAKANG

2. Rancangan Malaysia Kesebelas (RMKe-11) merupakan fasa terakhir

dalam perancangan lima tahun merealisasikan Wawasan 2020 ke arah

menjadikan Malaysia sebuah negara maju dan berpendapatan tinggi

menjelang tahun 2020. Mentransformasi perkhidmatan awam supaya

berpaksikan rakyat serta meningkatkan produktiviti, kecekapan dan

keberkesanan penyampaian perkhidmatan awam menjadi antara agenda

utama kerajaan menyokong pelaksanaan RMKe-11 ini.

3. Salah satu teras strategik dalam RMKe-11, iaitu Mentransformasi

Perkhidmatan Awam untuk Produktiviti telah menetapkan jangkaan

keberhasilan, iaitu penyampaian perkhidmatan awam yang bersepadu dan

efisien. Tiga petunjuk prestasi utama yang disasarkan, iaitu untuk menjadi

antara:

2

(i) 10 negara terbaik dalam pencapaian subindeks kecekapan

kerajaan dalam Indeks World Competitiveness Yearbook, IMD

(2014: kedudukan 15);

(ii) 15 negara terbaik bagi subindeks perkhidmatan dalam talian

bagi Indeks UN e-Government (EGDI) (2014: kedudukan 31);

dan

(iii) 30 negara terbaik dalam Indeks Persepsi Rasuah (2014:

kedudukan 50).

KEPERLUAN RASIONALISASI

4. Untuk mengekalkan kelestariannya menerajui agenda transformasi

sistem penyampaian perkhidmatan awam, warga MAMPU perlu terus

berusaha mempelopori dan menjana idea-idea baharu yang kreatif lagi

inovatif ke arah memastikan gagasan kerajaan mendahulukan rakyat dan

mengutamakan pencapaian terlaksana dengan jayanya. Agenda ini

seterusnya diberi penekanan dalam RMKe-11, di bawah Bidang Fokus A,

Mempertingkatkan Penyampaian Perkhidmatan dengan Mengutamakan

Rakyat. Peranan MAMPU akan diperkukuh sebagai peneraju utama

pelaksanaan inisiatif bagi meningkatkan penyampaian perkhidmatan awam di

bawah bidang fokus ini.

5. Strategi lautan biru didakap erat sebagai paradigma yang menjadi

wadah utama bagi transisi kelestarian MAMPU itu, menjelaskan potensi ruang

pasaran yang lebih luas dan lebar yang belum diterokai. Cabaran-cabaran

semasa dihadapi MAMPU dalam sistem penyampaian perkhidmatan awam

menuntut penyelesaian yang menyeluruh gabungan elemen teknologi

maklumat dan komunikasi (ICT) dengan pengurusan dan kemanusiaan.

Justeru, produk dan perkhidmatan MAMPU haruslah meningkatkan

3

ketersediaan, kemampuan dan kebolehcapaian kepada pihak yang

memerlukannya, iaitu agensi kerajaan, rakyat dan komuniti perniagaan.

6. Teras strategik MAMPU telah digubal semula untuk memenuhi

keperluan semasa sejajar dengan penetapan keberhasilan dan petunjuk

prestasi utama yang baharu itu. Dalam memantapkan kapasiti agensi dan

merealisasikan transformasi penyampaian perkhidmatan awam,

pembangunan segala bentuk dasar, projek, program dan aktiviti MAMPU

perlulah tertumpu kepada memenuhi tuntutan pengisian terutamanya bagi

empat daripada lima teras strategik terpilih yang baharu. Empat teras strategik

MAMPU yang baharu adalah seperti yang berikut:

(i) Penawaran Perkhidmatan

(a) Bermatlamat untuk mentransformasi penawaran

perkhidmatan awam daripada berteraskan kerajaan

kepada berteraskan rakyat berasaskan produktiviti,

kecekapan dan keberkesanan bagi memenuhi

kepuasan kumpulan sasar; dan

(b) Tumpuan kepada mengurangkan kerenah birokrasi,

menyediakan dan memperluas perkhidmatan yang

lebih inovatif serta mudah diakses rakyat sekali gus

memantapkan usaha ke arah pelaksanaan kerajaan

digital.

(ii) Perkhidmatan Guna Sama, Pengurusan Maklumat dan

Keselamatan ICT

(a) Bertujuan untuk memperkasa kolaborasi strategik

dalam kalangan agensi kerajaan dengan

memanfaatkan perkongsian sumber dan data secara

4

optimum melalui penawaran perkhidmatan guna sama

di samping memastikan keselamatan maklumat yang

disimpan atau dikongsi berada pada tahap

keselamatan yang tinggi, terjamin dan tidak

dikompromi;

(b) Tumpuan untuk membantu agensi kerajaan mereka

bentuk integrasi antara teknologi maklumat dengan

perkhidmatan mengikut keperluan agar dapat

meningkatkan kecekapan dan keberkesanan dari segi

perancangan, pengurusan organisasi serta penawaran

perkhidmatan dan lain-lain; dan

(c) Penekanan juga tertumpu kepada kawalan

keselamatan akses, tempat penyimpanan maklumat

dan keselamatan rangkaian ICT. Di samping itu,

pembangunan kompetensi dan kepakaran personel

dalam bidang pengurusan keselamatan ICT perlu

diberi perhatian sewajarnya agar ancaman

keselamatan dapat ditangani dengan cekap dan

berkesan.

(iii) Penglibatan Kumpulan Sasaran

(a) Bertujuan untuk menggalakkan penglibatan kumpulan

sasaran dalam mengenal pasti isu dan memberikan

penyelesaian secara kolektif dan kreatif; dan

(b) Tumpuan kepada meningkatkan penglibatan kumpulan

sasaran bukan sahaja pada peringkat perancangan

bahkan dalam pelaksanaan melalui penawaran

perkhidmatan. Kerajaan kini bukan lagi bertindak

5

sebagai penyedia perkhidmatan tetapi sebagai

pemudah cara dalam agenda pembangunan negara.

(iv) Pembudayaan Inovasi

(a) Bertujuan untuk meningkatkan penghasilan dan

penciptaan bukan sahaja inovasi baharu tetapi juga

inovasi penambahbaikan termasuk inovasi sosial yang

memberi penekanan kepada kesejahteraan rakyat; dan

(b) Tumpuan kepada pemantapan ekosistem inovasi yang

berupaya memacu produktiviti. Inovasi hendaklah

layak dipertandingkan sama ada pada peringkat

agensi, kebangsaan dan antarabangsa. Hasil inovasi

boleh dikomersial atau direplikasi.

7. Dalam memposisikan semula MAMPU, terutama pada peringkat

bahagian, untuk berhadapan dengan tuntutan-tuntutan baharu agar terus

relevan, inisiatif rasionalisasi pekeliling MAMPU telah dipersetujui dalam

Mesyuarat Panel MPA bil. 1 tahun 2016 yang dipengerusikan oleh Ketua

Setiausaha Negara (KSN) pada 30 Mac 2016. Turut dipersetujui ialah

penjenamaan istilah daripada Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam (PKPA)

kepada istilah baharu, iaitu Pekeliling Transformasi Pentadbiran Awam

(PTPA) dan ini sekali gus terpakai kepada kategori pekeliling dan surat

pekeliling.

8. Justifikasi terhadap keperluan untuk merasionalisasikan pekeliling

MAMPU adalah seperti yang berikut:

(i) pekeliling perlu lebih jelas, seragam, teratur dan terkawal;

6

(ii) pekeliling yang bertindih, lapuk dan tidak lagi relevan disemak

semula serta ditetapkan tempoh tamatnya;

(iii) perkara yang baharu, rumit dan bersesuaian dengan dasar

agensi sahaja dikeluarkan sebagai pekeliling;

(iv) dipermudah capaian dan rujukan untuk pengguna; dan

(v) kesedaran perlu dipertingkatkan mengenai dasar dan peraturan

baharu yang dikeluarkan.

9. Dasar dan peraturan yang dikeluarkan oleh MAMPU tergolong dalam

tiga kategori utama seperti yang berikut:

(i) Pekeliling, iaitu suatu arahan rasmi mengenai sesuatu dasar

kerajaan;

(ii) Surat Pekeliling, iaitu suatu penjelasan tentang pelaksanaan

sesuatu dasar yang dinyatakan dalam pekeliling; dan

(iii) Surat Arahan, iaitu suatu arahan untuk melaksanakan sesuatu

perkara secara spesifik tetapi tidak semestinya berdasarkan

perkara yang dinyatakan dalam pekeliling atau surat pekeliling.

10. Strategi lautan biru menyediakan kaedah untuk mencari ruang pasaran

yang belum ditandingi melalui Empat Rangka Tindakan iaitu, Hapus – Kurang

– Tingkat - Cipta. Ia juga menawarkan satu kaedah untuk membina

kedudukan kompetitif yang lebih kuat dalam pasaran sedia ada dengan

memfokuskan perkara yang perlu dihapuskan, dikurangkan atau ditingkatkan

dan dalam masa yang sama menetapkan perkara yang perlu dicipta dalam

usaha memasuki dunia ruang pasaran baharu (lautan biru). Ruang-ruang

pasaran sedia ada (merah) dan yang baharu (biru) hadir bersama menuntut

7

warga MAMPU meningkatkan lagi daya saingnya untuk terus berjaya dalam

ruang merah serta menjadi inovatif untuk berpindah ke ruang biru seberapa

pantas yang mungkin. Menyedari hakikat ini, maka inisiatif rasionalisasi

pekeliling MAMPU dilaksanakan.

11. Aplikasi kerangka Hapus – Kurang – Tingkat - Cipta dalam inisiatif

rasionalisasi pekeliling ini boleh diterjemahkan melalui empat tindakan utama

seperti yang berikut:

(i) Hapus – Pemansuhan atau penyerahan pekeliling kepada

agensi lain yang bertanggungjawab;

(ii) Kurang – Penggabungan beberapa pekeliling menjadi satu;

(iii) Tingkat – Pemantapan pekeliling sedia ada melalui pindaan;

dan

(iv) Cipta – Membangunkan pekeliling yang benar-benar baharu

sifatnya.

12. Dari tahun 1977 hingga Ogos 2016, sejumlah 135 pekeliling telah

dikeluarkan yang meliputi:

(i) 39 PKPA;

(ii) 7 Surat Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam (SPKPA);

(iii) 16 Pekeliling Am (PA);

(iv) 24 Surat Pekeliling Am (SPA);

(v) 31 Surat Arahan Ketua Pengarah (SAKP);

8

(vi) 2 Surat Arahan Ketua Setiausaha Negara (SAKSN);

(vii) 14 Garis Panduan (GP); dan

(viii) 2 Arahan Teknologi Maklumat.

13. Daripada jumlah tersebut, sebanyak 29 pekeliling telah dimansuhkan,

manakala enam lagi telah diserahkan kepada agensi yang bertanggungjawab.

Justeru, hanya 100 pekeliling yang masih berkuat kuasa.

14. Daripada 100 pekeliling ini, 50 merupakan pekeliling berkaitan

pembangunan pengurusan dan selebihnya ICT. Sebanyak 13 pekeliling

berkaitan pembangunan pengurusan dan 29 pekeliling berkaitan ICT telah

dikenal pasti dan dicadangkan dimansuhkan, diserahkan, disatukan, dipinda

atau dibangunkan yang baharu dengan mengambil kira, antaranya, beberapa

perkara seperti yang berikut:

(i) keputusan terkini kerajaan melalui mesyuarat utama seperti

Panel MPA;

(ii) keperluan merealisasikan RMKe-11;

(iii) maklumat yang tidak terkini seperti ketidakwujudan bahagian

dan pegawai berkenaan;

(iv) keperluan menggabungkan beberapa pekeliling menjadi satu;

dan

(v) pekeliling lapuk dan tidak lagi relevan dengan agenda

transformasi negara.

9

TINDAKAN YANG PERLU DILAKSANAKAN

15. Rasionalisasi pekeliling MAMPU ini dilaksanakan melalui lima peringkat

rantaian nilai, iaitu peringkat semakan semula, penyediaan semula,

percetakan, pengedaran serta promosi, repositori, pemantauan dan

penambahbaikan.

16. Tindakan dalam rantaian nilai ini memerlukan peranan dan penglibatan

proaktif bahagian pemilik pekeliling yang merupakan pakar bidang dan

disokong oleh Bahagian Perancangan dan Komunikasi Korporat (BPKK)

dalam urusan percetakan, pengedaran dan promosi. Bahagian Dasar

Transformasi (BDT) pula berperanan sebagai urus setia kepada dua

jawatankuasa, iaitu Jawatankuasa Kerja Perakuan Dasar dan Pekeliling

MAMPU serta Jawatankuasa Perakuan Dasar dan Pekeliling MAMPU.

PERINGKAT 1: SEMAKAN SEMULA

17. Penilaian awal oleh BDT yang menetapkan bahawa 13 pekeliling di

bawah sektor TPP dan 29 di bawah sektor ICT dimansuhkan, diserahkan,

disatukan atau dipinda bukanlah muktamad tetapi tertakluk pada kajian dan

analisis mendalam dilaksanakan pada peringkat sektor.

18. Kesesuaian pekeliling MAMPU yang masih berkuat kuasa ini perlu dikaji

secara mendalam oleh bahagian pemilik pekeliling berdasarkan kerangka

Hapus – Kurang – Tingkat – Cipta sebelum tindakan memansuhkan,

menyerahkan, menyatukan, meminda atau membangunkan yang baharu

dilaksanakan. Oleh itu, kajian dan analisis kesesuaian yang menyeluruh perlu

mengambil kira dua faktor utama, iaitu:

(i) teras strategik baharu MAMPU dalam tempoh RMKe-11; dan

10

(ii) fungsi bahagian-bahagian mengikut carta fungsi

pascapenstrukturan semula pada tahun 2014 dan selepasnya.

19. Mana-mana pekeliling yang masih berkuat kuasa tetapi tidak

menyumbang kepada teras strategik baharu MAMPU perlu diserahkan

kepada agensi pemilik yang berkaitan. Cadangan penyerahan pekeliling

tersebut hendaklah diperhalus terlebih dahulu pada peringkat sektor dan

disertai dengan justifikasi sebelum dibawa kepada Jawatankuasa Kerja

Perakuan Dasar dan Pekeliling MAMPU serta Jawatankuasa Perakuan Dasar

dan Pekeliling MAMPU untuk pertimbangan. Penyerahan kepada agensi

berkaitan akan dibuat oleh BDT.

20. Semua pekeliling MAMPU yang masih berkuat kuasa perlu ditentukan

bahagian pemiliknya di bawah sektor masing-masing mengikut carta fungsi

bahagian bagi memudahkan rujukan oleh pelanggan luar dan dalam MAMPU.

PERINGKAT 2: PENYEDIAAN SEMULA

21. Berdasarkan keputusan daripada kajian dan analisis yang telah

dilaksanakan, sekiranya terdapat keperluan untuk memansuhkan,

menyerahkan, menyatukan, meminda atau membangunkan yang baharu,

maka perhatian perlu diberikan oleh bahagian pemilik pekeliling kepada

prinsip-prinsip seperti yang berikut:

(i) memperkenalkan arahan terkini dengan menggantikan

pekeliling yang tidak lagi relevan itu;

(ii) memastikan berlakunya penjajaran skop pekeliling baharu

berdasarkan carta fungsi bahagian yang baharu selepas

penstrukturan semula agar isu pemilikan antara bahagian dapat

diatasi; dan

11

(iii) melalui penjajaran skop pekeliling baharu dengan carta fungsi

bahagian yang baharu, rujukan oleh pelanggan luar dan dalam

MAMPU kepada bahagian bertanggungjawab dipermudah.

22. Di samping memantapkan standard sedia ada melalui tindakan

memansuhkan, menyatukan atau meminda mana-mana pekeliling MAMPU

yang masih berkuat kuasa itu, tumpuan usaha harus juga diberikan oleh

bahagian pemilik pekeliling untuk menterjemahkan idea-idea baharu

pembangunan pengurusan dan ICT, dengan membangunkan standard-

standard yang baharu yang belum pernah wujud berdasarkan empat teras

strategik baharu itu, ke dalam bentuk pekeliling. MAMPU harus dilihat

bertindak cepat dalam memimpin transformasi sistem penyampaian

perkhidmatan awam.

23. Dalam memansuhkan, menyatukan, meminda atau membangunkan

sebarang pekeliling, syarat-syarat seperti yang berikut perlu dipenuhi oleh

bahagian pemilik pekeliling, antaranya:

(i) tajuk pekeliling hendaklah ringkas, padat dan lengkap;

(ii) tujuan pekeliling dikeluarkan hendaklah dinyatakan dengan

jelas dan tepat;

(iii) nyatakan isu dan punca kuasa yang membawa kepada

penyediaan pekeliling tersebut;

(iv) justifikasi penyediaan pekeliling dan jajarannya dengan teras

strategik baharu MAMPU hendaklah diterangkan;

(v) pentakrifan dibuat bagi istilah tertentu untuk mengelakkan

kekeliruan konteks semasa ia digunakan dalam pekeliling;

12

(vi) sebarang takrifan bagi jabatan/agensi kerajaan atau agensi

sektor awam perlu merujuk kepada konteks pelaksanaan

pekeliling itu sendiri dan tiada takrifan yang seragam boleh

diberikan;

(vii) mempunyai klausa tindakan hukuman;

(viii) mempunyai klausa tempoh masa untuk semakan semula;

(ix) menyatakan peranan dan bidang kuasa agensi yang

melaksanakan, pegawai yang terlibat serta kumpulan sasar

yang berkaitan bagi memastikan tidak berlakunya

penyelewengan dan penyalahgunaan kuasa;

(x) menyatakan pekeliling asal yang dimansuhkan, disatukan atau

dipinda serta rasional pemansuhan, penyatuan atau pindaan

dengan keluarnya pekeliling baharu;

(xi) mendapatkan penglibatan pihak berkepentingan dan kumpulan

sasar sama ada agensi kerajaan, rakyat atau komuniti

perniagaan agar penerimaan dan pematuhan kepada pekeliling

dapat dipermudah sekali gus pelaksanaan pekeliling memenuhi

objektif yang hendak dicapai;

(xii) membuat semakan dengan Bahagian Penguatkuasaan,

Jabatan Pengembangan Bahasa dan Sastera, Dewan Bahasa

dan Pustaka (DBP) bagi memastikan penggunaan bahasa

kebangsaan yang betul, jelas dan mudah difahami;

(xiii) mendapatkan pandangan langsung daripada agensi-agensi

pusat seperti Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA), Kementerian

Kewangan, Jabatan Peguam Negara dan kementerian serta

13

agensi yang lain terhadap implikasi bukan sahaja daripada segi

pembangunan sumber manusia, kewangan, perundangan

tetapi juga implikasi-implikasi yang lain sekiranya ada;

(xiv) mengambil kira elemen-elemen yang digariskan dalam PK (PU)

– 01, iaitu Pengurusan Dasar Transformasi Penyampaian

Perkhidmatan Sektor Awam yang berkuat kuasa dari semasa

ke semasa;

(xv) mematuhi kehendak Pekeliling Perkhidmatan bil. 5 tahun 2007,

iaitu Panduan Pengurusan Pejabat secara khusus di bawah

Bahagian VII, iaitu Pengurusan Fail. Semua rekod dan

dokumen dalam rantaian aktiviti dari mula hingga akhir dalam

proses membangunkan pekeliling perlu disimpan dalam fail

kerja khusus yang didaftarkan dengan Unit Registri dan Rekod.

Simpanan rekod yang teratur akan memudahkan identifikasi

pekeliling mengikut bahagian dan persediaan menghadapi audit

luar pensijilan semula MS ISO 9001;

(xvi) tidak membangunkan garis panduan dan lain-lain dokumen

secara berasingan sebagai lampiran kepada pekeliling/surat

pekeliling/surat arahan tetapi hendaklah merupakan

sebahagian daripada kandungan kepada pekeliling/surat

pekeliling/surat arahan itu sendiri;

(xvii) memilih pendekatan dalam persembahan pekeliling sama ada

berbentuk teks atau direka bentuk secara kreatif bergambar.

Bagi mereka bentuk pekeliling bergambar, kerjasama dengan

BPKK boleh dijalin untuk mendapatkan khidmat kepakaran;

14

(xviii) mematuhi spesifikasi ukuran kertas B5, iaitu 25.5 cm X 17.5 cm

dan mengikut contoh format seperti di Lampiran A dan B. Bagi

menampakkan kekemasan dan keseragaman, pekeliling/surat

pekeliling/surat arahan yang bakal dikeluarkan hendaklah dijilid

menggunakan kaedah perfect binding;

(xix) sama ada dalam keadaan biasa mahu pun segera, semua draf

pekeliling yang telah dipersetujui pada peringkat sektor perlu

dikemukakan kepada BDT untuk semakan dan sekiranya

memenuhi syarat akan dibawa kepada peringkat Jawatankuasa

Kerja Perakuan Dasar dan Pekeliling MAMPU untuk

dipertimbangkan; dan

(xx) draf pekeliling yang telah ditambah baik selepas melalui proses

semakan awal sama ada pada peringkat BDT mahupun

selepas sesi perbincangan pada peringkat jawatankuasa kerja

dan bersedia untuk dibentangkan memerlukan notis 16 hari

bekerja diberikan kepada BDT untuk memanggil mesyuarat

mana-mana peringkat jawatankuasa supaya urusan

keurussetiaan dapat dibuat dengan licin serta teratur dan masa

secukupnya dapat diberikan kepada ahli-ahli mesyuarat untuk

meneliti draf tersebut.

24. Draf pekeliling yang telah memenuhi syarat-syarat yang ditetapkan di

perenggan 23 boleh dikemukakan untuk pertimbangan Jawatankuasa Kerja

Perakuan Dasar dan Pekeliling MAMPU yang dipengerusikan secara bersama

oleh kedua-dua Timbalan Ketua Pengarah. Jawatankuasa Kerja

ini berperanan untuk melihat secara menyeluruh sama ada terdapat keperluan

untuk mengeluarkan sesuatu pekeliling/surat pekeliling/surat arahan dengan

mengambil kira antara lain isu pertindihan, lapuk dan kesesuaian masa

sebelum diperakukan oleh Jawatankuasa Perakuan Dasar dan Pekeliling

MAMPU.

15

25. Jawatankuasa Perakuan Dasar dan Pekeliling MAMPU yang

dipengerusikan oleh Ketua Pengarah merupakan jawatankuasa tertinggi yang

dirujuk untuk mendapatkan keputusan dalam hal-hal berkaitan dasar dan

polisi terutama mengenai pekeliling yang akan dikeluarkan oleh MAMPU agar

lebih kemas, teratur dan relevan.

26. Selain bertindak sebagai urus setia, BDT selaku penyelaras akan

membawa draf pekeliling yang telah dipersetujui pada peringkat

Jawatankuasa Perakuan Dasar dan Pekeliling MAMPU kepada Ketua

Setiausaha Negara (KSN) bagi kategori pekeliling dan surat pekeliling untuk

pertimbangan. Walau bagaimanapun, sekiranya terdapat keperluan untuk

sebarang penjelasan dan sebagainya, maka adalah menjadi tanggungjawab

bahagian pemilik pekeliling untuk mengambil tindakan yang diperlukan itu.

Bagi kategori surat arahan, bahagian pemilik pekeliling bolehlah

mengemukakan terus draf tersebut kepada Ketua Pengarah untuk

pertimbangan dan sesalinan kepada BDT. Sekiranya dipersetujui pada

peringkat ini, maka draf tersebut dianggap sudah dimuktamadkan.

PERINGKAT 3: PERCETAKAN, PENGEDARAN DAN PROMOSI

27. Bahagian pemilik pekeliling hendaklah menyerahkan draf yang telah

dimuktamadkan itu kepada BPKK untuk urusan percetakan, pengedaran dan

promosi. Di samping mengedar dan memuat naik pekeliling ke portal MAMPU,

BPKK turut memainkan peranan penting membantu bahagian pemilik

pekeliling untuk meningkatkan kesedaran dalam kalangan warga dan

penjawat awam secara besar-besaran berhubung pelaksanaan pekeliling ini

yang tidak tertumpu kepada penggunaan media elektronik dan cetak sahaja,

tetapi juga melalui penerbitan ilmiah, jerayawara dan program kesedaran.

28. Dengan terlaksananya inisiatif rasionalisasi pekeliling ini, segala

pertanyaan dan aduan yang diterima oleh BPKK melalui pelbagai sumber

termasuklah pentadbir portal MAMPU dan Sistem Pengurusan Aduan Awam

16

(SISPAA) bolehlah terus disalurkan kepada bahagian pemilik pekeliling untuk

mendapatkan jawapan dan maklum balas.

PERINGKAT 4: REPOSITORI

29. Pekeliling yang telah dimuktamadkan dan mendapat kelulusan untuk

edaran bukan sahaja perlu difailkan ke dalam fail kerja khusus milik bahagian

pemilik pekeliling tetapi turut perlu difailkan ke dalam fail lain yang didaftarkan

oleh BDT mengikut pengelasan dan kategori seperti yang berikut untuk

rujukan silang:

(i) Nombor rujukan fail, iaitu MAMPU.100-1/8/7 bagi Pekeliling

Transformasi Pentadbiran Awam;

(ii) Nombor rujukan fail MAMPU.100-1/7/2 bagi Surat Pekeliling

Transformasi Pentadbiran Awam; dan

(iii) Nombor rujukan fail MAMPU.100-1/7/3 bagi Surat Arahan

Ketua Pengarah MAMPU.

30. Di samping portal MAMPU yang diselia oleh BPKK, pekeliling-pekeliling

turut dimuat naik ke dalam satu repositori maklumat dalam bentuk aplikasi

bagi mempercepat capaian oleh para pelanggan MAMPU. Pengemaskinian

maklumat aplikasi ini dilakukan oleh BDT dengan mengambil kira

perenggan 29.

PERINGKAT 5: PEMANTAUAN DAN PENAMBAHBAIKAN

31. Maklum balas terhadap tahap kesedaran, keberkesanan dan kepuasan

pelanggan implikasi daripada pelaksanaan pekeliling perlu diperoleh selang

masa dua tahun. Tindakan penambahbaikan atau pembetulan boleh dilakukan

17

oleh bahagian pemilik pekeliling sekiranya bersesuaian berdasarkan maklum

balas tersebut.

KESIMPULAN

32. Panduan ini diyakini dapat membantu dalam penyediaan pekeliling-

pekeliling yang bakal dikeluarkan oleh MAMPU supaya lebih teratur, seragam,

terkini, tersusun dan relevan. Di samping itu, bahagian-bahagian turut

diposisikan semula dan dapat bergerak secara jelas dan berkesan memenuhi

tuntutan-tuntutan baharu sekali gus menonjolkan imej, keunikan dan

kerelevanan MAMPU sebagai agensi peneraju transformasi sistem

penyampaian perkhidmatan awam.

PEMAKAIAN

33. Panduan ini terpakai kepada semua warga MAMPU.

TARIKH BERKUAT KUASA

34. Panduan ini berkuat kuasa mulai tarikh dikeluarkan dan terpakai bagi

tempoh lima tahun melainkan jika terdapat arahan terkini atau perkembangan

baharu yang memerlukannya dikaji semula dan dikemas kini lebih awal

sebelum tempoh tersebut berakhir.

PERTANYAAN

35. Sebarang pertanyaan mengenai panduan ini boleh dikemukakan

kepada:

Pengarah,

Bahagian Dasar Transformasi,

18

Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia

(MAMPU),

Jabatan Perdana Menteri,

Aras 5, Blok B2, Kompleks Jabatan Perdana Menteri,

Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan,

62502 Putrajaya.

No. Telefon: 03 – 8872 5007

No. Faksimile: 03 – 8889 4843

E-mel: [email protected]

“BERSAMA-SAMA MELAKSANAKAN TRANSFORMASI" “BERKHIDMAT UNTUK NEGARA” DATO’ SRI ZAINAL RAHIM SEMAN Ketua Pengarah MAMPU

22 Ogos 2016

MAMPU.100 – 1/9/1 Jld. 2 (4)

Diedarkan kepada:

Semua warga MAMPU

19

SENARAI LAMPIRAN

LAMPIRAN TAJUK MUKA SURAT

A Susunan Elemen dalam

Pekeliling/Surat Pekeliling/Surat

Arahan

20

B Penetapan Format Pekeliling/Surat

Pekeliling/Surat Arahan

26

20

LAMPIRAN A

SUSUNAN ELEMEN DALAM PEKELILING/SURAT PEKELILING/SURAT ARAHAN

1. Susunan elemen dalam pekeliling/surat pekeliling/surat arahan adalah

seperti yang berikut:

(i) Muka hadapan:

(a) Logo/Jata Kerajaan;

(b) Perkataan “KERAJAAN MALAYSIA”;

(c) Perkataan “PEKELILING TRANSFORMASI

PENTADBIRAN AWAM/SURAT PEKELILING

TRANSFORMASI PENTADBIRAN AWAM/SURAT

ARAHAN KETUA PENGARAH MAMPU BIL._ TAHUN

____”;

(d) Tajuk; dan

(e) Perkataan “UNIT PEMODENAN TADBIRAN DAN

PERANCANGAN PENGURUSAN MALAYSIA (MAMPU),

JABATAN PERDANA MENTERI”.

(ii) Muka surat kandungan:

Senarai kandungan hendaklah dimulakan pada halaman baharu

di bawah tajuk “KANDUNGAN”. Perkara-perkara yang

disenaraikan pada muka surat ini hendaklah sama seperti yang

21

dinyatakan dalam pekeliling. Secara umumnya, tertib susunan dan

kandungan adalah seperti yang berikut:

(a) Senarai Jadual;

(b) Senarai Rajah;

(c) Senarai Singkatan;

(d) Tujuan;

(e) Latar Belakang;

(f) Keperluan;

(g) Pelaksanaan;

(h) Pemakaian;

(i) Tarikh Berkuat Kuasa;

(j) Pertanyaan; dan

(k) Senarai Lampiran.

(iii) Kandungan pekeliling/surat pekeliling/surat arahan:

(a) Perkataan “PEKELILING TRANSFORMASI




____”;

22

(b) Tajuk;

(c) Tujuan - memaklumkan tujuan pekeliling/surat

pekeliling/surat arahan berkenaan dikeluarkan;

(d) Latar Belakang – menghuraikan susur galur perubahan

persekitaran dan keputusan kerajaan yang menuntut satu

penambahbaikan penyampaian perkhidmatan dilakukan;

(e) Keperluan – mengemukakan hujah dan analisis yang

kukuh, matang dan komprehensif terhadap keperluan

dikeluarkan pekeliling/surat pekeliling/surat arahan;

(f) Pelaksanaan - menjelaskan mekanisme pelaksanaan bagi

merealisasikan tujuan pekeliling/surat pekeliling/surat

arahan;

(g) Pemakaian - menjelaskan konteks pemakaian

pekeliling/surat pekeliling/surat arahan ini sama ada di

semua peringkat agensi kerajaan termasuk kementerian,

negeri, badan berkanun persekutuan dan negeri serta pihak

berkuasa tempatan (PBT) atau sebaliknya;

(h) Tarikh Berkuat Kuasa - memaklumkan tarikh mula kuat

kuasa, tempoh masa terpakai pekeliling/surat pekeliling/surat

arahan, tempoh masa keperluan kajian semula

pekeliling/surat pekeliling/surat arahan dan juga menyatakan

pemansuhan, penyatuan atau pindaan kepada mana-mana

pekeliling/surat pekeliling/surat arahan yang lain dengan

keluarnya pekeliling/surat pekeliling/surat arahan baharu ini;

23

(i) Pertanyaan – menyatakan rujukan kepada Pengarah

bahagian pemilik pekeliling/surat pekeliling/surat arahan

untuk dihubungi bagi menjawab sebarang persoalan

berbangkit;

(j) Perkataan “BERKHIDMAT UNTUK NEGARA” bagi

pekeliling/surat pekeliling manakala “BERSAMA-SAMA

MELAKSANAKAN TRANSFORMASI” dan “BERKHIDMAT

UNTUK NEGARA” bagi surat arahan;

(k) Nama dan tandatangan Ketua Setiausaha Negara bagi

pekeliling/surat pekeliling manakala Ketua Pengarah

MAMPU bagi surat arahan;

(l) Tarikh ditandatangani;

(m) No. rujukan fail bahagian pemilik pekeliling;

(n) Dinyatakan edaran tertakluk pada konteks pemakaian

seperti di perenggan (g):

Semua Ketua Setiausaha Kementerian

Semua Ketua Jabatan Persekutuan

Semua YB Setiausaha Kerajaan Negeri

Semua Pihak Berkuasa Berkanun Persekutuan dan

Negeri

Semua Pihak Berkuasa Tempatan

(o) Senarai Jadual - sekiranya pekeliling/surat pekeliling/surat

arahan mempunyai jadual, maka jadual berkenaan perlu

diberi nombor secara berturutan, contohnya Jadual 1,

Jadual 2, Jadual 3 dan seterusnya. Perkataan ‘Jadual’,

24

nombor dan keterangan judulnya dinyatakan pada sebelah

atas jadual berkenaan. Jika sesuatu jadual bersambungan

pada muka-muka surat berikutnya, baris atas muka surat

baharu hendaklah ditulis, contohnya ‘Jadual 2, sambungan’

manakala keterangannya pula tidak diulangkan. Susunannya

dalam Senarai Jadual hendaklah mengikut turutan nombor;

(p) Senarai Rajah – sekiranya pekeliling/surat pekeliling/surat

arahan mempunyai rajah, iaitu ilustrasi seperti gambar, graf,

carta atau peta, maka rajah berkenaan perlu diberi nombor

secara berturutan, contohnya Rajah 1, Rajah 2, Rajah 3 dan

seterusnya. Perkataan ‘Rajah’, nombor dan keterangannya

dinyatakan pada sebelah bawah rajah tersebut. Jika sesuatu

rajah bersambungan pada muka-muka surat berikutnya,

format penulisannya adalah sama dengan format penulisan

jadual. Susunannya dalam Senarai Rajah hendaklah

mengikut turutan nombor;

(q) Senarai Singkatan – sekiranya pekeliling/surat

pekeliling/surat arahan mempunyai singkatan, iaitu

kependekan sesuatu istilah, maka singkatan itu perlu

disenaraikan. Susunannya dalam Senarai Singkatan

hendaklah mengikut turutan abjad;

(r) Senarai Lampiran – bahagian ini mengandungi ilustrasi

atau butiran tambahan yang terlalu panjang hingga tidak

dapat dimuatkan ke dalam teks pekeliling di samping boleh

mengelirukan dan menghilangkan tumpuan pembaca

kepada perbincangan utama pekeliling/surat pekeliling/surat

arahan. Lampiran boleh dibahagikan kepada Lampiran A,

Lampiran B dan seterusnya. Semua jadual dan rajah dalam

Senarai Lampiran mestilah diberi nombor dan disertai

25

keterangan serta disenaraikan dalam Senarai Jadual dan

Senarai Rajah;

(s) Bagi penomboran perenggan yang mempunyai sub-

perenggan atau huraian, formatnya adalah seperti yang

berikut:

1. …………………………….....

(i) …………………………..

(a) ……………………….

(1) …………………..

(i) ……………….

26

LAMPIRAN B

PENETAPAN FORMAT PEKELILING/SURAT PEKELILING/SURAT ARAHAN

1. Penetapan format bagi susunan elemen dalam pekeliling/surat

pekeliling/surat arahan adalah seperti yang berikut:

(i) Umum keseluruhan:

(a) Penggunaan ukuran margin dari birai pada semua muka

surat kecuali muka hadapan adalah seperti yang berikut:

Atas – 2 cm

Kanan – 2 cm

Kiri – 2 cm

Bawah – 2 cm

Ukuran margin dari birai bagi muka hadapan adalah seperti

yang berikut:

Atas – 2.5 cm

Kanan – 2 cm

Kiri – 2 cm

Bawah – 2.5 cm

(ii) Muka hadapan:

(a) Logo/Jata Kerajaan dengan saiz ketinggian 2.6 cm

diletakkan 2.5 cm dari birai atas dan masing-masing 7.1 cm

dari birai kiri dan kanan;

27

(b) Perkataan “KERAJAAN MALAYSIA” ditaip satu kali

langkau satu baris di bawah logo/jata kerajaan;

(c) Perkataan “PEKELILING TRANSFORMASI




____” ditaip empat kali langkau satu baris di bawah

perkataan “KERAJAAN MALAYSIA”;

(d) Perkataan sepertimana dinyatakan pada perkara (c) seperti

di atas ditaip dalam dua baris di mana perkataan

“PEKELILING TRANSFORMASI PENTADBIRAN

AWAM/SURAT PEKELILING TRANSFORMASI

PENTADBIRAN AWAM/SURAT ARAHAN KETUA

PENGARAH MAMPU” berada di baris atas manakala

perkataan “BIL._ TAHUN ____” berada di baris bawah;

(e) Tajuk ditaip lima kali langkau satu baris di bawah perkataan




PENGARAH MAMPU BIL._ TAHUN ____”;

(f) Perkataan “UNIT PEMODENAN TADBIRAN DAN

PERANCANGAN PENGURUSAN MALAYSIA (MAMPU),

JABATAN PERDANA MENTERI” ditaip 2.5 cm dari birai

bawah; dan

(g) Semua elemen di muka hadapan ditaip dengan

menggunakan fon jenis Arial, saiz 11, huruf tebal dan

langkau satu baris.

28

(iii) Muka surat kandungan:

(a) Perkataan “KANDUNGAN” ditaip huruf tebal 2 cm dari birai

atas dan masing-masing 7.5 cm dari birai kiri dan kanan;

(b) Perkataan “PERKARA” dan “MUKA SURAT” ditaip huruf

tebal empat kali langkau 1.5 baris di bawah perkataan

“KANDUNGAN”;

(c) Senarai kandungan ditaip satu kali langkau 1.5 baris di

bawah perkataan “PERKARA” dan “MUKA SURAT”; dan

(d) Semua elemen di muka surat ini ditaip dengan

menggunakan fon jenis Arial, saiz 11 dan langkau 1.5 baris.

(iv) Muka surat senarai jadual:

(a) Perkataan “SENARAI JADUAL” ditaip huruf tebal 2 cm dari

birai atas dan masing-masing 7 cm dari birai kiri dan kanan;

(b) Perkataan “JADUAL NO.”, “TAJUK” dan “MUKA SURAT”

ditaip huruf tebal empat kali langkau 1.5 baris di bawah

perkataan “SENARAI JADUAL”;

(c) Senarai jadual ditaip satu kali langkau 1.5 baris di bawah

perkataan “JADUAL NO.”, “TAJUK” dan “MUKA SURAT”;

dan



29

(v) Muka surat senarai rajah:

(a) Perkataan “SENARAI RAJAH” ditaip huruf tebal 2 cm dari

birai atas dan masing-masing 7.1 cm dari birai kiri dan

kanan;

(b) Perkataan “RAJAH NO.”, “TAJUK” dan “MUKA SURAT”


perkataan “SENARAI RAJAH”;

(c) Senarai rajah ditaip satu kali langkau 1.5 baris di bawah

perkataan “RAJAH NO.”, “TAJUK” dan “MUKA SURAT”;

dan



(vi) Muka surat senarai singkatan:

(a) Perkataan “SENARAI SINGKATAN” ditaip huruf tebal 2 cm

dari birai atas dan masing-masing 6.6 cm dari birai kiri dan

kanan;

(b) Perkataan “SINGKATAN” dan “ISTILAH” ditaip huruf tebal

empat kali langkau 1.5 baris di bawah perkataan “SENARAI

SINGKATAN”;

(c) Senarai singkatan ditaip satu kali langkau 1.5 baris di bawah

perkataan “SINGKATAN” dan “ISTILAH”; dan



30

(vii) Kandungan pekeliling/surat pekeliling/surat arahan:

(a) Perkataan “PEKELILING TRANSFORMASI




____” dan tajuknya ditaip huruf tebal 2 cm dari birai atas

serta menggunakan fon jenis Arial, saiz 11 dan langkau satu

baris;

(b) Perkataan sepertimana dinyatakan pada perkara (a) seperti

di atas ditaip dalam dua baris di mana perkataan




PENGARAH MAMPU” berada di baris atas manakala

perkataan “BIL._ TAHUN ____” berada di baris bawah;

(c) Elemen-elemen yang lain dalam kandungan pekeliling/surat

pekeliling/surat arahan ini ditaip dengan menggunakan fon

jenis Arial, saiz 11, langkau 1.5 baris dan huruf tebal pada

tajuk perenggan; dan

(d) Ruang tandatangan disediakan tiga kali langkau 1.5 baris

antara perkataan “BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”

dengan nama Ketua Setiausaha Negara bagi pekeliling/surat

pekeliling, manakala Ketua Pengarah MAMPU bagi surat

arahan.

31

(viii) Muka surat senarai lampiran:

(a) Perkataan “SENARAI LAMPIRAN” ditaip huruf tebal 2 cm

dari birai atas dan masing-masing 6.7 cm dari birai kiri dan

kanan;

(b) Perkataan “LAMPIRAN”, “TAJUK” dan “MUKA SURAT”


perkataan “SENARAI LAMPIRAN”;

(c) Senarai lampiran ditaip satu kali langkau 1.5 baris di bawah

perkataan “LAMPIRAN”, “TAJUK” dan “MUKA SURAT”;

dan


menggunakan fon jenis Arial, saiz 11, dan langkau 1.5 baris.

2. Untuk memudahkan penyediaan pekeliling/surat pekeliling/surat arahan,

Arahan Pentadbiran ini telah disediakan mengambil kira elemen-elemen yang

dinyatakan di atas dan hendaklah dirujuk sebagai contoh.

kandungan - dasar.mampu.gov.my

Documents