KANDUNGAN

Perkam Mukasumt

1.0 OBJEKTIF JABATAN 1

2.0 PEMBANGVNAN KOLEKSI PERPUSTAKA AN 1-2

3.0 PERUNTUKAN DAN PERBELANJAAN 2

3.1 PERUNTUKAN DAN PERBELANJAAN (BUKU)

3.1.1 Vot 27301 (PSZ) & Vot 98054 (Tabung Amanah PSZ) 3.1.2 Vot 27301 (IBS) 3.1.3 Vot 98120 (SPACE) 3.1.4 Vot 27304 (PHG) 3.1.5 Agihan Peruntukan

3.2 PESANAN DAN PENERIMAAN BAHAN

3.2.1 Pesanan 3.2.2 Penerimaan 3.2.3 Aktiviti Perolehan Bahan

4.0 JURNAL DAN MEDIA ELEKTRONIK

4.1 KOLEKSI JURNAL CETAK DAN ONLINE 4.2 AGIHAN PERUNTUKAN & PERBELANJAAN VOT 27303

5.0 KOLEKSI KHAS

5.1 PENERIMAAN BAHAN KOLEKSI KHAS AM 5.2 KOLEKSI KHAS PROJEK DAN TESIS PASCA IJAZAH 5.3 KOLEKSI KHAS RADAS 5.4 BAHAN HADIAH DAN PERTUKARAN

6.0 PEMPROSESAN BAHAN

6.1 PENGINDEKSAN 6.2 MENGIMBAS BAHAN

7.0 MASALAH DAN PENYELESAIAN

7.1 PERTAMBAHAN PENERIMAAN BAHAN KOLEKSI KHAS PROJEK UNTUK OIINOEKS

7.2 MASALAH RUANG PENYIMPANAN BAHAN KOLEKSI KHAS UTM

8 . 0 AKTIVITI JABATAN 2002

8.1 MENGEMASKINI REKOD DAN STATUS JURNAL DALAM MODUL SERIAL (INFOLANS)

8.3 AUDIT PEMBEKAL 8.4 MESYUARAT PSZ DENGAN PEMBEKAL BUKU 8.5 PERPINOAHAN BILIK KOLEKSI KHAS 8.6 PENYUSUNAN SEMULA LUKISAN TERUKUR .

9 . 0 PERANCANGAN JABATAN

10 PENUTUP

Lampiran

Lampiran 1

Lampiran 2

Lampiran 3

Lampiran 4

Lampiran 5

Lampiran 6

Lampiran 7

Lampiran 8

Lampiran 9

Lampiran 10

Lampiran 11

Lampiran 12

Lampiran 13

SENARAI LAMPIRAN

Stok Perpustakaan Sultanah Zanariah

Lejer Tangg ung an dan Perbelanjaan Meng i kut Vot

27905 ,27301 dan 98054.

Lejer Tanggungan dan Perbelanjaan Vot 27301 (IBS)

Lejer Tanggungan dan Perbelanjaan Vot 98120 (SPACE)

Agihan Peruntukan Kewangan (mengikut fakulti)

Berbanding dengan Jumlah Tanggungan dan Jumlah Perbelanjaan Tahun 2002.

Perangkaan Pesanan Bahan Mengikut Fakulti (Januari- Disember 2002).

Perangkaan Pesanan dan Tanggungan Bahan Mengikut Fakulti Untuk Tahun 2002 Vot 27301 dan 98054.

Perangkaan Pesanan dan Tanggungan Bahan Mengikut

Fakulti Vot 98120 (SPACE) Januari-Disember 2002.

Perangkaan Penerimaan Bahan Mengi kut Fakulti

(Januari-bisember 2002).

Perangkaan Penerimaadperbelanjaan Bahan Vot 98120

(SPACE) Januari-Disember 2002.

Perbelanjaan Mengikut Fakulti Tahun 2002.

Perangkaan Tanggungan dan Perbelanjaan Vot 27303

(Jurnal) Januari-Disember 2002.

Pembayaran Jurnal Tahun 2002 Mengi kut Pembekal

(Disember 2001-Disember 2002).

14. Lampiran 14 > Perbelanjaan Pembelian Jurnal Tahun 2002 Mengikut

Fakulti (Disember 2001-Disember 2002).

15. Lampiran 15 + Bilangan Judul Mengikut Fakulti Tahun 2002

(Disember 2001-Disember 2002).

16. Lampiran 16 > Perbandingan Penerimaan Bahan Koleksi Khas bagi Tahun

2002 dengan 2001.

17. Lampiran 17 > Statistik Aktiviti Pengindeksan Unit Pengurusan Teknik

(Pengindeksan) dari Bulan Januari-Disember 2002.

LAPORAN TAHUNAN

JABATAN PEMBANGUNAN SUMBER

PERPUSTAKAAN SU LTANAH ZANARIAH

2002

1.0 OBJEKTIF JABATAN

9 Memperolehi dan menyediakan bahan-bahan yang sesuai dalam

bentuk buku, majalahljurnal, media elektronik, bahan pandang-

dengar, peta, fotograf udara dan sebagainya untuk keperluan

pembelajaran, pengajaran, penyelidikan dan perundingan di UTM.

Membangun dan mengumpul bahan-bahan yang penting

mengenai sejarah dan pembangunan Universiti

9 Mempastikan semua bahan di PSZ di kelas dan diproses

menepati piawaian yang telah ditetapkan dan mempunyai rekod

dalam INFOLAN untuk kemudahan rujukan pengguna.

2.0 PEMBANGUNAN KOLEKSI PERPUSTAKAAN

Peruntukan bagi perolehan buku bagi tahun 2002 berjumlah hanya

RM404,700.00 (vot 27391 dan vot 98504) dan telah agak menghadkan

aktiviti pesanan bahan. Walaubagaimanapun, penerimaan bahan tidak

begitu terjejas memandangkan sejumlah 3023 naskhah buku diterima

pada tahun 2002 berbanding hanya 2488 judul pada tahun 2001.

Ini kerana kebanyakkan pesanan buku yang dibuat pada akhir tahun

2001 telah giat dibekalkan pada tahun ini.

Koleksi PSZ juga telah menunjukkan peningkatan yang baik dari segi

jumlah bahan yang diterima pada tahun ini berbanding pada tahun

sebelumnya. Dari segi kumulat, koleksi bahan yang diperolehi melalui

pembelian meningkat menjadi 232,739 naskhah berbanding 224,190

naskhah pada tahun sebelumnya dan ini merupakan peningkatan

berjumlah 3.81 %.

Penerimaan makalah bagi Koleksi Khas Am juga mencatat kenaikan

iaitu berjumlah 1355 judul, dan ini merupakan 531 judul makalah lebih

tinggi dari hanya 824 yang diterima pada tahun 2001. Ini adalah hasil

dari usaha giat Unit Bahan Khas bagi memastikan kesemua hasil

penulisan staf UTM dapat dikumpul.

Keseluruhan koleksi monograf telah mencatat peningkatan berjumlah

427,119 naskhah atau peningkatan 6% pada tahun 2002 berbanding

hanya 403,790 naskhah pada tahun 2001.

Prestasi pembangunan koleksi PSZ mengikut kategori bahan adalah

seperti pada lampiran I- Stok PSZ

3.0 PERUNTUKAN DAN PERBELANJAAN

3.1. PERUNTUKAN DAN PERBELANJAAN (BUKU)

Peruntukan pembelian bahan bagi tahun 2002 adalah seperti

berikut :-

Vot 27301 (PSZ)

Vot 98054 (Tabung Amanah PSZ)

Vot 27301 (I BS)

Vot 98120 (SPACE)

Jumlah Peruntukan

(RM)

200,000.00

204,700.00

35,000.00

209,024.60

3.1 .I Vot 27301 (PSZ) & Vot 98054 (Tabung Amanah PSZ)

Peruntukan vot 27301 (PSZ) berjumlah RM200,000.00

telah diterima pada bulan Mac 2002. Tambahan

peruntukan sebanyak RM204,700.00 - Vot 98054 (Tabung

Amanah PSZ) pula, telah diterima pada bulan Ogos.

Keseluruhan jumlah peruntukan untuk pembelian bahan

tahun 2002 ialah RM404,700.00.

PSZ memberi keutamaan kepada pembelian buku berikut

untuk tahun 2002

Buku TekslRujukan (Kemaskini Mata Pelajaran )

Bahan yang diminta pembelian segera

Naskhah tambahan untuk koleksi PSZ Skudai dan

Kuala Lumpur bagi bahan yang dibeli oleh

perpustakaan cawangan

Di samping itu, PSZ juga membuat pembelian fiksyen

Bahasa lnggeris untuk meningkatkan lagi kemahiran

Bahasa lnggeris sejajar dengan usaha UTM yang memberi

penekanan kepada kepentingan penggunaan bahasa

tersebut. Dalam masa yang sama untuk mengimbangkan

koleksi kreatif, PSZ juga membeli fiksyen dalam Bahasa

Malaysia.

Sehingga Ogos, peruntukan dari kedua-dua vot sebanyak

RM404,700.00 telah habis dipertanggungkan. Jumlah

tanggungan dari Januari - Ogos 2002 ialah RM440,872.60

iaitu lebihan tanggungan sebanyak RM36,I 72.60.

Pada keseluruhannya, tanggungan untuk vot 27301 dan

98054 (Tabung Amanah PSZ) berjumlah RM567.064.46

iaitu lebihan tanggungan sebanyak RM162,364.46 atau

40.1 1%.

Perbelanjaanlpembayaran yang telah diproses untuk tahun

2002 berjumlah RM404,694.41. Maklumat terperinci

mengikut vot adalah seperti jadual berikut :-

Pem bayaran

I 1 sedemikian

199,999.21

204,695.20

I ( untuk dibayar

Ba ki

Memandangkan peruntukan buku 2002, agak terhad,

terdapat 93 invois yang berjumlah RMgI,660.55 tidak

dapat dibuat pembayaran dan akan dibayar dengan

peruntukan 2003.

Catatan

0.79)

4.80

3.1 -2 Vot 27301 (IBS)

Tiada buku

yang berharga

Peruntukan vot 27301 (IBS) telah diterima pada Februari

2002 iaitu sebanyak RMI 5,000.00. Tambahan peruntukan

sebanyak RM20,OOO pula diterima pada 7 Oktober 2002.

Keseluruhan peruntukan berjumlah RM35,000.00. Jumlah

tanggungan untuk vot ini ialah RM33,738.37. Perbelanjaan

berjumlah RM23,359.58, dan baki RMI 1,640.42 akan

dibawa ke tahun 2003 untuk dijadikan sipiutang 2002.

3.1.3 Vot 98120 (SPACE)

Jumlah peruntukan untuk pembelian bahan SPACE untuk

2002 ialah RM209,024.60. Peruntukan ini adalah rendah

berbanding RM557,217.78 pada tahun 2001 dan tambahan

peruntukan yang diberi hanya setakat Jun 2002 berjumlah

RM112,932.60. Tiada peruntukan tambahan yang diberi

oleh SPACE bermula Julai sehingga hujung tahun.

Baki peruntukan SPACE (2001) yang dibawa ke hadapan

ialah RM635,362.23. Keseluruhan peruntukan berjumlah

RM844,386.83. Kumulat tanggungan (2001 - 2002) ialah

RM1,040,608.98 iaitu lebihan tanggungan sebanyak

RM257,586.14.

Jumlah perbelanjaanlpembayaran yang telah dibuat

RM783,022.84. Baki vot SPACE RM6Il363.99 akan

dibawa ke tahun 2003.

Mulai tahun 2002, peruntukan vot 98120 (SPACE) dan

pembelian bahan SPACE diuruskan sepenuhnya oleh staf

SPACE yang ditempatkan di PSZ; iaitu 1 Pustakawan

sebagai Penyelaras Pusat Sumber SPACE dan 1

Pembantu Perpustakaan.

Walaupun telah mempunyai staf khusus, proses

pembayaran rnasih diuruskan oleh staf PSZ,

memandangkan peruntukan besar yang diterima oleh

SPACE dan atas sikap keprihatinan dan semangat kerja

berpasukan, staf PSZ yang sentiasa memberi kerjasama

untuk SPACE tanpa mengira masa.

3.1 -4 Vot 27304 (PHG)

Mulai tahun 2002, Perpustakaan Cawangan Pahang telah

diasingkan dari PSZ. Oleh itu PSZ tidak lagi memproses

pembelian bahan untuk Perpustakaan Cawangan Pahang.

Jumlah pernbayaran/perbelanjaan yang telah diproses

ialah sebanyak RM79,135.00. Ini adalah dari baki vot 2001

yang dibawa ke tahun 2002.

Mulai 10 April 2002, pesanan bahan Perpustakaan Pahang

yang dibekalkan, terus dijadikan koleksi Skudai dan

dibayar dengan vot Pahang(peruntukan sebelum

pengasingan Kampus). Apabila vot Pahang telah habis

dibelanjakan sehingga Mei 2002, bahan yang diterima

selepas itu dibayar dengan vot PSZ yang berjumlah

RM 15,057.96 (3.72% daripada peruntukan

RM404,700.00).

Butiran lejer bagi vot yang diuruskan oleh Jabatan adalah

seperti dilampimn 2 - 4

3.1.5 Agihan Peruntukan

Agihan peruntukan kewangan untuk tahun 2002 tidak

dapat dilaksanakan mengikut formula yang telah ditetapkan

kerana pesanan pembelian bahan bergantung kepada

penglibatan staf akademik dari fakulti-fakulti yang

mencadangkan judul buku untuk dibeli kepada PSZ.

Agihan peruntukan kewangan berbanding jumlah

tanggungan dan perbelanjaan lihat lampiran 5

3.2 PESANAN DAN PENERIMAAN BAHAN

3.2.1 Pesanan

Jurnlah pesanan bahan yang telah dibuat pada tahun 2002

ialah sebanyak 2,964 judul (4,392 naskhah). Pecahan

rnengikut koleksi seperti cawangan adalah seperti dijadual

berikut :

PSZ 1 2,227 / 2.798 1 SPACE 1,452

IBS

Jumlah --

- - . - -- -

2964 4392

Naskhah

- -

Koleksi Judul

Jumlah pesanan bagi tahun 2002 iaitu 2964 judul adalah

agak rendah berbanding 4855 pesanan yang dibuat pada

tahun lepas. Ini berkait rapat dengan kurangnya

peruntukan bagi tahun ini dan Jabatan perlu membuat

pesanan dengan berhemah dan mengutamakan judul yang

benar-benar diperlukan sahaja.

Perbandingan juilah pesanan mengikut fakulti adalah

seperti dilampiran 6-8

Pesanan adalah agak tinggi bagi bidang pengurusan tetapi

ini adalah perlu kerana bidang ini digunasama oleh banyak

fakulti di UTM. Jumlah pesanan bagi lain-lain fakulti di UTM

adalah agak seimbang.

Bagi Koleksi SPACE, sejumlah 595 judul telah dipesan

pada tahun 2002 berbanding 774 judul pada tahun lepas.

telah dipertanggungkan bagi 593 judul (1456 naskhah)

bahan. Ini juga merupakan peningkatan berbanding hanya

RM 162,094.70 pada tahun 2001.

3.2.2 Penerimaan

Jumlah penerimaan bahan pada tahun 2002 adalah lebih

tinggi iaitu 3023 naskhah berbanding tahun lalu yang

berjumlah 2488 naskhah. Pecahan mengikut koleksi

adalah seperti berikut :-

I Koleksi I Judul I Naskhah

PSZ --

SPACE

IBS - -

Jumlah - --

1,461

41 1

100

1972

1,928

995

100

3023

Dari segi agihan penerimaan bahan mengikut bidang,

jumlah penerimaan tertinggi adalah bagi bidang

pengurusan. Ini adalah berkait dengan jumlah pesanan

yang juga tinggi bagi fakulti tersebut. Berbanding tahun

200 1

Perangkaan Penerimaan Bahan fihat lampiran 9 - 10

3.2.3 Aktiviti Perolehan Bahan '

Aktiviti berikut telah diadakan bagi menambah dan

rnernperkukuhkan lagi koleksi perpustakaan.

3aleri Penerbit UTM

Pesta Buku Antarabangsa,

PWTC, Kuala Lumpur

PSZ, Skudai

Dataran Agora, Skudai

Fakulti Alam Bina

Pernbekal

Penerbit UTM

Badan Cemerlang

Darul Syakir

Koperasi

Universiti Malaya

Nijuyon

Badan Cemerlang

Bistari Mediabuku

Koperasi UTM

Page One

Koperasi UTM Bhd.

CatatanlPenerbit

3idang kejuruteraan dan

jains

Kejuruteraan Elektrik

Kejuruteraan

Buku untuk IBS

Koleksi B. lnggeris

McGraw-Hill, John

Wiley, Pearson,

Thompson Learning dan

Taylor & Francis.

Cambridge, Sage,

Springer, Prestel, RSC,

Elsevier, Birkhauser, AK

Peters.

Dewan Bahasa &

Pustaka

Bidang Alam Bina

4.0 JURNAL DAN MEDIA ELEKTRONIK

4.1 KOLEKSI JURNAL CETAK DAN ONLINE

Sehingga Disember 2002, jumlah jurnal bercetak langganan

terkini yang menjadi koleksi PSZ adalah sejumlah 335 judul iaitu

bertambah enam judul berbanding 329 judul pada tahun

sebelumnya. Manakala bagi jurnal hadiah sebanyak 137

merupakan judul aktif semasa. Bagi judul teks penuh dalam

pangkalan data online terdapat peningkatan sebanyak 18.3%

selaras dengan penambahan 3 judul pangkalan data

mengandungi teks penuh, 2 'e-books' dan 1 naiktaraf dari versi

cd-rom ke 'online'. Tiada pembatalan judul bagi tahun 2002.

Keseluruhan judul jurnal bagi koleksi PSZ adalah berjumlah 5856

judul dan ini adalah jumlah yang lebih rendah dari tahun 2001

iaitu 8031. Penurunan ini adalah kerana Jabatan telah

mengemaskini rekod aktifltidak aktif jurnal dan telah

mengenalpasti 2175 judul jurnal sebagai tidak aktif.

4.2 AGIHAN PERUNTUKAN & PERBELANJAAN VOT 27303

Peruntukan kewangan tahun 2002 berjumlah RM3,800,000.00

diagihkan seperti berikut :

Pembayaran langganan tetap jurnal - RM 995,911.64

pada 2002 (termasuk judul baru)

Pembayaran pangkalan data (cd1online)- RM 1,910,469.46

pada 2002

Pembayaran pembaharuan langganan - RM 582,515.24

pangkalan data cdlonline 2003

Pembayaran pernbaharuan langganan - RM 229,547.47

jurnal 2003

JUMLAH PERBELANJAAN KESEL URUHAN- RM3,718,407.8 1

Baki peruntukan dibawa ke hadapan adalah RM81,592.I 9

Bagi jurnal bercetak, FKKKSA mempunyai 46 judul yang

merupakan jumlah judul terbanyak dengan kos langganan bernilai

RMI88,194.41. Walaubagaimanapun, peruntukan terbesar

diagihkan kepada FS (Kimia) sejumlah RM229,708.58 diikuti

FKKKSA dan FKE dengan nilai RM111,869.14. Program

Pengajian Diploma menggunakan peruntukan terendah iaitu

sebanyak RM 1,332.64 sahaja.

Sila rujuk lampiran 11- 15

5.0 KOLEKSI KHAS

5.1 Penerimaan Bahan Koleksi Khas Am

Proses penerimaan bahan Koleksi Khas Am bagi tahun ini adalah

sebanyak 4,021 naskhah. Terdapat peningkatan sebanyak 82.61

% berbanding pada tahun 2001 yang berjumlah 824 judul sahaja.

Peningkatan yang tinggi untuk memproses penerimaan bahan

Koleksi Khas Am pada tahun ini adalah kerana penumpuan yang

lebih dapat diberikan kepada koleksi ini berikutan tesis 'backlog'

yang telah dapat disiapkan pada penghujung tahun 2001.

5.2 Koleksi Khas Projek dan Tesis Pasca ljazah

Proses penerimaan bahan bagi Koleksi Khas Projek dan tesis

Pasca ljazah adalah sebanyak 3,887 naskhah berbanding dengan

tahun 2001 iaitu sebanyak 6,742 naskhah. Terdapat penurunan

sebanyak 42.35 % dari segi proses penerimaan. Walau

bagaimanapun kesemua bahan Koleksi' Khas Projek dan Tesis

Pasca ljazah telah dibuat proses penerimaan dan buat masa ini

tiada lagi tesis 'backlog'. Penerimaan Tesis pasca ljazah agak

menurun peratusnya berbanding dengan tahun 2001 kerana pihak

Sekolah Pengajian Siswazah (SPS) menangguhkan sebahagian

penghantaran tesis berikutan dari proses perpindahan pejabatnya

5.3 Koleksi Khas Radas

Penerimaan Koleksi Khas Radas bagi tahun 2002 adalah

sebanyak 878 naskhahl keping berbanding pada tahun 2001 iaitu

sebanyak 1,214 naskhaht keping. Proses penerimaan bahan

radas disistem berkurang sebanyak 27.68 % berbanding tahun

2001 kerana tumpuan diberi kepada memproses bahan lain

seperti Kertas Projek yang mempunyai permintaan untuk merujuk

segera.

5.4 Bahan Hadiah dan Pertukaran

Penerimaan bahan hadiah dan hadiah radas bagi tahun 2002

adalah sedikit rendah iaitu berjumlah 490 judul berbanding 728

judul pada pada tahun 2001. Ini adalah berikutan dari kurangnya

sumbangan yang diterima dari organisasi luar yang menyumbang

secara percuma seperti sebelum kegawatan ekonomi dahulu. Ini

juga berikutan dari tidak semua bahan yang diterima diproses

menjadi koleksi PSZ tetapi pemilihan bahan dibuat dengan

memastikan judul yang benar-benar menepati bidang di UTM

sahaja yang dipilih untuk proses penerimaan.

Statistik penerimaan bahan Koleksi Khas adalah seperti

dilampiran 7 6

6.0 PEMPROSESAN BAHAN

6.1 PENGINDEKSAN

Disepanjang tahun 2002, sejumlah 4484 judul (9160 naskhah)

buku berjaya diindeks dan ini adalah tambahan sebanyak 1,196

judul dari tahun 2001.

Kertas projek dan tesis yang diindeks pada tahun ini adalah

berjumlah 3416 judul berbanding hanya 2138 judul pada tahun

sebelumnya. Ini adalah peningkatan sejumlah 1278 judul atau

56% berbanding tahun lalu. Peningkatan ini adalah kerana

tumpuan yang lebih diberikan terhadap pengindeksan tesis dan

kertas projek tertunggak selain turut menyemak authority file'yang

dijalankan berkala.

Jumlah judul mikrofilem yang diindeks juga meningkat dari 615

judul pada tahun 2001 kepada 814 judul pada tahun 2002. Ini

juga kerana Unit Pemuliharaan giat memikrofilem tesis yang

diterima dari Unit Pengindeksan.

Secara keseluruhannya, sebanyak 10,506 judul bahan telah

diindeks pada tahun 2002 berbanding hanya 8197 judul pada

tahun 2001 dan ini menunjukkan peningkatan sejumlah 2309 judul

atau 28% berbanding tahun lalu.

Prestasi Mengindeks Bahan adalah seperti dilampiran 17

6.2 MENGIMBAS PAHAN

Jumlah bahnn yang diimbas ke Pangkalan Data MIS1 dan

"Docsopen' adalah seperti di jadual berikut :

I Pangkalan Data I Jurnlah Input

Tesis & laporan Penyelidikan 1339 judul

Keratan Akhbar

Kertas Soalan Peperiksaan

Keseluruhannya pencapaian jumlah bahan yang diimbas pada

tahun 2002 adalah memuaskan berbanding tahun sebelumnya.

Beberapa masalah terutama dari segi teknikal dimana 'server'

bagi Pangkalan Data ini telah mencapai tahap maksimum dan

mengambil masa bagi mengatasinya telah agak menjejas projek

ini.

2959 judul

1597 set

7.0 MASALAH DAN PENYELESAIAN

7.1 Pertambahan penerimaan bahan Koleksi Khas Projek untuk

diindeks

Terdapat pertambahan yang besar dari segi jumlah bahan koleksi

khas projek yang diterima tahun ini dan tahun lepas. Sejumlah

5554 judul telah diindeks dan baki 1188 adalah dikategorikan

tertunggak dan perlu diselesaikan pada pertengahan pertama

tahun 2003. Peningkatan penerimaan kertas projek pada 2001

iaitu hampir 3 kali ganda dari biasa telah memberi kesan keatas

kerja mengindeks. Pengindeksan tesis dan kertas projek

memerlukan ketelitian bagi memastikan ketepatan subjek dan

nombor panggilan yang diberi. Pengindeks tidak hanya

mengambilkira kuantiti judul yang diindeks tetapi juga memastikan

kualiti rekod.

Sistem jaringan PSZ pada tahun 2002 masih belum begitu stabil

dan kerap terganggu memberi kesan atas kerja mengindeks.

7.2 Masalah ruang penyimpanan Bahan Koleksi Khas UTM

Pertambahan jumlah bahan dalam koleksi ini terutamanya kertas

projek dan tesis begitu ketara tiap tahun. Ini menimbulkan

masalah tidak cukup ruang untuk menempatkannya kerana bilik

Koleksi Khas di aras 2 (bilik Koleksi Khas 1) tidak mampu

menampungnya untuk jangkamasa panjang. Bagi mengatasi

masalah ini Bilik Koleksi Khas 2 telah diadakan dan telah

menempatkan keseluruhan Koleksi Lukisan Terukur dan bilik ini

juga akan turut menempatkan koleksi khas projek apabila Bilik

Koleksi Khasl penuh.

8.0 AKTlVlTl JABATAN 2002

8.1 Mengemaskini rekod dan status jurnal dalam Modul Serial

(INFOLAN2)

Langkah ini dibuat bagi memastikan rekod jurnal belian dan

hadiah adalah tepat dan terkini. Masih banyak rekod berkenaan

di INFOLANZ yang tidak terkini dan ini memberi kesan kepada

ketepatan status bahan untuk rujukan pengguna . Unit Jurnal

telah membuat semakan dengan membahagi-bahagikan judul

jurnal kepada pembantu dan kemaskini rekod telah diselesaikan

pada penghujung tahun 2002. Bagaimanapun, semakan dan

kemaskini juga akan diteruskan sebagai rutin harian.

8.2 Kajian penilaian Penggunaan Pangkalan Data Kormersil

Kajian ini diadakan bagi mengkaji tahap penggunaan pangkalan

data komersil yang dilanggan oleh PSZ. Pengumpuian statistik

penggunaan dijadikan sebagai alat pengukuran dan dianalisis

pada penghujung tahun. Hasil kajian boleh digunakan sebagai

petunjuk prestasi bagi Jabatan membantu membuat keputusan

langganan selanjutnya.

8.3 Audit Pembekal

Audit Pembekal telah dibuat ke atas Pembekal Buku - Yuha

Associates Sdn. Bhd. Dan Access Dunia Sdn. Bhd. pada 16 Mei

2002 Kedua pembekal merupakan antara pembekal utama dan

banyak membekalkan bahan kepada PSZ. Lawatan ini telah

dibuat bagi melihat sendiri proses pembekalan bahan yang

dipesan oleh PSZ dan perbincangan juga dibuat bagi

memperbaiki proses oleh kedua-dua pihak.

8.4 Mesyuarat PSZ dengan Pembekal Buku

Satu mesyuarat pembekal buku telah diadakan pada 26 Oktober

2002. Di antara perkara yang dibincangkan ialah ACQ Online (e-

Perolehan) dan perbincangan dua hala untuk melicinkan lagi

urusan pembelian dan pembekalan bahan. Mesyuarat dihadiri

oleh 12 orang mewakili 10 pembekal buku yang berurusan

dengan PSZ. Enam dari sepuluh pembekal tersebut merupakan

pembekal utama Perpustakaan Sultanah Zanariah seperti yang

disenaraikan.

Badan Cemerlang Sdn. Bhd.

Bistari Mediabuku Sdn. Bhd.

Koop. Kedaibuku Univ.

Malaya Bhd.

Koperasi Kedaibuku UTM

Nijuyon Sdn. Bhd.

Yuha Associates Sdn. Bhd.

Aktif

Enche Marketing

Penerbit UTM

Pesona llmu

YPJ Publications &

Distributions

Kurang Aktif

8.5 Perpindahan Bilik Koleksi Khas

Pada awal Januari 2002 secara rasminya Bilik Koleksi Khas yang

berada di Aras 5 yang mana sebelum ini diuruskan oleh Jabatan

Perkhidmatan Maklumat telah dipindahkan pengurusannya

kepada Jabatan Pembangunan Sumber. Perpindahan bahan dan

penyusunan semula bilik koleksi khas telah diuruskan oleh staf

Unit berkenaan dengan lancar.

Pengurusan bilik berkenaan kini dibawah kawalselia Unit

Perolehan (Bahan Khas) untuk urusan perolehan bahan dan juga

segala perkhidmatan yang berkaitan dengannya.

8.6 Penyusunan Semula Lukisan Terukur

Pada tahun ini juga semua penyimpanan lukisan terukur telah

didiletakkan di Bilik Koleksi Khas 2 dan ditempatkan didalam

kabinet khas yang telah dibeli. Staf unit Bahan Khas telah

mengemaskini lukisan terukur yang selama ini disimpan dalam

keadaan bergulung, dan menyusunnya mengikut nombor

panggilan kedalam kabinet berkenaan bagi memastikan keadaan

fizikalnya terpelihara.

Semua kabinet yang menempatkan koleksi lukisan terukur di

ruang rujukan aras 3 juga turut dipindahkan ke Bilik Koleksi Khas

2 bagi membolehkan penyimpanan setempat.

9.0 PERANCANGAN JABATAN

9.1 Kajian Pembangunan Koleksi Perpustakaan khususnya buku

mengikut bidang dirancang akan dibuat bagi mengenalpasti

pembangunan koleksi PSZ sediada menepati keperluan Fakulti

dan hasil kajian boleh dijadikan petunjuk perancangan

pembangunan koleksi PSZ.

Menggiatkan pengindeksan sumber elektronik termasuk laman

web di UTM dan luar.

Menyemak semula kesesuaian langganan Pangkalan Data CD-

ROM yang dikenalpasti melalui Kajian Penggunaan Langganan

Pangkalan Data Komersil untuk dinaiktaraf kepada online,

diberhentikan langganan tetapi bergantung kepada peruntukan

semasa.

Menjalankan Projek Kemaskini Rekod INFOLAN2 dengan giat

bagi memastikan kualiti rekod yang lebih tepat.

Memproses kertas projek dan tesis tertunggak dengan

mengadakan projek menyelesaikan koleksi tertunggak dengan

sasaran menghabiskannya pada tahun 2003.

Menambah perolehan bahan Koleksi Kreatif dalam Bahasa

lnggeris

Mengindeks koleksi gambarfoto UTM dan memastikan

penyimpanan yang sistematik.

Mengkaji proses kerja dan mengenalpasti kelemahan dan

penam bahbaikan proses.

10. PENUTUP

Pada keseluruhannya Jabatan telah dapat menjalankan fungsinya

dengan memuaskan. Walmbagaimanapun, usaha perlu dibuat bagi

mengkaji langkah-langkah penambahbaikan proses kerja sedia ada

bagi memastikan proses terbaik dipraktikkan.

STOK PERPUSTAKAAN SULTANAH ZANARIAH

SEHINGGA DISEMBER 2002

Lampiran 1

1 MONOGRAF In) I 2002 1 20011

I -_ p- ---

5 BAHAN KARTOGRAFI 6 TURISAN ( s u i t ) -

--

- - - - --

-- -- ---- . 389 - - - - 389 - - - - -- 32,584 -- - 32 572

- -- -- 39 39 _ - .

- - -- 3,362 - - - 2 L - 982 5.5 -

-- -- - -- 4.598 4.598 -- - -- -- - - 40,972 40.580

* Statistik bagi tesis pasca ijazah mula diasingkan dun Projek Sarjana Muda

Jabatan Pembangunan Sumber l l FEBRUARI 2003

PERKARA

A PERUNTUKAN

B TANGGUKGAN

BULANAN

C KUMULAT

TAKGGUNGAN

D BAKI TANGGUNGA

(C-El

E PERBELANJAAN KEMASKINI

F B A K I A D A

( A - E )

G BAKI S E L E P A S

TANGGUNGAN A - ( D + E )

3akl Peruntukan 2001 R

JABATAN PEMBANGUNAN SUMBER PERPUSTAKAANSULTANAHZANAMAH

LEJER 27905 ,27301 DAN 98054 - JANUAM - DISEMBER 2002

VOT 27905 (2001) m L A H V M 27301 (2002) SKD KL SKD KL

398,381.70 15,428.03 413,809.73 180,000.00 20,000.0C

-Peruntukan Vot:27301 - RM200,000.00 (Tnhun 2002) -Peruntukan Vot:98054 (TIAMANAH) - RM204,700.00 '** Bulan Disember dada Pembayaran dibuat.

VOT 98054 (2002) Tabung Amanrh SKD I

I

KL

I

JABATAN PEMBANGUNAN SUMBER PERPUSTAKAAN SULTANAHZANARIAH

LEJER 2 7 3 0 1 (IBS) - JANUARI - DISEMBER 2002

PERKARA

A PERUNTUKAN

B TANGGUNGAN BULANAN

C KUMULAT TANGGUNGAN

D BAKI TANGGUNGAN

(C-E)

E PERBELANJAAN KEMASKINI

F BAKIADA

(A-El

G BAKI SELEPAS TANGGUNGAN A-(D+E)

**Peruntukan 2002- RM 15,000.00 **Pemntukan Tambahan RM20,000.00 (Ruj. UTM.01.31/ 10.10/4(10) - bertarikh 7.10.2002)

VOT 27301 (2002) JUMLAH

JABATAN PEMBANGUNAN $UMBER PERPUSTAKAAN SULTANAH ZANARLAH

LEJER 98120 (SPACE) - JANUARI - DISEMBER 2002

r

PERKARA

A PERUNTUKAN

B TANGGUNGAN BULANAN

C KUMULAT TANGGUNGAN

D BAKI TANGGUNGAN

(C-El

E PERBELANJAAN KEMASKINI

F BAKI ADA

G BAKI SELEPAS TANGGUNGAN A-(D+E)

VOT 98120(2001) VOT 98120(2002)

**Bald Pemntukan sehingga Disember 2001- RM595,18 1.23 **Peruntukan tambahan Disember(2nd Run)-RM40,18 1 .OO -Peruntukan tambahan Januari 2002 - RM3,060.00 -PIT Julai 2002 - -21,323.00 -Peruntukan tambahan Febmari 2002 - RM34,OSO.OO *PIT OGOS 2002 - RM240.00 -Peruntukan tambahan Mac 2002- RM29,810.00 *PIT Sept. 2002 - RM16,149.00 -Peruntukan tambahan April 2002 - RM1,920.00 *PIT Oktober 2002 - RM60.00 *Peruntukan tambahan Mei 2002 - RM8,380.60 ***PIT Nov. 2002 - RM58,320.00 -Peruntukan tambahan Jun 2002 - RM35,682.00

**Pesanan 2002,48Judu1,145 Naskhah - RM31,829.69 (Advance)

AGIHAN PERUNTUKAN KEWANGAN BERBANDING DENGAN JUMLAH TANGGUNGAN DAN JUMLAH PERBELANJAAN

TAHUN 2002

* Pesanan Bahan KTN - 2001 dibayar dengan vot 27301 (PSZ), 2002

Peratus 1%) Perbelanjaan

1.06

3.51

4.16

11.92

13.08

7.74

3.84

2.37

5.02

10.78

13.13

3.75

2.02

13.90

3.72

100

Jumlah Perbelanjaan

4,279.44

14,222.52

16,842.31

48,239.01

52,944.84

31,303.62

15,522.52

9,575.95

20,305.98

43,603.05

53,167.25

15,194.34

8,157.84

56,277.78

* 15,057.96

404,694.41

Peratus (%)

Tanggungan

3.84

1.31

8.63

15.64

15.8

10.44

6.09

5.66

10.00

16.86

14.57

11.11

2.57

17.59

140.11

Fakulti

Rujukan Am

Fiksyen

FAB

FKA

FKE

FKM

FKKKSA

FKSG

FP

FPPSM

FS

FSKSM

PPIPS

PPD

KTN

JUMLAH .L

RM

9,000

5,000

26,000

48,000

34,000

34,000

3 1,000

16,000

30,000

22,700

54,000

44,000

10,000

41,000

404,700

Peratus (%)

Agihan

2.22

1.24

6.44

11.86

8.40

8.40

7.66

3.96

7.41

5.60

13.34

10.87

2.47

10.13

100

Jumlah Tanggungan

15,539.99

5,29 1.26

34,929.87

63,283.97

63,925.63

42,250.67

24,648.04

22,919.68

40,476.96

68,251.95

58,972.55

44,988.39

10,407.36

71,178.14

567,064.46

PERANGKAAN PESANAN BAHAN MENGIKUT FAKULTI (JANUARI - DISEMBER 2002)

I FAKU LTI I S-katan I Judul I Naskhah

Am Biasa

Am Rujukan

Fakulti Alam Bina

I Sains Matematik I FS SM 1 83 1 105

Fakulti Kejuruteraan & Sains Geoinformasi

Fakulti Sains

Sains Am

Sains Biologi

Sains Fizik

Sains Kimia

Fakulti Kejuruteraan

Kejuruteraan Awam

Kejuruteraan Elektrik

Kejuruteraan Mekanikal

Kejuruteraan Kimia & Kejuruteraan Sumber Asli

AA

AR

AB

1Fakult.i Pengurusan dan Pembangunan Sumber Manusia

KSG

FS

FS Am

FS B

FS SF

FS SK

FPPSM I

140

40

156

FPPSM -AM

FPPSM - BHS

FPPSM - MGT

FPPSM - SS

150

69

157

7 1

8

29

33

20

I Fakulti Pendidikan

79

11

29

36

2 2

I JUMLAH 1 2227 1 2798

Fakulti Sains Komputer dan Sistem Maklumat

Program Pengajian Diploma

Pusat Pengajian Islam & Pembangunan Sosial

FK

PPD

PPI

186

164

160

263

37 1

227

PERANGKAAN PESANAN DAN TANGGUNGAN BAHAN MENGIKUT FAKULTI UNTUKTAHUN2002VOT27301DAN98054

1nrnp,n.ii a

P E W O M PESMAN D M TMGGUAGAN EAHM MENGIKUT FAKULTI VOT 98120 (SPACE] JANUARI - DISEMBER 2002

TBRUARI MAC APRIL ME1 JUN JULAl I J f I "KT J N KT J N KT J N KT J N KT J N KT

fahmi

PERANGKAAN PENERIMAAN BAHAN MENGIKUT FAKULTI (JANUARI - DISEMBER 2002)

FAKU LTI 1 Sin~katan I Judul I Naskhah

Am Biasa

Am Rujukan

Fakulti Alam Bina

--

Sains Am

Fakulti Kejuruteraan & Sains Geoinfomasi

Fakulti Sains

AA

AR

AB

Sains Matematik I FS SM 1 38 1 57

KSG

FS

-- - --

Sains Biologi

Sains Fizik

Sains Kimia

Fakulti Kejuruteraan

135

20

74

162

24

79

29

FS B

FS SF

FS SK

Fakulti Pengumsan dan Pembangunan Sumber Manusia I FPPSM I I

29

-

Kejuruteraan Awam

Kejumteraan Elektrik

Kejuruteraan Mekanikal

Kejuruteraan Kimia & Kejuruteraan Sumber Asli

12

17

70

Fakulti Pendidikan I FP 1 114 1 128

12

17

90

KA

KE

KM

KK

--

Am

Bahasa

Pengumsan

Sains Sosial

Fakulti Sains Komputer dan Sistem Maklumat I FK

135

137

7 1

36

-

FPPSM -AM

FPPSM - BHS

FPPSM - MGT

FPPSM - SS

142

140

73

37

Program Pengajian Diploma

Pusat Pengajian Islam & Pembangunan Sosial

2

49

169

25

4

53

178

3 3

PPD

PPI

JUMLAH

119

116

402

145

146 1 1928

PERANGKAAN PENERIWIPERBELANJAAN BAHAN VOT 98120 (SPACE) JAlPUARI - DISEMBER 2002

Hotn:

Mei Z W I - Diplorn PPI - zIJ). 7 ( y

Jun 2001 - Diplo- PPI 0. (6NJ

Jun 2002 - Diplorn PPI - I N . S(Nl

Nov 2001 - D i p b m FAB - I(J). 21NJ

PERBELANJAAN MENGIKUT FAKULTI TAHUN 2002

FAKULTI

INVOIS TAHUN 2002

DIBAYAR PADA TAHUN 2001

JUMLAH

INVOIS TAHUN 2002 INVOIS TAHUN 2003

DIBAYAR JAN - DIS 2002 DIBAYAR PADA TAHUN 2002

JUMLAH JUMLAH JUMLAH JUMLAH

JUDUL PEMBAYARAN JUDUL PEMBAYARAh

FAB ! 1 I 1,992.381 50,605.891 7,486.29

FKA 22 94,619.78 2 14,612.14 I I I I I

FSKSM I 1 I 2,725.251 151 23,933.441 1 I 1,167.69 I I I I I

FKE

FKM

FKKKS A

FPPSM (AM)

FPPSM (BAHASA)

FS (AM)

FS (F)

FKSG I 2 1 8,997,041 311 28,607.72 1 6 1 8,625.47 I I I I I

3

5

1

PPD

2,934.55

3,097.35

643.44

4 1 1,332.641 1 I 246.90

JUMLAH

JUMLAH PEMBAYARAN KESELURUHAN TAHUN 2002

I I I I I I

JUMLAH PEMBAYARAN 393,589.12

11

16

46

4

5

19

3

14

23

2,906,381.10

11 1,869.14

29,738.13

188,194.41

2,528.77

4,221.24

75,828.01 ------ 2,479.50

78,887.13

393,589.12

812,026.71

2

2

9

1

1

5

1

4

312

26,112.09

2,413.74

25,147.11

1,923.57

1,132.46

4,286.18

642.60

23,338.71

2,906,381.10 69 812,026.71

Lampiran 12

PERANGKAAN TANGGUNGAN DAN PERBELANJAAN VOT 27303 (JURNAL)

JANUARI - DISEMBER 2002 I

Peruntuk:

Bulan

J a la-I

FeSruar~

hlac

Apr~ l

May

J J ~

.Jilla

ogcs

Srp'e~nber

Ohlober

Vovcrnber

D~serrber

"Peruntukan tahun 2002 - RM3,800.000.00

"'Pembayaran t~dak d~buat pada bulan Disember kerana No. Siri tidak berjaya

(A) RM 3.800,000.00

Tanggungan

Bulanan

a

Kumulat

Tanggungan

b

Baki Selepas

Tanggungan

Aic+e)

Baki

Tanggungan

c

Perbelanjaan

Bulanan

d

Perbelanjaan

Kemaskini

e

Baki Ada

(A*)

f

Lampiran I3 PEMBAYARAN JURNAL TAHUN ZOO2 MENGIKUT PEMBEKAL

DISEMBER 2001 - DISEMBER 2002

JUMLAH

27,028.31

52398.27

94,619.78

111,869.14

KUTM

1,716.22

UBS

2,278.60

3,007.62

9,113.86

IBS

1,752.15

4,440.45

1,545.05

EBSCO

5,845.61

25,146 80

PEMBEKAL I FAKULTI

AM

F AB

FKA

FKE

KUM

7,646.01

TERUS

25,3 12.09

3,471.81

11,684.22

SWETS

39,250.10

67,841.48

76,063 43

Lampiran 14

PERBELANJAAN PEMBELIAN JURNAL TAHUN 2002 MENGIKUT FAKULTI (DISEMBER 2001 - DISEMBER 2002)

I FAKULTI I JUMLAE (RM) I AM

FLU

FKA

FKE

27,028.31

52,598.27

94,619.78

111,869.14

FKM

FKKKSA

FPPSM(AM)

FPPSM(BHS)

32,672.68

188,194.41

2,528.77

4,221.24

FSKSM

FKSG

FP

26,658.69

37,604.76

26,541.83

PPD 1,332.64

BILANGAN JUDUL MENGIKUT FAKULTI TAHUN 2002 (DISEMBER 2001 - DISEMBER 2002)

NAMA 1 FAKULTI

AM

FAB

FKA

FKE

FKM

FKKKSA

FPPSM(AM)

FPPSM(BHS)

FPPSM(IJ)

gw F S m

,FS(IC)

FS(W

FSKSM

FKSG

PPD

JUMLAH

ABD. RAHMAN

23

29

16

5

10

19

2

13

2

7

13

3

6

14

2

172

WAN JAMALIAH

6

15

6

6

9

27

4

3

11

2

7

18

5

11

19

JUMLAH

29

44

22

11

19

46

4

5

24

4

14

31

8

17

33

2

163

4

335

Lampiran 16

Perbandingan Penerimaan Bahan Koleksi Khas bagi Tahun 2002 dengan 2001

MLAH (A) 1 7 6 1 1 979 1 496 1 594 1 - 1-37133 1 I I

- 3 7 9 q

("7) (NASKHAH)

.anS.ir

KOLEKSI KHAS: Am(KKA)

JENIS BAHAN

HADIAH: Cetak

Projek(KKP) - a Sarjana - b

TAHUN 2002

824

JUMLAH ( a + b + c ) Radas

JUDUL

490

TAHUN 2001

6,335 379

JUMLAH (B) JUMLAH BESAR (A+ B)

NSKIKPG

587

JUDUL

728

2,202

6,742 49 1

NSKIKPG

939

6,335 379

8,057 n9+% 5,737 8,818 / fi 6,233

1,355

6,742 1,214

3,653 212

8,786 9,380

4,02 1

3,887 495

-17 51

82.6 1

3,653 2 12

-42.34 -44.06

3,887 878

-42.35 -27.68

STATlSTlK AKTlVlTl PENGINDEKSAN UNIT PENGURUSAN TEKNIK (PENGINDEKSAN) DARI BULAN JANUARI - DISEMBER 2002

BUKU(0)

BUKU(C1P)

BUKU(TESIS)

CAKERA PADAT

CARTA

C S K I T

FlLEM JALUR

FOTOGRAF

FGRAF UDARA

JURNAL

JUR ONLINE

JAN

(J) (N)

259 316

174 339

516 516

0 17

, 5 A

KASETVIDEO

FEB.

(J) (N)

208 301

142 371

189 189

20 33

MAC

(J) (N)

183 298

119 452

509 509

25 40

1 1

KIT

17 28

2 28

0 0

APRIL

(J) (N)

82 153

71 242

313 313

6 16

19 19

15 46

2 4

LASER CAKERA

ME1

(J) (N)

331 505

109 408

157 157

37 77

10 10

91 91

0 0

5 8

1 1 1 1

JUN

(J) (N)

314 466

63 193

187 187

3 3

44 44

115 115

6 34

5 11

JULAl

(J) (N)

313 496

78 311

81 81

76 129

14 17

2 5

OGOS

(J) (N)

345 547

146 795

134 134

80 142

3 3

96 96

5 13

10 10

81 81

SEPT.

(J) (N)

233 392

2W 495

226 226

27 57

14 55

NOV.

(J) (N)

226 330

98 297

465 465

54 84

OICT.

(J) (N)

379 559

228 522

321 321

61 91

6 6

117 117

15 20

DIS.

(J) (N)

154 h)3

29 169

318 318

17 47

2 2

49 49

JUMLAH

(J) (N)

3027 4566

1457 4594

3416 3416

414 736

15 47

31 31

55 55

13 24

72 72

3 6

0 0

109 271

0 0

19 19

12 12

0 0

0 0

159 162

688 888