JABA7N KERJA R.Q?‘A SERIFNANJU~~~G N,ALAYSiA -4 ----. --_. ._- me.-.- . . ..- -WI_. .

50582 KUALA 1 ~MP!IP Kuwd MINWUFK K 1.

- --_-..- -__ __ .̂ ---.--._-

Ru: Kmni (ll)dlm.KPKR/PP/Pek/OOl

~~urrhh 26hb. I&M, 1986.

Semua Pe b/,-- gad Cawanqan L {k ;/y /.zG-c~fi, '

Semua Penqarah Kerja Raya Neqeri Penqarah Kerja Raya JKR Wilayah Persekutuan Kuala Lumpur Penqarah Kerja Raya JKR Wilayah Persekutuan Labuan Semua Penqarah Bekalan Air Neqeri Semua Ketua Unit Khas Timbalan Pendarah JKR Woksyop Persekutuan Penqarah Unit Penqurusan Projek Turnkey Penqetua Pusat Latihan JKR

Tuan-tuan,

Surat Pekelilins XPKR Bil. 5/1986

Penubuhan Jawatankuasa-jawatankuasa Penqesanan Projek Di Peringkat Cawanqan/Negeri/Unit Khas/Daerah Bagi Projek-projek Banqunan dan Kejuruteraan Awam

1, BFgndahul uan c

1.1 Sepertimana tuan-tuan sedia maklum tiap-tiap Cawanqan/Neqeri/Unit Khas/Daerah mempunyai sistem penclesanan projek masinq-mgsinq. Ada yang berkesan dan ada juqa yanq \ kuranq berkesan. llntuk menentukan bahawa semua pihak menqamalkan sistem yanq berkesan dan seraqam, tuan-tuan . dikehendaki menubuhkan jawatankuasa-jawatankuasa penqesanan projek di semua peringkat denqan tujuan menqatasi masalah-masalah menqenai penyelarasan dan perlaksanaan projek-projek.

'2, Tafsiran

2.1 Untuk melaksanakan Surat Pekelilinq ini beberapa istilah telah diqunlkan dcrn untuk keteranqan dan tafsirannya, sila lihat Lampiran 'A'.

I

3. Jawatankuasa-jauatankuasa Yang &rlu Ditubuhkan Di Peringkat Tertentu

3.1 Jawatankuasa-jawatankuasa penqesanan projek seperti jadual berikut hendaklah ditubuhkan di semua perinqkat untuk "memonitor" semua projek besar (tetapi tidak rumit) darn kecil. Penqesanan pro-&k-projek melalui jawatankuasa-jawatankuasa tersebut hendaklah dibuat flulai bum April, 1986.

Perinqkat, Jenis Jawatankuasa Penqerusi J/K

Cawanqan 1. J/K Penqesanan Projek Besar Yanq Penqairah Tidak Rumit (Persekutuan) Cawanqan

2. J/K Penqesanan Projek Kecil Timbalan (Persekutuan) Penqarah

JKR & JRA J/K Penqesanan Projek Besar Dan Negeri Kecil (Persekutuan & Neqeri)

Penqarah/ Timb. Penq.

Unit Khas J/K Penqesanan Projek Besar Dan ,Ketua Unit Kecil (Persekutuan) Khas ,

JKR & JBA Daerah

J/K Penqesanan Projek Besar Dan Kecil (Persekutuan & Neqeri)

Jurutera Daerah

4

c 4. Tuqas-tuqas Jawatankuasa Penqesanan Projek

411 Denqan tujuan menyiapkan projek-projek dalam tempoh masa yanq berpatutuan clan denqan mutu kerja yanq memuaskan, \

jawatankuasa-jawatankuasa tersebct akan menentukan bahawa :-

4.1.1 Perancanqan dan perlaksanaan projek dijalankan denqan sewajarnya.

4.1.2 Aktiviti-aktiviti oleh semua pihak (di dalam dan di luar JKR) dapat diselaraskan serta dijalankan menqikut jaduat.

4.1.3 Tindakan diambil serta-merta oleh pihak-pihak yanq berkonaan untnlc monccqah atau menqatasi masalah-masalah.

5. Me8yuarat Jawatankuasa Pengesanan Projek

5.1 Semua jawatankuasa hendaklah bermesyuarat tiap-tiap bulan untuk "memonitor" projek-projek di bawah jaqaannya mulai daripada penerimaan ringkasan projek/kelulusan projek sehinqqa penyelesaian Penyata Akaun Terakhir.

5.2 Baqi JKR Neqeri dan Jabatan Bekalan Air Negeri, pihak Ibu Pejabat berkenaan hendaklah membincang denqan Daerah-daerahnya untuk menyelaraskan tarikh-tarikh mesyuarat supaya hasil perbincanqan dari mesyuarat jawatankuasa perinskat Daerah dapat dikemukakan dalam mesyuarat jawatankuasa perinqkat Neqeri untyk makluman atau

., penyelesaian pada bulan yang .zax,.

6. Perkara-perkara Yang Perlu Diambilkira Dalam Mesyuarat Jawatankuasa Pengesanan Projek

6.1 Untuk membantu jawatankuasa berkenaan dalam mesyuaratnya, satu senarai perkara-perkara yanq patut dibincanqkan telah disediakan di Lampiran 'B' sebagai panduan. Walau bagaimanapun, perbincanqan tidaklah terhad kepada

I- perkara-perkara yanq terkandunq dalam Lampiran tersebut..

7. Format Untuk Laporan Jawatankuasa Perqesanan Projek

7.1 Baqi maksud pengesanan projek pada keseluruhannya, proses penqesanan itu boleh dibahaqikan kepada tiga (3) perinqkat iaitu :-

i) Pra kontrak ii) Pembinaan

iii) Selepas siap kerja pembinaan

7.2 Laporan jawatankuasa hendaklah dibuat denqan menqqunakan

6 format bagi perinqkat yanq berkenaan seperti di Lampira_n 'Cl', 'C2', 'C3' ,dan maklLmat yang hendak diberi di mesyuarat itu hendaklah di tulis dengan tanqan sahaja.

7.3 Salinan asal format itu hendaklah disimpan dan dikemaskinikan di setiap mesyuarat.

.

7.4 Selepas mesyuarat diadakan, satu salinan laporan itu hendaklah diedarkan kepada tstiap pihak yanq berkenaan seperti jadual berikut :-

I

8.1 Pengareh Cawangan dikehendaki mmberltaliu rtafua~~ngarah Rorja Raya apabila sosuatu projek beaar dpn rumit bfmpm kapada Cawangan berkenaan untuk dilaksar$can supaya Barr-

,

Projek drpat ditubuhkan. .

Zbkian, tarima kalslh.

(#It. -’ ‘EALHA BIN HAJI MCHD. HABH- Wtua Pengarah Kerja Raya ~rrrrrjung Halaysia.

.

c

Tafsiran Istilah Yang Diqunalcan mCr

Surat Pekelilinq KPKR Bi1.5/1986

Pro-j& yanq besar dan rumit

Harga projek ini tinggi. Ia perlu dikendalikan sepenuh masa oleh sebuah Pasukan Projek yanq menqandunqi pakar-pakar atau profesyenal berbasai disiplin serta diketuai oleh -rang Penqurus Projek. Pengurus Projek ini bertanggungjawab terus kepada Ketua Penqarah Kerja Raya atau Timbalan Retua Pengarah Kerja Raya berkenaan. Biasanya, projek dalam kategori ini berharga dalam linqkunqan $50 juta ke atas.

Projek yang besar tetapi tidak rumit

Projek ini berharqa lebih kuranq $5 juta ke atas. Biasanya, ia boleh dilaksanakan oleh Cawangan berkenaan dengan bantuan Cawanqan-cawanqan lain yanq memberi perkhidmatan. Ia tidak perlu dikendalikan oleh sebuah pasukan projek seperti yartq dilantik khas untuk projek besar dan rumit.

Projek yang kecil

Semua projek selaih dari kedua-dua kategori .yanq tersebut di atas.

Jawatankuasa penqesanan projek besar yanq t-idak rumit (Persekutuan) dl perlngkat Cawanqan

Jawatankuasa ini dipengerusikan oleh Penqarah Cawanqan berkenaan dan ahli-ahlinya terdiri daripada peqawai-peqawai teknikal daripada semua Cawangan yang terlibat dalam projek berkaitan. Adalah terpulanq kepada budibicara Penqarah Cawanqan berkenaan untuk menyediakan mesyuarat-mesyuaratnya denqan mengadakan sebuah c jawatankuasa sahaja atau berbilanq jawatankuasa yanq berasinqan, jika perlu, supaya,semua projek besar dan tidak rumit dapat "dimonitor".

Jawatankuasa pengesanan projek kecil (Persekutuan) di perinqkat Cawanqan

Jawatankuasa ini dipenqerusikan oleh Timbalan Penqarah Cawanqan berkenaan dan ahli-ahlinya terdiri daripada peqawai-peqawai teknikal dalam Cawanqannya yanq terlibat denqan perancanqan dan perlaksanaan projek.

I

6. Jawatankuasa penqesanan projek besar dan kecil (Persekutuan dan Neqeri) di perinqkat Neqeri

Jawatankuasa ini dipenqerusikan oleh Penqarah atau Timbalannya. Ahli-ahlinya adalah peqawai-peqawai yanq terlibat dalam perancanqan dan perlaksanaan projek, termasuk Jurutera-jurutera Daerah, Juru Ukur Bahan, Jurutera Jentera, Jurutera Elektrik, Pembantu Kewanqan dan lain-lain.

7. Jawatankuasa penqesanan projek besar dan kecil (Persekutuan) di perinqkat Unit Khas

Jawatankuasa ini dipenqerusikan oleh Ketua Unit Khas. Ahli-ahlinya terdiri daripada peqawai-peqawai teknikal yanq terlibat dalam perancanqan dan perlaksanaan projek.

8. Jawatankuasa penqesanan projek-besar dan kecil (Persekutuan dan Neqerl) di perinqkat Daerah

Jawatankuasa ini dipenqerusikan oleh Jurutera Daerah dan ahli-ahlinya terdiri daripada semua peqawai teknikal (semua qred) yanq terlibat dalam perlaksanaan projek.

Lampiran 'Bc

Senarai Perkara-perkara Yang Patut Dibincanqkan Oleh Jawatankuasa Pengesanan Projek

1. Peringkat Pra-kontrak

1.1

1.2

1.3

1.4

1.5

1.6

Penerimaan Rinqkasan Projek/Kelulusan Projek

a) Semak rinqkasan projek (untuk projek pelanqqan sahaja) b) Pastikan pelan lokasi disertakan (untuk projek pelanqqan

sahaja) c) Penqambilan tanah jika perlu dan bayaran pampasan d) Pastikan no. projek ujud (menqikut SPP)

Kerja Ukur Tanah

a) Pastikan terletaknya batu sempadan dan tanah simpanan b) Pastikan adanya infrastruktur seperti air, elektrik,

telefon, jalan masuk, 'discharqe points' c) Banqunan dan struktur lain yanq sedia ada

Penyediaan Dan Kelulusan Pelan Tapak

a) Semua aspek kejuruteraan perlu dipertimbanqkan denqan teliti

b) Semua infrastruktur telah dirancanq dan ditunjukkan dalam pelan

c) Pelan tapak ditandatangani oleh Pemunqut Hasil Tanah dan juqa pihak pelanqqan

d) Ekonomi kerja tapak (Balanced cut & fill)

Ujian Tanah

a) "Mackintosh probes" b) "Soil profile" c) Paras air d) "Borinq" at&u "deep soundinq" e) Cadangan makmal tanah berkenaan denqan jenis asas yanq

patut diqunakan

Rekabentuk

Memastikan rekabentuk adalah sesuai dan ekonomikal.

Penyediaan Dokumen Tender (T.T.D)

a) Lukisan arkitek, struktur, spesifikasi kerja, jadual kadar harqa, dan borang-boranq kontrak lain adalah lenqkap dan mencukupi.

b) Dapatkan sijil kelulusan daripada Perbendaharaan untuk memanqqil tawaran.

c) Memastikan tapak adalah bebas daripada semua halanqan dan setinqqan.

1.7 Pengiklanan

a) Tempoh tender dibuka b) Kelas dan taraf kontraktor yanq layak menqambil bahaqian c) Tarikh dan tempat tender ditutup d) Tempat tender dipamirkan dan borang tender boleh

didapati.

1.8 Syor Kepada Lembaga Tender

a) Anqqaran kos kerja, termasuk keadaan tapak dan 'access' b) Tempoh laku tender c) Peruntukan yanq mencukupi

1.9 Penerimaan Tawaran

4 Penyediaan ATDA - b) Kelulusan peruntukan oleh pelanqqan cl Sijil kelulusan kewanqan daripada Perbendaharaan d) Surat penerimaan tawaran e) Penyediaan dokumen kontrak f) Tarikh milik tapak dan tempoh kontrak 9) Insuran dan qaranti

2. Peringkat Pembinaan

2.1 Kontraktor Memulakan Kerja

a) Milik tapak oleh kontraktor b) 'Mobilization' dimulakan c) Proqram kerja kontraktor untuk kajian dan kelulusan JKR.

2.2 P.C. Items

a) Penyelarasan denqan proqram kerja kontraktor

I 2.3 Perhubunqan Denqan Aqensi-aqensi Kerajaan 4 (Pejabat Tanah, LLN, Telekom, Bekalan Air, Bomba, cfll)

a) Keperluan undanq-undanq/kerajaan tempatan b) Perkhidmatan bekalan elektrik, air, telefon, dll. c) Tindakan susulan denqan aqensi-aqensi

2.4 Perhubunqan Di Dalam Jabatan

a) Ke?llt:lsan/kolulusan dari pihak berkenaan di JKR. b) Tindakan susulan denqan pihak-pihak berkenaan

2.5 Kemajuan Fizikal

a) Kemajuan menqikut jadual b) Kemajuan sebenar c) Tin~~?kan-tinda~~an yanq perlu diambil untuk menentukan

prestssi hnik

2.6 Bayaran Kemajuan

a) Taksiran dibuat pada masa yanq sewajarnya b) Penyediaan dan penyampaian dokumen untuk bayaran kemajuan

denqan cepat

2.7 Arahan Pinda Kerja

a) Arahan kepada kontraktor secara tulisan b) Penyediaan dan penyampaian arahan pinda kerja untuk

kelulusan c) Tindakan-tindakan susulan untuk mendapat kelulusan

2.8 'Discrepancies' Dalam Lukisan, Spesifikasi, B.Q., dll.

a) Kelemahan/kesilapan yanq telah/patut dibetulkan untuk perhatian dan tindakan pihak-pihak berkenaan .

2.9 Kawalan Kewanqan

a) Pastikan peruntukan sentiasa mencukupi b) Pastikan peruntukan tambahan, jika perlu, dipohon awal c) Penyediaan dan kelulusan pindaan ATDA.

2.10 Perakuan Kelambatan Dan Lanjutan Masa

a) Pertimbanqan untuk lanjutan masa tanpa .permintaan kontraktor

b) Pertimbanqan untuk lanjutan mass di atas permintaan kont-raktor

c) Tempoh polisi insuran d) Penyediaan dan penyampaian perakuan lanjutan masa untuk

kelulusan e) Tindakan susulan untuk mendapat kelulusan

2.11 Masalah Kontraktor

a) Menqenalpasti kelemahan kontraktor # b) Pertolonqan kepada kontraktor

2.12 Surat Amaran/Notis

a) Hantar surat amaran/notis pada tempoh masa yanq sewajarnya

2.13 Perakuan Kerja Tidak Siap

a) Penyediaan dan penyampaian perakuan kerja tidak siap untuk kelulusan

b) Tindakan susulan untuk mendapat kelulusan

/

.j

1

Lampiran 'Cl‘

tJERTNGKAT PRA-KONTRAK

*

Laporan Jawatankuasa 1'. x,~l-~'anan Pro jek Daerah/Unit Khas/Neqeri/Cawanqan -. _ -.-__- t *

,I; lek Persekutuan/Neqeri .-.-

No. Projek Menqikui

Nama hj& :

.:kara-perkara Berbangkit

1. Ringkasan Projek/F >A_" Projek

4 Diterima pada ,*e

2. Pelan Lokasi (Untuk i;. ;)Plangqan sahaja)

a) Diteriina pada

3. Kerja Ukur Tanah *

a) Oleh J*batan/Ja 'kilr Swasta .

b) Tarikh jadual

C) Tarikh siap sei-;I: *<jr. - -c1.

* Potong mana yang tidak I;+:-kenaan

Namakan P.C items

Tarikh tawaran patut dipangqil

Tarikh sebenar tawaran dipanggil

Tarikh kontrak bermula

Tarikh sebenar sub-kontraktor mula kerja

. . __ . . - . - I - . , - - _ -

- - -

_. ___-_-. - . - - _. - I _ ._ - - - - . - -

- -

~ . . ^ - . . - - . - . , . -

5. Kemajuan Fizikal

Bulan/Tahun

Kemajuan dijadualkan (%)

Kemaj uan sebenar 1%)

s

6. Bayaran Kemajuan

Bayaran kemajuan No.

Tarikh taksiran kerja dibuat

Tarikh perakuan bayaran kemajuan dihantar ke Ibu Pejabat

Tarikh dokumen bayaran kemajuan dihantar ke Perbendaharaan .

I

\ Kemajuan kewanqan (%)

1 .

\

I

I I

9. Perakuan Kelambatan%n LanJutan mass m‘

- -__ __

t

Perakuan No.

Lanjutan mass sehinqqa tarikh t

Tarikh dihantar untuk kelulusan

Tarikh diluluskan

10. Surat Amaran

‘ 1

Surat amaran No.

Sebab amaran diberi (A/B/C/I) 1

I, Tarikh swat amaran

i Kekesanan amaran

1 (Ya/Tidak)

.

1

Nota :

Sebab-sebab amaran :-

A. Tidak mengemukakan pl'isi insuranbon perlaksanaan

B. Belum bermula kerja selepas setujuterima.

C. Tidak kerja dengan sunqguh

I). Berhenti kerja.

.

11. Denda/Mansuh

‘c

Denda

1

Mansuh I

Tarikh notis dikeluarkan

Jenis tindakan diputuskan oleh JKR

12. Kerja Pembinaan Siap

(a) Perakuan siap kerja dikeluarkan pada

(b) Projek diterima oleh JKR pada

Lampiran 'C2'

PERINGKAT PEMBINAAN *

Laporan Jawatankuasa Penqesanan Projek Daerah/Unit Khas/Neqeri/Cawanqan

* P

Projek Persekutuan/Neqeri

No. Projek Mengikut SPP :

Nama Kontrak :

Tempoh Kontrak

Harga Kontrak

Nama & Kelas Kontraktor

1.

2.

3.

$..

:

: $

hinqqa

. ;

Perkara-perkara Beruqkit

Kontraktor Bermula Kerja Di Tapak

(a) Tarikh bermula

Pengedaran Dokumen Kontrak

(a) Dokumen kontrak disedia dan diedarkan kepada pihak-pihak berkenaan pada

Kelulusan Program Kerja Kontraktor

(a) Program kerja kontraktor diluluskan oleh JKR pada

* Potonq mana yang tidak berkenaan.

K Penyediaan Pelan Tajuk (Jika berkenaan)

a) Tarikh jadual siap

b) Tarikh siap sebenar

5. Kerja-kerja Rekabentuk (Jika berkenaan)

a) Oleh JKR u

; CYleh perundinq swasta 0

b)

Bulan

Kemajuan dijadualkan

1

L

Kemajuan sebenar

,

6. Ujian Tanah

a) Oleh JKR n ; Oleh kontr'aktor cl b) Tarikh jadual siap

cl Tarikh siap sebenar

7. Pengambilan Balik Tanah (Jika berkenaan)

a) Pelan pengambilan balik tanah disediakan pada

b) Pelan pengambilan balik tanah dihantar kepad‘a pihak berkuasa pada

cl Pengambilan balik tanah diluluskan pada

d) Bayaran pampasan dibuat pada .

-I_ - _7_.-- -

8. Penyediaan Doi;<::: I ,.; Yi_7<P?%w3r;s" - -.d..A.-‘dL-,.-

a) Tarikh jadual siap

b) Tarikh siap sebenar

9. Sijil Kelulusan Perbendaharaan Untuk Memanggil Tawaran

a) Tarikh permohonan dibuat

b) Tarikh kelulusan diterima

10. Tawaran \

I Tarikh Ta:-ikh dijadualkan sebonar

Iklan tawa'ran dikeluarkan ---t--- -----1 Tawaran tutup I

Keputusan Lembaga Tender

11. Penclesahan Peruntukan

. --.._ Tarikh permohon<ln

dibuat diterima _-- .- e---w

Pengesahan peruntukan oleh pelangqan (jika berkenaan)

Penqesahan peruntukan oleh Perbendaharaan

t . .

j i I;

I t

.

a a a

c

c

. e

Lampiran 'C3'

PERINGKAT SELEPAS SIAP KERJA PEME3INAAN *

Laporan Jawatankuasa Penqesanan Projek-Daerah/Unit Khas_/Neqeri/Cawanqan

* Projek Persekutuan/Neqeri

No. Projek Mengikut SPP :

Nama Kontrak :

Tempoh Kontrak :

Harqa Kontrak :

Nama & Kelas : Kontraktor

1.

2.

$

hinaaa

Tempoh Membaiki Kecacatan

Tempoh membaiki kecacatan ialah hingqa

Penyerahan Projek Kepada Pihak Pelanqqan

a) Pemeriksaan akhir dibuat pada

b) Pihak pelanqqan menqambil alih pada -

l Potong mana yang tidak berkenaan.

.___. --.---. . -.__--. . . - -..-

3. Penyediaan Arahan Pinda Keria

I Bilangan pada tiap-tiap bulan Kedudukan APK

Bulan

a. Belum disediakan

b. Dalam penyediaan

c:Telah siap tetapi menunggu persetujuan kontraktor

d. Telah siap tetapi menunqqu kelulusan

i-

e. Telah diluluskan

Jumlah bilangan APK untuk projek ini

- - . - - . - - - -_ _ . . ___-___

-_I_

,I

--

i -----4 ---!--

i

-4 ---A i

1

1 1 c

-.-I.-

.

6. Bon Perlaksanaan

a. Ada tuntutan

b. Tiada tuntutan El

C. Bon dibatalkan pada

d. Jika ada tuntutan, kedudukannya adalah :-

Kedudukan Bulan

I I I

(i) Tuntutan belum dibuat

(ii) Tuntutan telah dibuat

e. Tuntutan telah dibuat pada

7. As Completed Detailed Abstract

I Bulan

. . Kedudukan Kedudukan

a. Belum disediakan a. Belum disediakan

b. Dalam penyediaan b. Dalam penyediaan

-a -a c. Telah disediakan c. Telah disediakan

4 4 \ \ \

1 I I I I I I

c