gmgm 3053 pldo

GMGM3053 Pengurusan Latihan Dalam Organisasi

1.0 PENGENALAN

Latihan atau pembangunan sumber manusia merupakan suatu proses untuk

meningkatkan potensi pegawai melalui penguasaan ilmu pengetahuan, pembinaan

kemahiran dan sikap yang diperlukan untuk melaksanakan sesuatu tugas secara

efektif. Latihan juga akan memperkukuhkan lagi kemahiran sedia ada pegawai bagi

memacu pencapaian misi dan visi organisasi. Menyedari bahawa keperluan latihan

antara sesebuah organisasi itu mungkin tidak sama dengan kehendak organisasi

lain. Justeru, program Latihan Atas Permintaan boleh juga digunakan khusus untuk

memenuhi keperluan kursus wajib seperti Program Transformasi Minda, latihan

keperluan kompetensi khusus mengikut jawatan dan juga latihan mengikut

keperluan organisasi.

Walau bagaimanapun, organisasi perlu mengadakan analisis keperluan

latihan (training need analysis) terlebih dahulu sebelum mencadangkan program

latihan yang diperlukan oleh sesebuah jabatan. Bagi memastikan aspek

perancangan dan pelaksanaan latihan dilaksanakan berasaskan kepada keperluan

sebenar pegawai dan organisasi proses Analisis Keperluan Latihan perlu dilakukan

dan ianya merupakan langkah asas yang perlu dilaksanakan terlebih dahulu

sebelum sesuatu perancangan mengenai latihan dibuat.

Objektif sesuatu Analisis Keperluan Latihan ini dilaksanakan adalah untuk

mengumpul dan menganalisis keperluan sebenar latihan bagi pegawai sesuai

dengan tugas dan tanggungjawab jawatan yang disandang. Ini kerana sesebuah

organisasi mempunyai herarki perjawatan yang berbeza serta keperluan latihan dan

1


kemahiran yang berbeza. Malahan, pengetahuan berkaitan kerja juga adalah

berbeza mengikut pengalaman yang mereka peroleh. Aspek ini penting kerana

pelaksanaan latihan merupakan suatu pelaburan jangka panjang. Oleh itu, sesuatu

latihan atau pembangunan sumber manusia yang dirancang dalam sesebuah

organisasi hendaklah menjadi suatu program yang cost effective.

1.1 Definisi Analisis Keperluan Latihan

The employees with knowledge and skill to perform more effectively,

preparing them to meet the inevitable changes that occur in their job . (P.Nick, &

James, (2004) 2nd edition, Effective Training, Eastern Economy Edition).

Kepentingan latihan kepada organisasi tidak dapat dinafikan. Latihan yang efektif

akan memberi kesan kepada prestasi dan kejayaan organisasi. Training is the use of

systematic and planned instruction and development activity to promote the learning

(Michal, (2004)9th edition, HR practice, British library cataloguing publication).

Analisis keperluan Latihan juga merupakan proses mendapatkan ilmu pengetahuan

sepanjang hayat yang melibatkan tiga elemen utama iaitu latihan, pembelajaran dan

pembangunan diri. Setiap satu elemen ini membawa maksud yang mengambarkan

analisis keperluan latihan.

a) “Latihan” bermaksud proses pemindahan ilmu pengetahuan secara kemas

dan berdisiplin, bertujuan menambah pengetahuan dan kemahiran untuk

memenuhi keperluan dan tuntutan semasa dalam organisasi. Ini dicapai

melalui sebarang bentuk pembelajaran seperti kursus, latihan semasa bekerja

dan program mentoring/coaching atau yang seumpama dengannya yang

menyumbang kepada pembangunan individu dan kecemerlangan organisasi.

2


b) “Pembangunan Diri” merujuk kepada peningkatan kemahiran, kebolehan dan

kerjaya yang dapat dicapai dengan mempraktikkan pengetahuan,

pendedahan kepada pelbagai idea dan pengalaman serta melalui latihan dan

mentoring.

c) “Pembelajaran” ialah proses perubahan hasil daripada pengalaman secara

relatif ke atas pelakuan (behaviour). Ianya melibatkan setiap individu

menerima pembelajaran mengikut keperluan masing-masing sama ada

mengikut kaedah eksperimen, analisis dan keupayaan menggunakan

pengalaman seumur hidup.

(PKPA, BIL.6/2005)

1.2 Peranan Latihan Dalam Organisasi

Perubahan yang pesat yang dialami oleh dunia, diikuti dengan perubahan

sosial, politik, ekonomi dan teknologi memberi kesan kepada pihak organisasi. Oleh

yang demikian, organisasi harus sentiasa membuat pengubahsuaian organisasi

secara luaran dan dalaman. Bagi menghadapi cabaran akibat perubahan yang

berlaku ini, program latihan merupakan sesuatu yang sangat penting. Pandangan

umum pihak pengurusan ketika ini terhadap latihan telah berubah. Mereka tidak lagi

mengadakannya hanya untuk mengambil hati pekerja dengan memberi gambaran

bahawa pengurusan prihatin terhadap hal ehwal dan kebajikan pekerja. Organisasi

melihat latihan sebagai satu keperluan yang wajib diberikan kepada pekerja kerana

kejayaan organisasi bergantung kepada pekerja.

Program latihan atau pembangunan sumber manusia bertujuan memberi

pekerja kemahiran yang akan membolehkan mereka membangun dan

3


mengembangkan potensi sepenuhnya seterusnya membuat sumbangan yang

maksimum kepada organisasi mereka bekerja. Program latihan yang diikuti bukan

sahaja boleh digunakan untuk diri sendiri malah boleh dikembangkan dan

dipindahkan kepada pekerja yang lain. Latihan juga tidak hanya dipraktikkan pada

sesuatu masa sahaja tetapi pengetahuan yang diperoleh dari sesi latihan yang

diikuti boleh digunakan dalam tempoh yang lama. Selain mampu mengurangkan

kebarangkalian berlakunya kesilapan, latihan membantu pekerja meningkatkan mutu

dalam perkhidmatan dan juga mutu pengeluaran. Peranan latihan kini semakin

berkembang dan ini memerlukan komitmen dari pelbagai pihak dalam sesebuah

organisasi dalam menjayakannya.

2.0 ANALISIS KEPERLUAN LATIHAN

2.1 Latar Belakang Organisasi

Mahkamah Perusahaan Malaysia telah ditubuhkan pada tahun 1940 di bawah

"Industrial Court and Court of Inquiry Rules", tetapi tidak dapat berfungsi akibat

penaklukan Jepun. Pada zaman darurat, kesatuan sekerja bergerak secara haram

dan ramai pemimpin-pemimpin kesatuan dipengaruhi subversif komunis. Pada tahun

1948 "Industrial Court Ordinance" diperkenalkan bagi membuka jalan ke arah

penubuhan sistem arbitrasi yang teratur. Untuk pertama kalinya Kesatuan Sekerja

didaftarkan dengan syarat-syarat tertentu. Mahkamah Perusahaan ketika itu adalah

sebuah badan arbitrasi sukarela yang mendengar pertikaian secara "ad hoc". Pada

tahun 1967 "Akta Perhubungan Perusahaan 1967" diluluskan di mana konsep

arbitrasi wajib diperkenalkan. Sekiranya berlaku pertikaian perusahaan tidak dapat

diselesaikan melalui runding damai maka hendaklah dirujuk ke Mahkamah

Perusahaan untuk arbitrasi.

4


Organisasi yang dikaji adalah sebuah jabatan kerajaan separa undang-

undang berstatus tribunal yang mengendalikan kes-kes seperti pembuangan kerja,

perjanjian kolektif kesatuan dan pertikaian perdagangan. Perkhidmatan yang

disediakan oleh organisasi ini melibatkan orang awam, pertubuhan dan persatuan,

syarikat-syarikat dan penal-penal yang dilantik. Mahkamah Perusahaan dikendalikan

untuk mencapai matlamatnya melalui dua fungsi utama iaitu;

a) Membicarakan dan menurun keputusan (award) pertikaian perusahaan

sama ada yang dirujuk Y.B. Menteri atau rujukan terus oleh pihak yang

bertikai.

b) Mendaftar dan memberi pengiktirafan perjanjian kolektif yang

diamanahkan oleh majikan/kesatuan.

Fungsi organisasi ini dijalankan oleh pegawai kumpulan pengurusan dan

profesional dan kumpulan sokongan. Ianya merangkumi hal-ehwal kakitangan,

komputer, perpustakaan, kewangan, penyenggaraan bangunan, peralatan dan

persekitaran, kemudahan, keselamatan dan lain-lain khidmat sokongan. Pegawai

kumpulan pengurusan dan sokongan ini termasuklah pendaftar, timbalan pendaftar,

penolong pendaftar, pegawai tadbir, pegawai kewangan, pustakawan, juruteknik,

jurubahasa, pembantu tadbir dan lain-lain.

2.2 Analisis Organisasi

TNA yang dijalankan diperingkat organisasi ini, mengenalpasti dua kumpulan

iaitu kumpulan yang mewakili pengurus, penyelia dan kumpulan pekerja dari

beberapa kumpulan yang berbeza tahap pendidikan dan pengetahuan. Justeru itu,

5


setiap kumpulan ini mempunyai peranan yang berbeza dalam merealisasikan misi

dan visi organisasi. Perubahan dalam organisasi juga perlu dititikberatkan supaya

ianya selaras dan menepati latihan yang diberikan. Analisis yang dijalankan dapat

memberi gambaran sebenar mengenai sesuatu permasalahan dan isu dalam

sesebuah organisasi.

Dalam menjalankan analisis organisasi, perkara yang perlu diketahui ialah

perubahan yang berlaku dalam sesebuah organisasi sama ada perubahan dalaman

mahupun perubahan dari luar. Selain itu, persekitaran dalam organisasi juga

merupakan perkara yang perlu dititikberatkan agar kakitangan berada dalam

keadaan yang selesa. Namun ada perubahan yang berlaku dalam organisasi yang

tidak memerlukan latihan kepada kakitangan tetapi, lebih kepada isu logistik di

organisasi tersebut. Antara masalah yang tidak berkaitan dengan latihan seperti fail-

fail yang tidak mempunyai ruang untuk disimpan. Ia boleh diselesaikan dengan cara

menambahbaik persekitaran pejabat dan menyediakan kelengkapan yang

mencukupi. Latihan maksima mungkin tidak akan membawa kesan sekiranya

keadaan persekitaran dalam organisasi tidak diperbaiki.

Antara isu lain yang dikenalpasti ialah perubahan berkaitan dengan norma-

norma kerja iaitu pertambahan kes-kes seperti pembuangan kerja dan perjanjian

kolektif, dalam kadar yang luar biasa. Ini memerlukan kakitangan di bahagian

pendaftaran kes dan bahagian perjanjian kolektif mendapatkan latihan yang

bersesuaian dengan perubahan yang berlaku dalam menyempurnakan lambakan

kes mengikut norma-norma kerja yang telah ditetapkan. Latihan yang dinamik dan

distrukturkan mengikut keperluan adalah suatu cara untuk memenuhi tuntutan yang

6


sentiasa berubah akibat saingan global. Oleh yang demikian, pekarja harus dilatih

mengenai kemahiran penyelesaian masalah dan kualiti supaya mereka

diperkasakan untuk menghadapi perubahan-perubahan yang sering berlaku.

2.2.1 Mengenalpasti Keperluan Latihan

Analisis akan memberi gambaran sebenar mengenai sesuatu

permasalahan dan isu dalam sesebuah organisasi. Proses mengenalpasti

keperluan latihan boleh dilakukan sekiranya pihak organisasi mengetahui isu

dan permasalahan yang bersarang dalam organisasi berkenaan. Dengan ini,

keperluan latihan dapat dilaksanakan mengikut peringkat dalam organisasi.

Sebagai contoh, analisis boleh dijalankan diperingkat jabatan, unit atau

pasukan. Ia juga boleh dilakukan oleh kumpulan-kumpulan tertentu seperti

pengurus atau penyelia. Keperluan latihan boleh dijelaskan dengan melihat

komponen-komponen seperti pengetahuan, kemahiran dan kecekapan, sikap

serta nilai dan informasi. Ia merupakan keperluan supaya latihan boleh

disusun mengikut tajuk, bidang latihan dan modul-modul. Ia juga

membolehkan organisasi untuk mengenalpasti latihan yang diperlukan dan

mampu membina produktiviti kakitangan yang dilatih sekaligus memacu

pencapaian misi dan visi organisasi.

2.2.2 Latihan Oleh Organisasi

Dalam analisis organisasi yang dilakukan, terdapat beberapa jenis

latihan yang bersesuaian dengan keperluan latihan bagi keseluruhan

kakitangan, kumpulan, unit atau bahagian dalam organisasi ini. Kebiasaannya

kursus yang melibatkan keseluruhan peringkat dalam sesebuah organisasi

7


mempunyai hubungkait dengan perjalanan operasi sesebuah organisasi.

Antaranya latihan yang memerlukan penyertaan dari semua kakitangan

dalam organisasi ini adalah Bengkel Pemurnian/Perluasan ISO 9001: 2008

dan Kursus Peningkatan Kecermelangan Diri dan Kreativiti di Tempat Kerja.

BIL NAMA J AWATAN KURSUS/ LATIHAN KANDUNGAN KURSUS OBJ EKTIF KURSUS MASA / TEMPAT KURSUS DIHADIRI

1 Semua perjawatan Kursus Pemurnian / Perluasan ISO 9001: 2008

1. Pengenalan Audit Dalaman - Jenis Audit 2. Pendekatan Proses 3. Perancangan dan Persediaan Audit 4. Perlaksanaan Audit 5. Penilaian Kursus

1. Meningkatkan pengetahuan dan kemahiran peserta dalampengauditan mengikut keperluan standard MS ISO 9001:2008 2. Mendedahkan peserta kepada perubahan dan pemakaian standard Ms ISO 9001:2008 3.Keseragaman dan kesefahaman dalam menjalankan auditan 4. Meningkatkan kemahiran, pengetahuan dan kefahaman dikalangan juruaudit khasnya pegawai dan kakitangan MP cawangan 5. Penyediaan laporan audit yang lengkap

4 Hari Institut Pengurusan Peladang Langkawi /

Instutusi Kerajaan

2 Semua Perjawatan Kursus Peningkatan Kecemerlangan Diri dan Kreativiti Di Tempat Kerja

1. Merempuh Halangan (Tinggi/Rendah) 2. Ice Breaking 3. Permainan Minda 4. Public Speaking /Pengucapan Awam

1. Memupuk semangat kerjasama dikalangan kakitangan disemua peringkat 2. Meningkatkan jati diri dan semangat sepasukan kearah memotivasikan diri dan bekerjasama dalam satu pasukan 3. Memberi pendedahan kepada kakitangan melalui aktiviti mencabar serta menguji ketahanan mental dan fizikal 4. Memberi pendedahan kepada penyelesaian masalah dan meningkatkan pencapaian kakitangan ditempat kerja

4 hari Eagle Ranch Resort,

Port Dickson

MAHKAMAH PERUSAHAAN KUALA LUMPUR & CAWANGAN

Sumber: Jadual Latihan Organisasi, Mahkamah Perusahaan Malaysia

2.3 Analisis Tugas

Analisis tugas merujuk kepada proses mendapatkan maklumat terperinci

mengenai pekerjaan dan merupakan kaedah yang menentukan tugas serta

kemahiran yang diperlukan untuk sesuatu pekerjaan dan jenis orang yang

diperlukan untuk pekerjaan tersebut. Analisis tugas mempunyai dua elemen utama

iaitu huraian kerja yang menerangkan ciri-ciri persekitaran dan fizikal sesuatu

pekerjaan manakala spesifikasi kerja menerangkan ciri-ciri peribadi yang perlu untuk

menjalankan tugas.

8


Organisasi ini mempunyai pegawai dan kakitangan dari pelbagai latar

belakang pendidikan, pengalaman, kemahiran dan kemampuan yang berbeza.

Malahan, organisasi ini mempunyai hierarki susunan perjawatan mengikut kumpulan

tertentu. Bahagian Pengurusan Sumber Manusia sentiasa membuat kajian dan

analisis keperluan latihan kepada semua kakitangan berdasarkan kepada keperluan

sebenar pegawai-pegawai dalam organisasi ini agar mereka dapat melaksanakan

tugas yang dipertanggungjawabkan dengan baik dan meminimumkan kesalahan.

Latihan yang dirancang akan diasingkan mengikut huraian kerja iaitu gred dan

bidang tugas;

a) Kumpulan Pengurusan Tertinggi

Kumpulan ini adalah terdiri daripada pengerusi-pengerusi mahkamah,

yang berada di bawah Perkhidmatan Perundangan dan Kehakiman.

Latihan dan pembangunan sumber bagi kumpulan ini diurus selia oleh

pihak Institut Latihan Kehakiman dan Perundangan atau ILKAP.Ini

kerana jawatan-jawatan pengerusi mahkamah adalah Gred Khas dan

ditentu berdasarkan pengiktirafan tahap kepakaran dan pengalaman

penyandangnya. Klasifikasi skim kumpulan ini memerlukan kepakaran

dari ILKAP untuk menyediakan latihan yang berasaskan persamaan

peranan, bidang dan fungsi yang merangkumi skop kerja mereka.

Latihan bagi kumpulan ini masih juga diambil perhatian oleh pihak

Pengurusan Sumber Manusia organisasi sekiranya terdapat latihan

yang bersesuaian dengan keperluan mereka yang tidak dianjurkan

oleh pihak ILKAP atau jabatan yang berkenaan.

9


b) Kumpulan Pengurusan & Profesional (Gred 41 ke atas),

Kumpulan ini merupakan pentadbir dan pengurus bagi kakitangan dan

pekerja di bawah kumpulan sokongan. Kumpulan ini terdiri daripada

beberapa skim iaitu S, F dan M yang terdiri daripada Pendaftar,

Timbalan Pendaftar, Penolong Pendaftar, Pengurus Khidmat

Pengurusan dan Pegawai Teknologi Maklumat. Peranannya

merangkumi semua fungsi pengurusan dan bertindak sebagai

perancang dalam mengendalikan operasi dan pentadbiran organisasi

malahan bertanggungjawab menyediakan pelan tindakan dan strategi

untuk mencapai matlamat organisasi. Terdapat pegawai di kumpulan

ini yang menyelia kakitangan di bawah unit atau bahagian tertentu

dalam organisasi seperti Penolong Pendaftar yang menyelia Unit

Pendaftaran Kes dan Unit Perjanjian Kolektif.

Mereka juga menjalankan proses saringan analisis tugas terhadap

kakitangan bawahan dan dibantu oleh penyelia. Pegawai dari

kumpulan ini akan mengenalpasti bentuk serta jenis latihan yang

diperlukan oleh kakitangan bawahan dalam menjalankan tugas-tugas

yang dipertanggungjawabkan.

.

c) Kumpulan Sokongan I (gred 27-40),

Kumpulan ini terdiri daripada pegawai-pegawai yang menyelia

kakitangan kumpulan sokongan II dalam melaksanakan tugas-tugas

operasi organisasi. Mereka ini terdiri daripada Ketua Kerani, Penolong

Pegawai Tadbir dan Penolong Pegawai Teknologi Maklumat. Bidang

10


tugas mereka lebih kepada penyeliaan kerja-kerja di bahagian

pentadbiran yang berkaitan pengurusan kewangan, perolehan bekalan

dan pembangunan, pengurusan, perkhidmatan personel, pengurusan

pentadbiran pejabat, pengurusan majlis rasmi, mengendalikan urusan

Konsuler dan Penguatkuasaan Undang-undang. Bagi menjayakan

matlamat organisasi, mereka turut membantu dalam analisis tugas

dengan mendapatkan maklumat berkaitan dengan tugas-tugas yang

dijalankan oleh seseorang kakitangan dan juga perkara-perkara yang

diperlukan dalam konteks pengurusan latihan kakitangan selain

membantu operasi organisasi.

d) Kumpulan Sokongan II (gred 17-26)

Di bawah kumpulan ini terdapat beberapa skim bagi membantu operasi

organisasi ini. Mereka terdiri daripada kakitangan di bawah skim N, W,

L dan F. Fungsi kumpulan ini adalah melaksanakan tugas-tugas

perkeranian dan operasi diperingkat sokongan yang merangkumi

tugas-tugas pentadbiran am, pengendalian peralatan perhubungan,

komunikasi dan ICT. Skop tugas turut merangkumi pengurusan

kewangan, fail dan rekod, pemprosesan dan pengumpulan maklumat,

perkhidmatan kaunter dan pengurusetiaan. Jurubahasa (L17) berada

di bawah Perkhidmatan Perundangan dan Kehakiman yang mana

bidang tugas mereka adalah berbeza dengan skim sokongan

perkhidmatan. Skop tugas mereka adalah seperti menterjemah kes-

kes dalam mahkamah terbuka dan kamar hakim, mencatat/merekod

prosiding atau keputusan kes-kes di dalam fail-fail yang telah

11


dibicarakan, mengemaskinikan buku Eksibit dan Diari Mahkamah,

menyediakan laporan Harian/Bulanan serta memastikan dan

menyediakan fail-fail kes sebelum dihantar kepada hakim. Oleh yang

demikian, mereka ini juga mendapat latihan yang khusus di bawah

institusi seperti ILKAP atau Institut Terjemahan & Buku Malaysia

(ITBM) selain latihan yang dirancang oleh organisasi.

2.3.1 Kaedah analisis tugas

Kaedah yang digunakan oleh organisasi ini dalam membuat analisis

tugas bagi kakitangan adalah dengan menganalisis rekabentuk tugas (job

design), pemerhatian dan penglibatan secara langsung. Dalam menganalisis

rekebentuk tugas, memerlukan dua perkara iaitu;

1) Manual Prosedur Kerja

Dokumen rujukan bagi peringkat jabatan/pejabat, mengandungi fungsi

dan objektif rasmi pejabat, prosedur-prosedur yang jelas serta pegawai

dan kakitangan yang bertanggungjawab bagi melaksanakan tiap-tiap

aktiviti yang dipertanggungjawabkan. Dokumen ini adalah rujukan

utama yang akan membantu jabatan/pejabat berfungsi dengan cekap

dan berkesan. Keterangan mengenai fungsi dan objektif rasmi yang

jelas dan diketahui secara dekat dan terperinci oleh setiap anggota

jabatan/pejabat akan membolehkan mereka melaksanakan tugas

dengan lebih berkesan. Prosedur kerja yang terperinci serta penentuan

tanggungjawab yang jelas pula akan juga membantu pegawai dan staf

menjalankan tugas masing-masing dengan lebih cekap dan teratur.

(PKPA, Bil. 8 Tahun 1991)

12


2) Fail Meja

Dokumen rujukan bagi peringkat individu/ jawatan. Dokumen ini antara

lain, mengandungi carta jabatan/ pejabat yang menunjukkan

kedudukan individu dalam jabatan/pejabat berkenaan, objektif Jabatan

dan Bahagian di mana individu ini ditempatkan serta prosedur kerja

yang terlibat dengan jawatan individu yang berkenaan. Apabila mereka

jelas mengenai tuju arah jabatan/pejabat dan jelas juga mengenai

peranan yang perlu dilaksanakan serta mempunyai garis panduan

yang lengkap bagi menjalankan kerja, tugas mereka dapat dijalankan

dengan cekap dan sempurna serta mengelakkan kelewatan dalam

menyelesaikan sesuatu kerja.

(PKPA, Bil. 8 Tahun 1991)

Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja adalah alat pengurusan

yang dapat menyumbang kepada peningkatan kecekapan serta

keberkesanan jabatan/pejabat. Kedua-dua dokumen ini akan

memudahkan proses analisis tugas kerana menerangkan huraian kerja

kakitangan dengan jelas selain laporan pemerhatian yang dilakukan

oleh pegawai dan penyelia. Penglibatan pegawai/penganalisis secara

langsung antara kaedah lain yang boleh digunakan oleh

pegawa/penganalisis dalam menjalankan analisis tugas. Walaupun

ianya terhad kepada kerja-kerja yang mudah dan tidak terlalu teknikal

namun pegawai masih boleh memberi pendapat dan pandangan

13


mereka terhadap pekerja yang dianalisis. Tidak semua keadah boleh

digunakan dalam menjalankan analisis tugas. Ianya bergantung

kepada kesesuaian tugas, jawatan, sample dan persekitaran

organisasi itu sendiri.

2.3.2 Latihan mengikut tugas /perjawatan

Dalam Jadual Latihan Mengikut Perjawatan Mahkamah Perusahaan

Malaysia 2013 yang dilampirkan, hampir keseluruhan latihan yang disediakan

dan dirancang oleh organisasi adalah mengikut perjawatan yang terdapat

dalam organisasi. Terdapat juga latihan yang disediakan dan dirancang

mengikut keperluan sesebuah unit/bahagian. Setiap satu latihan yang

disediakan mempunyai objektif yang berbeza mengikut keperluan tugas dan

kesesuaian kemahiran.Ini adalah perlu supaya kemahiran yang diperoleh

dapat digunakan untuk menambah produktiviti. Jadual di bawah menunjukkan

latihan yang disediakan berdasarkan perjawatan yang terdapat dalam

organisasi tersebut.

2.4 Analisis Individu

Analisis ini dijalankan bertujuan untuk mengetahui kemahiran, pengetahuan

pengalaman yang ada dan yang diperlukan serta perubahan sikap seseorang

individu dalam menjalankan tugas yang dipertanggungjawabkan. Dalam organisasi

ini, kaedah yang digunakan untuk menganalisis individu ialah dengan penilaian

prestasi dan penilaian kendiri. Kedua-dua kaedah ini memerlukan kakitangan dalam

organisasi berkenaan mengisi borang penilaian bagi prestasi dan konsep kendiri

14


yang dilaksanakan dua kali dalam tempoh setahun. Analisis individu dilaksanakan

berdasarkan maklumat dan maklumbalas dari penilaian tersebut.

Penilaian prestasi adalah proses yang dijalankan oleh organisasi setiap

tahun. Ianya bertujuan untuk menggalakkan pembangunan diri melalui pembelajaran

secara berterusan serta menggalakkan penguasaan pengetahuan, kemahiran dan

kreativiti serta inovasi dalam melaksanakan tugas. Ianya juga sebagai cara untuk

menentukan penempatan dan bidang kerjaya yang sesuai dengan potensi,

kebolehan, keistimewaan dan kemajuan kerjaya. Walaupun kaedah ini dilihat mudah

dan senang untuk dilakukan namun terdapat faktor pertimbangan dari penilai yang

mempengaruhi analisis terhadap seseorang individu itu kerana penilaian prestasi jua

menentukan kesesuaian dan kelayakan untuk kenaikan pangkat, pemangkuan,

pinjaman dan pertukaran sementara. Oleh itu, penilai yang cenderung kepada faktor

seperti bias dan diversiti akan menyukarkan proses analisis yang dilaksanakan.

Penilaian kendiri adalah dinamik dan sentiasa berubah-ubah dan bergantung

kepada interaksi sosial seseorang yang mempengaruhi persekitaran. Penilaian ini

kebiasaannya dilakukan sendiri oleh individu yang berkenaan dengan memberi

penilaian terhadap kemahiran yang dimiliki dan latihan yang diperlukan. Walau

bagaimanapun, penilaian kendiri yang dilakukan oleh organisasi ini tidak meliputi

keseluruhan organisasi dan hanya memilih beberapa kakitangan sebagai sample

dari perjawatan tertentu untuk memberi penilaian berkaitan latihan yang diperlukan

oleh individu berkenaan dan rakan-rakan sejawatan. Perkara sebegini sering berlaku

kerana pihak organisasi mahu menjimatkan masa, mengelakkan penggunaan

tenaga kerja yang ramai dan memudahkan proses analisis yang dilakukan.

15


Latihan yang diadakan berkemungkinan tidak memenuhi keperluan semua

kakitangan dalam perjawatan berkenaan. Pendapat dari sample yang mewakili

kumpulan itu, adalah tidak jelas, kerana setiap individu mempunyai pengetahuan

dan kemahiran yang berbeza. Oleh yang demikian, sample tidak dapat menentukan

jenis dan bentuk latihan yang diperlukan oleh setiap individu dalam jawatan atau

tugas yang sama.

16


3.0 KESIMPULAN

Kepimpinan memainkan peranan penting dalam menentukan hala tuju

organisasi. Persekitaran organisasi sama ada berbentuk dalaman atau luaran perlu

diambil kira sebelum sesuatu pembangunan sumber dilakukan. Matlamat sesebuah

organisasi dapat dicapai sekiranya organisasi memiliki kestabilan dari sudut

kemahiran dan pengusaaan maklumat. Kepincangan dan masalah yang wujud

dalam organisasi akan mempengaruhi komitmen setiap anggota organisasi dalam

melaksanakan tugasas dengan baik.

Analisis Keperluan Latihan bukan sahaja memberi pengetahuan kepada

organisasi berkaitan latihan dan kemahiran yang diperlukan oleh kakitangan tetapi

mengenalpasti masalah yang dihadapi oleh sesebuah organisasi. Walau

bagaimanapun, bukan semua organisasi bertindak dengan bijak dalam

menyelesaikan masalah yang dihadapi mahupun masalah yang telah lama

‘bertapak’ dalam organisasi mereka. Organisasi, sama ada dalam sektor awam atau

swasta mempunyai matlamat yang perlu dipenuhi. Dengan mengenalpasti

pengetahuan, kemahiran dan sikap disemua peringkat dalam sesebuah organisasi

itu, membantu meningkatkan keberkesanan dalam memenuhi matlamat organisasi.

17

gmgm 3053 pldo

Documents