panduan pelaksanaan eksa suk pahang

1 Panduan Pelaksanaan EKSA SUK Pahang

Pejabat Setiausaha Kerajaan Pahang

Panduan

Pelaksanaan

PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN PAHANG

“Kondusif, Inovatif, Ceria”



ISI KANDUNGAN

BIL PERKARA MUKASURAT

1.

PRAKATA 3

2.

TUJUAN 4

3.

PENGENALAN EKSA 5

4.

POLISI DAN OBJEKTIF EKSA 8

5.

LOGO EKSA 9

6.

ELEMEN BARU EKSA 11

7.

PELAKSANAAN AMALAN EKSA 15

8.

PELAKSANAAN AUDIT DALAMAN 22

9.

PENSIJILAN EKSA 28

10.

CIRI-CIRI AMALAN BAIK EKSA 29

11.

PENUTUP 41

12.

SUMBER RUJUKAN 42

Panduan Pelaksanaan EKSA SUK Pahang 3

Kondusif, Inovatif, Ceria

1. PRAKATA

Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh dan Salam Sejahtera Syukur ke hadrat llahi, atas limpah nikmat dan kurnia-Nya, Pejabat Setiausaha Kerajaan Pahang telah berjaya menerbitkan Buku Panduan Pelaksanaan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA). EKSA merupakan istilah baharu bagi 5S yang telah disuntik dengan elemen pembaharuan dan penambahbaikan serta disuburkan dengan penjenamaan semula yang selari dengan perubahan dan kehendak semasa. Pejabat Setiausaha Kerajaan Pahang telah melaksanakan Amalan Persekitaran Berkualiti 5S sejak tahun 2010 bagi meningkatkan tahap penyampaian perkhidmatan dan seiring dengan langkah-langkah transformasi perkhidmatan awam. 5S merupakan satu amalan budaya daripada masyarakat Jepun, dengan fokus untuk mewujudkan satu suasana kualiti di sesebuah organisasi yang mampu memastikan standard yang ditetapkan serta menerapkan semangat untuk penambahbaikan berterusan. MAMPU telah mengambil inisiatif untuk penambahbaikan pelaksanaan Amalan 5S yang kini dijenamakan semula kepada EKSA. Langkah ini selaras dengan usaha memperkukuhkan budaya organisasi berprestasi tinggi, berkualiti dan berinovatif di kalangan jabatan/agensi sektor awam melalui penyediaan persekitaran, budaya kerja serta nilai yang menjadi amalan seluruh warga sektor awam. Amalan EKSA Pejabat Setiausaha Kerajaan Pahang merupakan salah satu inisiatif kualiti yang amat berkesan dalam usaha menerapkan budaya penambahbaikan, menitikberatkan imej korporat, memberikan perkhidmatan terbaik kepada pelanggan dan mengutamakan aspek penjimatan iaitu elemen Go Green telah ditekankan. Akhir kata, saya berharap dengan terbitnya Buku Panduan Pelaksanaan EKSA ini, semua bahagian/unit dapat menjadikannya sebagai bahan rujukan dalam usaha mewujudkan persekitaran kerja yang lebih kondusif di samping menentukan kepatuhan kepada standard yang telah ditetapkan. Selain itu, saya ingin mengingatkan bahawa amalan EKSA bukan sekadar untuk mengekalkan pensijilan tetapi perlu sentiasa diamalkan dan dijadikan budaya kerja harian.

YB DATO’ SRI MUHAMMAD SAFIAN BIN ISMAIL

SSAP., SIMP., DSAP., DIMP., PJN., AAP., AMP YB SETIAUSAHA KERAJAAN PAHANG



2. TUJUAN

Buku Panduan Pelaksanaan EKSA ini bertujuan untuk:

Menerangkan konsep EKSA;

Memberikan panduan asas dan elemen baharu dalam pelaksanaan EKSA;

Menerangkan kaedah pelaksanaan EKSA di Bahagian/Unit;

Menerangkan kaedah pelaksanaan audit dalaman pelaksanaan EKSA; dan

Sebagai piawaian tindakan kebersihan, kekemasan dan keselamatan pelaksanaan EKSA.



3. PENGENALAN EKSA

Kitaran Amalan 5S

Amalan 5S merupakan satu kaedah pengurusan yang diperolehi oleh industri di Jepun

bagi mewujudkan persekitaran tempat kerja yang selesa, kemas dan selamat. Matlamat

Amalan 5S adalah mewujudkan persekitaran kerja yang berkualiti secara sistematik dan

praktikal.

Amalan 5S yang berkesan dapat meningkatkan kualiti perkhidmatan, menjimatkan kos,

memudahkan proses kerja, serta memberi keutamaan kepada aspek kebersihan,

kekemasan serta keselamatan di tempat kerja.

Elemen Amalan 5S

S Bahasa Inggeris Bahasa Melayu Bahasa Jepun

1 Sort Sisih Seiri

Mengasingkan barang atau dokumen yang tidak diperlukan di tempat kerja untuk disisihkan dan dilupuskan secara sistematik.

2 Systemize Susun Seiton

Menyusun barang-barang yang diperlukan secara teratur dan sistematik supaya ianya mudah diambil dan dikembalikan ke tempat setelah digunakan.

3 Sweep Sapu Seiso

Membersih dan memeriksa tempat kerja secara berkala dan menyeluruh supaya tiada habuk atau kekotoran di atas lantai, mesin dan peralatan.

4 Standardize Seragam Seiketsu

Mengekalkan tahap piawaian penyusunan tempat kerja yang tinggi dengan menekankan kebersihan dan kekemasan pada setiap masa.

5 Self-Discipline Sentiasa Amal Shitsuke

Melatih pekerja mematuhi sistem persekitaran berkualiti secara berterusan supaya ia menjadi amalan dan budaya kerja dalam organisasi.



PENJENAMAAN SEMULA AMALAN 5S

Januari 2014, EKSA telah diperkenalkan sebagai inisiatif penjenamaan semula Amalan

5S Sektor Awam dengan mengambil kira keperluan bagi mengetengahkan persekitaran

tempat kerja yang berkualiti dan kondusif supaya lebih relevan kepada jabatan/agensi

sektor awam. Langkah penjenamaan semula difikirkan sesuai dan seiring dengan

perubahan dan kehendak semasa untuk meningkatkan prestasi dan daya saing

organisasi di samping menyemarakkan lagi budaya kreatif dan inovatif di kalangan

jabatan/agensi sektor awam.

Pelaksanaan EKSA adalah menambahbaik elemen 5S dengan menyokong kewujudan

persekitaran kerja lebih kondusif. Oleh demikian, komponen utama dalam pelaksanaan

EKSA masih berteruskan Amalan 5S dan ditambahbaik dengan penambahan lima (5)

elemen baharu, iaitu:

Imej Korporat

– Meningkatkan imej korporat.

Kreativiti dan Inovasi

– Menyemarakkan aktiviti kreativiti dan inovasi selaras dengan tuntutan pihak

berkepentingan.

Amalan Hijau

– Menggalakkan aktiviti ke arah mewujudkan persekitaran hijau melalui

pembudayaan amalan hijau.

Persekitaran Kondusif

– Memperluas pelaksanaan di agensi-agensi kerajaan bagi mewujudkan

persekitaran yang kondusif.

Kepelbagaian Agensi

– Memastikan elemen pengauditan memenuhi keperluan kepelbagaian agensi

kerajaan.



FAEDAH PELAKSANAAN EKSA



4. POLISI DAN OBJEKTIF EKSA

POLISI EKSA

“Memastikan budaya kerja ke arah persekitaran berkualiti menjadi prinsip utama serta

amalan berterusan di dalam menjalankan perkhidmatan demi meningkatkan daya saing

organisasi”

OBJEKTIF EKSA

Mewujudkan tempat kerja yang bersih, kemas, sistematik dan mematuhi arahan-

arahan keselamatan untuk keselesaan warga Pejabat Setiausaha Kerajaan

Pahang;

Mengukuhkan amalan kerja berpasukan melalui amalan EKSA;

Meningkatkan mutu perkhidmatan kerja melalui penerapan budaya kualiti, inovasi

dan amalan hijau; dan

Menjadikan budaya persekitaran EKSA sebagai asas kecemerlangan organisasi.



5. LOGO EKSA PEJABAT SUK PAHANG

Warna Hijau - Melambangkan nilai-nilai yang positif serta harmoni terhadap persekitaran dan penerapan amalan hijau/ Go Green.

Bulatan - Melambangkan kerjasama berpasukan di antara semua bahagian / unit di Pejabat Setiausaha Kerajaan Pahang

Warna Kelabu- Merupakan warna intelek, kebijaksanaan, membawa rasa hormat dan membawa kuasa.

MAKSUD LOGO



3 cabang urat daun – melambangkan penerapan motto EKSA Pejabat Setiausaha Kerajaan Pahang iaitu “Kondusif, Inovatif, Ceria” . Digubah secara kreatif melambangkan kreativiti dan inovatif dalam pelaksaan EKSA.

Jata Pahang - Melambangkan taat setia dan semangat kecintaan kepada Negeri menjadi fokus utama.

Tulisan EKSA– Membawa maksud Ekosistem Kondusif Sektor Awam



6. ELEMEN BARU EKSA

IMEJ KORPORAT

Imej Korporat merujuk kepada identiti atau persepsi pelanggan / pihak berkepentingan

terhadap persekitaran, tindakan dan pencapaian sesebuah organisasi. Nilai, etika dan

norma kerja yang seragam dalam kalangan warga kerja amat diperlukan untuk

mewujudkan budaya korporat yang positif. Selain ciri-ciri ini, EKSA juga turut

menitiberatkan aspek keselamatan persekitaran di setiap jabatan/ agensi sektor awam.

Bagi membentuk keseragaman dan identiti Pejabat SUK Pahang, Warna Korporat yang

dipilih ialah warna kelabu yang membawa maksud warna intelek, kebijaksanaan,

membawa rasa hormat dan membawa kuasa.

Keadaan bersih, selesa dan berimej korporat

Penampilan imej korporat di kaunter

Susun atur perabot yang kemas



KREATIVITI DAN INOVASI

Dalam usaha untuk mempertingkatkan produktiviti di tempat kerja, EKSA menggalakkan warga jabatan/agensi membudayakan elemen kreativiti dan inovasi semasa melaksanakan tugas dan tanggungjawab masing-masing. Persekitaran sektor awam yang sering kali berubah mengikut peredaran masa menuntut pewujudan budaya organisasi yang dinamik berasaskan kreativiti dan inovasi. Warga jabatan/agensi digalakkan untuk sentiasa berfikir di luar kotak (out of the box) untuk menghasilkan persekitaran kerja yang kondusif dan selamat.

Sistem pergerakkan fail pegawai yang sistematik dan kreatif

Tanda aras stok

Bilik fail kemas, bersih, tersusun rapi dan kreatif



AMALAN HIJAU

Penekanan turut diberikan pada aspek amalan hijau di pejabat dengan melaksanakan

program seperti kitar semula dan meningkatkan kecekapan penggunaan tenaga ke arah

penjimatan sumber. Aktiviti amalan hijau diharapkan dapat diterapkan kepada

keseluruhan warga jabatan/agensi ke arah penggunaan sumber scara optimum.

Peringatan Penjimatan

Ruang kitar semula



PERSEKITARAN KONDUSIF

Persekitaran kondusif adalah penting dalam memperkukuhkan budaya organisasi

berprestasi tinggi dan inovatif dalam kalangan jabatan/agensi sektor awam

memberikan penekanan pada penyampaian sistem perkhidmatan, mesra pelanggan dan

memberi keselesaan semasa berurusan. Bagi pelanggan Orang Kurang Upaya (OKU),

kemudahan yang sesuai harus disediakan.

Ruang kerja yang kemas dan selesa

Kemudahan OKU disediakan seperti parkir khas dan laluan khas

KEPELBAGAIAN AGENSI

EKSA memperkenalkan model penilaian dan pengauditan baharu yang merangkumi

kriteria generik dan kriteria khusus dengan mengambil kira kepelbagaian premis

jabatan/agensi kerajaan mengikut jenis perkhidmatan yang diberikan. Pendekatan

yang dipraktikkan sebelum ini iaitu one size fits all didapati kurang mencukupi keperluan

kepelbagaian jabatan/agensi kerajaan pada masa kini.



7. PELAKSANAAN EKSA

EKSA dapat dilaksanakan secara tersusun melalui pewujudan tadbir urus dan tindakan

pengurusan yang mantap merangkumi perkara-perkara seperti berikut:

i. Mewujudkan Jawatankuasa Pelaksana EKSA;

ii. Menentukan pelan tindakan bagi pelaksanaan EKSA;

iii. Mewujudkan zon kerja EKSA;

iv. Mengadakan program latihan berkaitan pelaksanaan EKSA;

v. Memantau keberkesanan pelaksanaan EKSA secara berterusan; dan

vi. Mengkaji semula dan menentukan langkah-langkah penambahbaikan secara

berterusan.

Tahap Pelaksanaan EKSA perlu dilaporkan secara berkala kepada pengurusan atasan

jabatan melalui mekanisma yang sedia ada.

LANGKAH-LANGKAH PELAKSANAAN EKSA

LANGKAH 1: PEMBENTUKAN JAWATANKUASA PELAKSANAAN EKSA

i. Objektif pembentukan Jawatankuasa Pelaksanaan EKSA ialah untuk meningkatkan

penyertaan semua bahagian/unit dalam melaksanakan EKSA di samping bagi

mewujudkan budaya penambahbaikan berterusan serta semangat kerja

berkumpulan warga pejabat SUK Pahang kearah mencapai prestasi dan budaya

kerja yang cemerlang.

ii. Struktur Pelaksanaan EKSA:

Tanggungjawab Jawatankuasa Pelaksanaan EKSA hendaklah menyeluruh dan

setiap ahli Jawatankuasa dan ahli hendaklah menjalankan peranan masing-

masing;

Pengerusi Jawatankuasa Pelaksanaan EKSA bertanggungjawab untuk

memastikan pelaksanaan EKSA dijalankan sebaiknya;

Peranan Jawatankuasa Pelaksanaan EKSA Pejabat SUK Pahang dan

Jawatankuasa Pelaksanaan EKSA di Peringkat Zon perlu dijelaskan bagi

melancarkan pelaksanaan tugas dan tanggungjawab ahli jawatankuasa.



iii. Carta Organisasi Jawatankuasa Pemandu Pelaksanaan EKSA

iv. Carta Jawatankuasa Pelaksana Peringkat Bahagian/ZON

PENAUNG J/K PEMANDU EKSA

Y.B. SUK PAHANG

PENGERUSI J/K PEMANDU EKSA

TIMBALAN SUK (PENGURUSAN)

TSUK (PENGURUSAN)

PENYELARAS

UNIT KORPORAT

J/K

PROMOSI

J/K

AUDIT DALAM

J/K

LATIHAN

SEMUA

SUB/KU

Setiausaha Bahagian / Ketua

Unit

Setiausaha

Ahli Ahli Ahli Ahli Ahli

Fasilitator / Ketua Zon

J/K Latihan J/K Promosi J/K Audit Dalam



v. Peranan Jawatankuasa Pelaksanaan EKSA

PENGERUSI JAWATANKUASA PELAKSANAAN

Menentukan hala tuju keseluruhan pelaksanaan EKSA;

Menentukan pelan tindakan pelaksanaan EKSA;

Menetapkan dasar, peraturan serta garis panduan;

Menentukan belanjawan serta sumber-sumber kewangan;

Melantik penyelaras, ketua jawatankuasa kecil dan fasilitator;

Menetapkan sistem pengiktirafan/ penghargaan;

Mengawasi dan menilai kemajuan pelaksanaan dengan bantuan

jawatankuasa kecil (Latihan, Promosi, Audit Dalam); dan

Memantau Kemajuan Pelaksanaan EKSA melalui amalan terbaik.

JAWATANKUASA PENYELARAS

Menjadualkan mesyuarat Jawatankuasa Pelaksana EKSA;

Menyelaraskan program EKSA;

Melaporkan kemajuan dan status pelaksanaan EKSA;

Menyimpan rekod utama dan minit berkait dengan pelaksanaan EKSA;

Membantu pengurusan aktiviti promosi, latihan dan audit; dan

Menghebahkan maklumat terkini pelaksanaan EKSA dalam organisasi.

JAWATANKUASA LATIHAN

Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti latihan bagi memupuk amalan EKSA

kepada semua warga kerja dalam organisasi;

Mengenalpasti jenis latihan yang diperlukan dari masa ke semasa bagi

mengukuhkan aktiviti EKSA; dan

Menyelaraskan dan memastikan setiap warga kerja diberikan latihan EKSA

secukupnya.

JAWATANKUASA AUDIT DALAM

Menyediakan kriteria audit dalam EKSA;

Menentukan kekerapan aktiviti audit dalaman EKSA;

Menyediakan laporan dan analisis keputusan audit dalam EKSA; dan

Menyemak kriteria audit dalam EKSA dari semasa ke semasa mengikut

keperluan.

JAWATANKUASA PROMOSI

Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti promosi EKSA;

Mengenal pasti aktiviti/kempen promosi bagi memupuk kesedaran penyertaan

untuk menjayakan pelaksanaan EKSA;

Menganalisis keberkesanan aktiviti promosi yang telah dilaksanakan; dan

Melaporkan status pelaksanaan aktiviti dan tahap kesedaran EKSA di

kalangan warga jabatan.



FASILITATOR / KETUA ZON

Memberikan latihan dan panduan kepada ketua zon dan ahli;

Memastikan semua kumpulan mematuhi peraturan dan panduan yang

disediakan;

Menentukan pembahagian zon;

Menjadi perantara untuk menyampaikan maklumat terkini antara pihak

pengurusan dengan kumpulan pelaksana;

Menyelaras dan memantau aktiviti.

Mengadakan mesyuarat secara berkala dengan ahli-ahli kumpulan;

Menggalakkan penglibatan semua ahli dalam pelaksanaan EKSA;

Merancang aktiviti kumpulan;

Memberikan maklum balas mengenai status pelaksanaan EKSA kepada

Pengerusi;

Membantu memberikan panduan dan tunjuk ajar kepada ahli-ahli kumpulan.

AHLI-AHLI

Memberikan komitmen secara berterusan dalam pelaksanan EKSA;

Menyertai aktiviti EKSA secara aktif;

Bekerjasama dalam kumpulan;

Menghadiri mesyuarat dan menyumbangkan idea bagi menjayakan

pelaksanaan EKSA.

LANGKAH 2: MEWUJUDKAN ZON EKSA

i. Tujuan adalah untuk mewujudkan kawasan tanggungjawab kumpulan bagi

memudahkan pelaksanaan dan pengawasan pelaksanaan EKSA;

ii. Pengerusi Jawatankuasa Pelaksana EKSA Jabatan dengan kerjasama penyelaras dan

fasilitator EKSA akan menentukan zon yang bersesuaian;

iii. Pembahagian zon hendaklah dijelaskan melalui pewujudan pelan lokasi zon bagi

memudahkan rujukan;

iv. Faktor yang perlu diambil kira dalam pembahagian zon adalah seperti berikut:

Susun atur keseluruhan zon dan pembahagian kepada zon kecil hendaklah

bersesuaian mengikut fungsi dan saiz organisasi (dicadangkan jumlah zon

tidak terlalu banyak) bagi memudahkan penyelarasan dan pemantauan

yang lebih sistematik dilaksanakan;

Menentukan nama kumpulan untuk setiap zon dan jumlah keahlian kumpulan

bagi setiap zon;

Mewujudkan sudut EKSA dengan mempamerkan struktur kumpulan dan zon

dengan mengambil kira hala tuju EKSA di jabatan; dan

Zon haruslah berdasarkan aras/tingkat atau yang mana bersesuaian.



SUDUT EKSA

Sudut EKSA perlu disediakan bagi memberi maklumat terkini berkaitan

pelaksanaan EKSA kepada warga Pejabat Setiausaha Kerajaan Pahang bagi

memastikan keberkesanan pelaksanaan EKSA. Sudut EKSA perlu mengandungi

perkara-perkara berikut:

PENYEDIAAN SUDUT EKSA

BIL JAWATANKUASA PEMANDU/INDUK JAWATANKUASA ZON

1 Polisi, Objektif dan Logo EKSA Polisi, Objektif dan Logo EKSA

2 Carta Organisasi Pemandu / Induk Carta Organisasi Zon

3 Jadual Perancangan Jadual Perancangan Zon

4 Pelan Lokasi (Semua Zon dan Sub Zon)

Pelan Lokasi Zon

5 Gambar Aktiviti Gambar Aktiviti

6 Gambar Sebelum & Selepas Gambar Sebelum & Selepas

7 Informasi dan hebahan Informasi dan hebahan

8 Tarikh Kemaskini Sudut Tarikh Kemaskini Sudut

PENYEDIAAN SUDUT EKSA

BIL JAWATANKUASA AUDIT

JAWATANKUASA PROMOSI

JAWATANKUASA LATIHAN

1 Polisi, Objektif dan Logo EKSA

Polisi, Objektif dan Logo EKSA

Polisi, Objektif dan Logo EKSA

2 Carta Organisasi Carta Organisasi Carta Organisasi

3 Jadual Perancangan Jadual Perancangan Jadual Perancangan

4 Gambar Aktiviti Gambar Aktiviti Gambar Aktiviti

5 Rumusan Audit Informasi dan hebahan

Informasi dan hebahan

6 Informasi dan hebahan

Tarikh Kemaskini Sudut Tarikh Kemaskini Sudut

7 Tarikh Kemaskini Sudut

***Sudut EKSA hendaklah berimej korporat (objek hiasan yang tidak

keterlaluan atau berlebih-lebihan).

***Sudut EKSA boleh disediakan melalui kaedah elektronik seperti TV

Informasi / Blog / Facebook / Portal mengikut kreativiti masing-masing.



DOKUMENTASI EKSA

Dokumentasi EKSA perlu disediakan bagi memberi maklumat terkini berkaitan

EKSA kepada warga Jabatan bagi memastikan keberkesanan pelaksanaan

EKSA. Dokumentasi EKSA perlu mengandungi perkara-perkara berikut:

PENYEDIAAN DOKUMENTASI EKSA

BIL JAWATANKUASA PEMANDU/INDUK JAWATANKUASA ZON

1 Polisi, Objektif dan Logo EKSA Polisi, Objektif dan Logo EKSA

2 Carta Organisasi Pemandu / Induk Carta Organisasi Zon

3 Jadual Perancangan Jadual Perancangan Zon

4 Pelan Lokasi (Semua Zon dan Sub Zon)

Pelan Lokasi (Zon dan Sub Zon)

5 Rekod Mesyuarat / Perbincangan Rekod Mesyuarat / Perbincangan Zon

6 Gambar Aktiviti Gambar Aktiviti Zon

7 Gambar Sebelum & Selepas Gambar Sebelum & Selepas Zon

8 Laporan Jawatankuasa (Audit, Promosi dan Latihan)

Lampiran

9 Lampiran

LANGKAH 3: LATIHAN EKSA

i. Tujuan latihan EKSA adalah untuk mendalami pengetahuan berkaitan EKSA di samping

untuk membudayakan EKSA kepada semua warga Pejabat SUK Pahang;

ii. Di antara latihan/program yang perlu diikuti bagi meningkatkan kefahaman:

Program Kesedaran EKSA;

Kaedah Amalan dan Pelaksanaan EKSA;

Kursus Audit Dalaman EKSA dan

Lain-lain aktiviti latihan/program bersesuaian.



LANGKAH 4: PELANCARAN EKSA

i. Pelancaran dan perasmian EKSA diadakan sebagai tanda mula program ini di

samping menyampaikan hasrat dan sokongan pengurusan bagi melaksanakan

EKSA di Pejabat SUK Pahang;

ii. Pihak pengurusan perlu terlibat secara langsung dan memberi komitmen serta

sokongan padu kepada pelaksanaan EKSA melalui penetapan sasaran yang

ingin dicapai, dasar dan objektif EKSA di samping menentukan matlamat setiap

langkah pelaksanaan;

iii. Antara perkara yang perlu diberikan penekanan semasa pelancaran EKSA adalah

seperti yang berikut:

Dasar EKSA;

Zon EKSA;

Objektif EKSA;

Pelan Tindakan Pelaksanaan EKSA;

Buku Panduan Pelaksanaan EKSA.

KUNCI KEJAYAAN EKSA

Kejayaan pelaksanaan EKSA bergantung pada faktor-faktor seperti berikut:

Sokongan dan komitmen Pengurusan Atasan;

Struktur pengurusan EKSA yang efektif dan efisien;

Pendidikan dan latihan kepada pegawai dan kakitangan pejabat;

Komunikasi yang efektif;

Pelan pelaksanaan yang mantap;

Projek Perintis EKSA; dan

Perkongsian amalan baik EKSA.



8. PELAKSANAAN AUDIT DALAMAN

Audit Dalaman EKSA perlu dilaksanakan sebagai penilaian kendiri pelaksanaan EKSA.

Audit Dalaman ini perlu dijadualkan secara berkala untuk memastikan setiap Zon

membuat penambahbaikan secara berterusan.

TATACARA AUDIT DALAMAN

Langkah 1: Membentuk Pasukan Audit

Jawatankuasa Pelaksana EKSA perlu mengenalpasti, melatih dan melantik juruaudit untuk

melaksanakan aktiviti audit dalaman EKSA di setiap Zon. Jawatankuasa Pelaksana ini

juga perlu:

Menyediakan kriteria Audit Dalaman EKSA;

Menentukan kekerapan aktiviti Audit Dalaman EKSA.

Langkah 2: Latihan Audit EKSA

Pasukan Audit Dalaman EKSA hendaklah diberi latihan untuk memastikan urusan audit

dalaman EKSA dapat dijalankan dengan cekap dan berkesan.

Langkah 3: Mengaudit Prestasi EKSA

Pasukan audit dalaman akan menjalankan audit dalam seperti yang telah dijadualkan

oleh Jawatankuasan Pelaksana.

Langkah 4: Mengumumkan Penemuan Audit

Pengerusi Jawatankuasa Audit Dalaman EKSA hendaklah melaporkan penemuan audit

dalaman kepada Pengerusi Jawatankuasa Pelaksana EKSA bagi dimaklumkan kepada

semua warga Pejabat SUK Pahang.



MODEL BARU PENILAIAN EKSA

Selaras dengan penjenamaan semula Amalan 5S Sektor Awam, beberapa kriteria

penilaian baru telah dibangunkan. EKSA memperkenalkan model penilaian baru yang

mengandungi KRITERIA GENERIK (Penilaian Model A - Komponen A hingga E)dan KRITERIA

KHUSUS (Penilaian Model B adalah gabungan antara kriteria generik dan khusus -

Komponen A hingga F)yang mengambil kira kepelbagaian premis jabatan kerajaan

mengikut jenis perkhidmatan yang diberikan.

Kriteria penilaian yang diguna pakai adalah mengikut kesesuaian jabatan di mana

terdapat 6 komponen kriteria penilaian seperti berikut:

Kriteria-kriteria yang disusun adalah bersesuaian dengan keperluan yang terdapat di

pelbagai jabatan/agensi. Ini bagi memastikan pengauditan dilaksanakan secara

menyeluruh dan memenuhi aspek kepelbagaian dan perbezaan antara sesuatu

jabatan/agensi.

KOMPONEN A: KEPERLUAN UTAMA PELAKSANAAN



KOMPONEN B: RUANG TEMPAT KERJA / PEJABAT



KOMPONEN C: TEMPAT UMUM



KOMPONEN D: KESELAMATAN DAN PERSEKITARAN

KOMPONEN E: KAWASAN PERSEKITARAN PEJABAT



KOMPONEN F: TEMPAT KHUSUS (MENGIKUT KESESUAIAN JABATAN)



9. PENSIJILAN EKSA

Pensijilan akan dikeluarkan kepada jabatan yang berjaya memperoleh markah purata

80% dan keatas. Pecahan markah bagi pensijilan adalah seperti berikut:

Markah Kategori Sijil

90.0% - 100.0% CEMERLANG

80.0% - 89.9% BAIK

Sijil EKSA dikeluarkan berdasarkan kepada entiti sesebuah jabatan yang diaudit oleh

MAMPU. Entiti ini merujuk kepada jabatan yang mempunyai kewujudan tersendiri dari

segi bangunan, ruang persekitaran atau lokasi. Pihak pengurusan memandang serius

perkara ini dan berharap semua warga Pejabat SUK Pahang memberikan komitmen

yang tinggi dalam melaksanakan program ini.

TEMPOH SAH LAKU SIJIL

Tempoh sah laku sijil EKSA adalah selama dua (2) tahun dan tarikh ini dipaparkan

dalam sijil EKSA.

Permohonan pembaharuan sijil EKSA perlu dimohon daripada MAMPU satu (1) bulan

sebelum tarikh tamat sah laku sijil.

Sekiranya jabatan berpindah lokasi bangunan atau penempatan asal tempat sesi

pengauditan dibuat, jabatan boleh membuat permohonan bagi sesi pengauditan semula

mengikut lokasi agensi di bangunan atau penempatan yang baru. Sijil EKSA yang

terdahulu ditamatkan dan perlu dikembalikan kepada MAMPU. Sijil EKSA yang baharu

dikeluarkan berdasarkan kepada hasil pengauditan di lokasi baharu.

PERMOHONAN RASMI

Jabatan yang minat dan bersedia untuk mendapatkan pensijilan EKSA perlu

mengemukakan permohonan rasmi kepada MAMPU, bersama-sama laporan audit

dalam yang dibuat sebanyak 2 kali serta mencapai purata markah 80.0% ke atas

selewat-lewatnya sebulan sebelum tarikh pengauditan yang dicadangkan.



10. CIRI-CIRI AMALAN BAIK EKSA

Setiap Zon melaksanakan pelbagai ciri/teknik amalan baik EKSA mengikut ruang atau

persekitaran kerja Zon masing-masing. Berikut adalah contoh-contoh amalan baik EKSA

yang boleh dipraktikkan di tempat kerja mengikut kesesuaian persekitaran kerja.

RUANG KERJA / BILIK PEGAWAI

i. Lantai ruang kerja/ bilik pegawai sentiasa berada dalam keadaan bersih;

ii. Tanda nama dan jawatan pegawai diletakkan di ruang kerja/ partition

pegawai/ pintu bilik pegawai mengikut kesesuaian;

iii. Satu (1) tray surat (jika ada) dan dilabelkan masuk/ keluar;

iv. Kew PA 7 senarai aset lokasi disediakan dan kemaskini;

v. Rubber stamp yang aktif (dilabelkan serta disenaraikan) jika berkaitan dengan

tugasan harian sahaja;

vi. Sekiranya pegawai dibekalkan kabinet fail, kabinet fail perlu dilabelkan dengan

kemas dan teratur;

vii. Kerusi tetamu dan kerusi kerja disusun rapi ketika tidak digunakan;

viii. Kerusi sentiasa berada dalam keadaan baik, selesa dan bersih;

ix. Blazer/ selendang boleh disangkut dengan kemas di belakang kerusi (jika almari

tidak disediakan);

x. Wayar/ kabel elektrik disusun kemas dengan menggunakan black tape/ cable

casing conduit;

xi. CPU dan pedestal bergerak (sekiranya ada) ditempatkan secara teratur dan

seragam;

xii. Komputer dan pencetak haruslah tidak berhabuk dan boleh digunakan;

xiii. Komputer ditutup (shut down) selepas habis waktu bekerja;

xiv. Wallpaper dan screen saver desktop komputer/ komputer riba boleh

diseragamkan dengan imej korporat Jabatan;

xv. Menyediakan tempat khas bertanda bagi bakul sampah;

xvi. Menetapkan ruang kasut (jika perlu) bagi meletakkan tidak melebihi dua (2)

pasang kasut;

xvii. Menyediakan perhiasan minimum dan selaras dengan imej korporat;

xviii. Pegawai boleh mewujudkan satu (1) sudut mini yang ditetapkan untuk tapak

hiasan;



PELABELAN DAN PENETAPAN LOT

i. Setiap peralatan gunasama dan mudah alih sahaja disediakan lot yang

bersesuaian;

ii. Pelabelan dan lot alatan haruslah seragam.

PENGURUSAN LACI ALAT TULIS

Sekiranya pegawai dibekalkan dengan laci meja, penggunaan ruang laci boleh

ditetapkan seperti berikut:

- Laci paling atas dikhaskan penggunaannya kepada alat-alat tulis dan disusun

kemas mengikut kreativiti pegawai;

- Laci tengah diguna bagi menempatkan dokumen-dokumen rasmi seperti diari,

planner dan buku catatan;

- Laci bawah diguna bagi menempatkan alatan/ barang peribadi seperti beg

tangan, dompet, telefon bimbit dan lain-lain;

- Sekiranya bilangan laci yang dibekalkan tidak seragam (kurang atau lebih)

maka keutamaan penyimpanan ialah kepada peralatan kegunaan harian

pejabat seperti alat tulis, buku catatan atau dokumen rasmi.



PENGURUSAN DOKUMEN

i. Fail-fail aktif/ diari/ organizer disusun dengan kemas dan teratur pada setiap

masa;

ii. Fail disusun mengikut number siri/ indeks yang ditetapkan di dalam kabinet fail

dan dilabelkan mengikut format yang telah diseragamkan.

TINDAKAN PENJIMATAN / GO GREEN

i. Melaksanakan program penjimatan tenaga/ sumber secara menyeluruh seperti

contoh-contoh berikut:

Notis/ arahan penjimatan tenaga;

Penggunaan lampu/ peralatan save energy;

Penetapan suhu optimum;

Penjimatan kertas;

Penjimatan air;

Kempen hijau;

ii. Melaksanakan program kitar semula;

iii. Menyediakan analisis penjimatan seperti kos, masa, tenaga pekerja dan ruang.



BILIK FAIL

i. Pelan susun atur/pelan lantai bilik fail boleh disediakan dan dipamerkan di ruang

yang mudah lihat;

ii. Kabinet fail dilabelkan mengikut jenis dokumen dan nombor indeks/rujukan;

iii. Fail disusun dengan kemas dan teratur mengikut turutan nombor siri fail dan boleh

dicapai dalam tempoh masa 30 saat;

iv. Fail disusun semula di tempat asal selepas digunakan;

v. Fail-fail terperingkat yang digunakan disimpan di dalam kabinet besi berpalang.

Indeks bagi fail-fail terperingkat tidak dilekatkan di luar kabinet ;

vi. Sistem pergerakan fail boleh diwujudkan bagi tujuan pengesanan fail yang

sedang digunakan seperti kad daftar panggunaan dan kad keluar masuk fail;

vii. Senarai nama pegawai yang mengendalikan fail terperingkat dipamerkan;

viii. Tangga mudah alih, troli dan kerusi berada dalam keadaan baik dan ditentukan

tempat khas;

ix. Kawalan makhluk/haiwan perosak dilaksanakan secara berjadual;

x. Pegawai bertanggungjawab boleh dilantik bagi mengurus bilik fail.



BILIK STOR

i. Stor sentiasa berada dalam keadaan bersih dan kemas;

ii. Pelan lantai stor dengan laluan kecemasan boleh diwujudkan dan dipamerkan di

tempat yang mudah dilihat;

iii. Peralatan sokongan pengurusan stor termasuk tangga mudah alih dan troli

berada dalam keadaan baik dan ditentukan tempat khas;

iv. Semua barang/stok di dalam stor disusun dengan kemas dan teratur;

v. Stok termasuk alat tulis, bahan, mesin dan peralatan disusun dengan teratur

supaya tidak menghalang kerja-kerja pemunggahan dan laluan;

vi. Stok disusun mengikut tanda/label/abjad yang bersesuaian mengikut tarikh

kemasukan ke stor dan dikeluarkan untuk kegunaan mengikut konsep “first in first

out” (FIFO);

vii. Stok disimpan mengikut keadaan atau jenis barang dan tertakluk kepada

prosedur pengurusan stor yang sedang berkuatkuasa (contoh: bilik hawa dingin

atau peti sejuk untuk stok yang memerlukan suhu rendah dan barang-barang

toksik disimpan dengan kemas dan menggunakan peralatan sepatutnya termasuk

peralatan sokongan);

viii. Kaedah/sistem merekod yang sesuai boleh diwujudkan bagi memudahkan urusan

merekod keluar masuk stok;

ix. Sudut informasi seperti tatacara permohonan barang boleh diwujudkan dan

ditempatkan di kawasan yang mudah dilihat;

x. Tanda amaran “Dilarang Masuk” dipamerkan dengan jelas;

xi. Alat pemadam api yang mempunyai sijil yang berkuatkuasa dan berkeadaan

baik ditempatkan di stor;

xii. Kawalan makhluk/haiwan perosak dilaksanakan secara berjadual;

xiii. Dibenarkan menggunakan kreativiti dalam pengurusan, penjagaan dan

penyelenggaraan stor tetapi perlu melambangkan imej korporat Pejabat SUK

Pahang.



BILIK MESYUARAT / BILIK PERBINCANGAN

i. Bilik mesyuarat/ bilik perbincangan sentiasa berkeadaan bersih dan kemas;

ii. Peralatan/ kemudahan dalam bilik mesyuarat/ bilik perbincangan sentiasa

dalam keadaan sempurna dan boleh digunakan;

iii. Peralatan mempunyai sistem inventori dan penyelenggaraan;

iv. Maklumat berkaitan mesyuarat dipamerkan di pintu masuk bilik

mesyuarat/perbincangan;

v. Papan putih dibersihkan selepas mesyuarat selesai;

vi. Barang-barang elektrik seperti LCD Projektor, mikrofon dan suis ditutup sebelum

meninggalkan bilik mesyuarat/perbincangan;

vii. Pegawai bertanggungjawab boleh dilantik bagi memantau kebersihan dan

kekemasan bilik mesyuarat/ perbincangan.

BILIK LATIHAN

i. Bilik latihan sentiasa berada dalam keadaan bersih dan kemas;

ii. Peralatan/ kemudahan di bilik latihan sentiasa berada dalam keadaan sempurna

dan boleh digunakan;

iii. Peralatan mempunyai sistem inventori dan penyelenggaraan;

iv. Hiasan berimej korporat boleh diwujudkan dan diselenggara secara berkala;

v. Pegawai bertanggungjawab boleh dilantik bagi memantau kebersihan dan

kekemasan bilik latihan .



PANTRI

i. Pantri sentiasa berada dalam keadaan bersih, kemas serta bebas daripada

sebarang serangga/ makhluk perosak dan bau yang tidak menyenangkan;

ii. Semua peralatan/perabot dan perkakas disusun dengan kemas dan teratur

setelah digunakan;

iii. Perkakas/alatan yang disimpan di dalam kabinet/almari/rak dilabelkan dengan

nama perkakas dan diseragamkan mengikut kesesuaian;

iv. Perkakas/alatan yang minima seperti peti sejuk, ketuhar gelombang mikro, cerek

elektrik dan water dispenser boleh disediakan di pantri;

v. Kain lap sentiasa dicuci selepas digunakan;

vi. Sinki sentiasa dibersihkan, dipastikan tidak tersumbat dan tiada sisa makanan;

vii. Meja makan sebolehnya dialas dan berkeadaan bersih;

viii. Bahan makanan seperti gula, susu dan sebagainya diletakkan dalam bekas

ditutup;

ix. Suis peralatan elektrik ditutup setelah digunakan;

x. Satu sudut informasi boleh diwujudkan untuk mempamerkan jadual bertugas,

peraturan, pemberitahuan ataupun arahan yang berkaitan (jika berkenaan);

xi. Pegawai bertanggungjawab boleh dilantik bagi memantau kebersihan dan

kekemasan pantri.



SURAU / BILIK SOLAT

i. Surau/ bilik solat sentiasa dalam keadaan bersih dan kemas;

ii. Buku-buku/bahan bacaan agama sentiasa disusun kemas dan teratur di dalam

almari/ kabinet/ rak yang disediakan;

iii. Selipar/ kasut disusun dengan rapi dan kemas pada tempatnya;

iv. Arah kiblat dipamerkan dengan jelas dan mudah dilihat;

v. Jadual waktu solat boleh disediakan untuk panduan masuk waktu solat bagi

kemudahan warga Jabatan;

vi. Pegawai bertanggungjawab boleh dilantik bagi mengurus dan memantau

kebersihan surau/ bilik solat.

TANDAS

i. Keseluruhan tandas termasuk lantai, dinding sentiasa dalam keadaan bersih;

ii. Peralatan/ kelengkapan seperti tempat sampah, tisu dan bekas cecair sabun

disediakan di dalam tandas;

iii. Semua lampu tandas sentiasa berfungsi dengan baik;

iv. Sinki dan mangkuk tandas sentiasa berkeadaan bersih, tidak tersumbat dan paip

air berfungsi dengan baik;

v. Arahan/ kaedah pengunaan peralatan di dalam tandas dipamerkan dengan

jelas (mengikut kesesuaian);

vi. Pegawai bertanggungjawab boleh dilantik bagi memantau kebersihan tandas.



KANTIN / KAFETERIA

i. Lantai kantin/kafeteria sentiasa kering dan bersih;

ii. Peralatan/kemudahan kantin/kafeteria yang disediakan kepada pelanggan

sentiasa bersih, mencukupi dan boleh digunakan;

iii. Kaunter bayaran kantin/kafeteria sentiasa bersih dan kemas;

iv. Sinki basuh tangan sentiasa bersih, tidak tersumbat, dan tiada sisa makanan;

v. Maklumat yang ingin disampaikan boleh diletakkan di papan kenyataan;

vi. Kemudahan tanda arah/keterangan petunjuk yang disediakan mudah.

DEWAN SERBAGUNA

i. Dewan serbaguna berada dalam keadaan bersih dan kemas;

ii. Peralatan/kemudahan dalam dewan serbaguna berkeadaan baik dan boleh

digunakan;

iii. Kemudahan tanda arah/keterangan petunjuk yang disediakan dipamerkan

dengan jelas dan mudah dilihat.

LOBI UTAMA

i. Semua peralatan di lobi utama sentiasa disusun kemas dan berkeadaan baik;

ii. Laluan-laluan umum bersih dan tidak dihalang dengan sebarang halangan seperti

barang/peralatan yang boleh mengganggu laluan umum;

iii. Maklumat seperti visi/ misi/ piagam pelanggan dan lain-lain sentiasa dikemaskini

dan dipaparkan ditempat yang mudah dilihat.

LALUAN UTAMA / KORIDOR

i. Memastikan susunan peralatan atau hiasan sepanjang laluan kemas, bersih dan

teratur;

ii. Memastikan tiada halangan di semua laluan dan pintu kecemasan.



KAUNTER KHIDMAT PELANGGAN DAN RUANG MENUNGGU

i. Kaunter khidmat pelanggan sentisa bersih, kemas dan tersusun;

ii. Tempat duduk disediakan di ruang menunggu untuk kemudahan pelanggan/

tetamu luar, sekiranya perlu;

iii. Peralatan/kemudahan/perabot di ruang menunggu disusun dengan teratur dan

berada dalam keadaan baik;

iv. Kawasan persekitaran ruang menunggu tetamu sentiasa bersih dan kemas;

v. Kemudahan tanda arah/petunjuk/piagam pelanggan dipamerkan dengan jelas

di kawasan yang mudah dilihat.

KESELAMATAN PERSEKITARAN

Langkah-langkah keselamatan yang boleh diambil bagi menjamin keselamatan

persekitaran Pejabat SUK Pahang adalah seperti berikut :

i. Pelan Tindakan Kecemasan

- Penyediaan Pelan Tindakan Kecemasan yang mengandungi Arahan

Keselamatan, latihan pengungsian bangunan (fire drill), tanda amaran, pelan

laluan kecemasan dan tempat berkumpul dan tanda arahan laluan

kecemasan;dan

- Menyediakan lampu kecemasan yang mudah dilihat, berfungsi dengan baik

dan tiada halangan.

ii. Pendawaian/ kabel

- Memastikan pendawaian elektrik/telefon/kabel/komputer/mesin/peralatan

dalam keadaan kemas, teratur dan selamat;dan

- Memastikan plug dilabel mengikut kesesuaian peralatan elektrik yang

digunakan.

iii. Peralatan pencegahan kebakaran

- Memastikan alat pemadam api menepati kriteria seperti penyelenggaraan

secara berkala, mempunyai tatacara penggunaan, berkeadaan bersih,

diletakkan di tempat yang sesuai dan mudah dicapai dan disediakan

pegawai yang menyelia berserta nombor telefon pegawai yang berkaitan.



BILIK PEMANDU

i. Memastikan meja kerja kemas, bersih dan peralatan disusun dengan baik;

ii. Menyediakan perhiasan yang minimum dan selaras dengan imej korporat.

BILIK SERVER / TERPERINGKAT

i. Memastikan bilik server/terperingkat bersih, tidak berdebu, tersusun, kemas dan

selamat;

ii. Bilik server/terperingat tidak perlu dilabelkan nama bilik;

iii. Bilik server/terperingat tidak perlu dilabelkan dalam pelan lokasi.

LIF

i. Lif berada dalam keadaan baik, bersih dan berfungsi;

ii. Menyediakan maklumat pegawai untuk dihubungi sekiranya berlaku kecemasan;

iii. Memaparkan nama Bahagian/Unit bagi setiap aras dengan jelas;

iv. Memaparkan sijil Perakuan Keselamatan Mesin Angkat mengesahkan

penyelenggaraan lif secara berkala.

GARAJ / PARKIR KENDERAAN

i. Memastikan persekitaran bersih, kemas dan selamat;

ii. Disediakan petak parkir kenderaan;

iii. Parking OKU disediakan.

LAMPU DAN SOKET

i. Memastikan semua lampu bersih, berfungsi dan dalam keadaan baik;

ii. Memastikan soket elektrik berfungsi dan dalam keadaan baik;

iii. Disediakan pelan lampu bagi memudahkan pengesanan sekiranya suis lampu

melebihi dari dua (2).

PENGURUSAN KUNCI

i. Memastikan anak kunci dilabel/ditanda dan memenuhi tatacara keselamatan;

ii. Memastikan anak kunci disimpan di dalam ruang penyimpanan yang selamat;

iii. Memastikan senarai anak kunci disimpan dengan selamat oleh pegawai

bertanggungjawab;

iv. Menyediakan buku log peminjaman kunci dan kemaskini.

v. Pengurusan kunci perlu mematuhi Arahan Keselamatan yang sedang

berkuatkuasa.

KREATIVITI DAN INOVASI

i. Melaksanakan inovasi/ best practise yang boleh meningkatkan produktiviti dan

kualiti kerja warga agensi;

ii. Melaksanakan program kreativiti dan inovasi seperti kreativiti menggunakan

barangan terpakai, barangan terpakai untuk hiasan dan kegunaan EKSA;

iii. Contoh kreativiti dan inovasi adalah penggunaan tong kitar semula menggunakan

bahan-bahan terpakai dan kreativiti pergerakan staf.



11. PENUTUP

Panduan EKSA Pejabat Setiausaha Kerajaan Pahang yang disediakan ini memberi

panduan kepada warga Pejabat SUK Pahang dalam pengurusan persekitaran kerja

yang bersih, kemas dan tersusun serta selamat.

Melalui EKSA, warga Pejabat SUK Pahang secara bersama akan membina disiplin dan

etika kerja yang baik bagi menghasilkan prestasi kerja yang berkualiti. EKSA juga

memupuk semangat kerja berpasukan dan tolong-menolong yang tinggi yang dapat

meningkatkan kualiti dan produktiviti penyampaian Bahagian/Unit kepada para

pelanggan dan seterusnya membawa kepada peningkatan imej SUK Pahang secara

amnya. Amalan Go Green yang menitikberatkan penjimatan dan teknologi hijau diharap

dapat dipraktikkan.

Oleh itu, diharapkan panduan ini dapat membantu warga SUK Pahang melaksanakan

pengurusan persekitaran yang berkualiti melalui EKSA dan membudayakannya secara

berterusan sehingga menjadi satu bentuk amalan yang murni.



12. SUMBER RUJUKAN

1. Panduan Pelaksanaan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA), 2015 Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia (MAMPU)

2. Panduan Amalan 5S Sektor Awam, 2010 Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia (MAMPU)

3. Arahan Pentadbiran Bil. 1 Tahun 2010 Panduan Amalan 5S Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia

4. Surat Pekeliling YB SUK Pahang Bil. 1 Tahun 2009

Pelaksanaan Sistem Amalan Persekitaran Berkualiti (5S) Di Semua Agensi dan Pentadbiran Negeri

5. Laman Web Rasmi Kerajaan Negeri Pahang

http://www.pahang.gov.my (Pusat Media >Buku Panduan >Buku Panduan Amalan Persekitaran Berkualiti)

panduan pelaksanaan eksa suk pahang

Documents