ftm user's guide pdfv1.2.1

of 138 /138
Fingerspot Time Management User’s Guide 1 Versi 1.2.1 Juli 2012 User’s Guide ini berisi instruksi operasional aplikasi Fingerspot Time Management dari cara instalasi sampai pembuatan laporan. Petunjuk penggunaan mesin yang disinggung dalam manual ini dapat Anda baca pada buku manual masing-masing mesin.

Author: aeska

Post on 20-Jan-2016

354 views

Category:

Documents


21 download

Embed Size (px)

DESCRIPTION

User Guide Finger print

TRANSCRIPT

  • Fingerspot Time Management Users Guide

    1

    Versi 1.2.1 Juli 2012

    Users Guide ini berisi instruksi operasional aplikasi Fingerspot Time Management dari cara instalasi sampai pembuatan laporan. Petunjuk penggunaan mesin yang disinggung dalam manual ini dapat Anda baca pada buku manual masing-masing mesin.

  • Fingerspot Time Management Users Guide

    2

    DAFTAR ISI HAL INSTALASI APLIKASI ......................................................................................................................................... 5 AKTIVASI APLIKASI ........................................................................................................................................... 9 HALAMAN DEPAN .......................................................................................................................................... 10 LOGIN SYSTEM ................................................................................................................................................ 11

    ALUR PENGGUNAAN APLIKASI ........................................................................................................................ 12 MESIN .............................................................................................................................................................. 15

    Tambah Mesin ........................................................................................................................................ 15 Edit Mesin............................................................................................................................................... 17 Hapus Mesin ........................................................................................................................................... 18 Download Data dan Sidik Jari Karyawan ................................................................................................ 19 Upload Data dan Sidik Jari Karyawan ..................................................................................................... 28 Download Data Presensi Karyawan ....................................................................................................... 38

    Ekspor Impor Data Presensi antar Aplikasi FTM ........................................................................... 45 Pengaturan ............................................................................................................................................. 47

    KARYAWAN ..................................................................................................................................................... 49

    Pengaturan Departemen........................................................................................................................ 49 Cabang dan Jabatan ............................................................................................................................... 52 Tambah Data Karyawan ......................................................................................................................... 53 Ubah Data Karyawan .............................................................................................................................. 53 Hapus Data Karyawan ............................................................................................................................ 54 Impor Data Karyawan dari File Excel...................................................................................................... 54

  • Fingerspot Time Management Users Guide

    3

    Memindahkan Karyawan ....................................................................................................................... 59 Membuat Jadwal Kerja Karyawan .......................................................................................................... 60 Memasukkan Izin Absensi ...................................................................................................................... 62 Menambahkan Izin Scan ........................................................................................................................ 63 Membuat Jadwal Per Karyawan............................................................................................................. 65 Surat Perintah Lembur ........................................................................................................................... 67 Akses Laporan dari menu Karyawan ...................................................................................................... 68 Kalender Karyawan ................................................................................................................................ 69

    JADWAL ........................................................................................................................................................... 70 Shift ........................................................................................................................................................ 70 Dasar Jadwal ........................................................................................................................................... 82 Libur Umum............................................................................................................................................ 88

    PENGATURAN ................................................................................................................................................. 90 Cara Pemakaian ...................................................................................................................................... 90

    Pengaturan Download Default ...................................................................................................... 90 Pengaturan Upload Default .......................................................................................................... 91 Pengaturan Download Presensi ................................................................................................... 91 Default Isian Shift .......................................................................................................................... 92

    Pengaturan Shift .................................................................................................................................... 93 Pengaturan satu scan, terlambat dan pulang cepat ..................................................................... 93 Pengaturan Lembur....................................................................................................................... 93 Pengaturan Istirahat Wajib ........................................................................................................... 94

  • Fingerspot Time Management Users Guide

    4

    Hak Akses User ....................................................................................................................................... 95 Perhitungan Laporan .............................................................................................................................. 98

    Indeks Lembur ............................................................................................................................... 99 Lain-lain .................................................................................................................................................. 101

    Ubah bahasa .................................................................................................................................. 101 Hapus Scanlog ............................................................................................................................... 101 Hapus User Log.............................................................................................................................. 101 Pengaturan Realtime..................................................................................................................... 102 Download Data Presensi Otomatis ............................................................................................... 102 Pengaturan Database .................................................................................................................... 103 Backup Database ........................................................................................................................... 104 Restore Database .......................................................................................................................... 105 Inisialisasi Database ...................................................................................................................... 106

    LAPORAN ......................................................................................................................................................... 107

    Proses Laporan ...................................................................................................................................... 107 Cetak Laporan ........................................................................................................................................ 108 Ekspor Laporan ...................................................................................................................................... 110 Desain Laporan ....................................................................................................................................... 111

    REALTIME MONITORING ................................................................................................................................. 112

    PENGGAJIAN .................................................................................................................................................... 113

    Mengaktifkan Modul Penggajian ........................................................................................................... 113

  • Fingerspot Time Management Users Guide

    5

    Membuat Daftar Komponen Gaji ........................................................................................................... 114 Membuat Grup Gaji Karyawan .............................................................................................................. 115 Memasukkan Karyawan ke dalam Grup Gaji ........................................................................................ 122 Menyesuaikan Nilai Komponen Gaji Karyawan .................................................................................... 123 Membuat Daftar Pinjaman .................................................................................................................... 125 Data Pinjaman Karyawan ...................................................................................................................... 126 Pembayaran Pinjaman .......................................................................................................................... 128 Membuat Perhitungan Gaji ................................................................................................................... 129 Mencetak Laporan Penggajian dan Slip Gaji .......................................................................................... 130

    SMS GATEWAY ............................................................................................................................................... 132 FINGERSPOT WEBSITE & ONLINE SUPPORT .................................................................................................... 138

  • Fingerspot Time Management Users Guide

    6

    Instalasi Aplikasi Masukkan CD instalasi ke drive CD di komputer Anda. Tunggu beberapa saat, menu Instalasi Fingerspot Time Management akan ditampilkan. Klik tombol instalasi yang tersedia, kemudian ikuti petunjuk di layar. Pada halaman Select Additional Tasks, jika di komputer Anda belum terinstall MYSQL, maka tandai

    Install Local MYSQL Server. Jika sudah terinstall, maka Anda bisa abaikan opsi ini.

  • Fingerspot Time Management Users Guide

    7

    Pada bagian akhir instalasi, Anda diminta untuk mengisi nama service, username dan password server serta nama database yang akan dibuat. Isi sesuai keinginan, atau pilih opsi default.

  • Fingerspot Time Management Users Guide

    8

    Klik OK dan instalasi selesai.

    .

  • Fingerspot Time Management Users Guide

    9

    Aktivasi Aplikasi Aplikasi ini hanya bisa digunakan jika sudah dilakukan aktivasi. Pada saat pertama kali aplikasi dijalankan, maka tampil form aktivasi berikut : Isi SN sesuai dengan nomor seri (Serial Number) mesin yang Anda gunakan. Nomor Seri mesin biasanya

    terletak di bagian belakang mesin. Isi Kode Aktivasi sesuai dengan kode aktivasi yang ada di CD aplikasi ini. Untuk pengisian yang lain sesuaikan dengan jenis mesin yang sedang Anda gunakan. Klik Simpan dan jika kode aktivasi Anda benar, maka aplikasi sudah dapat dijalankan.

  • Fingerspot Time Management Users Guide

    10

    Halaman Depan Halaman depan menampilkan grafik jumlah karyawan yang terdaftar, jumlah scan seluruh karyawan hari ini dan jumlah kehadiran per departemen. Jumlah kehadiran ini dihitung berdasarkan ada atau tidak adanya scan karyawan pada hari ini. Pada jendela sebelah kanan bawah terlihat daftar mesin yang nantinya digunakan untuk keperluan Realtime Monitoring atau melihat scan karyawan secara langsung.

  • Fingerspot Time Management Users Guide

    11

    Login System Untuk dapat mengakses menu-menu yang ada di dalam aplikasi ini, Anda diwajibkan untuk login. Pada halaman depan aplikasi, Anda klik tombol login yang terletak di sebelah kanan atas, akan tampil form login seperti berikut :

    Isi User name dan Passwordnya. Username default adalah admin sedangkan Passwordnya adalah kosong (tidak ada). Setelah Anda login, Anda dapat mengubah atau menambahkan user baru beserta hak aksesnya pada menu Pengaturan > Hak Akses User.

  • Fingerspot Time Management Users Guide

    12

    Alur Penggunaan Aplikasi Aplikasi ini terdiri dari beberapa menu, diantaranya : Mesin, Karyawan, Jadwal, Pengaturan dan Laporan. Di dalam menu-menu tersebut tersedia banyak operasi dan opsi. Untuk memudahkan para pengguna dalam mengoperasikan aplikasi ini, maka akan dijelaskan alur standar penggunaan aplikasi. Tujuannya untuk membantu memahami cara kerja dari aplikasi ini.

    Alur penggunaan aplikasi dapat digambarkan sebagai berikut :

    1. Mendaftarkan karyawan di mesin

    Karyawan yang akan menggunakan mesin absensi harus diregistrasikan atau didaftarkan terlebih dahulu di mesin agar dapat dikenali oleh mesin. Registrasi dapat berupa registrasi jari, password maupun kartu tergantung jenis mesin dan kebutuhan Anda. Cara registrasi karyawan di mesin dapat dilihat pada buku manual mesin masing-masing.

    2. Menambahkan mesin-mesin ke aplikasi

    Pada saat aktivasi aplikasi, ada satu mesin yang langsung terdaftar, yaitu yang digunakan untuk aktivasi aplikasi. Jika Anda menggunakan lebih dari satu mesin, maka semua mesin tersebut harus didaftarkan atau ditambahkan dalam aplikasi melalui menu Mesin. (Hal. 15)

    3. Download Karyawan dan Sidik Jarinya ke dalam aplikasi

    Setelah karyawan diregistrasi pada mesin, maka data dan sidik jari karyawan tersebut harus didownload ke dalam aplikasi. Langkah ini untuk mengambil data karyawan sekaligus mengamankan sidik jari yang tersimpan di dalam mesin ke dalam aplikasi. Jika terjadi kerusakan mesin di kemudian hari, maka data dan sidik jari karyawan masih tersimpan di dalam database aplikasi dan dapat diupload balik ke mesin. Data karyawan yang didownload secara otomatis akan mengisi daftar karyawan pada menu karyawan. (Hal. 19)

  • Fingerspot Time Management Users Guide

    13

    4. Melengkapi data karyawan

    Data karyawan yang berasal dari mesin akan menempati induk departemen sehingga harus dipindahkan ke departemen masing-masing. Ada beberapa mesin yang tidak dapat input nama dari mesin sehingga data karyawan yang masuk ke aplikasi tanpa nama untuk itu perlu dilengkapi. Data-data karyawan yang lain seperti alamat, jenis kelamin dan lain-lain perlu Anda lengkapi sesuai dengan data karyawan bersangkutan. (Hal. 53)

    5. Upload data karyawan ke mesin

    Langkah ini untuk melengkapi data karyawan di mesin, misalnya untuk memberi nama, agar pada saat proses absensi/verfikasi muncul nama karyawan tersebut, karena pada beberapa mesin yang tidak dilengkapi T9 keypad tidak bisa memasukkan nama secara langsung di mesin. (Hal. 28)

    6. Mengatur Shift dan Jadwal Karyawan

    Shift berisi jam kerja yang merupakan rumus dari penghitungan absensi karyawan, oleh karena itu harus dibuat dengan benar. Setelah shift dibuat kemudian dirangkai dalam Dasar Jadwal. Dasar jadwal inilah yang nantinya akan melekat pada masing-masing karyawan. Pembuatan shift dan jadwal dapat dilihat pada Hal. 69 sedangkan cara melekatkan jadwal ke karyawan dapat dilihat pada Hal. 58.

    7. Download data presensi dari mesin ke aplikasi

    Data presensi yang sudah terkumpul di mesin harus didownload ke aplikasi untuk selanjutnya mengalami penghitungan, kecuali jika Anda menggunakan fasilitas realtime, maka data presensi akan langsung masuk ke dalam aplikasi secara langsung pada saat karyawan melakukan scan. (Hal. 38)

  • Fingerspot Time Management Users Guide

    14

    8. Memasukkan data-data izin

    Jika ada karyawan yang melakukan izin tidak masuk maupun izin karena lupa scan, maka izin-izin ini perlu dimasukkan ke dalam aplikasi sebagai pelengkap data presensi sebelum dihitung. Data presensi dan data-data izin inilah yang nantinya dihitung dan dijadikan laporan kehadiran karyawan. (Hal 60-61).

    9. Membuat laporan.

    Langkah terakhir adalah membuat laporan dari data presensi dan data izin yang sudah dimasukkan sebelumnya. Data akan dihitung berdasarkan Jam Kerja dan aturan-aturan lain yang sebelumnya sudah dibuat. (Hal 107).

  • Fingerspot Time Management Users Guide

    15

    MESIN Pada menu ini, Anda dapat menambah, mengubah dan menghapus mesin. Dalam menu ini pula Anda dapat melakukan download karyawan, upload karyawan, download data presensi maupun melihat data yang ada di mesin. Tambah Mesin Pada saat aktivasi aplikasi, Anda sudah menambahkan satu mesin. Jika menggunakan lebih dari satu mesin, maka Anda dapat menambahkan mesin selanjutnya. Setiap mesin yang akan ditambahkan harus disertai dengan kode aktivasi masing-masing, karena jika tidak ada kode aktivasinya, maka mesin tidak bisa ditambahkan. Untuk menambah mesin, ikuti langkah-langkah berikut ini : Pilih menu Mesin. Klik tombol Tambah dan halaman disamping

    akan tampil. Isi SN sesuai dengan nomor seri mesin yang

    Anda gunakan. Isi Kode Aktivasi sesuai dengan kode aktivasi yang ada di CD aplikasi ini. Untuk pengisian yang lain sesuaikan dengan jenis mesin yang sedang Anda gunakan. Klik Simpan untuk menyimpan penambahan mesin.

  • Fingerspot Time Management Users Guide

    16

    Keterangan : SN : Nomor seri mesin, sudah tertera di

    badan mesin. Kode Aktivasi : Kode yang dibuat khusus

    untuk mengaktifkan mesin. Nama Mesin : Isi dengan nama mesin, jika

    nama mesin sama, gunakan tanda yang mudah diingat.

    Koneksi : Tipe koneksi yang digunakan mesin.

    IP Adress : Alamat IP dari mesin, default 192.168.1.201.

    Port : Port yang digunakan mesin. Password : Password koneksi, password

    ini harus sama dengan yang diisi di mesin agar mesin dapat terkoneksi dengan aplikasi.

    No Mesin : Nomor dari mesin. Auto download data presensi : Untuk mengatur waktu download presensi otomatis mesin

    bersangkutan. Misalkan di-isi '09:00 18:00' berarti pada jam 09.00 mesin akan melakukan download data presensi secara otomatis, kemudian akan mengulangi lagi pada jam 18:00.

    FacePro 300 : Opsi ini khusus digunakan untuk menambah mesin FacePro 300.

  • Fingerspot Time Management Users Guide

    17

    Edit Mesin Jika terjadi kesalahan isi pada saat menambahkan mesin, maka Anda dapat mengeditnya, kecuali SN dan Kode Aktivasi yang memang tidak dapat diedit karena seharusnya jika salah memasukkan kedua data ini mesin tidak akan bisa ditambahkan. Pilih menu Mesin. Pilih mesin yang akan diedit dengan menandai

    checkbox yang tersedia (hanya boleh pilih satu), lalu Klik tombol Ubah. Halaman disamping akan tampil.

    Ubah isian yang akan diubah, misalnya IP Adress diubah menjadi 192.168.1.202 dari yang sebelumnya 192.168.1.201, kemudian simpan kembali.

  • Fingerspot Time Management Users Guide

    18

    Hapus Mesin Jika ada salah satu mesin yang sudah tidak digunakan lagi, Anda dapat menghapusnya dari daftar mesin. Pilih menu Mesin. Pilih mesin yang akan dihapus dengan menandai checkbox di sebelah kiri nama mesin (bisa lebih dari

    satu). Lalu klik tombol Hapus. Form konfirmasi hapus berikut akan tampil.

    Klik OK jika Anda yakin untuk menghapus, klik Cancel untuk membatalkan.

  • Fingerspot Time Management Users Guide

    19

    Download Data dan Sidik Jari Karyawan Setelah karyawan diregistrasi pada mesin, maka data dan sidik jari karyawan tersebut harus didownload ke dalam aplikasi. Langkah ini untuk mengambil data karyawan sekaligus mengamankan sidik jari yang ada di mesin ke dalam aplikasi. Jika terjadi kerusakan mesin di kemudian hari, maka data dan sidik jari karyawan masih tersimpan di dalam database aplikasi dan dapat diupload balik ke mesin. Cara download karyawan adalah sebagai berikut : Pilih menu Mesin. Pilih mesin yang akan didownload datanya

    dengan menandai checkbox di sebelah kiri nama mesin (bisa lebih dari satu).

    Klik tombol Download User. Halaman disamping akan tampil. Tersedia tiga pilihan cara download (sesuaikan dengan mesin Anda), yaitu melalui mesin, melalui web dan melalui flashdisk. Melalui mesin Pilihan ini Anda pilih jika mesin dan aplikasi terkoneksi melalui kabel LAN atau serial. Anda hanya tinggal klik tombol Melalui mesin kemudian tunggu hingga proses download karyawan selesai.

  • Fingerspot Time Management Users Guide

    20

    Melalui web Pilihan ini Anda pilih jika menggunakan file download dari website Fingerspot. Anda hanya perlu menentukan dimana file yang Anda download dari web.

  • Fingerspot Time Management Users Guide

    21

    Melalui flash disk Pilihan ini dipilih jika Anda menggunakan media USB flashdisk untuk transfer data dari mesin ke aplikasi dan sebaliknya. Sebelum memilih tombol ini, pastikan Anda sudah memasang flash disk ke komputer. Pastikan juga flashdisk berisi data karyawan yang telah didownload dari mesin. Cara download data karyawan menggunakan flash disk dari mesin dapat Anda baca pada buku manual mesin masing-masing. Setelah Anda memasang flash disk pada komputer, klik tombol Melalui flash disk, tampilan berikut akan muncul.

  • Fingerspot Time Management Users Guide

    22

    Pilih drive flash disk Anda. Jika ada dua buah flash disk yang terpasang Anda harus menentukan flash disk yang mana yang ada data karyawannya. Jika flash disk yang terpasang hanya satu, maka aplikasi secara otomatis akan memilihkan untuk Anda. Kemudian pilih display dari mesin apakah hitam putih (black white) atau berwarna (TFT). Kemudian pilih OK dan tunggu sampai proses selesai.

    Karyawan yang didownload adalah semua karyawan. Jika Anda menghendaki hanya download karyawan yang baru ditambahkan saja atau karyawan lama saja, maka Anda dapat mengubah opsinya di menu Pengaturan > Cara Pemakaian > Pilihan Simple > Pengaturan Download Default.

  • Fingerspot Time Management Users Guide

    23

    Tampilan di atas adalah tampilan default (simple). Aplikasi ini juga menyediakan tampilan download yang lebih banyak opsinya. Jika Anda menginginkan tampilan yang lebih advance, maka Anda bisa ubah mode tampilannya melalui menu Pengaturan > Cara Pemakaian, pilih Pilihan Advance kemudian Simpan. Anda kembali ke menu Mesin untuk melakukan download karyawan. Cara download karyawan dalam tampilan advance adalah sebagai berikut : Pilih menu Mesin. Pilih mesin yang akan didownload

    datanya dengan menandai checkbox di sebelah kiri nama mesin (bisa lebih dari satu).

    Klik tombol Download User. Halaman disamping akan tampil.

    Jika Anda menggunakan koneksi kabel, maka pilih tombol Browse Mesin untuk menampilkan karyawan yang ada di mesin. Karyawan yang terdaftar di mesin yang sudah ada pula di database akan ditampilkan di jendela sebelah kiri sedangkan yang belum ada di database akan ditampilkan di sebelah kanan.

  • Fingerspot Time Management Users Guide

    24

    Pilih karyawan yang akan didownload datanya kemudian klik tombol Simpan ke database.

  • Fingerspot Time Management Users Guide

    25

    Keterangan :

    Kunci mesin : Opsi untuk mengunci mesin pada saat download karyawan berlangsung agar mesin tidak digunakan untuk scan.

    Tampilkan jumlah FP : Opsi untuk menampilkan jumlah sidik jari karyawan yang ada di mesin pada kolom FP (fingerprint).

    Sertakan FP : Opsi untuk menyertakan sidik jari pada saat download karyawan. Jika opsi ini dimatikan, maka data karyawan yang didownload tanpa sidik jari. Opsi ini juga berlaku untuk download melalui web dan melalui flash disk.

    Proses cepat (untuk FP banyak) : Jika jumlah karyawan yang didownload banyak, maka sebaiknya opsi ini dipilih, karena aplikasi akan menggunakan teknik yang berbeda dan lebih cepat jika karyawan yang didownload banyak.

    Tumpuk data lama : Jika diaktifkan, maka data yang berbeda di mesin akan menumpuk data yang sudah ada di database, termasuk di dalamnya Alias (nama karyawan di mesin), password, hak akses karyawan di mesin, nomor kartu RFID, dan sidik jari (FP). Opsi ini juga berlaku untuk download melalui web dan melalui flash disk.

  • Fingerspot Time Management Users Guide

    26

    Jika Anda menggunakan Flash disk, pilih tombol Browse Flash Disk kemudian tentukan dimana file hasil download flash disk dari mesin disimpan. Klik tombol OK.

    Selanjutnya pilih display dan algoritma sidik jari yang digunakan oleh mesin. Untuk versi algoritma, Anda dapat melihatnya di mesin. Sebagai contoh mesin Anda mempunyai layar warna dengan versi algoritma sidik jari VX.10.0, maka Anda pilih display TFT dan Algoritma sidik jari VX10.0.

    Klik OK untuk proses download. Pilih karyawan yang akan dimasukkan datanya kemudian klik tombol Simpan ke database.

  • Fingerspot Time Management Users Guide

    27

    . Data karyawan yang telah didownload akan mengisi daftar karyawan pada menu Karyawan untuk selanjutnya diatur dan dilengkapi datanya.

  • Fingerspot Time Management Users Guide

    28

    Upload Data dan Sidik Jari Karyawan Jika di dalam mesin sudah ada data karyawannya, upload data karyawan ini berguna untuk melengkapi data karyawan di mesin, misalnya untuk memberi nama, agar pada saat proses absensi muncul nama karyawan tersebut di layar mesin, karena pada beberapa mesin yang tidak dilengkapi T9 keypad tidak bisa memasukkan nama secara langsung di mesin. Jika mesin dalam kondisi kosong, maka upload data karyawan dimaksudkan untuk mengisi mesin yang kosong tadi dengan data karyawan yang dipilih. Upload bisa hanya berupa informasi karyawan (alias, hak akses dll), bisa juga beserta sidik jarinya. Upload dapat dilakukan melalui kabel jaringan, serial atau USB kabel maupun melalui flash disk tergantung dari koneksi yang digunakan oleh mesin. Berikut cara upload data karyawan ke mesin : Pilih menu Mesin. Pilih mesin yang akan diupload datanya

    dengan menandai checkbox di sebelah kiri nama mesin (bisa lebih dari satu).

    Klik tombol Upload User. Halaman di samping akan tampil.

  • Fingerspot Time Management Users Guide

    29

    Pilih karyawan yang akan diupload lalu tekan tombol OK. Halaman berikut akan tampil.

  • Fingerspot Time Management Users Guide

    30

    Jika mesin terkoneksi dengan kabel, pilih Melalui mesin. Kemudian tunggu hingga proses upload selesai.

  • Fingerspot Time Management Users Guide

    31

    Jika upload data melalui Flash disk, pilih melalui flash disk. Pastikan flash disk sudah terpasang pada komputer.

    Pilih drive flash disk Anda. Jika ada dua buah flash disk yang terpasang Anda harus menentukan flash disk yang akan diisi data karyawan. Jika flash disk yang terpasang hanya satu, maka aplikasi secara otomatis akan memilihkan untuk Anda. Kemudian pilih display dari mesin apakah hitam putih (black white) atau berwarna (TFT). Pilih juga versi algoritma sidik jari yang digunakan mesin. Untuk versi algoritma ini Anda bisa cek di daftar karyawan pada menu Karyawan, yaitu pada kolom FP9 atau FP10. Selanjutnya pilih OK dan tunggu sampai proses upload selesai.

    Data yang sudah masuk ke dalam flash disk dapat diupload ke mesin. Cara upload ke mesin

    menggunakan flash disk silahkan dibaca di buku manual mesin bersangkutan.

  • Fingerspot Time Management Users Guide

    32

    Karyawan yang diupload adalah karyawan karyawan yang dicentang atau dipilih. Jika Anda menghendaki pilihan yang lain, maka Anda dapat mengubah opsinya di menu Pengaturan > Cara Pemakaian > Pilihan Simple > Pengaturan Upload Default. Tampilan di atas adalah tampilan default (simple). Aplikasi ini juga menyediakan tampilan upload yang lebih banyak opsinya. Jika Anda menginginkan tampilan yang lebih advance, maka Anda bisa ubah mode tampilannya melalui menu Pengaturan > Cara Pemakaian, pilih Pilihan Advance kemudian Simpan. Anda kembali ke menu Mesin untuk melakukan upload karyawan. Cara upload karyawan dalam tampilan advance adalah sebagai berikut : Pilih menu Mesin. Pilih mesin yang akan diupload datanya dengan

    menandai checkbox di sebelah kiri nama mesin (bisa lebih dari satu).

    Klik tombol Upload User. Halaman disamping akan tampil.

    Pilih karyawan yang ada di jendela sebelah kiri, kemudian pindahkan ke jendela sebelah kanan dengan menggunakan tombol >.

    Di bawah jendela sebelah kanan, Anda dapat memilih opsi yang tersedia : Sertakan FP : Opsi dipilih jika ingin upload informasi karyawan beserta sidik jarinya. FP Saja : Opsi ini dipilih jika hanya PIN dan sidik jari

  • Fingerspot Time Management Users Guide

    33

    (FP) karyawan yang akan diupload. Informasi lain seperti alias, hak akses, password, nomor kartu RFID dan lain-lain tidak akan diupload. User yang memiliki FP saja : Opsi ini berarti hanya karyawan yang memiliki sidik jari saja yang diupload. Karyawan yang tidak memiliki sidik jari tidak akan diupload, meskipun telah dipilih sebelumnya.

    Di bawah pilihan upload melalui, terdapat tiga pilihan, yaitu : Mesin Pilihan digunakan jika mesin dan aplikasi terhubung dengan kabel jaringan, serial maupun USB. Setelah Anda memilih mesin, kemudian tekan tombol Upload. Tunggu hingga proses upload selesai.

  • Fingerspot Time Management Users Guide

    34

    Catatan : Opsi kunci mesin digunakan jika menginginkan aplikasi mengunci mesin pada saat proses

    upload sedang berlangsung agar mesin tidak dapat digunakan scan pada saat proses berlangsung.

    Web Pilihan ini digunakan jika Anda akan meng-upload karyawan ke mesin melalui website yang disediakan Fingerspot. Setelah Anda memilih web, pilih versi algoritma sidik jari yang digunakan mesin, pilihannya adalah VX9.0 dan VX10.0. Lalu tekan tombol Upload. Tentukan dimana file yang akan diupload diletakkan. Misalnya di Desktop. Setelah proses selesai, Anda dapat memeriksa di Dekstop komputer Anda telah ada dua buah file dengan nama userinfo.fin dan template.fin. File-file inilah yang nantinya diupload melalui web. Cara upload ke web bisa dibaca pada manual penggunaan web bersangkutan.

  • Fingerspot Time Management Users Guide

    35

    Flash disk Pilihan ini digunakan jika Anda akan meng-upload karyawan ke mesin melalui flash disk. Setelah Anda memilih flash disk, langkah selanjutnya adalah memilih display dan versi algoritma sidik jari (FP) yang digunakan mesin. Black White untuk mesin dengan layar hitam putih, TFT untuk layar warna. Versi algoritma yang digunakan karyawan bisa dilihat di menu Karyawan pada kolom FP9 dan FP10, atau bisa dicek langsung di mesin.

    Setelah Anda memilih display dan algoritma sidik jari, Anda tekan tombol Upload. Tentukan dimana file akan diletakkan. Anda dapat meletakkan langsung di drive flash disk atau di hard disk Anda. Kemudian upload file tersebut ke mesin melalui flash disk yang di dalamnya sudah terdapat file hasil upload dari aplikasi. Cara upload ke mesin bisa dibaca pada manual mesin masing-masing.

  • Fingerspot Time Management Users Guide

    36

    Selain upload data karyawan, pada halaman upload advance ini, Anda juga dapat menghapus karyawan yang ada di mesin. Fasilitas ini letakkan di sebelah kiri bawah halaman.

    Cara menghapus karyawan di mesin melalui halaman upload adalah sebagai berikut : Pilih menu Mesin. Pilih mesin yang akan dihapus datanya dengan menandai checkbox di sebelah kiri nama mesin (bisa

    lebih dari satu). Klik tombol Upload User. Halaman berikut akan tampil.

  • Fingerspot Time Management Users Guide

    37

    .. Pilih karyawan yang akan di hapus di

    jendela sebelah kiri, kemudian pindahkan ke jendela sebelah kanan dengan menggunakan tombol >.

    Tekan tombol Hapus data di mesin yang terletak di sebelah kiri bawah halaman ini untuk proses hapus. Opsi yang tersedia untuk hapus data karyawan ini adalah :

    FP Saja : hanya data FP (Fingerprint) alias sidik jari karyawan terpilih yang akan dihapus. Password saja : hanya password karyawan di mesin yang akan dihapus. Jika kedua pilihan di atas tidak dipilih, maka aplikasi akan menghapus seluruh data karyawan terpilih termasuk sidik jari (FP), password, maupun data yang lain.

    Hapus juga di database : data karyawan yang sudah ada di database akan ikut terhapus bersamaan dengan data karyawan yang ada di mesin. Kunci mesin : digunakan untuk mengunci mesin saat proses hapus berlangsung.

  • Fingerspot Time Management Users Guide

    38

    Download Data Presensi Karyawan

    Data presensi yang sudah terkumpul di mesin harus didownload ke aplikasi untuk selanjutnya mengalami penghitungan, kecuali jika Anda menggunakan fasilitas realtime, maka data presensi akan langsung masuk ke dalam aplikasi secara langsung pada saat karyawan melakukan scan.

    Download data presensi dilakukan pada saat Anda akan melakukan perhitungan absensi karyawan atau Anda jadwalkan secara teratur melalui download otomatis yang bisa Anda isikan pada isian tambah mesin. Hal lain yang perlu Anda perhatikan adalah kapasitas tampung mesin. Setiap mesin mempunyai kapasitas penyimpanan yang berbeda. Jika kapasitas sudah penuh, maka karyawan Anda tidak dapat melakukan scan lagi. Oleh karena itu perlu dilakukan proses pengecekan data presensi yang sudah ada di mesin. Anda dapat memeriksa jumlah data presensi di mesin melalui menu Mesin > Pengaturan > Informasi Mesin. Jika data presensi sudah mendekati daya tampung maksimal mesin, sebaiknya segera Anda download data presensi tersebut dan kemudian hapus data presensi yang ada di mesin agar dapat digunakan scan kembali oleh karyawan Anda. Untuk menghapus data presensi dapat dilakukan melalui menu Mesin > Pengaturan > Hapus semua data presensi saja di mesin atau Anda dapat menghapusnya langsung melalui mesin.

    Cara download data presensi karyawan dari mesin adalah sebagai berikut : Pilih menu Mesin. Pilih mesin yang akan didownload datanya dengan menandai checkbox di sebelah kiri nama mesin (bisa

    lebih dari satu). Klik tombol Download Presensi. Halaman berikut akan tampil.

  • Fingerspot Time Management Users Guide

    39

    Tersedia tiga pilihan, yaitu Melalui mesin, Melalui web dan Melalui flashdisk.

  • Fingerspot Time Management Users Guide

    40

    Melalui mesin Pilihan ini Anda pilih jika mesin dan aplikasi terkoneksi melalui kabel LAN, serial dan USB. Anda hanya tinggal klik tombol Melalui mesin kemudian tunggu hingga proses download presensi selesai.

  • Fingerspot Time Management Users Guide

    41

    Melalui web Pilihan ini Anda pilih jika menggunakan file download dari website Fingerspot. Anda hanya perlu menentukan dimana file yang Anda download dari web.

  • Fingerspot Time Management Users Guide

    42

    Melalui flash disk Pilihan ini dipilih jika Anda menggunakan media flashdisk untuk transfer data presensi dari mesin ke aplikasi. Sebelum memilih tombol ini, pastikan Anda sudah memasang flash disk yang berisi data presensi dari mesin ke komputer. Cara download data presensi menggunakan flash disk dari mesin ke flash disk dapat Anda baca pada manual mesin masing-masing. Setelah Anda memasang flash disk pada komputer, klik tombol melalui flash disk, tampilan berikut akan muncul.

    Pilih drive flash disk Anda. Jika ada dua buah flash disk yang terpasang Anda harus menentukan flash disk yang mana yang ada datanya. Jika flash disk yang terpasang hanya satu, maka aplikasi secara otomatis akan memilihkan untuk Anda. Kemudian pilih display dari mesin apakah hitam putih (black white) atau berwarna (TFT). Kemudian pilih OK dan tunggu sampai proses selesai. Data presensi yang didownload adalah semua data. Jika Anda menghendaki hanya download data terbaru saja atau opsi yang lain, maka Anda dapat mengubah opsinya di menu Pengaturan > Cara Pemakaian > Pilihan Simple > Pengaturan Download Presensi.

  • Fingerspot Time Management Users Guide

    43

    Tampilan di atas adalah tampilan default (simple). Aplikasi ini juga menyediakan tampilan download yang lebih banyak opsinya. Jika Anda menginginkan tampilan yang lebih advance, maka Anda bisa ubah mode tampilannya melalui menu Pengaturan > Cara Pemakaian, pilih Pilihan Advance kemudian Simpan. Anda kembali ke menu Mesin untuk melakukan download presensi. Cara download presensi dalam tampilan advance adalah sebagai berikut : Pilih menu Mesin. Pilih mesin yang akan didownload datanya dengan menandai checkbox di sebelah kiri nama mesin (bisa

    lebih dari satu). Klik tombol Download Presensi. Halaman berikut akan tampil.

  • Fingerspot Time Management Users Guide

    44

    Jika Anda menggunakan koneksi kabel, maka pilih tombol Download melalui mesin untuk mulai download data presensi karyawan. Tetapi sebelumnya Anda dapat memilih opsi yang tersedia : Download terbaru saja : hanya download data yang belum pernah didownload sebelum tanggal tercantum. Download mulai tanggal : download data mulai tanggal tercantum sampai saat didownload. Download semua data : download seluruh data yang tersimpan di mesin. Hapus data presensi setelah download : setelah proses download selesai, maka data presensi karyawan di mesin akan dihapus. Tambahkan PIN baru ke database : Jika ada data presensi karyawan yang karyawan tersebut belum terdaftar di aplikasi, maka setelah download presensi, aplikasi akan menambahkan data karyawan tersebut ke daftar karyawan. Kunci mesin : Opsi untuk mengunci mesin pada saat download presensi berlangsung agar mesin tidak digunakan untuk scan.

  • Fingerspot Time Management Users Guide

    45

    Jika Anda download data presensi dari Web, maka pilih tombol Download melalui web. Tentukan dimana file hasil download dari web disimpan. Klik tombol OK dan tunggu proses hingga selesai.

    Jika Anda menggunakan Flash disk, pilih tombol Download melalui

    Flash Disk kemudian pilih jenis layar mesin, selanjutnya tentukan dimana file hasil download flash disk dari mesin disimpan. Klik tombol OK dan tunggu proses hingga selesai

    Ekspor Impor Data Presensi antar Aplikasi FTM Dalam aplikasi ini, Anda dapat melakukan ekspor dan impor data presensi antar aplikasi FTM. Hal seperti ini dibutuhkan jika Anda menginginkan transfer data presensi dari kantor cabang lain yang belum mempunya fasilitas jaringan dan Anda menghendaki kiriman data dalam bentuk file. File yang akan diimpor adalah file hasil ekspor aplikasi FTM. Sebenarnya Anda dapat meminta file yang didownload langsung dari mesin menggunakan flashdisk, tetapi ada beberapa jenis mesin yang tidak mempunyai fasilitas download upload menggunakan media flashdisk. Oleh karena itu, Anda dapat memanfaatkan fasilitas ekspor impor data presensi yang ada dalam aplikasi ini. 1. Ekspor Data Presensi

    Ekspor data presensi dilakukan melalui menu Laporan. pada menu Laporan, pilih Tab Perhitungan Absensi, kemudian pilih tab Data Scan. Tentukan rentang tanggal data yang akan diekspor. Pilih format

  • Fingerspot Time Management Users Guide

    46

    ekspor data WEB pada bagian format eksport, kemudian klik tombol Export. Anda akan diminta untuk menyimpan file hasil ekspor. File inilah yang nantinya akan diimpor.

    2. Impor Data Presensi Impor data presensi dilakukan melalui menu Mesin, yaitu pada sub menu Download Presensi. Impor dilakukan melalui pilihan Web, sama seperti ketika Anda download data presensi melalui web. Setelah Anda klik tombol Download melaui web, Anda akan diminta menentukan dimana file hasil ekspor disimpan.

  • Fingerspot Time Management Users Guide

    47

    Pengaturan Menu ini digunakan untuk melihat informasi mesin melalui aplikasi. Tersedia juga beberapa perintah terhadap mesin yang bisa dilakukan dari aplikasi. Pilih menu Mesin. Pilih mesin yang akan dilihat dengan menandai checkbox di sebelah kiri nama mesin (bisa lebih dari satu). Klik tombol Pengaturan. Halaman berikut akan tampil.

  • Fingerspot Time Management Users Guide

    48

    Ada beberapa tombol pada halaman ini, yaitu :

    Informasi Mesin : untuk menampilkan jumlah user, jumlah FP (sidik jari), dan jumlah data presensi yang ada di mesin.

    Ubah Waktu Mesin : untuk mengubah waktu di mesin sesuai dengan waktu di komputer.

    Restart Mesin : untuk merestart mesin.

    Hapus Administrator : mengubah hak akses user dari admin ke user biasa. Admin adalah karyawan yang berhak untuk akses menu mesin, sedangkan user biasa hanya bisa melakukan verifikasi atau absen saja.

    Hapus Semua Data User Di Mesin : Untuk menghapus seluruh data karyawan di mesin.

    Hapus Semua Data Presensi : Untuk menghapus seluruh data presensi (data scan) di mesin.

    Hapus Semua Data Operasional Mesin : Untuk menghapus catatan pemakaian mesin oleh admin.

    Hapus Semua Data: untuk menghapus seluruh data di mesin meliputi user, presensi, dan operasional.

    Ubah Format Tanggal Mesin : untuk mengubah format tanggal yang ada di mesin sesuai dengan format tanggal yang di pilih.

  • Fingerspot Time Management Users Guide

    49

    KARYAWAN Pengaturan Departemen Pilih menu Karyawan kemudian klik tombol Departemen yang ada di sebelah kanan bawah halaman menu karyawan ini. Tampilan berikut akan tampil :

  • Fingerspot Time Management Users Guide

    50

    Terlihat sudah terdapat nama departemen Induk dengan nama Fingerspot. Anda dapat mengganti dengan nama perusahaan atau nama kantor cabang perusahaan Anda dengan memilih nama departemen induk tersebut kemudian klik tombol Edit. Ganti namanya kemudian klik OK.

    Untuk menambah departemen di bawah nama departemen induk, pilih nama departemen induk lalu klik tombol Add. Isi nama departemen kemudian klik OK. Untuk menambah sub departemen, pilih departemen induknya lalu klik tombol Add, isi nama sub departemen kemudian klik OK.

  • Fingerspot Time Management Users Guide

    51

    Jika ingin mengubah nama departemen, Anda pilih departemen bersangkutan kemudian klik tombol Edit , ubah nama departemen lalu klik OK. Jika Anda ingin menghapus departemen, pilih departemen bersangkutan kemudian klik tombol Hapus lalu OK untuk konfirmasi .

  • Fingerspot Time Management Users Guide

    52

    Cabang dan Jabatan Pengaturan Cabang dan Jabatan sama dengan operasional pada Pengaturan Departemen, hanya saja Anda tidak bisa membuat sub seperti pada departemen. Anda hanya dapat membuat daftar cabang atau daftar jabatan.

  • Fingerspot Time Management Users Guide

    53

    Tambah Data Karyawan Karyawan dapat ditambahkan secara manual maupun ditambahkan dari mesin melalui proses download karyawan. Jika karyawan ditambahkan melalui proses download karyawan dari mesin, langkah selanjutnya adalah melengkapi datanya dengan tombol Ubah. Kemudian Anda pindahkan ke departemen masing-masing menggunakan tombol Pindah. Tentunya daftar departemen telah Anda tambahkan sebelumnya. Jika Anda ingin menambahkan karyawan secara manual, maka Anda masuk ke menu Karyawan kemudian klik tombol Tambah. Isi sesuai dengan data karyawan yang ada terutama PIN, NIK, Nama dan Alias (nama di mesin), lalu klik tombol Simpan Ubah Data Karyawan

    Jika ada data karyawan yang akan diubah datanya, masuk ke menu Karyawan, pilih karyawan yang akan diubah dengan menandai pada checkbox yang ada di sebelah kiri karyawan, kemudian klik tombol Ubah. Lakukan pengubahan seperlunya dan simpan kembali.

  • Fingerspot Time Management Users Guide

    54

    Hapus Data Karyawan Karyawan yang sudah tidak diperlukan lagi datanya dapat Anda hapus dari daftar karyawan. Caranya masuk ke menu Karyawan, pilih karyawan yang akan dihapus dengan menandai checkbox yang ada di sebelah kiri karyawan, kemudian klik tombol Hapus. Tekan OK jika muncul konfirmasi untuk menghapus.

    Impor Data Karyawan dari File Excel Impor data karyawan melalui file excel disediakan untuk memudahkan pengisian daftar karyawan apalagi jika jumlah karyawan yang akan dimasukkan banyak. Berikut cara mengisi data karyawan menggunakan file excel : Siapkan file daftar karyawan dalam format excel. Pilih menu Karyawan.

  • Fingerspot Time Management Users Guide

    55

    Klik tombol Impor Xls, muncul 2 pilihan Default dan Customize. Pilihan Default berarti Anda harus menggunakan file Excel yang telah disediakan oleh FTM. File tersebut berada di folder instalasi aplikasi ini. Pilihan Customize berarti Anda dapat menggunakan file Anda sendiri.

    Default Silahkan isi file excel yang telah disediakan aplikasi dengan data karyawan Anda. Pilih default dan tampilan berikut akan tampil :

    Tekan tombol pada kolom Path File Excel untuk mencari file Excel berada.

  • Fingerspot Time Management Users Guide

    56

    Tekan tombol Import dan tunggu sampai proses selesai.

  • Fingerspot Time Management Users Guide

    57

    Customize Silahkan siapkan file Excel yang telah diisi data karyawan. Pilih Customuze dan tampilan berikut akan tampil :

  • Fingerspot Time Management Users Guide

    58

    Browse file excel yang telah sebelumnya disiapkan. Cocokkan kolom yang ada di kiri dengan kolom dari tampilan file Excel

    Klik tombol Import Catatan : Opsi tumpuk data digunakan untuk menumpuk data yang sudah ada di daftar karyawan dengan data dari excel jika ditemukan kesamaan PIN.

  • Fingerspot Time Management Users Guide

    59

    Memindahkan Karyawan Jika Anda menambahkan karyawan melalui download dari mesin, maka seluruh karyawan akan menempati induk departemen. Untuk itu perlu dipindahkan ke departemen masing-masing. Untuk memindahkan karyawan, pilih karyawan yang akan dipindahkan, kemudian tekan tombol Pindah. Setelah form pindah departemen muncul, pilih departemen yang dikehendaki, kemudian Simpan.

  • Fingerspot Time Management Users Guide

    60

    Menentukan Jadwal Kerja Karyawan Setelah Anda membuat jam kerja, shift dan merangkai shift tersebut tersebut dalam suatu dasar jadwal maka selanjutnya Anda menentukan dasar jadwal tersebut akan dijalani oleh karyawan yang mana. Pembuatan shift dan dasar jadwal dapat Anda lihat pada halaman 70. Jadwal kerja dapat ditentukan untuk semua karyawan, per departemen ataupun per karyawan. Anda dapat memanfaatkan fasilitas filter pada daftar karyawan di menu Karyawan. Pada menu Karyawan juga tersedia fasilitas Tampung yang dapat digunakan untuk menyimpan karyawan yang dipilih kemudian mencari karyawan berikutnya dan menyimpannya lagi ke dalam tampung. Fasilitas ini juga memungkinkan Anda menggunakan daftar di dalamnya berkali-kali tanpa harus memilih karyawan lagi. Berikut cara untuk menjadwalkan karyawan : Masuk ke menu Karyawan. Pilih karyawan yang akan dibuatkan jadwal dengan menandai checkbox di sebelah kiri karyawan.

    Jika Anda ingin menggunakan fasilitas Tampung, maka aktifkan dulu fasilitas ini dengan menandai checkbox yang ada di sebelah kiri tombol Tampung. Pilih karyawan kemudian klik tombol Tampung untuk memilih karyawan tersebut. Cari lagi karyawan yang akan dibuatkan jadwal lalu klik tampung lagi.

    Setelah selesai memilih karyawan, klik tombol Dasar jadwal. Halaman berikut akan tampil.

  • Fingerspot Time Management Users Guide

    61

    Pilih dasar jadwal yang tersedia. Tentukan Tgl Mulai berlakunya jadwal tersebut. Klik Simpan. Jadwal akan berlaku sejak tanggal mulai yang ditentukan tanpa ada batas akhirnya. Jadwal akan berakhir jika Anda membuat jadwal baru. Jadi batas berlakunya jadwal pertama adalah tanggal mulai jadwal kedua. Batas berlakunya jadwal kedua adalah tanggal mulai jadwal ketiga dan seterusnya. Misalnya jadwal reguler teknisi dimulai tanggal 1 Desember 2011. Jadwal ini akan berakhir pada tanggal 31 Desember 2011 karena ada jadwal baru puasa yang dimulai tanggal 1 Januari 2012. Jadwal puasa ini juga akan berakhir pada tanggal 31 Januari 2012 karena karyawan menggunakan jadwal teknisi kembali mulai tanggal 1 Februari 2012.

  • Fingerspot Time Management Users Guide

    62

    Memasukkan Izin Absensi Jika ada satu atau sebagian karyawan yang izin tidak masuk karena alasan tertentu, maka Anda dapat menambahkan izin tersebut. Masuk ke menu Karyawan. Pilih karyawan yang akan ditambahkan izin

    dengan menandai checkbox di sebelah kiri karyawan. Jika Anda ingin menggunakan fasilitas Tampung, maka aktifkan dulu fasilitas ini dengan menandai checkbox yang ada di sebelah kiri tombol Tampung. Pilih karyawan kemudian klik tombol Tampung untuk memilih karyawan tersebut. Cari lagi karyawan yang akan dimasukkan izinnya lalu klik tampung lagi. Fasilitas ini optional, Anda dapat menggunakannnya ataupun tidak.

    Setelah selesai memilih karyawan, klik tombol Izin Absensi. Halaman disamping akan tampil.

    Tentukan jenis izin, tanggal dan keterangan. Klik Simpan.

  • Fingerspot Time Management Users Guide

    63

    Menambahkan Izin Scan Jika salah satu atau sebagian karyawan lupa melakukan scan dan ingin Anda tambahi scan tersebut di menu ini, maka Anda dapat menambahkan scan yang terlupa tersebut. Pada sub menu Izin Scan, Anda juga dapat memasukkan izin datang terlambat, izin pulang cepat dan izin tidak istirahat. Untuk izin lupa scan dan tambah scan, maka aplikasi akan menambahkan scan yang tidak ada. Sedangkan untuk izin terlambat dan pulang cepat, maka aplikasi akan menghilangkan nilai telambat dan pulang cepat dari karyawan yang mengalami keterlambatan maupun pulang sebelum waktunya tersebut. Sementara itu izin tidak istirahat digunakan untuk karyawan yang terpaksa tidak bisa istirahat karena ada kewajiban yang harus diselesaikan. Dengan izin tersebut, maka durasi jam kerja si karyawan tidak akan dipotong. Izin tidak istirahat ini digunakan hanya jika pada shift digunakan jenis Istirahat Wajib. Cara menambahkan Izin Scan adalah sebagai berikut : Masuk ke menu Karyawan. Pilih karyawan yang akan ditambahkan izin dengan menandai checkbox di sebelah kiri karyawan.

    Jika Anda ingin menggunakan fasilitas Tampung, maka aktifkan dulu fasilitas ini dengan menandai checkbox yang ada di sebelah kiri tombol Tampung. Pilih karyawan kemudian klik tombol Tampung untuk memilih karyawan tersebut. Cari lagi karyawan yang akan ditambahkan izin lalu klik tampung lagi. Fasilitas ini optional, Anda dapat menggunakannnya ataupun tidak.

    Setelah selesai memilih karyawan, klik tombol Izin Scan. Halaman berikut akan tampil.

  • Fingerspot Time Management Users Guide

    64

    Tentukan jenis, tanggal dan keterangan. Klik Simpan.

  • Fingerspot Time Management Users Guide

    65

    Membuat Jadwal Per Karyawan

    Sebelumnya sudah dijelaskan tentang cara menentukan jadwal dengan dasar jadwal. Dasar jadwal mempunyai rotasi yang berurutan, mempunyai pola tertentu dan shift-shift yang berada di dalamnya dapat berlaku secara otomatis. Tetapi pada kondisi jam kerja yang tidak beraturan polanya, maka Anda tidak dapat menggunakan dasar jadwal. Oleh karena itu, aplikasi ini menyediakan cara membuat jadwal secara manual. Di sini Anda dapat menentukan jadwal karyawan per tanggal. Anda dapat menentukan pada tanggal x karyawan menggunakan shift x. Jadwal ini dibuat berdasarkan jadwal yang dibuat oleh perusahaan.

    Jadwal per Karyawan ini dapat Anda gunakan sebagai jadwal utama atau sebagai alat bantu pada kondisi tertentu. Jika Anda menggunakannya sebagai jadwal utama, maka Anda tidak perlu memasukkan dasar jadwal pada karyawan. Tetapi jika Anda menggunakannya sebagai alat bantu dan digunakan pada saat-saat tertentu saja, maka Anda tetap wajib menentukan dasar jadwal pada karyawan.

    Jadwal per Karyawan ini mempunyai prioritas lebih tinggi daripada dasar jadwal. Jadi aplikasi akan memeriksa terlebih dahulu, apakah pada hari tertentu terdapat Jadwal per Karyawan atau tidak. Jika ada maka aplikasi akan memproses data presensi berdasarkan jadwal per karyawan ini dan mengabaikan dasar jadwal. Tetapi jika tidak ada, maka aplikasi akan memproses berdasarkan dasar jadwal. Cara membuat jadwal per karyawan adalah sebagai berikut : Masuk ke menu Karyawan. Pilih karyawan yang akan dibuatkan jadwal dengan menandai checkbox di sebelah kiri karyawan.

    jika Anda ingin menggunakan fasilitas Tampung, maka aktifkan dulu fasilitas ini dengan menandai checkbox yang ada di sebelah kiri tombol Tampung. Pilih karyawan kemudian klik tombol Tampung

  • Fingerspot Time Management Users Guide

    66

    untuk memilih karyawan tersebut. Cari lagi karyawan yang akan dibuatkan jadwal lalu klik tampung lagi. Fasilitas ini optional, Anda dapat menggunakannnya ataupun tidak.

    Setelah selesai memilih karyawan, klik tombol Jadwal Karyawan. Halaman berikut akan tampil.

    Pilih area yang akan diisi shift, kemudian arahkan pointer mouse ke sebelah kanan. Daftar shift akan muncul. Pilih salah satu shift dengan klik dua kali atau double click. Kode shift yang dipilih akan tampil pada area yang dipilih.

    Klik Simpan.

    Catatan : - Anda juga bisa melakukan copy paste shift yang telah dimasukkan. - Pengisian shift juga bisa dilakukan dengan file excel yang diekspor dari halaman ini. File excel yang

    telah diisi dapat diimpor kembali ke jadwal karyawan ini.

  • Fingerspot Time Management Users Guide

    67

    Surat Perintah Lembur Pada aplikasi ini, lembur dapat langsung disetujui secara otomatis oleh aplikasi atau harus menggunakan Surat Perintah Lembur (SPL). Jika menggunakan SPL, maka hanya lembur yang mempunyai SPL yang akan disetujui. Untuk menentukan apakah lembur disetujui oleh aplikasi secara langsung atau menggunakan SPL, Anda dapat mengaturnya di menu Pengaturan > Pengaturan Shift>Perhitungan Lembur. Cara menambahkan Surat Perintah Lembur :

    Masuk ke menu Karyawan. Pilih karyawan yang akan dimasukkan SPL-nya

    dengan menandai checkbox di sebelah kiri karyawan.

    Setelah selesai memilih karyawan, klik tombol Surat Perintah Lembur. Halaman berikut akan tampil.

    Pilih Shift dimana lembur dijadwalkan. Pilih tanggal berlaku dan jenis lemburnya. Sebagian

    berarti untuk lembur yang melekat pada shift seperti Lembur Awal dan Lembur Akhir, sedangkan Penuh berarti lembur yang satu shift penuh.

    Klik Simpan.

  • Fingerspot Time Management Users Guide

    68

    Akses Laporan dari menu Karyawan Laporan dapat dibuat melalui dua jalan, yaitu melalui menu Laporan dan melalui menu Karyawan. Kelebihan proses laporan dari menu Karyawan adalah Anda dapat memilih karyawan dengan menggunakan fasilitas tampung yang memungkinkan memilih karyawan yang berbeda departemen dengan lebih mudah. Cara mengakses laporan dari menu karyawan: Masuk ke menu Karyawan. Pilih karyawan yang akan diproses laporannya dengan menandai checkbox di sebelah kiri karyawan.

    Jika Anda ingin menggunakan fasilitas Tampung, maka aktifkan dulu fasilitas ini dengan menandai checkbox yang ada di sebelah kiri tombol Tampung. Pilih karyawan kemudian klik tombol Tampung untuk memilih karyawan tersebut. Cari lagi karyawan yang akan diproses laporannya lalu klik tampung lagi. Fasilitas ini optional, Anda dapat menggunakannnya ataupun tidak.

    Setelah selesai memilih karyawan, klik tombol Laporan. Anda akan diantarkan ke menu laporan. Di sini Anda dapat memproses laporan. Untuk proses laporan, silahkan merujuk ke menu Laporan pada

    halaman 107. Catatan : Daftar karyawan yang dipilih akan tampil di menu Laporan pada bagian tampung.

  • Fingerspot Time Management Users Guide

    69

    Kalender Karyawan Sub menu pada menu Karyawan ini digunakan untuk melihat kalender karyawan per bulannya yang menampilkan data terlambat, pulang cepat, istirahat lebih serta izin. Masih dalam menu Karyawan, pilih karyawan yang akan dilihat kalendernya. Setelah selesai memilih karyawan, klik tombol Kalender karyawan. Anda akan melihat tampilan

    berikut:

    Di gambar terlihat izin sakit dan cuti karyawan pada tanggal 10 dan 11.

  • Fingerspot Time Management Users Guide

    70

    JADWAL

    Jadwal kerja dibuat dari serangkaian Shift yang dihimpun dalam Dasar Jadwal. Shift sendiri berisi jam kerja

    yang merupakan rumus dari penghitungan absensi karyawan, oleh karena itu harus dibuat dengan benar.

    Setelah shift dibuat kemudian dirangkai dalam Dasar Jadwal. Dasar jadwal inilah yang nantinya akan melekat

    pada masing-masing karyawan.

    Hal yang penting untuk diingat, bahwa aplikasi ini digunakan mesin yang jenisnya standalone, artinya seluruh

    pengaturan di sini dapat Anda buat dan ubah sewaktu-waktu jika ternyata ada karyawan yang bekerja di luar

    aturan yang telah ditetapkan. Keputusan pembuatan laporan tidak terjadi seketika ketika proses scan

    berlangsung seperti pada jenis mesin absensi online (PC-Based). Laporan dapat dibuat di waktu yang

    berbeda dengan saat karyawan scan.

    Shift

    Shift merupakan kumpulan dari jam kerja karyawan yang disertai dengan aturan dan batasan tertentu.

    Termasuk di dalamnya adalah jam masuk, jam pulang, lembur, istirahat dan hitungan durasi kerja karyawan.

    Dengan aturan dan batasan inilah aplikasi dapat menentukan perhitungan absensi karyawan. Dengan aturan

    dan batasan inilah aplikasi dapat menentukan apakah karyawan terlambat, pulang lebih cepat, lembur dan

    sebagainya. Jika di dalam perusahaan Anda menggunakan banyak shift, maka Anda harus membuat seluruh

    shift tersebut. Selanjutnya Anda dapat mengelompokkan shift-shift tersebut dalam Dasar Jadwal

    berdasarkan kelompok kerja karyawan Anda.

  • Fingerspot Time Management Users Guide

    71

    Tambah Shift Pilih menu Jadwal, lalu pilih tab Shift. Klik tombol Tambah dan Anda akan melihat tampilan pengisian shift berikut :

    Silahkan isi sesuai dengan jam kerja yang berlaku. - Nama Shift : Nama shift sebenarnya dapat Anda isi dengan istilah Anda sendiri, tetapi sebaiknya

    nama yang memudahkan Anda untuk mengingat shift tersebut karena nantinya nama shift ini digunakan di pengelompokkan dasar jadwal. Misalnya Senin-Jumat untuk jam kerja yang berlaku di hari Senin sampai Jumat. Jika Anda memiliki beberapa departemen maka Anda bisa membuat nama shift tersebut menjadi Senin-Jumat Departemen A, Senin-Jumat Departemen B dan sebagainya. Anda dapat juga memberi nama Shift 1, Shift 2 dan seterusnya jika nantinya ada karyawan yang menggunakan jam kerja lebih dari satu.

    - Kode : kode shift untuk membedakan shift yang satu dengan shift yang lain. Penggunaan kode ini sangat dibutuhkan pada pembuatan jadwal per karyawan. (Hal 65).

    - Jam Masuk : Jam masuk kerja karyawan. Misalnya Anda isi jam 07.00.

  • Fingerspot Time Management Users Guide

    72

    - Jam Keluar : Jam selesai kerja karyawan. Misalnya Anda isi jam 15.00. - Harus Scan : ada 4 pilihan, yaitu : In&Out, In, Out, In/Out. In&Out mewajibkan scan pada jam

    masuk dan jam pulang, jika tidak scan salah satu dapat dianggap tidak masuk atau diberi sanksi sesuai dengan yang diatur di menu Pengaturan>Pengaturan Shift. In mewajibkan scan pada jam masuk saja. Jika tidak scan masuk, maka karyawan dianggap tidak hadir. Out mewajibkan scan pada jam pulang saja. Jika tidak scan pulang, maka karyawan dapat dianggap tidak hadir. In/Out membolehkan scan salah satu baik pada jam masuk maupun jam pulang.

    - Durasi : Lama jam kerja. Tersedia 2 jenis perhitungan lama jam kerja yang dapat dipilih yaitu durasi efektif dan aktual. Durasi efektif dihitung dari Jam Keluar Jam Masuk kemudian akan dikurangi istirahat, terlambat dan pulang cepat jika ada. Misalnya Jam Keluar 15.00, Jam Masuk 07.00, maka durasi efektif maksimal adalah 480 menit. Jika karyawan Istirahat 60 menit dan terlambat 10 menit, maka durasi efektif menjadi 480-60-10 = 410 menit. Pada isian shift ini Anda dapat menentukan sendiri nilai maksimal dari durasi efektif, jika Anda kosongkan, maka aplikasi akan menghitung sesuai dengan rumus yang telah dijelaskan. Durasi aktual dihitung dari Scan Keluar Scan Masuk kemudian akan dikurangi istirahat, terlambat dan pulang cepat jika ada. Misalnya Scan Keluar karyawan 15.30, Scan Masuk karyawan 06.30, maka durasi aktual adalah 540 menit. Jika karyawan Istirahat 60 menit dan pulang cepat 10 menit, maka durasi efektif menjadi 540-60-10 = 470 menit. Pada isian shift ini durasi aktual mempunyai dua isian, yaitu : durasi minimal dianggap setengah kerja dan durasi maksimal dianggap kerja penuh. Jika tidak diisi maka aplikasi akan menghitung sesuai rumus yang telah dijelaskan.

  • Fingerspot Time Management Users Guide

    73

    - Count As : Hitungan berapa hari kerja shift tersebut. Isian default adalah 1 yang berarti 1 hari. Jika diisi 2, maka shift tersebut akan dihitung 2 hari kerja. Jika diisi 0,5, maka shift tersebut dihitung setengah hari.

    - Shift lembur : Jika pilihan ini dipilih, maka sepanjang shift tersebut dihitung sebagai lembur. Panjang lembur ditentukan oleh pilihan durasi yang digunakan, apakah dihitung berdasarkan Jam Masuk dan Jam Keluar (Durasi Efektif) atau berdasarkan Scan Masuk dan Scan Keluar (Durasi Aktual).

    - Shift Terpendek : Pilihan ini untuk menentukan shift terpendek dari shift yang digunakan seorang karyawan. Penentuan shift terpendek digunakan jika lembur dihitung menggunakan indeks lembur.

    Klik Simpan. Contoh pengisian bisa dilihat sebagai berikut :

    Tampilan di atas adalah tampilan default (simple). Aplikasi ini juga menyediakan tampilan input shift yang lebih banyak opsinya. Jika Anda menginginkan tampilan yang lebih advance, maka Anda bisa ubah mode

  • Fingerspot Time Management Users Guide

    74

    tampilannya melalui menu Pengaturan > Cara Pemakaian, pilih Pilihan Advance kemudian Simpan. Anda kembali ke menu Jadwal untuk melakukan tambah shift. Cara tambah shift pada mode advance adalah sebagai berikut : Pilih menu Jadwal, lalu pilih tab Shift. Klik tombol Tambah dan Anda akan melihat tampilan pengisian shift berikut :

  • Fingerspot Time Management Users Guide

    75

    Silahkan isi sesuai dengan jam kerja yang berlaku. - Nama Shift : Nama shift sebenarnya dapat Anda isi dengan istilah Anda sendiri, tetapi sebaiknya

    nama yang memudahkan Anda untuk mengingat shift tersebut karena nantinya nama shift ini digunakan di pengelompokkan dasar jadwal nantinya. Misalnya Senin-Jumat untuk jam kerja yang berlaku di hari Senin sampai Jumat. Jika Anda memiliki beberapa departemen maka Anda bisa membuat nama shift tersebut menjadi Senin-Jumat Departemen A, Senin-Jumat Departemen B dan sebagainya. Anda dapat juga memberi nama Shift 1, Shift 2 dan seterusnya jika nantinya ada karyawan yang menggunakan jam kerja lebih dari satu.

    - Kode : kode shift untuk membedakan shift yang satu dengan shift yang lain. Penggunaan kode ini sangat dibutuhkan pada pembuatan jadwal per karyawan. (Hal. 63).

    - Harus Scan : ada 4 pilihan, yaitu : In&Out, In, Out, In/Out. In&Out mewajibkan scan pada jam masuk dan jam pulang, jika tidak scan salah satu dapat dianggap tidak masuk atau diberi sanksi sesuai dengan yang diatur di menu Pengaturan>Pengaturan Shift. In mewajibkan scan pada jam masuk saja. Jika tidak scan masuk, maka karyawan dianggap tidak hadir. Out mewajibkan scan pada jam pulang saja. Jika tidak scan keluar, maka karyawan dapat dianggap tidak hadir. In/Out membolehkan scan salah satu baik pada jam masuk maupun jam pulang.

    - Durasi : Lama jam kerja. Tersedia 2 jenis perhitungan lama jam kerja yang dapat dipilih yaitu durasi efektif dan aktual. Durasi efektif dihitung dari Jam Keluar Jam Masuk kemudian akan dikurangi istirahat, terlambat dan pulang cepat jika ada. Misalnya Jam Keluar 15.00, Jam Masuk 07.00, maka durasi efektif maksimal adalah 480 menit. Jika karyawan Istirahat 60 menit dan terlambat 10 menit, maka durasi efektif menjadi 480-60-10 = 410 menit. Pada isian shift ini Anda dapat menentukan sendiri nilai maksimal dari durasi efektif, jika Anda kosongkan, maka aplikasi akan menghitung sesuai dengan rumus yang telah dijelaskan.

  • Fingerspot Time Management Users Guide

    76

    Durasi aktual dihitung dari Scan Keluar Scan Masuk kemudian akan dikurangi istirahat, terlambat dan pulang cepat jika ada. Misalnya Scan Keluar karyawan 15.30, Scan Masuk karyawan 06.30, maka durasi aktual adalah 540 menit. Jika karyawan Istirahat 60 menit dan pulang cepat 10 menit, maka durasi efektif menjadi 540-60-10 = 470 menit. Pada isian shift ini durasi aktual mempunyai dua isian, yaitu : durasi minimal dianggap setengah kerja dan durasi maksimal dianggap kerja penuh. Jika tidak diisi maka aplikasi akan menghitung sesuai rumus yang telah dijelaskan.

    - Mulai Jam Masuk : Jam paling awal karyawan bisa scan masuk. Jika ada karyawan yang scan masuk sebelum jam ini maka akan dianggap invalid atau diabaikan oleh aplikasi. Anda bisa menentukan batas mulai jam masuk ini satu jam sebelum jam masuk atau sesuaikan dengan aturan perusahaan. Misalnya Anda isi jam 06.00 yang berarti satu jam sebelum Jam Masuk.

    - Jam Masuk : Jam masuk kerja karyawan. Misalnya Anda isi jam 07.00. - Akhir Jam Masuk : Jam paling akhir karyawan bisa scan masuk. Jika ada karyawan yang scan

    masuk sesudah jam ini maka akan dianggap invalid atau diabaikan oleh aplikasi. Anda bisa menentukan batas akhir jam masuk ini satu jam setelah jam masuk atau sesuaikan dengan aturan perusahaan. Misalnya Anda isi jam 08.00 yang berarti satu jam setelah Jam Masuk.

    - Mulai Jam Keluar : Jam paling awal karyawan bisa scan keluar/pulang. Jika ada karyawan yang scan keluar sebelum jam ini maka akan dianggap invalid atau diabaikan oleh aplikasi. Anda bisa menentukan batas mulai jam pulang ini satu jam sebelum jam pulang atau sesuaikan dengan aturan perusahaan. Misalnya Anda isi jam 14.00 yang berarti satu jam sebelum jam keluar.

    - Jam Keluar : Jam selesai kerja karyawan. Misalnya Anda isi jam 15.00.

  • Fingerspot Time Management Users Guide

    77

    - Akhir Jam Keluar : Jam paling akhir karyawan bisa scan pulang. Jika ada karyawan yang scan pulang sesudah jam ini maka akan dianggap invalid atau diabaikan oleh aplikasi. Anda bisa menentukan batas akhir jam keluar ini satu jam setelah jam pulang atau diperpanjang jika nantinya ada lembur setelah pulang.

    - Toleransi terlambat : durasi terlambat maksimal yang Anda izinkan untuk karyawan. Misalnya Anda menentukan toleransi terlambat 15 menit sebelum jam masuk, maka seluruh karyawan yang menggunakan jam kerja ini baru dianggap terlambat setelah 15 menit dari jam masuk. Pada contoh ini jika jam masuk jam 07:00 maka karyawan yang scan di jam 08:15 atau kurang dianggap tidak terlambat. Tetapi karyawan yang scan di atas jam 08:15 dianggap terlambat misalnya scan jam 08:16 dianggap langsung terlambat 16 menit.

    - Toleransi pulang cepat : durasi pulang cepat atau pulang sebelum jam pulang maksimal yang Anda izinkan untuk karyawan. Misalnya Anda menentukan batas pulang cepat 15 menit sebelum jam pulang, maka seluruh karyawan yang menggunakan jam kerja ini baru dianggap

  • Fingerspot Time Management Users Guide

    78

    pulang cepat jika melakukan scan 15 menit sebelum jam pulang. Pada contoh ini jika jam keluar jam 15:00 maka karyawan yang scan di jam 14:45 atau lebih dianggap tidak pulang cepat. Tetapi karyawan yang scan di bawah jam 14:45 dianggap pulang cepat misalnya scan jam 14:44 dianggap langsung pulang cepat 16 menit.

    - Lembur Awal : Lembur yang dilakukan karyawan sebelum jam masuk. Lembur ini harus dilakukan di antara Mulai Jam Masuk sampai Jam Masuk. Pada isian, Anda perlu menentukan Min yang berarti minimal durasi lembur yang dapat dianggap lembur, Max yang berarti maksimal hitungan lembur, nilai max ini tidak boleh melebihi jarak antara Mulai Jam Masuk sampai Jam Masuk. Kemudian Pengurang yang digunakan untuk mengurangi durasi lembur yang dijalani. Misalnya karyawan mulai scan lembur saat jam 06.15 sampai Jam Masuk yaitu jam 07.00, maka durasi sebenarnya adalah 45 menit, tetapi jika nilai pengurang diisi 15, maka lembur yang dihasilkan menjadi 30 menit.

    - Istirahat 1 : Jam Istirahat pertama. Di sini Anda dapat menentukan jam awal mulai istirahat dan akhir kembali dari istirahat. Scan istirahat harus berada di area yang ditentukan. Scan yang berada di luar batasan akan dianggap tidak valid oleh aplikasi. Kemudian minimal istirahat yang berarti jika karyawan scan di bawah durasi minimal tersebut tetap akan dihitung sama dengan minimal. Maksimal istirahat adalah durasi istirahat maksimal yang dapat dijalani karyawan. Jika karyawan keluar istirahat melebihi nilai ini akan menghasilkan nilai Istirahat Lebih pada laporan. Istirahat ini mempunyai tiga status, yaitu Wajib yang berarti karyawan yang sengaja tidak scan istirahat tetap akan dipotong jam kerjanya. Nilai potongnya ditentukan pada menu Pengaturan>Pengaturan Shift. Status kedua adalah tidak wajib yang berarti hanya karyawan yang scan istirahat yang akan dipotong durasi jam kerjanya. Sedangkan status ketiga adalah kompensasi lembur yang berarti istrahat yang tidak diambil akan dikompensasikan menjadi nilai lembur.

  • Fingerspot Time Management Users Guide

    79

    - Isirahat 2 : Jam Istirahat kedua. Istirahat ini sama dengan istirahat 1. Istirahat 2 digunakan jika dalam satu shift terjadi dua kali istirahat.

    - Lembur Akhir : Lembur yang dilakukan karyawan setelah jam keluar/pulang. Lembur ini harus dilakukan di antara Jam Keluar sampai Akhir Jam Keluar. Pada isian, Anda perlu menentukan Min yang berarti minimal durasi lembur yang dapat dianggap lembur, Max yang berarti maksimal hitungan lembur, nilai max ini tidak boleh melebihi jarak antara Jam Keluar sampai Akhir Jam Keluar. Kemudian Pengurang yang digunakan untuk mengurangi durasi lembur yang dijalani. Misalnya karyawan mulai lembur setelah Jam Keluar 15.00, jika menghendaki lembur baru dihitung setelah 30 menit, maka nilai Min harus diisi 30. Karyawan yang lembur kurang dari 30 menit, maka dianggap tidak lembur. Karyawan yang pulang jam 15.31 akan dihitung lembur 31 menit. Jika Anda menghendaki lembur benar-benar dihitung dari jam 15.30, maka nilai Pengurang harus diisi 30. Maka karyawan yang pulang jam 15.31 akan dihitung lembur 1 menit. Apabila ada karyawan yang lembur di atas nilai Max, maka tetap akan dihitung sama dengan nilai maksimal tersebut.

    - Lembur Putus : Istilah ini untuk menyebut lembur yang dilakukan karyawan di luar batas akhir jam keluar. Lembur jenis ini biasa dilakukan karyawan yang sudah pulang kemudian diminta kembali lagi untuk lembur. Untuk itu Anda hanya diminta untuk mengisi Jam Masuk Lembur yang berarti jam paling awal dapat melakukan lembur. Kemudian Jam Keluar Lembur yang berarti jam paling akhir karyawan dapat melakukan lembur. Kemudian Anda isi nilai min, max dan pengurang seperti isian pada lembur awal maupun lembur akhir.

    - Count As : Hitungan berapa hari kerja shift tersebut. Isian default adalah 1 yang berarti 1 hari. Jika diisi 2, maka shift tersebut akan dihitung 2 hari kerja. Jika diisi 0,5, maka shift tersebut dihitung setengah hari.

  • Fingerspot Time Management Users Guide

    80

    - Shift lembur : Jika pilihan ini dipilih, maka sepanjang shift tersebut dihitung sebagai lembur. Panjang lembur ditentukan oleh pilihan durasi yang digunakan, apakah dihitung berdasarkan Jam Masuk dan Jam Keluar (Durasi Efektif) atau berdasarkan Scan Masuk dan Scan Keluar (Durasi Aktual).

    - Shift Terpendek : Pilihan ini untuk menentukan shift terpendek dari shift yang digunakan seorang karyawan. Penentuan shift terpendek digunakan jika lembur dihitung menggunakan indeks pengali lembur.

    - Shift Kerja Bebas : Untuk menggunakan pilihan ini, harus menggunakan Durasi Aktual. Karena dihitung berdasar data scan presensi karyawan. Lembur untuk jenis shift mulai dihitung jika durasi kerja seseorang sudah melebihi batas maksimal kerjayang ditentukan.

    Setelah isian lengkap, tekan tombol Simpan untuk menyimpan hasil isian.

  • Fingerspot Time Management Users Guide

    81

    Edit Shift Pilih menu Jadwal, lalu pilih tab Shift. Pilih shift yang telah dibuat (hanya bisa pilih

    satu), lalu klik tombol Ubah. Ubah isian sesuai yang dikehendaki. Klik

    Simpan kembali. Hapus Shift Pilih menu Jadwal, lalu pilih tab Shift. Pilih shift yang telah dibuat lalu klik tombol

    Hapus Klik OK untuk konfirmasi.

  • Fingerspot Time Management Users Guide

    82

    Dasar Jadwal Dasar jadwal merupakan rangkaian dari shift. Dalam dasar jadwal kita dapat menentukan, rotasi dari shift, harian maupun mingguan. Kita juga dapat menentukan berapa shift yang berlaku per harinya. Sebelum membuat dasar jadwal, pastikan semua shift yang akan digunakan oleh karyawan sudah dibuat dengan benar. Anda dapat membuat beberapa dasar jadwal yang berbeda sesuai dengan kelompok kerja karyawan di perusahaan atau instansi Anda. Masing-masing dasar jadwal dapat menggunakan shift yang sama atau berbeda. Tambah dasar jadwal

    Pilih menu Jadwal, lalu pilih tab Dasar Jadwal.

    Klik Tambah dan muncul tampilan seperti disamping :

    Isi Nama Jadwal dengan nama yang mudah diingat.

    Isi Jenis Periode serta satuannya. Jenis periode merupakan panjang rotasi dari shift yang akan dijalani karyawan. Satuannya tersedia dalam Harian dan Mingguan. Jika Anda mengisi Jenis Periode 1 dan satuannya Harian, maka artinya

  • Fingerspot Time Management Users Guide

    83

    dasar jadwal akan berulang tiap harinya. Jika Anda mengubah Jenis Periode menjadi 3, maka artinya karyawan akan menjalani pola shift-shift yang sama selama 3 hari. Jika Anda mengisi Jenis Periode 1 dengan satuan Mingguan, maka berarti karyawan akan menjalani shift-shift dalam dasar jadwal yang akan berulang ke shift yang sama untuk setiap minggunya.

    Isi tanggal mulai yang merupakan tanggal mulai berlakunya dasar jadwal yang dibuat. Pada jenis periode mingguan, tanggal mulai adalah sembarang tanggal yang jatuh pada hari Senin.

    Pilih hari-hari yang tampil, kemudian isikan shift yang berlaku pada hari tersebut dengan memindahkan daftar shift yang berada di sebelah kiri bawah ke jendela sebelah kanan dengan menekan tombol > atau masukkan semua shift dengan menekan tombol >>. Setelah itu pilih hari yang lain dan lakukan hal yang sama atau Anda dapa