Download - FTM User's Guide PDFv1.2.1

Fingerspot Time Management User’s Guide

1

Versi 1.2.1 Juli 2012

User’s Guide ini berisi instruksi operasional aplikasi Fingerspot Time Management dari cara instalasi sampai pembuatan laporan. Petunjuk penggunaan mesin yang disinggung dalam manual ini dapat Anda baca pada buku manual masing-masing mesin.


2

DAFTAR ISI HAL INSTALASI APLIKASI ......................................................................................................................................... 5 AKTIVASI APLIKASI ........................................................................................................................................... 9 HALAMAN DEPAN .......................................................................................................................................... 10 LOGIN SYSTEM ................................................................................................................................................ 11

ALUR PENGGUNAAN APLIKASI ........................................................................................................................ 12 MESIN .............................................................................................................................................................. 15

Tambah Mesin ........................................................................................................................................ 15 Edit Mesin............................................................................................................................................... 17 Hapus Mesin ........................................................................................................................................... 18 Download Data dan Sidik Jari Karyawan ................................................................................................ 19 Upload Data dan Sidik Jari Karyawan ..................................................................................................... 28 Download Data Presensi Karyawan ....................................................................................................... 38

Ekspor Impor Data Presensi antar Aplikasi FTM ........................................................................... 45 Pengaturan ............................................................................................................................................. 47

KARYAWAN ..................................................................................................................................................... 49

Pengaturan Departemen........................................................................................................................ 49 Cabang dan Jabatan ............................................................................................................................... 52 Tambah Data Karyawan ......................................................................................................................... 53 Ubah Data Karyawan .............................................................................................................................. 53 Hapus Data Karyawan ............................................................................................................................ 54 Impor Data Karyawan dari File Excel...................................................................................................... 54


3

Memindahkan Karyawan ....................................................................................................................... 59 Membuat Jadwal Kerja Karyawan .......................................................................................................... 60 Memasukkan Izin Absensi ...................................................................................................................... 62 Menambahkan Izin Scan ........................................................................................................................ 63 Membuat Jadwal Per Karyawan............................................................................................................. 65 Surat Perintah Lembur ........................................................................................................................... 67 Akses Laporan dari menu Karyawan ...................................................................................................... 68 Kalender Karyawan ................................................................................................................................ 69

JADWAL ........................................................................................................................................................... 70 Shift ........................................................................................................................................................ 70 Dasar Jadwal ........................................................................................................................................... 82 Libur Umum............................................................................................................................................ 88

PENGATURAN ................................................................................................................................................. 90 Cara Pemakaian ...................................................................................................................................... 90

Pengaturan Download Default ...................................................................................................... 90 Pengaturan Upload Default .......................................................................................................... 91 Pengaturan Download Presensi ................................................................................................... 91 Default Isian Shift .......................................................................................................................... 92

Pengaturan Shift .................................................................................................................................... 93 Pengaturan satu scan, terlambat dan pulang cepat ..................................................................... 93 Pengaturan Lembur....................................................................................................................... 93 Pengaturan Istirahat Wajib ........................................................................................................... 94


4

Hak Akses User ....................................................................................................................................... 95 Perhitungan Laporan .............................................................................................................................. 98

Indeks Lembur ............................................................................................................................... 99 Lain-lain .................................................................................................................................................. 101

Ubah bahasa .................................................................................................................................. 101 Hapus Scanlog ............................................................................................................................... 101 Hapus User Log.............................................................................................................................. 101 Pengaturan Realtime..................................................................................................................... 102 Download Data Presensi Otomatis ............................................................................................... 102 Pengaturan Database .................................................................................................................... 103 Backup Database ........................................................................................................................... 104 Restore Database .......................................................................................................................... 105 Inisialisasi Database ...................................................................................................................... 106

LAPORAN ......................................................................................................................................................... 107

Proses Laporan ...................................................................................................................................... 107 Cetak Laporan ........................................................................................................................................ 108 Ekspor Laporan ...................................................................................................................................... 110 Desain Laporan ....................................................................................................................................... 111

REALTIME MONITORING ................................................................................................................................. 112

PENGGAJIAN .................................................................................................................................................... 113

Mengaktifkan Modul Penggajian ........................................................................................................... 113


5

Membuat Daftar Komponen Gaji ........................................................................................................... 114 Membuat Grup Gaji Karyawan .............................................................................................................. 115 Memasukkan Karyawan ke dalam Grup Gaji ........................................................................................ 122 Menyesuaikan Nilai Komponen Gaji Karyawan .................................................................................... 123 Membuat Daftar Pinjaman .................................................................................................................... 125 Data Pinjaman Karyawan ...................................................................................................................... 126 Pembayaran Pinjaman .......................................................................................................................... 128 Membuat Perhitungan Gaji ................................................................................................................... 129 Mencetak Laporan Penggajian dan Slip Gaji .......................................................................................... 130

SMS GATEWAY ............................................................................................................................................... 132 FINGERSPOT WEBSITE & ONLINE SUPPORT .................................................................................................... 138


6

Instalasi Aplikasi Masukkan CD instalasi ke drive CD di komputer Anda. Tunggu beberapa saat, menu Instalasi Fingerspot Time Management akan ditampilkan. Klik tombol instalasi yang tersedia, kemudian ikuti petunjuk di layar. Pada halaman Select Additional Tasks, jika di komputer Anda belum terinstall MYSQL, maka tandai

Install Local MYSQL Server. Jika sudah terinstall, maka Anda bisa abaikan opsi ini.


7

Pada bagian akhir instalasi, Anda diminta untuk mengisi nama service, username dan password server serta nama database yang akan dibuat. Isi sesuai keinginan, atau pilih opsi default.


8

Klik OK dan instalasi selesai.

.


9

Aktivasi Aplikasi Aplikasi ini hanya bisa digunakan jika sudah dilakukan aktivasi. Pada saat pertama kali aplikasi dijalankan, maka tampil form aktivasi berikut : Isi SN sesuai dengan nomor seri (Serial Number) mesin yang Anda gunakan. Nomor Seri mesin biasanya

terletak di bagian belakang mesin. Isi Kode Aktivasi sesuai dengan kode aktivasi yang ada di CD aplikasi ini. Untuk pengisian yang lain sesuaikan dengan jenis mesin yang sedang Anda gunakan. Klik Simpan dan jika kode aktivasi Anda benar, maka aplikasi sudah dapat dijalankan.


10

Halaman Depan Halaman depan menampilkan grafik jumlah karyawan yang terdaftar, jumlah scan seluruh karyawan hari ini dan jumlah kehadiran per departemen. Jumlah kehadiran ini dihitung berdasarkan ada atau tidak adanya scan karyawan pada hari ini. Pada jendela sebelah kanan bawah terlihat daftar mesin yang nantinya digunakan untuk keperluan Realtime Monitoring atau melihat scan karyawan secara langsung.


11

Login System Untuk dapat mengakses menu-menu yang ada di dalam aplikasi ini, Anda diwajibkan untuk login. Pada halaman depan aplikasi, Anda klik tombol login yang terletak di sebelah kanan atas, akan tampil form login seperti berikut :

Isi User name dan Passwordnya. Username default adalah admin sedangkan Passwordnya adalah kosong (tidak ada). Setelah Anda login, Anda dapat mengubah atau menambahkan user baru beserta hak aksesnya pada menu Pengaturan > Hak Akses User.


12

Alur Penggunaan Aplikasi Aplikasi ini terdiri dari beberapa menu, diantaranya : Mesin, Karyawan, Jadwal, Pengaturan dan Laporan. Di dalam menu-menu tersebut tersedia banyak operasi dan opsi. Untuk memudahkan para pengguna dalam mengoperasikan aplikasi ini, maka akan dijelaskan alur standar penggunaan aplikasi. Tujuannya untuk membantu memahami cara kerja dari aplikasi ini.

Alur penggunaan aplikasi dapat digambarkan sebagai berikut :

1. Mendaftarkan karyawan di mesin

Karyawan yang akan menggunakan mesin absensi harus diregistrasikan atau didaftarkan terlebih dahulu di mesin agar dapat dikenali oleh mesin. Registrasi dapat berupa registrasi jari, password maupun kartu tergantung jenis mesin dan kebutuhan Anda. Cara registrasi karyawan di mesin dapat dilihat pada buku manual mesin masing-masing.

2. Menambahkan mesin-mesin ke aplikasi

Pada saat aktivasi aplikasi, ada satu mesin yang langsung terdaftar, yaitu yang digunakan untuk aktivasi aplikasi. Jika Anda menggunakan lebih dari satu mesin, maka semua mesin tersebut harus didaftarkan atau ditambahkan dalam aplikasi melalui menu Mesin. (Hal. 15)

3. Download Karyawan dan Sidik Jarinya ke dalam aplikasi

Setelah karyawan diregistrasi pada mesin, maka data dan sidik jari karyawan tersebut harus didownload ke dalam aplikasi. Langkah ini untuk mengambil data karyawan sekaligus mengamankan sidik jari yang tersimpan di dalam mesin ke dalam aplikasi. Jika terjadi kerusakan mesin di kemudian hari, maka data dan sidik jari karyawan masih tersimpan di dalam database aplikasi dan dapat diupload balik ke mesin. Data karyawan yang didownload secara otomatis akan mengisi daftar karyawan pada menu karyawan. (Hal. 19)


13

4. Melengkapi data karyawan

Data karyawan yang berasal dari mesin akan menempati induk departemen sehingga harus dipindahkan ke departemen masing-masing. Ada beberapa mesin yang tidak dapat input nama dari mesin sehingga data karyawan yang masuk ke aplikasi tanpa nama untuk itu perlu dilengkapi. Data-data karyawan yang lain seperti alamat, jenis kelamin dan lain-lain perlu Anda lengkapi sesuai dengan data karyawan bersangkutan. (Hal. 53)

5. Upload data karyawan ke mesin

Langkah ini untuk melengkapi data karyawan di mesin, misalnya untuk memberi nama, agar pada saat proses absensi/verfikasi muncul nama karyawan tersebut, karena pada beberapa mesin yang tidak dilengkapi T9 keypad tidak bisa memasukkan nama secara langsung di mesin. (Hal. 28)

6. Mengatur Shift dan Jadwal Karyawan

Shift berisi jam kerja yang merupakan rumus dari penghitungan absensi karyawan, oleh karena itu harus dibuat dengan benar. Setelah shift dibuat kemudian dirangkai dalam Dasar Jadwal. Dasar jadwal inilah yang nantinya akan melekat pada masing-masing karyawan. Pembuatan shift dan jadwal dapat dilihat pada Hal. 69 sedangkan cara melekatkan jadwal ke karyawan dapat dilihat pada Hal. 58.

7. Download data presensi dari mesin ke aplikasi

Data presensi yang sudah terkumpul di mesin harus didownload ke aplikasi untuk selanjutnya mengalami penghitungan, kecuali jika Anda menggunakan fasilitas realtime, maka data presensi akan langsung masuk ke dalam aplikasi secara langsung pada saat karyawan melakukan scan. (Hal. 38)


14

8. Memasukkan data-data izin

Jika ada karyawan yang melakukan izin tidak masuk maupun izin karena lupa scan, maka izin-izin ini perlu dimasukkan ke dalam aplikasi sebagai pelengkap data presensi sebelum dihitung. Data presensi dan data-data izin inilah yang nantinya dihitung dan dijadikan laporan kehadiran karyawan. (Hal 60-61).

9. Membuat laporan.

Langkah terakhir adalah membuat laporan dari data presensi dan data izin yang sudah dimasukkan sebelumnya. Data akan dihitung berdasarkan Jam Kerja dan aturan-aturan lain yang sebelumnya sudah dibuat. (Hal 107).


15

MESIN Pada menu ini, Anda dapat menambah, mengubah dan menghapus mesin. Dalam menu ini pula Anda dapat melakukan download karyawan, upload karyawan, download data presensi maupun melihat data yang ada di mesin. Tambah Mesin Pada saat aktivasi aplikasi, Anda sudah menambahkan satu mesin. Jika menggunakan lebih dari satu mesin, maka Anda dapat menambahkan mesin selanjutnya. Setiap mesin yang akan ditambahkan harus disertai dengan kode aktivasi masing-masing, karena jika tidak ada kode aktivasinya, maka mesin tidak bisa ditambahkan. Untuk menambah mesin, ikuti langkah-langkah berikut ini : Pilih menu Mesin. Klik tombol Tambah dan halaman disamping

akan tampil. Isi SN sesuai dengan nomor seri mesin yang

Anda gunakan. Isi Kode Aktivasi sesuai dengan kode aktivasi yang ada di CD aplikasi ini. Untuk pengisian yang lain sesuaikan dengan jenis mesin yang sedang Anda gunakan. Klik Simpan untuk menyimpan penambahan mesin.


16

Keterangan : SN : Nomor seri mesin, sudah tertera di

badan mesin. Kode Aktivasi : Kode yang dibuat khusus

untuk mengaktifkan mesin. Nama Mesin : Isi dengan nama mesin, jika

nama mesin sama, gunakan tanda yang mudah diingat.

Koneksi : Tipe koneksi yang digunakan mesin.

IP Adress : Alamat IP dari mesin, default 192.168.1.201.

Port : Port yang digunakan mesin. Password : Password koneksi, password

ini harus sama dengan yang diisi di mesin agar mesin dapat terkoneksi dengan aplikasi.

No Mesin : Nomor dari mesin. Auto download data presensi : Untuk mengatur waktu download presensi otomatis mesin

bersangkutan. Misalkan di-isi '09:00 18:00' berarti pada jam 09.00 mesin akan melakukan download data presensi secara otomatis, kemudian akan mengulangi lagi pada jam 18:00.

FacePro 300 : Opsi ini khusus digunakan untuk menambah mesin FacePro 300.


17

Edit Mesin Jika terjadi kesalahan isi pada saat menambahkan mesin, maka Anda dapat mengeditnya, kecuali SN dan Kode Aktivasi yang memang tidak dapat diedit karena seharusnya jika salah memasukkan kedua data ini mesin tidak akan bisa ditambahkan. Pilih menu Mesin. Pilih mesin yang akan diedit dengan menandai

checkbox yang tersedia (hanya boleh pilih satu), lalu Klik tombol Ubah. Halaman disamping akan tampil.

Ubah isian yang akan diubah, misalnya IP Adress diubah menjadi 192.168.1.202 dari yang sebelumnya 192.168.1.201, kemudian simpan kembali.


18

Hapus Mesin Jika ada salah satu mesin yang sudah tidak digunakan lagi, Anda dapat menghapusnya dari daftar mesin. Pilih menu Mesin. Pilih mesin yang akan dihapus dengan menandai checkbox di sebelah kiri nama mesin (bisa lebih dari

satu). Lalu klik tombol Hapus. Form konfirmasi hapus berikut akan tampil.

Klik OK jika Anda yakin untuk menghapus, klik Cancel untuk membatalkan.


19

Download Data dan Sidik Jari Karyawan Setelah karyawan diregistrasi pada mesin, maka data dan sidik jari karyawan tersebut harus didownload ke dalam aplikasi. Langkah ini untuk mengambil data karyawan sekaligus mengamankan sidik jari yang ada di mesin ke dalam aplikasi. Jika terjadi kerusakan mesin di kemudian hari, maka data dan sidik jari karyawan masih tersimpan di dalam database aplikasi dan dapat diupload balik ke mesin. Cara download karyawan adalah sebagai berikut : Pilih menu Mesin. Pilih mesin yang akan didownload datanya

dengan menandai checkbox di sebelah kiri nama mesin (bisa lebih dari satu).

Klik tombol Download User. Halaman disamping akan tampil. Tersedia tiga pilihan cara download (sesuaikan dengan mesin Anda), yaitu melalui mesin, melalui web dan melalui flashdisk. Melalui mesin Pilihan ini Anda pilih jika mesin dan aplikasi terkoneksi melalui kabel LAN atau serial. Anda hanya tinggal klik tombol Melalui mesin kemudian tunggu hingga proses download karyawan selesai.


20

Melalui web Pilihan ini Anda pilih jika menggunakan file download dari website Fingerspot. Anda hanya perlu menentukan dimana file yang Anda download dari web.


21

Melalui flash disk Pilihan ini dipilih jika Anda menggunakan media USB flashdisk untuk transfer data dari mesin ke aplikasi dan sebaliknya. Sebelum memilih tombol ini, pastikan Anda sudah memasang flash disk ke komputer. Pastikan juga flashdisk berisi data karyawan yang telah didownload dari mesin. Cara download data karyawan menggunakan flash disk dari mesin dapat Anda baca pada buku manual mesin masing-masing. Setelah Anda memasang flash disk pada komputer, klik tombol Melalui flash disk, tampilan berikut akan muncul.


22

Pilih drive flash disk Anda. Jika ada dua buah flash disk yang terpasang Anda harus menentukan flash disk yang mana yang ada data karyawannya. Jika flash disk yang terpasang hanya satu, maka aplikasi secara otomatis akan memilihkan untuk Anda. Kemudian pilih display dari mesin apakah hitam putih (black white) atau berwarna (TFT). Kemudian pilih OK dan tunggu sampai proses selesai.

Karyawan yang didownload adalah semua karyawan. Jika Anda menghendaki hanya download karyawan yang baru ditambahkan saja atau karyawan lama saja, maka Anda dapat mengubah opsinya di menu Pengaturan > Cara Pemakaian > Pilihan Simple > Pengaturan Download Default.


23

Tampilan di atas adalah tampilan default (simple). Aplikasi ini juga menyediakan tampilan download yang lebih banyak opsinya. Jika Anda menginginkan tampilan yang lebih advance, maka Anda bisa ubah mode tampilannya melalui menu Pengaturan > Cara Pemakaian, pilih Pilihan Advance kemudian Simpan. Anda kembali ke menu Mesin untuk melakukan download karyawan. Cara download karyawan dalam tampilan advance adalah sebagai berikut : Pilih menu Mesin. Pilih mesin yang akan didownload

datanya dengan menandai checkbox di sebelah kiri nama mesin (bisa lebih dari satu).

Klik tombol Download User. Halaman disamping akan tampil.

Jika Anda menggunakan koneksi kabel, maka pilih tombol Browse Mesin untuk menampilkan karyawan yang ada di mesin. Karyawan yang terdaftar di mesin yang sudah ada pula di database akan ditampilkan di jendela sebelah kiri sedangkan yang belum ada di database akan ditampilkan di sebelah kanan.


24

Pilih karyawan yang akan didownload datanya kemudian klik tombol Simpan ke database.


25

Keterangan :

Kunci mesin : Opsi untuk mengunci mesin pada saat download karyawan berlangsung agar mesin tidak digunakan untuk scan.

Tampilkan jumlah FP : Opsi untuk menampilkan jumlah sidik jari karyawan yang ada di mesin pada kolom FP (fingerprint).

Sertakan FP : Opsi untuk menyertakan sidik jari pada saat download karyawan. Jika opsi ini dimatikan, maka data karyawan yang didownload tanpa sidik jari. Opsi ini juga berlaku untuk download melalui web dan melalui flash disk.

Proses cepat (untuk FP banyak) : Jika jumlah karyawan yang didownload banyak, maka sebaiknya opsi ini dipilih, karena aplikasi akan menggunakan teknik yang berbeda dan lebih cepat jika karyawan yang didownload banyak.

Tumpuk data lama : Jika diaktifkan, maka data yang berbeda di mesin akan menumpuk data yang sudah ada di database, termasuk di dalamnya Alias (nama karyawan di mesin), password, hak akses karyawan di mesin, nomor kartu RFID, dan sidik jari (FP). Opsi ini juga berlaku untuk download melalui web dan melalui flash disk.


26

Jika Anda menggunakan Flash disk, pilih tombol Browse Flash Disk kemudian tentukan dimana file hasil download flash disk dari mesin disimpan. Klik tombol OK.

Selanjutnya pilih display dan algoritma sidik jari yang digunakan oleh mesin. Untuk versi algoritma, Anda dapat melihatnya di mesin. Sebagai contoh mesin Anda mempunyai layar warna dengan versi algoritma sidik jari VX.10.0, maka Anda pilih display TFT dan Algoritma sidik jari VX10.0.

Klik OK untuk proses download. Pilih karyawan yang akan dimasukkan datanya kemudian klik tombol Simpan ke database.


27

. Data karyawan yang telah didownload akan mengisi daftar karyawan pada menu Karyawan untuk selanjutnya diatur dan dilengkapi datanya.


28

Upload Data dan Sidik Jari Karyawan Jika di dalam mesin sudah ada data karyawannya, upload data karyawan ini berguna untuk melengkapi data karyawan di mesin, misalnya untuk memberi nama, agar pada saat proses absensi muncul nama karyawan tersebut di layar mesin, karena pada beberapa mesin yang tidak dilengkapi T9 keypad tidak bisa memasukkan nama secara langsung di mesin. Jika mesin dalam kondisi kosong, maka upload data karyawan dimaksudkan untuk mengisi mesin yang kosong tadi dengan data karyawan yang dipilih. Upload bisa hanya berupa informasi karyawan (alias, hak akses dll), bisa juga beserta sidik jarinya. Upload dapat dilakukan melalui kabel jaringan, serial atau USB kabel maupun melalui flash disk tergantung dari koneksi yang digunakan oleh mesin. Berikut cara upload data karyawan ke mesin : Pilih menu Mesin. Pilih mesin yang akan diupload datanya

dengan menandai checkbox di sebelah kiri nama mesin (bisa lebih dari satu).

Klik tombol Upload User. Halaman di samping akan tampil.


29

Pilih karyawan yang akan diupload lalu tekan tombol OK. Halaman berikut akan tampil.


30

Jika mesin terkoneksi dengan kabel, pilih Melalui mesin. Kemudian tunggu hingga proses upload selesai.


31

Jika upload data melalui Flash disk, pilih melalui flash disk. Pastikan flash disk sudah terpasang pada komputer.

Pilih drive flash disk Anda. Jika ada dua buah flash disk yang terpasang Anda harus menentukan flash disk yang akan diisi data karyawan. Jika flash disk yang terpasang hanya satu, maka aplikasi secara otomatis akan memilihkan untuk Anda. Kemudian pilih display dari mesin apakah hitam putih (black white) atau berwarna (TFT). Pilih juga versi algoritma sidik jari yang digunakan mesin. Untuk versi algoritma ini Anda bisa cek di daftar karyawan pada menu Karyawan, yaitu pada kolom FP9 atau FP10. Selanjutnya pilih OK dan tunggu sampai proses upload selesai.

Data yang sudah masuk ke dalam flash disk dapat diupload ke mesin. Cara upload ke mesin

menggunakan flash disk silahkan dibaca di buku manual mesin bersangkutan.


32

Karyawan yang diupload adalah karyawan karyawan yang dicentang atau dipilih. Jika Anda menghendaki pilihan yang lain, maka Anda dapat mengubah opsinya di menu Pengaturan > Cara Pemakaian > Pilihan Simple > Pengaturan Upload Default. Tampilan di atas adalah tampilan default (simple). Aplikasi ini juga menyediakan tampilan upload yang lebih banyak opsinya. Jika Anda menginginkan tampilan yang lebih advance, maka Anda bisa ubah mode tampilannya melalui menu Pengaturan > Cara Pemakaian, pilih Pilihan Advance kemudian Simpan. Anda kembali ke menu Mesin untuk melakukan upload karyawan. Cara upload karyawan dalam tampilan advance adalah sebagai berikut : Pilih menu Mesin. Pilih mesin yang akan diupload datanya dengan

menandai checkbox di sebelah kiri nama mesin (bisa lebih dari satu).

Klik tombol Upload User. Halaman disamping akan tampil.

Pilih karyawan yang ada di jendela sebelah kiri, kemudian pindahkan ke jendela sebelah kanan dengan menggunakan tombol >.

Di bawah jendela sebelah kanan, Anda dapat memilih opsi yang tersedia : Sertakan FP : Opsi dipilih jika ingin upload informasi karyawan beserta sidik jarinya. FP Saja : Opsi ini dipilih jika hanya PIN dan sidik jari


33

(FP) karyawan yang akan diupload. Informasi lain seperti alias, hak akses, password, nomor kartu RFID dan lain-lain tidak akan diupload. User yang memiliki FP saja : Opsi ini berarti hanya karyawan yang memiliki sidik jari saja yang diupload. Karyawan yang tidak memiliki sidik jari tidak akan diupload, meskipun telah dipilih sebelumnya.

Di bawah pilihan upload melalui, terdapat tiga pilihan, yaitu : Mesin Pilihan digunakan jika mesin dan aplikasi terhubung dengan kabel jaringan, serial maupun USB. Setelah Anda memilih mesin, kemudian tekan tombol Upload. Tunggu hingga proses upload selesai.


34

Catatan : Opsi kunci mesin digunakan jika menginginkan aplikasi mengunci mesin pada saat proses

upload sedang berlangsung agar mesin tidak dapat digunakan scan pada saat proses berlangsung.

Web Pilihan ini digunakan jika Anda akan meng-upload karyawan ke mesin melalui website yang disediakan Fingerspot. Setelah Anda memilih web, pilih versi algoritma sidik jari yang digunakan mesin, pilihannya adalah VX9.0 dan VX10.0. Lalu tekan tombol Upload. Tentukan dimana file yang akan diupload diletakkan. Misalnya di Desktop. Setelah proses selesai, Anda dapat memeriksa di Dekstop komputer Anda telah ada dua buah file dengan nama userinfo.fin dan template.fin. File-file inilah yang nantinya diupload melalui web. Cara upload ke web bisa dibaca pada manual penggunaan web bersangkutan.


35

Flash disk Pilihan ini digunakan jika Anda akan meng-upload karyawan ke mesin melalui flash disk. Setelah Anda memilih flash disk, langkah selanjutnya adalah memilih display dan versi algoritma sidik jari (FP) yang digunakan mesin. Black White untuk mesin dengan layar hitam putih, TFT untuk layar warna. Versi algoritma yang digunakan karyawan bisa dilihat di menu Karyawan pada kolom FP9 dan FP10, atau bisa dicek langsung di mesin.

Setelah Anda memilih display dan algoritma sidik jari, Anda tekan tombol Upload. Tentukan dimana file akan diletakkan. Anda dapat meletakkan langsung di drive flash disk atau di hard disk Anda. Kemudian upload file tersebut ke mesin melalui flash disk yang di dalamnya sudah terdapat file hasil upload dari aplikasi. Cara upload ke mesin bisa dibaca pada manual mesin masing-masing.


36

Selain upload data karyawan, pada halaman upload advance ini, Anda juga dapat menghapus karyawan yang ada di mesin. Fasilitas ini letakkan di sebelah kiri bawah halaman.

Cara menghapus karyawan di mesin melalui halaman upload adalah sebagai berikut : Pilih menu Mesin. Pilih mesin yang akan dihapus datanya dengan menandai checkbox di sebelah kiri nama mesin (bisa

lebih dari satu). Klik tombol Upload User. Halaman berikut akan tampil.


37

….. Pilih karyawan yang akan di hapus di

jendela sebelah kiri, kemudian pindahkan ke jendela sebelah kanan dengan menggunakan tombol >.

Tekan tombol Hapus data di mesin yang terletak di sebelah kiri bawah halaman ini untuk proses hapus. Opsi yang tersedia untuk hapus data karyawan ini adalah :

FP Saja : hanya data FP (Fingerprint) alias sidik jari karyawan terpilih yang akan dihapus. Password saja : hanya password karyawan di mesin yang akan dihapus. Jika kedua pilihan di atas tidak dipilih, maka aplikasi akan menghapus seluruh data karyawan terpilih termasuk sidik jari (FP), password, maupun data yang lain.

Hapus juga di database : data karyawan yang sudah ada di database akan ikut terhapus bersamaan dengan data karyawan yang ada di mesin. Kunci mesin : digunakan untuk mengunci mesin saat proses hapus berlangsung.


38

Download Data Presensi Karyawan

Data presensi yang sudah terkumpul di mesin harus didownload ke aplikasi untuk selanjutnya mengalami penghitungan, kecuali jika Anda menggunakan fasilitas realtime, maka data presensi akan langsung masuk ke dalam aplikasi secara langsung pada saat karyawan melakukan scan.

Download data presensi dilakukan pada saat Anda akan melakukan perhitungan absensi karyawan atau Anda jadwalkan secara teratur melalui download otomatis yang bisa Anda isikan pada isian tambah mesin. Hal lain yang perlu Anda perhatikan adalah kapasitas tampung mesin. Setiap mesin mempunyai kapasitas penyimpanan yang berbeda. Jika kapasitas sudah penuh, maka karyawan Anda tidak dapat melakukan scan lagi. Oleh karena itu perlu dilakukan proses pengecekan data presensi yang sudah ada di mesin. Anda dapat memeriksa jumlah data presensi di mesin melalui menu Mesin > Pengaturan > Informasi Mesin. Jika data presensi sudah mendekati daya tampung maksimal mesin, sebaiknya segera Anda download data presensi tersebut dan kemudian hapus data presensi yang ada di mesin agar dapat digunakan scan kembali oleh karyawan Anda. Untuk menghapus data presensi dapat dilakukan melalui menu Mesin > Pengaturan > Hapus semua data presensi saja di mesin atau Anda dapat menghapusnya langsung melalui mesin.

Cara download data presensi karyawan dari mesin adalah sebagai berikut : Pilih menu Mesin. Pilih mesin yang akan didownload datanya dengan menandai checkbox di sebelah kiri nama mesin (bisa

lebih dari satu). Klik tombol Download Presensi. Halaman berikut akan tampil.


39

Tersedia tiga pilihan, yaitu Melalui mesin, Melalui web dan Melalui flashdisk.


40

Melalui mesin Pilihan ini Anda pilih jika mesin dan aplikasi terkoneksi melalui kabel LAN, serial dan USB. Anda hanya tinggal klik tombol Melalui mesin kemudian tunggu hingga proses download presensi selesai.


41

Melalui web Pilihan ini Anda pilih jika menggunakan file download dari website Fingerspot. Anda hanya perlu menentukan dimana file yang Anda download dari web.


42

Melalui flash disk Pilihan ini dipilih jika Anda menggunakan media flashdisk untuk transfer data presensi dari mesin ke aplikasi. Sebelum memilih tombol ini, pastikan Anda sudah memasang flash disk yang berisi data presensi dari mesin ke komputer. Cara download data presensi menggunakan flash disk dari mesin ke flash disk dapat Anda baca pada manual mesin masing-masing. Setelah Anda memasang flash disk pada komputer, klik tombol melalui flash disk, tampilan berikut akan muncul.

Pilih drive flash disk Anda. Jika ada dua buah flash disk yang terpasang Anda harus menentukan flash disk yang mana yang ada datanya. Jika flash disk yang terpasang hanya satu, maka aplikasi secara otomatis akan memilihkan untuk Anda. Kemudian pilih display dari mesin apakah hitam putih (black white) atau berwarna (TFT). Kemudian pilih OK dan tunggu sampai proses selesai. Data presensi yang didownload adalah semua data. Jika Anda menghendaki hanya download data terbaru saja atau opsi yang lain, maka Anda dapat mengubah opsinya di menu Pengaturan > Cara Pemakaian > Pilihan Simple > Pengaturan Download Presensi.


43

Tampilan di atas adalah tampilan default (simple). Aplikasi ini juga menyediakan tampilan download yang lebih banyak opsinya. Jika Anda menginginkan tampilan yang lebih advance, maka Anda bisa ubah mode tampilannya melalui menu Pengaturan > Cara Pemakaian, pilih Pilihan Advance kemudian Simpan. Anda kembali ke menu Mesin untuk melakukan download presensi. Cara download presensi dalam tampilan advance adalah sebagai berikut : Pilih menu Mesin. Pilih mesin yang akan didownload datanya dengan menandai checkbox di sebelah kiri nama mesin (bisa

lebih dari satu). Klik tombol Download Presensi. Halaman berikut akan tampil.


44

Jika Anda menggunakan koneksi kabel, maka pilih tombol Download melalui mesin untuk mulai download data presensi karyawan. Tetapi sebelumnya Anda dapat memilih opsi yang tersedia : Download terbaru saja : hanya download data yang belum pernah didownload sebelum tanggal tercantum. Download mulai tanggal : download data mulai tanggal tercantum sampai saat didownload. Download semua data : download seluruh data yang tersimpan di mesin. Hapus data presensi setelah download : setelah proses download selesai, maka data presensi karyawan di mesin akan dihapus. Tambahkan PIN baru ke database : Jika ada data presensi karyawan yang karyawan tersebut belum terdaftar di aplikasi, maka setelah download presensi, aplikasi akan menambahkan data karyawan tersebut ke daftar karyawan. Kunci mesin : Opsi untuk mengunci mesin pada saat download presensi berlangsung agar mesin tidak digunakan untuk scan.


45

Jika Anda download data presensi dari Web, maka pilih tombol Download melalui web. Tentukan dimana file hasil download dari web disimpan. Klik tombol OK dan tunggu proses hingga selesai.

Jika Anda menggunakan Flash disk, pilih tombol Download melalui

Flash Disk kemudian pilih jenis layar mesin, selanjutnya tentukan dimana file hasil download flash disk dari mesin disimpan. Klik tombol OK dan tunggu proses hingga selesai

Ekspor Impor Data Presensi antar Aplikasi FTM Dalam aplikasi ini, Anda dapat melakukan ekspor dan impor data presensi antar aplikasi FTM. Hal seperti ini dibutuhkan jika Anda menginginkan transfer data presensi dari kantor cabang lain yang belum mempunya fasilitas jaringan dan Anda menghendaki kiriman data dalam bentuk file. File yang akan diimpor adalah file hasil ekspor aplikasi FTM. Sebenarnya Anda dapat meminta file yang didownload langsung dari mesin menggunakan flashdisk, tetapi ada beberapa jenis mesin yang tidak mempunyai fasilitas download upload menggunakan media flashdisk. Oleh karena itu, Anda dapat memanfaatkan fasilitas ekspor impor data presensi yang ada dalam aplikasi ini. 1. Ekspor Data Presensi

Ekspor data presensi dilakukan melalui menu Laporan. pada menu Laporan, pilih Tab Perhitungan Absensi, kemudian pilih tab Data Scan. Tentukan rentang tanggal data yang akan diekspor. Pilih format


46

ekspor data WEB pada bagian format eksport, kemudian klik tombol Export. Anda akan diminta untuk menyimpan file hasil ekspor. File inilah yang nantinya akan diimpor.

2. Impor Data Presensi Impor data presensi dilakukan melalui menu Mesin, yaitu pada sub menu Download Presensi. Impor dilakukan melalui pilihan Web, sama seperti ketika Anda download data presensi melalui web. Setelah Anda klik tombol Download melaui web, Anda akan diminta menentukan dimana file hasil ekspor disimpan.


47

Pengaturan Menu ini digunakan untuk melihat informasi mesin melalui aplikasi. Tersedia juga beberapa perintah terhadap mesin yang bisa dilakukan dari aplikasi. Pilih menu Mesin. Pilih mesin yang akan dilihat dengan menandai checkbox di sebelah kiri nama mesin (bisa lebih dari satu). Klik tombol Pengaturan. Halaman berikut akan tampil.


48

Ada beberapa tombol pada halaman ini, yaitu :

Informasi Mesin : untuk menampilkan jumlah user, jumlah FP (sidik jari), dan jumlah data presensi yang ada di mesin.

Ubah Waktu Mesin : untuk mengubah waktu di mesin sesuai dengan waktu di komputer.

Restart Mesin : untuk merestart mesin.

Hapus Administrator : mengubah hak akses user dari admin ke user biasa. Admin adalah karyawan yang berhak untuk akses menu mesin, sedangkan user biasa hanya bisa melakukan verifikasi atau absen saja.

Hapus Semua Data User Di Mesin : Untuk menghapus seluruh data karyawan di mesin.

Hapus Semua Data Presensi : Untuk menghapus seluruh data presensi (data scan) di mesin.

Hapus Semua Data Operasional Mesin : Untuk menghapus catatan pemakaian mesin oleh admin.

Hapus Semua Data: untuk menghapus seluruh data di mesin meliputi user, presensi, dan operasional.

Ubah Format Tanggal Mesin : untuk mengubah format tanggal yang ada di mesin sesuai dengan format tanggal yang di pilih.


49

KARYAWAN Pengaturan Departemen Pilih menu Karyawan kemudian klik tombol Departemen yang ada di sebelah kanan bawah halaman menu karyawan ini. Tampilan berikut akan tampil :


50

Terlihat sudah terdapat nama departemen Induk dengan nama Fingerspot. Anda dapat mengganti dengan nama perusahaan atau nama kantor cabang perusahaan Anda dengan memilih nama departemen induk tersebut kemudian klik tombol Edit. Ganti namanya kemudian klik OK.

Untuk menambah departemen di bawah nama departemen induk, pilih nama departemen induk lalu klik tombol Add. Isi nama departemen kemudian klik OK. Untuk menambah sub departemen, pilih departemen induknya lalu klik tombol Add, isi nama sub departemen kemudian klik OK.


51

Jika ingin mengubah nama departemen, Anda pilih departemen bersangkutan kemudian klik tombol Edit , ubah nama departemen lalu klik OK. Jika Anda ingin menghapus departemen, pilih departemen bersangkutan kemudian klik tombol Hapus lalu OK untuk konfirmasi .


52

Cabang dan Jabatan Pengaturan Cabang dan Jabatan sama dengan operasional pada Pengaturan Departemen, hanya saja Anda tidak bisa membuat sub seperti pada departemen. Anda hanya dapat membuat daftar cabang atau daftar jabatan.


53

Tambah Data Karyawan Karyawan dapat ditambahkan secara manual maupun ditambahkan dari mesin melalui proses download karyawan. Jika karyawan ditambahkan melalui proses download karyawan dari mesin, langkah selanjutnya adalah melengkapi datanya dengan tombol Ubah. Kemudian Anda pindahkan ke departemen masing-masing menggunakan tombol Pindah. Tentunya daftar departemen telah Anda tambahkan sebelumnya. Jika Anda ingin menambahkan karyawan secara manual, maka Anda masuk ke menu Karyawan kemudian klik tombol Tambah. Isi sesuai dengan data karyawan yang ada terutama PIN, NIK, Nama dan Alias (nama di mesin), lalu klik tombol Simpan Ubah Data Karyawan

Jika ada data karyawan yang akan diubah datanya, masuk ke menu Karyawan, pilih karyawan yang akan diubah dengan menandai pada checkbox yang ada di sebelah kiri karyawan, kemudian klik tombol Ubah. Lakukan pengubahan seperlunya dan simpan kembali.


54

Hapus Data Karyawan Karyawan yang sudah tidak diperlukan lagi datanya dapat Anda hapus dari daftar karyawan. Caranya masuk ke menu Karyawan, pilih karyawan yang akan dihapus dengan menandai checkbox yang ada di sebelah kiri karyawan, kemudian klik tombol Hapus. Tekan OK jika muncul konfirmasi untuk menghapus.

Impor Data Karyawan dari File Excel Impor data karyawan melalui file excel disediakan untuk memudahkan pengisian daftar karyawan apalagi jika jumlah karyawan yang akan dimasukkan banyak. Berikut cara mengisi data karyawan menggunakan file excel : Siapkan file daftar karyawan dalam format excel. Pilih menu Karyawan.


55

Klik tombol Impor Xls, muncul 2 pilihan Default dan Customize. Pilihan Default berarti Anda harus menggunakan file Excel yang telah disediakan oleh FTM. File tersebut berada di folder instalasi aplikasi ini. Pilihan Customize berarti Anda dapat menggunakan file Anda sendiri.

Default Silahkan isi file excel yang telah disediakan aplikasi dengan data karyawan Anda. Pilih default dan tampilan berikut akan tampil :

Tekan tombol pada kolom Path File Excel untuk mencari file Excel berada.


56

Tekan tombol Import dan tunggu sampai proses selesai.


57

Customize Silahkan siapkan file Excel yang telah diisi data karyawan. Pilih Customuze dan tampilan berikut akan tampil :


58

Browse file excel yang telah sebelumnya disiapkan. Cocokkan kolom yang ada di kiri dengan kolom dari tampilan file Excel

Klik tombol Import Catatan : Opsi tumpuk data digunakan untuk menumpuk data yang sudah ada di daftar karyawan dengan data dari excel jika ditemukan kesamaan PIN.


59

Memindahkan Karyawan Jika Anda menambahkan karyawan melalui download dari mesin, maka seluruh karyawan akan menempati induk departemen. Untuk itu perlu dipindahkan ke departemen masing-masing. Untuk memindahkan karyawan, pilih karyawan yang akan dipindahkan, kemudian tekan tombol Pindah. Setelah form pindah departemen muncul, pilih departemen yang dikehendaki, kemudian Simpan.


60

Menentukan Jadwal Kerja Karyawan Setelah Anda membuat jam kerja, shift dan merangkai shift tersebut tersebut dalam suatu dasar jadwal maka selanjutnya Anda menentukan dasar jadwal tersebut akan dijalani oleh karyawan yang mana. Pembuatan shift dan dasar jadwal dapat Anda lihat pada halaman 70. Jadwal kerja dapat ditentukan untuk semua karyawan, per departemen ataupun per karyawan. Anda dapat memanfaatkan fasilitas filter pada daftar karyawan di menu Karyawan. Pada menu Karyawan juga tersedia fasilitas Tampung yang dapat digunakan untuk menyimpan karyawan yang dipilih kemudian mencari karyawan berikutnya dan menyimpannya lagi ke dalam tampung. Fasilitas ini juga memungkinkan Anda menggunakan daftar di dalamnya berkali-kali tanpa harus memilih karyawan lagi. Berikut cara untuk menjadwalkan karyawan : Masuk ke menu Karyawan. Pilih karyawan yang akan dibuatkan jadwal dengan menandai checkbox di sebelah kiri karyawan.

Jika Anda ingin menggunakan fasilitas Tampung, maka aktifkan dulu fasilitas ini dengan menandai checkbox yang ada di sebelah kiri tombol Tampung. Pilih karyawan kemudian klik tombol Tampung untuk memilih karyawan tersebut. Cari lagi karyawan yang akan dibuatkan jadwal lalu klik tampung lagi.

Setelah selesai memilih karyawan, klik tombol Dasar jadwal. Halaman berikut akan tampil.


61

Pilih dasar jadwal yang tersedia. Tentukan Tgl Mulai berlakunya jadwal tersebut. Klik Simpan. Jadwal akan berlaku sejak tanggal mulai yang ditentukan tanpa ada batas akhirnya. Jadwal akan berakhir jika Anda membuat jadwal baru. Jadi batas berlakunya jadwal pertama adalah tanggal mulai jadwal kedua. Batas berlakunya jadwal kedua adalah tanggal mulai jadwal ketiga dan seterusnya. Misalnya jadwal reguler ‘teknisi’ dimulai tanggal 1 Desember 2011. Jadwal ini akan berakhir pada tanggal 31 Desember 2011 karena ada jadwal baru ‘puasa’ yang dimulai tanggal 1 Januari 2012. Jadwal ‘puasa’ ini juga akan berakhir pada tanggal 31 Januari 2012 karena karyawan menggunakan jadwal ‘teknisi’ kembali mulai tanggal 1 Februari 2012.


62

Memasukkan Izin Absensi Jika ada satu atau sebagian karyawan yang izin tidak masuk karena alasan tertentu, maka Anda dapat menambahkan izin tersebut. Masuk ke menu Karyawan. Pilih karyawan yang akan ditambahkan izin

dengan menandai checkbox di sebelah kiri karyawan. Jika Anda ingin menggunakan fasilitas Tampung, maka aktifkan dulu fasilitas ini dengan menandai checkbox yang ada di sebelah kiri tombol Tampung. Pilih karyawan kemudian klik tombol Tampung untuk memilih karyawan tersebut. Cari lagi karyawan yang akan dimasukkan izinnya lalu klik tampung lagi. Fasilitas ini optional, Anda dapat menggunakannnya ataupun tidak.

Setelah selesai memilih karyawan, klik tombol Izin Absensi. Halaman disamping akan tampil.

Tentukan jenis izin, tanggal dan keterangan. Klik Simpan.


63

Menambahkan Izin Scan Jika salah satu atau sebagian karyawan lupa melakukan scan dan ingin Anda tambahi scan tersebut di menu ini, maka Anda dapat menambahkan scan yang terlupa tersebut. Pada sub menu Izin Scan, Anda juga dapat memasukkan izin datang terlambat, izin pulang cepat dan izin tidak istirahat. Untuk izin lupa scan dan tambah scan, maka aplikasi akan menambahkan scan yang tidak ada. Sedangkan untuk izin terlambat dan pulang cepat, maka aplikasi akan menghilangkan nilai telambat dan pulang cepat dari karyawan yang mengalami keterlambatan maupun pulang sebelum waktunya tersebut. Sementara itu izin tidak istirahat digunakan untuk karyawan yang terpaksa tidak bisa istirahat karena ada kewajiban yang harus diselesaikan. Dengan izin tersebut, maka durasi jam kerja si karyawan tidak akan dipotong. Izin tidak istirahat ini digunakan hanya jika pada shift digunakan jenis Istirahat Wajib. Cara menambahkan Izin Scan adalah sebagai berikut : Masuk ke menu Karyawan. Pilih karyawan yang akan ditambahkan izin dengan menandai checkbox di sebelah kiri karyawan.

Jika Anda ingin menggunakan fasilitas Tampung, maka aktifkan dulu fasilitas ini dengan menandai checkbox yang ada di sebelah kiri tombol Tampung. Pilih karyawan kemudian klik tombol Tampung untuk memilih karyawan tersebut. Cari lagi karyawan yang akan ditambahkan izin lalu klik tampung lagi. Fasilitas ini optional, Anda dapat menggunakannnya ataupun tidak.

Setelah selesai memilih karyawan, klik tombol Izin Scan. Halaman berikut akan tampil.


64

Tentukan jenis, tanggal dan keterangan. Klik Simpan.


65

Membuat Jadwal Per Karyawan

Sebelumnya sudah dijelaskan tentang cara menentukan jadwal dengan dasar jadwal. Dasar jadwal mempunyai rotasi yang berurutan, mempunyai pola tertentu dan shift-shift yang berada di dalamnya dapat berlaku secara otomatis. Tetapi pada kondisi jam kerja yang tidak beraturan polanya, maka Anda tidak dapat menggunakan dasar jadwal. Oleh karena itu, aplikasi ini menyediakan cara membuat jadwal secara manual. Di sini Anda dapat menentukan jadwal karyawan per tanggal. Anda dapat menentukan pada tanggal x karyawan menggunakan shift x. Jadwal ini dibuat berdasarkan jadwal yang dibuat oleh perusahaan.

Jadwal per Karyawan ini dapat Anda gunakan sebagai jadwal utama atau sebagai alat bantu pada kondisi tertentu. Jika Anda menggunakannya sebagai jadwal utama, maka Anda tidak perlu memasukkan dasar jadwal pada karyawan. Tetapi jika Anda menggunakannya sebagai alat bantu dan digunakan pada saat-saat tertentu saja, maka Anda tetap wajib menentukan dasar jadwal pada karyawan.

Jadwal per Karyawan ini mempunyai prioritas lebih tinggi daripada dasar jadwal. Jadi aplikasi akan memeriksa terlebih dahulu, apakah pada hari tertentu terdapat Jadwal per Karyawan atau tidak. Jika ada maka aplikasi akan memproses data presensi berdasarkan jadwal per karyawan ini dan mengabaikan dasar jadwal. Tetapi jika tidak ada, maka aplikasi akan memproses berdasarkan dasar jadwal. Cara membuat jadwal per karyawan adalah sebagai berikut : Masuk ke menu Karyawan. Pilih karyawan yang akan dibuatkan jadwal dengan menandai checkbox di sebelah kiri karyawan.

jika Anda ingin menggunakan fasilitas Tampung, maka aktifkan dulu fasilitas ini dengan menandai checkbox yang ada di sebelah kiri tombol Tampung. Pilih karyawan kemudian klik tombol Tampung


66

untuk memilih karyawan tersebut. Cari lagi karyawan yang akan dibuatkan jadwal lalu klik tampung lagi. Fasilitas ini optional, Anda dapat menggunakannnya ataupun tidak.

Setelah selesai memilih karyawan, klik tombol Jadwal Karyawan. Halaman berikut akan tampil.

Pilih area yang akan diisi shift, kemudian arahkan pointer mouse ke sebelah kanan. Daftar shift akan muncul. Pilih salah satu shift dengan klik dua kali atau double click. Kode shift yang dipilih akan tampil pada area yang dipilih.

Klik Simpan.

Catatan : - Anda juga bisa melakukan copy paste shift yang telah dimasukkan. - Pengisian shift juga bisa dilakukan dengan file excel yang diekspor dari halaman ini. File excel yang

telah diisi dapat diimpor kembali ke jadwal karyawan ini.


67

Surat Perintah Lembur Pada aplikasi ini, lembur dapat langsung disetujui secara otomatis oleh aplikasi atau harus menggunakan Surat Perintah Lembur (SPL). Jika menggunakan SPL, maka hanya lembur yang mempunyai SPL yang akan disetujui. Untuk menentukan apakah lembur disetujui oleh aplikasi secara langsung atau menggunakan SPL, Anda dapat mengaturnya di menu Pengaturan > Pengaturan Shift>Perhitungan Lembur. Cara menambahkan Surat Perintah Lembur :

Masuk ke menu Karyawan. Pilih karyawan yang akan dimasukkan SPL-nya

dengan menandai checkbox di sebelah kiri karyawan.

Setelah selesai memilih karyawan, klik tombol Surat Perintah Lembur. Halaman berikut akan tampil.

Pilih Shift dimana lembur dijadwalkan. Pilih tanggal berlaku dan jenis lemburnya. Sebagian

berarti untuk lembur yang melekat pada shift seperti Lembur Awal dan Lembur Akhir, sedangkan Penuh berarti lembur yang satu shift penuh.

Klik Simpan.


68

Akses Laporan dari menu Karyawan Laporan dapat dibuat melalui dua jalan, yaitu melalui menu Laporan dan melalui menu Karyawan. Kelebihan proses laporan dari menu Karyawan adalah Anda dapat memilih karyawan dengan menggunakan fasilitas tampung yang memungkinkan memilih karyawan yang berbeda departemen dengan lebih mudah. Cara mengakses laporan dari menu karyawan: Masuk ke menu Karyawan. Pilih karyawan yang akan diproses laporannya dengan menandai checkbox di sebelah kiri karyawan.

Jika Anda ingin menggunakan fasilitas Tampung, maka aktifkan dulu fasilitas ini dengan menandai checkbox yang ada di sebelah kiri tombol Tampung. Pilih karyawan kemudian klik tombol Tampung untuk memilih karyawan tersebut. Cari lagi karyawan yang akan diproses laporannya lalu klik tampung lagi. Fasilitas ini optional, Anda dapat menggunakannnya ataupun tidak.

Setelah selesai memilih karyawan, klik tombol Laporan. Anda akan diantarkan ke menu laporan. Di sini Anda dapat memproses laporan. Untuk proses laporan, silahkan merujuk ke menu Laporan pada

halaman 107. Catatan : Daftar karyawan yang dipilih akan tampil di menu Laporan pada bagian tampung.


69

Kalender Karyawan Sub menu pada menu Karyawan ini digunakan untuk melihat kalender karyawan per bulannya yang menampilkan data terlambat, pulang cepat, istirahat lebih serta izin. Masih dalam menu Karyawan, pilih karyawan yang akan dilihat kalendernya. Setelah selesai memilih karyawan, klik tombol Kalender karyawan. Anda akan melihat tampilan

berikut:

Di gambar terlihat izin sakit dan cuti karyawan pada tanggal 10 dan 11.


70

JADWAL

Jadwal kerja dibuat dari serangkaian Shift yang dihimpun dalam Dasar Jadwal. Shift sendiri berisi jam kerja

yang merupakan rumus dari penghitungan absensi karyawan, oleh karena itu harus dibuat dengan benar.

Setelah shift dibuat kemudian dirangkai dalam Dasar Jadwal. Dasar jadwal inilah yang nantinya akan melekat

pada masing-masing karyawan.

Hal yang penting untuk diingat, bahwa aplikasi ini digunakan mesin yang jenisnya standalone, artinya seluruh

pengaturan di sini dapat Anda buat dan ubah sewaktu-waktu jika ternyata ada karyawan yang bekerja di luar

aturan yang telah ditetapkan. Keputusan pembuatan laporan tidak terjadi seketika ketika proses scan

berlangsung seperti pada jenis mesin absensi online (PC-Based). Laporan dapat dibuat di waktu yang

berbeda dengan saat karyawan scan.

Shift

Shift merupakan kumpulan dari jam kerja karyawan yang disertai dengan aturan dan batasan tertentu.

Termasuk di dalamnya adalah jam masuk, jam pulang, lembur, istirahat dan hitungan durasi kerja karyawan.

Dengan aturan dan batasan inilah aplikasi dapat menentukan perhitungan absensi karyawan. Dengan aturan

dan batasan inilah aplikasi dapat menentukan apakah karyawan terlambat, pulang lebih cepat, lembur dan

sebagainya. Jika di dalam perusahaan Anda menggunakan banyak shift, maka Anda harus membuat seluruh

shift tersebut. Selanjutnya Anda dapat mengelompokkan shift-shift tersebut dalam Dasar Jadwal

berdasarkan kelompok kerja karyawan Anda.


71

Tambah Shift Pilih menu Jadwal, lalu pilih tab Shift. Klik tombol Tambah dan Anda akan melihat tampilan pengisian shift berikut :

Silahkan isi sesuai dengan jam kerja yang berlaku. - Nama Shift : Nama shift sebenarnya dapat Anda isi dengan istilah Anda sendiri, tetapi sebaiknya

nama yang memudahkan Anda untuk mengingat shift tersebut karena nantinya nama shift ini digunakan di pengelompokkan dasar jadwal. Misalnya ’Senin-Jumat’ untuk jam kerja yang berlaku di hari Senin sampai Jumat. Jika Anda memiliki beberapa departemen maka Anda bisa membuat nama shift tersebut menjadi Senin-Jumat Departemen A, Senin-Jumat Departemen B dan sebagainya. Anda dapat juga memberi nama Shift 1, Shift 2 dan seterusnya jika nantinya ada karyawan yang menggunakan jam kerja lebih dari satu.

- Kode : kode shift untuk membedakan shift yang satu dengan shift yang lain. Penggunaan kode ini sangat dibutuhkan pada pembuatan jadwal per karyawan. (Hal 65).

- Jam Masuk : Jam masuk kerja karyawan. Misalnya Anda isi jam 07.00.


72

- Jam Keluar : Jam selesai kerja karyawan. Misalnya Anda isi jam 15.00. - Harus Scan : ada 4 pilihan, yaitu : In&Out, In, Out, In/Out. In&Out mewajibkan scan pada jam

masuk dan jam pulang, jika tidak scan salah satu dapat dianggap tidak masuk atau diberi sanksi sesuai dengan yang diatur di menu Pengaturan>Pengaturan Shift. In mewajibkan scan pada jam masuk saja. Jika tidak scan masuk, maka karyawan dianggap tidak hadir. Out mewajibkan scan pada jam pulang saja. Jika tidak scan pulang, maka karyawan dapat dianggap tidak hadir. In/Out membolehkan scan salah satu baik pada jam masuk maupun jam pulang.

- Durasi : Lama jam kerja. Tersedia 2 jenis perhitungan lama jam kerja yang dapat dipilih yaitu durasi efektif dan aktual. Durasi efektif dihitung dari Jam Keluar – Jam Masuk kemudian akan dikurangi istirahat, terlambat dan pulang cepat jika ada. Misalnya Jam Keluar 15.00, Jam Masuk 07.00, maka durasi efektif maksimal adalah 480 menit. Jika karyawan Istirahat 60 menit dan terlambat 10 menit, maka durasi efektif menjadi 480-60-10 = 410 menit. Pada isian shift ini Anda dapat menentukan sendiri nilai maksimal dari durasi efektif, jika Anda kosongkan, maka aplikasi akan menghitung sesuai dengan rumus yang telah dijelaskan. Durasi aktual dihitung dari Scan Keluar – Scan Masuk kemudian akan dikurangi istirahat, terlambat dan pulang cepat jika ada. Misalnya Scan Keluar karyawan 15.30, Scan Masuk karyawan 06.30, maka durasi aktual adalah 540 menit. Jika karyawan Istirahat 60 menit dan pulang cepat 10 menit, maka durasi efektif menjadi 540-60-10 = 470 menit. Pada isian shift ini durasi aktual mempunyai dua isian, yaitu : durasi minimal dianggap setengah kerja dan durasi maksimal dianggap kerja penuh. Jika tidak diisi maka aplikasi akan menghitung sesuai rumus yang telah dijelaskan.


73

- Count As : Hitungan berapa hari kerja shift tersebut. Isian default adalah 1 yang berarti 1 hari. Jika diisi 2, maka shift tersebut akan dihitung 2 hari kerja. Jika diisi 0,5, maka shift tersebut dihitung setengah hari.

- Shift lembur : Jika pilihan ini dipilih, maka sepanjang shift tersebut dihitung sebagai lembur. Panjang lembur ditentukan oleh pilihan durasi yang digunakan, apakah dihitung berdasarkan Jam Masuk dan Jam Keluar (Durasi Efektif) atau berdasarkan Scan Masuk dan Scan Keluar (Durasi Aktual).

- Shift Terpendek : Pilihan ini untuk menentukan shift terpendek dari shift yang digunakan seorang karyawan. Penentuan shift terpendek digunakan jika lembur dihitung menggunakan indeks lembur.

Klik Simpan. Contoh pengisian bisa dilihat sebagai berikut :

Tampilan di atas adalah tampilan default (simple). Aplikasi ini juga menyediakan tampilan input shift yang lebih banyak opsinya. Jika Anda menginginkan tampilan yang lebih advance, maka Anda bisa ubah mode


74

tampilannya melalui menu Pengaturan > Cara Pemakaian, pilih Pilihan Advance kemudian Simpan. Anda kembali ke menu Jadwal untuk melakukan tambah shift. Cara tambah shift pada mode advance adalah sebagai berikut : Pilih menu Jadwal, lalu pilih tab Shift. Klik tombol Tambah dan Anda akan melihat tampilan pengisian shift berikut :


75

Silahkan isi sesuai dengan jam kerja yang berlaku. - Nama Shift : Nama shift sebenarnya dapat Anda isi dengan istilah Anda sendiri, tetapi sebaiknya

nama yang memudahkan Anda untuk mengingat shift tersebut karena nantinya nama shift ini digunakan di pengelompokkan dasar jadwal nantinya. Misalnya Senin-Jumat untuk jam kerja yang berlaku di hari Senin sampai Jumat. Jika Anda memiliki beberapa departemen maka Anda bisa membuat nama shift tersebut menjadi Senin-Jumat Departemen A, Senin-Jumat Departemen B dan sebagainya. Anda dapat juga memberi nama Shift 1, Shift 2 dan seterusnya jika nantinya ada karyawan yang menggunakan jam kerja lebih dari satu.

- Kode : kode shift untuk membedakan shift yang satu dengan shift yang lain. Penggunaan kode ini sangat dibutuhkan pada pembuatan jadwal per karyawan. (Hal. 63).

- Harus Scan : ada 4 pilihan, yaitu : In&Out, In, Out, In/Out. In&Out mewajibkan scan pada jam masuk dan jam pulang, jika tidak scan salah satu dapat dianggap tidak masuk atau diberi sanksi sesuai dengan yang diatur di menu Pengaturan>Pengaturan Shift. In mewajibkan scan pada jam masuk saja. Jika tidak scan masuk, maka karyawan dianggap tidak hadir. Out mewajibkan scan pada jam pulang saja. Jika tidak scan keluar, maka karyawan dapat dianggap tidak hadir. In/Out membolehkan scan salah satu baik pada jam masuk maupun jam pulang.

- Durasi : Lama jam kerja. Tersedia 2 jenis perhitungan lama jam kerja yang dapat dipilih yaitu durasi efektif dan aktual. Durasi efektif dihitung dari Jam Keluar – Jam Masuk kemudian akan dikurangi istirahat, terlambat dan pulang cepat jika ada. Misalnya Jam Keluar 15.00, Jam Masuk 07.00, maka durasi efektif maksimal adalah 480 menit. Jika karyawan Istirahat 60 menit dan terlambat 10 menit, maka durasi efektif menjadi 480-60-10 = 410 menit. Pada isian shift ini Anda dapat menentukan sendiri nilai maksimal dari durasi efektif, jika Anda kosongkan, maka aplikasi akan menghitung sesuai dengan rumus yang telah dijelaskan.


76

Durasi aktual dihitung dari Scan Keluar – Scan Masuk kemudian akan dikurangi istirahat, terlambat dan pulang cepat jika ada. Misalnya Scan Keluar karyawan 15.30, Scan Masuk karyawan 06.30, maka durasi aktual adalah 540 menit. Jika karyawan Istirahat 60 menit dan pulang cepat 10 menit, maka durasi efektif menjadi 540-60-10 = 470 menit. Pada isian shift ini durasi aktual mempunyai dua isian, yaitu : durasi minimal dianggap setengah kerja dan durasi maksimal dianggap kerja penuh. Jika tidak diisi maka aplikasi akan menghitung sesuai rumus yang telah dijelaskan.

- Mulai Jam Masuk : Jam paling awal karyawan bisa scan masuk. Jika ada karyawan yang scan masuk sebelum jam ini maka akan dianggap invalid atau diabaikan oleh aplikasi. Anda bisa menentukan batas mulai jam masuk ini satu jam sebelum jam masuk atau sesuaikan dengan aturan perusahaan. Misalnya Anda isi jam 06.00 yang berarti satu jam sebelum Jam Masuk.

- Jam Masuk : Jam masuk kerja karyawan. Misalnya Anda isi jam 07.00. - Akhir Jam Masuk : Jam paling akhir karyawan bisa scan masuk. Jika ada karyawan yang scan

masuk sesudah jam ini maka akan dianggap invalid atau diabaikan oleh aplikasi. Anda bisa menentukan batas akhir jam masuk ini satu jam setelah jam masuk atau sesuaikan dengan aturan perusahaan. Misalnya Anda isi jam 08.00 yang berarti satu jam setelah Jam Masuk.

- Mulai Jam Keluar : Jam paling awal karyawan bisa scan keluar/pulang. Jika ada karyawan yang scan keluar sebelum jam ini maka akan dianggap invalid atau diabaikan oleh aplikasi. Anda bisa menentukan batas mulai jam pulang ini satu jam sebelum jam pulang atau sesuaikan dengan aturan perusahaan. Misalnya Anda isi jam 14.00 yang berarti satu jam sebelum jam keluar.

- Jam Keluar : Jam selesai kerja karyawan. Misalnya Anda isi jam 15.00.


77

- Akhir Jam Keluar : Jam paling akhir karyawan bisa scan pulang. Jika ada karyawan yang scan pulang sesudah jam ini maka akan dianggap invalid atau diabaikan oleh aplikasi. Anda bisa menentukan batas akhir jam keluar ini satu jam setelah jam pulang atau diperpanjang jika nantinya ada lembur setelah pulang.

- Toleransi terlambat : durasi terlambat maksimal yang Anda izinkan untuk karyawan. Misalnya Anda menentukan toleransi terlambat 15 menit sebelum jam masuk, maka seluruh karyawan yang menggunakan jam kerja ini baru dianggap terlambat setelah 15 menit dari jam masuk. Pada contoh ini jika jam masuk jam 07:00 maka karyawan yang scan di jam 08:15 atau kurang dianggap tidak terlambat. Tetapi karyawan yang scan di atas jam 08:15 dianggap terlambat misalnya scan jam 08:16 dianggap langsung terlambat 16 menit.

- Toleransi pulang cepat : durasi pulang cepat atau pulang sebelum jam pulang maksimal yang Anda izinkan untuk karyawan. Misalnya Anda menentukan batas pulang cepat 15 menit sebelum jam pulang, maka seluruh karyawan yang menggunakan jam kerja ini baru dianggap


78

pulang cepat jika melakukan scan 15 menit sebelum jam pulang. Pada contoh ini jika jam keluar jam 15:00 maka karyawan yang scan di jam 14:45 atau lebih dianggap tidak pulang cepat. Tetapi karyawan yang scan di bawah jam 14:45 dianggap pulang cepat misalnya scan jam 14:44 dianggap langsung pulang cepat 16 menit.

- Lembur Awal : Lembur yang dilakukan karyawan sebelum jam masuk. Lembur ini harus dilakukan di antara Mulai Jam Masuk sampai Jam Masuk. Pada isian, Anda perlu menentukan Min yang berarti minimal durasi lembur yang dapat dianggap lembur, Max yang berarti maksimal hitungan lembur, nilai max ini tidak boleh melebihi jarak antara Mulai Jam Masuk sampai Jam Masuk. Kemudian Pengurang yang digunakan untuk mengurangi durasi lembur yang dijalani. Misalnya karyawan mulai scan lembur saat jam 06.15 sampai Jam Masuk yaitu jam 07.00, maka durasi sebenarnya adalah 45 menit, tetapi jika nilai pengurang diisi 15, maka lembur yang dihasilkan menjadi 30 menit.

- Istirahat 1 : Jam Istirahat pertama. Di sini Anda dapat menentukan jam awal mulai istirahat dan akhir kembali dari istirahat. Scan istirahat harus berada di area yang ditentukan. Scan yang berada di luar batasan akan dianggap tidak valid oleh aplikasi. Kemudian minimal istirahat yang berarti jika karyawan scan di bawah durasi minimal tersebut tetap akan dihitung sama dengan minimal. Maksimal istirahat adalah durasi istirahat maksimal yang dapat dijalani karyawan. Jika karyawan keluar istirahat melebihi nilai ini akan menghasilkan nilai Istirahat Lebih pada laporan. Istirahat ini mempunyai tiga status, yaitu Wajib yang berarti karyawan yang sengaja tidak scan istirahat tetap akan dipotong jam kerjanya. Nilai potongnya ditentukan pada menu Pengaturan>Pengaturan Shift. Status kedua adalah tidak wajib yang berarti hanya karyawan yang scan istirahat yang akan dipotong durasi jam kerjanya. Sedangkan status ketiga adalah kompensasi lembur yang berarti istrahat yang tidak diambil akan dikompensasikan menjadi nilai lembur.


79

- Isirahat 2 : Jam Istirahat kedua. Istirahat ini sama dengan istirahat 1. Istirahat 2 digunakan jika dalam satu shift terjadi dua kali istirahat.

- Lembur Akhir : Lembur yang dilakukan karyawan setelah jam keluar/pulang. Lembur ini harus dilakukan di antara Jam Keluar sampai Akhir Jam Keluar. Pada isian, Anda perlu menentukan Min yang berarti minimal durasi lembur yang dapat dianggap lembur, Max yang berarti maksimal hitungan lembur, nilai max ini tidak boleh melebihi jarak antara Jam Keluar sampai Akhir Jam Keluar. Kemudian Pengurang yang digunakan untuk mengurangi durasi lembur yang dijalani. Misalnya karyawan mulai lembur setelah Jam Keluar 15.00, jika menghendaki lembur baru dihitung setelah 30 menit, maka nilai Min harus diisi 30. Karyawan yang lembur kurang dari 30 menit, maka dianggap tidak lembur. Karyawan yang pulang jam 15.31 akan dihitung lembur 31 menit. Jika Anda menghendaki lembur benar-benar dihitung dari jam 15.30, maka nilai Pengurang harus diisi 30. Maka karyawan yang pulang jam 15.31 akan dihitung lembur 1 menit. Apabila ada karyawan yang lembur di atas nilai Max, maka tetap akan dihitung sama dengan nilai maksimal tersebut.

- Lembur Putus : Istilah ini untuk menyebut lembur yang dilakukan karyawan di luar batas akhir jam keluar. Lembur jenis ini biasa dilakukan karyawan yang sudah pulang kemudian diminta kembali lagi untuk lembur. Untuk itu Anda hanya diminta untuk mengisi Jam Masuk Lembur yang berarti jam paling awal dapat melakukan lembur. Kemudian Jam Keluar Lembur yang berarti jam paling akhir karyawan dapat melakukan lembur. Kemudian Anda isi nilai min, max dan pengurang seperti isian pada lembur awal maupun lembur akhir.

- Count As : Hitungan berapa hari kerja shift tersebut. Isian default adalah 1 yang berarti 1 hari. Jika diisi 2, maka shift tersebut akan dihitung 2 hari kerja. Jika diisi 0,5, maka shift tersebut dihitung setengah hari.


80

- Shift lembur : Jika pilihan ini dipilih, maka sepanjang shift tersebut dihitung sebagai lembur. Panjang lembur ditentukan oleh pilihan durasi yang digunakan, apakah dihitung berdasarkan Jam Masuk dan Jam Keluar (Durasi Efektif) atau berdasarkan Scan Masuk dan Scan Keluar (Durasi Aktual).

- Shift Terpendek : Pilihan ini untuk menentukan shift terpendek dari shift yang digunakan seorang karyawan. Penentuan shift terpendek digunakan jika lembur dihitung menggunakan indeks pengali lembur.

- Shift Kerja Bebas : Untuk menggunakan pilihan ini, harus menggunakan Durasi Aktual. Karena dihitung berdasar data scan presensi karyawan. Lembur untuk jenis shift mulai dihitung jika durasi kerja seseorang sudah melebihi batas maksimal kerjayang ditentukan.

Setelah isian lengkap, tekan tombol Simpan untuk menyimpan hasil isian.


81

Edit Shift Pilih menu Jadwal, lalu pilih tab Shift. Pilih shift yang telah dibuat (hanya bisa pilih

satu), lalu klik tombol Ubah. Ubah isian sesuai yang dikehendaki. Klik

Simpan kembali. Hapus Shift Pilih menu Jadwal, lalu pilih tab Shift. Pilih shift yang telah dibuat lalu klik tombol

Hapus Klik OK untuk konfirmasi.


82

Dasar Jadwal Dasar jadwal merupakan rangkaian dari shift. Dalam dasar jadwal kita dapat menentukan, rotasi dari shift, harian maupun mingguan. Kita juga dapat menentukan berapa shift yang berlaku per harinya. Sebelum membuat dasar jadwal, pastikan semua shift yang akan digunakan oleh karyawan sudah dibuat dengan benar. Anda dapat membuat beberapa dasar jadwal yang berbeda sesuai dengan kelompok kerja karyawan di perusahaan atau instansi Anda. Masing-masing dasar jadwal dapat menggunakan shift yang sama atau berbeda. Tambah dasar jadwal

Pilih menu Jadwal, lalu pilih tab Dasar Jadwal.

Klik Tambah dan muncul tampilan seperti disamping :

Isi Nama Jadwal dengan nama yang mudah diingat.

Isi Jenis Periode serta satuannya. Jenis periode merupakan panjang rotasi dari shift yang akan dijalani karyawan. Satuannya tersedia dalam Harian dan Mingguan. Jika Anda mengisi Jenis Periode 1 dan satuannya Harian, maka artinya


83

dasar jadwal akan berulang tiap harinya. Jika Anda mengubah Jenis Periode menjadi 3, maka artinya karyawan akan menjalani pola shift-shift yang sama selama 3 hari. Jika Anda mengisi Jenis Periode 1 dengan satuan Mingguan, maka berarti karyawan akan menjalani shift-shift dalam dasar jadwal yang akan berulang ke shift yang sama untuk setiap minggunya.

Isi tanggal mulai yang merupakan tanggal mulai berlakunya dasar jadwal yang dibuat. Pada jenis periode mingguan, tanggal mulai adalah sembarang tanggal yang jatuh pada hari Senin.

Pilih hari-hari yang tampil, kemudian isikan shift yang berlaku pada hari tersebut dengan memindahkan daftar shift yang berada di sebelah kiri bawah ke jendela sebelah kanan dengan menekan tombol > atau masukkan semua shift dengan menekan tombol >>. Setelah itu pilih hari yang lain dan lakukan hal yang sama atau Anda dapat memilih semua hari dan mengisinya dengan shift yang sama. Jangan lupa menentukan hari libur dengan menandai pada kolom Libur pada daftar hari yang tampil.


84

Anda juga dapat menentukan urutan prioritas shift-shift yang sudah dipilih menggunakan tombol panah atas dan panah bawah. Prioritas ini akan berguna untuk menentukan shift yang akan diambil aplikasi jika terjadi jam kerja karyawan ternyata masuk pada dua shift yang hampir sama.

Klik Simpan. Contoh Pengisian Dasar Jadwal 1. Satu Shift Berulang Tiap Hari

Shift_1 akan berulang setiap hari tanpa ada hari libur.


85

2. Tiga Shift Berulang Setiap Hari

Shift_1, Shift_2, Shift_3 akan berulang setiap hari tanpa libur. Ketiga shift akan berlaku otomatis, artinya aplikasi dapat menetukan sendiri pada hari ini karyawan masuk ke shift yang mana.

3. Tiga Shift Berulang Setiap Tiga Hari

Pada hari Senin karyawan hanya akan menjalani Shift_1, Selasa Shift_2 atau Shift_2, Rabu Shift_1 atau Shift_2 atau Shift_3. Pada hari Kamis karyawan akan kembali menjalani Shift_1, Jum’at Shift_2 atau Shift_2, Sabtu Shift_1 atau Shift_2 atau Shift_3 dan seterusnya.


86

4. Tiga Shift Berulang Setiap Minggu

Hari Senin – Jum’at, karyawan akan mempunyai 3 pilihan shift, yaitu Shift_1, Shift_2 dan Shift3. Ketiga shift ini berlaku otomatis, artinya aplikasi akan menentukan sendiri karyawan masuk pada shift yang mana. Sangat cocok untuk yang suka bertukar shift. Pada hari Sabtu karyawan menggunakan shift khusus Sabtu. Sedangkan hari Minggu karyawan libur, bagi yang masuk tersedia hanya Shift_1. Shift-shift ini akan berulang setiap minggunya dengan pola yang sama.


87

Edit Dasar Jadwal Pilih menu Jadwal, lalu pilih tab Dasar Jadwal. Pilih dasar jadwal yang telah dibuat (hanya boleh pilih satu) lalu klik Ubah. Ubah isian yang dikehendaki, lalu simpan kembali Hapus Dasar Jadwal Pilih menu Jadwal, lalu pilih tab Dasar Jadwal. Pilih dasar jadwal yang akan dihapus, kemudian klik tombol Hapus.

Klik tombol OK untuk konfirmasi.


88

Libur Umum Sub menu ini untuk menambahkan, mengedit dan menghapus hari libur nasional yang berlaku di perusahaan atau instansi. Hari libur ini perlu diisi agar karyawan yang tidak masuk pada tanggal tersebut tidak dianggap absen (bolos) pada hari tersebut. Tambah Hari Libur Umum Pilih menu Jadwal, lalu pilih tab Libur Umum. Klik tombol Tambah, tentukan tanggal libur serta keteranganya.

Klik Simpan.


89

Edit Hari Libur Umum Pilih menu Jadwal, lalu pilih tab Libur Umum. Pilih daftar hari libur yang telah dibuat (hanya boleh pilih satu) lalu klik Ubah. Ubah isian yang dikehendaki, lalu simpan kembali Hapus Libur Umum Pilih menu Jadwal, lalu pilih tab Libur Umum. Pilih hari libur yang akan dihapus, kemudian klik tombol Hapus.

Klik tombol OK untuk konfirmasi.


90

PENGATURAN Pada menu ini terdapat pengaturan-pengaturan umum yang berlaku pada aplikasi ini. CARA PEMAKAIAN Tersedia dua mode atau cara pakai pada beberapa menu di aplikasi ini, yaitu Simple dan Advance. Mode default adalah mode simple. Pada mode simple terdapat beberapa pengaturan yang digunakan di beberapa menu sedangkan pada mode Advance pengaturannya langsung ditampilkan pada menu bersangkutan. Pada saat mode andvance diaktifkan, maka pengaturan pada mode simple akan dinonaktifkan. Berikut beberapa pengaturan pada mode simple : Pengaturan Download Default

Bagian ini memuat pengaturan untuk proses download karyawan dari mesin ke dalam aplikasi. - User baru saja : aplikasi hanya akan mendownload hanya karyawan baru yang belum ada di

database. - Semua User : aplikasi akan download semua karyawan baik

yang sudah ada di database aplikasi maupun yang belum ada di database.

- User lama saja : aplikasi hanya akan download karyawan yang sudah ada di database.

- Sertakan FP : jika dipilih, maka karyawan akan didownload beserta sidik jarinya.

- Tumpuk data lama : jika terdapat kesamaan data di mesin dengan yang ada di database, maka data di database akan ditumpuk dengan data dari mesin.


91

Pengaturan Upload Default Bagian ini memuat pengaturan untuk proses upload karyawan dari aplikasi ke mesin. - User yang dicentang : aplikasi akan upload karyawan yang dipilih saja. - User baru saja : aplikasi hanya akan upload karyawan yang tidak ada di mesin, tetapi ada di

aplikasi - Semua user : aplikasi akan upload semua karyawan yang ada di aplikasi. - User lama saja : aplikasi akan upload karyawan yang sama dengan di mesin. - Sertakan FP : jika dipilih, maka karyawan akan diupload beserta sidik jarinya.

Pengaturan Download Presensi Bagian ini memuat pengaturan untuk proses download data presensi karyawan dari mesin ke aplikasi. - Data terbaru saja : aplikasi akan download data presensi yang belum pernah didownload. - Semua Data : aplikasi akan download semua data presensi yang ada di mesin. - Langsung tambahkan PIN baru ke database : Jika ada data presensi karyawan di mesin yang

karyawan tersebut belum ada di database, maka setelah data presensi didownload, maka dengan otomatis akan ditambahkan karyawan baru di daftar karyawan.


92

- Hapus data presensi setelah download : setelah download data presensi selesai, maka data presensi yang ada di mesin akan dihapus.

Default Isian Shift Bagian ini untuk menentukan pengaturan range pada pembuatan shift pada mode simple. Pengaturan ini akan berlaku untuk seluruh shift pada mode simple. - Awal scan masuk : batasan paling awal dari scan masuk - Akhir scan masuk : batasan paling akhir dari scan masuk - Toleransi terlambat : batas toleransi keterlambatan dari

scan masuk - Awal scan keluar : batasan paling awal dari scan keluar - Akhir scan keluar : batasan paling akhir dari scan keluar - Toleransi pulang cepat : batas tolerasi pulang cepat dari

scan keluar - Lembur akhir : Minimal dan maximal lembur akhir karyawan.


93

PENGATURAN SHIFT

Pengaturan satu scan, terlambat dan pulang cepat

Pada halaman ini diatur tentang kebijakan satu scan jika pada shift yang diwajibkan untuk scan masuk dan scan keluar. Ada empat kebijakan yaitu : dibiarkan saja alias tidak ada hukuman, dianggap terlambat x menit, dianggap tidak hadir dan dianggap kerja setengah hari. Selanjutnya ada pengaturan tentang maksimal terlambat dan maksimal pulang cepat. Jika karyawan terlambat atau pulang cepat lebih dari yang ditentukan, maka dianggap tidak hadir.

Pengaturan Lembur

Di sebelah kanan pada tab ini terdapat pengaturan lembur apakah menggunakan SPL atau disetujui langsung oleh aplikasi. Secara default aplikasi akan langsung menyetujui adanya lembur. Jika Anda memilih Menggunakan Surat Perintah Lembur, maka untuk menyetujui lembur karyawan, maka Anda harus mengisi SPL pada menu Karyawan.


94

Pada pilihan otomatis system tersedia tiga opsi tambahan, yaitu : Kerja lebih dari satu shift, shift berikutnya

dihitung lembur Karyawan yang bekerja lebih dari satu shift, maka shift berikutnya akan dihitung lembur satu shift penuh. Dengan catatan kedua shift tidak berhimpitan atau ada jeda antara shift pertama dengan shift berikutnya. Misalnya shift 1 dan shift 3.

Kerja di hari libur rutin. Karyawan yang bekerja pada hari libur rutin akan dianggap kerja lembur. Hari libur rutin adalah hari libur yang ditentukan pada shift baik itu yang ditentukan melalui Dasar jadwal maupun Jadwal per Karyawan. Hari libur rutin misalnya hari Minggu.

Kerja di hari libur umum Karyawan yang bekerja pada hari libur umum akan dianggap kerja lembur. Hari libur umum adalah hari libur nasional yang ditentukan pada menu Jadwal.

Pengaturan Istirahat Wajib Di bawah pengaturan lembur terdapat pengaturan mengenai karyawan yang tidak istirahat padahal dia diwajibkan untuk istirahat. Pengaturan berupa besarnya pemotongan terhadap durasi jam kerja.


95

HAK AKSES USER Sub menu ini digunakan untuk mengatur user yang berhak mengoperasikan aplikasi ini beserta hak aksesnya. Pada halaman ini tersedia dua jendela. Jendela atas berisi data group user sedangkan jendela bawah berisi data user. Urutan penambahan user adalah dengan menambahkan group user baru yang berisi aturan hak aksesnya kemudian menambahkan user baru sekaligus menambahkannya ke dalam group yang telah dibuat sebelumnya. Menambahkan Group Baru - Pada jendela Data Group User klik tombol

Tambah. - Masukkan Nama Grup dan pilih menu-menu

yang bisa diakses. - Klik tombol Simpan. Mengubah Group - Pilih grup yang dimaksud. - Klik tombol Ubah. - Masukkan Nama Grup dan pilih menu-menu

yang bisa diakses. - Klik tombol Simpan.

Catatan: Grup Default tidak bisa diubah.


96

Menghapus Group - Pilih grup yang dimaksud. - Klik tombol Hapus.

Catatan: Grup Default tidak bisa dihapus.

Menambahkan User Baru - Pada jendela Data User klik tombol Tambah - Inputkan Nama, Password Baru, dan Konfirmasi Password Baru serta tentukan Group dari user ini. - Klik tombol Simpan.


97

Mengubah User - Pilih User yang dimaksud. - Klik tombol Ubah. - Inputkan Nama, Password Lama, Password

Baru, dan Konfirmasi Password Baru serta tentukan Group baru untuk user ini.

- Klik tombol Simpan.

Menghapus User - Pilih User yang dimaksud. - Klik tombol Hapus.


98

PERHITUNGAN LAPORAN

Pada bagian ini kita dapat mengatur status absensi, simbol di laporan, satuan dan pembulatannya.

Simbol-simbol ini akan tampil pada laporan simbol. Simbol dapat ditampilkan lebih dari satu dalam satu hari/shift. Misalnya dalam satu shift terjadi terlambat dan pulang cepat, maka pada laporan simbol akan muncul setidaknya 3 simbol, yaitu simbol kehadiran, terlambat dan pulang cepat. Jika ada lembur pada shift tersebut, maka simbol yang tampil menjadi 4 simbol.

Satuan terdiri dari Menit, Jam, Hari dan Kali. Satuan-satuan tersebut akan menentukan satuan yang tampil pada Laporan Rekap Per Periode karyawan. Misalnya satuan untuk Terlambat dipilih ‘Menit’, maka pada laporan rekap akan tampil dalam satuan ‘menit’. Jika diganti ‘Kali’ maka setelah diproses ulang yang muncul pada

laporan rekap dalam satuan ‘kali’. Penggantian satuan di sini tidak akan berpengaruh pada Laporan Rincian karyawan.

Pembulatan terdiri dari : tidak ada pembulatan, ke atas dan ke bawah.

Tidak dibulatkan artinya hasil perhitungan akan ditampilkan apa adanya.


99

Pembulatan ke atas artinya hasil perhitungan pada rincian harian maupun rekap periode akan dibulatkan ke atas sesuai nilai minimal yang diisikan. Misalnya nilai sebenarnya 10,4, nilai minimal 1, maka hasilnya akan menjadi 11. Jika nilai minimal 0,5 maka hasilnya menjadi 10,5.

Pembulatan ke bawah artinya hasil perhitungan pada rincian harian maupun rekap periode akan dibulatkan ke bawah sesuai nilai minimal yang diisikan. Misalnya nilai sebenarnya 10,4, nilai minimal 1, maka hasilnya akan menjadi 10. Jika nilai minimal 0,5 hasilnya menjadi 10. Indeks Lembur Indeks lembur ini digunakan untuk mengalikan jumlah lembur dengan pengali tertentu sesuai dengan aturan yang berlaku di perusahaan. Dengan indeks ini upah jam pertama lembur dapat dibuat tidak sama dengan upah jam lembur di jam-jam berikutnya. Jenis Index Lembur dibagi menjadi tiga: 1. Lembur Hari Kerja Normal. 2. Lembur Hari Kerja Libur Rutin. 3. Lembur Hari Kerja Libur Umum. Untuk mengisi indeks ini, klik tombol Pengaturan Index Lembur. Aktifkan Hitung lembur menggunakan indeks, kemudian Isi sesuai contoh pengisian yang sudah ada di halaman pengisian Indeks Lembur.


100

Hadir 100% Hadir 100% ini di gunakan apabila Sakit, Izin, Cuti dan Libur di hitung hadir 100% di laporan (dianggap masuk)

Pengaturan Warna Laporan Rekap Harian Untuk memudahkan membaca laporan, disediakan pengaturan warna untuk datang terlambat, pulang cepat, tidak masuk dan tidak masuk izin. Pengaturan warna ini bisa digunakan di tampilan grid laporan dan cetak laporan.


101

LAIN - LAIN Ubah bahasa Untuk mengaktifkan fitur pengubahan bahasa langsung pada kata yang dipilih pada menu-menu di aplikasi.

Hapus Scanlog Fasilitas ini digunakan untuk menghapus data presensi atau data scan karyawan sebelum tanggal yang ditentukan. Hapus User Log Digunakan untuk menghapus userlog secara otomatis


102

Pengaturan Realtime - Jika koneksi terputus, mencoba koneksi mesin lagi setelah : Jika koneksi putus, maka aplikasi akan

berusaha untuk konek dengan mesin setelah waktu yang ditentukan. - Jika gagal konek, ulangi sebanyak : Jika terjadi koneksi gagal, aplikasi akan berusaha melakukan koneksi

sebanyak nilai yang diinput.

Download Data Presensi Otomatis Data presensi karyawan dapat didownload secara manual lewat menu Mesin maupun dijadwalkan pada jam-jam tertentu. Jam download dapat Anda isi di Auto download data presensi pada detail masing-masing mesin di menu Mesin. Untuk mulai menjalankan fitur ini, klik tombol Jalankan dan aplikasi ini akan menjalankan download otomatis. Terlihat sebuah icon bulat hijau di systray. Jika Anda klik kanan icon tersebut kemudian pilih Show, maka tampilan pengaturannya akan tampil. Pengaturan di download otomatis ini sama dengan pengaturan di download presensi manual.


103

Pengaturan Database Digunakan untuk menentukan link database aplikasi. Klik tombol Pengaturan Database dan tampilan berikut akan tampil.

Tentukan database yang akan digunakan oleh aplikasi. Isi User Name, Password serta server dimana database berada. Pilih nama database yang akan digunakan. Setelah itu test connection jika sukses silahkan tekan tombol OK.


104

Backup Database Backup database sangat dianjurkan untuk mengamankan database. Jika suatu saat terjadi hal yang tidak diinginkan pada database, maka Anda masih mempunyai backup database tersebut. Untuk membuat backup database klik tombol Backup Database, kemudian tentukan dimana file backup tersebut disimpan, klik Save untuk menyimpan.


105

Restore Database Digunakan untuk mengembalikan database yang sebelumnya sudah dibackup. Anda tinggal klik tombol Restore Database, kemudian cari dimana file backup berada, setelah ketemu pilih file tersebut dan klik Open untuk proses restore.


106

Inisialisasi Database Fasilitas ini digunakan untuk menghapus seluruh data di dalam database, kecuali data mesin dan aktivasinya. Klik tombol Inisialisasi database akan tampil pesan konfirmasi, Jika Anda yakin akan menghapus data di dalam database, pilih OK.


107

LAPORAN Di dalam menu Laporan ini terdapat beberapa tab, yaitu : Perhitungan absensi, Izin absensi, Izin scan, Jadwal per karyawan, dan SPL. Pada tab Perhitungan Absensi terdapat laporan-laporan yang terkait absensi. Pada tab Izin absensi memuat laporan izin tidak hadir karyawan. Pada tab izin scan hanya memuat laporan laporan lupa scan, izin terlambat, izin pulang cepat dan izin istirahat. Begitu juga dengan tab Jadwal Per karyawan dan SPL hanya memuat laporan mengenai jadwal per karyawan dan Entry surat perintah lembur. Selain perhitungan absensi, semua tab tidak memerlukan proses, karena hanya menampilkan hasil entry dari menu karyawan. Proses Laporan Pilih tab Perhitungan Absensi Pilih karyawan yang akan diproses laporannya.

Anda dapat melakukan proses terhadap semua karyawan, per departemen atau per karyawan. Pemilihan dapat dilakukan langsung pada menu ini dengan memanfaatkan filter yang disediakan, atau dapat juga melalui menu Karyawan.


108

Pilih rentang waktu yang akan dilaporkan. Rentang waktu bisa satu hari, satu minggu, satu bulan atau sesuai yang ingin Anda proses. .

Tekan tombol Proses.

Setelah proses perhitungan absensi selesai, Anda dapat langsung memilih jenis laporan untuk dicetak maupun diekspor.

Cetak Laporan Setelah data absensi diproses, Anda dapat mencetak laporan yang Anda butuhkan. Di bawah tab Perhitungan Absensi terdapat tab-tab yang berisi jenis laporan yang dapat Anda gunakan. Variasi laporan dapat dihasilkan aplikasi ini dengan memilih filter-filter yang disediakan. Laporan ditampilkan dalam dua tampilan, yaitu tampilan depan dan tampilan cetak. Anda dapat mengekspor tampilan depan ke dalam beberapa tipe file. Sedangkan tampilan cetak dapat langsung diprint dan juga dapat disimpan dalam file format pdf. Untuk mencetak laporan, silahkan Anda pilih laporan yang dikehendaki kemudian tekan tombol Cetak. Anda dapat langsung mencetak laporan yang tampil dengan menekan tombol Print. Berikut contoh dari preview Laporan Rincian Harian.


109


110

Ekspor Laporan Laporan pada aplikasi ini ditampilkan dalam dua bentuk, yaitu tampilan depan dan tampilan cetak. Tampilan depan dari laporan dapat Anda simpan dalam bentuk file. Format yang tersedia untuk tampilan depan yaitu Excel, XML, HTML, Text, CSV dan Excel Format. Pilihan Excel Format akan menghasilkan file excel dengan format tertentu yang berbeda dengan pilihan Excel saja.

Setelah Anda menentukan format yang dikehendaki, klik tombol Export. Anda akan diminta untuk menyimpan file hasil eksport tersebut.


111

Desain Laporan Laporan cetak dapat Anda ubah desainnya. Silahkan pilih jenis laporan yang dikehendaki, kemudian klik tombol Pengaturan Cetak, muncul tiga tombol lagi, yaitu :

Tombol Ubah Cetak: Untuk mengubah format file laporan saat mencetak Laporan, file laporan yang

akan muncul sesuai dengan Tab Laporan yang telah dipilih (yang aktif). Tombol Default Cetak: Untuk mengembalikan format file laporan yang telah diubah ke bentuk default-

nya, sesuai dengan Tab Laporan yang telah dipilih (yang aktif). Tombol Default Semua: Untuk mengembalikan format file laporan yang telah diubah ke bentuk

default-nya semua Laporan.


112

REALTIME MONITORING Anda dapat memantau langsung karyawan yang sedang melakukan scan melalui halaman depan aplikasi ini. Setiap ada karyawan scan, maka pada saat itu juga akan ditampilkan pada halaman depan aplikasi ini. Untuk memulai melakukan pemantauan, Anda pilih mesin yang akan dipantau, kemudian tekan tombol connect. Setelah itu Anda tinggal menunggu ada karyawan scan. Untuk menghentikan pemantauan, Anda hanya tinggal memilih mesin kemudian tekan tombol Disconnect dan pemantauan akan berhenti.


113

PENGGAJIAN Fingerspot Time Management menyediakan sebuah modul penggajian. Modul Penggajian ini merupakan fitur tambahan (bonus), sifatnya optional dan tidak berbayar (gratis). Segala macam bentuk penyajian dan perhitungan penggajian di Modul ini semata-mata hanya digunakan untuk membantu pengguna dalam mengaplikasikan data absensi ke perhitungan penggajian dengan segala keterbatasannya. Untuk itu sebelum menggunakan modul ini harap dipastikan terlebih dahulu apakah fasilitas pada modul ini mampu mengakomodasi kebutuhan Anda. Hal ini dikarenakan, pihak pembuat tidak menerima penyesuaian perhitungan penggajian jika ada ketidaksesuaian dengan kebutuhan Anda. Mengaktifkan Modul Penggajian

Pilih menu Pengaturan > Hak Akses User

Tekan pull down yang terletak di sebelah kanan halaman ini untuk memunculkan halaman aktivasi.

Tandai Aktifkan Modul Penggajian. Muncul disclaimer tentang modul ini.

Tutup aplikasi ini kemudian buka kembali. Sekarang sudah muncul menu baru, yaitu Penggajian.


114

Membuat Daftar Komponen Gaji Komponen gaji terdiri dari komponen penerimaan dan potongan. Seluruh komponen gaji yang digunakan di perusahaan harus diinput terlebih dahulu. Daftar komponen gaji inilah nanti yang digunakan sebagai komponen gaji per karyawan baik seluruhnya maupun sebagian. Langkah membuat daftar komponen :

Pada halaman Penggajian, klik menu Komponen Gaji.

Pilih Tab Komponen Gaji.

Klik tombol Tambah, form isian komponen gaji akan tampil.

Isi Nama Komponen, misalnya Gaji Pokok.

Isi Kode, Misalnya GP.

Pilih jenis komponen Penerimaan atau Potongan.

Tentukan nomor urut. Nomor ini akan menentukan posisi komponen pada slip gaji.

Pilih opsi Berubah-ubah jika nilai komponen ini selalu berubah, Misalnya Komisi Penjualan.

Tandai opsi Bagian dari formula jika komponen ini akan digunakan sebagai acuan perhitungan komponen lain.


115

Klim Simpan untuk menyimpan komponen. Anda harus membuat seluruh komponen yang nantinya akan digunakan oleh karyawan Anda. Membuat Grup Gaji Karyawan Setelah Anda menyelesaikan pembuatan daftar komponen gaji, berikutnya Anda membuat grup gaji. Grup gaji ini dimaksudkan untuk mempermudah pengelompokan karyawan sesuai dengan komponen gaji yang dimiliki. Karyawan dengan komponen gaji yang sama akan dimasukkan ke dalam grup gaji yang sama. Hal ini untuk menghindari pemakaian komponen per orang yang akan memakan waktu pada saat memasukkan komponen kepada karyawan bersangkutan. Langkah membuat grup gaji :


Pilih Tab Grup Gaji.


116

Klik tombol Tambah. Form isian group gaji baru akan tampil.

Isi Nama dan Kode grup. Misalnya nama grup gaji Administrasi dengan kode ADM.

Anda tidak bisa langsung menyimpannya sebelum mengisi minimal satu komponen gaji. Klik tombol Tambah untuk menampilkan Isian Detail Komponen Group Gaji dan menambahkan komponen gaji ke grup.


117

Pada form Isian Detail Komponen Group Gaji, pilih komponen gaji dari drop down menu Nama Komponen. Daftar komponen yang muncul adalah daftar komponen gaji yang sudah masukkan sebelumnya. Misalnya pilih komponen Gaji Pokok. Berikutnya isi nilai nominal dari komponen tersebut.

Klik OK untuk menyimpan komponen dan form akan tertutup dan kembali ke form Isian Group Gaji.

Lakukan penambahan komponen selanjutnya sesuai dengan komponen yang digunakan oleh grup bersangkutan.


118

Klik Simpan untuk menyimpan grup gaji yang baru saja dibuat.


119

Contoh Pengisian Komponen Gaji

Gaji pokok diberikan tiap periode gaji


120

Uang Makan diberikan jika karyawan Hadir.

Lembur sampai dengan 5 jam dibayar 1.000,- / jam, lembur di atas 5 jam sampai 10 dibayar 2.000/jam.


121

Tunjangan Hari Raya diberikan satu kali Gaji Pokok


122

Memasukkan Karyawan ke dalam Grup Gaji Grup gaji yang telah dibuat selanjutkan diisi dengan karyawan yang menggunakan komponen yang ada di dalam grup tersebut. Langkah memasukkan karyawan ke dalam grup gaji :


Pilih Tab Isi Group Karyawan.

Pilih grup gaji yang akan diisi karyawan dengan menandai checkbox di sebelah kiri nama grup.

Klik tombol Tambah. Form Isian Group Karyawan akan tampil.

Pilih karyawan yang akan dimasukkan di jendela sebelah kiri. Anda bisa memilih banyak menggunakan menekan tombol Ctrl pada keyboard kemudian pilih nama karyawan. Anda juga dapat memanfaatkan fasilitas filter yang tersedia.

Pindahkan karyawan terpilih ke jendela sebelah kanan dengan menekan tombol > atau gunakan tombol >> untuk memasukkan seluruh karyawan.

Klik OK untuk menyimpan.


123

Menyesuaikan Nilai Komponen Gaji Karyawan Nilai nominal komponen gaji seluruh karyawan yang berada dalam sebuah grup gaji adalah sama. Misalnya nilai nominal gaji pokok pada grup gaji Administrasi adalah Rp.1.000.000,- maka seluruh karyawan yang berada dalam grup gaji tersebut mempunyai Gaji Pokok Rp.1.000.000,-. Begitu juga dengan komponen yang lain. Tetapi tidak menutup kemungkinan ada nilai komponen yang sama untuk semua karyawan dalam grup gaji tersebut. Untuk nilai nominal yang berbeda dengan nilai komponen yang ada dalam grup gaji, maka perlu dilakukan penyesuaian per komponen per karyawan. Langkah Menyesuaikan Nilai Komponen Gaji Karyawan :


Pilih Tab Nilai Uang Karyawan.

Klik tombol Tambah. Form Isian Uang akan tampil.

Pilih Nama group gaji.

Pilih Nama komponen.

Pilih karyawan yang akan diubah nilainya dengan menandai pada checkbox di sebelah kiri nama karyawan. Kemudian klik pada nilai uang karyawan tersebut. Lakukan pengubahan sesuai yang diinginkan. Lakukan pada karyawan yang lain.


124

Klik OK untuk menyimpan.


125

Membuat Daftar Pinjaman Jenis Pinjaman Pada halaman Penggajian, klik menu Pinjaman Karyawan.

Pilih tab Jenis Pinjaman.

Klik tombol Tambah. Muncul halaman isian jenis pinjaman.

Isi Kode, nama dan Komponen dari jenis pinjaman ini. Komponen ini harus diisi di menu Komponen Gaji terlebih dahulu. Jika belum dibuat, maka pilihan komponen tidak akan bisa dipilih.

Klik Simpan.

Untuk mengubah, pilih jenis pinjaman, kemudian klik tombol Ubah.

Untuk menghapus, pilih jenis pinjaman, kemudian klik tombol Hapus.


126

Data Pinjaman Karyawan Data pinjaman ini berisi detail pinjaman karyawan beserta rencana pembayaran angsurannya. Pada halaman Penggajian, klik menu Pinjaman Karyawan.

Pilih tab Data Pinjaman Karyawan.

Klik tombol Tambah. Form isian pinjaman karyawan akan tampil.

Isi seluruh isian :


127

No Pinjaman : Sesuaikan dengan kebijakan Anda. Tgl Pinjaman : Tanggal awal pada saat terjadi peminjaman. Nama Karyawan : Nama karyawan peminjam. Jenis Pinjaman : Jenis pinjaman karyawan yang sebelumnya telah dibuat di tab Jenis Pinjaman. Cara Hitung : Ada dua jenis cara hitung, yaitu Flate Rate dan Sliding Rate. Flate rate merupakan perhitungan suku bunga yang tetap setiap periode, sehingga angsuran setiap periode pun tetap sampai pinjaman tersebut lunas. Sliding rate merupakan pembebanan bunga setiap bulan dihitung dari sisa pinjamannya, sehingga jumlah bunga yang dibayar npeminjam setiap bulan menurun seiring dengan turunnya pokok pinjaman. Akan tetapi pembayaran pokok pinjaman setiap bulan sama. Jumlah Pinjaman : Besarnya jumlah pinjaman. Saldo Awal : Saldo awal yang harus diangsur. Saldo ini bisa sama dengan jumlah pinjaman atau berbeda tergantung kebijakan. Suku Bunga : Suku bunga per angsuran. Jangka Waktu : Jangka waktu pembayaran angsuran pinjaman. Jatuh Tempo ke-1 : Tanggal jatuh tempo pembayaran angsuran pertama. Pembulatan : Nilai pecahan terkecil dari nilai uang. Disetujui Oleh : Pihak yang berwenang menyetujui pinjaman. Keterangan : Keterangan tambahan.

Klik tombol Buat rencana cicilan, dan secara otomatis aplikasi akan membuatkan daftar rencana angsuran pinjaman.

Klik Simpan.


128

Pembayaran Pinjaman Bagian ini untuk melakukan pembayaran pinjaman yang telah di buat di Data Pinjaman Karyawan, data karyawan yang tampil di pembayaran pinjaman adalah karyawan yang membuat pinjaman karyawan.

Pada halaman Penggajian, klik menu Pinjaman Karyawan.

Pilih tab Pembayaran Pinjaman.

Klik tombol Tambah. Form isian pembayaran angsuran akan tampil.

Pilih tanggal pembayaran, nama karyawan dan angsuran ke berapa.

Klik Simpan.


129

Membuat Perhitungan Gaji Pada bagian ini akan memproses perhitungan gaji dari komponen – komponen gaji yang telah di buat sebelumnya. Komponen – komponen tersebut bisa bersifat menambah dan mengurangi.

Pada halaman Penggajian, klik menu Proses Penggajian.

Klik tombol Tambah. Form proses perhitungan gaji akan tampil.

Pilih Data Group Gaji, Pilih Data Komponen Gaji, isi nama penggajian, pilih periode yang akan dihitung proses penggajian, jika centang Sertakan Angsuran Pinjaman maka data angsuran pinjaman akan di ikutkan di proses penggajian.

Klik Proses untuk menjalankan proses penggajian.

Klik Simpan untuk menyimpan data proses penggajian


130

Mencetak Laporan Penggajian dan Slip Gaji

Pada halaman Penggajian, klik menu Proses Penggajian.

Cari data perhitungan gaji yang sudah pernah Anda buat. Gunakan fasilitas rentang waktu dan tombol cari.

Pilih salah satu atau semua data dengan menandai checkbox yang ada di sebelah kiri data.

Tekan tombol Cetak, akan muncul dua pilihan, yaitu Rekap gaji dan Slip gaji


131

Pilih Rekap gaji untuk menampilkan laporan rekapitulasi penggajian atau pilih Slip gaji untuk mencetak Slip gaji karyawan. Kedua laporan dapat langsung dicetak ataupun diekspor ke file PDF.


132

SMS Gateway Modul ini berfungsi untuk mengirimkan SMS pemberitahuan kepada orang tertentu mengenai status karyawan, apakah sudah scan (hadir) atau tidak. SMS dapat dikirimkan langsung sesaat setelah ada karyawan yang scan ataupun dijadwalkan. Mengaktifkan Modul SMS Gateway Secara default, modul ini tidak ditampilkan. Untuk menampilkannya ikuti langkah berikut :

Pilih menu Pengaturan > Hak Akses User

Tekan pull down yang terletak di sebelah kanan halaman ini untuk memunculkan halaman aktivasi.

Tandai Aktifkan Modul SMS Gateway.

Tutup aplikasi ini kemudian buka kembali. Sekarang sudah muncul menu baru, yaitu SMS Gateway.

Untuk mengoperasikan SMS Gateway yang perlu anda persiapkan yaitu :

Software FTM

Modem GSM


133

Modem Setting Pertama yang harus anda lakukan untuk menjalankan modul SMS Gateway yaitu setting connection di menu Modem Setting.

Pilih Modem Setting

Ubah Port sesuai dengan settingan port modem di komputer masing – masing

Ubah Service sesuai dengan service mysql FTM

Kemudian klik Test Service, jika koneksi benar maka akan muncul pesan “Modem Service Started Successfully”


134

Penerima (Recipient) Halaman ini berfungsi untuk menyimpan data penerima pesan (Menu Contact).

Pilih Recipient

Klik tombol Add

Isi Nama penerima dan No. Hp (No. Hp bisa di isi lebih dari satu)

Jika ingin menyalin/meneruskan pesan anda. Pilih checkbox Penerima Dari Karyawan pilih nama karyawan yang ingin menerima pesan salinan/terusan anda (CC)

Klik Tombol Simpan


135

Group Di halaman ini anda dapat mengelompokkan karyawan berdasarkan kriteria sesuai kebutuhan. Pada halaman ini anda juga dapat melakukan pengiriman SMS berdasarkan jadwal yang telah anda tentukan, rincian jadwal untuk melakukan pengiriman SMS yaitu jam masuk, jam pulang, lembur awal dan lembur akhir. Untuk membuat group yaitu

Pilih halaman Group

Untuk menambah Group klik Add Group

Untuk menambah member di Group tersebut klik Add Member


136

Menambah Penerima SMS

Pilih halaman Group

Pilih tab Penerima

Terdapat dua tab Penerima Global dan Penerima Dari karyawan Penerima Global yaitu Penerima pesan dari data karyawan dan data dari menu recipient Penerima Dari Karyawan yaitu menambah data penerima baru dari karyawan yang di pilih

Untuk mengaktifkan pengaturan penerima pesan klik tombol Edit Mengatur Pesan SMS ( menggunakan jadwal )

Pilih halaman Group

Pilih tab SMS

Terdapat dua tab SMS Hadir dan SMS Tidak Hadir

Untuk mengubah pesan Klik tombol Edit

Mengatur Pengiriman SMS ( menggunakan jadwal )

Pilih halaman Group

Pilih tab Jadwal

Untuk mengatur pengiriman sms klik Edit Rincian Jadwal

Klik Simpan untuk menyimpan rincian jadwal


137

Mengirim Pesan Secara Langsung Pada halaman ini anda dapat mengirim pesan SMS secara langsung dengan penerima SMS lebih dari satu.

Pilih halaman Message

Untuk mengirim pesan klik Compose Message

Klik Send untuk mengirim pesan

Terdapat juga tombol Inbox, Draft, Outbox, Sent, Trash


138

FINGERSPOT WEBSITE & ONLINE SUPPORT

Untuk informasi & bantuan teknis, silahkan kirimkan email ke : Informasi umum : [email protected] Layanan teknis : [email protected] Online Support : www.fingerspot.com Atau kunjungi website Fingerspot di www.fingerspot.com

mailto:[email protected]

http://www.fingerspot.com/

http://www.fingerspot.com/

Download - FTM User's Guide PDFv1.2.1

Top Related