F O R M A T P E L A P O R A N P R O J E K I N O V A S I I C T

J A B A T A N P E R D A N A M E N T E R I

FORMAT BAHARU (RUANGAN WAJIB DIISI)

BIL. PERKARA HURAIAN JAWAPAN

Nama Inisiatif: SISTEM KHIDMAT NASIHAT ONLINE (eNASIHAT)

1.

Ringkasan Projek

(tidak melebihi 500

patah perkataan)

Jabatan Perdana Menteri (JPM) bertanggungjawab bagi menyediakan perkhidmatan sokongan

berkaitan hal pengurusan sumber manusia, pentadbiran kewangan, perakaunan dan pengurusan

pelanggan kepada Jabatan/Agensi di bawah JPM. Khidmat nasihat merupakan satu elemen

penting di setiap bahagian JPM dalam membantu Jabatan/Agensi memberi perkhidmatan dengan

baik dan betul bagi mencapai visi JPM menjadi penanda aras sistem penyampaian perkhidmatan

sokongan dan tadbir urus terbaik sektor awam. Bahagian Audit Dalam mengambil inisiatif dalam

merealisasikan fungsi Jabatan dengan melaksanakan pengautomasian khidmat nasihat secara

online iaitu dengan membangunkan Sistem Khidmat Nasihat Online atau dikenali sebagai

eNASIHAT. Fokus utama pengautomasian tersebut adalah untuk membangunkan bank

pengetahuan berkaitan peraturan dan amalan terbaik dalam pengurusan kewangan dan

pengurusan Jabatan. Pembangunan Sistem eNASIHAT secara interaktif merupakan salah satu

medium dan menjadi asas dalam peningkatan kecekapan dan keberkesanan sistem penyampaian

perkhidmatan di samping membudayakan penggunaan ICT di Jabatan Perdana Menteri

2 Latar Belakang

Pembangunan Sistem Khidmat Nasihat Online atau eNASIHAT memberi kemudahan kepada

semua Jabatan/Agensi JPM selaras dengan fungsi Bahagian Audit Dalam iaitu bagi memberi

khidmat nasihat tentang peraturan dan amalan terbaik pengurusan kewangan. Ia juga selaras

yang dinyatakan dalam Pekeliling Perbendaharaan PS 3.1/2013 mengenai Pelaksanaan Audit

Dalam di Kementerian atau Jabatan Persekutuan dan Kerajaan Negeri. Sebelum Sistem

eNASIHAT dibangunkan, medium perhubungan yang digunakan untuk memberi khidmat nasihat

berkaitan pengurusan kewangan adalah melalui e-mel, surat, telefon ataupun secara bersemuka.

Pelaksanaan sistem ini selaras dengan hasrat Ketua Setiausaha Negara yang meminta semua

Kementerian, Jabatan dan agensi Kerajaan melaksanakan perkhidmatan secara ‘search and

assist’ bagi meningkatkan sistem penyampaian sektor awam.

3 Kumpulan Sasar Pegawai di semua Agensi di bawah JPM yang mengemukakan pertanyaan.

FORMAT BAHARU (RUANGAN WAJIB DIISI)

BIL. PERKARA HURAIAN JAWAPAN

Nama Inisiatif:

4. Skop Liputan

Mengemukakan maklum balas kepada Jabatan/

Agensi berdasarkan kepada soalan/pertanyaan yang

diajukan secara online dalam tempoh 3 hari bekerja

serta mewujudkan bank pengetahuan (bank data

soalan) bagi tujuan rujukan oleh Jabatan/ Agensi

5.

Kaedah Pencetusan Idea

(top-down – cadangan daripada Pengurusan Atasan

bottom-up – cadangan daripada warga organisasi

outside-in – cadangan daripada pelanggan)

Mesyuarat Jawatankuasa Sistem Audit Dalam Bil

4/2011

6. Objektif/Tujuan Inisiatif

• Memudahkan Jabatan/ Agensi mendapatkan

perkhidmatan khidmat nasihat daripada Desk

Officer dengan lebih cepat

• Menyediakan platform untuk rekod khidmat nasihat

yang sistematik

• Membangunkan bank pengetahuan berkaitan

peraturan dan amalan terbaik pengurusan

kewangan dan pengurusan aktiviti Jabatan.

F O R M A T P E L A P O R A N P R O J E K I N O V A S I I C T

J A B A T A N P E R D A N A M E N T E R I

BIL. PERKARA HURAIAN JAWAPAN

Nama Inisiatif:

7. Impak mengikut kriteria seperti berikut:

(penerangan impak seperti di slaid ke-6)

Kawalan dalaman yang berkesan memberi faedah

kepada organisasi dan pelanggan melalui pematuhan

terhadap Peraturan Kewangan yang berkuat kuasa,

memastikan perbelanjaan berhemah dan berintegriti,

pematuhan terhadap pengurusan kontrak,

perancangan bajet tahunan yang berkesan dan

pelaporan pengurusan kewangan yang komprehensif

(a) Kreativiti

Memudahkan pertanyaan & semakan soalan secara

atas talian dengan wujudnya modul :

1. Bank Soalan (koleksi soalan)

2. Aplikasi Web Mobile

3. Pertanyaan Online

(b) Keberkesanan

Meningkatkan pematuhan pengurusan kewangan

Auditi melalui penjelasan pihak Audit Dalam terhadap

pekeliling Kerajaan yang diedarkan

(c) Relevan

Bank Data Soalan yang diwujudkan menjadi medium

perkongsian ilmu daran rujukan kepada Jabatan/

Agensi di bawah JPM khasnya dan dikongsi bersama

dengan seluruh Agensi kerajaan amnya.

(d) Signifikan

Mengurangkan teguran Audit pada masa hadapan

memandangkan Auditi telah mendapatkan nasihat

kepada Bahagian Audit Dalam terlebih dahulu

sebelum sesuatu keputusan dibuat.

8.

Kaedah pembangunan sistem? (in-house / outsource) {ICT

sahaja}

• Menggunakan perisian sumber terbuka(OSS)

• Pembangunan secara in-house oleh Bahagian Audit

Dalam

FORMAT BAHARU (RUANGAN WAJIB DIISI)

F O R M A T P E L A P O R A N P R O J E K I N O V A S I I C T

J A B A T A N P E R D A N A M E N T E R I

FORMAT BAHARU (RUANGAN WAJIB DIISI)

BIL. PERKARA HURAIAN JAWAPAN

Nama Inisiatif:

9. Tarikh mula dibangunkan – {ICT sahaja} 01 Oktober 2012

10. Tarikh mula digunakan selepas pembangunan – {ICT sahaja} 18 Jun 2013

11. Pencapaian dan Pengiktirafan Yang Diperoleh Tiada

12. Statistik Penggunaan (2014 & 2015)

Tahun 2014

145 soalan online

Tahun 2015 (sehingga 30/06/2015)

88 soalan online

13. Maklum balas penggunaan daripada kumpulan sasar Tiada

14. Pernah dibuat penambahbaikan? Sekiranya ya, apakah

perkara yang ditambah baik.

YA. Penambahbaikan:

• Mewujudkan Aplikasi WEB Mobile

• Pertanyaan secara online melalui Portal eNASIHAT

15.

Pendekatan kolaborasi atau kerjasama strategik:

(a) Antara Bahagian

(b) Antara Kementerian

(c) Antara Agensi Luar / Awam / Swasta / NGO

(d) Peringkat Antarabangsa

Perlaksanaan & perluasan eNASIHAT melibatkan 2

fasa

• Kesemua bahagian di bawah JPM

• Agensi di bawah TKSUK JPM

F O R M A T P E L A P O R A N P R O J E K I N O V A S I I C T

J A B A T A N P E R D A N A M E N T E R I

FORMAT BAHARU (RUANGAN WAJIB DIISI) BIL. PERKARA HURAIAN JAWAPAN

Nama Inisiatif:

16. Mekanisme yang disediakan bagi mendapatkan maklum balas

projek/inisiatif daripada kumpulan sasar (e.g.: Portal, Facebook, Twitter,

WhatsApp, E-mel, Forum)

Portal eNASIHAT

17.

Kategori Inovasi / Kluster Perkhidmatan:

Kesihatan / Penyampaian Perkhidmatan / Pengurusan Projek /

Perkhidmatan Sosial / Keselamatan / Teknologi / Produk &

Peralatan / Pengurusan ICT / Pengurusan Sumber Manusia / Imej

dan Penjenamaan / Kewangan dan Perolehan / Peraturan &

Kawal Selia / Proses & Prosedur / Pengurusan Prestasi /

Pengurusan Pejabat@Organisasi / Perkhidmatan Teknikal /

Pengurusan Kerajaan Tempatan / Seni & Seni Kraf / Pengurusan

Pelanggan / Integrasi Perkhidmatan / Pendidikan

Pengurusan ICT, pengurusan Sumber

Manusia, kewangan dan Perolehan,

pengurusan Prestasi, Pengurusan

Pejabat@Organisasi, Penyampaian

Perkhidmatan, Pengurusan Pelanggan

18. Interface dan screenshot sistem – {ICT sahaja}

Seperti di lampiran

F O R M A T P E L A P O R A N P R O J E K I N O V A S I I C T

J A B A T A N P E R D A N A M E N T E R I

Lampiran Screenshot

Kategori Bank Soalan

Keseluhan Bank Soalan

Pertanyaan

Screentshot