fail meja penolong pengurus asrama...

FAIL MEJA PENOLONG PENGURUS

ASRAMA N27

Nama Jawatan : PENOLONG PENGURUS ASRAMA GRED N27 Tarikh Kuatkuasa :

Alamat Organisasi : Akademi Kastam Diraja Malaysia

Jalan Penghulu Abas, Bukit Baru, Hang Tuah Jaya, 75150 Melaka.

MAKLUMAT PEGAWAI

NAMA : JAWATAN HAKIKI : PENOLONG PENGURUS ASRAMA

GRED JAWATAN : N27 BAHAGIAN/ : UNIT TARIKH MEMEGANG JAWATAN : TARIKH PENEMPATAN:

ARAHAN

1. Fail meja ini mengandungi maklumat-maklumat serta atur cara bagi tiap-tiap tugas

yang dijalankan oleh sesuatu jawatan. 2. Maklumat-maklumat yang perlu ada di dalam fail meja ini adalah:-

2.1 Objektif Jabatan 2.2 Objektif Bahagian/Unit 2.3 Carta Organisasi Jabatan & Piagam Pelanggan 2.4 Carta Organisasi Bahagian/Unit & Piagam Pelanggan (Kedudukan Pegawai) 2.5 Senarai Tugas/Kuasa/Hubungan dengan lain-lain pegawai

(i) Proses Kerja (ii) Carta Aliran Kerja (iii) Senarai Semak (iv) Peraturan-peraturan Pentadbiran (v) Senarai Undang-undang Pekeliling dan Lain-lain Rujukan (vi) Senarai Borang-borang Yang Digunakan

2.6 Senarai Jawatankuasa Yang Di Anggotai 2.7 Norma Kerja 2.8 Format Senarai Tugas Harian 2.9 Senarai Tugas SKT

3. Fail Meja ini bukannya hak pegawai sendiri, tetapi ada kaitan dengan jawatannya.

Oleh itu fail ini mesti diletakkan di atas meja. Pada masa pertukaran, fail ini hendaklah diserahkan kepada Ketua Bahagian / Ketua Pembantu Tadbir Program

4. Ketua Bahagian / Ketua Pembantu Tadbir hendaklah mempastikan bahawa fail

ini dikaji semula dan dikemaskini:-

4.1 Setiap dua (2) tahun sekali; dan

4.2 Apabila pertukaran pegawai berlaku. 5 Catitan hendaklah dibuat di atas grid yang disediakan di sebalik fail ini.

2.1 OBJEKTIF JABATAN

Melengkapkan dan mempertingkatkan pengetahuan, kemahiran dan keupayaan serta memupuk nilai murni dan positif dikalangan anggota jabatan.

Membantu melahirkan masyarakat faham kastam. Menyumbang kepada latihan perkastaman antarabangsa. Mempertingkatkan kualiti pengurusan supaya dapat menyokong

kecemerlangan dan keberkesanan program latihan.

2.2. OBJEKTIF BAHAGIAN/UNIT

Untuk menyediakan kemudahan penginapan kepada peserta yang berkursus di AKMAL

Untuk merancang, mengurus dan melaksanakan program kokurikulum

peserta Untuk merancang dan melaksanakan program kebajikan peserta Untuk menyediakan perkhidmatan kaunseling dan rakan pembimbing

kepada peserta

2.3 CARTA ORGANISASI & PIAGAM PELANGGAN JABATAN

Timbalan Pengarah

Jab. Penyelidikan & Pembangunan

Timbalan Pengarah

Jab. Teknologi Informasi & Komunikasi

Pusat Sumber

BAV

Maklumat Latihan

Pengurusan Latihan

Pengarah AKMAL

Kecemerlangan

Pengurusan, Kepimpinan & Kerohanian

Pengurusan Kebudayaan,

Istiadat & Jati Diri

Pengurusan Kualiti

Program Berkembar

Kerjasama Swasta

Kerjasama Antarabangsa

Pentadbiran & Liaison

WCO e-Learning

Bahasa & Komunikasi

Kemahiran

Timbalan Pengarah

Jab. Teknikal & Kemahiran

Timbalan Pengarah

Jabatan Sahsiah &

Kepimpinan

Timbalan Pengarah Jabatan Pengajian

Luar

Timbalan Pengarah Jab. Hal

Ehwal Pelajar

Timbalan Pengarah

Jab. Pendaftar

Timbalan Pengarah

Jab. Pengajian Asas

Pengurusan Domestik

Kebajikan Pelajar

Pengurusan Sumber Manusia

Pengurusan Logistik

Pentadbiran Am

Perakaunan & Auditan

Taksiran & Penjenisan

Siasatan & Pendakwaan

Kewangan Perolehan

Pembangunan Profesional

Pembangunan Operasi

Pembangunan Sokongan

P’gurusan Perolehan

Kokurikulum

Tangkas

PIAGAM PELANGGAN AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA

Kami anggota Akademi Kastam Diraja Malaysia dengan penuh iltizam menyempurnakan

tugas yang dipertanggungjawabkan.

Piagam Pelanggan tentang perkhidmatan utama dijadikan asas panduan kepada pegawai

bagi memastikan perkhidmatan yang diberi memenuhi kehendak dan jangkaharap

pelanggan. Piagam Pelanggan bagi setiap perkhidmatan utama telah disedia dan

dipamerkan di tempat yang mudah dikihat di AKMAL Induk dan cawangan.

Dalam melaksanakan program latihan berkualiti kepada anggota Jabatan dan orang awam

yang komited dan memerlukan latihan, ke arah membangunkan perkhidmatan yang

profesional.

Kami mengiktirafkan hak-hak klien kami seperti berikut:

1. Mendapat latihan yang mencapai objektif kursus pada tahap minimum 85%;

2. Mendapat kemudahan latihan dan peralatan yang mencukupi serta penginapan yang

selesa pada skor purata minimum 3 dari skala 1 hingga 4;

3. Mendapat bekalan makanan dan minuman yang bersih, berkhasiat dan bermutu pada

skor purata minimum 3 dari skala 1 hingga 4; dan,

4. Mendapat perkhidmatan pensyarah/jurulatih yang kompeten iaitu mencapai skor

purata minimum 2.75 dari skala 1 hingga 4.

2.4 CARTA ORGANISASI BAHAGIAN/UNIT & PIAGAM PELANGGAN (Carta Organisasi Kedudukan Pegawai)

Pengarah AKMAL

Timbalan Pengarah AKMAL

NOR ’AIDAH BINTI SAMIN Program Pengurusan Domestik

Penolong Pengurus Asrama

Ketua Jabatan Hal Ehwal Pelajar Penolong Kanan Pengarah Kastam

Program Kokurikulum Penolong Pengarah Kastam

Program Kebajikan Pelajar Pegawai Kastam Kanan

Penyelia Asrama

Stor Linen Pembantu Am Pejabat

Unit Penyelenggaraan Pembantu Am Pejabat

ABID 7

Pembantu Am Pejabat

ABID 7

Pembantu Am Pejabat

2.5 SENARAI TUGAS, KUASA DAN HUBUNGAN DENGAN PEGAWAI LAIN

Bahagian/Unit : Program Pengurusan Domestik Jawatan : Penolong Pengurus Asrama

Tugas Pegawai Atasan Yang Ada

Hubungan Tugas dan Tanggungjawab Kuasa Yang Diberi Tugas Pegawai-Pegawai Lain Yang

Ada Hubungan Serta Jenis Hubungan

PENGARAH Perkara dasar mengenai penginapan. KETUA JABATAN HAL EHWAL PELAJAR Arahan atas semua perkara mengenai penginapan. PENDAFTAR Perkara-perkara mengenai peruntukan bagi keperluan asrama. PENOLONG PENGARAH KASTAM PROGRAM KOKURIKULUM Arahan mengenai penginapan dalam ketiadaan Ketua Jabatan Hal Ehwal Pelajar.

1. Mengurus penginapan peserta

1.1. Menyediakan penginapan dan peralatan

1.2. Mengatur penginapan 1.3. Memantau kemudahan dan

peralatan yang disediakan di asrama

2. Mengurus tugas pendaftaran

asrama 3. Mengurus kerja-kerja

pembersihan bilik-bilik penginapan.

4. Memantau pengurusan Stor Linen 5. Mengurus laporan kerosakan. 6. Memantau perkhidmatan bekalan

makanan bermasak.

PEGAWAI KASTAM TINGGI Urusan pembaikan kerosakan berdasarkan laporan/aduan. Urusan pengangkutan barang-barang asrama. PEMBANTU TADBIR KEWANGAN Urusan perolehan dan pembayaran keperluan asrama. PEMBANTU AM PEJABAT Urusan penyediaan penginapan peserta (ABID 7) Urusan pendafataran peserta Urusan pengeluaran barangan linen dan peralatan kebersihan. Urusan pembaikan

Tugas Pegawai Atasan Yang Ada Hubungan

Tugas dan Tanggungjawab Kuasa Yang Diberi Tugas Pegawai-Pegawai Lain Yang Ada Hubungan Serta Jenis Hubungan

PEMBANTU AM PEJABAT (UNIT CETAK) Sediakan folder untuk pendaftaran KONTRAKTOR PERKHIDMATAN MENCUCI DAN MEMBERSIH Urusan pembersihan dan mengemas bilik-bilik penginapan

2.5.1 (i) PROSES KERJA Tugas: Mengurus penginapan peserta

Proses Kerja

Pegawai yang meluluskan/ di

rujuk

Undang-undang/

Peraturan 1. Terima tempahan penginapan daripada

Penyelaras Kursus 2. Aturkan penempatan peserta mengikut

kekosongan bilik penginapan. 3. Maklumkan kepada penyelaras kursus. 4. Arahkan Kontraktor Mencuci / PAP Asrama

membersih dan mengemas bilik penginapan. 5. Terima laporan daripada Penyelia Asrama/PAP

Asrama mengenai kebersihan/peralatan/ kerosakan.

6. Sediakan kunci bilik penginapan untuk

pendaftaran. 7. Arahkan petugas untuk membuat pendaftaran

kursus dan pantau tugas-tugas pendaftaran kursus

2.5.1 (ii) CARTA ALIRAN KERJA

Mula

Kerosakan?

Terima laporan daripada Penyelia Asrama/PAP Asrama mengenai kebersihan/peralatan/ kerosakan

Ada

Tiada Serahkan kepada Pendaftar untuk tindakan

Pastikan kebersihan dan peralatan

Bersih?

Tidak

Ya

Arahan membersihkan semula

Sediakan kunci bilik penginapan untuk pendaftaran

Arahkan petugas untuk membuat pendaftaran kursus dan pantau tugas-tugas pendaftaran kursus

Tamat

Terima tempahan penginapan daripada Penyelaras Kursus

Aturkan penempatan peserta mengikut kekosongan bilik penginapan

Maklumkan kepada penyelaras kursus

Arahkan Kontraktor Mencuci / PAP Asrama membersih dan mengemas bilik penginapan

2.5.1 (iii) SENARAI SEMAK

Tindakan Tindakan Catatan

1. Borang Aduan Kerosakan

2. Spesifikasi Kerja Pembersihan

3. Borang Permohonan Penginapan

4. Borang Pendaftaran Asrama

5.

2.5.1 (iv) PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN

Tidak berkenaan

2.5.1 (v) SENARAI UNDANG-UNDANG / PERATURAN

Tidak berkenaan

2.5.1 (vi) SENARAI BORANG YANG DIGUNAKAN

Borang Aduan Kerosakan

Borang Pendaftaran Asrama Borang Permohonan Penginapan

2.5.1 (i) PROSES KERJA Tugas: Mengurus tugas pendaftaran asrama

Proses Kerja


rujuk

Undang-undang/

Peraturan 1. Terima memo untuk tugas-tugas pendaftaran

kursus daripada penyelaras kursus 2. Arahkan penyelia asrama dan PAP asrama untuk

bertugas 3. Sediakan dan serahkan kunci-kunci bilik

berkaitan dan senarai nama kepada petugas pendaftaran

4. Menyelia tugas-tugas pendaftaran kursus


Mula

Tamat

Terima memo untuk tugas-tugas pendaftaran kursus daripada penyelaras kursus

Arahkan penyelia asrama dan PAP asrama untuk bertugas

Sediakan dan serahkan kunci-kunci bilik berkaitan dan senarai nama kepada petugas

Menyelia tugas-tugas pendaftaran kursus



1. Senarai nama peserta

2. Kunci-kunci bilik

3. Borang Pendaftaran Asrama

4.


Tidak berkenaan


Tidak berkenaan


Borang Pendaftaran Asrama

2.5.1 (i) PROSES KERJA Tugas: Mengurus Kerja-kerja Pembersihan dan Penyediaan Bilik Penginapan

Proses Kerja


rujuk

Undang-undang/

Peraturan

1. Lakukan lawatan mengejut ke bilik-bilik

penginapan untuk melihat kerja-kerja pembersihan/terima laporan kerja-kerja pembersihan daripada Penyelia Asrama dan Pembantu Am Pejabat asrama.

2. Sekiranya kerja-kerja pembersihan dan

penyediaan bilik tidak mengikut spek, maklumkan kepada Pendaftar dan Penyelia Kontraktor untuk pembersihan semula.

3. Sekiranya ikut spek, catatkan hasil lawatan

dalam buku laporan rondaan harian.


Bersih/Ikut Spek?

Mula

Lakukan lawatan mengejut ke bilik-bilik penginapan untuk melihat kerja-kerja pembersihan/terima laporan kerja-kerja pembersihan daripada Penyelia Asrama dan Pembantu Am Pejabat asrama.

Tidak

Arahkan pembersihan semula

Ya

Catatkan hasil lawatan dalam buku laporan rondaan harian

Tamat


Tindakan Tindakan Catatan 1. Spek kerja pembersihan

2. Buku laporan lawatan 3.

4.

5.


Tidak berkenaan


Tidak berkenaan


Tidak berkenaan

2.5.1 (i) PROSES KERJA Tugas: Memantau pengurusan Stor Linen

Proses Kerja


rujuk

Undang-undang/

Peraturan

1. Menyemak inventori barangan linen dan rekod

buku keluar/masuk barangan linen. 2. Membuat permohonan pembelian barangan linen

jika perlu. 3. Membuat permohonan pelupusan barangan linen

jika perlu.


Tamat

Mula

Menyemak inventori barangan linen dan rekod buku keluar/masuk barangan linen.

Membuat permohonan pembelian barangan linen jika perlu.

Membuat permohonan pelupusan barangan linen jika perlu



1. Rekod barangan linen

2.

3.


Tidak berkenaan


Tidak berkenaan


Tidak berkenaan

2.5.1 (i) PROSES KERJA

Tugas: Mengurus laporan kerosakan

Proses Kerja


rujuk

Undang-undang/

Peraturan

1. Terima maklumat mengenai kursus yang akan

dilaksanakan dan kursus tamat. 2. Arahkan Penyelia Asrama dan Pembantu Am

Pejabat Asrama buat pemeriksaan pada setiap bilik sebelum, semasa dan selepas kursus.

3. Terima laporan kerosakan daripada Penyelia

Asrama dan Pembantu Am Pejabat Asrama. 4. Laporkan kerosakan kepada Pegawai Kastam

Tinggi Penyelenggaraan.


Tamat

Mula

Terima maklumat mengenai kursus yang akan dilaksanakan dan kursus tamat.

Arahkan Penyelia Asrama dan Pembantu Am Pejabat Asrama buat pemeriksaan pada setiap bilik sebelum, semasa dan selepas kursus

Terima laporan kerosakan daripada Penyelia Asrama dan Pembantu Am Pejabat Asrama

Laporkan kerosakan kepada Pegawai Kastam Tinggi Penyelenggaraan



1. Borang Tempahan Penginapan

2. Laporan kerosakan

3. Borang Aduan kerosakan

4.


Tidak berkenaan


Tidak berkenaan


Borang Aduan Kerosakan

2.6. SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI

- Jawatankuasa dianggotai oleh pegawai sekurang-kurangnya untuk tempoh (6) bulan;

Ahli Majlis Bersama Jabatan bagi Pihak Pengurusan Ahli Mesyuarat Operasi Ahli Mesyuarat Kewangan dan Pembangunan

2.7 NORMA KERJA

Bil.

Senarai Tugas/Jenis Kerja

MasaYang Diambil

(minit)

Jumlah Unit yang boleh dijalankan dalam seminggu

1.

2.

3.

4.

5. .

2.8. SENARAI TUGAS HARIAN

Nama: Jawatan:

Tarikh:

Bil.

Butir-butir tugas

Catatan

Catatan: Sila letakkan senarai ini diatas meja anda

2.9: SASARAN KERJA TAHUNAN ………..

Nama: No.Kad Pengenalan: Jawatan: Kem./Jab. Bertanggungjawab kepada: Senarai Tugas : ( sama seperti mengikut format fail meja)

fail meja penolong pengurus asrama...

Documents