EFFECTIVE MEETING SKILL

MESYUARAT (MEETING)MERUPAKAN PERHIMPUNAN TIGA ATAU LEBIH YANG MANA MEMBINCANGKAN TENTANG SESUATU PERKARA UNTUK MENCAPAI SESUATU OBJEKTIF.MESYUARAT DI ANGGAP BERJAYA APABILA TELAH MENCAPAI OBJEKTIFNYA PADA MASA YANG SINGKAT

TUJUAN MESYUARAT.MEMBERI MAKLUMAT.MENDAPATKAN MAKLUMAT.MENGUMPUL PENGETAHUAN DAN PENGALAMAN UNTUK MENYELESAIKAN MASALAH.MEMBUAT KEPUTUSAN, DENGAN ADANYA HAK DAN KUASA.MEMBENTUK KERJASAMA.MEMBINCANGKAN TENTANG KETIDAKPUASAN.

Mesyuarat yang sah memerlukan:-PENGURUSAN UNTUK MENGADAKAN MESYUARAT HENDAKLAH DENGAN CARA YANG BETUL.IANYA MESTILAH DITUBUHKAN DENGAN BETUL.IANYA MESTILAH DIJALANKAN DENGAN BETUL.KEPERLUAN MESYUARAT.

PENGURUSAN UNTUK MENGADAKAN MESYUARATNOTIS JEMPUTAN MESYUARAT DIHANTAR KEPADA AHLI, WALAUPUN SAKIT ATAU DI LUAR NEGERI.MASA NOTIS DAN TARIKH MESYUARAT MESTILAH MENCUKUPI.NOTIS BEBAS DARI PENGIRAAN MENGELIRUKAN.NOTIS MESTILAH MENGANDUNGI MAKLUMAT SEPERTI TEMPAT, TARIKH, HARI DAN MASA MESYUARAT.NOTIS DIKELUARKAN OLEH SETIAUSAHA.

PENUBUHAN MESYUARAT YANG BETUL.PERLANTIKAN PENGURUSI MESYUARAT MESTILAH SAH.IANYA MESTILAH MEMPUNYAI SATU KORUM UNTUK MEMULAKAN MESYUARAT.IANYA MESTILAH MEMPUNYAI KORUM UNTUK MENGEKALKAN MESYUARAT TERSEBUT.

PERLAKSAAN MESYUARAT.Untuk melaksanakan mesyuarat, ianya mestilah mengikut peraturan untuk mengadakan mesyuarat :-PENGERUSI MESTI MEMASTIKAN BAHAWA PERKARA YANG DIBINCANGKAN ADALAH DIDALAM SKOP MESYUARAT.PENGERUSI MESTI MEMBENARKAN CADANGAN YANG SAH DAN PEMBETULAN YANG BERKAITAN.

JENIS JENIS MESYUARATMENSYUARAT FORMAL.MESYUARAT TIDAK FORMAL

MENSYUARAT FORMALMESYUARAT INI DIADAKAN SETELAH SEMUA AHLI MESYUARAT DIBERITAHU TERLEBIH DAHULU SECARA BERTULIS BEBERAPA HARI SEBELUM MESYUARAT.NOTIS MESYUARAT BIASANYA DISERTAKAN DENGAN AGENDA.

MESYUARAT TIDAK FORMALNOTIS SEGERA SAMADA DENGAN NOTA RINGKAS ATAUPUN DENGAN PERCAKAPAN SAHAJA.PERBINCANGAN PERKARA YANG WUJUD SECARA TIBA TIBA.TIADA AGENDA DAN TIDAK MEMPUNYAI REKOD TENTANG APA YANG BERLAKU DI DALAM MESYUARAT TERSEBUT.

JADUAL PERLAKSANAAN MESYUARATMULAJADUAL MESYUARATBILA DAN DIMANAOBJEKTIF, AGENDA DAN MEMOSEMAKAN KEMUDAHANPERJALANAN MESYUARATKEPUTUSANPENYEDIAAN MINITTINDAKAN SUSULANTAMAT.

NOTIS MESYUARATNama persatuan atau kumpulan.Tajuk NOTIS MESYUARAT.Hari, tarikh, dan masa mesyuarat.Tempat dimana mesyuarat akan diadakan.Tandatangan, nama dan jawatan orang yang mengeluarkan notis, biasanya setiausaha.Tarikh mengeluarkan notis tersebut.

Sebelum mesyuarat ;1)Menentukan agenda, tarikh, masa dan tempat mesyuarat bersama pengerusi mesyuarat. Merancang peruntukan masa untuk setiap perkara dalam agenda2)Membuat tempahan bilik mesyuarat secara bertulis, memberi maklumat lengkap mesyuarat seperti nama AJK, nama pengerusi, nama setiausaha, tarikh masa mula, masa dijangka tamat dan bilangan anggota yang akan hadir.

SEMASA MESYUARATCatatkan minit mesyuarat.Senaraikan kehadiran mesyuarat.Perkara perkara penting dibincangkan dalam mesyuarat.Keputusan keputusan mesyuarat.Tindakan tindakan susulan.

Selepas mesyuaratPenyediaan minit Mendapatkan persetujuan pengerusi untuk draf minit mesyuarat tidak lewat dari 3 hari selepas mesyuarat,Disemak oleh pengerusiDisahkan dalam mesyuarat Mengedarkan minit mesyuarat kepada ahli-ahli tidak lewat dari satu minggu selepas mesyuarat dijalankan

format/bentuk minit mesyuarat.

KEBAIKAN MENGADAKAN MESYUARATLebih pengetahuan dan pengalaman boleh dibawa berbincang dan lebih maklumat boleh didapati.Perbincangan biasanya menguntungkan kerana ide ide dibentuk atau jalan penyelesaian baru boleh dicadangkan melalui mesyuarat itu sendiri.

KEBAIKAN MENGADAKAN MESYUARATPengaliran komunikasi kearah bawah (downward) dan kearah atas (upward) diperbaiki dan komunikasi mendatar (horizontal) boleh membantu dengan menetapkan mesyuarat pengurus yang tetap.

SUSUN ATUR BILIK MENSYUARAT

Contoh kedudukan atau susunan bilik mesyuarat.1. Mesyuarat memberi maklumatContoh 1

Meja pengucap/ penyampai

Contoh kedudukan atau susunan bilik mesyuarat.

Meja penyampai

Contoh 2

Mesyuarat membuat keputusan Jamuan ringan

ELAKKAN PERKARA BERIKUTMesyuarat yang terlalu kerapTiada perkara penting yang dibincangkanMesyuarat pada waktu yang tidak sesuaiPerkara yang tiada kaitanTidak melakukan persiapan

KESIMPULANKejayaan sesuatu mesyuarat itu bergantung kepada kerjasama dan komitmen semua ahli. Tanpa kerjasama dari mereka sesuatu mesyuarat itu hanya akan menjadi suatu perbualan kosong yang tidak bermakna dan ini akan merugikan masa,tenaga dan wang ringgit. Penentu utama kepada kejayaan ini adalah pengerusi, dimana beliau memainkan peranan penting untuk menentukan halatuju sesuatu mesyuarat itu.

Di antara cirri-ciri pengerusi yang baik adalah :

perawakan yang tenang dan mesra keupayaan untuk berfikir secara jelas dan objektif mempunyai pengetahuan yang lengkap mengenai prosedur supaya dapat mengawal perjalanan mesyuarat dengan baik pandai berjenaka dan penyabar Tugas seorang pengerusi mesyuarat lebih kepada pentadbiran, manakala setiausaha lebih terlibat dengan tindakan yang patut dijalankan.Bidang kuasa yang dipunyai oleh pengerusi adalah mutlak dan adalah amat penting bagi pengerusi jelas mengenai kaedah menggunakan kuasa yang ada dengan saksama.