dr. drh rinidar, m.kes dr. syifaul ... -...

Disusun oleh :

Dr. drh Rinidar, M.Kes

Dr. Syifaul Huzni, ST., M.Sc

Nurlaili, S.Pd., M.Pd

Kata Pengantar

Puji Syukur kehadirat Allah Subhanahu Wata’ala yang melimpahkan rahmat–Nya Panduan

Asesmen Lapangan secara Daring ini dapat diselesaikan. Buku Pedoman Operasional ini

merujuk kepada panduan Assesmen Lapangan secara Daring yang dikeluarkan oleh Badan

Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT). Pedoman operasional ini ditujukan untuk

membantu prodi dalam memahami assemen lapangan secara daring sehingga penilaian

asessmen lapangan secara daring dapat dilakukan secara maksimal. Selain itu Panduan

Operasional ini juga akan memudahkan pendampingan dari devisi Pusat Audit dan

Pembinaan Akreditasi agar dapat memberikan pelayanan pendampingan maksimal di

masa darurat COVID-19. Panduan operasional ini juga akan dilengkapi dengan hal-hal

yang berkaitan dengan penyiapan dokumen fisik sesuai dengan standar/kriteria yang

diupload ke sistem informasi UPPS dan Program studi .

Banda Aceh, 2 juli 2020

Tim Penyusun

Nomor dokumen : -

No. revisi : -

Tanggal dikeluarkan : 8 Juli 2020

Disusun oleh : Dr. drh. Rinidar, M.Kes Dr. Syifaul Huzni, ST, M.Sc Nurlaili, S.Pd, M.Pd Pusat Audit dan Pembinaan Akreditasi (PAUPA) LP3M Universitas Syiah Kuala

Direview oleh : Dr. Ir. Suhendrayatna, M.Eng Sekretaris LP3M Universitas Syiah Kuala

Disetujui oleh : Prof. Dr. Adlim, M.Sc Ketua LP3M Universitas Syiah Kuala

PUSAT AUDIT DAN PEMBINAAN AKREDITASI LEMBAGA PENGEMBANGAN PENDIDIKAN DAN PENJAMINAN MUTU

UNIVERSITAS SYIAH KUALA TAHUN 2020

PANDUAN OPERASIONAL VISITASI APS SECARA DARING UNIVERSITAS SYIAH KUALA

DOKUMEN

I. PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG

Menurut Standar Nasional Pendidikan Tinggi (Pasal 55 ayat (1) Undang-Undang Nomor

12 Tahun 2012). Akreditasi adalah kegiatan penilaian untuk menentukan kelayakan

Program Studi dan Perguruan Tinggi.

Tujuan :

Menentukan kelayakan Program Studi dan Perguruan Tinggi berdasarkan kriteria

yang mengacu pada Standar Nasional Pendidikan Tinggi;

Menjamin mutu Program Studi dan Perguruan Tinggi secara eksternal baik di

bidang akademik maupun non-akademik untuk melindungi kepentingan mahasiswa

dan masyarakat.

Berdasarkan Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan (Permendikbud) Nomor 5

Tahun 2020, Pasal 12 ayat (2) tahapan akreditasi terdiri atas:

Evaluasi data dan informasi;

Penetapan status akreditasi dan peringkat terakreditasi; dan

Pemantauan dan evaluasi status akreditasi dan peringkat terakreditasi.

Tahap evaluasi data dan informasi merupakan proses penilaian terhadap permohonan

yang diajukan oleh Pimpinan Perguruan Tinggi ke BAN-PT. Evaluasi kecukupan atas data

dan informasi sebagaimana dimaksud pada Pasal 13 ayat (1) huruf b dilakukan oleh asesor

(Pasal 13 ayat (2) Permendikbud Nomor 5 Tahun 2020). Dalam evaluasi tersebut, asesor

BAN-PT menggunakan data dan informasi di PD Dikti dan dokumen lain yang diajukan

oleh perguruan tinggi. Dalam hal kondisi tertentu dapat melakukan asesmen lapangan

sesuai kebutuhan.

Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan (Permendikbud) Nomor 5 Tahun 2020,

Pasal 13 ayat (1) dan (2).

Evaluasi dilakukan oleh Asesor menggunakan informasi PD Dikti dan dokumen lain

yang diajukan PT/Prodi.

Asesemen lapangan dilakukan terhadap Prodi/PT yang hasil asesmen kecukupan

memenuhi persyaratan.

Hasil asesmen lapangan kemudian disampaikan dan digunakan oleh Dewan

Eksekutif BAN-PT untuk menetapkan peringkat akreditasi. Penetapan hasil tersebut

dituangkan dalam bentuk keputusan BAN-PT dengan masa berlaku 5 (lima) tahun.

Sesuai Pasal 1 angka 1 Peraturan BAN-PT Nomor 5 Tahun 2020, maka DE BAN-PT

mengambil langkah untuk melaksanakan AL secara Daring, selama masa darurat

COVID-19.

Mengapa dilakukannya AL Daring? Alasannya adalah sebagai berikut.

Asesmen Lapangan harus dilakukan untuk:

Mengkonfirmasi data dan informasi yang diajukan perguruan tinggi. Penilaian kriteria akreditasi program studi atau perguruan tinggi. Menjamin bahwa proses akreditasi dilakukan secara independen, akurat, obyektif,

transparan, akuntabel, ketidakberpihakan, kredibel, menyeluruh, efektif, dan efisien.

Asesmen lapangan secara face to face tidak dapat dilakukan karena adanya COVID-

19

Pelaksanaan AL Daring untuk IAPT 3.0 mengacu pada Pedoman Asesmen Lapangan

sebagaimana diatur dalam Peraturan BAN-PT Nomor 3 Tahun 2019, dan untuk IAPS

4.0 mengacu pada Pedoman Asesmen Lapangan sebagaimana diatur dalam

Peraturan BAN-PT Nomor 5 Tahun 2019.

B. Dasar Kebijakan

Beberapa aturan yang digunakan sebagai dasar dilakukannya Asesmen Lapangan secara

Daring antara lain:

Nomor Aturan Tanggal Tentang

1

Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 5 Tahun 2020

28 Januari 2020

Akreditasi Program Studi dan Perguruan Tinggi

2 Peraturan Menteri Perhubungan RI Nomor PM 25 Tahun 2020

23 April 2020

Pengendalian Transportasi selama Masa Mudik Idhul Fitri Tahun 1441 Hijriah dalam Rangka Pencegahan Penyebaran Corona Virus Disease - 2019 (COVID - 19)

3

Surat Edaran Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 2 Tahun 2O2O

9 Maret 2020

Pencegahan dan Penanganan Corona Virus Disease (COVID-19) di Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan

4

Surat Edaran Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 3 Tahun 2O2O

9 Maret 2020

Pencegahan Corona Virus Disease (COVID-19) pada Satuan Pendidikan

5

Surat Edaran Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI Nomor: 36962/MPK.A/HK/2020

17 Maret 2020

Pembelajaran Secara Daring dan Bekerja dari Rumah Dalam Rangka Pencegahan Penyebaran Corona Virus Disease (COVID- 19)

6

Surat Sesditjenddikti Nomor 378/E1/TU/2020

9 April 2020

Perpanjangan Work From Home (WFH) Terhitung Mulai Tanggal 12 April 2020 s/d 26 April 2020

7

Surat Edaran MenpanRB Nomor 50 Tahun 2020

20 April 2020

Perubahan Kedua Atas Surat Edaran MenpanRB Nomor 19 Tahun 2020 tentang Penyesuaian Sistem Kerja Aparatur Sipil Negara dalam Upaya Pencegahan Penyebaran COVID-19 Di Lingkungan Instansi Pemerintah

8

Surat Sesditjenddikti Nomor 396/E1/TU/2020

24 April 2020

Perpanjangan Work From Home (WFH) Terhitung Mulai Tanggal 17 April 2020 sampai dengan 12 Mei 2020

9

Peraturan BAN-PT Nomor 1 Tahun 2020

27 Februari 2020 Mekanisme Akreditasi untuk Akreditasi yang dilakukan oleh Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi

10

Peraturan BAN-PT Nomor 5 Tahun 2020

28 Mei 2020

Perubahan Atas Peraturan Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi Nomor 1 Tahun 2020 tentang Mekanisme Akreditasi untuk Akreditasi yang Dilakukan oleh Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi.

C. Prinsip Dasar

Pelaksanaan Asesmen Lapangan secara Daring tetap mengacu pada ketentuan

pelaksanaan asesmen lapangan sesuai instrumen yang digunakan yaitu:

1) Instrumen akreditasi 7 standar,

2) Instrumen Akreditasi Perguruan Tinggi versi 3.0 (IAPT 3.0),

3) Instrumen Akreditasi Program Studi versi 4.0 (IAPS 4.0).

Pelaksanaan Asesmen Lapangan secara Daring

1) Untuk IAPT 3.0 mengacu pada Pedoman Asesmen Lapangan sebagaimana diatur

dalam Peraturan BAN-PT Nomor 3 Tahun 2019, dan

2) Untuk IAPS 4.0 mengacu pada Pedoman Asesmen Lapangan sebagaimana diatur

dalam Peraturan BAN-PT Nomor 5 Tahun 2019.

3) Hal yang membedakan adalah modus pelaksanaan asesmen yang dilakukan secara

daring.

Seluruh kegiatan asesmen dilakukan :

1) Sesuai jadwal dan agenda kegiatan dalam instrumen akreditasi yang digunakan.

2) Proses wawancara, konfirmasi data dan informasi dilakukan melalui video

conference dengan modality online meeting yang tersedia

Data dukung pelaksanaan Asesmen Lapangan secara Daring harus disediakan dalam

bentuk soft copy dalam sistem informasi perguruan tinggi dan untuk kepentingan asesmen

lapangan, asesor diberikan akses atas data dan informasi tersebut.

Guna memastikan validitas data dan informasi, Pemimpin perguruan tinggi wajib

menyampaikan pernyataan bahwa seluruh data dan informasi yang

diunggah/disediakan adalah valid dan Pimpinan Perguruan Tinggi bertanggung

jawab atas validitas data tersebut.

II. PROSES ASESMEN LAPANGAN SECARA DARING (ALD)

Setiap Program studi yang akan mengikuti ALD harus mengikuti langkah-langkah yang

akan secara rinci dijelaskan di bawah ini :

A. Asesor

Sebelum pelaksanaan Asesmen Lapangan secara Daring, selain menyiapkan hal-hal yang

diatur dalam Panduan Asesmen Lapangan sesuai instrumen yang digunakan, asesor juga

harus melakukan hal-hal sebagai berikut.

a) Menyampaikan persetujuan pelaksanaan Asesmen Lapangan secara Daring ke

DE BAN-PT.

b) Mengakses semua data dukung akreditasi yang disampaikan perguruan tinggi.

c) Melakukan konsolidasi Pra-Asesmen Lapangan paling lambat pada H-3 sebelum

asesmen lapangan secara daring dilaksanakan.

d) Menyampaikan butir-butir yang akan diklarifikasi ke perguruan tinggi melalui

Person in Charge (PiC) paling lambat pada H-2 sebelum asesmen lapangan

secara daring dilaksanakan.

e) Host ALD : Yang akan menjadi host dan co-host adalah asesor BAN-PT.

f) Jumlah link zoom : BAN-PT hanya menyediakan 1 room pada zoom, oleh

karenanya tugas PIC untuk membantu asesor untuk mengatur siapa yang harus

dilibatkan.

g) Informasi ALD : Pemberitahuan AL akan disampaikan BAN-PT pada H-10 s.d. H-

7 sebelum AL.

B. Kewajiban Perguruan Tinggi/UPPS/Prodi

1) Menyampaikan persetujuan pelaksanaan Asesmen Lapangan secara Daring ke

BAN-PT.

a) Untuk APT : https://forms.gle/sa5yyFDxeab4x58E9

b) Untuk APS : https://forms.gle/oHvvHXBTK697pNhy8

c) Menunjuk PIC dan menginformaskan ke panel (H-3).

2) Menyediakan seluruh data dukung asesmen lapangan dan memberikan akses ke

asesor paling lambat pada H-1.

3) Menyiapkan semua pihak yang akan terlibat dalam AL, sesuai protocol COVID-

19.

4) Menyiapkan pihak yang terlibat di ruang tunggu dan menyesuaikan nama di

zoom pada saat pergantian sesi.

5) Menyiapkan Pernyataan terkait validitas data dan pihak yang terlibat dalam AL

daring.

C. Data Dukung

1) Jenis dokumen yang harus disediakan mengacu pada instrumen 7 standar.

2) Dokumen sejenis, untuk LED di APS 9.

3) Dokumen untuk APS 4.0 diberi kebebasan untuk melakukan evaluasi yang

menunjukkan kekhasan dan keunggulan PS tersebut.

4) Berikan Penomoran / penamaan dokumen dimaksudkan untuk mempermudah

asesor memeriksa dokumen yang disediakan PS (sesuai dengan butir nomor di

dalam borang)

5) UPPS/PS boleh mengunggah dokumen lain yang dipandang perlu.

6) Masing masing jenis data/informasi disimpan dalam folder terpisah sesuai

nomor tabel dan butirnya.

Di bawah ini pada Tabel 1 bentuk dokumen yang wajib disediakan UPPS dan PS

Tabel 1. Jenis dokumen UPPS yang harus diberikan ke asesor

UPPS

No Nomor Butir

Nama dokumen

1 - Fotokopi SK pendirian Fakultas/Sekolah Tinggi 2 1.1 Dokumen Renstra dan Renop Fakultas/Sekolah Tinggi. 3 2.1 Dokumen SOP yang terkait dengan tata pamong.

4 2.5 Dokumen tentang sistem penjaminan mutu di tingkat Fakultas/ Sekolah Tinggi

5 3.1.1

Dokumen sistem penerimaan mahasiswa baru yang mencakup: (1) Kebijakan penerimaan mahasiswa baru (2) Kriteria penerimaan mahasiswa baru (3) Prosedur penerimaan mahasiswa baru (4) Instrumen penerimaan mahasiswa baru (5) Sistem pengambilan keputusan

6 5.1 Dokumen yang terkait dengan penyusunan dan pengembangan kurikulum.

7 6.1.1 Laporan keuangan Fakultas/Sekolah Tinggi dalam tiga tahun terakhir.

8 6.4 Daftar software yang berlisensi, petunjuk pemanfaatan SIM.

9 7.1.1 Hasil penelitian (daftar judul) yang jumlah judulnya ada dalam borang.

10 7.2.1 Hasil pelayanan/pengabdian kepada masyarakat (daftar judul) yang jumlah judulnya ada dalam borang.

11 7.3.1 Dokumen pendukung kegiatan kerjasama Fakultas/Sekolah Tinggi dengan instansi dalam negeri

12 7.3.2 Dokumen pendukung kegiatan kerjasama Fakultas/Sekolah Tinggi dengan instansi luar negeri

Tabel 2. Jenis dokumen Program studi yang harus diberikan ke asesor

No Nomor Butir

Nama dokumen Keterangan

13

2.1

Dokumen tentang aturan etika dosen, etika mahasiswa, etika tenaga kependidikan, sistem penghargaan dan sanksi, serta pedoman dan prosedur pelayanan.

Disediakan oleh UPPS

14 2.4 Dokumen tentang jaminan mutu. Disediakan oleh UPPS

15

2.5

Dokumen (kuesioner dan hasil) kajian proses pembelajaran melalui umpan balik dari dosen, mahasiswa, alumni, dan pengguna lulusan.

16 3.1.1 Daftar lulusan dalam lima tahun terakhir (termasuk IPK)

17 3.2 Dokumen pendukung pelayanan kepada mahasiswa.


18 3.3.1 Dokumen (kuesioner dan hasil) kinerja lulusan oleh pihak pengguna.

19 3.4 Laporan kegiatan himpunan alumni.

20

4.1

Pedoman tertulis tentang sistem seleksi, perekrutan, penempatan, pengembangan, retensi dan pemberhentian dosen dan tenaga kependidikan.


21

4.2.1

Pedoman tertulis tentang monitoring dan evaluasi, serta rekam jejak kinerja akademik dosen dan tenaga kependidikan.


22

4.2.2

Bukti tentang kinerja dosen di bidang pendidikan, penelitian, pelayanan/ pengabdian kepada masyarakat

23

4.3.1

Fotokopi ijazah dan sertifikat pendidik dosen tetap yang bidang keahliannya sesuai dengan PS.

24

4.3.2

Fotokopi ijazah dan sertifikat pendidik dosen tetap yang bidang keahliannya di luar bidang PS.

25 4.4.1 Fotokopi ijazah dan sertifikat pendidik dosen tidak tetap.

26

4.5.3

Bukti kegiatan dosen tetap dalam seminar ilmiah/ lokakarya/ penataran/ workshop/ pagelaran/ pameran/peragaan.

27 4.5.4 Bukti pencapaian prestasi/reputasi dosen.

28 4.5.5 Fotocopi bukti keikutsertaan dosen

No Nomor Butir

Nama dokumen Keterangan

tetap dalam organisasi keilmuan/ profesi.

29 4.6.1 Fotokopi ijazah dan sertifikat tenaga kependidikan.

30 5.1.2.2 Silabus dan SAP tiap mata kuliah.

31 5.1.4 Modul praktikum/praktek untuk setiap kegiatan praktikum/praktek.

32 5.2 Dokumen pendukung kegiatan peninjauan kurikulum.

33 5.3.1 Dokumen pendukung monitoring perkuliahan.

34

5.3.2

Contoh soal ujian dalam satu tahun terakhir untuk lima mata kuliah keahlian berikut silabusnya.

35 5.5.1 Panduan pembimbingan tugas akhir. Disediakan oleh UPPS

36 5.5.2 Dokumen pendukung untuk memperoleh data rata-rata lama studi mahasiswa.

37 6.1 Notulen rapat/ bukti keterlibatan PS dalam perencanaan anggaran dan pengelolaan dana.

38 6.2.2 Kontrak penelitian.

39 6.4.1 Daftar pustaka yang relevan dengan PS, yang dipilah berdasarkan kategorinya.

40 6.5.1 Daftar software yang berlisensi, petunjuk pemanfaatan SIM.


41

7.1.1

Hasil penelitian (rekapitulasi judul dan dokumen laporan penelitian) yang jumlah judulnya ada dalam borang.

42 7.1.2 Daftar nama mahasiswa, dosen dan judul tugas akhir yang dilibatkan dalam penelitian dosen.

43 7.1.4 Surat paten HaKI atau keterangan sejenis.

44

7.2.1

Hasil pelayanan/pengabdian kepada masyarakat (rekapitulasi judul dan dokumen laporan PkM) yang jumlah judulnya ada dalam borang.

45 7.3.1 Dokumen pendukung kegiatan kerjasama dengan instansi dalam negeri


46 7.3.2 Dokumen pendukung kegiatan kerjasama dengan instansi luar negeri


D. Agenda ALD Hari pertama

Hari Waktu Sesi Agenda Pihak yang

terlibat Pertama

08.00

- 08.15

Pembukaan asesmen

Pembukaan asesmen, pengenalan panel asesor, pembacaan dan penanda-tanganan Pernyataan Asesmen Lapangan. Catatan: Penandatangan pernyataan dilakukan oleh Pimpinan perguruan tinggi terlebih dahulu dan dikirimkan ke panel asesor untuk ditandatangani dan dikirimkan ke BAN-PT

Asesor, Pimpinan perguruan tinggi, Undangan

08.15

- 09.45

Sesi dengan Pimpinan PT

Konfirmasi terkait: kebijakan makro pengembangan institusi, sistem tatapamong, sistem pengelolaan, capaian institusi yang dilaporkan, dan rencana pengembangan perguruan tinggi.

Pimpinan dan Senat perguruan tinggi

09.45

- 11.00

Konfirmasi Data LKPT / Excel data PT

Penetapan data LKPT final yang akan dijadikan dasar penilaian butir kuantitatif

Pimpinan perguruan tinggi, Lembaga Penjaminan Mutu (Lembaga /fungsi Sejenis), Tim Akreditasi, Pengelola Sistem Infor-masi

11.00

- 12.00

Sesi dengan Pelaksana Penjaminan Mutu Internal

Konfirmasi pelaksanaan, hasil dan efektivitas SPMI yang meliputi seluruh siklus PPEPP. Pengecekan dokumen standar, manual, instrument/ tools, laporan berkala dan bukti tindak lanjut hasil SPMI.

LPM (atau lembaga/fungsi sejenis)

12.00 -

13.00

Ishoma

13.00 -

14.30

Sesi dengan Tim Akreditasi

Konfirmasi data dan informasi dalam Laporan Evaluasi Diri (LED) / Buku III

Tim Akreditasi

14.30

-

Sesi dengan (middle) Manajemen PT

Konfirmasi aspek yang terkait dengan pelaksanaan penge-lolaan perguruan tinggi untuk area fungsional: program

Dekan, Ketua Lembaga, Kepala Biro, Direktur,


terlibat 15.30 akademik (tridharma) dan

pengelolaan sumberdaya (SDM, keuangan, aset dan fasilitas, serta sistem informasi);

Bagian (atau pejabat setingkat yang terkait)

15.30

- 16.30

Sesi dengan alumni dan pengguna eksternal

Konfirmasi terkait keter-libatan, harapan, kepuasan dan masukan dari stake-holders external terkait luaran perguruan tinggi

Pemerintah, orang tua mahasiswa (masyarakat), pihak swasta, dan alumni

Agenda hari ke 2 ALD


terlibat Kedua

08.00 -

09.00

Sesi dengan dosen

Konfirmasi kinerja, keterlibatan, pelayanan, dan kepuasan dosen

Dosen

09.00 -

10.00

Sesi dengan Tenaga Kependidikan

Konfirmasi kinerja, keter-libatan, pelayanan, dan kepuasan tenaga kepen-didikan

Tenaga Kependidikan

10.00 -

11.00

Sesi dengan mahasiswa

Konfirmasi keterlibatan, prestasi, pelayanan, dan kepuasan mahasiswa

Mahasiswa

11.00 -

13.00

Kerja mandiri Tim asesor

Penyiapan draft berita acara dan rekomendasi hasil akreditasi

Panel Asesor

13.00

- 15.00

Penyampaian feed back dan penandatangan Berita Acara AL

Penyampaian Berita Acara ke Pimpinan Perguruan Tinggi dan Pengecekkan Berita Acara asesmen lapangan oleh pimpinan perguruan tinggi

Panel Asesor, Pimpinan perguruan tinggi, dan Tim Akreditasi

15.00 -

15.30

Wrap Up

Penandatanganan Berita Acara Asesmen Lapangan dan Penyampaian Rekomendasi Hasil Akreditasi ke perguruan tinggi. Catatan: Penandatangan Berita Acara Asesmen Lapangan dilakukan oleh Pimpinan perguruan tinggi terlebih dahulu dan dikirmkan ke panel asesor untuk ditandatangani dan dikirimkan ke BAN-PT

Panel Asesor, Pimpinan perguruan tinggi, Undangan

E. Berikut hal hal yang harus dilakukan pada saat daring

Berikut diuraikan beberapa hal yang perlu diperhatikan pada saat daring :

1. Pastikan sudah mendapatkan Meeting ID, Password, dan Kode Presensi.

Keterangan :

Meeting ID dan password akan digunakan untuk masuk ke zoom meeting.

Kode Presensi akan digunakan sebagai kode pada presensi online di google form.

2. Mengikuti Zoom Meeting

Buka aplikasi Zoom baik melalui ponsel, desktop, ataupun website.

Jika aplikasi sudah terbuka. Klik Join a Meeting.

Masukan Meeting ID sesuai dengan yang sudah diperoleh.

Harap menuliskan Nama menggunakan format [Nama – Nama PT] sesuai pada

contoh dibawah. Hal ini dilakukan untuk menghindari akun tidak dikenal masuk ke

dalam meeting.

Masukan password yang sudah diperoleh.

Lalu, klik Join Meeting.

Setelah masuk ke meeting, mohon untuk memperhatikan mute audio agar

meeting terfokus di satu sumber suara, unmute audio pada saat ingin

berbicara, dan unmute video agar setiap partisipan dapat melihat wajah

pemilik akun.

3. Melakukan presensi

a) Link untuk presensi online akan diberikan pada saat meeting berlangsung.

b) Tampilan presensi seperti berikut mengikuti format yang ada.

c) Kode Presensi dapat diisi sesuai dengan Kode Presensi yang diperoleh

bersamaan dengan meeting ID dan password zoom.

d) Harap diisi sesuai dengan kode yang diperoleh, agar memudahkan proses

pendataan presensi online

Melakukan Presensi Online Selanjutnya pengisian presensi dapat mengikuti format yang

ada.

4. Teknologi informasi dan komunikasi harus memadai untuk memfasilitasi

dilakukannya AL Daring. Harus memenuhi Kecukupan Bandwidth. Besarnya

kapasitas dari bandwidth penting demi kelancaran dari proses pengiriman data

selama ALD

5. Semua personil harus mampu menggunakan cloud zoom meeting di laptop.

Aplikasi ini memungkinkan para penggunanya untuk melakukan meeting secara

bersamaan dalam satu waktu. Jangan menggunakan Hp karena terganggu

suaranya dan kurang baik diterima asesor.

6. Tersedianya sumber listrik backup, bila terjadi gangguan PLN (Genset).

Sebagai tindakan antisipasi bila suplai listrik dari PLN terganggu secara tiba-tiba.

7. Menggunakan Alat bantu audio seperti headset atau headphone.

Alat tersebut dapat membantu agar suara lawan bicara terdengar jelas saat

berlangsungnya ALD.

8. Semua pihak yang terlibat dalam kegiatan ALD harus mampu menguasai TIK

Penguasaan TIK membuat arus informasi semakin lancar dan kegiatan ALD

berlangsung tanpa kendala teknis.

9. Untuk mengantisipasi kemungkinan terjadinya gangguan, pastikan ada paling sedikit

1 orang tenaga teknisi TIK yang stand by untuk membantu peserta ALD.

10. Pastikan semua yang terlibat dalam ALD mengetahui, menguasai, dan bisa

menjalankan semua fitur yang ada dalam aplikasi zoom meeting

11. Peserta ALD : Panitia/task force yang konek ke zoom saat ALD sebaiknya tidak

lebih dari 20-25 orang.

Perlu diatur siapa saja yang terhubung ke room ALD agar memudahkan proses

komunikasi dan pemantauan terhadap peserta ALD

12. Peseta ALD : Setiap peserta ALD mencantumkan identitas yang jelas di layar.

Peserta yang ikut ALD harus terdaftar dengan nama dan jabatan sesuai tupoksi

dalam penyusunan dokumen akreditasi.

Mahasiswa menulis nama prodi dan angkatan.

Alumni menuliskan nama prodi dan tahun masuk/selesai.

Pengguna lulusan menuliskan nama dan tempat instansinya.

Bila Tendik dilibatkan maka menuliskan nama dan jabatan.

13. Apabila ada, gunakan Webcam, agar terjangkau semua gambar.

14. Penggunaan peralatan elektronik lain,

Penggunaan laptop sebagai alat utama untuk connect via Zoom.

Hindari memakai HP, selain kualitas gambar kurang baik, suara yang dikirim

menjadi tidak jelas diterima asesor.

15. ACUAN INSTRUMEN ALD mengacu pada ketentuan pelaksanaan asesmen lapangan

sesuai instrumen yang digunakan yaitu:

Instrumen akreditasi 7 standar,

Instrumen APT versi 3.0 (IAPT 3.0), atau

Instrumen APS versi 4.0 (IAPS 4.0).

16. Rekam jejak publikasi : Rekam jejak dosen terdokumen dengan baik.

Lengkapi bukti publikasi dosen di SINTA dan SISTER

High Index

Jurnal terindeks scopus

Sitasi

17. Gunakan informasi resmi. Informasi resmi akreditasi ada 3 yaitu:

a. BAN PT : Informasi yang tersedia untuk akreditasi Prodi.

Peraturan akreditasi instrument akreditasi, prosedur dan panduan berita

terkini.

b. SAPTO : Fasilitas untuk menyampaikan akreditasi, memantau suatu proses dan

unduh sertifikat akreditasi.

c. SAPTA Fasilitas untuk mengirim surat dari PT ke BAN PT.

Menjawab surat yang disampaikan PT, AKUN sama dengan SAPTA

18. Untuk menghindari HOAX, maka Selalu mengecek website BAN PT.

Sebelum berkirim surat cek website BAN PT apakah sudah ada informasi umum yang terkait.

Cek SAPTO untuk proses status, revisi dan keharusan melengkapi Persyaratan. Cek SAPTA untuk mengecek jawaban surat yang dikirim, mendapat Informasi,

data harus update.

19. Proses ALD harus diikuti sampai selesai, tidak boleh ada yang mengundurkan diri

selama proses asesmen berlangsung.

Semua peserta yang telah join tetap di tempat, tidak melakukan aktivitas lain di luar

kegiatan ALD dan tidak meninggalkan ruang sebelum ALD selesai.

20. Menyiapkan data dukung dalam bentuk electronic document.

Semua dokumen dalam bentuk softcopy dan disimpan dalam google drive atau

dalam sistem informasi dan diberikan akses link nya kepada asesor.

Pastikan data di website prodi adalah data yang up-to-date.

21. Bila ada ruang teleconference dimana dalam ruang tersebut terdapat layar, speaker,

mic dan kamera, atau webcam ruang tersebut dapat dimanfaatkan.

22. Pengiriman nama Asesor: Nama asesor yg akan ALD akan dikirim secara formal saat

notifikasi AL dikirim.

23. Estimasi hasil ALD: Kalau visitasi misalnya tanggal 7-8 Juli, maka estimasi hasil akan

diumumkan pada tanggal 13/14 atau paling lambat tgl 20, tergantung kecepatan

asesor dalam menyelesaikan laporan AL dan mengunggahnya ke SAPTO.

24. Teknis penandatanganan berita acara asesmen.

Penandatanganan BA dilakukan seperti biasa.

Asesor akan mengirim form BA utk dicetak dan ditandatangani; kemudian

dikirim.

Untuk mempercepat proses persetujuan hasil AL, maka kesepakatan atas

substansi BA dapat dinyatakan secara verbal, karena sesi AL akan direkam.

Asesor akan menjelaskan lebih rinci teknis penandatanganan BA AL.

25. Menentukan PIC yang akan menjadi penghubung prodi dengan BAN-PT/Assessor.

Sebaiknya Ka Prodi yang menjadi PIC.

PIC bertugas menyampaikan butir-butir klarifikasi yang dikirim oleh Asesor

paling lambat H-2 sebelum pelaksanaan daring.

Memberikan kepada asesor akses terhadap data dan informasi tersebut.

26. Ketua SJMF/Wadek 1 merupakan narahubung dari asesor BAN-PT dalam proses

melakukan tindak lanjut temuan kelengkapan dokumen dan pelaksanaan adendum

yang terkait dengan dokumen UPPS.

27. Konsolidasi Pra AL: Konsolidasi pra AL dilakukan secara mandiri oleh panel asesor.

28. Konsolidasi dengan Asesor:

Walaupun tidak wajib, Konsolidasi pra-ALD itu penting.

Beberapa kesepakatan (misalnya jadwal dan hal-hal yang perlu disiapkan pihak

PT terkait dengan proses ALD antara prodi dan asesor dapat dilakukan via

kegiatan tersebut.

29. Kehadiran Pimpinan pada saat ALD dengan UPPS

Dekan membuka pertemuan dengan asesor.

Memperkenalkan tim task force yang hadir.

30. Jangan lupa mengisi Daftar hadir selama ALD. Pada saat online akan dikirim oleh

asesor presensi kehadiran bentuk formnya seperti yang terlihat di atas.

31. Sesi setiap item pertemuan: Sesi akan berjalan secara sequential. Saat satu sesi selesai

maka peserta akan diremove, dapat join lagi saat sesi berikutnya.

32. Kehadiran peserta ALD saat hari “H” ALD

a) Peserta ALD hadir di room sesuai dengan masing-masing sesi. Yang tidak

berkepentingan pada sesi tersebut, leave room chat kemudian re-join dan

menunggu di waiting room.

b) Selanjutnya yang berkepentingan akan diapprove untuk masuk room oleh Host

(asesor).

c) Setelah semua sesi selesai, semua orang join kembali di room.

33. Tampilan latar ZOOM

a) Tampil profesional dan tidak terlihat background lalu lintas atau hilir mudik

orang lain.

b) Dianjurkan latar belakang ada spanduk dengan nama tim asesornya

c) Harus jelas terlihat wajah peserta tidak bercampur dengan wajah-wajah lain,

agar tidak terlihat kacau (lebih terstruktur dan tertata)

34. Siapkan Website UPPS dan Prodi dengan baik dengan data yang lengkap

35. Siapkan website penjaminan mutu UPPS, berserta tupoksinya.

36. Terkait mahasiswa :

a) Informasikan kepada mahasiswa terkait ALD.

b) Pilih mahasiswa dengan berbagai tingkatkan dan lancar IT serta terjangkau

internet

c) Diantara mahasiswa tersebut ada yang berprestasi

37. Terkait Alumni

a) Informasikan kepada alumni terkait ALD

b) Pilih Alumni yang dapat memberikan konstribusi yang baik tentang UPPS dan

Program Studi

38. Terkait user/stakeholder

a) Informasikan kepada User/stakeholder terkait ALD

b) Pilih User/stakholder yang dapat memberikan konstribusi yang baik tentang

UPPS dan Program Studi

39. Lakukan FGD terlebih dahulu kemudian simulasi. Dihadiri semua pimpinam UPPs dan

Prodi serta Tim Akreditasi

40. Dokumen elektronik tambahan UPPS: kebijakan, POB, monitoring pembelajaran,

monitoring pelayanan, Struktur organisasi UPPS, Struktur organisasi penjaminan

mutu UPPS dan prodi, dokumen terkait sistem tata pamong, dokumen laporan

pelaksanaan kegiatan SPMI oleh SJMF, serta dokumen pendukung masing-masing

standar untuk memenuhi unsur SPMI dan tata kelola penjaminan mutu pada tingkat

Fakultas.

41. Pimpinan UPPS dan Task Force penyusun dokumen akreditasi Fakultas, mengawal

proses akreditasi hingga penandatanganan berita acara AL dan penutupan AL daring

yang dihadiri asessor BAN-PT, pimpinan UPPS, Task Force dokumen akreditasi UPPS,

dan Task Force dokumen akreditasi prodi.

42. Selesai ALD UPPS akan dikirim Dokumen via media sosial lain seperti WA/email

Bentuk FORM ALD UPPS

(Tim melakukan Print out dokumen untu segera diisi dan dikirimkan kembali)

43. Selesai ALD dengan Prodi, dilakukan sesi dengan mahasiswa, alumni dan stakeholder

44. Hari kedua menyerahkan tindak lanjut dan penandatanganan berita Acara

1.

F. LAIN LAIN : Beberapa pertanyaan asessor pada saat ALD

(Hasil pemantauan pada beberapa prodi yang sudah melaksanakan ALD). Pertanyaan

ini hanya contoh saja saat terjadi ALD

UPPS :

1) Dokumen digital : Harus bisa ditunjukkan lokasinya via fasiitas zoom karena

sebagian asesor tidak ingin membuka link, karena kuota internet yang

disediakan untuk mereka terbatas.

2) Keterkaitan visi misi dengan renstra.

3) Dokumen yang disimpan di google drive diberi nama folder sesuai dengan

nomor butir di borang dan nomor lain sebagai penanda.

4) Penjamin Mutu

Posisi SJMF dipertegas sesuai tupoksinya.

Siapkan SK TPMA.

Keterkaitan TPMA, SJMF dengan LP3M Posis sjmf dipertegas sesuai

tupoksinya.

Siapkan SK TPMA dan keterkaitan dengan LP3M.

Struktur organisasi SJMF dan kaitannya dengan LP3M dan TPMA.

Penjelasan tentang kegiatan AMI tiga tahun terakhir.

Penggunaan e-learning dalam peningkatan mutu PBM.

Pelaksanaan rapat rutin dan agendanya.

Kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh tim SJMF.

Level KKNI untuk Program D3.

5) Sosialisasi POB : Tim SJMF yang perlu menjelaskan proses sosialisasi POB.

6) Siapkan bukti fisik yang bisa dishare via zoom.

7) Dokumen kewajiban dosen melakukan publikasi dosen?

8) Bagaimana penelitian jangka panjang? apakah ada roadmapnya?

9) Dokumen kepemimpinan publik? Siapkan bukti fisiknya.

10) Dokumen prosedur penerimaan mahasiswa baru S2? Harus tersedia dan

ditunjukkan bentuk linknya atau panduan penerimaan mahasiswa baru S2

secara elektronik.

11) Data visting professor? Siapkan bukti dokumen elektronik data visiting

profesor.

12) Kegiatan yang mengarah ke perilaku kecendekiawanan (kesejahteraan

masyarakat dan lingkungan), siapkan bukti fisiknya dan implementasinya.

SESI PRODI :

1) Saat sesi UPPS selesai, prodi memasuki ruangan tempat zoom meeting.

2) PIC membuka pertemuan dan memperkenalkan masing masing peserta yang

join dengan asesor selama ALD berlangsung.

3) Pencapaian visi misi dan sasaran pencapaian harus ditunjukkan dalam bentuk

mileston yang jelas dan terukur.

4) Survei pemahaman terhadap visi misi, tindak lanjut terhadap pemahaman visi

misi yang kurang.

5) Bukti terimplementasi, harus ada bukti di Tridarma PT.

6) Mengembangkan/implementasi visi misi terkait pernyataaan “Terkemuka”.

7) SOP tentang Tentang Cuti Akademik.

8) Masa sudi mahasiswa yang lama, perlu dijelaskan problem penyebab dan tindak

lanjut pencegahannya.

9) Monitoring mahasiswa aktif, jelaskan tentang kegiatannya dan tindak lanjut.

G. Khusus : Surat pernyataan

Guna memastikan validitas data dan informasi, Pemimpin perguruan tinggi wajib

menyampaikan pernyataan bahwa seluruh data dan informasi yang

diunggah/disediakan adalah valid dan Pimpinan Perguruan Tinggi bertanggung

jawab atas validitas data tersebut.

dr. drh rinidar, m.kes dr. syifaul ... -...

Documents