-
8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat
1/109
PEKELILING PERKHIDMATANBILANGAN 5 TAHUN 2007
PANDUANPENGURUSAN PEJABAT
PEKELILING PERKHIDMATANBILANGAN 5 TAHUN 2007
PANDUANPENGURUSAN PEJABAT
KERAJAAN MALAYSIAKERAJAAN MALAYSIA
-
8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat
2/109
Bertujuan menguatkuasakan pemakaianPanduan Pengurusan Pejabat bagimenggantikan Arahan Perkhidmatan yangsedang berkuat kuasa. PekelilingPerkhidmatan ini diharap dapat membantu
agensi awam melaksanakan urusanpentadbiran pejabat dengan lebih cekap,teratur dan berkesan .
Bertujuan menguatkuasakan pemakaianPanduan Pengurusan Pejabat bagimenggantikan Arahan Perkhidmatan yangsedang berkuat kuasa. PekelilingPerkhidmatan ini diharap dapat membantu
agensi awam melaksanakan urusanpentadbiran pejabat dengan lebih cekap,teratur dan berkesan .
-
8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat
3/109
Rasional kepada pengeluaran PanduanPengurusan Pejabat
i. memasukkan dasar baru sesuai denganperubahan dan perkembanganpersekitaran dan teknologi terkini;
ii. memberi penjelasan mengenai sesuatuperaturan dengan lebih tersusun dari segipenggunaan bahasa, maksud dan isi
kandungan; dan
iii. memberi penekanan terhadap kepentingansistem penyampaian perkhidmatan dan
integriti dalam perkhidmatan awam.
Rasional kepada pengeluaran PanduanPengurusan Pejabat
i. memasukkan dasar baru sesuai denganperubahan dan perkembanganpersekitaran dan teknologi terkini;
ii. memberi penjelasan mengenai sesuatuperaturan dengan lebih tersusun dari segipenggunaan bahasa, maksud dan isi
kandungan; dan
iii. memberi penekanan terhadap kepentingansistem penyampaian perkhidmatan dan
integriti dalam perkhidmatan awam.
-
8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat
4/109
Digunakan sebagai panduan dalamurusan pentadbiran yang meliputiaspek urusan pentadbiran,dokumen, barang kelengkapan
jabatan, perhubungan dan perkaraberkaitan dengan perkhidmatan,sesebuah jabatan atau pejabat.
LATAR BELAKANGLATAR BELAKANG
-
8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat
5/109
Bahagian I
Pengurusan Am Pejabat
Bahagian I
Pengurusan Am Pejabat
-
8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat
6/109
M enjelaskan tanggungjawab Ketua Jabatandalam pengurusan pejabat yang meliputipenyemakan fungsi jabatan, penilaianaktiviti dan senarai tugas, kebersihan dankeselamatan ruang pejabat.
Peruntukan baru dalam Bahagian ini adalahpenekanan kepada pematuhan undang-undang, kemudahan komunikasi danprogram kebajikan.
M enjelaskan tanggungjawab Ketua Jabatandalam pengurusan pejabat yang meliputipenyemakan fungsi jabatan, penilaianaktiviti dan senarai tugas, kebersihan dankeselamatan ruang pejabat.
Peruntukan baru dalam Bahagian ini adalahpenekanan kepada pematuhan undang-undang, kemudahan komunikasi danprogram kebajikan.
-
8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat
7/109
Tanggungjawab Ketua Jabatan
K etua Jabatan hendaklah mentadbir agensimasing-masing dengan cekap dan berkesandengan memberikan tumpuan dan keutamaan
khususnya kepada aspek :
Tanggungjawab Ketua Jabatan
K etua Jabatan hendaklah mentadbir agensimasing-masing dengan cekap dan berkesandengan memberikan tumpuan dan keutamaan
khususnya kepada aspek :a) M enyedia dan mempamerkan Visi, M isi,
Objektif, Fungsi, Slogan Q, Piagam Pelanggandan carta organisasi peringkat jabatan,bahagian, cawangan dan seterusnya sehinggake peringkat struktur organisasi yang lebihrendah, mengikut kesesuaian;
a) M enyedia dan mempamerkan Visi, M isi,Objektif, Fungsi, Slogan Q, Piagam Pelanggandan carta organisasi peringkat jabatan,bahagian, cawangan dan seterusnya sehinggake peringkat struktur organisasi yang lebihrendah, mengikut kesesuaian;
-
8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat
8/109
S ediakan dan maklumkan OBJEKTIFJABATAN kepada semua anggota dan
jelaskan tanggungjawab masing-masing.
Beri bimbingan / latihan kepada anggota.Beri bimbingan / latihan kepada anggota.S elaraskan aktiviti kerja.S ediakan panduan kerja.Pembahagian kerja dan penurunankuasa.Hubungan baik dan suasana kerja yangbaik.
S elaraskan aktiviti kerja.S ediakan panduan kerja.Pembahagian kerja dan penurunankuasa.Hubungan baik dan suasana kerja yangbaik.
-
8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat
9/109
Berikan senarai tugas secara bertulis
dan kemaskinikan apabila berlaku:-
Berikan senarai tugas secara bertulis
dan kemaskinikan apabila berlaku:-
- Pertukaran objektif;
- Penyusunan organisasi;
- Pengurangan atau penambahan fungsi jabatan atau anggota atau berlakuperubahan sistem atau cara kerja.
- Pertukaran objektif;
- Penyusunan organisasi;
- Pengurangan atau penambahan fungsi jabatan atau anggota atau berlakuperubahan sistem atau cara kerja.
-
8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat
10/109
S emak fungsi dan aktiviti
Jabatan , jika perlu
S emak fungsi dan aktiviti
Jabatan , jika perluS usun semula unit/cawangan;U bah strategi kerja;U bah pembahagian tugas;U bah cara kawalan;R ingkas dan permudahkan kerja;Bekalkan peralatan pejabat yang sesuai;D apatkan khidmat nasihat atau bantuan
dari agensi lain;Pupuk semangat kerjasama;
Adakan pegawai latihan; dan Adakan pusingan kerja.
S usun semula unit/cawangan;U bah strategi kerja;U bah pembahagian tugas;U bah cara kawalan;R ingkas dan permudahkan kerja;Bekalkan peralatan pejabat yang sesuai;D apatkan khidmat nasihat atau bantuan
dari agensi lain;Pupuk semangat kerjasama;
Adakan pegawai latihan; dan Adakan pusingan kerja.
-
8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat
11/109
b) Memastikan semua pegawai memahami danmenghayati Visi, Misi, Objektif, Fungsi, S logan Q,Piagam Pelanggan Jabatan dan tanggungjawabpegawai terutama kepada mereka yang baruditempatkan di jabatan itu;
b) Memastikan semua pegawai memahami danmenghayati Visi, Misi, Objektif, Fungsi, S logan Q,Piagam Pelanggan Jabatan dan tanggungjawabpegawai terutama kepada mereka yang baruditempatkan di jabatan itu;
c) Menyediakan S asaran K erja Tahunan ( SK T) jabatan
dan memastikan setiap pegawai mempunyaiSK
Tmasing-masing;
c) Menyediakan S asaran K erja Tahunan ( SK T) jabatan
dan memastikan setiap pegawai mempunyaiSK
Tmasing-masing;
-
8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat
12/109
-
8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat
13/109
e) mengutamakan penggunaan teknologi maklumatdan komunikasi (ICT) di dalam pengurusanpejabat;
f) menggalakkan perhubungan yang sihat di antarapegawai dan menyediakan suasana bekerja yangharmonis;
g) menggunakan aplikasi psikologi dalampengurusan sumber manusia jabatan;
e) mengutamakan penggunaan teknologi maklumatdan komunikasi (ICT) di dalam pengurusanpejabat;
f) menggalakkan perhubungan yang sihat di antarapegawai dan menyediakan suasana bekerja yangharmonis;
g) menggunakan aplikasi psikologi dalampengurusan sumber manusia jabatan;
-
8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat
14/109
h) Menyedia dan melaksanakan program kualiti jabatan;
dan
i) mewujud dan memperkukuhkan mekanismekerjasama antara sektor awam dan swasta.
h) Menyedia dan melaksanakan program kualiti jabatan;
dan
i) mewujud dan memperkukuhkan mekanismekerjasama antara sektor awam dan swasta.
-
8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat
15/109
BAHAGIAN II
PENTADBIRANSU M BER M ANUSIA
BAHAGIAN II
PENTADBIRANSU M BER M ANUSIA
-
8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat
16/109
Rekod Perkhidmatan Pegawai
M enentukan maklumat perkhidmatan pegawaidi bawah penyeliaannya direkodkan dengan teratur,lengkap dan terkini.
M aklumat pegawai hendaklah direkodkan denganmenggunakan kemudahan komputer atau di dalambuku yang disediakan khas untuk tujuan tersebut.Jika maklumat pegawai direkodkan secara manual,catatannya hendaklah menggunakan dakwat kekal.
Rekod Perkhidmatan Pegawai
M enentukan maklumat perkhidmatan pegawaidi bawah penyeliaannya direkodkan dengan teratur,lengkap dan terkini.
M aklumat pegawai hendaklah direkodkan denganmenggunakan kemudahan komputer atau di dalambuku yang disediakan khas untuk tujuan tersebut.Jika maklumat pegawai direkodkan secara manual,catatannya hendaklah menggunakan dakwat kekal.
-
8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat
17/109
Kenyataan Perkhidmatan
Merupakan dokumen sejarah perkhidmatanseseorang Anggota Perkhidmatan Awam dari mulaia dilantik sehinggalah kepada peringkat ia
mencapai umur persaraan atau ditamatkanperkhidmatannya.
S etiap peristiwa / perubahan yang berlaku akan
dicatatkan dalam buku berkenaan.
-
8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat
18/109
Rekod Perkhidmatan terbahagi kepadaempat (4) bahagian:-
1. Butir-butir peribadi
a) Namab) No: K ad Pengenalanc) No. Fail Jabatand) Tarikh dan tempat lahir e) No: Fail caruman kumpulan wangf) Nama dan alamat warisg) K elayakan akademik dan ikhtisas
-
8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat
19/109
2 . Kenyataan Perkhidmatan
a) Namab) Tarikh lahir c) Tarikh lantikan pertamad) Jawatan sekarang
e) Tarikh lantikan jawatan sekarangf) Tarikh sah jawatang) Jabatan sekarangh) S urat kuasa
i) Butir-butir perubahan j) Tarikh kuat kuasak) Gaji atau elaun layakl) K eputusan pemeriksaan perubatan
-
8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat
20/109
2 . Kenyataan Perkhidmatan
m) Pengisytiharan hartan) Aku Janjio) K eputusan peperiksaan yang pernah
didudukip) Opsyen perkhidmatanq) K ursus-kursus yang pernah dihadirir) Anugerah perkhidmatan yang diterima
s) Cuti Tanpa gaji yang pernah diluluskant) Cuti belajar yang pernah diluluskanu) Tindakan tatatertib yang pernah dikenakan
-
8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat
21/109
Maklumat yang perlu direkodkan hendaklahdicatatkan dengan segera.
S ekiranya catatan dibuat dengan komputer, segalaperaturan yang ditetapkan hendaklah dipatuhi.
Catatan yang dibuat secara manual oleh pegawaibertugas hendaklah ditandatangani oleh pegawaiyang diberi kuasa beserta cop jabatan. U ntukmembolehkan catatan sentiasa terkini, rekodperkhidmatan boleh disimpan di lokasi pegawaiberkhidmat;
Maklumat yang perlu direkodkan hendaklahdicatatkan dengan segera.
S ekiranya catatan dibuat dengan komputer, segalaperaturan yang ditetapkan hendaklah dipatuhi.
Catatan yang dibuat secara manual oleh pegawaibertugas hendaklah ditandatangani oleh pegawaiyang diberi kuasa beserta cop jabatan. U ntukmembolehkan catatan sentiasa terkini, rekodperkhidmatan boleh disimpan di lokasi pegawaiberkhidmat;
-
8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat
22/109
3 . Kenyataan Cuti -
S emua jenis cuti yang pernah diluluskan sepanjangperkhidmatannya:
C uti sakitC uti tanpa gajiC uti separuh gajiC uti belajar C uti bersalin
C uti hajiC uti rehatC uti sambilan / rehat khasC uti tanpa rekod dll.
-
8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat
23/109
4 . Lembaran Kelakuan
a) Anugerah-anugerah yang diterimab) K urniaan yang diterima
c) K eputusan tatatertib yang dihadapkan
-
8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat
24/109
Rekod perkhidmatan pegawaiadalah bertaraf SULIT.
Walau bagaimanapun pegawaiboleh melihat rekodnya sendiri
dengan kebenaran pegawaipenyelia rekod.
Rekod perkhidmatan pegawaiadalah bertaraf SULIT.
Walau bagaimanapun pegawaiboleh melihat rekodnya sendiri
dengan kebenaran pegawaipenyelia rekod.
-
8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat
25/109
Rekod Kehadiran -
Setiap jabatan hendaklah menyelenggararekod kehadiran pegawai. Setiap pegawaibertanggungjawab untuk merekodkanwaktu mereka sampai dan waktu merekameninggalkan pejabat / tempat bertugas.
Setiap kaedah yang diguna pakaihendaklah mampu memantau kehadiranpegawai dengan berkesan.
Rekod Kehadiran -
Setiap jabatan hendaklah menyelenggararekod kehadiran pegawai. Setiap pegawaibertanggungjawab untuk merekodkanwaktu mereka sampai dan waktu merekameninggalkan pejabat / tempat bertugas.
Setiap kaedah yang diguna pakaihendaklah mampu memantau kehadiranpegawai dengan berkesan.
-
8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat
26/109
Penilaian Prestasi
M erupakan sebahagian daripada sistempengurusan personel yang digunakan untukmembantu setiap pegawai meningkatkanprestasi kerja masing-masing.
Sebaliknya jika penilaian prestasi seseorangpegawai tidak diuruskan dengan sistematik,ia boleh memberi kesan negatif kepadaprestasi pegawai yang berkenaan. KetuaJabatan perlu memastikan penilaianprestasi pegawai disediakan mengikut
prosedur yang ditetapkan.
Penilaian Prestasi
M erupakan sebahagian daripada sistempengurusan personel yang digunakan untukmembantu setiap pegawai meningkatkanprestasi kerja masing-masing.
Sebaliknya jika penilaian prestasi seseorangpegawai tidak diuruskan dengan sistematik,ia boleh memberi kesan negatif kepadaprestasi pegawai yang berkenaan. KetuaJabatan perlu memastikan penilaianprestasi pegawai disediakan mengikut
prosedur yang ditetapkan.
-
8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat
27/109
-
8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat
28/109
-
8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat
29/109
Objektif, adil, telus, teratur dan beterusan;Berasaskan aspek dan kriteria yangditetapkan;Menggunakan skala penilaian yang
ditetapkan;Tanpa dipengaruhi prestasi tahunsebelumnya;Tidak pilih kasih;
Tidak terlalu murah hati atau sebaliknya.
Objektif, adil, telus, teratur dan beterusan;Berasaskan aspek dan kriteria yangditetapkan;Menggunakan skala penilaian yang
ditetapkan;Tanpa dipengaruhi prestasi tahunsebelumnya;Tidak pilih kasih;
Tidak terlalu murah hati atau sebaliknya.
-
8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat
30/109
E kspektasi pegawai penilai terhadap pegawai yangdinilai dari segi tahap prestasi yang perlu dicapaihendaklah dimaklumkan kepada pegawai yang dinilaidengan jelas;
E kspektasi pegawai penilai terhadap pegawai yangdinilai dari segi tahap prestasi yang perlu dicapaihendaklah dimaklumkan kepada pegawai yang dinilaidengan jelas;
Pegawai penilai hendaklah memberi peluang danbersedia mendengar pandangan yang diberikan olehpegawai yang dinilai berkaitan dengan prestasinya;
Pegawai penilai hendaklah memberi peluang danbersedia mendengar pandangan yang diberikan olehpegawai yang dinilai berkaitan dengan prestasinya;
-
8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat
31/109
Pegawai penilai tidak menggunakan penilaianprestasi sebagai instrumen untuk menekan ataumengugut seseorang pegawai yang dinilai.
Penilaian prestasi sepatutnya dijadikan sebagai suatu
mekanisme untuk meningkatkan motivasi danprestasi pegawai.
Pegawai penilai tidak menggunakan penilaianprestasi sebagai instrumen untuk menekan ataumengugut seseorang pegawai yang dinilai.
Penilaian prestasi sepatutnya dijadikan sebagai suatu
mekanisme untuk meningkatkan motivasi danprestasi pegawai.
dan
-
8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat
32/109
Pemupukan Budaya Kerja Positif -Pemupukan Budaya Kerja Positif -
(a) Mewujud dan memupuk semangat bekerjasebagai satu pasukan;
(b) Memiliki dan menampilkan ciri kepimpinan yangbaik dan berkesan;
(c) Memberi tunjuk ajar, kaunseling dan bimbingan
(mentoring and coaching);
(a) Mewujud dan memupuk semangat bekerjasebagai satu pasukan;
(b) Memiliki dan menampilkan ciri kepimpinan yangbaik dan berkesan;
(c) Memberi tunjuk ajar, kaunseling dan bimbingan
(mentoring and coaching);
-
8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat
33/109
(d) Memberi tanggungjawab dan kepercayaankepada pegawai bagi melaksanakan tugasyang telah diamanahkan; dan
(e) Memberi pengiktirafan dan penghargaankepada pegawai yang telah memberisumbangan kepada organisasi, K erajaan dannegara.
(d) Memberi tanggungjawab dan kepercayaankepada pegawai bagi melaksanakan tugasyang telah diamanahkan; dan
(e) Memberi pengiktirafan dan penghargaankepada pegawai yang telah memberisumbangan kepada organisasi, K erajaan dannegara.
-
8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat
34/109
Pembangunan M odal InsanPembangunan M odal Insan(a) merancang dan mengelola program latihan yang
sesuai di dalam dan di luar jabatan;
(b) membantu menyediakan laluan kerjaya (career path)dan perancangan pelan penggantian (succession plan) ;
(c) merancang dan melaksanakan pusingan kerjamengikut tempoh yang sesuai dalam pelbagai bidang;dan
(d) memberi pendedahan yang bersesuaian kepadapegawai bagi mendapatkan pengetahuan danpengalaman kerja di organisasi yang lain iaitutermasuk agensi swasta, agensi antarabangsa dan
negara asing.
(a) merancang dan mengelola program latihan yang
sesuai di dalam dan di luar jabatan;
(b) membantu menyediakan laluan kerjaya (career path)dan perancangan pelan penggantian (succession plan) ;
(c) merancang dan melaksanakan pusingan kerjamengikut tempoh yang sesuai dalam pelbagai bidang;dan
(d) memberi pendedahan yang bersesuaian kepadapegawai bagi mendapatkan pengetahuan danpengalaman kerja di organisasi yang lain iaitutermasuk agensi swasta, agensi antarabangsa dan
negara asing.
-
8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat
35/109
S ijil Penghargaan
Pegawai tetap yang telah menyumbangkanperkhidmatan yang baik secara berterusan tidak kurangdaripada 15 tahun hendaklah diberi S ijil Penghargaansekiranya mereka telah menamat atau ditamatkanperkhidmatan.
S ijil Penghargaan
Pegawai tetap yang telah menyumbangkanperkhidmatan yang baik secara berterusan tidak kurangdaripada 15 tahun hendaklah diberi S ijil Penghargaansekiranya mereka telah menamat atau ditamatkanperkhidmatan.
-
8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat
36/109
PewartaanS emua pelantikan dan kenaikan pangkat pegawaidalam K umpulan Pengurusan Tertinggi dan pegawai
yang dilantik atau dinaikkan pangkat ke jawatanK
etuaJabatan di peringkat negeri dan ke atas hendaklahdisiarkan dalam Warta K erajaan, tanpa mengirakumpulan atau gred jawatan berkenaan, tindakanmenyiarkan dalam Warta K erajaan hendaklahdiuruskan tanpa sebarang pengecualian.
PewartaanS emua pelantikan dan kenaikan pangkat pegawaidalam K umpulan Pengurusan Tertinggi dan pegawai
yang dilantik atau dinaikkan pangkat ke jawatanK
etuaJabatan di peringkat negeri dan ke atas hendaklahdisiarkan dalam Warta K erajaan, tanpa mengirakumpulan atau gred jawatan berkenaan, tindakanmenyiarkan dalam Warta K erajaan hendaklahdiuruskan tanpa sebarang pengecualian.
-
8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat
37/109
BAHAGIAN III
KEPERIBADIAN DANKETERA M PILAN
BAHAGIAN III
KEPERIBADIAN DANKETERA M PILAN
-
8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat
38/109
Keperibadian
S etiap pegawai awam hendaklah sentiasa menjagadan memelihara penampilan diri, cara berpakaian, carabekerja, tatakelakuan, disiplin dan adab sopan samaada semasa menjalankan tugas atau di luar masabertugas.
Keperibadian
S etiap pegawai awam hendaklah sentiasa menjagadan memelihara penampilan diri, cara berpakaian, carabekerja, tatakelakuan, disiplin dan adab sopan samaada semasa menjalankan tugas atau di luar masabertugas.
-
8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat
39/109
Pegawai awam hendaklah memiliki keperibadianunggul yang dizahirkan melalui sikap dan tatakelakuanyang berasaskan nilai-nilai murni.
D i samping itu, pegawai juga dikehendaki memiliki professional competency pada tahap yang tinggi seperticekap, mahir, intelektual, produktif, result oriented ,inovatif, berwawasan, pintar dan kreatif.
Pegawai awam hendaklah memiliki keperibadianunggul yang dizahirkan melalui sikap dan tatakelakuanyang berasaskan nilai-nilai murni.
D i samping itu, pegawai juga dikehendaki memiliki professional competency pada tahap yang tinggi seperticekap, mahir, intelektual, produktif, result oriented ,inovatif, berwawasan, pintar dan kreatif.
-
8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat
40/109
Ketua Jabatan
hendaklah memastikansemua pegawai menghayatinilai-nilai murni untuk
meningkatkan keutuhan jabatan
Ketua Jabatan
hendaklah memastikansemua pegawai menghayatinilai-nilai murni untuk
meningkatkan keutuhan jabatan
-
8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat
41/109
Berintegriti
(i) Mempunyai kualiti diri dan berpegang kuatkepada prinsip moral yang baik;
(ii) Bertindak selaras dengan nilai- nilai yang baikwalaupun dalam keadaan yang sukar;
(iii) Bertindak secara konsisten untuk
menegakkan kebenaran dan mengotakanapa yang dikata;
Berintegriti
(i) Mempunyai kualiti diri dan berpegang kuatkepada prinsip moral yang baik;
(ii) Bertindak selaras dengan nilai- nilai yang baikwalaupun dalam keadaan yang sukar;
(iii) Bertindak secara konsisten untuk
menegakkan kebenaran dan mengotakanapa yang dikata;
-
8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat
42/109
(iv) Bersifat terbuka dan terus terang dalammenyampai dan menerima cadangan, ideadan teguran;
dan
(v) Berupaya menjadikan diri dihormati keranatindakan yang dilakukan adalah berasaskankepada nilai murni.
(iv) Bersifat terbuka dan terus terang dalammenyampai dan menerima cadangan, ideadan teguran;
dan
(v) Berupaya menjadikan diri dihormati keranatindakan yang dilakukan adalah berasaskankepada nilai murni.
-
8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat
43/109
Berkebolehan untuk mengawal emosi
(i) Mempunyai kesabaran yang tinggi dankebolehan mengawal emosi di dalamsuasana kerja terutamanya suasana yangterdesak dan tertekan;
dan
(ii) S entiasa tenang dan berhemah walaupundi dalam keadaan kerja yang sangatmencabar.
Berkebolehan untuk mengawal emosi
(i) Mempunyai kesabaran yang tinggi dankebolehan mengawal emosi di dalamsuasana kerja terutamanya suasana yangterdesak dan tertekan;
dan
(ii) S entiasa tenang dan berhemah walaupundi dalam keadaan kerja yang sangatmencabar.
-
8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat
44/109
Berkebolehan untuk bertindak secara
bijaksana dan berhemah(i) boleh menganalisis dan menjangka
implikasi yang berlaku bagi setiap tindakanyang diambil; dan
(ii) mempunyai sifat berhati-hati memastikantindakan diambil dan dilaksanakan denganbijaksana tanpa menimbulkan suasanayang tidak sihat di dalam organisasi danantara organisasi atau tanggapan yangburuk oleh pihak yang terlibat.
Berkebolehan untuk bertindak secara
bijaksana dan berhemah(i) boleh menganalisis dan menjangka
implikasi yang berlaku bagi setiap tindakanyang diambil; dan
(ii) mempunyai sifat berhati-hati memastikantindakan diambil dan dilaksanakan denganbijaksana tanpa menimbulkan suasanayang tidak sihat di dalam organisasi danantara organisasi atau tanggapan yangburuk oleh pihak yang terlibat.
-
8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat
45/109
M empunyai pendekatan yang fleksibel tetapi
tegas
(i) Tidak rigid tetapi tegas dalam membentukdan melaksanakan dasar atau peraturan;
(ii) Mengambil kira keperluankeperluanbaru dan bersikap fleksibel dalammencari penyelesaian supayapelaksanaan dasar dan peraturandisesuaikan mengikut perubahan yangberlaku; dan
(iii) Berfikiran terbuka dan boleh menganjakparadigma serta tidak terikat denganperaturan dan kaedah yang sudah tidaksesuai.
M empunyai pendekatan yang fleksibel tetapi
tegas
(i) Tidak rigid tetapi tegas dalam membentukdan melaksanakan dasar atau peraturan;
(ii) Mengambil kira keperluankeperluanbaru dan bersikap fleksibel dalammencari penyelesaian supayapelaksanaan dasar dan peraturandisesuaikan mengikut perubahan yangberlaku; dan
(iii) Berfikiran terbuka dan boleh menganjakparadigma serta tidak terikat denganperaturan dan kaedah yang sudah tidaksesuai.
-
8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat
46/109
M empunyai keazaman dan kegigihan
(i) Mempunyai keazaman, tidak mudah putusasa serta sanggup berkorban masa dantenaga bagi memastikan rancangan dan
tugas dilaksanakan seperti manadijadualkan demi mencapai matlamatorganisasi; dan
(ii) Berupaya menggunakan strategi dankaedah lain yang bersesuaian melaluiinisiatif sendiri seperti mendapatkansokongan pihak-pihak tertentu untukmemastikan objektif organisasi dapatdicapai.
M empunyai keazaman dan kegigihan
(i) Mempunyai keazaman, tidak mudah putusasa serta sanggup berkorban masa dantenaga bagi memastikan rancangan dan
tugas dilaksanakan seperti manadijadualkan demi mencapai matlamatorganisasi; dan
(ii) Berupaya menggunakan strategi dankaedah lain yang bersesuaian melaluiinisiatif sendiri seperti mendapatkansokongan pihak-pihak tertentu untukmemastikan objektif organisasi dapatdicapai.
-
8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat
47/109
M empunyai sifat-sifat amanah, jujur dankebolehpercayaan -
(i) amanah, jujur dan ikhlas dalammelaksanakan tugas dan mempunyai ciriyang sesuai untuk diberi tanggungjawab
yang melibatkan kepentingan organisasidan kepentingan awam;
(i) amanah, jujur dan ikhlas dalammelaksanakan tugas dan mempunyai ciriyang sesuai untuk diberi tanggungjawab
yang melibatkan kepentingan organisasidan kepentingan awam;
(ii) Boleh dipercayai untuk menjalankandengan penuh dedikasi.
(ii) Boleh dipercayai untuk menjalankandengan penuh dedikasi.
dandan
-
8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat
48/109
Bersedia berkhidmat untukkepentingan awam dan negara
S entiasa bertanggungjawab dan bersedia untukmembantu atau memberikan perkhidmatan yangsebaik mungkin untuk kepentingan awam dan negara
melebihi daripada kepentingan peribadi.
Bersedia berkhidmat untukkepentingan awam dan negara
S entiasa bertanggungjawab dan bersedia untukmembantu atau memberikan perkhidmatan yangsebaik mungkin untuk kepentingan awam dan negara
melebihi daripada kepentingan peribadi.
-
8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat
49/109
M empunyai sifat keberanian dan sanggup
menerima cabaran(i) Boleh mengemukakan pandangan secara
berani tetapi secara bertanggungjawab dan
berhemah;(ii) S anggup menyahut cabaran untukmemajukan diri dan organisasi;dan
(iii) Mempunyai semangat dan keupayaan untukmelaksanakan tugas yang mencabar dansanggup mengambil risiko dalammelaksanakannya.
M empunyai sifat keberanian dan sanggup
menerima cabaran(i) Boleh mengemukakan pandangan secara
berani tetapi secara bertanggungjawab dan
berhemah;(ii) S anggup menyahut cabaran untukmemajukan diri dan organisasi;dan
(iii) Mempunyai semangat dan keupayaan untukmelaksanakan tugas yang mencabar dansanggup mengambil risiko dalammelaksanakannya.
-
8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat
50/109
Berpegang teguh kepada prinsip-prinsip akauntabiliti
Bertanggungjawab terhadap sesuatu tugas yangdiamanahkan.
Berpegang teguh kepada prinsip-prinsip akauntabiliti
Bertanggungjawab terhadap sesuatu tugas yangdiamanahkan.
-
8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat
51/109
Berfikiran Positif
(i) Mempunyai keyakinan dan percayasesuatu perkara itu boleh dilaksanakanwalaupun dalam suasana dan keadaanyang sukar;
(ii) S entiasa percaya setiap isu atau masalahmempunyai jalan penyelesaian;
dan
(iii) S entiasa menganggap sesuatu yangnegatif itu boleh diperbaiki atauditerjemahkan kepada sesuatu yang
bernilai positif.
Berfikiran Positif
(i) Mempunyai keyakinan dan percayasesuatu perkara itu boleh dilaksanakanwalaupun dalam suasana dan keadaanyang sukar;
(ii) S entiasa percaya setiap isu atau masalahmempunyai jalan penyelesaian;
dan
(iii) S entiasa menganggap sesuatu yangnegatif itu boleh diperbaiki atauditerjemahkan kepada sesuatu yang
bernilai positif.
-
8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat
52/109
-
8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat
53/109
-
8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat
54/109
Tatakelakuan
Pegawai hendaklah mempunyai disiplin diridengan mematuhi Aku Janji dan tatakelakuanyang ditetapkan.
Tatakelakuan
Pegawai hendaklah mempunyai disiplin diridengan mematuhi Aku Janji dan tatakelakuanyang ditetapkan.
-
8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat
55/109
PAKAIAN
Pegawai hendaklah sentiasa memakai pakaian yangkemas dan sesuai semasa bertugas denganmematuhi peraturan pakaian yang ditetapkan
termasuk pegawai yang dikehendaki memakaipakaian seragam.
PAKAIAN
Pegawai hendaklah sentiasa memakai pakaian yangkemas dan sesuai semasa bertugas denganmematuhi peraturan pakaian yang ditetapkan
termasuk pegawai yang dikehendaki memakaipakaian seragam.
-
8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat
56/109
-
8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat
57/109
Surat Pekeliling Ikhtisas Bil.6/1985
Pekeliling Perkhidmatan Bil.2/1985Pekeliling Perkhidmatan Bil.2/2005Pekeliling Perkhidmatan Bil.4/2005Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil.1/2006
Surat Pekeliling Ikhtisas Bil.7/2001Surat Pekeliling Ikhtisas Bil.13/1969
-
8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat
58/109
Tanda Nama
Jabatan hendaklah menyediakantanda nama kepada semuapegawai.
Pegawai hendaklah memakai tandanama yang disediakan oleh jabatansepanjang masa bekerja.
Tanda Nama
Jabatan hendaklah menyediakantanda nama kepada semuapegawai.
Pegawai hendaklah memakai tandanama yang disediakan oleh jabatansepanjang masa bekerja.
-
8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat
59/109
AZMI
-
8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat
60/109
S urat Pekeliling AmBilangan 8 Tahun 1983
C orak tanda nama
huruf warna putih
latar belakang hitam
satu nama sahaja
semat dibaju di dada sebelah kiri
tidak memakainya dianggap sebagai
ingkar perintahtidak memakainya dianggap sebagai
ingkar perintah
-
8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat
61/109
BAHAGIAN IV
PENGURUSANPERHUBUNGAN PELANGGAN
BAHAGIAN IV
PENGURUSANPERHUBUNGAN PELANGGAN
-
8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat
62/109
M engutamakan Pelanggan
Memberi penekanan terhadap kepentingan
perkhidmatan yang berkualiti kepada pelanggan seperti:
(a) Memberi layanan yang mesra dan adil kepadapelanggan;
(b) Mewujudkan pejabat perkhidmatan pelanggan;
M engutamakan Pelanggan
Memberi penekanan terhadap kepentingan
perkhidmatan yang berkualiti kepada pelanggan seperti:
(a) Memberi layanan yang mesra dan adil kepadapelanggan;
(b) Mewujudkan pejabat perkhidmatan pelanggan;
-
8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat
63/109
-
8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat
64/109
-
8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat
65/109
-
8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat
66/109
Piagam Pelanggan
K etua Jabatan hendaklah menggubal piagampelanggan jabatan berdasarkan penyampaianperkhidmatan atau produk kepada pelanggan.
Piagam pelanggan yang dikeluarkan hendaklah jelas,senang disebar, kebolehpercayaan, praktikal, khususdan boleh ditambahbaik.
Piagam Pelanggan
K etua Jabatan hendaklah menggubal piagampelanggan jabatan berdasarkan penyampaianperkhidmatan atau produk kepada pelanggan.
Piagam pelanggan yang dikeluarkan hendaklah jelas,senang disebar, kebolehpercayaan, praktikal, khususdan boleh ditambahbaik.
-
8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat
67/109
Pengurusan Aduan AwamPengurusan Aduan Awam
(a) S etiap aduan yang berkaitan diambil tindakanpenyelesaian/ pemulihan dengan cepat, tepat,adil dan berkesan;
(b) Mewujudkan pelbagai saluran (kaunter, telefon,emel, laman web interaktif, borang atau surat);
(c) Menetapkan tempoh yang munasabah bagipenyelesaian; atau
dan
(d) S istem aduan dipertingkatkan mengikutperaturan yang dikuatkuasakan dari semasa kesemasa.
(a) S etiap aduan yang berkaitan diambil tindakanpenyelesaian/ pemulihan dengan cepat, tepat,adil dan berkesan;
(b) Mewujudkan pelbagai saluran (kaunter, telefon,emel, laman web interaktif, borang atau surat);
(c) Menetapkan tempoh yang munasabah bagipenyelesaian; atau
dan
(d) S istem aduan dipertingkatkan mengikutperaturan yang dikuatkuasakan dari semasa kesemasa.
-
8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat
68/109
BAHAGIAN V
SISTE M PENYA M PAIAN PERKHID M ATAN
BAHAGIAN V
SISTE M PENYA M PAIAN PERKHID M ATAN
-
8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat
69/109
Perkhidmatan Kaunter
S emua jabatan K erajaan, terutamanya yang berurusan
terus dengan pelanggan hendaklah mengadakanperkhidmatan kaunter.
K aunter yang disediakan hendaklah sesuai, mesra
pelanggan.
Perkhidmatan Kaunter
S emua jabatan K erajaan, terutamanya yang berurusan
terus dengan pelanggan hendaklah mengadakanperkhidmatan kaunter.
K aunter yang disediakan hendaklah sesuai, mesra
pelanggan.
-
8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat
70/109
Perkhidmatan Telefon Berkualiti
K etua Jabatan hendaklah meningkatkan kualiti layananperkhidmatan telefon.
Perkhidmatan Telefon Berkualiti
K etua Jabatan hendaklah meningkatkan kualiti layananperkhidmatan telefon.
-
8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat
71/109
Sistem Dan Prosedur Kerja
(a) Mengadakan sistem dan prosedur kerja yangteratur, jelas dan difahami oleh semua pegawai.
(b) Mengemas kini sistem dan prosedur kerja untukmemastikan perkhidmatan yang diberi telus,
cepat dan berkesan serta menutup ruang danpeluang bagi sebarang amalan negatif.
Sistem Dan Prosedur Kerja
(a) Mengadakan sistem dan prosedur kerja yangteratur, jelas dan difahami oleh semua pegawai.
(b) Mengemas kini sistem dan prosedur kerja untukmemastikan perkhidmatan yang diberi telus,
cepat dan berkesan serta menutup ruang danpeluang bagi sebarang amalan negatif.
-
8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat
72/109
(c) Mewujudkan Manual Prosedur K erja D anFail Meja.
(d) Borang yang disediakan hendaklah ringkasdan memenuhi kehendak atau tujuannya.
(e) Lesen dan permit yang dikeluarkan hendaklahselaras dengan tujuan ianya diadakan.
R ujuk P K PA 8/1991
-
8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat
73/109
BAHAGIAN VI
URUSANSURAT KERAJAAN
BAHAGIAN VI
URUSANSURAT KERAJAAN
-
8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat
74/109
Surat Menyurat -D ibuat dengan jelas;-Gunakan kepala surat;-Bermula dengan Tuan atau Puan;
-D iakhiri dengan S aya yang menurut perintah;-Ada nombor rujukan;-Ada nombor perenggan kecuali perenggan pertama;-Jika ada lampiran hendaklah dinamakan
lampiran berkenaan;-S urat-surat keluar masuk hendaklah direkodkan.
-
8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat
75/109
Pengurusan Surat Terperingkat
Pengurusan surat terperingkat termasuk yang
diterima dan yang dihantar hendaklah dikawaldengan selamat menerusi pendaftaran rahsiasemasa menerima, memproses, menyimpan danmenghantar mengikut Arahan K eselamatan dan
peraturan yang berkaitan.
Pengurusan Surat Terperingkat
Pengurusan surat terperingkat termasuk yang
diterima dan yang dihantar hendaklah dikawaldengan selamat menerusi pendaftaran rahsiasemasa menerima, memproses, menyimpan danmenghantar mengikut Arahan K eselamatan dan
peraturan yang berkaitan.
-
8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat
76/109
BAHAGIAN VII
PENGURUSAN FAIL
BAHAGIAN VII
PENGURUSAN FAIL
-
8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat
77/109
MEWUJUDKAN
KLASIFIKASI
MENYIMPAN
DAPAT SEMULAKEKAL/LUPUS
PINDAH
ARKIB/LUPUS
R ujukan agensi / klasifikasi R ujukan daftar nombor
-
8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat
78/109
R ujukan agensi / klasifikasi R ujukan daftar nombor
Tajuk / daftar abjad
-
8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat
79/109
Fail Peribadi
Nama Agensi/Kod Agensi
KodKlasifikasi
No. Pendaftaran
AB C 1014 / (HEM) / 01 / 02
-
8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat
80/109
AB C 1014 /
Nama Agensi/Kod Agensi
KodKlasifikasi
(HEM) / 01 / 02
Kod subjek
Kod subjek kecil
-
8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat
81/109
-
8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat
82/109
Sebaga i f a il induk y ang mengand ung i dok umen t erper ingka t y ang han y a bole h d iakses ole h orang y ang d ibenarkan sa haja .
-
8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat
83/109
Fail Peribadi
-
8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat
84/109
MENGANDUNGI MAKLUMAT
YANG DITARAFKAN SEBAGAI
SULIT YANG JIKA DIDEDAHKAN
TANPA KEBENARAN AKAN
MEMUDARATKAN KEGIATANKERAJAAN ATAU ORANG
PERSEORANGAN
MENGANDUNGI MAKLUMAT
YANG DITARAFKAN SEBAGAI
SULIT YANG JIKA DIDEDAHKAN
TANPA KEBENARAN AKAN
MEMUDARATKAN KEGIATANKERAJAAN ATAU ORANG
PERSEORANGAN
-
8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat
85/109
Mengandungi maklumat yang jika didedahkan akanmembahayakan keselamatannegara, kerosakan besar yangmemberi keuntungan kepadakuasa atau negara asing ....
Mengandungi maklumat yang jika didedahkan akanmembahayakan keselamatannegara, kerosakan besar yangmemberi keuntungan kepadakuasa atau negara asing ....
-
8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat
86/109
YANG JIKA DIDEDAHKANAKAN MENGAKIBATKANKERO S AKAN YANG AMATBE S AR KEPADA NEGARA.
YANG JIKA DIDEDAHKANAKAN MENGAKIBATKANKERO S AKAN YANG AMATBE S AR KEPADA NEGARA.
KERTA S MINIT
-
8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat
87/109
KERTA S MINIT
S etiap fail perlu ada kertas minit
Kertas minit digunakan untuk mencatat semuasurat-surat masuk dan keluar serta tindakanatau catatan berkaitan dengan isi kandungan
surat-surat berkenaan.
S urat-surat masuk dicatat dengan dakwat merah
S urat-surat keluar dicatat dengan dakwat biru/hitam
-
8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat
88/109
Kertas MinitNo: Fail: m.s.
S uratMemoPekelling
bertarikhdimasukkanpada
Pengesahan dalam Perkhidmatan PPP J. Pend. Pk.(AM)4220/2/Jld2/(45)
22.8.2005 30.8.2005
20
ABC 1 024 (HE M)0 1/ 02
Pen.Kanan Tadbiran,Kandungan (20) di atas untuk makluman dan tindakan.
2. Sila berbincang dan maklumkan kepada saya keputusannya.Terima kasih. t.t. Ringkas
tarikh
-
8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat
89/109
Kertas MinitNo: Fail: m.s. ABC 1 024 (HE M)0 1/ 02
2 1 D ikirim pada 28 SEP 2005
Telah berbincang dan keputusan telah dibuat dan dipersetujui. D imaklumkankepada Pengetua untuk tindakan selanjutnya pada 22 .9. 200 5.t.t.
D ipersetujui. t.t. Ringkas
tarikh
BAHAGIAN VIIIBAHAGIAN VIII
-
8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat
90/109
BAHAGIAN VIII
PENYELENGGARAAN,PE M ELIHARAAN DAN
PELUPUSAN REKOD AWAM
BAHAGIAN VIII
PENYELENGGARAAN,PE M ELIHARAAN DAN
PELUPUSAN REKOD AWAM
-
8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat
91/109
REKOD AWAM ATAU REKOD KERAJAAN
Ialah semua kertas, dokumen,buku,bahan bercetak, peta, pelan, lukisan, gambar,mikro filem, filem wayang gambar, pita video,
rakaman suara, disket, C Ddan sebagainyayang diterima secara rasmi atau
dikeluarkan oleh mana-mana pegawai awamdalam menjalankan aktiviti rasmi Jabatan
semasa menjalankan tugas rasminya.
Ialah semua kertas, dokumen,buku,bahan bercetak, peta, pelan, lukisan, gambar,mikro filem, filem wayang gambar, pita video,
rakaman suara, disket, C Ddan sebagainyayang diterima secara rasmi atau
dikeluarkan oleh mana-mana pegawai awamdalam menjalankan aktiviti rasmi Jabatan
semasa menjalankan tugas rasminya.
Rujukan Akta Keselamatan Dokumen Rujukan Akta Keselamatan Dokumen
R ujuk Panduan Pengurusan R ekodR ujuk Panduan Pengurusan R ekod
-
8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat
92/109
-
8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat
93/109
PERBUATAN YANG BERTUJUAN MENYEBABKANKEROSAKAN FIZIKAL UNTUK KEPENTINGANSESEBUAH KUASA ASING ATAU
SESUATU TUJUAN POLITIK YANG SUBVERSIF.DALAM MASA AMAN IANYA DILAKUKAN OLEH
ORANG PERSEORANGAN YANGBERSIMPATI DENGAN SESUATU PIHAK.
PERBUATAN YANG BERTUJUAN MENYEBABKANKEROSAKAN FIZIKAL UNTUK KEPENTINGANSESEBUAH KUASA ASING ATAU
SESUATU TUJUAN POLITIK YANG SUBVERSIF.DALAM MASA AMAN IANYA DILAKUKAN OLEH
ORANG PERSEORANGAN YANGBERSIMPATI DENGAN SESUATU PIHAK.
KEGIATAN YANG DIJALANKANOLEH PERTUBUHAN ATAU ORANGPERSEORANGAN DIDALAM ATAULUAR NEGARA YANG MENGANCAM
KETENTERAMAN YANG MENYALAHIUNDANG-UNDANG TETAPI TIDAK
SAMPAI KEPADA PERBUATAN
PEPERANGAN.
KEGIATAN YANG DIJALANKANOLEH PERTUBUHAN ATAU ORANGPERSEORANGAN DIDALAM ATAULUAR NEGARA YANG MENGANCAM
KETENTERAMAN YANG MENYALAHIUNDANG-UNDANG TETAPI TIDAK
SAMPAI KEPADA PERBUATAN
PEPERANGAN.
KEGIATAN UNTUK MEMPEROLEHIPERKARA TERPERINGKAT
DENGAN CARA TERSEMBUNYIATAU SALAH DI SISI
UNDANG-UNDANG BAGITUJUAN MEMUDARATKAN
KESELAMATAN ATAUKEPENTINGAN NEGARA.
KEGIATAN UNTUK MEMPEROLEHIPERKARA TERPERINGKAT
DENGAN CARA TERSEMBUNYIATAU SALAH DI SISI
UNDANG-UNDANG BAGITUJUAN MEMUDARATKAN
KESELAMATAN ATAUKEPENTINGAN NEGARA.
BAHAGIAN IXBAHAGIAN IX
-
8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat
94/109
BAHAGIAN IX
PENGURUSANKO M UNIKASI DAN
TEKNOLOGI M AKLU M AT
BAHAGIAN IX
PENGURUSANKO M UNIKASI DAN
TEKNOLOGI M AKLU M AT
-
8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat
95/109
K emudahan K omunikasi dan Teknologi Maklumat (ICT)adalah penting sebagai mekanisme sokongan dalammemudahkan pelaksanaan kerja/tugas di pejabat.
Terdapat pelbagai bentuk perkhidmatan ICT yangboleh digunakan oleh jabatan. Pengurusan secaraelektronik ini meliputi:-
K emudahan K omunikasi dan Teknologi Maklumat (ICT)adalah penting sebagai mekanisme sokongan dalammemudahkan pelaksanaan kerja/tugas di pejabat.
Terdapat pelbagai bentuk perkhidmatan ICT yangboleh digunakan oleh jabatan. Pengurusan secaraelektronik ini meliputi:-
-
8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat
96/109
Pelan Strategik TeknologiM
aklumat Pelan Strategik TeknologiM
aklumat
Pelan S trategik ICT (I S P) jabatan ialah satu pelan jangka panjang (3 hingga 5 tahun) yang menetapkanhala tuju perancangan, strategi pembangunan danpelaksanaan projek-projek ICT bagi menyokongpencapaian visi jabatan.
Pelan S trategik ICT (I S P) jabatan ialah satu pelan jangka panjang (3 hingga 5 tahun) yang menetapkanhala tuju perancangan, strategi pembangunan danpelaksanaan projek-projek ICT bagi menyokongpencapaian visi jabatan.
-
8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat
97/109
Perolehan Perkakasan Dan Perisian
K etua Jabatan dikehendaki mengemukakancadangan projek ICT kepada MAMP U bagimendapatkan kelulusan teknikal sebelum ianya
dilaksanakan.
K etua Jabatan juga dikehendaki mengemukakanLaporan S tatus Pelaksanaan Projek ICT kepadaMAMP U setiap enam (6) bulan sehingga projektersebut siap dilaksanakan atau mengikutperaturan yang berkuat kuasa.
Perolehan Perkakasan Dan Perisian
K etua Jabatan dikehendaki mengemukakancadangan projek ICT kepada MAMP U bagimendapatkan kelulusan teknikal sebelum ianya
dilaksanakan.
K etua Jabatan juga dikehendaki mengemukakanLaporan S tatus Pelaksanaan Projek ICT kepadaMAMP U setiap enam (6) bulan sehingga projektersebut siap dilaksanakan atau mengikutperaturan yang berkuat kuasa.
-
8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat
98/109
Rangka Dan KeselamatanTeknologi M aklumat
D asar K eselamatan ICT ialah satu dasar yang
memenuhi keperluan penguatkuasaan, kawalan danlangkah-langkah menyeluruh untuk melindungi asetICT. K etua Jabatan bertanggungjawab merangka satudasar keselamatan ICT bagi memastikan aset ICTdilindungi dan urusan jabatan dapat beroperasi denganlancar serta meminimumkan kerosakan ataukemusnahan aset-aset ICT.
Rangka Dan KeselamatanTeknologi M aklumat
D asar K eselamatan ICT ialah satu dasar yang
memenuhi keperluan penguatkuasaan, kawalan danlangkah-langkah menyeluruh untuk melindungi asetICT. K etua Jabatan bertanggungjawab merangka satudasar keselamatan ICT bagi memastikan aset ICTdilindungi dan urusan jabatan dapat beroperasi denganlancar serta meminimumkan kerosakan ataukemusnahan aset-aset ICT.
P P khidP P khid
-
8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat
99/109
Penggunaan PerkhidmatanPenggunaan Perkhidmatan
-
8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat
100/109
Internet
Internet adalah rangkaian komputer secaraglobal yang menyediakan pelbagai maklumatsebagai alat untuk meningkatkan prestasi,keupayaan dan produktiviti kerja pegawai dan
jabatan. Pegawai hendaklah mendapatkankemahiran menggunakan kemudahan internet.
K etua Jabatan bertanggungjawab memastikan
pegawai menggunakan kemudahan internetmengikut etika, garis panduan dan prosedur keselamatan penggunaan internet yangditetapkan.
Internet
Internet adalah rangkaian komputer secaraglobal yang menyediakan pelbagai maklumatsebagai alat untuk meningkatkan prestasi,keupayaan dan produktiviti kerja pegawai dan
jabatan. Pegawai hendaklah mendapatkankemahiran menggunakan kemudahan internet.
K etua Jabatan bertanggungjawab memastikan
pegawai menggunakan kemudahan internetmengikut etika, garis panduan dan prosedur keselamatan penggunaan internet yangditetapkan.
-
8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat
101/109
E mel adalah aplikasi yang membolehkan komunikasi
berbentuk mesej elektronik dilakukan lebih dari duahala dengan cara yang pantas. E mel hendaklahdigunakan mengikut prosedur dan kaedah yang betuldan disesuaikan pemakaiannya mengikut keperluan
Jabatan. Penggunaan emel tertakluk kepada peraturanyang ditetapkan.
E mel adalah aplikasi yang membolehkan komunikasi
berbentuk mesej elektronik dilakukan lebih dari duahala dengan cara yang pantas. E mel hendaklahdigunakan mengikut prosedur dan kaedah yang betuldan disesuaikan pemakaiannya mengikut keperluan
Jabatan. Penggunaan emel tertakluk kepada peraturanyang ditetapkan.
BAHAGIAN XBAHAGIAN X
-
8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat
102/109
BAHAGIAN X
INVENTORI DANBEKALAN PEJABAT
BAHAGIAN X
INVENTORI DANBEKALAN PEJABAT
-
8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat
103/109
-
8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat
104/109
Bekalan pejabat terdiri daripada semuabarang luak dan tak luak yang manasetiap satunya bernilai rendah dan tidak
ekonomik untuk dikesan penempatannyasecara satu persatu. Bekalan pejabatmerupakan alat tulis dan kelengkapan
pejabat yang mana adalah aset dalammelaksanakan tugas rasmi.
Bekalan pejabat terdiri daripada semuabarang luak dan tak luak yang manasetiap satunya bernilai rendah dan tidak
ekonomik untuk dikesan penempatannyasecara satu persatu. Bekalan pejabatmerupakan alat tulis dan kelengkapan
pejabat yang mana adalah aset dalammelaksanakan tugas rasmi.
-
8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat
105/109
Kawalan PenggunaanK etua Jabatan bertanggungjawab ke ataskawalan inventori dan bekalan pejabat mengikutkaedah yang berkuat kuasa bagi tujuanmencegah pembaziran, kehilangan, kerosakandan penyalahgunaan.
Kawalan PenggunaanK etua Jabatan bertanggungjawab ke ataskawalan inventori dan bekalan pejabat mengikutkaedah yang berkuat kuasa bagi tujuanmencegah pembaziran, kehilangan, kerosakandan penyalahgunaan.
PenyimpananPenyimpanan
-
8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat
106/109
Tempat yang digunakan untuk menyimpan inventori
dan bekalan pejabat (aset) hendaklah:
(a) Mempunyai ciri-ciri keselamatan mengikutkesesuaian jenis aset;
(b) Tempat yang sesuai mengikut fizikal dan ciri-cirisesuatu aset;
dan
(c) Bagi aset yang sedang dalam proses pelupusanhendaklah selamat bagi mengelak kehilangan.
Tempat yang digunakan untuk menyimpan inventori
dan bekalan pejabat (aset) hendaklah:
(a) Mempunyai ciri-ciri keselamatan mengikutkesesuaian jenis aset;
(b) Tempat yang sesuai mengikut fizikal dan ciri-cirisesuatu aset;
dan
(c) Bagi aset yang sedang dalam proses pelupusanhendaklah selamat bagi mengelak kehilangan.
-
8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat
107/109
Pelupusan
(a) Item yang rosak, tidak boleh guna atau tidakekonomik dibaiki, tempoh dilupuskan mengikutperaturan yang sedang berkuatkuasa.
(b) Pelupusan hanya dilaksanakan setelahmendapat kelulusan daripada pihak berkuasa
yang meluluskan pelupusan.
Pelupusan
(a) Item yang rosak, tidak boleh guna atau tidakekonomik dibaiki, tempoh dilupuskan mengikutperaturan yang sedang berkuatkuasa.
(b) Pelupusan hanya dilaksanakan setelahmendapat kelulusan daripada pihak berkuasa
yang meluluskan pelupusan.
-
8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat
108/109
Hapus Kira(a) Item yang hilang atau berlaku perselisihan antara
fizikal aset dan rekod berikutan daripadapemeriksaan stok verifikasi, tindakan hapus kirahendaklah diambil mengikut peraturan yangsedang berkuat kuasa.
(b) Hapus kira boleh dilaksanakan setelah mendapatkebenaran daripada pihak berkuasa bagimeluluskan hapus kira.
Hapus Kira(a) Item yang hilang atau berlaku perselisihan antara
fizikal aset dan rekod berikutan daripadapemeriksaan stok verifikasi, tindakan hapus kirahendaklah diambil mengikut peraturan yangsedang berkuat kuasa.
(b) Hapus kira boleh dilaksanakan setelah mendapatkebenaran daripada pihak berkuasa bagimeluluskan hapus kira.
-
8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat
109/109