kursus induksi - panduan pen gurus an pejabat

Download Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat

Post on 08-Apr-2018

225 views

Category:

Documents

0 download

Embed Size (px)

TRANSCRIPT

  • 8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat

    1/109

    PEKELILING PERKHIDMATANBILANGAN 5 TAHUN 2007

    PANDUANPENGURUSAN PEJABAT

    PEKELILING PERKHIDMATANBILANGAN 5 TAHUN 2007

    PANDUANPENGURUSAN PEJABAT

    KERAJAAN MALAYSIAKERAJAAN MALAYSIA

  • 8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat

    2/109

    Bertujuan menguatkuasakan pemakaianPanduan Pengurusan Pejabat bagimenggantikan Arahan Perkhidmatan yangsedang berkuat kuasa. PekelilingPerkhidmatan ini diharap dapat membantu

    agensi awam melaksanakan urusanpentadbiran pejabat dengan lebih cekap,teratur dan berkesan .

    Bertujuan menguatkuasakan pemakaianPanduan Pengurusan Pejabat bagimenggantikan Arahan Perkhidmatan yangsedang berkuat kuasa. PekelilingPerkhidmatan ini diharap dapat membantu

    agensi awam melaksanakan urusanpentadbiran pejabat dengan lebih cekap,teratur dan berkesan .

  • 8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat

    3/109

    Rasional kepada pengeluaran PanduanPengurusan Pejabat

    i. memasukkan dasar baru sesuai denganperubahan dan perkembanganpersekitaran dan teknologi terkini;

    ii. memberi penjelasan mengenai sesuatuperaturan dengan lebih tersusun dari segipenggunaan bahasa, maksud dan isi

    kandungan; dan

    iii. memberi penekanan terhadap kepentingansistem penyampaian perkhidmatan dan

    integriti dalam perkhidmatan awam.

    Rasional kepada pengeluaran PanduanPengurusan Pejabat

    i. memasukkan dasar baru sesuai denganperubahan dan perkembanganpersekitaran dan teknologi terkini;

    ii. memberi penjelasan mengenai sesuatuperaturan dengan lebih tersusun dari segipenggunaan bahasa, maksud dan isi

    kandungan; dan

    iii. memberi penekanan terhadap kepentingansistem penyampaian perkhidmatan dan

    integriti dalam perkhidmatan awam.

  • 8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat

    4/109

    Digunakan sebagai panduan dalamurusan pentadbiran yang meliputiaspek urusan pentadbiran,dokumen, barang kelengkapan

    jabatan, perhubungan dan perkaraberkaitan dengan perkhidmatan,sesebuah jabatan atau pejabat.

    LATAR BELAKANGLATAR BELAKANG

  • 8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat

    5/109

    Bahagian I

    Pengurusan Am Pejabat

    Bahagian I

    Pengurusan Am Pejabat

  • 8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat

    6/109

    M enjelaskan tanggungjawab Ketua Jabatandalam pengurusan pejabat yang meliputipenyemakan fungsi jabatan, penilaianaktiviti dan senarai tugas, kebersihan dankeselamatan ruang pejabat.

    Peruntukan baru dalam Bahagian ini adalahpenekanan kepada pematuhan undang-undang, kemudahan komunikasi danprogram kebajikan.

    M enjelaskan tanggungjawab Ketua Jabatandalam pengurusan pejabat yang meliputipenyemakan fungsi jabatan, penilaianaktiviti dan senarai tugas, kebersihan dankeselamatan ruang pejabat.

    Peruntukan baru dalam Bahagian ini adalahpenekanan kepada pematuhan undang-undang, kemudahan komunikasi danprogram kebajikan.

  • 8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat

    7/109

    Tanggungjawab Ketua Jabatan

    K etua Jabatan hendaklah mentadbir agensimasing-masing dengan cekap dan berkesandengan memberikan tumpuan dan keutamaan

    khususnya kepada aspek :

    Tanggungjawab Ketua Jabatan

    K etua Jabatan hendaklah mentadbir agensimasing-masing dengan cekap dan berkesandengan memberikan tumpuan dan keutamaan

    khususnya kepada aspek :a) M enyedia dan mempamerkan Visi, M isi,

    Objektif, Fungsi, Slogan Q, Piagam Pelanggandan carta organisasi peringkat jabatan,bahagian, cawangan dan seterusnya sehinggake peringkat struktur organisasi yang lebihrendah, mengikut kesesuaian;

    a) M enyedia dan mempamerkan Visi, M isi,Objektif, Fungsi, Slogan Q, Piagam Pelanggandan carta organisasi peringkat jabatan,bahagian, cawangan dan seterusnya sehinggake peringkat struktur organisasi yang lebihrendah, mengikut kesesuaian;

  • 8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat

    8/109

    S ediakan dan maklumkan OBJEKTIFJABATAN kepada semua anggota dan

    jelaskan tanggungjawab masing-masing.

    Beri bimbingan / latihan kepada anggota.Beri bimbingan / latihan kepada anggota.S elaraskan aktiviti kerja.S ediakan panduan kerja.Pembahagian kerja dan penurunankuasa.Hubungan baik dan suasana kerja yangbaik.

    S elaraskan aktiviti kerja.S ediakan panduan kerja.Pembahagian kerja dan penurunankuasa.Hubungan baik dan suasana kerja yangbaik.

  • 8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat

    9/109

    Berikan senarai tugas secara bertulis

    dan kemaskinikan apabila berlaku:-

    Berikan senarai tugas secara bertulis

    dan kemaskinikan apabila berlaku:-

    - Pertukaran objektif;

    - Penyusunan organisasi;

    - Pengurangan atau penambahan fungsi jabatan atau anggota atau berlakuperubahan sistem atau cara kerja.

    - Pertukaran objektif;

    - Penyusunan organisasi;

    - Pengurangan atau penambahan fungsi jabatan atau anggota atau berlakuperubahan sistem atau cara kerja.

  • 8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat

    10/109

    S emak fungsi dan aktiviti

    Jabatan , jika perlu

    S emak fungsi dan aktiviti

    Jabatan , jika perluS usun semula unit/cawangan;U bah strategi kerja;U bah pembahagian tugas;U bah cara kawalan;R ingkas dan permudahkan kerja;Bekalkan peralatan pejabat yang sesuai;D apatkan khidmat nasihat atau bantuan

    dari agensi lain;Pupuk semangat kerjasama;

    Adakan pegawai latihan; dan Adakan pusingan kerja.

    S usun semula unit/cawangan;U bah strategi kerja;U bah pembahagian tugas;U bah cara kawalan;R ingkas dan permudahkan kerja;Bekalkan peralatan pejabat yang sesuai;D apatkan khidmat nasihat atau bantuan

    dari agensi lain;Pupuk semangat kerjasama;

    Adakan pegawai latihan; dan Adakan pusingan kerja.

  • 8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat

    11/109

    b) Memastikan semua pegawai memahami danmenghayati Visi, Misi, Objektif, Fungsi, S logan Q,Piagam Pelanggan Jabatan dan tanggungjawabpegawai terutama kepada mereka yang baruditempatkan di jabatan itu;

    b) Memastikan semua pegawai memahami danmenghayati Visi, Misi, Objektif, Fungsi, S logan Q,Piagam Pelanggan Jabatan dan tanggungjawabpegawai terutama kepada mereka yang baruditempatkan di jabatan itu;

    c) Menyediakan S asaran K erja Tahunan ( SK T) jabatan

    dan memastikan setiap pegawai mempunyaiSK

    Tmasing-masing;

    c) Menyediakan S asaran K erja Tahunan ( SK T) jabatan

    dan memastikan setiap pegawai mempunyaiSK

    Tmasing-masing;

  • 8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat

    12/109

  • 8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat

    13/109

    e) mengutamakan penggunaan teknologi maklumatdan komunikasi (ICT) di dalam pengurusanpejabat;

    f) menggalakkan perhubungan yang sihat di antarapegawai dan menyediakan suasana bekerja yangharmonis;

    g) menggunakan aplikasi psikologi dalampengurusan sumber manusia jabatan;

    e) mengutamakan penggunaan teknologi maklumatdan komunikasi (ICT) di dalam pengurusanpejabat;

    f) menggalakkan perhubungan yang sihat di antarapegawai dan menyediakan suasana bekerja yangharmonis;

    g) menggunakan aplikasi psikologi dalampengurusan sumber manusia jabatan;

  • 8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat

    14/109

    h) Menyedia dan melaksanakan program kualiti jabatan;

    dan

    i) mewujud dan memperkukuhkan mekanismekerjasama antara sektor awam dan swasta.

    h) Menyedia dan melaksanakan program kualiti jabatan;

    dan

    i) mewujud dan memperkukuhkan mekanismekerjasama antara sektor awam dan swasta.

  • 8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat

    15/109

    BAHAGIAN II

    PENTADBIRANSU M BER M ANUSIA

    BAHAGIAN II

    PENTADBIRANSU M BER M ANUSIA

  • 8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat

    16/109

    Rekod Perkhidmatan Pegawai

    M enentukan maklumat perkhidmatan pegawaidi bawah penyeliaannya direkodkan dengan teratur,lengkap dan terkini.

    M aklumat pegawai hendaklah direkodkan denganmenggunakan kemudahan komputer atau di dalambuku yang disediakan khas untuk tujuan tersebut.Jika maklumat pegawai direkodkan secara manual,catatannya hendaklah menggunakan dakwat kekal.

    Rekod Perkhidmatan Pegawai

    M enentukan maklumat perkhidmatan pegawaidi bawah penyeliaannya direkodkan dengan teratur,lengkap dan terkini.

    M aklumat pegawai hendaklah direkodkan denganmenggunakan kemudahan komputer atau di dalambuku yang disediakan khas untuk tujuan tersebut.Jika maklumat pegawai direkodkan secara manual,catatannya hendaklah menggunakan dakwat kekal.

  • 8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat

    17/109

    Kenyataan Perkhidmatan

    Merupakan dokumen sejarah perkhidmatanseseorang Anggota Perkhidmatan Awam dari mulaia dilantik sehinggalah kepada peringkat ia

    mencapai umur persaraan atau ditamatkanperkhidmatannya.

    S etiap peristiwa / perubahan yang berlaku akan

    dicatatkan dalam buku berkenaan.

  • 8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat

    18/109

    Rekod Perkhidmatan terbahagi kepadaempat (4) bahagian:-

    1. Butir-butir peribadi

    a) Namab) No: K ad Pengenalanc) No. Fail Jabatand) Tarikh dan tempat lahir e) No: Fail caruman kumpulan wangf) Nama dan alamat warisg) K elayakan akademik dan ikhtisas

  • 8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat

    19/109

    2 . Kenyataan Perkhidmatan

    a) Namab) Tarikh lahir c) Tarikh lantikan pertamad) Jawatan sekarang

    e) Tarikh lantikan jawatan sekarangf) Tarikh sah jawat