DOKUMEN PERNIAGAAN

KEPENTINGAN DOKUMENMemberi maklumat tentang barangan yang diniagakanBukti bagi setiap urusniaga yang dijalankanMengesahkan penerimaan, penghantaran dan pembayaranSumber maklumat kepada bahagian kewangan perniagaan semasa menyediakan akaun

KEPENTINGAN MENYIMPAN DOKUMENRujukan dapat dibuat dengan mudah dan cepat- Jika terdapat kesilapan semasa menyedia akaun maklumat dan bukti dapat diperoleh dengan mudah. Perselisihan faham tentang bayaran, diskaun, harga atau pihak yang harus membayar dapat diselesaikan dengan merujuk kepada dokumen yang disimpan

Keselamatan dokumen terjamin- Penyimpanan dokumen yang baik akan megurangkan risiko kehilangan atau kerosakan dokumen tersebut

CARA MENYIMPAN DOKUMEN

Manual fail, buku rekodElektronik cakera liut, cakera padat

PENGELASANDOKUMEN PERNIAGAANSebelum UrusniagaSemasa UrusniagaSelepas Urusniaga

SEBELUM URUSNIAGASURAT TANYASURAT JAWAPANSEBUT HARGASENARAI HARGAKATALOG

SURAT TANYAPEMBELIPEMBEKALMEMPEROLEHI KETERANGAN MENGENAI BARANGAN JUALAN PEMBEKAL.PERTANYAAN YANG DIAJUKAN OLEH PEMBELI:Jenis barangKuantiti barangHarga barang & syarat bayaran.Syarat & tarikh serahanKadar diskaun niaga & diskaun tunai.

KEDAI RUNCIT JAN21, Jalan Raja Muda, 50400 Kuala LumpurTel:03-69031345

Tuan Pengurus,Sykt Pemborong Kilat52, Jln Pantai Timur50400 Kuala Lumpur 27 Jun 2003

Tuan

PertanyaanKami ingin memesan barang-barang berikut:Sirap Pekat Cap RosOren Pekat Seri MurniUbat Gigi Cap Bunga

Sila hantar sebut harga serta syarat serahan dan syaratPembayaran bagi perkara di atas.

Harap tuan dapat membalas surat pertanyaan ini secepat mungkin.

Terima kasih.

Yang benar,PengurusKedai Runcit Jan

SURAT JAWAPANPEMBEKALPEMBELI MENJAWAB PERTANYAAN PEMBELI.

MEMBERI KETERANGAN LANJUT MENGENAI BARANGAN YANG DITANYA

DILAMPIRKAN BERSAMA-SAMA DENGAN :-sebut hargasenarai hargakatalog

SYKT PEMBORONG KILAT52, Jln Pantai Timur, 50400 Kuala LumpurTel:03-6903134

Pengurus Kedai Runcit Jan21, Jalan Raja Muda, 50400 Kuala Lumpur 31 Jun 2003

Tuan

Bersama-sama surat jawapan ini kami sertakan sebut harga bagibarang-barang yang ingin dipesan.

Terima kasih.

Yang benar,PengurusSykt Pemborong Kilat

SENARAI HARGAPEMBEKALPEMBELITERDAPAT SEMUA SENARAI HARGA BARANGAN YANG DIJUAL OLEH PEMBEKAL

SENARAI HARGASYKT PEMBORONG KILAT52, Jln Pantai Timur, 50400 Kuala LumpurTel:03-6903134

No. sebut harga : 45/88

Kedai Runcit Jan21, Jalan Raja Muda, 50400 Kuala Lumpur 31 Jun 2003

Dengan akuan yang diakuiUntuk penerimaan 7 hariSerahan : Dengan lori. Ang. HadapanDiskaun niaga : 10%Syarat : 5% 14 hari1% 30 hari

No. rujukanButir-butirHarga (RM)AD100AD103DB110DB112DF111ER121H115GH115KSirap Pekat Cap RosOren Pekat Seri MurniUbat Gigi Cap BungaUbat Gigi Cap RiluPencuci KeretaBedakAlat Pengilap KeretaCecair Pencuci Kereta51.0028.00160.004.6013.5030.0015.908.90

SEBUT HARGAPEMBELIPEMBEKAL MENYATAKAN HARGA BARANG YANG DIKEHENDAKI OLEH PEMBELI.

BUTIR YANG TERDAPAT DALAM SEBUT HARGA:-nama dan alamat penjualjenis dan jenama barangharga dan kuantiti barangkadar diskaun niaga dan diskaun tunaisyarat serahan dan syarat bayaran

SEBUT HARGASYKT PEMBORONG KILAT52, Jln Pantai Timur, 50400 Kuala LumpurTel:03-6903134

No. Sebut harga : 45/88

Kedai Runcit Jan21, Jalan Raja Muda, 50400 Kuala Lumpur 31 Jun 2003

Dengan akuan yang diakuiUntuk penerimaan 7 hariSerahan : Dengan lori. Ang. Hadapan

Diskaun niaga : 10%Syarat : 5% 14 hari 1% 30 hari

No. rujukanButir-butirSerahanHarga (RM)AD100AD103DB110Sirap Pekat Cap RosOren Pekat Seri MurniUbat Gigi Cap BungaSedia10 JulaiSegera 51.0028.00160.00

KATALOG MENGANDUNGI GAMBAR BARANGAN YANG DIJUAL..

SETIAP GAMBAR MEMPUNYAI NOMBOR RUJUKAN.

PEMBEKALPEMBELI

KATALOG

SEMASA URUSNIAGANOTA KREDITNOTA DEBITNOTA SERAHANBORANG PESANANINVOIS

BORANG PESANAN

PEMBELIPEMBEKALDOKUMEN UNTUK MEMESAN BARANG NIAGA ATAU MENYEDIAKAN PERKHIDMATAN.HARGA ADALAH BERDASARKAN KEPADA SEBUT HARGA ATAU SENARAI HARGA.BUTIR YANG TERDAPAT DALAM BORANG PESANAN :-a)Jenis baranganb)Tarikh barang diperlukanc)Harga dan nombor rujukand)Kuantiti yang dikehendakie)Syarat serahan

BORANG PESANANKEDAI RUNCIT JAN21, Jalan Raja Muda, 50400 Kuala LumpurTel:03-69031345No. pesanan : 55/88Pengurus SYKT PEMBORONG KILAT52, Jln Pantai Timur50400 Kuala Lumpur5 Julai 2003

Tuan,

Sila bekalkan barang-barang berikut secepat mungkin.No. sebut harga Tuan 45/88

Serahan : Ang. Dibayar dengan lori

Syarat : Diskaun niaga : 10% 5% 14 hariAbusalam 1% 30 hariPengurusKedai Runcit Jan

No. rujukanKeteranganKuantiti Harga (RM)Jumlah (RM)AD100AD103DB110Sirap Pekat Cap RosOren Pekat Seri MurniUbat Gigi Cap Bunga2 kotak2 kotak1 kotak51.0028.00160.00102.0056.00160.00

NOTA SERAHANPEMBEKALPEMBELI

BERFUNGSI SEBAGAI DOKUMEN PENGESAHAN PENERIMAAN BARANG.MEMASTIKAN BARANG YANG DIHANTAR BETUL, CUKUP KUANTITINYA DAN DALAM KEADAAN SELAMAT.3 SALINAN.

NOTA SERAHANSYKT PEMBORONG KILAT52, Jln Pantai Timur, 50400 Kuala LumpurTel:03-6903134

No. 221No. pesanan Tuan : 55/8810 Julai 2003

Diakui barang-barang di atas telah diterima dalam keadaan baik.

AbusalamPenerima Tarikh : ____________

No. rujukanKeteranganKuantiti AD100AD103DB110Sirap Pekat Cap RosOren Pekat Seri MurniUbat Gigi Cap Bunga2 kotak2 kotak1 kotak

INVOISPEMBEKALPEMBELIMEMBERITAHU JUMLAH BARANG YANG DIJUAL SECARA KREDIT DAN HUTANG YANG PERLU DIBAYAR OLEH PEMBELI.MENGANDUNGI MAKLUMAT LENGKAP MENGENAI BARANG-BARANG YANG DIBELI DAN SYARAT-SYARAT PEMBAYARANNYA.DISEDIAKAN DALAM 3 SALINAN:1) Invois asal disimpan oleh pembeli untuk direkod dalam jurnal belian.2)Salinan karbon pertama dikepilkan bersama cek apabila bayaran dibuat.3)Salinan karbon kedua disimpan oleh penjual untuk rujukan dan direkod dalam jurnal jualan.SEPERTI RESIT JIKA PENJUAL MENULIS Telah Dibayar PADA INVOIS.

INVOISSYKT PEMBORONG KILAT52, Jln Pantai Timur, 50400 Kuala LumpurTel:03-6903134

Kedai Runcit Jan21, Jalan Raja Muda, No:124550400 Kuala Lumpur Tarikh:13Julai 2003No. pesanan Tuan : 55/88No. Nota serahan kami : 221

Syarat : Ang. Dibayar - lori Diskaun niaga : 10%K&K di K 5% 14 hariAbusalam 1% 30 hariPengurus Jualan

No. rujukanKeteranganKuantiti Jumlah (RM)AD100AD103DB110Sirap Pekat Cap RosOren Pekat Seri MurniUbat Gigi Cap Bunga2 kotak2 kotak1 kotak

Jumlah kasarDiskaun 10%Jumlah bersih102.0056.00160.00_______318.0031.80___________________________________________________________________________________________286.20__________________________________________________________________________________________

NOTA DEBITPEMBEKALPEMBELIMEMBERITAHU BAHAWA BAYARAN YANG DIKENAKAN DALAM INVOIS TELAH DITAMBAHKAN DENGAN AMAUN.DIKELUARKAN APABILA:-KETINGGALAN CATATAN DALAM INVOIS.bayaran yang telah dikenakan terkurang daripada harga sepatutnya.pembeli dikenakan bayaran tambahan apabila terdapat pertukaran barang.faedah dikenakan terhadap bayaran lewat oleh pembeli.jumlah dalam invois terkurang kira.

NOTA DEBITDidebitkan oleh : No.345SYKT PEMBORONG KILAT52, Jln Pantai Timur, 50400 Kuala LumpurTel:03-6903134

Kepada : Tarikh:20Julai 2003Kedai Runcit Jan21, Jalan Raja Muda, 50400 Kuala LumpurNo. pesanan Tuan : 55/88No. Invois: 1245

Ringgit Malaysia : Lapan puluh sahajaK&K di K

Ahmad DhaniPengurus JualanSyarikat Pemborong Kilat

Butir-butirJumlah (RM)Bagi kos pengangkutan yang tertinggal di invois no. 1245 bertarikh 13 Julai 200380.00

NOTA KREDITPEMBELIPEMBEKALMEMBERITAHU AKAUN PEMBELI TELAH DIKREDITKAN UNTUK MENGURANGKAN HUTANGNYA. (MENGURANGKAN HARGA PADA INVOIS).DIKELUARKAN APABILA:-pembeli memulangkan barang yang salah jenama, rosak, ataupun kurang bermutu.pembeli memulangkan bekas kosong seperti tin dan botol yang telah dikenakan bayaran dalam invois.pembeli telah dikenakan bayaran lebih kerana kesilapan.jumlah dalam invois terlebih kira.kuantiti barang yang dihantar kurang daripada yang dipesan.

NOTA KREDITDikreditkan oleh : No.233SYKT PEMBORONG KILAT52, Jln Pantai Timur, 50400 Kuala LumpurTel:03-6903134

Kepada : Tarikh:15Julai 2003Kedai Runcit Jan21, Jalan Raja Muda, 50400 Kuala LumpurNo. pesanan Tuan : 55/88No. Invois: 1245

Ringgit Malaysia : Empat puluh lima dan sen sembilan puluh sahajaK&K di K

Ahmad DhaniPengurus JualanSyarikat Pemborong Kilat

TarikhButir-butirJumlah (RM)14.07.031 kotak Sirap Pekat Cap Ros @ RM51.00 sekotak dipulangkan kerana sudah lepas tarikh luputKurang diskaun niaga 10%

51.005.10______________________________________________________________________________45.90_____________________________________________________________________________

SELEPAS URUSNIAGAPENYATA AKAUNRESITBIL TUNAI

PENYATA AKAUNPEMBEKALPEMBELIRINGKASAN YANG DIHANTAR OLEH PENJUAL KEPADA PEMBELI TENTANG SEMUA URUS NIAGA YANG BERLAKU ANTARA PENJUAL DENGAN PEMBELI BAGI SATU TEMPOH PERNIAGAAN, BIASANYA SATU BULAN.MEMBOLEHKAN PEMBELI MENYEMAK DAN MEMBANDINGKAN BUTIR DALAM PENYATA AKAUN DENGAN INVOIS, NOTA DEBIT, NOTA KREDIT DAN RESIT YANG DITERIMA SEHINGGA TARIKH TERTENTU.PENYATA MENGANDUNGI BAKI HUTANG AWAL, JUMLAH JUALAN, NILAI NOTA KREDIT YANG DIKELUARKAN, NILAI NOTA DEBIT YANG DIKELUARKAN, BAYARAN YANG DITERIMA DAN BAKI HUTANG AKHIR BULAN.BAKI HUTANG AKHIR BULAN MERUPAKAN HUTANG YANG PERLU DISELESAIKAN OLEH PELANGGAN.

PENYATA AKAUN No.120SYKT PEMBORONG KILAT52, Jln Pantai Timur, 50400 Kuala LumpurTel:03-6903134

Kepada : Tarikh:31Julai 2003Kedai Runcit Jan21, Jalan Raja Muda, 50400 Kuala LumpurNo. Folio Lejar : 399 No. Akaun: 877 Bagi bulan Julai 2003

Ringgit Malaysia : Tiga ratus dua puluh dan sen tiga puluh sahajaK&K di K

Ahmad DhaniPengurus JualanSyarikat Pemborong Kilat

TarikhNo.BilButir-butirDebit(RM)Kredit(RM)Jumlah (RM)13 Julai15 Julai20 JulaiInvois 1245N.Kredit 223N.Debit 345 JualanPulanganKos pengangkutan286.20

80.0045.90286.20240.30

320.30

RESITPEMBEKALPEMBELI

SEBAGAI BUKTI BAHAWA WANG TUNAI DAN CEK YANG DIBAYAR OLEH PELANGGAN TELAH DITERIMA

RESIT RASMI No.12345SYKT PEMBORONG KILAT52, Jln Pantai Timur, 50400 Kuala LumpurTel:03-6903134

Tarikh:5 Ogos 2003

Diterima daripada: Kedai Runcit JanRinggit Malaysia : Tiga ratus dua puluh dan sen tiga puluh sahajaUntuk bayaran: Invois no. 1245

Tunai/Cek : RM320.30 MBB 567890

Ahmad DhaniPengurus Syarikat Pemborong Kilat

BIL TUNAIPEMBEKALPEMBELI

DIKELUARKAN DALAM URUS NIAGA TUNAIJURUWANG AKAN MEREKODKAN PEMBAYARAN DALAM MESIN PENDAFTAR TUNAI DAN AKAN MENCETAK BIL TUNAI SEBAGAI BUKTI PEMBAYARANBUTIR-BUTIR YANG TERDAPAT PADA BIL TUNAIa) nama penjualb) senarai barang yang dibelic) nilai jualand) tarikh urus niaga

KOPERASI SEKOLAH TUN FATIMAH BERHADJALAN TUN ABDUL RAZAK80000 JOHOR BAHRU

DISKET MAXWELL2.90TOTAL2.90CASH 2.90CHANGE0.00

21/03/0311:2724847HAZIQ

**TERIMA KASIH****Sila Datang Lagi****Tiada Pengembalian Barang**

MAKLUMAT PENTING DALAM DOKUMEN

syarat serahanSyarat Masa Serahan ( masa & tarikh barang dapat dihantar kepada pembeli )

Serahan SediaDihantar sebaik sahaja pesanan di terimaSerahan SegeraDihantar dalam tempoh beberapa hari selepas pesanan diterima.Serahan Hadapan atau Serahan TundaBarang tidak dapat dihantar sekarang tetapi akan dihantar kemudianMELIPUTI 2 ASPEK.

Syarat Bayaran Angkutan( Pihak yang bertanggungjawab membayar kos angkutan )Angkutan dibayar (Ang. Dibayar)kos angkutan telah diambil kira pada harga yang dinyatakan dalam sebut harga.Pembeli tak perlu bayar kos angkutan.Angkutan hadapan (Ang. Had)kos angkutan tidak diambil kira pada harga yang dinyatakan dalam sebut harga.Pembeli perlu bayar kos angkutanKos, Insurans, tambang. (K.I.T)harga yg dinyata dalam sebut harga termasuk kos kendali serahan barang, insuran dan tambang,Percuma ke dalam kapal (P. Ke D.K.)Penjual tanggung kos angkutan hingga barang dimasukkan ke dalam kapal.Pembeli tanggung kos tambang kapal.Percuma Ke dalam gerabak (P. Ke D.G.)Penjual tanggung kos angkutan hingga barang dimasukkan ke dalam gerabak keretapi.Pembeli tanggung kos membawa barang dari stesen keretapi hingga ke tempat pembeli ( kedai ).

DISKAUN NIAGAMerupakan potongan daripada harga yang disebutkan dalam sebut hargaDiberikan dalam bentuk peratusMenggalakkan pembeli membeli dengan lebih banyakDISKAUN TUNAIDiberikan untuk menggalakkan pembeli membayar hutang dengan cepatPotongan kepada harga bersihLebih cepat membayar lebih tinggi diskaun tunai yang diberikan

K&K di K(Kesilapan dan Ketinggalan diKecualikan)Memberi hak kepada peniaga untuk membetulkan segala kesilapan dalam dokumenPernyataan ini akan muncul pada invois, nota debit, nota kredit dan penyata akaunBertujuan melindungi penjual dari sebarang kesilapan dan ketinggalan yang mungkin berlaku ketika menyediakan dokumen

Menyediakan dokumen bagi menyediakan akaunDokumen yang diterima akan dikumpul dan difailkanDokumen akan digunakan sebagai rujukan dan maklumat dari dokumen akan dipindahkan ke dalam akaun di buku lejarAkaun disediakan untuk dapatkan maklumat tentang belian, jualan, belanja dan penerimaan

Pada akhir satu jangka masa peniaga akan mengira untung atau rugi dari petikan akaunAntara dokumen yang digunakan :-a) invoisb) nota debitc) nota kreditd) resit dan bil tunai

Perbezaan antara diskaun niaga dan diskaun tunai

Diskaun niaga Potongan daripada harga dalam sebut harga atau senarai hargaDiberi pada masa barang dibeliGalak beli barangan secara banyakDiskaun tunaiAmaun bersih perlu dibayar selepas potongan. Merupakan diskaun kali kedua selepas diskaun niagaGalak bayar duit dengan segera

Mengira diskaun niaga dan syarat pembayaran

Jumlah harga barang dibeli= RM1000Diskaun niaga yang diberi= 10%Diskaun tunai yang ditawarkan= 5% 7 haria) Jumlah diskaun niaga = kadar diskaun niaga x harga barang = 10 x RM1000 ___________________________________ 100b) Harga bersih pada invois = Harga barang asal diskaun niaga = RM1000 RM100 = RM900

c) Jumlah diskaun tunai = Kadar diskaun tunai x harga bersih = 5 x RM900 ____________________________________

100 = RM45d) Jumlah yang perlu dibayar dalam masa 7 hari = Harga bersih diskaun tunai = RM900 RM45 = RM855e) Jumlah yang perlu dibayar selepas 7 hari = Harga bersih = RM900

syarat bayaran( Cara membuat pembayaran)Bayar Waktu Terima. ( B.W.T)Menjelaskan bayaran sebaik sahaja barang diterima.Tunai waktu pesanan ( T.W.P.)Pembayaran disertakan ketika membuat pesanan.Tunai segeraBayaran dijelaskan dalam tempoh beberapa hari selepas barangan diterima.Memeriksa barangan sebelum membuat pembayaran.Tunai bersihJumlah yang perlu dibayar selepas mendapat potongan dan diskaun.Dengan akaun yang diakui sahajaJualan kredit kepada pembeli yang diakui kedudukan kreditnya sahaja.Penerimaan dalam tempoh tertentuHarga barangan yang dijual pada tempoh tertentu seperti yang dinyatakan dalam sebut harga.

TAMAT