KANDUNGANPENDAHULUAN

MUKA SURATi

1. 2. 3. 4. ISTILAH 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 4.9 4.10 4.11 4.12 4.13 4.14 4.15 4.16 5. 6.

OBJEKTIF 1 LATARBELAKANG 1 RUJUKAN 2 Agensi Awam Carta Organisasi Carta Fungsi Beban Tugas Norma Perjawatan Senarai Perjawatan Gred Jawatan Skim Perkhidmatan Penggredan Semula Jawatan Penghuraian Kerja Penilaian Kerja Grading Point Factor Rating Tanggungjawab Kompleksiti Tugas Pengurusan Bahagian Pembangunan Organisasi (BPO) 3 4 4 4 4 5 5 5 5 6 6 7 7 7 7 8 8

SISTEM SARAAN MALAYSIA: CIRI-CIRI UTAMA PENGEMBANGAN KERJAYA DARI PERSPEKTIF PERJAWATAN DAN SKIM PERKHIDMATAN 6.1 Penggelaran Semula Gred Jawatan dan Gred Gaji

10

7. 8. 9.

6.2 Pengenalan Lapisan Gred Baru PENGGREDAN SEMULA JAWATAN PRINSIP DAN KAEDAH PENGGREDAN SEMULA JAWATAN CIRI-CIRI PENENTUAN PENGGREDAN SEMULA JAWATAN PANDUAN PENGGREDAN SEMULA JAWATAN PENUTUP

12 18 18 21

10. 11.

21 21

SENARAI LAMPIRAN MANUAL LAMPIRAN A1 LAMPIRAN A2 LAMPIRAN B jawatan LAMPIRAN C1 gred Bagi profesional LAMPIRAN C2 (STPM/ Diploma dan Setaraf) LAMPIRAN C3 (SPM) LAMPIRAN C4 (PMR/ SRP / Ke Bawah) Perincian bagi Kumpulan Sokongan Perincian bagi Kumpulan Sokongan Perincian bagi Kumpulan Sokongan kumpulan pengurusan dan Perincian ciri-ciri umum penentuan Penggelaran baru gred jawatan Jadual penggredan gaji baru (SSM) Ciri-ciri umum penentuan gred

SENARAI FORMAT KERJA BERDASARKAN LAMPIRAN A1 DALAM LAMPIRAN TAHUN 2002 LAMPIRAN A1(i) semula jawatan kumpulan pengurusan dan professional LAMPIRAN A1(ii) semula jawatan kumpulan sokongan (STPM/ Diploma dan Setaraf) LAMPIRAN A1(iii)semula jawatan kumpulan sokongan (SPM) LAMPIRAN A1(iv) semula jawatan SRP/ Ke Bawah) kumpulan sokongan (PMR/ Asas-asas permohonan penggredan Asas-asas permohonan penggredan Asas-asas permohonan penggredan Asas-asas permohonan penggredan B3 PEKELILING PERKHIDMATAN BILANGAN 4

PENDAHULUAN Sistem Saraan Malaysia telah digubal berdasarkan matlamat pembangunan kerjaya dan peningkatan saraan anggota perkhidmatan awam melalui peningkatan kompetensi. Kompetensi adalah gabungan aspek-aspek pengetahuan, kemahiran, ciri-ciri peribadi dan perlakuan yang perlu dimiliki serta diamalkan bagi melaksanakan sesuatu pekerjaan. Dari perspektif perjawatan dan skim perkhidmatan, ia melibatkan penggelaran semula gred jawatan dan tambahan lapisan gred baru. Dengan itu, matlamat pembangunan kerjaya anggota perkhidmatan awam melalui penambahan peluang kenaikan pangkat boleh dicapai dengan menggredkan semula jawatan berpandukan kepada manual ini. Manual ini dikeluarkan dengan tujuan menerangkan prinsipprinsip dan kaedah-kaedah yang diguna pakai dalam kerja penggredan semula jawatan selaras dengan pelaksanaan Sistem Saraan Malaysia. Adalah diharapkan ia dapat membantu pegawai-pegawai di Bahagian Pembangunan Organisasi, Jabatan ini, Kementerian/Jabatan dan agensi

awam melaksanakan urusan penggredan semula jawatan dengan lebih cepat dan tepat. Sekian, terima kasih.

(DATO DR. MOHD YAHYA BIN NORDIN) Pengarah Bahagian Pembangunan Organisasi Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia Tarikh : 2 September 2002 i MANUAL PENGGREDAN SEMULA JAWATAN DI BAWAH SISTEM SARAAN MALAYSIA

1.

OBJEKTIF 1.1 Manual ini bertujuan memberi panduan kepada pegawaipegawai di Bahagian Pembangunan Organisasi (BPO), Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia (JPA) dan Pengurus Pembangunan Sumber Manusia agensi awam untuk melaksanakan penggredan semula jawatan di bawah Sistem Saraan Malaysia dengan lancar dan sistematik.

2.

LATAR BELAKANG

2.1

Sistem Saraan Malaysia yang berkuatkuasa pada 1 November 2002 bagi menggantikan Sistem Saraan Baru, antara lain bertujuan memperbaiki peluang kemajuan kerjaya

anggota perkhidmatan awam melalui pewujudan beberapa lapisan gred baru.2.2

Penggredan semula jawatan hendaklah berasaskan kepada prinsip penghuraian kerja (job description) dan Garis Panduan Penggredan Semula Jawatan Selaras Dengan Pelaksanaan Sistem Saraan Malaysia seperti di Lampiran B Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 4 Tahun 2002.

3.

RUJUKAN 3.1 Rujukan yang digunakan dalam melaksanakan urusan penggredan semula jawatan adalah seperti berikut:(i) (ii) Perlembagaan Persekutuan Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 4 Tahun 2002 Pelaksanaan Sistem Saraan Malaysia; (iii) Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 5 Tahun 1999 dan Bilangan 6 Tahun 1997 - Langkah-Langkah Untuk Mengurangkan Perbelanjaan Awam; (iv) Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 9 Tahun 1991Pelaksanaan Sistem Saraan Baru Berdasarkan Laporan Jawatankuasa Khas Kabinet Mengenai Gaji Sektor Awam 1991;

(v)

Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 1987 - Kawalan Bagi Maksud Mencapai Matlamat Saiz Perkhidmatan Awam Yang Optimum;

(vi)

Arahan Pentadbiran, BPO Bilangan 2 Tahun 1997 Kawalan Saiz Perkhidmatan Awam dan LangkahLangkah Penjimatan;

(vii) Rancangan Malaysia Kelapan (RMK8); (viii) Rangka Rancangan Jangka Panjang Ketiga (RRJP3); (ix) (x) (xi) Senarai Perjawatan Tahunan; Waran Perjawatan/ Surat Kuasa; Akta-akta yang berkaitan;

(xii) Norma-norma perjawatan; (xiii) Format kertas JKK-SSB dan JKTT; (xiv) Arahan Pengurusan BPO/ JPA yang dikeluarkan dari semasa ke semasa; dan (xv) Pekeliling ke semasa. 4. ISTILAH dan Surat Pekeliling Perbendaharaan/

Perkhidmatan berkaitan yang dikeluarkan dari semasa

4.1

Agensi Awam Kementerian atau Jabatan Kerajaan (Persekutuan/ Negeri), Pihak Berkuasa Berkanun (Persekutuan/ Negeri) dan Pihak Berkuasa Tempatan.

4.2

Carta Organisasi Satu susunan perjawatan yang menunjukkan hierarki kuasa dan tanggungjawab serta bidang kawalan (span of control) seseorang pengurus atau penyelia.

4.3

Carta Fungsi Carta yang menggariskan tugas dan tanggungjawab di bawah setiap fungsi/ aktiviti yang terdapat di dalam sesebuah organisasi.

4.4

Beban Tugas Kerja yang perlu dilaksanakan samada di/ oleh peringkat organisasi, bahagian, unit, anggota dan lain-lain.

4.5

Norma Perjawatan Garis panduan/ standard/ angkubah/ indikator yang

digunapakai untuk menentukan keperluan jawatan. Sebagai

contoh, nisbah di antara penyelia dan kakitangan di bawahnya atau tempoh masa yang diambil untuk menyempurnakan sesuatu tugas.

4.6

Senarai Perjawatan

Senarai yang mengandungi keterangan lanjut mengenai aspek-aspek perjawatan seperti nombor butiran, tajuk, kod gaji, kod skim, bilangan jawatan dan kenyataan. 4.7 Gred Jawatan Peringkat/ taraf yang telah ditetapkan untuk sesuatu jawatan berdasarkan kepada skim perkhidmatan berkaitan.

4.8

Skim Perkhidmatan Perbekalan-perbekalan yang meliputi struktur gred dan gaji, syarat lantikan, gaji permulaan, tempoh percubaan, peperiksaan-peperiksaan perkhidmatan, pengesahan dalam perkhidmatan, latihan, pergerakan gaji tahunan, peluang kenaikan pangkat dan lain-lain perbekalan yang ditetapkan bagi sesuatu perkhidmatan.

4.9

Penggredan Semula Jawatan Proses perubahan gred jawatan daripada yang sedia ada kepada gred lain (naik/ turun) berikutan perubahan bidang tugas sesuatu jawatan.

4.10 Penghuraian Kerja Dokumen ringkas yang mengandungi maklumat mengenai huraian tugas (content of a job) dan tanggungjawab (responsibility) sesuatu jawatan serta hubungannya dengan jawatan-jawatan lain di dalam dan di luar sesebuah organisasi. description) Penghuraian mengandungi kerja umum (generic tugas job dan keterangan

tanggungjawab umum sesuatu jawatan. Penghuraian kerja khusus (specific job description) pula mengandungi keterangan secara ringkas dan padat sesuatu tugas, tanggungjawab, hierarki sesuatu jawatan serta hubungan tanggungjawab jawatan tersebut dengan tugastugas khusus jawatan lain dalam sesebuah organisasi.4.11

Penilaian Kerja (Job Evaluation) Proses analisa kerja yang sistematik untuk menentukan nilai relatif sesuatu tugas yang terdapat dalam sesebuah organisasi berasaskan kepada hierarki tugas dan kadar upah. Proses ini boleh dilaksanakan melalui dua kaedah Kaedah noniaitu secara non-analytical dan analytical.

analytical ialah proses menilai dan membandingkan sesuatu kerja secara menyeluruh tanpa dianalisa secara terperinci setiap ciri berkaitan. Manakala kaedah analytical ialah proses menganalisa sesuatu tugas dengan merujuk kepada beberapa ciri yang berkaitan. 4.12 Grading

Salah satu proses penilaian kerja yang digunakan bagi menentu dan menempatkan tugas-tugas kepada gred-gred yang bersesuaian secara non-analytical. 4.13 Point Factor Rating Salah satu proses penilaian kerja yang digunakan bagi menentukan pembahagian tugas dengan cara memberi nilai kepada ciri-ciri yang digunakan mengikut tahap-tahap sesuatu bidang tugas secara analytical.

4.14 Tanggungjawab Kewajipan melaksanakan tugas dan kuasa yang ditetapkan pada sesuatu jawatan termasuk pengawasan/ penyeliaan kakitangan, penyelarasan/ keurusetiaan, kawalan sumber kewangan/ peralatan/ bahan dan hubungan dengan pelanggan/ Stakeholder.

4.15 Kompleksiti Tugas Tahap kesukaran pada sesuatu jawatan yang memerlukan pengetahuan (knowledge), kemahiran (skills), daya pemikiran serta tahap risiko (ketahanan fizikal dan/ atau mental) dalam menjalankan tugas yang berkaitan. 4.16 Pengurusan Bahagian Pembangunan Organisasi (BPO)

Pengarah dan Timbalan-timbalan Pengarah BPO.

5.

SISTEM SARAAN MALAYSIA : CIRI-CIRI UTAMA 5.1 Sistem Saraan Malaysia memberi tumpuan kepada

peningkatan kompetensi dan pendalaman pengetahuan seseorang anggota perkhidmatan awam untuk tujuan pengembangan kerjaya dan peningkatan saraan. Sistem Saraan Malaysia memperkenalkan kaedah Penilaian Tahap Kecekapan melalui peperiksaan dan/ atau kursus serta memperkenalkan dua cara pergerakan gaji iaitu Pergerakan Gaji Biasa dan Anjakan Gaji. Dengan demikian, Anugerah Perkhidmatan Cemerlang tidak lagi dikaitkan dengan pergerakan gaji tahunan anggota. 5.2 Kerajaan juga bersetuju mengubahsuai Sistem Penilaian Prestasi. Untuk maksud tersebut, sebuah Panel Pembangunan Sumber Manusia ditubuhkan di setiap Jabatan supaya prestasi kakitangan dapat dinilai dengan lebih adil dan saksama. Dengan ini, lebih ramai anggota dapat menikmati pergerakan gaji setimpal dengan pencapaian prestasi mereka. Di samping itu, syarat-syarat perkhidmatan juga diubahsuai iaitu:

(i)

Gaji

permulaan

anggota

yang

telah

disahkan dalam perkhidmatan dan kemudiannya

dilantik ke dalam skim perkhidmatan lain tidak terhad di Peringkat 1; (ii) Tempoh percubaan dipinda daripada 3 tahun kepada 1 hingga 3 tahun; dan (iii) gaji. Pindaan kepada pergerakan gaji bagi anggota

yang diluluskan cuti belajar bergaji penuh, cuti separuh gaji atau tanpa

5.3

Bagi memperbaiki kemajuan kerjaya, beberapa lapisan gred kenaikan pangkat baru diperkenalkan. Sehubungan dengan itu, semua gelaran gred jawatan dan gred gaji sekarang akan disusun semula mengikut susunan angka di antara 1 - 54.

5.4

Sesuai dengan pelaksanaan Penilaian Tahap Kecekapan, Jadual Gaji Matriks bagi semua gred kenaikan pangkat diubahsuai kepada dua Peringkat sahaja. Semua jadual gaji ditambah satu matagaji kepada matagaji maksimum. Selain dari itu, anggota perkhidmatan awam diberi Peningkatan Matagaji iaitu Kumpulan Sokongan RM 15.00, Kumpulan Pengurusan dan Profesional RM 65.00 dan Kumpulan Pengurusan Tertinggi RM 110.00.

5.5

Bayaran

Insentif

Perkhidmatan

Kritikal

juga

telah

dipanjangkan kepada empat skim perkhidmatan iaitu Pegawai Pergigian, Penolong Jurutera Laut, Pegawai Farmasi dan Penolong Pemeriksa Kilang dan Jentera.

5.6

Semua anggota tetap perkhidmatan awam akan diberi opsyen sama ada ingin menerima masuk skim perkhidmatan Sistem Saraan Malaysia atau kekal dalam skim perkhidmatan Sistem Saraan Baru/ Jawatankuasa Kabinet.

6.

PENGEMBANGAN KERJAYA DARI PERSPEKTIF PERJAWATAN DAN SKIM PERKHIDMATAN 6.1 Penggelaran Semula Gred Jawatan Dan Gred Gaji 6.1.1 Dari perspektif perjawatan dan skim

perkhidmatan, usaha bagi mencapai matlamat pengembangan kerjaya melibatkan penggelaran semula gred jawatan dan gred gaji seperti di Lampiran A1 dan Lampiran A2. antara lain adalah Pindaan ini, untuk bertujuan

memperkenalkan identiti bagi gred jawatan dan gred gaji baru serta menyeragamkan sistem gred jawatan dan gred gaji. 6.1.2 Penggelaran gred jawatan dan gred gaji dipinda menggunakan kaedah susunan angka.

Bilangan

angka

adalah

berasaskan

kriteria

kelayakan masuk, peringkat lantikan, bilangan gred kenaikan pangkat dalam setiap skim perkhidmatan dan kategori (kelayakan elaun dan kemudahan). Bagi Perkhidmatan Polis dan Tentera, gred gaji diubah bermula dari gred yang paling rendah iaitu Konstabel, Gred Y1 dan Prebet,Gred Z1 hingga Y26 dan Z28 bagi gred yang paling tinggi. 6.1.3 Julat di antara angka 1 hingga 54 diguna pakai untuk menentukan penggelaran gred jawatan dan gred gaji seperti berikut: (i) Bermula dengan angka 1 untuk gred yang rendah sekali dan diikuti dengan angka yang lebih besar untuk gred yang lebih tinggi; (ii) Angka ganjil untuk gred lantikan; dan (iii) Angka genap untuk gred kenaikan pangkat.

Jadual 1 di bawah menunjukkan pemakaian Susunan Angka mengikut kelayakan masuk:

Jadual 1 Pemakaian Susunan Angka

Kelayakan Ijazah Diploma/ STPM dan Setaraf SPM PMR/ SRP PMR ke bawah

Susunan Angka 41-54 27-40 17-26 11-16 1-10

6.2

Pengenalan Lapisan Gred Baru 6.2.1 Di samping penggelaran semula gred jawatan dan gred gaji, pengenalan lapisan gred baru mengikut skim perkhidmatan adalah satu lagi kaedah pelaksanaan Sistem Saraan Malaysia. Lapisan-lapisan gred baru ini boleh dirujuk di Lampiran A6 Pekeliling Perkhidmatan Bil. 4 Tahun 2002.

6.2.2

Skim-skim

perkhidmatan

bagi

Kumpulan

Pengurusan dan Profesional yang mempunyai tiga lapisan gred, iaitu Gred 3, Gred 2 dan Gred 1 ditambah dua lapisan gred. Jadual 2 menunjukkan contoh bagi Skim Perkhidmatan Pegawai Tadbir dan Diplomatik.

Jadual 2 Skim Perkhidmatan Pegawai Tadbir dan Diplomatik

GRED SSB M1 M2 M3

GRED SSM M54 M52 (Baru) M48 M44 (Baru) M41

6.2.3

Skim-skim

perkhidmatan

bagi

Kumpulan

Pengurusan dan Profesional yang mempunyai dua lapisan gred, iaitu Gred 3 dan Gred 2 ditambah dua lapisan gred. Jadual 3 menunjukkan contoh bagi Skim Perkhidmatan Jurukartografi. Jadual 3 Skim Perkhidmatan Jurukartografi Gred SSB J2 J3 6.2.4 Skim-skim Gred SSM J52 (Baru) J48 J44 (Baru) J41 perkhidmatan bagi Kumpulan

Pengurusan dan Profesional yang mempunyai satu lapisan gred, iaitu Gred 3 ditambah satu lapisan gred. Jadual 4 menunjukkan contoh bagi Skim Perkhidmatan Pengurus Asrama. Jadual 4

Skim Perkhidmatan Pengurus Asrama Gred SSB Gred N3 6.2.5 Skim perkhidmatan Gred SSM Gred N44 (Baru) Gred N41 Pensyarah Universiti/

Perubatan/ UiTM diperuntukkan satu lapisan gred tambahan iaitu lapisan gred pertengahan di antara Gred 2 dan Gred 1. Jadual 5 menunjukkan contoh bagi Skim Perkhidmatan Pensyarah Universiti. Jadual 5 Skim Perkhidmatan Pensyarah Universiti

Gred SSB Gred Khas DS1 DS2 6.2.6

Gred SSM Gred Khas DS 53/54 DS 51/52 (Baru) DS 45

Skim-skim perkhidmatan Kumpulan Sokongan berkelayakan diploma/ Sijil Tinggi Persekolahan Malaysia dan yang diiktiraf setaraf dengannya oleh kerajaan yang mempunyai kurang daripada tiga lapisan gred ditambah satu lapisan gred. Jadual 6 menunjukkan contoh bagi

Skim Perkhidmatan Penolong Pegawai Sistem Maklumat. Jadual 6 Skim Perkhidmatan Penolong Pegawai Sistem Maklumat Gred SSB F4 F5 Gred SSM F38 (Baru) F32 F29

6.2.7

Skim-skim perkhidmatan Kumpulan Sokongan berkelayakan Sijil Pelajaran Malaysia dan yang diiktiraf setaraf dengannya oleh kerajaan yang mempunyai kurang daripada tiga lapisan gred ditambah satu lapisan gred. Jadual 7 menunjukkan contoh bagi Pembantu Tadbir (Perkeranian/ Operasi).

Jadual 7 Skim Perkhidmatan Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) Gred SSB Gred SSM N26 (Baru)

N7 N9 6.2.8 Skim-skim perkhidmatan

N22 N17 bagi Kumpulan

Sokongan berkelayakan Penilaian Menengah Rendah/ Sijil Rendah Pelajaran ke bawah yang mempunyai satu lapisan gred ditambah satu lapisan gred. Jadual 8 menunjukkan contoh bagi Skim Perkhidmatan Pembantu Am Rendah. Jadual 8 Skim Perkhidmatan Pembantu Am Rendah Gred SSB N13 Gred SSM N4 (Baru) N1

6.2.9 Skim ini mempunyai gred lantikan dan gred kenaikan pangkat yang menggunakan jadual gaji yang sama tetapi kod gaji yang berbeza. Skim-skim yang terlibat ialah: i) Bakat dan Seni Jadual 9 menunjukkan contoh bagi Skim Perkhidmatan Pegawai Kebudayaan. Jadual 9 Skim Perkhidmatan Pegawai Kebudayaan

Gred SSB B1 B2 B3 B4 B5 B6 B7 B8 B9

Gred SSM B53/54 B51/52 (Baru) B47/48 B43/44 (Baru) B41/42 B37/38 (Baru) B31/32 B27/28 B25/26 (Baru) B21/22 B17/18 B13/14 B11

6.2.10

Penambahan lapisan gred adalah diperuntukkan kepada semua skim perkhidmatan mengikut kesesuaian berdasarkan peranan dan fungsi bidang tugas setiap skim perkhidmatan kecuali:

(i)

Perkhidmatan Penjara;

Tentera,

Polis,

Bomba

dan

(ii)

Skim perkhidmatan dalam Kumpulan Sokongan berkelayakan diploma/ Sijil Tinggi Persekolahan Malaysia dan yang diiktiraf setaraf dengannya oleh kerajaan yang mempunyai tiga lapisan gred atau lebih seperti yang dinyatakan melalui Pekeliling Perkhidmatan Bil. 4 Tahun 2002;

(iii)

Skim perkhidmatan dalam Kumpulan Sokongan berkelayakan Sijil Pelajaran Malaysia dan yang diiktiraf setaraf dengannya oleh kerajaan yang mempunyai tiga lapisan gred atau lebih seperti yang dinyatakan melalui Pekeliling Perkhidmatan Bil. 4 Tahun 2002;

(iv)

Skim perkhidmatan bagi Kumpulan Sokongan berkelayakan Penilaian Menengah Rendah/ Sijil Rendah Pelajaran ke bawah yang mempunyai dua lapisan gred atau lebih seperti yang dinyatakan melalui Pekeliling Perkhidmatan Bil. 4 Tahun 2002; dan

(v)

Skim perkhidmatan yang dijumudkan (29 skim perkhidmatan di bawah Jawatankuasa Kabinet 1976 dan 65 skim perkhidmatan di bawah Sistem Saraan Baru 1992) seperti yang dinyatakan melalui Pekeliling Perkhidmatan Bil. 4 Tahun 2002.

7.

PENGGREDAN SEMULA JAWATAN

7.1

Matlamat pengembangan kerjaya dari perspektif perjawatan boleh dicapai dengan menggredkan semula jawatan berdasarkan prinsip-prinsip yang telah dikenalpasti.

7.2

Prinsip-prinsip dan kaedah-kaedah yang diperkenalkan memastikan kementerian/jabatan/agensi dibekalkan dengan jawatan-jawatan gred lapisan baru yang sesuai dan seterusnya akan menambah peluang kemajuan kerjaya.

8.

PRINSIP DAN KAEDAH PENGGREDAN SEMULA JAWATAN 8.1 Jawatan-jawatan yang sedia ada perlu digredkan semula berdasarkan prinsip-prinsip umum serta kaedah-kaedah seperti berikut: 8.1.1. Pewujudan Jawatan Baru Secara Tukar Ganti (Trade Off) cadangan penggredan semula akan

Pelaksanaan (Trade Off). Pembantu

melibatkan pewujudan jawatan baru secara tukar ganti Sebagai contoh, apabila satu jawatan (Perkeranian/ Operasi), Gred N22 Tadbir

digredkan semula ke Gred N26, maka jawatan Pembantu Tadbir (Perkeranian/ Operasi), Gred N22 yang berkenaan dimansuhkan. 8.1.2 Struktur Organisasi Yang Mendatar Dikekalkan

Antara prinsip asas yang digunakan semasa penggubalan Sistem Saraan Baru yang lalu, iaitu mengurangkan peringkat

hierarki dalam sesebuah organisasi masih dikekalkan bagi memastikan perkhidmatan awam mempunyai struktur organisasi yang lebih mendatar. Sehubungan dengan itu, pelaksanaan penggredan semula jawatan seharusnya tidak merombak struktur organisasi sedia ada.

8.1.3.

Nilai Tugas Jawatan Yang Dinaikkan Gred Boleh Dibezakan

Dalam menentukan samada sesuatu jawatan boleh atau tidak dinaikkan grednya, jawatan berkenaan hendaklah menunjukkan peningkatan nilai tugas berdasarkan faktorfaktor tanggungjawab dan kompleksiti tugas seperti di Lampiran B dan Lampiran C1, C2, C3 dan C4. Dalam hubungan ini, tanggungjawab ditakrifkan sebagai kewajipan untuk melaksanakan tugas dan kuasa yang ditetapkan pada sesuatu jawatan termasuk pengawasan/ penyeliaan kakitangan, penyelarasan/ keurusetiaan, kawalan sumber kewangan/ peralatan/ bahan dan hubungan dengan pelanggan. Manakala kompleksiti tugas pula ditakrifkan sebagai tahap kesukaran pada sesuatu jawatan yang memerlukan pengetahuan, kemahiran, daya pemikiran serta tahap risiko dalam menjalankan tugas yang berkaitan. 8.1.4 Relativiti Dan Pariti lapisan gred sesuatu jawatan masih

Penambahan

mengekalkan pemakaian prinsip relativiti dan pariti yang

diamalkan sekarang.

Contohnya, gred jawatan Ketua

Jabatan di peringkat negeri tidak akan lebih tinggi daripada gred jawatan Ketua Jabatan di peringkat Ibu Pejabat/ Kementerian. Begitu juga dengan gred jawatan Ketua Jabatan di peringkat daerah tidak akan lebih tinggi daripada gred jawatan Ketua Jabatan di peringkat negeri. Prinsip ini juga boleh bersifat setanding berdasarkan kesamaan fungsi teras di mana satu organisasi dijadikan penanda aras kepada organisasi yang lain. Contohnya, fungsi latihan Institut Latihan Kehakiman dan Perundangan (ILKAP) dibandingkan dengan fungsi latihan Institut Tanah dan Ukur Negara (INSTUN), dan fungsi penyelidikan Institut Penyelidikan dan Kemajuan Pertanian Malaysia (MARDI) dibandingkan dengan Lembaga Getah Malaysia (LGM). 9. CIRI-CIRI PENENTUAN PENGGREDAN SEMULA JAWATAN 9.1 Ciri-ciri utama yang digunakan adalah seperti berikut: (i) Peningkatan nilai tugas berdasarkan kriteria

tanggungjawab dan kompleksiti tugas. Kriteria ini diperincikan seperti di Lampiran C1 hingga C4; dan (ii) Faktor sokongan/luaran organisasi berdasarkan norma perjawatan, nisbah kenaikan pangkat, komposisi perjawatan dan keunikan fungsi yang dilaksanakan. Maklumat-maklumat ini perlu disediakan oleh agensi.

10.

PANDUAN PENGGREDAN SEMULA JAWATAN 10.1 Asas yang menentukan kesesuaian sesuatu jawatan untuk digredkan semula adalah berlandaskan kepada gabungan kaedah Grading dan Point Factor Rating seperti format di Lampiran A1(i), A1(ii), A1(iii) dan A1(iv). Format-format tersebut hendaklah digunakan bagi menilai tahap gred jawatan yang sesuai bagi jawatan yang digredkan semula.

11.

PENUTUP 11.1 Manual ini diharap akan dapat membantu pegawai-pegawai di Bahagian Pembangunan Organisasi, JPA dan pihak agensi awam melaksanakan urusan penggredan semula jawatan di bawah Sistem Saraan Malaysia dengan lebih objektif dan berkesan.

ASAS-ASAS PERMOHONAN PENGGREDAN SEMULA JAWATAN KUMPULAN PENGURUSAN DAN PROFESIONALKETUA PERKHIDMATAN SKIM PERKHIDMATAN GELARAN JAWATAN GRED JAWATAN UNIT/CAWANGAN/BAHAGIAN

LAMPIRAN A1(i)

BIL. 1. Tanggungjawab

CIRI-CIRI

ASAS PENGGREDAN (CADANGAN AGENSI)

1

2

TAHAP 3 4

5

1.1 Pengawasan/Penyeliaan 1.2 Penyelarasan/Keurusetiaan 1.3 Kawalan Sumber (Kewangan, Peralatan, Bahan) 1.4 Hubungan dengan pelanggan/ Stakeholder 2. Kompleksiti 2.1 Tahap Pengetahuan/Kemahiran/Daya Pemikiran 2.2 Tahap Risiko JUMLAH

M A R K A H

Skala:

Sangat Rendah

Rendah

Sederhana

Tinggi

Sangat Tinggi

1

2

3

4

5

ASAS-ASAS PERMOHONAN PENGGREDAN SEMULA JAWATAN KUMPULAN SOKONGAN (STPM/ DIPLOMA DAN SETARAF)KETUA PERKHIDMATAN SKIM PERKHIDMATAN GELARAN JAWATAN GRED JAWATAN UNIT/CAWANGAN/BAHAGIAN

LAMPIRAN A1(ii)

BIL. 1. Tanggungjawab

CIRI-CIRI

ASAS PENGGREDAN (CADANGAN AGENSI)

1

TAHAP 2

3

1.1 Pengawasan/Penyeliaan 1.2 Penyelarasan 1.3 Kawalan Sumber (Kewangan, Peralatan, Bahan) 1.4 Hubungan dengan pelanggan/ Stakeholder 2. Kompleksiti 2.1 Tahap Pengetahuan/ Kemahiran/ Daya Pemikiran 2.2 Tahap Risiko JUMLAH

M A R K A H

Skala:

Rendah

Sederhana

Tinggi

1

2

3

ASAS-ASAS PERMOHONAN PENGGREDAN SEMULA JAWATAN KUMPULAN SOKONGAN (SPM)KETUA PERKHIDMATAN SKIM PERKHIDMATAN GELARAN JAWATAN GRED JAWATAN UNIT/CAWANGAN/BAHAGIAN

LAMPIRAN A1(iii)

BIL. 1. Tanggungjawab

CIRI-CIRI

ASAS PENGGREDAN (CADANGAN AGENSI)

1

TAHAP 2

3

1.1 Pengawasan/Penyeliaan 1.2 Penyelarasan 1.3 Kawalan Sumber (Kewangan, Peralatan, Bahan) 1.4 Hubungan dengan pelanggan/Stakeholder 2. Kompleksiti 2.1 Tahap Pengetahuan/ Kemahiran/ Daya Pemikiran 2.2 Tahap Risiko JUMLAH

M A R K A H

Skala: Rendah Sederhana Tinggi

1

2

3

ASAS-ASAS PERMOHONAN PENGGREDAN SEMULA JAWATAN KUMPULAN SOKONGAN (PMR/SRP DAN KE BAWAH)KETUA PERKHIDMATAN SKIM PERKHIDMATAN GELARAN JAWATAN GRED JAWATAN UNIT/CAWANGAN/BAHAGIAN

LAMPIRAN A1(iv)

BIL. 1. Tanggungjawab 1.1 1.2 1.3 2. 2.1

CIRI-CIRI

ASAS PENGGREDAN (CADANGAN AGENSI)

TAHAP 1 2

Pengawasan/Penyeliaan Penyelarasan Hubungan dengan pelanggan/Stakeholder Tahap Risiko JUMLAH

Kompleksiti

M A R K A H

Skala: Rendah Tinggi

1

2

LAMPIRAN B

CIRI-CIRI UMUM PENENTUAN GRED JAWATAN 1. TANGGUNGJAWAB 1.1 TAHAP PENGAWASAN/PENYELIAAN Pengawasan/ penyeliaan ditentukan oleh: (a) (b) (c) (d) (e) (f) 1.2 Bilangan anggota/ pelajar/ pelatih Kawasan Liputan Jawatankuasa Bilangan Projek Program Saiz Projek

TAHAP PENYELARASAN/KEURUSETIAAN (a) (b) (c) Bilangan agensi Bilangan projek/ program/ jawatankuasa Peringkat (Daerah/ Negeri/ Kementerian/ Jabatan)

1.3

TAHAP KAWALAN SUMBER Kawalan sumber ditentukan oleh: (a) (b) (c) Kewangan Peralatan Bahan

1.4

TAHAP HUBUNGAN DENGAN PELANGGAN/ STAKEHOLDER Hubungan dengan pelanggan/ Stakeholder ditentukan oleh: (a) Saiz/ Komposisi Penduduk (b) Status Sosial dan Taraf Hidup (c) Jemaah Menteri/ Anggota Pentadbiran (d)Hubungan Dalaman/ NGO/ Swasta/ Agensi/ Awam/ Antarabangsa

2.

KOMPLEKSITI 2.1 TAHAP PENGETAHUAN/KEMAHIRAN/DAYA PEMIKIRAN Ditentukan oleh: (a) (b) (c) 2.2 Tugas Operasi Tugas Perancangan dan Pembangunan Tugas Perancangan dan Penyelidikan

TAHAP RISIKO Ditentukan oleh: (a) (b) (c) Ancaman keselamatan/bahaya/penyakit/ kemalangan/ kecederaan Tekanan Kerja Persekitaran Kerja

LAMPIRAN C1 PERINCIAN CIRI-CIRI UMUM PENENTUAN GRED JAWATAN BAGI KUMPULAN PENGURUSAN DAN PROFESIONAL 1. TANGGUNGJAWAB 1.1 1 2 3 TAHAP PENGAWASAN/ PENYELIAAN Pengawasan/ penyeliaan pada tahap minimum dan berbentuk operasi di peringkat unit . Pengawasan/ penyeliaan pada tahap minimum dan terlibat dalam aspek perancangan diperingkat unit . Pengawasan/ penyeliaan pada tahap sederhana dan terlibat dalam aspek perancangan yang memerlukan perbincangan dengan pegawai atasan. Pengawasan/ penyeliaan yang kompleks dan memerlukan aspek perancangan dan penganalisaan. Pengawasan/ penyeliaan yang memerlukan aspek perancangan dan penganalisaan yang lebih kompleks dan menyeluruh.

4 5

-

1.2 1

TAHAP PENYELARASAN/ KEURUSETIAAN Menjalankan kerja-kerja penyelarasan/ keurusetiaan yang berbentuk operasi diperingkat dalaman/ antara jabatan. Menjalankan kerja-kerja penyelarasan/ keurusetiaan yang berbentuk operasi dan perlu menyediakan kertas kerja yang tidak melibatkan kajian yang mendalam/ terperinci. Menjalankan kerja-kerja penyelarasan/ keurusetiaan yang berbentuk operasi dan perlu menyediakan kertas

2

-

3

-

kerja yang melibatkan kajian yang mendalam/ terperinci. 4 5 Menyelaras/ mempengerusikan Jawatankuasa/ Program/ Aktiviti peringkat dalaman. Menyelaras/ mempengerusikan Jawatankuasa/ Program/ Aktiviti peringkat lebih tinggi

1.3 TAHAP KAWALAN SUMBER 1 2 3 4 5 1.4 1 Bertanggungjawab kepada sumber-sumber berasaskan nilai/ kuantiti yang ditetapkan oleh Jabatan/ Agensi. Bertanggungjawab kepada sumber-sumber berasaskan nilai/ kuantiti yang ditetapkan oleh Jabatan/ Agensi. Bertanggungjawab kepada sumber-sumber berasaskan nilai/ kuantiti yang ditetapkan oleh Jabatan/ Agensi. Bertanggungjawab kepada sumber-sumber berasaskan nilai/ kuantiti yang ditetapkan oleh Jabatan/ Agensi. Bertanggungjawab kepada sumber-sumber berasaskan nilai/ kuantiti yang ditetapkan oleh Jabatan/ Agensi

TAHAP HUBUNGAN DENGAN PELANGGAN/ STAKEHOLDER Bertanggungjawab kepada pelanggan/ Stakeholder dalaman dan luaran dalam urusan kerja-kerja operasi mengikut peraturan sedia ada dan jelas. Bertanggungjawab kepada pelanggan/ Stakeholder dalaman dan luaran dalam urusan kerja-kerja operasi mengikut peraturan sedia ada dan memerlukan budi bicara. Bertanggungjawab kepada pelanggan/ Stakeholder dalaman dan luaran dalam urusan kerja-kerja operasi/ dasar mengikut peraturan sedia ada dan memerlukan budi bicara.

2

-

3

-

4

-

Bertanggungjawab kepada pelanggan/ Stakeholder dalam urusan melibatkan dasar di pelbagai peringkat organisasi/ agensi/ wilayah/ swasta/ NGO. Bertanggungjawab kepada pelanggan/ Stakeholder dalam urusan melibatkan dasar di pelbagai peringkat organisasi/ agensi/ wilayah/ swasta/ NGO/ antarabangsa.

5

-

2.

KOMPLEKSITI 2.1. TAHAP PENGETAHUAN/KEMAHIRAN/DAYA PEMIKIRAN 1 Membina kemahiran dan mencari pengalaman dalam melaksanakan tugas berdasarkan kepada tanggungjawab yang telah ditetapkan. Memerlukan kemahiran dan pengalaman dalam melaksanakan tugas-tugas ikhtisas dan tugas-tugas yang diarahkan. Memerlukan kemahiran dan pengalaman yang luas dalam melaksanakan kerja-kerja ikhtisas, pengurusan, menganalisis dan merancang. Memerlukan kemahiran dan pengalaman dalam bidang ikhtisas, pengurusan, kajian strategik dan penganalisaan. Memerlukan kemahiran dan pengalaman yang luas untuk menganalisis, membuat perancangan strategik, menggubal dasar dan membuat keputusan di peringkat organisasi.

2

-

3

-

4 5

-

2.2 1

TAHAP RISIKO Terdedah kepada risiko kecederaan fizikal/ penyakit/ keselamatan dan kurang terdedah kepada gangguan emosi mengikut bidang dan persekitaran kerja.

2

-

Terdedah kepada sedikit gangguan emosi serta risiko kecederaan fizikal/ penyakit/ keselamatan dan mengikut bidang dan persekitaran kerja. Terdedah kepada gangguan emosi tahap sederhana dan risiko kecederaan fizikal/ penyakit/ keselamatan mengikut bidang dan persekitaran kerja. Terdedah kepada gangguan emosi tahap tinggi dan risiko kecederaan fizikal/penyakit/keselamatan mengikut bidang dan persekitaran kerja. Terdedah kepada gangguan emosi tahap amat tinggi dan risiko kecederaan fizikal/ penyakit/ keselamatan mengikut bidang dan persekitaran kerja.

3

-

4

-

5

-

LAMPIRAN C2 PERINCIAN CIRI-CIRI UMUM PENENTUAN GRED JAWATAN BAGI KUMPULAN SOKONGAN

( STPM/ DIPLOMA DAN SETARAF) 1. TANGGUNGJAWAB 1.1 1 2 TAHAP PENGAWASAN/PENYELIAAN Bekerja dibawah arahan dan melaksanakan tugas yang telah ditetapkan. Mengawas dan menyelia anggota bawahan dalam melaksanakan kerja-kerja operasi di peringkat unit/ cawangan/ bahagian. Mengawas, menyelia dan mengetuai unit/ cawangan/ bahagian.

3 1.2 1 2 3 1.3 1

-

TAHAP PENYELARASAN/KEURUSETIAAN Menyelaras/ mengurusetia/ melaksanakan kerja-kerja operasi yang mudah. Menyelaras/ mengurusetia/ melaksanakan kerja-kerja operasi di peringkat unit/ cawangan/ bahagian. Menyelaras/ mengurusetia/ melaksana/ merancang kerjakerja operasi di peringkat unit/ cawangan/ bahagian.

TAHAP KAWALAN SUMBER Bertanggungjawab kepada sumber-sumber berasaskan nilai/kuantiti yang ditetapkan oleh Jabatan/ Agensi. Bertanggungjawab kepada sumber-sumber berasaskan nilai/kuantiti yang ditetapkan oleh Jabatan/ Agensi. Bertanggungjawab kepada sumber-sumber berasaskan nilai/kuantiti yang ditetapkan oleh Jabatan/ Agensi.

2 3 4. 1

-

TAHAP HUBUNGAN DENGAN PELANGGAN/ STAKEHOLDER Bertanggungjawab kepada pelanggan/ Stakeholder

dalaman/ organisasi mengikut peraturan sedia ada dan jelas. 2 Bertanggungjawab kepada pelanggan/ Stakeholder dalaman dan luaran dalam urusan kerja-kerja operasi mengikut peraturan sedia ada dan jelas. Bertanggungjawab kepada pelanggan/ Stakeholder dalaman dan luaran dalam urusan kerja-kerja operasi mengikut peraturan sedia ada dan memerlukan budi bicara.

3

-

2.

KOMPLEKSITI 2.1 1 2 3 TAHAP PENGETAHUAN/KEMAHIRAN/DAYA PEMIKIRAN Mudah, tugas operasi dan berdasarkan arahan. Memerlukan kemahiran dan pengalaman operasi/ khusus peringkat pertengahan. Memerlukan kemahiran dan pengalaman operasi/ khusus peringkat tinggi.

2.2 1

TAHAP RISIKO Terdedah kepada risiko kecederaan fizikal/ penyakit/ keselamatan dan kurang terdedah kepada gangguan emosi mengikut bidang dan persekitaran kerja. Terdedah kepada sedikit gangguan emosi serta risiko kecederaan fizikal/ penyakit/ keselamatan dan mengikut bidang dan persekitaran kerja. Terdedah kepada gangguan emosi tahap sederhana dan risiko kecederaan fizikal/ penyakit/ keselamatan mengikut bidang dan persekitaran kerja.

2

-

3

-

LAMPIRAN C3 PERINCIAN CIRI-CIRI UMUM PENENTUAN GRED JAWATAN BAGI KUMPULAN SOKONGAN (SPM) 1. TANGGUNGJAWAB 1.1 1 TAHAP PENGAWASAN/PENYELIAAN Bekerja dibawah arahan dan melaksanakan tugas yang telah ditetapkan.

2 3

-

Mengawas/ menyelia anggota bawahan dan melaksana kerja operasi/ khusus. Mengawas/ menyelia anggota bawahan dan/atau melaksana kerja-kerja operasi yang lebih kompleks/ mengetuai unit/ cawangan/ bahagian.

1.2 1 2 3

TAHAP PENYELARASAN/KEURUSETIAAN Tidak menjalankan tugas penyelarasan. Menyelaras/ mengurusetia dan melaksanakan kerja-kerja operasi di peringkat unit/ cawangan/ bahagian. Menyelaras/ mengurusetia melaksana dan membuat perancangan operasi di peringkat unit/ cawangan/ bahagian.

1.3 1 2

TAHAP KAWALAN SUMBER Bertanggungjawab kepada sumber-sumber berasaskan nilai/ kuantiti yang ditetapkan oleh Jabatan/Agensi. Bertanggungjawab kepada sumber-sumber berasaskan nilai/ kuantiti yang ditetapkan oleh Jabatan/Agensi. Bertanggungjawab kepada sumber-sumber berasaskan nilai/ kuantiti yang ditetapkan oleh Jabatan/Agensi

3

-

1.4. TAHAP HUBUNGAN DENGAN PELANGGAN/ STAKEHOLDER 1 2 3 Berurusan dengan pelanggan mengikut peraturan sedia ada. Berurusan dengan pelanggan mengikut peraturan sedia ada dan memerlukan budibicara. Berurusan dengan pelanggan mengikut peraturan sedia ada dan memerlukan budibicara.

2.

KOMPLEKSITI 2.1 1 2 3 TAHAP PENGETAHUAN/KEMAHIRAN/DAYA PEMIKIRAN Mudah, tugas operasi dan berdasarkan arahan. Kompleks dan memerlukan kemahiran dan pengalaman operasi/ khusus. Kompleks dan memerlukan kemahiran dan pengalaman operasi/ khusus.

2.2 1

TAHAP RISIKO Terdedah secara langsung kepada risiko kecederaan fizikal/ penyakit/ keselamatan mengikut bidang dan persekitaran kerja. Kurang terdedah kepada risiko kecederaan fizikal/ penyakit/ keselamatan tetapi lebih kepada gangguan emosi mengikut bidang dan persekitaran kerja. Kurang terdedah kepada risiko kecederaan fizikal/ penyakit/ keselamatan tetapi lebih kepada gangguan emosi mengikut bidang dan persekitaran kerja.

2

-

3

-

LAMPIRAN C4 PERINCIAN CIRI-CIRI UMUM PENENTUAN GRED JAWATAN BAGI KUMPULAN SOKONGAN (PMR/SRP DAN KE BAWAH) 1. TANGGUNGJAWAB 1.1 1 2 TAHAP PENGAWASAN/PENYELIAAN Bekerja dibawah arahan dan melaksanakan tugas yang telah ditetapkan. Mengawas, menyelia anggota bawahan dan kerja operasi khusus.

1.2 1 2

TAHAP PENYELARASAN Tidak menjalankan tugas penyelarasan. Menyelaras dan melaksanakan kerja-kerja operasi.

1.3. TAHAP HUBUNGAN DENGAN PELANGGAN/ STAKEHOLDER 1 2 Berurusan dengan pelanggan mengikut peraturan sedia ada. Berurusan dengan pelanggan mengikut peraturan sedia ada.

2.

KOMPLEKSITI 2.1 1 TAHAP RISIKO Terdedah secara langsung kepada risiko kecederaan fizikal/ keselamatan mengikut bidang dan persekitaran kerja. Kurang terdedah kepada risiko kecederaan fizikal/ keselamatan tetapi lebih mengikut bidang dan persekitaran kerja.

2

-