dasar cekap,bersih dan amanah ptk 44

8/14/2019 Dasar Cekap,Bersih dan Amanah ptk 44

1/49

Pengenalan

Pada pertengahan bulan April 1982, Perdana Menteri Malaysia keempat,

Tun Dr. Mahathir telah melancarkan kempen Bersih, Cekap dan Amanah sebagai

satu dasar yang menjadikan kepada semua rakyat di negara ini. Konsep ini

menjadi asas kepada Kempen Kepimpinan Melalui Teladan yang diperkenalkan

pada 19 Mac 1983.

Kecemerlangan sesebuah organisasi tidak hanya bergantung kepada

kemahiran dan kepakaran anggota-anggotanya, sistem kerja yang cekap dan

berkesan dan penggunaan teknologi canggih, tetapi juga kepada kualiti peribadi

anggota-anggota organisasi tersebut.

Bagi mereka yang berkhidmat di luar negara pula, peranan utama yang

perlu dimainkan oleh penjawat awam ialah meletakkan Malaysia di tempat yang

sewajarnya dalam persaingan di peringkat antarabangsa. Bagi membolehkan

penjawat-penjawat awam ini bertindak dengan berkesan, mereka perlu

dilengkapkan dengan ilmu pengetahuan dan kemahiran yang berkaitan dengan

kerja-kerja mereka. Menyedari hakikat ini, Penjawat-penjawat awam terus

berusaha mengambil langkah-langkah positif untuk menerapkan nilai-nilai murni

dan etika kerja tersebut. Kesedaran ini harus ditanamkan di jiwa pegawai awam,

pegawai swasta, pekerja dan rakyat supaya mereka memahami tugas dan

1


2/49

tanggungjawab masing-masing serta melaksanakannya dengan cekap dan

berkesan di samping mempunyai sikap bersih dan amanah.

Objektif Utama Dasar Bersih, Cekap dan Amanah

Secara khususnya. sifat-sifat yang ingin diterapkan ke jiwa setiap penjawat awan

adalah seperti berikut:

a) Bersih

i) Mempunyai moral yang tinggi, bertatatertib dan berdisiplin, tidak

menyeleweng dan tidak mempraktikan amalan rasuah.

ii) Berkecuali, iaitu tidak memihak ke mana-mana atau berat sebelah.

iii) Tidak mementingkan diri sendiri.

iv) Tidak khianat, hasad dan dengki.

b) Cekap

i) Berani dan cepat membuat keputusan.

ii) Menghadapi krisis dengan tenang.

iii) Bersikap tegas kepada prinsip.

iv) Mempunyai produktiviti yang tinggi dan kualiti dalam kerja.

v) Mempunyai keyakinan diri.

vi) Berpandangan juah proaktif dan bukan reaktif.

2


3/49

vii) Berpengetahuan, berpengalaman dan mahir dalam bidang-bidang

tertentu.

c) Amanah

i) Rela dan cuba menjalankan tugas dan bertanggungjawab yang di

amanahkan dalam batas kuasa yang ditentukan dengan penuh gigih

dan ikhlas bagi mencapai objektif yang ditetapkan.

ii) Mempunyai sifat luhur dan murni serta jujur kepada diri sendiri,rakan

dan organisasi.

Selaras dengan keputusan kerajaan untuk meransang pertumbuhan ekonomi

negara yang diumumkan oleh Y.A.B. Perdana Menteri pada 21 Mei 2003.

Kementerian Pendidikan Malaysia telah diarahkan oleh Jemaah Menteri untuk

menubuhkan Pejabat Promosi Pendidikan di luar negara sebagai satu cara untuk

menggalakkan pertumbuhan dan perkembangan pendidikan di Malaysia melalui

peningkatan dalam enrolmen pelajar antarabangsa selaras dengan dasar Kerajaan

menjadikan Malaysia sebagai pusat kecemerlangan pendidikan.

Latar Belakang Penubuhan Pejabat Promosi Pendidikan Malaysia di Luar

Negara

Pada 16 Oktober 2003, Kementerian Pendidikan telah menubuhkan Pejabat

Promosi Pendidikan Malaysia di Beijing, Republik Rakyat China ; Jakarta , Republik

3


4/49

Indonesia, Bandar Ho Chi Minh, Vietnam dan Dubai, Emiriah Arab Bersatu. Pejabat-

pejabat ini dianggotai oleh seorang Pegawai Promosi Pendidikan (Pegawai

Pendidikan DG48) , serta seorang Pegawai Pemasaran Pendidikan(Kakitangan

Ambilan Tempatan (KAT),seorang kakitangan sokongan (KAT) dan seorang pemandu

(KAT). Carta organisasi sila rujuk kepada LAMPIRAN 1

4


5/49

LAMPIRAN 1CARTA ORGANISASI

PEJABAT PROMOSI PENDIDIKAN MALAYSIA,BEIJING

v

5

Ketua Jabatan(Pendidikan)

Atase Pendidikan(Promosi)

Executif

Pemasaran(Mr. Xu Zhen)

Kerani

& Layan tetamu(Ms. Bai Tian)

Pemandu

(Mr. Zhang)

Menumpul Maklumat

Penerbitanbahan promosi

Promosi/Pameran

Networking(Local government/organization)

kounseling

Kewangan/akaun

Layan tetamu

Menjawab telefon

Filing dokumen

Surat-menyurat

Menghantar/menerima pegawaimenghadiri urusanrasmi

Urusan Bank

Membayar bil-bil

Menjaga kebersihankereta

Maintenance

Kereta


6/49

Strategi Pelaksanaan dan Langkah Langkah Mempraktikkan Dasar Bersih,

Cekap dan Amanah Dalam Pengurusan Pejabat

(a) Mengadakan Manual Prosedur Kerja (MPK) dan Fail Meja (FM)

Setiap anggota Pejabat Promosi Pendidikan Malaysia ,Beijing akan diberi

taklimat tentang tugas rasmi dan proses kerja dan tanggungjawab mereka

sebagai kakitangan ambilan tempat oleh Kedutaan Besar Malaysia di Beijing,

sebaik sahaja mereka dilantik oleh Jawatankuasa Perolehan Kakitangan

Kedutaan.

Kelemahan dalam pentadbiranawannya berpunca daripada ketidakpastian

pegawai dan kakitangan kerajaan mengenal tugas dan kuasa untuk bertindak

dan wujudnya pertindihan tugas dan tanggungjawab. Disebabkan ketidakpastian

ini, pegawai tidak yakin untuk membuat keputusan , tetapisebakilnya terpaksa

merujuk kepada pihak atasan atau agensi lain. MPK dan FM akan menentukan

sejelas-jelasnya cara sesuatu kerja harus dijalankan, siapa yang

bertanggungjawab, siapa yang mempunyai kuasa, pihak yang harus dihubungi,

peraturan dan undang-undang yang disemak serta langkah-langkah yang harus

diambil. Sila rujuk kepada MPK dan FM di LAMPIRAN 2

6


7/49

LAMPIRAN 2

SENARAI TUGAS,KUASA DAN HUBUNGAN DENGAN PEGAWAI LAINNYA

Jawatan : Atase Promosi Pendidikan

Tugas Rasmi

TugasPegawaiAtasan YangAda Hubunga

Tugas DanTanggung Jawab

Kuasa yangdiberi

Tugas PegawaiLain Yang AdaHubungan

PengarahBahagian PromosiPendidikan JPS

Semua perkaramengenai promosipendidikan dankeluarstesen,pengurusankewangan danperancangantahunan

1. Pentadbiran

Mengawasi danmenyelia semua kerja-kerja staf Pejabat PromosiPendidikan Malaysia.

2. Kewangan

a. Mengedalikanperuntukan pejabatPromosi PendidikanMalaysia.

b. Pegawai PengawalKewangan PromosiPendidikan.

c. MenyediakanAnggaran BelanjawanMengurus.

Mentadbir PejabatPromosi PendidikanMalaysia.

Promosi

Menyelaras danmengurusi aktivitipromosi Pendidikandan membuatinformasi akurat untukPendidikan diMalaysia.

Kerani Kewangan

Menguruskan tuntutanbil-bil.

7


8/49

Proses Kerja

Proses Kerja Pegawai YangMeluluskan / Dirujuk

Undang-undang /Peraturan

1. Menyelaras danmengurusi aktiviti promosipendidikan Malaysiadengan menyertai ataumengadakan pamerandalam negeri dan luarnegara di peringkatKementerian Pendidikan,Kementerian berkaitan,Agensi Kerajaan dan

swasta.

2. Merancang danmengurus aktivitipenerbitan sertamengemas kini maklumatbahan bacaan dan rujukanberkaitan denganpendidikan swasta/awamdalam bentuk bahan cetakdan multimedia darisemasa kesemasa untukmenyampaikan kepada

pengguna.

3. Mengurus danmenyedia mekanismapemgendalian danpengurusan programpromosi seperti garispanduan, dokumen ,prosedur,senarai semak,fungsi tugas dan manualpromosi pendidikan dalamnegeri dan luar negara.

4. Mnegurus aktivitipenyelaras penyediaanmekanisme denganagensi kerajaan sepertiLembaga hasil DalamNegeri untukpermohonan institusipendidikan swastauntuk tuntutanpotongan dua kali di

Pengarah Jabatan Pendidikan

Tinggi

Duta Besar

8


9/49


10/49

swasta daripada agensikerjaan swasta untuktujuan penerbitan danpercetakan.

11. Bertanggungjawab

sebagai panel untukpenerbitan IndikatorPendidikan,KementerianPendidikan.

12. Bertanggungjawabsebagai sidangpengarang BuletinkementerianPendidikan.

13. Bertanggungjawabsebagai pegawai

Perhubung mediakementerianpendidikan Malaysiabagi Pejabat PromosiPendidikan Malaysia.

SENARAI SEMAK PROSES KERJA

1 Menyelaras dan mengurusi aktiviti promosi Tindakan Catatanpendidikan Malaysia dengan menyertai ataumengadakan pameran dalam negeri danluar negara di peingkat Kementerian Pendidikan,Kementerian berkaitan, Agensi Kerajaan dan swasta.

2 Merancang, dan mengurus aktiviti penerbitanserta mengemas kini maklumat bahan bacaan danrujukan berkaitan dengan pendidikan / swastadan awam dalam bentuk bahan cetak dan multimediadari semas ke semasa untuk menyampaikankepada pengguma.

3 Mengurus penyediaan mekanisme pengendalian dan p

egurusan program promosi seperti garis panduan, dokumen,prosedur, senarai semak, fungsi dan tugas manual Promosipendidikan dalam negeri dan luar negara.

4 Mengurus aktiviti penyelaras penyediaan mekanisme dengaagensi kerajaan seperti lembaga hasil dalam Negeri untukpermohonan institusi pendidikan swasta untuk Tuntutanpotongan dua kali dibawah kaedah kaedah CukaiPendapatan (Potongan) bagai Penggalakan Eksport

10


11/49

Pendidikan Tinggi 2001 [P.U.(A) 185]dan Kementerian Dalam Negeri untuk perakuankelulusan perekrutanpelajar antarbangsa dan institusi pendidikan swasta.

5 Mengurus, activiti penyelarasandengan Kementerian Dalam Negeri,

Jabatan Imigresen Malaysia, Polis Diraja Malaysia, dankedutaan negara-negara luar tentang perkembanganperlajar antar bangsa di Malaysia.

6 Merancang dan mengurus penyediaan, penyelengaraandan mengemaskinian keperluan peralatan dan bahan pameranbagi tujuan mempromosikan pendidikan Malaysia.

7 Merancang menyelia dan mengurus pusat sumberJabatan pendidikan Swasta.

8 Merancang dan menyelaras kursus pusat sumberpenerbitan sama ada dalam bentuk bahan cetak atau bahanelektronik.

9 Merancang, mengurus dan merekod bahan dokumentasiBerkaitan pendidikan swasta.

10 Menyelaras perolehan maklumat pendidikan swasta daripadaAgensi kerjaan swasta untuk tujuan penerbitan dan percetakan

11 Bertanggungjawab sebagai panel untuk penerbitanIndikator Pendidikan , Kementerian Pendidikan.

12 Bertanggung jawab sebagai sidangpengarang Buletin Kementerian Pendidikan.

13 Bertanggungjawab sebagai Pegawai PenghubungMedia Kementerian Pendidikan Malaysiabagi Jabatan Pendidikan Swasta.

11


12/49


13/49

Proses Kerja

Proses Kerja Pegawai YangMeluluskan /

Dirujuk

Undang-undang /Peraturan

1. Menyelaras dan mengurusaktiviti promosi pendidikandengan mengikuti mengadakanpameran di Negara China.

2. Menyediakan brochuresbacaan yang berkaitan

dengan pendidikan Malaysia.

3. Memberikan informasi yangjelas tentang pendidikanMalaysia.

4. Merancang dan menguruskeperluan peralatan danbahan pameran untuk tujuanmempromosikan pendidikanMalaysia.

5. Merekod dokumentasi yang

berkaitan dengan promosipendidikan Malaysia.

6. Membuat presentasi kesekolah sekolah danUniveersitas-universitasguna promosi pendidikanMalaysia.

7. Merancang dan membuatlaman Website guna promosipendidikan Malaysia.

8. Menjawab email dan suratyang menanyakanpendidikan Malaysia

9. Merancang promosi padamedia cetak atau mediaelektronik lainnya.

10. Membina rangkaiannetworking dengan agen

Pengarah Jabatan

Pendidikan Tinggi.

Duta Besar

Atase PromosiPendidikan

13


14/49

perekrutan pelajar China.

11. Membina rangkaian(nerworking) dengan agen agen event organizersetempat.

12. Bertanggungjawabmenyelaraskan persiapanpameran-pameran yang diprogramkan.

13. Bertanggungjawab mengirimsurat-surat dan undangan-undangan.

14. Bertanggungjawabmenyediakan bahan-bahanpengiklanan untuk tujuanpromosi.

15. Bertanggungjawab mengaturpertemuan dengan wakilmedia cetak dan mediaelektronik.

SENARAI SEMAK PROSES KERJA

Tindakan Catatan

1. Menyelaras dan mengurus aktivitipromosi pendidikan dengan mengikutimengadakan pameran di Negara china.

2. Menyediakan brochures bacaan yangberkaitan dengan pendidikan Malaysia.

3. Memberikan informasi yangjelas tentang pendidikan Malaysia.

4. Merancang dan mengurus keperluanperalatan dan bahan pameran untuk tujuanmempromosikan pendidikan Malaysia.

5. Merekod dokumentasi yang berkaitandengan promosi pendidikan Malaysia.

14


15/49

6. Membuat presentasi ke sekolah sekolahdan universiti-universiti sebagai aktivitipromosi pendidikan Malaysia.

7. Merancang dan membuat laman Websiteguna promosi pendidikan Malaysia

8. Menjawab email dan surat-surat yangmenanyakan pendidikan Malaysia.

9. Merancang promosi pada media cetak,atau media elektronik lainnya.

10. Membina rangkaian networking denganagen agen perekrutan pelajar China.

11. Membina rangkaian (networking) denganagen agen event organiser setempat.

12. Bertangggung jawab menyelaraskanpersiapan pameran-pameran yang di programkan.

13. Bertanggung jawab mengirim surat-suratdan undangan-undangan.

14. Bertanggung jawabn menyediakan bahan hahanPengiklanan untik tujuan promosi.

15. Bertanggung jawab mengatur pertemuandengan wakil media cetak dan media elektronik.

15


16/49

Jawatan : Kerani & Layan Tetamu

Tugas Rasmi

Tugas

PegawaiAtasa YangAda

Hubungan

Tugas Dan Tanggung

Jawab

Kuasa

yang diberi

Tugas Pegawai

Lain Yang AdaHubungan

Atase PromosiPendidikan

Semua perkarayang berkaitandengankewangan,memohon

peruntukan danmengawalperbelanjaan

1. Menyediakan baucer bayarandan tuntutan

2. Menyediakan penyatagaji/elaun bulanan dankenaikan gaji kaki tanganambilan tempatan PromosiPendidikan.

3. Menyediakan surat-suratberkaitan dengan kewanganseperti arahan PengarahPromosi Pendidikan

4. Membantu Pengarahmenyediakan laporananggaran belanja mengurusdan menyediakan PenyataAkaun Amanah.

5. Menyedia dan

mengemaskinikan Buku VotPromosi pendidikan.

6. Merekod danmengemaskinikan daftar stok,inventori dan harta modalPromosi Pendidikan.

7. Membantu menyampaikanmaklumat/informasi systempersekolahan dan pengajiantinggi di Malaysia kepada yangmemerlukan.

Membuatbayarantuntutandanmenyediakanpenyata

terimaan danperbelanjaan.

Kerani kewangan diKedutaan BesarMalaysia

Urusan meluluskanpembayaran tuntutan.

16


17/49

PROSES KERJA

Proses Kerja Pegawai YangMeluluskan / Dirujuk

Undang - Undang /Peraturan

1. Menerima bil dan Borangtututan

2. Menyemak baki buku Vot

3. Menyediakan boucertuntutan

4. Mendapatkanpengesahanpembayaran(tandatangan) AtasePromosi Pendidikan

5. Menghantar boucer danbil / borang tututan keBahagian pentadbiranKedutaan BesarMalaysia

6. Menerima cekpembayaran dariBahagian PentadbiranKedutaan besar Malaysia

7. Menyerahkan cek

kepada yang membuattuntutan

8. Mencatat jumlahperbelanjaan dalamBuku Vot

Atase Promosi Pendidikan

17


18/49

SENARAI SEMAK BAGI URUSAN PEMBAYARAN TUNTUTAN

Tindakan Catatan

1. Menerima bil-bil pembelian /Borang tuntutan

2. Menyemak baki kewangan di Buku Vot

3. Mendapatkan pengesahan (tandatangan)Atase Promosi Pendidikan

4. Menyediakan Boucer pembayaran

5. Menghantar baucer dan bil / borangtuntutan ke Bahagian pentadbiranKedutaan Besar Malaysia untuk cekPembayaran

6. Menerima cek pembayaran dari BahagianBahagian pentadbiranKedutaan Besar Malaysia untuk cekPembayaran

7. Menyerahkan cek pembayaran kepadapenerima

8. Mencatat jumlah wang pembayarandalam Buku Vot

18


19/49


20/49

PROSES KERJA

Proses Kerja Pegawai Yang

Meluluskan / Dirujuk

Undang Undang /

Peraturan

1. Memeriksa enjin keretadan memberihkankereta.

2. Menjemput AtasePromosi Pendidikan darirumah untuk ke Pejabat.

3. Menerima arahan dariAtase mengenaipenggunaan kereta pada

hari tersebut.

4. Memandu kereta bagitugas-tugas rasmi sepertiarahan Atase Pendidikan

5. Menghantar Atase balikke rumah selepas waktuPejabat.

6. Membersihkan keretadan meletakkan keretaditempat letak kereta

Kedutaan BesarMalaysia.

Atase Promosi Pendidikan

20


21/49

SENARAI SEMAK BAGI URUSAN MEMANDU KENDERAAN JABATAN

Tindakan Catatan

1. Membersihkan kenderaan

2. Menjemput Atase dari rumah untuk kePejabat.

3. Menerima arahan dari Atase mengenaipenggunaan kenderaan pada hari tersebut

4. Memandu kenderaan bagi tugas-tugasrasmi seperti arahan Atase

5. Menghantar Atase balik ke rumahsetelah waktu Pejabat

6. Membersihkan kenderaan dan meletakkannya

21


22/49

(b) Membaiki Aspek Pengurusan

Mesyuarat Staf Pejabat

Membaiki aspek pengurusan melalui teknik-teknik baharu seperti mesyurat dan

pengrusan masa.

Pejabat Promosi Pendidkan Malaysia, Beijing bermesyuarat sekali sebulan

sekali ialtu pada hari Jumaat minggu ke 3 dalam setiap bulan. Antara tindakan-

tindakan penting sebelum mesyuarat ialah penetuan objektif, agenda, tarikh, masa

dan tempat mesyuarat oleh pengerusi. Mesyuarat hendaklah diadakan mengikut

jadual yang telah ditetapkan. Surat jemputan mesyuarat hendaklah dikeluarkan 10

hari sebelum tarikh mesyuarat. Sekirannya perlu, urusetia boleh mengadakan

perbincangan pra-mesyuarat dengan pengerusi. Penentuan tempoh masa mesyuarat

dijangka berlangsung, iaitu waktu mula dan waktu dijangka tamat. Dengan maklumat

ini, ahli-ahli mesyuarat boleh mengaturkan penggunaan masa sebelum dan selepas

mesyuarat dengan lebih produtif.

Dalam setiap kali mesyuarat staf, pegawai dan KAT disemua lapisan boleh

memberi sumbangan fikiran dan tidak pasif iaitu menunggu arahan semata-mata.

Dengan teknik-teknik mesyuarat begini sikap kreatif dan inovatif dapat mencungkil

idea-idea baru dan pandangan pratikal boleh disuarakan untuk membaiki kerja.

22


23/49

Semasa mesyuarat ,tanggungjawab urusetia perlu mencatat perbincangan

mesyuarat secara tepat, menentukan agenda mesyuarat diikuti dan objektif mesyuarat

dicapai. Urusetia juga perlu membantu pengerusi untuk menentukan mesyuarat

ditamatkan mengikut masa yang ditetapkan.

Selepas mesyuarat urusetia akan menentukan deraf minit mesyuarat

disediakan untuk kelulusan pengerusi dalam tempoh 3 hari selepas mesyuarat. Minit

mesyuarat yang diluluskan oleh pengerusi hendaklah diedarkan kepada ahli-ahli

mesyuarat dalam masa tidak melebihi tujuh hari selepas mesyuarat berkenaan

diadakan.

Minit mesyuarat hendaklah dicatat mengikut format tertentu dengan nota yang

menunjukkan dengan jelas sama ada sesuatu perkara itu memerlukan tindakan atau

untuk makluman sahaja.

Menghargai masa

Pada hari ini ,dengan adanya teknologi canggih maka perhubungan menjadi

semakin rapat dan banyak keputusan perlu dilaksanakan dalam masa yang singkat.

Tidak bertindak segera atau melengahkan keputusan akan menyebabkan hilangnya

peluang keemasan.

Amalan Positif

a. Menepati masa

23


24/49

b. Menyegerakan tugas

c. Mempunyai perancangan waktu

d. Bijak menguruskan tempoh masa yang diberi

e. Menumpukan masa pada kerja-kerja yang produktif dan kreatif

f. Menetapkan target date untuk menyiapkan kerja

g. Menyelesaikan tugas dalam masa yang ditetapkan.

Garis Penduan Mengenali Pameran Pendidikan Malaysia

Setiap tahun, Pejabat ini akan melibatkan dalam beberapa Pameran

Pendidikan Antarabangsa di seluruh Negara China. Pameran tersebut juga akan

melibatkan Kementerian Pengajian Tinggi Malaysia dan institusi pengajian tinggi

awam dan swasta (IPTA/IPTS) Malaysia. Untuk memastikan pergerakan delegasi

sepanjang pameran ,garis panduan mengurus pameran telah dirancangkan terlebih

dahulu. Sila rujuk kepada LAMPIRAN 3

24


25/49

LAMPIRAN 3

SENARAI TUGAS MENGANJUR PAMERAN PENDIDKAN

Sebagai penganjur, penyelaras dan ketua delegasi, Pejabat Promosi Pendidikan

Malaysia akan melibatkan tiga (3) orang pegawai yang akan bertugas di setiap

desinasi pameran pendidikan. Tugasan ini merangkumi urusan berikut:

a) keurusetiaan di sepanjang tempoh pameran bagi memastikan

kelancaran

pameran;

b) persiapan untuk mengendalikan gerai KPM sebagai pusat maklumat di

tapak pameran;

c) shift-duties di gerai pameran KPM kerana tempoh pameran adalah 8

jam sehari iaitu bermula dari jam 9.00 pagi hingga 5.00 malam;

d) pentadbiran soal selidik dan temubual dengan pengunjung pameran bagi

mengkaji keberkesanan promosi dan potensi pasaran;

e) pengedaran bahan seperti brosur dan flyers serta pemberian penerangan

kepada pengunjung pameran; dan

f) lawatan ke institusi pengajian di negara terlibat sebelum pameran bagi

meningkatkan impak pormosi dan mendapatkan pengunjung seramai

mungkin.

25


26/49

SENARAI SEMAK PETUGAS PROMOSI PENDIDIKAN MALAYSIA

ARAHAN: Semua petugas yang akan mengikuti promosi pendidikan

hendaklah memastikan semua persiapan dibuat berdasarkan

senarai semak ini.

A. Persediaan Sebelum Pameran

(a) Persediaan Diri Peserta

1. Kelulusan kewangan dari Ibu Pejabat

2. Surat perlantikan petugas dari Ketua Jabatan

3. Kelulusan bertugas di luar pejabat

4. pendahuluan diri (jika perlu)

5. Tempahan tiket penerbangan

6. Tempahan tempat penginapan

26


27/49

7. Perubatan (jika berkaitan)

8. Pakaian yang sesuai dan mencukupi

(b) Persediaan Bahan Pameran

1. Flyers/Brosur/Makalah

2. Buku Direktori

3. Bahan

4. Buku Rujukan

5. Paper Beg

6. Video CD

7. Disket Persembahan

8. Lutsinar Persembahan

27


28/49

(c) Persediaan Peralatan

1. Double sided-tape

2. Kertas kosong

3. Velero

4. Staple

5. Gunting

6. Tali

7. Cello tape

8. Musking tape

9. Cenderamata

(d) Persediaan Borang

28


29/49

1. Borang Laporan Pameran

2. Borang Soal-Selidik Pengunjung

3. Borang Soal-Selidik Peserta (IPTA & IPTS)

(e) Persediaan Pengangkutan / Perjalanan

1. Pengangkutan:

(i) Dari rumah ke lapangan terbang

(ii) Dari lapangan terbang destinasi ke hotel

(iii) Dari hotel berulang-alik ke tempat pameran

(iv) Dari hotel ke lapangan terbang destinasi

(v) Dari lapangan terbang ke rumah

2. Lawatan di destinasi pameran, jika ada

29


30/49

(f) Penentuan Bahan Semasa Di Lapangan Terbang / Hotel/

Tempat Pameran

1. Mengumpul dan mengenal pasti bahan pameran semasa check-

in dan ketibaan di lapangan terbang destinasi

2. Menentukan bahan dikumpulkan dihotel dengan jumlah yang

mencukupi (pergi dan balik)

(g) Maklumat Penting

1. Nama, alamat dan no. telefon/faks hotel, Pejabat Kedutaan dan

Konsul General di destinasi pameran

2. Maklumat mengenai sistem pendidikan di negara destinasi

pendidikan

B. Persediaan Semasa Pameran

(a) Pemasangan dan Pembongkaran Booth Pameran

1. Pemasangan & pengurusan bahan pameran di booth sebelum

30


31/49

pameran dimulakan

2. Bertugas mengikut jadual yang disediakan

3. Pembongkaran bahan pameran selepas pameran selesai:

(i) memastikan bahan disimpan dengan baik & kemas

(ii) memastikan bahan yang disimpan mencukupi

(iii) memastikan bahan dibawa ke hotel dengan

selamat

(b) Pengesahan Tiket Penerbangan & Pembayaran Bil Hotel

1. Semasa tiba di hotel, pastikan tiket penerbangan untuk pulang

dibuat reconfirmation dengan pihak hotel

2. Sebelum pulang, pastikan bil hotel dibayar

3. Semak resit dari segi amaun yang dibayar dan butiran

Lain.

31


32/49

(c) Bahan Pameran Di Pejabat Kedutaan / Konsulat General

1. Bahan pameran boleh ditinggalkan di Pejabat Kedutaan atau

Konsul General (jika diperlukan)

2. Penghantaran bahan pameran perlu diuruskan dengan pihak

yang berkenaan sebelum kembali ke Malaysia

C. Persediaan Selepas Pameran

1. Pemulangan bahan dan peralatan pameran kepada pegawai

yang berkenaan

2. Pemprosesan dan penganalisisan Soal-Selidik Pengunjung

3. Pemprosesan dan penganalisisan Soal-Selidik Peserta

4. Pemprosesan soalan dan cadangan daripada pengunjung

pameran untuk dijawab oleh pihak-pihak yang berkenaan

32


33/49

Kaunter Penerangan

Pengwujudan kaunter penerangan ini banyak memberikan faedah kepada

orang ramai yang datang berurusan. Di antara kebaikan yang dihasilkan termasuklah :

i) Mengurangkan jumlah pelanggan dalam barisan dengan

mengasingkan pelanggan yang benar-benar bersedia untuk

mendapatkan perkhidmatan dengan pelanggan yang

kurang pasti apa,di mana dan bagaimana mereka boleh

mendapatkan perkhidmatan yang diperlukan.

ii) Menjimatkan masa menunggu pelanggan dan juga masa

staf yang bertugas di kaunter. Ini adalah kerana kedua-dua

pihak jelas mengenai sesuatu urusniaga dan

tanggungjawab masing-masing.

iii) Memudahkan orang ramai mendapat kan penjelasan tanpa

perlu berbaris di kaunter perkhidmatan.

iv) Dapat meningkatkan imej jabatan di kacamata orang ramai

kerana peka dan sentiasa bersedia untuk memahami dan

membantu mereka.

v) Bahan-bahan selain daripada bahan promosi pendidikan

Malaysia, TV yang menanyangkan dokumentasi tentang

33


34/49

pemandangan, cara hidup, pembangunan Malaysia,

maklumat IPTA/IPTS dapat tambah lagi hasil pelanggan.

vi) Maklumat yang lemgkap dari segi proses, prosedurdan

perkara-perkara lain yang berhubung dengan permohonan

visa , kemasukan kursus, latihan Bahasa Inggeris dan lain-

lain permohonan harus disebar dengan meluas. Nrma

masa pemprosesan diketahui umum untuk mengelakkan

pelanggan daripada tertanya-tanya atau tertunggu-tunggu

tambahan pula ia juga dapat pencapaian kerja yang

mengikut jadual yang ditetapkan .

Isu berkaitan kualiti sedang hangat dibincangkan pada masa sekarang

khususnya untuk industri yang berteraskan kepada pemberian perkhidmatan.Kualiti

perkhidmatan dinyatakan sebagai kepuasan pelanggan dan juga darjah perbezaan

antara harapan dan persepsi pelanggan terhadap perkhidmatan yang di terima.

Jelasnya adalah penting untuk mengetahui keperluan pelanggan yang sebenar.

Satu pasukan dari USA yang terdiri daripada Zeithaml, Parasuraman dan Berry

(1990) telah menjalankan kajian yang menunjukkan bahawa pelanggan membentuk

persepsi ke atas kualiti daripada elemen-elemen perkhidmatan di bawah:

34


35/49

Satu pasukan dari USA yang terdiri daripada Zeithaml, Parasuraman dan Berry

(1990) telah menjalankan kajian yang menunjukkan bahawa pelanggan membentuk

persepsi ke atas kualiti daripada elemen-elemen perkhidmatan di bawah:

1. Nyata: Bentuk kemudahan fizikal, alatan, personel dan komunikasi.

2. Kebolehpercayaan : Kemampuan untuk menyediakan perkhidmatan yang

dijanjikan dengan baik.

3. Sambutan : Bersedia untuk membantu pelanggan dan memberikan

perkhidmatan dengan cepat.

4. Jaminan : Pengetahuan dan kesopanan pekerja serta kemampuan mereka

dalam menyakinkan pelanggan.

5. Kesefahaman : Layanan mesra yang diberikan oleh sesebuah syarikat

secara individu kepada pelanggan.

Jika staf yang berkhidmat di kaunter mengikut langkah-langkah tersebut,

kelambatan, penggunaan budibicara dan tuduhan-tuduhan mengenai keputusan

yang tidak adil akan dapat dikurangkan. Contoh menyebaran maklumat tentang

proses permohonan pas pelajar bagi mereka yang ingin melanjutkan pengajian ke

Malaysia. LAMPIRAN 4

35


36/49

LAMPIRAN 4

CARTA ALIRAN MEMPROSES PERMOHONAN PAS PELAJARIPTA (PERMOHONAN BARU)

(Piagam Pelanggan 2 minggu)

36

IPTA MENGEMUKAKAN

PERMOHONAN KE PEJABATIMIGRESEN NEGERI

PERMOHONAN DIPROSES

KEPUTUSA

TOLAK LULUS

SERAH SURAT KELULUSANKPD IPT

PELAJAR TIBADI PINTU MASUK

WAKIL IPT HADIR KEPEJABAT IMIGRESEN NEGERI

UNTUK BAYARAN DANPROSES PENGELUARAN PAS

PELAJAR

TIDAKTERATUR TERATUR


37/49

Kerajaan Elektronik : Ke arah Peningkatan kualiti Perkhidmatan

Sektor awam seringkali dikaitkan dengan birokrasi yang membawa kepada

pelbagai kelemahan dalam pengurusannya. Hal ini juga dikaitkan dengan pengaruh

penggunaan kertas yang membawa kepada kelambatan dalam sesuatu urusan.

Konsep Kerajaan Elektronik

Kerajaan elektronik merangkumi tiga bahagian iaitu perhubungan antara

jabatan kerajaan, dalam jabatan kerajaan, serta perhubungan di antara jabatan

kerajaan dena orang awam atau swasta. Matlamat kerajaan elektronik ialah

menggunakan teknologi maklumat canggih untuk :

1. Menjadikan perkhidmatan awam lebih telus, efektif dan berkomunikasi..

2. Memberi perkhidmatan pentadbiran yang berkualiti tinggi dan berkos

rendah kepada orang awam dan swasta.

3. Menggunakan teknologi multimedia untuk mempertingkatkan keberkesanan

kerajaan.

4. Meningkatkan penyertaan awam dalam segala projek pembangunan

kerajaan.

37


38/49

(Berita INTAN, Mei-Jun 1997)

Bedasarkan perkhidmatan-perkhidmatan di atas, kerajaan telah memberi

penekanan kepada program e-pentadbir( e-government) dan e- perkhidmatan awam.

e-perkhidmatan awam bermaksud sebuah perkhidmatan yang cekap,berkualiti dan

efisyen berdasarkan moto : - Online, Anytime, Anywhere (MIMOS , 1999)

Selain daripada Website Kementerian Pengajian Tinggi Malaysia, Kementerian

Pelajaran Malaysia. Pejabat Promosi Pendidkan Malaysia juga mempunyai website

sendiri iaitu : www.china.studymalaysia.com pelajar bukan sahaja dapat mencari

maklumat tentang peluang melanjutkan pelajaran ke Malaysia ia juga boleh

menghantar email kepada pejabat promosi untuk mendapatkan maklumat yang lebih

terperinci.

38
http://www.china.studymalaysia.com/http://www.china.studymalaysia.com/


39/49

Pengurusan Harta Modal, Inventori dan Bekalan Pejabat

-Harta benda Kerajaan perlu diurus sama pentingnya dengan komponen-komponen lain(iaituman and money)

Pegawal adalah bertanggungjawab untuk mempastikan bahawa harta benda

dalam Pejabat Promosi Pendidikan Malaysia dibeli,digu dan duuruskan dengan

sempurna,cekap dan berkesan. Tatacara, data-data kewangan dan maklumat

fizikal adalah sentiasa kemaskini dan terkawal serta urusan perolehan dan

penstoran asset Kerajaan adalah diuruskan mengikut peraturan/tatacara

pengurusan stor dan asset kerajaan yang telah ditetapkan.

Pengurusan Aset

Pengurusan asset adalah salah satu komponen dalam pengurusan sumber-

sumber kerajaaan keseluruhannya yang terdiri daripada man , money dan material.

Ketiga-tiga aspek ini adalah penting dalam operasi harian dalam melaksanakan

aktiviti-aktiviti pejabat. Ketiga-tiga sumber ini sekiranya digemblengkan dengan

cara berkesan dan cekap akan dapat menghasilkan output yang berfaedah dan

berguna. Kelemahan-kelemahan dalam pengurusan asset Kerajaan antaranya

seperti berikut:

39


40/49

1. Penyelenggaraan peralatan yang lemah;

2. Peralatan yang tidak digunakan sepenuhnya;

3. Kelemahan kawalan inventori yang mengakibatkan pembelian berlebihan

atau berkurangan;

4. Kawalan paras inventori tidak disemak oleh pengurusan dari masa ke

Semasa;

5. Penyimpanan di tempat yang tidak sesuai;

6. Peralatan yang tidak digunakan atau ketinggalan teknoligi;

7. Rekod-rekod tidak dikemaskinikan;

8. Item yang melebihi tempoh penggunaan masih tersimpan;

9. Semak uji terhadap asset yang diterima tidak diawasi dan;

10. Kelemahan kawalan fizikal asset.

Daftar Harta Modal

Daftar harta Modal dengan menggunakan sistem kad kalamazoo akan

mengandungi butiran yang lengkap mengenai setiap harta modal pejabat.

Kad ini akan digunakan untuk merekod semua jenis asset. Butir-butir dan kos

penyelenggaraan harta modal berkenaan untuk mengesan sama ada harta modal itu

masih ekonomik untuk terus dikendalikan.

Daftar Inventori

Daftar Inventori digunakan untuk merekodkan barangan terluak yang bukan

40


41/49

merupakan harta modal. Daftar berasingan dikendalikan bagi barangan inventori

untuk mengelakkan pengendalian butir-butir terperinci termasuk penyelenggaraan

barangan berkenaan yang bukan merupakan harta modal dan kurang daripada RM

500.00 setiap satu atau tidak dianggap sebagai asset.

Daftar Bekalan Pejabat

Daftar bekalan Pejabat akan menggunakan system buku daftar dan akan

merekod semula jenis bekalan luakDaftar bekalan Pejabat akan menggunakan

system buku daftar dan akan merekod semula jenis bekalan luak

Masalah-Masalah yang dihadapi semasa Mempromosikan Pendidikan Malaysia

Kelewatan Memproses Pas Pelajar Antarabangsa

Kebelakangan ini, Pejabat Promosi Pendidikan Malaysia menerima banyak

rungutan daripada institusi pengajian tinggi swasta (IPTS) dan juga pelajar-pelajar

yang ingin melanjutkan pengajian ke Malaysia mengenai kelewatan pengeluaran pas

pelajar antarabangsa . akibat daripada itu, Malaysia dipandang oleh masyarakat luar

negara sebagai tidak efisen dan mesra-pelanggan dalam menguruskan kemasukan

pelajar antarabangsa ke Malaysia.

41


42/49

Akibat daripada kelewatan mendapatkan pas pelajar, negara Malaysia

kehilangan sebilangan pelajar antarabangsa yang membuat keputusan untuk

menerima tawaran melanjutkan pengajian di negara lain.

Kelayakan Minima Mengikut Kursus Pengajian Tidak Dipantau

Dalam mempertimbangkan kemasukan pelajar antarabangsa untuk mengikut

kursus pengajian di institusi pengajian tinggi (IPT) Malaysia, perlu mengambilkira

kelayakan minima pelajar dengan mematuhi kelayakan minima mengikut kursus

pengajian yang ditetapkan oleh Lembaga Akreditasi Negara (LAN). Setakat ini

kelayakan masuk pelajar antarabangsa tidak dirujuk kepada Kementerian Pengajian

Tinggi Malaysia atau LAN.

Keberkesanan Strategi Promosi Pendidikan

Perkembangan dan peningkatan bilangan pelajar antarabangsa melanjutkan

pengajian di Malaysia bukan sahaja bergantung kepada keberkesanan pelaksanaan

strategi promosi pendidikan di luar negara, malahan berasakan khidmat sokongan

dan kerjasama daripada semua Kementerian dan Agensi kerajaan yang berkaitan

Khususnya yang bertanggungjawab terhadap pengurusan kemasukan pelajar

antarabangsa ke Malaysia.

42


43/49

Pemantauan Pelajar Antarabangsa

Kemasukan pelajar antarabangsa juga memerlukan pemantauan secara

berterusan oleh semua Agensi yang terlibat. Ini adalah penting kerana maklumat serta

data kemasukan pelajar antarabangsa sering tidak selaras antara JIM dan

Kementerian Pengajian Tinggi Malaysia.

Cadangan Atas Menyelesaian Masalah-Masalah Tersebut

Penubuhan satu Jawatankuasa Khas Pengurusan Pusat Sehenti Kelulusan

Pas Pelajar bagi pelajar antarabangsa supaya dapat menyelaraskan pengurusan dan

pentadbiran di antara Kementerian dan Agensi Kerajaan yang berkaitan dengan

kemasukan pelajar antarabangsa ke IPT di Malaysia.

Jawatankuasa Khas Pengurusan Pusat Sehenti Kelulusan Pas Pelajar akan

berfungsi seperti berikut :

1) menyelaraskan pengurusan permohonan pas pelajar dan permohonan rayuan

berasakan permohonan dan dokumen lengkap yang dikemukakan oleh IPT;

2) menyelaraskan syarat, criteria dan prosedur kemasukan pelajar ke IPT

Malaysia berasaskan dasar,perundangan dan peraturan-peraturan yang

sedang dikuatkuasakan;

43


44/49

3) menyelaraskan pengurusan pembuatan keputusan kelulusan atau penolakan

secara koletif antara Kementerian dan Agensi Kerajaan yang berkenaan

berasaskan garis panduan yang ditetapkan;

4) menyebarkan program dan aktiviti pemantauan terhadap IPTS dan pelajar

antarabangsa yang diberi kelulusan pas pelajar untuk menlanjutkan pengajian

di Malaysia;

5) Menyelaraskan pengurusan pengumpulan data dan maklumat mengenai

kemasukan pelajar antarabangsa ke IPT Malaysia;

6) Menyelaras pengurusan aduan pelanggan secara komprehensif antara

Kementerian dan Agensi Kerajaan yang berkenaan;

7) Menyelaraskan pengurusan kebajikan dan hal ehwal pelajar antarabangsa

semasa mengikut pengajian di IPT Malaysia;dan

8) Menyelaraskan perancangan dan penyelidikan berkaitan dengan kemasuk

pelajar antarabangsa.

Pelaksanaan Tugas dan Tanggungjawab Jawatankuasa Khas Pengurusan Pusat

Sehenti

Pelaksanaan Tugas dan Tanggungjawab Jawatankuasa Khas Pengurusan

Pusat Sehenti adalah seperti yang ditunjukkan dalam LAMPIRAN 5 dan Proses

Pengurusan permohonan di LAMPIRAN 6

44


45/49

LAMPIRAN 5

Carta Aliran ProsesPusat Sehentian: Pengurusan Permohonan

Pas Pengajian Bagi Pelajar Antarabangsa

45

IPTS MengemukakanPermohonan Pas Pengajian

Jawatankuasa Teknikal (Di KPTM)Menyemak Permohonan

PermohonanMenyerah BalikPermohonan Kepada IPTS

Mengemukakan Sesalinan PermohonanPas Pengajian Kepada Semua AhliJawatankuasa Sebelum Mesyuarat

JawatankuasaMembuat

Surat Makluman PenolakanKepada IPTS

Surat Makluman Kepada Kedutaan &Salinan Kepada IPTS

Kedutaan Cop Pasport Serta NamaIPTS & Keluarkan Pas Pelajar

IPTS Menerima Pelajar AntarabangsaDi Pintu Masuk

Tak Lengkap

Lengkap

Lulus

Tolak


46/49

LAMPIRAN 6

Proses Pengurusan Permohonan Kelulusan Pas Pengajian Bagi Pelajar

Antarabangsa

1. Institusi Pengajian Tinggi (IPT) mengemukakan permohonan kelulusan pas

pengajian untuk pelajar antarabangsa termasuk dokumen lengkap kepada

Kementerian Pengajian Tinggi(KPT);

2. Jawatankuasa Teknikal menyemak permohonan kelulusan pas pengajian

pelajar antarabangsa bagi memastikan permohonan dan dokumen yang

dikemukakan adalah lengkap dan teratur berasakan Senarai Semak uang

ditetapkan. Sekirannya permohonan tidak lengkap, permohonan akan

dikembalikan kepada IPT;

3. KPM akan mengemukakan sesalinan permohonan kelulusan pas pengajian

pelajar antarabangsa dan dokumen yang lengkap yang telah disemak kepada

semua Ahli Jawatankuasa Khas.

4. Ahli Jawatankuasa Khas akan meneliti permohonan kelulusan pas pengajian

pelajar antarabangsa pelajar antarabangsa berasakan bidang kuasa dan

tanggungjawab masing-masing dan menyediakan perakuan masing-masing

sebelum Mesyuarat Mingguan diadakan;

5. Sekretariat memanggil Ahli Jawatankuasa Khas Ke Mesyuarat Mingguan

berdasarkan tempat dan masa yang ditetapkan;

46

Pelajar Mendaftar Di IPTS

Imigresen Mengeluarkan Student IDMengikut Pendaftaran Pelajarn Di IPT


47/49

6. Ahli Jawatankuasa Khas membentangkan perakuan masing-masing dan

membuat keputusan kelulusan atau penolakan berasakan Senarai

Permohonan Kelulusan Pas Pengajian Pelajar Antarabangsa yang disediakan;

7. Jika ditolak,Sekretariat mengeluarkan surat pemakluman penolakan kepada

IPT untuk tindakan selanjutnya;

8. Jika diluluskan,surat kelulusan akan dipanjangkan kepada Kedutaan Besar

Malaysia atau Pejabat Perwakilan Malaysia di luar negara di tempat tinggal

asal pelajar berkenaan untuk tujuan pengeluaran visa dan urusan

memeteraikan cop dan nama IPT dalam passport;

9. wakil IPT yang dilantik oleh IPT masing-masing akan menerima pelajar

antarabangsa di pintu masuk ke Malaysia untuk dibawa berdaftar di IPT yang

berkenaan;dan

10.Setelah berdaftar di IPT,Imigresen akan mengeluarkan student ID mengikut

pendaftaran pelajar di IPT.

47


48/49

Kesan Atas Penubuhan Jawatankuasa Khas Pengurusan Pusat Sehenti

Penubuhan Jawatankua tersebut akan menjadi pemangkin terhadap usaha

untuk mempertingkatkan bilangan pelajar antarabangsa ke Malaysia. Kaedah ini juga

akan dapat memberi kesan positif terhadap system pemyampaian perkhidmatan

kepada pelajar-pelajar berkenaan.

Kesimpulan

Jelas daripada di atas bahawa usaha kita tidak berkesudahan. Sebagai sebuah

negara yang sedang membangun dan berada dalam ekonomi pasaran tidak boleh

tidak kita perlu membawa perubahan dari semasa ke semasa supaya kita sentiasa

mempunyai the winning edge. Peningkatan kualiti dan produktiviti adalah penting

memandangkan bahawa kita berhadapan dengan masyarakat yang semakin

sophisticated dan berpelajaran serta saingan hebat masyarakat dunia. Kualiti dan

produktiviti juga adalah angkubah-angkubah yang penting dalam menyalurkan

Perkhidmatan Awam kepada sektor ekonomi dan seterusnya menyokong strategi-

strategi saingan.

Kita memilih Perkhidmatan Awam sebagai profesyen kita. Dengan demikian

perkhidmatan profesyen kita kepada negara dapatlah kita anggap sebagai ibadah. Ini

membawa erti kita berkhidmat dengan seluruh keupayaan kita. Kita mestilah

memberikan perkhidmatan yang produktif,berkualiti dan amanah. Kita hendaklah

48


49/49

menjalankan tugas dengan penuh integriti dan berpuas hati dengan ganjaran yang

diberikan.

dasar cekap,bersih dan amanah ptk 44

Documents