daftar periksa audit mutu internallp3m.univrab.ac.id/wp-content/uploads/2017/04/formulir... · web...

of 32

INSTRUMEN AUDIT MUTU INTERNAL AKADEMIKNo. Dokumen

006/INST- UNIVRAB/LP3M/V/2016

No. Revisi

0.0

Halaman

1-27

Tanggal Terbit

01 Mei 2016

Ditetapkan,Rektor

Dr. Arisman Adnan,M.ScTanggal Audit : _____________________________ Auditte : 1_________________________________

Lokasi Audit : _____________________________ 2. ________________________________

Tim Audit : 1. ___________________________ 2. ___________________________

Petunjuk Pengisian : Berikan tanda check (√) pada kolom4 : apabila dokumen tersedia 100%

3 : apabila dokumen tersedia 75%

2 : apabila dokumen tersedia 50%

1 : apabila dokumen tersedia 25% atau tidak tersedia

of 32

ASPEK PENILAIAN DOKUMEN YANG DIBUTUHKAN Indikator

Ketersediaan Skor

Ada Tidak 4 3 2 1

1.1

1.1.a

Kejelasan, kerealistikan, dan keterkaitan antar visi, misi, tujuan dan sasaran Program StudiKeterangan:a. Dokumen menggambar

keterlibatan dosen, mahasiswa, tenaga kependidikan, alumni

b. Dokumen menjelaskan keterkaitan antara prodi dan fakultas.

c. Notulen rapat menjelaskan alasan dan rasional visi misi.

1 Undangan rapat VMT Jelas dan Realistik- Disusun oleh stakeholders- Didukung oleh Sarana

prasarana, dosen dan pegawai- Ada timeframe

2 Daftar hadir rapat

3 Berita acara rapat

4 Notulen

5 Visi misi, tujuan sasaran Fakultas

6 SK Visi misi, tujuan sasaran Prodi

1.1.b Strategi pencapaian sasaran dengan rentang waktu yang jelas dan didukung oleh dokumen.(Program studi menetapkan tonggak-tonggak capaian tujuan sebagai pelaksanaan renstra, serta mekanisme kontrol ketercapaiannya)

1 Renstra prodi (penjabaran dengan tahapan waktu yang jelas)

Strategi pencapaian sasaran:

(1) dengan tahapan waktu yang jelas dan sangat realistik

(2) didukung dokumen yang sangat lengkap.- Visi dijadikan acuan dalam merancang sasaran mutu dan kurikulum - Adanya renstra di tingkat Universitas dan Fakultas - Adanya RKAT yang di audit secara berkala -Ketercapaian RKAT serta evaluasi

2 Renop prodi (penjabaran dengan tahapan waktu yang jelas)

3 Dokumen yang menggambarkan posisi yang sedang berjalan berdasarkan milestone

4 Dokumen yang menggambarkan prosedur monitoring dan evaluasiex: AMI (daftar hadir, berita acara, jadwal, rangkuman); akreditasi (daftar hadir, berita

of 32


Ketersediaan Skor

Ada Tidak 4 3 2 1

acara, jadwal, rangkuman

1.2 Pemahaman visi, misi, tujuan, dan sasaran Program Studi oleh seluruh pemangku kepentingan internal (internal stakeholders): sivitas akademika (dosen dan mahasiswa) dan tenaga kependidikan.(Sosialisasi visi misi Program studi dilaksanakan secara sistematis dan berkelanjutan kepada pemangku kepentingan)

1 Dokumen kegiatan rutin berkesinambungan sosialisasi visi misi:

a. Berita acara

Dipahami dengan baik oleh seluruh sivitas akademika dan tenaga kependidikan.

b. daftar hadir

c. materi sosialisasi

d. notulen

2 Dokumen sosialisi, misal: a. Materi jadwalb. surat tugas

c. website

d. Poster, buku panduan, siaran, brosur,dll

1.3.2 Visi dan misi program studi dijadikan pedoman, panduan, dan rambu-rambu bagi pemangku kepentingan internal serta dijadikan acuan pelaksanaan renstra, keterwujudan visi, keterlaksanaan misi, ketercapaian tujuan melalui strategi-strategi yang dikembangkan.

1 Rencana kerja unit yang menggambarkan keterkaitannya dengan visi (serta dapat menjelaskan secara lisan)

2 Rencana kerja unit yang menggambarkan keterkaitan dengan misi (serta dapat menjelaskan secara lisan)

of 32


Ketersediaan Skor

Ada Tidak 4 3 2 1

3 Rencana kerja unit yang merujuk kepada ketercapaian tujuan.

4 Rencana kerja unit yang dijabarkan dalam strategi-strategi atau tahapan-tahapan.

2.1.1 Program studi memiliki tata pamong yang memungkinkan terlaksananya secara konsisten prinsip-prinsip tata pamong, terutama yang terkait dengan pelaku dan sistem yang baik (kelembagaan, instrumen, pendukung, kebijakan dan peraturan, kode etik).

1 Buku tata pamong.

2 Buku Panduan Akademi.

3 Buku peraturan akademik.

4 Kode etik dosen, mahasiswa, tenaga kependidikan.

2.1.2 Kelengkapan dan keefektifan struktur organisasi yang disesuaikan dengan kebutuhan penyelenggaraan dan pengembangan program studi

1 Struktur organisasi.

2 Tugas Pokok masing-masing perangkat prodi.

3 Fungsi masing- masing perangkat prodi.

4 Wewenang dan Tanggung jawab masing-masing

of 32


Ketersediaan Skor

Ada Tidak 4 3 2 1

perangkat prodi.

2.1.3 Keberadaan lembaga, mutu, SOP, dan efektifitas pelaksanaan kode etik.

1 Tim etik bidang akademik.

2 Tim etik bidang non akademik.

3 SOP atau prosedur mutu.

4 Implementasi SOP atau PM (contoh implementasi dibidang proses belajar mengajar).

2.2 Karakteristik kepemimpinan yang efektif dalam kepemimpinan operasional, organisasi, dan publik:

a. Operasional: mampu menjabarkan visi, misi, tujuan dan strategi kedalam renstra dan renop.

b. Organisasi: memahami tatakerja unit dalam organisasi.

c. Publik: kemampuan berkontribusi pada kegiatan di organisasi dan masyarakat.

1 Rencana strategi.

2 Rencana operasional.

3 WT, tata pamong, mekanisme kerja, prosedur kerja dan instruksi kerja.

4 Kartu keanggotaan organisasi kemasyarakatan.

2.3 Sistem pengelolaan fungsional 1 Program kerja prodi. Sistem pengelolaan fungsional dan operasional program studi berjalan

of 32


Ketersediaan Skor

Ada Tidak 4 3 2 1

dan operasional program studi mencakup fungsi pengelolaan (planning, organizing, staffing, leading, dan controlling), yang dilaksanakan secara efektif mewujudkan visi dan misi Program studi: a. Planning: perencanaan yang

dilakukan secara terstruktur oleh program studi.

b.Organizing: Prodi dibantu oleh sekretaris prodi/ketua jurusan/ketua bagian/tenaga kependidikan dalam mengelola aktifitas proses pembelajaran dan sumber daya yang dibutuhkan untuk meningkatkan efektifitas kinerja program studi.

c. Staffing: penempatan dan pengembangan personil mengacu pada struktur organisasi.

d. Leading: dalam menjalankan tugas kaprodi sesuai dengan wewenang dan tugas.

e. Controlling; melaksanakan fungsi pengendalian terhadap implementasi proses

sesuai dengan SOP, yang didukung dokumen yang lengkap.

2 Wewenang dan Tugas masing-masing perangkat (sekretaris prodi/ketua jurusan/ketua bagian/PSMF/tenaga kependidikan).

3 SK penempatan personil.

4 Surat tugas pengiriman personil untuk meningkatkan kualitas SDM.

5 Wewenang dan tugas Ketua program studi.

6 Bukti kinerja ketua program studi (salah satu contoh saja, misalanya notulen rapat kegiatan prodi).

7 Pelaksanaan monitoring dan evaluasi proses.

8 Bukti dokumen kegiatan monitoring dan evaluasi (bisa melalui jurnal kuliah, presensi dosen dan nilai mahasiswa, dll)

of 32


Ketersediaan Skor

Ada Tidak 4 3 2 1

pembelajaran

2.4.1 Penjaminan mutu: system penjaminan mutu pada program studi berjalan sesuai standard, ada umpan balik dan tindak lanjutnya serta didukung oleh dokumen yang lengkap.

1 Ada standar mutu yang meliputi: a. kebijakan mutu.

Sistem penjaminan mutu berjalan sesuai dengan standar penjaminan mutu, ada umpan balik dan tindak lanjutnya, yang didukung dokumen yang lengkap.

b. sasaran mutu

c. prosedur mutu.d. Instruksi kerja.

2 Mempunyai instrument umpan balik untuk:

a. Dosenb. Mahasiswac. Stakeholderd. Alumni

2.4.2 Implementasi penjaminan mutu: penjaminan mutu sudah berjalan diprogram studi yang mencakup siklus perencanaan, pelaksanaan, analisis, evaluasi, tindakan perbaikan dalam bentuk laporan monev dan audit.

1 Perencanaan kerja (renstra).

2 Dokumen pelaksanaan proses pembelajaran .

- Jadwal Perkuliahan- SK Pengampu Mata

Kuliah3 Dokumen hasil analisis proses

pembelajaran.4 Evaluasi proses pembelajaran.

of 32


Ketersediaan Skor

Ada Tidak 4 3 2 1

5 Dokumen tindakan perbaikan proses pembelajaran (contoh review kurikulum).

6 Laporan hasil audit akademik internal.

2.4.3 Monitoring dan evaluasi hasil penjaminan mutu di bidang pendidikan, penelitian, pelayanan/pengabdian kepada masyarakat, sarana prasarana, keuangan, manajemen, serta tindak lanjutnya yang terdokumentasi dan tersosialisasi dengan baik dan ditindaklanjuti di tingkat program studi.

1 Bukti hasil penelitian dosen.

2 Penulisan karya ilmiah dosen

3 Laporan pengabdian pada masyarakat yang dilaksanakan oleh dosen.

4 Daftar inventaris barang program studi.

5 Perencanaan keuangan program studi.

6 Dokumentasi dan rekam jejak sosialisasi di tingkat program studi.

2.5 Umpan balik Penjaringan umpan balik dan tindak lanjutnya.Sumber umpan balik antara lain dari: (1) dosen, (2) mahasiswa, (3) alumni, (4) pengguna lulusan.

Umpan balik digunakan untuk perbaikan kurikulum, pelaksanaan

of 32


Ketersediaan Skor

Ada Tidak 4 3 2 1

proses pembelajaran, dan peningkatan kegiatan program studi.

2.6 Upaya untuk menjamin keberlanjutan (sustainability) program studi

Ada bukti semua usaha dilakukan berikut hasilnya.

3.1.1 Efektivitas implementasi sistem rekrutmen dan seleksi calon mahasiswa untuk menghasilkan calon mahasiswa yang bermutu yang diukur dari jumlah peminat, proporsi pendaftar terhadap daya tampung dan proporsi yang diterima dan yang registrasi

1 Panduan Penerimaan mhs baru yg disahkan oleh rektor

Jika rasio ≥ 5, maka skor = 4.

2 Laporan pelaksanaan mhs baru

3 Data peserta pendaftar, ujian

4 SK peserta lulus

5 Daftar calom mhs yang mendaftar ulang

Jika rasio ≥ 95%, maka skor = 4.

6 Data mhsbaru transfer dan bukan transfer

Jika RM ≤ 0.25, maka skor = 4.

7 Rat-rata IKP mahasiswa 5 tahn terakhir

Jika IPK ≥ 3, maka skor = 4.

of 32


Ketersediaan Skor

Ada Tidak 4 3 2 1

3.1.2. Penerimaan mhs non reguler 1 Data jumlah mahs Jumlah mahasiswa yang diterima masih memungkinkan dosen mengajar seluruh mahasiswa dengan total beban mendekati ideal, yaitu kurang atau sama dengan 13 sks

2 Daftar SKS beban dosen tetap (≤ 13 SKS)

3.1.3 Profil mhs prestasi,reputasi akademik, minat bakat

1 Bukti penghargaan mhs bidang nalar (mis. Lomba ilmiah,bakat dan minat (olah raga, seni) tk lokal, nasional, internasional

Ada bukti penghargaan juara lomba ilmiah, olah raga, maupun seni tingkat nasional atau internasional.

3.1.4 Profil lulsan:Keteptan waktupnyelesaian studi, proporsi yang tepat waktu

1 SK pertama, SK yudisium kelulusan

Jika KTW ≥ 50%, maka skor = 4.

KTW = Lihat tabel 3.1.4

2 Daftar Presentase kelulusan tepat waktu

3 Daftar nama mhs DO atau mengundurkan diri (SK Rektor) 5 tahun terakhir

3.2 Layanan dan kegiatan kemahasiswaan (ragam,jenis,wadah,mutu,intensitas)

1 SK Rektor tentang layanan mhs meliputi : bimbingan konseling,minat bakat (ekstra kurukulir, peminaan soft skill, Bea siswa, Kesehatan

Ada semua (5 jenis) pelayanan mahasiswa yang dapat diakses.

2 Standar layanan, SOP layanan

3 Bukti pelaksanaan bimbingan konseling (waktu, tempat, berita acara

4 Bukti lpelaksanaan layanan minat bakat

5 SK Rektor tentang daftar

of 32


Ketersediaan Skor

Ada Tidak 4 3 2 1

peseta penerima beasiswa dari Universitas

6 Bukti kefektifan pelaksanaan layana kesehatan di klinik (ada kartu peseta, daftar kunjungan, nama dokter dan tenaga medis penunjang)

7 Bukti rekapitulasi kuesioner layanan yg diisi oleh mhspada kelima layanan

3.3 Pelacakan dan perekaman data lulusan: kekomprehensifan, pemutakhiran, profil masa tunggu kerja pertama, kesesuaian bidang kerja dengan bidang studi, dan posisi kerja pertama.

1 Bukti pelacakan alumni (web, manual

Ada upaya yang intensif untuk melacak lulusan dan datanya terekam secara komprehensif

3.3.1.b Penggunaan hasil pelacakan 1 Rekapitulasi instrumen yang didisi oeh alumni

Hasil pelacakan untuk perbaikan 4 item.

2 Bukti dari pelacakan alumni untuk perbaikan pembelajaran misalnya revisi kurikulum

3 Bukti untuk penggalangan dana (sumbangan dana)

4 Bukti sebgai informasi pekerjaan

5 Bukti untuk membangun jejaring

3.31.c Pendapat User 1 Instrumen yang didisi pengguna lulusan (user) dan hasil skor akhira 7 ad

Ada 7 jenis kompetensi.Skor akhir = [4 x (a) + 3 x (b) + 2 x

of 32


Ketersediaan Skor

Ada Tidak 4 3 2 1

kopeensi (c) + (d)] / 7

3.3.2 Profil masa tunggu kerja pertama 1 Grafik masa tunggu Jika RMT ≤ 3 bulan, maka skor = 4.

3.3.3 Profil kesesuaian bidang 1 Grafik keseuaian bidang kerja dengan kopetensinya

(p≥ 80% maka nilai 4)

3.4 Partisipasi Alumni mendukung pengembangan akademik dan non akademik

1 Bukti sumbangan dana Semua bentuk partisipasi dilakukan oleh alumni.

3.4.1 Untuk pengembangan akademik(nilai 4 jika semua aspek ada)

2 Bukti sumbangan failitas

3 Bukti keterlibatan dalam kegiatan akademik

4 Bukti ketrlibatan untuk pengembangan jejaring

5 Bukti penyediaan fasilitas untuk keg.akademik

3.4.2 Untuk pengembangan non akademik(nilai 4 jika semua aspek ada)

1 Bukti sumbangan dana

2 Bukti sumbangan failitas

3 Bukti keterlibatan dalam kegiatan non akademik

4 Bukti ketrlibatan untuk pengembangan jejaring

5 Bukti penyediaan fasilitas untuk keg non .akademik

4.1 Efektivitas sistem seleksi, perekrutan, penempatan, pengembangan, retensi, dan

1 Panduan penerimaan dosen yg

of 32


Ketersediaan Skor

Ada Tidak 4 3 2 1

pemberhentian dosen dan tenaga kependidikan untuk menjamin mutu penyelenggaraan program akademik

di SK kan Rektor2 Standar dan SOP seleksi

penerimaan dosen dan T.Kependidikan

3 Standar dan SOP penempatan dosen dan T.Kependidikan

4 Standar dan SOP pengembangan dosen dan T.Kependidikan

5 Standar dan SOP retensi dosen dan T.Kependidikan

6 Standar dan SOP pemberhentian dosen dan T.Kependidikan

Bukti pelaksanaan no-2-6 secara konsisten

7 Berita ujian tulis, psikotes, mikro teaching, calon dosen

8 Daftar hadir peserta

9 SK rektor pengumumamn lolos seleksi

4.2 Sistem monitoring dan evaluasi, serta rekam jejak kinerja dosen dan tenaga kependidikan

1 Pedoman tertulis monev dan rekam jejak kinerja dosen dan tenaga kependidikan yang di SK kan oleh Rektor

2 Laporan BKD dosen tiap semester yang mencakup tridarma PT

4.3.1.a Data dosen tetap S2 dan S3 yang bidang keahlian sesuai kopetensi PS (≥ 90% maka nilai 4)

1 Rekapitulasi dosen tetap S2 dan S3 S3 (dalam %) per total dosen tetap

of 32


Ketersediaan Skor

Ada Tidak 4 3 2 1

Legalisir iljazah 4.3.1.b Data dosen tetap S3 yang bidang

keahlian sesuai kopetensi PS (≥ 40% maka nilai 4)

2 Rekapitulasidosen S3 (dalam %) per total dosen tetapLegalisir ijazah S3

4.3.1.c Data dosen tetap yang memiliki jabatan Lektor kepala dan guru besaryang bidang keahlian sesuai kopetensi PS ((≥ 40% maka nilai 4)

3 rekapitulasi dosen yang Lektor kepala dan guru besarfc SK jabatan fungsional

4.3.1.d Data dosen yang memiliki Sertifikat pendidik(≥ 40% maka nilai 4)

4 Rekapitulasi dosen yang serdos (dalam %) per total dosenBukti Fisik : fc Sertifikat dosen

4.3.2 Rasio mhs terhadap dosen tetap yg sesuai bidang ( 27≤ RMD ≤ 33 maka nilai 4

5 Data mahasiswa

6 Data dosen

4.3.3 Rerata beban dosen persemester (11≤RFTE ≤ 13 SKS, maka nilai 4)

Ekapitulasi Rata-rata beban SKS dosen pesemesterSK mengajar

BKD persemester

4.3.4 &4.3.5

Kesesuaian keahlian (pendidikan terakhir) dosen dengan matakuliah yang diajarkan

1 Tabel : nama dosen, pendidikan, MK yan diajarkan ditandatangani oleh Kaprodi S K mengajar dosen tiap semester

2 Ijazah dosen

of 32


Ketersediaan Skor

Ada Tidak 4 3 2 1

4.3.4 &4.3.5

Tingkat kehadiran dosen tetap dalam mengajar (PKDT≥ 95%, maka nilai 4)

1 Rekapitulasi kehadiran dosen persemester ditandatangani oleh kaprodi

2 Absen perkuliahan

3 Berita acara perkuliahan

4.4 Jumlah, kualifikasi dan pelaksanaan tugas dosen tidak tetap

1 Tabel dosen tidak tetap

4.4.1 % jumlah dosen tidak tetap terhadap jumlah semua dosen (PDTT ≤ 10%maka nilai 4)

2 Ijazah dosen tdak tetap

4.4.2.a Kesesuaian keahlian dengan MK yang diajarkannya

1 SK mengajar dosen tidak tetap

2 Jadwal kuliah

4.4.2.b Kehadiran mengajar dosen tetap(PKDTT ≥ 95%, maka nilai 4)

1 Rekapitulasi kehadiran dosen tidak tetap persemester ditandatangani oleh kaprodi

2 Absen perkuliahan

3 Berita acara perkuliahan

4.5 Upaya peningkatan SDM

4.5.1 Kegiatan tenaga ahli/pakar (sebgai pembicara seminar,pembicara tamu,dsb dari luar PT tidak

1 Bukti laporan pelaksanaan seminar dll dengan pemicara dari luar

of 32


Ketersediaan Skor

Ada Tidak 4 3 2 1

termasuk dosen tidak tetap(J TAP≥ 12 orang maka nilai 4)

2 Foto kegiatan

3 Daftar hadir

4 Sertifikat kegiatan dll

4.5.2 Peningkatan kemampuan dosen tetap melalui program tugas belajar dalam bidang sesuai PS(SD≥4 maka nilai 4)jika dosen S2 dan S3> 90% atau S3>40% makan nilai 4Atau SD = 0,75N2+1,25N3

N2 = ƩTB S2 dan N3 =ƩTB S3

1 Bukti tugas belajar

4.5.3 Kegiatan dosen tetap yang keahlian sesuai PS dalam seminar/lokakarya/penataran/workshop/pagelaran/pameran/peragaan(SP≥3 maka nilai 4)SP = a+b/4 na= jumlah sebagai penyajib= jumlah sebagai pesertan= jumlah dosen tetap

1 Sertifikat/bukti lain sebgai penyaji

2 Sertifikat/bukti lain sebagai peserta

4.5.4 Prestasi dalam mendapatkan penghargaan hibah, pendanaan program dan kegiatan akademik dari tingkat nasional dan internasional; besaran dan

1 Laporan program yang mendapat hibah internasional/nasional/lokal

2 Kontrak

of 32


Ketersediaan Skor

Ada Tidak 4 3 2 1

proporsi dana penelitian dari sumber institusi sendiri dan luar institusi. Catatan: selama tiga tahun terakhir

4.5.5 Reputasi dan keluasan jejaring dosen dalam bidang akademik dan profesi

(> 30 % dosen tetap maka nilai 4)

1 Keanggotaan organisasi bidang akademik dan profesi

4.6 Tenaga kependidikan (pustakawan, laboran,analis,teknisioperator, programmer,staf Admin dan atau staf pendukung lain

A=(4X1+3X2+2X3)/4

X1= Ʃpustakawan S2/S3

X2= Ʃpustakawan D4/S1

X3= ƩpustakawanD1,D2/D3

(A≥4 maka nilai 4)

1 Data jumlah pustakawan kualifiaksi S2/S3, S1/D4, D1,D2,D3

2 Ijazah pustakawan

4.6.1.b Laboran,teknisi,operator,programer

1 Data jumlah

2 Ijazah

3 Uraian kegitan

4.6.1.c Tenaga administrasiX1= Ʃ admin D4/S1

X2= Ʃadmin D3

12

Data jumlah

Ijazah

of 32


Ketersediaan Skor

Ada Tidak 4 3 2 1

X3= Ʃadmin D1, D2

X4= Ʃadmin SMU/SMK

(D≥4 maka nilai 4)4.6.2 Prodi melakukan Peningkatan

kualifikasi dan kopetensi tenaga kependidikan

1 Sertifikat pelatihan

2 Bukti lain pengiriman tugas belajar/pelatihantenaga kepndidikan

3 Bukti pemberian fasilitas termasuk dana

4 Bukti adanya jenjang karir

+

5.1 Kurikulum memuat matakuliah yang mendukung pencapaian kompetensi lulusan dan memberikan keleluasaan pada mahasiswa untuk memperluas wawasan dan memperdalam keahlian sesuai dengan minatnya, serta dilengkapi dengan deskripsi matakuliah, silabus dan rencana pembelajaran.

1 Kurikulum yang berlaku pada tahun akademik dan memuat kompetensi lulusan (5.1.1)

2 SK Rektor tentang pemberlakuan kurikulum tersebutBukti matakulaiah yang penilaiannya mencakup aspek tugas(prak,PR makalah) mis dari blangko penilaian (5.1.2.b)

3 Silabi mata kuliah (5.1.2.c)

of 32


Ketersediaan Skor

Ada Tidak 4 3 2 1

4 RPP (Rencana Pelaksanaan Perkuliahan) untuk setiap mata kuliah (5.1.2.c)

5.1.4

Substansi praktikum dan pelaksanaan praktikum.Catatan:Peer group diharapkan menentukan modul-modul praktikum yang harus dilakukan, syarat minimal maupun yang lebih baik.

1 Pedoman Praktikum (5.1.4)

2 SK Rektor tentang pemberlakuan Pedoman Praktikum

3 Modul Praktikum

4 Monev praktikum

5.2.a, b

Kurikulum dan seluruh kelengkapannya harus ditinjau ulang dalam kurun waktu tertentu oleh program studi bersama fihak-fihak terkait (relevansi sosial dan relevansi epistemologis) untuk menyesuaikannya dengan perkembangan Ipteks dan kebutuhan pemangku kepentingan (stakeholders)

1 Bukti review kurikulum minimal 5 tahun sekali atau insidental (bisa mengganti kurikulum, penempatan mata kuliah, atau perubahan sks, dll).

2 Mekanisme monitoring dan evaluasi

3 Notulen rapat – rapat review kurikulum

4 Pelibatan pemangku kepentingan dalam rapat seperti :

a. Stakeholderb. Alumnic. Dosen

of 32


Ketersediaan Skor

Ada Tidak 4 3 2 1

Masukan dari pemangku kepentingan disajikan dalam bentuk deskripsi.

5.3 Pelaksanaan proses pembelajaran

5.3.a

Pelaksanaan pembelajaran memiliki mekanisme untuk memonitor, mengkaji, dan memperbaiki setiap semester tentang(a) kehadiran mahasiswa(b) kehadiran dosen(c) materi kuliah

1 Bukti monitoring kehadiran mahasiswa

2 Bukti evaluasi dari monitoring kehadiran mahasiswa

3 Bukti monitoring kehadiran dosen

4 Bukti evaluasi dari monitoring kehadiran dosen

5 Bukti monitoring materi kuliah

6 Bukti evaluasi monitoring materi kuliah

5.3.b

Mekanisme penyusunan materi perkuliahan

1 Notulensi penyusunan materi perkuliahan, yang melibatkan berbagai pemangku kepentingan

2 Mekanisme penyusunan materi perkuliahan di program studi

5.3.2

Mutu soal ujian

1 Contoh soal ujian secara acak minimal 5 soal dari mata kuliah yang berbeda

2 Dibuat oleh peer group

3 Ada pengesahan dari Kaprodi

of 32


Ketersediaan Skor

Ada Tidak 4 3 2 1

4 Soal sesuai silabi dan RPP

5.4

Sistem pembimbingan akademik: banyaknya mahasiswa per dosen PA, pelaksanaan kegiatan, rata-rata pertemuan per semester, efektivitas kegiatan perwalian

1 SK Dosen Pembimbing Mahasiswa (DPA)

2 Daftar mahasiswa / anak wali (5.4.1.a)

3 Buku bimbingan/perwalian (5.4.1.b,c)

4 Monev bimbingan/perwalian (5.4.2)

5.5Sistem pembimbingan tugas akhir (skripsi): ketersediaan panduan, rata-rata mahasiswa per dosen pembimbing tugas akhir, rata-rata jumlah pertemuan/ pembimbingan, kualifikasi akademik dosen pembimbing tugas akhir, dan waktu penyelesaian penulisan.

1 SK Pembimbing Skripsi & Penguji

2 Buku Panduan Penyelesaian Tugas Akhir / Skripsi yang isinya meliputi :a. Mekanisme pembimbinganb. Kualifikasi dosen pembimbingc. Batas jumlah mahasiswa bimbingand.Batas waktu penyelesaian penulisan, dll (5.5.1.a)

2 Daftar rata-rata mahasiswa bimbingan tiap dosen(5.5.1.b)

3 Bukti buku Bimbingan

4 Berita acara Ujian Skripsi

5 Bukti rata –rata waktu penyelesaian TA (5.5.2)

of 32


Ketersediaan Skor

Ada Tidak 4 3 2 1

6 SK Yudisium

7 Pengesahan Nilai

5.6

Upaya perbaikan sistem pembelajaran yang telah dilakukan oleh program Studi secara berkala. (Bisa dilakukan minimal 3 tahun sekali)

1 Bukti perbaikan dari segi materi pembelajaran.

2 Bukti perbaikan dari segi metode pembelajaran.

3 Bukti perbaikan dari segi penggunaan teknologi pembelajaran

4 Bukti perbaikan dari segi cara-cara evaluasi.

5.7Upaya peningkatan suasana akademik: Kebijakan tentang suasana akademik, Ketersediaan dan jenis prasarana, sarana dan dana, Program dan kegiatan akademik untuk menciptakan suasana akademik, Interaksi akademik antara dosen-mahasiswa, serta pengembangan perilaku kecendekiawanan

1 Kebijakan tertulis tentang suasana akademik (otonomi keilmuan, kebebasan akademik, kebebasan mimbar akademik, sarana prasarana, dana).

2 Kegiatan akademik yang melibatkan dosen dan mahasiswa (kemitraan dosen-mahasiswa) dalam seminar, pelatihan,lokakarya.

3 Bukti pengembangan perilaku kecendekiawanan dalam bidang :a. Sosialb.Pelestarian Lingkungan c. Peningkatan kesejahteraan

of 32


Ketersediaan Skor

Ada Tidak 4 3 2 1

masyarakatd. Penanggulangan bencanae. Bidang Ekonomi, politik, dll.

4 Monitoring dan evaluasi program peningkatan suasana akademik.

6.1

Keterlibatan program studi dalam perencanaan target kinerja, perencanaan kegiatan/ kerja dan perencanaan/alokasi dan pengelolaan dana. Keterlibatan aktif program studi harus tercerminkan dengan bukti tertulis tentang proses perencanaan, pengelolaan dan pelaporan serta pertanggungjawaban penggunaan dana kepada pemangku kepentingan melalui mekanisme yang transparan dan akuntabel.

(Dokumen pengelolaan dana yang mencakup perencanaan, penerimaan, pengalokasian, pelaporan, audit, monitoring dan evaluasi, serta pertanggungjawaban kepada pemangku kepentingan)

1 Bukti perencanaan penggunaan dana

2 Bukti penerimaan dana

3 Bukti pengalokasian dana untuk kegiatan Program Studi

4 Alur penggunaan dana sesuai dengan perencanaan.

5 Bukti pelaporan keuangan Program studi

6 Bukti audit keuangan program studi

7 Bukti monitoring dan evaluasi Program Studi.

8 Laporan pertanggung jawaban keuangan kepada pemangku kepentingan.

6.1.2

Mekanisme penetapan biaya

1 Notulen rapat

2 Daftar Hadir Rapat

of 32


Ketersediaan Skor

Ada Tidak 4 3 2 1

pendidikan mahasiswa dengan mengikutsertakan semua pemangku kepentingan internal.

3 Kebijakan yang diputuskan berdasarkan dari hasil rapat.

4 Out put dari kebijakan rapat tentang penetapan biaya pendidikan.

6.2

Dana operasional dan pengembangan (termasuk hibah) untuk mendukung kegiatan program akademik (pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat) program studi .

1 Bukti pengelolaan dana untuk pendidikan di Program Studi

Jumlah dana operasional/mahasiswa/tahun (=DOM) (jika DOM ≥ 18 jt maka nilai 4)

6.2.1

Penggunaan dana untuk operasional (pendidikan, penelitian, pengabdian pada masyarakat, termasuk gaji dan upah). 2 Bukti pengelolaan dana untuk

penelitian di Program Studi3 Bukti pengelolaan dana untuk

pengabdian masyarakat di Program Studi

4 Bukti pengelolaan dana untuk gaji,upah

6.2.2

Dana penelitian dosen tetap yang terserap di Prodi.

1 Laporan Penelitian Dosen Rata-rata dana penelitian/dosen

tetap/tahun (=RPD)Jika RPD ≥ 3 juta,

maka skor = 4.

2 Data dana yang terserap

6.2.3Dana pengabdian pada masyarakat oleh dosen tetap yang

1 Laporan Pegabdian pada Masyarakat Dosen

Jika RDPKM ≥ 1.5 juta, maka skor = 4.

of 32


Ketersediaan Skor

Ada Tidak 4 3 2 1

terserap di Prodi. RDPKM = (nd + ne + nf)/(3 x Banyaknya dosen tetap)

nd = Besar dana PkM pada TS-2ne = Besar dana PkM pada TS-1nf = Besar dana PkM pada TS

2 Data dana yang terserap

6.3

Prasarana :Ruang kerja dosen yang memenuhi kelayakan dan mutu untuk melakukan aktivitas kerja, pengembangan diri, dan pelayanan akademik

1 Ada ruang dosen

2 Luas ruang kerja dosen. (Jumlah luas ruang kerja dosen dibagi jumlah dosen tetap > 4 m)

6.3.2

Prasarana (kantor, ruang kelas, ruang laboratorium, studio, ruang perpustakaan, kebun percobaan, dsb. kecuali ruang dosen) yang dipergunakan PS dalam proses pembelajaran.

1 Ruang kantor

2 Ruang Laboratorium

3 Ruang perpustakaan

4 Kebun percobaan

Sistem pengelolaan prasarana dan sarana berupa kebijakan, peraturan, dan pedoman/panduan untuk aspek: pengembangan dan

1 SK Pimpinan tentang pengelolaan sarana dan prasarana

2 Pedoman pencatatan inventaris barang di Program Studi

of 32


Ketersediaan Skor

Ada Tidak 4 3 2 1

pencatatan, penetapan penggunaan, keamanan dan keselamatan penggunaan, pemeliharaan/perbaikan/kebersihan.

3 Pedoman penggunaan sarana dan prasarana.

4 Pedoman tertulis pemeliharaan dan pengamanan inventaris barang

6.3.3

Prasarana lain yang menunjang (misalnya tempat olah raga, ruang bersama, ruang himpunan mahasiswa, poliklinik)

1 Tempat Olah Raga

2 Ruang bersama untuk kuliah maupun kegiatan akademik dan non akademik

3 Ruang Himpunan Mahasiswa

4 Poliklinik

6.4.1

Akses dan pendayagunaan sarana yang dipergunakan dalam proses administrasi dan pembelajaran serta penyelenggaraan kegiatan Tridharma PT secara efektif.

1 Bahan pustaka berupa buku teks.

(nilai= jmlh judul/100)

2 Bahan pustaka berupa skripsi, tugas akhir, thesis, desertasi

(nilai= jmlh judul/50)

3 Bahan pustaka berupa jurnal ilmiah terakreditasi DIKTI

( ≥3judul jurnal, maka nilai 4)

4 Bahan pustaka berupa jurnal ilmiah internasional


5 Bahan pustaka berupa prosiding seminar dalam tiga tahun terakhir


of 32


Ketersediaan Skor

Ada Tidak 4 3 2 1

6.4.2

Akses ke perpustakaan di luar PT atau sumber pustaka lainnya

MOU pustaka dengan instansi lain

Ada beberapa perpustakaan di luar PT yang dapat diakses dan sangat baik fasilitasnya Atau jika nilai rata-rata dari butir 6.4.1 3.

6.4.3

Ketersediaan, akses dan pendayagunaan sarana utama di lab (tempat praktikum, bengkel, studio, ruang simulasi, rumah sakit, puskesmas/balai kesehatan, green house, lahan untuk pertanian, dan sejenisnya)

1 Jadwal penggunaan laboratorium bersama

Sangat memadai, terawat dengan sangat baik, dan PS memiliki akses yang sangat baik (memiliki fleksibilitas dalam menggunakannya di luar kegiatan praktikum terjadwal).

2 Jadwal pengunaan klinik

3 Jadwal penggunaan ruang bersama

6.5

6.5.1

Akses dan pendayagunaan sistem informasi dalam pengelolaan data dan informasi tentang penyelenggaraan program akademik di program studiSistem informasi dan fasilitas yang digunakan program studi dalam pembelajaran(hardware,software,e-learning,perpustakaan dll)

1 Ada Komputer yang terhubung dengan jaringan luas/internet

Dengan komputer yang terhubung dengan jaringan luas/internet, software yang berlisensi dengan jumlah yang memadai. Tersedia fasilitas e-learning yang digunakan secara baik, dan akses on-line ke koleksi perpustakaan.

2 Tersedia Software basis data yang memadai.

3 Tersedia akses terhadap data yang relevan sangat cepat.

4 Bagaimana Blueprint sistem Informasi

Sistem informasi untuk pengelolaan prasarana dan sarana yang transparan, akurat dan cepat.

1 SK pengelola sistem informasi

2 Rencana kegiatan pengelolaan sistem informasi sarpras.

3 Mempunyai fasilitas sistim inforrmasi untuk pengelolaan sarana dan prasarana yang

of 32


Ketersediaan Skor

Ada Tidak 4 3 2 1

transparan, akurat dan cepat.4 Monitoring dan Evaluasi

pengelolaan sarpras

6.5.2

Aksesibilitas data dalam sistem informasi

Nilai butir ini didasarkan pada hasil penilaian 11 jenis data (lihat kolom 1 pada tabel butir 6.5.2) dengan cara berikut:

Skor akhir = (jumlah total skor pada ke-11 jenis data) : 11

1 Tersedia Website institusi Aksesibilitas data dalam sistem informasi untuk:

1. Mahasiswa2. KRS3. Jadwal kuliah4. Nilai5. Transkrip akademik6. Lulusan7. Dosen8. Pegawai9. Keuangan10. Inventaris

Data ditangani dengan komputer,serta dapat diakses melalui jariangan luas(WAN)

2 Fasilitas internet

3 Jaringan lokal

4 Jaringan nirkabel

7

Produktivitas dan mutu hasil penelitian dosen dalam kegiatan penelitian, pelayanan/pengabdian kepada masyarakat, dan kerjasama, dan keterlibatan mahasiswa dalam kegiatan tersebut

Pedoman tertulis penelitian (perencanaan, pelaksanaan evaluasi) yang di sahkan dengan SK rektor

Jika NK ≥ 2, maka skor = 4.

NK = Nilai kasar =

Keterangan:

na = Jumlah penelitian dengan biaya luar

7.1.1 Jumlah kegiatan penelitian sesuai bidang PS

Laporan penelitian dosen 3 tahun terakhir (lengkap dengan kontrak)

of 32


Ketersediaan Skor

Ada Tidak 4 3 2 1negeri yang sesuai bidang ilmu

nb = Jumlah penelitian dengan biaya luar

yang sesuai bidang ilmu

nc = Jumlah penelitian dengan biaya dari PT/sendiri yang sesuai bidang ilmu

f = Jumlah dosen tetap yang bidang keahliannya sesuai dengan PS

7.1.2

Keterlibatan mahasiswa yg melakukan tugas akhir dalam penelitian dosen

1 Skripsi mahasiswa Jika PD ≥ 25%, maka skor = 4.

PD = Persentase mahasiswa yang melakukan tugas akhir dalam penelitian dosen

2 Laporan penelitian dosen

7.1.3

Jumlah artikel ilmiah yang dihasilkan oleh dosen tetap yang bidang keahliannya sama dengan PS, selama 3 tahun

1 Artikel dosen yang ditebitkan di Jurnal lokal, nasional,internasional (na,nb,nc)

Jika NK ≥ 6, maka skor = 4.NK = Nilai kasar =

Keterangan:f = Jumlah dosen tetap yang

bidang keahliannya sesuai dengan PS

na, nb, nc dapat dilihat pada Tabel 7.1.3.

7.1.4Karya-karya PS/institusi yang telah memperoleh perlindungan Hak atas Kekayaan Intelektual (HaKI) dalam tiga tahun terakhir

1 Bukti dokumen HAKI Dua atau lebih karya yang memperoleh HAKI (nilai 4)

of 32


Ketersediaan Skor

Ada Tidak 4 3 2 1

7.2

Kegiatan pelayanan/pengabdian kepada masyarakat (PkM): banyaknya kegiatan, total dana PkM, dan upaya pengembangan kegiatan pelayanan/pengabdian kepada masyarakat

Pedoman tertulis tentang Pengabdian Masyarakat yang disahkan oleh rektor

7.2.1

Jumlah kegiatan pelayanan/pengabdian kepada masyarakat (PkM) yang dilakukan oleh dosen tetap yang bidang keahliannya sama dengan PS selama tiga tahun.

1 Laporan Pengabdian NK = Nilai kasar =

Jika NK ≥ 1, maka skor = 4.a= luar negic= luar PT d= PT sendirif= jmlh dosen tetap sesuai PS

7.2.2 Keterlibatan mahasiswa dalam kegiatan pelayanan/pengabdian kepada masyarakat

1 Nama-nama mahasiswa ada dalam setiap laporan PkM

Mahasiswa terlibat penuh dan diberi tanggung jawab.

2 Uraian tugas mahsiswa dalamPkM

3 Foto kegiatan

4 Absensi

7.3 Jumlah dan mutu kerjasama yang efektif yang mendukung pelaksanaan misi program studi dan institusi dan dampak kerjasama untuk penyelenggaraan dan pengembangan program studi

1 Pedoman tertulis tentang kerjasama dalam dan luar negri yang disahkan oleh rektor

Ada kerjasama dengan institusi di dalam negeri, banyak dalam jumlah. Semuanya relevan dengan bidang keahlian PS.(jumlahnya banyak)

Tingkat kecukupan bergantung pada jumlah dosen tetap PS.

7.3.1 Kegiatan kerjasama dengan instansi di dalam negeri dalam tiga tahun

1 Data jumlah MOU dalam negri

of 32


Ketersediaan Skor

Ada Tidak 4 3 2 1

terakhir 2 Dokumen MOU kerja sama dalam negri

7.3.2 Kegiatan kerjasama dengan instansi di luar negeri dalam tiga tahun terakhir.

1 Data jumlah MOU luar negri Ada kerjasama dengan institusi di luar negeri, banyak dalam jumlah. Semuanya relevan dengan bidang keahlian PS.(jumlahnya cukup)Tingkat kecukupan bergantung pada jumlah dosen tetap PS.

2 Dokumen MOU kerja sama luar negri

Catatatan :- Skor 4 menunjukkan kategori Conformity (Kesesuaian)- Skor 3 menunjukkan kategori Observasi (Saran/ peluang perbaikan), selanjutnya hasil temuan visitasi dikonversikan ke dalam form OBSERVASI- Skor 2 & 1 menunjukkan kategori Non Conformity (Ketidaksesesuaian), selanjutnya hasil temuan visitasi dikonversikan ke dalam form NCR (Non Conformity/Ketidaksesuaian)- Skor 2 & 1 menunjukkan kategori Non Conformity (Ketidaksesesuaian), selanjutnya hasil temuan visitasi dikonversikan ke dalam form NCR (Non

Conformity/Ketidaksesuaian)

Menyetujui,Ketua LP3M

________________________________NIDN. ..........................

Pekanbaru, .......................................Auditor Mutu Internal :

.....................................................NIDN. ...........................................

of 32

Pernyataan Saya dengan ini menyatakan benar-benar telah melaksanakan audit dengan mentaati kode etik auditor sebagaimana ditetapkan oleh Rektor

Pekanbaru, 20Saya yang menyatakan

______________________

daftar periksa audit mutu internallp3m.univrab.ac.id/wp-content/uploads/2017/04/formulir... · web...

Documents