cover garis panduan 5s 2011 - phg.icu.gov.my · pdf filemewujudkan persekitaran kerja yang...

GARIS PANDUANPELAKSANAAN AMALAN 5S ICU JPM

Unit Penyelarasan PelaksanaanUnit Penyelarasan PelaksanaanJabatan Perdana Menteri

ICU JPM

GARIS PANDUAN PELAKSANAAN

Unit Penyelarasan Pelaksanaan Jabatan Perdana Menteri

PUTRAJAYA

[Garis Panduan Pelaksanaan Amalan 5S ICU JPM] | 2

GARIS PANDUAN PELAKSANAAN AMALAN 5S ICU JPM

1.0 TUJUAN

i. Memberi penerangan berhubung pelaksanaan Amalan 5S kepada ICU JPM;

ii. Menerangkan panduan asas kaedah pelaksanaan audit dalaman Amalan 5S kepada ICU JPM;

iii. Memastikan keseragaman pelaksanaan Amalan 5S di ICU JPM keseluruhannya.

1.1 LATAR BELAKANG

Perkembangan globalisasi dan liberisasi ekonomi dunia menuntut setiap Negara

dan warganya berubah mengikut kehendak pasaran dan tuntutan pelanggan.

Organisasi tidak mempunyai pilihan selain memperbaiki proses dan sistem

penyampaian (delivery system) dengan mempertingkatkan kaedah dan

pendekatan yang digunakan.

Amalan 5S merupakan salah satu daripada inisiatif kualiti yang amat berkesan

dalam usaha untuk menerapkan budaya penambahbaikan di kalangan warga

ICU JPM. Amalan 5S merujuk kepada singkatan perkataan dalam bahasa Jepun

iaitu iaitu Seiri (Sisih), Seiton (Susun), Seiso (Sapu), Seiketsu (Seragam), dan

Shitsuke (Sentiasa Amal). Amalan 5S ini dapat memperkukuhakan lagi Sistem

Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2008 ICU JPM dan Total Qualiti Management

yang lain.


1.2 POLISI AMALAN 5S

Mewujudkan persekitaran kerja yang berkualiti ke arah menjadikan ICU JPM

sebuah agensi yang unggul dan berwibawa.

1.3 OBJEKTIF AMALAN 5S

• Mewujudkan suasana tempat kerja yang selesa dan selamat;

• Menerapkan semangat kekitaan dan disiplin yang berterusan;

• Memupuk semangat kerjasama di antara Pihak Pengurusan dan

kakitangan;

• Mewujudkan budaya kerja yang sistematik

2.0 MAKSUD AMALAN 5S

Bahasa Jepun

Bahasa inggeris

Bahasa Melayu

Maksud

Seiri Sort Sisih Mengasingkan dan melupuskan barang-barang yang tidak/kurang diperlukan dari tempat kerja secara sistematik.

Seiton Set In Order Susun Menyusun barang-barang yang diperlukan dengan teratur secara kemas dan sistematik supaya mudah diambil dan dikembalikan di tempat asal selepas digunakan

Seiso Shine Sapu Membersihkan dan memeriksa tempat kerja secara terperinci supaya tiada habuk dan kotoran di atas lantai, peralatan dan persekitaran tempat kerja.

Seiketsu Standardise Seragam Memelihara taraf penjagaan kebersihan dan penyusunan tempat kerja yang tinggi pada setiap masa.

Shitsuke Sustain Sentiasa Amal

Melatih kakitangan untuk mengamal sistem Amalan 5S secara berterusan sebagai tabiat dan budaya kerja organisasi.


3.0 KEY PERFORMANCE INDICATOR (KPI)

SISIH

Mengasingkan dan melupuskan barang-barang yang tidak diperlukan di tempat kerja secara sistematik

Kesan Laksana Sisih

• Masa pencarian yang pantas

• Penjimatan Ruang

• Mudah mengesan tempat/ alat/ bahan rosak lebih awal

• Kawalan stok dan produk yang cekap

• Tempat kerja lebih selamat

• Suasana kerja lebih selesa

SUSUN

Menyusun barang-barang yang diperlukan dengan teratur secara kemas dan sistematik supaya mudah diambil dan dikembalikan di tempat asal selepas

digunakan

Kesan Laksana Susun

• Kadar kehilangan peralatan rendah

• Mengelak kesilapan dan kesalahan

• Masa pencarian yang pantas

• Mendidik pekerja disiplin positif

• Menjana idea kreatif di kalangan warga pekerja

• Moral tinggi pekerja

• Mengamalkan FIFO (first in first out)

• Kawalan stok dan produk yang cekap

• Suasana kerja lebih selesa


SAPU

Membersihkan dan memeriksa tempat kerja secara terperinci supaya tiada habuk dan kotoran di atas lantai, peralatan dan persekitaran tempat kerja.

Kesan Laksana Sapu

• Kualiti produk bertambah

• Masa membersih lebih pantas

• Proses kerja pantas dan tidak berulang – ‘right the first time’

• Kos kerosakan peralatan rendah

• System kawalan stok & produk lebih murah dan menjimatkan

• Pekerja terus menjana idea kreatif

• Selamat ditempat kerja

SERAGAM

Memelihara taraf penjagaan kebersihan dan penyusunan tempat kerja yang tinggi pada setiap masa.

Kesan Laksana Seragam

• Kos selenggaraan rendah

• Kos overhead rendah

• Kecekapan proses meningkat

• Kuantiti pengeluaran meningkat

• Rungutan pelanggan rendah

• Mendidik disiplin pekerja positif

• Kemahiran pekerja meningkat

• Perkerja setia kepada organisasi

• Imej organisasi meningkat


SENTIASA AMAL

Melatih pekerja untuk mengamal sistem Amalan 5S secara berterusan supaya tabiat dan budaya kerja organisasi.

Kesan Laksana Seragam

• Kos selenggaraan rendah

• Produktiviti pekerja meningkat

• Kualiti produk /perkhidmatan meningkat

4.0 KUNCI KEJAYAAN AMALAN 5S


5.0 FAEDAH PELAKSANAAN AMALAN 5S

i. Pengurangan Kos

• Mengurangkan inventori

• Menghalang salah letak peralatan dan perkakas

• Menghalang kebocoran minyak, tenaga, bahan mentah dan lain-lain

ii. Kecekapan

• Mengurangkan penggunaan kawasan / tempat

• Penghapusan pencarian peralatan dan pembaziran

• Mempermudahkan kawalan

iii. Penyelenggaraan

• Mengekalkan dan meningkatkan keupayaan mesin, peralatan dan kemudahan yang ada

• Mengekalkan dan meningkatkan keupayaan perlatan

• Mengurangkan pembaziran dan kadar kerosakan barangan

iv. Kualiti

• Meningkatkan produktiviti dan kualiti barangan atau perkhidmatan

v. Keselamatan

• Menghapuskan keadaan yang merbahaya

• Memperbaiki keadaan tempat kerja

• Menghapuskan tempat kecederaan dan kemalangan

• Mengurangkan kesilapan dan kecuaian

• Mematuhi peraturan-peraturan

vi. Motivasi

• Perhubungan yang baik antara kakitangan

• Membentuk disiplin yang baik

• Membentuk semangat kerjasam dan kerja berkumpulan


6.0 KEPERLUAN PERSIJILAN DAN PENGAUDITAN AMALAN 5S

Pelaksanaan Amalan Persekitaran Berkualiti 5S di JPM memerlukan

pengiktirafan pensijilan daripada Malaysia Productivity Corporation (MPC). Ibu

Pejabat/JPP/PPN/BPPBPP/PERDA perlu memastikan amalan 5S dilaksanakan

berdasarkan Garis Panduan Pelaksanaan Amalan 5S ICU JPM seperti yang

telah ditetapkan. Disamping itu, kajiselidik kemajuan amalan 5S di persekitaran

organisasi juga perlu dijalankan bagi menentukan tahap kefahaman dan kesan

pelaksanaan amalan 5S (contoh borang kajiselidik seperti di LAMPIRAN C).

Pengauditan dalaman amalan 5S hendaklah dilakukan secara berkala iaitu

minimum 4 kali setahun oleh Jawatankuasa Kecil Audit Dalam 5S manakala

Sesi Pengauditan Amalan 5S ICU JPM hendaklah dilaksanakan dengan

penglibatan oleh pihak ketiga iaitu MPC.

7.0 PENGUATKUASAAN DAN PEMAKAIAN GARIS PANDUAN PELAKSANAAN AMALAN 5S ICU JPM

Garis Panduan Pelaksanaan Amalan 5S ICU JPM berkuatkuasa mulai dari tarikh

ianya dikeluarkan. Pemakaian garis panduan ini adalah kepada Ibu

Pejabat/JPP/PPN/BPPBPP/PERDA supaya pelaksanaan Amalan 5S dapat

diselaraskan dan diseragam. Garis panduan ini akan dikemaskini dari semasa ke

semasa mengikut keperluan, perubahan dan kesesuaian pelaksanaan amalan

5S di ICU JPM.


6.0 GARIS PANDUAN PELAKSANAAN AMALAN 5S ICU JPM

BIL KATEGORI KETERANGAN

1. WORKSTATION PERSEKITARAN

• Sentiasa bersih dan kemas

• Susun atur sistematik

• Tidak Berhabuk

• Lantai tidak berdebu, kemas dan tidak terkoyak

• Siling tidak bersawang dan dinding bersih dari kotoran, tiada berlubang/pecah/terkoyak.

• Tiada sampah-sarap di sudut atau di bawah peralatan perabot dan elektronik.

PERALATAN YANG DIBENARKAN BERADA DI KAWASAN WORKSTATION (i) ATAS MEJA

• PC/ Printer

• Telefon/Buku panduan telefon

• Folder/Dokumen rujukan penting/fail Meja/Garis panduan/pekeliling (yang berkaitan)

• Tray in/out/KIV

• Peralatan Stationary (hanya 3 pen dan 2 pensel)

• Kalendar (1 sahaja)

• Maklumat berkaitan kerja sahaja di cermin atas meja

• Cop hendaklah dilabel dengan sistematik (nombor)

• Suis/plug dilabel mengikut sumber (monitor, printer, speaker dll)



(ii) BAWAH MEJA

• Tong Sampah

- dilabel (contoh: gambar) dan tidak dibuat parking lot

- pastikan tong sampah diselenggara

• Selipar/Kasut (maksimum 2 pasang)

(iii) PARTITION

• Ruang peribadi (ruang bersaiz A3)

• Info kerja/rujukan (ruang bersaiz Double A3)

• Info pergerakan pegawai

• Nama/jawatan

(iv) LACI

• Laci atas: Alatulis

- Perlu pengasingan/kategori mengikut jenis

• Laci tengah: Pelbagai (Dokumen berkaitan kerja)

• Laci bawah: Peribadi

- Barangan peribadi (Contoh : Handbag, ubat-ubatan dll)

(v) KABINET BESI (yang berkaitan)

• Mewujudkan label fail di luar kabinet

• Pastikan kandungan diletakkan dalam keadaan kemas mengikut susunan (coding : number, alphanumeric)

2. BILIK PEGAWAI KEADAAN PERSEKITARAN

• Sentiasa bersih dan kemas

• Susun atur sistematik

• Tidak Berhabuk

• Lantai tidak berdebu, kemas dan tidak terkoyak



• Siling tidak bersawang dan dinding bersih dari kotoran, tiada berlubang/pecah/terkoyak.

• Tiada sampah-sarap di sudut atau di bawah peralatan perabot dan elektronik.

PERALATAN/KEPERLUAN YANG DIBENARKAN BERADA DI KAWASAN WORKSTATION

(i) PINTU

• Nama, Jawatan dan Pergerakan Pegawai

• Tempat letak memo/surat (Pocket File)

(ii) HIASAN

• Pastikan kemas, teratur dan terjaga.

• Sofa disusun dengan kemas.

• Kasut dan blazer disusun kemas dan rapi di tempat khas

- Kasut maksimum 2 pasang kasut/selipar.

- Blazer/tali leher/selendang maksimum 2 digantungkan di tempat khas.

(iii) ATAS MEJA

• PC/ Printer

• Telefon/Buku panduan telefon

• Folder/Dokumen rujukan penting/fail Meja/Garis panduan/pekeliling (yang berkaitan)

• Tray in/out/KIV

• Peralatan Stationary (hanya 3 pen dan 2 pensel)

• Kalendar (1 sahaja)

• Maklumat berkaitan kerja sahaja di cermin atas meja

• Cop hendaklah dilabel dengan sistematik (nombor)

• Suis/plug dilabel mengikut sumber (monitor, printer, speaker dll)



(iv) BAWAH MEJA

• Tong Sampah

- dilabel (dengan simbol)

- pastikan sampah tidak melimpah

• Selipar/kasut/kasut lawat tapak (maksimum 2 pasang)

(v) LACI

• Laci atas: Alatulis

- Perlu pengasingan/kategori mengikut jenis

• Laci tengah: Pelbagai (Dokumen berkaitan kerja)

• Laci bawah: Peribadi

- Barangan peribadi (Contoh : Handbag, ubat-ubatan dll)

(vi) KABINET BESI (yang berkaitan)

• Senarai rujukan

• Pastikan kandungan diletakkan dalam keadaan kemas mengikut susunan di dalam master list. (coding : number, alphanumeric)

• Kandungan dilabel dengan jelas dan selari dengan master list.

(vii) Whiteboard/Soft Board

• Pastikan keadaan rapi dan kemas.

- Penggunaan peribadi tidak melebihi 1/3 softboard.

3. BILIK PEMANDU • Person In Charge (PIC) ada nama, gambar dan no telefon Pegawai bertanggungjawab

• Lantai bilik bersih, tidak rosak dan tidak berhabuk

• Wayar berselirat diikat, dikemaskan dan dilabelkan bagi setiap peralatan

• Ada tempat buang sampah dan dilabel



• Hanya bahan kerja diatas meja

• Ada jadual pergerakan pemandu

• Ada Jadual penyelenggaraan kereta dan sentiasa dikemaskini

• Atas Meja:

- Senarai pemandu

- Senarai kereta

- Telefon

- Buku panduan telefon

4. UTILITI/BILIK PERCETAKAN

• Ada nama, gambar dan no telefon Pegawai bertanggungjawab

• Peralatan tersusun rapi dan dilabel

• Lantai bilik bersih, tidak rosak dan tidak berhabuk

• Wayar berselirat diikat, dikemaskan dan dilabelkan bagi setiap peralatan

• Ada tempat buang sampah dan dilabel

• Ada etika penggunaan ruang:

- Sila tutup suis bila keluar

- Jimatkan kertas

- Sila pastikan tempat sentiasa kemas dan bersih

- Berhati-hati ketika menggunakan peralatan

• Ada etika penggunaan setiap peralatan.

• Mewujudkan Standard Operating Procedure (SOP) yang sesuai bagi setiap peralatan

• Pastikan semua peralatan berfungsi. Jika tidak; laporan kerosakan perlu disediakan

• Wujudkan borang kerosakan

• Ada kawalan peringatan secara visual

• Mewujudkan had maksimum dan minimum.



5. STOR • Sediakan master list yang mempunyai maklumat berikut:

- Nama barang

- Kategori barang

- Jumlah Barang

• Barang-barang yang disimpan perlu ada label berdasarkan nombor/abjad/warna yang mempunyai tujuan tertentu

• Setiap barang yang disimpan perlu ada penanda aras

• Susunan barang berdasarkan nombor/abjad/warna yang tertentu

• Buku daftar pergerakan barang (buku/docket/nama) hendaklah diwujudkan dan dikemaskini bagi tujuan pengawalan pengeluaran barang

• Barang-barang yang dilabel hendaklah jelas dan mudah dibaca

• Mewujudkan layout plan berdasarkan nombor/abjad/warna kedudukan barang yang diletakkan

• Barangan yang disimpan diruang tertutup perlu dilabelkan

• Setiap barang hendaklah mempunyai stock card dan dikemaskini

• Kedudukan lampu di dalam bilik yang melebihi satu suis perlu dilabelkan


• Mewujudkan Standard Operating Procedure (SOP) dalam pengambilan peralatan

• Memastikan rak dan barang dalam keadaan yang bersih/tidak berhabuk

• Wujudkan tanda peringatan:

- Tidak dibenarkan mengambil barang



kecuali pegawai yang telah ditetapkan

- Sila pastikan lampu ditutup selepas digunakan

- Sila jaga kebersihan

- Sila pastikan pintu dikunci selepas meninggalkan bilik ini.

6. BILIK FAIL • Sediakan master list yang mempunyai maklumat berikut:

- Nama Fail

- Kategori Fail

- No. Rujukan Fail

- Kod Fail

• Fail yang disimpan perlu ada label berdasarkan nombor/abjad/warna yang mempunyai tujuan tertentu

• Susunan fail berdasarkan nombor/abjad/warna yang tertentu

• Buku daftar pergerakan fail (buku/docket/nama) hendaklah diwujudkan dan dikemaskini

• Fail yang dilabel hendaklah jelas dan mudah dibaca

• Mewujudkan layout plan kedudukan almari/cabinet fail

• Bagi dokumen yang disimpan diruang tertutup label hendaklah ditampal diluar Kabinet

• Fail terperingkat perlu diasingkan dan dilabelkan dengan menggunakan kod tertentu

• Wujudkan Red Tag Area untuk fail-fail yang perlu dilupuskan dengan beserta tagging (temporary)


• Pelantikan Person In Charge (PIC) untuk bertanggungjawab terhadap kawasan tersebut

• Mewujudkan Standard Operating Procedure (SOP) dalam pengambilan fail




- Tidak dibenarkan mengambil fail kecuali pegawai yang telah ditetapkan



- Sila pastikan pintu dikunci selepas meninggalkan bilik ini

7. BILIK KEBAL • Sediakan master list yang mempunyai maklumat berikut:

- Nama Fail

- Kategori Fail

- No. Rujukan Fail

- Kod Fail

• Fail yang disimpan perlu ada label berdasarkan nombor/abjad/warna yang mempunyai tujuan tertentu

• Susunan fail berdasarkan nombor/abjad/warna yang tertentu

• Buku daftar pergerakan fail (buku/docket/nama) hendaklah diwujudkan dan dikemaskini

• Fail yang dilabel hendaklah jelas dan mudah dibaca

• Muwujudkan layout plan kedudukan almari/kabinet fail

• bagi dokumen yang disimpan diruang tertutup label hendaklah ditampal diluar cabinet

• fail terperingkat hendaklah diasaingkan dan dilabel menggunakan kod tertentu

• fail-fail yang perlu diturun taraf dan tiada ruang penyimpanan, red tag area perlu diwujudkan.


• Pelantikan Person In Charge (PIC) untuk bertanggungjawab terhadap kawasan tersebut



• Mewujudkan Standard Operating Procedure (SOP) bagi pengambilan fail


- Tidak dibenarkan mengambil fail kecuali pegawai yang telah ditetapkan



- Sila pastikan pintu dikunci selepas meninggalkan bilik ini

8. BILIK MESYUARAT • Wujudkan Person In charge (PIC) yang mengandungi maklumat nama, gambar, nombor telefon supaya mudah untuk dihubungi

• Kerusi dan meja hendaklah disusun dengan kemas dan teratur

• Kabel diikat dengan kemas

• Whiteboard, maker dan pemadam diletakkan ditempatnya

• Kerusi dimasukkan ke aras meja

• Suis peralatan elektrik dimatikan setelah mesyuarat tamat

• Bilik mesyuarat hendaklah bersih dan sentiasa kemas

• Sebarang peralatan elektrik dan elektronik yang dipinjam hendaklah dikembalikan kepada pegawai yang bertanggungjawab

• Motorised screen dinaikkan selepas digunakan

• Ubah signage di pintu masuk mesyuarat mengikut penggunaan (Sidang/Tidak bersidang)

• Layout bilik mesyuarat perlu disedia dan dipamerkan

• Memastikan susunan gambar mengikut protokol (Yang di Pertuan Agong/Permaisuri Agong/Sultan/Sultanah/ PM/ MB/KM/KP/SDO




- Suis peralatan elektrik : “Jimatkan elektrik, sila tutup saya”

- Handphone : “Matikan atau Mode Senyap”

- Tong sampah : “Letak saya disini”

- Whiteboard : “Dibersihkan saya setelah digunakan”

• Wujudkan label:

- Suis peralatan elektrik

- Kerusi,meja dan mikrofon letakkan label mengikut susunan

- Panduan penggunaan mikrofon

- Layout bilik mesyuarat

- Ruang bahan buangan/tong sampah

- Pintu tolak atau tarik

- Status penggunaan bilik mesyuarat (sidang/Tidak bersidang)

9. SURAU/ BILIK SOLAT

• Wujudkan Person In charge (PIC) dan mengandungi maklumat nama, alamat, nombor telefon supaya mudah untuk dihubungi

• Penanda arah kiblat hendaklah diletakkan di siling hadapan ruang solat

• Pakaian solat dan sejadah hendaklah di susun kemas dan diletakkan ditempat yang disediakan

• Menyediakan ruang untuk info solat dan maklumat berkaitan

• Menyusun bahan bacaan dan kitab agama di sudut yang disediakan

• Kasut dan selipar hendaklah disusun kemas di tempat yang dikhaskan

• Barang seperti kotak dan beg tidak sepatutnya berada di atas lantai, pastikan sediakan ruang

• Layout surau/bilik solat




- Suis lampu & kipas : “Jimatkan elektrik, sila tutup saya”

- Paip : “sila tutup dengan sempurna”

- Kasut & selipar : “Letak saya di sini”

- Handphone : “Utamakan panggilan Ilahi”

- “Dilarang tidur, makan dan minum di ruang solat”

- Sejadah, pakaian solat, bahan bacaan : “Kembalikan saya setelah digunakan”

• Wujudkan label:

- Suis lampu & kipas

- Tempat letak Kasut & selipar

- Sudut meletak Sejadah, pakaian solat, bahan bacaan

- Ruang untuk barang dan beg di atas lantai

10. RUANG TAMU • Wujudkan Person In charge (PIC) dan mengandungi maklumat nama, alamat, nombor telefon supaya mudah untuk dihubungi

• Bahan bacaan tahun semasa

• Suratkhabar hendaklah ditukar setiap hari dan disusun rapi

• Mewujudkan sudut dekorasi sekiranya perlu

• Audio visual digunakan sekiranya perlu dan ditutup setelah digunakan

• Pastikan wayar elektrik diikat dengan kemas

• Sofa meja dan lain-lain perabut hendaklah sentiasa dalam keadaan tersusun

• Ruang tamu hendaklah sentiasa dalam keadaan bersih, kemas dan teratur

• Galeri khas untuk piala dan cenderahati disusun kemas

• Layout ruang tamu




- Suis peralatan elektrik : “Jimatkan elektrik, sila tutup saya

- Bahan bacaan : “Letak saya di sini”

• Wujudkan label:

- Suis peralatan elektrik

- Tempat letak bahan bacaan

11. BILIK MEDIA • Wujudkan Person In charge (PIC) dan mengandungi maklumat nama, alamat, nombor telefon

• Pastikan peralatan media disusun dengan kemas dan teratur

• Disediakan ruang peralatan

• Barang-barang dilabelkan mengikut kategori peralatan

• Katalog gambar/video/kaset/CD disusun mengikut pengkelasan(tahun/acara/siri)

• Disediakan buku daftar pergerakkan peralatan/bahan audio visual

• Bilik media hendaklah sentiasa bersih dan kemas

• Menyediakan Standard Operating Procedure (SOP) penggunaan peralatan media

• Kabel dipastikan diikat dan kemas

• Layout bilik media


- Suis peralatan elektrik : “Jimatkan elektrik, sila tutup saya”

- Peralatan : “Sila kembalikan di tempat asal”

• Wujudkan label:

- Suis peralatan

- Peralatan media

- Tempat letak peralatan media

- Tempat letak bahan mengikut kategori



12. RUANG LEGAR • Pastikan papan kenyataan sentiasa dikemaskini.

• Petunjuk arah ke bahagian/unit hendaklah dipasang dengan jelas dan mencukupi.

• Suis lampu yang melebihi dua unit lampu hendaklah dilabel dengan label yang bersesuaian.

• Tong sampah hendaklah disediakan di tempat yang bersesuaian.

• Pastikan tiada sebarang peralatan yang menghalang laluan di ruang legar.

• Pastikan pasu bunga/hiasan yang terdapat di ruang legar tersusun dan tidak berhabuk.

• Pastikan tanda keselamatan ‘KELUAR’ berfungsi dengan baik.

• Jika ada Alat Pemadam Api ianya:

- hendaklah berada dalam keadaan baik, tidak melebihi tarikh luput dan bersih.

- hendaklah dilabelkan dengan jelas dan mudah dibaca pada paras pandangan mata (eye level).

- pastikan terdapat panduan penggunaannya yang jelas dan mudah dibaca.

• Pastikan Pelan Laluan Kebakaran diletakkan di tempat yang sesuai dan mudah dibaca.


- DILARANG MEROKOK

13. TANDAS • Pastikan terdapat label Person In Charge (PIC) yang mengandungi nama, gambar terbaru dan no. telefon/extension. PIC perlulah dilantik secara bergilir mengikut jangka masa yang sesuai.

• Pastikan lantai dan dinding tandas bersih dan tidak berbau.

• Pastikan setiap kubikel tandas, urinage dan sinki yang lebih daripada dua dilabelkan dengan nombor.



• Pintu tandas hendaklah diletakkan label (gambar visual) jenis tandas sama ada tandas cangkung atau tandas duduk.


- Jangan Lupa Flush

- Hargai Air

- Jimatkan Penggunaan Elektrik

- Dilarang Merokok

- Buang Tisu/Sampah Di Dalam Tong Sampah

14. PANTRY • Pastikan terdapat label Person In Charge (PIC) yang mengandungi nama, gambar terbaru dan no. telefon/extension.

• Penggiliran PIC di bilik pantry hendaklah dibuat dalam jangka masa yang bersesuaian.

• Pastikan bilik pantry sentiasa bersih dan tidak berbau

• Pastikan kandungan di dalam peti sejuk tersusun, bersih dan tidak berbau.

• Pastikan tong sampah di dalam pantry sentiasa ditutup.

• Makanan bermasak tidak boleh disimpan melebihi dua hari di dalam bilik pantry atau peti sejuk.

• Pastikan makanan yang melebihi tarikh luput tidak disimpan.

• Label hendaklah diletakkan di luar kabinet yang bertutup

• Menyediakan maklumat/info berkaitan kesihatan di dalam bilik pantry (contohnya: poster piramid makanan/ panduan mencuci tangan/ obesiti)


- Jimatkan Penggunaan Elektrik

- Susun Kerusi Selepas Digunakan

- Basuh Dan Susun Semula Peralatan Yang Digunakan



- Jangan Tinggalkan Sisa Makanan Di Dalam Sinki

15. TANGGA • Pastikan kawasan tangga bersih daripada sebarang sampah dan puntung rokok.

• Pastikan tiada sebarang peralatan yang menghalang laluan di kawasan tangga.

• Pastikan tanda keselamatan ‘KELUAR’ berfungsi dengan baik.


- Dilarang Merokok

- Jangan Buang Sampah Di Sini

- Berhati-Hati Ketika Melangkah

16. KAUNTER • Person In Charge (PIC) dilantik dan butiran gambar, nama, no. Tel dan Bahagian.

• Senarai nama dan nombor telefon pegawai pejabat dipaparkan.

• Maklumat pegawai bertugas harian dipaparkan.

• Etika melayan pelanggan dipaparkan sebagai peringatan kepada pegawai bertugas. Contohnya seperti berikut:

- Senyum

- Memberi salam

• Loceng diletakkan di atas meja dan meletakkan arahan ‘sila tekan loceng untuk memanggil pegawai’.

• Borang dilabel dan disusun mengikut perkara yang berkaitan.

• Kotak cadangan disediakan dan dilabel.

• Kerusi disediakan dan dipastikan dalam keadaan baik, tersusun dan bersih.

• Carta alir proses kerja dan piagam pelanggan dipaparkan bagi pemahaman pelawat. (berhampiran dengan kaunter)

• Buku kedatangan pelawat disediakan. Sila



pastikan setiap kedatangan pelawat direkodkan.

• Pastikan kaunter sentiasa bersih, kemas tersusun dan bebas daripada sebarang kekotoran dan bau yang tidak menyenangkan.

• Tong sampah disediakan, dilabel dan sentiasa diselenggara.

• Pen disediakan di kaunter.

• Kertas nota pesanan disediakan bagi kegunaan pelawat meninggalkan sebarang pesanan.


- Senyum selalu;

- Di larang merokok.

• Senarai inventori disedia dan dipaparkan.

17. BILIK SERVER • Person In Charge (PIC) dilantik dan butiran gambar, nama, no. Tel dan Bahagian.

• Buku log keluar masuk server disediakan diluar bilik untuk tujuan keselamatan.

• Rak kasut disediakan dan dilabel diluar bilik server.

• Selipar disediakan di dalam dan diletakkan di rak disediakan.

• Alat pemadam kebakaran disediakan dan dilabel.

• Server dilabel mengikut kegunaan.

• Rak server hendaklah dilabelkan.

• Bilik sentiasa dipastikan dalam keadaan bersih, tersusun dan tiada habuk.

• Penghawa dingin perlu dipastikan sentiasa berfungsi dengan baik.

• Sign peringatan di tampal di dinding:

• Sila kembalikan selipar setelah digunakan;

• Di larang merokok;

• Di larang masuk tanpa urusan ( di luar pintu bilik server);



• Pastikan tiada sebarang peralatan/barangan lain selain daripada server di bawa masuk ke dalam bilik.


18. BILIK REKREASI • Person In Charge (PIC) dilantik dan butiran gambar, nama, no. Tel dan Bahagian.

• Peralatan berada dalam keadaan yang baik, teratur dan tiada habuk.

• Peralatan dilabel.

• Cara penggunaan Standard Operating Procedure (SOP) setiap peralatan dipaparkan bagi kemudahan pengguna.

• Tong sampah dilabel dan disediakan.


- Di larang merokok;

- Waktu penggunaan dipaparkan;

- Jadual pembersihan dan penyelenggaraan dipaparkan;

- Peraturan berpakaian dipaparkan untuk keselamatan;

- Makanan dan minuman tidak dibenarkan.


19. BILIK KARAOKE • Person In Charge (PIC) dilantik dan butiran gambar, nama, no. Tel dan Bahagian.

• Peralatan, CD dilabel dan disusun dalam rak yang disediakan.


- Jimatkan penggunaan elektrik;

- Sila jaga kebersihan;

- Sila simpan peralatan setelah digunakan.

• Tong sampah dilabel dan disediakan.

• Sila pastikan kebersihan



20. PUSAT SUMBER • Rak buku/majalah

- Rak buku/majalah perlulah disusun mengikut kategori yang bersesuaian

- Labelling yang sesuai dan mudah dibaca

• Kaunter

- Lokasi Kaunter di letakkan di tempat yang dilihat oleh pengguna dalam keadaan yang kemas dan tersusun.

- Nama pegawai petugas diletakkan atas meja

- Lokasi kad peminjaman/pemulangan disusun kemas mengikut abjad

• Kerusi & Meja

- Kedudukan meja & kerusi dalam keadaan tersusun

- Labelling yang menggunakan nombor

• Lampu

- Menyediakan Layout suis lampu

• Papan Kenyataan

- Pastikan papan kenyataan berada di kedudukan yang strategik

- Maklumat yang dipaparkan hendaklah yang terkini berkaitan agensi dan isu-isu semasa

- Maklumat yang dipaparkan hendaklah disusun dengan teratur dan kemas.

- Peraturan pinjam/pulang dipaparkan

• Signage

- Diletakkan di tempat yang bersesuaian & mudah dilihat

• Borang maklumbalas & Peti cadangan disediakan & diletakkan di tempat yang sesuai (ruang bacaan)

• Komputer, Alat Pandang Dengar

- Menyediakan SOP/Panduan penggunaan

- Pastikan alat tersebut berfungsi, bersih, kemas



dan tidak berdebu.


• Fire extinguisher

- Menyediakan SOP dan diletakkan di tempat yang mudah dicapai

- Pastikan jenis Fire extinguisher yang sesuai dan masih sah digunakan

• Tong Sampah

- Ruang diwujudkan dan dilabelkan

- Diletakkan di tempat yang bersesuaian

• Pintu

- Perlu mewujudkan tanda arah keluar/masuk di setiap pintu

- Perlu ada sign tolak/tarik di tombol pintu

• Peraturan menggunakan icon/mudah difahami:

- Maklumat Kew PA 7 dikemaskini & dipaparkan (Senarai inventori)

- Tolong senyap

- Pastikan bahan bacaan yang telah dibaca diletakkan di tempat asal

- Pastikan telefon bimbit dalam keadaan mode senyap

- Dilarang membawa masuk makanan/minuman

- Dilarang merokok

- Kerusi dimasukkan ke aras meja

- Pastikan semua peralatan/ perhiasan / persekitaran berada dalam keadaan tersusun, bersih, kemas dan tidak berdebu.

21 DEWAN/ BILIK TAKLIMAT

• PA System



- Pastikan ada PIC



• Rostrum

- Pastikan rostrum dalam keadaan kemas & teratur

• Kerusi & Meja

- Kedudukan meja & kerusi dalam keadaan

- tersusun

- Labelling menggunakan nombor

• Motorised screen


- Memastikan layar dinaikkan semula

• Projektor


- Pastikan projector ditutup selepas selesai digunakan

• Lampu



- Ada SOP dan diletakkan di tempat yang mudah dicapai


• White board

- Pastikan white-board berada dalam kemas

- Gunakan pen marker yang betul

- Dibersihkan selepas selesai digunakan

- Whiteboard marker & pemadam diletakkan ditempatnya

- Whiteboard dibersihkan selepas digunaka

• Pintu





• Tong Sampah


- Diletakkan di tempat bersesuaian

• Peraturan menggunakan icon/mudah difahami:

- Maklumat Kew PA 7 dikemaskini & dipaparkan (Senarai inventori)

- Pastikan ada jadual penggunaan/buku rekod dikemaskini

- Pastikan telefon bimbit dalam keadaan mode

- senyap


- Dilarang merokok

- Suis lampu dan projector ditutup selepas selesai digunakan.

- Tiada sampah di atas lantai


22. BILIK LATIHAN • Meja & Kerusi Komputer

- Kedudukan meja & kerusi dalam keadaan

- tersusun


• Komputer

- Menggunakan SOP /Panduan penggunaan

- Menggunakan peralatan dengan tujuan rasmi

- Shut down komputer selepas selesai digunakan


- Pastikan alat tersebut berfungsi, bersih, kemas dan tidak berdebu.

- Wayar/kabel komputer dalam keadaan berikat



• Printer/Scanner

- Menyediakan SOP /Panduan penggunaan

- Menggunakan peralatan dengan tujuan rasmi

- Shut down komputer selepas selesai digunakan

- Gunakan kertas yang betul

• Motorised screen


- Pastikan layar dinaikkan semula

• Projektor


- Pastikan projector ditutup selepas selesai digunakan

• Lampu




- Menyediakan SOP dan diletakkan di tempat yang mudah dicapai


• White board

- Pastikan white-board berada dalam kemas

- Gunakan pen marker yang betul

- Dibersihkan selepas selesai digunakan

- White-board marker & pemadan diletakkan di tempat sepatutnya.

- White-board dibersihkan selepas digunakan

• Pintu





• Tong Sampah


- Diletakkan di tempat bersesuaian

• Peraturan:

- Maklumat Kew PA 7 dikemaskini & dipaparkan

- (Senarai inventori)

- Pastikan ada jadual penggunaan/buku rekod

- Matikan telefon bimbit anda


- Dilarang merokok

- Suis komputer dan projector ditutup selepas selesai digunakan.

- Kerusi dimasukkan ke aras meja

- Jangan tinggalkan barang-barang peribadi


23 SUDUT 5S • Nama dan gambar ahli bagi setiap kumpulan di dalam zon/Jawatankuasa Induk 5S hendaklah dipaparkan dengan jelas melalui carta organisasi masing-masing.

• Sudut 5S bagi setiap zon haruslah mengandungi:

- Polisi 5S IUC JPM

- Logo Kumpulan

- Carta Perbatuan terkini (Induk dan Zon)

- Gambar sebelum/selepas 5S dan selepas penambahbaikan beserta tarikh

- Pelan Lantai Laluan Kecemasan

- Lain-lain maklumat bersesuaian


LAMPIRAN

LAMPIRAN A : RINGKASAN PENILAIAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI 5S ICU JPM

LAMPIRAN B : BORANG AUDIT DALAMAN AMALAN PERSEKITARAN

BERKUALITI ICU JPM LAMPIRAN C : BORANG KAJISELIDIK KEMAJUAN AMALAN PERSEKITARAN

BERKUALITI 5S

AUDIT DALAMAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI UNIT PENYELARASAN PELAKSANAAN JABATAN PERDANA MENTERI

(ICU JPM)

ZON DINILAI

MARKAH YANG DIPEROLEHI

PRESTASI AMALAN 5S

KETUA KUMPULAN AUDIT

TARIKH

A. RINGKASAN PENILAIAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI 5S ICU JPM

ASPEK

MARKAH PENILAI

PENUH 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 KUMULATIF PERATUS

FAIL ZON 40

SUDUT 5S 40

RUANG PEJABAT 145

TEMPAT SIMPANAN 110

TEMPAT UMUM 335

BILIK MEDIA 20

PUSAT SUMBER 100

DEWAN 40

BILIK LATIHAN 45

JUMLAH 875

LAMPIRAN A

B. PENILAIAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI 5S ICU JPM

Petunjuk Skala Markah Penerangan

1 Tidak buat langsung. 2 Buat tetapi tidak menarik. 3 Sederhana baik. 4 Baik dan menarik. 5 Sangat menarik.

1. Fail Zon Jumlah markah :

Markah Penuh : 40 40 40

No

Perkara Diaudit

Markah Markah Catatan

Markah Catatan Kategori 1 2 3 4 5 Catatan 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5

Polisi 5S

1. Polisi 5S disediakan dengan jelas, mudah difahami, ditandantangani oleh Ketua Pengarah beserta tarikh.

2. Maksud polisi ini memenuhi keperluan mengikut aktiviti pelaksanaan Sistem 5S dan dijelaskan kepada kakitangan.

Carta Organisasi

5S dan Nama Zon

3.

Disediakan mengikut kesesuaian dan kreativiti yang menarik dan senarai ahli lengkap bergambar dan terkini.

LAMPIRAN B

3

No

Perkara Diaudit

Markah Markah Catatan

Markah Catatan Kategori 1 2 3 4 5 Catatan 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5

Jadual Perancangan Perlaksanaan

5S

4. Jadual Perancangan Perlaksanaan 5S adalah menyeluruh dan terkini serta mengikut jadual.

Rekod Aktiviti

Kumpulan 5S

5. Mesyuarat Jawatankuasa Induk diadakan seperti yang dirancang.

6. Takwim mesyuarat Kumpulan 5S disediakan

7. Hasil perbincangan/mesyuarat Kumpulan 5S disediakan dalam tempoh 2 minggu direkodkan.

8. Rekod aktiviti penambahbaikan bergambar dan bertarikh.

4

2. Sudut 5S Jumlah markah :


Kategori

No

Perkara Diaudit

Markah Catatan

Markah Catatan

Markah Catatan 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5

Polisi 5S 1. Dipaparkan dalam keadaan yang menarik, ditandatangani oleh Ketua Pengarah dan mempunyai tarikh.

Carta Organisasi

5S dan Nama Zon

2. Dipaparkan mengikut kesesuaian dan kreativiti yang menarik dan senarai ahli lengkap bergambar dan terkini.

Jadual Perancangan Perlaksanaan

5S

3. Jadual Perancangan Perlaksanaan 5S yang menyeluruh dan terkini dipaparkan.

4. Pematuhan kepada aktiviti yang dirancangkan mengikut jadual.

Kedudukan Sudut 5S

5. Terletak ditempat yang strategik dan mudah dilihat.

6. Bahan yang dipaparkan adalah terkini dan menarik.

Markah Audit 5S 7. Memaparkan markah audit

yang terkini pada sudut 5S.

5

Kategori

No

Perkara Diaudit

Markah Catatan

Markah Catatan

Markah Catatan 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5

Kreativiti 8. Kumpulan memaparkan inisiatif dan kreativiti.

3. Ruang Pejabat - Workstation Jumlah markah :


Markah Catatan

Markah Catatan

Markah Catatan Kategori No Perkara Diaudit 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5

Lantai

1. Tidak berdebu, kemas dan bersih.

2. Wayar tidak berselirat dan diikat dengan kemas.

3.

Hanya tong sampah dan 2 pasang kasut/selipar (di bawah meja) sahaja dibenarkan berada di atas lantai.

6

Markah Catatan

Markah Catatan

Markah Catatan Kategori No Perkara Diaudit 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5

Peralatan/ Perabot

4. Kemas, tersusun dengan rapi, dan mudah dicapai.

5. Hanya peralatan yang dibenarkan sahaja berada di atas meja dan dilabel.

6. Peralatan berfungsi dengan baik.

7. Laci dilabelkan mengikut garis panduan yang ditetapkan.

Partition

8. Sudut peribadi dan info kerja bersaiz seperti yang ditetapkan, tersusun dan kemas.

9. Nama, jawatan, rekod pergerakan, kad inventori yang dikemaskini.

7

3. Ruang Pejabat – Bilik Pegawai Jumlah markah :


Markah Catatan

Markah Catatan

Markah Catatan Kategori No Perkara Diaudit 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5

Lantai



3. Hanya tong sampah dan 2 pasang kasut/selipar (di bawah meja) sahaja dibenarkan berada di atas lantai.

Peralatan/ Perabot



6. Peralatan berfungsi dengan baik.

7. Laci dilabelkan mengikut garis panduan yang ditetapkan.

8. Nama, jawatan, rekod pergerakan, kad inventori yang dikemaskini.

8

3. Ruang Pejabat – Bilik Utiliti Jumlah markah :


Markah Markah Markah Kategori No Perkara Diaudit 1 2 3 4 5 Catatan 1 2 3 4 5 Catatan 1 2 3 4 5 Catatan

Lantai



3. Hanya tong sampah sahaja dibenarkan berada di atas lantai.

Peralatan/ Perabot



6. Ada SOP, PIC yang dikemaskini dan peralatan berfungsi dengan baik.

9

3. Ruang Pejabat – Bilik Pemandu Jumlah markah :


Markah

Catatan Markah

Catatan Markah

Catatan Kategori No Perkara Diaudit 1 2 3 4 5

Lantai



3. Hanya tong sampah sahaja dibenarkan berada di atas lantai.

Peralatan/ Perabot



6. PIC yang dikemaskini.

10

4. Tempat Simpanan Jumlah markah :


Kategori No Perkara Dinilai Markah Catatan Markah Catatan Markah Catatan

1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5

Bilik Fail

1. Fail disusun dengan kemas dan dilabel dengan teratur

2. Memastikan rekod fail sentiasa dikemaskini

3. Kemas, bersih dan tidak berhabuk

4. PIC sentiasa dikemaskini

5. Adanya SOP

Bilik Kebal

6. Fail disusun dengan kemas dan dilabel dengan teratur

7. Memastikan rekod fail sentiasa dikemaskini


9. PIC sentiasa dikemaskini

Simpanan

Barang (Peralatan)

10. Barang dilabel, disusun, disimpan dan mudah dicapai

11. Rekod keluar masuk barang daripada stor dikemaskini

11

Kategori No Perkara Dinilai Markah Catatan Markah Catatan Markah Catatan 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5


13. PIC dikemaskini

Bilik Server

14. Kedudukan komputer tersusun dan teratur.


16. Tatacara penggunaan disediakan dan mudah difahami.

17. Bilik server dikawal selia dan mempunyai rekod keluar masuk pegawai (mempunyai PIC).

18. Bersih dan kemas.

Makmal Komputer

19. Kedudukan peralatan tersusun dan teratur

20. Memastikan wayar tidak berselirat.

21. Memastikan tatacara penggunaan disediakan.

22. Bersih, tidak berdebu dan sentiasa dalam jagaan/kawalan (mempunyai PIC)

12

5. Tempat Umum Jumlah markah :



Ruang Tamu

1. Mempunyai maklumat Person Incharge (PIC) yang mengandungi nama, gambar, nombor telefon

2. Ruang tamu sentiasa dalam keadaan bersih, kemas dan teratur.

3. Piala anugerah, cenderahati dan bahan bacaan terkini tersusun kemas, bersih dan ditempatkan di galeri khas.

Papan

Kenyataan

4. Bahan-bahan yang dilekatkan sentiasa dikemaskini.

5. Hiasan pada papan kenyataan menarik.

6. Mudah dilihat dan kedudukannya strategik.

7. Berada dalam keadaan baik, tidak berdebu dan sentiasa bersih.

13


Kaunter Khidmat

Pelanggan (MedICT)

8. Pegawai bertugas sentiasa berada ditempat dan informatif.

9. Kaunter kemas dan menarik.

10. Borang-borang disusun di tempat yang dsediakan.

11. Peralatan boleh digunakan dan dalam keadaan memuaskan.

12. Kerusi dan meja dilabel dan disusun di tempat yang sepatutnya.

13. Kerusi, meja dan lain-lain peralatan dalam keadaan bersih, kemas dan tidak berhabuk.

Bilik

Mesyuarat


15. Bilik mesyuarat hendaklah bersih dan sentiasa kemas (keseluruhan)

16. Susunan gambar mengikut protokol – Terpakai di bilik mesyuarat utama sahaja

14


17. Kabel diikat dengan kemas

18. signage di pintu masuk mesyuarat mengikut penggunaan (Sidang/Tidak bersidang)

19. Semua suis lampu/aircond/skrin/peralatan elektrik dilabel dan ditutup apabila tidak digunakan.

20. Layout bilik mesyuarat perlu disedia dan dipamerkan

Surau/

Bilik Solat


22. Ruang untuk info solat dan maklumat berkaitan yang terkini

23. Terdapat penanda arah kiblat

24. Pakaian solat, sejadah, bahan bacaan, kasut dan selipar disusun dengan kemas dan diletakkan ditempat yang disediakan

15


Pantry 25. Bilik dan peralatan adalah tersusun dalam keadaan baik, bersih, berfungsi dan dilabel sekiranya berada di dalam kabinet bertutup.

26. Terdapat info kesihatan

27. Mempunyai PIC yang lengkap dan terkini mengikut giliran yang ditetapkan

Tandas 28. Mempunyai PIC yang lengkap dan terkini mengikut giliran yang ditetapkan

29. Bilik dan peralatan adalah dalam keadaan bersih, berfungsi dan dilabel

Ruang Legar

30. Mempunyai tanda arah yang betul dan mencukupi

31. Ruang legar dalam keadaan bersih dan selamat

Tangga 32. Tangga dalam keadaan bersih dan selamat

Bilik Karaoke

33. Lantai berada dalam keadaan bersih, kemas dan baik

34. Susun atur peralatan hendaklah kemas dan tersusun rapi

16


35. Susunan peralatan memudahkan capaian.

36. Tidak berdebu, bersih dan kemas

37. Peraturan penggunaan peralatan dipaparkan dengan jelas dan kreatif

38. Peralatan ditempatkan di tempat yang sesuai dan dilabelkan

39. Mempunyai PIC yang dikemaskini.

40. Peringatan-peringatan dipaparkan

Bilik Rekreasi (Gymnasium)

41. Lantai berada dalam keadaan bersih, kemas dan baik

42. Susun atur peralatan hendaklah kemas dan tersusun rapi

43. Susunan peralatan memudahkan capaian.

44. Tidak berdebu, bersih dan kemas

17



46. Peralatan ditempatkan di tempat yang sesuai dan dilabelkan



Bilik Server

49. Lantai dalam keadaan bilik yang kemas, bersih dan teratur

50. Kedudukan peralatan disusun, teratur dan dilabel.

51. Wayar tidak berselirat dan diikat dengan kemas

52. Peralatan Berkeadaan baik dan sentiasa boleh digunakan.



18


55. Bilik server dikawal selia dan mempunyai rekod keluar masuk pegawai


57. Alat Pemadam api disediakan dan diletakkan di tempat yang mudah dilihat serta diselenggara mengikut jadual

Kaunter Khidmat

Pelanggan

60. Lantai keadaan bilik yang kemas, bersih dan teratur

61. Borang-borang disusun di tempat yang dsediakan dan dilabel.

62. Loceng disediakan bagi kaunter yang tidak mempunyai pegawai bertugas

63. Berkeadaan baik dan sentiasa boleh digunakan.

64. Tidak berdebu, bersih dan kemas.


66. Terdapat panduan etika kaunter pelanggan

19


67. Buku pelawat disediakan

6. Bilik Media Jumlah markah :



Bilik Media


2. Peralatan/bahan disusun mengikut kategori dan pengkelasan

3. SOP perlu terkini dan mudah difahami

4. Bilik media hendaklah sentiasa bersih dan kemas

20

7. Pusat Sumber Jumlah markah :



Lantai

1. Tidak berdebu, kemas dan bersih


3. Barang-barang seperti kotak, fail, beg tidak berada di atas lantai.

4. Kasut/selipar dibenarkan hanya 2 pasang dan disusun dengan kemas.

5. Pelan lantai disediakan dan terkini

Susun-atur Peralatan

6. Kemas dan tersusun rapi serta boleh memendekkan masa memproses sesuatu kerja dilaksanakan dan dilabelkan.

7. Barang/bahan yang disimpan di dalam kabinet, laci atau almari dilabel/tanda.

8. Cop getah masing-masing dilabelkan.

21


Peralatan

9. Berkeadaan baik, bersih dan tidak berselerak.

10. Mempunyai PIC yang dikemaskini

11. Mempunyai SOP yang lengkap dan mudah difahami

Susunan Buku

12. Disusun dengan teratur dan kemas dengan menggunakan tanda/label/abjad supaya mudah diperolehi.

13. Buku-buku di dalam simpanan unit didaftarkan.

14. Pergerakan buku direkodkan.

Perhiasan

15. Perhiasan disusun kemas, bersih dan berkeadaan baik.

Kaunter

16. Disusun dengan teratur dan kemas.

17. Nama petugas adalah terkini

18. Kad peminjaman/pemulangan disusun secara teratur dan mudah dicapai.

Ruang Kerja

19. Terdapat tanda nama pegawai/kakitangan

pada bilik/meja/’partition’.

22


Papan Kenyataan

20. Diletakkan di tempat yang strategik dan maklumat yang dipaparkan hendaklah yang terkini berkaitan agensi dan isu-isu semasa

8. Dewan / Bilik Taklimat Jumlah markah:


Markah Markah Markah

Kategori No Perkara Diaudit 1 2 3 4 5 Catatan 1 2 3 4 5 Catatan 1 2 3 4 5 Catatan

Lantai



Susun-

atur Peralatan

3. Kemas dan tersusun rapi serta boleh memendekkan masa memproses sesuatu kerja dilaksanakan dan dilabelkan.


23


Peralatan


6.

Mempunyai PIC yang dikemaskini


Perhiasan 8. Perhiasan disusun kemas, bersih dan berkeadaan baik.

9. Bilik Latihan Jumlah markah :



Lantai



24


Susun-

atur Peralatan

3. Kemas dan tersusun rapi serta boleh memendekkan masa memproses sesuatu kerja dilaksanakan dan dilabelkan


Peralatan


6. Mempunyai PIC yang dikemaskini


8. Wayar/kabel komputer dalam keadaan berikat

Perhiasan 9. Perhiasan disusun kemas, bersih dan berkeadaan baik.

Bil. Teguran Audit Bahagian / Zon

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

KAJISELIDIK KEMAJUAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI (5S)

Nama :___________________________________________________ Tarikh :___________________________________________________ Bahagian/Unit :___________________________________________________ Arahan :Sila tandakan dalam ruang berkaitan. Skala bagi penilaian adalah : 5 = Sangat Cemerlang 3 = Baik 1 = Lemah 4 = Cemerlang 2 = Kurang Baik 1. PENILAIAN KESELURUHAN TERHADAP AMALAN 5S

Sangat

Cemerlang Cemerlang

Baik

Kurang Baik Lemah

1 9 28 4 0 2. PEMBENTUKAN SIKAP a. Amalan 5S membantu dalam pembentukan budaya kerja No Perkara Penilaian

5 4 3 2 1 1. Pemahaman anda terhadap Amalan 5S 4 20 26 0 0 2. Kerjasama antara warga terhadap Amalan 5S 3 9 28 7 0 3. Sumbangan idea kreatif terhadap Amalan 5S 0 10 2 9 10 4. Tahap kesedaran warga terhadap 5S 1 5 34 8 1

3. SISIH a. Aktiviti pengasingan dan pelupusan di unit anda

Sangat Cemerlang

Cemerlang

Baik Kurang Baik Lemah

5 16 24 5 0 4. SUSUN a. Kemudahkesanan fail dan peralatan di unit anda

Sangat Cemerlang

Cemerlang


4 16 26 4 0 5. SAPU a. Tahap kebersihan dan penyelenggaraan bilik dan peralatan guna sama

Sangat Cemerlang

Cemerlang


3 11 34 3 0 6.SERAGAM a.Peringatan visual yang digunakan dapat meningkatkan tahap amalan 5S

Sangat Cemerlang

Cemerlang


1 10 30 9 0 7.PENGUKURAN/IMPAK a. Kesan dari segi masa /RM /ruang /proses /tenaga / kos 1. 2. 3.

LAMPIRAN C

cover garis panduan 5s 2011 - phg.icu.gov.my · pdf filemewujudkan persekitaran kerja yang...

Documents