TATACARA PENGURUSAN

PERAKAUNAN KUMPULAN

WANG SEKOLAH

BAHAGIAN AKAUN,

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

2012

_____________________________________________________________________________________

HAK CETAK TERPELIHARA

Laporan Awal Pelan Pembangunan Pendidikan2013 yang perlu dilakukan bagi menghasilkan

salah satu anjakan yang dibentangkan adalah berkaitan dengan Pengurusan Kewangancekap bagi memaksimumkan pulangan bagi setiap ringgit yang dibelanjakan Sehubungan itu, bagi merealisasikan pendapatan diuruskan dengan cekap dan mematuhi peraturan kewangan supaya segala peruntukan kewangan di sekolah dapat digunakankewangan yang cekap di peringkat sekolah pelbagai jenis peruntukan dan bantuan Tatacara Pengurusan Perakaunan diharapkan dapat meningkatkan pengetahuan kewangan dan perakaunan di kalangan mereka yang mengendalikan pengurusan kaudit disebabkan ketidakpatuhan kepada peraturanSemoga semua pihak yang terlibat dengan pengurusan kewangan sekolah buku panduan ini dengan sebaik mungkin berkesan di peringkat sekolah. Saya mengambil kesempatan ini mengucapkan tahniah dan syabas kepada Jawatankuasa Penerbitan Buku Tatacara Pengurusan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah kerana telah berjaya menerbitkan edisi yang tidak berhenti setakat ini kerana ia perlu sentiasa dikaji dan diberi ruang penambahbaikan secara berterusan. Sekian, terima kasih. Dato' Dr. Rosli bin Mohamed Ketua Setiausaha Kementerian Pelajaran Malaysia

Bismillahirrahmanirrahim Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh dan

Salam 1 Malaysia.

engetua/Guru Besar selaku Pengurus sahaja dikehendaki mahir dalam bidang tetapi juga mahir dalam bidang pengurusan,

khususnya pengurusan kewangan sekolah.

Laporan Awal Pelan Pembangunan Pendidikan Malaysia (PPPM)2013 2025 menggariskan 9 bidang keutamaan dan 11 anjakan yang perlu dilakukan bagi menghasilkan perubahan yang

alah satu anjakan yang dibentangkan adalah berkaitan dengan Pengurusan Kewanganbagi memaksimumkan pulangan bagi setiap ringgit yang dibelanjakan.

Sehubungan itu, bagi merealisasikan PPPM, sekolah perlu memastikan segala spendapatan diuruskan dengan cekap dan mematuhi peraturan kewangan supaya segala peruntukan kewangan di sekolah dapat digunakan secara efisyen dan optimum.kewangan yang cekap di peringkat sekolah sangat penting kerana pihak sekolah menerim

antuan daripada Kerajaan.

Tatacara Pengurusan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah yang telah dikemaskini ini diharapkan dapat meningkatkan pengetahuan kewangan dan perakaunan di kalangan mereka yang mengendalikan pengurusan kewangan sekolah seterusnya dapat mengurangkan teguran audit disebabkan ketidakpatuhan kepada peraturan-peraturan kewangan yang berkuatkuasa.

semua pihak yang terlibat dengan pengurusan kewangan sekolah dapat sebaik mungkin agar wujud satu bentuk kawalan dalaman yang

Saya mengambil kesempatan ini mengucapkan tahniah dan syabas kepada Jawatankuasa Penerbitan Buku Tatacara Pengurusan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah kerana telah

rjaya menerbitkan edisi yang dikemaskini. Saya berharap usaha mengemaskini panduan tidak berhenti setakat ini kerana ia perlu sentiasa dikaji dan diberi ruang penambahbaikan

Kementerian Pelajaran Malaysia

Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh dan

engurus Sekolah bukan sahaja dikehendaki mahir dalam bidang pendidikan

mahir dalam bidang pengurusan,

Malaysia (PPPM), menggariskan 9 bidang keutamaan dan 11 anjakan

perubahan yang mana alah satu anjakan yang dibentangkan adalah berkaitan dengan Pengurusan Kewangan yang

, sekolah perlu memastikan segala sumber pendapatan diuruskan dengan cekap dan mematuhi peraturan kewangan supaya segala

secara efisyen dan optimum. Pengurusan kerana pihak sekolah menerima

Sekolah yang telah dikemaskini ini diharapkan dapat meningkatkan pengetahuan kewangan dan perakaunan di kalangan mereka

ewangan sekolah seterusnya dapat mengurangkan teguran peraturan kewangan yang berkuatkuasa.

dapat menggunakan agar wujud satu bentuk kawalan dalaman yang

Saya mengambil kesempatan ini mengucapkan tahniah dan syabas kepada Jawatankuasa Penerbitan Buku Tatacara Pengurusan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah kerana telah

kemaskini. Saya berharap usaha mengemaskini panduan tidak berhenti setakat ini kerana ia perlu sentiasa dikaji dan diberi ruang penambahbaikan

menerbitkan Buku Tatacara Pengurusan Perakaunan Kumpulan

Wang Sekolah

Pengurusan perakaunan yang cekap dapat memberikan

di institusi pendidikan Negara. Pengetua/G

perlu memainkan peranan utama dalam mempastikan setiap

Kerajaan dapat digunakan secara optima bagi melahirkan modal insan yang berjaya.

Buku Tatacara Pengurusan Perakaunan

panduan dan rujukan utama kepada mereka yang terlibat dengan pengurusan perakaunan

kewangan di sekolah. Penerbitan

peraturan-peraturan kewangan

disarankan untuk merujuk kepada peraturan yang berkaita

aset, stor dan sebagainya yang dikeluarkan oleh Kementerian dari semasa ke semasa.

Justeru itu, saya berharap buku ini dapa

peringkat sekolah untuk menguruskan

meningkatkan akauntabiliti dan integriti dalam pengurusan perakaunan Kumpulan Wang

Sekolah. Moga dengan usaha ini akan dapat me

menyediakan penyata kewangan Sekolah yang sempurna setiap tahun serta memperolehi sijil

audit bersih atau tanpa teguran audit.

Saya ingin mengucapkan terima kasih kepada

Tatacara Pengurusan Perakaunan Sekolah

menyumbangkan tenaga, masa dan pengetahuan mereka samada secara langsung mahupun

tidak langsung. Seterusnya saya juga mengucapkan terima kasih kepada semua warga kerja

Bahagian Akaun di atas usaha gigih dan komitmen yang sepenuhnya dalam mempastikan buku

ini dapat diterbitkan mengikut piawaian yang ditetapkan.

Sekian, terima kasih. Wassalam

Hj. Senin Bin Yusof Ketua Akauntan Kementerian Pelajaran Malaysia

Bismillahirrahmanirrahim

Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh dan

Salam Sejahtera,

lhamdulillah, bersyukur saya ke hadrat Illahi

dengan limpah kurnia dan rahmat daripadaNya

Bahagian Akaun dapat merealisasikan usaha

menerbitkan Buku Tatacara Pengurusan Perakaunan Kumpulan

Wang Sekolah Tahun 2012.

yang cekap dapat memberikan impak yang penting dalam

pendidikan Negara. Pengetua/Guru Besar selaku pentadbir di peringkat Sekolah

memainkan peranan utama dalam mempastikan setiap sumber yang

digunakan secara optima bagi melahirkan modal insan yang berjaya.

Buku Tatacara Pengurusan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah ini adalah

rujukan utama kepada mereka yang terlibat dengan pengurusan perakaunan

Penerbitan Buku ini telah mengambilkira perubahan

peraturan kewangan semasa yang berkuatkuasa. Pentadbir Sekolah adalah juga

disarankan untuk merujuk kepada peraturan yang berkaitan dengan kewangan, perolehan,

set, stor dan sebagainya yang dikeluarkan oleh Kementerian dari semasa ke semasa.

Justeru itu, saya berharap buku ini dapat dimanfaatkan oleh semua pegawai perakaunan

peringkat sekolah untuk menguruskan rekod-rekod kewangan dengan berkesan di samping

akauntabiliti dan integriti dalam pengurusan perakaunan Kumpulan Wang

Moga dengan usaha ini akan dapat membantu dan memudahkan pihak Sekolah untuk

menyediakan penyata kewangan Sekolah yang sempurna setiap tahun serta memperolehi sijil

audit bersih atau tanpa teguran audit.

Saya ingin mengucapkan terima kasih kepada semua ahli Jawatankuasa Penerbitan Buku

cara Pengurusan Perakaunan Sekolah tahun 2012 ini serta individu yang telah

menyumbangkan tenaga, masa dan pengetahuan mereka samada secara langsung mahupun

Seterusnya saya juga mengucapkan terima kasih kepada semua warga kerja

aun di atas usaha gigih dan komitmen yang sepenuhnya dalam mempastikan buku

ini dapat diterbitkan mengikut piawaian yang ditetapkan.

Wassalam.

Kementerian Pelajaran Malaysia

abarakatuh dan

lhamdulillah, bersyukur saya ke hadrat Illahi kerana

dengan limpah kurnia dan rahmat daripadaNya,

Bahagian Akaun dapat merealisasikan usaha

menerbitkan Buku Tatacara Pengurusan Perakaunan Kumpulan

dalam tadbir urus

pentadbir di peringkat Sekolah

sumber yang disediakan oleh

digunakan secara optima bagi melahirkan modal insan yang berjaya.

ini adalah sebagai garis

rujukan utama kepada mereka yang terlibat dengan pengurusan perakaunan dan

Buku ini telah mengambilkira perubahan dan pindaan

. Pentadbir Sekolah adalah juga

n dengan kewangan, perolehan,

set, stor dan sebagainya yang dikeluarkan oleh Kementerian dari semasa ke semasa.

pegawai perakaunan

kewangan dengan berkesan di samping

akauntabiliti dan integriti dalam pengurusan perakaunan Kumpulan Wang

mbantu dan memudahkan pihak Sekolah untuk

menyediakan penyata kewangan Sekolah yang sempurna setiap tahun serta memperolehi sijil

watankuasa Penerbitan Buku

tahun 2012 ini serta individu yang telah

menyumbangkan tenaga, masa dan pengetahuan mereka samada secara langsung mahupun

Seterusnya saya juga mengucapkan terima kasih kepada semua warga kerja

aun di atas usaha gigih dan komitmen yang sepenuhnya dalam mempastikan buku

KANDUNGAN

i

BAB TAJUK MUKASURAT

1 PENGENALAN

1.1 Pendahuluan 1

1.2 Tujuan 2

1.3 Penggunaan Buku Tatacara Pengurusan Kewangan dan

Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah

2

1.4 Kesimpulan 3

2 AKAUNTABILITI

2.1 Pendahuluan 4

2.2 Penurunan Kuasa 4

2.3 Serahan Tugas 5

2.4 Penyata Kewangan Sekolah 6

2.5 Melantik Juruaudit Dalam 6

2.6 Pelantikan Jawatankuasa Di Sekolah 7

2.7 Mengadakan Pemeriksaan Mengejut 8

2.8 Penyediaan Rekod/Dokumen Kewangan Untuk

Pengauditan

9

2.9 Menjawab Laporan/Pertanyaan Audit 9

2.10 Kehilangan dan Hapuskira 9

2.11 Surcaj dan Penalti 10

Lampiran 11 - 12

3 KUMPULAN WANG SEKOLAH

3.1 Pendahuluan 13

3.2 Jenis-jenis Kumpulan Wang Sekolah 13

3.3 Kumpulan Wang Kerajaan 13

3.4 Kumpulan Wang SUWA (Sumbangan Wang Awam) 14

3.5 Kumpulan Wang Asrama 16

PERAKAUNAN

4 TERIMAAN

4.1 Pendahuluan 17

4.2 Tatacara Mengakaunkan Terimaan 17

4.3 Kawalan Terimaan dan Pungutan 19

4.4 Kutipan Melalui Bank 22

Lampiran 27 - 40

Carta Aliran 41 - 43

KANDUNGAN

ii

BAB TAJUK MUKASURAT

5 PEMBAYARAN

5.1 Pendahuluan 44

5.2 Tanggungjawab Pengurus Sekolah 44

5.3 Daftar Bil 45

5.4 Baucar Bayaran 46

5.5 Tatacara Penyediaan Baucar Bayaran 46

5.6 Pulangan Balik Kutipan 48

5.7 Mengeluarkan Wang Untuk Dibahagi-bahagikan Bagi

Aktiviti/Program Yang Telah Diluluskan

49

5.8 Pembayaran Kepada Penerima Yang Tiada Akaun Bank 49

5.9 Pengeluaran Cek 50

5.10 Kuasa Menandatangan Cek 51

5.11 Pembatalan Cek Tamat Tempoh Laku atau Rosak 52

5.12 Penggantian Cek Hilang 53

5.13 Stok Buku Cek 53

5.14 Caj Bank 54

Lampiran 56 - 63

Carta Aliran 64

6 BUKU TUNAI

6.1 Pendahuluan 65

6.2 Jenis Buku Tunai 65

6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66

6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67

6.5 Akaun Subsidiari 69

6.6 Akaun Bank 69

6.7 Penyata Bank dan Penyata Penyesuaian Bank 70

6.8 Tatacara Penutupan Akaun Bank Bagi Sekolah Yang

Tamat Operasi

73

Lampiran 75-86

7 PANJAR WANG RUNCIT

7.1 Pendahuluan 87

7.2 Proses Untuk Mewujudkan Panjar Wang Runcit 87

7.3 Proses Penambahan Dana Panjar Wang Runcit 88

7.4 Tatacara Penyelenggaraan Panjar Wang Runcit 88

7.4.1 Buku Tunai Panjar Wang Runcit 88

7.4.2 Penerimaan Dana Permulaan/Rekupmen PWR 88

KANDUNGAN

iii

BAB TAJUK MUKASURAT

7.4.3 Pembayaran PWR 89

7.4.4 Rekupmen 90

7.5 Tatacara Penutupan Buku Tunai Panjar Wang Runcit Pada

Akhir Tahun

90

7.6 Penutupan Panjar Wang Runcit 91

Lampiran 92 - 102

Carta Aliran 103

8 PENYEDIAAN PENYATA KEWANGAN TAHUNAN

8.1 Pendahuluan 104

8.2 Dokumen-dokumen Yang Diperlukan Untuk Menyediakan

Penyata Kewangan Tahunan Sekolah

104

8.3 Format Penyata Kewangan Tahunan Sekolah 105

8.4 Penyata Penerimaan dan Pembayaran 105

8.5 Penyata Pendapatan dan Perbelanjaan 105

8.6 Kunci Kira-kira 106

8.7 Nota Kepada Akaun 108

8.8 Penyata Lain 109

8.9 Penyerahan Penyata Kewangan Tahunan Sekolah 109

Lampiran 110 -112

9 AKAUN BELUM BAYAR (ABB)

9.1 Pendahuluan 113

9.2 Perkara-perkara Yang Menyebabkan Berlakunya Akaun

Belum Bayar (ABB)

113

9.3 Daftar ABB 113

9.4 Kelulusan Ketua PTJ 114

9.5 Langkah-langkah Untuk Mengelakkan ABB 114

9.6 Syarat Permohonan Pelarasan ABB 114

9.7 Permohonan Pelarasan ABB 115

9.8 Tindakan Selepas Kelulusan Pelarasan ABB 115

Lampiran 117 - 118

10 AKAUN BELUM TERIMA (ABT)

10.1 Pendahuluan 119

10.2 Perkara-perkara Yang Menyebabkan Berlakunya Akaun

Belum Terima (ABT)

119

10.3 Daftar ABT 119

10.4 Langkah-langkah Bagi Mengelakkan ABT 119

10.5 Tindakan Untuk Hapuskira 120

KANDUNGAN

iv

BAB TAJUK MUKASURAT

10.6 Tindakan Selepas Kelulusan Hapuskira Diperolehi 120

Lampiran 121 - 123

PENGURUSAN PEROLEHAN, ASET DAN STOR

11 PEROLEHAN

11.1 Pendahuluan 124

11.2 Jenis-jenis Perolehan 124

11.3 Kaedah Perolehan 125

11.3.1 Pembelian Melalui Kontrak Pusat 125

11.3.2 Pembelian Melalui Kontrak Pusat Sistem Panel 126

11.3.3 Pembelian Terus 127

11.3.4 Sebut Harga 128

11.4 Tatacara Perolehan 130

11.5 Proses Kerja Perolehan Di Sekolah 131

11.5.1 Pembelian Terus 131

11.5.2 Sebut Harga 134

11.5.3 Tender 146

11.6 Tatacara Perolehan Peralatan ICT Di Peringkat Sekolah 146

11.7 Permohonan Perolehan ICT 147

11.8 Perolehan Harta Modal 147

Lampiran 148 - 158

Carta Aliran 159 - 165

12 PENGURUSAN ASET ALIH

12.1 Pendahuluan 166

12.2 Definisi

Aset Aset Alih

166

12.3 Jawatankuasa Pengurusan Aset Alih Kerajaan 166

12.4 Pelaksanaan Pengurusan Aset Alih Kerajaan 167

13 PENGURUSAN STOR

13.1 Pendahuluan 168

13.2 Definisi

Stor Stok Bekalan Pejabat (Barang Gunahabis) Pengurusan Kawalan Stok

168

13.3 Kategori Stor Sekolah 169

KANDUNGAN

v

BAB TAJUK MUKASURAT

13.4 Pelaksanaan Pengurusan Stor 169

PENGURUSAN AM

14 BANTUAN PERSEKOLAHAN 170

15 MAJALAH SEKOLAH DAN BAHAN MULTIMEDIA

15.1 Pendahuluan 172

15.2 Pelaksanaan Projek Majalah dan Bahan Multimedia

Sekolah

172

15.3 Panduan Pelaksanaan Projek Majalah dan Bahan

Multimedia Sekolah

173

16 PINDAH PERUNTUKAN

16.1 Pendahuluan 174

16.2 Bidang Kuasa 175

16.3 Pindah Peruntukan Yang Tidak Dibenarkan 175

16.4 Tatacara Pindah Peruntukan 176

16.5 Tatacara Mengakaun Pindah Peruntukan 177

Lampiran 180 - 183

17 TAKRIFAN 184 - 186

Bab 1 PENGENALAN

1

1.1 PENDAHULUAN

1.1.1 Sekolah merupakan sebuah institusi pendidikan yang mana

pengurusan aset dan kewangan adalah tertakluk pada peruntukan yang

terdapat dalam Akta Tatacara Kewangan 1957, Arahan

Perbendaharaan, Peraturan-Peraturan Pendidikan (Akaun Dan Audit)

2002 di bawah Akta Pendidikan 1996 (Akta 550) serta peraturan-

peraturan Kewangan yang sedang berkuatkuasa.

1.1.2 Di bawah peruntukan tersebut, pihak sekolah dikehendaki

menyelenggara dan menyimpan akaun-akaun dan rekod kewangan

dengan sempurna.

1.1.3 Pengurus Sekolah hendaklah bertanggungjawab bagi:

(a) menyediakan suatu penyata kewangan tahunan bagi tahun

berakhir 31 Disember tiap-tiap tahun mengikut prinsip

perakaunan yang diterima umum;

(b) mengemukakan penyata kewangan tahunan tersebut kepada

Ketua Pusat Tanggungjawab (PTJ) yang kemudiannya

dikemukakan kepada Bahagian Audit Sekolah tidak lewat dari

31 Mac tahun berikutnya.

Walau bagaimanapun, pihak sekolah dikehendaki

mengemukakan penyata kewangan tahunan tersebut satu (1)

bulan lebih awal iaitu pada 28 Februari atau 29 Februari tahun

berikutnya (yang mana berkenaan). Ini adalah bertujuan untuk

membolehkan pembetulan dibuat pada penyata kewangan

tahunan tersebut jika didapati perlu; dan

(c) memberi jawapan atas Laporan atau pertanyaan Audit tidak

lewat satu (1) bulan dari tarikh laporan atau pertanyaan.

Peraturan 6, Peraturan-Peraturan Pendidikan (Akaun Dan Audit) 2002 Akta Pendidikan 1996

SPK Bil 4/88

AP 306

Seksyen 130(m), Akta Pendidikan 1996

Bab 1 PENGENALAN

2

1.1.4 Ketua Pusat Tanggungjawab (PTJ) bertanggungjawab untuk

memastikan:

(a) Penyata kewangan tahunan sekolah dikemukakan kepada

Bahagian Audit tidak lewat dari 31 Mac tahun yang berikutnya;

dan

(b) Sekolah mengambil apa-apa tindakan, jika keadaan

memerlukan, atas apa-apa laporan atau pertanyaan audit yang

berhubungan dengan sekolah tersebut.

1.2 TUJUAN

1.2.1 Buku Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Kumpulan

Wang Sekolah dikeluarkan bertujuan untuk memberi panduan

mengenai Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Kumpulan

Wang Sekolah yang seragam. Semakan semula dan pindaan telah

dibuat untuk mengemaskini isi kandungan buku Tatacara Pengurusan

Kewangan dan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah Edisi Keempat

Tahun 2005, berdasarkan:

(a) Pekeliling dan Surat Pekeliling Perbendaharaan Malaysia,

Akauntan Negara Malaysia, dan Kementerian Pelajaran

Malaysia sehingga November 2011; dan

(b) maklumbalas yang diterima daripada pengguna buku Tatacara

Pengurusan Kewangan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah

Edisi Keempat Tahun 2005.

1.3 PENGGUNAAN BUKU TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN

PERAKAUNAN KUMPULAN WANG SEKOLAH

1.3.1 Semua sekolah dikehendaki mematuhi tatacara yang terkandung di

dalam buku Tatacara Pengurusan Perakaunan Kumpulan Wang

Sekolah. Penggunaan tatacara ini juga tertakluk kepada pekeliling dan

surat pekeliling yang dikeluarkan dari semasa ke semasa.

Peraturan 7, Peraturan-Peraturan Pendidikan (Akaun Dan Audit) 2002 Akta Pendidikan 1996

Peraturan 12, Peraturan-Peraturan Pendidikan (Akaun Dan Audit) 2002 Akta Pendidikan 1996

Bab 1 PENGENALAN

3

1.3.2 Buku Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Kumpulan

Wang Sekolah ini berkuatkuasa mulai 1 JANUARI 2013.

1.4 KESIMPULAN

1.4.1 Buku ini dapat memberi faedah khususnya kepada pengurusan sekolah

bagi mempertingkatkan akauntabiliti dan kecekapan dalam

menguruskan kewangan dan perakaunan Kumpulan Wang Sekolah.

Bab 2 AKAUNTABILITI

4

2.1 PENDAHULUAN

Akauntabiliti adalah memikul amanah untuk menjalankan aktiviti yang

ditentukan, secara bertanggungjawab ke atas kejayaan atau kegagalannya.

Ia merupakan obligasi seseorang untuk memberi penjelasan mengenai

tindakan dan prestasinya kepada pihak yang berhak mendapatkan jawapan

tersebut.

Konsep akauntabiliti adalah tanggungjawab Pengurus Sekolah atau individu

yang menjalankan tugas menguruskan sumber-sumber awam melalui

perwakilan kuasa. Mereka yang menerima kuasa perlu melapor kepada pihak

yang mewakilkan kuasa mengenai segala urusniaga dan perubahan yang

berlaku mengikut tempoh yang ditetapkan.

Dalam menentukan akauntabiliti, Pengurus Sekolah perlu:

(a) mematuhi Akta Tatacara Kewangan 1957, Arahan Perbendaharaan,

Pekeliling dan Surat Pekeliling Perbendaharaan, Tatacara Pengurusan

Kewangan Dan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah serta arahan-

arahan dari KPM; dan

(b) mewujudkan struktur organisasi yang sesuai dan mengadakan sistem

kawalan dalaman untuk menjalankan tanggungjawab dengan berkesan.

2.2 PENURUNAN KUASA

2.2.1 Surat Perwakilan Kuasa

Dalam menjalankan tugas, Pengurus Sekolah sebagai Pegawai

Perakaunan akan diberi kuasa oleh Pegawai Pengawal untuk

menjalankan tugas-tugas kewangan dan perakaunan sekolah yang

menjadi tanggungjawab kepadanya.

Bab 2 AKAUNTABILITI

5

2.2.2 Kebenaran Menjalankan Tugas

Pengurus Sekolah perlu mengeluarkan surat kebenaran bertulis kepada

pegawai yang menjalankan tugas-tugas kewangan dan perakaunan

sekolah (Lampiran 2-1).

2.2.3 Sumber rujukan kuasa:

(a) AP 69 : Kebenaran Bertulis Untuk Menerima Wang

(b) AP 70 : Pengeluaran Resit Rasmi

(c) AP 101 : Kuasa Menandatangan Baucar

(d) AP 119 : Kuasa Menandatangan Cek (AK 52)

(e) AP 11 : Kuasa Kewangan Yang Lain.

Contoh:

- Menyelenggara/mengemaskini/memeriksa dokumen

kewangan

- menyelenggara Panjar Wang Runcit

2.2.4 Ketiadaan Pengurus Sekolah

(a) Pengurus Sekolah perlu mengeluarkan surat perwakilan kuasa

kepada pegawai yang lain untuk menjalankan tugas semasa

ketiadaannya.

(b) Sekiranya Pengurus Sekolah bersara atau bertukar dan

menyebabkan kekosongan dalam tempoh yang panjang, menjadi

tanggungjawab pegawai yang paling kanan di sekolah untuk

memaklumkan kepada Ketua PTJ bagi mendapatkan surat

perwakilan kuasa.

2.3 SERAHAN TUGAS

2.3.1 Apabila pegawai bertukar ganti, kedua-dua pegawai ini hendaklah

menandatangan satu kenyataan serahan tugas yang menunjukkan

Bab 2 AKAUNTABILITI

6

kedudukan helaian dokumen kewangan untuk dikepilkan bersama Nota

Serah Tugas. Contoh dan panduan pengisian Borang Serahan

Dokumen Kewangan adalah seperti di Lampiran 2-2.

TANGGUNGJAWAB PENGURUS SEKOLAH

2.4 PENYATA KEWANGAN SEKOLAH

2.4.1 Penyediaan Penyata Kewangan

Pengurus Sekolah bertanggungjawab menyediakan Penyata Kewangan

Tahunan bagi tahun berakhir 31 Disember tiap-tiap tahun mengikut

prinsip perakaunan yang diterima umum; dan

Pengurus Sekolah hendaklah mengemukakan Penyata Kewangan

Tahunan kepada Ketua PTJ yang kemudiannya mengemukakan

penyata kewangan tahunan tersebut kepada Pejabat Audit Sekolah

Negeri tidak lewat daripada 31 Mac tahun berikutnya.

Walau bagaimanapun, sekolah dikehendaki mengemukakan Penyata

Kewangan Tahunan Sekolah pada atau sebelum 28 Februari kepada

Ketua PTJ.

2.5 MELANTIK JURUAUDIT DALAM

2.5.1 Pengurus Sekolah perlu melantik secara bertulis seorang guru yang

tidak terlibat secara langsung dalam pengurusan kewangan dan

perakaunan sekolah sebagai Juruaudit Dalam untuk memastikan wujud

kawalan dalaman dalam pengurusan kewangan dan perakaunan

sekolah.

2.4.2 Mengemukakan Penyata Kewangan

Peraturan-peraturan Pendidikan (Akaun dan Audit) 2002

Pekeliling SPK Bil 4/1988

Bab 2 AKAUNTABILITI

7

2.5.2 Tugas Juruaudit Dalam adalah seperti berikut:

(a) menyemak rekod kewangan;

(b) memastikan prosedur dan peraturan kewangan dipatuhi; dan

(c) menyediakan laporan hasil pemeriksaan dan mengemukakan

kepada Pengurus Sekolah serta membentangkan dalam Mesyuarat

JPKA.

2.6 PELANTIKAN JAWATANKUASA DI SEKOLAH

2.6.1 JAWATANKUASA PENGURUSAN KEWANGAN DAN AKAUN

(JPKA)

(a) Ahli-ahli Jawatankuasa adalah terdiri daripada:-

Pengerusi : Pengurus Sekolah

Setiausaha : KPT/PT yang mentadbir kewangan

Ahli : Semua Guru Penolong Kanan

Ketua Bidang/Ketua Panitia

Juruaudit Dalam

Pegawai-pegawai lain yang sesuai

(b) Bidang tugas jawatankuasa adalah untuk membantu Pengurus

Sekolah mengawasi, mengesan dan menyelia semua urusan

kewangan dan akaun supaya berjalan lancar dan menepati

kehendak Akta Tatacara Kewangan 1957, Arahan

Perbendaharaan, Pekeliling, Surat Pekeliling dan Tatacara yang

berkuat kuasa.

(c) Bidang tugas jawatankuasa meliputi pengurusan bajet,

perbelanjaan, perakaunan, pungutan dan tunggakan hasil, aset

dan stor, penyediaan dan pembentangan penyata kewangan

SPK Bil. 6/2009

PP 10/2008

Bab 2 AKAUNTABILITI

8

dan laporan tahunan sekolah. Jawatankuasa ini juga perlu

meneliti dan mengambil tindakan susulan terhadap Laporan

Audit serta perancangan latihan untuk kakitangan yang

mengurus hal-hal pengurusan kewangan.

(d) Kekerapan mesyuarat

Jawatankuasa ini hendaklah mengadakan mesyuarat sekurang-

kurangnya tiga (3) bulan sekali selepas tamat tempoh setiap suku

tahun. Mesyuarat yang diadakan secara tersusun boleh membantu

jawatankuasa mengesan dan mengawasi operasi kewangan dan

perakaunan dengan lebih berkesan.

2.6.2 JAWATANKUASA PENGURUSAN ASET KERAJAAN (JKPAK) (rujuk

Bab 12)

2.6.3 JAWATANKUASA SEBUT HARGA (rujuk Bab 11)

2.7 MENGADAKAN PEMERIKSAAN MENGEJUT

2.7.1 Pengurus Sekolah hendaklah mengadakan pemeriksaan mengejut

secara berkala ke atas peti besi atau peti wang tunai dalam

penyimpanan wang awam, setem atau barang-barang lain yang

berharga.

2.7.2 Pemeriksaan ini hendaklah dilakukan tidak kurang dari sekali dalam

enam (6) bulan dan hasilnya hendaklah direkodkan dalam Buku

Pemeriksaan Mengejut (Am 28). Butir-butir yang perlu dicatat:-

(a) tarikh dan masa pemeriksaan;

(b) nama pegawai yang bertanggungjawab menyimpan wang tunai dan

setem;

PP 10/2008 & SPK6/2009

AP 309

Bab 2 AKAUNTABILITI

9

(c) amaun wang dan setem yang diamanahkan kepadanya;

(d) perihal barang-barang berharga yang diamanahkan termasuk buku

resit dan cek yang belum digunakan;

(e) hasil pemeriksaan termasuk catatan nombor siri cek (akaun KWK/

SUWA/ Asrama) yang belum digunakan pada tarikh pemeriksaan;

dan

(f) tandatangan dan jawatan pegawai pemeriksa.

2.8 PENYEDIAAN REKOD/DOKUMEN KEWANGAN UNTUK PENGAUDITAN

Pengurus Sekolah bertanggungjawab:

(a) menyedia dan mengemukakan semua rekod/dokumen kewangan

kepada Pejabat Audit Sekolah Negeri;

(b) memberi penjelasan atau maklumat yang diperlukan

(c) membenar dan memberi kerjasama ke atas pengauditan atau

pemeriksaan.

2.9 MENJAWAB LAPORAN/PERTANYAAN AUDIT

Pengurus Sekolah hendaklah memberi jawapan ke atas laporan atau

pertanyaan audit dalam tempoh satu (1) bulan dari tarikh laporan atau

pertanyaan audit.

2.10 KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA

Sekiranya berlaku kehilangan wang atau aset awam Pengurus Sekolah

hendaklah bertanggungjawab untuk mengambil tindakan seperti yang

digariskan di dalam Bab C (II) Arahan Perbendaharaan.

AP 306

Bab 2 AKAUNTABILITI

10

2.11 SURCAJ DAN PENALTI

2.11.1Surcaj

Surcaj boleh dikenakan kepada Pengurus Sekolah jika:-

(a) gagal memungut apa-apa wang yang telah dipertanggungjawabkan

ke atasnya;

(b) telah bertanggungjawab tentang apa-apa bayaran wang awam yang

tidak disahkan dengan sempurna;

(c) telah menyebabkan berlakunya kekurangan atau kehilangan wang

awam atau harta benda kerajaan;

(d) Gagal menyimpan akaun dan rekod kewangan dengan sempurna

dan teratur; atau

(e) Gagal membuat apa-apa bayaran atau bertanggungjawab bagi apa-

apa kelewatan dalam pembayaran wang awam.

2.11.2 Penalti

Seseorang yang melanggar Peraturan-Peraturan Pendidikan (Akaun

Dan Audit) 2002 yang terkandung di dalam Akta Pendidikan 1996

adalah dianggap telah melakukan suatu kesalahan dan apabila

disabitkan boleh didenda tidak melebihi lima ribu Ringgit Malaysia

(RM5,000) atau dipenjarakan selama tempoh tidak melebihi tiga (3)

bulan atau kedua-duanya.

Seksyen 18 AAK 1957

Akta Pendidikan 1996 Peraturan-peraturan (Akaun dan Audit) 2002

Lampiran 2-1

SURAT KEBENARAN MENJALANKAN TUGAS KEWANGAN

Saya sebagai Pengetua/Guru Besar SM/SK .

dengan ini memberi kebenaran kepada

no. Kad Pengenalan . Jawatan ...

untuk menjalankan tugas-tugas kewangan berikut:

1. Menerima wang awam

2. Menandatangan Resit Rasmi Pejabat

3. Menyelenggara Buku Tunai

4. Menyelenggara Panjar Wang Runcit

5. Menandatangan Pesanan Sekolah

6. Memperaku Baucar Bayaran

7. Memasukkan wang ke bank

8. Menyelenggara rekod-rekod kewangan yang lain.

Kebenaran ini berkuatkuasa mulai tarikh surat ini sehingga dibatalkan.

Dengan ini surat kebenaran (no.rujukan)

bertarikh adalah terbatal.

..

t.t Pengetua/ Guru Besar Tarikh:

Saya . No. Kad Pengenalan .

dengan ini menerima kebenaran bagi menjalankan tugas-tugas kewangan seperti di

atas.

Tandatangan Tarikh:..

Lampiran 2-2

BORANG SERAHAN DOKUMEN KEWANGAN Nama Pegawai Bertukar : Jawatan : Nama Pegawai Terima Tugas : Jawatan :

Perihal, Siri dan

No. Borang

Nombor Siri Borang yang digunakan

sehingga tarikh

Nombor Siri

Borang Belum Guna

Catatan

Resit Rasmi Pejabat No. Siri:

Mula Akhir Mula Akhir

Borang Pesanan Sekolah No. Siri :

Cek KWK No. Siri : Cek KWS No. Siri : Cek KWA No. Siri :

Saya/kami memperakui bahawa dokumen-dokumen yang ditunjukkan dalam jadual di atas telah disemak oleh saya/kami dan didapati betul. ..............(t.t Penyerah)....................... ..............(t.t Penerima)...................... Nama : Nama : Tarikh : Tarikh :

Bab 3 KUMPULAN WANG SEKOLAH

13

3.1 PENDAHULUAN

Kumpulan Wang Sekolah terdiri daripada tiga jenis kumpulan wang yang

dipertanggungjawabkan kepada Pengurus Sekolah untuk diurus dan

diperakaunkan mengikut peraturan dan tatacara yang telah ditetapkan.

3.2 JENIS-JENIS KUMPULAN WANG SEKOLAH

3.2.1 Tiga jenis Kumpulan Wang Sekolah adalah seperti berikut:-

(a) Kumpulan Wang Kerajaan (KWK);

(b) Kumpulan Wang SUWA (KWS); dan

(c) Kumpulan Wang Asrama (KWA).

3.2.2 Setiap kumpulan wang diuruskan secara berasingan dan satu akaun

bank dibuka bagi setiap kumpulan wang tersebut. Walau

bagaimanapun, sekolah yang bilangan muridnya kurang daripada 150

orang atau Sekolah Kurang Murid (SKM) dibenarkan mempunyai satu

akaun bank bagi menguruskan semua Kumpulan Wang Sekolah.

3.2.3 Sekolah tidak dibenarkan untuk mengakaunkan kutipan bayaran balik

yang melibatkan Vot seperti bayaran balik emolumen, bayaran balik

utiliti dan lain-lain yang berkaitan ke dalam akaun bank Kumpulan

Wang Sekolah.

3.3 KUMPULAN WANG KERAJAAN

3.3.1 Kumpulan Wang Kerajaan (KWK) bertujuan mengakaunkan terimaan

dan bayaran daripada sumber Kerajaan termasuk biasiswa daripada

lain-lain agensi kerajaan dan faedah bank serta dibelanjakan mengikut

maksud setiap terimaan kecuali berkaitan dengan asrama.

Bab 3 KUMPULAN WANG SEKOLAH

14

3.3.2 Sumber kewangan yang diperakaunkan ke dalam KWK termasuklah:

(a) Bantuan Persekolahan daripada KPM

(b) Bantuan Biasiswa ;

(c) Faedah bank; dan

(d) Pemberian lain bagi program khas Kementerian Pelajaran

Malaysia dan lain-lain agensi Kerajaan.

3.3.3 Walau bagaimanapun, sumber kewangan KWK adalah tertakluk

kepada pekeliling/surat edaran yang berkuat kuasa dari semasa ke

semasa.

3.4 KUMPULAN WANG SUWA (Sumbangan Wang Awam)

3.4.1 Kumpulan Wang SUWA (KWS) bertujuan mengakaunkan terimaan dan

bayaran daripada sumber awam termasuk terimaan daripada murid/

pelajar/orang awam/agensi bukan kerajaan dan faedah bank serta

dibelanjakan mengikut maksud setiap terimaan kecuali berkaitan

dengan asrama.

3.4.2 Sumber kewangan yang diperakaunkan ke dalam KWS termasuklah:

(a) Semua kutipan daripada murid/pelajar/ibu bapa/penjaga yang

telah mendapat kelulusan daripada Pendaftar atau bayaran-

bayaran yang dibenarkan mengikut peruntukan Akta Pendidikan

1996, Peraturan-Peraturan Pendidikan dan Surat-Surat Siaran

berkaitan Bayaran Persekolahan yang masih berkuatkuasa

kecuali yuran PIBG.

(b) Sewa kantin sekolah dan kedai buku sekolah;

(c) Sumbangan daripada kedai buku sekolah/ koperasi sekolah;

(d) Sumbangan daripada orang awam;

(e) Caj yang dikenakan ke atas penggunaan harta dan kemudahan

sekolah;

(f) Deposit diterima;

SPI 11/2011

Bab 3 KUMPULAN WANG SEKOLAH

15

(g) Faedah bank; dan

(h) Terimaan-terimaan lain yang berkaitan.

3.4.3 Kegunaan wang SUWA adalah seperti berikut:

(a) Wang Yang Dikutip Khas Untuk Sesuatu Tujuan

Apabila pihak sekolah membuat kutipan daripada

murid atau orang awam untuk sesuatu tujuan seperti:

(i) Bayaran tambahan di Sekolah Agama Bantuan

Kerajaan (SABK);

(ii) Penerbitan Majalah Sekolah; dan

(iii) Lain-lain kutipan yang diluluskan oleh Pendaftar.

(b) Wang Yang Dikutip Secara Am

Kutipan seperti sewa kantin, derma am, pendapatan daripada

kedai buku sekolah, caj yang dikenakan ke atas penggunaan

harta dan kemudahan sekolah, faedah bank dan pelbagai

merupakan kutipan yang tidak dikhaskan untuk sesuatu tujuan.

Wang yang diterima daripada punca ini boleh digunakan oleh

pihak sekolah untuk:

(i) Perbelanjaan menjalankan aktiviti-aktiviti murid;

(ii) Perbelanjaan membawa murid mendapatkan rawatan

kecemasan;

(iii) Perbelanjaan yang memberi manfaat secara langsung

kepada murid.

(c) Kegunaan Lain Wang SUWA

Perbelanjaan selain daripada perkara (a) dan (b) diwajibkan

mendapat kelulusan daripada Ketua PTJ sebelum sebarang

perolehan dibuat.

Bab 3 KUMPULAN WANG SEKOLAH

16

3.5 KUMPULAN WANG ASRAMA

3.5.1 Kumpulan Wang Asrama (KWA) bertujuan mengakaunkan terimaan

dan bayaran berkaitan dengan asrama daripada sumber kerajaan dan

awam termasuk terimaan daripada murid/pelajar/orang awam/agensi

bukan kerajaan dan faedah bank serta dibelanjakan mengikut maksud

setiap terimaan.

3.5.2 Sumber kewangan yang diperakaunkan di bawah KWA termasuklah:

(a) Bantuan Geran Per Kapita Lain-lain Perbelanjaan Berulang

Tahun untuk asrama (LPBT Asrama);

(b) Bantuan Makanan Asrama (BMA);

(c) Bayaran Kokurikulum Asrama (BKKA);

(d) Derma/Sumbangan dari orang ramai/Agensi Kerajaan/Badan

Berkanun

(g) Faedah bank; dan

(h) Pelbagai pemberian/kutipan lain berkaitan asrama yang

diluluskan oleh Pendaftar dan bayaran-bayaran yang

dibenarkan mengikut peruntukan Akta Pendidikan 1996,

Peraturan-Peraturan Pendidikan dan surat-surat siaran

berkaitan bayaran persekolahan yang masih berkuatkuasa.

3.5.3 Bagi asrama yang disediakan berasingan daripada sekolah (Asrama

Pusat), sekolah yang dilantik oleh Ketua PTJ hendaklah mengurus

serta mengendalikan kewangan dan perakaunan berkaitan dengan

KWA. Ketua Warden bertanggungjawab membuat kutipan bayaran

makanan asrama dan pelbagai pemberian/kutipan lain berkaitan

asrama yang dibenarkan mengikut peraturan-peraturan sedia ada.

Bab 4 TERIMAAN

17

4.1 PENDAHULUAN

Terimaan adalah wang yang diperolehi oleh pihak sekolah daripada Kerajaan

dan orang awam dalam bentuk wang tunai, cek, kiriman wang dan pindahan

dana elektronik (EFT). Semua terimaan hendaklah diperakaunkan dengan

betul dan tepat mengikut prosedur dan peraturan yang ditetapkan bagi

mengelakkan daripada berlaku kehilangan wang sekolah yang mungkin

berpunca daripada kegagalan memungut dan merekod, kecuaian dan

penyelewengan.

4.2 TATACARA MENGAKAUNKAN TERIMAAN

4.2.1 Sekolah hendaklah mengeluarkan resit rasmi yang ditetapkan bagi

memperakui setiap terimaan. Resit rasmi yang digunakan di sekolah

adalah seperti berikut:

(a) Resit Rasmi Pejabat (RP.01) hendaklah dikeluarkan oleh

Pengurus Sekolah bagi setiap terimaan.

(i) Format resit adalah seperti di Lampiran 4-1.

(ii) Panduan pengisian resit seperti di Lampiran 4-1A.

(b) Resit Rasmi Murid (RM.01) dikeluarkan oleh guru kelas/warden/

penyelia asrama kepada murid.

(i) Format resit adalah seperti di Lampiran 4-2.

(ii) Panduan pengisian resit seperti di Lampiran 4-2A.

4.2.2 Sekolah hendaklah menggunakan buku resit yang berasingan bagi

setiap kumpulan wang.

4.2.3 Sekolah hanya dibenarkan memperolehi buku resit daripada

Percetakan Nasional Malaysia Berhad (PNMB).

Bab 4 TERIMAAN

18

4.2.4 Kutipan yang diterima daripada murid hendaklah dikeluarkan resit oleh

guru dan dicatat di dalam Jadual Kedatangan Murid. Pengurus

Sekolah hendaklah memastikan bahawa nombor resit serta jumlahnya

direkod di dalam ruangan yang disediakan dalam buku tersebut.

4.2.5 Pungutan yang dibuat oleh guru kelas hendaklah direkodkan dalam

Borang Kutipan Dan Serahan Guru Ke Pejabat seperti format di

Lampiran 4-3, diisi dalam dua (2) salinan dan satu salinan diserahkan

bersama-sama buku resit dan wang pungutan kepada Pengurus

Sekolah pada hari yang sama. Panduan pengisian borang ini adalah

seperti di Lampiran 4-3A.

4.2.6 Semua terimaan melalui pos hendaklah direkodkan di dalam Daftar

Penerimaan Wang Melalui Pos seperti di Lampiran 4-4. Resit untuk

terimaan ini hendaklah dihantar melalui pos ke alamat pembayar.

Nombor resit hendaklah dicatat dalam daftar ini dan seterusnya

direkodkan di dalam Buku Tunai.

4.2.7 Berpandukan resit yang telah dikeluarkan, Pengurus Sekolah

hendaklah menentukan jenis kumpulan wang bagi terimaan tersebut

untuk direkod dalam Buku Tunai.

4.2.8 Setiap Resit Rasmi Pejabat yang dikeluarkan termasuk yang dibatalkan

hendaklah direkod dalam Buku Tunai pada hari yang sama.

4.2.9 Pengurus Sekolah yang menerima wang sekolah adalah dikehendaki

jika:

Pungutan wang tunai melebihi RM500.00 atau jumlah pungutan

(termasuk tunai, cek, wang pos dan lain-lain) yang melebihi

RM2,000.00 atau apa-apa jumlah yang lebih kecil yang telah ditetapkan

oleh Pusat Tanggungjawab masing-masing, hendaklah dimasukkan ke

dalam bank pada hari itu juga dan jika lewat diterima, hendaklah

dimasukkan pada hari kerja yang berikutnya. Walau bagaimanapun,

Bab 4 TERIMAAN

19

tiap-tiap cek yang diterima mestilah dikreditkan ke akaun sekolah dalam

tempoh seminggu selepas diterima.

4.2.10 Pungutan tanpa mengira jumlahnya yang masih ada dalam tangan

hendaklah dimasukkan ke akaun bank sekolah pada hari kerja yang

akhir dalam bulan berkenaan. Semua pungutan yang diterima pada

sesuatu tahun hendaklah diperakaunkan pada tahun itu juga.

4.2.11 Slip Bayar Masuk Bank hendaklah disediakan mengikut kumpulan

wang yang berkenaan apabila pungutan hendak dimasukkan ke akaun

bank sekolah. Slip berkenaan boleh didapati dari bank di mana akaun

sekolah dibuka. Pastikan nombor akaun bank di Slip Bayar Masuk Bank

adalah betul sebelum pungutan dibankkan.

4.2.12 Salinan Slip Bayar Masuk Bank yang telah diakui terima oleh bank

hendaklah disemak dengan Buku Tunai oleh Pengurus Sekolah dan

ditandatangan ringkas beserta tarikh sebelum difailkan mengikut jenis

kumpulan wang.

4.2.13 Pungutan juga boleh dimasukkan ke akaun bank melalui Mesin Deposit

Tunai (Cash Deposit Machine). Slip urusniaga dan salinan fotokopinya

hendaklah ditandatangan ringkas beserta tarikh oleh Pengurus Sekolah

dan difailkan dengan sempurna.

4.3 KAWALAN TERIMAAN DAN PUNGUTAN

4.3.1 Setiap kutipan mestilah mengikut peraturan yang berkuatkuasa.

4.3.2 Pengurus Sekolah hendaklah memberi kebenaran khusus secara

bertulis kepada pegawai-pegawai yang membuat pungutan bagi

pihaknya. Pemungut hendaklah menyelenggara rekod mengenai

kebenaran yang telah diberi. Format Surat Kebenaran Menerima Wang

Awam seperti di Lampiran 4-5.

Bab 4 TERIMAAN

20

4.3.3 Pengurus Sekolah adalah dibenarkan menerima cek sebagai bayaran

bagi pihak sekolah. Semua cek yang dibayar kepada pihak sekolah

hendaklah dibuat atas nama jawatan Pengetua/Guru Besar.

4.3.4 Sekiranya cek yang dibayar masuk ke bank ditolak oleh pihak bank,

pihak sekolah perlu mengambil tindakan berikut:

(a) membuat pelarasan di bahagian BAYARAN Buku Tunai dengan

catatan kontra-cek tak laku.

(b) hendaklah menyelenggara Daftar Cek Tak Laku seperti di

Lampiran 4-6.

(c) segera mendapatkan balik pungutan tersebut.

(d) apabila menerima bayaran gantian, prosedur terimaan hendaklah

dipatuhi semula.

4.3.5 Pengeluaran Resit Rasmi Pejabat (RP.01) hendaklah dikendalikan oleh

dua orang pegawai. Pegawai yang diberi kebenaran untuk menerima

wang awam hendaklah menulis resit dengan menggunakan karbon dua

muka dan hendaklah ditandatangan oleh pegawai yang lain.

4.3.6 Pengeluaran Resit Rasmi Murid (RM.01) boleh ditulis dan

ditandatangan oleh pegawai yang sama.

4.3.7 Pindaan pada resit adalah dilarang. Jika terdapat sebarang kesilapan

semasa resit ditulis, resit itu hendaklah dibatalkan dan resit yang baru

dikeluarkan. Resit yang dibatalkan itu hendaklah dikepilkan bersama-

sama salinannya untuk tujuan pengauditan.

4.3.8. Sebagai langkah kawalan, resit rasmi hanya boleh dibatalkan oleh

pegawai yang menandatangan resit.

Bab 4 TERIMAAN

21

4.3.9. Semua buku resit yang diterima daripada PNMB hendaklah disemak

bagi menentukan nombor siri di dalamnya adalah lengkap dan betul.

Pegawai yang menyemak hendaklah membuat catatan di belakang

helaian pertama salinan pejabat dalam buku resit dengan catatan

perakuan berikut:-

Diperiksa oleh saya pada hari ini dan didapati mengandungi .............

helai resit berpendua yang bernombor dengan betul daripada nombor

.................. hingga nombor ...........................

Tandatangan Pemungut ....

Nama Penuh Pemungut.

Tarikh :

4.3.10 Pengurus Sekolah hendaklah menyelenggara Daftar Stok Buku Resit

seperti di Lampiran 4-7 yang menunjukkan semua buku resit yang

diterima dan dikeluarkan.

4.3.11 Buku resit hanya boleh dikeluarkan kepada pegawai yang diberi

kebenaran menerima wang awam. Daftar Stok Buku Resit mestilah

ditandatangan oleh pegawai yang menerima buku resit. Buku resit

hendaklah dikeluarkan mengikut jumlah yang dikehendaki dengan

susunan nombor siri yang betul. Contoh dan panduan pengisian Daftar

Stok Buku Resit adalah seperti di Lampiran 4-7A.

4.3.12 Apabila pemungut bertukar ganti, kedua-dua pegawai ini hendaklah

menandatangan satu kenyataan serahan tugas yang menunjukkan

kedudukan helaian resit.

4.3.13 Baki helaian Buku Resit Murid (RM.01) yang tidak digunakan sehingga

akhir tahun hendaklah dibatalkan. Walau bagaimanapun, baki helaian

Buku Resit Murid tersebut boleh terus digunakan pada tahun berikutnya

dengan merekodkan semula baki helaian tersebut dalam Daftar Stok

Buku Resit.

Bab 4 TERIMAAN

22

4.3.14 Sekolah dibenarkan menggunakan baki helaian Buku Resit Pejabat

(RP.01) pada tahun berikutnya tanpa perlu merekod semula dalam

Daftar Stok Buku Resit.

4.3.15 Semua pungutan yang lewat diterima dan tidak dapat dimasukkan ke

bank pada hari yang sama hendaklah disimpan dalam peti besi. Bagi

sekolah yang tidak mempunyai peti besi, wang tunai melebihi RM500

atau jumlah pungutan termasuk cek melebihi RM2,000 hendaklah

disimpan di Balai Polis yang berdekatan dengan menggunakan karung

berkunci dan suatu resit didapatkan daripada pegawai polis yang

menjaga.

4.3.16 Wang pungutan tidak boleh dibelanjakan atau ditukarkan terlebih

dahulu sebelum dibankkan ke akaun bank sekolah.

4.4 KUTIPAN MELALUI BANK

4.4.1 Sekolah dibenarkan untuk membuat kutipan secara bayaran terus ke

akaun bank sekolah dengan mematuhi syarat-syarat seperti berikut:

(a) Sekolah perlu mendapat persetujuan bertulis daripada bank untuk

memulakan sistem ini dan berbincang dengan pihak bank mengenai

format Slip Bayar Masuk Bank seperti di Lampiran 4-8;

(b) Slip Bayar Masuk Bank perlu dicetak khas bagi tujuan memenuhi

keperluan sekolah dan bank. Maklumat berikut perlu dimasukkan

dalam Slip Bayar Masuk bank iaitu:

(i) Dicetak terus atas borang.

No. Siri Slip Bayar Masuk Bank (bermula dengan huruf K

(KW Kerajaan), S (KW SUWA), A (KW Asrama).

Nama dan alamat sekolah.

Nombor Akaun Bank.

Tujuan bayaran (Jenis kutipan)

Bab 4 TERIMAAN

23

(ii) Diisi oleh murid.

Nama.

Nombor Kad Pengenalan.

Tingkatan.

Amaun.

(c) Mendapat kelulusan bertulis daripada Bahagian Akaun, KPM

dengan mengemukakan:

(i) Persetujuan bertulis dari bank.

- persetujuan ini mestilah mengandungi klausa berikut:

Dengan ini pihak bank bersetuju untuk tidak menerima

pembayaran yang menggunakan slip bayar masuk bank

selain daripada yang telah dipersetujui.

(ii) Format slip bayar masuk bank yang telah dipersetujui.

(d) Pastikan Slip Bayar Masuk Bank diserahkan kepada murid untuk

tujuan bayaran sebelum cuti persekolahan akhir tahun. Slip Bayar

Masuk Bank ini perlu direkodkan dalam satu Daftar Slip Bayar

Masuk Bank seperti di Lampiran 4-9. Contoh pengisian adalah

seperti di Lampiran 4-9A.

(e) Slip Bayar Masuk Bank perlu disediakan dalam tiga (3) salinan

(berkarbon) untuk kegunaan bank, sekolah dan murid.

(f) Sekolah hendaklah memastikan tiada halangan kepada ibubapa

sekiranya mereka memilih untuk membuat bayaran seperti biasa.

(g) Resit Rasmi Murid (RM.01) hanya dikeluarkan setelah Slip Bayar

Masuk Bank diakui terima oleh bank (cetakan komputer) dan

diserahkan kepada sekolah. Sekiranya berlaku kekeliruan seperti

kehilangan salinan Slip Bayar Masuk Bank, semakan boleh dibuat

dengan Penyata Bank dan Daftar Slip Masuk Bank.

Bab 4 TERIMAAN

24

4.4.2 Tatacara Kutipan Melalui Bank

(a) Guru Kelas/Warden/Penyelia Asrama hendaklah mengeluarkan

Resit Rasmi Murid (RM.01) setelah menerima salinan Slip Bayar

Masuk Bank. Nombor siri Slip Bayar Masuk Bank hendaklah dicatat

pada ruang Tunai/Cek di resit. Nombor resit tersebut hendaklah

direkod dalam Jadual Kedatangan Murid/ Daftar Penghuni Asrama

berpandukan nombor siri dan tarikh Slip Bayar Masuk Bank

diterima.

(b) Daftar Slip Bayar Masuk Bank hendaklah dilampirkan bersama

Borang Kutipan Dan Serahan Guru Ke Pejabat dan dikemukakan

kepada pejabat sekolah pada hari yang sama atau selewat-

lewatnya hari kerja berikutnya.

(c) Sekolah hendaklah mengeluarkan Resit Rasmi Pejabat kepada

guru kelas/warden/penyelia asrama bagi mengakui terima kutipan

sekolah. Tarikh Resit Rasmi Pejabat adalah tarikh penerimaan

Borang Kutipan Dan Serahan Guru Ke Pejabat.

(d) Catatan di Buku Tunai perlu direkod pada hari yang sama Resit

Rasmi Pejabat dikeluarkan.

(e) Tarikh urusniaga kutipan yang direkodkan dalam buku tunai adalah

berdasarkan tarikh terimaan nota kredit/ penyata bank.

(f) Jika slip bayar masuk bank hilang sebelum pembayaran dibuat,

pihak sekolah hendaklah:

(i) Mengeluarkan slip yang baru dan merekodkan di dalam

Daftar Slip Bayar Masuk Bank; dan

(ii) Membuat catatan kehilangan pada rekod slip yang hilang

di Daftar Slip Bayar Masuk Bank.

Bab 4 TERIMAAN

25

4.4.3 Deposit Diterima

(a) Deposit diterima hendaklah diakaunkan dalam Buku Tunai

Kumpulan Wang SUWA (Bahagian Terimaan) di bawah lajur

Pelbagai dengan menyelenggara Akaun Subsidiari.

(b) Deposit diterima hendaklah dikembalikan oleh sekolah kepada

pendeposit tanpa faedah, tidak lewat dari tujuh (7) hari daripada

tarikh tamat perjanjian, tertakluk kepada apa-apa potongan

bayaran yang tertunggak dan dibenarkan di dalam perjanjian.

Resit Rasmi Pejabat asal perlu dikemukakan bagi tujuan

pemulangan deposit.

4.4.4 Sewaan

(a) Sewa kantin hendaklah diakaunkan dalam Buku Tunai

Kumpulan Wang SUWA di bawah lajur Caj/Sewaan Kantin.

(b) Lain-lain caj dan sewaan hendaklah diakaunkan dalam buku

tunai Kumpulan Wang Suwa di bawah lajur Caj/Sewaan Lain-

lain.

(c) Sekolah hendaklah menyelenggara satu Daftar Sewaan bagi

setiap jenis sewaan.

4.4.5 Terimaan Bantuan Persekolahan

(a) Resit dikeluarkan berdasarkan tarikh terimaan Nota Kredit/

Penyata Bank/makluman rasmi secara bertulis daripada pihak

yang menyalurkan peruntukan dengan pengesahan daripada

bank.

(b) Terimaan hendaklah dicatatkan di dalam Buku Tunai di bawah

lajur yang telah ditetapkan.

Lampiran 14 Buku PPKS m/s 77 dan 78

Bab 4 TERIMAAN

26

(c) Perbelanjaan hanya boleh dibuat selepas terimaan direkodkan

di dalam Buku Tunai Kumpulan Wang Sekolah.

4.4.6 Faedah Bank

Faedah bank merupakan terimaan sekolah. Resit Rasmi Pejabat perlu

dikeluarkan berdasarkan tarikh terima penyata bank. Wang ini boleh

dibelanjakan mengikut maksud yang ditetapkan di bawah kumpulan

wang berkenaan.

Lampiran 4-1

RESIT RASMI PEJABAT

RP.01(Pin.09) A ASAL

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA SEKOLAH: .

TAHUN:

Diterima daripada: .

Bil. Perihal Penerimaan RM Sen

1. Peruntukan PCG

2. Kutipan Murid

JUMLAH

Ringgit Malaysia:

...

*Tunai / Cek / Wang Pos / Bankdraf / Kiriman Wang / EFT (Potong yang tidak berkenaan)

*No.: ..

Tarikh: .. .

(Tandatangan dan Cop)

Pengetua / Guru Besar

No. Kelulusan: BPKS(8.15)248-11(20) JD108638 - PNMB., K.L.

Lampiran 4-1A

RESIT RASMI PEJABAT

RP.01(Pin.09) A ASAL

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA SEKOLAH: .

TAHUN:

Diterima daripada: .

Bil. Perihal Penerimaan RM Sen

1. Peruntukan PCG

2. Kutipan Murid

JUMLAH

Ringgit Malaysia:

...

*Tunai / Cek / Wang Pos / Bankdraf / Kiriman Wang / EFT (Potong yang tidak berkenaan)

*No.: ..

Tarikh: .. .

(Tandatangan dan Cop)

Pengetua / Guru Besar

No. Kelulusan: BPKS(8.15)248-11(20) JD108638 - PNMB., K.L.

1 2

3

4 5

6

7

8

9

10 11

Panduan mengisi :

1. Nama Sekolah

2. Tahun kewangan

3. Nama pembayar

4. Perihal penerimaan

5. Amaun yang diterima

6. Jumlah amaun yang diterima

7. Jumlah terimaan dalam perkataan

8. Kaedah pembayaran

9. No. Rujukan cek/wang pos/bankdraf/kiriman wang/EFT

10. Tarikh terima wang

11. Tandatangan Pengurus Sekolah

Lampiran 4-2

RESIT RASMI MURID

RM.01(Pin.09) B ASAL

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

SEKOLAH:

TAHUN: .

Diterima daripada: ...

Kelas: ...

Bagi bayaran Kumpulan Wang: SUWA /Asrama

(Potong yang tidak berkenaan)

Bil. Perihal Penerimaan RM Sen

1 Kokurikulum

2 Kertas Ujian Dalaman

3 Sukan Tahunan Sekolah

4 Skim Perlindungan Diri

5 MSSM

6 Majalah Sekolah

7 Asrama : Makanan

Pendaftaran

Dobi

Lain-lain

8 Pelbagai

JUMLAH

Ringgit Malaysia:

. ...

*Tunai / Wang Pos / Bankdraf / Kiriman Wang

(Potong yang tidak berkenaan)

*No. : ..

Tarikh: .. .

(Tandatangan dan Cop)

Pengetua/Guru Besar

No. Kelulusan: BPKS(8.15)248-11(21) JD108638 - PNMB., K.L.

Lampiran 4-2A

RESIT RASMI MURID

RM.01(Pin.09) B ASAL

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

SEKOLAH:

TAHUN: .

Diterima daripada: ...

Kelas: ...

Bagi bayaran Kumpulan Wang: SUWA /Asrama

(Potong yang tidak berkenaan)

Bil. Perihal Penerimaan RM Sen

1 Kokurikulum

2 Kertas Ujian Dalaman

3 Sukan Tahunan Sekolah

4 Skim Perlindungan Diri

5 MSSM

6 Majalah Sekolah

7 Asrama : Makanan

Pendaftaran

Dobi

Lain-lain

8 Pelbagai

JUMLAH

Ringgit Malaysia:

. ...

*Tunai / Wang Pos / Bankdraf / Kiriman Wang

(Potong yang tidak berkenaan)

*No. : ..

Tarikh: .. . (Tandatangan dan Cop)

Pengetua/Guru Besar

No. Kelulusan: BPKS(8.15)248-11(21) JD108638 - PNMB., K.L.

1

2

3

4

5 6

7

8

9

10

11

Panduan mengisi :

1. Nama Sekolah

2. Tahun kewangan

3. Nama pembayar

4. Kumpulan Wang yang dikenakan

5. Perihal penerimaan

6. Amaun yang diterima

7. Jumlah amaun yang diterima

8. Jumlah terimaan dalam perkataan

9. Kaedah pembayaran

10. No. Rujukan wang pos/bankdraf/kiriman wang

11. Tarikh terima wang

12. Tandatangan Guru Kelas/Pegawai yang diberi kuasa

12

NA

MA

GU

RU

:T

ahu

n :

DA

RJA

H /

TIN

GK

AT

AN

:B

ilan

gan

Mu

rid

:

JUM

LA

H K

UT

IPA

N H

AR

IAN

JUM

LA

H K

UT

IPA

N T

ER

KU

MP

UL

JUM

LA

H S

EP

AT

UT

NY

A

Lam

pir

an

4-3

BO

RA

NG

KU

TIP

AN

DA

N S

ER

AH

AN

GU

RU

KE

PE

JA

BA

T

Tar

ikh

No

. S

iri

Res

it

Mu

rid

Bil

.Mu

rid

JEN

IS K

UT

IPA

NJu

mla

h B

ayar

anR

esit

Ras

mi

Pej

abat

Tu

nai

/Cek

Mel

alu

i

Ban

k

Jum

lah

Bes

arN

om

bo

rT

arik

h

JUM

LA

H S

EP

AT

UT

NY

A

JUM

LA

H B

EL

UM

TE

RIM

A

Isi

dal

am 2

sal

inan

set

iap k

ali

sera

han

dib

uat

(sa

tu s

alin

an d

isim

pan

ole

h g

uru

G

uru

/Peg

awai

yan

g m

enyer

ahkan

wan

g;

Peg

awai

yan

g m

ener

ima

wan

g

dan

sat

u s

alin

an d

isim

pan

ole

h p

ejab

at).

Tan

dat

angan

Guru

Tan

dat

angan

(Nam

a :

)(N

ama

:

)

Tar

ikh:

T

arik

h:

NA

MA

GU

RU

: P

uan

No

rlai

la b

t. A

liT

ahu

n :

20

05

Bil

angan

Mu

rid

:3

0

3.1

.2005

051-060

10

120

100

120

15

40

395

395

A 0

01

3.1

.2005

3.1

.2005

061-070

10

120

100

120

15

40

395

395

A 0

02

3.1

.20

05

JEN

IS K

UT

IPA

NJu

mla

h B

ayar

an

Jum

lah

Bes

arN

om

bo

r

Lam

pir

an

4-3

A

BO

RA

NG

KU

TIP

AN

DA

N S

ER

AH

AN

GU

RU

KE

PE

JA

BA

T

DA

RJA

H /

TIN

GK

AT

AN

:2

A

Tar

ikh

No

. S

iri

Res

it

Mu

rid

B

il.M

uri

dT

arik

h

Res

it R

asm

i P

ejab

at

Yu

ran

Kh

asK

erta

s U

jian

Maj

alah

Insu

ran

sM

SS

D/

MS

SM

Tu

nai

Mel

alu

i

Ban

k

1

28

67

5

4

3

Panduan m

engis

i bora

ng:

1. N

am

a G

uru

kela

s2. N

am

a d

arjah/t

ingkata

n

3. T

ahun k

ew

angan

4. Jum

lah m

urid d

ala

m k

ela

s5. T

arikh terim

aan t

unai ata

u S

lip B

ayar

Masuk B

ank

6. N

om

bor

siri re

sit m

urid (

dari -

hin

gga)

7. B

ilangan m

urid m

em

bayar

yura

n (

ruju

k r

esit)

8. A

maun m

engik

ut

analis

a p

eru

ntu

kan y

ang d

iterim

a

9. Jum

lah b

ayara

n m

ela

lui tu

nai dan m

ela

lui bank

10. Jum

lah k

utipan

harian y

ang d

iterim

a11. Jum

lah k

utipan

yang

tela

h d

iterim

a (

jika a

da)

ditam

bah jum

lah k

utipan h

arian

12. Jum

lah s

epatu

tnya d

iterim

a m

engik

ut

jum

lah m

urid d

ala

m k

ela

s13. Jum

lah b

elu

m t

erim

a14. T

andata

ngan d

an t

arikh G

uru

Kela

s y

ang m

enyera

hkan w

ang k

e p

aja

bat

15. T

andata

ngan d

an t

arikh p

egaw

ai yang d

iberi k

uasa m

enerim

a w

ang d

iperingkat

peja

bat

16. N

om

bor

resit p

eja

bat

dan t

arikh d

ikelu

ark

an r

esit.

91

6

JUM

LA

H K

UT

IPA

N H

AR

IAN

24

02

00

240

30

80

395

395

790

JUM

LA

H K

UT

IPA

N T

ER

KU

MP

UL

JUM

LA

H S

EP

AT

UT

NY

A3

60

30

0360

45

12

01185

JUM

LA

H B

EL

UM

TE

RIM

A1

20

10

01

20

15

40

395

Isi

dal

am 2

sal

inan

set

iap k

ali

sera

han

dib

uat

(sa

tu s

alin

an d

isim

pan

ole

h g

uru

G

uru

/Peg

awai

yan

g m

enyer

ahkan

wan

g;

Peg

awai

yan

g m

ener

ima

wan

g

dan

sat

u s

alin

an d

isim

pan

ole

h p

ejab

at).

Tan

dat

angan

Guru

Tan

dat

angan

(Nam

a :

)

(Nam

a :

)T

arik

h:

T

arik

h:

14

1314

. T

andata

ngan d

an t

arikh G

uru

Kela

s y

ang m

enyera

hkan w

ang k

e p

aja

bat

15. T

andata

ngan d

an t

arikh p

egaw

ai yang d

iberi k

uasa m

enerim

a w

ang d

iperingkat

peja

bat

16. N

om

bor

resit p

eja

bat

dan t

arikh d

ikelu

ark

an r

esit.

121

0

15

11

T.T

.

PE

NE

RIM

A

NO

. R

ES

IT

PE

JA

BA

TC

AT

AT

AN

Lam

pir

an

4-4

DA

FT

AR

PE

NE

RIM

AA

N W

AN

G M

EL

AL

UI P

OS

NO

.

RU

JU

KA

N

ME

L

NO

.

CE

K/W

AN

G

PO

S

TA

RIK

H

TE

RIM

AB

ILN

AM

A

PE

NG

IRIM

AM

AU

N

(RM

)P

ER

IHA

LN

AM

A D

AN

JA

WA

TA

N

PE

NE

RIM

A

Saya sebagai Pengetua/Guru Besar SMK/SK

dengan ini memberi kebenaran menerima wang awam serta menulis dan menandatangan

Resit Rasmi Murid kepada:

Nama : _________________________________________________________

Kad Pengenalan : _________________________________________________

Jawatan :________________________________

2. Kebenaran menerima wang awam yang diberi adalah seperti berikut :-

i) _______________________________________________

ii) _______________________________________________

iii) _______________________________________________

3. Kebenaran ini diberi mulai sehingga .

atau kebenaran ini ditarik balik.

Lampiran 4-5

SURAT KEBENARAN

MENERIMA WANG AWAM, MENULIS DAN MENANDATANGAN RESIT

(AP 69 dan AP 70(a)(iv))

atau kebenaran ini ditarik balik.

..

t.t PENGETUA / GURU BESAR

COP NAMA DAN JAWATAN

Saya..

yang telah diberi seperti di atas.

..

TARIKH

Nota :

i. Gunakan Kepala Surat Rasmi Sekolah

ii. Isi dalam 2 salinan. Tandatangan tidak boleh menggunakan karbon

iii. Asal disimpan oleh penerima kuasa

iv. Pendua disimpan dalam fail sekolah

.

TANDATANGAN

TARIKH

dengan ini menerima kebenaran

La

mp

ira

n 4

-6

Na

ma

Pe

ng

irim

No

. C

ek

Ta

rik

hA

ma

un

(R

M)

Se

ba

b C

ek

Ta

k L

ak

uC

ata

tan

DA

FT

AR

CE

K T

AK

LA

KU

Pe

rih

al C

ek

Ta

k L

ak

uT

ari

kh

Ce

k T

ak

La

ku

Dit

eri

ma

Da

ri B

an

k

Bil

TE

RIM

AA

N

Ba

ki

(Na

ska

h)

Ca

tata

nT

ari

kh

Ju

mla

h

Na

ska

hK

ep

ad

a (

Na

ma

& J

aw

ata

n)

Ta

nd

a

tan

ga

n

Pe

ne

rim

a

KE

LU

AR

AN

No

mb

or

Sir

iN

om

bo

r S

iri

Ta

rikh

Ju

mla

h

Na

ska

hO

leh

(N

am

a &

Ja

wa

tan

)

Lam

pir

an

4-7

Da

riH

ing

ga

Da

riH

ing

ga

DA

FT

AR

ST

OK

BU

KU

RE

SIT

3.01.10

10AB251001

AB251500Hj. Ahmad Karim (GB)

ahmad

10

4.01.10

1AB251001

AB251050Siti Azrina Daud (PT)

sad

9KWK

Tarikh

Jum

lah

Naskah

Ole

h (

Nam

a &

Jaw

ata

n)

La

mp

ira

n 4

-7A

Dari

Hin

gga

Dari

Hin

gga

DA

FT

AR

ST

OK

BU

KU

RE

SIT

TE

RIM

AA

N

Baki

(Naskah)

Cata

tan

Tarikh

Jum

lah

Naskah

Kepada (

Nam

a &

Jaw

ata

n)

Tanda

tangan

Penerim

a

KE

LU

AR

AN

Nom

bor

Siri

Nom

bor

Siri

12

34

56

78

91

01

1

Pa

nd

ua

n m

en

gis

i :

1.

T

ari

kh

te

rim

a s

tok

bu

ku

re

sit

2.

Ju

mla

h b

uk

u r

esi

t ya

ng

dit

eri

ma

3.

N

om

bo

r si

ri p

ert

am

a b

uk

u p

ert

am

a h

ing

ga

no

mb

or

siri

te

rak

hir

bu

ku

te

rak

hir

4.

N

am

a P

eg

aw

ai

Pe

mu

ng

ut

da

n j

aw

ata

n

5.

T

ari

kh

bu

ku

resi

t d

ike

lua

rka

n

6.

Ju

mla

h b

uk

u r

esi

t ya

ng

dik

elu

ark

an

7.

N

om

bo

r si

ri b

uk

u r

esi

t ya

ng

dik

elu

ark

an

8.

N

am

a P

eg

aw

ai

ya

ng

me

ng

en

da

lik

an

bu

ku

re

sit

da

n j

aw

ata

n

9.

T

an

da

tan

ga

n p

en

eri

ma

bu

ku

re

sit

10

. B

ak

i st

ok

bu

ku

re

sit

ya

ng

be

lum

dig

un

ak

an

10

. B

ak

i st

ok

bu

ku

re

sit

ya

ng

be

lum

dig

un

ak

an

Contoh Slip Bayar Masuk Bank

TUNAI

BUKAN TUNAI

NAMA PENERIMA: No. Akaun:

ALAMAT PENERIMA: Nama:

Tingkatan:

No. KP

Bank Pembayar No. Cek: Tempat: Amaun

Tujuan Pembayaran (Jenis Yuran/Penggal/Tahun)

Lampiran 4-8

LogoSekolah

Nama & alamat Sekolah:....

LogoBank

Nama & alamat bank:......

BORANG MASUKKIRA-KIRA SEMASA Tarikh: .

NO. SIRI: ..

Sah apabila ada cetakan komputer

PERHATIAN KEPADA PELANGGAN-PELANGGAN NOTICE TO CUSTOMERS

Resit ini hanya diakui sah apabila ada pengesahan komputer atau This slip is only valid with computer validation or it bears a signature of

ditandatangani oleh pegawai pegawai bank ini. an authorized officer.

Peringatan:1 Bayaran hendaklah dijelaskan sepenuhnya.

2 Murid dikehendaki mengambil 2 salinan slip selepas pembayaran di bank.

3 Murid mesti menyerahkan salinan ketiga kepada Guru Kelas sebagai bukti bayaran telah dibuat.

4 Pindaan pada slip bank adalah tidak dibenarkan.

NA

MA

GU

RU

/WA

RD

EN

/PE

NY

EL

IA A

SR

AM

A :

..

KE

LA

S/B

LO

K/D

OR

M A

SR

AM

A :

.

NO

. S

IRI S

LIP

AM

AU

NN

O. R

ES

ITT

AR

IKH

BIL

.N

AM

A M

UR

IDB

AY

AR

MA

SU

K(R

M)

RA

SM

I M

UR

IDR

ES

IT

BA

NK

Lam

pir

an

4-9

SE

RA

HA

N S

LIP

DA

FT

AR

SL

IP B

AY

AR

MA

SU

K B

AN

K (

UN

TU

K K

UT

IPA

N Y

UR

AN

ME

LA

LU

I B

AN

K S

AH

AJA

)

TE

RIM

AA

N S

LIP

CA

TA

TA

N

NA

MA

GU

RU

/WA

RD

EN

/PE

NY

EL

IA A

SR

AM

A :

..

KE

LA

S/B

LO

K/D

OR

M A

SR

AM

A :

.

NO

. S

IRI S

LIP

AM

AU

NN

O. R

ES

ITT

AR

IKH

BIL

.N

AM

A M

UR

IDB

AY

AR

MA

SU

K(R

M)

RA

SM

I M

UR

IDR

ES

IT

BA

NK

1.

Ainul Maisarah Binti Khairul Anuar

2110

200.00

AK 913413

16.01.2010

2.

Dania Aisyah Binti Iskandar

2111

600.00

AK 913410

16.01.2010

3.

Nurul Ain Binti M

ohd Amin

2112

200.00

AK 913411

16.01.2010

4.

Siti Fatim

ah Binti Ahmad

2113

200.00

AK 913412

16.01.2010

Lam

pir

an

4-9

A

SE

RA

HA

N S

LIP

DA

FT

AR

SL

IP B

AY

AR

MA

SU

K B

AN

K (

UN

TU

K K

UT

IPA

N Y

UR

AN

ME

LA

LU

I B

AN

K S

AH

AJA

)

TE

RIM

AA

N S

LIP

CA

TA

TA

N

Hjh. Ram

lah bt Ismail

Asram

a Kenanga

1

2

34

56

78

Pa

nd

ua

n m

en

gis

i :

1.

N

am

a P

eg

aw

ai

ya

ng

dib

eri

ku

asa

me

mb

ua

tk

uti

pa

n

9

Pa

nd

ua

n m

en

gis

i :

1.

N

am

a P

eg

aw

ai

ya

ng

dib

eri

ku

asa

me

mb

ua

tk

uti

pa

n

2.

N

am

ak

ela

s/b

lok

/do

rm a

sra

ma

3.

B

ila

ng

an

mu

rid

/pe

ng

hu

ni

asr

am

a

4.

N

am

a m

uri

d/p

en

gh

un

ia

sra

ma

5.

N

om

bo

rsi

ri S

lip

Ba

ya

r M

asu

k B

an

k m

en

gik

ut

seti

ap

mu

rid

/pe

ng

hu

ni

asr

am

a

6.

Ju

mla

h k

uti

pa

n y

an

g p

erl

u d

ije

lask

an

ole

h m

uri

d/p

en

gh

un

i a

sra

ma

7.

N

om

bo

r ru

juk

an

Re

sit

Ra

smi

Mu

rid

ya

ng

dik

elu

ark

an

8.

T

ari

kh

Re

sit

Ra

smi

Mu

rid

dik

elu

ark

an

ke

pa

da

mu

rid

/pe

ng

hu

ni

asr

am

a

BAB 4 - TERIMAAN

TAJUK : 4.1 PROSES PENERIMAAN WANG KUTIPAN DARI MURID / PEMBAYAR (KWS)

Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

Terima kutipan daripada murid / pembayar.

Tulis dan tandatangan Resit Rasmi Murid (RM01) Serahkan kepada murid / pembayar Rekod dalam Daftar Slip Bayar Masuk Bank (sekiranya kutipan terus ke dalam bank) Rekod dalam Buku Kedatangan Murid Catat dalam Borang Kutipan Dan Serahan Guru Ke Pejabat Serah kutipan bersama-sama Borang Kutipan Dan Serahan Guru Ke Pejabat (Lampiran 5-5) dan buku Resit Murid (RM01) berkaitan ke pejabat. Dapatkan Resit Pejabat untuk dikepil dan dicatat pada Borang Kutipan dan Serahan Guru Ke Pejabat.

Guru Kelas

Guru Kelas

Guru Kelas

Guru Kelas

Guru Kelas

Guru Kelas

Guru Kelas

Guru Kelas

Terima Kutipan

Mula

Sedia Resit Rasmi Murid (RM01)

Catat Dalam Borang Kutipan Dan Serahan Guru

Ke Pejabat

Rekod Dalam Buku

Kedatangan Murid

Tamat

1. Wang Kutipan 2. Buku Resit Murid 3. Borang (Lampiran 5-5)

Serah Ke

Pejabat

Resit Rasmi

Murid (RM01)

Murid /

Pembayar

Kutipan terus ke bank?

Rekod Dalam Daftar Slip Bayar Masuk Bank

Ya

Tidak

Dapatkan Resit Pejabat

BAB 3 - TERIMAAN

TAJUK : 3.2 PROSES PENERIMAAN WANG KUTIPAN DARI MURID / PEMBAYAR (KWA)

Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

Terima kutipan dari murid / pembayar.

Tulis dan tandatangan Resit Rasmi Murid (RM01) Serahkan kepada murid / pembayar Rekod dalam Daftar Slip Bayar Masuk Bank (sekiranya kutipan terus ke dalam bank) Rekod dalam Buku Kedatangan Murid Catat dalam Borang Kutipan Dan Serahan Guru Ke Pejabat Serah kutipan bersama-sama Borang Kutipan Dan Serahan Guru Ke Pejabat (Lampiran 5-5) dan buku Resit Murid (RM01) berkaitan ke pejabat. Dapatkan Resit Pejabat untuk dikepil dan dicatat pada Borang Kutipan dan Serahan Guru Ke Pejabat.

Warden/Pegawai

yang diberi kuasa

Warden/Pegawai yang diberi kuasa

Warden/Pegawai

yang diberi kuasa

Warden/Pegawai yang diberi

kuasa

Warden/Pegawai yang diberi

kuasa

Warden/Pegawai yang diberi

kuasa

Warden/Pegawai yang diberi

kuasa

Warden/Pegawai yang diberi

kuasa

Terima Kutipan

Mula

Sedia Resit Rasmi Murid (RM01)

Catat Dalam Borang Kutipan Dan Serahan Guru

Ke Pejabat

Rekod Dalam Buku

Kedatangan Murid

Tamat

4. Wang Kutipan 5. Buku Resit Murid 6. Borang (Lampiran 5-5)

Serah Ke

Pejabat

Resit Rasmi

Murid (RM01)

Murid /

Pembayar

Kutipan terus

ke bank?

Rekod Dalam Daftar Slip Bayar Masuk Bank

Ya

Tidak

Dapatkan Resit Pejabat

No Resit Pejabat

BAB 3 - TERIMAAN

TAJUK : 3.3 PROSES TERIMAAN OLEH PEJABAT

Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran

1.

2.

3.

4.

5.

6.

Terima wang tunai/ cek/ kiriman wang / terimaan atas talian (EFT).

Rekod terimaan melalui pos ke dalam Daftar Penerimaan Wang Melalui Pos (sekiranya menerima kiriman wang/cek melalui pos) Tulis Resit Rasmi Pejabat (RP01) dan dapatkan tandatangan Pengurus Sekolah

Serahkan Resit Pejabat kepada pembayar. Bagi pungutan melalui pos, Resit Pejabat hendaklah dikirimkan melalui pos. Rekod dalam Buku Tunai di bahagian Terimaan setiap Resit Pejabat yang dikeluarkan termasuk yang dibatalkan pada hari yang sama. Sediakan Slip Bayar Masuk Bank untuk memasukkan kutipan (tunai/cek/kiriman wang) ke bank pada hari yang sama.

PT / Penyelia Asrama

PT / Penyelia

Asrama

PT / Penyelia

Asrama & Pengurus Sekolah

PT / Penyelia Asrama

PT / Penyelia

Asrama

PT / Penyelia Asrama

Terima Kutipan

Mula

Rekod Daftar Mel

Sedia Resit Pejabat (RP01)

Serah Kutipan

Tamat

Resit Pejabat (RP01)

Melalui Pos

Pembayar

Rekod Dalam Buku Tunai (Terimaan)

Sediakan Slip Bayar Masuk Bank Bank

Tunai/ Cek/

EFT

Bab 5 PEMBAYARAN

44

5.1 PENDAHULUAN

Pembayaran merupakan proses menyelesaikan tanggungan sekolah.

Pengurus Sekolah perlu memahami kaedah pembayaran dengan baik untuk

melicinkan lagi pengurusan pentadbiran kewangan. Selaku Pegawai

Perakaunan seperti yang ditakrifkan dalam Akta Tatacara Kewangan 1957,

Pengurus Sekolah bertanggungjawab tentang kesahihan semua perbelanjaan

yang dilakukan berkenaan dengan kumpulan wang yang diselenggarakan di

sekolah.

5.2 TANGGUNGJAWAB PENGURUS SEKOLAH

5.2.1 Dalam urusan pembayaran, Pengurus Sekolah hendaklah memastikan

bahawa:

(a) Peruntukan bagi setiap kumpulan wang yang terlibat mencukupi

dan bersesuaian dengan jenis perbelanjaan yang dibuat.

(b) Semua bil/invois/tuntutan dijelaskan dalam tempoh 14 hari dari

tarikh bil/invois/tuntutan diterima dengan lengkap dan

sempurna.

(c) Segala pembayaran yang dilakukan oleh sekolah adalah sah

serta disokong dengan Baucar Bayaran dan dokumen

sokongan.

(d) Pembayaran hendaklah dibuat kepada penerima yang sah.

(e) Sekiranya membenarkan atau mengarahkan sesuatu

perbelanjaan tanpa kuasa sepatutnya, akan

dipertanggungjawab bagi jumlah yang dibelanjakan.

AP3 & AP9 Sek.3 Akta Tatacara

Kewangan 1957

(Akta61)

AP 92b

Bab 5 PEMBAYARAN

45

5.3 DAFTAR BIL

5.3.1 Daftar Bil merupakan satu daftar yang merekodkan setiap bil yang

diterima dan butiran bayaran oleh sekolah. Format Daftar Bil adalah

seperti di Lampiran 5-1 dan contoh pengisian adalah seperti di

Lampiran 5-1A. Tujuan daftar ini diselenggara adalah bagi

memastikan:-

(a) Semua bil/invois/tuntutan (kecuali bil Panjar Wang Runcit)

direkod dan dijelaskan dalam tempoh 14 hari daripada tarikh

ianya diterima dengan lengkap dan sempurna. Bagi tujuan ini

semua bil/invois/tuntutan yang diterima hendaklah dicop tarikh

terima.

(b) Semua bil/invois/tuntutan yang belum dijelaskan pada akhir

tahun kewangan hendaklah diambil kira sebagai Akaun Belum

Bayar.

5.3.2 Catatan dalam Daftar Bil perlu dibuat mengikut turutan tarikh sebaik

sahaja bil/invois/tuntutan diterima dengan lengkap dan sempurna.

Daftar Bil hendaklah dikemaskini selepas Baucar Bayaran disediakan

dan cek bayaran dikeluarkan.

5.3.3 Daftar Bil hendaklah diperiksa sekurang-kurangnya sekali sebulan oleh

Pengurus Sekolah atau pegawai yang diberi kuasa dan hendaklah

ditandatangan beserta tarikh.

5.3.4 Bil/invois/tuntutan yang tidak direkod ke dalam Daftar Bil dan tidak

diambil kira dalam Akaun Belum Bayar pada akhir tahun kewangan,

hendaklah mendapatkan kelulusan Ketua PTJ sebelum membuat

pembayaran.

AP 103(a)

AP 103(b)

Bab 5 PEMBAYARAN

46

5.4 BAUCAR BAYARAN

5.4.1 Baucar Bayaran merupakan dokumen asas untuk membolehkan

sesuatu pembayaran dibuat.

5.4.2 Terdapat dua jenis Baucar Bayaran yang digunakan di sekolah:-

(a) Baucar Bayaran ( DKS 006 )

(b) Baucar Kecil (Panjar Wang Runcit)

5.4.3 Baucar Bayaran

(a) Baucar Bayaran perlu disertakan dengan dokumen sokongan

yang lengkap serta diperakukan dan diluluskan oleh Pengurus

Sekolah/pegawai yang diberi kuasa.

(b) Format Baucar Bayaran seperti di Lampiran 5-2.

(c) Contoh pengisian Baucar Bayaran seperti di Lampiran 5-2A.

5.4.4 Baucar Kecil (Panjar Wang Runcit)

Baucar Kecil disediakan untuk tujuan pembayaran secara tunai melalui

Panjar Wang Runcit (untuk keterangan lanjut, sila rujuk Bab 8 Panjar

Wang Runcit).

5.5 TATACARA PENYEDIAAN BAUCAR BAYARAN

5.5.1 Baucar Bayaran hendaklah disediakan setelah bil/invois/tuntutan yang

lengkap diterima.

5.5.2 Baucar Bayaran disediakan dalam dua (2) salinan. Baucar asal

hendaklah disimpan bersama dokumen sokongan di sekolah dan

salinan kedua dihantar kepada penerima bersama-sama cek.

Bab 5 PEMBAYARAN

47

5.5.3 Baucar Bayaran bernilai kurang daripada RM10,000 hendaklah

diperakukan oleh dua (2) orang pegawai yang diberi kuasa.

(a) perakuan I (Ketua Pembantu Tadbir/Penolong Kanan) -

penyemak dan pengesah.

(b) perakuan II (Pengurus Sekolah) - pelulus

5.5.4 Baucar Bayaran bernilai RM10,000 dan ke atas hendaklah diperakukan

oleh tiga (3) orang pegawai yang diberi kuasa.

(a) perakuan I (Ketua Pembantu Tadbir /Penolong Kanan) -

penyemak dan pengesah

(b) perakuan II (Penolong Kanan)

(c) perakuan III (Pengurus Sekolah)

5.5.5 Setiap Baucar Bayaran mesti disertakan dengan dokumen sokongan

yang asal iaitu bil/invois, pesanan sekolah, nota minta atau satu

penyataan yang telah diperakui seperti kertas kerja terperinci.

5.5.6 Baucar Bayaran tersebut hendaklah disokong dengan maklumat yang

lengkap mengenai tiap-tiap satu perkhidmatan, bekalan atau kerja

seperti tarikh, nombor dan kuantiti untuk membolehkan ianya disemak

tanpa merujuk kepada apa-apa dokumen selain daripada yang

dikembarkan padanya. Apabila bayaran dibuat bagi sesuatu kontrak,

baucar itu hendaklah mengandungi rujukan mengenai nombor kontrak

tersebut.

5.5.7 Bayaran tidak boleh dibuat atas nama pegawai kerajaan kecuali

berkenaan dengan gaji, pendahuluan dan pinjaman atau tuntutan

persendirian yang lain.

5.5.8 Sekiranya bil/invois/Pesanan Sekolah asal hilang, pembayaran

hendaklah dibuat terhadap salinan fotokopi Pesanan Sekolah (salinan

peniga) yang telah diperakukan dengan tandatangan Pengurus Sekolah

seperti berikut :

AP 99(a)

AP 99(b)

Bab 5 PEMBAYARAN

48

Saya mengesahkan bahawa bil/invois/Pesanan Sekolah asal telah

didapati hilang dan saya memperakukan bahawa pembayaran

sebenarnya belum lagi dibuat dan jika bil/invois/Pesanan Sekolah asal

tersebut dijumpai, ia tidak akan digunakan untuk tujuan pembayaran.

5.5.9 Sebelum meluluskan baucar, Pengurus Sekolah hendaklah

memastikan peruntukan adalah mencukupi dan pembayaran belum lagi

dibuat dengan menyemak Daftar Bil.

5.5.10 Setiap Baucar Bayaran yang telah diluluskan hendaklah direkod di

dalam Buku Tunai.

5.5.11 Sebaik sahaja pembayaran dilakukan, Baucar Bayaran dan semua

dokumen sokongan hendaklah dicop TELAH BAYAR bagi

mengelakkan berlaku pembayaran dua kali.

5.5.12 Baucar Bayaran yang telah dibayar hendaklah disusun dan difailkan

mengikut turutan nombor siri dan diasingkan mengikut kumpulan wang.

5.6 PULANGAN BALIK KUTIPAN

5.6.1 Jika mana-mana peraturan/pekeliling membolehkan untuk membuat

pulangan balik kutipan daripada murid, tindakan berikut perlu diambil:

(a) Pemohon hendaklah memperakukan jumlah wang yang hendak

dipulangkan dengan mengemukakan Resit Rasmi Murid; dan

(b) Bayaran pulangan balik tersebut hendaklah dipertanggungkan

kepada butiran peruntukan berkenaan.

Bab 5 PEMBAYARAN

49

5.7 MENGELUARKAN WANG UNTUK DIBAHAGI-BAHAGIKAN BAGI AKTIVITI/

PROGRAM YANG TELAH DILULUSKAN

5.7.1 Baucar Bayaran mestilah disertakan dengan senarai nama murid yang

diluluskan oleh pegawai yang diberi kuasa dan perakuan oleh penerima

wang tersebut.

5.7.2 Pengurus Sekolah boleh melantik seorang pegawai lain untuk

menerima dan menunaikan cek yang disediakan atas nama jawatan

Pengurus Sekolah.

5.7.3 Dalam tempoh 21 hari atau sesuatu tempoh yang lebih singkat, senarai

nama penerima wang beserta tandatangan dan baki hendaklah

diserahkan kepada Pengurus Sekolah untuk dilampirkan bersama

Baucar Bayaran.

5.7.4 Baki wang tersebut hendaklah dimasukkan semula ke dalam

peruntukan asal. Resit Rasmi Pejabat hendaklah dikeluarkan atas

nama jawatan pengurus sekolah tersebut dan dikepilkan bersama

Baucar Bayaran.

5.8 PEMBAYARAN KEPADA PENERIMA YANG TIADA AKAUN BANK

5.8.1 Jika bayaran perlu dibuat kepada sesiapa yang tidak mempunyai akaun

bank tetapi terdapat bank yang berhampiran, suatu cek perintah yang

tidak berpalang boleh dikeluarkan atas nama penerima.

5.8.2 Di belakang cek tersebut hendaklah ditandatangan beserta nama

jawatan Pengurus Sekolah dan juga dicatatkan nombor kad

pengenalan penerima.

AP 96(a)

AP 96(b)

AP 97(b)

Bab 5 PEMBAYARAN

50

5.9 PENGELUARAN CEK

5.9.1 Semua cek yang dikeluarkan tidak boleh dibuka palang kecuali cek

yang dikeluarkan bagi tujuan Panjar Wang Runcit, bayaran yang dibuat

kepada penerima yang tiada akaun bank dan pembayaran seperti di

para 5.7.2 sahaja.

5.9.2 Cek yang dikeluarkan bagi Panjar Wang Runcit dan cek pembayaran

agihan secara tunai hendaklah dibuat atas nama jawatan Pengetua

Sekolah atau Guru Besar Sekolah. Nama dan nombor kad

pengenalan pembawa perlu dicatat di belakang cek dan disahkan oleh

salah seorang pe