buku tatacara kws_2012

L b mB A H A G I A N A K A U NK E M E N T E R I A N P E L A J A R A N M A L AY S I A

44.

PIMinammt

Riv*.e'ffrwo"V,•04

=MI

TATACARA PENGURUSANPERAKAUNAN KT:NWT:LAN

WANG SEKOLAH

BAHAGIAN AKA-UN,

KE1VIENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

2012

Kementerian Pelajaran Malaysia

BismillahirrahmanirrahimAssalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh dan

Salam 1 Malaysia.

engetua/Guru Besar selaku Pengurus Sekolah bukan sahaja dikehendaki mahir dalam bidang pendidikan tetapi juga mahir dalam bidang pengurusan,

khususnya pengurusan kewangan sekolah.

Laporan Awal Pelan Pembangunan Pendidikan Malaysia (PPPM), 2013 — 2025 menggariskan 9 bidang keutamaan dan 11 anjakan yang perlu dilakukan bagi menghasilkan perubahan yang mana

salah satu anjakan yang dibentangkan adalah berkaitan dengan Pengurusan Kewangan yang cekap bagi memaksimumkan pulangan bagi setiap ringgit yang dibelanjakan.

Sehubungan itu, bagi merealisasikan PPPM, sekolah perlu memastikan segala sumber pendapatan diuruskan dengan cekap dan mematuhi peraturan kewangan supaya segala peruntukan kewangan di sekolah dapat digunakan secara efisyen dan optimum. Pengurusan kewangan yang cekap di peringkat sekolah sangat penting kerana pihak sekolah menerima pelbagai jenis peruntukan dan bantuan daripada Kerajaan.

Tatacara Pengurusan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah yang telah dikemaskini ini diharapkan dapat meningkatkan pengetahuan kewangan dan perakaunan di kalangan mereka yang mengendalikan pengurusan kewangan sekolah seterusnya dapat mengurangkan teguran audit disebabkan ketidakpatuhan kepada peraturan-peraturan kewangan yang berkuatkuasa. Semoga semua pihak yang terlibat dengan pengurusan kewangan sekolah dapat menggunakan buku panduan ini dengan sebaik mungkin agar wujud satu bentuk kawalan dalaman yang berkesan di peringkat sekolah.

Saya mengambil kesempatan ini mengucapkan tahniah dan syabas kepada Jawatankuasa Penerbitan Buku Tatacara Pengurusan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah kerana telah berjaya menerbitkan edisi yang dikemaskini. Saya berharap usaha mengemaskini panduan tidak berhenti setakat ini kerana is perlu sentiasa dikaji dan diberi ruang penambahbaikan secara berterusan.

Sekian, terima kasih.

Dato' Dr. Rosli bin Mohamed Ketua Setiausaha

Kementerian Pelajaran Malaysia

Bismillahirrahmanirrahim

Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh dan

Salam Sejahtera,

lhamdulillah, bersyukur saya ke hadrat Illahi kerana dengan limpah kurnia dan rahmat daripadaNya, Bahagian Akaun dapat merealisasikan usaha

menerbitkan Buku Tatacara Pengurusan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah Tahun 2012.

Pengurusan perakaunan yang cekap dapat memberikan impak yang penting dalam tadbir urus di institusi pendidikan Negara. Pengetua/Guru Besar selaku pentadbir di peringkat Sekolah perlu memainkan peranan utama dalam mempastikan setiap sumber yang disediakan oleh Kerajaan dapat digunakan secara optima bagi melahirkan modal insan yang berjaya.

Buku Tatacara Pengurusan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah ini adalah sebagai garis panduan dan rujukan utama kepada mereka yang terlibat dengan pengurusan perakaunan dan kewangan di sekolah. Penerbitan Buku ini telah mengambilkira perubahan dan pindaan peraturan-peraturan kewangan semasa yang berkuatkuasa. Pentadbir Sekolah adalah juga disarankan untuk merujuk kepada peraturan yang berkaitan dengan kewangan, perolehan, aset, stor dan sebagainya yang dikeluarkan oleh Kementerian dari semasa ke semasa.

Justeru itu, saya berharap buku ini dapat dimanfaatkan oleh semua pegawai perakaunan peringkat sekolah untuk menguruskan rekod-rekod kewangan dengan berkesan di samping meningkatkan akauntabiliti dan integriti dalam pengurusan perakaunan Kumpulan Wang Sekolah. Moga dengan usaha ini akan dapat membantu dan memudahkan pihak Sekolah untuk menyediakan penyata kewangan Sekolah yang sempurna setiap tahun serta memperolehi sijil audit bersih atau tanpa teguran audit.

Saya ingin mengucapkan terima kasih kepada semua ahli Jawatankuasa Penerbitan Buku Tatacara Pengurusan Perakaunan Sekolah tahun 2012 ini serta individu yang telah menyumbangkan tenaga, masa dan pengetahuan mereka samada secara langsung mahupun tidak langsung. Seterusnya saya juga mengucapkan terima kasih kepada semua warga kerja Bahagian Akaun di atas usaha gigih dan komitmen yang sepenuhnya dalam mempastikan buku ini dapat diterbitkan mengikut piawaian yang ditetapkan.

Sekian, terima kasih. Wassalam.

Hj. Senin Bin YusofKetua Akauntan

• • •• • •• • •

I KANDUNGANBAB TAJUK

danMUKASURAT

1

PENGENALAN

1.1 Pendahuluan1.2 Tujuan1.3 Penggunaan Buku

Tatacara Pengurusan KewanganPerakaunan Kumpulan Wang Sekolah

1.4 Kesimpulan

1

22

32 AKAUNTABILITI

2.1 Pendahuluan 4

2.2 Penurunan Kuasa 4

2.3 Serahan Tugas 5

2.4 Penyata Kewangan Sekolah 6

2.5 Melantik Juruaudit Dalam 62.6 Pelantikan Jawatankuasa Di Sekolah 7

2.7 Mengadakan Pemeriksaan Mengejut 8

2.8 Penyediaan Rekod/DokumenKewangan

Untuk 9

Pengauditan2.9 Menjawab Laporan/Pertanyaan Audit 9

2.10 Kehilangan dan Hapuskira 9

2.11 Surcaj dan Penalti 10Lampiran 11 - 12

3 KUMPULAN WANG SEKOLAH

3.1 Pendahuluan 133.2 Jenis-jenis Kumpulan Wang Sekolah 13

3.3 Kumpulan Wang Kerajaan 133.4 Kumpulan Wang SUWA (Sumbangan Wang Awam) 14

3.5 Kumpulan Wang Asrama 16

PERAKAUNAN

4 TERIMAAN

4.1 Pendahuluan 174.2 Tatacara Mengakaunkan Terimaan 17

4.3 Kawalan Terimaan dan Pungutan 19

4.4 Kutipan Melalui Bank 22

Lampiran 27 - 40Carta Aliran 41 - 43

• • •• • •

I KANDUNGANBAB TAJUK MUKASURAT

5PEMBAYARAN

5.1 Pendahuluan 445.2 Tanggungjawab Pengurus Sekolah 445.3 Daftar Bil 455.4 Baucar Bayaran 465.5 Tatacara Penyediaan Baucar Bayaran 465.6 Pulangan Balik Kutipan 48

5.7 Mengeluarkan Wang Untuk Dibahagi-bahagikan Bagi 49

Aktiviti/Program Yang Telah Diluluskan

5.8 Pembayaran Kepada Penerima Yang Tiada Akaun Bank 49

5.9 Pengeluaran Cek 505.10 Kuasa Menandatangan Cek 51

5.11 Pembatalan Cek Tamat Tempoh Laku atau Rosak 52

5.12 Penggantian Cek Hilang 535.13 Stok Buku Cek 535.14 Caj Bank 54

Lampiran 56 - 63Carta Aliran 64

6 BUKU TUNAI6.1 Pendahuluan 656.2 Jenis Buku Tunai 65

6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 666.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 676.5 Akaun Subsidiari 696.6 Akaun Bank 69

6.7 Penyata Bank dan Penyata Penyesuaian Bank 706.8 Tatacara Penutupan Akaun Bank Bagi Sekolah Yang 73

Tamat OperasiLampiran 75-86

7 PANJAR WANG RUNCIT7.1 Pendahuluan 877.2 Proses Untuk Mewujudkan Panjar Wang Runcit 877.3 Proses Penambahan Dana Panjar Wang Runcit 887.4 Tatacara Penyelenggaraan Panjar Wang Runcit

887.4.1 Buku Tunai Panjar Wang Runcit 887.4.2 Penerimaan Dana Permulaan/Rekupmen PWR88

iii


7.4.3 Pembayaran PWR897.4.4 Rekupmen 90

7.5 Tatacara Penutupan Buku Tunai Panjar Wang Runcit Pada 90

Akhir Tahun7.6 Penutupan Panjar Wang Runcit 91Lampiran 92 - 102Carta Aliran 103

8 PENYEDIAAN PENYATA KEWANGAN TAHUNAN8.1 Pendahuluan104

8.2 Dokumen-dokumen Yang Diperlukan Untuk Menyediakan 104

Penyata Kewangan Tahunan Sekolah8.3 Format Penyata Kewangan Tahunan Sekolah 1058.4 Penyata Penerimaan dan Pembayaran 1058.5 Penyata Pendapatan dan Perbelanjaan 1058.6 Kunci Kira-kira 1068.7 Nota Kepada Akaun 1088.8 Penyata Lain 1098.9 Penyerahan Penyata Kewangan Tahunan Sekolah

109Lampiran 110 -112

9 AKAUN BELUM BAYAR (ABB)9.1 Pendahuluan1139.2 Perkara-perkara Yang Menyebabkan Berlakunya Akaun 113

Belum Bayar (ABB)9.3 Daftar ABB 1139.4 Kelulusan Ketua PTJ 1149.5 Langkah-langkah Untuk Mengelakkan ABB 1149.6 Syarat Permohonan Pelarasan ABB 1149.7 Permohonan Pelarasan ABB 1159.8 Tindakan Selepas Kelulusan Pelarasan ABB 115Lampiran 117 - 118

10 AKAUN BELUM TERIMA (ABT)10.1 Pendahuluan119

10.2 Perkara-perkara Yang Menyebabkan Berlakunya Akaun119

Belum Terima (ABT)10.3 Daftar ABT 11910.4 Langkah-langkah Bagi Mengelakkan ABT 11910.5 Tindakan Untuk Hapuskira 120

• • •

KANDUNGAN

BAB TAJUK MUKASURAT

10.6 Tindakan Selepas Kelulusan Hapuskira Diperolehi120

Lampiran 121 - 123

PENGURUSAN PEROLEHAN, ASET DAN STOR

11 PEROLEHAN11.1 Pendahuluan12411.2 Jenis-jenis Perolehan12411.3 Kaedah Perolehan 125

11.3.1 Pembelian Melalui Kontrak Pusat 12511.3.2 Pembelian Melalui Kontrak Pusat Sistem Panel12611.3.3 Pembelian Terus 12711.3.4 Sebut Harga 128

11.4 Tatacara Perolehan 13011.5 Proses Kerja Perolehan Di Sekolah 131

11.5.1 Pembelian Terus 13111.5.2 Sebut Harga 13411.5.3 Tender 146

11.6 Tatacara Perolehan Peralatan ICT Di Peringkat Sekolah 14611.7 Permohonan Perolehan ICT 14711.8 Perolehan Harta Modal 147Lampiran 148 - 158Carta Aliran 159 - 165

12 PENGURUSAN ASET ALIH12.1 Pendahuluan 16612.2 Definisi 166

·Aset·Aset Alih

12.3 Jawatankuasa Pengurusan Aset Alih Kerajaan 16612.4 Pelaksanaan Pengurusan Aset Alih Kerajaan 167

13 PENGURUSAN STOR13.1 Pendahuluan 16813.2 Definisi 168

·Stor·Stok·Bekalan Pejabat (Barang Gunahabis)·Pengurusan Kawalan Stok

13.3 Kategori Stor Sekolah 169·• •

iv


13.4 Pelaksanaan Pengurusan Stor 169

PENGURUSAN AM

14 BANTUAN PERSEKOLAHAN170

15 MAJALAH SEKOLAH DAN BAHAN MULTIMEDIA15.1 Pendahuluan 17215.2 Pelaksanaan Projek Majalah dan Bahan Multimedia

172Sekolah

15.3 Panduan Pelaksanaan Projek Majalah dan Bahan173

Multimedia Sekolah

16 PINDAH PERUNTUKAN16.1 Pendahuluan 17416.2 Bidang Kuasa 17516.3 Pindah Peruntukan Yang Tidak Dibenarkan 17516.4 Tatacara Pindah Peruntukan 17616.5 Tatacara Mengakaun Pindah Peruntukan177Lampiran 180 - 183

17 TAKRIFAN 184 - 186

Bab 1 1 PENGENALANBab 1 1 PENGENALANBab 1 1 PENGENALAN

1.1 PENDAHULUAN

1.1.1 Sekolah merupakan sebuah institusi pendidikan yang mana

pengurusan aset dan kewangan adalah tertakiuk pada peruntukan yang

te rdapat da lam Ak ta Tatacara Kewangan 1957, Arahan

Perbendaharaan, Peraturan-Peraturan Pendidikan (Akaun Dan Audit)

2002 di bawah Akta Pendidikan 1996 (Akta 550) serta peraturan-

peraturan Kewangan yang sedang berkuatkuasa.

1.1.2 Di bawah peruntukan tersebut, pihak sekolah dikehendaki

menyelenggara dan menyimpan akaun-akaun dan rekod kewangan

dengan sempurna.

1.1.3 Pengurus Sekolah hendaklah bertanggungjawab bagi:

Seksyen 130(m), Akta Pendidikan 1996

a.menyediakan suatu penyata kewangan tahunan bagi tahun

Peraturan 6,Peraturan-

berakhir 31 Disember tiap-tiap tahun mengikut prinsip PeraturanPendidikan

perakaunan yang diterima umum; (Akaun DanAudit) 2002 Akta

b.mengemukakan penyata kewangan tahunan tersebut kepada Pendidikan 1996

Ketua Pusat Tanggungjawab (PTJ) yang kemudiannya

dikemukakan kepada Bahagian Audit Sekolah tidak lewat dari

31 Mac tahun berikutnya.

Walau bagaimanapun, pihak sekolah dikehendaki

mengemukakan penyata kewangan tahunan tersebut satu (1)

bulan Iebih awal iaitu pada 28 Februari atau 29 Februari tahun

berikutnya (yang mana berkenaan). Ini adalah bertujuan untuk

membolehkan pembetulan dibuat pada penyata kewangan

tahunan tersebut jika didapati perlu; dan

SPKBil 4/88

a.memberi jawapan atas Laporan atau pertanyaan Audit tidak

AP 306 lewat satu (1) bulan dari tarikh laporan atau pertanyaan.

Bab 1 1 PENGENALANBab 1 1 PENGENALAN

1.1.4 Ketua Pusat Tanggungjawab (PTJ) bertanggungjawab untuk

memastikan:

(a) Penyata kewangan tahunan sekolah dikemukakan kepada

Bahagian Audit tidak lewat dari 31 Mac tahun yang berikutnya;

dan

Peraturan 7, Peraturan-Peraturan Pendidikan (Akaun Dan Audit) 2002 AktaPendidikan 1996

(b) Seko lah mengambi l apa-apa t indakan, j ika keadaan

memerlukan, atas apa-apa laporan atau pertanyaan audit yang

berhubungan dengan sekolah tersebut.

1.2 TUJUAN

1.2.1 Buku Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Kumpulan

Wang Sekolah dikeluarkan bertujuan untuk memberi panduan

mengenai Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Kumpulan

Wang Sekolah yang seragam. Semakan semula dan pindaan telah

dibuat untuk mengemaskini isi kandungan buku Tatacara Pengurusan

Kewangan dan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah Edisi Keempat —

Tahun 2005, berdasarkan:

a.Pekeliling dan Surat Pekeliling Perbendaharaan

Malaysia, Akauntan Negara Malaysia, dan Kementerian

Pelajaran Malaysia sehingga November 2011; dan

b.maklumbalas yang diterima daripada pengguna buku

Tatacara Pengurusan Kewangan Perakaunan Kumpulan Wang

Sekolah Edisi Keempat — Tahun 2005.

1.3 PENGGUNAAN BUKU TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN

DAN PERAKAUNAN KUMPULAN WANG SEKOLAH

1.3.1 Semua sekolah dikehendaki mematuhi tatacara yang terkandung di

dalam buku Tatacara Pengurusan Perakaunan Kumpulan Wang

Sekolah. Penggunaan tatacara ini juga tertakluk kepada pekeliling dan

surat pekeliling yang dikeluarkan dari semasa ke semasa.

Peraturan 12, Peraturan-Peraturan Pendidikan (Akaun Dan Audit)

2002AktaPendidikan 1996

Bab 1 1 PENGENALAN

3

1.3.2 Buku Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Kumpulan

Wang Sekolah ini berkuatkuasa mulai 1 JANUARI 2013.

1.4 KESIMPULAN

1.4.1 Buku ini dapat memberi faedah khususnya kepada pengurusan sekolah

bagi mempertingkatkan akauntabilit i dan kecekapan dalam

menguruskan kewangan dan perakaunan Kumpulan Wang Sekolah.

444

Bab 2 I AKAUNTABILITI2.1 PENDAHULUAN

Akauntabiliti adalah memikul amanah untuk menjalankan aktiviti yang

ditentukan, secara bertanggungjawab ke atas kejayaan atau kegagalannya.

la merupakan obligasi seseorang untuk memberi penjelasan mengenai

tindakan dan prestasinya kepada pihak yang berhak mendapatkan jawapan

tersebut.

Konsep akauntabiliti adalah tanggungjawab Pengurus Sekolah atau individu

yang menjalankan tugas menguruskan sumber-sumber awam melalui

perwakilan kuasa. Mereka yang menerima kuasa perlu melapor kepada pihak

yang mewakilkan kuasa mengenai segala urusniaga dan perubahan yang

berlaku mengikut tempoh yang ditetapkan.

Dalam menentukan akauntabiliti, Pengurus Sekolah perlu:

a.mematuhi Akta Tatacara Kewangan 1957, Arahan

Perbendaharaan, Pekeliling dan Surat Pekeliling Perbendaharaan,

Tatacara Pengurusan Kewangan Dan Perakaunan Kumpulan Wang

Sekolah serta arahan-arahan dari KPM; dan

b.mewujudkan struktur organisasi yang sesuai dan mengadakan

sistem kawalan dalaman untuk menjalankan tanggungjawab dengan

berkesan.

2.2 PENURUNAN KUASA

2.2.1 Surat Perwakilan Kuasa

Dalam menjalankan tugas, Pengurus Sekolah sebagai Pegawai

Perakaunan akan diberi kuasa oleh Pegawai Pengawal untuk

menjalankan tugas-tugas kewangan dan perakaunan sekolah yang

menjadi tanggungjawab kepadanya.

55

Bab 2 I AKAUNTABILITI2.2.2 Kebenaran Menjalankan Tugas

Pengurus Sekolah perlu mengeluarkan surat kebenaran bertulis kepada

pegawai yang menjalankan tugas-tugas kewangan dan perakaunan

sekolah (Lampiran 2-1).

2.2.3 Sumber rujukan kuasa:

a.AP 69 : Kebenaran Bertulis Untuk Menerima Wang

b.AP 70 : Pengeluaran Resit Rasmi

c.AP 101 : Kuasa Menandatangan Baucar

d.AP 119: Kuasa Menandatangan Cek (AK 52)

e.AP 11 : Kuasa Kewangan Yang Lain.

Contoh:

- Menyelenggara/mengemaskini/memeriksa dokumen

kewangan

- menyelenggara Panjar Wang Runcit

2.2.4 Ketiadaan Pengurus Sekolah

f.Pengurus Sekolah perlu mengeluarkan surat perwakilan kuasa

kepada pegawai yang lain untuk menjalankan tugas semasa

ketiadaannya.

g.Sekiranya Pengurus Sekolah bersara atau bertukar dan

menyebabkan kekosongan dalam tempoh yang panjang, menjadi

tanggungjawab pegawai yang paling kanan di sekolah untuk

memaklumkan kepada Ketua PTJ bagi mendapatkan surat

perwakilan kuasa.

2.3 SERAHAN TUGAS

2.3.1 Apabila pegawai bertukar ganti, kedua-dua pegawai ini hendaklah

menandatangan satu kenyataan serahan tugas yang menunjukkan

66

Bab 2 I AKAUNTABILITIkedudukan helaian dokumen kewangan untuk dikepilkan bersama Nota

Serah Tugas. Contoh dan panduan pengisian Borang Serahan

Dokumen Kewangan adalah seperti di Lampiran 2-2.

TANGGUNGJAWAB PENGURUS

SEKOLAH 2.4 PENYATA

KEWANGAN SEKOLAH 2.4.1

Penyediaan Penyata Kewangan

Pengurus Sekolah bertanggungjawab menyediakan Penyata Kewangan

Tahunan bagi tahun berakhir 31 Disember tiap-tiap tahun mengikut

prinsip perakaunan yang diterima umum; dan

2.4.2 Mengemukakan Penyata Kewangan

Pengurus Sekolah hendaklah mengemukakan Penyata Kewangan

Tahunan kepada Ketua PTJ yang kemudiannya mengemukakan

penyata kewangan tahunan tersebut kepada Pejabat Audit Sekolah Negeri

tidak lewat daripada 31 Mac tahun berikutnya.

Walau bagaimanapun, sekolah dikehendaki mengemukakan Penyata

Kewangan Tahunan Sekolah pada atau sebelum 28 Februari kepada Ketua

PTJ.

2.5 MELANTIK JURUAUDIT DALAM

2.5.1 Pengurus Sekolah perlu melantik secara bertulis seorang guru yang tidak

terlibat secara Iangsung dalam pengurusan kewangan dan perakaunan

sekolah sebagai Juruaudit Dalam untuk memastikan wujud kawalan dalaman

dalam pengurusan kewangan dan perakaunan sekolah.

Peraturan-peraturan Pendidikan (Akaun dan Audit) 2002

Pekeliling S P K B i l 4/1988

77

Bab 2 I AKAUNTABILITI2.5.2 Tugas Juruaudit Dalam adalah seperti berikut:

a.menyemak rekod kewangan;

b.memastikan prosedur dan peraturan kewangan dipatuhi; dan

c.menyediakan laporan hasil pemeriksaan dan

mengemukakan kepada Pengurus Sekolah serta membentangkan

dalam Mesyuarat J PKA.

2.6 PELANTIKAN JAWATANKUASA DI SEKOLAH

2.6.1 JAWATANKUASA PENGURUSAN KEWANGAN DAN AKAUN

(JPKA)

d.Ahli-ahli Jawatankuasa adalah terdiri daripada:-

Pengerusi Pengurus Sekolah

Setiausaha KPT/PT yang mentadbir kewangan

Ahli Semua Guru Penolong Kanan

Ketua Bidang/Ketua Panitia

Juruaudit Dalam

Pegawai-pegawai lain yang sesuai

e.Bidang tugas jawatankuasa adalah untuk membantu

Pengurus Sekolah mengawasi, mengesan dan menyelia semua

urusan kewangan dan akaun supaya berjalan lancar dan

menepati kehendak Ak ta Tatacara Kewangan 1957,

Arahan Perbendaharaan, Pekeliling, Surat Pekeliling dan

Tatacara yang berkuat kuasa.

SPK

Bil.6/2009

(c) Bidang tugas jawatankuasa meliputi pengurusan bajet, PP

perbelanjaan, perakaunan, pungutan dan tunggakan hasil, aset 10/2008

dan stor, penyediaan dan pembentangan penyata kewangan

88

Bab 2 I AKAUNTABILITIdan laporan tahunan sekolah. Jawatankuasa ini juga perlu

meneliti dan mengambil tindakan susulan terhadap Laporan

Audit serta perancangan latihan untuk kakitangan yang

mengurus hal-hal pengurusan kewangan.

(d) Kekerapan mesyuarat

Jawatankuasa ini hendaklah mengadakan mesyuarat sekurang-

kurangnya tiga (3) bulan sekali selepas tamat tempoh setiap suku

tahun. Mesyuarat yang diadakan secara tersusun boleh membantu

jawatankuasa mengesan dan mengawasi operasi kewangan dan

perakaunan dengan lebih berkesan.

2.6.2 JAWATANKUASA PENGURUSAN ASET KERAJAAN (JKPAK) (rujuk

Bab 12)

2.6.3 JAWATANKUASA SEBUT HARGA (rujuk Bab 11)

2.7 MENGADAKAN PEMERIKSAAN MENGEJUT

2.7.1 Pengurus Sekolah hendaklah mengadakan pemeriksaan mengejut

secara berkala ke atas peti besi atau peti wang tunai dalam

penyimpanan wang awam, setem atau barang-barang lain yang

berharga.

2.7.2 Pemeriksaan ini hendaklah dilakukan tidak kurang dari sekali dalam

enam (6) bulan dan hasilnya hendaklah direkodkan dalam Buku

Pemeriksaan Mengejut (Am 28). Butir-butir yang perlu dicatat:-

a.tarikh dan masa pemeriksaan;

b.nama pegawai yang bertanggungjawab menyimpan wang tunai

dan setem;

PP 10/2008& SP K6/2009

AP 309

99

Bab 2 I AKAUNTABILITIc.amaun wang dan setem yang diamanahkan kepadanya;

d.perihal barang-barang berharga yang diamanahkan termasuk

buku resit dan cek yang belum digunakan;

e.hasil pemeriksaan termasuk catatan nombor siri cek (akaun KWK/

SUWA/ Asrama) yang belum digunakan pada tarikh pemeriksaan; dan

f.tandatangan dan jawatan pegawai pemeriksa.

2.8 PENYEDIAAN REKOD/DOKUMEN KEWANGAN UNTUK PENGAUDITAN

Pengurus Sekolah bertanggungjawab:

g.menyedia dan mengemukakan semua rekod/dokumen kewangan

kepada Pejabat Audit Sekolah Negeri;

h.memberi penjelasan atau makiumat yang diperlukan

i.membenar dan memberi kerjasama ke atas pengauditan atau

pemeriksaan.

2.9 MENJAWAB LAPORAN/PERTANYAAN AUDIT

Pengurus Sekolah hendaklah memberi jawapan ke atas laporan atau

pertanyaan audit dalam tempoh satu (1) bulan dari tarikh laporan atau

pertanyaan audit.

2.10 KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA

Sekiranya berlaku kehilangan wang atau aset awam Pengurus Sekolah

hendaklah bertanggungjawab untuk mengambil tindakan seperti yang

digariskan di dalam Bab C (II) Arahan Perbendaharaan.

AP 306

Bab 2 I AKAUNTABILITI2.11 SURCAJ DAN PENALTI

2.11.1 Surcaj

Surcaj boleh dikenakan kepada Pengurus Sekolah jika:-

(a) gagal memungut apa-apa wang yang telah dipertanggungjawabkanSeksyen

18 AAK

ke atasnya; 1957

b.telah bertanggungjawab tentang apa-apa bayaran wang awam

yang tidak disahkan dengan sempurna;

c.telah menyebabkan berlakunya kekurangan atau kehilangan

wang awam atau harta benda kerajaan;

d.Gagal menyimpan akaun dan rekod kewangan dengan

sempurna dan teratur; atau

e.Gagal membuat apa-apa bayaran atau bertanggungjawab bagi

apa-apa kelewatan dalam pembayaran wang awam.

2.11.2 Penalti

Seseorang yang melanggar Peraturan-Peraturan Pendidikan (Akaun

Dan Audit) 2002 yang terkandung di dalam Akta Pendidikan 1996

adalah dianggap telah melakukan suatu kesalahan dan apabila

disabitkan boleh didenda tidak melebihi lima ribu Ringgit Malaysia

(RM5,000) atau dipenjarakan selama tempoh tidak melebihi tiga (3)

bulan atau kedua-duanya.

Akta Pendidikan 1996Peraturan-peraturan (Akaun dan Audit) 2002

Lampiran 2-1

SURAT KEBENARAN MENJALANKAN TUGAS KEWANGAN

Saya sebagai Pengetua/Guru Besar SM/SK

dengan ini memberi kebenaran kepada

no. Kad Pengenalan Jawatan ••untuk menjalankan tugas-tugas kewangan berikut:

1.Menerima wang awam

2.Menandatangan Resit Rasmi Pejabat

1.Menyelenggara Buku Tunai

1.Menyelenggara Panjar Wang Runcit1.Menandatangan Pesanan Sekolah

2.Memperaku Baucar Bayaran

1.Memasukkan wang ke bank

1.Menyelenggara rekod-rekod kew

ai tarikh surat ini sehingga dibatalkan.

Dengan ini surat kebe

bertarikh.... . adalah ter atal.

(no.rujukan)

t.t Pengetua/ Guru Besar Tarikh•

Saya No. Kad Pengenalan

dengan ini menerima kebenaran bagi menjalankan tugas-tugas kewangan seperti di atas.

Tandatangan Tarikh• .

Tarikh : Tarikh :

Lampiran 2-

2 BORANG SERAHAN DOKUMEN KEWANGAN

Nama Pegawai BertukarJawatanNama Pegawai Terima TugasJawatan

Saya/kami memperakui bahawa dokumen-dokumen yang ditunjukkan dalam jadual di atas telah disemak oleh saya/kami dan didapati betul.

(t.t Penyerah) (t.t Penerima)Nama : Nama :

Perihal, Siri danNo. Borang

Resit Rasmi PejabatNo. Siri:

Nombor SiriBorang yangdigunakan

sehingga tarikh

Akhir

Nombor SiriBorang Belum

Guna

AkhirMula Mula

Borang Pesanan SekolahNo. Siri :

Cek KWK No. Siri :

CekNo. Siri :

Cek KWA No. Siri

Catatan

131313

Bab 3 I KUMPULAN WANG SEKOLAH

3.1 PENDAHULUAN

Kumpulan Wang Sekolah terdiri daripada tiga jenis kumpulan wang yang

dipertanggungjawabkan kepada Pengurus Sekolah untuk diurus dan

diperakaunkan mengikut peraturan dan tatacara yang telah ditetapkan.

3.2 JENIS-JENIS KUMPULAN WANG SEKOLAH

3.2.1 Tiga jenis Kumpulan Wang Sekolah adalah seperti berikut:-

a.Kumpulan Wang Kerajaan (KWK);

b.Kumpulan Wang SUWA (KWS); dan

c.Kumpulan Wang Asrama (KWA) .

3.2.2 Setiap kumpulan wang diuruskan secara berasingan dan satu akaun

bank d ibuka bagi set iap kumpulan wang tersebut . Walau

bagaimanapun, sekolah yang bilangan muridnya kurang daripada 150

orang atau Sekolah Kurang Murid (SKM) dibenarkan mempunyai satu

akaun bank bagi menguruskan semua Kumpulan Wang Sekolah.

3.2.3 Sekolah tidak dibenarkan untuk mengakaunkan kutipan bayaran balik

yang melibatkan Vot seperti bayaran balik emolumen, bayaran balik

utiliti dan lain-lain yang berkaitan ke dalam akaun bank Kumpulan

Wang Sekolah.

3.3 KUMPULAN WANG KERAJAAN

3.3.1 Kumpulan Wang Kerajaan (KWK) bertujuan mengakaunkan terimaan

dan bayaran daripada sumber Kerajaan termasuk biasiswa daripada

lain-lain agensi kerajaan dan faedah bank serta dibelanjakan mengikut

maksud setiap terimaan kecuali berkaitan dengan asrama.

1414


3.3.2 Sumber kewangan yang diperakaunkan ke dalam KWK termasuklah:

a.Bantuan Persekolahan dar ipada KPM

b.Ban t uan B ias i s wa ;

c.F a e d a h b a n k ; d a n

d.Pemberian lain bagi program khas Kementerian

Pelajaran Malaysia dan lain-lain agensi Kerajaan.

3.3.3 Walau bagaimanapun, sumber kewangan KWK adalah tertakluk

kepada pekeliling/surat edaran yang berkuat kuasa dari semasa ke

semasa.

3.4 KUMPULAN WANG SUWA (Sumbangan Wang Awam)

3.4.1 Kumpulan Wang SUWA (KWS) bertujuan mengakaunkan terimaan dan

bayaran daripada sumber awam termasuk terimaan daripada murid/

pelajar/orang awam/agensi bukan kerajaan dan faedah bank serta

dibelanjakan mengikut maksud setiap terimaan kecuali berkaitan

dengan asrama.

3.4.2 Sumber kewangan yang diperakaunkan ke dalam KWS termasuklah:

e.Semua kutipan daripada murid/pelajar/ibu

bapa/penjaga yang telah mendapat kelulusan daripada

Pendaftar atau bayaran-bayaran yang dibenarkan mengikut

peruntukan Akta Pendidikan 1996, Peraturan-Peraturan

Pendidikan dan Surat-Surat Siaran berkaitan Bayaran

Persekolahan yang masih berkuatkuasa kecuali yuran PIBG.

f.Sewa kantin sekolah dan kedai buku sekolah;

g.Sumbangan daripada kedai buku sekolah/ koperasi sekolah;

h.Sumbangan dar ipada orang awam;

i.Caj yang dikenakan ke atas penggunaan harta dan

kemudahan sekolah;

j.D e p o s i t d i t e r i m a ;

SPI11/2011

1515


(g) Faedah bank; dan

(h) Terimaan-terimaan lain yang berkaitan.

3.4.3 Kegunaan wang SUWA adalah seperti berikut:

(a) Wang Yang Dikutip Khas Untuk Sesuatu Tujuan

Apab i la p ihak seko lah membuat ku t ipan dar ipada

murid atau orang awam untuk sesuatu tujuan seperti:

(i) Bayaran tambahan di Sekolah Agama Bantuan

Kerajaan (SABK);

ii.Penerbitan Majalah Sekolah; dan

iii.Lain-lain kutipan yang diluluskan oleh Pendaftar.

(b) Wang Yang Dikutip Secara Am

Kutipan seperti sewa kantin, derma am, pendapatan daripada

kedai buku sekolah, caj yang dikenakan ke atas penggunaan

harta dan kemudahan sekolah, faedah bank dan pelbagai

merupakan kutipan yang tidak dikhaskan untuk sesuatu tujuan.

Wang yang diterima daripada punca ini boleh digunakan oleh

pihak sekolah untuk:

iv.Perbelanjaan menjalankan aktiviti-aktiviti murid;

v.Perbelanjaan membawa murid mendapatkan

rawatan kecemasan;

vi.Perbelanjaan yang memberi manfaat secara

langsung kepada murid.

(c) Kegunaan Lain Wang SUWA

Perbelanjaan selain daripada perkara (a) dan (b) diwajibkan

mendapat kelulusan daripada Ketua PTJ sebelum sebarang

perolehan dibuat.

1616


3.5 KUMPULAN WANG ASRAMA

3.5.1 Kumpulan Wang Asrama (KWA) bertujuan mengakaunkan terimaan dan

bayaran berkaitan dengan asrama daripada sumber kerajaan dan awam

termasuk terimaan daripada murid/pelajar/orang awam/agensi bukan kerajaan

dan faedah bank serta dibelanjakan mengikut maksud setiap terimaan.

3.5.2 Sumber kewangan yang diperakaunkan di bawah KWA termasuklah:

a.Bantuan Geran Per Kapita Lain-lain Perbelanjaan Berulang

Tahun untuk asrama (LPBT Asrama);

b.Bantuan Makanan Asrama (BMA);

c.Bayaran Kokurikulum Asrama (BKKA);

d.Derma/Sumbangan dari orang ramai/Agensi

Kerajaan/Badan Berkanun

g.Faedah bank; dan

h.Pelbagai pemberian/kutipan lain berkaitan asrama

yang diluluskan oleh Pendaftar dan bayaran-bayaran yang

dibenarkan mengikut peruntukan Akta Pendidikan 1996,

Peraturan-Peraturan Pendidikan dan surat-surat siaran

berkaitan bayaran persekolahan yang masih berkuatkuasa.

3.5.3 Bagi asrama yang disediakan berasingan daripada sekolah (Asrama Pusat),

sekolah yang dilantik oleh Ketua PTJ hendaklah mengurus serta

mengendalikan kewangan dan perakaunan berkaitan dengan KWA. Ketua

Warden bertanggungjawab membuat kutipan bayaran makanan asrama dan

pelbagai pemberian/kutipan lain berkaitan asrama yang dibenarkan

mengikut peraturan-peraturan sedia ada.

1717

Bab 4 I TERIMAAN4.1 PENDAHULUAN

Terimaan adalah wang yang diperolehi oleh pihak sekolah daripada Kerajaan

dan orang awam dalam bentuk wang tunai, cek, kiriman wang dan pindahan

dana elektronik (EFT). Semua terimaan hendaklah diperakaunkan dengan

betul dan tepat mengikut prosedur dan peraturan yang ditetapkan bagi

mengelakkan daripada berlaku kehilangan wang sekolah yang mungkin

berpunca daripada kegagalan memungut dan merekod, kecuaian dan

penyelewengan.

4.2 TATACARA MENGAKAUNKAN TERIMAAN

4.2.1 Sekolah hendaklah mengeluarkan resit rasmi yang ditetapkan bagi

memperakui setiap terimaan. Resit rasmi yang digunakan di sekolah

adalah seperti berikut:

(a) Resit Rasmi Pejabat (RP.01) hendaklah dikeluarkan oleh

Pengurus Sekolah bagi setiap terimaan.

i.Format resit adalah seperti di Lampiran 4-1.

ii.Panduan pengisian resit seperti di Lampiran 4-1A.

(b) Resit Rasmi Murid (RM.01) dikeluarkan oleh guru kelas/warden/

penyelia asrama kepada murid.

iii.Format resit adalah seperti di Lampiran 4-2.

iv.Panduan pengisian resit seperti di Lampiran 4-2A.

4.2.2 Sekolah hendaklah menggunakan buku resit yang berasingan bagi

setiap kumpulan wang.

4.2.3 Sekolah hanya dibenarkan memperolehi buku resit daripada

Percetakan Nasional Malaysia Berhad (PNMB).

1818

Bab 4 I TERIMAAN4.2.4 Kutipan yang diterima daripada murid hendaklah dikeluarkan resit oleh

guru dan dicatat di dalam Jadual Kedatangan Murid.

Pengurus Sekolah hendaklah memastikan bahawa nombor resit serta

jumlahnya direkod di dalam ruangan yang disediakan dalam buku

tersebut.

4.2.5 Pungutan yang dibuat oleh guru kelas hendaklah direkodkan dalam

Borang Kutipan Dan Serahan Guru Ke Pejabat seperti format di

Lampiran 4-3, diisi dalam dua (2) salinan dan satu salinan diserahkan

bersama-sama buku resit dan wang pungutan kepada Pengurus

Sekolah pada hari yang sama. Panduan pengisian borang ini adalah

seperti di Lampiran 4-3A.

4.2.6 Semua terimaan melalui pos hendaklah direkodkan di dalam Daftar

Penerimaan Wang Melalui Pos seperti di Lampiran 4-4. Resit untuk

terimaan ini hendaklah dihantar melalui pos ke alamat pembayar.

Nombor resit hendaklah dicatat dalam daftar ini dan seterusnya

direkodkan di dalam Buku Tunai.

4.2.7 Berpandukan resit yang telah dikeluarkan, Pengurus Sekolah

hendaklah menentukan jenis kumpulan wang bagi terimaan tersebut

untuk direkod dalam Buku Tunai.

4.2.8 Setiap Resit Rasmi Pejabat yang dikeluarkan termasuk yang dibatalkan

hendaklah direkod dalam Buku Tunai pada hari yang sama.

4.2.9 Pengurus Sekolah yang menerima wang sekolah adalah dikehendaki

jika:

Pungutan wang tunai melebihi RM500.00 atau jumlah pungutan

(termasuk tunai, cek, wang pos dan lain-lain) yang melebihi

RM2,000.00 atau apa-apa jumlah yang lebih kecil yang telah ditetapkan oleh

Pusat Tanggungjawab masing-masing, hendaklah dimasukkan ke dalam

bank pada hari itu juga dan jika lewat diterima, hendaklah dimasukkan

pada hari kerja yang berikutnya. Wa/au bagaimanapun,

1919

Bab 4 I TERIMAANtiap-tiap cek yang diterima mestilah dikreditkan ke akaun sekolah dalam

tempoh seminggu selepas diterima.

4.2.10 Pungutan tanpa mengira jumlahnya yang masih ada dalam tangan

hendaklah dimasukkan ke akaun bank sekolah pada hari kerja yang

akhir dalam bulan berkenaan. Semua pungutan yang diterima pada

sesuatu tahun hendaklah diperakaunkan pada tahun itu juga.

4.2.11 Slip Bayar Masuk Bank hendaklah disediakan mengikut kumpulan

wang yang berkenaan apabila pungutan hendak dimasukkan ke akaun

bank sekolah. Slip berkenaan boleh didapati dari bank di mana akaun

sekolah dibuka. Pastikan nombor akaun bank di Slip Bayar Masuk Bank

adalah betul sebelum pungutan dibankkan.

4.2.12 Salinan Slip Bayar Masuk Bank yang telah diakui terima oleh bank

hendaklah disemak dengan Buku Tunai oleh Pengurus Sekolah dan

ditandatangan ringkas beserta tarikh sebelum difailkan mengikut jenis

kumpulan wang.

4.2.13 Pungutan juga boleh dimasukkan ke akaun bank melalui Mesin Deposit

Tunai (Cash Deposit Machine). Slip urusniaga dan salinan fotokopinya

hendaklah ditandatangan ringkas beserta tarikh oleh Pengurus Sekolah

dan difailkan dengan sempurna.

4.3 KAWALAN TERIMAAN DAN PUNGUTAN

4.3.1 Setiap kutipan mestilah mengikut peraturan yang berkuatkuasa.

4.3.2 Pengurus Sekolah hendaklah memberi kebenaran khusus secara

bertulis kepada pegawai-pegawai yang membuat pungutan bagi

pihaknya. Pemungut hendaklah menyelenggara rekod mengenai

kebenaran yang telah diberi. Format Surat Kebenaran Menerima Wang

Awam seperti di Lampiran 4-5.

2020

Bab 4 I TERIMAAN4.3.3 Pengurus Sekolah adalah dibenarkan menerima cek sebagai bayaran

bagi pihak sekolah. Semua cek yang dibayar kepada pihak sekolah

hendaklah dibuat atas nama jawatan Pengetua/Guru Besar.

4.3.4 Sekiranya cek yang dibayar masuk ke bank ditolak oleh pihak bank,

pihak sekolah perlu mengambil tindakan berikut:

a.membuat pelarasan di bahagian BAYARAN Buku Tunai

dengan catatan `kontra-cek tak laku'.

b.hendaklah menyelenggara Daftar Cek Tak Laku

seperti di Lampiran 4-6.

c.segera mendapatkan balik pungutan tersebut.

d.apabila menerima bayaran gantian, prosedur terimaan

hendaklah dipatuhi semula.

4.3.5 Pengeluaran Resit Rasmi Pejabat (RP.01) hendaklah dikendalikan oleh

dua orang pegawai. Pegawai yang diberi kebenaran untuk menerima

wang awam hendaklah menulis resit dengan menggunakan karbon dua

muka dan hendaklah ditandatangan oleh pegawai yang lain.

4.3.6 Pengeluaran Resit Rasmi Murid (RM.01) boleh ditul is dan

ditandatangan oleh pegawai yang sama.

4.3.7 Pindaan pada resit adalah dilarang. Jika terdapat sebarang kesilapan

semasa resit ditulis, resit itu hendaklah dibatalkan dan resit yang baru

dikeluarkan. Resit yang dibatalkan itu hendaklah dikepilkan bersama-

sama salinannya untuk tujuan pengauditan.

4.3.8. Sebagai langkah kawalan, resit rasmi hanya boleh dibatalkan oleh

pegawai yang menandatangan resit.

2121

Bab 4 I TERIMAAN4.3.9. Semua buku resit yang diterima daripada PNMB hendaklah disemak

bagi menentukan nombor siri di dalamnya adalah Iengkap dan betul.

Pegawai yang menyemak hendaklah membuat catatan di belakang

helaian pertama salinan pejabat dalam buku resit dengan catatan

perakuan berikut:-

"Diperiksa oleh saya pada hari ini dan didapati mengandungi

helai resit berpendua yang bernombor dengan betul daripada nombor

hingga nombor 'I

Tandatangan Pemungut

Nama Penuh Pemungut

Tarikh :

4.3.10 Pengurus Sekolah hendaklah menyelenggara Daftar Stok Buku Resit

seperti di Lampiran 4-7 yang menunjukkan semua buku resit yang

diterima dan dikeluarkan.

4.3.11 Buku resit hanya boleh dikeluarkan kepada pegawai yang diberi

kebenaran menerima wang awam. Daftar Stok Buku Resit mestilah

ditandatangan oleh pegawai yang menerima buku resit. Buku resit

hendaklah dikeluarkan mengikut jumlah yang dikehendaki dengan

susunan nombor siri yang betul. Contoh dan panduan pengisian Daftar

Stok Buku Resit adalah seperti di Lampiran 4-7A.

4.3.12 Apabila pemungut bertukar ganti, kedua-dua pegawai ini hendaklah

menandatangan satu kenyataan serahan tugas yang menunjukkan

kedudukan helaian resit.

4.3.13 Baki helaian Buku Resit Murid (RM.01) yang tidak digunakan sehingga

akhir tahun hendaklah dibatalkan. Walau bagaimanapun, baki helaian

Buku Resit Murid tersebut boleh terus digunakan pada tahun berikutnya

dengan merekodkan semula baki helaian tersebut dalam Daftar Stok

Buku Resit.

2222

Bab 4 I TERIMAAN4.3.14 Sekolah dibenarkan menggunakan baki helaian Buku Resit Pejabat

(RP.01) pada tahun berikutnya tanpa perlu merekod semula dalam

Daftar Stok Buku Resit.

4.3.15 Semua pungutan yang lewat diterima dan tidak dapat dimasukkan ke

bank pada hari yang sama hendaklah disimpan dalam peti besi. Bagi

sekolah yang tidak mempunyai peti besi, wang tunai melebihi RM500

atau jumlah pungutan termasuk cek melebihi RM2,000 hendaklah

disimpan di Balai Polis yang berdekatan dengan menggunakan karung

berkunci dan suatu resit didapatkan daripada pegawai polis yang

menjaga.

4.3.16 Wang pungutan tidak boleh dibelanjakan atau ditukarkan terlebih

dahulu sebelum dibankkan ke akaun bank sekolah.

4.4 KUTIPAN MELALUI BANK

4.4.1 Sekolah dibenarkan untuk membuat kutipan secara bayaran terus ke

akaun bank sekolah dengan mematuhi syarat-syarat seperti berikut:

a.Sekolah perlu mendapat persetujuan bertulis daripada bank

untuk memulakan sistem ini dan berbincang dengan pihak bank

mengenai format Slip Bayar Masuk Bank seperti di Lampiran 4-8;

b.Slip Bayar Masuk Bank perlu dicetak khas bagi tujuan

memenuhi keperluan sekolah dan bank. Maklumat berikut perlu

dimasukkan dalam Slip Bayar Masuk bank iaitu:

(i) Dicetak terus atas borang.

·No. Siri Slip Bayar Masuk Bank (bermula dengan huruf

K (KW Kerajaan), S (KW SUWA), A (KW Asrama).·Nama dan alamat sekolah.·Nombor Akaun Bank.

·Tujuan bayaran (Jenis kutipan)

2323

Bab 4 I TERIMAAN(ii) Diisi oleh murid.

·Nama.

·Nombor Kad Pengenalan.

·Tingkatan.

·Amaun.

(c) Mendapat kelulusan bertulis daripada Bahagian Akaun, KPM

dengan mengemukakan:

i.Persetujuan bertulis dari bank.

persetujuan ini mestilah mengandungi klausa berikut:

Dengan ini pihak bank bersetuju untuk tidak menerima

pembayaran yang menggunakan slip bayar masuk bank selain

daripada yang telah dipersetujui'.

ii.Format slip bayar masuk bank yang telah dipersetujui.

(d) Pastikan Slip Bayar Masuk Bank diserahkan kepada murid untuk

tujuan bayaran sebelum cuti persekolahan akhir tahun. Slip Bayar

Masuk Bank ini perlu direkodkan dalam satu Daftar Slip Bayar

Masuk Bank seperti di Lampiran 4-9. Contoh pengisian adalah

seperti di Lampiran 4-9A.

(e) Slip Bayar Masuk Bank perlu disediakan dalam tiga (3) salinan

(berkarbon) untuk kegunaan bank, sekolah dan murid.

(f) Sekolah hendaklah memastikan tiada halangan kepada ibubapa

sekiranya mereka memilih untuk membuat bayaran seperti biasa.

(g) Resit Rasmi Murid (RM.01) hanya dikeluarkan setelah Slip Bayar

Masuk Bank diakui terima oleh bank (cetakan komputer) dan

diserahkan kepada sekolah. Sekiranya berlaku kekeliruan seperti

kehilangan salinan Slip Bayar Masuk Bank, semakan boleh dibuat

dengan Penyata Bank dan Daftar Slip Masuk Bank.

2424

Bab 4 I TERIMAAN4.4.2 Tatacara Kutipan Melalui Bank

a.Guru Kelas/VVarden/Penyelia Asrama hendaklah

mengeluarkan Resit Rasmi Murid (RM.01) setelah menerima

salinan Slip Bayar Masuk Bank. Nombor siri Slip Bayar Masuk Bank

hendaklah dicatat pada ruang `Tunai/Cek' di resit. Nombor resit

tersebut hendaklah direkod dalam Jadual Kedatangan Murid/ Daftar

Penghuni Asrama berpandukan nombor siri dan tarikh Slip

Bayar Masuk Bank diterima.

b.Daftar Slip Bayar Masuk Bank hendaklah dilampirkan

bersama Borang Kutipan Dan Serahan Guru Ke Pejabat dan

dikemukakan kepada pejabat sekolah pada hari yang sama atau

selewat-lewatnya hari kerja berikutnya.

c.Sekolah hendaklah mengeluarkan Resit Rasmi Pejabat

kepada guru kelas/warden/penyelia asrama bagi mengakui terima

kutipan sekolah. Tarikh Resit Rasmi Pejabat adalah tarikh

penerimaan Borang Kutipan Dan Serahan Guru Ke Pejabat.

d.Catatan di Buku Tunai perlu direkod pada hari yang sama

Resit Rasmi Pejabat dikeluarkan.

e.Tarikh urusniaga kutipan yang direkodkan dalam buku tunai

adalah berdasarkan tarikh terimaan nota kredit/ penyata bank.

f.Jika slip bayar masuk bank hilang sebelum pembayaran

dibuat, pihak sekolah hendaklah:

i.Mengeluarkan slip yang baru dan merekodkan di

dalam Daftar Slip Bayar Masuk Bank; dan

ii.Membuat catatan kehilangan pada rekod slip

yang hilang di Daftar Slip Bayar Masuk Bank.

2525

Bab 4 I TERIMAAN4.4.3 Deposit Diterima

a.Deposit diterima hendaklah diakaunkan dalam Buku

Tunai Kumpulan Wang SUWA (Bahagian Terimaan) di bawah

lajur Pelbagai dengan menyelenggara Akaun Subsidiari.

b.Deposit diterima hendaklah dikembalikan oleh sekolah

kepada pendeposit tanpa faedah, tidak lewat dari tujuh (7) hari

daripada tarikh tamat perjanjian, tertakluk kepada apa-apa

potongan bayaran yang tertunggak dan dibenarkan di dalam

perjanjian. Resit Rasmi Pejabat asal perlu dikemukakan bagi

tujuan pemulangan deposit.

4.4.4 Sewaan

c.Sewa kantin hendaklah diakaunkan dalam Buku

Tunai Kumpulan Wang SUWA di bawah lajur Caj/Sewaan

Kantin.

a.Lain-lain caj dan sewaan hendaklah diakaunkan

dalam buku tunai Kumpulan Wang Suwa di bawah lajur

Caj/Sewaan Lain- lain.

a.Sekolah hendaklah menyelenggara satu Daftar

Sewaan bagi setiap jenis sewaan.

4.4.5 Terimaan Bantuan Persekolahan

b.Resit dikeluarkan berdasarkan tarikh terimaan Nota

Kredit/ Penyata Bank/makluman rasmi secara bertulis daripada

pihak yang menyalurkan peruntukan dengan pengesahan

daripada bank.

c.Terimaan hendaklah dicatatkan di dalam Buku Tunai di

bawah lajur yang telah ditetapkan.

Lampiran 14 Buku PPKS m/s 77 dan 78

2626

Bab 4 I TERIMAAN(c) Perbelanjaan hanya boleh dibuat selepas terimaan direkodkan

di dalam Buku Tunai Kumpulan Wang Sekolah.

4.4.6 Faedah Bank

Faedah bank merupakan terimaan sekolah. Resit Rasmi Pejabat perlu

dikeluarkan berdasarkan tarikh terima penyata bank. Wang ini boleh

dibelanjakan mengikut maksud yang ditetapkan di bawah kumpulan

wang berkenaan.

Lampiran 4-4ALampiran 4-4ALampiran 4-4A,

, , , , , , , ,

RP.01(Pin.09) ASAL RESIT RASMI PEJABAT

--

_,a.--„r

'ELAJFC''''

,,,,,,,,—.-,,,'"

ADiterima daripada:

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

SEKOLAH:

TAHUN:

Bil. Perihal Penerimaan RM Sen

Peruntukan PCG

Kutipan Murid

JUMLAH

Ringgit Malaysia:

*Tunai / Cek / Wang Pos / Bankdraf / Kiriman Wang / EFT (Potong yang tidak berkenaan)

*No .

Tarikh:

(Tandatangan dan Cop) Pengetua / Guru Besar

No. Kelulusan: BPKS(& 15)248-11(20) J0108638- PNMB., KL.

Lampiran 4-4ALampiran 4-4A-.X.'

t

‘ , . . .-, , , ,

...„_,-...

RP.01(Pin.09) ASAL

RESIT RASMI PEJABAT

_

,,=_

t,,,,--,,,

A

_

- - ,

_

' ' ' ' ' " E L A J F 0

--,y ,

,,,

3

Diterima daripada:


SEKOLAH: TAHUN: O


Peruntukan PCG

Kutipan Murid

JUMLAH

Ringgit Malaysia: ®*Tunai / Cek / Wang Pos / Bankdraf / Kiriman Wang / EFT (Potong yang tidak berkenaan)

*No . 910

Tarikh:

(Tandatangan dan Cop) Pengetua / Guru Besar

No. Kelulusan: BPKS(&15)248-11(20) J0108638- PNMB., KL.Panduan mengisi :1.Nama Sekolah2.Tahun kewangan3.Nama pembayar4.Perihal penerimaan5.Amaun yang diterima6.Jumlah amaun yang diterima7.Jumlah terimaan dalam perkataan8.Kaedah pembayaran9.No. Rujukan cek/wang pos/bankdraf/kiriman

wang/EFT10.Tarikh terima wang11.Tandatangan Pengurus Sekolah

Lampiran 4-2ALampiran 4-2A

71!

o " .

RM.01(Pin.09)

ASAL

Diterima

Bagi bayaran (Potong

■la RESIT RASMI MURID' i

_

' E L A J O '

Kelas:

41

B


SEKOLAH:

TAHUN:

daripada:

Kumpulan Wang: SUWA /Asrama yang tidak berkenaan)


1 Kokurikulum

2 Kolas Ujian Dalaman

3 Sukan Tahunan Sekolah

4 Skim Perlindungan Diri

5 MSSM

6 Majalah Sekolah

7 Asrama : Makanan -

Pendaftaran

Dobi

Lain-lain

8 Pelbagai

JUMLAH

Ringgit Malaysia:

*Tunai / Wang Pos / Bankdraf / Kiriman Wang (Potong yang tidak berkenaan)

*No. .

Tarikh:

(Tandatangan dan Cop) Pengetua/Guru Besar

No. Kelulusan: BPKS(& 15)248-11(21) J0108638- PNMB., K.L.


RESIT RASMI MURID

RM.01(Pin.09) BASAL

KEMENTFQIAN PELAJARAN MALAYSIA

SEKOLAH:

TAHUN:

Diterima daripada: Kelas:

Bagi bayaran Kumpulan Wang: SUWA /Asrama (Potong yang tidak berkenaan)

Bil. Perihal Penerimaan -:--)'RM

Q-1'Sen

1 Kokurikulum

2 Kolas Ujian Dalaman



5 MSSM

6 Majalah Sekolah

7 Asrama : Makanan -

Pendaftaran

Dobi

Lain-lain

8 Pelbagai

........ JUMLAH7j

Ringgit Malaysia:

*Tunai / Wang Pos / Bankdraf / Kiriman Wang (Potong yang tidak berkenaan)

*No. • 10

11Tarikh:

Panduan mengisi :1.Nama Sekolah2.Tahun kewangan3.Nama pembayar4.Kumpulan Wang yang dikenakan5.Perihal penerimaan6.Amaun yang diterima7.Jumlah amaun yang diterima8.Jumlah terimaan dalam perkataan9.Kaedah pembayaran10.No. Rujukan wang

pos/bankdraf/kiriman wang11.Tarikh terima wang12.Tandatangan Guru Kelas/Pegawai yang

diberi kuasa

(Tandatangan dan Cop) Pengetua/Guru Besar

E-1-e4PA<41—:WA4

C4

40 H Z

g: WZ'e4=Z'e4leIIE.

W0

goPA

5

CD

Z

..

b.0

AXI

E-10,

'-r

A

·,,,

,,

..1A.1.1 6' ix

H

r.10E

c% bo

a%)

g

1

i:'

8

i

d

a

0

°

g

1

g

1cl_

4

,...: .2

, . . 0

c 0 . . ,...§.,'-a1 1. 1('I

Icl4

—

g

a1 IE.,-,

.

1E.

,..25

0z

g

i1g

I 41)p1:1

1PI.14

02

z

VO

Z

72

pil

n

RRRR

,rE4i.,o

dP:1

Ijb

·Z

1H

0.....cdaz cd·—P.'Mg

••••■••••■

AA

HLn0 ir)

8rs1 N, - . 4 ·cci en

co g

.1cE

'8bk.o.)

r ' n

)6.05 0 Z

r.4 f-si

C.) C.)0 0-,r -r

"04R:1"0

4 i.W4po

,cg0N C

OM

giaII i

6

■-, pilt-ner)

ininan an

crot..

Ln 00 o..4 3-4

Ln0.,

.5 „u 721

PI

E . . . . _ , . _ _ _ _ . •in

0 )r'n

Lncot'n

...

rg

0a.

cog

ggCIe.4

e.4,.,a)

(..,

1

1E-.

-aao_

c iiico co.= c0 .=-c 800_ .0 -_

..m.= 0 co.Y aa

_c 00 'ag TD co co

E 5 .E= c— E 0co

c =01 0 °0 _o -0 E,

:22 0,c 0

EE:= 's aa co :'

co =-0>, c 4

. ..p.) c

To.. Ec y 92

e.„ co-0 _c

a) .=

c ca

-0

0 co

E co c

0 a) co.

co ._ c cco Ecog ;_mj

M g& co.2. 0 CO._ .--. w

'.= +5>, c 2caca.2cEEca-Ne cocoa)

›... co Ca

co co -- 0 - E .5)co >-.m c c = co 8 •= c TD 'Es -0

0E 2 -o = le 0Y§2 7, -0 va E

2 co •cco .0 >, cu o 0 _o ars °' coCD ..-•CO ° o" CD- ..°. Oc 2 E = 0 0_ col 4 -0 --..- >, ol›.. CD 'IC, , coc TptdCa 0 5''' aa

6 cv,T,,, e.c ta•EVSEcTa.=2-

{:"csacsaiiiEl 0 4 7 E CD 'a E cCj -,,..° cj' -g .-C 4-c -ocaCD 5To e.,c45c

ci.-° O•S co-° 2 in -0 as c c 5' 4- -0 1:' o_

'Fa -Ne 2 5 :0 ,012'sco•aaata•Ecc-

aaa CD 2 0 ; .5E ." E 2 ro>.=.n tmn oa- o,

cc" c '.-...E .-0 E _ci 22thi:1-C6)0-0-Ne 2 " c

0 0 "_c o 4 c _c _c _c _c _c 4-- 4-- o0 0 c 0 -c -0 CD 7 CO CO CO CO CO cD ca _0-0 -0

,c wE g 1 -E 1 0EggEEEEEccE

0 0 co co o

-ozzi- 4 1— z iii a ' ' '1— 1— zc CO O.. M 6 710 Mo_ .- M cci 4 ui cci r.: M oi

LnCrlM

-0·Z

'E4g

tr)Cy)M

C4 0ba

4cg

0 E-1001

Z

F:

g

ct/

'414

. e

z414 aI■1I■1

C./)

LT.3

0oo c

21 0

.1

.--,

0‘at

V A) 0CI) C/)

0 0* *

0cn In In

.

AW_cLn Ln

- - Y - - )

0

00.4<1.)0 gt. .9 4

g...,ct:

,g,9 -A

0..„

,.W°

cl. g. .

0 —

''g

g

. 1cl

..4-' 4

0.4-

rsi

0L.0

NI

0N

1-10° "2

40 0NNI

*-4 *-4

W

0Z

—

4,

LI •

g5'Aa) PO

c) c)PP

r..I

1-.4 8N

8r41

8,—,

0

A

(-N-0.—

i

(- ..- ,— 1 A

00

14

RRRR1)

8c.,/

cm

<

.-0

6..,.[4o

a—

co

■-),4

001<N

›, z

&a.qrsirsi

0 0

ti"lc0:'

00I

0 0r.4 r.4

s...

gPo..

·• Fi

CD

.... wa a) C4 17

C qc5

Z

0 0k° N.

9 9Ln koo o

CD

Z elF.

Ln Ln0 00 0rs1 rs1..

1-4 1-4·• en en

Z<i-<i-ccc.)

i_cn <LIJ COI= cCOwZ °-

cC2„,E—zwo.

z<i-

< ,' a2—

J Ez ILIcC Z0 ILICCD-

2<z

_1

<Ewo.

zm -.-• cz ... 2 I=<z

. < u)0 z00.

wC.)

z,..;

—I%., m LIJZ —j 2mix

2cz rc2< C5

z 60.

z czrc Ecz w

1-1-

J_

Lampiran 4-5

SURAT KEBENARANMENERIMA WANG AWAM, MENULIS DAN MENANDATANGAN RESIT

(AP 69 dan AP 70(a)(iv))

Saya sebagai Pengetua/Guru Besar SMK/SKdengan ini memberi kebenaran menerima wang awam serta menulis dan menandatangan Resit Rasmi Murid kepada:

Nama :

Kad Pengenalan :

Jawatan :

2. Kebenaran menerima wang awam yang diberi adalah seperti berikut :-

i.

3. Kebenaran ini diberi mulai sehingga atau kebenaran ini ditarik balik.

t.t PENGETUA / GURU BESAR TARIKH

COP NAMA DAN JAWATAN

Saya dengan ini menerima kebenaranyang telah diberi seperti di atas.

TANDATANGAN TARIKH

Nota :

i.Gunakan Kepala Surat Rasmi Sekolahii.Isi dalam 2 salinan. Tandatangan tidak boleh menggunakan karboniii.Asal disimpan oleh penerima kuasaiv.Pendua disimpan dalam fail sekolah

CS

COTO(..)

= _se

co —1 al i— a) (..) T3 F Icr) 0.

=CO_1o I—

a)(..)

asa)Cl)

2cc......c=as

E cc

ice.=asi-

a)(..)0 z

E'=En c a) 0.coEcoz

=1 1

_1

asm

c =I—

as_v CI

a)

co(-)

E-c '.=

_v ty

CO CI

ill

HmLi,ccmmm01—mccQ1—LL.a0

cceltelcel0

22 1celri)CO ca

zces

os g .g -0 „ c c) a) C r , C

I— CZ a)o_

Z 4C CC 42 M

rul

-Ecestes3ces

ozices E ces Zces

ces aa) Y

-=iT)

Eoz

cesFac1

.co0

-c -c ces os —E cn= os—3 z

_c

Zes H

Z

*ac

WI—

-Ecesces 3 ces —3ozicesEcesz

_c N

5.=iT)8EoZ

cz o)gy

—

zap

-c -c cel cr,

—E cn= os-3Z

_c

ces H

Cco

N0

f 0

K

0Caca

(n

m a,Z

CD.,...,

al 0Ca

C a c E - 0 Ca —c

(3) 'a5co c c

I-coa)0

1

I

WJ;.n -i IL

'c-

mtii3co

QS co co Z co co

Y

E

t\

'et

et

' t

;*..,..,cn -=_v

Ea,.p..

3 Y=_0

_C'

YE Ca, ig.p.. Co

.t;,·."2. 8 c_o CO-0

o 't7,0CO EL'

OD =CO

00 C Y_V

0 c ro=

CO_c CO _v -0

cCO ro c L i m c

elE 3 ro 3 Y

:Esr° i-9 !a Iv 1 TT3 ti)E - c r° -o =

:■-• ..7 & :■-• ..7 & ro c 2 13

c = -„,t7, a,-0r0W

OD 0) -V••••3 4... iv_ ,Y °0 3 -Q

= l l ) 3 0 _3 LL133 6° 710 1...›.m I ;

g g COr. = 3 r=, t7,>.' . E E - >. :12

'a :=.1... r0

13

...,

roCC'22 •• t7, taw 0 - : • t7, _R-

> . a, ·•• . P' w . ri (1 j P' = 'To

0- =t7, rp0..__v

. LTD . cE 1 . t7E a 3 g . t7.7 pi oa

r ° _03

a) a, _o w_ow a -vE 4-' _c 8 °- -a _c 8 °- 2 2

_c CO -0Co -0

CO -0roCO

Loro" E E E ,v,7 —E E

E 7 Lq= CO

0COCO0

COCo

CO- 0 1 - - , Z Z I - - , Z Z I - 0 3

ro cio- NN m4 ul tri r-: co 01.-1

-"'8Eo z

ca0)E1

toincoin N(S

0 -cac,-.1coco1,")r\1(S

Y

-C -C C0

caE (n= C a

Z

.,--1 0X=

COI-

,---1,..1CDel: 0

Z

12EWI—

C

N id (a S C0EcoZ

........

-CS0

---...,(s

C./),..._.

.t

'Izi

I ,...t

.g-,

-ciT)8

E

Z

C0 o,CDc I

toCDin`",inN

EI

-cCOCI

`--4co5.94-)

e \I

m

- C - C CO CO —Ec o ca Z

C Z,--I

_cN i—

O"

coNi

Lampiran 4-8Contoh Slip Bayar Masuk Bank

Nama & alamat Sekolah:.

Nama & alamat bank:

TUNAI NO. SIRI:

BORANG MASUK KIRA-KIRA SEMASA Tarikh: BUKAN TUNAI

NAMA PENERIMA: No. Akaun:

ALAMAT PENERIMA:Nama:

Tingkatan:

No. KP

Bank Pembayar INo. Cek: ITempat: Amaun

Tujuan Pembayaran (Jenis Yuran/Penggal/Tahun)

Sah apabila ada cetakan komputer

PERHATIAN KEPADA PELANGGAN-PELANGGAN NOTICE TO CUSTOMERS

Resit ini hanya diakui sah apabila ada pengesahan komputer atau This slip is only valid with computer validation or it bears a signature of

ditandatangani oleh pegawai pegawai bank hi. an authorized officer.

Peringatan:1 Bayaran hendaklah dijelaskan sepenuhnya.2 Murid dikehendaki mengambil 2 salinan slip selepas pembayaran di bank.3 Murid mesti menyerahkan salinan ketiga kepada Guru Kelas sebagai bukti bayaran telah dibuat.4 Pindaan pada slip bank adalah tidak dibenarkan.

zct1—CCI-CC

C.)

O.=Icoz122ILII-

1Y CO

CC

cc

4 cc

I-

in1—

Eu) 2m

LLI

cca iz

cxcc

ZQg ct 2cc

ct

0.=.cozQ

ccwm

agJ

E2 z

(7)

5

cl,O..=m

.E

ct 2 ct z

J_

ct 2 ct cc

ct=1w >- z w az w G cc ctmccm0ct 2 ct z

Zszt

cti-

0sztC.)

CL=1

Cl)Z

2

2w

I—

armC C l a G szt

I- 0 1-1 0 (---,1 ,-t 0

1-1

0 1-1 0 (---,1 ,t 0

1-1

0 1-1 0 (---,1 ,t 0

1-1

0 1-1 0 w ,-t 0

1-1

CII—cccnm

w 2

c C 0.2

0

cnZ etcc

rn.-4-rn.

crN

c).-4-

rn.crN

.

.-4-rn.

crN

r-.4.-4-rn.

crN

<

coEco,

Cu co'E Ez coco-0 E ,OD cri

COC s -cu ulca_ CO M''''''. — -CT S17 M

110cm _c a,

E le C CLc 0- CI)

COCS"'

CO coCL -Y

c•••••.,„ s_CL ''' TS

COM

10 04) '17M E

+-, MCDCOM E r'd -143

Cu+

_,do an CD

td.0 ID-

_o c

-Y

E la,oco

cu E c>. co

0

E _e CU TSCO CO

C -,f,'17

al co

coE

ca coal 7)(13

3

CD

m E,-

E -,d '

_,d M :ci .E =—,d,_co

coco

0'17 (A .

LIa;M

u) -IQ'CD CO

Cco

CD :C3-`3 E m 7 w

:a _c_,-0- .+Jz,- on z O3 0 .0 0 G

O D 0 c _ c T , - c i ) CC TS cu

0.0 COa l

c e . -C0 '..."' 0- C

C°E' - - - cu o_ >" c o

co, 7c) .c --... (7) co t res --•-• M TS •(13 u'

E '‘z.-c '7' .6

c an co_, '7,

o,

GI

CU CDc

E ai- -,d coE6-

'd6-

, coco

0.0 co -0co -0 -0

E E coc E E E E r' .

0 0 0 0 0 c o c,-i Ni

cri4L.r)kciN:

cci17D

a)CO

- c s z z i E z z _ , z , _ co

Z C , 4 M

. 4 - 0

oq0o

oq0o

VD

oq0o

C,4

o°6

oC,4

CL

@Z

CClaU)

0. cli

Y2 2 „ ,

CO

CC

fil

4

a

>-4CO

0

.

.c•-•1

,-(

.

.c•-•1

c',1

.

.c•-•1

rc'i

.

.c•-•1

M

: I i i h

sztZ

00

<

"cl

..o0·.-.cq

-Octs-,cd_4,6

.ct

.-0

<"'

t i 1.17/i' ..... ,_, 0

Gq_.0 cd ›,-.<4

c

d '0 —4

0 ' d' - ' P-1

-4

0

0 -' Gq 0

·,'-'. 7

0z

·l i

cg-5-.k.'0&

,..0al·g

cd w0Eii

.,,,-·-

a

Cn·( (-4 cr; 'cl

BAB 4 - TERIMAAN

TAJUK : 4.1 PROSES PENERIMAAN WANG KUTIPAN DARI MURID / PEMBAYAR (KWS)

Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran

Terima kutipan daripada murid / pembayar.

Tulis dan tandatangan Resit Rasmi Murid (RM01)

Serahkan kepada murid / pembayar

Rekod dalam Daftar SlipBayar Masuk Bank (sekiranya kutipan terus ke dalam bank)

Rekod dalam Buku Kedatangan Murid

Catat dalam Borang Kutipan Dan Serahan Guru KePejabat

Serah kutipan bersama-sama Borang Kutipan Dan Serahan Guru Ke Pejabat (Lampiran 5-5) dan buku Resit Murid (RM01) berkaitan ke pejabat.

Dapatkan Resit Pejabat untuk dikepil dan dicatat pada Borang Kutipan dan Serahan Guru Ke Pejabat.

Guru Kelas

Guru Kelas

Guru Kelas

Guru Kelas

Guru Kelas

Guru Kelas

Guru Kelas

Guru Kelas

Mula Murid /Pembayar

·VTerima Kutipan •

•Sedia Resit Rasmi Murid

(RM01)

Resit Rasmi

Murid (RM01)

Kutipan tealske bank?

117Tidak ♦Rekod Dalam BukuKedatangan Murid Rekod Dalam

Daftar Slip BayarMac! ik Rank

11,

Catat Dalam BorangKutipan Dan Serahan Guru Ke

Pejabat

Dapatkan Resit Pejabat11,

1.Wang Kutipan2.Buku Resit Murid3.Borana (Lampiran 5-5)--

►Serah KePejabat

Tamat

BAB 3 - TERIMAAN

TAJUK : 3.2 PROSES PENERIMAAN WANG KUTIPAN DARI MURID / PEMBAYAR (KWA)


Terima kutipan dari murid / pembayar.

Tulis dan tandatangan Resit Rasmi Murid (RM01)

Serahkan kepada murid / pembayar

Rekod dalam Daftar Slip Bayar Masuk Bank(sekiranya kutipan terus ke dalam bank)

Rekod dalam Buku Kedatangan Murid

Catat dalam Borang Kutipan Dan Serahan Guru KePejabat

Serah kutipan bersama-sama Borang Kutipan Dan Serahan Guru Ke Pejabat (Lam piran 5-5) dan buku Resit Murid (RM01) berkaitan ke pejabat.

Dapatkan Resit Pejabat untuk dikepil dan dicatat pada Borang Kutipan dan Serahan Guru Ke Pejabat.

Warden/Pegawaiyang diberi

kuasa

Warden/Pegawai yang diberikuasa


kuasa


kuasa


kuasa


kuasa


kuasa


kuasa

Mula Murid /Pembayar

·VTerima Kutipan •

•

( R M 0 1 )

Sedia Resit Rasmi Murid

11,

Resit Rasmi Mudd (RM01)

Kutipan tealske bank?

Tidak ♦Rekod Dalam Kedatan

Buku an Murid Rekod Dalam

Daftar Slip BayarMagi ik Rank

No Resit PejabatCatat Dalam Borang

Kutipan Dan Serahan Guru Ke Pejabat ■

Dapatkan ResitPejabat

lir

4.Wang Kutipan5.Buku Resit Murid6.Borano (Lampiran 5-5)_-

Serah KePejabat

Tamat

BAB 3 - TERIMAAN

TAJUK : 3.3 PROSES TERIMAAN OLEH PEJABAT


Terima wangtunai/cek/

kiriman wang / terimaan atas talian (EFT).

Rekod terimaan melalui pos ke dalam Daftar Penerimaan Wang Melalui Pos (sekiranya menerima kiriman wang/cek melalui pos)

Tulis Resit Rasmi Pejabat (RP01) dan dapatkan tandatangan Pengurus Sekolah

Serahkan Resit Pejabat kepada pembayar. Bagi pungutan melalui pos, Resit Pejabat hendaklah dikirimkan

pos.

Rekod dalam Buku Tunai di bahagian Terimaan setiap Resit Pejabat yangdikeluarkan termasuk yang dibatalkan pada hari yang sama.

Sediakan Slip Bayar Masuk Bank untuk memasukkan kutipan (tunai/cek/kiriman wang) ke bank pada hari yang sama.

PT / PenyeliaAsrama

PT / PenyeliaAsrama

PT / PenyeliaAsrama &PengurusSekolah

PT / PenyeliaAsrama

PT / PenyeliaAsrama

PT / PenyeliaAsrama

E F T

I m e l a l u i

Mula

•Terima Kutipan

Melalui PosIr

Tunai/ Cek/

•

Rekod DaftarMel

( R P 0 1 )

Sedia Resi Pejabat 4— Serah Kutipan

•Resit Peabat (RP01)

Pembavar

Rekod Dalam BukuTunai (Terimaan)

•

Sediakan Slip BayarBank

Masuk Bank

•

Tamat

Bab 5 I PEMBAYARAN5.1 PENDAHULUAN

Pembayaran merupakan proses menyelesaikan tanggungan sekolah.

Pengurus Sekolah perlu memahami kaedah pembayaran dengan baik untuk

melicinkan lagi pengurusan pentadbiran kewangan. Selaku Pegawai

Perakaunan seperti yang ditakrifkan dalam Akta Tatacara Kewangan 1957,

Pengurus Sekolah bertanggungjawab tentang kesahihan semua perbelanjaan

yang dilakukan berkenaan dengan kumpulan wang yang diselenggarakan di

sekolah.

AP3 & AP9 Sek.3 Akta Tatacara Kewangan

1957(Akta61)

5.2 TANGGUNGJAWAB PENGURUS SEKOLAH

5.2.1 Dalam urusan pembayaran, Pengurus Sekolah hendaklah memastikan bahawa:

a.Peruntukan bagi setiap kumpulan wang yang terlibat

mencukupi dan bersesuaian dengan jenis perbelanjaan yang

dibuat.

b.Semua bil/invois/tuntutan dijelaskan dalam tempoh 14

hari dari tarikh bil/invois/tuntutan diterima dengan

Iengkap dan sempurna.

c.Segala pembayaran yang dilakukan oleh sekolah

adalah sah serta disokong dengan Baucar Bayaran dan

dokumen sokongan.

d.Pembayaran hendaklah dibuat kepada penerima yang sah.

e.Sekiranya

membenarkan atau mengarahkan sesuatu

AP 92b

perbelanjaan tanpa kuasa sepatutnya,

akan

dipertanggungjawab bagi jumlah yang dibelanjakan.

454545

Bab 5 I PEMBAYARAN

5.3 DAFTAR BIL

5.3.1 Daftar Bil merupakan satu daftar yang merekodkan setiap bil yang

diterima dan butiran bayaran oleh sekolah. Format Daftar Bil adalah

seperti di Lampiran 5-1 dan contoh pengisian adalah seperti di

Lampiran 5-1A. Tujuan daftar ini diselenggara adalah bagi

memastikan:-

a.Semua bil/invois/tuntutan (kecuali bil Panjar Wang

Runcit) direkod dan dijelaskan dalam tempoh 14 hari daripada

tarikh ianya diterima dengan Iengkap dan sempurna. Bagi tujuan

ini semua bil/invois/tuntutan yang diterima hendaklah dicop tarikh

terima.

b.Semua bil/invois/tuntutan yang belum dijelaskan

pada akhir tahun kewangan hendaklah diambil kira sebagai

Akaun Belum Bayar.

5.3.2 Catatan dalam Daftar Bil perlu dibuat mengikut turutan tarikh sebaik

sahaja bil/invois/tuntutan diterima dengan Iengkap dan sempurna.

Daftar Bil hendaklah dikemaskini selepas Baucar Bayaran disediakan

dan cek bayaran dikeluarkan.

5.3.3 Daftar Bil hendaklah diperiksa sekurang-kurangnya sekali sebulan oleh

Pengurus Sekolah atau pegawai yang diberi kuasa dan hendaklah

ditandatangan beserta tarikh.

5.3.4 Bil/invois/tuntutan yang tidak direkod ke dalam Daftar Bil dan tidak

diambil kira dalam Akaun Belum Bayar pada akhir tahun kewangan,

hendaklah mendapatkan kelulusan Ketua PTJ sebelum membuat

pembayaran.

AP 103(a)

AP 103(b)

4646

Bab 5 I PEMBAYARAN

5.4 BAUCAR BAYARAN

5.4.1 Baucar Bayaran merupakan dokumen asas untuk membolehkan

sesuatu pembayaran dibuat.

5.4.2 Terdapat dua jenis Baucar Bayaran yang digunakan di sekolah:-

a.Baucar Bayaran ( DKS 006 )

b.Baucar Kecil (Panjar Wang Runcit)

5.4.3 Baucar Bayaran

c.Baucar Bayaran perlu disertakan dengan dokumen

sokongan yang Iengkap serta diperakukan dan diluluskan oleh

Pengurus Sekolah/pegawai yang diberi kuasa.

d.Format Baucar Bayaran seperti di Lampiran 5-2.

e.Contoh pengisian Baucar Bayaran seperti di Lampiran 5-2A. 5.4.4

Baucar Kecil (Panjar Wang Runcit)

Baucar Kecil disediakan untuk tujuan pembayaran secara tunai melalui

Panjar Wang Runcit (untuk keterangan lanjut, sila rujuk Bab 8 Panjar

Wang Runcit).

5.5 TATACARA PENYEDIAAN BAUCAR BAYARAN

5.5.1 Baucar Bayaran hendaklah disediakan setelah bil/invois/tuntutan yang

Iengkap diterima.

5.5.2 Baucar Bayaran disediakan dalam dua (2) salinan. Baucar asal

hendaklah disimpan bersama dokumen sokongan di sekolah

dan salinan kedua dihantar kepada penerima bersama-sama cek.

4747

Bab 5 I PEMBAYARAN

5.5.3 Baucar Bayaran bernilai kurang daripada RM10,000 hendaklah

diperakukan oleh dua (2) orang pegawai yang diberi kuasa.

a.perakuan I (Ketua Pembantu Tadbir/Penolong

Kanan) - penyemak dan pengesah.

b.perakuan II (Pengurus Sekolah) - pelulus

5.5.4 Baucar Bayaran bernilai RM10,000 dan ke atas hendaklah diperakukan

oleh tiga (3) orang pegawai yang diberi kuasa.

c.perakuan I (Ketua Pembantu Tadbir /Penolong

Kanan) - penyemak dan pengesah

d.perakuan II (Penolong Kanan)

e.perakuan III (Pengurus Sekolah)

5.5.5 Setiap Baucar Bayaran mesti disertakan dengan dokumen sokongan

yang asal iaitu bil/invois, pesanan sekolah, nota minta atau satu

penyataan yang telah diperakui seperti kertas kerja terperinci.

5.5.6 Baucar Bayaran tersebut hendaklah disokong dengan makiumat yang

Iengkap mengenai tiap-tiap satu perkhidmatan, bekalan atau kerja

seperti tarikh, nombor dan kuantiti untuk membolehkan ianya disemak

tanpa merujuk kepada apa-apa dokumen selain daripada yang

dikembarkan padanya. Apabila bayaran dibuat bagi sesuatu kontrak,

baucar itu hendaklah mengandungi rujukan mengenai nombor kontrak

tersebut.

5.5.7 Bayaran tidak boleh dibuat atas nama pegawai kerajaan kecuali

berkenaan dengan gaji, pendahuluan dan pinjaman atau tuntutan

persendirian yang lain.

5.5.8 Sekiranya bil/invois/Pesanan Sekolah asal hilang, pembayaran

hendaklah dibuat terhadap salinan fotokopi Pesanan Sekolah (salinan

peniga) yang telah diperakukan dengan tandatangan Pengurus Sekolah

seperti berikut :

AP 99(a)

AP 99(b)

4848

Bab 5 I PEMBAYARAN

"Saya mengesahkan bahawa bil/invois/Pesanan Sekolah asal telah

didapati hilang dan saya memperakukan bahawa pembayaran

sebenarnya belum lagi dibuat dan jika bil/invois/Pesanan Sekolah asal

tersebut dijumpai, is tidak akan digunakan untuk tujuan pembayaran".

5.5.9 Sebelum meluluskan baucar, Pengurus Sekolah hendaklah

memastikan peruntukan adalah mencukupi dan pembayaran belum lagi

dibuat dengan menyemak Daftar Bil.

5.5.10 Setiap Baucar Bayaran yang telah diluluskan hendaklah direkod di

dalam Buku Tunai.

5.5.11 Sebaik sahaja pembayaran dilakukan, Baucar Bayaran dan semua

dokumen sokongan hendaklah dicop "TELAH BAYAR" bagi

mengelakkan berlaku pembayaran dua kali.

5.5.12 Baucar Bayaran yang telah dibayar hendaklah disusun dan difailkan

mengikut turutan nombor siri dan diasingkan mengikut kumpulan wang.

5.6 PULANGAN BALIK KUTIPAN

5.6.1 Jika mana-mana peraturan/pekeliling membolehkan untuk membuat

pulangan balik kutipan daripada murid, tindakan berikut perlu diambil:

a.Pemohon hendaklah memperakukan jumlah wang yang

hendak dipulangkan dengan mengemukakan Resit Rasmi Murid;

dan

b.Bayaran pulangan balik tersebut hendaklah

dipertanggungkan kepada butiran peruntukan berkenaan.

4949

Bab 5 I PEMBAYARAN5.7 MENGELUARKAN WANG UNTUK DIBAHAGI-BAHAGIKAN BAGI AKT1VITI/

PROGRAM YANG TELAH DILULUSKAN

5.7.1 Baucar Bayaran mestilah disertakan dengan senarai nama murid yang

diluluskan oleh pegawai yang diberi kuasa dan perakuan oleh penerima

wang tersebut.

5.7.2 Pengurus Sekolah boleh melantik seorang pegawai lain untuk

menerima dan menunaikan cek yang disediakan atas nama jawatan

Pengurus Sekolah.

5.7.3 Dalam tempoh 21 hari atau sesuatu tempoh yang lebih singkat, senarai

nama penerima wang beserta tandatangan dan baki hendaklah

diserahkan kepada Pengurus Sekolah untuk dilampirkan bersama

Baucar Bayaran.

5.7.4 Baki wang tersebut hendaklah dimasukkan semula ke dalam

peruntukan asal. Resit Rasmi Pejabat hendaklah dikeluarkan atas

nama jawatan pengurus sekolah tersebut dan dikepilkan bersama

Baucar Bayaran.

AP 96(a)

AP 96(b)

5.8 PEMBAYARAN KEPADA PENERIMA YANG TIADA AKAUN BANK

5.8.1 Jika bayaran perlu dibuat kepada sesiapa yang tidak mempunyai akaun

bank tetapi terdapat bank yang berhampiran, suatu cek perintah yang

tidak berpalang boleh dikeluarkan atas nama penerima.

5.8.2 Di belakang cek tersebut hendaklah ditandatangan beserta nama

jawatan Pengurus Sekolah dan juga dicatatkan nombor kad

pengenalan penerima.

AP 97(b)

5050

Bab 5 I PEMBAYARAN

5.9 PENGELUARAN CEK

5.9.1 Semua cek yang dikeluarkan tidak boleh dibuka palang kecuali cek yang

dikeluarkan bagi tujuan Panjar Wang Runcit, bayaran yang dibuat kepada

penerima yang tiada akaun bank dan pembayaran seperti di para 5.7.2

sahaja.

5.9.2 Cek yang dikeluarkan bagi Panjar Wang Runcit dan cek pembayaran agihan

secara tunai hendaklah dibuat atas nama jawatan "Pengetua Sekolah" atau

"Guru Besar Sekolah". Nama dan nombor kad pengenalan pembawa

perlu dicatat di belakang cek dan disahkan oleh salah seorang pegawai

pengesah yang dinyatakan di perenggan 4 borang Kuasa Tetap (borang AK

52).

Contoh:

'Saya dengan ini membenarkan (nama) No.

Kad Pengenalan menunaikan cek yang bemilai

RM ini."

Tandatangan:

5.9.3 Bagi bayaran kepada penerima yang tiada akaun bank, cek hendaklah dibuat atas

nama penerima.

5.9.4 Semua butiran di atas cek perlu ditulis dengan jelas menggunakan dakwat

kekal. Keratan cek hendaklah dilengkapkan dengan makiumat seperti yang

terdapat di cek.

5.9.5 Jika berlaku kesilapan/kerosakan, cek tersebut hendaklah dibatalkan dan

dikepilkan bersama-sama keratan cek. Sekiranya perlu, cek yang baru perlu

dikeluarkan bagi menggantikan cek yang dibatalkan.

5.9.6 Cek-cek yang dikeluarkan hendaklah dihadkan tempoh laku selama tiga bulan.

AP 117

5151

Bab 5 I PEMBAYARAN

5.9.7 Pihak sekolah tidak dibenarkan mengeluarkan cek tarikh tertunda (Post

Dated Cheque).

5.9.8 Pengurus Sekolah atau pegawai yang diberi kuasa dilarang untuk

menandatangan cek yang belum disediakan dengan Iengkap dan

sempurna.

5.9.9 Semua cek yang dikeluarkan hendaklah berdasarkan nama penerima

pada Baucar Bayaran. Pengeluaran cek 'TUNA!' adalah dilarang.

5.9.10 Nombor, tarikh dan amaun pada cek hendaklah direkod ke dalam

Daftar Bil bagi melengkapkan daftar tersebut.

5.10 KUASA MENANDATANGAN CEK

5.10.1 Cek hanya boleh ditandatangan oleh pegawai yang diberi kuasa melalui

Kuasa Tetap (Borang AK 52).

5.10.2 Kuasa menandatangan cek bernilai kurang RM10,000.00 diberi kepada

dua (2) orang pegawai iaitu Pengurus Sekolah dan mana-mana

seorang daripada pegawai berikut:-

a.Penolong Kanan (Pentadbiran)

b.Penolong Kanan (Hal Ehwal Mur id)

c.Penolong Kanan (Kokur ikulum)

5.10.3 Kuasa menandatangan cek bernilai RM10,000.00 dan ke atas diberi

kepada tiga orang pegawai iaitu Pengurus Sekolah dan mana-mana

dua orang daripada pegawai berikut:-

d.Penolong Kanan (Pentadbiran)

e.Penolong Kanan (Hal Ehwal Mur id)

f.Penolong Kanan (Kokur ikulum)

SPK Bil3/1999

5252

Bab 5 I PEMBAYARAN

5.10.4 Semasa ketiadaan Pengurus Sekolah dalam tempoh yang panjang

seperti cuti belajar, cuti haji dan sebagainya, cek boleh ditandatangan

oleh Penolong Kanan (Pentadbiran)/Guru Kanan untuk menggantikan

Pengurus Sekolah sekiranya ada surat kuasa daripada Ketua PTJ.

5.11 PEMBATALAN CEK TAMAT TEMPOH LAKU ATAU ROSAK

5.11.1 Cek yang tamat tempoh laku atau rosak dan telah direkod dalam Buku

Tunai hendaklah dibatalkan seperti berikut :-

a.Satu resit perlu dikeluarkan mengikut kumpulan

wang atas nama Jawatan Pengurus Sekolah bagi

membatalkan cek berkenaan dengan keterangan pada resit

"Untuk Pembatalan Cek Nombor

bertarikh

serta No Baucar Asal 11

b.Cek yang dibatalkan perlu direkod ke dalam Daftar

Cek Batal seperti di Lampiran 5-3. Contoh pengisian Daftar

Cek Batal seperti di Lampiran 5-3A.

c.Resit berkenaan hendaklah direkod sebagai terimaan

di lajur peruntukan yang asal dalam Buku Tunai.

d.Untuk membuat pembayaran semula, satu Baucar

Bayaran yang baru perlu disediakan dan hanya resit asal

pembatalan cek perlu dikepilkan sebagai dokumen sokongan.

e.Butiran cek gantian perlu direkodkan ke dalam Daftar Cek Batal.

f.Cek gantian yang tidak dapat dikeluarkan sehingga akhir

tahun hendaklah diambilkira sebagai Akaun Belum Bayar.

g.Sekiranya cek gantian tidak diperlukan, is tidak

diambilkira sebagai Akaun Belum Bayar dan catatan `Cek

Gantian Tidak Diperlukan' hendaklah ditulis di dalam

Daftar Cek Batal.

5353

Bab 5 I PEMBAYARAN

5.11.2 Cek rosak yang belum direkod dalam Buku Tunai hendaklah dibatalkan

dan dikepilkan bersama keratan cek dan direkod di dalam Daftar Cek

Batal.

5.12 PENGGANTIAN CEK HILANG

5.12.1 Apabila berlaku kehilangan cek yang masih sah tempoh laku, Pengurus

Sekolah hendaklah mengambil tindakan-tindakan berikut:-

a.Mendapatkan surat pengesahan tentang

kehilangan cek daripada penerima.

b.Memaklumkan pihak bank secara bertulis untuk

menahan pembayaran dan mendapatkan pengesahan

daripada pihak bank secara bertulis.

c.Setelah dipastikan bahawa cek yang hilang itu tidak

ditunaikan, maka tindakan menggantikan cek boleh diambil

seperti yang diterangkan dalam para 5.11.1.

d.Semakan hendaklah dibuat terhadap Penyata Bank

bagi bulan berkenaan untuk memastikan cek yang hilang tidak

ditunaikan sehingga tarikh arahan menahan pembayaran.

5.13 STOK BUKU CEK

5.13.1 Setiap buku cek yang diterima daripada bank perlu diperiksa oleh

Pengurus Sekolah untuk menentukan is berada dalam keadaan baik

dan nombor cek adalah berturutan. Sekiranya ada cek yang rosak atau

tidak sempurna, buku cek tersebut hendaklah dipulangkan kepada

pihak bank.

5454

Bab 5 I PEMBAYARAN

5.13.2 Pengurus Sekolah hendaklah membuat perakuan dengan

menandatangan ringkas di belakang keratan cek yang terakhir dengan

catatan seperti berikut :

"Diperakui cek bernombor hingga adalah betuL"

Tandatangan :

Nama

Tarikh

5.13.3 Semua buku cek yang diterima atau dikeluarkan hendaklah direkod

dengan serta merta dalam Daftar Stok Buku Cek sepert i di

Lampiran 5-4. Contoh pengisian format Daftar Stok Buku Cek seperti

di Lampiran 5-4A. Sekolah dibenarkan menggunakan baki cek pada

tahun berikutnya tanpa perlu merekod semula dalam Daftar Stok Buku

Cek.

5.13.4 Buku cek hendaklah disimpan di dalam peti besi sekolah. Manakala

bagi sekolah yang tidak mempunyai peti besi, buku cek hendaklah

disimpan di dalam kabinet besi yang berkunci di tempat yang selamat di

premis sekolah.

5.14 CM BANK

5.14.1 Caj Bank adalah satu jumlah wang yang dikenakan kepada pemegang

akaun atas perkhidmatan yang diberi oleh pihak bank. lanya

merupakan perbelanjaan bagi pihak sekolah.

5.14.2 Pengurus Sekolah perlu menyediakan Baucar Bayaran Tanpa Cek

untuk direkodkan di ruang bayaran di buku tunai di bawah butiran

Faedah Bank/Caj Bank mengikut kumpulan wang masing-masing.

5.14.3 Sekiranya tiada faedah bank diberi oleh pihak bank, jumlah wang

tersebut hendaklah dipertanggungkan kepada peruntukan/butiran

seperti berikut:

AP 115

AP 116

5555

Bab 5 I PEMBAYARANBil. Jenis Kumpulan Wang Peruntukan/Butiran

Kerajaan LPBT

Asrama LPBT

SUWA ·Pelbagai (Kantin) atau

·Sumbangan

5.14.4 Baucar Bayaran tersebut hendaklah disokong dengan salinan Penyata Bank

yang menunjukkan jumlah amaun dikenakan dan perlu diakui sah.

:AT) c 12 'F). E J -1

00U)

0

Z 4 CC cC4Cm

Z 4 I-Q I-QC.)

YW

0

CC0CCI 2 0 Z

=he

cC'-CC4C.)

M4CO

cc 0 CCI 2 0z

=YEcC1-

Z4

4 2 0 E he CC IL O. -- Z 4 C,3 Z 4CC4CCI Z 4 MLa

2W0.

z ='"" sCex .... ex,-; z D cc... cc

1-

z cn 2 zin uj 0O. ja he

Z

M I— Z M CC IL O.

I—M E42 CCa

cp-0>Z

5-el

CC0

CO

0z

he= EcC1-

...._

CC_1 0I-

4 h e 2 in 4 4 en CC Z 2 I—

uj Zci. 0he

CA 4= 0 2he >CC— Z uj=4 5 I -

E 0

-1m

4

d

oaEco

00

0

0

th

U,

CfC

<7.)

0z

z 4 cc et >- 4 m

z

4 0et i-et C.)

YLac-)

cc 0 m 00z

=Y cc4 i—

m4C.)4m

cc0m 20 z —

= 0 hdE

4i-

ra..

E iaa) V0

0. c E c ,T,t A 2 3 g g

Z ?va:ac,

cc cc; iT, c c8 5 S13 2 c2cc;

crj 2 -0 'a a) 'eT, cc;

Z°' EVSI 5° ° )CtI .

-,5

1=,.gz.uiagg,E1-05 0

t',--gir icgAfa "25..,L)sa.,20 42:,i, >f g.:8>,0_ ' 6 i .0 .0 a- 0 ,

i e g - T E ] g , g , ] s ffi t .. . c . - . . _ ›,ca .,.01

EYCTIMCLM.a.C.R.a.Ma°8Ecv c= A

t EM Ct 2 °9 5 2 t 2 t A rd . OW

7g.4"61CUZBOE80.610.610a)-0031—ZI—Z.40-ZI—ZI—ZO) C CC; .6.–cNini40-.–cNic14.riair,ccioi

z4

I—20

EhdCCLaz4

Z4

CC4

CaZ4IL Ca 2 La a.

z = sC44d.15

1Eo z cn 2 zLu w o0.uoc

zD 0 1-z m ccLa

a.

ZD E4 0 2 CC4

....W0>Z'''

cc0mO

°Z

=C I 0 i—

...._

cc_1 0

i-2 in 44 co cc

z 2uj za. 0hd

i — U) 4

=Oz>=E z trj

41—

ci 0

,

m 0 1 _ 1

Lampiran 5-2A

(DKS 5)


Lampiran 5-2A

(DKS 5)


Lampiran 5-2A

(DKS 5)


No. Kelulusan: BPKS(8.15)248-5(23)* bagi pembayaran bernilai RM 10,000.00 dan ke atas, perakuan oleh tiga (3) tandatangan pegawai adalah diperlukan



Tahun KewanganBAUCAR BAYARAN

Bayaran Tahun Sebelumnya Bayaran Tahun Hadapan Nombor Baucar Tarikh Baucar

Nama Sekolah :

Nama Penerima :

Nombor Kad Pengenalan/Akaun Bank :

Alamat/Nama Bank :

Perihal :

Pesanan/Kebenaran Invois Pembekal

Tarikh No. RujukanAmaun

Tarikh No. RujukanAmaun

RM Sen RM Sen

Jumlah Jumlah

PERBELANJAAN DIKENAKAN KEPADA PERUNTUKAN DI BAWAH

Butiran CekPeruntukan Akaun Subsidiari

Amaun

Tarikh Nombor RM Sen

Jumlah Bersih

Amaun (Dalam Perkataan) Ringgit Malaysia :Disediakan oleh :

Tandatangan dan Tarikh

Perakuan I :

Tandatangan, Nama dan Jawatan

Cop Sekolah : Perakuan II :

Tandatangan, Nama dan JawatanPerakuan

III


Lampiran 5-2A

(DKS 6)


Lampiran 5-2A

(DKS 6)




Tahun KewanganBAUCAR BAYARAN

Bayaran Tahun Sebelumnya Bayaran Tahun Hadapan

Nombor Baucar

©Tarikh Baucar,

3

Nama Sekolah : 0

Nama Penerima :

Nombor Kad Pengenalan/AkaunBank :

)

Perihal : 8

Pesanan/Kebenaran Invois Pembekal

T.:O

No.:10

Amaun • T.:4110No.

• kan

A m a u n

Sen RM Sen

1Jumlah

iii• Jumlah

PERB ANJAAN DIKENAKAN KEPADA PERUNTUKAN DI BAWAH

Butiran Cek Peruntukan Akaun Subsidiari Amaun21

T. • Nombor 19 20 RM en0 co

Jumlah Bersih

Amaun (Dalam Perkataan) Ringgit Malaysia : 4110 0

anDisediakan oleh : Perakuan I : 25

Tandatangan dan Tarikh Tandatangan, Nama dan JawatanCop Sekolah : Perakuan II : 25


Perakuan III

11111


Panduan Pengisian:

1.Tahun kewangan semasa

2.Nombor Baucar Bayaran yang berturutan mengikut Kumpulan Wang

3.Tarikh Baucar Bayaran disediakan

4.Nama Sekolah

5.Nama penerima bayaran/pembekal

6.Nombor akaun bank (syarikat) atau nombor kad pengenalan (individu)

7.Alamat penerima atau nama dan alamat bank bagi syarikat

8.Butir-butir pembayaran tentang bekalan/perkhidmatan yang telah dibekalkan/dilaksanakan

9.Tarikh Pesanan Sekolah dikeluarkan kepada pembekal

10.Nombor siri Pesanan Sekolah yang dikeluarkan kepada pembekal

11.Amaun berdasarkan Pesanan Sekolah yang dikeluarkan kepada pembekal.

12.Jumlah berdasarkan Pesanan Sekolah yang telah dikeluarkan kepada pembekal.

13.Tarikh invois dikeluarkan oleh pembekal.

14.Nombor rujukan invois yang telah dikeluarkan oleh pembekal.

15.Amaun berdasarkan invois yang dikeluarkan oleh pembekal.

16.Jumlah berdasarkan invois-invois yang telah dikeluarkan kepada pembekal.

17.Tarikh cek disediakan.

18.Nombor s i r i cek.

19.Peruntukan yang akan dikenakan bagi perbelanjaan yang terlibat.

20.Akaun Subsidiari yang akan dikenakan (jika ada).

21.Amaun berdasarkan setiap peruntukan yang dikenakan.

22.Jumlah bersih seperti yang tercatat dalam cek.

23.Amaun bayaran dalam perkataan.

24.Tandatangan beserta tarikh oleh penyedia

25.Tandatangan perakuan baucar seperti yang digariskan dalam para 7.5.3 dan para 7.5.4

MM0

cal

N0

C.)7Cam ciz-cX,=oii_

i5 _a E 0z

cf)

mN =C1 0c zOo_ a)..C/)

17I-

cD0a) '1' .0 i ❑ i ❑ iUMccc m al E<

a)0caE c cD c a) EL

wi .u. 0_ E

2cc8cc

5•21-

6E0

z

c

rlra00,@>-8

5I-

'a _a00

z

ifl

11

)

E3

O

. ca trl m 0

ccalo@0X

a)0

C..)WI OD

d

z

,—'—

Y

5kl H

,—

3N60·zi

CV8 _aE0Z

0a)r.....g

c‘i0<

V)m -C1-CCI

M Z'2 -(;) 0_8

trlP❑

0 j@a) '1'j@ _a a) co

alE.cCccD a a) E ca c c 'U @8-.,,Y

c@ ''-' E 1:C< ....-

OagV)

Ya) 0al E .c a) c a) a_

TvM

.ca)a)'''a)

1151

U o_

2tt

a9cc

581—

3N8

CMCV

6 _QEo

ZN.N.

V) N 0 <

-GI

❑0) C 0 ›-YN0

.0 X'a~ 0

CV aOri

,_0-0E

0

z

CVCV

07)CV

ifi•

·.—

cas

C.)

.c2 (11tuc nM 03

ZasE

H .0

1- 2CL

Z Q cc Q m _I w

SasII

as

3-o

CUIV

0.

caa)CUE tu z• 0

0 OsaE o Z

esa)c

—ail0

Z44Ew

I—

StoSi'

3.cto(i)

—J0 ag

asE to Z

.00O

saE o Z

es a)g—atil

0

cto

yi = a)E a 5 4 E

.c.c tu tu —E tom to—J z.ctill i-

Ccoto'to'C.)

.c2 g

( ACO CO

Z

. c)

coE·ECcu o.

I i

11

Z 4 CC 4 7 _i U.1

ScoTOco313

cuco

—,0.cacDas E co z

f:(2i = oat..0-o — N

k•I

—..a

Cl)._0

E Z

a0

C±

8NIInNIN

—a

.Inq)NI

z1Ew1—

...-calal3.0

cocD

—J0

caalE co z ......

t40i= C

a) -

ra

70. N•ow.1

._

.

1-

8E0Z

0 a)C±

00eq

In

t'el

— sa o 8I'

NIC0co — 0 ._ c cc c. co4 E=

g

.c .c2E co c co

—J Z .

.c r4

sea I—

o . o N

NIn

BAB 5 - PEMBAYARAN

TAJUK : 5.1 TATACARA PENYEDIAAN BAUCAR BAYARAN


Terima bil / invois / tuntutandan dokumen

yang tidakIengkap hendaklah

dikembalikan kepadaPembekal / Penerima.

Cop tarikh terima pada bil /invois /

tuntutanyang

Iengkap dan rekod dalamDaftar Bil.

Sediakan Baucar bayaran dalam dua (2) salinan. Dapatkan 2 tandatangan peraku baucar bagi amaun <RM 10,000 dan 3 tandatangan peraku bagi amaun >RM10,000. Rekod no. Baucar serta tarikh dalam Daftar Bil.

Rekod dalam Buku Tunai di bahagian Bayaran mengikut Kumpulan Wang masing-masing.

Sediakan Cek serta rekoddalam Buku

Tunaidan

Daftar Bil

Cop 'SudahBayar'pada

b a u c a r s e r t a s e m u a dokumen sokongan setelah cek ditandatangan oleh Pengurus Sekolah.

PembantuTadbir

PembantuTadbir

PembantuTadbir /

PengurusSekolah dan

Pegawai yangdiberi kuasa

untuktandatangan

baucar

PembantuTadbir

PembantuTadbir /

PengurusSekolah dan

Pegawai yangdiberi kuasa

untuktandatangan

cek

PembantuTadbir

Mulai

Pembekal /Penerima

•► Terima Bil /

Invois/ Tuntutan

••

TidakLengkap?

YaCop tarikh terima ► Rekod Dalam

Daftar Bil

lir • •

Sedia Baucar Bayaran dan dapatkan tandatangan

•

Tunai (Bayaran)

Rekod dalam Buku

•

Sedia Cek & Rekod

dalam Buku Tunai

•Cop 'Sudah

Bayar'

( Tamat )

656565

Bab 6 I BUKU TUNAI6.1 PENDAHULUAN

Buku Tunai merupakan buku perakaunan utama bagi merekod semua

urusniaga penerimaan dan pembayaran serta perlu diselenggara mengikut

peraturan dan pekeliling yang sedang berkuatkuasa. Buku Tunai merupakan

dokumen asas yang penting bagi penyediaan Penyata Kewangan Tahunan

Sekolah.

6.2 JENIS BUKU TUNA!

6.2.1 Terdapat 3 jenis Buku Tunai di sekolah iaitu:-

a.Buku Tunai Kumpulan Wang Kerajaan (KWK) -

DKS 009 Merekod semua terimaan dan bayaran

berkaitan dengan

Kumpulan Wang Kerajaan. Format Buku Tunai adalah seperti di

Lampiran 6-1 dan Lampiran 6-2.

b.Buku Tunai Kumpulan Wang SUWA (KWS) — DKS

010 Merekod semua terimaan dan bayaran berkaitan dengan

Kumpulan Wang SUWA. Format Buku Tunai adalah seperti di


c.Buku Tunai Kumpulan Wang Asrama (KWA) —

DKS 011 Merekod semua terimaan dan bayaran berkaitan dengan

Kumpulan Wang Asrama. Format Buku Tunai adalah seperti di


6.2.2 Penerangan berkaitan ruangan yang terdapat dalam Buku Tunai dan

panduan pengisian adalah seperti di Lampiran 6-1 A dan Lampiran

6-2A.

SPK Bil 1/2003 dan SPK Bil 9/2004

6666

Bab 6 I BUKU TUNAI6.3 PENYELENGGARAAN BUKU TUNA!

6.3.1 Buku Tunai hendaklah diselenggara secara berasingan bagi setiap

kumpulan wang iaitu KWK, KWS dan KWA (bagi sekolah yang

mempunyai asrama), termasuk sekolah yang mempunyai satu (1)

akaun bank yang menguruskan Iebih daripada satu (1) Kumpulan Wang

Sekolah. Ini bertujuan untuk memudahkan proses penyediaan Penyata

Penyesuaian Bank dan Penyata Kewangan Tahunan Sekolah.

6.3.2 Buku Tunai perlu diselenggara secara berasingan mengikut tahun

kewangan.

6.3.3 Buku Tunai perlu sentiasa dikemaskini. Catatan terimaan dibuat

mengikut turutan sebaik sahaja resit dikeluarkan, manakala catatan

bayaran dibuat berdasarkan Baucar Bayaran yang telah disediakan dan

nombor cek dicatat sebaik sahaja cek dikeluarkan.

6.3.4 Pengurus Sekolah hendaklah mengesahkan setiap urusniaga terimaan

dan bayaran dengan menurunkan tandatangan ringkas pada ruangan

tandatangan di Buku Tunai.

6.3.5 Catatan dalam Buku Tunai hendaklah dibuat dengan tepat dan betul.

Jika berlaku kesilapan, catatan yang salah itu tidak boleh dipadam,

tetapi hendaklah digaris dengan satu garisan sahaja dan catatan yang

betul perlu ditulis semula di bahagian atas catatan asal serta

ditandatangan ringkas oleh Pengurus Sekolah.

6.3.6 Sekiranya catatan terimaan atau bayaran dalam Buku Tunai

memerlukan Iebih daripada satu muka surat, jumlahkan semua

terimaan atau bayaran dalam muka surat itu dan pindahkan kepada

muka surat yang berikutnya.

AP 144

AP 147

6767

Bab 6 I BUKU TUNAI6.3.7 Pada akhir setiap bulan Buku Tunai hendaklah diimbangkan tanpa

perlu menunggu Penyata Bank. Baki pada akhir bulan berkenaan akan

menjadi baki awal bagi bulan berikutnya.

6.3.8 Barisan kosong sebelum garisan imbangan pada urusniaga terakhir

dalam Buku Tunai hendaklah dibuat garisan lintang dari kiri ke kanan

dan dari atas kanan ke bawah kiri sama ada di Bahagian Terimaan atau

Bahagian Bayaran Buku Tunai.

6.3.9 Buku Tunai yang telah diimbang perlu ditandatangan beserta tarikh

oleh penyedia dan pengesah (Pengurus Sekolah).

4.3.10 Buku Tunai hendaklah disimpan di tern pat yang selamat.

6.4 MAKSUD/FUNGSI LAJUR PERUNTUKAN BUKU

TUNA! 6.4.1 Lajur Peruntukan Buku Tunai KWK:

BD Lajur Maksud/Fungsi

1 Bantuan Perkapita - Mata

Pelajaran

Mengakaunkan semua bantuan PCG

Mata Pelajaran.

2 Bantuan Perkapita -

Bukan Mata Pelajaran

Mengakaunkan semua bantuan PCG

Bukan Mata Pelajaran.

3 Pra Sekolah Mengakaunkan semuabantuanberkaitan Pra Sekolah.

4 Pendidikan Khas Integrasi Mengakaunkan semuabantuan

berkaitan Pendidikan Khas Integrasi.5 Biasiswa Mengakaunkan semua

Bantuan

Biasiswa kepada pelajar/murid.

6 Bantuan Persekolahan

Lain

Mengakaunkan semua bantuan yang

diterima oleh semua sekolah secara

berterusan.

6868

Bab 6 I BUKU TUNAIBil Lajur Maksud/Fungsi

7 Pelbagai Mengakaunkan semua bantuan yang

diterima oleh sekolah tertentu dan

terimaan lain.

6.4.2 Lajur Peruntukan Buku Tunai KWS:

Bil Lajur Maksud/Fungsi

1 Ko-Kurikulum Mengakaunkan kutipanbayaran

tambahan yang diluluskan.2 Kolas Ujian



5 MSSM

6 Caj/Sewaan Mengakaunkan kutipan sewaan dan

caj kemudahan sekolah.

7 Sumbangan Mengakaunkan semua sumbangan

untuk sekolah.

8 Pelbagai Mengakaunkan terimaan lain.

6.4.3 Lajur Peruntukan Buku Tunai KWA:

Bil LajurMaksud/Fungsi

1 LPBT/LPK Mengakaunkan bantuanasrama

yang terlibat.2 Bantuan Makanan Asrama

3 Makanan Mengakaunkan kutipan yangberkaitan.

4 Pendaftaran

5 Dobi

6 Pelbagai Mengakaunkan terimaan lain.

6969

Bab 6 I BUKU TUNAI6.5 AKAUN SUBSIDIARI

6.5.1 Akaun Subsidiari perlu diselenggara secara berasingan mengikut tahun

kewangan bagi peruntukan yang memerlukan keterangan lanjut .

6.5.2 Akaun Subsidiari yang perlu diselenggara adalah seperti yang

digariskan dalam surat arahan yang dikeluarkan oleh Bahagian Akaun

yang sedang berkuat kuasa.

6.5.3 Format Akaun Subsidiari adalah seperti di Lampiran 6-7. Penerangan

berkaitan dengan ruangan yang terdapat dalam Akaun Subsidiari dan

panduan pengisian adalah seperti di Lampiran 6-7A.

6.6 AKAUN BANK

6.6.1 Akaun bank sekolah (akaun semasa) hendaklah dibuka di bank

tempatan yang diluluskan oleh Pejabat Perakaunan. Bank yang dipilih

hendaklah berhampiran dengan sekolah dan memberi perkhidmatan

yang terbaik.

6.6.2 Satu akaun bank perlu dibuka bagi setiap kumpulan wang yang

diselenggara seperti yang dinyatakan di Bab 2 perenggan 2.2.2.

Pembukaan akaun bank bagi tujuan selain daripada yang dinyatakan

adalah tidak dibenarkan.

6.6.3 Permohonan untuk membuka, menutup atau menukar akaun bank dan

menukar kuasa menandatangan cek hendaklah diperakukan oleh Ketua

PTJ atau pegawai yang diberi kuasa dan dikemukakan kepada Pejabat

Perakaunan di negeri/cawangan masing-masing untuk kelulusan. Lima

(5) salinan asal Borang Kuasa Tetap (AK 52) seperti di Lampiran 6-8

dan lima (5) keping kad/borang contoh tandatangan asal daripada bank

yang berkenaan perlu dilengkapkan.

6.6.4 Akaun bank mesti dibuka atas nama jawatan Pengetua/Guru Besar.

SPK Bil3/1999

7070

Bab 6 I BUKU TUNAI

6.7 PENYATA BANK DAN PENYATA PENYESUAIAN BANK

6.7.1 Penyata Bank

a.Penyata Bank merupakan penyata yang diterima oleh

sekolah daripada bank pada setiap bulan. Sekiranya penyata ini

tidak diterima selepas 10 haribulan bulan berikutnya, pihak

sekolah hendaklah berhubung dengan bank untuk

mendapatkannya.

b.Penyata Bank hendaklah dicop tarikh terima dan difailkan

mengikut kumpulan wang masing-masing.

6.7.2 Penyata Penyesuaian Bank

c.Penyata Penyesuaian Bank ialah penyata yang disediakan

oleh sekolah bagi menyesuaikan baki Buku Tunai dengan baki

Penyata Bank.

d.Penyata Penyesuaian Bank perlu disediakan bagi setiap

akaun bank kumpulan wang yang diselenggara. Bagi sekolah

yang mempunyai satu (1) akaun bank dan menguruskan Iebih

daripada satu (1) kumpulan wang, sekolah hanya perlu menyediakan

satu (1) Penyata Penyesuaian Bank.

e.Penyata ini perlu disediakan dalam tempoh tujuh (7) hari

daripada tarikh Penyata Bank diterima.

6.7.3 Penyediaan Penyata Penyesuaian Bank

(a) Penyata Penyesuaian Bank disediakan untuk mengenal pasti

perbezaan yang terdapat antara Buku Tunai dengan Penyata Bank

supaya apa-apa perbezaan yang berlaku boleh diambil tindakan

atau diselaraskan. Antara sebab-sebab berlaku perbezaan adalah

seperti berikut:

7171

Bab 6 I BUKU TUNAIi.Kemasukan wang yang tidak dikreditkan oleh pihak

bank ke akaun sekolah yang berkaitan.

ii.Cek yang dikeluarkan tidak direkodkan ke

dalam Buku Tunai.

iii.Amaun cek di Buku Tunai berbeza dengan

amaun di Penyata Bank.

iv.Kesilapan pihak bank seperti mendebitkan cek pihak

lain ke dalam akaun bank sekolah.

v.Cek yang telah dikeluarkan masih belum ditunaikan.

vi.Cek yang dibayar masuk didapati tidak laku.

vii.Terimaan wang telah dikreditkan terus ke dalam

bank yang belum diambilkira dalam Buku Tunai.

viii.Faedah bank yang belum diambilkira ke dalam Buku Tunai.

ix.Caj bank dan caj perkhidmatan yang belum

diambilkira ke dalam Buku Tunai.

(b) Buku Tunai disemak menggunakan teknik rujukan silang dengan:-

(i) Membandingkan catatan di sebelah terimaan Buku Tunai

dengan catatan di sebelah kredit/wang masuk di Penyata Bank.

Senaraikan amaun yang tidak sama:

·Amaun yang tidak terdapat dalam Buku Tunai tetapi ada

di Penyata Bank, contoh faedah bank.

·Amaun yang tidak terdapat dalam Penyata Bank tetapi

ada di Buku Tunai, contoh kemasukan tunai/cek yang

belum diambilkira oleh bank.

(ii) Membandingkan catatan di sebelah bayaran Buku Tunai

dengan catatan di sebelah debit/wang keluar di Penyata Bank.

Senaraikan amaun yang tidak sama:

·Amaun yang tidak terdapat dalam Buku Tunai tetapi ada

di Penyata Bank, contoh caj bank atau caj perkhidmatan.

·Amaun yang tidak terdapat dalam Penyata Bank tetapi

ada di Buku Tunai, contoh cek yang belum ditunaikan.

7272

Bab 6 I BUKU TUNAI(c) Jika perbezaan berpunca daripada kesilapan pihak bank maka

pihak bank hendaklah diberitahu segera secara bertulis supaya

pembetulan dapat dibuat.

(d) Jika perbezaan berpunca daripada kesilapan dan kecuaian pihak

sekolah, maka siasatan dan pembetulan hendaklah segera dibuat.

Sekiranya perbezaan tersebut melibatkan kehilangan wang atau

penyelewengan, sekolah hendaklah mengambil tindakan bagi

kehilangan dan hapuskira sepertimana yang digariskan dalam Bab

C (II) Arahan Perbendaharaan (AP).

(e) Sekiranya terdapat perbezaaan, amaun ini hendaklah ditunjukkan di

dalam Penyata Penyesuaian Bank dan tindakan pembetulan

hendaklah dibuat dengan segera antaranya:

i.Mengeluarkan resit bagi terimaan yang tiada di Buku Tunai.

ii.Mengambil tindakan bagi cek tamat tempoh seperti di

Bab 5 para 5.11.

(f) Penyata Penyesuaian Bank yang disediakan secara berasingan

perlu ditandatangan beserta tarikh oleh penyedia dan pengesah.

Penyata tersebut difailkan secara berasingan. Contoh format

Penyata Penyesuaian Bank adalah seperti di Lampiran 6-9.

6.7.4 Faedah Bank

Faedah bank hendaklah dicatat di bawah lajur Pelbagai dalam Buku

Tunai kumpulan wang yang berkaitan.

7373

Bab 6 I BUKU TUNAI6.8 TATACARA PENUTUPAN AKAUN BANK BAGI SEKOLAH YANG

TAMAT OPERAS!

Akaun bank hendaklah ditutup apabila akaun bank tersebut tidak lagi

diperlukan. Tindakan berikut hendaklah diambil bagi tujuan penutupan:

(a) Sekolah per lu mengemukakan permohonan kepada Pejabat

Perakaunan melalui Ketua PTJ untuk mendapatkan kelulusan.

(b) Pastikan ABT dan ABB telah diselesaikan serta semua cek bayaran

yang dikeluarkan telah ditunaikan.

(c) Imbangkan Buku Tunai dan Akaun Subsidiari.

(d) Dapatkan Penyata Bank bagi akaun bank yang hendak ditutup dan

sediakan Penyata Penyesuaian Bank berkenaan.

(e) Sekolah menyediakan Penyata Kewangan Akhir dan kemukakan

kepada Ketua PTJ untuk dikemukakan kepada Bahagian Audit

Sekolah, KPM serta disalinkan kepada Bahagian Akaun, KPM.

Dokumen yang perlu disediakan adalah seperti berikut:

i.K u n c i K i r a - K i r a ;

ii.Penyata Pendapatan dan Perbelanjaan;

iii.Penyata Penerimaan dan Pembayaran;

iv.Nota Kepada Akaun; dan

v.Penyata lain yang berkaitan (jika ada).

(f) Bahagian Audit Sekolah, KPM akan mengeluarkan sijil pengesahan

audit kepada Ketua PTJ dan satu (1) salinan kepada Seksyen Akaun

Sekolah, Bahagian Akaun, KPM.

(g) Baki wang yang masih ada perlu diselaraskan sebagaimana Surat

Pekeliling Kewangan Dan Akaun Bilangan 5/1979 — Peraturan

Penutupan Akaun Bagi Sekolah-Sekolah Yang Ditutup.

SPKA Bil.5/1979 dan SPK Bil.

R/1 AAA

7474

Bab 6 I BUKU TUNAIh.Setelah pelarasan baki dibuat, Ketua PTJ perlu berurusan dengan bank

untuk menutup Akaun Bank dengan menyertakan surat penutupan rasmi dan

cek-cek yang belum digunakan.

i.Bahagian Akaun, Kementerian Pelajaran Malaysia dan Pejabat

Perakaunan perlu dimaklumkan setelah akaun bank berjaya ditutup.

0'

5 Ii-2

.t2

1

,

rc

foi

I A

2rc

c i11 E

..E3i=il3

2rc

■1

M

1.15 c o . 6 ,',2.m

A!

'

=

Pia

E

§4`§

12 , , ! ,

.',' •A2

z I IR m .;

111.e,"A E

REE l2=cal 2

M

;

21

IYE° m

,c

li

cil

LIrc

rC2

—

2LI

2

M

"?1 .g==E',012 2

M

c'i 2

M

g

2M

=22'1 k,

To

..!

=

17I—

_c cco EE

(J,= as

m

z

D

zDcc

u j0-

·cilCDas

.caTsci_

as

.as6cotb

c

./ . (CIiTs.

as a,-ad kc 1.,(2)a)L-ci_

cas

a;

nycn

ay-r_ 27a)0. 0

a)0_

_c_ as

e_.' Z CL a)

U)

0,,,'

Elp co a •cTs'

..- _c 1-

6 .2 al u] E (1)

033

mri--

ti) —ci_ca, 'RI

as M= ac as

co sc0 =

c0

c as) co cCD t.,S6/3• E (Tyifi

I-030__1

cEas'Fs'Tsci_'6 M.21 E 0 -cp 0_ c ca =E"asm

!,—"S"cu1

!,—"S"as1

a s!,-

as1

---cTs 2_c ny CDC a

n a l ujE 03 cLasI—

,a._as

2t-.)1—

0 0z 0

Zaci 0

Z (73c0

To _c .r_ 0 0_

_cciiI-

1.6 oc

aE

5

CDU)

O

1—

_seAm52

.c_se

.0

1—

.ci

2,

2cC

C.c coi Eca, )73

1—

2cC

Z

I—Zccwa_

.cil co co .oTDa

2cC

Cccg.oE=

U) 2cC

Cco

Y...)

0

i C al —I

2cC

c'EcoY

2CC

2 cn w 2

2cc

C

5 1 :c

, c m

a)a

2CC

c g fa1 S - T9

a F. i- w

cc

=0Y 5 .

Y

2CC

E

gSO cC

... IfiOA -,9

Z ±, ..,.

T..ca)a_

=X,cilI-

I- i

-2

c,T.,

2,m

2cc

Z

Di—ZD Ir LLI a

'cis o) co .0 To a c

2 c

WsWWsE CO

2cc

iC

i

co—I

I

2

CC

.Es.U

cEcoY2Ir

m2

co2

cc

Ws,

c = . . re -o 5 CO g —k-m0_

2fr

Wsc= .c -c co c a ZF,

C CDco CO_se=CO

fr

E' Ws. :,Y D

2fr

E

'SO

cc

-se§ z

ta. E = o ca z m

To F, cT) a

.c

_se.0

I-

Q

Z

2I

I—

calC0

=cnal2

_c c'ElH

_c etE=-3

ct2

c_c al La al E E = = -3 al

I-

f 2r

Z

7I— Z 7 CC LLI 0_

.E1

.oT/0_

2

cc

'35 o

2It

cEl0311-a(7)13-

2m

c2

g032

CC

c c03al= cgalal

CO 2

cc

Y0__1--,I-030__1

2fr

r.- ifi,ci

ul -•-•Z w -.ct a)o_

Torc if)

a

_c

U)1-

_cfd

U)

m

m

coE

oTt zc

YWI— co

m o.

EY

17I—

_c c caPil

ct>.= ca -

3m

CC

Z

m1—zD CC LI 0

W:1 0) Ca -0 TI) 0-

Mir

--CTI0a

MCC

C

Ca=Ca"0cS a-

Mcc

calc-Tco

M

mCC

c ct,c co= cc _Tcaco

CO M

mCC

Y0_---. I— CO 0__1

Mcc

N00z

csEci0

z 2m

wl _c c a) 0_

_c csE

I-

000

CD

--1 7 ,1

i— 21 CD 22

4rc

ti i 8 E§..g- g

w

Ei11

1i

II2=

i 0

rc

■iE

blI

.0:g2;

Ei ' g

. f

Eti

- _@._ 63

.

§.

I,-2.!

DZ.ct''5 5a DZ. 5/ omoi OF!

1))

2,2e, A

rcIx

:g 12

E .rC

771Q

t gA

5ict

B

a1,v_6!5

'01

aawi

. i.a I f°

—!

' '.1n ..a11.

k_1114

cow

- 21§WiiPIL-= ''Elvti.t i2h,01:110,1

= 1rc lw..=gg<I—

...

2

gM

2

g

M

R1

._

g

2 0Or'_

_5.

E■

. e12

1'

1

I—.i— C ;)

_c cco21

, ®= as—J m

CDasJni

·71) 0_as

.cnN

asiii

c1 (a cliT) ca cz12 kc

...,a)a)

c0_cas ccany(a

tilc Ela)a 0

a)0_

_ 73 as 12

)

„..9

c,)

z<

D

.' 2 1

ca ay

a 'm

_c1,1 .8 as S E (1) 0_ = a)

U) (n

I—ZD

ccLJJ0_

cana

43 _0_tawc

....,ca M= cc

calco03 =

03

c CD

ay c

Ez t.) .—

u,-a c

.E(7,m

I— CO 0_ J

c21_as

-Er·7

1) 0_ astfi

g a al

cu0_ c CO =

asCO

!.—.Y"a)L.TJ

).—Ya)W

3 fa

1 —

2 g 79

).—

1

E ifi 2 (73..a) ca

9

_sec x ,

(ma. -0 .ff =c 5 a) — 2·ca -- C--"gl

2_c . CDca _c .cE co <

caI—

,) 2 r ta 2 AD-21g2Etel 0, g? 2 2 2 ri 5n g= — fa .—

c ca = os .. 2 ' al

fa ct ca ci ci `e. E -tami—i—zzza_= ca F ) — , i _

a_ —

43 .ca—

CV ai 4 ui cci N: ca a;

243I—

0 0

Z 0 0Zil

ci 0 ®Z (Ty

mTv,

_.._ 0,._

00

0 . ,_

171—

'2 al

mcc

= al_c cz 0) _c0 ,._0)E C>j, 'S =

= al f) c

ci.)

.. t

0et v >.

tv m

cc

= al-c tv 0) _cCC

.E •S 'L== c _c

al a) a) i— i— (./)

2rz

calalEa) i— cc

---. -(7)

Ofi r26 6 z z

Tz_cT)13_

-c -c al i-

Cl)R

00

0

cc

cc

cc

cc

cc

"_c i1

:13

1:-.CD

et CD

...

.0 „,

alO I, .-- CA•—• CD c etCD et et ._eLE za E -- u) ,,E = et —.E1 ev,u) '5 co =. _.= cc -c za

I

—c.) -=al

. 'N a' Pu •e2 z= Za cc al ca a .0 3 C A 0 , a ), ci)

= co coc.-

= g mg c cn'ff er, 7 ,

eel •- :E " -c 2

a) . et w et CD

0 0 ci)N CA

C CILICILI —DI

Yerja:9 ti)

!CZ 2 111 6CZ)- . et

al al =y a l CaC DCLI C c ,. - "asalw ci) E •-

al a) 'ii '5 >" ma_ -.= a m F' .N al c -- 0)%= co •- -- a) , _o •E a l c c a l w a l E . - e t . - 2 = "

. 6 - i.7, 1 >••• la' eT) u9 .0E Ca 97) f 0 )

c > . S w..7, CD al al 10 .al e:j. M13 aca er, ca .

a9 w E g „9 2 w = >''.. 45 >,-° ....ez al w = cm u) ..-._c.-= a c , c e r , < co

e v lc 2 . —c n 5 al e rIE . Eez

Eez § 2 0'3 2

c 4 - . c - c c o f r = e t = - --a 1- al 0_ < 1- Z Z < -, < = e r I ca e r l °c -3co . 6 ,- c.i cria ,- c.i oi 4 ui c6 N:. cci ai ..- ..- ..- ..-

Lampiran 6-9

Lam pi ran 6-8

Rujukan : Bertarikh : ( AK 52)

KUASA TETAP

Kepada Bank •

Alamat Bank •

Tarikh

(1) Nama Akaun Bank :

(2) Jenis Kumpulan Wang : (Kerajaan, SUWA dan Asrama)

(3) Nombor Akaun :

(4) Kebenaran diberi kepada

Untuk menguniskan kira-kira di atas seperti yang ditentukan di bawah

i.Seseorang pegawai hanya dibenarkan menandatangan satu penandatangan sahaja di atas satu-satu cek.

ii.Cek-cek yang berjumlah kurang dan RM10,000 hendaklah ditandatangan oleh 2 orang pegawai seperti di

atas iaitu (a) dan (b), ( c) atau (d) untuk menggantikan (b)

iii.Cek-cek yang berjumlah RM10,000 ke atas hendaklah ditandatangan oleh 3 orang pegawai seperti di

atas iaitu (a) dan (b) dan ( c) atau (a)+(b)+(d) atau (a)+(c)+(d)iv.Dalam keadaan tertentu, cek boleh ditandatangan oleh (b) bagi menggantikan (a), sekiranya ada surat kuasa.

(5) Nama Penuh Dua (2) Pegawai Pengesah ialah :

Nama Penuh Jawatan Contoh Tandatangan

Ataupun seseorang daripada mereka yang dibenarkan untuk mengesahkan cek-cek bagi bayaran tunai.

(6) Semua kebenaran sebelumnya mengenai tandatangan pembenar adalah dibatalkan melainkan menandatangancek-cek dan lain-lain perkara yang bertarikh sebelum daripada tarikh ini dan diserahkan untuk bayaran pada atau selepas tarilch ini.(Sekiranya tidak sesuai potong/pinda seperti yang dikehendaki)

Nama Penuh Contoh TandatanganJawatan

Pegawai Yang Mengesahkan •

Tandatangan :

Nama Pengunis Sekolah

Cop Rasmi Sekolah •

Pegawai Yang Meluluskan :

Tandatangan :

Nama :

Jawatan Rasmi:

Tarikh : (

Nota :1) Borang AK 52 lima salinan sahaja2) Kad Bank lima salinan bagi setiap akaun

Perakuan Jabatan Pelajaran Negeri/Ketua Pusat Tanggungjawab

Disokong •

Jawatan:

Lampiran 6-9

Sekolah •

Penyata Penyesuaian Bank Pada

1.Nama Bank

2.No. Akaun

3.Jenis Kumpulan

Wang

Baki seperti di Penyata Bank pada

CAMPUR :

1 Terimaan di Buku Tunai yang tiada dalam Penyata Bank

a) Kemasukan tunaVcek yang belum diambilkira oleh bank :

Tarikh No. Resit Amaun X)0(

2. Debit di Penyata Bank tiada di Buku Tunai

a.Cek bayaran yang telah ditunaikan tetapi belum direkodkan di Buku Tunai

Tarikh No. Cek AmaunX)0(

a.Caj perkhidmatan, caj bank

TOLAK :

1.Bayaran di Buku Tunai yang tiada dalam Penyata

Bank a) Cek-cek yang belum ditunaikanTarikh Nama No. Cek Peruntukan

AmaunPenerima

)00(

1.Kredit di Penyata Bank yang tiada dalam Buku Tunai :

a) Terimaan yang dikreditkan terus ke bank tetapibelum direkodkan di Buku Tunai

Tarikh No. Ruiukan Amaun X)0(

)0(X

RM

RM

)0(X

)0(X

)0(X

)0(X

)0(X)0(X

)0(X

b) Faedah bank

Baki seperti di Buku Tunai pada

)0(X )0(X

)0(X

Disediakan oleh Disahkan Oleh

Tandatangan Penyedia Tandatangan PengesahTarikh Tarikh

(Sila gunakan lampiran bagi ruangan yang tidak mencukupi)

Lampiran 6-9

87

Bab 7 I PANJAR WANG RUNCIT

7.1PENDAHULUAN

7.1.1 Panjar Wang Runcit (PWR) adalah sejumlah wang yang membolehkan

AP 3(e)

Pengurus Sekolah membuat pembayaran kecil yang SEGERA dan

perbelanjaan runcit tanpa mempertanggungkannya terlebih dahulu

kepada butiran peruntukan.

7.1.2 Dana permulaan bagi PWR hendaklah dikeluarkan daripada KumpulanWang SUWA di bawah butiran Kantin/Pelbagai.

Bagi sekolah yang tidak mempunyai sumber kantin/pelbagai atau

sumber tersebut tidak mencukupi, dana

permulaan PWR boleh

dikeluarkan daripada Kumpulan Wang Kerajaan peruntukan LPBT/LPK.

7.1.3 PWR boleh digunakan untuk semua jenis pembayaran kecil kumpulan SPK

wang yang diselenggarakan oleh sekolah.Bil 2/03

7.2 PROSES UNTUK MEWUJUDKAN PANJAR WANG RUNCIT

7.2.1 Kebenaran untuk mewujudkan PWR hendaklah diperoleh daripada

Ketua PTJ masing-masing. Permohonan pengendalian PWR hendaklah

dibuat dengan menggunakan format seperti di Lampiran 7-1.

7.2.2 Selepas kelulusan diterima, sekolah perlu menyediakan satu baucar

bayaran untuk mengeluarkan wang daripada butiran peruntukan

mengikut kumpulan wang yang diluluskan.

7.2.3 Had maksimum dana permulaan untuk PWR yang boleh diluluskan oleh

Ketua PTJ adalah seperti berikut:-

a.Sekolah Menengah - RM 700.00; dan

b.Sekolah Rendah - RM 500.00.

888888


7.3 PROSES PENAMBAHAN DANA PANJAR WANG RUNCIT

7.3.1 Kebenaran untuk menambah dana PWR hendaklah diperoleh daripada

Ketua PTJ masing-masing. Permohonan hendaklah dibuat dengan

menggunakan format seperti di Lampiran 7-1A beserta salinan

kelulusan PWR terdahulu.

7.3.2 Selepas kelulusan diterima, sekolah perlu menyediakan satu baucar

bayaran untuk mengeluarkan wang daripada butiran peruntukan

mengikut kumpulan wang yang diluluskan.

7.4 TATACARA PENYELENGGARAAN PANJAR WANG

RUNCIT 7.4.1 Buku Tunai Panjar Wang Runcit

Semua urusniaga secara tunai hendaklah direkod dalam Buku Tunai

PWR dengan menggunakan karbon dua belah muka. Format Buku

Tunai PWR seperti di Lampiran 7-2. Contoh dan panduan pengisian

Buku Tunai PWR seperti di Lampiran 7-2A.

7.4.2 Penerimaan Dana Permulaan/Rekupmen PWR

Cek permulaan/rekupmen yang ditunaikan hendaklah direkod di

bahagian terimaan Buku Tunai PWR seperti berikut:-

a.Tarikh cek ditunaikan.

b.Permulaan PWR/Rekupmen PWR

c.Nombor baucar

d.Nombor cek

e.A m a u n

8989


7.4.3 Pembayaran PWR

a.Pastikan baki peruntukan yang berkaitan adalah

mencukupi sebelum membuat sesuatu perbelanjaan supaya

rekupmen dapat dibuat.

b.Bil/tuntutan yang tidak melebihi RM200.00 boleh dibayar

daripada PWR. Arahan ini tidak menghalang bil yang Iebih besar

jumlahnya dibayar daripada PWR jika keadaan praktikal dan

berfaedah.

c.Setiap bayaran daripada PWR hendaklah menggunakan

baucar kecil dengan nombor siri berturutan. Setiap baucar kecil

hendaklah disertakan dengan dokumen sokongan yang telah

disahkan oleh Penolong Kanan/Ketua Bidang/Panitia sebelum

diluluskan oleh Pengurus Sekolah.

Format Baucar Kecil PWR seperti di Lampiran 7-3.

Contoh pengisian format Baucar Kecil PWR seperti di

Lampiran 7-3A.

d.Setiap bayaran hendaklah direkodkan di bahagian bayaran

Buku Tunai PWR seperti berikut:-

Bil Perkara Penjelasan

Tarikh Tarikh bayaran dibuat

Perihal Nama pegawai yang menuntut

No. Baucar Kecil Nombor siri baucar kecil

iv Peruntukan Amaun mengikut jenis peruntukan

v Jumlah Jumlah Baucar Kecil

Vi

Amaun Rekupmen Amaun yang didapatkan daripada Kumpulan

Kerajaan/SUWA/Asrama

ViiJumlah Besar

Jumlah Keseluruhan (bersamaan dengan jumlah kelulusan permulaan PWR)

9090


Sekiranya butiran bayaran melebihi lajur yang disediakan, lajur

pelbagai boleh diwujudkan seperti di Lampiran 7-4 dan contoh

pengisian di Lampiran 7-4A.

7.4.4 Rekupmen

a.Rekupmen adalah proses mendapatkan semula wang yang

telah dibelanjakan.

b.Pihak sekolah perlu mengawasi baki PWR. Sebelum

proses rekupmen dilakukan, Buku Tunai PWR perlu

diimbangkan. Rekupmen boleh dibuat Iebih daripada sekali dalam

sebulan.

c.Perbelanjaan tersebut hendaklah dikenakan kepada

butiran peruntukan di bawah kumpulan wang berkaitan. Jika

perbelanjaan melibatkan Iebih daripada satu kumpulan wang maka

rekupmen perlu dibuat dengan menyediakan baucar bayaran

berasingan bagi setiap kumpulan wang.

d.Baucar bayaran bagi tujuan rekupmen hendaklah

disokong dengan dokumen asal buku tunai, baucar kecil dan

dokumen sokongan. Semua dokumen perlu disimpan/difailkan

secara berturutan mengikut kumpulan wang berkaitan.

e.Setelah cek rekupmen ditunaikan, ruangan terimaan di Buku

Tunai PWR direkod seperti di para 7.4.2.

7.5 TATACARA PENUTUPAN BUKU TUNA! PANJAR WANG RUNCIT

PADA AKHIR TAHUN

7.5.1 Buku Tunai PWR hendaklah diimbangkan dan ditutup pada akhir tahun

serta membuat rekupmen akhir sebelum 31 Disember tahun kewangan

semasa supaya baki PWR adalah bersamaan dengan amaun PWR

yang diluluskan. Amaun ini hendaklah direkodkan sebagai Wang Dalam

9191


Tangan di bawah butiran Aset dalam Kunci Kira-Kira bagi kumpulan

wang yang berkenaan.

7.5.2 Pihak sekolah perlu menyediakan satu Sijil Perakuan PWR seperti di

Lampiran 7-5 pada 31 Disember setiap tahun dan dikemukakan

kepada Ketua PTJ. Satu salinan difailkan untuk tujuan pengauditan.

Contoh pengisian seperti di Lampiran 8-5A.

7.6 PENUTUPAN PANJAR WANG RUNCIT

7.6.1 Kebenaran untuk menutup PWR hendaklah diperoleh daripada Ketua

PTJ masing-masing. Permohonan penutupan PWR hendaklah dibuat

dengan menggunakan format seperti di Lampiran 7-6.

7.6.2 Selepas kelulusan penutupan diterima, sekolah perlu mengambil

tindakan seperti berikut:

a.mengeluarkan resit rasmi pejabat atas nama jawatan

Pengurus Sekolah;

b.merekodkan terimaan mengikut butiran peruntukan

kumpulan wang yang diluluskan;

c.memasukkan amaun ke dalam bank mengikut

kumpulan wang yang berkaitan; dan

d.resit asal dikepilkan bersama surat kelulusan

penutupan PWR dan difailkan.

Lampiran 7-1

131

PERMOHONAN PENGENDALIANPANJAR WANG RUNCIT DI SEKOLAH

Rujukan : Tarikh :

Ketua PTJ

Tuan,

PERMOHONAN PENGENDALIAN PANJAR WANG RUNCIT

Merujuk kepada perkara di atas, pihak sekolah memohon mengendalikan Panjar W a n g R u n c i t s e j u m l a h R M d a r i p a d a p e r u n t u k a n untuk kemudahan perbelanjaan runcit secara tunai bagi pembelian yang berharga kurang daripada RM100.00.

2. Anggaran jumlah perbelanjaan runcit bagi sebulan adalah seperti berikut :-

i.Setem, telefon, telegramii.Minyak mesin rumputiii.Tambang untuk murid ke sekolahiv.A l a t t u l i sv.Pelbagai perkhidmatan (membaiki mesin taip,

mesin pendua dan mesin potong rumput)vi.L a i n - l a i n

JUMLAH

3. Bersama-sama ini disertakan sesalinan Buku Tunai bulan terkini yangberkaitan. Sukacita sekiranya tuan dapat meluluskan permohonan ini.


"BERKHIDMAT UNTUK NEGARA"

Saya yang menurut perintah,

(Tandatangan Pengetua/Guru Besar) (Cop Rasmi Sekolah)

Lampiran 7-1A

PERMOHONAN PENAMBAHAN DANAPANJAR WANG RUNCIT DI SEKOLAH.

Ketua PTJ

Tuan,

PERMOHONAN PENAMBAHAN DANA PANJAR WANG RUNCIT Saya

dengan hormatnya merujuk kepada perkara di atas.

2.Pihak sekolah memohon untuk membuat penambahan Dana PanjarWang Runcit sebanyak RM daripada peruntukan

menjadikan jumlah keseluruhan adalah sebanyak RM yang diluluskan oleh pihak tuan seperti surat rujukan tuan bertarikh

3.Sehubungan dengan itu, berikut adalah senarai perbelanjaan sebenar dan senarai kekerapan rekupmen untuk pertimbangan tuan.

Bil. Tarikh No. Baucar JumlahRekupmen

(RM)

Baki DalamTangan(RM)

No. Cek

1.Bersama-sama ini disertakan sesalinan Buku Tunai bulan terkini dan baucar rekupmen yang berkaitan serta salinan surat kelulusan terdahulu.

2.Sukacita sekiranya tuan dapat meluluskan permohonan ini.




(Tandatangan Pengurus Sekolah)

N

C

2'rs,

c c E3 o. cg Ae =.0

cE0

.5

C'3

v a73v

cm

0Eg

<5_,.W

c1VI'

W >- 4 m

.cA "i•E re

0 ....-

g y,d Y z

ToF

.mm

.8

coco

. . . .cocoE i E==

0:1 -3

.cYcoI—

z2Ew

.cA EsE im0 ..--

d tz 0

coco.cco

°—3

d 0

z a

To)c,et

.cX.,coi-

S".

ctE

EE °-a E3 212 <0 -0=ag._E

".3

g:2

.1

CO

00

24

00

LcsN

00Lcs43

00cdc4al

c,,cr,wE

0 0=1=1o o4 . 1 c l

0 =1=1 o4.1

0

ov

00ci

N.--

zaEt< >- < in

CCCO "--"

c'r,3 2CO

8 8 8 8Ci ci ci cito al al to

...

8 00ci

Lei LeiNJ- N 43

00

Qi0V

00

CNi

0 0 Ci 0 gl

1,R.

00acir`l

0 0 00 0 0

ci oi oiV ND

0aciroal

1-E

86to

8cito

"a sa,

.

caca

al

caca

al

8to

6 8to

--6

Z 133

co co co co7 1-, 7 7,- ,N, C4 VN N N NCt Ct Ct Ct

0_0_0_0_0_0_0_

co co co 7 7 7 LC) CO N N N N Ct Ct Ct

Tr,=a

<03o0 (3 0 r,e

r,e

r,e

r,e

LU LU LU LU

LU ll- 0r,e

r,e r,e

LU LU LU

=CO >. CO in .c CO

2

2

C'a

401

.ci

‘77,i-

N O I N N O I N N

E . E . 0 0 0 0 0

r, r, r, r,

r,Q Q Q Q Q Q Q,c.,c.,c.,c.,c.,c. ,c.•— •—

z*m—CtLii

1-

= ---. 0 0 00 0 aci ci ci

aa

B

Z a2CO=i=

-a

_se8ci

z

co ,— N C4

'

C4 V

V 8

iF.iCi C73Z 03

. N N7. r•LC) 08 8Y U)

Tr,

r.,if)

0-

= 1 1233

2 12 12

ZaI— 222

IZ: IZ: IZ:

QQQCO N. N.

o ro

Lampiran 7-3ALampiran 7-3ALampiran 7-3A

Sekolah :

BAUCAR KECIL BAYARAN

Bahaqian ABayar kepada : No. Baucar Kecil

Tarikh Bekalan /Perkhidmatan Peruntukan Butiran Bekalan/Perkhidmatan

Jumlah

RM

Jumlah

Saya sahkan bahawa bekalan/perkhidmatan di atas telah diterima/dilaksanakan denganbetul dan bayaran dikenakan berjumlah Ringgit Malaysia

(RM ) adalah betul.

Tarikh : TandatanganPengetua/Guru Besar :

(Cop Rasmi Sekolah)

Bahaqian BPerakuan Penerima

Diterima wang tunai sebanyak Ringgit Malaysia(RM )

Tarikh : Tandatangan Penerima :

(Nama Penuh : )


SK Sri LanangSekolah :

BAUCAR KECIL BAYARAN

Bahaqian AEn. Ismail b Sabri

Bayar kepada : No. Baucar KecilP W R 0 0 1 / 1 1

Tarikh Bekalan /Perkhidmatan Peruntukan Butiran Bekalan/Perkhidmatan

Jumlah

RM

12.07.2011 Sivik Kewarganegaraan

Pembelian Poster Kemerdekaan 70.00

Jumlah 70.00

Saya sahkan bahawa bekalan/perkhidmatan di atas telah diterima/dilaksanakan denganbetul dan bayaran dikenakan berjumlah Ringgit Malaysia tuub.puitth

(RM 7 0 . 0 0 ) adalah betul.

Tarikh : 1 6 . 0 7 . 2 0 1 1 TandatanganPengetua/Guru Besar : 1 4 . 4 . 0 .

(Cop Rasmi Sekolah)

Bahaqian BPerakuan Penerima

Diterima wang tunai sebanyak Ringgit Malaysia tuitih.puluh(RM M N )

Tarikh : 1 6 . 0 7 . 2 0 1 1 Tandatangan Penerima : 1 4 4 . 4

(Nama Penuh : I s m a i l b S a b r i )

EI-10

C

O

Oz

-i-LCcoco

cc 1

g 12 Q .g5 1.C3

2vk Q

<

E

IY 43

Y

47cac o _ 1 w 0 _z Q c c a > - Q c o

-i-.

= 0A—E ca

1Y

ci mzTo=(7)o_cog..E=

5

i—

ltl0

2'Q005

C 5 E o.E2 Et' .s c 02-E .1

..00

asE

v-..k

a7

rn

00CZ.)

0 00 0

cri cri:=2 43

00

,oziiY3

c5T15

c,c,4

c,c,csNi.

..7caco _1 w a_z Q tr < >-<CO

60

2= c—Em•-= 0 8

8 8 88C C cri cri c et N c •-- "--

co 8coc

.

„95 5 bi E.

ti

8crico

8crico

Fi. XI

ca

1

ca

11.4. ..,

84

8o,

a

i

ooc`,2

ootz,

Y

g -

CSICSICSIN5 5 5 .CsICSICSINCC CC CC CC

0_ 0_ 0_ 0_

.Lhi0_

0Wu_ ., , , ,2 2 2

2W WLLI LLI

=., _

CSICSICSI NE E E EN N N

N

FA g8cE

C

E 3z

i=

ld 0z

Lampiran 7-5ALampiran 7-5ALampiran 7-5A

PERAKUAN PANJAR WANG RUNCITSEPERTI PADA 31 DISEMBER

a.Baki wang di tangan seperti pada 31 Disember

b.Perbelanjaan Panjar Wang Runcit yang belum direkup mengikut jenis kumpulan wang:-

RM RMXXXX

Kumpulan Wang Kerajaan XXXXKumpulan Wang SUWA XXXXKumpulan Wang Asrama XXXX XXXXJumlah Panjar Wang Runcit seperti pada 31 Disember XXXX(seperti yang diluluskan oleh Ketua Pusat Tanggungjawab)

Disediakan oleh, Disahkan oleh,

Tandatangan TandatanganNama : Pengetua/Guru BesarJawatan: Cop SekolahTarikh: Tarikh:


PERAKUAN PANJAR WANG RUNCIT SEPERTI PADA 31 DISEMBER 2010

RM RMa.Baki wang di tangan seperti pada 31 Disember 2010

b.Perbelanjaan Panjar Wang Runcit yang belum direkup mengikut jenis kumpulan wang:-

300.00

Kumpulan Wang Kerajaan

Kumpulan Wang SUWA

Kumpulan Wang AsramaJumlah Panjar Wang Runcit seperti pada 31 Disember 2010 (seperti yang diluluskan oleh Ketua Pusat Tanggungjawab)

300.00

Disediakan oleh, Disahkan oleh,

efear Remdel

Tandatangan TandatanganNama : Nurul Idayu bt Husin Pengetua/Guru BesarJawatan: Pembantu Tadbir Cop Sekolah TTarikh: 31.12.2010 Tarikh: 31.12.2010

Lampiran 7-6

PERMOHONAN PENUTUPANPANJAR WANG RUNCIT DI SEKOLAH.

Ketua PTJ

Tuan,

PERMOHONAN PENUTUPAN PANJAR WANG

RUNCIT Saya dengan hormatnya merujuk kepada

perkara di atas.

2. Sekolah ini memohon kelulusan untuk menutup Panjar Wang Runcitsedia ada sebanyak RM yang telah diluluskan oleh pihak tuanseperti surat rujukan tuan bertarikh

2.Bersama-sama ini disertakan sesalinan Buku Tunai bulan terkini, baucar rekupmen terakhir dan Sijil Perakuan Panjar Wang Runcit serta salinan surat kelulusan terdahulu.

3.Sukacita sekiranya tuan dapat meluluskan permohonan ini.




(Tandatangan Pengurus Sekolah)

BAB 7 - PANJAR WANG RUNCIT

TAJUK : 7.1 PROSES UNTUK MEWUJUDKAN PANJAR WANG RUNCIT


Sedia suratpermohonan

kelulusanpengendalianPWR.

Hantar suratpermohonan

kepada Ketua PTJ masing- masing.

Sedia baucar bayaran untukmengeluarkan wangpendahuluan PWR

danrekod dalam Buku Tunai

Sedia Cekatas

namajawatan "Pengetua Sekolah" atau "Guru Besar Sekolah" d a n r e k o d d a l a m BukuTunai.

Cek tersebuthendaklah

dibatalkan palang dengan mencatat nama, nombor Kad Pengenalan pembawa cek serta disahkan oleh salah seorang pegawai pengesah yang dinyatakan di perenggan 4 borangKuasa Tetap

(AK52)di

belakang cek tersebut.

Tunaikan cek dan simpan wang tunai dalam Peti Wang Tunai (cash box)

Rekod wangpendahuluan

PWR dalamBukuTunai

PWR di sebelah Terimaan.

Mula

1Sedia surat permohonan

kelulusan Denaendalian PWR

11,

Hantar surat permohonankeoada Ketua PTJ

4111

Tidak

YaSedia Baucar Bayaran

♦

Rekod BukuTunai

•Sedia Cek

•Tunaikan Cek dan simpan

wana tunai

•Rekod Dalam Buku Tunai

PWR

( Tamat )

104104104

Bab 8 1 PENYEDIAAN PENYATA

KEWANGAN TAHUNAN

8.1 PENDAHULUAN

8.1.1 Penyata Kewangan Tahunan Sekolah adalah penyata yang

menunjukkan kedudukan kewangan untuk sesuatu tahun berakhir pada

31 Disember. Penyata ini perlu disediakan untuk setiap kumpulan wang

yang diselenggarakan oleh sekolah mengikut Peraturan Pendidikan

(Akaun Dan Audit) 2002 di bawah Akta Pendidikan 1996.

8.1.2 Penyata Kewangan Tahunan Sekolah mengandungi penyata berikut:

a.Kunci Kira-Kira;

b.Penyata Pendapatan dan Perbelanjaan;

c.Penyata Penerimaan dan Pembayaran;

d.Nota Kepada Akaun; dan

e.Penyata-penyata lain.

8.2 DOKUMEN-DOKUMEN YANG DIPERLUKAN UNTUK MENYEDIAKAN

PENYATA KEWANGAN TAHUNAN SEKOLAH

Dokumen-dokumen dan rekod kewangan yang lengkap, sempurna dan

kemaskini seperti berikut diperlukan untuk penyediaan penyata kewangan

tahunan:

f.Buku Tunai Kumpulan Wang Kerajaan, SUWA dan Asrama

g.Buku Tunai Panjar Wang Runc i t

h.Rek od Ak aun Subs id ia r i

i.D a f t a r B i l

j.Daf tar Penghuni Asrama

k.Jadua l Kedatangan Pe la ja r

l.Senara i Akaun Belum Ter ima

m.Senara i Akaun Be lum Bayar

n.Penyata Kewangan Tahunan Sekolah tahun sebelumnya yang

telah diaudit atau jika tiada, penyata belum diaudit yang disahkan

(kecuali sekolah menyediakan penyata ini bagi kali pertama).

0) Penyata Penyesuaian Bank

105105


KEWANGAN TAHUNAN

8.3 FORMAT PENYATA KEWANGAN TAHUNAN SEKOLAH

Format penyediaan Penyata Kewangan Tahunan sekolah mengikut susunan

adalah seperti berikut :

a.Penyata Penerimaan dan Pembayaran (Lampiran 8-1)

b.Penyata Pendapatan dan Perbelanjaan (Lampiran 8-2)

c.Kunci Kira-Kira (Lampiran 8-3)

d.No ta Kepada Ak aun

e.Penyata lain yang berkaitan (jika ada)

8.4 PENYATA PENERIMAAN DAN PEMBAYARAN

8.4.1 Penyata ini menunjukkan jumlah terimaan yang sebenarnya telah

diterima dan jumlah bayaran sebenarnya yang telah dibayar dalam

tempoh tahun kewangan yang berkenaan serta kedudukan baki wang

yang ada dalam bank pada akhir tahun.

8.4.2 Penyata ini menunjukkan satu ringkasan terimaan dan bayaran

daripada Buku Tunai dengan mengambil kira baki wang dalam bank

pada awal tahun dan dicampurkan jumlah terimaan serta ditolak jumlah

bayaran untuk mendapatkan baki wang dalam bank pada akhir tahun.

Baki wang di bank pada 31 _ Baki wang di bank pada 1 Januari + jumlah Disember - terimaan-jumlah bayaran

8.5 PENYATA PENDAPATAN DAN PERBELANJAAN

8.5.1 Penyata ini menunjukkan jumlah semua penerimaan yang sepatutnya

diterima dan jumlah semua pembayaran yang sepatutnya dibayar pada

tahun berkenaan. Penyata ini diimbangkan dengan menunjukkan

lebihan/kurangan pendapatan atas perbelanjaan bagi tahun berkenaan.

106106


KEWANGAN TAHUNAN

8.5.2 Penyata ini disediakan dengan mengambil kira:-

a.penerimaan yang diterima dan sepatutnya diterima tetapi

masih belum diterima dalam tahun kewangan (Akaun Belum

Terima); dan

b.semua pembayaran yang dibuat dan sepatutnya dibayar

tetapi masih belum dibayar dalam tahun kewangan (Akaun Belum

Bayar) .

8.5.3 Amaun ABT ditunjukkan sebagai Aset dan amaun ABB ditunjukkan

sebagai Liabiliti dalam Kunci Kira-Kira pada 31 Disember.

8.6 KUNCI KIRA-KIRA

Kunci Kira-Kira adalah penyata mengenai kedudukan kewangan sesebuah

sekolah pada satu tempoh kewangan. Penyata ini menunjukkan amaun lebihan

Aset berbanding dengan Liabiliti serta diimbangkan dengan jumlah Kumpulan

Wang Terkumpul pada 31 Disember tahun yang dilapor.

8.6.1 Aset

c.Aset adalah sumber ekonomi yang dimiliki oleh sesebuah

sekolah. Sumber ini boleh memberi faedah untuk mengendalikan

aktiviti sekolah pada masa hadapan.

d.Perkara yang diambil kira sebagai aset

adalah:- (i) Wang Tunai Dalam Tangan

Wang Tunai Dalam Tangan adalah wang yang telah dikutip dan

belum dimasukkan ke bank pada 31 Disember termasuk baki

PWR.

107107


KEWANGAN TAHUNAN

ii.Wang Tunai Dalam Bank

Wang Tunai Dalam Bank adalah baki seperti di Buku Tunai

pada 31 Disember.

iii.Deposit Dibayar

Wang yang dibayar oleh pihak sekolah khusus bagi sesuatu

maksud di bawah mana-mana undang-undang atau perjanjian

dan dibayar balik kepada sekolah apabila maksud telah

tercapai.

iv.Bayaran Terdahulu

Perbelanjaan bagi tahun hadapan yang dibayar dalam tahun

kewangan semasa.

v.Akaun Belum Terima

Terimaan yang sepatutnya diterima tetapi masih belum diterima

sehingga berakhir tahun kewangan semasa.

8.6.2 Liabiliti

a.Liabiliti adalah tanggungan yang perlu dijelaskan. Liabiliti ini

wujud kerana bekalan/perkhidmatan/kerja telah

diterima/disempurnakan tetapi bayarannya belum dijelaskan.

b.Perkara berikut diambil kira sebagai

liabiliti:- (i) Deposit Diterima

Wang yang diterima oleh pihak sekolah khusus bagi sesuatu

maksud di bawah mana-mana undang-undang atau perjanjian

108108


KEWANGAN TAHUNAN

dan dibayar balik kepada pendeposit apabila maksud telah

tercapai.

ii.Terimaan Terdahulu

Pendapatan tahun hadapan yang diterima dalam tahun

kewangan semasa.

iii.Akaun Belum Bayar

Perbelanjaan yang sepatutnya dibayar tetapi masih belum

dijelaskan oleh pihak sekolah sehingga berakhir tahun

kewangan semasa.

8.6.3 Kumpulan Wang Terkumpul

Kumpulan Wang Terkumpul adalah baki awal tahun ditambah jumlah

perbezaan antara pendapatan dengan perbelanjaan bagi tiap-tiap

peruntukan.

Kumpulan Wang TerkumpulBaki awal + Pendapatan semasa — Perbelanjaan semasa

8.7 NOTA KEPADA AKAUN

8.7.1 Nota Kepada Akaun mengandungi makiumat berikut:-

a.Prinsip dan asas perakaunan yang diguna pakai

b.Penerangan mengenai akaun yang diselenggara

(i) Menerangkan jumlah yang ditunjukkan dalam Kunci Kira-Kira

dan Penyata Pendapatan Dan Perbelanjaan.

109109


KEWANGAN TAHUNAN

ii.Membantu memahami kandungan Penyata Kewangan

Tahunan Sekolah.

iii.Memperincikan sesuatu amaun dalam Kunci Kira-Kira

seperti Akaun Belum Terima, Deposit Dibayar, Bayaran

Terdahulu, Akaun Belum Bayar, Deposit Diterima dan Terimaan

Terdahulu.

iv.Memberi maklumat terperinci mengenai sesuatu

butiran peruntukan dalam Penyata Pendapatan Dan

Perbelanjaan seperti peruntukan Teras, Elektif, Pendidikan Khas

Integrasi dan Pelbagai.

8.8 PENYATA LAIN

Penyata ini merupakan satu penyata yang menyokong kepada Penyata

Kewangan Tahunan Sekolah iaitu:-

a.Penyata Penyesuaian Bank pada 31 Disember; dan

b.Sijil Perakuan Panjar Wang Runcit pada 31 Disember.

8.9 PENYERAHAN PENYATA KEWANGAN TAHUNAN SEKOLAH

Pengurus Sekolah hendaklah mengemukakan penyata kewangan tahunan

kepada Ketua PTJ yang kemudiannya mengemukakan penyata kewangan

tahunan tersebut kepada Pejabat Audit Sekolah Negeri tidak lewat daripada 31

Mac tahun berikutnya.

Walau bagaimanapun, sekolah dikehendaki mengemukakan Penyata

Kewangan Tahunan Sekolah pada atau sebelum 28 Februari kepada Ketua

PTJ.

Pekeliling S P K B i l 4/1988

Lampiran 8-1Lampiran 8-1Lampiran 8-1

Format Penyata Penerimaan Dan Pembayaran

SEKOLAH

PENYATA PENERIMAAN DAN PEMBAYARAN BAGI TAHUN BERAKHIR 31 DISEMBER

(Kumpulan Wang )

Nota20xxRM

20)ocRM

BAKI WANG DI BANK PADA 1 JANUARI

PENERIMAAN

JUMLAH PENERIMAAN

Tolak :

PEMBAYARAN

JUMLAH PEMBAYARAN

BAKI WANG DI BANK PADA 31 DISEMBER I

Lampiran 8-2Lampiran 8-2

Format Penyata Pendapatan Dan Perbelanjaan

SEKOLAH

PENYATA PENDAPATAN DAN PERBELANJAAN BAGI TAHUN BERAKHIR 31 DISEMBER

(Kumpulan Wang )

Nota20xxRM

20)ocRM

PENDAPATAN

JUMLAH PENDAPATAN

Tolak :

PERBELANJAANJUMLAH PERBELANJAAN

LEBIHAN/(KURANGAN)PENDAPATAN ATAS PERBELANJAAN

Lampiran 8-3Lampiran 8-3Format Kunci Kira-kira

Sekolah

KUNCI KIRA-KIRAPADA 31 DISEMBER

(Kumpulan Wang )

Nota20)ocRM

20)ocRM

ASET

Akaun Belum Terima Bayaran Terdahulu Deposit DibayarBaki wang di bank Wang Dalam Tangan

JUMLAH ASET

Tolak :

LIABILITI

Akaun Belum Bayar Deposit DiterimaTerimaan Terdahulu

JUMLAH LIABILITI

ASET/(LIABILITI) BERSIH

Dibiayai Oleh:

KUMPULAN WANG TERKUMPULBAKI PADA 1 JANUARI

PelarasanLebihan/(Kurangan) Pendapatan Atas Perbelanjaan

BAKI PADA 31 DISEMBER

113113113

Bab 9 I AKAUN BELUM BAYAR

9.1 PENDAHULUAN

Akaun Belum Bayar (ABB) merupakan perbelanjaan yang sepatutnya dibayar

tetapi tidak dijelaskan sehingga berakhir tahun kewangan semasa. la

hendaklah dinyatakan sebagai ABB di dalam Penyata Kewangan.

9.2 PERKARA-PERKARA YANG MENYEBABKAN BERLAKUNYA

AKAUN BELUM BAYAR (ABB)

a.Sekolah gagal membuat pembayaran dalam tahun semasa ke

atas pembelian/perolehan yang telah dibuat.

b.Peruntukan tidak mencukupi disebabkan sekolah membuat

perolehan tanpa perancangan.

c.Pembekal t idak dapat dikesan.

d.Cek batal/cek tamat tempoh tidak diganti.

e.Pembayaran kepada pihak ketiga tidak dapat diselesaikan pada

tahun kewangan semasa. Contohnya bayaran balik kehilangan skim

pinjaman buku teks, Insuran dan Biasiswa.

f.Daftar Bil tidak dikemaskini. 9.3

DAFTAR ABB

Perbelanjaan yang tidak dijelaskan sehingga berakhir tahun kewangan

hendaklah didaftarkan di dalam Daftar ABB seperti di Lampiran 9-1.

114114


9.4 KELULUSAN KETUA PTJ

Bil/invois yang tidak diambilkira sebagai ABB pada akhir tahun kewangan

hendaklah mendapat kelulusan Ketua PTJ bagi tujuan pembayaran.

9.5 LANGKAH-LANGKAH UNTUK MENGELAKKAN ABB

a.Memastikan semua bil/invois/tuntutan dikemukakan dengan

segera dan menjelaskannya dalam tempoh 14 hari daripada tarikh

diterima.

b.Memastikan pembayaran kepada pihak ketiga dibuat dengan

kadar segera dalam tahun kewangan semasa.

c.Mengelakkan pembelian pada akhir tahun.

d.Menyemak dan mengemaskini Daftar Bil serta memastikan

tiada bil yang belum dijelaskan.

e.Mengambil tindakan segera ke atas cek batal/cek tamat tern poh.

f.Menghubungi Suruhanjaya Syarikat Malaysia

(SSM)/Jabatan Pendaftaran Negara (JPN) bagi tujuan mengesan

pembekal.

9.6 SYARAT PERMOHONAN PELARASAN ABB

Permohonan pelarasan ABB perlu dibuat dengan mematuhi syarat-syarat

berikut:

g.Tempoh ABB telah melebihi tiga (3) tahun.

h.Segala usaha telah diambil untuk membayar kepada

penerima tetapi gagal.

i.Tiada unsur-unsur penyelewengan.

AP 130 (a)

115115


9.7 PERMOHONAN PELARASAN ABB

9.7.1 Pelarasan ABB hendaklah mendapat kelulusan Bahagian Akaun, KPM.

9.7.2 Pengurus Sekolah perlu menyediakan tiga (3) salinan Permohonan

Pelarasan ABB seperti di Lampiran 9-2. Satu salinan disimpan oleh

pihak sekolah manakala dua (2) salinan lagi dikemukakan kepada

Ketua PTJ masing-masing untuk dipanjangkan ke Bahagian Akaun,

KPM iaitu:

a.salinan asal untuk Bahagian Akaun, KPM; dan

b.satu (1) salinan disimpan oleh Ketua PTJ.

9.7.3 Permohonan tersebut hendaklah disokong dengan salinan Laporan

Audit dan Penyata Kewangan Tahunan serta bukti segala usaha telah

diambil untuk menjelaskan bayaran. Contohnya surat-menyurat atau

bukti pos.

12.8 11NDAKAN SELEPAS KELULUSAN PELARASAN ABB

9.8.1 Amaun yang diluluskan untuk pelarasan ABB hendaklah diselaraskan

dalam tahun kelulusan diperolehi seperti berikut:-

c.Diambilkira sebagai pendapatan di dalam Penyata Pendapatan

Dan Perbelanjaan mengikut peruntukan yang berkenaan.

d.Mengurangkan amaun ABB dalam Kunci Kira-Kira.

9.8.2 Sekiranya terdapat tuntutan selepas pelarasan dilakukan, Pengurus

Sekolah boleh membuat pembayaran jika bukti yang munasabah dan

boleh diterima dikemukakan untuk menyokong tuntutan tersebut.

Bayaran mesti dibuat menggunakan peruntukan yang berkenaan.

116116


9.8.3 Daftar ABB hendaklah dikemaskini selepas:

a.tuntutan bayaran ABB dijelaskan.

b.kelulusan pelarasan ABB diperolehi.

444V

cl2cnmci.4xz4cnm_1_1hcY

m—Jm1:CdzxhdE4!—

CC44

COI—42m

—1hd42

Y

LCSI

cc0co20zxhe

WI—

1:C4

4co

CC0co20zxhCE41—

zI-

1—zmccWa.

z ,._m 2.4 cc

..c —4

cC40m4

2E-5>Z

cc0ea 20z

=E.4i_

m055z5

'Iw co 2 w o.

J_

118118118

Lampiran 9-2

PERMOHONAN PELARASAN AKAUN BELUM BAYAR

1.Nama dan a lamat pemiutang:

1.Mak lumat Perbe lan jaan:

3.Sila nyatakan sebab-sebab mengapa pembayaran tidak dijelaskan

(jika ruang tidak mencukupi sila sertakan lampiran).

1.Tindakan yang telah diambil untuk membuat bayaran:

1.Tandakan ( -NI ) dokumen sokongan yang disertakan:-

I I Salinan Penyata Kewangan Tahunan Sekolah (telah diaudit) terkini

I I Salinan surat-menyurat kepada pembekal/pemiutang

I I Salinan surat daripada Suruhanjaya Syarikat Malaysia /Jabatan

Pendaftaran Negara (jika berkenaan)

Dokumen-dokumen lain yang berkaitan (sila nyatakan):

1.Adakah pegawai yang terlibat telah dinyatakan untuk tindakan

tatatertib; jika tidak berikan sebab-sebab. (jika berkaitan)

1.Saya memperakui bahawa maklumat yang diberi di atas adalah benar.

Tarikh:

Tandatangan dan cop

Pengetua/Guru Besar

Peruntukan/Subsidiari Amaun (RM) Tarikh Urusniaga

119119

Bab 10 I AKAUN BELUM TERIMA

10.1 PENDAHULUAN

Akaun Belum Terima (ABT) merupakan terimaan yang sepatutnya diterima

tetapi masih belum diterima sehingga berakhir tahun kewangan semasa dan

hendaklah diisytiharkan di dalam Penyata Kewangan.

10.2 PERKARA-PERKARA YANG MENYEBABKAN BERLAKUNYA AKAUN

BELUM TERIMA (ABT)

Perkara-perkara yang menyebabkan berlakunya Akaun Belum Terima (ABT)

adalah seperti berikut:

a.Bayaran-bayaran daripada murid yang tidak dapat dikutip

sehingga berakhir tahun kewangan semasa. Contoh: Bayaran

balik atas kehilangan buku teks.

b.Caj/sewaan yang tidak dapat dikutip dalam tahun kewangan

semasa. Contoh: sewa dewan, sewa kantin/kedai buku sekolah.

10.3 DAFTAR ABT

Pendapatan yang tidak diterima sehingga berakhir tahun kewangan hendaklah

didaftarkan di dalam Daftar ABT seperti di Lampiran10-1.

10.4 LANGKAH-LANGKAH BAGI MENGELAKKAN ABT

Pengurus Sekolah atau wakil yang diberi kuasa hendaklah mengambil tindakan

seperti berikut:-

(a) Menyemak Jadual Kedatangan Murid/Daftar Penghuni Asrama, Buku Resit

Murid dan Borang Kutipan Dan Serahan Guru Ke Pejabat bagi memastikan

tiada tunggakan bayaran-bayaran daripada murid yang belum dikutip.

120120

Bab 10 I AKAUN BELUM TERIMA

b.Menyemak dokumen/daftar yang berkaitan dengan caj/

sewaan kantin/

lain-lain kemudahan dengan salinan Buku Resit Pejabat (RP.01) bagi

memastikan tiada tunggakan caj/ sewaan yang belum dikutip.

c.Menyemak resit pejabat dengan Buku Tunai bagi memastikan

setiap terimaan telah direkod.

d.Memastikan tuntutan pelarasan bantuan dibuat mengikut

tarikh yang telah ditetapkan.

e.Menghantar surat-surat peringatan dan sekurang-kurangnya

satu (1) Surat Berdaftar Akuan Terima (AR registered) kepada

penghutang seperti ibubapa, penyewa Kantin Sekolah, penyewa

Kedai Buku Sekolah dan lain-lain penghutang.

f.Melaporkan amaun ABT kepada mesyuarat Jawatankuasa

Kewangan dan Akaun di peringkat sekolah untuk tindakan susulan.

10.5 TINDAKAN UNTUK HAPUSKIRA

10.5.1 Semua ABT yang belum diterima selepas enam (6) tahun hendaklah

dilaporkan kepada Bahagian Kewangan, KPM melalui Ketua PTJ

dengan menggunakan format seperti di Lampiran 10-2.

10.6 TINDAKAN SELEPAS KELULUSAN HAPUSKIRA DIPEROLEHI

10.6.1 Amaun yang diluluskan untuk pelarasan ABT hendaklah diselaraskan

dalam tahun kelulusan diperolehi seperti berikut:-

g.Diambilkira sebagai perbelanjaan di dalam Penyata

Pendapatan Dan Perbelanjaan mengikut peruntukan yang

berkenaan.

h.Mengurangkan amaun ABT dalam Kunci Kira-Kira.

10.6.2 Daftar ABT hendaklah dikemaskini selepas kelulusan pelarasan ABT

diperolehi.

Z<I-<

I-eC

0

CIU)

=zd

Nm-1_1W

! Y

n

Raz

=

z*2E

laI-I-<2-1Q

i_-U)la

iceg2c)Z

xE<i-

z 0n Z

...-I - uj

i2EW1-

WZW

Z ,..,Q 2a 2 — <

0

1-mx0ZWa

< 2 < z

_1m

122122122

Lampiran 10-2

LAMPIRAN L

[ Arahan Perbendaharaan No. 328(b) ]

LAPORAN MENGENAI TUNGGAKAN HASIL/AKAUN BELUM TERIMA (ABT) YANG TIDAK BOLEH DIDAPATKAN

1.Nama dan alamat pihak yang kena membayar wang itu;

2.Untuk apakah wang yang kena bayar itu, jumlahnya, tarikh mula-mula dikenakan membayar wang itu kepada kerajaan;

3.Tarikh bil dihantar atau tarikh diberitahu tentang jumlah yang genap masanya untuk didapatkan balik wang itu;

4.Apakah tindakan yang telah diambil untuk mendapatkan bayaran semenjak bil dihantar atau bila diberitahu jumlah yang genap masanya untuk didapatkan. Jika tatacara memberi notis dan mendapatkan wang itu ditetapkan dalam undang-undang, adakah tatacara tersebut dipatuhi;

5.Nama dan jawatan pegawai yang bertanggungjawab memungut wang itu;

6.Nama dan jawatan pegawai yang bertanggungjawab selaku penyelia;

7.Sama ada kegagalan memungut disebabkan oleh kegagalan mematuhi sesuatu peraturan atau arahan atau sebab-sebab lain;

8.Sama ada tindakan tatatertib disyorkan terhadap seseorang pegawai. Jika tiada surcaj disyorkan, sebab-sebab hendaklah diberi;

9.Dalam tiap-tiap satu hal di mana nama seseorang pegawai disebut, nyatakan sama ada pegawai itu ialah seorang Pegawai Negeri atau Persekutuan, dalam jawatan tetap atau dalam perkhidmatan sementara.

i.Pegawai Persekutuanii.Jawatan Tetap

Tarikh :Tandatangan Pengetua

/Guru Besar

NamaJawatan • .Cop Sekolah :

123123

Ulasan dan Syor Pegawai Pengawal

Tarikh: Tandatangan Pegawai

Pengawal ( Ketua Setiausaha Kementerian )

Nama

Jawatan

Cop Jabatan :

124124

Bab 11 I PEROLEHAN11.1 PENDAHULUAN

11.1.1 Pengurus Sekolah bertanggungjawab sepenuhnya terhadap semua

perolehan yang menggunakan peruntukan daripada Kumpulan Wang

Sekolah.

Pengurus Sekolah hendaklah:-

a.mematuhi peraturan-peraturan perolehan yang berkuatkuasa;

b.membuat perancangan perolehan dengan bijak;

c.melaksanakan perolehan dengan teratur dan sempurna; dan

d.membuat kajian pasaran supaya harga bekalan/perkhidmatan

yang hendak diperolehi adalah berpatutan dan menguntungkan

kerajaan di samping memastikan perolehan tidak tertumpu kepada

pembekal tertentu selaras dengan prinsip-prinsip perolehan.

11.1.2 Perwakilan kuasa kepada Pengurus Sekolah hanya terhad kepada

perolehan melalui sebutharga dan pembelian terus sahaja.

11.2 JENIS-JENIS PEROLEHAN

Pada umumnya jenis perolehan di sekolah adalah seperti berikut:

11.2.1 Perolehan bekalan

Perolehan bekalan adalah perolehan barangan dan peralatan bagi

sesuatu aktiviti atau program seperti peralatan bantuan mengajar,

perabot, bekalan pejabat, bahan mentah dan pakaian.

125125

Bab 11 I PEROLEHAN11.2.2 Perolehan perkhidmatan

Perkhidmatan bermaksud khidmat tenaga manusiaatau

kepakaran/kemahiran untuk melaksanakan dan menyiapkan sesuatu

kerja tertentu. Bidang perkhidmatan yang dimaksudkan adalah

perkhidmatan bukan perunding seperti pengendalian kursus dan latihan,

penyenggaraan, dan pembaikan, pembersihan, penyewaan, pengurusan

bangunan dan pengendalian makanan.

11.2.3 Perolehan kerja

Perolehan kerja melibatkan pembinaan dan penyelenggaraan fizikal, is

juga merangkumi kerja-kerja mekanikal dan elektrikal.

11.3 KAEDAH PEROLEHAN

Sekolah boleh membuat perolehan melalui kaedah berikut:

a.Perolehan Melalui Kontrak Pusat

b.Pembelian Melalui Kontrak Pusat Sistem Panel

c.P e m b e l i a n Te r u s

d.S e b u t H a r g a

11.3.1 Pembelian Melalui Kontrak Pusat

Bekalan/perkhidmatan yang terdapat dalam kontrak pusat hendaklah

dibeli terus daripada pembekal yang disenaraikan dalam kontrak pusat.

Walau bagaimanapun, sekolah dibenarkan membeli di luar daripada

kontrak pusat sekiranya jumlah pesanan itu tidak mencapai had pesanan

minima yang ditetapkan dalam Pekeliling Kontrak Perbendaharaan bagi

barangan berkenaan.

126126

Bab 11 I PEROLEHANBekalan/perkhidmatan yang tidak disenaraikan dalam kontrak pusat,

pembelian hendaklah dibuat daripada pembekal yang mengenakan harga

y a n g b e r p a t u t a n d a n b e r k u a l i t i t e r t a k l u k k e p a d a n i l a i

bekalan/perkhidmatan tersebut.

11.3.2 Pembelian Melalui Kontrak Pusat Sistem Panel

a.Perolehan bagi item di bawah Kontrak Pusat

Sistem Panel

hendaklah diuruskan sendiri oleh setiap sekolah di kalangan

syarikat panel pembekal yang dilantik.

b.Tatacara bagi perolehan ditetapkan seperti berikut:

i.Perolehan bernilai di bawah RM50,000.00 setahun atau

dalam satu kontrak, sekolah dibenarkan melaksanakan

perolehan secara pembelian terus di kalangan mana-mana

syarikat panel pembekal yang dilantik;

ii.Perolehan melebihi RM50,000.00 sehingga

RM500,000.00 setahun atau dalam satu kontrak, hendaklah

diuruskan melalui kaedah sebut harga di kalangan syarikat panel

pembekal yang dilantik. Pemilihan syarikat panel pembekal

yang berjaya hendaklah diputuskan oleh Jawatankuasa

Sebut Harga;

iii.Perolehan melebihi RM500,000.00 setahun atau dalam

satu kontrak,hendaklah dirujuk kepada Bahagian Perolehan

dan Pengurusan Aset (BPPA) melalui Ketua PTJ;

iv.Kontrak formal hendaklah ditandatangani bagi kontrak

yang bernilai melebihi RM50,000.00 selaras dengan Arahan

Perbendaharaan (AP)176.1; dan

127127

Bab 11 I PEROLEHAN(v) Kajian pasaran yang berpatutan hendaklah dibuat supaya

perolehan yang hendak dilaksanakan adalah yang paling

sesuai dan menguntungkan. Kajian hendaklah mengambil kira

aspek kualiti, harga, kegunaan dan fakta-fakta lain yang

berkaitan.

c.Pengurus sekolah dikehendaki merujuk kepada Pekeliling Kontrak Perbendaharaan yang sedang berkuatkuasa bagi mengenalpasti item di bawah Kontrak Pusat Sistem Panel.

11.3.3 Pembelian Terus

d.Bekalan dan Perkhidmatan

Pembelian setiap jenis item yang melibatkan jumlah perbelanjaan

tahunan sehingga RM 50,000 boleh dibuat secara pembelian terus

dengan mana-mana pembekal yang berdaftar atau tidak berdaftar

dengan Kementerian Kewangan, sama ada bertaraf bumiputera atau

bukan bumiputera.

Walau bagaimanapun, kelulusan Ketua PTJ hendaklah diperoleh bagi semua perolehan melebihi RM20,000 setahun bagi setiap jenis item.

e.Kerja-kerja Rujuk Jadual 11.3.4 (b) :

Perolehan Kerja-kerja Kecil

SPP12/2007

128128

Bab 11 I PEROLEHAN11.3.4 Sebut Harga

Had Perolehan Mengikut Pekeliling Perbendaharaan

(a) Perolehan Bekalan/PerkhidmatanHad Nilai Perolehan Cara

Perolehan

Pembekal

i.Melebihi

RM50,000.00 hingga

RM100,000.00

setahun bagi setiap

jenis item.

Sebut Harga Lima (5) syarikat/pembekal

bertaraf bumiputra

yang

berdaftar dengan

Kementerian Kewangan.

i.Melebihi RM100,000

hingga RM500,000

setahun bagi setiap

jenis item.

Sebut Harga Lima (5) pembekal/syarikat

yang berdaftar dengan

Kementerian Kewangan.

i.Melebihi

RM500,000

setahun.

Tender

(Peringkat

Kementerian)

-

SPP5/2009

AP170.1

Jadual 11.3.4 (a): Perolehan Bekalan/Perkhidmatan

129129

Bab 11 I PEROLEHAN(b) Perolehan Kerja-kerja Kecil

Had bagi setiap jenis

kerja

Cara

Perolehan

Pembekal

i.tidak melebihi Lantikan

Kontraktor KelasFyang

RM20,000. Terus berdaftar denganPusat

Khidmat Kontraktor(PKK)

di bawah kepala dan sub

kepala yang berkaitan.

i.RM20,000 hingga

Secara Kontraktor KelasFdi

RM100,000 pusi ng an/ daerah/daerah terdekat

Perolehan kerja-kerja undian/Sebut yang berdaftar dengan PKKkecil/pembaikan Harga di bawah kepala dan sub

yang tidak mengubahstruktur asal

yang

berdasarkan Jadual

kepala yang berkaitan.

Kadar Harga

Kejuruteraan Awam.

iii.RM20,000 hinggaSebut Harga Kontraktor di daerah/daerah

RM200,000 terdekat yangberdaftar

Perolehan kerja-kerja

kecil yang

tidak

dengan PKK dalam kelas,

kepala dan sub kepala yang

mengubah struktur

dan yangtidak

mempunyai Jadual

berkaitan.

Kadar Kerja

Kejuruteraan Awam.

SPP2/2001

SPP12/2007

Jadual 11.3.4 (b): Perolehan Kerja-kerja Kecil

130130

Bab 11 I PEROLEHANc.Bagi kerja-kerja baru/kerja-kerja penyenggaraan, pembaikan,

ubah suai dan naik taraf yang melibatkan perubahan struktur asal

serta kerja-kerja elektrikal dan mekanikal hendaklah merujuk

kepada Jabatan Teknikal (Jabatan Kerja Raya (JKR) atau

Jabatan Pengairan dan Saliran(JPS)) selaras dengan AP182.

11.4 TATACARA PEROLEHAN

11.4.1 PERANCANGAN

Pengurus Sekolah hendaklah merancang perolehan mengikut keperluan

dengan mengambilkira jumlah peruntukan yang diterima serta mematuhi

perkara-perkara berikut:

d.perancangan perolehan dibincangkan

dalam Mesyuarat

Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun;

e.peruntukan adalah mencukupi setelah mengambilkira

Bil/Pesanan Sekolah yang belum dijelaskan.

11.4.2 PELAKSANAAN

(a) Pengurus Sekolah hendaklah memastikan:-

(i) semua perolehan perlu mematuhi peraturan, surat pekeliling

kewangan dan surat pekeliling perolehan KPM dibaca bersekali

dengan Arahan Perbendaharaan (AP), Pekeliling Perbendaharaan

(PP) dan Surat Pekeliling Perbendaharaan (SPP) yang

berkuatkuasa;

131131

Bab 11 I PEROLEHANii.kelulusan Ketua PTJ diperoleh bagi semua perolehan

melebihi RM20,000 setahun bagi setiap jenis item;

iii.permohonan perolehan bekalan/perkhidmatan untuk

setiap matapelajaran hendaklah dibuat melalui Ketua

Bidang/Panitia masing-masing;

iv.bekalan/perkhidmatan yang diterima menepati spesifikasi

yang ditetapkan; dan

v.bekalan yang diterima hendaklah direkod dalam

dokumen berkaitan. Rujuk pekeliling/Surat Pekeliling/garis

panduan yang sedang berkuatkuasa.

b.Sekiranya peraturan di para 11.3.1 tidak dapat dipatuhi,

pihak sekolah hendaklah mendapat kelulusan khas daripada

Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset (BPPA) melalui Ketua

PTJ.

c.Pengurus Sekolah hendaklahmemastikan pembekal

bertanggungjawab untuk mengambil tindakan mengganti/

menyelenggara bekalan/perkhidmatan yang mempunyai tempoh

jaminan/penyelenggaraan berjadual.

11.5 PROSES KERJA PEROLEHAN DI SEKOLAH

11.5.1 Pembelian Terus

(a) Permohonan untuk mendapatkan bekalan dan perkhidmatan

termasuk program yang menggunakan kertas kerja hendaklah

menggunakan Nota Minta seperti di Lampiran 11-1. Nota minta

disediakan oleh Guru Penolong Kanan/ Ketua Bidang/ Ketua Panitia/

132132

Bab 11 I PEROLEHANPenyelia Asrama/ Pembantu Tadbir dan diluluskan oleh Pengurus

Sekolah.

b.Semua perolehan hendaklah dibuat dengan menggunakan

Pesanan Sekolah (DKS 005) terus kepada pembekal yang terpilih.

c.Perolehan secara kontrak/perjanjian tidak perlu

menggunakan Pesanan Sekolah kecuali kontrak makanan

bermasak dan RMT.

d.Sekolah perlu menyelenggara satu Daftar Stok Buku

Pesanan Sekolah seperti di Lampiran 11-2. Sekolah dibenarkan

menggunakan baki helaian Pesanan Sekolah pada tahun berikutnya

tanpa perlu merekod semula dalam Daftar Stok Buku Pesanan

Sekolah.

e.Hanya Pengurus Sekolah sahaja boleh menandatangani

Pesanan Sekolah.

f.Borang Pesanan Sekolah hendaklah diisi dalam tiga (3)

salinan. Salinan asal (kuning) (Lampiran 11-3) dan salinan kedua

(merah jambu) (Lampiran 11-4) hendaklah diserah kepada

pembekal. Salinan asal hendaklah dikembalikan kepada

sekolah apabila bekalan/ perkhidmatan dibekalkan dengan

sempurna untuk tujuan pembayaran. Salinan ketiga (hijau) (Lampiran

11-5) pula ditinggalkan dalam buku pesanan untuk tujuan rujukan dan

pengauditan.

g.Pengurus Sekolah hendaklah memastikan Pesanan Sekolah

yang dikembalikan telah dilengkapkan oleh pembekal di

ruangan "Perakuan Mengenai Mutu" dengan tandatangan dan cop

pembekal beserta tarikh.

h.Pengurus Sekolah hendaklah memastikan pegawai

memperakui bekalan/perkhidmatan/kerja yang dipesan telah

diterima. Bekalan/

133133

Bab 11 I PEROLEHANperkhidmatan/kerja yang diterima hendaklah didaftarkan dan

disimpan melainkan bekalan untuk kegunaan terus seperti bahan

mentah masakan. Pengurus Sekolah tidak dibenarkan memperakui

penerimaan bekalan/ perkhidmatan/ kerja dalam pesanan sekolah

sebagai langkah kawalan dalaman.

i.Sekiranya senarai bekalan/perkhidmatan/ kerja yang dipesan

melebihi ruangan dalam borang pesanan sekolah, lampiran berasingan

boleh digunakan dengan diperakukan oleh Pengurus Sekolah.

Contoh format adalah seperti Lampiran 11-6.

j.Sekiranya dokumen asal Pesanan Sekolah hilang, Pengurus

Sekolah boleh mengeluarkan satu salinan fotostat yang diperakui

benar bagi menggantikan pesanan asal tersebut. Salinan yang telah

diperaku ini hendaklah dilampirkan bersama bil untuk bayaran dan satu

perakuan hendaklah diberi bahawa pesanan tersebut belum pernah

dibayar sebelumnya. Contoh perakuan adalah seperti berikut:

"Saya mengesahkan bahawa dokumen asal Pesanan Sekolah telah

didapati hilang dan saya memperakukan bahawa pembayaran

sebenarnya belum lagi dibuat dan jika dokumen asal Pesanan

Sekolah tersebut dijumpai, is tidak boleh digunakan untuk tujuan

pembayaran".

k.Pengurus Sekolah hendaklah memastikan salinan ketiga

Pesanan Sekolah yang ditinggalkan di dalam Buku Pesanan

Sekolah dicop `TELAH BAYAR' sebaik sahaja pembayaran dibuat.

134134

Bab 11 I PEROLEHAN11.5.2 Sebut Harga

(Tatacara Pengurusan Sebut Harga adalah berdasarkan AP 170 dan juga

SPP BiL 5 Tahun 2009)

A. Pengurusan Sebut Harga

a.Perolehan secara Sebut Harga yang melebihi RM50,000

hingga RM100,000 hendaklah dipelawa kepada sekurang-

kurangnya lima (5) pembekal/kontraktor yang berdaftar dengan

Kementerian Kewangan atau Pusat Khidmat Kontraktor (PKK)

/CIDB hendaklah menggunakan borang Lampiran Q seperti di

Lampiran 11-7.

b.Pihak Sekolah adalah dilarang memecah kecilkan nilai

bekalan bagi mengelakkan pelawaan sebut harga.

c.Pengurus Sekolah hendaklah mempamerkan

pemberitahuan sebut harga (Notis Sebut Harga) di papan

kenyataan awam sekolah masing-masing, selain daripada

mempelawa sebut harga kepada penyebut harga yang telah

dikenal pasti.

d.Tempoh sebut harga hendaklah sekurang-kurangnya tujuh (7)

hari berturut-turut dan pemberitahuan sebut harga hendaklah

sentiasa dipamerkan di papan kenyataan sepanjang tempoh

tersebut.

e.Kaedah pelawaan sebut harga hendaklah dilaksanakan sama

ada melalui pos berdaftar, pos laju atau serahan tangan.

f.Satu daftar hendaklah diselenggarakan untuk

mencatatkan senarai edaran sebut harga atau

pembuat/pembekal/kontraktor yang telah mengambil sendiri

dokumen sebut harga.

135135

Bab 11 I PEROLEHAN(g) Semua borang sebut harga hendaklah diberi nombor siri untuk

pengawalan.

(h) Satu penyebut harga hanya dibenarkan mengemukakan satu

tawaran sebut harga sahaja. Tawaran alternatif adalah tidak

dibenarkan.

(i) Pengurus Sekolah hendaklah mensyaratkan kepada penyebut

harga supaya mengemukakan tawaran harga dan tawaran

teknikal dalam dua (2) sampul surat yang berasingan dan berlakri

bagi bekalan dan perkhidmatan. Bagi sebut harga kerja memadai

tawaran dikemukakan dalam satu sampul surat berlakri sahaja.

(j) Notis Sebut Harga di papan kenyataan awam sekolah hendaklah

menyatakan:

i.Sekolah yang memanggil sebut harga;

ii.Tajuk sebut harga;

iii.Syarat kelayakan penyebut harga;

iv.Bidang/kelas/kepala/sub kepala/gred pendaftaran;

v.Tempat sebut harga perlu dihantar,

vi.Tarikh dan waktu tutup.

(k) Sebut harga hendaklah diterima, dibuka dan dijadualkan

sebagaimana yang dilaksanakan bagi tender mengikut AP 195,

196 dan 197.

B. Tempoh Sah Laku Sebut Harga

Tempoh sah laku tawaran sebut harga hendaklah tidak melebihi 90

hari dari tarikh tutup sebut harga bergantung kompleksiti sebut harga

yang dilaksanakan. Tempoh sah laku tawaran sebut harga tidak boleh

dilanjutkan. Jika tempoh sah laku tawaran telah tamat atau keputusan

136136

Bab 11 I PEROLEHANtidak dibuat dalam tempoh sah laku tawaran, sebut harga hendaklah

dipelawa semula.

C. Penerimaan Sebut Harga

(a) Peti Tawaran

i.Peti tawaran hendaklah disediakan dengan

dilabelkan tajuk/rujukan sebut harga, tarikh dan waktu

tawaran ditutup.

ii.Peti tawaran hendaklah dikunci dengan dua kunci

yang berbeza dan anak kuncinya hendaklah dipegang

secara berasingan oleh dua orang pegawai kanan sekolah.

iii.Sekolah hendaklah menyediakan anggaran harga

bagi setiap sebut harga dan memasukkannya ke dalam

peti tawaran sebelum tarikh tutup sebut harga.

iv.Peti tawaran hendaklah ditutup pada tarikh dan waktu

yang ditetapkan. Waktu sebut harga ditutup hendaklah

ditetapkan pada jam 12.00 tengah hari pada hari bekerja. Bagi

tawaran yang diterima melalui pos sebelum tarikh dan waktu

tutup, sekolah hendaklah memasukkan tawaran tersebut ke

dalam peti tawaran. Dokumen sebut harga yang lewat diterima

dari wak tu dan ta r ikh yang d i te tapkan t idak

bo leh dipertimbangkan.(b) Pembukaan Peti Tawaran

(i) Peti tawaran hendaklah dibuka secepat mungkin selepas

sebut harga ditutup.

SPP Bil5/2009

il■il■

137137

Bab 11 I PEROLEHAN(ii) Tawaran hendaklah dibuka oleh Jawatankuasa Pembuka

Sebut Harga yang dilantik secara bertulis oleh Pengurus

Sekolah. Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga hendaklah

terdiri daripada sekurang-kurangnya dua (2) pegawai yang

mana seorang daripadanya hendaklah terdiri daripada

pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional. Bagi

sekolah yang tidak mempunyai pegawai Kumpulan

Pengurusan dan Profesional, sekolah boleh melantik

seorang pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional di

PPD bagi menganggotai Jawatankuasa Pembuka Sebut

Harga.

D. Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga

(a) Tugas-Tugas Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga

i.Membuka peti tawaran pada tarikh dan waktu

yang ditetapkan;

ii.Memberi nombor kod untuk setiap dokumen tawaran

sebut harga;

iii.Menandatangan ringkas pada lembaran yang

menyatakan harga dan pada apa-apa pindaan tulisan atau

ditaip bertindih dalam tawaran sebut harga;

iv.Merekod pada borang jadual sebut harga

dengan mencatatkan nama penyebut harga, kod

penyebut harga, harga yang ditawarkan, tempoh

siap/tempoh penyerahan dan menandatangan borang

tersebut;

138138

Bab 11 I PEROLEHANv.Memastikan bahawa tawaran harga dan tawaran

teknikal telah dikemukakan dalam dua (2) sampul surat

yang berasingan dan berlakri bagi bekalan dan

perkhidmatan. Bagi sebut harga kerja memadai tawaran

dikemukakan dalam satu (1) sampul surat berlakri sahaja;

dan

vi.Mengesahkan penyebut harga telah mengemukakan

semua dokumen yang diperlukan seperti dalam Senarai

Semakan.

(b) Penilaian Sebut Harga

vii.Semua sebut harga yang diterima hendaklah

dikaji dan dinilai sebelum syor dibuat kepada

Jawatankuasa Sebut Harga. Sebut harga yang paling

menguntungkan Kerajaan hendaklah disyorkan.

viii.Dalam penilaian sebut harga, perkara-perkara

seperti jangka masa siap, kadar harga, kekerapan

perkhidmatan, kawasan perlaksanaan, kos

penyelenggaraan untuk tempoh tertentu dan sebagainya

perlu diambil kira.

ix.Bagi semua sebut harga, jika perlu, nasihat

daripada Jabatan Teknik seperti JKR dan JPS atau

Agensi yang seumpamanya hendaklah diperoleh.

x.Penilaian sebut harga hendaklah disiapkan dalam

tempoh empat belas (14) hari dari tarikh diterima daripada

Urus Setia.

139139

Bab 11 I PEROLEHANE. Jawatankuasa Penilaian Sebut Harga, Keahlian dan

Tugas Jawatankuasa

Pelantikan ahli Jawatankuasa Penilaian Sebut Harga hendaklah

dibuat secara bertulis oleh Pengurus Sekolah.

(1) Penilaian Sebut Harga Bekalan Dan Perkhidmatan

Penilaian sebut harga bekalan/perkhidmatan hendaklah dibuat

oleh dua (2) jawatankuasa yang berasingan seperti berikut:

(a) Jawatankuasa Penilaian Teknikal

i.Keahlian Jawatankuasa Penilaian Teknikal

hendaklah tidak kurang daripada tiga (3) orang, iaitu

seorang pengerusi dan dua (2) orang ahli.

ii.Ahli-ahli Jawatankuasa Penilaian Teknikal

hendaklah terdiri daripada pegawai yang mahir,

berpengalaman dan berkelayakan tentang

barangan/perkhidmatan tersebut. Sekiranya Sekolah

tidak mempunyai kemahiran dalaman, kepakaran

dari Jabatan Teknik atau Jabatan lain boleh digunakan,

seperti JKR, JPS, Jabatan Kimia, Jabatan

Perkhidmatan Haiwan, MAMPU dan

sebagainya.

iii.Jawatankuasa Penilaian Teknikal hendaklah

membuat penilaian berasaskan kepada spesifikasi

perolehan dalam dokumen sebut harga. Penilaian

hendaklah dibuat berdasarkan dokumen-dokumen yang

dikemukakan, pernyataan pematuhan (statement of

compliance) dan/atau penilaian fizikal.

140140

Bab 11 PEROLEHAN

Walau bagaimanapun, maklumat dan teknologi semasa

mengenai barang/perkhidmatan tersebut boleh diambil

kira.

iv.Penilaian teknikal hendaklah dilaksanakan

secara bermesyuarat. Penilaian teknikal secara edaran

adalah tidak dibenarkan.

(b) Jawatankuasa Penilaian Harga

v.Keahlian jawatankuasa hendaklah tidak kurang

daripada dua (2) orang, iaitu seorang pengerusi dan

seorang ahli.

vi.Penilaian harga sesuatu sebut harga

hendaklah mengambil kira faktor-faktor seperti syarat

pembayaran, kadar pembayaran, tempoh, diskaun,

harga pasaran terbuka, keupayaan penyebut harga

dan sebagainya. Perbandingan antara satu tawaran

penyebut harga dengan tawaran penyebut harga yang

lain hendaklah dibuat berasaskan kepada faktor atau

unsur yang sama (equal footing).

vii.Penilaian bagi pembelian harta modal seperti

kenderaan, jentera berat, sistem maklumat dan lain-lain

hendaklah berdasarkan kepada prinsip tawaran harga

menyeluruh (total cost bid), yang bermaksud mengambil

kira harga barangan, alat ganti, latihan,

pentauliahan/pemasangan, jaminan, penyenggaraan dan

lain-lain.

141141

Bab 11 I PEROLEHAN(iv) Penilaian harga hendaklah dilaksanakan secara

bermesyuarat. Penilaian harga secara edaran adalah

tidak dibenarkan.

c.Bagi perolehan bekalan dan perkhidmatan yang

tidak kompleks seperti perolehan pakaian sukan, kasut,

perabot, ubat, rangsum atau catuan basah/kering, beg,

alat tulis, peralatan pejabat dan sebagainya, memadai

sekolah menubuhkan satu Jawatankuasa Penilaian sahaja.

d.Proses penilaian sebut harga hendaklah disiapkan

dan dilaksanakan seboleh-bolehnya tidak melebihi tempoh

empat belas (14) hari dari tarikh tawaran sebut harga

dikemukakan kepada Jawatankuasa Penilaian.

e.Laporan penilaian hendaklah ditandatangan oleh

semua ahli Jawatankuasa.

2. Penilaian Sebut Harga Kerja

f.Penilaian sebut harga kerja hendaklah dibuat oleh satu

(1) Jawatankuasa Penilaian sahaja. Pelantikan ahli

Jawatankuasa hendaklah dibuat secara bertulis oleh

Pengurus Sekolah.

g.Penilaian sebut harga hendaklah dibuat oleh

satu Jawatankuasa yang dianggotai oleh tidak kurang

daripada tiga (3) orang pegawai. Salah seorang ahli

Jawatankuasa hendaklah seorang pegawai teknikal

dalam bidang kerja tersebut.

142142

Bab 11 I PEROLEHANc.Proses penilaian sebut harga hendaklah disiapkan

dalam tempoh empat belas (14) hari dari tarikh tawaran sebut

harga diterima oleh Jawatankuasa Penilaian.

d.Laporan penilaian hendaklah ditandatangani oleh semua

ahli Jawatankuasa.

3. Asas Penilaian Sebut Harga

(a) Asas-asas penilaian sebut harga termasuklah perkara-perkara

berikut:

i.Penyebut harga memenuhi kesemua syarat

yang dinyatakan dalam dokumen sebut harga.

ii.Keupayaan/kemampuan penyebut harga

seperti pengalaman kerja yang lepas, prestasi

kerja/kontrak semasa, projek yang sedang

dilaksanakan/dalam tangan.

iii.Analisa harga dengan mengambil kira

tempoh siap/penghantaran.

iv.Kemampuan kewangan hendaklah dinilai bagi

sebut harga bernilai melebihi RM200,000 hingga

RM500,000 dari segi modal minimum sekurang-

kurangnya 1.5% daripada anggaran harga sekolah.

Modal minimum hendaklah dalam bentuk aset mudah

cair iaitu campuran nilai positif purata baki akhir bulan

dalam penyata bulanan bank bagi tiga (3) bulan

terakhir termasuk deposit tetap, baki nilai

kemudahan kredit dan nilai kemudahan kredit

143143

Bab 11 PEROLEHAN

tambahan yang layak/akan diperoleh oleh penyebut

harga daripada bank atau institusi kewangan.

F. Penyediaan Kertas Taklimat Sebut Harga

1. Setelah laporan penilaian sebut harga diterima oleh Urus Setia

Sebut Harga, kertas taklimat sebut harga hendaklah

disediakan dengan maklumat-maklumat seperti berikut :-

a.Salinan borang/notis sebut harga;

b.Salinan spesifikasi sebut harga;

c.Jadual sebut harga;

d.Senarai syarikat yang telah dijemput dan syarikat

yang menjawab/tidak menjawab;

e.Salinan sijil

pendaftaran dengan

Kementerian

Kewangan/PKK/LP I PM/CI DB;

f.Laporan Penilaian Sebut Harga;

g.Kertas Perakuan/Taklimat Sebut Harga; dan

h.Maklumat berkaitan yang mungkin dikehendaki atau

yang disyaratkan oleh Jawatankuasa Sebut Harga.

G. Jawatankuasa Sebut Harga

1. Penubuhan Dan Keahlian Jawatankuasa Sebut Harga

i.Semua ahli Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah

dilantik secara bertulis berdasarkan Perwakilan Kuasa

Pegawai Pengawal Kementerian Pelajaran Malaysia Di

Bawah Arahan Perbendaharaan 11.

j.Keahlian jawatankuasa hendaklah terdiri

daripada sekurang-kurangnya tiga (3) orang pegawai

di mana

144144

Bab 11 I PEROLEHANseorang daripadanya hendaklah pegawai dari Kumpulan

Pengurusan dan Profesional.

(c) Pengerusi dan ahli Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah

dilantik atas nama jawatan secara tahunan/dua tahun

sekali. Pengerusi adalah Pengurus Sekolah dan Ahli

Jawatankuasa Sebut Harga pula hendaklah terdiri

daripada:

i.Sekolah Menengah — Ahli Jawatankuasa

terdiri daripada sekurang-kurangnya dua (2) orang

pegawai kanan sekolah.

ii.Sekolah Rendah — Ahli Jawatankuasa

terdiri daripada seorang pegawai kanan

sekolah dan seorang wakil JPN/PPD Kumpulan

Pengurusan dan Profesional.

(d) Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah bersidang secepat

mungkin supaya keputusan dapat dibuat dengan segera.

Jawatankuasa Sebut Harga seboleh-bolehnya hendaklah

bersidang dalam tempoh dua (2) minggu selepas penilaian

dibuat.

(e) Ahli Jawatankuasa Sebut Harga tidak boleh menganggotai

Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga atau mana-mana

Jawatankuasa Penilaian.

2. Pertimbangan Sebut Harga

(a) Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah menimbang sebut

ha rga dan memi l i h sebu t ha rga yang pa l ing

menguntungkan sekolah. Jawatankuasa Sebut Harga

145145

Bab 11 I PEROLEHANhendaklah berpuas hati semua penyebut harga telah diberi

peluang yang saksama.

b.Jawatankuasa Sebut

Harga

hendaklah

bersidang/bermesyuarat untuk memutuskan sebut harga.

Pertimbangan sebut harga secara edaran tidak

dibenarkan.

c.Perbincangan dan keputusan Jawatankuasa Sebut

Harga hendaklah dicatatkan dalam minit dan ditandatangani

oleh pengerusi dan ahli Jawatankuasa Sebut Harga. Asas-

asas pemilihan sebut harga hendaklah dicatatkan dengan

jelas.

d.Keputusan Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah

sebulat suara. Keputusan yang tidak sebulat suara

dan/atau melebihi had nilai hendaklah dikemukakan

kepada Lembaga Perolehan Agensi yang berkenaan

untuk keputusan.

e.Sekiranya penilaian sebut harga tidak menepati

kriteria, Jawatankuasa boleh memanggil semula sebut

harga.

3. Keputusan Jawatankuasa Sebut Harga

f.Setelah menerima keputusan Jawatankuasa Sebut

Harga, pesanan sekolah hendaklah dikeluarkan dengan

segera kepada pembuat/pembekal/kontraktor yang

berjaya.

g.Sekolah hendaklah mengadakan satu kontrak formal

bagi perolehan bekalan/perkhidmatan bermasa atau

perolehan kerja, yang mana berkenaan, untuk

ditandatangani selaras dengan AP 176.1(c).

146146

Bab 11 I PEROLEHANc.Bagi bekalan/perkhidmatan/kerja di mana kontrak

formal tidak sesuai, memadai pesanan sekolah

dikeluarkan. Walau bagaimanapun, dokumen sebut harga

hendaklah disertakan bersama pesanan sekolah supaya

kontraktor jelas mengenai obligasinya.

d.Keputusan muktamad Jawatankuasa Sebut

Harga hendaklah dipamerkan di papan kenyataan

sekolah dengan menyatakan nama syarikat yang

berjaya, harga tawaran dan tempoh siap/penghantaran

secepat mungkin selepas pesanan sekolah dikeluarkan.

11.5.3 Tender.

Tender dikendalikan oleh Bahagian Pembangunan, KPM dan Bahagian

Perolehan dan Pengurusan Aset, KPM.

11.6 TATACARA PEROLEHAN PERALATAN ICT DI PERINGKAT SEKOLAH

11.6.1 Pengurus Sekolah dibenarkan menggunakan peruntukan daripada

Kumpulan Wang SUWA, atau Kumpulan Wang Asrama tidak termasuk

peruntukan daripada Kerajaan untuk membuat perolehan peralatan ICT

dengan mendapat kelulusan Ketua PTJ.

11.6.2 Perolehan ICT yang memerlukan kelulusan teknikal termasuklah:

(a) Perkakasan ICT yang dimaksudkan merangkumi semua jenis alat-alat

input/output yang memerlukan CPU untuk beroperasi seperti

pencetak, pengimbas, smart board, kecuali alat ganti seperti papan

kekunci, tetikus, penggantian monitor rosak, barang habis guna

(contoh : disket, pendrive), aksesori (web cam) dan perabot komputer.

il■il■

SPK8/2010

147147

Bab 11 I PEROLEHANb.Perisian komputer merangkumi semua jenis pakej sedia ada (off -

the- shelf) untuk kegunaan tertentu dan seumpamanya. ( Contoh :

Sistem Perakaunan, Sistem Personel, Sistem Pengurusan

Inventori).

c.Talian Internet seperti talian streamyx dan talian broadband.

11.6.3 Pengurus Sekolah hendaklah memastikan peruntukan yang mencukupi

untuk membuat perolehan peralatan ICT dan melampirkan surat

kelulusan Ketua PTJ.

11.7 PERMOHONAN PEROLEHAN ICT

Pengurus Sekolah dibenarkan membuat perolehan peralatan ICT dengan

mendapat kelulusan teknikal daripada Jawatankuasa Pemandu ICT (JPICT)

serta mematuhi Surat Pekeliling/garis panduan yang sedang berkuatkuasa.

11.8 PEROLEHAN HARTA MODAL

Pengurus Sekolah dibenarkan menggunakan peruntukan daripada Kumpulan

Wang Kerajaan, Kumpulan Wang SUWA atau Kumpulan Wang Asrama untuk

membuat perolehan harta modal dengan mematuhi pekeliling yang sedang

berkuatkuasa.

Bagi perolehan yang menggunakan peruntukan Kumpulan Wang SUWA,

Sekolah perlu mendapatkan kelulusan Ketua PTJ sebelum perolehan dilakukan.

148148

Lampiran 11-1NOTA MINTA

Rujukan: Tarikh :

Kepada : Pengetua/Guru Besar Sekolah:

Daripada :

Permohonan Mendapatkan Bekalan Peralatan Bagi Tahun

Berhubung dengan perkara tersebut di atas, diharap dapat tuan meluluskan permohonan mendapatkan bekalan seperti berikut:-

Bil PerihalBarang Kuantiti

Harga/UnitAnggaran

HargaTarikh

Diperlukan

Catatan olehPengetua/Guru

Besar

Peruntukan dikenakan

Baki Peruntukan Semasa : RM

Sekian, Terima kasihPermohonan di atas

Yang Benar Diluluskan/tidak diluluskan

T.T Pemohon T.T Pengetua/Guru Besar

( Nama ) ( Nama )

Tarikh: Tarikh

caltiti0

2cz

al

CnCO CZ

Zcac

, cr) 0a c ci— a a)

o_Z<<D—1111

Eal

id3alal

-a —J a ,l o_NNN

EN

z

.=8_a

E o

al co coE±

Z

— ,.

,— 0

_c -c N al= 2

z

_ccali-

12FciiiI—

-Ealiti3al _c —J

N ,ON

-aa

ENZ

iT)

8-a E o Z

Na)a)

1•—Lca

_c -c N al= 2

z

-ccali-

No. Kelulusan: BPKS(8.15)248-11(22)No. Kelulusan: BPKS(8.15)248-11(22)No. Kelulusan: BPKS(8.15)248-11(22)

(DKS 005)KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

PESANAN SEKOLAH

ASALHendaklah dikembalikan dengan invois

tuan kepada

(Cop Nama & Alamat Sekolah)

Pesanan ini akan dibatalkan jika barang-barang tidak diterima sebelum tarikh

yang tersebutNo.

Nama Sekolah :

KepadaSila bekalkan baranq-baranq

yang tersebut di bawahini kepada

laksanakan kerja untuk

pada atau sebelum

No. Perihal Kuantiti

Harga Seunit DanDiskaun Harga Bersih

RM Sen RM Sen

BUAT SATU GARISAN DI BAWAH ITEM PESANANI YANG TERAKHIR

,..5.L.

Jumlah(dalam perkataan) : Ringgit Malaysia

Jumlah

Jenis Peruntukan dikenakan :Saya mengesahkan bahawa peruntukan mencukupi sebelum pesanan ini dikeluarkan TandatanganRujukan Nota Minta :

JawatanRujukan Kontrak Perbendaharaan :

Tarikh

:

:

•.

PEMBAYARAN TIDAK AKAN DIBUAT JIKA PERAKUAN MENGENAI MUTU TIDAK DIPENUHKAN ATAU JIKANASKAH INI TIDAK DIKEMBALIKAN

Saya mengikut

Tarikh

PERAKUAN MENGENAI MUTU(Hendaklah dipenuhkan oleh Pembekal)

memperakui bahawa saya telah membekalkan barang-barang * atau telah melaksanakan

*surat saya / tuan bertarikh

kerja yang tersebut di atas

Tandatangan dan Cop Pembekal

Saya

Tarikh

*Potong

memperakui bahawa *(1) barang-barang/*disimpan dan

*(2) kerja yang dibutirkan

:

PERAKUAN(Hendaklah dipenuhkan oleh sekolah)

yang dipesan di atas telah diterima didaftarkan dalam (no.rujukan)

di atas telah dilaksanakan

Jawatan

dan *dikeluarkan untuk terus digunakan

Tandatangandengan memuaskan.

penerima:

mana yang tidak berkenaan•.

No. Kelulusan: BPKS(8.15)248-11(22)No. Kelulusan: BPKS(8.15)248-11(22)


PESANAN SEKOLAH

PENDUAHendaklah disimpan oleh Pembekal



yang tersebutNo.

Nama Sekolah :

KepadaSila bekalkan barang-baranq



pada atau sebelum



RM Sen RM Sen

..'.

BUAT SATU GARISAN DI BAWAH ITEM PESANAN YANG TERAKHIRJumlah (dalam perkataan) : Ringgit Malaysia

Jumlah



Tarikh

:

:

•.

PEMBAYARAN TIDAK AKAN DIBUAT JIKA PERAKUAN MENGENAI MUTU TIDAK DIPENUHKAN ATAU JIKANASKAH INI TIDAK DIKEMBALIKAN

Saya mengikut

Tarikh

PERAKUAN MENGENAI MUTU(Hendaklah dipenuhkan oleh Pembekal)

memperakui bahawa saya telah membekalkan barang-barang * atau telah melaksanakan

*surat saya / tuan bertarikh

kerja yang tersebut di atas

Tandatangan dan Cop Pembekal

Saya

Tarikh

*Potong

memperakui bahawa *(1) barang-barang/*disimpan dan

*(2) kerja yang dibutirkan

:

PERAKUAN(Hendaklah dipenuhkan oleh sekolah)

yang dipesan di atas telah diterima didaftarkan dalam (no.rujukan)

di atas telah dilaksanakan

Jawatan

dan *dikeluarkan untuk terus digunakan

Tandatangan

dengan memuaskan.

penerima

:

mana yang tidak berkenaan•.

No. Kelulusan: BPKS(8.15)248-11(22)


PESANAN SEKOLAH

PENIGADitinggalkan dalam Buku Pesanan



yang tersebutNo.

Nama Sekolah :

KepadaSila bekalkan barang-baranq



pada atau sebelum



RM Sen RM Sen

'•,:

BUAT SATU GARISAN DI BAWAH ITEM PESANAN YANG TERAKHIR

....r-

•'''

_-

Jumlah (dalam perkataan) : Ringgit Malaysia

Jumlah



Tarikh

:

.•.

Saya sahkan bahawa salinan asal pesanan ini telah ditandatangan oleh Penerima.

Saya sahkan bahawa butir-butir dalam pesanan asal adalah sama dengan butir-butir

dalam salinan peniga.

Pegawai yang menyediakan baucar

LAMPIRAN 11-6PESANAN SEKOLAH (LAMPIRAN)

Tarikh

No. Pesanan •

Pembekal

No. Perihal Kuantiti Harga Seunit

Dan Diskaun

Harga Bersih

RM Sen RM Sen

JUMLAH

Disahkan oleh,

(t.t Pengurus Sekolah)

154154154

Lampiran 11-7LAMPIRAN Q

(ARAHAN PERBENDAHARAAN 170)

Bila menjawab sila nyatakan nombor ini

No. Sebut Harga

(Kew. 284 - Pin. 5/94)KERAJAAN MALAYSIA

NEGERI

SEBUT HARGA UNTUK BEKALAN BARANG-BARANG/PERKHIDMATAN

Kepada (Nama Syarikat)

No. Telefon •

No. Pendaftaran dengan Kementerian Kewangan

Kod Bidang Pendaftaran yang relevan dengan pembelian ini

Pelawaan sebut harga dikeluarkan oleh Kementerian/Jabatan (Alamat Iengkap)

No. Telefon.

Tarikh:

1. Sila beri sebut harga untuk bekalan barang-barang/perkhidmatan yang disenaraikan di bawah tertakluk kepada syarat-syarat yang ditetapkan:-

1.1 Syarat Penyerahan/Penyempurnaan

1.2 Tarikh Penyerahan/Penyempurnaan dikehendaki

1.3 Arahan Pengiriman

1.4 Sebut harga hendaklah dimasukkan ke dalam suatu sampul berlakri dan bertanda No. Sebut Harga

1.5 Sebut harga hendaklah dimasukkan ke dalam peti tawaran yang berkenaan di alamat di atas tidak lewat pada jam 12.00 tengahari hb.

1.6 Tempoh sah laku sebut harga hendaklah hariselepas tarikh tutup.

Tarikh • Tandatangan •

Nama Pegawai

Jawatan •

155155

Bil.Perihal bekalan/ perkhidmatan dan Syarat-syarat Khas

UnitUkuran

Kuantiti/Kelekapan

Kadar(RM)

Harga(RM)

Untuk Diisi oleh JabatanUntuk diisi olehPenyebut Harga

Tarikh Penyerahan/ Penyempurnaan ditawarkan

Sila sertakan sesalinan Sijil Pendaftaran dengan Kementerian Kewangan

JUMLAH

i.Harga yang ditawarkan adalah harga bersih; dan

ii.Tarikh penyerahan/penyempurnaan ialah

Saya/Kami dengan ini menawarkan untuk membekalkan bekalan/perkhidmatan di atas dengan harga dan syarat-syarat yang ditunjukkan di atas dengan tertakiuk kepada syarat-syarat di atas dan di belakang ini.

TandatanganPenyebut Harga •

Nama dan K/P •

Alamat Syarikat •

Tarikh •

Mustahak - Lihat Syarat-syarat Am Di Belakang

156156

SYARAT-SYARAT AM

Tertakluk kepada apa-apa syarat khas yang ditetapkan di tempat lain dalam pelawaan ini, syarat-syarat am yang berikut hendaklah dipakai, melainkan setakat mana syarat-syarat am itu ditolak atau diubah dengan khususnya oleh penyebut harga.

1. KEADAAN BARANG

Semua barang yang dibekalkan hendaklah tulen, baru dan belum digunakan.

2. HARGA

Harga yang ditawarkan hendaklah harga bersih termasuk semua diskaun dan kos tambahan yang berkaitan.

3. SEBUT HARGA SEBAHAGIAN

Sebut harga boleh ditawarkan bagi semua bilangan item atau sebahagian bilangan item.

4. BARANG SETARA

Sebut harga boleh ditawarkan bagi barang setara yang sesuai dengan syarat butir-butir penuh diberi.

5. PENYETUJUAN

i.Kerajaan tidak terikat untuk setuju terima sebut harga yang terendah atau mana-mana sebut harga.

ii.Setiap butiran akan ditimbangkan sebagai satu sebut harga yang berasingan.

6. PEMERIKSAAN

iii.Kerajaan sentiasa berhak melantik pegawai untuk memeriksa dan menguji bekalan itu semasa tempoh pembuatan atau pada bila-bila masa lain sebelum penyerahan bekalan tersebut; dan

iv.Penyebut harga hendaklah memberi kemudahan pemeriksaan atau pengujian apabila dikehendaki.

7. PERAKUAN MENYATAKAN SPESIFIKASI TELAH DIPATUHI

Penyebut harga dikehendaki memperakui bahawa bekalan/perkhidmatan_yang dibekalkan oleh mereka adalah mengikut spesifikasi atau piawai (jika ada) yang dinyatakan di dalam pelawaan ini.

8. PENOLAKAN

(i) Barang yang rendah mutunya atau yang berlainan daripada bekalan yang telah dipersetujui sebut harganya boleh ditolak;

157157

ii.Apabila diminta penyebut harga hendaklah menyebabkan barang-barang yang ditolak itu dipindahkan atas tanggungan dan perbelanjaannya sendiri, dan is hendaklah membayar balik kepada Kerajaan segala perbelanjaan yang telah dilakukan mengenai bekalan yang ditolak itu; dan

iii.Fasal-kecil (i) dan (ii) di atas ini tidaklah memudaratkan apa-apa hak Kerajaan untuk mendapatkan ganti rugi kerana kegagalan memenuhi obligasi kontrak.

9. PENGIKLANAN

Tiada apa-apa iklan mengenai persetujuan terhadap mana-mana sebut harga boleh disiarkan dalam mana-mana akhbar, majalah, atau lain-lain saluran iklan tanpa kelulusan Ketua Setiausaha Perbendaharaan atau Pegawai Kewangan Negeri terlebih dahulu.

10. TAFSIRAN

Sebut harga ini dan apa-apa kontrak yang timbul daripadanya hendaklah diertikan mengikut dan dikawal oleh undang-undang Malaysia, dan penyebut harga bersetuju tertakluk hanya kepada bidang kuasa Mahkamah Malaysia sahaja dalam apa-apa pertikaian atau perselisihan jua pun yang mungkin timbul mengenai sebut harga ini atau apa-apa kontrak yang timbul daripadanya.

11. INSURANS

Tiada apa-apa insurans atas barang dalam perjalanan daripada negeri pembekal atau dalam Malaysia dikehendaki dimasukkan ke dalam sebut harga.

BARANG-BARANG EX-STOK ATAU BARANG-BARANG KELUARANMALAYSIA

12. CUKAI

Harga yang ditawarkan adalah diertikan sebagai termasuk cukai jika berkenaan.

13. PEMBUNGKUSAN

iv.Harga yang ditawarkan adalah diertikan sebagai termasuk belanja bungkusan dan belanja pembungkusan; dan

v.Apa-apa kerugian atau kerosakan akibat bungkusan atau pembungkusan yang tidak mencukupi atau yang cacat, hendaklah diganti oleh penjual.

14. PENGENALAN

Nama pembuat, jenama, nombor perniagaan atau nombor katalog dan negeri tempat asal barang itu, jika berkenaan, hendaklah ditunjukkan.

BARANG DIPESAN DARI LUAR MALAYSIA

15. CUKAI

158158

Harga tawaran hendaklah diertikan sebagai termasuk semua cukai dan unsur-unsur cukai adalah dikehendaki ditunjukkan berasingan.

16.MATA WANG

Sebut harga hendaklah dinyatakan dalam Ringgit Malaysia (RM).

17.PEMBUNGKUSAN

i.Barang hendaklah dibungkus dengan sesuai untuk dieksport ke Malaysia melainkan jika mengikut norma perdagangan bekalan itu dieksport dengan tidak membungkus;

ii.Harga yang ditawarkan adalah diertikan sebagai termasuk belanja bungkusan dan belanja pembungkusan; dan

iii.Apa-apa kerugian atau kerosakan akibat bungkusan atau pembungkusan yang tidak mencukupi atau cacat hendaklah diganti oleh penyebut harga.

BAB 11 - PEROLEHAN

TAJUK : 11.1 PROSES PEROLEHAN BEKALAN/PERKHIDMATAN (PEMBELIAN TERUS)


Tentukan bekalan / perkhidmatan yang hendak diperolehi.

Tetapkan spesifikasi (kuantiti, kualiti, d11).

Tentukan jenis bekalan yang hendak diperolehi.

Dapatkan kelulusan perolehan daripada pihak yangberkenaan. (melibatkan perolehan harta modal dan harta modal ICT sahaja)

Terus kepada proses seterusnya. (sekiranya kelulusan diperolehi)

Guru Panitia /Pembantu

Tadbir


Tadbir


Tadbir

Guru Panitia /PembantuTadbir &PengurusSekolah

Mula

♦Tentukan bekalan /perkhidmatan yanghendak diperolehi

Tetapkan spesifikasi

II,

Ya

4 1 1 1 1 1

Peralatan HartaModal

ICT? TidakYa

Tidak

AE )

Dapatkan kelulusanPegawai Pengawal

Dapatkan kelulusanJPICT JPN

Tidak

Tamat

BAB 11 - PEROLEHAN



Pastikan had nilai bekalan/perkhidmatan yang hendak diperolehi.

Mohon kelulusan daripada Ketua PTJ bagi perolehan melebih RM20,000

Pinda perolehan dengan mengulangi proses kedua atau batalkan perolehan. (sekiranya kelulusan tidak diperolehi)

Sediakan Pesanan Sekolah. (sekiranya kelulusandiperolehi)

Tentukan samada item bekalan/perkhidmatan dibawah kontrak pusat atau tidak.

Keluarkan Pesanan Sekolah kepada pembekal terpilih atau pembekal yang telahditentukan dalam kontrak pusat.


Tadbir

Guru Panitia /PembantuTadbir &

PengurusSekolah


Tadbir

PembantuTadbir

PembantuTadbir

PengurusSekolah

AD

1

Pastikan had nilai p e r o l e h a n

Amaun

Yaa RM20,000

•

Tidak

Mohon kelulusanKetua PTJ

Ya

• Tidak

Sediakan PesananSekolah

Pinda/Bata) perolehan

KontrakYa

Pusat?Tidak

•Pembelian melalui

kontrak [mat

Keluarkan PesananSekolah kepada

pembekal

1B

BAB 11 - PEROLEHAN



Semak bekalan/perkhidmatan yang telah diterima.

Kembalikan bekalan kepada pembekal / minta pembekal sem purnakan perkhidmatan. (sekiranya bekalan tidak mengikut spesifikasi)

Pastikan pembekal menandatangan perakuan mengenai mutu dalam ruang salinan asal Pesanan Sekolah yang dikembalikan.

Sahkan pesanan yang diterima dengan menandatangan pada ruang perakuan terima barang.

Daftar dan simpan barang- barang yang diterimamelainkan barang-barang untuk kegunaan terus seperti bahan mentah masakan

Pastikan pembekal mengemukakan bil/invois untuk tujuan bayaran.

Pegawai yangmemesan

Pegawai yangmemesan

Pegawai yangmemesan

Pegawai yangmemesan

Pegawai yangmemesan

Pegawai yangmemesan

d i t e r i m a

, . . )

Semak bekalan /perkhidmatan yang

diterima

•

Tidak Pembekal

Ya

Pastikan pembekalmenandatanganperakuan mutu

•Sahkan pesanan yang

•Daftar dan simpan

bekalan/aset

•Pastikan pembekal

m e n g e m u k a k a nhil/invnic

•

Tamat

BAB 11 - PEROLEHAN

TAJUK : 11.2 PROSES PEROLEHAN BEKALAN/PERKHIDMATAN (SEBUT HARGA)


Mula

V

Pamerkan pemberitahuan sebut harga (Notis Sebut

PengurusSekolah

Pamer Notis Sebut Harga

Harga) di papan kenyataan awam sekolah masing-masing.

Ilr

Pelawa sebut harga kepada penyebut harga yang telah dikenal pasti.

PengurusSekolah

Pelawa Sebut Harga

Catat senarai edaran sebutUrusetia Sebut

l i r 3 .harga atau pembuat /pembekal / kontraktor yang telah mengambil sendiri dokumen sebut harga di dalam satu (1) daftar.

harga Catat senarai edaran sebutharga

Sediakan peti tawaran dengan Urusetia Sebut

dilabelkan tajuk/rujukan sebut harga, tarikh dan waktu tawaran ditutup dan dikunci dengan dua (2) kunci yang berbeza dan anak kuncinya hendaklah dipegang secara berasingan oleh dua (2) orang pegawai kanan sekolah

Harga Sedia peti tawaran sebutharga

Sediakan anggaran harga bagi Pengurus

setiap sebut harga SekolahSedia anggaran

harga1

Masukkan anggaran harga ke Urusetia Sebut Masukkan anggaran harga

dalam peti tawaran sebelum tarikh tutup sebut harga.

Harga ke dalam peti tawaran sebutharga

Tutup peti tawaran pada tarikh Urusetia Sebut lir

Tutup peti tawaran sebuthargadan waktu yang ditetapkan.

Waktu sebut harga ditutup hendaklah ditetapkan pada jam

Harga

Ilr

12.00 tengah hari pada hari bekerja.

A

BAB 11 - PEROLEHAN



A

lir

Buka peti tawaran secepat Jawatankuasa Buka peti tawaran sebut

mungkin pada tarikh dan waktu yang ditetapkan.

Pembuka SebutHarga

harga

Beri nombor kod untuk setiapJawatankuasa •

dokumen tawaran sebut harga yang diterima.

Pembuka SebutHarga

Bed nombor kod

Tandatangan ringkas pada lembaran yang menyatakan Jawatankuasa

•

harga dan pada apa-apa pindaan tulisan atau ditaip bertindih dalam tawaran sebut harga

Pembuka SebutHarga

Tandatangan ringkas

Rekod nama penyebut harga, kod penyebut harga, harga

JawatankuasaPembuka Sebut •

Rekod maklumat dalam

yang ditawarkan, tern pohsiap/tempoh penyerahan

dalam borang jadual sebut harga dan tandatangan borang tersebut.

Harga Borang Jadual Sebut Harga

Asingkan sampul tawaran harga dan tawaran teknikal. Jawatankuasa

Pembuka Sebut Asing sampul tawaranBagi sebut harga kerja,tawaran dikemukakan dalam satu (1) sampul surat berlakri sahaja.

Harga harga dan tawaran teknikal.

Sahkan penyebut harga telah Jawatankuasa •

mengemukakan sem ua Pembuka Sebut Sahkan dokumen yang

dokumen yang diperlukan seperti dalam Senarai

Harga dikemukakan oleh penyebut h a r g a .

Semakan.

BAB 11 - PEROLEHAN



Buat penilaian harga dan teknikal ke atas semua sebut harga yang diterima.

Sedia dan tandatangan laporan penilaian harga dan teknikal.

Sedia dan tandatangan kertas taklimat sebut harga setelah laporan penilaian sebut harga diterima.

Adakan mesyuarat bagi menimbang sebut harga yang dikemukakan oleh penyebut harga.

Pilih sebut harga yang paling menguntungkan sekolah.

Catat perbincangan dan keputusan Jawatankuasa Sebut Harga dalam minit dan ditandatangani. Asas-asas pemilihan sebut harga hendaklah dicatatkan dengan jelas

AhliJawatankuasaPenilaian Sebut

Harga

AhliJawatankuasaPenilaian Sebut

Harga

Urusetia SebutHarga

JawatankuasaSebut Harga



Buat penilaian sebut harga

Kerja /pedthidmatanBekalan

atauBekalan I

oerkhidmat

•

kerja?

•Sedia dan

tandatangan laporanpenilaian sebut harga

Sedia dan tandatanganlaporan penilaian harga

dan teknikal

I I

•Sedia kertas taklimat sebut

harga

Adakan mesyuarat

•Pilih sebut harga paling

menguntungkan

Catat dan tandatangan minit

mesvuarat

BAB 11 - PEROLEHAN



Keluarkan Pesanan Sekolah kepada penyebut harga terpilih

Semak bekalan/perkhidmatan yang telah diterima.

Kern balikan bekalan kepada pembekal / minta pembekal sem purnakan perkhidmatan. (sekiranya bekalan tidak mengikut spesifikasi)

Pastikan pembekal menandatangan perakuan mengenai mutu dalam ruang salinan asal Pesanan Sekolah yang dikembalikan.

Sahkan pesanan yang diterima dengan menandatangan pada ruang perakuan terima barang.

Daftar dan simpan barang- barang yang diterimamelainkan barang-barang untuk kegunaan terus seperti bahan mentah masakan

Pastikan pembekal mengemukakan bil/invois untuk tujuan bayaran.

PengurusSekolah

Pegawai yangmemesan

Pegawai yangmemesan

Pegawai yangmemesan

Pegawai yangmemesan

Pegawai yangmemesan

Pegawai yangmemesan

0lir

Keluarkan PesananSekolah kepada

pembekal

•Semak bekalan /

perkhidmatan yangditerima •

M e n g i k u t T i d a k Pembekal

Ya

Pastikan pembekalmenandatanganperakuan mutu

•Sahkan pesanan yang

diterima

•Daftar dan simpan

bekalan/aset

•Pastikan

pembekalmenngemukakan

bil/invois

•[

Tamat

166166166

Babl2 I PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN

12.1 PENDAHULUAN

Pengurusan aset alih wajar diberi keutamaan oleh sekolah kerana is adalah

aspek penting dalam pengurusan kewangan sekolah. Sekolah hendaklah

memastikan pengurusan aset alih kerajaan dilaksanakan secara teratur, cekap

dan berkesan mengikut tatacara yang telah ditetapkan.

12.2 DEFINISI

12.2.1 Aset bermaksud harta benda kepunyaan atau milikan atau di bawah

kawalan Kerajaan yang dibeli atau yang disewa bell dengan wang

Kerajaan, yang diterima melalui sumbangan atau hadiah atau diperolehi

melalui proses perundangan.

12.2.2 Aset Alih bermaksud aset yang boleh dipindahkan dari satu tempat ke

satu tempat lain termasuk aset yang dibekalkan atau dipasang bersekali

dengan bangunan.

12.3 JAWATANKUASA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN

12.3.1 Sekolah hendaklah menubuhkan satu Jawatankuasa Pengurusan Aset

Alih Kerajaan (JKPAK) yang dipengerusikan oleh Pengurus Sekolah

untuk menyelaras pelaksanaan pengurusan aset alih.

12.3.2 Mesyuarat JKPAK perlu diadakan sekurang-kurangnya satu (1) kali

dalam tempoh tiga (3) bulan dan hasil mesyuarat hendaklah dilaporkan

kepada Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun Sekolah.

Agenda Mesyuarat JKPAK merangkumi:

167167

Babl2 I PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN

a.Kedudukan semasa Aset Alih Kerajaan

b.Laporan Hasil Pemeriksaan Aset

c.Laporan Tindakan Pelupusan

d.Laporan Tindakan Surcaj/Tatatertib; dan

e.Masalah-masalah berkaitan dengan pengurusan aset.

12.3.3 Pengurus Sekolah bertanggungjawab menamakan pegawai-pegawai

yang hendak dilantik oleh Pegawai Pengawal melalui PPD ke JPN dan

seterusnya kepada Kementerian:

f.Seorang Pegawai Aset

g.Dua (2) orang Pegawai Pemeriksa

h.Dua (2) orang Lembaga Pemeriksa (KEW PA-15)

12.4 PELAKSANAAN PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN

Semua sekolah dikehendaki mematuhi Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun

2007 berkaitan dengan Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan. Penggunaan

tatacara ini juga tertakluk kepada pekeliling, surat pekeliling dan garis panduan

yang sedang berkuatkuasa.

168168

Babl3 I PENGURUSAN STOR13.1 PENDAHULUAN

Sistem pengurusan stor yang cekap dan berkesan perlu bagi memastikan

pengawasan, penggunaan, pembaikan serta pergerakan stok kerajaan adalah

teratur dan selamat.

13.2 DEFINISI

13.2.1 STOR

Stor ialah tempat bagi melaksanakan penerimaan, perekodan,

penyimpanan, penyelenggaraan, pengendalian dan pengeluaran stok.

13.2.2 STOK

Stok bermaksud barang-barang belum guna dan perlu disimpan untuk

tu juan operas i a tau penye lenggaraan te rmasuk beka lan

pejabat, ubat-ubatan, alat ganti, keselamatan, makmal, bengkel,

dokumen atau buku yang dikawal dan sebagainya.

13.2.3 BEKALAN PEJABAT (BARANG GUNAHABIS)

Bekalan pejabat terdiri daripada semua barang yang mana setiap

satunya bernilai rendah dan t idak ekonomik untuk dikesan

penempatannya secara satu persatu. Antara contoh bekalan pejabat

adalah :-

a.alat tulis cth: kertas, pen, pensil

b.peralatan sukan cth : bola tangkis, bola hoki

c.peralatan makmal cth : tabung uji, kanta pembesar

d.alatan keperluan Kemahiran Hidup cth : kayu, bateri,

e.testpen, sudu, garpu

f.buku rujukan guru

Pekeliling Perkhidmatan Bil 5/2007

169169

Babl3 I PENGURUSAN STOR13.2.4 PENGURUSAN KAWALAN STOK

Kawalan Stok adalah bertujuan memastikan stok pada paras keperluan

yang sesuai dapat disediakan untuk memenuhi keperluan pelanggan

pada setiap masa. Bagi tujuan tersebut penggunaan ruang simpanan,

kos memesan, harga pembelian dan modal yang terlibat hendaklah

diambil kira supaya stok berlebihan dan pembaziran dapat dielakkan.

13.3 KATEGORI STOR SEKOLAH

Stor sekolah dikategorikan sebagai stor unit yang menyimpan dan membekal

barang-barang untuk keperluan jangka pendek atau guna terus bagi tujuan

operasi dan penyelenggaraan kepada pelanggan akhir.

13.4 PELAKSANAAN PENGURUSAN STOR

Semua sekolah dikehendaki mematuhi Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun

2009 berkaitan dengan Tatacara Pengurusan Stor Kerajaan. Penggunaan

tatacara ini juga tertakluk kepada pekeliling, surat pekeliling dan garis panduan

yang sedang berkuatkuasa.

170170170

Bab 14 I BANTUAN PERSEKOLAHAN

14.1 PENDAHULUAN

14.1.1 Bantuan Persekolahan adalah wang atau barangan yang

diperuntuk dan diagihkan kepada sekolah untuk murid bagi menampung

keperluan pengajaran dan pembelajaran, pembekalan makanan

bermasak atau bahan makanan mentah bagi murid prasekolah dan

asrama serta membiayai persekolahan murid.

14.1.2 Dua (2) kategori Bantuan Persekolahan:

a.Bantuan Persekolahan berdasarkan Per

Kapita Murid adalah wang atau barangan yang diperuntuk

dan diagihkan kepada sekolah yang mana penerima

manfaatnya merupakan semua murid warganegara Malaysia

yang bersekolah di Sekolah Kerajaan dan Sekolah Bantuan

Kerajaan.

Bantuan ini bertujuan untuk menampung keperluan pengajaran

dan pembelajaran, pembekalan makanan bermasak atau bahan

makanan mentah bagi murid prasekolah dan asrama, contohnya

Bantuan Per Kapita, Bantuan Makanan Asrama dan Bantuan

Makanan Prasekolah.

b.Bantuan Persekolahan berdasarkan

kriteria/kelayakan ibu bapa/penjaga adalah bantuan

yang diberi bagi membantu menampung keperluan murid serta

membiayai persekolahan. Bantuan yang diberikan kepada

murid sekolah termasuklah Rancangan Makanan Tambahan

(RMT), Bantuan Kumpulan Wang Amanah Pelajar Miskin

(KWAPM) dan lain-lain bantuan yang ditetapkan dari semasa ke

semasa.

14.1.3 Jenis-jenis Bantuan Persekolahan adalah sepertimana yang digariskan

dalam Pekeliling/Surat Pekeliling yang dikeluarkan oleh Bahagian

Kewangan, KPM.

171171

Bab 14 I BANTUAN PERSEKOLAHAN

14.1.4 Peruntukan ini perlu diakaunkan ke dalam Buku Tunai KWK di bawah

lajur yang telah ditetapkan.

Bab 15 I MAJALAH SEKOLAH DAN BAHAN MULTIMEDIA

15.1 PENDAHULUAN

15.1.1 Majalah Sekolah

Majalah sekolah adalah merupakan penerbitan dalam apa-apa bahasa

yang mengandungi berita, risikan, laporan kejadian, ulasan,

pemerhatian dan komen yang disumbangkan oleh murid-murid dan

guru-guru. Tempoh penerbitan majalah sama ada secara berkala atau

tidak. Majalah sekolah ini tidak termasuk pengumuman atau notis

tentang aktiviti rutin sekolah.

15.1.2 Bahan Multimedia

Bahan multimedia adalah semua bahan yang dihasilkan oleh media

elektronik.

15.2 PELAKSANAAN PROJEK MAJALAH DAN BAHAN MULTIMEDIA

SEKOLAH

15.2.1 Projek ini merupakan salah satu aktiviti sekolah.

15.2.2 Pihak sekolah hendaklah mengikut peraturan yang sedang

berkuatkuasa mengenai kutipan untuk melaksanakan penerbitan

majalah dan bahan multimedia. Permohonan penerbitan majalah

hendaklah menyatakan bentuk penerbitan majalah sama ada berbentuk

buku, cakera padat atau lain-lain bentuk yang bersesuaian.

SP Pentadbiran BPSG Bi1.2192 — kuasamemungut yuran

15.2.3 Kutipan yuran majalah daripada murid, kutipan bayaran pengiklanan

dan sumbangan lain bagi penerbitan majalah dan bahan multimedia

hendaklah diakaunkan dalam Buku Tunai Kumpulan Wang SUWA di

bawah lajur Pelbagai dengan menyelenggarakan Akaun Subsidiari

butiran Majalah.

Perenggan 8(2) (c) — Peraturan Pendidikan (Majalah Sekolah dan Bahan Multimedia)'SPK 1/2003

173173173

Bab 15 IMAJALAH SEKOLAH DAN BAHAN MULTIMEDIA

15.2.4 Pembiayaan penerbitan majalah dan bahan multimedia hendaklah

menggunakan wang yang dikutip khas untuk tujuan majalah dan bahan

multimedia sahaja.

15.2.5 Penerbitan serta pengedaran majalah dan bahan multimedia hendaklah

dibuat dalam tahun yuran majalah dikutip dalam bentuk yang telah

diluluskan.

15.2.6 Perubahan bentuk penerbitan majalah sekolah hendaklah mendapat

kebenaran daripada Pengurus Sekolah dan dimaklumkan kepada

Pendaftar.

15.2.7 Kos penerbitan hendaklah dijelaskan dalam tahun bayaran majalah

dikenakan ke atas murid.

15.3 PANDUAN PELAKSANAAN PROJEK MAJALAH DAN BAHAN

MULTIMEDIA SEKOLAH

Panduan Pelaksanaan Projek Majalah dan Bahan Multimedia Sekolah adalah

seperti yang digariskan dalam Peraturan-peraturan Pendidikan (Majalah

Sekolah Dan Bahan Multimedia), Akta Pendidikan 1996.

174174

Bab 16 I PINDAH PERUNTUKAN16.1 PENDAHULUAN

Pindah peruntukan diperlukan jika sesuatu kumpulan wang/peruntukan/butiran dalam

Buku Tunai tidak mencukupi untuk menampung sesuatu perbelanjaan yang tidak

dapat dielakkan. Proses tersebut melibatkan dua transaksi iaitu peruntukan yang

hendak ditambah dan peruntukan yang hendak dikurangkan.

16.2 BIDANG KUASA

Kuasa meluluskan pindah peruntukan antara kumpulan wang/peruntukan/ butiran dan

borang yang digunakan adalah seperti berikut:

BIL

PINDAH PERUNTUKAN YANG DIBENARKAN

BIDANG

KUASA

MELULUS

BORANG

1. Kumpulan Wang Kerajaan :

·Di antara kumpulan bantuan Per Kapita

(PCG) mata pelajaran - Teras, Wajib,

Tambahan/Bahasa Asing dan Elektif.

Nota: Pindah Peruntukan diantara mata

pelajaran Sains, Matematik dan Bahasa

Inggeris kepada mata pelajaran lain hendaklah

mendapat persetujuan daripada Ketua

Bidang/Panitia


(PCG) bukan mata pelajaran - LPBT/LPK,

Bimbingan dan Kaunseling dan Pusat Sumber.


(PCG)

mata pelajaran dan bukan mata pelajaran.

·Di antara elaun / bantuan di bawah

Program Kelas Dewasa Ibu Bapa Orang Asli dan

Penan (KEDAP) kecuali Elaun Guru

Pengurus Sekolah

Ketua PTJ

Ketua PTJ

Pengurus

Sekolah/

PPD

Borang VPCG

SPK 8/2010

SPK 7/2008

175175

Bab 16 I PINDAH PERUNTUKAN

BIL PINDAH PERUNTUKAN YANG DIBENARKANBIDANGKUASA

MELULUSBORANG

Di antara peruntukan dalam Kumpulan Wang

SUWA

Ketua PTJLampiran 16-2

Di antara peruntukan dalam Kumpulan Wang

Asrama


Dad Kumpulan Wang SUWA ke Kumpulan Wang

Kerajaan


Dari Kumpulan Wang SUWA ke Kumpulan Wang

Asrama

Ketua PTJ

Lampiran 16-2

16.3 PINDAH PERUNTUKAN YANG TIDAK DIBENARKAN

Pindah peruntukan seperti berikut adalah tidak dibenarkan:

BIL.PINDAH PERUNTUKAN YANG TIDAK DIBENARKAN

Dari Kumpulan Wang Kerajaan ke Kumpulan Wang SUWA

Dari Kumpulan Wang Kerajaan ke Kumpulan Wang Asrama

Dari Kumpulan Wang Asrama ke Kumpulan Wang Kerajaan

Dad Kumpulan Wang Asrama ke Kumpulan SUWA

176176

Bab 16 I PINDAH PERUNTUKAN16.4 TATACARA PINDAH PERUNTUKAN

16.4.1 Sebelum tindakan pindah peruntukan dibuat, Pengurus Sekolah

hendaklah mengambil perhatian terhadap perkara-perkara berikut:

a.Buku Tunai hendaklah dikemaskini.

b.Baki butiran yang hendak dikurangkan mesti mencukupi

bagi membiayai perbelanjaan sehingga hujung tahun.

c.Permohonan pindah peruntukan hanya dibuat bagi

menampung perbelanjaan yang tidak dapat dielakkan dan

mendesak.

16.4.2 Sebarang pindahan peruntukan yang telah dipindah keluar tidak

dibenarkan dipindah masuk semula atau sebaliknya dalam tahun

kewangan semasa.

16.4.3 Permohonan pindah peruntukan hendaklah menggunakan borang

permohonan yang berkaitan.

16.4.4 Borang Permohonan pindah peruntukan yang diluluskan oleh Pengurus

Sekolah (Lampiran 16-1) hendaklah diisi dalam tiga (3) salinan di

mana:-

d.Dokumen asal disimpan di sekolah berkenaan.

e.Salinan kedua dihantar ke Pejabat Ketua PTJ.

f.Salinan ketiga dihantar ke Pejabat Audit Sekolah Negeri

yang berkenaan.

177177

Bab 16 I PINDAH PERUNTUKAN■

16.4.5 Permohonan pindah peruntukan yang memerlukan kelulusan Ketua

PTJ, pihak sekolah perlu melengkapkan borang permohonan dalam

empat (4) salinan. Tiga (3) salinan dikemukakan kepada Ketua PTJ

untuk kelulusan dan satu (1) salinan difailkan di sekolah. Selepas

permohonan diluluskan, Ketua PTJ akan mengambil tindakan berikut:-

a.Dokumen asal dipulangkan kepada pihak sekolah berkenaan.

b.Salinan kedua dihantar kepada Pejabat Audit Sekolah Negeri

yang berkenaan.

c.Salinan ketiga disimpan di Pejabat Ketua PTJ.

16.4.6 Bagi pindah peruntukan antara Kumpulan Wang yang berbeza,

tindakan berikut perlu diambil oleh sekolah:-

d.Sediakan Baucar Bayaran dan cek bagi peruntukan

Kumpulan Wang yang dikurangkan mengikut tarikh kelulusan

diperolehi.

e.Keluarkan Resit Rasmi Pejabat (RP.01) bagi peruntukan

Kumpulan Wang yang ditambah.

16.5 TATACARA MENGAKAUN PINDAH PERUNTUKAN

16.5.1 Sekolah hendaklah mengambil tindakan segera untuk mengakaunkan

pindah peruntukan tersebut di dalam Buku Tunai.

Contoh:

Pada bulan Julai 20xx, pihak sekolah telah memohon untuk membuat

pindah peruntukan sebanyak RM1,000.00 dari peruntukan Teras ke

Wajib. Pengurus Sekolah telah memberi kelulusan pada bulan Ogos

20xx.

178178

Bab 16 I PINDAH PERUNTUKANBerikut adalah pelarasan dalam Buku Tunai:-

BUTIRAN

PERUNTUKAN

BAYARAN

Jumlah Dikurangkan

(RM)

TERIMAAN

Jumlah Ditambah

(RM)

Teras 1,000.00

Wajib 1,000.00

16.4.2 Pelarasan untuk amaun yang telah dipindahkan hendaklah diambilkira

dalam Penyata Penerimaan dan Pembayaran serta Penyata

Pendapatan dan Perbelanjaan pada akhir tahun kewangan seperti

berikut :-

(a) Di dalam Penyata Penerimaan dan Pembayaran RM1,000.00

dicatatkan sebagai penerimaan di lajur Wajib dan sebagai

pembayaran di lajur Teras.

Penyata Penerimaan dan Pembayaran

Bald awal

Penerimaan

Wajib 1,000.00

Pembayaran

Teras 1,000.00

Bald Alchir

179179

Bab 16 I PINDAH PERUNTUKANb.Amaun pindah peruntukan (Wajib) yang telah ditambah

hendaklah diambilkira sebagai pendapatan.

c.Amaun pindah peruntukan (Teras) yang telah dikurang

hendaklah diambilkira sebagai perbelanjaan.

Penyata Pendapatan dan Perbelanjaan

Pendapatan

Wajib 1,000.00

Perbelanjaan

Teras 1,000.00

Jumlah

Lampiran 16-1Lampiran 16-1

PERMOHONAN PINDAH PERUNTUKANBANTUAN PER KAPITA (PCG)

Nama Sekolah

Kod Sekolah

BUTIRAN PERUNTUKAN

JUMLAHDIKURANGKAN

(RM)JUMLAH DITAMBAH

(RM)

JUMLAH

1. ANALISIS BUTIRAN PERUNTUKAN YANG HENDAK

DITAMBAH BUTIR-BUTIR ANGGARAN TAHUN SEMASA :

(Nyatakan Tahun)

a.Baki pada 1 Januari RM

b.Peruntukan semasa RM

c.Tambah (pindah peruntukan) RM

d.Peruntukan dipinda (a+b+ c) RM

e.Perbelanjaan pada tarikh permohonan ini RM

f.Tanggungan yang belum selesai RM

g.Tanggungan yang diperlukan masa depan RM

h.Jumlah dikehendaki sekarang untuk tahun ini (e+f+g) RM

i.Sebab — sebab peruntukan tambahan dikehendaki dan asas-asas pengiraan j urn lah nya:


DIKURANGKAN BUTIR-BUTIR ANGGARAN TAHUN SEMASA :

(Nyatakan Tahun)a.Baki pada 1

Januari

b.Peruntukan Semasa

RMRM

Lampiran 16-2

c.Pengurangan (Pindah Peruntukan) RM

d.Peruntukan dipinda (a+b-c) RM



g.Baki (d-e-f) RM

h.Sebab-sebab peruntukan dikurangkan dan asas pengiraan jumlahnya.

Tarikh •

Tandatangan Ketua Bidang / Panitia

(UNTUK KEGUNAAN PENGURUS

SEKOLAH) PINDAHAN DILULUSKAN / TIDAK DILULUSKAN

Guru Besar / Pengetua

Lampiran 16-2

PERMOHONAN PINDAH PERUNTUKANKUMPULAN WANG SEKOLAH

Nama Sekolah

Kod Sekolah

KUMPULAN WANGSEKOLAH

BUTIRANPERUNTUKAN

JUMLAHDIKURANGKAN(RM)J U M L A H DITAMBAH

(RM)

JUMLAH


DITAMBAH BUTIR-BUTIR ANGGARAN TAHUN SEMASA :

(Nyatakan Tahun)

a.Baki pada 1 Januari RM

b.Peruntukan semasa RM

c.Tambah (pindah peruntukan) RM

d.Peruntukan dipinda (a+b+ c) RM



g.Tanggungan yang diperlukan masa depan RM

h.Jumlah dikehendaki sekarang untuk tahun ini (e+f+g) RM

i.Sebab — sebab peruntukan tambahan dikehendaki dan asas-asas pengiraan j urn lah nya:


DIKURANGKAN BUTIR-BUTIR ANGGARAN TAHUN SEMASA : (Nyatakan

Tahun)a.Baki pada 1

Januari

b.Peruntukan Semasa

RMRM

c.Pengurangan (Pindah Peruntukan) RM

d.Peruntukan dipinda (a+b-c) RM



g.Baki (d-e-f) RM

h.Sebab-sebab peruntukan dikurangkan dan asas pengiraan jumlahnya.

Tarikh •

Tandatangan Pengurus sekolah

(UNTUK KEGUNAAN KETUA PUSAT

TANGGUNGJAWAB) PINDAHAN DILULUSKAN / TIDAK

DILULUSKANPegawai Yang Meluluskan

Bab 17 I TAKRIFANBerikut adalah senarai takrif istilah yang digunakan dalam Tatacara ini:

Bil Perkara Takrifan

AP Arahan Perbendaharaan

ABT Akaun Belum Terima

ABB Akaun Belum Bayar

4 Baki b/h Baki yang akan di bawa ke tahun/bulan hadapan atau ke mukasurat berikutnya.

Baki b/b Baki bawa ke bawahdari tahun/bulan atau

mukasurat sebelumnya.Cek Dokumen perintah bertulis kepada pihak bank

bagi membayar sejumlah wang atas arahan/permintaan daripada pemegang akaun semasa

Cek Tamat Tempoh Cek yang tidak ditunaikan selepas 3 bulan daripada tarikh cek dikeluarkan

Deposit diterima Wang yang diterima oleh sekolah bagi sesuatu maksud di bawah mana-mana undang-undang atau perjanjian dan dibayar balik apabila maksud tersebut telah dicapai.

Deposit dibayar Wang yang dibayar oleh sekolah bagi sesuatu maksud di bawah mana-mana undang-undang atau perjanjian dan diterima semula apabila maksud tersebut telah dicapai

DKS Dokumen Kewangan Sekolah

Ketua PTJ Ketua Pusat Tanggungjawab Sekolah

(i) Pengarah Bahagian PengurusanSekolah

Berasrama Penuh dan Sekolah Kecemerlangan bagi Sekolah Berasrama Penuh.

ii.Pengarah Bahagian Sukan bagi Sekolah Sukan

iii.P

en

gar

ah

Ba

ha

gia

n

Ko

kur

ikul

um

da

n

Ke

sen

ian

18

4

185185185

bagi Sekolah Seni

iv.Pengarah Bahagian Pendidikan Teknik dan Vokasional bagi Sekolah Menengah Teknik dan Sekolah Menengah Vokasional

v.Pengarah Bahagian Pendidikan Khas bagi Sekolah Pendidikan Khas; dan

vi.Pengarah Pelajaran Negeri bagi Prasekolah, Sekolah Rendah, Sekolah Menengah dan Program Pendidikan Khas Integrasi di Sekolah Rendah dan Menengah harian.

vii.Pengarah Bahagian Pendidikan Islam bagi Sekolah Agama Bantuan Kerajaan

12.KPT

Ketua Pembantu Tadbir

13.MAMPU

Unit Pemodenan Tadbiran dan PerancanganPengurusan Malaysia

14.Pejabat Perakaunan Jabatan Akauntan Negara Malaysia Negeri/Cawangan dan Bahagian Akaun, KPM.

15.P I B G

Persatuan Ibu Bapa dan Guru

16.PKK Pusat KhidmatKontraktor,Kementerian

Pembangunan Usahawan.

17.Pegawai Pengawal

Ketua Setiausaha , KPM

18.Pegawai Perakaunan Pegawai awam yang bertanggungjawab bagi memungut, menerima atau mengakaun wang awam; atau membelanja/membayar apa-apa wang awam; atau menerima, menyimpan, mengeluar, melupus atau mengakaun aset awam.

19.Pendaftar

Pengarah Jabatan Pelajaran Negeri

20.Penghutang

Pihak yang berhutang dengan sekolah

21.Pengurus Sekolah

Pengetua/Guru Besar; atauPegawai yang diberi kuasa secara bertulis untuk menjalankan tugas sebagai Pengetua/Guru Besar semasa ketiadaannya

186186

Pemungut Pengetua/Guru Besar

Pemiutang Pihak yang memberi kredit atau memberi hutang kepada sekolah.

PP Pekeliling Perbendaharaan

PT Pembantu Tadbir

PTJ Pusat Tanggungjawab

Resit Dokumen rasmi bagimemperakukan setiapterimaan.

Sekolah Kurang Sekolah yang bilangan muridnya kurang daripada

Murid (SKM) 150 murid

SPBPP & B Surat Pekeliling Pentadbiran Bahagian PendaftaranSekolah Dan Guru, KPM.(Nama lama bagi salah satu bahagian dalam KPM)

SPI Surat Pekeliling Ikhtisas

SPK Surat Pekeliling Kewangan yang dikeluarkan olehBahagian Kewangan, Kementerian PelajaranMalaysia

SPKA Surat Pekeliling Kewangan dan Akaun, KementerianPelajaran Malaysia

SPP Surat Pekeliling Perbendaharaan

Tahun Kewangan Tempoh perakaunan yang bermula dari 1 Januari dan berakhir pada 31 Disember tahun yang sama

Vot Sejumlah peruntukan yang diakaunkandalam

akaun PTJ

BAHAGIAN AKAUNKEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIAAras 8, 10 & 11, Blok E12, Kompleks E

Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan62604 Putrajaya

Tel: 03-8884 6000 Faks: 03-8888 6240 / 8872 1427Web: http://www.moe.goy.my/ba

buku tatacara kws_2012

Documents