bahagian 3 kawalan perbelanjaan

ICQ Versi 1/2012

1

BAHAGIAN 3

KAWALAN PERBELANJAAN

PTJ: ………………………………………………….

Tempoh Pengauditan: ………………………….

Disediakan Oleh :

Nama: …………………………………………….

Tarikh: …………………………………………….

Disemak Oleh :

Nama: …………………………………………….

Tarikh: ..………………………………………….

ICQ Versi 1/2012

2

BAHAGIAN 3

KAWALAN PERBELANJAAN

Tujuan : (i) Untuk menentukan sama ada Jabatan/PTJ menguruskan peruntukannya

dengan cekap , berhemat dan mengikut peraturan. (ii) Untuk menentukan sama ada semua perbelanjaan bagi mengurus dan

pembangunan telah di lulus dan dilakukan mengikut maksud yang ditentukan serta diperakaunkan dengan betul dan kemas kini.

Peraturan : 1. Akta Acara Kewangan 1957 2. Arahan Perbendaharaan 11,16,20-21,53-59,92-103,111-113,131,156-163,164-

202 dan 309 3. Panduan Pengguna eSPKB 4. Pekeliling Perbendaharaan:

Bil. 11/1992 - Garis panduan Untuk Pelaksanaan Sistem Penyelenggaraan Dan Penyesuaian Buku Vot Secara Berkomputer.

Bil. 1/2007 - Anggaran Perbelanjaan 2007. Bil. 5/2004 – Penjenisan Kod Bagi Hasil Dan Perbelanjaan Bil. 3/2003 – Kadar dan Tuntutan Elaun Perjalanan Rasmi Bil. 3/2005 – Kadar dan Syarat Tuntutan Elaun Semasa Berkursus Kecuali

Kursus Pra-Perkhidmatan Bil. 8/2009 – Pengurusan Pembayaran Di Bawah Arahan Perbendaharaan 59 Bil. 4/2002 – Penurunan Kuasa Perbendaharaan Kepada Pegawai Pengawal

Bagi Meluluskan Pembelian Harta Modal 5. Surat Pekeliling Perbendaharaan:

Bil. 20/1980 - Improper Payment. Bil. 2/1986 - Laporan Bulanan Perbelanjaan Mengurus Dan Perbelanjaan

Pembangunan Kerajaan Persekutuan. Bil. 12/1990 – Pindaan Kepada Arahan Perbendaharaan 93(i) & (ii), 99(e)(i),

102(a) dan 107

ICQ Versi 1/2012

3

Bil. 8/1993 - Pindaan PP Bil. 8/1987 Bertajuk “Garis panduan Untuk Penyelenggaraan Buku Dan Penyesuaian Buku Vot”.

Bil. 2/1999 - Lembaga Perolehan dan Jawatankuasa Sebut Harga. Bil. 4/2000 - Pengecualian Istimewa Daripada Peraturan Biasa Perolehan

Kerja. Bil. 5/2003 - Pelaksanaan Perolehan Kerajaan Melalui Sistem e-Perolehan. Bil. 12/2007 - Had Nilai Dan Syarat-syarat Pembelian Terus Bagi Bekalan Dan

Perkhidmatan. Bil. 5/2009 – Tatacara Pengurusan Perolehan Kerajaan Secara Sebut Harga Bil. 5/2007 – Tatacara Pengurusan Perolehan Kerajaan Secara Tender Bil. 3/2009 – Tatacara Pengurusan Perolehan Kerajaan Secara eBidding

Melalui Sistem ePerolehan Bil. 5/2011 – Pindaan kepada Senarai Penjenisan Kod Bagi Hasil Dan

Perbelanjaan Bil. 8/2010 – Pindaan kepada Elaun Bertugas Rasmi

7. Surat Pekeliling KSU, KKM:

Had Nilai Sebut Harga PT 2 Sabah dan Sarawak. Bil. 9/2005 - Urusan Perolehan KKM bagi tahun 2006.

8. Surat Pekeliling Bahagian Akaun KKM:

Bil. 2/1992 - Sistem Perakaunan Untuk Sistem Bayaran Pukal. Bil. 7/1991 - Pelaksanaan Sistem Bayaran Pukal – STM. Bil. 6/1990 - Pembayaran-pembayaran Di Bawah A.P 58 (a). Bil. 3/1981 - Penyelenggaraan Daftar Bil/Bayaran Bagi Elektrik Dan Telefon. Bil. 2/1997 - Pengendalian Akaun Deposit Untuk Terimaan/Bayaran Cagaran

Hospital Kod 76302 dan 76303. Bil. 3/1986 - Panduan Bagi Mengeluarkan Waran Peruntukan Kecil Dan

Mengakaunkannya. Bil. (21) dlm. KKA/173/PA/286A Jld.4 - Arahan Operasi Pejabat Perakaunan

Bil. 4/2003 Tatacara Pengendalian Dokumen Kewangan Sistem eSPKB. Bil. 10/2005 - Prosedur Berkenaan Pindaan Proses Penyediaan Waran

Peruntukan Asal/Tambahan/Pindahan/Viremen/Ditarik balik/Kecil. 9. Surat Pekeliling Kewangan KKM:

Bil. 1/2008 - Garis Panduan Mengenai Bayaran Lebih Masa 10. Surat Pekeliling Akauntan Negara:

Bil. 1/2008 – Peraturan Proses Penyediaan Baucar 11. Surat Pekeliling Am Jabatan Perdana Menteri

Bil. 3/2011 – Permohonan Kelulusan Penyewaan Ruang Pejabat Di Premis Bukan Milik Kerajaan

ICQ Versi 1/2012

4

12. Surat Edaran Bahagian Akaun :

Bil. 19/2008 – prosedur pembayaran bil dan tuntutan 13. Surat Arahan Perbendaharaan :

S/K.KEW/PK/PP/1100/000000/10/31 Jld. 29 SK.2 (13) Dokumen Yang Perlu Diminta, Disemak dan Disahkan : (i) Buku Vot Berkomputer/Manual/Daftar Kawalan Harian. (ii) Laporan Perbelanjaan Bulanan. (iii) Daftar Pembayaran. (iv) Penyata Penyesuaian Perbelanjaan. (v) Laporan Terperinci Perbelanjaan (C231). (vi) Daftar Bil dan Bil-Bil Dalam Tangan. (vii) Daftar Khas Utiliti. (viii) Fail Flimsi (Pukal). (ix) Pesanan Tempatan. (x) Baucar Bayaran (xi) Daftar Baucar dan Daftar Kelompok Bayaran (xii) Senarai Nama Jawatankuasa Pembuka dan Jawatankuasa Pemilih Sebut harga (xiii) Daftar Sebut harga (xiv) Fail Sebut harga (xv) Buku Panjar Wang Runcit (Kew. 249A – Pin. 1/94) (xvi) Baucar Kecil (Kew.50) (xvii) Surat kelulusan mengadakan panjar dengan amaun yang dibenarkan (xviii) Surat kuasa anggota yang mengendalikan panjar (xix) Sijil Panjar Wang Runcit

Jika melaksanakan eSPKB, dokumen lain diperlukan : (i) Lantikan bertulis Authorised Personel dan peranannya (ii) Fail Borang Permohonan Kad Pintar (iii) Daftar/Senarai Kad Pintar (iv) Laporan BV141 – Senarai Pengguna Mengikut Jabatan (v) Senarai anggota yang diberi capaian Modul Had Kuasa Berbelanja dan had

berbelanja maksimum (vi) Laporan Buku Vot BV381 (vii) Laporan BAS C231 (viii) Laporan Penyata Penyesuaian (BV500-BV505) (ix) Laporan Daftar Bil (BV340) (x) Laporan BV341(Bil Belum Jelas) (xi) Laporan Perbelanjaan Mengurus (BV551M) (xii) Laporan Perbelanjaan Pembangunan (BV551P) (xiii) Borang Permohonan Perolehan Bekalan/Perkhidmatan

ICQ Versi 1/2012

5

Soal Selidik Ya Tidak Ulasan

3.1 KAWALAN PERAKAUNAN

3.1.1 Buku Vot eSPKB (BV381)

[[Arahan Perbendaharaan 95 & Pekeliling Perbendaharaan Bil.11 Tahun 1992, Panduan Pengguna eSPKB – AK0902]

(a) Adakah Buku Vot dicetak setiap pagi hari

bekerja.

(b) Perbelanjaan dan tanggungan dicatat dengan betul

(c) Adakah laporan yang dicetak disemak/ ditandatangani oleh Ketua Jabatan/

Pegawai Diberikuasa sekurang-kurangnya sebulan sekali. [A.P. 95(e)]

3.1.2 Laporan Perbelanjaan Bulanan

Mengurus/Pembangunan Mengikut Objek Kawalan (BV552M/P)

[Panduan Pengguna eSPKB – AK0902]

Dicetak dan dihantar ke Jabatan Kesihatan

Negeri/ Ibu Pejabat setiap bulan.

Lengkapkan Lampiran 1.

3.1.3 Laporan Terperinci Perbelanjaan (C231)

[Pek. Perbendaharaan Bil. 11/92]

(a) Pastikan Laporan Terperinci Perbelanjaan

Mengurus/Pembangunan diterima setiap bulan.

(b) Hendaklah dicop tarikh terima (bagi sistem

e-Laporan – notis buletin hendaklah dicetak setiap awal bulan) bagi menentukan

tempoh penghantaran Penyata Penyesuaian

Perbelanjaan ke Akauntan Negara. [Kawalan Dalaman] Lengkapkan Lampiran 2.

3.1.4 Penyata Penyesuaian Perbelanjaan

eSPKB

(a) Adakah Laporan Penyata Penyesuaian dicetak dalam masa sebulan dalam bulan

berikutnya.

ICQ Versi 1/2012

6


(b) Adakah laporan disemak, dicop dan

disahkan.

(c) Adakah laporan dihantar ke ANM dalam tempoh 14 hari selepas flimsi diterima.

3.2 PENGURUSAN PEMBAYARAN

3.2.1 Bil/Invois

(a) Bil/Invois dicop serta merta pada masa ianya diterima oleh setiap unit/bahagian

yang menerima bil/invois

[Surat Edaran Bahagian Akaun Bil. 19/2008 para 3.4.2]

(b) Adakah tarikh bil selepas barangan/

perkhidmatan/kerja dibekalkan/ diterima.

(c) Semua bil diperakui oleh pegawai tertentu

sebelum pembayaran dibuat

(d) Bil hendaklah dibayar dalam tempoh 14 hari dari tarikh ianya diterima oleh Jabatan.

[A.P 103(a)]

(e) Pembayaran bil/invois adalah tepat dan

betul

(f) Adakah tarikh terima yang di ‘key-in’ sama

dengan tarikh terima bil. Jika tidak lengkapkan Lampiran 3.

3.2.2 Laporan Daftar Bil (BV340)

[Panduan pengguna eSPKB – AK0902]

(a) Adakah BV340 dicetak setiap awal bulan

(b) Adakah BV340 disimpan serta difailkan

mengikut bulan. Diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini

(c) Adakah laporan tersebut disemak oleh pegawai bertanggungjawab setiap bulan

dan ditandatangani ringkas

(d) Laporan kelewatan bil (BV342) melebihi 14

hari dikemukakan ke Ibu Pejabat setiap bulan berserta alasan.

ICQ Versi 1/2012

7


3.2.3 Baucar Bayaran (Kew. 304)

[A.P. 99 – 102]. Jumlah Sampel: Sekurang-kurangnya 24 baucar -


(a) Baucar ditandatangani oleh pegawai yang

diberi kuasa

(b) Had Kuasa Berbelanja yang ditetapkan dalam sistem adalah selaras dengan

perwakilan kuasa menandatangani baucar yang diluluskan

(c) Baucar bayaran yang diluluskan tidak melebihi had kuasa berbelanja yang

dibenarkan

(d) Terdapat pengasingan tugas diwujudkan di

antara pegawai penyedia dan pelulus

(e) Pastikan tiada perkongsian kad pintar

(f) Baucar bayaran disokong dengan dokumen sokongan asal, lengkap dan sempurna

(g) Disediakan dengan lengkap dan mengikut siri.

(h) Pembayaran telah dibuat dengan betul dan

tepat

(i) Bayaran dibuat kepada penerima yang sah

(j) Adakah semua baucar bayaran ditulis

maklumat bayaran.

(k) Adakah baucar bayaran dan dokumen

sokongan dicop “TELAH DIBAYAR”

(l) Adakah semua baucar tersebut disimpan selamat, teratur dan mudah dikesan

3.2.4 Perbelanjaan Yang Memerlukan Kelulusan Khas

[Pekeliling Perbendaharaan Bil.4 Tahun 2002 & Arahan Perbendaharaan 58(a) dan 59, Pekeliling Perbendaharaan Bil.8 Tahun 2009]

ICQ Versi 1/2012

8


(a) Perolehan harta modal di bawah OS 35000

hanya diluluskan oleh Pegawai Pengawal

(b) Pembayaran di bawah AP 58a hanya dilakukan untuk perbelanjaan mengurus

sahaja

(c) Justifikasi pembayaran di bawah AP 58a

(d) Kelulusan Jabatan Akauntan Negara

Malaysia diperolehi bagi pembayaran di bawah AP58(a)

(e) Kelulusan Ketua Setiausaha Perbendaharaan (KSP) diperolehi sekiranya

Akauntan Negara tidak berpuashati ke atas pembayaran di bawah AP58(a)

(f) Kelulusan KSP diperolehi bagi pembayaran AP 58(a) yang tiada baki peruntukan

(g) Kelulusan Ketua Setiausaha Perbendaharaan (KSP) diperolehi bagi

pembayaran di bawah AP59(a)

(h) Siasatan dibuat dan Laporan dikemukakan

kepada KSP mengikut tempoh yang ditetapkan

(i) Tindakan pelarasan dibuat selepas mendapat kelulusan KSP mengikut tempoh

yang ditetapkan

(j) Buku Daftar AP59 diperiksa dan

ditandatangani setiap bulan oleh Pegawai Pengawal/Ketua Jabatan atau pegawai yang

diberikuasa

3.2.5 Bayaran Pukal

[Surat Pekeliling Akauntan Negara Malaysia Bil. 3 Tahun 2009 dan Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 12 Tahun 1990]

(a) Bil/invois bulanan bagi telefon/elektrik/air

/MAS/Air Asia/ Petronas/Shell telah diterima

dari Agensi Pukal dan disahkan oleh pegawai bertanggungjawab

ICQ Versi 1/2012

9


(b) Adakah bil asal telefon/elektrik/air/MAS/Air

Asia/ Petronas/ Shell dicop “TELAH DIBAYAR” pada bil-bil yang telah dibayar

bagi mengelakkan bayaran dua kali

(c) Adakah Laporan BP10 (Jurnal), BP11

(Baucar Bayaran), BP20 (Bil), BP21 (Laporan Terperinci Pembayaran Bil)

diterima/dicetak setiap bulan dan dicop terima serta difailkan secara teratur.

(d) Semak antara bil asal dengan flimsi pukal

(BP) [Surat Pek. Bhg Akaun KKM 2/1992]

(e) Jika terdapat kesilapan/perbezaan, tindakan pembetulan diambil dengan menyediakan

Jurnal Pelarasan

(f) Perbezaan dilaporkan kepada Pejabat

Perakaunan untuk tindakan selanjutnya

(g) Buku Vot/Laporan BV381 dikemaskini berdasarkan Laporan Terperinci

Pembayaran Bil setiap bulan

(h) Bayaran bagi sistem pukal adalah bagi

invois/bil tahun semasa. Bagi tunggakan invois/bil perlu diselesaikan oleh PTJ melalui

baucar berasingan

(i) Daftar Khas Utiliti (Air, Telefon, Elektrik)

disediakan dengan lengkap dan kemas kini. [Surat Pekeliling Perakaunan KKM Bil. 3/1981]

3.2.6 Sewaan Premis

(Surat Pekeliling Am Bil. 3 Tahun 2011,JPM)

(a) Pastikan permohonan penyewaan ruang pejabat hendaklah diisi menggunakan

borang Penyewaan Ruang Pejabat (JRP 1-

JRP 7) dan dihantar kepada urusetia Jawatankuasa Ruang Pejabat (JRP)

(b) Kementerian/Jabatan bertanggungjawab

menyediakan surat perjanjian ruang

pejabat setelah mendapat surat kelulusan daripada JRP

ICQ Versi 1/2012

10


(c) Surat perjanjian Penyewaan Ruang Pejabat

perlu disemak oleh pegawai yang bertanggungjawab untuk memastikan

perkara-perkara dasar telah diselesaikan dan mengemukakannya kepada pegawai

undang-undang di Kementerian/Jabatan

masing-masing sebelum ditandatangan.

(d) Tempoh penyewaan tidak melebihi 1 tahun

bagi Semenanjung, Wilayah Persekutuan Labuan, Sabah dan Sarawak surat

perjanjian penyewaan hendaklah

ditandatangani selaras dengan peruntukan dibawah Seksyen 2 Akta Kontrak Kerajaan

1949.

(e) Perjanjian Penyewaan melebihi 1 tahun bagi Negeri Sabah dan Sarawak hendaklah

ditandatangani oleh Pesuruhjaya Tanah Persekutuan (PTP), mengikut Pekeliling

PTP Bil. 1 Tahun 2008 bagi Negeri Sabah dan Pekeliling PTP Bil. 2 Tahun 2008 bagi

Negeri Sarawak. (Bagi Semenanjung akan

dirujuk kemudian kepada JPM)

(f) Kementerian/Jabatan bertanggungjawab

menyediakan satu rekod penyewaan ruang

pejabat bagi semua pejabat

(g) Tempoh penyewaan tidak melebihi 3 tahun

(h) Permohonan perlanjutan penyewaan perlu dikemukakan kepada urusetia JRP tidak

lewat daripada 2 bulan sebelum tempoh penyewaan asal tamat bagi Semenanjung

Malaysia dan Wilayah Persekutuan Labuan, sebelum tempoh pajakan kecil tamat bagi

Sabah dan Sarawak.

(i) Kadar sewa ruang pejabat tertakluk kepada nilai yang ditentukan oleh Jabatan

Penilaian Dan Perkhidmatan Harta

ICQ Versi 1/2012

11


3.3

PENGURUSAN PEROLEHAN

3.3.1 Pembelian Terus


(a) Adakah peraturan mengenai kaedah

perolehan secara pembelian terus seperti had nilai setahun sehingga RM50,000 bagi

setiap jenis item, kelayakan (mana-mana pembekal yang berdaftar atau tidak

berdaftar dengan Kementerian Kewangan) dan sama ada bertaraf Bumiputera atau

bukan dipatuhi. [A.P. 173.1]

(b) Pesanan Kerajaan tidak disedia, disah dan diluluskan oleh pegawai yang sama

(c) Adakah borang permohonan Pesanan

Kerajaan diluluskan oleh ketua unit/bahagian.

(d) Adakah Pesanan Kerajaan dikeluarkan

terlebih dahulu bagi setiap pembelian.

(e) Adakah Pesanan disediakan dengan

maklumat bekalan yang lengkap.

(f) Tarikh barang/kerja dibekalkan/ dilaksanakan hendaklah dicatat.

(g) Ruangan perakuan mutu oleh Pembekal

dan penerimaan oleh Jabatan dilengkapkan

(h) Adakah pembelian mempunyai unsur-unsur

yang dipecahkecilkan. Jika ada, lengkapkan

Lampiran 6.

(i) Perlantikan seorang pegawai yang

bertanggungjawab untuk mengesahkan

penerimaan barang-barang dalam Pesanan Kerajaan pembelian tempatan

ICQ Versi 1/2012

12


(k) Kajian pasaran dilaksanakan untuk pastikan

harga yang ditawarkan adalah berpatutan (AP 169 dan SPP 12/2007)

(l) Pastikan semua maklumat perolehan

terus/sebutharga/tender/kontrak pusat

didaftarkan dalam Sistem Pengurusan Maklumat Perolehan Kerajaan Berkomputer

(Goverment Procurement Information System GPIS) [SPP 7/2011]

(m) Pastikan laporan perolehan dicetak dan

dikemukakan kepada Ketua

Jabatan/Bahagian setiap bulan untuk pengesahan [SPP 7/2011]

(n) Pastikan laporan perolehan dibentangkan

dalam mesyuarat JPKA pada setiap suku

tahun [SPP 7/2011]

3.2 PENGURUSAN SEBUT HARGA (Sampel minimum 10, pengesahan minimum 2)

3.2.1 Had Nilai Sebut Harga

(a) Bekalan dan Perkhidmatan

i. Perolehan bekalan dan perkhidmatan

bernilai melebihi RM50,000 hingga

RM100,000 hendaklah dipelawa secara sebut harga di kalangan sekurang-

kurangnya 5 pembuat/pembekal bertaraf Bumiputera yang berdaftar dengan

Kementerian Kewangan dalam kod bidang

yang berkaitan

ii. Perolehan bekalan dan perkhidmatan bernilai melebihi RM100,000 hingga

RM500,000 hendaklah dipelawa secara sebut harga di kalangan sekurang-

kurangnya 5 pembuat/pembekal bertaraf

Bumiputera dan bukan Bumiputera yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan

dalam kod bidang yang berkaitan. Syarikat Bumiputera hendaklah diberi

keutamaan.

ICQ Versi 1/2012

13


(b) Perolehan Kerja

i. Perolehan kerja-kerja kecil atau pembaikan

yang tidak menguibah struktur asal dan yang tidak mempunyai jadual kadar

kejuruteraan awam bernilai melebihi

RM20,000 hingga RM200,000 hendaklah dipelawa secara sebut harga di kalangan

sekurang-kurangnya 5 kontraktor tempatan kelas F yang berdaftar dengan Pusat

Khidmat Kontraktor di bawah kepala dan sub kepala yang berkaitan dan LPIPM/CIDB

dalam gred dan kategori yang berkenaan

ii. Perolehan kerja-kerja kecil atau pembaikan yang tidak menguibah struktur

asal dan yang tidak mempunyai jadual

kadar kejuruteraan awam bernilai melebihi RM20,000 hingga RM200,000

hendaklah dipelawa secara sebut harga di kalangan sekurang-kurangnya 5

kontraktor tempatan kelas F yang berdaftar dengan Pusat Khidmat

Kontraktor di bawah kepala dan sub

kepala yang berkaitan dan LPIPM/CIDB dalam gred dan kategori yang berkenaan

iii. Perolehan kerja bernilai melebihi

RM200,000 hingga RM500,000 hendaklah dipelawa secara sebut harga di kalangan

sekurang-kurangnya 5 kontraktor tempatan kelas E yang berdaftar dengan

Pusat Khidmat Kontraktor di bawah

kepala dan sub kepala yang berkaitan dan LPIPM/CIDB dalam gred dan kategori

yang berkenaan

iv. Semua perolehan kerja elektrik bernilai

melebihi RM50,000 hingga RM500,000

hendaklah dipelawa secara sebut harga di kalangan sekurang-kurangnya 5

kontraktor tempatan yang berdaftar dengan PKK di bawah kelas elektrik yang

berkaitan dan LPIPM/CIDB dengan gred

dan kategori yang berkaitan

ICQ Versi 1/2012

14


3.2.2

Dokumen Sebut Harga

(a) Bekalan dan Perkhidmatan Disediakan dengan lengkap mengikut

format Lampiran Q (Kew. 284 – Pin.5/94)

dan mengandungi perkara berikut:

Arahan kepada penyebut harga Syarat am/khas yang jelas

Format kontrak jika berkaitan Spesifikasi

Pengalaman/Senarai Pesanan Bekalan/

Perkhidmatan yang sedang dan telah dibuat (jika perlu)

[SPP 5/2009 para 4.1(a)]

(b) Kerja Disediakan dengan lengkap mengikut borang/format JKR/JPS dan mengandungi

perkara berikut: [SPP 5/2009 para 4.1(b)]

Arahan kepada penyebut harga

(Lampiran A1)

Syarat sebut harga (Lampiran A2)

Borang sebut harga termasuk

Ringkasan Sebut Harga/Senarai Kuantiti

(tetap/sementara) (Lampiran A3, A4 dan A5)

Spesifikasi

Pelan Tapak Bina dan Lukisan Teknikal (jika ada)

Jadual Kadar Harga (jika perlu)

Pengalaman dan Senarai Kerja Dalam Tangan

(c) Senarai semak disedia dan disertakan bersama dokumen sebut harga (Lampiran

B) dan disemak oleh Jawatankuasa Pembuka Sebutharga bagi memastikan

penyebut harga telah mengemukakan

semua dokumen.

[SPP 5/2009 para 4.1(c), para 5.3(vi)]

ICQ Versi 1/2012

15


(d) Lampiran Q yang telah diterima diberi

nombor siri, tarikh, masa buka dan ditandatangani ringkas oleh semua

Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga pada muka surat pertama, muka surat yang ada

harga dan muka surat yang ada pindaan. [A.P 197.2(c)(i,ii,iii)]

(e) Bagi tawaran bekalan dan perkhidmatan,

Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga hendaklah memastikan tawaran harga dan

tawaran teknikal dikemukakan dalam 2

sampul berasingan dan berlakri. Bagi tawaran kerja, memadai dikemukakan

dalam 1 sampul surat sahaja. [A.P. 197.2(c)(v)]

(f) Dokumen tawaran sebut harga/tender yang

dikemukakan oleh semua petender/penyebut harga hendaklah

disokong dengan Surat Akuan Pembida yang ditandatangani oleh

Petender/Penyebut Harga (Surat Arahan

Perbendaharaan S/K.KEW/PK/PP/1100/000000/10/31

Jld. 29 SK.2 (13)

(g) Semasa mengembalikan Surat Setuju Terima, petender/penyebut harga yang

berjaya hendaklah menandatangani Surat Akuan Pembida Berjaya.

(Surat Arahan Perbendaharaan

S/K.KEW/PK/PP/1100/000000/10/31 Jld. 29 SK.2 (13)

3.2.3 Notis Sebut Harga

(a) Ditampalkan di papan kenyataan pejabat,

pejabat Kerajaan lain, Pusat Khidmat

Kontraktor selain mempelawa kepada penyebut harga yang telah dikenal pasti. [A.P. 170.2(b)]

(b) Tempoh minima sebutharga selama 7 hari

berturut-turut diberi kepada syarikat. [A.P.170.2(d)]

ICQ Versi 1/2012

16


(c) Pemberitahuan hendaklah menyatakan (i) Jabatan yang memanggil sebut harga.

(ii) Tajuk Sebut Harga

(iii) Syarat kelayakan penyebut harga

(iv) Bidang/Kelas/Kepala Pendaftaran

(v) Tempat, tarikh dan waktu sebut harga

diterima dan ditutup.

[A.P. 170.2(c)]

3.2.4

Daftar Edaran Sebut Harga

a) Disediakan untuk menyenaraikan Lampiran

Q yang diedarkan. Lampiran Q hendaklah diberi nombor siri.

[SPP 5/2009 para 4.3]

b) Ditandatangani, cop dan maklumat wakil syarikat yang datang ambil sendiri/serah

tangan.

[Kawalan Dalaman]

c) Jika pos berdaftar, tampalkan slip pos. [Kawalan Dalaman]

3.2.5 Peti Sebut harga

(a) Dilabel tajuk/rujukan sebutharga, tarikh dan

waktu tawaran ditutup. [A.P. 196]

(b) Mempunyai 2 kunci berbeza dan anak kunci dipegang secara berasingan oleh 2 pegawai

kanan jabatan. [A.P. 196]

(c) Dibuka segera oleh Jawatankuasa Pembuka

Sebut Harga selepas tawaran ditutup (pada

jam 12.00 tengah hari waktu bekerja), jika tidak, perlu dilakri. [A.P. 197.2(b)]

(d) Lokasi adalah selamat.

[A.P. 196]

3.2.6 Jadual Sebut Harga

ICQ Versi 1/2012

17


[A.P. 197.2(c)(iv)]

(a) Disediakan semasa sebut harga dibuka oleh

Ahli Jawatankuasa Pembuka.

(b) Jadual Sebut Harga mengandungi

maklumat seperti berikut: (i) Nama penyebut harga

(ii) Kod penyebut harga (iii) Harga yang ditawarkan

(iv) Tempoh siap/penyerahan

(c) Ditandatangani dan ditarikhkan oleh

kesemua Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga.

3.2.7 Penilaian Sebut Harga (Bekalan Dan

Perkhidmatan) [SPP 5/2009 para 7.1]

(a) Jawatankuasa Penilaian Teknikal

(i) Keahlian sekurang-kurangnya 3 orang,

seorang pengerusi dan 2 ahli.

(ii) Hendaklah terdiri daripada pegawai

yang mahir, berpengalaman dan berkelayakan tentang

barangan/perkhidmatan tersebut.

(iii) Proses penilaian hendaklah disiap dan

dilaksanakan tidak melebihi 14 hari dari tarikh tawaran sebut harga

dikemuka kepada jawatankuasa.

(iv) Penilaian teknikal hendaklah

dilaksanakan secara bermesyuarat.

(b) Jawatankuasa Penilaian Harga

(i) Keahlian sekurang-kurangnya 2 orang,

seorang pengerusi dan seorang ahli.

(ii) Proses penilaian hendaklah disiap dan dilaksanakan tidak melebihi 14 hari

dari tarikh tawaran sebut harga

dikemuka kepada jawatankuasa.

(iii) Penilaian harga hendaklah

ICQ Versi 1/2012

18


dilaksanakan secara bermesyuarat.

(c) Laporan Penilaian hendaklah ditandatangani oleh semua ahli jawatankuasa.

3.2.8 Penilaian Sebut Harga (Kerja) [SPP 5/2009 para 7.2]

(a) Dibuat oleh 1 Jawatankuasa Penilaian

sahaja yang terdiri daripada 3 orang pegawai dan salah seorang ahli adalah

pegawai teknikal dalam bidang kerja

tersebut.

(b) Proses penilaian hendaklah disiap dan dilaksanakan tidak melebihi 14 hari dari

tarikh tawaran sebut harga dikemuka

kepada jawatankuasa.

(c) Laporan Penilaian hendaklah ditandatangani oleh semua ahli jawatankuasa.

3.2.9 Kertas Taklimat Sebut Harga

(a) Disediakan dengan lengkap setelah Laporan Penilaian Sebut Harga diterima oleh Urus

Setia Sebut Harga bagi tujuan audit.

(b) Mengandungi maklumat seperti berikut:

(i) Salinan borang/notis sebut harga (ii) Salinan spesifikasi sebut harga

(iii) Jadual sebut harga (iv) Senarai syarikat yang telah dijemput

dan syarikat yang menjawab/tidak

menjawab (v) Salinan sijil pendaftaran dengan

Kementerian Kewangan/PKK/ LPIPM/CIDB

(vi) Laporan Penilaian Sebut Harga (vii) Kertas Perakuan/Taklimat Sebut Harga

(viii) Lain-lain maklumat berkaitan

[SPP 5/2009 para 9.1]

3.2.10 Pertimbangan Sebut Harga

ICQ Versi 1/2012

19


[SPP 5/2009 para 11]

(a) Pemilihan sebutharga adalah yang paling

menguntungkan kerajaan.

(b) Minit mesyuarat disediakan dan

ditandatangani oleh semua jawatankuasa.

(c) Asas pemilihan sebut harga hendaklah dicatatkan dengan jelas.

(d) Keputusan hendaklah sebulat suara.

3.2.11 Keputusan Jawatankuasa Sebut Harga [Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5/2009 para 12]

(a) Pesanan Kerajaan/Inden Kerja (Lampiran A6)

hendaklah dikeluarkan dengan segera setelah menerima keputusan Jawatankuasa

Sebut Harga.

(b) Kontrak formal disediakan dan ditandatangani bagi perolehan

bekalan/perkhidmatan bermasa atau

perolehan kerja selaras dengan A.P. 176.1(c).

(c) Keputusan pemilihan dipamer di papan

kenyataan Jabatan dengan menyatakan

syarikat yang berjaya, harga tawaran dan tempoh siap/penghantaran.

(d) Satu rekod yang lengkap mengenai

pertimbangan dan keputusan sebutharga

hendaklah disimpan oleh Urus Setia untuk tujuan audit.

[A.P. 170.3(c)]

3.2.12 Perolehan bekalan/perkhidmatan/kerja melalui sebut harga disemak antara dokumen

bayaran/spesifikasi dan fizikal bagi mengesahkan

perakuan terima disahkan dengan lengkap dan sempurna

3.2.13 Pentadbiran kontrak seperti bon pelaksanaan,

ICQ Versi 1/2012

20


bayaran pendahuluan, bayaran interim/kemajuan,

bayaran balik pendahuluan, perubahan kerja dan lanjutan tempoh siap dipatuhi. (perenggan 13 -

19, SPP 5/2009, AP 200)

3.2.14 Adakah perolehan melalui sebut harga/ tender

dibuat secara pecahkecil

3.2.15

Surat tawaran/setuju terima (sst) ditandatangani oleh pegawai yang diberikuasa di bawah Akta

Kontrak Kerajaan 1949 (kuasa daripada Menteri KKM)

3.2.16 Kontrak hendaklah ditandatangani secepat mungkin selepas semua syarat dan terma

dipersetujui oleh kedua-dua pihak dan selewat-lewatnya 4 bulan dari tarikh keluarnya surat

setuju terima. (SPP 5/2007)

3.3 PENGURUSAN PEROLEHAN SECARA eBIDDING

(SPP Bil. 3 Tahun 2009)

3.3.1 Pastikan pelawaan eBidding dilaksanakan bagi perolehan bekalan atau perkhidmatan yang

bernilai melebihi RM200,000

3.3.2 (a) Proses e-Bidding melalui 4 peringkat utama

seperti berikut:

i) peringkat Persediaan

• Penyediaan Spesifikasi

• Penetapan Syarat & Terma • Publisiti eBidding

• Penyediaan Jadual Pelaksanaan

• Penetapan Kriteria Pra Kelayakan • Penyediaan Pelan Kontingensi

• Penubuhan Jawatan Kuasa Penyediaan Spesifikasi

• Penubuhan Jawatan Kuasa Pra-Kelayakan

• Kelulusan Lembaga Perolehan

Kementerian/Jabatan/Pegawai Pengawal

ii) Peringkat Pra-Kelayakan

ICQ Versi 1/2012

21


• Kemasukan maklumat bidaan*

• Pengeluaran Notis Pelawaan

eBidding** • Taklimat Pembekal (jika ada)

• Penghantaran Cadangan Tawaran

Permulaan oleh pembekal* • Penilaian Pra-Kelayakan untuk

menyenarai pendek pembekal yang layak

• Pengesahan senarai pendek pembekal yang layak oleh Lembaga

Perolehan Kementerian/Jabatan

• Jemputan kepada pembekal yang layak untuk bidaan*

• Pengesahan penyertaan bidaan oleh pembekal*

iii) Peringkat Bidaan (Atas Talian)

• Bidaan oleh pembekal yang

mengesahkan penyertaan • Keputusan Lembaga Perolehan

Kementerian/Jabatan

iv) Peringkat Pembekalan

• Pengeluaran Surat Setuju Terima*

• Penerimaan Surat Setuju Terima dan

Bon Pelaksanaan • Penyediaan dokumen kontrak

• Pembekalan/pelaksanaan perkhidmatan

• Pentadbiran Kontrak

* (atas talian) ** (atas talian dan manual)

(b) Pastikan setiap proses, prosedur dan

pentadbiran mematuhi peraturan yang ditetapkan dalam SPP Bil. 3 Tahun 2009

3.4 PENGURUSAN REKOD & PERJANJIAN KONTRAK

3.4.1 Rekod & Perjanjian Kontrak

(a) Daftar/rekod perjanjian kontrak

diselenggarakan untuk rujukan dan pemantauan bayaran

(b) Semua kontrak berkala didaftarkan dalam

ICQ Versi 1/2012

22


modul kontrak eSPKB

(c) Kontrak dibuat atas nama Kerajaan dan

ditandatangani oleh pegawai yang diberi kuasa di bawah Akta Kontrak Kerajaan 1949

(Disemak 1973) dalam tempoh ditetapkan

(d) Tiada bekalan/perolehan melebihi nilai

kontrak terlibat

(e) Syarat perjanjian kontrak disemak dan

diluluskan oleh Peguam Negara atau

Penasihat Undang-Undang Jabatan/Agensi

(f) Perjanjian ditandatangani ada mengambilkira kepentingan Kerajaan

(g) Tindakan diambil terhadap kontraktor yang tidak mematuhi syarat mengenai tempoh

bekalan perjanjian kontrak

(h) Kontrak perjanjian yang disediakan hendaklah mengandungi Klausa Pencegahan

Rasuah Dalam Perolehan Kerajaan seperti

yang diedarkan oleh Jabatan Peguam Negara melalui surat edaran bil. PN(ADV)188 Jld.5

bertarikh 24 Jun 2008 (Surat Arahan Perbendaharaan

S/K.KEW/PK/PP/1100/000000/10/31

Jld. 29 SK.2 (13)

3.5 PENGURUSAN KONTRAK PUSAT

3.5.1 Kontrak Pusat

[Arahan Perbendaharaan 178.1]

(a) Pembelian barang yang diperolehi melalui kontrak pusat dibuat melalui kontrak pusat

tersebut

(b) Kebenaran Perbendaharaan diperolehi

terlebih dahulu bagi pembelian yang dibuat luar dari kontrak pusat

(c) Pembelian di luar dari kontrak pusat dan

nilainya melebihi RM100,000, tindakan

diambil untuk mempelawa sebut harga atau tender

(d) Melakukan tindakan susulan terhadap

ICQ Versi 1/2012

23


pembekal kontrak/pusat yang lambat

mengemukakan barangan/pesanan

3.6 PANJAR WANG RUNCIT/DEPOSIT

3.6.1 Surat Kelulusan Mengadakan Panjar Wang

Runcit/Deposit

(a) Amaun diluluskan.

(b) Diterima oleh pejabat Semenanjung – Bhg. Akaun KKM

Sabah & Sarawak – Akauntan Negara

(c) Di ‘laminate’

(d) Disimpan selamat.

Jika ada pendahuluan dalam PWR:

(e) Surat kelulusan dari Ketua Pejabat dan amaun/tujuan/pegawai yang diberi

pendahuluan.

3.6.2 Buku Wang Runcit (Kew. 249A) Semua baucar mestilah dinombor dan dicatatkan

dalam Buku Tunai pada hari ia dibayar.

[A.P. 113(d)(i)]

3.6.3 Adakah rekupmen panjar wang runcit dibuat mengikut keperluan. [A.P 112(a)] Jika tidak, lengkapkan Lampiran 7.

3.6.4 Sijil Tahunan Panjar Wang Runcit

[AP 113(f) dan Surat Bahagian Akaun (50) dlm KKA 173/64 bth 5 Nov 1998]

(a) Disediakan setiap bulan dengan betul

(untuk HQ).

(b) Disedia setiap tahun (untuk lain-lain PTJ).

(c) Dihantar ke:

Bhg.Akaun, KKM/Akauntan Negeri

3.6.5 Baucar Kecil (Kew. 50A)

ICQ Versi 1/2012

24


[(A.P.113(b)(i)]

(a) Disediakan oleh pengendali Panjar Wang

Runcit/Deposit.

(b) Ditandatangani oleh penerima dan disokong

dengan dokumen / bil / resit asal.

(c) Disahkan oleh pegawai yang membenarkan

bayaran.

(d) Satu salinan disimpan di pejabat.

[Kawalan Dalaman]

3.6.6

Peti Wang Tunai

(a) Semua wang tunai hendaklah dijaga

dengan selamat. [A.P. 131]

(b) Peti disimpan di tempat yang selamat:

Semasa waktu pejabat

Selepas waktu pejabat

3.6.7 Sijil Pengambilalihan Panjar Wang

Runcit/Deposit

[A.P. 113(e)]

(a) Disediakan jika ada pertukaran pegawai.

(b) Ditandatangani oleh anggota yang beri alih dan ambil alih.

(c) Disaksikan oleh Ketua Pejabat.

3.6.8 Baki wang tunai dalam tangan sama dengan baki

dalam buku tunai wang runcit. Sila isi Lampiran 8.

ICQ Versi 1/2012

25

LAMPIRAN 1

[Perenggan 3.1.6]

LAPORAN PERBELANJAAN MENGURUS/PEMBANGUNAN TAHUN SEMASA/SEBELUM

Bulan

Tahun Semasa

Bulan

Tahun Sebelumnya

Tarikh Hantar Kelewatan

(Hari) Tarikh Hantar

Kelewatan (Hari)

Jan Jan

Feb Feb

Mac Mac

April April

Mei Mei

Jun Jun

Julai Julai

Ogos Ogos

Sept Sept

Okt Okt

Nov Nov

Dis Dis

ICQ Versi 1/2012

26

LAMPIRAN 2 [Perenggan 3.1.7 dan 3.1.9(c)]

PENYATA PENYESUAIAN PERBELANJAAN MENGURUS/PEMBANGUNAN

TAHUN SEMASA/SEBELUM

Bulan Tarikh Flimsi

Diterima

Tarikh Penyata

Penyesuaian

Disediakan

Tarikh Dihantar

Ke CAN / Ibu

Pejabat

Kelewatan (Hari)

Jan

Feb

Mac

April

Mei

Jun

Julai

Ogos

Sept

Okt

Nov

Dis

AKB

ICQ Versi 1/2012

27

LAMPIRAN 3 [Perenggan 3.2.1(d)]

BIL LEWAT DIBAYAR

(Perbandingan Tarikh Bil yang diterima dan bil di ‘key in’ )

No. &

Tarikh

Bil/Invois (a)

Perihal Amaun

(RM)

Tarikh Bil Tarikh

Baucar

Disediakan (d )

Tarikh

Bayaran

(EFT/Cek) (e)

Tempoh Masa Diambil (Hari)

(f)=(e)-(b)

Kelewatan

(Hari) Diterima*

(b) Di ‘key in’

(c )

Nota : * Bahagian yang mula-mula terima bil/invois

ICQ Versi 1/2012

28

LAMPIRAN 4 [Perenggan 3.3.1]

BAUCAR BAYARAN YANG DIPILIH

Bil. No. /

Tarikh

Baucar

Amaun (RM)

Ditandatangani Oleh Peg. Yang

Diberikuasa

Difailkan Dengan

Dokumen Sokongan

Yang

Lengkap

Maklumat

Bayaran Adalah

Lengkap

Dokumen

Sokongan Dicop

“Telah Bayar”

Catatan

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

12.

13.

14.

15.

16.

17.

18.

19.

20.

21.

22.

23.

24.

Jumlah

Nota :

- Ya X - Tidak

ICQ Versi 1/2012

29


PESANAN TEMPATAN

Bil. No. Pesanan Tempatan/

Tarikh

Tarikh Permohonan Pembelian Diluluskan

Oleh Peg. Yg. Diberikuasa

(ePerolehan)

Pesanan Diluluskan

Oleh Pegawai

Yg. Diberi kuasa

Tarikh Kelulusan

Dicatat

Pesanan Dikeluarkan

Dahulu

Diambilkira Ke Buku Vot

Sebagai Tanggungan

Tarikh Barang Patut

Dibekalkan

Ruangan Sebut Harga

/Kod Perbelanjaan

Dicatat

Jumlah Dalam

Perkataan Sama

Dengan Angka

Ruangan Perakuan Dilengkap

kan

Rujukan & Tarikh

Invois/Bil

Rujukan No.

Baucar Bayaran &

Tarikh

ICQ Versi 1/2012

30

LAMPIRAN 6 [Perenggan 3.4.1(g)]

PESANAN TEMPATAN YANG DIPECAH KECIL

Bil. No. Pesanan

Tempatan/Tarikh Amaun (RM)

Pembekal Perihal Kerja/Pembelian

ICQ Versi 1/2012

31


PANJAR WANG RUNCIT

PANJAR LEWAT DIBUAT REKUPAN

Tahun

Baki

Permulaan (RM)

Tempoh

Perbelanjaan

Rujukan

Bil

Amaun

Dibelanja (RM)

Jumlah

Rekupan

Yang Belum Diterima

(RM)

Rujukan No. Baucar

Rekupan/ Tarikh

Baki Dalam

Tangan (RM)

ICQ Versi 1/2012

32

LAMPIRAN 8 PEMERIKSAAN TUNAI PANJAR WANG RUNCIT

1. Kira dan pastikan wang tunai fizikal berbanding resit dan baucar kecil dalam tangan

serta rekod dalam buku tunai panjar wang runcit.

Kiraan Wang Secara Fizikal

Pungutan Bilangan Jumlah (RM)

RM 100

RM 50

RM 10

RM 5

RM 2

RM 1

Syiling 50 sen

Syling 20 sen

Syliling 10 sen

Syling 5 sen

JUMLAH

Disahkan Oleh : Saksi : Tandatangan (Pengendali Panjar) : Tandatangan Juruaudit : Tarikh : Tarikh :

bahagian 3 kawalan perbelanjaan

Documents